Zahlungsverkehr

• 1: Einführung und Einrichtung
• 2: Erfassung von Stammdaten
• 3: Zahlungsvorschlagsläufe
• 3.1: Zahlungsvorschlag debitorisch
• 3.2: Zahlungsvorschlag kreditorisch
• 4: E-Banking
• 4.1: Elektronische Verarbeitung
• 4.2: Import Verarbeitung
• 5: Zusatzfelder

1 - Einführung und Einrichtung

Einführung

Der Zahlungsverkehr in RELion ist ein sehr flexibles Modul, das speziell auf die Bedürfnisse und Besonderheiten der Immobilienbranche zugeschnitten wurde.

• Eigene Einrichtungskarte zur Konfiguration der verschiedenen Teilfunktionen (z. B. Verwendungszweckgestaltung bei Zahlungsaufträgen)
• Hinterlegung von beliebig vielen Bankverbindungen für die Wohnanlage, für Debitoren und Kreditoren
• Verwaltung von Lastschriftmandaten für den regelmäßigen Einzug von Forderungen
• Umfangreiche Möglichkeiten zur Hinterlegung von wiederkehrenden Forderungen in Form von Sollstellungszeilen auf Basis von Verträgen inklusive Buchungslauf
• Optionale Teilzahlungsfunktion bei Rechnungen
• Zahlläufe für den debitorischen und kreditorischen Buchhaltungsbereich zur Ermittlung offener fälliger Posten und Ausgleich per Zahlungsauftrag
• E-Banking: Import von elektronischen Kontoauszügen sowie automatische Kontierung der Kontoumsätze

Konfiguration der IBAN-Länge je SEPA-Land

RELion verfügt bei der Erfassung von Bankverbindungen über eine Eingabehilfe. Werden nur Bankleitzahl und Kontonummer erfasst, berechnet das System automatisch die IBAN nach den allgemein gültigen Richtlinien. Allerdings gibt es Kreditinstitute (z. B. Deutsche Bank), die davon abweichen. Daher ist auch eine manuelle Eingabe der IBAN möglich. In diesem Fall prüft das System auf die korrekte Länge der IBAN und auf die Prüfziffer.

Auch bei ausländischen Banken ist diese Eingabehilfe aufgrund unterschiedlichen Aufbaus der IBAN nicht anwendbar. Jedoch ist eine Validierung bei Eingabe der IBAN auf die Felder Kontonummer und BLZ in der Regel gegeben.

Die Länge der IBAN und auch der Bankleitzahl ist in den europäischen Ländern unterschiedlich. Daher sind diese Informationen in der Datenbank einzurichten.

Hinweis

Die Einrichtung ist je Mandanten in der Datenbank vorzunehmen.

Über die Suche öffnen Sie die Liste Länder/Regionen. Die Informationen bezüglich der IBAN und Bankleitzahllängen werden von diversen Bank-Webseiten online zur Verfügung gestellt. Es ist nicht erforderlich sämtliche Länder zu erfassen. Sollten in dem Mandanten ausschließlich deutsche Bankverbindungen geführt werden, genügt die Einrichtung für Deutschland.

Zu beachten ist bei der Eingabe von nicht AT oder DE – IBAN: Aufgrund anderer Prüfziffern ist eine umgekehrte Validierung für andere Länder momentan noch nicht möglich. Wird die IBAN eingegeben, werden die Felder Kontonr. und BLZ korrekt gefüllt. Werden nur Kontonr. und BLZ eingegeben besteht jedoch die Gefahr, dass eine falsche IBAN generiert wird.

Bankleitzahlen/BIC

Die Bankleitzahlen bilden die Ausgangslage für den elektronischen Zahlungsverkehr. Jede Bankverbindung, die in RELion erfasst wird, sollte dem zuständigen Kreditinstitut zugewiesen werden. Dies erfolgt über die Bankleitzahl bzw. den BIC. Die Verwaltung der Bankleitzahlen wird in einer mandantenübergreifenden Tabelle vorgenommen. Für deutsche und österreichische Bankleitzahlen gibt es eine Importfunktion, um die regelmäßig veröffentlichten Bankleitzahlen der Deutschen Bundesbank und Österreichischen Nationalbank ins System zu übertragen. Die txt-Dateien mit den Bankleitzahlen finden Sie auf der Webseite der jeweiligen Bank.

Hinweis

Eine Bankleitzahl kann mehrere BICs (pro Geschäftsstelle) haben, wobei es immer eine Haupt-BIC gibt. In der zu importierenden Bankleitzahlen-txt wird ein Merkmal für die Haupt-BIC mitgegeben. Wenn zur Haupt-BIC weitere Unter-Geschäftsstellen (Unter-BICs) mit gleicher BLZ gehören, werden diese weiteren BICs nicht übernommen. Für die Bank ist dies aber kein Problem, da die Banken lediglich die Haupt-BIC zur richtigen Verarbeitung der Zahlungsdatei benötigen.

Import und Aktualisierung

Öffnen Sie über die Suche die Liste Bankleitzahlen. Je nach Länderversion der Bankleitzahlen ist der entsprechende Funktionsaufruf zu starten.

Wichtig

Die Bankleitzahlen-Dateien sollten im txt-Format importiert werden. Oft ist in der Bankleitzahlendatei Österreich am Anfang eine Leerzeile und/oder anderweitiger Text enthalten. Damit der Import reibungslos funktioniert, öffnen Sie die Datei im Editor und löschen evtl. Leerzeilen. Wie nachfolgend gezeigt, muss der blau markierte Bereich der Datei gelöscht und die Datei erneut gespeichert werden. Erst dann kann diese für den Import verwendet werden.

Immer wenn die Bankleitzahlentabelle in RELion aktualisiert wurde, ist es auch zwingend erforderlich die Funktion Aktualisiere Bankdaten anzuwählen. Nur dann ist sichergestellt, dass mit der Bankleitzahl verknüpfte Kontoverbindungen und auch Lastschriftmandate vollständig aktualisiert werden, sollte sich beispielsweise der BIC-Code geändert haben. Die Aktualisierung mit Ja bestätigen.

Konfiguration der Buch.-Blattvorlagen und Buchblätter

Der Zahlungsverkehr in RELion verfügt über eigene Buchblatt-Pages für die folgenden Bereiche:

• Zahlungsvorschlag debitorisch (Seiten-ID 5052274, Name Lastschrift / Zahl.Buch.-Blatt)
• Zahlungsvorschlag kreditorisch (Seiten-ID 5052348, Name Kreditor Zahlungen)
• Kontierung von Kontoauszügen (Seiten-ID 5052359, Name Bank Buch.-Blatt)

Debitorischer und kreditorischer Zahllauf

Für Zahlläufe zum Ausgleich von Debitoren- und Kreditorenposten werden jeweils unterschiedliche Buchblattvorlagen benötigt. Damit das System bei der Zahlungsdateierstellung die Ausrichtung erkennt, ist eine Einrichtung der Herkunftscodes erforderlich. Öffnen Sie über die Suche die Karte Herkunftscode Einrichtung.

Im Inforegister Verkauf ist der Herkunftscode für debitorische Zahlungs-Buchblätter im Feld Zahlungseingangs Buch.-Blatt auszuwählen bzw. zu erfassen.

Im Inforegister Einkauf ist der Herkunftscode für kreditorische Zahlungs-Buchblätter im Feld Zahlungsausgangs Buch.-Blatt auszuwählen bzw. zu erfassen.

Anschließend richten Sie die Buch.-Blattvorlagen ein. Dazu öffnen Sie die Übersicht Fibu Buch.-Blattvorlagen. Bei der Einrichtung der Buchblattvorlagen für die Zahlläufe ist es sinnvoll mehrere Vorlagen einzurichten, wenn mehrere Mitarbeiter im Unternehmen Zahlungsvorschlagsläufe generieren sollen. Die Vorlagen können beispielsweise „sprechend“ eingerichtet werden, damit der zuständige Mitarbeiter weiß, welche Vorlage er zu verwenden hat.

Im Feld Herkunftscode ist der gleiche Wert wie zuvor in der Herkunftscode Einrichtung einzutragen.

Die restlichen Felder sind ähnlich der gezeigten Abbildung einzurichten. Anschließend ist je Vorlage nur ein Standardbuchblatt zu erfassen, da die Zahllauffunktion alle weiteren Buchblätter automatisiert erzeugt. Hierfür starten Sie im Menüband den Aufruf Buch.-Blattnamen.

Durch die vorgenommene Einrichtung der Buch.-Blattvorlagen bietet das System beim Aufruf von Debitor Zahlungen und Kreditor Zahlungen die zur Verfügung stehenden Vorlagen an. Hierzu gelangen Sie über den Aufruf Kreditor Zahlungen.

Bank Buchblatt für Kontoauszugsimport

Über die Suche rufen Sie die Übersicht Fibu Buch.-Blattvorlagen auf. Das Bank Buchblatt verfügt über spezielle Funktionsaufrufe, welche ausschließlich für die Kontierung von elektronischen Kontoauszügen benötigt werden. Für das Übertragen von elektronischen Kontoumsätzen in das allgemeine Buchblatt kann jede beliebige Vorlage der Seiten-ID 5052359 verwendet werden. Allerdings ist es aus organisatorischer Sicht und für mehr Transparenz sinnvoll eine Vorlage ausschließlich für die Bearbeitung elektronischer Kontoauszüge mit sprechendem Herkunftscode zu erfassen.

Zur Vorlage ist mindestens ein Buch.-Blattname zu erstellen. Häufig werden je Bankkonto Buch.-Blattnamen angelegt, um eine automatisierte Aufteilung der Kontoumsätze in verschiedene Buchblätter zu bewirken. In diesem Fall ist es erforderlich auf der Bankkontokarte im Inforegister Transfer das Buchblatt für die automatische Aufteilung anzugeben.

Der Bericht Kontoumsätze übertragen, welcher die Kontoumsätze ins Buchblatt überträgt, verwendet eventuell hinterlegte Buchblätter an den Bankkonten, wenn die Option Automatisch aufteilen aktiviert wurde.

Konfiguration GVC-Textschlüssel und Zahlungsformcodes zur Postenauswertung

Der Geschäftsvorfallcode (GVC) definiert alle aus der Bankbuchung resultierenden Geschäftsvorfälle in Form eines einheitlichen Schlüssels, der es den Kunden ermöglicht, bei der Weiterverarbeitung von Umsatzinformationen eine Umsetzung in betriebsspezifische Geschäftsvorfallarten durchzuführen.

