RELion Dokumentation

• 1: Allgemeine Funktionen
• 1.1: RELion Dienst- und Systemstatus
• 1.2: Benutzerrechte zuweisen
• 1.3: RELion Dokumente
• 1.4: Arbeiten mit Änderungsprotokollposten
• 1.5: Word Integration
• 1.6: Lizenzdatei
• 1.7: Import Programmänderungen FOB-Format
• 1.8: Rollen und Rechte
• 1.9: Dokumentenversand
• 2: Bestandsmanagement
• 2.1: Berichte
• 2.1.1: Vertragsstammblatt
• 2.2: Attribute
• 2.3: Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag
• 2.4: EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
• 2.5: Einheit Schnellerfassung
• 2.6: Grundbuch
• 2.7: Mietvertragskontakte
• 2.8: Vertragsgenehmigung Mietverträge
• 2.9: Mietvertragsentwürfe
• 2.10: Sondereigentumsverwaltung
• 2.11: Mietverwaltungsverträge
• 2.12: Objekt anlegen
• 2.13: Sollstellungsdifferenzberechnung
• 2.14: Verwalterhonorar
• 3: Nebenkostenabrechnung
• 3.1: Betriebskostenabrechnung
• 3.2: Berichtstexte
• 3.3: Wirtschaftsplan
• 3.4: Heizkosten-Datenaustausch
• 4: Finanz- und Objektbuchhaltung
• 4.1: Berichte
• 4.1.1: Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen
• 4.1.2: Objekt Steuerquote berechnen
• 4.1.3: Skonto rückrechnen
• 4.2: Zahlungsverkehr
• 4.2.1: Einführung und Einrichtung
• 4.2.2: Erfassung von Stammdaten
• 4.2.3: Zahlungsvorschlagsläufe
• 4.2.3.1: Zahlungsvorschlag debitorisch
• 4.2.3.2: Zahlungsvorschlag kreditorisch
• 4.2.4: E-Banking
• 4.2.4.1: Elektronische Verarbeitung
• 4.2.4.2: Import Verarbeitung
• 4.2.5: Zusatzfelder
• 4.3: Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UstG
• 4.4: Buchblätter
• 4.5: MwSt.-Datum
• 4.6: Automatisches Buchen von Buch.-Blättern im Hintergrund
• 4.7: Geldflussdarstellung
• 4.8: Jahresabschlussarbeiten
• 4.9: Flexible Importschnittstelle
• 4.10: Nachträglicher Postenausgleich
• 4.11: Nicht anrechenbare Vorsteuer Teilabzug
• 5: Mietberechnung und -anpassung
• 5.1: Mietanpassung
• 5.2: Indexmietanpassung
• 5.3: Umsatzmietverträge
• 5.4: Mietrechnung
• 5.5: Wirtschaftlichkeitsberechnung
• 6: Bau- und Instandhaltung
• 6.1: Instandhaltung
• 6.2: Geplante Instandhaltung
• 6.3: Dienstleistungsverträge
• 6.4: E-Belege in Business Central
• 7: Zusatzmodule
• 7.1: Schnittstellen
• 7.1.1: Schnittstellen - Installation und Einrichtung
• 7.1.2: URA (Universal REST API)
• 7.1.2.1: Request Aufbau
• 7.1.2.2: Einrichtung und Konfiguration Universal REST API
• 7.1.2.3: GUI-Tool
• 7.1.2.4: Beispiele
• 7.1.2.5:
• 7.2: Rechnungsmanager
• 7.3: konfipay-Service Integrator
• 7.4: DATEV Connector
• 7.5: Aareon Connect in Microsoft Entra ID
• 7.6: Archiv kompakt (AAk)
• 7.6.1: Benutzer Synchronisierung mit Mandantenberechtigung
• 7.6.1.1: Neustart mit RELion und Archiv kompakt
• 7.6.1.2: Update RELion ONE bei Companial
• 7.6.1.3: Migration zu Saas
• 7.6.2: Einrichtung Entra-ID
• 7.6.3: Prozessablauf Archiv kompakt
• 7.7: OpenImmo Connector
• 8: Entwicklung und Installation
• 8.1: ONE Migration
• 8.1.1: Readiness Check
• 8.1.1.1: Readiness Check Tool
• 8.1.2: APP-Registrierung
• 8.1.2.1: APP-Registrierung
• 8.1.3: vor Migration
• 8.1.3.1: Prüfreport der Feldlängen bei Adressen und Kontakten
• 8.1.4: nach Migration
• 8.1.4.1: Debitorenvorlagen prüfen - Vorgabedimensionen
• 8.1.4.2: Geldfluss Neu Erstellen
• 8.1.4.3: Objektsachbearbeiter in der Schadensmeldung
• 8.1.4.4: Datenduplizierung
• 8.1.4.5: Sollstellungsdifferenzberechnung
• 8.1.4.6: ZE am Bankkonto
• 8.1.4.7: ZE am Darlehen
• 8.2: Releaseinformation
• 8.2.1: Version 12.23
• 8.2.2: Version 12.22
• 8.2.3: Version 12.21
• 8.2.4: Version 12.20
• 8.2.5: Version 12.19
• 8.2.6: Version 12.18
• 8.2.7: Version 12.17
• 8.2.8: Version 12.16
• 8.2.9: Version 12.15
• 8.2.10: Version 12.14
• 8.2.11: Version 12.13
• 8.2.12: Version 12.12
• 8.2.13: Version 12.11
• 8.2.14: Version 12.10
• 8.2.15: Version 12.9
• 8.2.16: Version 12.8
• 8.3: Releaseinformation Extension
• 8.3.1: UVA Österreich
• 8.3.2: UVA Deutschland
• 8.3.3: Rechnungsmanager
• 8.3.4: DATEV Connector
• 8.3.5: konfipay-Service Integrator
• 8.3.6: OpenImmo Connector
• 8.4: Systemanforderungen für Business Central
• 8.5: Companial Partner-Benutzer im Kunden Entra-ID anlegen
• 8.6: Update Online Hilfe
• 8.7: Update Installation
• 8.8: Partner Bereich
• 8.9: Funktionsverwaltung in Business Central
• 8.10: Import Programmänderungen im FOB-Format
• 8.11: Serverkonfiguration API-Nutzer
• 9: Premium Partner
• 9.1: 365 Business Consulting GmbH
• 9.2: BFN Informationstechnik GmbH
• 10: RELion ONE in der Microsoft Cloud
• 10.1: Allgemeine Vertragsbedingungen

1 - Allgemeine Funktionen

Informationen zur Einrichtung.

1.1 - RELion Dienst- und Systemstatus

Companial SaaS

Hier sehen Sie den Status der Betriebsumgebungen für RELion:

Der Status bezieht sich ausschließlich auf die Betriebsumgebung von RELion. Programmfehler oder Probleme in Browsern, Client-System usw. werden hier nicht erfasst. Die Authentifizierung erfolgt i.d.R. über Microsoft Entra-Id. Details zum Dienststatus von Microsoft finden Sie im Microsoft Admin Portal.

Microsoft Dynamics 365 Business Central - Online

Business Central Online wird von Microsoft zur Verfügung gestellt.

Details zum Dienststatus von Microsoft finden Sie im Microsoft Admin Portal.

1.2 - Benutzerrechte zuweisen

Einführung

In einigen RELion Systemen von Kunden werden statt der Standard RELion Rollen und Rechte individuelle Rollen und Rechte verwendet. Die Erstellung der individuellen Struktur der Rollen und Rechte erfolgt um, die Verhältnisse des jeweiligen Unternehmens abzubilden.

Bei einem Update von RE7/RE9/RE10 auf RELion ONE werden alle Rollen und Rechte (Standard und individuelle Einstellungen) gelöscht. Der Hauptgrund ist, dass sich der Aufbau und Inhalt der Rollen und Rechte durch den Umbau in RELion ONE und in Microsoft Business Central geändert hat. Die Rollen und Rechte in RELion ONE und in Microsoft Business Central wurden zusammengefasst, die Zugriffe auf die Objekte (Tabellen, Pages, Reports…) erweitert bzw. Verweise auf nicht vorhandene Objekte (Tabellen, Pages, Reports…) entfernt.

Um den Aufbau der Verbindung zwischen (individuellen) Rollencodes und Benutzer wieder einfacher herzustellen, wurde ein Werkzeug für den Export aus RE7-/RE9-/R10-Datenbanken erstellt. Die passenden Rechte zum Rollencode werden manuell in die jeweilige Datenbank eingelesen. Das vorliegende Werkzeug exportiert die alten Benutzernamen und zugeordneten alten Rollencodes für eine manuelle Bearbeitung, den anschließenden Import in die RELion ONE-Datenbank und der dortigen Bearbeitung. Für die Übertragung erfasster Rollen und Rechte zwischen zwei RELion ONE-Datenbanken steht ein Import / Export zur Verfügung.

Export von (kundenindividuellen) Benutzern und Rollencodes aus RE7/RE9/R10

Import der Datei

Dazu öffnen Sie eine gültige Entwicklungsumgebung der jeweiligen Version. Die Datei RE7_R9_RE10_ExportAccessControlUserRights.fob importieren Sie in die Datenbank. Im Anschluss kann der XML-Port aus der Entwicklungsumgebung gestartet werden. Alternativ kann der XML-Port über die RELion Oberfläche über die Seite RunObject / Objekt ausführen gestartet werden.

Wenn der XML-Port gestartet ist, kann bei Bedarf ein Filter gesetzt. Beim Export werden automatisch nur aktive Nutzer berücksichtigt.

Der Export wird mit OK ausgeführt. Im Anschluss können Sie die Datei speichern.

Als Standarddateiname verwenden Sie Export Access Control As Text.csv. Über die Aktion Öffnen wird die Datei in Excel geöffnet. Die Aktion Speichern öffnet den Dialog Speichern. Dort tragen Sie als Standard Export Access Control As Text.csv ein. Bitte wählen Sie den gewünschten Speicherort und ändern bei Bedarf den Dateinamen.

Aufbau der Exportdatei

Die Datei enthält die Felder Alter Benutzername, Alte Rollen ID, Neuer Benutzername, Neue Rollen ID und Mandantenname. Die Felddaten sind in Anführungszeichen gesetzt, der Feldtrenner ist das Pipezeichen (|). Neue Zeilen werden mit CRLF umgebrochen. Die Datenformatierung ist auf WINDOWS gestellt.

Die erste Zeile der Datei enthält eine Überschrift zum besseren Verständnis der Feldinhalte.

Bearbeitung der Daten

Für die Bearbeitung der Daten bietet sich Excel an. Die Felder Alter Benutzername, Alte Rollen ID, Neuer Benutzername, Neue Rollen ID und Mandantenname müssen manuell geprüft und ergänzt werden. Die Anzahl der Spalten darf nicht verändert werden. Die Struktur bildet die Zielstruktur in RELion ONE ab. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, speichern Sie die Datei mit der Option Text (Tabstopp-getrennt) .txt. Der Aufbau der Datei mit der Trennung wird für den Import in RELion ONE verwendet.

Ablauf in RELion ONE

• Aufruf RelSVT34 – Benutzerrechte zuweisen
• Daten in RELion ONE importieren -> Die XML-Datei kann in Excel nicht bearbeitet werden.
• Bearbeiten
• Alle Zeilen kennzeichnen
• Aktion Alle Zeilen übernehmen

Benutzer und kundenindividuelle Rollencodes für RELion ONE

Dieser Abschnitt beschreibt wie Benutzer und kundenindividuelle Rollencodes importiert werden. Die Benutzer müssen in RELion bereits erfasst sein. Die Rollencodes werden bei Übernahme automatisch angelegt.

Benutzergruppen und zugehörige Rechte importieren

Benutzergruppen und deren Rechte werden über die bereitgestellte Standardfunktionen von Business Central importiert. Benutzer und kundenindividuelle Berechtigungscodes importieren.

Hinweis

Ab Version 25.0 (ab Business Central 2024 Release Wave 2) werden Benutzergruppen nicht mehr unterstützt. Daher ist es entscheidend, dass die Benutzergruppen vor dieser Aktualisierung in Berechtigungssätze konvertiert werden. Hier erfahren Sie, wie Sie dies effizient und fehlerfrei umsetzen können.

Voraussetzungen

Zuerst installieren Sie die App muss die App RELion ServiceTool 34 Import User Rights in der RELion ONE Datenbank. Die alten Rollencodes werden über die Business Central Importfunktion Berechtigungssätze importieren im System bereitgestellt. Importieren Sie die Codes/Namen. Die eigentlichen Berechtigungen fügen Sie manuell hinzu. Falls Sie die alten Berechtigungen (Zugriffe auf Tabellendaten, Pages, Codeunits…) importieren, kommt es zu Fehlern, weil einige Objekte nicht mehr existieren oder verschoben wurden. Im Kapitel Aufbau der Exportdatei wurde eine Datei erstellt, die folgenden Aufbau hat:

• Die erste Zeile (Überschrift) muss gelöscht werden, sonst funktioniert der Import nicht.

• Die Felder innerhalb der Datei müssen per TAB getrennt werden.
• Die Felder Neuer Benutzername / Neue Rollen ID wurden in der Datei durch den Anwender ergänzt bzw. ersetzt.

Daten verarbeiten

Öffnen Sie über die Suche SVT34.

Es öffnet sich ein neues Fenster. In dem Fenster sind die Aktionen Alte Benutzerdaten importieren, Alle Zeilen verarbeiten und Eine Zeile bearbeiten als Schnellzugriffe eingerichtet.

Benutzerdaten importieren

Die Aktion startet eine Importfunktion.

Mit OK kann eine Datei ausgewählt werden.

Nachdem die Datei importiert wurde stehen die Daten auf der Seite zur weiteren Bearbeitung bereit.

In der Infobox Berechtigungssätze werden die aktuell zugeordneten Rechte dargestellt.|

Alle Zeilen verarbeiten

Die Aktion übernimmt alle Zeilen auf der Seite und ordnet diese dem jeweiligen Benutzer zu. Die verarbeitete Zeile wird nicht gelöscht. Das System erstellt das Recht jedoch nur einmal.

Eine Zeile bearbeiten

Die Aktion übernimmt die markierte Zeile und ordnet diese dem jeweiligen Benutzer zu. Die verarbeitete Zeile wird nicht gelöscht. Das System erstellt das Recht jedoch nur einmal.

Daten exportieren

Über Aktionen -> Daten übertragen -> Benutzerdaten exportieren/importieren können die den Benutzern zugewiesenen Rollen und Rechte in eine andere Datenbank übernommen werden.

Es werden Benutzergruppen, Zuordnungen der Benutzerrollen zu Benutzergruppen und die Zuordnungen der Benutzerrollen zum Benutzer exportiert. Die Daten können über den gleichen Menüpunkt importiert werden. Nach dem Aufruf muss die gewünschte Richtung (Importieren / Exportieren) ausgewählt werden.

Für eine bessere Navigation wurden einige Menüpunkte unter Zugehörig bereitgestellt.

Zugehörig > Berechtigungssätze

Öffnet die Übersicht der Berechtigungssätze.

Zugehörig > Benutzer

Öffnet die Übersicht der Benutzer.

Zugehörig > Benutzerkarte

Öffnet die Karte des neuen Benutzers der markierten Zeile.

Zugehörig > Benutzer Einrichtung

Öffnet die Übersicht der Benutzer Einrichtung. In der Benutzer Einrichtung müssen die Einschränkungen der alten Benutzer auf die neuen Benutzer übertragen werden.

1.3 - RELion Dokumente

Einführung

Die folgende Dokumentation beschreibt die Inbetriebnahme des Moduls RELion Dokumente zur Integration in Archiv kompakt.

Archiv kompakt ist ein Dokumentenmanagementsystem, das der rechtssicheren Aufbewahrung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten dient. Archiv kompakt besteht aus zwei Komponenten, zum einen aus dem Archiv Manager für Administratoren und zum anderen aus dem Archiv kompakt Client für die Anwender. Im Archiv kompakt Client erfolgt auch die Ablage und Archivierung der Dokumente.

RELion Dokumente ist ein funktionsumfassendes Tool für das Speichern von Dokumenten innerhalb von RELion. Damit ist sowohl ein manuelles Archivieren, via Drag and Drop, als auch direktes Archivieren in der jeweiligen Infobox möglich. Die Infobox auf den archivierungsfähigen Seiten stellt die zentrale Funktion der Dokumentarchivierung, Kategorisierung sowie die Schnittstelle ins Archiv kompakt dar. Die RELion Dokument Recherche ist der Verweis auf die in Archiv kompakt archivierten Dokumente mit filterfähigen Recherchefunktionen.

Nur in Verbindung mit Archiv kompakt ist es möglich, diese Dokumente rechtssicher zu speichern. Ebenso ist es nur in Verbindung mit Archiv kompakt möglich, diverse Berichte wie Mahnungen, BK-Abrechnungen zu archivieren. Ist die Archiv kompakt Schnittstelle aktiv, werden die Dokumente nicht mehr in RELion, sondern in Archiv kompakt gespeichert. Durch die Synchronisation der Informationen über beide Systeme können die Dokumente dann sowohl in RELion als auch in Archiv kompakt recherchiert und angezeigt werden. Ebenso werden die Informationen für Dokumente, die in Archiv kompakt direkt gespeichert und indiziert bzw. gelöscht werden, automatisch synchronisiert, sodass diese auch auf der RELion-seite zur Verfügung stehen. Einem archivierten Dokument können weitere Dokumente zu- und untergeordnet werden.

Hinweis

Jeder Mitarbeiter der Zugriff auf einen Mandanten hat, kann auch in diesem Mandanten alle Dokumenteneinträge in RELion Dokumente sowie deren Indizes sehen. Es muss sichergestellt werden, dass keine sensiblen Daten in den Feldern der RELion Dokumente und den Feldern der Indizes stehen (z. B. Beschreibung oder Dateibeschreibung).

Einrichtung

Die grundsätzlichen Einrichtungen für Archiv kompakt werden auf dem Archiv kompakt Manager vorgenommen und von diesem in RELion übernommen. Diese Einrichtungen können in RELion nicht bearbeitet werden.

Soweit es sinnvoll ist, werden Einrichtungen aus dem Archiv kompakt Manager in RELion per Schnittstelle übernommen. Darüber hinaus gibt es Ergänzungen, die in RELion gemacht werden. Bei den Berichten und Tabellen steht eine Initialisierung zur Verfügung, die grundlegende Einrichtungen bereits automatisch einträgt.  

RELion Dokument

Ein wesentlicher Faktor sind die Daten im Inforegister Allgemein in der RELion Dokument Einrichtung. Öffnen Sie die RELion Dokument Einrichtung. Damit die automatische Archivierung im Hintergrund ausgelöst wird, aktivieren Sie das Feld Aktiviert und wählen als Archiv System Aareon Archiv kompakt aus.

Archiv kompakt Benutzerzuordnung

Die Authentifizierung in Archiv kompakt Client bzw. Manager erfolgt mit Benutzername und Passwort. Damit die Archivierung aus RELion funktioniert, tragen Sie bitte den Archiv kompakt Benutzernamen in die Benutzerzuordnung ein mit dem entsprechenden Passwort und ID und ordnen es dem RELion Benutzername zu.

Hinweis

Ab der Version 3.4.0.0 RELion Archiv kompakt Connector und der Version 5.5 Archiv kompakt Server wird dieser Punkt nicht mehr benötigt. Beachten Sie hierzu die Schritt-für-Schritt-Anleitung Mandantenberechtigung.

Archiv kompakt Stammdaten aktualisieren

Archive, Indizes und Schlagwortlisten werden im Archiv Manager angelegt. Bitte beachten Sie, die Rechte im Archiv Manager für jedes Archiv zu vergeben. Nach Abschluss der Einrichtungen im Archiv Manager ist es notwendig, die Archiv kompakt Stammdaten in RELion zu aktualisieren.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie über die Suche RELion Dokument Einrichtung. Wählen Sie im Menüband die Aktion Stammdaten aktualisieren.

Mit dieser Aktion werden die Archive, Indizes sowie die Schlagwortlisten aus Archiv kompakt nach RELion übertragen bzw. aktualisiert. Die weiteren Felder sind Drilldowns in die verschiedenen Einrichtungsbereiche, die auch in den folgenden Abschnitten im Einzelnen erläutert werden.

Wichtig

Beim Anlegen der Indizes im Archiv kompakt vermeiden Sie Umlaute! Stattdessen verwenden Sie bitte die Buchstabenkombinationen ae, oe und ue.

RELion Dokument Indizes

Rufen Sie in der RELion Dokument Einrichtung im Inforegister Allgemein per Drilldown das Feld Indizes, um in die Liste RELion Dokument Indizes (Kennung) zu gelangen. Nach dem Importieren der Archive aus Archiv kompakt sind die Archive hier einsehbar.

Bis auf die Kennungen archive, creator und date, die als unabdingbare Grundeinrichtung für jeden Bericht und jede Tabelle vorhanden sein müssen, werden die weiteren Kennungen von Archiv kompakt übernommen (vor dem Indexnamen wird index mit Unterstrich vorausgestellt).

Über die Spalte Datentyp wird der für die Kennung entsprechende Datentyp manuell ausgewählt, sofern dieser noch nicht vorhanden ist. Über den Aufruf Datentyp Feldzuordnungen öffnet sich eine Tabelle, die automatisch initialisiert wird und darüber Auskunft erteilt, welche Datentypen zur Verfügung stehen.

RELion Dokument Archive

Über das Menüband auf der Seite RELion Dokument Einrichtung gelangen Sie zur Tabelle RELion Dokument Archive(Alternativ per Drilldown auf das Feld Archive). Nach dem Importieren der Archive aus Archiv kompakt sind hier Archive einsehbar.

In der Spalte AAK-Indexdefinition ist je Archivzeile ausgewiesen, welche Indizes einem Archiv zugeordnet sind. Setzt man den Mauszeiger auf die jeweilige Zahl in der Spalte AAK-Indexdefinition, kann per Drilldown direkt auf die jeweilige Liste Archiv kompakt Indexdefinition durchgegriffen werden.

Schlagwortlisten

Schlagwortlisten und der Index Schlagwort werden im Archiv Manager angelegt und über die Stammdaten Aktualisierung nach RELion gebracht. Siehe dazu Kapitel Archiv kompakt Stammdaten aktualisieren. Danach legen Sie den Index wie gewohnt an den gewünschten Tabellen an. Im Archivierungsassistenten wird dies bei Auswahl eines Archives mit Schlagworteinrichtung auf AAK Seite automatisch abgefragt.

RELion Dokument Einrichtung für Tabellen

Archivzuordnungen

Je Tabelle können in der RELion Dokument Einrichtung bestimmte Archive zugeordnet werden. Öffnen Sie die Übersicht RELion Dokument Recherche Einrichtung, in dem Sie auf die Zahl der Tabellen klicken. Über den Assist Button in der Zahl der Spalte AAK Archive gelangen Sie zu der Tabelle Archiv kompakt Tabelle/Archivzuordnungen. Falls die Tabelle leer ist, wählen Sie Neu oder auf Liste bearbeiten und dann wählen Sie über den Dropdown-Pfeil in der Spalte AAK-Archiv ID ein Archiv aus.

Wenn für eine Tabelle nur ein Archiv zugeordnet wurde, wird bei der manuellen Archivierung über Drag & Drop das Feld Archivname gleich vorbelegt. Bei mehrfacher Zuordnung wählen Sie ein Archiv aus. Eine gleichzeitige Ablage in mehrere Archive ist nicht möglich.

Parameter Einrichtung in RELion

In der RELion Dokument Einrichtung müssen Sie bestimmte Parameter (=Indizes) zuordnen. Über Tabellen initialisieren werden die Grundeinrichtungen in allen Tabellen eingetragen.

Öffnen Sie die Übersicht RELion Dokument Recherche Einrichtung in dem Sie auf die Zahl der Tabellen klicken. Über den Assist Button in der Zahl der Spalte Parameter gelangen Sie zur Parameter Einrichtung der jeweiligen Tabelle.

Die folgenden Kennungen stellen die Mindestbelegung in jeder Tabelle dar und haben als Verwendung Archivierung:

Die Indizes werden anhand der Indexdefinitionen ausgewählt und umfassen mindestens die als Pflichteingabe markierten Indizes. Für die Spalte Verwendung einschränken sind die Optionen Recherche, Index Befüllung oder Archivierung vorgesehen.

• Recherche: Die Option dient zur Filterung auf der Tabelle. Wir empfehlen jedoch, es nicht mehr zu benutzen. Es wird demnächst entfernt werden.
• Index Befüllung: visuelle Unterscheidung für die Informationen, die nicht aus der Tabelle kommen. (Feld Nr. und Feldname bleiben dabei leer)
• Archivierung: Es dient nur zur Archivierung und nicht als Filter auf der Tabelle.
• Leer: Bei Auswahl dieser Option wird der Index zur Archivierung und Recherche an der Tabelle benutzt. Zum Beispiel an der Tabelle Vertrag empfehlen wir bei dem Feld Vertrags-Nr. einzurichten, damit darauf gefiltert wird.

