Dokumentenversand
6 Minuten Lesezeit
Einführung
Dieses Modul ermöglicht, den Versand von Dokumenten für große Mengen an Belegen einheitlich und übersichtlich zu steuern und dabei gleichzeitig den Versand zu protokollieren.
Das Drucken aus dem jeweiligen Bericht heraus bleibt nach wie vor erhalten. Als Plattform für die Zwischenspeicherung der PDF-Dokumente dient die Tabelle RELion Dokument Recherche.
Die Tabelle kommt aus der Verbindung mit Archiv kompakt oder anderen Archivierungslösungen. Mit dem Dokumentenversand wird die Funktionalität erweitert.
Unter Dokumentenversand wird das Erstellen und Abwickeln von Versandaufträgen auf Basis der RELion Dokumente zusammengefasst.
Da es sich oft um viele Dokumente handelt, wird je Vorgang ein Versandstapel erstellt. Wenn Sie beispielsweise 60 Mahnungen erzeugen, werden 60 RELion Dokumente und die dazu gehörenden Versandaufträge automatisch erzeugt. Die 60 RELion Dokumente und Versandaufträge sind alle im selben Versandstapel.
Nach dem Anlegen eines RELion Dokuments (i.d.R. durch den jeweiligen Bericht) werden automatisch ein oder mehrere Versandaufträge angelegt. Alternativ können Sie vorhandene Dokumente auch einzeln versenden, indem Sie die Dokumente auswählen und unter Aktionen Verstandstapel erstellen wählen.
In der RELion Dokument Berichtseinrichtung kann je Bericht Versandauftrag erstellen an:
- kein Versand (=Standard)
- Kontakt
- Vertragspartner und Info-Kontakte
- alle Info-Kontakte
Am jeweiligen Bericht können Sie in der RELion Dokument Druck Einrichtung einstellen, ob der Versand des Dokuments protokolliert werden soll. Die Protokollierung finden Sie direkt in den Aktivitätenprotokollposten am Kontakt, sowie am RELion Dokument in den Infoboxen. Über den Aktivitätenprotokollposten können Sie das Dokument öffnen, dazu wählen Sie den Drilldown auf dem Feld RELion Dokument Nr..
Einrichtung
Belegsendeprofile BC
In Business Central Standard wird das Belegsendeprofil am Debitor bzw. Kreditor angebracht, da in den meisten Branchen Belege an Verkaufs- oder Einkaufsprozesse an die Funktion Buchen und senden gekoppelt sind. Diese Funktionalität wird durch den RELion Dokumentenversand nicht verändert.
Ist als Belegsendeprofil bei einem Debitor (z. B. E-Mail Versand hinterlegt), erscheint beim Buchen und Senden automatisch eine Aufforderung für den Belegversand per Mail.
Belegsendeprofile RELion
In der Immobilienwirtschaft wird nicht nur mit den Mietern und Eigentümern korrespondiert, sondern auch mit Mitbewohnern, Miteigentümern, Nachbarn, Betreuern, Mietinteressenten, Behörden usw., oft auch ohne direkt einen Buchungsprozess im Hintergrund zu haben. In RELion ist das Belegsendeprofil auf der Kontaktkarte untergebracht.
Wird der Adressstamm eingesetzt, kann in RELion das Belegsendeprofil auch am Adressstamm hinterlegt werden. Es wird dann beim Anlegen von Kontakten, Debitoren und Kreditoren automatisch weitergegeben.
Für den Dokumentenversand ist ausschließlich das Belegsendeprofil am Kontakt maßgeblich. Änderungen des Belegsendeprofils im Debitor oder Kreditor werden nicht in den Kontakt bzw. Adressstamm zurückgeschrieben.
Einrichtung Postversand Papier
Für Dokumente, die bei Ihnen im Haus über den Drucker ausgegeben werden sollen, richten Sie ein Belegsendeprofil wie unten aus. Wenn dies die Standardversandart ist, geben Sie diesem Belegsendeprofil den Schalter Standard auf Ja. Dieses Sendeprofil wird für alle Kontakte und Debitoren verwendet, die kein Belegsendeprofil haben.
Hinweis
Dies vereinfacht Ihnen die erste Einrichtung, denn Sie müssen nicht bei allen Kontakten ein Belegsendeprofil eintragen.
Die technische Einrichtung des E-Mail-Versands ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation. Weitere Informationen finden Sie auf Microsoft Business Central.
Einrichtung interner Druck
Als Erste Einrichtung wird die folgende Einstellung empfohlen. Die PDF-Dokumente liegen beim Versand bereits vorgefertigt in der Tabelle RELion Dokumente. Die Standard-Versandart ist der Interne Druck also das Drucken über den eigenen Drucker.
Wichtig
RELion verwendet für den Dokumentenversand nur die Versandart aus dem Inforegister RELion. Die Felder unter Sendeoptionen werden für RELion aktuell nicht unterstützt!
Benutzer Einrichtung
Für die Zustellung per E-Mail muss für die versendeten E-Mails bei jedem Benutzer die E-Mail-Adresse eingerichtet sein. Diese wird automatisch als Absender-E-Mail-Adresse eingetragen.