Um die Bedeutung des meist dreistelligen GVC in der Anwendung, beispielsweise auf der Karte Bankbeleg, sichtbar zu machen, ist es erforderlich die mandantenübergreifende Tabelle Global-GVC-Textschlüssel zu pflegen. Listen der gängigen GVCs können Sie auf verschiedenen Bank-Websites abrufen. Alternativ kann die Funktion RE Textschlüssel Import/Export verwendet werden, um aus einer RELion-Einrichtungsdatenbank bereits erfasste Textschlüssel zu exportieren und in die aktuelle Datenbank zu importieren.

Pflege der GVC-Textschlüssel

Dazu öffnen Sie über die Suche die Seite Global-GVC Textschlüssel. Die Tabelle enthält im Feld Code den GVC und im Feld Beschreibung die Beschreibung des Geschäftsvorfalls. Die Werte können Sie manuell pflegen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Export-/Import-Funktion. Dazu wählen Sie über die Suche den Bericht RE Textschlüssel Import/Export. Je nach gewählter Richtung öffnet sich beim Betätigen der Funktion per OK entweder ein Ordnerverzeichnis zur Auswahl der txt-Datei oder die erzeugte Datei zur Speicherung. Es werden Code und Beschreibung exportiert, eventuell hinterlegte Zahlungsformcodes werden nicht berücksichtigt.

Pflege der Zahlungsformcodes zur Postenauswertung

Aus einem Kontoumsatz, der in RELion gebucht wird, entstehen Bankposten und je nach Kontierung Debitoren-, Kreditoren- und Sachposten. Insbesondere im debitorischen Buchhaltungsbereich, kann es aufschlussreich sein, mit möglichst wenig Filterkriterien festzustellen wie viele Rücklastschriften bereits auf einen Debitor mit Lastschriftmandat gebucht wurden und was die Gründe der Rücklastschrift waren. Oder Sie möchten feststellen, welche Debitoren in Ihrer Datenbank per Dauerauftrag überweisen. Genauso ließe sich ermitteln, welche Kreditoren per Lastschriftmandat von Ihrem Konto abbuchen.

Um diese Auswertungsmöglichkeiten zu erhalten, muss ein von der Bank übermittelter GVC in einen Zahlungsformcode übersetzt und den betreffenden Buchblattzeilen durch die Funktion Kontoumsätze übertragen automatisch zugeordnet werden. Enthält die Buchblattzeile den Zahlungsformcode, so landet dieser Wert auch nach der Buchung im Posten.

Ob alle oder nur bestimmte GVCs als Zahlungsformcode übersetzt werden, ist frei konfigurierbar. Der Wert wird nur übertragen, wenn der betreffende GVC in der Tabelle Global-GVC-Textschlüssel im Feld einen RE Zahlungsformcode eingerichtet hat.

Durch die vorgenommene Einrichtung wird der GVC in einen Zahlungsformcode im Bank Buch.-Blatt übersetzt.

Hinweis

In das Feld Beschreibung der Buchblattzeile wird bei Kontoumsätzen meist der Name des Auftraggebers übertragen. Bei Umsätzen, in denen es keinen Auftraggeber gibt (z. B. bei Bankgebühren), überträgt die Anwendung die GVC-Beschreibung. Sollte eine Kontierungsregel mit einem Buchungstext greifen, so übersteuert dieser Text das Standardverhalten.

Zahlungsverkehr Einrichtung

Für die zentralen Einrichtungsparameter gibt es eine eigene Einrichtungsseite Zahlungsverkehr Einrichtung.

Inforegister Allgemein

In RELion kann auf der Einkaufsrechnung im Inforegister Rechnungsdetails im Feld RE Zahlungsreferenz eine vom Kreditor vorgegebene Zahlungsreferenznummer erfasst und bei Bezahlung der Rechnung im Umsatz übermittelt werden.

Beispiel in der Einkaufsrechnung:

Wichtig

Dies ist nur möglich, wenn in der Zahlungsverkehr Einrichtung das Feld RE Zahlungsreferenz angehakt ist. Denn nicht jede Bank akzeptiert die Übermittlung einer Zahlungsreferenz im Feld der Zahlungsdatei. Bevor sie also mit Zahlungsreferenzen arbeiten, sprechen Sie mit Ihrer Bank, ob diese das Feld verarbeiten kann.

Merkblatt zum Thema RE Zahlungsreferenz

Die Verwendung einer Zahlungsreferenz (s. u. AOS) muss mit der Bank des Auftraggebers (Bankkonto in RELion) abgestimmt sein. Ist dies nicht der Fall, besteht die Gefahr, dass die Überweisung abgelehnt wird (Zahlungsverzug). Des Weiteren muss/sollte auch die Bank des Lieferanten dem zugestimmt haben, da ansonsten ggf. der Verwendungszweck gekürzt/abgeschnitten wird. RELion-Anwender sollten daher auf die Verwendung der RE Zahlungsreferenz (in EK-Belegen sowie dem Einkaufs-Buchblatt) verzichten.

Quelle : https://www.novalnet.de/payment-lexikon/sepa-verwendungszweck-nur-noch-140-zeichen-moglich

Verwendungszweck

Im SEPA-Datenformat (Implementation Guidelines) werden die ISO-Belegungsregeln für den Verwendungszweck eingeschränkt.

Die Verwendung eines strukturierten Verwendungszwecks sollte nur für Überweisungen und dann nur in Absprache mit dem Zahlungsempfänger erfolgen. Quelle : https://www.national-bank.de/fileadmin/user_upload/Service/Electronic_Banking_Center/downloads/hb-bedingungen/SRZ-Richtlinien-Version_2017.pdf

Inforegister Nummerierung

Inforegister Debitor

Bezeichnung	Erläuterung
Keine Prüfung Objektbankkonto	Dieses Feld sollte nur dann aktiviert werden, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten ausschließlich über die gleiche Objektbankverbindung bzw. den gleichen Kontoinhaber verfügen! Die Deaktivierung der Objektbankprüfung bewirkt, dass sämtliche Posten des Lastschriftlaufes ausschließlich einer gewählten Bankverbindung gutgeschrieben werden können.
Lastschrift Verwendungszweck/ Auszahlung Verwendungszweck/ Verwendungszweck ohne Vertrag	Als Verwendungszweck sind maximal 140 Zeichen übermittelbar. Mittels Text und %-Parametern lässt sich ein Verwendungszweck definieren. Bei Bedarf können Verwendungszwecke einzelner Zahlungszeilen vor Zahlungsdateierstellung manuell überarbeitet werden. Die Textgestaltung der Verwendungszwecke ist im debitorischen Bereich für Lastschrift und Auszahlung sowie für die Zahlung von Debitorenposten ohne Bezug konfigurierbar.
	Die Prozentparameter werden vom System wie folgt übersetzt:
	%1 Vertragsnr. aus 1. Debitorenposten
	%2 Zusammensetzung aus <Objektnr.><Einheitennr.>< Einheitenhistorie>
	%3 Verwendungszweck Objektbuchungskonto:
	%4 Durch Anwender eingetragene Buchungsschreibung im Optionsregister der Stapelverarbeitung Bankeinzugsvorschlag.
	%5 Beginn Datum Reichweite der Sollstellung aus ältestem Debitorenposten
	%6 Enddatum Reichweite der Sollstellung aus jüngstem Debitorenposten
	%7 Summe Zahlbetrag netto
	%8 Summe MwSt. aus Zahlbetrag
	%9 MwSt. %
	%10 Bruttobetrag
	%11 Einzugsdatum
	%12 Objektadresse
	%14 Beschreibung 2 aus Posten
	%15 Debitorennummer
	%16 Beschreibung aus Posten
	Wichtig: Versuchen Sie möglichst wenige %-Parameter zu verwenden, da durch die Begrenzung auf 140 Zeichen Werte sonst möglicherweise abgeschnitten werden.
Auszahlung Zahlungsformcode	Über den Drilldown können Sie einen Standard-Zahlungsformcode für die Bezahlung von Verbindlichkeiten auswählen oder definieren. Mit diesem Zahlungsformcode wird das gleichnamige Filterfeld im Optionsbereich der beiden debitorischen Auszahlungsvorschlags-Reports vorbelegt. Der Anwender kann bei Bedarf den vorgeblendeten Wert im Bericht ändern. Mit Hilfe des Zahlungsformcodes kann der Zahllauf auf Posten mit gleichem Zahlungsformcode eingeschränkt werden. Damit ein Posten einen Zahlungsformcode enthält, muss dieser vor dem Buchen in der Buchblattzeile ausgefüllt sein. Bei Bedarf lässt sich der Zahlungsformcode am Posten nachträglich bearbeiten.
Mandatsgültigkeit	Abgesehen von der Einmallastschrift verliert ein wiederkehrendes Mandat durch Zeitablauf seine Gültigkeit, sofern es nach dem Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird. Ist der Zeitraum überschritten, erhält der Anwender beim Zahlungsvorschlagslauf im Aktionsprotokoll einen entsprechenden Eintrag.
Lastschrift EndToEndId	Diese Einrichtung muss nicht zwingend vorgenommen werden. Die EndToEndId (max. Zeichenlänge 35) ist ein frei gestaltbarer Schlüssel, welcher insbesondere bei der zielgenauen Zuordnung von Lastschrift-Retouren genutzt werden kann.Sie wird beim Erzeugen einer SEPA-XML-Zahlungsdatei vom System generiert und in die Datei geschrieben. Die zuständigen Kreditinstitute transportieren diese EndToEndId weiter und geben diese wiederum beim Umsatz auf dem Kontoauszug an und auch bei eventuellen Rücklastschriften. Bei einem Zahllauf in RELion verwendet das System ohne Einrichtung für die EndToEndId die Zahlungsvorgangsnummer plus die laufende Nummer des Debitor-/Kreditorpostens. Zusätzlich ist es aber auch möglich, für den Lastschriftlauf über die Einrichtung im Feld EndToEndId, per %-Parameter inklusive freier Texteingabe die Belegung der End-to-End ID zu beeinflussen. In diesem Einrichtungsfeld steht - %1 für die Zahlungsvorgangsnummer und - %2 für die Vertragsnummer. Denken Sie daran, dass die End-to-End ID eindeutig sein sollte!
Transitbuchung Lastschrift/ Transitbuchung Auszahlung	Aufgrund der zeitlichen Verzögerung zwischen dem Einreichen der Zahlungsdatei bei der Bank und dem tatsächlichen Erscheinen der Kontobewegungen auf dem Kontoauszug, gibt es die Möglichkeit ein Transitkonto zu verwenden. Somit ändert sich der Banksaldo erst, wenn später der Kontoauszug gebucht und das Transitkonto aufgelöst wird. Wenn dies für Debitor-Lastschriften/Auszahlungen gewünscht ist, setzen Sie hier einen Haken.
Transitkonto Debitoren	Über den Drilldowns können Sie ein Konto aus den Global-Objekt-Vorlagekonten auswählen, welches als Zwischenkonto für Lastschriften/Auszahlungen verwendet werden soll. Dies ist nur notwendig, wenn in den Feldern Transitbuchung Lastschrift / Auszahlung ein Haken gesetzt wurde. Hinweis: Konten in Einrichtungskarten beziehen sich immer auf die Global-Objekt-Vorlagenkonten. Damit das eingerichtete Konto später beim Buchen verwendet werden kann, muss sichergestellt werden, dass dieses Konto auch in den Kontenplänen der jeweiligen Objekte vorhanden ist.