Als Feld Nr. wird der jeweilige Indexname ausgewählt, z. B. das Feld Debitor/Kreditorenname wird beim Index_Debitor_Name ausgewählt. Der Feldname und der Datentyp werden automatisch befüllt.

Wichtig

Sie sparen sich Zeit, wenn Sie direkt über die Suchfunktion nach einem benötigten Feld suchen.

Zuordnung Geschäftsobjekt und Attribute im Archiv Manager

Nachdem die Feldzuordnungen in RELion abgeschlossen sind, können Sie im Archiv Manager die Geschäftsobjekte und Attribute an den jeweiligen Indizes zuordnen. Dadurch werden die Felder bei Archivierung über Archiv kompakt nach eintippen von min. drei Zeichen vorgeschlagen. Dies erleichtert den Archivierungsprozess, vermeidet Anwenderfehler und hat den Vorteil, dass bei Auswahl einer Vertragsnummer andere Felder wie z. B. Name/Objektnummer automatisch auch ausgefüllt werden. Hier wurde die Vertragsnummer nur ausgewählt:

Alle diese Indizes wurden vom System automatisch befüllt. Sie füllen nur die verbliebenen Indizes manuell aus:

Welche Geschäftsobjekte und Attribute aus welcher RELion Tabelle automatisch vorbelegt werden können, entnehmen Sie bitte dem Anhang.

Markieren Sie den Index und wählen Sie aus externem ERP System. Das Geschäftsobjekt entspricht der Tabelle in RELion die die entsprechenden Auswahlwerte liefert. Im Feld Attribut wählen Sie die Tabellenfelder aus:

Inaktiv wird ausgewählt, wenn der Wert durch den Benutzer beim Archivieren ausgefüllt und nicht durch RELion befüllt wird.

RELion Dokument Einrichtung für Berichte

Über den Drilldown Berichte oder wahlweise über den Aufruf Berichte im Menüband auf der Page RELion Dokument Einrichtung gelangen Sie zur RELion Dokument Druck Einrichtung. In dieser Übersicht sind die für die Archivierung vorgesehenen Berichte eingetragen. (siehe Kapitel RELion Berichte und Tabellen).

In die Spalte Parameter gelangen Sie über den Assist Button in der RELion Dokument Druck Einrichtung Karte, auf der die Parameter für den jeweiligen Bericht eingerichtet werden müssen.

Parametereinrichtung

Im Inforegister Bericht wird zwingend ein Archiv in Archiv ID und die zum Bericht zugehörigen Tabellen im Tabellen Filter ausgewählt. Es kann im Gegensatz zu Tabellen nur ein Archiv ausgewählt werden, da die Archivierung automatisch erfolgt. Die Berichte können die Daten einer oder mehrerer Tabellen verwenden, dem entsprechend wird im Feld Tabellen Filter beim Initialisieren automatisch eine Vorbelegung eingetragen (Bei kundeneigenen Berichten ist hier der Filter manuell einzutragen). Im Inforegister RELion Dokumentdruck Parameter werden die Indizes eingerichtet.

Die folgenden Kennungen stellen die Mindestbelegung in jeder Berichtsreinrichtung dar:

Alle weiteren Indizes müssen entsprechend den Indexdefinitionen des zugewiesenen Archivs eingetragen werden und mindestens die mit * markierten Pflichtfelder als Index enthalten. In der Spalte Tabelle wird die Tabelle eingetragen, aus der der jeweilige Index gezogen werden soll. Der Tabellenname wird danach automatisch befüllt. Die Feld Nr. wird über den Drilldown ausgewählt und der Feldname und Datentyp danach automatisch befüllt.

Die Bedeutung der Farben in Parametereinrichtung:

Rechnungsmanager

Wenn Sie das Modul RELion Rechnungsmanager installiert haben, wählen Sie in der Document Capture Einrichtung den Dateiname der Einkaufsbelegdateien aus, der in der Spalte Beschreibung in AAK befüllt wird.

Tipp

Unsere Empfehlung ist Gebuchte Belegnummer.

In der RELion Dokument Einrichtung sind für die Tabellen Einkaufsrechnungskopf 122 und Einkaufsgutschriftskopf 124 ein RELion Rechnungsmanager Archiv einzurichten. Zur Auswahl stehen die Archiv kompakt Archive.

Hinweis

• Rechnungsmanager Dateien können nur mit Dateiendung übergeben geben.
• In der Einrichtung des ausgewählten Archivs darf kein Schlagwort eingerichtet sein.
• Die Indizes Objektkonto und Brutto-Betrag können an der Tabelle eingerichtet werden.

Einrichtung Aufgabenwarteschlange

Aufgrund der technischen Umstellung auf die Cloud wurde die Archivierung von NAS Dienst auf Aufgabewarteschlange umgestellt. In diesem Zusammenhang wurde die Archivierungslogik für Rechnungsmanager Rechnungen überarbeitet.

RELion One Kunden die mit NAS Dienst archivieren sind hiervon nicht betroffen.

Hinweis

Die Aufgabenwarteschlange für den DMS Synchronizer darf nur in einem Mandanten eingerichtet werden und läuft mandantenübergreifend.

Kundenindividuelle Berichte

Grundsätzlich müssen Berichte, die nicht in der automatischen Initialisierung der RELion Dokument Berichtseinrichtung enthalten sind, für die Archivierung per Change Request kostenpflichtig erweitert werden. Kommen Sie bitte auf uns zu, falls Sie hier Fragen haben oder Unterstützung benötigen.

Alternativ erhalten Sie bei jedem Bericht mit Drucklayout die Ausgabe als PDF und können anschließend die manuelle Archivierung per Drag & Drop durchführen, was für seltener benötigte Berichte nicht allzu großen Mehraufwand verursacht.

Bei der Archivierung der Berichte wird standardmäßig die voreingestellte Vorlage verwendet. Wenn Sie eine kundenindividuelle Vorlage archivieren möchten, öffnen Sie im Fenster Auswahl des Berichtslayouts die Funktion Layout auswählen und wählen die gewünschte Vorlage aus.

Das Berichtslayout wird automatisch vorbelegt bei Berichtsaufruf.

Anwendung

Infobox RELion Dokumente

Auf jeder Seite, auf der eine Archivierung möglich ist, befindet sich rechts die Infobox RELion Dokumente. Diese Infobox stellt die zentrale Stelle für den Zugang zu den RELion Dokumenten und von dort zum Archiv kompakt dar.

Die in der Infobox bereits hinterlegten und archivierten Dokumente werden nach Archiv kategorisiert und mit der jeweiligen Anzahl der enthaltenen Dokumente ausgewiesen. Mit Klick auf die Zahl gelangen Sie direkt in die RELion Dokument Recherche.

Manuelles Archivieren

Manuelles Archivieren von externen Dokumenten kann entweder per Drag and Drop oder direkt über Archivieren in der Infobox erfolgen. Bei Drag and Drop ziehen Sie ein oder mehrere zu archivierende Dokumente von Ihrem Desktop/Explorer mit der Maus in das Feld mit dem „RELion“-Symbol. Anschließend erscheint das Archivierungsfenster, das im nachfolgenden Abschnitt beschrieben wird.

Alternativ wählen Sie die Funktion Archivieren und Sie können die zu archivierende Datei über einen Dateidialog im Archivierungsfenster auswählen und zuordnen.

Bezeichnung	Beschreibung
	Über Archivieren öffnet sich der Archivierungsassistent. Wird die Archivierung auf einem Beleg (z. B. Beauftragung oder Verkaufsrechnung) gestartet, ist die Belegnr. bereits fest vorgegeben. In diesem Fall ändern Sie die Belegnr. nicht, da das Dokument über den Filter nicht mehr auffindbar ist. In allen anderen Fällen (z. B. Vertrag oder Debitor) gibt es andere Merkmale zur Filterung, sodass hier die Belegnr. eine untergeordnete Rolle spielt.
	Über Weiter gelangen Sie zur nächsten Seite des Assistenten und befüllen entsprechend die Felder, falls diese nicht bereits durch das Programm vorgefüllt wurden. Beispielsweise erscheinen beim Start aus einer Projektplanzeile die Projektnr. und Projektplanzeilennr., bei einem Ticket die Ticketnr. usw.
	Je nach Einrichtung des oben gewählten Archivnamens erscheint im unteren Bereich eine Eingabemöglichkeit für Schlagworte. Die Einrichtung der Auswahlmöglichkeiten ist nur im Archiv Manager möglich und wird beim Übertragen der Archive und Indizes in RELion übernommen.

Bestätigen Sie die Seite mit Fertig stellen und das RELion Dokument wird angelegt und auf Archiv kompakt übertragen. Nach erfolgreicher Übertragung und Archivierung aktualisiert sich in der Infobox die ausgewiesene Anzahl archivierter Dokumente im jeweiligen Archiv.

Mehrfacharchivierung

Sie können mit einem Archivierungsvorgang mehrere Dokumente gleichzeitig archivieren. Alle Dokumente bekommen die gleichen Indizes und kommen in das gleiche Archiv. Sobald Sie unterschiedliche Archive oder Indizes angeben, werden Sie einzeln archiviert.

Die Beschreibungen der Dokumente werden für jedes Dokument festgelegt und können in der Dateiliste auch mit F8-Taste nach unten kopiert werden:

Mit Datei hinzufügen geben Sie an, ob das jeweilige Dokument zum darüberliegenden Dokument hinzugefügt werden soll. Wenn Sie den Haken herausnehmen, wird das Dokument als Hauptdokument angelegt. Im Beispiel werden die zwei Anlagen unterhalb eingeordnet. Alle drei Dokumente bekommen die gleiche RELion Nr.:

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass die Beschreibung im Archiv kompakt Client den Wert aus der Dokumentbeschreibung entspricht und die Dateibeschreibung die Beschreibung der jeweiligen Datei.

Automatisches Archivieren

Berichte die für die automatische Archivierung eingerichtet wurden erkennen Sie erkennen Sie am Feld Beleg zur Archivierung vorgesehen:

Wichtig

Die Archivierung bezieht sich immer auf die Dokumente, die mit dem Bericht gedruckt werden und nicht zwingend auf den Kontext, aus dem der Bericht gestartet wurde.

Wenn Sie, z. B. den Debitor Kontoauszug zusammengefasst starten, werden je nach Filter in der Anforderungsseite mehrere Kontoauszüge archiviert. Die Einzelbelege werden dann an den einzelnen Debitoren archiviert, zu denen die Belege (hier: Kontoauszüge) erzeugt wurden.

Wichtig

Wählen Sie zur Archivierung unbedingt die Option Drucken, mit der Option Vorschau wird nicht archivert.

Wenn Sie keine Ausgabe auf dem Drucker benötigen, wählen Sie einen PDF-Drucker, darüber freut sich auch die Umwelt. Eine Besonderheit gibt es noch bei der Abrechnung und dem Wirtschaftsplan. Hier wird mit dem PDF-Stapeldruck archiviert. Die Archivierung ist nur dann aktiv, wenn auf der jeweiligen Abrechnung oder dem Wirtschaftsplan die Freigabe für Druck angehakt ist (siehe dazu auch Kapitel Fallbeispiel Abrechnung).

Wichtig

Wichtig ist auch ein Blick auf die Dateigröße. Eingehende Dokumente mit mehr als 50 MB Größe können zu längeren Laufzeiten führen. Prüfen Sie ggf. die Scanner-Einstellungen. Sie benötigen nicht die technisch höchstmögliche Auflösung und Farbtiefe für kaufmännische Dokumente. Für das spätere Handling der Dokumente sind eventuell auch mehrere kleinere Archivdateien von Vorteil.

RELion Dokument Recherche

Die RELion Dokument Recherche ist der Aufbewahrungsort der archivierten Dokumente und dient sowohl als Statusanzeige als auch als „Sammelbecken“ für alle Dokumente die entweder bereits erfolgreich archiviert und an Archiv kompakt übertragen worden sind oder nicht übertragen bzw. fehlerhaft sind. Die RELion Dokument Recherche starten Sie über die Aktion Recherchieren.

Alternativ können Sie direkt den Drilldown in der Spalte Anzahl betätigen und es wird die Recherche gestartet sowie automatisch auf das jeweilige Archiv gefiltert.

Im Menüband können Sie über Erweiterte Filterfelder zusätzliche Filter nutzen. Damit können Sie sehr schnell die Filterung ergänzen bzw. zurücksetzen. Die Sortierung der Tabelle ist über die Funktion Sortieren erreichbar.

Die grundlegenden Informationen werden bereits beim Archivierungsvorgang mitgegeben. Nachfolgend werden die wichtigsten Spalten erklärt.

Bezeichnung	Beschreibung
Nr.	Hier werden die archivierten Dokumente in fortlaufender und aufsteigender Nummerierung geführt.
Zeile	Sind einem führenden Hauptdokument (in Fettdruck) Unterdokumente zugeordnet (alle einander zugehörigen Dokumente werden in blauer Schrift als eine Gruppe dargestellt), so erhalten die zugeordneten Unterdokumente jeweils eine eigene, in fortlaufender Nummerierung aufsteigende Zeilennummer.
Belegdatum	Mit der Definition des Belegdatums kann ein vom Datum der Archivierung (Workdate) abweichendes Datum eingetragen worden sein.
Beschreibung	Sie können dem archivierten Dokument eine individuelle und aussagekräftige Beschreibung verleihen.
Dateibeschreibung	Hier können Sie je Datei eine individuelle Beschreibung festlegen.
Archiv kompakt Dokument ID	Diese in fortlaufender und aufsteigender Nummerierung geführte ID wird jeweils einem Dokumentenpaket bzw. -stapel zugeordnet, d. h., ein Einzeldokument erhält eine ID, wohin gegen einen Dokumentengruppe (gekennzeichnet in blauer Schrift) im Gesamten ebenso eine eigene ID erhält. Das führende Hauptdokument als auch jedes einzelne Unterdokument erhält dieselbe Archiv kompakt Dokument ID.
Archiv kompakt Indexwerte	In dieser Liste sehen Sie die Indizes zum Dokument:
Archivname	Hier wird der Namen des Archivs gezeigt, in dem das Dokument abgelegt wurde.
Erstellt am / Archiviert am	Hier wird angezeigt, zu welchem Datum das Dokument in RELion erstellt wurde und zu welchem Zeitpunkt es in AAK archiviert wurde.
Fehler / Fehlertext	Sollte ein Archivierungsvorgang auf Grund eines Fehlers gescheitert sein, so ist die Spalte Fehler angehakt. Außerdem wird in der Spalte Fehlertext die Ursache für die fehlerhafte Archivierung ausgewiesen. Klickt man auf den Fehlertext werden detaillierte Fehlerhinweise angezeigt. Entscheidend ist hier in erster Linie der Text nach [Create Document].

Mit dem Aufruf Dokument anzeigen wird das ausgewählte Dokument im jeweiligen Dateityp geöffnet (z. B. pdf, docx, xls, jpg etc.).

Hinweis

Die Bedeutung der Farben in der RELion Dokument Recherche:

Türkis Fett	Hauptdokument
Türkis	Unterdokument zu Hauptdokument, Hauptdokument bestehend aus einer Datei
Grün Fett	erfolgreich archiviert
Rot Fett	Fehler in Übertragung der Archivierung auf Archiv kompakt Seite
Braun	gelöschtes Dokument

Fehlgeschlagene Archivierung

In der RELion Dokument Recherche erscheint die fehlgeschlagene Archivierung in roter Farbe.

Wenn der Fehlertext aussagt, dass die Archivierung aufgrund einer falschen oder fehlenden Indexeinrichtung fehlgeschlagen ist, können Sie diese nachträglich über einen Klick auf die Zahl in der Spalte Archiv kompakt Indexwerte öffnen und über Neu um den fehlenden Index ergänzen:

Anschließend wählen Sie die Aktion Status ändern und Fehler löschen, damit der Archivierungsprozess nochmal angestoßen wird.

Erläuterungen der anderen Aufrufe:

Haupt- und Unterdokumente

Einem archivierten Dokument können über die Funktion Datei hinzufügen weitere Dokumente zu- und untergeordnet werden. Das führende Hauptdokument wird hierbei jeweils in Fettdruck angezeigt.

Alle dem Hauptdokument zugeordneten Unterdokumente werden unter derselben laufenden Nummer geführt wie das Hauptdokument selbst. Allerdings erhalten die Unterdokumente jeweils eine eigene Zeilennummer in aufsteigender Nummerierung.

Löschen von Dokumenten

Das Löschen von Dokumenten kann nur in Archiv kompakt erfolgen und nicht in RELion Dokumente.

Eine Ausnahme ist die Anonymisierung über das DSGVO-Modul. Hier werden im Rahmen der Anonymisierung die Dokumente auf der Archiv kompakt-Seite gelöscht. Das dazu gehörende RELion Dokument wird als gelöscht gekennzeichnet, bleibt aber zu Dokumentationszwecken erhalten. Die Anonymisierung der Felder auf dem RELion Dokument wird in der DSGVO Verarbeitungseinrichtung eingerichtet. Sollten Sie das Hauptdokument löschen, so werden auch alle diesem Hauptdokument zugeordneten Unterdokumente gelöscht. Wird ein Dokument auf Archiv kompakt-Seite gelöscht, bekommt das RELion Dokument hier einen Löschvermerk.

In der Spalte Gelöscht von wird nur der Dienst eingetragen AAREON/SVCRELION. Falls Sie einen Mitarbeiter eintragen wollen, ist dies nur möglich, wenn dieser als Benutzer in RELion mit seiner Archiv kompakt ID und seinem Archiv kompakt-Kennwort eingetragen ist.

Dokumente mit Löschkennzeichnung werden in der normalen RELion Dokument Recherche ausgeblendet. Sie können aber bei Bedarf mit Inaktive Zeilen einblenden sichtbar gemacht werden:

In der RELion Dokument Einrichtung wird die Löschung dokumentiert:

Einkaufsbelege

Einheitliche Ablage über Kreditorennummer und Belegnummer

In RELion sind bereits viele Pages direkt mit Archiv kompakt verbunden. Der Datensatz, der aufgerufen wurde (z. B. Debitor, Mietvertrag oder Projektplanzeile) liefert direkt die Verknüpfung zum Archiv. Um eine umständliche Suche über die Buchhaltungsposten zu vermeiden, können über die Abrechnungsdetailzeilen die Belege direkt eingesehen werden.

Einkaufsbelege über Kreditorennummer und Belegnummer indizieren

Es gibt unterschiedliche Verfahren Rechnungen und Gutschriften zu erfassen und zu buchen. Es gibt hier die Buchung über Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift aber auch direkt über das Einkaufs-Buch.-Blatt. Im Fall des Einkaufs-Buch.-Blatt entsteht kein gebuchter Beleg, sondern nur Posten.

Um hier einheitlich vorzugehen, wird beim Archivieren über die Kreditorennr. und Belegnr. indiziert, sodass es keinen Unterschied macht, ob eine gebuchte Einkaufsrechnung, bzw. Gutschrift vorhanden ist oder nur die Buchungen aus dem Einkaufs-Buch.-Blatt.

Im Zahlungsvorschlag auf Einkaufsbelege zugreifen

In der weiteren Abwicklung von Rechnungen und Gutschriften sind schnelle Zugriffe auf die Einkaufsbelege ein wesentlicher Vorteil. Die Mitarbeiter, die die kreditorischen Zahlungen durchführen, sind oft nicht tief in die einzelnen Einkaufsvorgänge eingebunden, benötigen aber immer wieder detaillierte Informationen zu den Rechnungen, die Sie bezahlen sollen.

Im kreditorischen Zahlungsvorschlag finden Sie jetzt direkt auf der Zahlungs-Buchblattzeile die RELion Dokumente -Infobox mit den zugehörigen Belegen.

In der Abrechnung auf Einkaufsbelege zugreifen

Jede einzelne Buchung, die in die Abrechnung einfließt, wird durch die Abrechnung Detailzeilen an der Abrechnung dargestellt.

Mit RELion und Archiv kompakt gibt es an jeder Detailzeile die entsprechenden Belege, die zu der jeweiligen Buchung archiviert wurden, ohne Umwege!

Somit haben Sie die Belege für die Einsichtnahme der Mieter bzw. für die Vorbereitung der WEG-Eigentümerversammlung direkt in der Abrechnung aufbereitet. Übrigens können Sie hier noch weitere Belege archivieren. Beispielsweise könnte hier in der Abrechnung noch aufgefallen sein, dass die Lohnanteile für die §35a Nachweise noch beim Handwerker angefordert werden müssen. Diese Belege können Sie hier direkt zur jeweiligen Rechnung archivieren.

Barcodeunterstützung – Dokumente im Umlauf

Installation des Barcodes auf allen lokalen Rechnern

Der Barcode wird auf den Belegen durch eine Schriftart dargestellt. Diese steht dann sowohl für RELion als auch Word zur Verfügung. Die verwendeten Barcodes müssen als Schriftart auf dem Applikationsserver (Service-Tiers) und auf dem jeweiligen Client-Rechner installiert werden.

Wichtig

Die folgenden Angaben dienen nur der Orientierung. Änderungen bei der Vorgehensweise der Installation von Fonts liegen nicht im Verantwortungsbereich von RELion.

Dazu betätigen Sie die Windowstaste und klicken Sie auf Schriftarteneinstellungen. Es erscheint ein Drag & Drop-Fenster, in das Sie den Font ziehen können:

Aktuell verwenden wir den 3 of 9 Barcode Font:

RELion Dokumente in Umlauf und späteres Archivieren

Überblick

Beim normalen Archivieren liegt das fertige Dokument vor, sodass der Abschluss eines Vorgangs oder auch die Weiterbearbeitung komplett digital erfolgen kann. Die Bearbeitung des Vorgangs und die Archivierung finden an einer Stelle statt.

Es gibt aber Vorgänge, die eine Rückmeldung oder Prüfung durch weitere Personen benötigen. Solange diese noch nicht vollständig und rechtssicher in digitale Prozesse eingebunden sind, ist hier das Papier immer noch ausschlaggebend. Davon abgesehen können Dokumente, die mit Barcode versehen sind, im Stapel zentral von einer Person gescannt werden. Durch den Barcode werden die Dokumente automatisch ins richtige Archiv gebracht und gleichzeitig mit den richtigen Indizes bestückt.

• (1) Abschluss eines Vorgangs und Weiterbearbeitung erfolgt digital
• (2) RELion Belege mit Barcode: Das Vertrag SEPA Mandat kann optional mit Barcode gedruckt werden und im Hintergrund wird ein Dokument im Umlauf erzeugt.
• (3) Word Serienbrief: Für Objekte, Verträge, Einheitenverträge, Kontakt-Geschäftsbeziehungen, Mitglieder und Kreditoren können Serienbriefe mit Barcodes erstellt und archiviert werden. (siehe Word-Integration)
• (4) Archivierung des gedruckten Dokuments: Bei Druck aus dem RELion Beleg (2) wird zunächst das Dokument archiviert. Beim Druck und gleichzeitigen Archivieren werden intern RELion Dokumente im Umlauf erzeugt, die dann für den späteren Scan wiederum die Indexwerte bereitstellen.
• (5) Barcode Deckblatt: Das Deckblatt kann für beliebige manuelle Vorgänge verwendet werden. Beispiel: Eine Eingangsrechnung muss noch durch den Architekten geprüft werden, der die Instandhaltungsmaßnahmen beaufsichtigt. Die Rechnung wird in RELion vorerfasst und eventuell auch schon archiviert. Es wird ein Deckblatt gedruckt auf diesem sind der Barcode und die bereits erfassten Indexwerte zu finden.
• (6) Manuelle Bearbeitung: Die Belege, die unter 2, 3 und 5 erzeugt wurden, werden durch weitere Personen geprüft, beantwortet, unterschrieben usw. Beispiele: Ein Sepa-Mandat wird vom Mieter ausgefüllt unterschreiben; der neue Mietvertrag wird vom Mieter unterschrieben und zurückgeschickt; eine Eingangsrechnung wird durch einen Architekten geprüft. Anschließend werden die Dokumente zurückgeschickt.
• (7) Zentraler Scan und Identifikation über Barcode: Die Dokumente werden zentral gescannt und anhand der Daten, die in Dokumente im Umlauf gespeichert sind, identifiziert und mit Indizes versehen.

RELion Belege mit Barcode

In der aktuellen Version ist das Vertrag SEPA-Lastschriftmandat optional mit Barcode ausgestattet. Beim Druck wird gleichzeitig das SEPA-Mandat archiviert und ein RELion Dokument im Umlauf erzeugt. Dort werden analog zum RELion Dokument alle Informationen für die Indizierung und der Barcode gespeichert.