RELion Dokument Einrichtung
Mit dem Feld Dokumentenversand aktivieren Sie den Dokumentenversand zentral. Mit der Aktivierung öffnet sich auch das Inforegister Dokumentenversand, in dem Sie die folgenden Einrichtungsfelder finden.
| Anschreiben für Kopie-Empfänger | Hier müssen Sie eine Wordvorlage einrichten, die für Kopie-Empfänger in Verbindung mit gedruckten Dokumenten erzeugt werden. Das Word-Schreiben ist wie ein Kurzbrief zu sehen der den Empfänger kurz darüber informieren soll welches Schreiben hiermit als Duplikat zugestellt wird. Sie können in den Berichten bei Bedarf individuelle Word-Vorlagen dazu einrichten. |
| E-Mail Vorlage Original | Richten Sie eine Wordvorlage ein, die in der E-Mail für Originalempfänger erzeugt werden. Das Word-Schreiben ist wie ein Kurzbrief zu sehen, der den Empfänger kurz darüber informieren soll welches Schreiben hiermit als Anhang zugestellt wird. |
| E-Mail Vorlage Kopie | Richten Sie hier eine Wordvorlage ein, die in der E-Mail für Kopie-Empfänger erzeugt werden. Das Word-Schreiben ist wie ein Kurzbrief zu sehen, der den Empfänger kurz darüber informieren soll, welches Schreiben hiermit als Anhang zugestellt wird. |
RELion Dokument Druck Einrichtung
| Versandauftrag am | Kein Versand |
| Kontakt | |
| Vertragspartner + Infokontakt | |
| Alle Infokontakte | |
| Automatische Freigabe | Wenn ein Versandauftrag zu diesem Bericht erstellt wird, steht das Feld für die Freigabe für Archivierung auf automatisch. |
| Versand protokollieren | Wenn ein Versandauftrag erledigt wird, wird am Kontakt ein Aktivitätenprotokollposten eingetragen. |
| Belegsendeprofil | Sie können für einen Bericht ein Standard Belegsendeprofil vorgeben, das beim Erstellen von Versandaufträgen die Belegsendeprofile am Kontakt übersteuert. Es könnte z. B. sein, dass alle Mahnungen generell gedruckt und per Post verschickt werden sollen, obwohl viele Kontakte sonst ihre Post per E-Mail bekommen. |
| E-Mail Vorlage Original | Abweichend zur Einrichtung in RELion Dokumente Einrichtung im Feld E-Mail Vorlage Original kann hier spezifisch für den aktuellen Bericht eine gesonderte Vorlage eingerichtet werden. Sie können z. B. in der E-Mail zu einer Mahnung noch einmal hervorheben, dass es sich um eine Mahnung handelt und es sich lohnt, diese anzuschauen. |
| E-Mail Vorlage Kopie-Empfänger | Abweichend zur Einrichtung in RELion Dokumente Einrichtung im Feld E-Mail Vorlage Kopie Empfänger kann hier spezifisch für den aktuellen Bericht eine gesonderte Vorlage für die Kopie-Empfänger eingerichtet werden. |
Ablauf
Versandstapel manuell erstellen
Wählen Sie ein oder mehrere RELion Dokumente und starten Sie unter Aktionen Versandstapel erstellen.
Anhand der Bericht-ID und Kontakt Nr. wird automatisch ein Versandauftrag für das Dokument erzeugt. Ist in der RELion Dokumente Druck Einrichtung zum jeweiligen Bericht ein Belegsendeprofil eingetragen, wird dies für diesen Versand herangezogen. Wenn dort kein Belegsendeprofil hinterlegt ist, wird beim Kontakt gesucht. Ist weder in der RELion Dokument Druck Einrichtung zum Bericht noch am Kontakt ein Belegsendeprofil eingetragen, kommt das Belegsendeprofil mit dem Eintrag Standard zum Tragen.
Versenden über den Start eines Berichts
Mit dem Erstellen der RELion Dokumente aus der Berichtsvorschau wird automatisch ein Versandstapel und ein oder mehrere Versandaufträge erstellt.
Versandstapel
Ein Versandstapel wird immer erzeugt, dieser beinhaltet ein oder mehrere Versandauftrage zu jeweils einem oder mehreren Dokumenten.
Ein Versandstapel gilt als erledigt, wenn alle Versandaufträge erledigt wurden.
Freigabe
Auf der Ebene des Versandstapels können alle Dokumente freigegeben und gelöscht werden. Per Lookup können alle Versandaufträge zum Versandstapel aufgerufen werden und auch einzeln gelöscht, bearbeitet und freigegeben werden.
Ausführen
Bevor Sie den Versandstapel freigeben, können Sie die einzelnen Versandaufträge prüfen in dem Sie auf Feld Anzahl Versandaufträge klicken.
Mit Ausführen starten Sie die folgenden Gruppen von Versandaufträgen nacheinander ab. Es erscheint folgendes Fenster:
| Mit dieser Aktion werden alle Versandaufträge mit Versandart E-Mail an die E-Mail-Adresse im Feld E-Mail versendet. Bitte beachten Sie, dass das Feld Kontakt E-Mail nur für Infozwecke angezeigt wird und zur Laufzeit aus dem Kontakt geholt wird. Für den Versandauftrag hat das Feld keine Bedeutung. | |
| Externe Druckdienstleister | Versandaufträge, die an einen externen Druckdienstleister übertragen werden sollen. Die Dokumente zum Versand werden in einem ZIP-Ordner bereitgestellt, den Sie nach Ausführen in Ihrem Download-Ordner finden. |
| Druck per PDF-Stapeldruck | Zum Schluss müssen alle Versandaufträge, die im Haus gedruckt werden sollen per PDF-Stapeldruck in eine PDF-Datei überführt werden, die dann anschließend auf den Drucker geschickt werden kann. |