Inforegister Kreditor

Inforegister Automatische Kontierung

Inforegister Mahnung

2 - Erfassung von Stammdaten

Erfassung von Bankverbindungen

Für den Zahlungsverkehr von RELion ist es nötig die Bankverbindungen des Gläubigers als auch des Schuldners zu führen. Hierfür gibt es in RELion vier verschiedene Tabellen:

• Bankkonten - zur Erfassung aller Bankverbindungen je Mandanten.
• RE Objektbankkonten - zur Verknüpfung der Bankkonten des Mandanten mit den entsprechenden Verwaltungsobjekten. Eine Verbindung zwischen Bank und Objekt ist möglich.
• RE Debitorbanken - zur Erfassung der Bankverbindungen des Debitors – in RELion handelt es sich hierbei meist um den Mieter oder Wohnungseigentümer.
• RE Kreditorbanken - zur Erfassung der Bankverbindungen des Kreditors. Der Kreditor ist meist eine Handwerks- oder Dienstleistungsfirma deren Rechnungen bezahlt werden müssen.

Bankverbindungen des Mandanten bzw. des Immobilienverwalters

Je Mandant der Datenbank können Bankverbindungen erfasst und gepflegt werden. Um diese Bankverbindungen im Bereich der Immobilienverwaltung nutzen zu können, müssen diese mit den jeweiligen Objektkarten verknüpft werden. Die Bankkonten des Mandanten verwenden das System auch zum Buchen von Zahlungen.

Das entsprechende Sachkonto für die Bankposten wird über die Bankkontobuchungsgruppe des Bankkontos ermittelt. Wie alle Stammdatensätze in der Datenbank benötigen auch Bankkonten eine Nummernserie. Die Finanzbuchhaltung Einrichtung hierfür rufen Sie über die Suche auf.

Anschließend können die Bankverbindungen des Mandanten erfasst werden. Dazu öffnen Sie über die Suche die Liste Bankkonten und erfassen mit der Option +Neu eine neue Bankverbindung.

Erläuterung der Bankkontokarte

Die nachfolgende Beispielabbildung zeigt die Mindestdaten, über die ein Bankkonto-Datensatz verfügen sollte, um diesen in RELion zu verwenden.

Hinweis

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch das Feld Bankkontonummer gefüllt sein muss, um eine Fehlermeldung in einem nachfolgenden Prozess (Erstellung der Zahlungsdatei) zu verhindern.

Die Saldenfelder der Bankkontokarte reagieren auf einen Flowfilter, den Sie auf der List-Page anwenden können.

Öffnen Sie erneut die Karte des Bankkontos, wird auch hier der Filter angewendet.

Die nachfolgend erläuterten Felder beziehen sich auf weiterführenden Funktionen und Prüfungen im Zusammenhang mit RELion.

Bankkonto als RE Objektbank definieren

Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Die Aareal Bank übermittelt die virtuellen Konten als VIRR-Datei. Für den Import der Datei gibt es in RELion einen XML-Port. Um dem Objekt eine neue Bankverbindung zur Verfügung zu stellen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie im entsprechenden Objekt die RE Objektbanken, indem Sie im Feld Bankkonto auf den Drilldown klicken und anschließend in die erweiterte Übersicht wechseln.

Tragen dort in einer neuen Zeile einen aussagekräftigen Code und ein Startdatum ein. Start- und Enddatum grenzen den Gültigkeitszeitraum der Bankverbindung für dieses Objekt ein.

Hinweis

Bei der Vergabe des Codes in der Objektbank gilt folgende Regel: Zeitgleich gültige Bankverbindungen werden mit unterschiedlichem Code (z. B. Bank 1, Bank 2, etc.) erfasst. Bei einem Bankverbindungswechsel zu einem bestimmten Stichtag wird die Folgebankverbindung mit gleichem Code erfasst.

Gehen Sie als nächstes in das Feld Bankkonto und wählen Sie mithilfe des Lookups ein Bankkonto aus der Bankkontenübersicht des Mandanten aus, um die Zuweisung auf das Objekt vorzunehmen.

Sie können in der Bankkontenübersicht auf die Bankkontokarte wechseln und bei Bedarf ein neues Bankkonto erfassen, welches dann im Anschluss dem Objekt zugewiesen wird. Durch die Auswahl des Bankkontos übernimmt das System automatisch die Werte für die Felder Name, Bankkontonummer, Bankleitzahl, IBAN, BIC, Kontoinhaber, Suchbegriff und Bewegung.

Nachdem die Bankverbindungen für das Objekt erfasst wurden, ist eines der Objektbanken als Standard zu definieren. Die Standardobjektbank wird vom RELion Zahlungsverkehr bevorzug verwendet – außer es wurde für den Einheitenvertrag oder beim Buchen des Postens eine andere Bankverbindung zur Zahlung angegeben. Wählen Sie über den Drilldown des Feldes Bankkonto der Objektkarte die gewünschte Bank aus. Die Übersicht schließt sich und Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage die Sie entsprechend bestätigen.

Die Standardbank wird somit auf der Objektkarte angezeigt. In der Übersicht RE Objektbanken hat die Standardbank im Feld Objektbank den Wert Ja.

Neben der Standardbank besteht auch die Möglichkeit eine allgemeine Bankverbindung für Zahlungsausgänge zu definieren. Diese Bankverbindung wird dann vom Zahllauf für den Ausgleich von Verbindlichkeiten verwendet – sofern am Posten selbst keine Bank für Zahlung vorhanden ist. Die Bankverbindung für Zahlungsausgänge wird im Feld Bank für Zahlungsausgang angehakt.

Die Bankkontonutzungsart (kreditorisch)

Haben Sie einem Objekt mehrere Bankkonten zugeordnet, können Sie für die verschiedenen Bankverbindungen des Objektes Nutzungsarten (z. B. Baukonto, Darlehen, Mieteinnahmen, Instandhaltung etc.) definieren. Für bestimmte Buchungsfälle, beispielsweise Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen, kann das System über die Bankkontonutzungsart das richtige Objektbankkonto für die Bezahlung ermitteln. Voraussetzung ist, dass am Objekt eine Bankverbindung mit Nutzungsart eingerichtet ist und bei den relevanten Objektbuchungskonten ebenfalls die gleichlautende Bankkontonutzungsart hinterlegt ist.

Wenn Sie eine Buchung veranlassen, bei der Sie ein Objektkonto (Buchungskonto) auswählen, welches einer Bankkontonutzungsart zugeordnet ist, prüft RELion, ob es im Objekt auch ein Bankkonto mit der gleichen Bankkontonutzungsart gibt. Wenn ja, trägt das System im Feld Bankkonto für Zahlung der Buchblattzeile den Bankkonto-Code der entsprechenden Objektbank ein. Auf der Objektkontokarte im Inforegister Zahlung ist bei Bankkontonutzungsart INSTAND hinterlegt.

An der Objektbank BANK 2 ist ebenfalls die Bankkontonutzungsart INSTAND hinterlegt.

Wird im Einkaufsbuchblatt das Objektkonto mit hinterlegter Bankkontonutzungsart gewählt, erfolgt eine automatische Validierung des Feldes Bankkonto für Zahlung.

Auch im Einkaufsbeleg erfolgt eine automatische Validierung des Bankkontos für Zahlung, wenn ein Objektkonto mit entsprechender Bankkontonutzungsart ausgewählt wird.

Wichtig

Die Ermittlung einer Objektbankverbindung aufgrund einer Bankkontonutzungsart, ist nur für Buchungen im kreditorischen Bereich möglich. Kreditorenposten verfügen über ein Feld Bankkonto für Zahlung in dem bei Bedarf die gewünschte Bankverbindung hinterlegt werden kann. Die Debitorenposten-Tabelle hat dieses Feld nicht.

Der Wert Bankkonto für Zahlung wird beim Buchen in das gleichnamige Feld des Kreditorenpostens übertragen.

Findet das System bei der Erstellung des kreditorischen Zahlungsvorschlagslaufs, Kreditorenposten mit einem Wert im Feld Bankkonto für Zahlung übersteuert die dort hinterlegte Objektbank die Standard-Objektbank.

Hinweis

Bedarfsweise kann der Buchhalter bei Erfassung einer Rechnung auch ohne Initialisierung durch die Bankkontonutzungsart manuell eine Objektbank im Feld Bankkonto für Zahlung auswählen.

Zuweisung individueller Objektbankverbindungen an Einheitenverträge (debitorisch)

Debitorenposten, die aufgrund von Prozessen im Bereich der Miet- und WEG-Verwaltung entstehen, enthalten immer einen Bezug auf den entsprechenden Einheitenvertrag. Daher kann am Einheitenvertrag selbst eine Objektbankverbindung hinterlegt werden, sofern diese von der Standard-Bankverbindung der Objektkarte abweichen soll.

In der Übersicht RE Objektbanken finden Sie alle Bankverbindungen des Objektes. Standardmäßig sind der Standard-Bankverbindung (Feld Objektbank = Ja) alle Einheiten des Objektes zugwiesen. Wenn Sie auf die Anzahl im Feld Zugewiesene Einheiten klicken, öffnet sich die Einheitenvertragsübersicht gefiltert auf die Einheiten, die der Bankverbindung zugewiesen sind.

Sie können bei Bedarf diese Zuordnung ändern, das beispielsweise Mieteinnahmen der gewerblich genutzten Einheiten auf ein anderes Bankkonto des Objektes fließen sollen. Wählen Sie ein Bankkonto aus, welches für bestimmte Einheiten die Standardobjektbank werden soll. Starten Sie über das Menüband die Aktion Einheiten dem Bankkonto zuweisen.