Sobald das ausgefüllte SEPA Mandat vorliegt, erfolgt die Archivierung über Archiv kompakt:

Diese Funktion steht Ihnen im Archiv Kompakt Client zur Verfügung.

Barcode-Deckblatt

Auch interne Prozesse können durch Barcodeunterstützung vereinfacht werden. Wenn z. B., die sachliche Prüfung von Einkaufsrechnungen von Personen durchgeführt wird, die keinen direkten Zugang zu RELion oder Archiv kompakt haben (z. B. Architekt, Gutachter, Hausmeister), kann der Beleg bereits als Eingangsrechnung erfasst werden und ein Barcode-Deckblatt der Originalrechnung mitgegeben werden. Das hat den Vorteil, dass die Rechnung bereits bekannt ist. Das Deckblatt bietet auch genügend Raum für interne Vermerke und Notizen auf dem Originalbeleg können vermieden werden.

Das Deckblatt eignet sich aber auch für das Bestätigen einer verantwortlichen Person durch die persönliche Unterschrift, die dann anhand des gescannten Deckblatts am Vorgang abgelegt wird. Der Aufruf erfolgt direkt über die RELion Dokumente Infobox über Barcode Deckblatt:

Dort wählen Sie wie beim normalen Archivieren das Zielarchiv, geben die Beschreibung des Dokuments und die Indexwerte ein, die an das endgültige Dokument übermittelt werden sollen. Wie beim normalen Archivieren werden die meisten Werte dabei aus dem Datensatz befüllt, von dem aus Sie die Funktion Barcode Deckblatt gestartet haben.

Beim Fertigstellen des Assistenten werden Sie aufgefordert das Deckblatt zu drucken, anschließend finden Sie bei Dokumente in Umlauf einen neuen Eintrag. Dort können Sie bei Bedarf jederzeit den Druck wiederholen.

Fallbeispiel Abrechnung

Die Archivierung der Abrechnung erfolgt auf der Ebene Einheit Abrechnungen. Die Abrechnungen werden jeweils einzeln archiviert. Das Anschreiben bildet das Hauptdokument und alle anderen die Unterdokumente. Erstellen Sie die Abrechnung wie gewohnt. Die Abrechnungen werden archiviert, sofern Freigabe zum Druck erfolgt ist. Vergewissern Sie sich, dass auf der Anforderungsseite des Berichts unter dem Inforegister Optionen das Feld Beleg zur Archivierung vorgesehen mit dem Status Ja versehen ist und Archiv kompakt als Archivierungssystem hinterlegt ist.

Wenn der Bericht die Abrechnung anschließend verarbeitet hat, werden die Infoboxen der abgerechneten Einheiten automatisch mit den Dokumenten bestückt.

Anschließend können Sie die archivierten Abrechnungen aufrufen.

Beim Wirtschaftsplan wird ebenfalls mit dem PDF-Stapeldruck archiviert. Als Belegnr. wird dann die Wirtschaftsplannr. herangezogen.

Statuszeilen und Status Informationen

In der RELion Dokument Einrichtung kommen Sie über die Anzahl in die Archiv kompakt Dokument Statuszeilen. Sie finden hier alle Dokumente, die über den Archiv kompakt Client archiviert worden sind mit folgende Status:

• Neu – neu archivierte Dokumente
• Geändert – am Dokument wurde zu dem späteren Zeitpunkt etwas geändert, die Indizes oder gar eine neue Datei hinzugefügt bzw. entfernt.
• Gelöscht – Wenn das Dokument über den Archiv Kompakt Client gelöscht wurde.

Diese Dokumente werden von der Aufgabenwarteschlange verarbeitet und entsprechend in die Status Informationen hinterlegt bzw. in die RELion Dokument Recherche des jeweiligen Mandanten.

Falls dies nicht der Fall ist und die Verarbeitung der Dokumenten fehlgeschlagen hat, wird der Fehlertext rot angezeigt. Diese Fehler sind in Archiv kompakt zu beheben. Bitte beachten Sie, dass keine Fehlerzeilen angehäuft werden und prüfen Sie regelmäßig, ob Fehler entstanden sind.

Über Status Informationen gelangen Sie in die Archiv kompakt Dokument Status Informationen. Hier sind alle Einträge zu Dokumenten, die über Archiv kompakt archiviert wurden. Diese Ansicht dokumentiert gelöschte Dokumente, gibt an, wenn ein Dokument in RELion angekommen ist oder in Archiv kompakt geändert wurde.

Anhang

RELion Berichte und Tabellen

Tabellen und Felder für die Indexbefüllung im Archiv kompakt Client

1.4 - Arbeiten mit Änderungsprotokollposten

Einführung

Das Arbeiten mit den Änderungsprotokollposten ist eine Standardfunktionalität von Microsoft Dynamics 365. Diese wird in RELion ONE ohne Anpassung verwendet. Eine detaillierte Dokumentation ist auf der Microsoft Hilfeseite verfügbar.

Hinweis für Administratoren

Durch das Löschen von Änderungsprotokollposten kann das Log des SQL-Servers stark anwachsen. Dies ist beim Löschen der Posten zu beachten!

1.5 - Word Integration

Einführung

Die Funktion Word-Vorlagen von Business Central wurde für RELion ONE erweitert, sodass Mietverträge als Grundlage der Adressselektion verwendet werden können. Mithilfe der Funktion Seriendruck in Word können Sie Daten aus Business Central verwenden, um Massenkommunikation eine persönliche Note zu verleihen.

Zusätzlich gibt es in RELion eine Tabelle, die Berichtsdatenzwischenspeicher, die Felder aus mehreren Tabellen kombiniert um Ihnen eine einfachere Erstellung von Word Serienbriefen zu ermöglichen. Als Anhang zu dieser Dokumentation sind diese Tabellen und deren Felder in einer Liste zusammengeführt.

Auswahl Word Vorlage

Im Business Central Standard stehen Ihnen folgende Tabellen als Word Vorlage zur Verfügung.

• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsanfrage
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrechnung
• Kreditor
• Kreditorenliste

Innerhalb von RELion können Sie die Word Vorlagen mit Berichtsdaten auf folgenden Tabellen abrufen.

• Dienstleistungsvertrag
• Dienstleistungsvertragübersicht
• Einheitenvertrag
• Einheitenvertrag Karte
• Einheitenvertragsübersicht
• Erbbaurechtsvertrag
• Erbbaurechtsvertrag Übersicht
• Gewerbemietverträge
• Mietvertrag
• Mietvertrag Übersicht
• Mietverträge für Garagen und Stellplätze
• Mitglied
• Mitglieder Übersicht
• Objekt
• Objekte
• Vertragsübersicht
• Versicherungsvertrag
• WEG Kaufvertrag
• WEG Kaufverträge Liste
• Wohnraummietverträge
• Wartungsvertrag

Word-Vorlage erstellen

Über die Suchfunktion öffnen Sie die Tabelle Word-Vorlagen.

Über Neu und Vorlage erstellen starten Sie den Prozess. Bei erstmaligen Öffnen stehen Ihnen nur wenige Tabellen zur Auswahl. Die Tabelle Berichtsdatenzwischenspeicher ID 5052462 ist die Basis für Serienbriefe in RELion Tabellen.

Sie können auch direkt aus der Tabelle eine Vorlage erstellen, aus der der Serienbrief gestartet wird. Dies wird im Kapitel Word Vorlage anwenden erklärt.

Über Neue Entität hinzufügen können Sie weitere Tabellen einfügen die beim erneuten Öffnen gespeichert bleiben.

Feldauswahl

Über die Anzahl der ausgewählten Felder gelangen Sie zur Feldauswahl:

Die hier bereits markierten Felder werden automatisch von BC Standard markiert. Es handelt sich i. d. R. um Text-Felder und „typisch genutzte“ Felder. RELion hat auf diese Vor-Markierung keinen Einfluss.

Sie können die benötigten Felder manuell markieren oder über Liste bearbeiten, alle markieren und + Als einbezogen markieren alle Felder einschließen.

Die Feldnamen in dieser Übersicht werden in Englisch angezeigt. Da es sich hierbei um BC Standard handelt, können wir hier nicht eingreifen. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern gibt es eine Übersicht, auf der Sie alle Übersetzungen einsehen können. Öffnen Sie über die Suche Alle Felder mit Bezeichnung.

Entität hinzufügen

Sie können zu der ersten Tabelle, die Sie bei der Erstellung der Word-Vorlage ausgewählt haben, weitere hinzufügen. Es wird hierbei zwischen verbundenen und nicht verbundene Entitäten unterschieden.

Verbundene Entität

Unter einer verbundenen Entität versteht man eine Tabelle, die eine Verbindung mit der vorausgewählten Tabelle hat. Es können nur Tabellen verbunden werden, die zu der Ausgangs-Tabelle einen Schlüssel haben. Diese stehen bereits zur Auswahl, daher können keine anderen Tabellen hinzugefügt werden.

Wenn die verbundene Entität hinzugefügt wurde, können die Felder genutzt werden, die nicht in der vorausgewählten Tabelle vorhanden sind. Die Felder müssen jedoch an der Tabelle gespeichert sein.

Bei verbundenen Entitäten wird die Quelleneinheitsbeziehung sowie das Präfixfeld (der Code im Präfixfeld wird der Bezeichnung des Seriendruckfeldes vorangestellt und kann manuell geändert werden) vorbelegt:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass maximal 250 Felder ausgewählt werden können!

Nachdem die Felder ausgewählt wurden, können Sie im nächsten Fenster eine leere Vorlage herunterladen.

Der Download sieht wie folgt aus:

Entpacken Sie die Dateien und öffnen Sie die Vorlage. Sie können die Vorlage nun wie gewohnt bearbeiten, das Layout hinzufügen sowie wie Seriendruckfelder einpflegen.

Im Anschluss schließen und speichern Sie das Word-Dokument. In RELion wählen Sie Weiter und können dann die bearbeitete Vorlage wieder hochladen.

Nicht verbundene Entität

Wenn Sie in der Word-Vorlage Informationen aus Tabellen darstellen möchten die keinen Bezug zur Ausgangs-Tabelle haben, können Sie dies über die Funktion Nicht verbundene Entitäten hinzufügen einrichten. Beispielsweise kann ein Brief an einen Gebäude Eigentümer verschickt werden, der über ein bestimmtes Projekt Auskunft geben soll. Der Eigentümer steht innerhalb von RELion in keinem Bezug zu diesem Projekt, daher stellt das eine nicht verbundene Entität dar.

Nachträgliche Änderung einer Vorlage

Eine Word-Vorlage kann über Herunterladen, überarbeiten und Upload geändert werden. Wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten, dann können Sie dies über Zugehörige Einheiten bearbeiten machen. Anschließend laden Sie die überarbeitete Vorlage erneut hoch.

Feldauswahl bei Nutzung Vertragsadresse und abweichender Korrespondenzkontakt

Zudem steht Ihnen die Feldauswahl bei der Nutzung der Vertragsadresse und abweichender Korrespondenzkontakt zur Verfügung.

Wir empfehlen Ihnen, falls Sie abweichende Korrespondenzempfänger an Kontakten angelegt haben und/oder Vertragsadressen manuell nachbearbeitet haben, die Anschriftenfelder und Anredefelder in Ihren Serienbriefen wie folgt einzurichten:

Diese Felder stehen Ihnen in der Tabelle Berichtsdatenzwischenspeicher zur Verfügung. Nur über die Einrichtung einer Word-Vorlage mit diesen Feldern, wird die Anschrift aus der Vertragsadresse gezogen. Anderweitig können Sie wie gewohnt das Adressfeld über die Kontakt Felder einrichten.

Word-Vorlage anwenden

Business Central Standard

Word-Vorlagen im Business Central Standard nutzen Sie über die Funktion Word-Vorlage anwenden:

Wenn Sie aus einer Ansicht versuchen eine Word-Vorlage anzuwenden, obwohl für diese Tabelle noch keine Vorlage erstellt wurde, besteht hier die Möglichkeit eine zu erstellen:

Es wird automatisch die Tabelle vorbelegt, auf der Sie sich gerade befinden:

Word-Vorlagen mit Berichtsdaten

Sie erstellen eine Word-Vorlage auf Basis der Tabelle Berichtsdatenzwischenspeicher und möchten diese jetzt für mehrere Mietverträge anwenden.

In der Mietvertrag Übersicht öffnen Sie die Funktion Word Vorlage mit Berichtsdaten.

Dieser Zwischenschritt liefert Ihnen eine Ansicht über die ausgewählten Datensätze. Über Berichte und Word Vorlage anwenden gelangen Sie zur Auswahl der Vorlage:

Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus:

Wenn Sie den Schieberegler Belege aufteilen aktivieren, erhalten Sie anstatt einer Word-Datei einzelne Word Dokumente.

Über die Option Fertigstellen erhalten Sie eine Vorschau Ihres Serienbriefes, den Sie noch weiter bearbeiten oder ausdrucken können:

Fußzeilen

In der Tabelle Berichtsdatenzwischenspeicher gibt es folgende Fußzeilen Felder.

Die Felder können Sie auf der Zuständigkeitseinheiten-Karte im Inforegister Fußtexte für Berichtsausgaben ausfüllen.

Ergebnis:

Es wird die Verwaltungs-ZE vom Objekt herangezogen oder, wenn diese nicht vorhanden ist, die Eigentümer-ZE. Die Fußzeilen-Felder sind bei Erstellung einer Word-Vorlage automatisch angehakt.

Archivierung von Word-Serienbriefen mit Barcode

In Archiv kompakt können Sie die Word-Serienbriefe mit Barcode archivieren. Der Barcode steht auf Basis der Tabelle Berichtsdatenzwischenspeicher zur Verfügung. Die Funktion kann überall aufgerufen werden, von der auch die Word-Vorlage mit Berichtsdaten aufgerufen werden kann.

Word-Vorlage mit Barcode erstellen

Bevor Sie eine Word Vorlage mit Barcode ausstatten, laden Sie sich bitte den Font 3of9 aus dem Internet herunter und speichern Sie diesen in Ihren Word-Schriftarten. Für die Erstellung der Vorlage verwenden Sie die Tabelle Berichtsdatenzwischenspeicher. In der Spalte Feldname ist die Barcode ID vorhanden. Bitte beachten Sie, dass diese bei der Feldauswahl eingeschlossen wird:

Auf der ersten Seite im Serienbrief fügen Sie das Seriendruckfeld Barcode ID ein eingebettet von *:

Danach markieren Sie das Feld inkl. der * und wählen die Schriftart 3of9 Barcode aus:

Anschließend gestalten Sie die Word-Vorlage wie gewohnt und importieren diese wieder.

Einbetten von Schriftarten in Microsoft Word

Um sicherzustellen, dass der Barcode korrekt angezeigt und gelesen werden kann, müssen die Schriftarten in der Vorlage eingebettet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die fertige Vorlage in Word.
2. Gehen Sie zum Menüpunkt Datei.
3. Wählen Sie Optionen aus.
4. Im geöffneten Fenster navigieren Sie zum Menüpunkt Speichern.
5. Setzen Sie ein Häkchen bei Schriftarten in der Datei einbetten.
6. Speichern Sie die Datei.

Nach dem Speichern muss die Vorlage hochgeladen werden.

Word-Vorlage mit Barcode anwenden

Auf den Eingangs genannten Tabellen siehe Auswahl Word Vorlage finden Sie den Aufruf Word Vorlagen mit Barcode.

Im ersten Schritt wählen Sie ein Archiv aus. Es werden Ihnen die Archive vorgeschlagen, die an der Tabelle, von der Sie den Vorgang aufrufen (z. B. Mietvertrag), eingerichtet sind:

Wenn in diesem Archiv ein Schlagwort eingerichtet ist, wird Ihnen dieses im nächsten Schritt zur Auswahl angeboten:

Anschließend wählen Sie Beenden und können wie gewohnt eine Word Vorlage anwenden. Verwenden Sie die Vorlage, die Sie mit Barcode eingerichtet haben aus.

Einrichtung Archiv kompakt Manager

Damit die Archivierung in Archiv kompakt reibungslos funktioniert, sind gewisse Einrichtungen notwendig. Für die Archivierung ist ein spezielles Barcode Template im Archiv Kompakt Client anzulegen:

Weiter sind alle Indizes im Archiv Manager mit Geschäftsobjekten und Attributen zu versehen.

Archivierung

Wurde die Word Vorlage angewendet, wird für jeden Mieter/Mietvertrag ein sog. Dokument im Umlauf erstellt:

Dies ist nötig um die Indexwerte abzuspeichern, die der Barcode enthält. Es sind die an der jeweiligen Tabelle eingerichteten Indizes befüllt:

Das Word Serienbrief Dokument speichern Sie bitte nachdem Sie es gedruckt und verschickt haben als PDF-Dokument ab. Abschließend archivieren Sie das Dokument in Archiv kompakt. Archiv kompakt erkennt, dass hier 24 Dokumente mit Barcode in einer PDF-Datei sind:

Wenn Sie oben die Funktion vereinzeln wählen, werden die Dokumente von Archiv kompakt automatisch getrennt:

Nun können Sie alle Dateien archivieren. Sie erhalten danach eine Ansicht aller Dokumente mit den jeweiligen Indizes:

Über Archivieren werden alle gleichzeitig archiviert und in RELion am jeweiligen Mietvertrag hinterlegt.

Wichtig

Die Dokumente im Umlauf können Sie manuell löschen, sobald der Archivierungsprozess abgeschlossen ist. Eine automatische Löschung ist nicht vorgesehen.

1.6 - Lizenzdatei

Einführung

Beim Start von RELion bzw. von RELion Objekten (insb. Pages und Reports) wird die Anzahl der aktiven RELion User geprüft. Ist die Anzahl der gekauften Lizenzen erreicht, verweigern die Programme den Startvorgang mit einer Fehlermeldung. Um die User-Anzahl zu erhöhen oder weitere RELion-Module freizuschalten, kann eine neue RELion-Lizenz erworben und eingespielt werden.

Einrichtung der Lizenzdatei

Wurde noch keine Registrierung der RELion Lizenz durchgeführt, erscheint bei jedem Start der RELion Objekte eine Mitteilung, um auf die fehlende Registrierung der RELion Lizenz hinzuweisen.

Für die Registrierung der RELion Lizenz starten Sie Karte RE Globale Einrichtung und drücken die Schaltfläche Lizenz einlesen. Wählen Sie bitte Ihre RELion Lizenzdatei aus und drücken Sie Öffnen. Anschließend wird die Lizenz in der Datenbank gespeichert und die Anzahl der User registriert.

• Nach dem Import der RELion Lizenzdatei wird diese automatisch registriert und in den Feldern die Werte eingestellt.
• Das Feld RELion Lizenz zeigt die RELion Lizenznummer an, daneben befinden sich erweiterte Lizenzinformationen.
• Im Feld Gültig bis wird im Falle einer registrierten RELion Test Lizenz das Ablaufdatum angezeigt. Eine Kundenlizenz dagegen ist zeitlich nicht begrenzt.
• Das Feld Anzahl User zeigt die maximale Anzahl der User an, die gleichzeitig mit den lizensierten RELion-Modulen arbeiten können.
• Das Feld Anzahl Named User zeigt die aktuelle Anzahl der User an, die mit RELion arbeiten können. siehe RELion Lizenz Benutzer
• In dem Feld Aktuell aktiv sehen Sie die genaue Anzahl der User, die aktiv mit RELion arbeiten. Benutzer, die nur mit den Dynamics NAV Standard-Modulen arbeiten, werden dabei nicht gezählt.

Sobald die Anzahl der aktiven User den Wert der maximalen Anzahl der RELion-User überschreitet, erscheint folgende Meldung. Die betroffenen User können erst dann die RELion-Module starten, wenn einer oder mehrere der aktiven RELion-User sich abgemeldet haben.

Diese Meldung erscheint, falls das betreffende Modul nicht freigeschaltet wurde.

Weitere Lizenzen

Werden weitere Lizenzen mit einer größeren Anzahl von Usern erworben, so importieren Sie einfach, wie oben beschrieben, die neue RELion Lizenzdatei. Die Registrierung und Aktivierung erfolgen automatisch.

Diese Meldung erscheint, wenn ein Benutzer nicht für RELion freigeschaltet ist.

Hinweis

Sie können die Fehlermeldung auch selbst lösen. Zuerst prüfen Sie in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer ob eine gültige Lizenz vorliegt und der neue Benutzer freigeschaltet ist. Dann leeren Sie die Tabelle RELion Lizenz Benutzer.

RELION Lizenz Benutzer

Das RELion-User-Modell ist Named User analog zu MS Dynamics 365 Business Central (BC). Dies bedeutet, dass jeder Benutzer mit seinem Login-Namen angemeldet sein muss. Die Anzahl der RELion-User muss nicht zwingend der Anzahl der BC-User entsprechen. Die RELion-User können auch eine Untermenge der BC-User sein. Deshalb gibt es für die RELion-User eine weitere Ebene, in der diese verwaltet werden. BC-User können unabhängig von den RELion-Usern verwaltet werden. RELion-User setzen immer entsprechende BC-User voraus! Alle RELion-User, die das System nutzen, müssen einmalig und mandantenübergreifend in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer eingerichtet werden.

• Ja (Haken): User ist für RELion zugelassen
• Nein: User ist für RELion nicht zugelassen

Hinweis Es können nur so viele RELion-User mit Haken versehen werden, wie die RELion-Lizenz enthält!

Wichtig Voraussetzung für die Einrichtung von RELion-Usern ist die Installation einer gültigen RELion-Lizenz.

Ergänzung Berechtigungssatz

Damit RELion-User beim ersten Login automatisch in die Tabelle RELion Lizenz Benutzer eingetragen werden, muss diese Tabelle entsprechende Berechtigungen erhalten.

In diesem Beispiel wird die nötige Berechtigung im Berechtigungssatz R12 Basis ergänzt:

Hinweis

Auf der Karte RELion Lizenz Benutzer gibt es eine Schaltfläche [Benutzerechte hinzufügen] damit können Sie jederzeit automatisch ggf. den RELion-Berechtigungssätzen die notwendigen Benutzerechte hinzufügen lassen.

RELion User erstmalig erfassen

Beim ersten Login eines Users ins System wird für den betreffenden User automatisch ein Datensatz in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer erstellt und dieser auch für RELion aktiviert. Im Idealfall muss sich also niemand um die Einrichtung der RELion-User im System kümmern. Es ist aber natürlich auch möglich, dass sich ein Admin-User zuerst einloggt und dann die übrigen RELion-User in dder Tabelle RELion Lizenz Benutzer erfasst. Dazu kann er jeden User einzeln erfassen oder über die Funktion Einlesen aus Benutzertabelle alle aktiven Benutzer importieren lassen.

Hier ist es dann möglich, die RELion-Benutzer gleich freizuschalten oder die Benutzer erst zu importieren und danach manuell die entsprechenden Haken zu setzen.

Hinweis

Es können nur so viele RELion-User mit Haken versehen werden, wie die RELion-Lizenz enthält!

RELion User ändern

Durch das Setzen oder Entfernen des Hakens im Feld RELion Benutzer können vorhandene RELion-Benutzer jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden. Einträge in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer können auch jederzeit gelöscht werden. Danach hat der betreffende User keine Login-Berechtigung mehr für RELion.

Mit der Schaltfläche Benutzerrechte hinzufügen können Sie jederzeit automatisch ggf. den RELion-Berechtigungssätzen die notwendigen Benutzerechte hinzufügen lassen.

1.7 - Import Programmänderungen FOB-Format

Installationsschritte

• Beenden Sie alle Hintergrund-Dienste der betroffenen Instanz (Aufgabenwarteschlange, externe Schnittstellen).
• Abmeldung aller Benutzer vom System.
• Starten Sie die Entwicklungsumgebung (C/SIDE) für Microsoft Dynamics NAV/Business Central.
• Öffnen Sie die Datenbank, indem das Hotfix eingespielt werden soll.
• Öffnen Sie den Object Designer (Menü → Extras)
• Importieren Sie die FOB Datei (Datei → Import)

• Wählen Sie im folgenden Fenster Nein, um das Import Worksheet zu öffnen.
• Prüfen Sie bitte das Feld Action für jedes Objekt. Hier darf normalerweise nur Replace oder Create ausgewählt sein.
• Sollten Objekte nicht diese Action ausgewählt haben, könnte die Version im Konflikt mit anderen Programmteilen stehen. Bitte melden Sie sich bei unserem Support Aareon RELion.
• Wenn alle Objekte in Ordnung sind, wählen Sie OK.

Lizenz

Es ist keine Änderung an der Lizenz notwendig.

1.8 - Rollen und Rechte

Moduleinführung

Hinter jedem einzelnen Berechtigungssatz verbergen sich die tatsächlichen Zugriffsrechte.

