Service-Tool

Einführung

Dieses Service-Tool dient der automatisierten Zuordnung von RELion-Dokumentfeldern zu bestehenden Indexwerten. Es unterstützt Anwender insbesondere in der Immobilienverwaltung dabei, dokumentenbasierte Informationen effizient in strukturierte Indexfelder zu überführen – vorausgesetzt, die Dokumente wurden durch einen Bericht erzeugt.

Prozessbeschreibung

1. Aufruf des Service-Tools

Das Tool ist ausschließlich über die Suchfunktion innerhalb der Anwendung auffindbar. Es erscheint nicht im regulären Menübaum.

2. Vorbereitung der Eingaben

Auf der Request Page sind folgende Pflichtfelder auszufüllen:

• Berichts-ID: Auswahl eines Berichts, zu dem eine Archiv-ID hinterlegt ist.
• Von RelDok-Feld: Auswahl eines Feldes aus dem RELion-Dokument.

Optional kann im Filterbereich RELion-Dokument eine spezifische Dokumentnummer angegeben werden, um die Verarbeitung auf ein einzelnes Dokument zu beschränken.

3. Validierung der Eingaben

• Es werden alle Felder des Dokuments angezeigt – auch solche ohne Indexdefinition.
• Bei Auswahl eines Feldes ohne zugeordneten Index erscheint eine Fehlermeldung.
• Ist ein Indexwert vorhanden, wird das entsprechende Indexfeld automatisch ermittelt und angezeigt.

Tipp

Das Feld Änderungen speichern zunächt deaktivieren, um die Ergebnisse zu prüfen. Die Ausgabe erfolgt in einer Liste mit den ermittelten Zuordnungen.

5. Speicherung der Ergebnisse

Wenn die Zuordnung korrekt ist, wird der Schieberegler bei Änderungen speichern aktiviert, um die Indexwerte dauerhaft zu übernehmen.

Funktionseinschränkungen

• Es können nur Dokumente verarbeitet werden, die durch einen Bericht erzeugt wurden.
• Es können nur Felder hinzugefügt werden, die als Indexfelder definiert sind.
• Die Auswahl der Berichts-ID ist auf Berichte mit gespeicherter Archiv-ID beschränkt.