Wichtig

Sie können einem Objektbankkonto nur dann Einheiten zuweisen, wenn es nicht als Standard-Objektbankkonto definiert ist. Dem Standard-Objektbankkonto sind erst einmal alle Einheiten zugewiesen.

Es öffnet sich die Einheitenvertragsübersicht, welche Ihnen die aktiven und noch nicht anderweitig zugewiesenen Einheiten des Objekts anzeigt, in dem Sie sich befinden. Sie können nun beispielsweise nach Nutzungsart filtern, um Ihre Auswahl zu erleichtern. Markieren Sie die gewünschten Einheiten und bestätigen Sie anschließend mit Schließen.

Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, welche Sie mit Ja bestätigen oder mit Nein, um den Vorgang abzubrechen. Um den Überblick zu behalten, welche Einheiten nun welchem Bankkonto des Objektes zugeordnet sind, gibt es in der Übersicht RE Objektbanken das Feld Zugewiesene Einheiten, dessen Verteilung sich entsprechend Ihrer Eingabe geändert hat.

Durch die Zuweisung einzelner Einheiten zu einer bestimmten Bankverbindung, wird die abweichende Objektbankverbindung auf der Einheitenvertrag Karte im Inforegister Zahlungen über das Feld Objektbank Code eingetragen. Bei Bedarf kann der Anwender die individuell zugewiesene Objektbank auch manuell bearbeiten.

Um die Zuweisung einer abweichenden Bankverbindung für mehrere Einheitenverträge rückgängig zu machen, kann die Aktion Zuweisung Einheiten löschen verwendet werden.

Nach Auswählen der Funktion werden Ihnen die zugewiesenden Einheiten in der Einheitenvertragsübersicht angzeigt. Markieren Sie die gewünschten Einträge. Wenn Sie jetzt auf Schließen klicken, erscheint die Meldung:

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, dann werden die zugewiesenen Einheiten gelöscht und in der Tabelle RE Objektbanken der reduzierte Bestand (hier: 0) angezeigt.

Debitor- und Kreditor-Bankverbindungen

In RELion werden Mieter und Wohnungseigentümer als Debitoren geführt und mit den betreffenden Einheitenverträgen verbunden. Der Debitor ist die Person oder das Unternehmen an den überwiegend die Forderung aufgrund von Vertragsverhältnissen gebucht werden. Darüber hinaus sind auch Gutschriften aufgrund von Abrechnungsüberschüssen möglich.

Die entstandenen Debitorenposten müssen durch eine Zahlung ausgeglichen werden. Dies erfolgt zu großen Teilen in der Immobilienverwaltung mithilfe von Lastschrifteinzügen. Aber selbst, wenn der Debitor kein Lastschriftmandat erteilt hat, wird dessen Bankverbindung benötigt um beispielsweise dessen Überweisungen automatisiert dem Vertragsverhältnis zuordnen zu können. Kreditoren verwendet das System für Personen oder Unternehmen aus deren Geschäftsbeziehung sich Verbindlichkeiten ergeben. Im Falle der Immobilienverwaltung werden überwiegend Handwerker und andere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Verwaltungsobjekt als Kreditoren angelegt, um deren Rechnungen zu buchen. Die entstandenen Kreditorenposten müssen durch eine Zahlung ausgeglichen werden. Die auf der Rechnung angegebene Bankverbindung ist am Kreditor zu hinterlegen.

Erfassung der Kreditor-Bankverbindung

Die Kreditorenkarte ist eine Business Central Standard-Karte, welche um RELion-Felder ergänzt wurde. Die Bankkonten des Kreditors werden in einer eigenen RELion-Tabelle gespeichert. Sie erfassen eine Bankverbindung für den Kreditor, indem Sie auf der Kreditorenkarte im Menüband den Aufruf RE Bankkonten starten.

Sie können pro Kreditor beliebig viele Bankkonten mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen führen. Dabei sollten Sie in Bezug auf den Code folgende Regel beherzigen:

• Wechselt der Kreditor seine Bankverbindung, ist die neue Bankverbindung mit gleichem Code zu erfassen.
• Hat der Kreditor mehrere aktive Bankverbindungen sind diese mit unterschiedlichem Code zu führen.
• Das Feld Geprüft wird vom System automatisch gesetzt, sobald die Mindestangaben für die Bankverbindung gefüllt sind.

Beim Buchen von Rechnungen über das Einkaufsbuchblatt oder Rechnungsbelegen kann im Feld Empfänger Bankkonto der Kreditor Bankcode ausgewählt werden. Der Bankcode wird beim Buchen in den Kreditorenposten übertragen. Mithilfe des Codes ermittelt der kreditorische Zahlungsvorschlagslauf zu Buchungsdatum des Zahllaufs die aktuell gültige IBAN.

Wichtig

Wenn Sie beim Buchen der Rechnung nicht explizit ein Kreditor-Bankkonto auswählen auf das bezahlt werden soll, bleibt das Feld im Kreditorenposten leer. Das System nimmt dann für die Bezahlung des Kreditorenpostens das erste gültige Kreditor-Bankkonto, das es findet. Möchten Sie also auf ein bestimmtes Konto bezahlen, so müssen Sie bei der Rechnungserfassung im Feld Empfänger Bankkonto einen Code auswählen. Wurde die Angabe beim Buchen vergessen, kann das Feld Kreditor Bankkonto auch direkt am Kreditorenposten nachträglich bearbeitet werden.  

Erfassung der Debitor-Bankverbindung

Die Debitorenkarte ist eine Business Central Standard-Karte, welche um RELion-Felder ergänzt wurde. Die Bankkonten des Debitors werden in einer eigenen RELion-Tabelle gespeichert. Sie erfassen eine Bankverbindung für den Debitor, indem Sie auf der Debitorenkarte im Menüband den Aufruf RE Bankkonten starten. Der danebenstehende Aufruf Bankkonten ist für den Dynamics NAV Zahlungsverkehr gedacht und daher in RELion gesperrt (in unserem Beispiel-Mandant bereits ausgeblendet).

Pro Debitor können Sie beliebig viele Bankkonten mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen führen.
Dabei sollten Sie in Bezug auf den Code folgende Regel beherzigen:

• Wechselt der Debitor die Bankverbindung ist die neue Bankverbindung mit gleichem Code zu erfassen. Das Enddatum der Vorgänger-Bank wird vom System automatisch gesetzt.
• Hat der Debitor mehrere aktive Bankverbindungen sind diese mit unterschiedlichem Code zu führen.
• Das Feld Geprüft wird vom System automatisch gesetzt, sobald die Mindestangaben für die Bankverbindung gefüllt sind.
• Im Feld Lastschriftmandat zeigt das System die Anzahl der Lastschriftmandate bezogen auf die IBAN des Debitors an.

Debitor-Bankverbindung als Einheitenbank definieren

Im Bereich der Miet- und WEG-Verwaltung ist der Debitor immer mindestens einem Einheitenvertrag zugeordnet. Da der Debitor über mehrere Bankverbindungen verfügen kann, sollte die gültige Bankverbindung für den Einheitenvertrag immer gepflegt werden.

Hinweis

Die Verknüpfung einer Debitor-Bank mit dem Einheitenvertrag ist mit dem Feld Bankcode im Inforegister Sollstellung der Einheitenvertrag Karte herzustellen. Nur wenn der Bank-Code sich ändert, muss die Verknüpfung auf dem Einheitenvertrag auch geändert werden. Die Anzeige der Bankdaten erfolgt in Abhängigkeit des Arbeitsdatums. Eine Debitor-Bank kann beliebig vielen Einheitenverträgen des Debitors zugeordnet werden.

An manchen Stellen im System trägt die Anwendung bereits automatisiert die Debitor-Bankverbindung auf den Einheitenvertrag ein oder ändert diese:

• Wird beispielweise in der Einheit-Schnellerfassung für den zu erzeugenden Einheitenvertrag eine Debitor-Bankverbindung erfasst, so hinterlegt das System beim Schreiben der Daten diese Bankverbindung für den Einheitenvertrag.
• Der Assistent Lastschriftmandat erstellen hinterlegt die Debitor-Bankverbindung ebenfalls automatisiert in den betreffenden Einheitenverträgen bzw. ändert diese, wenn eine andere Bankverbindung hinterlegt war.
• Auch aus dem Bankbuchblatt heraus können Sie eine Bankverbindung zuweisen über die Funktion Bankverbindung der Einheit zuweisen. Mithilfe dieser Funktion kann die Bankverbindung eines Kontoumsatzes auf den Einheitenvertrag übertragen bzw. geändert sowie bei Bedarf eine neue Debitor-Bankverbindung erzeugt werden.

Lastschriftmandate

Lastschriftmandate werden im Bereich der Immobilienverwaltung am häufigsten für den Einzug der monatlichen Miet- oder Hausgeld-Forderungen benötigt. Da Mieter und Wohnungseigentümer als Debitoren geführt werden, bezieht sich auch das Lastschriftmandat auf diesen Bereich. Der monatliche Lastschriftlauf im System hat die Aufgabe die aktiven Lastschriftmandate unter Berücksichtigung der SEPA-Regularien zu ermitteln und die Summe der Forderungen einzuziehen. Es kann aber auch sein, dass das Verwaltungsunternehmen selbst einen Dienstleister zum Einzug per Lastschrift ermächtigt. Rechnungen werden meist in Verbindung mit Kreditoren oder direkt auf das Kostenkonto gebucht. In diesen Fällen geht es vor allen Dingen darum bei Abbuchungen per Lastschrift im elektronischen Kontoauszug den Geschäftsvorfall automatisiert zu erkennen und die richtigen Kreditoren bzw. Buchungskonto zuzuordnen. Daher sollten solche Lastschriftmandate als Kontierungsregel geführt werden.

Mandatsarten

Im SEPA-Sprachgebrauch gibt es folgende Mandatsarten:

Die Erstellung eines Lastschriftmandates (debitorisch) wird in RELion über einen Assistenten abgewickelt.