Beim erstmaligen Einsatz von RELion werden normalerweise die Standardberechtigungssätze vom Business Central übernommen. Es steht einem aber vollkommen frei, selbst solche Datensätze anzulegen und mit den entsprechenden Zugriffsrechten zu versehen. Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle Berechtigungssätze.

Mit Neu können Sie einen neuen Berechtigungssatz anlegen.

Wichtig

Den Berechtigungssatz R12 Basis benötigt jeder User. In diesem speziellen Berechtigungssatz ist die Grundberechtigung bestimmter Tabellen und weiterer Objekttypen enthalten. Ohne diese Berechtigung können Anwender den Business Central-Client nicht starten!  

Zugriffsrechte

Weiterhin wird auch in dieser Version die Berechtigung auf Tabellenebene erteilt.

Es gibt drei Optionen:

1. Ja = Anwender darf die Funktion ausführen
2. Leer = Anwender darf die Funktion NICHT ausführen
3. Indirect = Anwender selbst darf die Funktion NICHT ausführen – aber das System „darf“, wenn der Prozess, den der Anwender gerade durchführt, dies erfordert.

Hinweis

Ein Berechtigungssatz ist für mehrere Mitarbeiter bestimmt – zwangsläufig nicht nur für einen Anwender.

Wichtig

Es gilt immer das Recht, in dem der Anwender etwas „darf“. Geben Sie dem Anwender einmal einen Berechtigungssatz in dem die Berechtigungen z. B. beim Löschen auf „leer“ (= Nein) gesetzt wurde und einen weiteren Berechtigungssatz, in dem das aber erlaubt wäre, dann dürfte der Anwender Daten aus der damit verbundenen Tabelle löschen. Die „normalen“ Anwender sollten mit den für sie möglichen Berechtigungen versehen werden und nicht mit „Super“-Rechten starten. Die Berechtigung „SUPER“ sollte nur den Administratoren vorbehalten sein.

Zuweisen der Berechtigungssätze

Durch das Zuweisen einzelner bzw. mehrerer Berechtigungssätze steuern Sie, ob und wenn ja mit welchen Rechten ein Anwender einen Vorgang ausführen darf und kann. Es gibt zwei Möglichkeiten, Berechtigungen zuzuweisen:

• zu einem einzelnen Benutzer oder
• zu einer Benutzergruppe

Fügen Sie einen Benutzer zu einer Benutzergruppe dazu, „vererben“ sich die Berechtigungen von der Gruppe auf den einzelnen Benutzer.

Benutzergruppen

In der Praxis verwenden Sie die Spalte Standardprofil dazu, einem Profil bereits eine Benutzergruppe mitzugeben.

Das bedeutet: Sobald Sie einem Anwender dieses Profil zuweisen, ist er/sie automatisch Mitglied in der hier vorhandenen Benutzergruppe. Über die Suche öffnen Sie die Benutzergruppen und können somit Berechtigungen zuweisen.

Mit +Neu haben Sie die Möglichkeit, entsprechenden neue Benutzergruppen anzulegen oder vorhandene zu ändern. Im Menüband unter Mitglieder, können Sie die entsprechenden Benutzergruppenmitglieder in diese Gruppe aufnehmen.

In der jeweiligen Benutzergruppe (z. B. Controlling) wählen Sie die Option Benutzer hinzufügen aus. Es öffnet sich zunächst die Tabelle User Lookup, in der Sie in der Spalte Benutzername den jeweiligen Anwender auswählen.

Sie haben die Möglichkeit, hier direkt in der Zeile noch den jeweiligen Mandanten zuzuweisen.

In der Tabelle Benutzergruppen können Sie über die Funktion Berechtigungen die entsprechenden Berechtigungen zuweisen.

Mit der Beschreibung des Berechtigungssatzes wird die Spalte Name automatisch gefüllt.

Das Feld Erweiterungsname bezieht sich auf die Option, das Ganze mit einer BC-APP zu koppeln. Sobald Sie die Zuweisungen vorgenommen und das Fenster geschlossen haben, erhalten Sie in der Ansicht Benutzergruppen jetzt neben der Gruppe in der Info-Box die zugewiesenen Berechtigungen sehen.

Hinweis

Eine weitere Option wäre das Zuweisen einer (oder mehrerer Gruppen) direkt in der Benutzerkarte selbst.

Änderungen ab Microsoft Dynamics 365 Business Central 25

Hinweis

Ab Version 25.0 (ab Business Central 2024 Release Wave 2) werden Benutzergruppen nicht mehr unterstützt. Daher ist es entscheidend, dass die Benutzergruppen vor dieser Aktualisierung in Berechtigungssätze konvertiert werden. Hier erfahren Sie, wie Sie dies effizient und fehlerfrei umsetzen können.

Schritte zur Konvertierung von Benutzergruppen in Berechtigungssätze

1. Zugriff auf die Funktionsverwaltung

• Navigieren Sie in RELion ONE zur Seite Benutzergruppen. Im grünen Balken steht: Benutzergruppen werden in zukünftigen Versionen entfernt. Sie können Benutzergruppenberechtigungen konvertieren, in dem Sie Funktion: Benutzergruppenberechtigung konvertieren aktivieren.

2. Konvertierung der Benutzergruppen

In der Funktionsverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Benutzergruppen in Berechtigungssätze zu konvertieren. Eine Benutzergruppe, die Berechtigungssätze enthält, wird in einen neuen Berechtigungssatz umgewandelt. Dieser neue Berechtigungssatz beinhaltet alle Berechtigungssätze, die der Benutzergruppe zuvor zugeordnet waren.

Öffnen Sie die Funktionsverwaltung:

Fenster vergrößern:

In der Spalte Aktiviert für wählen Sie Alle Benutzer aus.

Dann ist die Aktivierung der Konvertierung möglich.

3. Anleitung für Benutzergruppenmigration

Es öffnet sich die Anleitung für Benutzergruppenmigration. Diese Anleitung hilft Ihnen, nicht mehr Benutzergruppen zum Verwalten von Benutzerberechtigungen zu verwenden. Benutzergruppen werden in einer zukünftigen Version entfernt.

Aktivieren Sie den Schalter Ich verstehe und möchte fortfahren und klicken dann auf Weiter. Im nächsten Schritt legen Sie fest, wie Ihre Benutzergruppen konvertiert werden sollen. Danach werden Ihre Benutzergruppen entfernt. Es öffnet sich dann folgende Liste:

• Mitgliedern Berechtigungen zuweisen

Weisen Sie den Benutzern direkt Berechtigungen zu und entfernen Sie Ihre Zuweisungen zu den Benutzergruppen. Dies ist die empfohlene Option.

Wichtig

Es wird kein separater Berechtigungssatz angelegt.

• Benutzergruppenmigration

Verwenden Sie weiterhin dieselbe Gruppe von Berechtigungen, die Sie für Ihre Benutzergruppe festgelegt haben. Kombinieren Sie die Berechtigungen der Benutzergruppen in einem neuen Berechtigungssatz. Der neue Berechtigungssatz wird allen Mitgliedern der Benutzergruppe zugewiesen.

In der Liste können Sie für jede Benutzergruppe definieren, ob Sie den Mitgliedern den Berechtigungssatz zuweisen oder ob Sie in einen Berechtigungssatz konvertieren möchten.

Anschließend gehen Sie auf die nächste Seite mit Weiter:

Nach dem Abschließen sind alle Benutzergruppen gelöscht.

• Berechtigungssätze

Bei den Benutzergruppen, die mit der Option in einen Berechtigungssatz konvertieren versehen hat, wurden Berechtigungsätze angelegt.

Die anderen Benutzergruppen wurden weder angelegt noch Usern zugewiesen, weil keine User mit diesen Benutzergruppen versehen wurden.

Warum ist diese Aktion notwendig?

Diese Änderung stellt sicher, dass Ihre Berechtigungsverwaltung auch nach dem Update auf BC 25 reibungslos funktioniert.

Diese Vorbereitungen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass keine Unterbrechungen in der Zugriffsverwaltung Ihrer Systeme auftreten. Wir empfehlen allen RELion ONE-Nutzern, diese Schritte umgehend vor der Einführung von BC 25 durchzuführen, um einen nahtlosen Übergang und die Integrität der Systemberechtigungen zu gewährleisten

Archiv kompakt

Wenn die Konvertierung durchgelaufen ist und Archiv kompakt eingesetzt wird, dann müssen Sie bei allen Usern den RELAAK Berechtigungssatz separat vergeben. Sonst können Sie Archiv kompakt nicht nutzen, denn AAK fragt den direkten AAK Berechtigungssatz ab.

Neuanlage Benutzer und Berechtigungen

Zu Beginn werden zunächst alle Benutzer in Business Central angelegt. Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle Benutzer.

Benutzerkarte

Um eine neue Benutzerkarte anzulegen, öffnen Sie auf dieser Page Benutzer im Menüband die Funktion +Neu. Das Fenster ist in verschiedene Inforegister gegliedert. Da mittlerweile der Zugriff auf Business Central hauptsächlich durch die sogenannte Windows Authentifizierung erfolgt, tragen Sie im Feld Windows-Benutzername den jeweilig gültigen Active Directory-Benutzer an, wobei das Format Domäne\Benutzername verwendet wird.

Eine Datenbank Authentifizierung für bestimmte Anwender ist immer noch möglich. In diesem Fall muss unter dem Inforegister Business Central-Kennwortauthentifizierung ein entsprechendes Kennwort hinterlegt werden (bitte auf jeden Fall das Feld Der Benutzer muss bei der nächsten Anmeldung das Kennwort ändern aktivieren).

Hinweis

Datenbank Authentifizierung vs. Windows Authentifizierung

Datenbank Authentifizierung bedeutet, dass der Mitarbeiter – nach dem auf das Symbol von BC geklickt hat – ein erneutes Anmeldefenster erscheint, in dem er sich jetzt an der Datenbank anmelden muss. „Windows Authentifizierung“ bedeutet, dass der Mitarbeiter auf das BC-Symbol klickt und dann befindet er sich direkt in „seinem“ BC-Umfeld. Ein erneutes Anmelden an der BC-Datenbank entfällt also.

Im Feld Vollständiger Name können Sie den vollen Namen des Benutzers hinterlegen. Optional können Sie die Kontakt-E-Mail des Benutzers angeben.

Im Feld Authentifizierungs-E-Mail können Sie die entsprechende Mailadresse bzw. Kennung für Office 365 (Cloud) hinterlegen.

Inforegister Benutzerberechtigungssätze

Bedingt durch die Zuordnung der Benutzergruppe wurden die dort vorhandenen Berechtigungssätze auf „meinen“ Benutzer übertragen. Es ist möglich, mehrere Gruppen zu einem Benutzer zu zuordnen – inklusive einer festen Zuweisung, für welchen Mandanten das Ganze gilt.

Das bedeutet: Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten und sollen die gleichen Berechtigungen in einem zweiten Mandanten erhalten, wird im Inforegister Benutzergruppen die Gruppe nochmals – mit der Zuordnung zu dem zweiten Mandanten – angelegt.

Des Weiteren können Sie, falls notwendig, einzelnen Anwendern zusätzliche Berechtigungssätze separat zufügen. In diesem Fall wechseln Sie in das Inforegister Benutzerberechtigungssätze und klicken in eine leere Zeile.

Mit dem Drop-Down-Pfeil im Feld Berechtigungssatz wählen Sie aus der Liste einen Berechtigungssatze aus, den Sie hinzufügen möchten. In der Spalte Mandant legen Sie den entsprechenden Mandanten fest, für den dieses Recht gelten soll.

Zum Thema „Mandant“ nochmals eine kleine Zusammenfassung

In einem Unternehmen, in dem mehrere Firmen auf einer gemeinsamen Datenbank als eigene Mandanten verwaltet werden, erfolgt eine Zuweisung zu dem einzelnen Mitarbeiter, dem die Berechtigungen für einzelne Mandanten eingeräumt werden.

Das heißt: der betreffende Mitarbeiter/Mitarbeiterin kann dann nur in dem jeweiligen Mandanten arbeiten, in weiteren Mandanten fehlen ihm die Berechtigungen.

Wichtig

Falls ein Mitarbeiter die Genehmigung erhält in mehreren Mandanten arbeiten zu dürfen und der Zugriff mandantenspezifisch eingeschränkt wird, bedeutet dies folgendes:

• Wird mit Benutzergruppen gearbeitet, muss dem betreffenden Benutzer die entsprechende Gruppe mit der Zuweisung im Unternehmensname hinterlegt werden.

• Arbeiten Sie mit der manuellen Vergabe von einzelnen Berechtigungssätzen bei einer Benutzerkarte, müssen u. U. die Berechtigungen mehrfach vergeben werden – immer im Zusammenhang mit einer Auswahl im Feld Mandantenname.

Hinweis

Allerdings hat es sich bereits bei NAV 2013 gezeigt, dass es einige Stellen gibt – beispielweise beim Aufruf des „Kontenschemas“ – bei dem die Einschränkung auf Mandanten eher hinderlich war. Hier kam es vermehrt zur Meldung: Sie haben keine Berechtigung Cost. Acc. Schedulename zu lesen… Erst nachdem der Administrator die Einschränkung auf die einzelnen Mandanten herausgenommen hatte, konnte der Anwender das Kontenschemata aufrufen.

Löschen von zugewiesenen Berechtigungen

Berechtigungen aus einer Benutzerkarte können Sie löschen, indem Sie auf die drei Punkte klicken und im Kontextmenü Zeile löschen auswählen. Alternativ platzieren Sie Ihren Cursor auf die betreffende Zeile und drücken die Tastenkombination STRG + ENTF.

Wichtig

Sofern Sie eine Benutzergruppe aus der Benutzerkarte entfernen, werden alle mit der Gruppe verbundenen Berechtigungen aus dem entsprechenden Register der Benutzerkarte mitgelöscht.  

RELion Lizenz Benutzer

Das RELion-User-Modell ist Named User analog zu Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC). Dies bedeutet, dass jeder Benutzer mit seinem Login-Namen angemeldet sein muss. Die Anzahl der RELion-User muss nicht zwingend der Anzahl der BC-User entsprechen. Die RELion-User können auch eine Untermenge der BC-User sein. Deshalb gibt es für die RELion-User eine weitere Ebene, in der diese verwaltet werden. BC-User können unabhängig von den RELion-Usern verwaltet werden. RELion-User setzen immer entsprechende BC-User voraus!

Alle RELion-User, die das System nutzen, müssen einmalig und Mandantenübergreifend in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer eingerichtet werden.

Wichtig

Voraussetzung für die Einrichtung von RELion-Usern ist die Installation einer gültigen RELion-Lizenz.

Ergänzung Berechtigungssatz

Damit RELion-User beim ersten Login automatisch in die Tabelle RELion Lizenz Benutzer eingetragen werden, muss diese Tabelle entsprechende Berechtigungen erhalten.

RELion User erstmalig erfassen

Beim ersten Login eines Users ins System, wird für den betreffenden User automatisch ein Datensatz in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer erstellt und dieser auch für RELion aktiviert. Im Idealfall muss sich also niemand um die Einrichtung der RELion-User im System kümmern.

Es ist aber natürlich auch möglich, dass sich ein Admin-User zuerst einloggt und dann die übrigen RELion-User erfasst. Dazu kann er jeden User einzeln erfassen oder über die Funktion Einlesen aus Benutzertabelle alle aktiven Benutzer importieren lassen.

Hier ist es dann möglich, die RELion-Benutzer gleich freizuschalten oder die Benutzer erst zu importieren und danach manuell die entsprechenden Haken zu setzen.

Hinweis

Es können nur so viele RELion-User mit Haken versehen werden, wie die RELion-Lizenz enthält!

RELion User ändern

Durch setzen oder entfernen des Hakens im Feld RELion Benutzer können vorhandene RELion-Benutzer jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden. Einträge in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer können auch jederzeit gelöscht werden. Danach hat der betreffende User keine Login-Berechtigung mehr für RELion.  

Benutzer Einrichtung

Neben dem Thema Berechtigungen und dem Zuweisen derselben, gibt es noch zwei weitere Einstellungen, die sich rund um das Thema Benutzer drehen. Eine davon ist die Benutzer Einrichtung.

Hier haben Sie die Möglichkeit, die sogenannten Buchungszeiträume einzuschränken. Dazu hinterlegen Sie bei Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis einen entsprechenden Zeitraum (z. B. 01.01.2022 bis 31.01.2022).

Warum ist das Einschränken der Zeiträume notwendig?

Das Einschränken der Buchungszeiträume verhindert, dass versehentlich (oder absichtlich) in die „Vergangenheit“ oder in die „Zukunft“ gebucht wird. Eine Buchung im falschen Zeitraum verursacht im schlimmsten Fall eine Kettenreaktion:

• Die Umsatzsteuervoranmeldung für den Zeitraum ist falsch.
• Die Statistiken/Auswertungen für den Zeitraum sind falsch.
• Möglicherweise ist auch die Jahresbilanz betroffen, usw.

Damit so etwas nicht passieren kann, wird über das System die Möglichkeit zur Verfügung gestellt, die Zeiträume „passend“ einzuschränken. Als weitere Einstellung kann auch die Protokollzeit anhand des Zeitprotokolls, wann sich der betreffende Benutzer an- und wieder abgemeldet hat, dokumentiert werden.

Auch in der Finanzbuchhaltung Einrichtung selbst gibt es diese beiden Felder Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis. Das System prüft grundsätzlich beide Einrichtungskarten.

Hinweis

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Inforegister Allgemein empfiehlt es sich immer das aktuelle Geschäftsjahr zu hinterlegen. In der Benutzer Einrichtung sollte pro Anwender entschieden werden, in welchem Zeitraum dieser buchen darf.

Verkäufer/Einkäufer Code

Des Weiteren ist in der Tabelle Benutzer Einrichtung die Spalte Verk.-/Einkäufercode. Hier können Sie den einzelnen Benutzer mit dem Verkäufer- bzw. Einkäufer-Code verknüpfen.

Oftmals werden diese Codes auch in den Belegen verwendet bzw. mit ausgegeben, daher ist es sinnvoll die Liste mit den Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) zu pflegen. Ebenso wird diese Liste genutzt, um über Business Central die Benachrichtigungen zu verschicken.

Profil (Rollencenter)

Beim Starten von Business Central wird das zugeordnete Rollencenter des eingerichteten Profils angezeigt. Ist dem jeweiligen Nutzer kein Profil zugeordnet, wird standardmäßig das Profil angezeigt, dass als Standardprofil greifen muss.

Über die Suche öffnen Sie die Liste Profile (Rollen). Hier können Sie die Standardrollencenter definieren und benutzerdefinierte Rollen erstellen.

Berechtigungssätze RELion Standard

RELion hat einige rollenspezifische Berechtigungssätze vordefiniert. Hierbei orientiert sich RELion stark an Microsoft Dynamics BC 365. Folgende Berechtigungssätze gibt es:

R12 BASIS

Wie bereits oben erwähnt benötigt jeder User die Basis Rolle, um den BC-Client zu starten. In diesem speziellen Berechtigungssatz ist die Grundberechtigungen bestimmter Tabellen und weiterer Objekttypen enthalten.

R12 BUCHHA

Inhaber der Rolle R12 BUCHHA hat schreibenden Zugriff auf alle/eingeschränkte Mandanten für alle Aufgaben rund um die Buchhaltung und deren Aufgaben.

Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Buchen 
Anlegen und Ändern der Stammdaten
Zahllauf
Konten abstimmen
Mahnung
Journal
Buchen der Mieten
Anlegen und Änderung der Sollstellung
Lastschriftmandate
Mahnung
Einzugsvereinbarungen

R12 UVA

Der Inhaber der Rolle R12 UVA hat schreibende Zugriffe auf alle Aufgaben rund um die UVA.

Aufteilung in UVA DE und UVA AT

R12 Kreditmanager

Der Inhaber der Rolle R12 Kredit Manager hat schreibenden Zugriff auf alle Aufgaben rund um den Kreditmanager.

R12 CONTROLLING

Der Inhaber der Rolle R12 Controlling hat lesenden Zugriff auf alle/eingeschränkte Mandanten. Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Volle Lese-Berechtigung auf alle Daten

R12 EXT.HAUSVW

Der Inhaber der Rolle R12 EXT HAUSVW hat schreibenden Zugriff für alle Aufgaben rund um die Hausverwaltung.

Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Sachposten
Debitorenposten und Kreditorenposten
Anlegen und Ändern der Stammdaten
Lastschriftmandate
Objekte
BK Abrechnung und Wirtschaftsplan
Einzugsvereinbarungen
Darlehen
Verwalterhonorar
Einheitenschnellerfassung
Index
Umsatzmietverträge

R12 MITGLIEDER

Inhaber der Rolle R12 MITGLIEDER hat schreibenden Zugriff auf alle/eingeschränkte Mandanten für alle Aufgaben rund um die Mitgliederverwaltung.

Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Anlegen und Ändern der Mitglieder
Anlegen und Verwalten der Anteile
Wohnungsbauprämien
Mitglieder Genehmigungsprozess
Dividendenberechnung

R12 OBJEKTVW

Inhaber der Rolle R12 OBJEKTVW hat schreibenden Zugriff auf alle/eingeschränkte Mandanten für alle Aufgaben rund um die Objektverwaltung und deren Aufgaben.

Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Anlegen und Bearbeiten von Mietverträgen
Anlegen und Ändern der Stammdaten
Anlegen und Ändern der Sollstellung
Einzugsvereinbarungen
Lastschriftmandate
Mahnung
Sachposten
Debitorenposten und Kreditorenposten
Objekte
BK Abrechnung und Wirtschaftsplan
Darlehen
Verwalterhonorar
Einheitenschnellerfassung
Index
Umsatzmietverträge

R12 POWERUSER

Der Inhaber der Rolle R12 Poweruser hat schreibenden Zugriff auf alle Mandanten für alle Bereiche. Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Lese und Schreibberechtigung auf alle Tabellen

Wichtig

Dieser Berechtigungssatz sollte nur Key-Usern vergeben werden. Da hier alle Berechtigungen freigegeben sind, sollte dieses Zugriffsrecht mit äußerster Sorgfalt vergeben werden.

R12 SETUP

Inhaber der Rolle R12 SETUP hat schreibenden Zugriff auf alle Mandanten rund um die Einrichtungstabellen. Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Lesen, Einfügen, Bearbeiten und Löschen auf Alle Setup Tabellen

R12 INST

Inhaber der Rolle R12 INST hat schreibenden Zugriff für alle Aufgaben rund um die Instandhaltung.

Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Einrichtungen für Instandhaltung
Einrichtung Ticket (Empfehlung: Schreibberechtigung Tabelle Ticket Typen 5052506 nur für eingeschränkten Benutzerkreis zulassen)
Ticket Bearbeitung
Schadensmeldungen
EK-Belege
VK-Belege
Ausstattungen
Einrichtung Problemlösungsbereich
Versicherungsmeldungen
Rechnungseingangsbuch

R12 PROJEKT/BAU

Inhaber der Rolle R12 PROJEKT/BAU hat schreibenden Zugriff für alle Aufgaben rund um die Projekte.

Folgende Berechtigungen sind hier enthalten:

Projektverwaltung
Einrichtung Projekt/Bau
EK-Belege
VK-Belege
Leistungsstand

1.9 - Dokumentenversand

Einführung

Dieses Modul ermöglicht, den Versand von Dokumenten für große Mengen an Belegen einheitlich und übersichtlich zu steuern und dabei gleichzeitig den Versand zu protokollieren.

Das Drucken aus dem jeweiligen Bericht heraus bleibt nach wie vor erhalten. Als Plattform für die Zwischenspeicherung der PDF-Dokumente dient die Tabelle RELion Dokument Recherche.

Die Tabelle kommt aus der Verbindung mit Archiv kompakt oder anderen Archivierungslösungen. Mit dem Dokumentenversand wird die Funktionalität erweitert.

Unter Dokumentenversand wird das Erstellen und Abwickeln von Versandaufträgen auf Basis der RELion Dokumente zusammengefasst.

Da es sich oft um viele Dokumente handelt, wird je Vorgang ein Versandstapel erstellt. Wenn Sie beispielsweise 60 Mahnungen erzeugen, werden 60 RELion Dokumente und die dazu gehörenden Versandaufträge automatisch erzeugt. Die 60 RELion Dokumente und Versandaufträge sind alle im selben Versandstapel.

Nach dem Anlegen eines RELion Dokuments (i.d.R. durch den jeweiligen Bericht) werden automatisch ein oder mehrere Versandaufträge angelegt. Alternativ können Sie vorhandene Dokumente auch einzeln versenden, indem Sie die Dokumente auswählen und unter Aktionen Verstandstapel erstellen wählen.