Beispielformular SEPA-Lastschriftmandat

Die Gestaltung des SEPA-Lastschriftmandats ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. Der rechtlich relevante Text des SEPA-Lastschriftmandats ist im folgenden Wortlaut anzugeben:

(Quelle: Deutsche Kreditwirtschaft)

Beispielformular SEPA-Lastschriftmandat bei abweichendem Kontoinhaber

(Quelle: Deutsche Kreditwirtschaft)

Einrichtung

Festlegung einer Mandatsreferenznummernserie

Jedes Lastschriftmandat erhält bei der Erfassung eine Mandatsreferenz, die eindeutig ist. Durch die Kombination von Mandatsreferenz und Gläubiger-ID ist zukünftig jede Lastschrift in Europa eindeutig Kreditor und Debitor zuzuordnen. Folgendes ist hierbei zu beachten:

• max. 35 Stellen (alpha-numerische Zeichen, keine Umlaute, keine Sonderzeichen)
• Aufbau und Länge der Nummer ist in der Datenbank einmalig festzulegen
• Globale Einrichtung (mandantenübergreifend) in RELion

Für die Einrichtung der Mandatsreferenznummernserie öffnen Sie RE Nummernserie. Die Einrichtungskarte für Globale Nummernserien hat im Inforegister SEPA das Feld Mandatsreferenznummern, in welches Sie eine Startnummer eintragen. Beim Erzeugen des Lastschriftmandates zählt das System die Nummer um eins hoch, sofern im Assistenten keine manuelle Mandatsreferenznummer eingegeben wurde.

Hinterlegung der Gläubiger-IDs der Objektbank-Kontoinhaber

Die Gläubiger-ID kann für deutsche Auftraggeber bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Auftraggeber mit Sitz in Österreich beantragen die Gläubiger-ID bei der ÖNB. Die Gläubiger-ID ist bis zu 35 Stellen lang und setzt sich wie folgt zusammen:

In RELion wird die Gläubiger-ID in der jeweiligen Mandats-Zuständigkeitseinheitenkarte hinterlegt. Diese ist wiederum direkt mit den entsprechenden Verwaltungsobjekten verknüpft.

Wichtig

Zwischen dem hinterlegten Objekteigentümer (Mandats Zuständigkeitseinheit) und dem Kontoinhaber der zugehörigen Objektbankverbindungen gibt es in RELion keine direkte Verknüpfung. Dennoch muss die Gläubiger-ID der Zuständigkeitseinheit zwingend die des Kontoinhabers der Objektbanken sein! Bei einem WEG-Verwaltungsobjekt wird die Eigentümergemeinschaft als Zuständigkeitseinheit erfasst.

Lastschriftmandatsformular drucken

Beim Druck von Betriebskosten- und Wirtschaftsplan-Belegen können wahlweise Lastschriftmandatsformulare für Verträge ohne hinterlegtes Lastschriftmandat mitgedruckt werden. Auf der Vertragskarte selbst ist es ebenfalls möglich für den Debitor ein Lastschriftmandatsformular zur Unterzeichnung zu drucken, sofern der Bericht in der RE Berichtsauswahl eingerichtet wurde. Öffnen Sie die Einrichtungskarte RE Berichtsauswahl.

Stellen Sie das Feld Verwendung auf RE Vertrag ein und tragen Sie bei Bedarf den Bericht 5052580 Vertrag SEPA Lastschriftmandat ein, um diesen zukünftig über das Drucksymbol der Vertragskarte zur Verfügung zu haben.

Für den Druck eines Lastschriftmandates öffnen Sie die entsprechende Vertragskarte und starten Sie über Berichte die Berichtsauswahl, bestätigen Sie den Bericht Vertrag SEPA Lastschriftmandat.

Der Filter auf den Vertrag ist bereits voreingestellt und kann bei Bedarf geändert werden, um Formulare für mehrere Verträge zu drucken.

Die auf dem Formular gedruckte Mandatsreferenznummer wird aus der in RELion eingerichteten Nummernserie gezogen, welche beim Druck entsprechend hochgezählt wird. Sobald das Formular unterzeichnet zurückkommt, kann die Mandatsreferenznummer bei der Erfassung im Assistenten Lastschriftmandat erstellen in das Feld Manuelle Mandatsreferenznummer eingetragen werden.

Lastschriftmandate erstellen und verwalten (debitorisch)

Lastschriftmandatsdatensätze können in RELion über verschiedene Wege erzeugt werden:

Die erforderlichen Felder für die Erfassung eines Lastschriftmandates sind in jedem der genannten Bereiche identisch, daher wird nachfolgend nur die Erfassung mithilfe des Assistenten Lastschriftmandat erstellen beschrieben.

Erstellen eines Einzelmandates

Für die Erstellung eines Lastschriftmandates mithilfe des Assistenen, öffnen Sie die entsprechende Vertragskarte. Über Details gelangen Sie zum Aufruf Lastschriftmandate, welcher die Lastschriftmandatübersicht öffnet.

In der Übersicht wählen Sie über NEU die Aktion Lastschriftmandat erstellen, um den gleichlautenden Assistenten zu starten.

Einzelmandate erhalten in RELion eine weitere Unterteilung in

• Vertragsmandat, Bezug auf den gesamten Vertrag mit all seinen Vertragszeilen (Einheiten-Flächen)
• Einheitenmandat, Bezug auf eine bestimmte Einheit des Vertrages
• Sollstellungsmandat, Bezug auf eine bestimmte Einheit und Sollstellung des Vertrages

Hinweis

Eine Unterteilung von Lastschriftmandaten innerhalb eines Vertrages macht nur dann Sinn, wenn der Debitor unterschiedliche Bankkonten verwenden möchte. Grundsätzlich sollte das Lastschriftmandat immer das Schriftstück widerspiegeln!

Die markierten Felder sind die Mindestangaben für das Einzelmandat. Da der Assistent im Kontext Vertrag gestartet wird, ist der Debitor bereits bekannt. Bei einem Einheitenmandat stehen zusätzlich die Einheitennummern der Vertragszeilen zur Auswahl.

Das Startdatum ist ausschlaggebend für die Verwendung des Lastschriftmandates bei Zahlläufen und Buchungsprozessen (z. B. Sollstellungslauf). Die Verknüpfung erfolgt über die IBAN. Unterschriftsdatum und Unterschriftsort sind wegen der SEPA-Regularien erforderlich. Hierbei ist zu beachten, dass das Unterschriftsdatum mindestens 1 Tag vor Startdatum des Lastschriftmandates liegen muss.

Lassen Sie das Feld Manuelle Mandatsreferenz leer, wenn auf dem vorliegenden Lastschriftmandatsformular noch keine Mandatsreferenz vergeben wurde. Das System verwendet dann die eingerichtete Nummernserie. Mandatsreferenznummer und Gläubiger-ID sind dem Debitor zwingend mitzuteilen. Beispielsweise auf einer Mietrechnung oder einer Vorabankündigung zum Lastschrifteinzug.

Das Feld Typ bietet folgende Auswahlmöglichkeiten:

Sollte der Vertrag, für den Sie das Lastschriftmandat erstellen über offene Debitorenposten verfügen, so werden diese auf der nächsten Seite des Assistenten angezeigt. Die Spalte Übernehmen ist bereits initial auf Ja eingestellt. Dies bedeutet, dass diese Debitorenposten mit Beendigung des Assistenten mit dem Lastschriftmandat über das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. verknüpft werden. Beim nächsten Lastschriftlauf können diese Posten dann eingezogen werden. Um bestimmte Debitorenposten davon auszunehmen, ist lediglich der jeweilige Haken per Mausklick zu entfernen.

Sobald Sie im Assistenten alle notwendigen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Fertigstellen, um den Datensatz zu erzeugen. Die mit dem Lastschriftmandat verknüpften Debitorenposten können Sie noch einmal überprüfen, indem Sie in der Lastschriftmandatsübersicht auf Debitorenposten klicken.

Hinweis

Ausschließlich Debitorenposten mit einem Wert im Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. können per Lastschrift eingezogen werden. Bei Bedarf kann der Anwender manuell den Bezug auf das Lastschriftmandat entfernen, indem der Feldwert manuell entfernt wird. Umgekehrt ist es auch möglich einen Posten nachträglich auf ein bestehendes Lastschriftmandat zu beziehen. Der Drilldown des Feldes öffnet bestehende Lastschriftmandate zum jeweiligen Vertrag und erleichtert somit die Auswahl des richtigen Lastschriftmandates. Darüber hinaus ist es möglich im Feld Abwarten ein Kürzel einzutragen, um Posten vorrübergehend vom Zahllauf auszuschließen. Sämtliche debitorische Buchungen deren Vertragsdaten sich auf ein aktives Lastschriftmandat beziehen, erhalten in den Buchblattzeilen automatisch die lfd. Nummer des Lastschriftmandates. Auch in der Buchblattzeile ist ein manuelles Eingreifen des Anwenders möglich.

Lastschriftmandatkarte

Sie öffnen die Lastschriftmandatkarte in dem Sie in der Lastschriftmandatübersicht auf Ansicht im Menüband klicken. Die Lastschriftmandatkarte beinhalte alle relevanten Informationen, welche das System benötigt, um bei verschiedenen Verarbeitungsprozessen, das richtige Lastschriftmandat zu finden, zugehörige Debitorenposten zu ermitteln, und die benötigten Daten in die Lastschriftdatei zu übertragen. Durch Klick in das Feld Letztes Zahlungsdatum öffnen sich gebuchte Zahlungszeilen, bei einem neu erstelltem Lastschriftmandat ist dieses Feld zunächst leer.

Wichtig

Eventuell falsch angelegte Lastschriftmandate können gelöscht werden, solange noch keine Zahlungszeilen existieren. Sobald jedoch das Lastschriftmandat verwendet wurde und somit im Feld Letztes Zahlungsdatum einen Wert enthält, kann es nur über eintragen eines Enddatums vom nächsten Lastschriftlauf ausgenommen werden.

Ein Einzelmandat enthält als Schlüssel bzw. Bezug die Debitorennummer und die Schlüsselfelder je nach Mandatsart (Vertrag, Einheit, Sollstellung) auf Vertrag, Objekt, Einheit bis zum Sollstellungskonto. Alle Forderungen, die auf die Debitorennummer mit Angabe der Vertragsnummer und zugehörigen Einheitenverträgen gebucht werden, sind mit diesem Einzelmandat einzuziehen. Handelt es sich um ein Mandat mit Bezug auf Einheitenvertrag, so können Forderungen nur für diesen Einheitenvertrag eingezogen werden.

Wichtig

Sollstellungsmandate dürfen nicht für die E/A-Rechnung (EÜR) verwendet werden!