In der RELion Dokument Berichtseinrichtung kann je Bericht Versandauftrag erstellen an:

• kein Versand (=Standard)
• Kontakt
• Vertragspartner und Info-Kontakte
• alle Info-Kontakte

Am jeweiligen Bericht können Sie in der RELion Dokument Druck Einrichtung einstellen, ob der Versand des Dokuments protokolliert werden soll. Die Protokollierung finden Sie direkt in den Aktivitätenprotokollposten am Kontakt, sowie am RELion Dokument in den Infoboxen. Über den Aktivitätenprotokollposten können Sie das Dokument öffnen, dazu wählen Sie den Drilldown auf dem Feld RELion Dokument Nr..

Einrichtung

Belegsendeprofile BC

In Business Central Standard wird das Belegsendeprofil am Debitor bzw. Kreditor angebracht, da in den meisten Branchen Belege an Verkaufs- oder Einkaufsprozesse an die Funktion Buchen und senden gekoppelt sind. Diese Funktionalität wird durch den RELion Dokumentenversand nicht verändert.

Ist als Belegsendeprofil bei einem Debitor (z. B. E-Mail Versand hinterlegt), erscheint beim Buchen und Senden automatisch eine Aufforderung für den Belegversand per Mail.

Belegsendeprofile RELion

In der Immobilienwirtschaft wird nicht nur mit den Mietern und Eigentümern korrespondiert, sondern auch mit Mitbewohnern, Miteigentümern, Nachbarn, Betreuern, Mietinteressenten, Behörden usw., oft auch ohne direkt einen Buchungsprozess im Hintergrund zu haben. In RELion ist das Belegsendeprofil auf der Kontaktkarte untergebracht.

Wird der Adressstamm eingesetzt, kann in RELion das Belegsendeprofil auch am Adressstamm hinterlegt werden. Es wird dann beim Anlegen von Kontakten, Debitoren und Kreditoren automatisch weitergegeben.

Für den Dokumentenversand ist ausschließlich das Belegsendeprofil am Kontakt maßgeblich. Änderungen des Belegsendeprofils im Debitor oder Kreditor werden nicht in den Kontakt bzw. Adressstamm zurückgeschrieben.

Einrichtung Postversand Papier

Für Dokumente, die bei Ihnen im Haus über den Drucker ausgegeben werden sollen, richten Sie ein Belegsendeprofil wie unten aus. Wenn dies die Standardversandart ist, geben Sie diesem Belegsendeprofil den Schalter Standard auf Ja. Dieses Sendeprofil wird für alle Kontakte und Debitoren verwendet, die kein Belegsendeprofil haben.

Hinweis

Dies vereinfacht Ihnen die erste Einrichtung, denn Sie müssen nicht bei allen Kontakten ein Belegsendeprofil eintragen.

Die technische Einrichtung des E-Mail-Versands ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation. Weitere Informationen finden Sie auf Microsoft Business Central.

Einrichtung interner Druck

Als Erste Einrichtung wird die folgende Einstellung empfohlen. Die PDF-Dokumente liegen beim Versand bereits vorgefertigt in der Tabelle RELion Dokumente. Die Standard-Versandart ist der Interne Druck also das Drucken über den eigenen Drucker.

Wichtig

RELion verwendet für den Dokumentenversand nur die Versandart aus dem Inforegister RELion. Die Felder unter Sendeoptionen werden für RELion aktuell nicht unterstützt!

Benutzer Einrichtung

Für die Zustellung per E-Mail muss für die versendeten E-Mails bei jedem Benutzer die E-Mail-Adresse eingerichtet sein. Diese wird automatisch als Absender-E-Mail-Adresse eingetragen.

RELion Dokument Einrichtung

Mit dem Feld Dokumentenversand aktivieren Sie den Dokumentenversand zentral. Mit der Aktivierung öffnet sich auch das Inforegister Dokumentenversand, in dem Sie die folgenden Einrichtungsfelder finden.

RELion Dokument Druck Einrichtung

Ablauf

Versandstapel manuell erstellen

Wählen Sie ein oder mehrere RELion Dokumente und starten Sie unter Aktionen Versandstapel erstellen.

Anhand der Bericht-ID und Kontakt Nr. wird automatisch ein Versandauftrag für das Dokument erzeugt. Ist in der RELion Dokumente Druck Einrichtung zum jeweiligen Bericht ein Belegsendeprofil eingetragen, wird dies für diesen Versand herangezogen. Wenn dort kein Belegsendeprofil hinterlegt ist, wird beim Kontakt gesucht. Ist weder in der RELion Dokument Druck Einrichtung zum Bericht noch am Kontakt ein Belegsendeprofil eingetragen, kommt das Belegsendeprofil mit dem Eintrag Standard zum Tragen.

Versenden über den Start eines Berichts

Mit dem Erstellen der RELion Dokumente aus der Berichtsvorschau wird automatisch ein Versandstapel und ein oder mehrere Versandaufträge erstellt.

Versandstapel

Ein Versandstapel wird immer erzeugt, dieser beinhaltet ein oder mehrere Versandauftrage zu jeweils einem oder mehreren Dokumenten.

Ein Versandstapel gilt als erledigt, wenn alle Versandaufträge erledigt wurden.

Freigabe

Auf der Ebene des Versandstapels können alle Dokumente freigegeben und gelöscht werden. Per Lookup können alle Versandaufträge zum Versandstapel aufgerufen werden und auch einzeln gelöscht, bearbeitet und freigegeben werden.

Ausführen

Bevor Sie den Versandstapel freigeben, können Sie die einzelnen Versandaufträge prüfen in dem Sie auf Feld Anzahl Versandaufträge klicken.

Mit Ausführen starten Sie die folgenden Gruppen von Versandaufträgen nacheinander ab. Es erscheint folgendes Fenster:

2 - Bestandsmanagement

In den Kapiteln sind die Anwenderdokumentationen enthalten.

2.1 - Berichte

🔍 Tipp

Über die Suche können Sie nach dem jeweiligen Bericht filtern.

2.1.1 - Vertragsstammblatt

Beschreibung

Der Bericht dient dazu, alle relevanten Vertragsbestandteile aufzulisten. Hierzu zählen insbesondere:

• Mieter-Stammdaten
• Vermieter-Stammdaten
• Mandant, Objekt und Bearbeiter
• Vertragsstammdaten, insb. Laufzeiteninformationen
• Einheiten
• Sollstellungen (ggf. inkl. Staffelinformationen)
• Indexvereinbarungen
• Umsatzmietvereinbarungen
• Kündigungsbedingungen
• Optionsvereinbarungen
• Lastschriftmandate
• Mietsicherheiten
• Klauseln
• Bemerkungen

Beim Aufruf aus einem Vertrag heraus wird dieser Vertrag entsprechend im Filter RE Vertrag eingetragen. Diesen Filter können Sie bei Bedarf manuell ändern – um z. B. auch mehrere Verträge zu drucken.

Voraussetzung ist, dass ein Mietvertragsdatensatz vorhanden ist.

Optionen

Über die drei folgenden Optionen kann die Ausgabe variiert werden:

Im nachfolgenden Beispielvertrag existieren sowohl aktuelle wie nicht aktuelle Einheiten und Sollstellungen.

Beispiel 1: Alle Optionen deaktiviert

Beispiel 2: Alle Optionen aktiviert

Technische Hinweise

RelC Contract Information (5052296, Berichtsanforderung)

2.2 - Attribute

Einführung

In RELion ist es möglich, für Objekte, Verträge und weitere Tabellen, Eigenschaften zu hinterlegen - ergänzend zu den bereits erfassten Daten. Damit ist kein Anlegen von Zusatzfeldern mehr für jedes Merkmal nötig, sodass die Übersichtlichkeit bei der Erfassung und Pflege der Daten gewahrt bleibt. Durch eine einfache und flexible Datenerfassung werden Attribute angelegt. Ein dynamischer Filter für gezieltes Filtern der angelegten Merkmale (auch mehrerer Merkmalen gleichzeitig) und die Darstellung in einer Infobox sowohl auf den List- als auch auf den zugehörigen Card-Pages wird angezeigt.

Die Inspiration für die Gestaltung der Attribute in RELion kam durch die Umsetzung der Attribute für Artikel in Dynamics 365. Über den Aufruf Attribute im Menüband können – vereinheitlicht für alle relevanten Tabellen – die Attribute angelegt, ein Filter bestimmt und letzterer wieder aufgelöst werden. Ein Verwalten der Attribute ist ebenfalls über die hinzugefügte Infobox für Attribute möglich. Ein individueller Schlüssel trennt die jeweiligen Attributs-Datensätze. D. h., die angelegten Attribute sind nur den jeweiligen Tabellen - also Objekt, Gebäude, Einheitenstämme usw. beziehungsweise den verschiedenen Vertragsklassen - zugehörig, nicht übergreifend. Auch der Filter unterliegt dieser Spezifizierung.

Hinweis

Verfügbar ist diese Funktionalität nach momentanem Stand für folgende Tabellen und Verträge:

• Objekt (T5052250)
• Ausstattung (T5052253)
• Räume & Flächen (T5052262)
• Gebäude (T5052424)
• Hauseingang (T5052424)
• Einheitenstamm (T5052264)
• Zählerstamm (T5052605)
• Verträge (Tabelle RE Contract, T5052336)

Zuletzt wurden die Attribute noch an die Projekte (T167) und Projektplanzeilen (T5052402) angebunden.

Einrichtung

Für die Verwendung von Attributen ist keine spezielle Einrichtung notwendig.

Fallbeispiel

Nehmen wir an, Sie wollen ein Objekt genauer beschreiben. Es soll die Anfahrt des Objekts (Text), der aktuelle Wert (Ganze Zahl) und die Sichtbarkeit des Objekts bei Anfahrt (Optionen) verfügbar sein.

Attribute anlegen

Über die Suche öffnen Sie die Übersicht Objekte. Zum Anlegen von Attributen gibt es zwei Optionen:

1. Über das Menüband Attribute auswählen
2. In der Infobox RELion Attribute auf Bearbeiten klicken.

Darüber hinaus können die Attribute direkt über die Suche aufrufen.

Wichtig

Die erstellten Attribute sind für alle Objekte verfügbar, die jeweils spezifisch angelegten Werte aber nur für das bestimmte Objekt. Achten Sie darauf, dass Sie auf dem richtigen Objekt stehen, für das Sie die Werte erfassen möchten!

Da noch kein Eintrag vorgenommen wurde, ist die Liste leer. Zum Anlegen eines neuen Attributs wählen Sie in der Spalte Attributname Neu aus.

Nun werden die besprochenen Datensätze angelegt. Alternativ können Sie den Aufruf über Neu starten.

Nur für die Art Option können jetzt vordefinierte Werte bestimmt werden. Um das zu tun, wählen Sie bitte Attributwerte in der Menüleiste aus, während sie auf einem Datensatz mit der Art Option stehen. Ansonsten ist dieser Aufruf auch ausgegraut. Hier werden drei Optionen für das Attribut Sichtbarkeit bei Anfahrt angelegt.

Verlassen Sie die Ansicht, dann wird die Übersicht angepasst. Alternativ können sie auch in das Feld Werte klicken, um diese Attributewerte für das Options-Attribut zu erfassen.

Anschließend bestätigen Sie mit OK, jetzt wird in der Attributwerte-Liste das zuletzt markierte Attribut vorbelegt. Nun können Sie die angelegten Attribute mit Werten belegen. Bei der Art Option können Sie den Wert wählen, bei den anderen Arten muss er eingegeben werden.

Auch für die anderen Objekte sind die drei Attribute verfügbar und können jeweils mit Werten belegt werden.

Hinweis

Es sind verschiedene Arten bei den RELion Attributen verfügbar. Neben den schon angesprochenen Optionen gibt es Text, Ganzzahl, Dezimalzahl und Datum.

Bei Dezimalzahl können auch Ganzzahlen als Wert eingegeben werden, aber natürlich nicht umgekehrt. Bei der Art Datum muss der Wert wie ein Datumswert eingetragen werden (z. B. 01.05.2021). Es ist nicht ausreichend, wie sonst in Business Central üblich, einfach 010521 einzugeben.

Die Attribute und deren Werte sind nun angelegt und auch in der Infobox sichtbar.

Wichtig

In bearbeitbaren Listen, wie z. B. Räume und Flächen, ist das Bearbeiten der Attribute durch die Infobox zunächst ausgegraut. Ein erstes Attribut muss über den Aufruf Attribute in der Menüleiste angelegt werden.

Sobald ein Datensatz vorhanden ist, kann die Bearbeitung wie gewohnt auch von der Infobox aus erfolgen.

Hinweis

Das Anlegen und Ändern von Attributen ist nicht nur in der Übersicht, sondern auch auf der jeweiligen Kartenansicht über die Infobox möglich. Bereits in der Übersicht angelegte Werte werden synchronisiert.

Attribute filtern

Es ist möglich, diese Werte auch zu filtern. Diese Ansicht wird geöffnet, indem Sie über die Suche oder im Menüband Nach Attributen filtern wählen.

Sie können hier nach den jeweils in der Tabelle bzw. im Vertrag angelegten Attributen und deren Werte filtern. Öffnen Sie in der Spalte Attributwert über die drei Punkte die Seite Filterwert angeben (bzw. Attributwert auswählen bei Optionen). Dort erhält man Hilfe bei der Eingabe des Filters, beispielsweise sind für Zahlen die Operatoren (>, <, = usw.), für Text die Übereinstimmungs-Parameter (Enthält, Beginnt mit usw.) und für Option die vordefinierten Optionswerte als Bedingung für den Filter verfügbar. So lassen sich die gesuchten Werte detailliert eingrenzen.

Möchten Sie beispielsweise nach Objekten filtern, die einen Wert von mehr als 800.000, aber weniger als 900.000 besitzen, muss folgender Filter eingegeben werden:

Mit OK wird der Filter angewendet. In diesem Beispiel bleibt nur das Objekt OBJ001 übrig, da es als einziges dem eingegebenen Filterkriterium entspricht.

Wichtig

Nach einem bestimmten Attribut, hier z. B. Geschätzter aktueller Wert, kann nur im Rahmen einer Zeile gefiltert werden, nicht mehrfach.

Für komplexere Abfragen muss dann ein kombinierter Filter, z. B. mit größer Wert x und zugleich kleiner Wert y-Systematik bestimmt werden – wie im Beispiel gezeigt. Eine gemeinsame Filterung nach verschiedenen Attributen, z. B. Aktueller Wert, Sichtbarkeit bei Anfahrt etc. ist ebenfalls möglich.

Wählen Sie über die Suche die Funktion Attributefilter löschen, wird der gesamte Filter aufgelöst und es ist wieder die ungefilterte Ansicht zu sehen. Es ist natürlich ebenfalls möglich, einzelne Zeilen in der Filterliste zu löschen und dadurch den jeweiligen Filter aufzulösen.

Hinweis Filtern ist nur auf Übersichtslisten verfügbar und nicht auf der Kartenansicht.

Attribute löschen

Um einen zugeordneten Attributwert zu löschen muss in der jeweiligen Werte-Tabelle einfach die entsprechende Zeile entfernt werden.

Soll das Attribut selbst gelöscht werden, wechseln Sie in die richtige Ansicht.

Hier können Sie dann den Datensatz löschen.

Hier mit Ja bestätigen. Es wird noch darauf hingewiesen, wenn das zum Löschen ausgewählte Attribut im Moment verwendet wird.

Nach abermaligem Bestätigen wird das Attribut gelöscht.

Wichtig

Dieses Beispiel beschäftigt sich mit dem Verwalten von Attributen für Objekte. Das Vorgehen bei anderen Tabellen bzw. bei den Verträgen ist analog. So können auch gleichnamige Attribute bei verschiedenen Tabellen angelegt werden.

2.3 - Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag

Einführung

Bei den Gemeinnützigen Wohnbaugesellschaften in Österreich und den Wohnungsprivatisierern in Deutschland wird der Mieter häufig zum Eigentümer, weil er dabei unterstützt wird, seine Wohnung zu kaufen. Dies hat zur Folge, dass die Forderungen aus den Sollstellungen und anderen Prozessen auf unterschiedliche Forderungskonten gebucht werden müssen. Aktuell wird die Debitorenbuchungsgruppe (und damit das Forderungskonto) in RELion durch den Debitor bestimmt. Aus bilanzieller Sicht ist es aber nicht akzeptabel, Forderungen aus Mieten und Hausgeldern (WEG) sowie sonstige Forderungen auf einem Bilanzkonto auszuweisen. Der zu verwendende Standardkontenrahmen sieht getrennte Konten vor.

Damit Personen nicht mehrfach geführt werden müssen, ein Debitor für den Mietvertrag und dieselbe Person als weiterer Debitor für den WEG Kaufvertrag, gibt es die Möglichkeit, die Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag zu hinterlegen. Die Debitorenbuchungsgruppe bei der Sollstellung wird dann nicht aus dem Debitor, sondern vom Vertrag geholt. So lassen sich Miet- und WEG-Forderungen oder Forderungen gegen Dritte und gegen verb. Unternehmen bilanziell trennen.  

Einrichtung

Debitorenbuchungsgruppen

Zuerst müssen die Debitorenbuchungsgruppen mit den entsprechenden Forderungskonten zugeordnet werden, damit eine korrekte Buchung erfolgen kann. Über die Suchfunktion rufen Sie Debitorenbuchungsgruppen auf und können dann über Neu ein neues Debitorensammelkonto anlegen.

Füllen Sie die Felder der Debitorenbuchungsgruppe-Karte entsprechend.

RE Vertrag Einrichtung

Wird mit der Debitorenbuchungsgruppe aus dem Vertrag gearbeitet und nicht mit der Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor, so wird in der RE Vertrag Einrichtung, im entsprechenden Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe bzw. Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe per Lookup die gewünschte Debitorenbuchungsgruppe gewählt.

Bei Erstellung eines neuen Mietvertrages wird nun die dort hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe automatisch in den Mietvertrag bzw. in den WEG Kaufvertrag übertragen. Bleiben die Felder (bis auf die Pflichtfelder) in der RE Vertrag Einrichtung leer, so wird die Debitorenbuchungsgruppe vom jeweiligen Debitor genommen. Das Feld Debitorenbuchungsgruppe im Vertrag ist dann nicht editierbar.

Wichtig

Wird die Debitorenbuchungsgruppe in der RE Einrichtung geändert oder entfernt, dann erfolgt eine Prüfung, ob die zuvor hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe bereits in Verträgen vorhanden ist. Es erfolgt eine Benachrichtigung „Die Debitorenbuchungsgruppe ist bereits in Verträgen vorhanden! Die entsprechenden Verträge können Sie hier sehen“ (Über nebenstehenden Link gelangt man zu den betroffenen Verträgen und kann dort bei Bedarf die Debitorenbuchungsgruppe manuell ändern).

Eine Änderung in der RE Vertrag Einrichtung ist zulässig, wirkt sich aber ausschließlich auf künftige Prozesse aus! Bei Entfernen der Debitorenbuchungsgruppe in der RE Vertrag Einrichtung wird für zukünftig erstellte Verträge die Debitorenbuchungsgruppe vom Debitor genommen. Die hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag bleibt in diesem Fall stehen, wird jedoch nicht mehr berücksichtigt. Das Feld ist dann nicht mehr editierbar! Die bestehenden Buchungen bleiben auf der ursprünglichen Buchungsgruppe. Direkte Postenausgleiche zwischen Posten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen sind nicht möglich!

Debitorenbuchungsgruppen übertragen

Um zu Beginn des Wechsels auf ein Arbeiten mit der Debitorengruppe am Vertrag zu erleichtern gibt es die Stapelverarbeitung Übertragen der Debitorenbuchungsgruppen. Ist im Inforegister Allgemein in den Feldern Mieter Debitorenbuchungsgruppe und bzw. oder Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe ein Wert eingegeben, so wird die Debitorenbuchungsgruppe in alle Verträge, bei denen das Feld nicht gefüllt ist, übertragen.

Anschließend öffnet sich das Protokoll mit allen Verträgen und den alten und ggf. neuen Werten. Hier werden alle Verträge aufgelistet, auch die, bei denen keine Debitorenbuchungsgruppe ergänzt wurde.

Hinweis

Wurde diese Stapelverarbeitung bereits ausgeführt und es findet eine Änderung der Debitorenbuchungsgruppe in der RE Einrichtung statt, so wirkt sich diese Änderung bei wiederholter Ausführung der Stapelverarbeitung ausschließlich für Verträge aus, in denen das Feld Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt ist. Eine Infomeldung nach der Ausführung weist auf die jeweilige Anzahl der Änderungen hin.

Mietvertrag und WEG Kaufvertrag

Sowohl am Mietvertrag als auch am WEG Kaufvertrag befindet sich im Inforegister Allgemein das Feld Debitorenbuchungsgruppe. Dieses Feld ist nur bei vorhandener RE Vertrag Einrichtung editierbar und kann manuell geändert werden. Es wird aber durch die verschiedenen Prozesse, durch die ein neuer Vertrag generiert wird, automatisch mit dem Wert aus der RE Vertrag Einrichtung gefüllt.

Wichtig

Sie können in dem Feld über den Lookup eine andere Debitorenbuchungsgruppe auswählen, als in der RE Vertrag Einrichtung hinterlegt ist. Es erscheint daraufhin die folgende Benachrichtigungsmeldung: „Es existieren bereits Buchungen mit Debitorenbuchungsgruppe x, die neue Debitorenbuchungsgruppe gilt nur für zukünftige Buchungen.“

Eine Änderung am Vertrag ist somit zulässig, wirkt sich aber ausschließlich auf künftige Prozesse aus! Eine Entfernung der Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag ist nicht möglich.

Bei vorhandenen Buchungen bleiben die ursprünglichen Buchungsgruppen bestehen. Direkte Postenausgleiche zwischen Posten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen sind nicht möglich!

Eine Buchung bei vorhandener Einrichtung ist ohne Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag nicht möglich, es erscheint bei Erstellung von Buchblattzeilen ein Hinweis auf die fehlende Debitorenbuchungsgruppe. Das Feld muss, sobald die Einrichtung vorhanden ist, immer gefüllt sein.

Ablaufschema

1. In den Vermietungsprozessen wird die Debitorenbuchungsgruppe automatisiert in den Vertrag geschrieben, wenn diese in der RE Vertrag Einrichtung vorhanden ist. Im Neuvermietungsprotokoll wird darauf hingewiesen.
2. In den Buchungsprozessen prüft das System immer zuerst, ob das relevante Feld (RE Vertrag Einrichtung) einen Wert enthält. Ist dies nicht der Fall, holt sich das System wie bisher die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor.
3. Wenn 1. zutrifft, wird zugleich geprüft, ob im zugehörigen Vertrag eine Debitorenbuchungsgruppe vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Fehlermeldung und die Debitorenbuchungsgruppe muss im Vertrag nachgetragen werden!
4. Wenn 2. zutrifft, wird die Debitorenbuchungsgruppe des Debitors in die Buch.-Blattzeile bzw. den Verkaufskopf übernommen.
5. Im Buchungsprozess (bleibt unverändert!) wird das Debitorensammelkonto der Debitorenbuchungsgruppe dann für die Forderungsbuchung verwendet.

Fallbeispiele

Vermietungsprozesse

Neuvermietungsassistent

Die Debitorenbuchungsgruppe wird in den neuen Mietvertrag übernommen, wenn im RE Vertrag Einrichtung das Feld Mieter Debitorengruppe gefüllt wurde. Ist keine Einrichtung vorhanden, so kommt die Debitorenbuchungsgruppe des Debitors zu tragen.

Zumietung von Einheiten

Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn vorhanden.

Vertragswechsel

Die Debitorenbuchungsgruppe des ursprünglichen Vertrags bleibt unverändert. Es wird nicht die Debitorengruppe aus der RE Vertrag Einrichtung übernommen.

Nachtragsvertrag erstellen

Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn vorhanden.

WEG Prozesse

Neuer WEG Kaufvertrag

Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.

Vertragswechsel / Verkauf

Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Mietvertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.

Zukauf von Einheiten

Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn Einrichtung vorhanden.

Verkauf einzelner Einheiten

Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.

Einheit Schnellerfassung

Wenn in der Einheit Schnellerfassung die Option Vertrag zusammenfassen aktiviert ist, bleibt die Debitorenbuchungsgruppe des ursprünglichen Vertrags bestehen, sofern sie vorhanden ist.

Ist diese Option nicht aktiviert und ein separater Vertrag vorhanden, dann wird die Debitorenbuchungsgruppe aus der RE Vertrag Einrichtung in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.  

Weiterführende Themen

Mieter Debitorenbuchungsgruppe ist nicht gefüllt

Nachfolgend werden anhand von Beispielen gezeigt, wie der Ablauf ist, wenn die Mieter Debitorengruppe nicht gefüllt ist.

1. Buchen einer Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt. Die Debitorenbuchungsgruppe muss im Debitor gepflegt werden.

In der Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift wird die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor übernommen.