Erstellen eines Sammelmandates

Während Einzelmandate in RELion mindestens den Bezug auf eine Vertragsnummer benötigen, so bieten Sammelmandate die Möglichkeit sämtliche Forderungen zwischen Debitor und Zuständigkeitseinheit per Lastschrift einzuziehen. Sollte der Debitor also in mehreren Vertragskarten hinterlegt sein, oder gar Forderungsposten außerhalb der Verträge entstehen, so können all diese Beträge in einer Summe per Sammelmandat eingezogen werden, sofern der Gläubiger (Zuständigkeitseinheit) immer der Gleiche ist.

Hinweis

Im Falle einer Lastschrift per Sammelmandat, wird dem Debitor eine Gesamtsumme abgebucht. Ein Einzelmandat mit Bezug auf einen bestimmten Vertrag zieht hingegen nur die Forderungssumme des Vertragsverhältnisses ein.

Sammelmandate können ausschließlich mit dem Assistenten Lastschriftmandat erstellen erzeugt werden. Der Assistent wird aus der Lastschriftmandatübersicht gestartet, welche sich über die Vertragskarten und über die Debitorbankkonten öffnen lässt. Wählen Sie im Feld Art die Option Sammelmandat.

Die markierten Felder sind die Mindestangaben für das Sammelmandat. Die erforderlichen Werte sind im Grunde die gleichen wie bei der Erfassung eines Einzelmandates. Allerdings ist nun das Feld Mandats Zuständigkeitseinheit editierbar, um den Gläubiger auszuwählen und es kann kein weiterer Bezug auf eine Vertragsnummer festgelegt werden.

Ein Sammelmandat enthält als Schlüssel bzw. Bezug die Debitorennummer und die Mandats Zuständigkeitseinheit.

Hinweis

Das bedeutet, dass alle Forderungen, die auf die Debitorennummer gebucht werden (auch ohne Einheitennr.) und bei denen ein Objekt mit Mandats Zuständigkeitseinheit (hier: RI GmbH) angegeben wird, können mit diesem Sammelmandat eingezogen werden. Das Sammelmandat ist in RELion vertragsübergreifend.

Lastschriftmandat versionieren

Das SEPA-Regelwerk sieht vor, dass bei Lastschriftmandaten, bei denen sich das Konto innerhalb der Bank ändert, die Änderung in der Zahlungsdatei bekannt zu geben ist. Auch müssen Namensänderungen des Kontoinhabers, beispielsweise bei Heirat, bekannt gegeben werden. Hierfür wird der Alt- und Neu-Wert benötigt. Für derlei Änderungen gibt es den Assistenten Lastschriftmandat versionieren.

Alle anderen Änderungen wie beispielsweise Wechsel der Bank, des Gläubigers etc. sind mit Beendigung des alten Lastschriftmandates und Erstellung eines Neuen zu bewerkstelligen. Darüber hinaus hat Korrespondenz mit dem Debitor zur Mitteilung der neuen Mandatsreferenznummer und Gläubiger-ID zu erfolgen. Starten Sie den Assistenten direkt aus der Lastschriftmandatübersicht.

Wichtig ist die Eingabe eines Versionsdatums, welches die Wirksamkeit der Änderung festlegt. Der Kontenwechsel wird vorgenommen, indem eine andere IBAN aus den Bankverbindungen des Debitors gewählt wird. Eine Änderung des Kontoinhaber-Namens ist ebenfalls möglich, indem über das Feld Kontakt Nr. auf den hinterlegten Kontoinhaber-Kontakt durchgegriffen und dieser aktualisiert wird. Nach Fertigstellung des Assistenten erzeugt das System eine neue Version des Lastschriftmandates mit den geänderten Daten in Bezug auf IBAN oder Kontoinhaber.

Debitorische Buchungen mit Lastschriftmandat

Egal ob eine Buchblattzeile manuell erfasst oder automatisiert erstellt wird: Handelt es sich um eine Buchung mit Debitorenbezug und aktivem Lastschriftmandat, so validiert das System automatisch das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. mit der laufenden Nummer des gefunden Lastschriftmandat-Datensatzes. Dieser Wert wird beim Buchen in den Debitorenposten übertragen. Das Buchungsdatum der Buchblattzeile dient als Stichtagsfilter zur Ermittlung aktiver Lastschriftmandate.

Hinweis

Das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. wird auch bei Gutschriften und Zahlungen automatisch validiert. Denn der Lastschriftlauf darf nicht ausschließlich die Summe der Rechnungsposten berücksichtigen, sondern muss den Lastschriftbetrag aufgrund des Saldos ermitteln.

3 - Zahlungsvorschlagsläufe

Debitoren- und Kreditorenposten befinden sich in unterschiedlichen Tabellen. Um in den jeweiligen Bereichen die Zahlung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zu veranlassen, gibt es separate Verarbeitungsläufe. Die Arbeitsschritte zur Erstellung eines Vorschlages bis hin zur Erstellung der Zahlungsdatei für die Bank sind immer identisch:

1. Zahlungsvorschlag erstellen
2. Eventuelle Bearbeitung des Aktionsprotokolls – sollten Fehler oder Hinweise angezeigt werden
3. Bei Bedarf Druck der Zahlungsvorschlagsliste
4. Banken ermitteln und Erstellung der Zahlungsdatei
5. Übermittlung der Zahlungsdatei an die Bank
6. Buchen des Zahlungsvorschlags, um die Posten aufzulösen

3.1 - Zahlungsvorschlag debitorisch

Lastschrift (debitorisch)

Der Zahlungsvorschlagslauf hat die Aufgabe zum angegebenen Buchungsdatum alle aktiven Lastschriftmandate zu ermitteln. Über die Laufende Nummer der Lastschriftmandate filtert das System unter Berücksichtigung des angegebenen Fälligkeitszeitraumes die offenen und fälligen Debitorenposten. Die Funktionalität prüft hierbei die Validität der Daten und erstellt ein Aktionsprotokoll, sofern Werte wie beispielsweise Kontoverbindung unvollständig oder ungültig sind. Der Verarbeitungsprozess erzeugt Buchblätter mit den notwendigen Buchungssätzen für den Ausgleich der Forderungsposten sowie Zahlungszeilen als Datenbasis für die anschließende Erstellung der Zahlungsdatei für die Bank.

Zahlungsvorschlag Lastschrift erstellen

Über die Suche öffnen Sie die Debitor Zahlungen. Haben Sie in Ihrem Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052274 eingerichtet, erhalten Sie zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehendenden Vorlagen. Je Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Wenn mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen sollen, dann sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf entsprechende Objekte gefiltert werden.

Die Seite Debitor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von debitorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.

Der Bankeinzugsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Lastschriftmandate, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Saldo je Lastschriftmandat als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen.

Ein Rechnungs-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Das Inforegister Lastschriftmandat dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Wichtig

Werden im Mandanten der Datenbank unterschiedliche Lastschriftmandatsarten (Vertrag-, Einheit-, Sollstellung- und Sammelmandat) verwaltet, so muss bei der Filterung darauf geachtet werden. Ein Sammelmandat verfügt beispielsweise über keine Vertragsnummer und kann daher nicht danach gefiltert werden.

Beispiele verschiedener Lastschriftläufe

Nachfolgend werden verschiedene Abläufe eines Lastschriftslauf dargestellt.

Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Objekt

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt – selbst, wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte. Zusätzlich muss das System die Buchblätter nach Erst- und Folgelastschriften unterteilen, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Zu den Zahlungsvorschlagszeilen gelangen Sie über die Zahlungsvorschlagsposten.

Je Einheitenvertrag hat das System eine Zahlungsvorschlagszeile und Buchblattzeile erstellt. Sie enthält die Bankverbindung des Debitors sowie Verwendungszweck und End-To-End-Referenz für die spätere Zahlungsdatei. Darüber hinaus werden Stammdateninformation (Objekt-, Einheit-, Vertragsnr. etc.) mitgeführt sowie der direkte Bezug auf den letzten Debitorenposten (eine Zahlungszeile gleich meist mehrere Debitorenposten aus). Die Beträge fasst das System beim Schreiben der Datei je Lastschriftmandatsnummer später zusammen.

Hinweis

Das Lastschriftmandat sorgt für die entsprechende Summierung der Zahlungsbeträge je Debitor innerhalb der Zahlungsdatei.

• Sammelmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleicher ZE und Debitorennummer
• Vertragsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit der gleichen Vertragsnummer
• Einheitenmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit dem gleichen Einheitenvertrag
• Sollstellungsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleichem Sollstellungskonto

Die Inhalte der Felder Verwendungszweck und End-To-End-Referenz (erscheint im Falle einer Rücklastschrift auf dem Bankkontoauszug) werden über die Zahlungsverkehr Einrichtung gesteuert. Beide Felder können Sie bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen bearbeiten. Über Berichte in der Tabelle Debitor Zahlungen können Sie den Bericht Zahlungsvorschlag debitorisch drucken.

Der nächste Schritt, Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Eine Unterteilung der Zahlungsvorschlagsposten findet bei Erst- und Folgelastschriften (FRST/RCUR) innerhalb eines Zahllaufes statt.

Mit der Funktion Debitor-Zahlungsdatei erstellen wird die XML-Datei geschrieben und im Browser hinterlegten Pfad in einem zip-Ordner gespeichert. Den Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:

• BLZ
• Kennzeichen für Erst- oder Folgelastschrift
• Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung
• Lastschrifttyp

Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden.

Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:

• Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
• Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
• Summierung der Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat des Debitors innerhalb der Zahlungsdatei
• Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
• Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.

Wählen Sie im Menüband unter Vorgang den Aufruf Zahlungsvorgänge buchen, um die weiteren Schritte durchzuführen.

Wichtig

Bevor Sie einen Zahlungsvorgang buchen, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdatei erfolgreich und ohne Fehler an die Bank übermittelt wurde. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Debitorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion kann nur mit erheblichem Zeitaufwand vorgenommen werden, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.

• Zahlungsvorgang annullieren

Das Menüband der Debitor Zahlungen bietet die Möglichkeit einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde! Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.

• Zahlungsdatei wiederherstellen

Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.

• Buchen

Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden. Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.

Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Bank

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Bank wird bevorzugt verwendet, wenn die meisten Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Bankkontonummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt und innerhalb des Buchblattes die Buchblattzeilen unterschiedliche Objektnummern führen können.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Das System hat je Bank (Gegenkontonr.) ein Buchblatt erstellt. Erst- und Folgelastschriften wurden in separate Buchblätter unterteilen, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind. Die zugehörigen Zahlungsvorschlagsposten sind nach der gleichen Logik aufgeteilt.