2. Sollstellungen buchen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt.

Die Debitorenbuchungsgruppe wird im Debitor gepflegt.

3. Buchung der Gebühren bei Mahnungen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt. Analog der Verkaufsrechnungen/-Gutschriften und Sollstellungen wird die Debitorenbuchungsgruppe dann aus dem Debitor gezogen.

Mieter Debitorenbuchungsgruppe ist gefüllt

Nachfolgend werden anhand von Beispielen gezeigt, wie der Ablauf ist, wenn die Mieter Debitorengruppe gefüllt ist.

1. Buchen einer Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt.

Die Debitorenbuchungsgruppe wird immer aus dem Mietvertrag übernommen, nicht aus der RE Vertrag Einrichtung.

Hinweis

Fehlt die Einrichtung des Mietvertrages obwohl die RE Vertrag Einrichtung gepflegt ist, wird eine Fehlermeldung beim Eintrag der Einheitennummer in der Verkaufsrechnung ausgegeben. Die Debitorenbuchungsgruppe muss dann erst am Vertrag hinterlegt werden (manuell direkt am Vertrag oder über den Report in RE Vertrag Einrichtung Debitorenbuchungsgruppe übertragen).

Die Einheitennummer muss immer eingetragen werden. Hier findet das System die relevanten Daten.

Sollen die Debitorenbuchungsgruppen wieder aus den Verträgen genommen werden, muss dies zuerst in den Mietverträgen geschehen, da diese sobald die RE Vertrag Einrichtung heraus genommen wird nicht mehr änderbar sind.

2. Sollstellungen buchen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt. Die Debitorenbuchungsgruppe, die bereits am Debitor hinterlegt ist, ist in diesem Fall nicht relevant.

Fehlermeldung bei vergessener Vertragspflege.

3. Buchung der Gebühren bei Mahnungen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt. Analog der Verkaufsrechnungen/-Gutschriften und Sollstellungen muss die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Vertrag kommen.

2.4 - EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Einführung

Der Schutz von personenbezogenen Daten rückt immer weiter in den Vordergrund. Die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) gibt dafür die Richtlinien vor. In RELion sind personenbezogene Daten an vielen Stellen zu finden. Sie sind nicht nur mit den Stammdaten (Kontakt, Debitor, Kreditoren usw.), sondern auch über Tabellenrelationen mit vielen weiteren Tabellen verknüpft. In den einzelnen Prozessen werden Kontaktdaten mit Debitoren und Verträgen verknüpft und an Belege weitergereicht.

Selbstverständlich kann ein Auskunfts- und Anonymisierungswerkzeug in RELion nur die personenbezogenen Daten innerhalb von RELion und Business Central-Standardtabellen berücksichtigen. Dokumente in Archiv-Systemen, Informationen in Dateien im File-System etc. bleiben unberücksichtigt.

Hinweis

Einige Funktionen (z. B. die Durchführung der Pseudonymisierung im Stapel oder die Rückgängig Funktion) sind im Basismodul nicht enthalten und daher in der Beschreibung mit K gekennzeichnet, da diese zum optionalen Komfortmodul gehören.

In einer zentralen Tabelle werden die Anfragen zur Auskunft bzw. Anonymisierung gesammelt. Der Aufruf zur Erstellung einer Anfrage kann aus verschiedenen Ebenen erfolgen.

Anfrage für Auskunft

• Ermittlung der gespeicherten Daten
• Druck eines Reports
• Bereitstellung der Daten in Form einer Excel-Tabelle

Anfrage für Anonymisierung

• Ermittlung der gespeicherten Daten
• Druck eines Reports zur Protokollierung
• Pseudonymisierung durchführen
• Ggf. Zurücksetzen der Pseudonymisierung
• Löschung der Anfrage

Nach erfolgreicher Prüfung der Voraussetzungen (z. B. sind alle Verträge beendet, alle Forderungen beglichen, etc.) werden zunächst die Daten intern gesichert (Datensafe). Anschließend können Sie die Daten pseudonymisieren. Bis zum Ablauf der Quarantäne könnten die Daten wiederhergestellt werden. Erst nach Ablauf der Quarantänefrist, sind die Daten dauerhaft umbenannt und damit anonymisiert.

Einrichtung

Bevor Sie in RELion mit dem Modul EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) arbeiten, nehmen Sie bitte folgende grundlegende Einrichtungen vor.

DSGVO Einrichtung

Über die Suche öffnen Sie die DSGVO Einrichtung. Hier legen Sie die Fälligkeit für die Pseudonymisierung und die Quarantäne fest.

DSGVO Basistabellen Einrichtung

Öffnen Sie über die Suche die DSGVO Basistabellen Einrichtung. Hier wird bestimmt, von welchen Stammdatentabellen aus, die verbundenen Tabellen und Felder ermittelt werden sollen. Voreingestellt sind: Debitor, Kontakt und Adressstamm.

DSGVO Verarbeitungseinrichtung

Von den Basistabellen ausgehend, ermittelt RELion selbständig die verbundenen Tabellen und deren Felder und stellt diese in der Übersicht DSGVO Verarbeitungseinrichtung zusammen. Öffnen Sie die DSGVO Verarbeitungseinrichtung zu der Tabelle Debitor (18) und Sie erhalten folgende Darstellung:

Zunächst erscheint die Tabelle Debitor (18) komplett mit allen Feldern, die potenziell personenbezogene Daten beinhalten könnten. Dezimalfelder, Boolesche Felder und Optionen werden dabei nicht berücksichtigt. Darunter liegt die Tabelle Debitorenposten usw.

Die Tabelle ist farblich unterschiedlich markiert:

1. Beginn einer Tabelle ist blau hervorgehoben.
2. Die relevanten Felder sind in grün dargestellt.
3. Die nicht relevanten Felder sind grau markiert.
4. Braune Blob-Felder sind Bild-Dateien oder andere Dateien (z. B. PDF, Excel), die bei der Anonymisierung gelöscht werden.

Falls einige Felder rot/kursiv dargestellt werden, dann sind diese Felder in der Datenbank nicht aktiviert.

Mit dem Häkchen in der Spalte Relevant bestimmen Sie, welche Felder letzlich anonymisiert werden und mit dem Häkchen in der Spalte Drucken steuern Sie die Druckausgabe. Diese Einrichtung muss auch in den anderen Basistabellen (z. B. Kontakt, Adressstamm) detailliert geprüft und ggf. ergänzt werden.

Wichtig

Nach einem Update oder einer Ergänzung per Change-Request (CR-Verfahren) muss die Einrichtung aktualisiert werden. Damit wird die aktuelle Tabellen- und Feldstruktur berücksichtigt. Dies kann RELion für Sie vornehmen, Sie können die Felder aber auch manuell hinzufügen. Hierzu wählen Sie rechts oben Einstellungen/Personalisieren. Die Tabellen können nun mit +Feld personalisiert werden.

Die Einrichtungen in DSGVO Basistabellen und DSGVO Verarbeitungseinrichtung gelten global für alle Mandanten und für alle laufenden Anfragen und damit verbundenen Vorgänge.

Berichtstexte einrichten

Für den Ausdruck der Anfrage werden die Textinhalte im RE Berichtstexte festgelegt. Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle RE Berichtstexte. Wählen Sie Neu und es öffnet sich das Fenster RE Berichtstext. Nun tragen Sie Ihre gewünschten Textpassagen ein, die dann das Grundgerüst Ihres Ausdrucks bestimmen.

Die Felder Eigentümer/Mieter, Objektnr., Geschäftsvorfallscode, Einheitennr. und Einheitenhistorie im Inforegister Allgemein werden nicht benötigt und bleiben leer.   In unserem Beispiel sind die Felder bereits befüllt:

Danach klicken Sie im Menüband auf Berichtszuordnung und geben die Bericht ID 5164405 ein. Nur wenn diese ID eingetragen ist, dann ist der Ausdruck mit den Daten der Anfrage verknüpft.

Wichtig

Die Texte und die Berichtszuordnung müssen für jeden Mandanten eingerichtet werden!

Berechtigungseinstellung DSGVO

Nicht alle Bearbeiter werden wahrscheinlich die gleichen Nutzungsrechte auf die personenbezogenen Daten haben. Um das zu regeln, werden zuvor die Berechtigungseinstellungen festgelegt. Für die verschiedenen Aufgaben in der DSGVO sind folgende Berechtigungssätze einzurichten und den jeweiligen Anwendern zuzuordnen.

Über die Suche öffnen Sie den Benutzer und wählen die Tabelle Berechtigungssätze aus. Wählen Sie dann einen Berechtigungssatz aus und klicken im Menüband auf Zugriffsrechte. Anschließend wählen Sie dann mit Berechtigungssatz auswählen die jeweiligen Berechtigungssätze.

• DSGVO_ANFR_AUSKUNFT

Diese Berechtigungen sind für das Erstellen einer DSGVO-Anfrage und des Auskunftsreports notwendig.

• DSGVO_ANONYMISIERUNG

Diese Berechtigungen sind für das Anonymisieren notwendig.

• DSGVO_EINRICHTEN

Diese Berechtigungen sind für das Bearbeiten der Einrichtungstabellen notwendig.

• DSGVO_ZURÜCKSETZEN

Diese Berechtigungen sind notwendig, um die Pseudonymisierung zurückzusetzen und die Daten wieder in den Ursprungszustand zu setzen.

Wichtig

Um eine deutsche Beschriftung der Objektnamen anzuzeigen, fügen Sie der Tabelle durch Einstellungen/Personalisieren mit +Feld das Feld Objektbeschriftung hinzu. Dies gilt ebenfalls für die nachfolgenden Tabellen DSGVO_ANONYMISIERUNG, DSGVO_EINRICHTEN und DSVGO_ZURÜCKSETZEN.

Alle Tabellen, die in der Verarbeitungseinrichtung aufgeführt sind, müssen in den Berechtigungssätzen für die Bearbeiter, die berechtigt sind Pseudonymisierungsarbeiten durchzuführen, eingerichtet werden.

Wichtig

Darüber hinaus muss eine ausreichende Einrichtung der RE Berichtstexte und Berichtszuordnung (5164406) eingerichtet sein, damit die Vor- und Nachtexte für das Anschreiben erstellt werden können.

Änderungsprotokolleinrichtung

Um die Änderungen an der Einrichtung später noch nachvollziehen zu können, sollten die drei Einrichtungstabellen der DSGVO 5164400 bis 5164402 protokolliert werden. Bei versehentlichen Löschungen wären die Einrichtungen damit wieder herstellbar.

Öffnen Sie mit der Suchfunktion Änderungsprotokoll Einrichtung und wählen dann im Untermenü Einrichten die Funktion Tabellen. Wählen Sie die Tabellen 5164400 bis 5164402 und stellen bei diesen Alle Felder ein.

Bitte beachten Sie, dass bei den Tabellen zu den Anfragen nur die allerwichtigsten Key-Felder protokolliert werden, damit sich die Anfrage nicht selbst protokolliert, d.h., die Felder: Anfrage für Name, Anfrage für Name 2 usw. dürfen nicht angehakt sein, da sonst trotz Anonymisierung die ursprünglichen personenbezogenen Daten in Form von Änderungsprotokollposten erhalten bleiben. Außerdem dürfen die Tabellen 5164404 bis 5164407 nicht protokolliert werden!

In der Tabelle DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) erfolgt eine teilweise Protokollierung und kann dementsprechend angepasst werden:

Fallbeispiel

Nachdem die grundsätzliche Einrichtung abgeschlossen ist, erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels den Prozessablauf einer Anfrage bzw. Anonymisierung.

Erstellen einer Anfrage

Zur Erstellung einer Anfrage wählen Sie zunächst den Kontakt aus. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Kontakte
2. Übersicht Kontaktfocus
3. Globale RE Kontakte
4. Global-RE-Adressstamm Übersicht

Die Anfrage zum Datenschutz erfolgt mandantenübergreifend, vorausgesetzt der Adressstamm ist eingerichtet. Markieren Sie dazu den gewünschten Kontakt. Wählen Sie im Untermenü Anfragen zum Datenschutz und bestätigen Sie mit Ja. RELion erstellt automatisch eine Anfrage zu diesem Kontakt mit der Vorbelegung Art der Anfrage Auskunft.

Hinweis

Vorausgesetzt es wurde bereits eine Anfrage zum Datenschutz erstellt, öffnet sich das Fenster DSGVO Anfrage/Anonymisierung sofort. Zusätzlich ist im Feld Anfrage zum Datenschutz ein Häkchen aktiviert.

Erteilen der Auskunft

Im Inforegister Allgemein können Sie optional die Adressdaten des Anfragenden im Feld Anfrage von hinterlegen. Beim Daten ermitteln wird automatisch ein Bezug zu einer Zuständigkeitseinheit gesucht. Sobald in RELion ein Vertrag gefunden wird, werden sie in den Feldern Mandant Verwaltungs-ZE und die Verwaltungs-ZE angezeigt. Wählen Sie anschließend in der erstellten Anfrage die Aktion Daten ermitteln.

Eine Funktion durchsucht alle Datensätze, in denen sich Daten befinden. Anschließend erscheint im Inforegister Pseudonymisierung im Feld Datensatz Protokolle die Anzahl der verbundenen Datensätze zu dieser Anfrage.

Wenn Sie sich über die Details der Auskunft informieren wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Klicken Sie auf dieses Feld Datensatz Protokolle. Es öffnet sich die DSGVO Anfrage/Anonymisierung Datensatz-Protokoll Übersicht zu den verbundenen Datensätzen. Die Daten werden mandantenübergreifend angezeigt, sofern die Daten über den Adressstamm ermittelt wurden.

Anschließend wählen Sie die Funktion Datensatz anzeigen im Menü. Es erscheint die Übersicht der Tabelle mit den jeweiligen Datensätzen. Wenn Sie auf Datensatzfelder anzeigen klicken, bekommen Sie eine Auflistung mit den enthaltenen Werten.

Im folgenden Beispiel werden Ihnen die Datensatzfelder zum Kontakt angezeigt.

Prüfung und Druck der Anfrage

Nachdem die Daten ermittelt wurden, öffnen Sie in der Karte DSGVO Anfrage/Anonymisierung über die Suche die Funktion Bericht.

Im Feld Drucken können Sie zwischen zwei Ausgabeformen wählen. Zum einen Bestimmte Felder oder Alles Drucken. Wenn Sie die Option Ausdruck speichern auswählen, wird der aktuelle Ausdruck als PDF in Ihrer Anfrage gespeichert.

Hinweis

Sie können auch gleich auf Bericht klicken, dann werden die Daten automatisch ermittelt wie in Kapitel Übermittlung an ein elektronisches Format beschrieben. Es öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Druckmöglichkeiten. Wenn im Bericht das Feld Ausdruck speichern aktiviert wird, dann ist die Anfrage zur Auskunft erledigt.

Nachfolgend eine Vorschau des Ausdrucks. Die Texte des Ausdrucks, die zuvor unter RE Berichtstext eingerichtet wurden (siehe Kapitel Berichtstexte einrichten), können Sie individuell nach Ihren Wünschen anpassen.

Hinweis

Im Adressfeld des Ausdrucks stehen immer die Adressdaten des Anfragenden, welche bei der Anfrage hinterlegt worden ist.

Wichtig

Eine Anonymisierung kann nur durchgeführt werden, wenn der Ausdruck gespeichert wurde.

Übermittlung an ein elektronisches Format

Nach den gesetzlichen Bestimmungen können die Informationen zur weiteren Verarbeitung in einem gängigen elektronischen Format (z. B. Excel, Word) zur Verfügung gestellt werden. Wählen Sie Senden an… und Sie erhalten eine Auswahl an Dateitypen.

Wordanschreiben

Sie haben die Möglichkeit, den Bericht zusätzlich als Word-Dokument zu drucken. Sie können die Texte und das Layout individuell bearbeiten und ggf. mit zusätzlichen Informationen ergänzen sowie als Vorlage speichern.

Die Einrichtung und die Gestaltung für Word finden Sie in der Online-Hilfe von Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Wichtig

Wurde die Anfrage erstellt und gedruckt, kann diese nicht mehr gelöscht werden.

Ablauf der Anonymisierung

Nachdem die Erstellung einer Anfrage abgeschlossen wurde, können Sie mit der Anonymisierung fortfahren.

Hinweis

Erst wenn eine Erstellung der Anfrage abgeschlossen ist, wie in den Abschnitten Erstellen einer Anfrage und Erteilen der Auskunft beschrieben, kann eine Anonymisierung durchgeführt werden.

Eine Anonymisierung bedeutet, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind. Da zuvor die Daten während der Quarantäne in der Anfrage gespeichert wurden, ist dieser Prozess als Pseudonymisierung gekennzeichnet, d. h., die Daten sind über Aufwand (Zurücksetzen der Quarantäne) wieder herstellbar.

Stellen Sie die Art der Anfrage auf Anonymisierung um. Jetzt sind die zuvor deaktivierten Funktionen Pseudonymisierungsdaten prüfen und Pseudonymisierung starten aktiv und die weiteren Schritte können ausgeführt werden.

Voraussetzung

Bevor die Daten anonymisiert werden können, muss geprüft werden, ob die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Sind beispielsweise noch offene Rechnungen vorhanden, kann keine Anonymisierung erfolgen. Klicken Sie auf Anonymisierung und Pseudonymisierungsdaten prüfen.

Wenn bei der Prüfung noch Fehler auftreten erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, dann erhalten Sie die Aktionsprotokollzeilen mit den Einträgen, die eine Anonymisierung verhindern.

Hinweis

Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht, welche Prüfungen vor dem Pseudonymisieren eines Kontaktes abgefragt werden. Bei der Prüfung werden immer alle Posten durchsucht, egal wie es in der Verarbeitungseinrichtung vorbelegt wurde:

Fibu:

• Gibt es noch offene Debitorenposten? -Gibt es noch Buch.-Blattzeilen für den Debitor? (Kontoart/Nr.)

Verträge:

• Gibt es noch Verträge (Miet-, WEG-, SEV-Vertrag)?
• Ist der Debitor Mitglied in einer Genossenschaft?

Belege:

• Gibt es noch erfasste VK-Angebote, VK-Aufträge, VK-Rechnungen, Belege?
• Gibt es noch erfasste Serviceaufträge/Servicerechnungen?

Verarbeitung:

• Gibt es noch nicht gebuchte BK-Abrechnungen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht sollgestellte Wirtschaftspläne für den Debitor?
• Gibt es noch nicht gebuchte Sonderumlagen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht beendete SEPA-Mandate für den Debitor?
• Gibt es noch offene Schadensmeldungen für den Kontakt?
• Gibt es noch nicht abgeschlossenen Projekte für den Debitor?
• Gibt es noch offene Mietanpassungen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht historisierte Darlehen für den Debitor?

Durchführung

Sofern keine Fehler bei der Prüfung aufgetreten sind, kann die Pseudonymisierung durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf die Funktion Pseudonymisierung starten. Im Untermenü können Sie sich die Datensatzfelder anzeigen lassen. Hier sind die anonymisierten Feldinhalte mit der Kennzeichnung [Anonymisiert DATUM] zu sehen:

Weiterführende Themen

Die folgenden Funktionen sind im Basismodul nicht enthalten.

Rückgängig Funktion (K)

Innerhalb der Quarantäne kann eine versehentlich durchgeführte Pseudonymisierung rückgängig gemacht werden. Wählen Sie dazu in der Karte DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) die Aktion Pseudonymisierte Daten zurücksetzen. Dazu werden die Daten aus dem Datensafe herangezogen.

Nach dem Zurücksetzen sind die Daten wieder im Ursprungszustand. Es kann also erneut Auskunft erteilt und wiederholt anonymisiert werden.

Wichtig

Wenn Sie die Pseudonymisierte Daten zurücksetzen, sind die anonymisierte Änderungsprotokollposten nicht wieder herstellbar.

Hinweis

Nach Ablauf der Quarantänezeit können die Daten zur Anfrage nicht zurückgesetzt werden.

Automatische Anfragenerstellung im Stapel (K)

Die automatische Prüfung zur Anfragenerstellung können Sie für Kontakte oder für den RE-Adressstamm einstellen. Wählen Sie mit dem Suchbegriff DSGVO Anfrage/Anonymisierung entweder Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten (mandantenübergreifend) oder Prüfung personenbez. Kontakt-Daten (mandantenbezogen).

In unserem Beispiel tragen Sie in die Stapelverarbeitung Prüfung personenbez. Kontakt-Daten in den Inforegister Optionen Ihre individuellen Parameter ein und starten die Verarbeitung mit Klick auf Vorschau. Die Vorgehensweise in der Stapelverarbeitung Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten erfolgt in gleicher Weise.

Wenn Datensätze eingestellt wurden, wird in der Übersicht DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) im Feld Automatisch erstellt ein Haken angezeigt.

Anonymisierung im Stapel (K)

Sie können auch die Anonymisierung automatisch per Stapelverarbeitung starten.

1. Öffnen Sie über die Suche den Bericht DSGVO Anfrage/Anonymisierung.
2. Wählen Sie im Feld Verarbeitungsschritt die geplanten Schritte aus und geben die gewünschten Parameter ein.

Die einzelnen Verarbeitungsschritte werden auch in den vorigen Kapiteln Erteilen der Auskunft und Ablauf der Anonymisierung beschrieben.

Zeitversetzte Stapelfunktion (K)

In RELion können Sie die Anfrage und Anonymisierung auch zeitlich einplanen.

1. Öffnen Sie die DSGVO Anfrage/Anonymisierung und wählen die gewünschte Stapelverarbeitung aus:

• Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten
• Prüfung personenbez. Kontakt-Daten
• DSGVO Anfrage/Anonymisierung

2. Anschließend klicken Sie auf Senden an… und wählen Plan… aus. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Sie können im Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit die gewünschte Startzeit eingeben. Der Bericht wird nach Fertigstellung unter Berichtseingang, welchen Sie mit der Suchfunktion finden, angezeigt.

Endgültige Löschung nach Ablauf der Quarantänefrist

Nach dem geplanten Ende der Quarantäne können Sie die Löschung einzeln per Hand durchführen. Sollten Sie in Besitz des Komfort-Moduls sein, kann die Löschung automatisch per Stapelverarbeitung ausgeführt werden.

Öffnen Sie mit der Suchfunktion die Karte DSGVO Löschung nach Quarantäne. Nach dem Anklicken der Option Löschung durchführen können Sie die anonymisierten Daten löschen. Wenn das Feld nicht aktiv gesetzt wird, dann wird nur eine Vorschau der zu löschenden Anfragen gezeigt.

Die Anfragen zur Löschung werden protokolliert:

Den Bericht können Sie über die Aufgabenwarteschlange planen, der Bericht erscheint dann im Rollencenter unter Berichtseingang.

2.5 - Einheit Schnellerfassung

Einführung

Für die Neuanlage einer sollstellungs- und abrechnungsfähigen Vertragsverwaltung eines Verwaltungsobjektes sind in RELion standardmäßig folgende Tabellen zu erfassen:

• Einheitenstämme
• Verteilungen an den Einheitenstämmen
• Leerstands-Einheiten (erste Einheitenhistorie)
• Kontaktdaten
• Debitoren
• Verträge
• Sollstellungszeilen

Die manuelle Erfassung in den verschiedenen Eingabemasken ist bei einer größeren Datenmenge zeitaufwändig und zur Übernahme von Massendaten nicht geeignet.

Mit dem Modul Einheit Schnellerfassung kann der Anwender in nur einer Maske alle notwendigen Daten der Vertragsverwaltung für die zugehörigen Stammdatentabellen erfassen, validieren und freigeben. Nach Freigabe prüft eine Funktion, vor dem Schreiben der Daten in die Stammdatentabellen, die Inhalte auf Konsistenz und zeigt Fehler für die Korrektur an. Außerdem lassen sich mit einer Excel-Export/Import-Funktion Daten offline und ortsunabhängig erfassen und zu einem späteren Zeitpunkt in RELion importieren.

Die Einheit Schnellerfassung ist geeignet für Datenübernahmen aus Altsystemen und zur zügigen vereinfachten Neuanlage der Einheiten-Stammdaten, Vertragsverhältnisse und Vertragskontakte von Verwaltungsobjekten. Das Modul verfügt außerdem über eine integrierte Dublettenprüfung zur Vermeidung von Kontaktdubletten. Die Einheit Schnellerfassung ist trotz ihrer komplexen Verarbeitung anwenderfreundlich und problemlos bedienbar.

Prozessablauf

Die Arbeit mit dem Modul Einheit Schnellerfassung setzt voraus, dass vorab die Objektkarte ausgefüllt und dem Objekt ein Kontenplan zugewiesen wurde. Den Menüaufruf finden Sie auf der Objektkarte, da die Datenerfassung immer mit Bezug auf das Verwaltungsobjekt geschieht.