Der Bankeinzugsvorschlag erstellt je Einheitenvertrag eine Buchblattzeile, selbst wenn das zugehörige Lastschriftmandat sich auf den Gesamtvertrag bezieht. Der Grund ist, dass RELion nur mit Einheitennr./-historie buchen kann und ein reiner Bezug auf die Vertragsnummer daher nicht ausreichend ist. Die Zahlbeträge werden jedoch später in der Zahlungsdatei je Lastschriftmandat zusammengefasst. Die Zahlungsvorschlagszeilen werden analog der Buchblattzeilen erstellt.   Auch der Bericht ist entsprechend angepasst:

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt daher bei jeder Aufteilungsmethode zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit der Aufteilungsmethode nach Objekt.

Lastschriftlauf ohne Aufteilung

Der Zahlungsvorschlag ohne Aufteilung wird bevorzugt verwendet, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag nur für ein bestimmtes Bankkonto die Zahlung von Rechnungsposten vornimmt.

Bei dieser Methode muss die Funktion einen anderen Filter anwenden. Daher können eventuell individuell zugewiesene Objektbankverbindungen am Einheitenvertrag nicht berücksichtigt werden. Das System überprüft anhand des angegebenen Bankkontos die RE Objektbankkonten, um feststellen zu können bei welchen Verwaltungsobjekten das Bankkonto als aktive Bankverbindung hinterlegt ist. Mit Hilfe des Objektfilters werden die Lastschriftmandate und zugehörigen Rechnungsposten ermittelt.

Die **Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen **fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt wieder zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit den anderen Aufteilungsmethoden.

Bankeinzug mit unterschiedlichen Einheiten

Beim Bankeinzugslauf sollen je Debitor alle offenen Posten nach Einheiten gruppiert eingezogen werden. Die Erstellung der Zahlungszeilen erfolgt in Abhängigkeit von der Beschaffenheit der Debitorenposten.

Forderungsbuchungen an Debitor mit Lastschriftmandat

Forderungsbuchungen aus den Bereichen Sollstellung, Aktive Kautionsverwaltung und Darlehen, werden in RELion automatisch mit der Lastschriftmandatsnummer versehen, sofern ein aktives Lastschriftmandat für den Vertrag besteht.

Sie können bei Bedarf im Buchblatt die Laufende Nummer des Lastschriftmandates entfernen oder nach dem Buchen den Debitorenposten bearbeiten, wenn Sie nicht möchten, dass eine bestimmte Forderung (z. B. Kaution) per Lastschrift eingezogen wird.

Debitorenposten und Lastschriftmandatstypen

Folgende Lastschriftmandatstypen sind in der Lage Debitorenposten aus den Bereichen Sollstellung, Kaution und Darlehen gesammelt einzuziehen:

• Vertragsmandat (bezieht sich auf alle Posten der Vertragskarte – EV-übergreifend)
• Einheitenmandat (bezieht sich auf alle Posten zum Einheitenvertrag)
• Sammelmandat (bezieht sich auf alle Posten mit gleicher Debitorennummer und ZE/Gläubiger)

Der Typ Sollstellungsmandat entfällt, da dieser sich ausschließlich auf Debitorenposten, entstanden durch Sollstellungbuchungen bezieht.

Bankeinzugsvorschlag mit unterschiedlichen Einheiten

Der Bankeinzugsvorschlag ermittelt weiterhin, unter Berücksichtigung der hinterlegten Optionen und Filterkriterien, die aktiven Lastschriftmandate und die zugehörigen offenen Posten, welche die Laufende Nummer des Lastschriftmandates enthalten. Der Bericht erstellt Buchblattzeilen und teilt den Saldo des Lastschriftmandates nach Einheitenvertrag auf.   Beispiel:

Erstellung der Zahlungsdatei

Die Erstellung der Zahlungsdatei wird durch die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen vorgenommen. Die Verarbeitung unterteilt die Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat. Anhand des oben gezeigten Beispiels stellen sich die Zahlungszeilen wie folgt dar:

Die Zahlungszeilen entsprechen exakt dem Inhalt der XML-Zahlungsdatei. Sie können die Zahlungszeilen einsehen, indem Sie über die Menübuttons Aktuelle Zahlungsvorgänge/Zahlungsposten/Zahlungszeilen navigieren.   Im gezeigten Beispiel wurde in der Zahlungsverkehr Einrichtung beim Verwendungszweck folgendes hinterlegt:

Gebuchte Zahlungsposten

Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen und die Sachposten wurden auf die Forderungskonten gebucht.

Auszahlung (debitorisch)

Auszahlungsvorschläge

Auszahlungen an Debitoren sind meist erforderlich bei Überschüssen aus der Betriebskostenabrechnung. Es kann sich aber auch um andere Gutschriften handeln, die nicht direkt einem Einheitenvertrag zugeordnet wurden.

Für die Auszahlung von Posten mit Einheitenvertragsbezug und Posten ohne vertraglichen Bezug gibt es zwei unterschiedliche Verarbeitungsläufe. Bei der Auszahlung mit Einheitenvertragsbezug müssen an den Posten unbedingt Einheit und Historie hinterlegt sein! Bei der Auszahlung ohne Einheitenbezug dürfen weder Einheit noch Historie am Posten hinterlegt sein! Der Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug filtert von vorneherein alle Gutschriften weg, die eine Einheitennummer enthalten. Der Auszahlungsvorschlag mit Einheitenbezug benötigt eine eindeutige Angabe, die erst durch die Historie gegeben ist. Die Einheitennummer allein ist nicht ausreichend!

Die weiteren Arbeitsschritte zur Zahlungsdateierstellung und Buchung des Zahlungsvorgangs sind jedoch identisch mit dem Lastschrifteinzug. Den Aufruf der Auszahlungsfunktion finden Sie auf der Seite Debitor Zahlungen, im Menüband unter Aktionen/Weitere Vorschlagsläufe.

Auszahlungsvorschlag zur Begleichung von Guthaben mit Vertragsbezug

Der Auszahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Einheitenverträge, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Guthaben-Saldo je Einheitenvertrag als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Gutschrift-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
• 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
• 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
• Jahresabrechnung Guthaben

Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.|

Das Inforegister Einheitenvertrag dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug

Mit diesem Auszahlungsvorschlag sollen Posten ausbezahlt werden können, die auf Objekt und Debitor kontiert sind, aber keine Einheitenkontierung haben. Dies kann beispielsweise ein Kautionsguthaben sein, das zur Auszahlung kommt. Sie können die Stapelverarbeitung starten, indem Sie in der Seite Debitor Bankeinzug/Auszahlung die Aktion Weitere Vorschlagsläufe / Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug anwählen. Der Ablauf dieser Stapelverarbeitung ist ähnlich der Stapelverarbeitung RE Auszahlungsvorschlag, nur das hier Debitorenposten, die im Feld Einheitennr. einen Wert stehen haben, nicht berücksichtigt werden. Ein Gutschrift-Debitorenposten ohne Einheitenbezug wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

• 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
• 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
• 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
• Jahresabrechnung Guthaben

Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.|

Das Inforegister RE Objekt dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Auszahlung über mehrere Debitorenposten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen und Objektbanken

Beispiel: Auszahlung von Gutschriftsposten aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle unter Angabe der Objektbank beim debitorischen Auszahlungsvorschlag. Um Debitor-Gutschriften aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle bei der Auszahlung mit unterschiedlichen Objektbankkonten ausgleichen zu können, wird als Unterscheidungsmerkmal der RE Zahlungsformcode verwendet.

  Gleichzeitig müssen die Objektbankkonten am Objekt hinterlegt sein:

Der Code der Objektbank ist nur ein Beispiel und muss nicht zwingend wie abgebildet benannt werden. Die Auszahlung der Gutschriftsposten erfolgt über den Debitor-Zahlungsverkehr mit der Funktion Auszahlungsvorschlag.

Auszahlung Abrechnungsguthaben

Für die Auszahlung des Guthabens aus Abrechnungsergebnissen wird normalerweise die Standard-Objektbank verwendet, welche daher beim Auszahlungsvorschlag nicht gesondert angegeben werden muss. Es genügt die Angabe des entsprechenden Zahlungsformcode, mit dem die Abrechnung gebucht wurde.

Bei den abgebildeten Einstellungen durchsucht das System alle offenen Debitor-Gutschriftsposten mit RE Zahlungsformcode = GS und verwendet als Bankkonto für die Auszahlung das Standardobjektbankkonto je gefundenen Objekt. Die Option Buchbl. Aufteilen können Sie entweder auf Nach Objekt einstellen oder Nach Bank.

Somit können für den gesamten Mandanten die Guthaben aus der Jahresabrechnung in einem Lauf zur Auszahlung gebracht werden, sofern diese mit dem gleichen Zahlungsformcode gebucht wurden und das Standardobjektbankkonto für die Auszahlung verwendet, werden soll.

Auszahlung Kautionsguthaben

In folgendem Beispiel wird die Kaution nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Kautions-Objektbankkonto. Hierfür starten Sie den Auszahlungsvorschlag mit folgenden abgebildeten Parametern.

Bei der oben abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.

Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.

Auszahlung Darlehensguthaben

In folgendem Beispiel wird die Darlehensgutschrift nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Darlehens-Objektbankkonto. Hierfür starten Sie den Auszahlungsvorschlag mit folgenden abgebildeten Parametern. Bei der abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.

Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.

Zusammenfassung

Sollen Gutschriftsposten eines Debitors verschiedener Geschäftsvorfälle (Abrechnung, Darlehen, Kaution, etc.) von unterschiedlichen Objektbankkonten bezahlt werden, ist dies möglich, indem die Posten mit entsprechenden Zahlungsformcodes versehen werden.

Somit kann im Auszahlungsvorschlag mit dem Zahlungsformcode gezielt auf Gutschriftsposten eines bestimmten Geschäftsvorfalls zugegriffen werden. Unter Verwendung der Option „nicht aufteilen“ wird dann das zu belastende Objektbankkonto ausgewählt.Darüber hinaus erkennt das System auch die verschiedenen Buchungsgruppen der Posten und berücksichtigt diese bei der Ausgleichsbuchung.

Gebuchte Posten

Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen, unterschiedliche Buchungsgruppen wurden berücksichtigt.