Notwendige Einstellungen am Schnellerfassungskopf

Inforegister Allgemein

Im Inforegister Allgemein sind die Adressdaten des Objekts bereits vorgeblendet und es bietet Informationswerte zur Erfassung und zum Erfassungsstatus der Einheit Schnellerfassung.

Bei Bedarf können Sie das Feld Vertrag zusammenfassen aktivieren, wenn ein Debitor innerhalb des Objekts mehrere Einheiten (z. B. Wohnung und Garage) hat und pro Debitor-Nummer ein Vertrag gebildet werden soll. Andernfalls wird pro Einheit Schnellerfassungszeile ein Vertrag gebildet. Das Feld Reichweite legt fest, in welchem Turnus standardmäßig die Sollstellungen der Verträge gebucht werden. Üblicherweise ist dies 1M für die monatliche Sollstellung. Sollte in einem Vertrag ein abweichender Sollstellungsturnus vereinbart worden sein, lässt sich das Feld Reichweite auch in der Einheit Schnellerfassungszeile einblenden und editieren.

Inforegister Sollstellung

Im Inforegister Sollstellung hinterlegen Sie die Objektkonten, die bei der Sollstellung verwendet werden sollen. In der Einheit Schnellerfassungszeile werden dann nur noch die Beträge erfasst.

Inforegister Verteilungen

Legen Sie im Inforegister Verteilungen die Verteilcodes für die spätere Kostenumlage bei der Abrechnung fest.

Wichtig

In RELion wird pro Einheit eine Nutzungsart bestimmt. An diesen Nutzungsarten ist jeweils ein Vorgabeverteilcode für Fläche definiert. Viele Berichte werten diese Daten aus. Auch in den Einheit Schnellerfassungszeilen bestimmen Sie die Nutzungsart der Einheit. Über die jeweilige Nutzungsart ermittelt die Anwendung den Vorgabe Verteilungscode 1 welcher im Regelfall der Erfassung der Fläche (qm) dient.

Die Verteilwerte der festgelegten Verteilcodes werden in der Einheit Schnellerfassungszeile erfasst. Bei Bedarf können Verteilcodes je Schnellerfassungszeile geändert werden.  

Inforegister Dublettenprüfung

Im Inforegister Dublettenprüfung finden Sie Felder zur Aktivierung und Einrichtung der Dublettenprüfung.

Die Dublettenprüfung prüft bei der Übernahme der Schnellerfassungszeilen, ob die Debitor-Kontaktdaten bereits als Kontakt im Mandanten der Datenbank vorhanden sind. Werden Übereinstimmungen gefunden, kennzeichnet das System die entsprechende Schnellerfassungszeile und zeigt die Anzahl der Kontaktdubletten an. Anschließend können Sie sich für einen der vorgeschlagenen Kontakte entscheiden oder dennoch einen neuen Kontakt vom System anlegen lassen. Das Modul Einheit Schnellerfassung verfügt über eine Dublettenprüfung auf Kontaktebene. Die Dublettenprüfung ist aktiviert, wenn der Schieberegler an ist. Beim Öffnen der Einheit Schnellerfassung aus einer neuen Objektkarte ist die Dublettenprüfung standardmäßig aktiviert. Sie können diese bei Bedarf deaktivieren indem Sie das Feld Dublettenprüfung deaktivieren.

Um die Dublettenprüfung nutzen zu können, bedarf es normalerweise keiner besonderen Einrichtung. Es wird vom System immer eine automatische Einrichtung mitgeführt. Um diese einzusehen klicken Sie auf die Zahl des Feldes Dublettensuchtext Einrichtung.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Einrichtung um eine globale Einrichtung handelt, die auch bei anderen Dublettenprüfungen im System angewandt wird.

Möchten Sie für den aktuellen Schnellerfassungs-Vorgang eine individuelle Dublettenprüfung konfigurieren, klicken Sie im Feld Objekt Dublettensuchtext Einrichtung auf die Zahl. Dadurch öffnet sich das Fenster RE Dublettensuchtext Einrichtung, in dem Sie objektbezogen definieren können, welche Felder der Kontakte durchsucht und auf welche Zeichenlänge die Datensatzübereinstimmung geprüft werden soll. Die globale Dubletten-Einrichtung wird somit bei der Überprüfung ignoriert und muss auch nicht verändert werden.

Wichtig

Welcher Mitarbeiter im Unternehmen die Einrichtung der Dublettenprüfung verändern bzw. konfigurieren darf, steuern Sie über die Einrichtung der BC-Benutzerrollen.

Durch die Aktivierung der Dublettenprüfung wird Ihnen das Feld Kontaktdublette in den Einheit Schnellerfassungszeilen eingeblendet. Dieses Feld füllt sich automatisch mit der Anzahl der gefundenen Dubletten sobald die Aktion Testbericht gestartet wurde. Die weitere Vorgehensweise wird Ihnen in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben.

Optionale Erfassung von Einheitenstämmen

Die Einheitenstämme sind die Wohnungen oder anderweitige Flächen, wie z. B. Garagenstellplätze die per Vertrag einem Debitor zugewiesen und abgerechnet werden. Die Übernahmefunktion der Einheit Schnellerfassung bildet neben den Vertragsdaten auch die Einheitenstämme des Objektes. Es gibt aber auch die Möglichkeit die Einheitenstämme vorab zu erfassen und dann in der Schnellerfassungszeile lediglich im Feld Nr. nur noch die bestehende Einheitenstammnummer auszuwählen. Welche Variante Sie wählen, steht Ihnen frei.

Für die tabellarische Erfassung von Einheitenstämme wählen Sie im Menüband der Einheit Schnellerfassung den Menüaufruf Einheitenstämme Erfassung.

Die hier erfassten Einheitenstämme stehen sofort in der Einheitenstammübersicht des Objektes zur Verfügung. Leerstands-Einheitenverträge werden nicht automatisch erzeugt.  

Erfassung von Einheitenschnellerfassungszeilen

Im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile erfassen Sie alle erforderlichen Informationen für den späteren Vertrag. Entweder wählen Sie im Feld Nr. einen bestehenden Einheitenstamm oder erfassen eine neue Nummer, welche bei Übernahme zu einem neuen Einheitenstamm mit dieser Nummer führt. Das Feld Historie legt die Vertragshistorie bzw. die Vertragszeiträume fest. Es können zur gleichen Einheitennummer mehrere Vertragszeiträume mit fortlaufender Historiennummer abgebildet werden, wenn mit Hilfe der Felder Vertragsbeginn und Vertragsende hierfür lückenlose Zeiträume hinterlegt sind.

Erfassen Sie nun im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile die einzelnen Einheiten mit allen relevanten Daten.

Hinweis

Die Erfassung erfolgt in einer Zwischentabelle – d. h., die Daten werden erst nach erfolgter Freigabe und durch Start eines Übernahme-Reports im System gespeichert. Deshalb ist es problemlos möglich, während des Erfassungsprozesses Daten zu kopieren, aus der Vorzeile zu übernehmen (F8) oder zu ändern.

Manche Spaltenwerte validiert das System automatisch, wenn andere Spalten gefüllt werden, beispielsweise bei Auswahl eines bestehenden Debitors oder Vertrages. Bei Feldern, die nach der Übernahme ins System am Einheitenstamm gespeichert werden, und deren Zweck der näheren Wohnungsbeschreibung dient, wurde folgende Prüfung zur leichteren Erfassung hinterlegt:

Wenn die Einheitennummer der aktuell erfassten Zeile mit der Einheitennummer aus einer Vorzeile übereinstimmt, werden die Werte der Einheitenstamm-Felder aus der Vorzeile übernommen. Die folgenden Felder sind betroffen:

• Adresse Einheitenstamm
• PLZ-Code Einheitenstamm
• Ort Einheitenstamm
• Beschreibung
• Gebäude
• Stockwerk
• Lage

Somit sparen Sie sich die Dateneingabe bzw. das Kopieren aus der Vorzeile.

Felder deren Bedeutung Sie kennen sollten

Die wichtigsten Felder werden nachfolgend erläutert.

Wichtig

Lassen Sie die beiden Felder leer, prüft RELion während der Datenübernahme ob es im Mandanten einen Debitor mit identischen Werten in den Feldern Name, Name 2, Adresse, Adresse 2, PLZ und Ort gibt. Wird ein identischer Datensatz gefunden, legt RELion keinen neuen Debitor und Kontakt an, sondern füllt nach der Übernahme die Felder Debitorennr. und Kontaktnr. mit den bereits bestehenden Nummern vom System. Das ist eine der Maßnahmen, um Dubletten zu verhindern.

Wichtig

Es gibt nur bei Mietverwaltungs-Objekten unterschiedliche Vertragsarten. Sobald Sie über ein WEG-Objekt die Einheit Schnellerfassung nutzen werden immer WEG-Kaufverträge angelegt, welche den Debitor als Eigentümer der Wohnung(en) anzeigen. Daher ist die Nutzungsart im WEG-Bereich informativ.

Wie Sie den Überblick behalten

Es ist nicht selten, dass eine Wohnanlage über 100 und noch mehr Wohnungen verfügt. Das bedeutet für Sie über 100 oder noch mehr Schnellerfassungszeilen. Die tabellarische Zeilenansicht bietet zwar Vorteile während der Erfassung, da auch Daten bequem aus der Vorzeile mit F8 übernommen werden können, aber um einen Datensatz im Ganzen zu überblicken ist oft viel blättern notwendig. Bei einer Datenübernahme aus einem Altsystem bietet die Einheit Schnellerfassung auch die Möglichkeit eines Imports von Datensätzen. Allerdings landen vor der eigentlichen Übernahme in RELion die Datensätze auch erst mal in den Schnellerfassungszeilen. Spätestens dann kann eine andere Ansichtsmöglichkeit zur Kontrolle und eventuellen Datenergänzung wünschenswert sein.

Hierfür gibt es eine zeilenbezogene Aufgabenseite, die Sie über den Menüaufruf Karte im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile öffnen.

Die Kartenansicht der Schnellerfassungszeile zeigt Ihnen alle Felder, die auch in der Zeilenansicht zur Verfügung stehen – nur dass die Felder nach Kategorien (Inforegister) sortiert dargestellt werden. Sie können nun durch die einzelnen Datensätze blättern, Felder kontrollieren oder ergänzen.

Steuerung der Vertragsgruppierung bei Vertrag zusammenfassen

Die Schnellerfassungszeilen verfügen über die Spalten Filtergruppe Vertrag und Separater Vertrag. Deren Verwendung kann notwendig sein, wenn im Schnellerfassungskopf das Feld Vertrag zusammenfassen aktiviert wurde. Schnellerfassungszeilen werden zu einer Vertragsnummer zusammengefasst, wenn die Vertragspartnerdaten identisch sind. Kommt ein Vertragspartner in den Schnellerfassungszeilen sehr häufig vor, kann eine andere Zusammenfassungslogik gewünscht sein.

Merkmal zur Gruppierung von Vertragszeilen des gleichen Debitors

Bleibt das Feld Filtergruppe Vertrag leer, so ist die Logik der Zusammenfassung von Vertragszeilen unberührt. Es ist ein freies Eingabefeld. Hierüber können Sie festlegen, in welcher Form die Schnellerfassungszeilen des gleichen Debitors zusammengefasst werden. Voraussetzung für eine Zusammenfassung von Verträgen ist das Feld Vertrag zusammenfassen im Schnellerfassungskopf aktiv zu setzen.

Hinweis

Der Mieter bzw. spätere Debitor kann in den ESE-Zeilen mehrmals vorkommen. Er wird entweder über eine in RELion bereits angelegte Debitorennummer identifiziert oder über absolut identische Kontaktdaten.

Beispiel für Vertragszusammenfassung mithilfe der neuen Gruppierungslogik:

Ergebnis Vertragskopf mit Anzahl Zeilen

• Die ESE-Zeilen des Debitors „Bauer“ werden in zwei Vertragsköpfe zusammengefasst.
• Aus VG1 für Debitor Bauer entsteht Vertrag 1 mit 2 Vertragszeilen auf Basis von ESE-Zeile 1 und 2.
• Aus VG2 für Debitor Bauer entsteht Vertrag 2 mit 1 Vertragszeile auf Basis von ESE-Zeile 7
• Die ESE-Zeilen des Debitors „Müller“ werden in drei Vertragsköpfe zusammengefasst.
• Aus VG1 für Debitor Müller entsteht Vertrag 1 mit 1 Vertragszeile auf Basis von ESE-Zeile 3.
• Aus VG2 für Debitor Müller entsteht Vertrag 2 mit 2 Vertragszeilen auf Basis von ESE-Zeile 4 und 5.
• Aus VG3 für Debitor Müller entsteht Vertrag 3 mit 2 Vertragszeilen auf Basis von ESE-Zeile 6 und 8.

Schnellerfassungszeile von der Gruppierung ausnehmen

Setzen Sie im Feld Separater Vertrag einen Haken um den Datensatz 1:1 als Vertrag anzulegen und somit von der Zusammenfassungslogik auszunehmen. Kommt ein Debitor nicht mehrmals vor, so sollte dieser Haken auch nicht gesetzt werden.

Erfassung mehrfacher Sollstellungszeilen

Die Einheit Schnellerfassung führt in einer zusätzlichen Tabelle Schnellerfassungszeilen für Sollstellungen je Einheitenvertrag. Diese Tabelle können Sie im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile unter Verwalten Sollstellungen einsehen. Sobald Sie in einer Schnellerfassungszeile einen Sollstellungsbetrag erfassen, legt das System eine neue Sollstellungszeile für das zugehörige Sollstellungskonto an.

Aufgrund der begrenzten Spalten können bei einer Erfassung der Sollstellungen in der Einheit Schnellerfassungszeile maximal fünf Sollstellungzeilen generiert werden (je Betrag eine Sollstellungszeile).

Sollte dies nicht ausreichen oder werden beispielsweise unterschiedliche Starttermine je Sollstellungsposition erfasst, so ist die differenzierte Erfassung im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile unter Verwalten/Sollstellungen fortzuführen.

Schnellerfassungszeilen auf Fehler und Dubletten untersuchen

Je größer die Datenmenge zur Übernahme desto größer die Gefahr unvollständiger oder nicht valider Datensätze. Daher sollten Sie vor der eigentlichen Freigabe und Übernahme der Schnellerfassungszeilen einen Testbericht starten. Über die Funktion Testbericht öffnen Sie den Bericht Einheit Schnellerfassung.

Im Register Einheit Schnellerfassungskopf ist der Filter auf das Objekt voreingestellt. Bei Bedarf können Sie den Filter auflösen um objektübergreifend die Daten zu prüfen. Wenn Sie nur bestimmte Einheiten prüfen möchten, stellen Sie im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile den Filter entsprechend ein. Im Register Optionen legen Sie im Feld Drucken fest, ob der Testbericht nur die fehlerhaften Zeilen ausgeben soll oder alle. Das Feld Verarbeitung steht auf nur prüfen und kann manuell in diesem Kontext nicht verändert werden. Starten Sie den Test mit Drucken oder Vorschau.

Der Testbericht zeigt Ihnen auch an, ob in den bestehenden Kontakten des Mandanten Übereinstimmungen - also mögliche Dubletten gefunden wurden. Sollten Sie mit dem Modul Adressstamm arbeiten, so prüft das System auch, ob die Kontaktdaten der Schnellerfassungszeile als Adressstamm existieren, für den es in dem Mandanten noch keinen Kontakt gibt.

Schnellerfassungszeilen, die vom Testbericht bemängelt wurden, werden rot angezeigt und im Feld Status mit Fehler belegt. Die bemängelten Punkte lassen sich über die Spalte Fehler Protokollzeilen einsehen.

Korrigieren Sie die Schnellerfassungszeilen und starten Sie anschließend den Testbericht erneut. Der Status der Zeilen wird von Fehler auf neu umgestellt, sobald die Prüfung erfolgreich war.

Was tun, wenn der Testbericht mögliche Dubletten findet?

Nachdem Sie den Testbericht geschlossen haben und mögliche Dubletten gefunden wurden, sehen Sie im Feld Kontaktdublette der Schnellerfassungszeilen jeweils die Anzahl der gefunden Dubletten. Sollte das Feld nicht angezeigt werden, schließen und öffnen Sie die Einheit Schnellerfassung. Mit einem Klick auf das Ergebnis im Feld Kontaktdublette, können Sie sich die gefundenen Kontakte in der Liste RE Kontaktdublette anzeigen lassen.

Das Feld Übereinstimmung % zeigt nur dann einen Wert an, wenn ein komplettes Feld (z. B. Name) übereinstimmend gefunden wurde. Bitte prüfen Sie die Vorschläge auf tatsächlich vorhandene Kontaktdubletten. Wurde kein passender Kontakt gefunden, klicken Sie auf Abbrechen, um keinen der vorgeschlagenen Kontakte zu übernehmen.

Die darauffolgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit Ja. Somit erscheint in den Feldern Kontaktnr. und Debitorennr. der Platzhalter als Kennzeichen dafür, dass Sie die Dubletten geprüft aber keinen Kontakt ausgewählt haben und somit bei der Übernahme ins System ein neuer Kontakt/Debitor angelegt werden soll.

Findet sich ein passender Kontakt, markieren Sie diesen und klicken Sie auf OK damit die Kontaktnr. in die Schnellerfassungszeilen übernommen wird. Somit füllen sich die Felder Kontaktnr. und Debitorennr. mit den entsprechenden Werten und es wird bei der Übernahme ins System kein neuer Kontakt/Debitor angelegt.

Wichtig

Wenn Sie einen vorgeschlagenen Kontakt in die Schnellerfassungszeilen übernehmen, wird dessen Adresse ebenfalls übertragen. Sollte diese Adresse nicht mehr aktuell sein, ändern Sie diese bitte in der Kontaktkarte. Bei Auswahl eines Kontaktes, der über keinen Debitor verfügt, werden Sie durch eine Systemabfrage darauf aufmerksam gemacht. Erstellen Sie in diesem Fall den Debitor, da sonst die Kontaktdublette nicht übernommen werden kann.

Durch Bestätigung der Abfrage öffnet sich die Kontaktkarte und Sie könnten die Standardfunktion Erstellen als/Debitor verwenden. Mit Schließen der RE Kontaktdublette wird die Debitornr. in die Schnellerfassungszeile übernommen. Ein ähnliches Systemverhalten geschieht, wenn die gefundene Kontaktdublette nur als Adressstamm existiert und der Mandant für die Adressstammsynchronisation aktiviert ist. In diesem Fall würde sich nach einer Abfrage die Adressstammkarte öffnen und Sie müssten von dort aus zunächst den Kontakt erstellen und dann den Debitor.

Freigabe der Schnellerfassungszeilen

Nachdem Sie alle Datensätze kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert haben, können Sie die Schnellerfassungszeilen Freigeben. Durch wiederholtes Klicken auf diesen Menüpunkt, kann die Freigabe jederzeit wieder zurückgenommen werden. Der Freigabezeitpunkt wird automatisch im Feld Freigegeben am gespeichert.

Druck und Übernahme der Daten in das Echt-System

Die Datenübernahme in das Echt-System bewerkstelligt ein Bericht, der während der Verarbeitung nochmals die Daten auf mögliche Fehler überprüft. Wird ein Datensatz für fehlerhaft bzw. für unvollständig befunden, wird er nicht ins Echt-System übernommen und erhält den Status Fehler. Dieser kann dann nach erfolgter Korrektur durch ein erneutes Starten des Berichts im Anschluss übertragen werden.

Wichtig

Eine mehrmalige Übernahme ist zwar wie oben genannt möglich, aber lassen Sie es nie zur grundlosen Gewohnheit werden. Schnellerfassungszeilen „stückweise“ ins Echt-System zu übertragen kann zu unerwünschtem Datenmüll führen!

Über die Funktion Druck und Übernahme starten Sie den Bericht Einheit Schnellerfassung. Es handelt sich um den gleichen Bericht, den Sie zuvor als Testbericht verwendet haben. Allerdings greift nun eine andere Nachverarbeitung – nämlich die tatsächliche Übernahme in das Echt-System.

Zur Übernahme starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau.

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Genau wie beim Testbericht, erfolgt eine Druckausgabe, welche die Übernahme oder mögliche Fehler dokumentiert.

Sofern Sie Einheiten in einem Vertrag zusammenfassen, die u.a. auch ein Enddatum enthalten, wird nach Beendigung der Verarbeitung abgefragt, ob Sie diese auch prüfen und einstellen möchten.

Wenn Sie das mit Ja bestätigen, öffnet sich der Bericht Einheit Schnellerfassung – Vertrag beenden.

Im Register Optionen ist es wichtig, dass Sie im Feld Verarbeitung Enddatum einstellen auswählen. Starten Sie die Verarbeitung mit Vorschau.

Bei einer übernommenen Schnellerfassung haben sich nun auch die Felder Kontaktnr., Debitorennr., und Vertragsnr. (ausgenommen Leerstände) gefüllt und Sie können über die jeweiligen Lookups direkt zu den erzeugten Datensätzen navigieren, um eventuell weitere Detailergänzungen vorzunehmen. Außerdem werden die Zeilen grau dargestellt und weisen den Status übernommen auf sowie ein Übernahmedatum.

Hinweis

Auch nach der Übernahme bleiben die erfassten Einheiten in der Zeilenansicht gespeichert. Die Details der Übernahme können also später nachvollzogen werden. Es ist auch möglich, zu den bereits vorhandenen Zeilen weitere Einheiten zu erfassen und in einem neuen Übernahmevorgang ebenfalls dem Objekt hinzuzufügen.  

RapidStart-Anbindung zur Datenmigration

Die Einheit Schnellerfassung verfügt über eine Excel-Schnittstelle. Dabei wird die Datenmigrations-Funktionalität des Dynamics Standard-Moduls RapidStart genutzt. Somit können Sie Daten in beide Richtungen transferieren. Diese Funktionalität ist vor allem von Vorteil, wenn Sie Daten aus einem Altsystem nach RELion importieren möchten.

Einrichtung der Migrationsfelder

Für die Excel-Schnittstelle wurden in der Karte Einheit Schnellerfassung bereits feste Migrationsfelder definiert. Öffnen Sie die Funktion Migrationsübersicht.

Im Fenster Paketkarte konfigurieren öffnen sich die Tabellenfelder der Tabelle 5052429 Unit Fast Entry Line.

Hinweis

In der Liste Paketfelder konfigurieren werden Ihnen alle Felder der Schnellerfassungszeilen angezeigt die exportier- bzw. importierbar sind. Doch nicht alle Felder (vor allem Codefelder) machen für einen Import Sinn und würden später nur zu unnötigen Fehlermeldungen führen. Daher wurden Felder mit Konfliktpotential außen vorgelassen indem der Haken der Spalte Feld einschließen nicht automatisch gesetzt wurde. Sollten Sie dennoch zu dem Entschluss kommen, dass gewisse Felder beim Import/Export berücksichtigt werden sollen, können Sie diese auswählen bzw. die Auswahl auch weiter einschränken.

Bitte denken Sie daran, dass Sie nach einem erfolgreichen Import die weitere Dateneingabe für gewisse Code- oder Optionsfelder in den Schnellerfassungszeilen vornehmen können und erst später die tatsächliche Übernahme ins Echtsystem vorgenommen wird. Die Reihenfolge der Felder entspricht auch der späteren Spaltenreihenfolge der exportierten Excel-Datei, da die Reihenfolge automatisch anhand der Feld-ID vom System festgelegt wird.

Nach Überprüfung der Paketfelder schließen Sie die Fenster, um zurück zur Einheit Schnellerfassung zu gelangen.

Felder und/oder Daten aus den Schnellerfassungszeilen exportieren

Starten Sie den Bericht Einheit Schnellerfassung Export. Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Dateiname den gewünschten Pfad aus und tragen den Namen ein, unter dem die Export-Datei gespeichert werden soll.

Bestätigen Sie die Eingabe mit Speichern. Die Filterkriterien für den Export legen Sie im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile fest. Standardmäßig ist der Filter so eingestellt, dass er die noch nicht ins System übernommenen Zeilen exportiert. Starten Sie den Bericht mit OK.

Anschließend wird die erstellte Datei als Download angezeigt und kann geöffnet und bei Bedarf an anderer Stelle gespeichert werden.

In der Beispielabbildung wurden bereits erfasste Schnellerfassungszeilen exportiert.

Hinweis

Die Reihenfolge der Felder entspricht nicht exakt der Feldreihenfolge aus den Schnellerfassungszeilen. Bitte lassen Sie sich davon nicht irritieren. Die Reihenfolge der Felder legt das Programm anhand der systeminternen Feld-ID’s fest. Sollten Sie die Datei später importieren wollen, dann vermeiden Sie bitte ein Verschieben der Spalten!

Daten in die Schnellerfassungszeilen importieren

Nachdem Sie eine Exportdatei erfolgreich erstellt haben, können Sie diese nun in Excel mit weiteren Daten versehen.

Wichtig

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie die Felder Mieter/Eigentümer, Objektnr., Nr. und Historie mit korrekten Daten versehen, da sonst die Migration nicht verarbeitet werden kann. Sind bereits Schnellerfassungszeilen angelegt und über Excel weitere Daten importieren worden, achten Sie darauf, dass Nr. und Historie nicht mit den Datensätzen in den Schnellerfassungszeilen identisch sind.

In der Einheiten Schnellerfassung öffnen Sie über RapidStart Datenübernahme den Excel Import, wählen die Datei und starten Sie den Import mit Öffnen.

Es öffnet sich automatisch das Paketfenster, in dem Sie die Anzahl der Paketdatensätze einsehen und anschließend auf Paket übernehmen klicken können, um somit neue Schnellerfassungszeilen zu erzeugen.

Wichtig

Die Anzahl der importieren Migrationsdatensätze ist objektübergreifend. Sollten also parallel Datenübernahmen zu mehreren Objekten stattfinden, dann können hier durchaus mehr Datensätze stehen als Sie gerade importiert haben.

Über die Spalte Anzahl der Paketdatensätze öffnen Sie die Liste. Hier können noch bei Bedarf Korrekturen erfolgen. Markieren Sie anschließend die Datensätze, die Sie übernehmen möchten und klicken auf Daten übernehmen.

2.6 - Grundbuch

Einführung

Die Pflege und Erfassung der Grundbuchdaten erfolgt über eine übersichtliche Kartenansicht, welche ähnlich aufgebaut ist wie der reale Grundbuchauszug. Es ist eine Unterteilung in beliebig viele Flurstücke möglich. Außerdem kann der Anwender die Grundschuldeinträge für das Objekt hinterlegen. Das Grundbuch kann in RELion mit den entsprechenden Objekten (Verwaltungseinheiten), der Darlehensverwaltung und der Anlagenbuchhaltung verknüpft werden."

Grundbuch anlegen

Das Modul Grundbuch benötigt keine Einrichtung, Sie können es sofort anlegen. Auf der Seite RE Grundbuch Übersicht legen Sie neue Datensatze an.

Inforegister Allgemein

Hier werden allgemeine Grundbuchmerkmale, anhand des Ihnen vorliegenden Grundbuchauszuges, hinterlegt.

Auch können hier folgende Daten hinterlegt werden:

• Kaufvertragsdatum
• Startdatum Vergebührung
• Bebauungsdichte
• Förderprogramm
• Kaufpreis pro m²

Inforegister Bestandsverzeichnis

Als nächsten Schritt können Sie die Flurstücke erfassen, die im Bestandsverzeichnis des Grundbuchs enthalten sind. Hierzu gibt es folgende Eingabemöglichkeiten:

Inforegister Abteilung 1 – Eigentümerverzeichnis

In Abteilung 1 werden im Grundbuch die Eigentümerdaten erfasst. In RELion stehen Ihnen dazu folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Inforegister Abteilung 2 – Lasten u. Beschränkungen

In Abteilung 2 werden die Lasten und Beschränkungen des Grundstücks - auch persönliche Dienstbarkeiten genannt - erfasst. Hierzu stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Inforegister Abteilung 3 – Grundpfandrechte

Oft lastet auf dem Grundstück eine Hypothek, Grundschuld oder Rentenschuld. In der Abteilung 3 des Grundbuchs werden diese sogenannten Grundpfandrechte erfasst. Folgende Eingabefelder stehen Ihnen dazu zur Verfügung:

Inforegister Sonstiges

Löschungseintrag RE Grundbuch

Wenn Sie eine Eintragung aus den Abteilungen 1-3 löschen möchten, klicken Sie im Aktionsbereich die Navigationsoption RE Grundbuch/Löschungseintrag.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem zuerst die gewünschte Abteilung, in der die Löschung erfolgen soll erfasst wird. Je nach Auswahl werden Ihnen dann die entsprechenden Einträge dieser Abteilung angezeigt. Im Feld Löschungsdatum tragen Sie das Datum ein, zu dem der entsprechende Eintrag gelöscht werden soll. Markieren Sie anschließend die zu löschenden Zeilen im Feld löschen ? und geben eine Erläuterung im Feld Grund der Löschung an. Anschließend können Sie über den Button Löschungseintrag erstellen die Löschung durchführen.

Hinweis

Da im realen Grundbuch gelöschte Einträge nicht ganz gelöscht, sondern nur rot unterstrichen werden, bleiben in RELion die gelöschten Zeilen ebenfalls in den Abteilungen stehen und werden hier in roter Farbe dargestellt. Wenn das eingetragene Löschungsdatum in der Zukunft liegt, stellt RELion die gelöschte Zeile erst ab diesem Datum in rot dar.

Die Felder zum Löschvorgang können Sie sich bei Bedarf einblenden.

Erfassung RE Grundbuch Einheitswertbescheide

Der Einheitswert legt den Wert eines Grundstückes als Berechnungsgrundlage für die Berechnung der Grundsteuer fest. Einheitswerte werden zurzeit nach §19 Abs.1 BewG in Deutschland für inländischen Grundbesitz, und zwar für Grundstücke, land- und forstwirtschaftliches Vermögen und für Betriebsgrundstücke festgestellt. Sie können in RELion pro Flurstück beliebig viele Einheitswert-Bescheide erfassen. Gehen Sie hierfür im Aktionsbereich in die Navigationsoption RE Grundbuch / Einheitswert. Folgende Eingabefelder stehen hier zur Auswahl:

Grundbuch mit anderen RELion-Stammdaten verknüpfen

Sie können das Grundbuch mit anderen Stammdaten (Objekte, Darlehen und Anlagen) in RELion verknüpfen. Dies ermöglicht Ihnen auch den Aufruf des Grundbuchs beispielsweise direkt aus der Objektkarte. Öffnen Sie hierfür das gewünschte Grundbuch und wählen in der Menüleiste

Objekt-Verknüpfung

Wurden für das Grundbuch Verwaltungsobjekte hinterlegt, kann auch ausgehend von den Objektkarten das Grundbuch geöffnet werden.

Darlehen-Verknüpfung

In der Spalte Nr. wählen Sie bitte aus der Übersicht das Darlehen aus, welches Sie mit der Grundbuchkarte verknüpfen möchten. Die Felder Beschreibung und Restbetrag füllen sich automatisch in Abhängigkeit Ihrer Auswahl im Feld Nr. Wenn Sie alle Darlehen ausgewählt haben, die Sie verknüpfen möchten, klicken Sie auf OK. In der Darlehenskarte rufen Sie das Grundbuch durch die Verknüpfung über den Button Darlehen - RE Grundbuch auf und bekommen dort die mit dem Darlehen verknüpften Grundbuchkarten angezeigt.

Anlagen-Verknüpfung

In der Spalte Nr. können Sie aus der Anlagenübersicht die gewünschte Anlage auswählen, die Sie mit der Grundbuchkarte verknüpfen möchen. Die Felder Beschreibung und Restbuchwert füllen sich automatisch in Abhängigkeit Ihrer Auswahl im Feld Nr. Wenn Sie alle Anlagen ausgewählt haben, die Sie verknüpfen möchten, klicken Sie auf OK. In einer Anlagenkarte rufen Sie das Grundbuch über den Button Anlage - RE Grundbuch auf und bekommen dort die mit der Anlage verknüpften Grundbuchkarten angezeigt.

Berichte

Das RELion-Modul Grundbuch verfügt über drei Berichtsdrucke, welche sowohl aus der Grundbuch Übersicht, als auch aus der Karte Grundbuch über das Menüband Berichte gestartet werden können.

Grundbuch

Der Bericht RE Grundbuch liefert einen Ausdruck des in RELion erfassten Grundbuchs inklusive der Flurstücke mit zugehörigen Abteilungsvermerken zu Eigentümerdaten, Lasten und Beschränkungen sowie Grundpfandrechten.

Musterausdruck:

Grundbuchdetails

Der Bericht liefert eine Auflistung der Abteilung 3 “Grundpfandrechte” des Grundbuches mit Gegenüberstellung der mit dem Grundbuch verknüpften Anlagen. Aus dem Schuldbetrag und dem Restbuchwert der Anlage werden die stillen Reserven ermittelt.

Musterausdruck:

Einheitswerte

Dieser Bericht listet pro Grundbuch die erfassten Einheitswertbescheide auf.

Wichtig

Voraussetzung für den Druck ist eine Grundbuch-Verknüpfung mit einem Objekt.

Im Register RE Objekt können die Einheitswertbescheide auf bestimmte Objekte abgegrenzt werden. Das Register RE Grundbuch Stamm hat, wenn der Bericht aus der Karte RE Grundbuch heraus gestartet wurde, den Filter auf das entsprechende Grundbuch bereits voreingestellt. Das Register Optionen verfügt über folgende Felder:

Stichtag - Dieses Feld ist automatisch mit dem Tagesdatum vorbelegt. Sollte einer der Einheitswertbescheide über ein Aufhebungsdatum verfügen, wird dieser anhand des Stichtags heraus gefiltert.

Ausgabe Objektsummen - Ist diese Option aktiviert, wird pro Objekt eine Summenzeile gebildet.

Musterausdruck:

2.7 - Mietvertragskontakte

Einführung

Die Tabelle Mietvertragskontakte wird automatisch über Aufgabenwarteschlangenposten oder über einen entsprechenden Funktionsaufruf auf Basis vorhandener Einheitenverträge und Kontakt-Geschäftsbeziehungen erstellt.

Wichtig

Es wird pro Kontakt-Geschäftsbeziehung und Einheitenvertrag jeweils ein Datensatz angelegt. Existieren also mehrere Kontakt-Geschäftsbeziehungen zu einem (Einheiten)vertrag, werden entsprechend viele Sätze erzeugt. Auf diese Weise können Sie in der Tabelle bzw. Page nach jedem der betreffenden Kontakte gesucht oder gefiltert werden unabhängig davon, ob es sich bei dem Kontakt um den Mieter (Debitor) handelt oder nicht. Die entsprechende Geschäftsbeziehung (z. B. MIETER oder UNTERMIETER) wird hierbei ebenfalls ausgewiesen.

Mietvertragskontakte

Aufruf

Über die Suche können Sie die Tabelle Mietvertragskontakte aufrufen.

Daten aktualisieren

Sofern im betreffenden Mandanten noch keine Mietvertragskontakte erstellt wurden oder Sie diese aktualisieren möchten, können Sie dies manuell über die Funktion Daten aktualisieren anstoßen. Alternativ können Sie die Erstellung auch über die Aufgabenwarteschlangenposten automatisieren.

Die Erstellung der Mietvertragskontakte erfolgt immer mandantenbezogen. Dies gilt auch für die Automatisierung via Aufgabenwarteschlangenposten.

Wenn Sie die obige Abfrage mit Ja bestätigen, werden die Datensätze auf Basis vorhandener Kontakte (und Mitglieder) sowie der zugehörigen Einheitenverträge in der Tabelle Mietvertragskontakte erstellt.

Wichtig

Die Tabelle wird bei jedem Aufruf jeweils neu aufgebaut. Die erzeugten Datensätze behalten ihre Gültigkeit bis zum nächsten Aufruf der Funktion. Daher sollte die Aktualisierung regelmäßig (z. B. jede Nacht) erfolgen.

Verfügbare Felder

Infoboxen

Die Tabelle Mietvertragskontakte bietet insgesamt vier Infoboxen, von denen drei standardmäßig angezeigt werden. Die vierte Infobox können Sie sich über Personalisieren einblenden lassen.

1. Sachbearbeiter

Die Infobox Sachbearbeiter listet alle dem Objekt zugeordneten Sachbearbeiter auf. Bei Bedarf können Sie diese bearbeiten.

2. Kontakt-Focus

Diese – auch im Kontakt-Focus verwendete - Infobox bietet eine Reihe von Absprungpunkte zum betreffenden Kontakt (z. B. Vertrag, Sollstellungen oder Bankverbindungen).

3. Details

Hierbei handelt es sich um die aus den Einheitenverträgen bekannte Infobox mit den entsprechenden Details zum jeweiligen Einheitenvertrag.

4. Statistik des Mitglieds (optional)

Sofern es sich bei dem Kontakt (auch) um ein Mitglied handelt, bietet die aus der Mitgliederübersicht bekannte Infobox Statistik des Mitglieds detaillierte Informationen u.a. zu den Geschäftsanteilen mit entsprechenden Absprungfunktionen.

Automatisierung über Aufgabenwarteschlange

Um die Erstellung bzw. Aktualisierung Mietvertragskontakte zu automatisieren, können Sie die betreffende Codeunit 5052381 in einem Aufgabenwarteschlangenposten eintragen. Beispiel:

Wichtig

Die betreffenden Aufgabenwarteschlangenposten richten Sie bitte mandantenweise ein.

Tipp

Die Übersicht Aufgabenwarteschlangen liefert Ihnen einen Überblick über alle eingerichteten Aufgabenwarteschlangen – auch aus anderen Mandanten. Falls noch nicht geschehen, erzeugen Sie mit Initialisieren einen neuen Datensatz für die Mietvertragskontakte.

Vorhandene Aufgabenwarteschlangen werden Ihnen dann in der Karte, welche Sie durch Anklicken der Beschreibung öffnen können, angezeigt.

Technische Hinweise

Systemvoraussetzungen

Die Tabelle Mietvertragskontakte sowie die erwähnte Codeunit stehen ab der RELion Version RE12.18 mit Microsoft Dynamics BC 23 zur Verfügung.

2.8 - Vertragsgenehmigung Mietverträge

Einführung

Dieses Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Genehmigungsstatus an Mietverträgen einzuführen und einen Genehmigungsprozess für die Freigabe eines Vertrages einzurichten. In Anlehnung des Genehmigungsprozesses bietet Ihnen RELion eine Freigabe bei der Vertragsgenehmigung Ihrer Mietverträge. Zur Erfassung von Stammdaten für die Sollstellung oder bei Kündigungen können Sie die Berechtigung individuell einrichten und ggf. einschränken.

Der Freigabeprozess über die Aufgabenverwaltung ermöglicht Ihnen eine Arbeitserleichterung. Der zuständige Bearbeiter erhält eine Aufgabe und bei Bedarf eine zusätzliche Benachrichtigung per E-Mail. Es sind folgende Status vorgesehen:

• Leer: Bleibt das Feld leer, werden die Verträge ohne Genehmigungsstatus verarbeitet.
• Offen: Sollstellungen für den Vertrag sind gesperrt. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich. Neu angelegte Verträge erhalten automatisch den Status Offen.
• Genehmigung ausstehend: In der Zeit, in der sich der Vertrag im Genehmigungsprozess befindet, ist der Status Genehmigung ausstehend. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich.
• Freigegeben: Sollstellungen für den Vertrag sind freigegeben. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich.

Einrichtung

Allgemeine Einstellungen

Bevor Sie die Vertragsgenehmigung aktivieren, passen Sie die Einrichtung entsprechend an. In Abhängigkeit vom Genehmigungsstatus sollen bestimmte Erfassungen und Interaktionen zum Mietvertrag zulässig oder unzulässig sein. Die Einstellung, welche Erfassungen und Aktionen im Detail möglich sind, wird der Systemadministrator bei der Erstinstallation vornehmen. Öffnen Sie das Fenster Vertragsgenehmigung Einrichtung.

Im Inforegister Allgemein können Sie die Vertragsgenehmigung aktivieren. Für die Freigabe eines Mietvertrages legen Sie hier den entsprechenden Rollencode fest. Nur der Objektbearbeiter mit der entsprechenden Rolle, bzw. sein Stellvertreter, hat das Recht, den Vertrag freizugeben.

Hinweis

Bestehende Verträge erhalten den Status Freigegeben, sobald die Einrichtung für den Genehmigungsprozess aktiviert wurde. Alle bestehenden Verträge erhalten den Status Leer, sobald die Einrichtung für den Genehmigungsprozess deaktiviert wurde. Sollte kein Rollencode vergeben werden, hat jeder Mitarbeiter das Recht, den Vertragsgenehmigungsstatus zu ändern. Achten Sie daher darauf, dass in Verbindung mit der aktiven Einrichtung auch ein Rollencode eingerichtet wird.

Einrichtungstabelle der Genehmigungseinrichtung

Das Ausführen von Funktionen sowie das Erfassen, Ändern und Löschen von vertragsbezogenen Daten wird vom Status des Vertrages gemäß Einrichtung unter den folgenden Inforegistern der Vertragsgenehmigung Einrichtung abhängig gemacht. Das nachfolgende Schaubild zeigt eine beispielhafte Einrichtung. Welche Einrichtung in Ihrem Unternehmen vorzunehmen ist, hängt von dem jeweiligen Rechtekonzept zur Vertragsfreigabe ab. Bei Bedarf stimmen Sie sich mit Ihrem Berater ab.

Auswirkungen des Status auf den Vertrag und die Stammdatenpflege

• Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Offen, werden die Vertragszeilen für die Sollstellungen automatisch gesperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Offen ein Haken gesetzt ist.
• Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Genehmigung ausstehend, bleiben die Vertragszeilen für die Sollstellungen weiterhin gesperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Genehmigung ausstehend ein Haken gesetzt ist.
• Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Freigegeben, sind die Vertragszeilen für die Sollstellungen entsperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Freigegeben ein Haken gesetzt ist.

Hier ist z. B. die Funktion Vertragsbeginn ändern nicht aktiviert, daher erscheint bei dem Aufruf auf der Vertragszeile eine Fehlermeldung.

Ablauf Vertragsgenehmigung

Nachfolgend stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte der Vertragsgenehmigung vor.

Genehmigungsanforderung senden

Ausgangslage ist ein Vertrag im Status Offen. Durch die Genehmigungsanforderung soll der berechtigte Mitarbeiter aufgefordert werden, den Vertrag freizugeben. Dies geschieht über die Aktion Genehmigungsanforderung senden. Der mit dem entsprechenden Rollencode hinterlegte Objektbearbeiter erhält daraufhin eine entsprechende Aufgabe.

Falls mehrere Bearbeiter berechtigt sind, eine Freigabe zu erteilen, wählen Sie einen Bearbeiter aus.

Es wird eine Aufgabe an den ausgewählten Bearbeiter erstellt. In der Zeit, in der sich der Vertrag im Genehmigungsprozess befindet, ist der Status Genehmigung ausstehend.

Hinweis

Mit der Funktion Status zurücksetzen haben Sie die Möglichkeit, bereits freigegebene Verträge in den Status Offen zu ändern, solange noch keine Genehmigungsanforderung gesendet wurde.

Freigabe erteilen

Die Aufgabe wird durch den Bearbeiter entweder manuell abgeschlossen (nach der Freigabe) oder an den Anforderer zurückverwiesen (falls die Freigabe abzulehnen ist).

Hinweis

Alternativ zum Genehmigungsprozess kann der jeweils berechtigte Bearbeiter den Vertrag auch direkt durch die Aktion Freigabe erteilen auf den Status freigegeben setzen. Der Workflow dient somit lediglich einer optionalen zusätzlichen Arbeitserleichterung, er ist aber nicht zwingend im Freigabeprozess vorgesehen.

Genehmigungsanforderung stornieren

Die Durchführung einer Stornierung der Genehmigungsanforderung ist jederzeit von jedem Bearbeiter möglich. Es wird keine Prüfung durchgeführt. Durch die Stornierung wird die TM-Aufgabe ebenfalls storniert. Der Genehmigungsstatus des Vertrages wird auf Offen zurückgesetzt.

Workflow

Ablaufschema

Prozessablauf

Mit der Genehmigungsanforderung wird ein Workflow gestartet. Die Workflow-Benutzer setzen sich aus den RE Objektbearbeitern zusammen und werden durch die Einrichtung des Rollencodes Freigeber für Vertrag ermittelt. Nur der Objektbearbeiter mit der entsprechenden Rolle, bzw. sein Stellvertreter, hat das Recht, den Vertrag freizugeben.

Der Prozess wird über die Aufgabenverwaltung initiiert. Der zuständige Bearbeiter erhält daraufhin eine Aufgabe und optional zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail.

Wichtig

Nur wenn bei der Aufgabenverwaltung Einrichtung die Aufgabe bei Benachrichtigung aktiviert ist, dann wird automatisch eine Aufgabe erstellt.

Der genehmigende Bearbeiter kann den Vertragsstatus freigegeben oder auf offen zurücksetzen, falls noch Erfassungen gefordert werden. Die Aufgabe wird nach der Freigabe automatisch abgeschlossen oder bei Abstimmungsbedarf durch den genehmigenden Bearbeiter an den Anforderer zurückverwiesen (falls die Freigabe abzulehnen ist).

Rollencenter Vertragsgenehmigung

Im Rollencenter gibt es zwei Kacheln für die Vertragsgenehmigung. Zum einen Verträge, die sich im Status Offen befinden sowie Verträge, die sich im Status Genehmigung ausstehend befinden.

Genehmigungsstatus in Vertragsübersicht

In der Tabelle Vertragsübersicht werden alle Status übersichtlich dargestellt:

Eine farbliche Darstellung des Status bietet zudem eine bessere Übersicht. Der Status Freigegeben wird in grüner, Status Offen in blauer und Status Genehmigung ausstehend in roter Schrift dargestellt. RELion bietet Ihnen über einen Schnellfilter, die Liste nach dem Genehmigungsstatus einzugrenzen:

Besonderheiten

Ausschlüsse

Bei folgenden Prozessen werden explizit keine Prüfungen auf den Genehmigungsstatus des Mietvertrages durchgeführt:

• Mietanpassung
• BK-Abrechnung
• Wirtschaftsplan
• Einkaufsrechnungen mit Einheitenbezug
• Verkaufsrechnungen mit Einheitenbezug
• Verwalterhonorarabrechnung mit Einheitenbezug
• Buchblätter mit Einheitenbezug
• Stammdatenpflege von Tabellen, die keinen direkten Bezug zu einem Vertrag haben, z. B. Verteilcodes, Ausstattungen etc.
• Änderung des Kontaktnamens/Debitorennamens u. a., nur indirekt mit dem Vertrag verknüpften Informationen
• Zahlungsvorschläge oder Lastschrifteneinzüge

2.9 - Mietvertragsentwürfe

Einführung

Da die Vertragserfassung in RELion ein komplexer Vorgang ist bzw. je nach Vertragskonstellation sein kann, wurde bewusst keine automatisierte Vertragsanlage durch die Schnittstelle implementiert. Stattdessen werden die neuen Verträge in der sog. Mietvertragsentwurfstabelle zwischengespeichert. Dort können sie vom Anwender eingesehen, geprüft, geändert, weiterverarbeitet oder auch gelöscht werden. Die eigentliche Vertragsanlage erfolgt aus der betreffenden Page, wobei hierbei der Neuvermietungsassistent zum Einsatz kommt. Dieser wird allerdings – im Unterschied zum Standardprozess – mit den Daten aus den Mietvertragsentwürfen angereichert, sodass der Erfassungsprozess entsprechend erleichtert wird.

Die betreffenden Pages finden Sie in der Suche über das Stichwort Mietvertragsentwürfe.

Mietvertragsentwürfe

Einrichtung

Bitte nehmen Sie vor der ersten Weiterverarbeitung von Mietvertragsentwürfen die Einrichtung vor.

Wichtig

Für die Verwendung des Neuvermietungsassistenten müssen die folgenden Felder ausgefüllt werden. Beachten Sie, dass die Einrichtung mandantenabhängig ist.

1. Debitorenvorlagecode
2. Mahnvorlagencode
3. Vertragsart

Übersicht

Die Mietvertragsentwürfe Übersicht listet alle vorhandenen Mietvertragsentwürfe an. Bei Bedarf können Sie die Liste bzgl. des jeweiligen Status abfiltern. Hierzu stehen standardmäßig entsprechende Ansichten zur Verfügung. Diese können von Ihnen bei Bedarf entsprechend ergänzt werden.

In der Liste (wie auch in der Karte) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Weitere Details erhalten Sie im Kapitel Funktionen.

Das Feld Status hat folgende Ausprägungen bzw. Bedeutungen:

Mietvertragsentwürfe Karte

Die Mietvertragsentwürfe Karte dient zur Anzeige und Pflege einzelner Datensätze. Es stehen Ihnen die gleichen Funktionen zur Verfügung wie auch in der Liste. Weitere Details finden Sie in Kapitel Funktionen.

Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie im Kapitel Manuelle Erfassung.

Funktionen

Importierte Sätze prüfen

Mit der Funktion Importierte Sätze prüfen (Liste) bzw. Importierten Satz prüfen (Karte) können Sie die markierten Sätze (Liste) bzw. den aktuellen Satz (Karte) auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen lassen. Das Ergebnis der Prüfung wird Ihnen anschließend sowohl mit einer Meldung wie auch im Feld Hinweis mitgeteilt.