3.2 - Zahlungsvorschlag kreditorisch

Zahlungsvorschlagslauf (kreditorisch)

Beim kreditorischen Zahlungsverkehr werden Verbindlichkeiten aufgrund von Rechnungen beglichen. Alle Arbeitsschritte vom Ermitteln des Zahlungsvorschlags bis hin zur Zahlungsdateierstellung und dem Verbuchen werden aus der Form Kreditor Zahlungen gestartet. Der Arbeitsablauf ist analog der Debitor Zahlung.

Zahlungsvorschlag Auszahlung erstellen

Über die Suche öffnen Sie Kreditor Zahlungen. Haben Sie in Ihrem Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052348 eingerichtet, erhalten Sie zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehendenden Vorlagen. Je Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Wenn mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen sollen, dann sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf entsprechende Objekte gefiltert werden.

Die Seite Kreditor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von kreditorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.

Stapelverarbeitung Zahlungsvorschlag

Der Zahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Kreditorenposten, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Kreditorenposten zu finden und die Auszahlung zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Rechnungs-Kreditorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Im Bereich Filter haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Parameter zur Eingrenzung des Zahlungsvorschlags zu setzen.

Das Inforegister Kreditor dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Zahllauf mit Aufteilung nach Objekt

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Zahlungsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt – selbst wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Zur Ermittlung der Auftraggeberbank für die Zahlung prüft das System zunächst, ob das Feld Bankkonto für Zahlung am Kreditorenposten gefüllt ist. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer der Objektbankverbindungen auszuwählen. Ist das Feld leer, so prüft das System die RE Objektbanken der Objektnummer des Kreditorenpostens. Ist dort eine Objektbank hinterlegt, welche das Merkmal Bank für Zahlungsausgang besitzt, so wird dieses verwendet. Andernfalls greift die Standard-Objektbank (Objektbank=Ja).

Da die RE Objektbanken über Start- und Enddatum verfügen, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Die Zahlungsvorschlagsposten werden analog den Buchblättern erstellt. Die Zusammenfassung nach Auftraggebern-IBAN erfolgt später durch die Aktion Banken ermitteln/Zahlungsdatei erstellen.

Wählen Sie bei den Kreditor Zahlungen im Menüband die Zahlungsvorschlagsposten aus.

Der Buchungstext für die Beschreibung im Buchblatt, kann im Bericht Zahlungsvorschlag nicht manuell eingegeben werden. Die Buchungsbeschreibung ist immer gleichlautend: Zahlung von Rechnung < Externe Belegnummer

Die Zahlungsvorschlagszeilen lassen sich über die Zahlungsvorschlagsposten per gleichnamigen Menüaufruf öffnen. Zahlungsvorschlagszeilen werden in der weiteren Verarbeitung nicht nach Empfänger-IBAN zusammengefasst. Der Kreditor erhält für jede einzelne Rechnung eine Zahlung. Zur Ermittlung der Empfängerbank für die Überweisung prüft das System zunächst, ob das Feld Bankkonto Empfänger am Kreditorenposten gefüllt ist. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer Empfängerbank aus der RE Kreditor Bankkontenübersicht auszuwählen. Ist das Feld leer, so verwendet das System den ersten Bankcode aus den Bankverbindungen des Kreditors.

Da die RE Kreditor Bankkontenübersicht über Start- und Enddatum verfügt, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Der Verwendungszweck bildet sich aufgrund der Einrichtung und kann bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen geändert werden.

Das Ergebnis können Sie den Bericht Prüfliste Kreditorenposten zunächst überprüfen und anschließend über den Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch drucken.

Die Prüfliste Kreditorenposten dient dem Abgleich des kreditorischen Zahlungsvorschlags. Wurde der Zahlungsvorschlag erstellt, kann der Bericht im Anschluss gestartet werden. Die Filterung des Berichts ist auf das jeweilige markierte Buchblatt voreingestellt und ist aber bei Bedarf auf den gesamten Zahlungsvorschlag erweiterbar. Im Bericht werden wahlweise alle Posten der Kreditoren des Zahlungsvorschlags inkl. offener Posten aufgelistet oder alle Kreditoren mit offenen Posten. Anhand der Spalte Ausgleichs-ID ist ersichtlich, welche Posten im Zahlungsvorschlag stehen. Posten ohne Ausgleichs-ID stehen nicht im Zahlungsvorschlag und haben evtl. ein Abwarten-Kennzeichen oder einen anderen Zahlungsformcode hinterlegt. Somit kann geprüft werden ob für den Kreditor evtl. noch offene Rechnungen bestehen, die vom Zahllauf nicht erfasst wurden.   Beispielausschnitt Prüfliste Kreditorenposten:

Die Kreditor Zahlungsvorschlagsliste druckt die Zahlungsvorschlagsposten. Die Ausgabe erfolgt gruppiert nach Objekt und Kreditor und enthält Angaben über die angesprochenen Bankverbindungen sowie weitere Informationen des herangezogenen Postens, der zur Zahlung führt. Am Ende des Berichts erfolgt eine Summierung nach Objekt und Auftraggeberbank.Beispielausschnitt Zahlungsvorschlag kreditorisch:

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Sie ist bei den Kreditor Zahlungen im Menüband unter Vorgang zu finden.

Mit der Funktion Kreditor-Zahlungsdatei erstellen erstellt die Anwendung die XML-Dateien und speichert diese im vorgegebenen Pfad für Zahlungsdatei.

Die Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:

• BLZ
• Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung

Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden. Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:

• Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
• Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
• Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
• Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.

Wählen Sie den Aufruf Aktuelle Zahlungsvorgänge, um die weiteren Schritte durchzuführen.

Wichtig

Bevor Sie einen Zahlungsvorgang verbuchen, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdatei erfolgreich an die Bank übermittelt wurde und die Datei somit keine Fehler enthielt. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Kreditorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion kann nur mit erheblichem Zeitaufwand vorgenommen werden, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.

Zahlungsvorgang annullieren

Das Menüband der Zahlungsvorgänge bietet die Möglichkeit neben dem Buchen einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde! Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.

Zahlungsdatei wiederherstellen

Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.

Buchen

Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden.

Hinweis

Normalerweise wird das Buchungsdatum um ein paar Tage hochgesetzt, um das Datum mit dem Valutadatum der Zahlung auf dem Kontoauszug gleichzusetzen. Sollte jedoch das Buchungsdatum zurückgesetzt werden, führt das System eine Konsistenzprüfung durch und eine entsprechende Fehlermeldung erscheint, sofern die Daten zu einem Konflikt führen.

Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.

Teilzahlung von Kreditorenposten

Es kann verschiedene Geschäftsvorfälle geben, in denen mit dem Kreditor eine Teilzahlung vereinbart wird. Beispielsweise bei notwendigen Nachbesserungsarbeiten oder nicht termingerechter Ausführung. Die Höhe der ersten Teilzahlung kann bereits bei der Rechnungserfassung hinterlegt werden oder aber direkt am Kreditorenposten, solange er noch nicht ausgeglichen ist.

Achten Sie darauf, dass Sie in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung im Inforegister Kreditor im Feld Abwarten-Kennzeichen bei Teilzahlung ein entsprechendes Kennzeichen eingegeben haben. Dieses Kennzeichen setzt das System in den entsprechenden Kreditorenposten sobald die erste Teilzahlung erfolgt ist. In der Einkaufsrechnung finden Sie im Inforegister Rechnungsprüfung das Feld Zahlbetrag für Rechnung, in welches Sie bereits bei der Rechnungserfassung einen Teilzahlungsbetrag hinterlegen können. Allerdings ist dies zu diesem Zeitpunkt nicht zwingend notwendig. Um eine Teilzahlung zu erfassen können Sie auch zum gewünschten Kreditorenposten navigieren und im Feld Zahlbetrag für Rechnung den Zahlbetrag erfassen.

Der Zahlungsvorschlag berücksichtigt die Eingabe und wird nur den Teilbetrag ausgleichen und nicht, wie sonst üblich, den vollen Rechnungsbetrag.

Wenn Sie nach dem Verbuchen der Zahlung nochmals zum Kreditorenposten navigieren, werden Sie feststellen, dass der Restbetrag sich um den Zahlbetrag reduziert hat und das System das Feld Zahlbetrag für Rechnung zurückgesetzt hat sowie das Abwarten-Kennzeichen für Teilzahlung gesetzt wurde.

Der Restbetrag kann bezahlt werden, sobald das Abwarten-Kennzeichen entfernt wurde. Eine weitere Teilzahlung wäre ebenfalls möglich, indem Abwarten-Kennzeichen entfernt und in das Feld Zahlbetrag für Rechnung der nächste Teilzahlungsbetrag eingegeben wird.

Konsistenzfehler bei Skontoberechnung

Zahlungen mit Skontoabzug können unter Umständen nicht gebucht werden, da ein Konsistenzfehler bei der Skontoberechnung auftritt. Die Korrektur eines solchen Zustandes bestünde darin das Buchungsdatum entsprechend zu korrigieren. Dies ist aber sehr zeitaufwändig, da der Gesamtzahllauf meist sehr viele Buchblattzeilen enthält und die Dynamics NAV-Prüfung nicht aussagt um welche Posten es sich konkret handelt. Eine Annullierung des Zahlungsvorganges ist auch nicht möglich, da die Zahlungsdatei oft schon von der Bank verarbeitet wurde.

Der Datenkonflikt kann auftreten, wenn der Zahlungsvorschlag mit einem größeren Zeitversatz zwischen Letztes Fälligkeitsdatum und Buchungsdatum gestartet wird. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Funktion Kreditorenposten findet, deren Buchungsdatum größer als das eingegebene Buchungsdatum für die Zahlung ist. Wenn der Kreditorenposten über die Möglichkeit des Skontoabzuges verfügt, führt dies zu einem Konflikt beim Buchen der Zahlung. Das Aktionsprotokoll verfügt über eine Fehlerprüfung, um auf solche Datenkonstellationen aufmerksam zu machen.

In so einem Fall können Sie entweder über das Buchblatt die betreffende Buchblattzeile löschen, um den Posten später in einem neuen Zahllauf mit anderem Buchungsdatum auszugleichen, oder der komplette Zahlungsvorschlag wird mit anderem Buchungsdatum neu erstellt.

Bank an Bank-Zahlung

Die Durchführung eines Geldtransfers von einem Bankkonto auf das Andere ist auf verschiedenen Wegen möglich.

• Variante 1: Die einfachste Möglichkeit ist, den Geldtransfer direkt über das Onlinebanking vorzunehmen. Sobald der elektronische Kontoauszug mit der vorgenommenen Überweisung in RELion importiert wird, kann die Bank an Bank – Buchung vorgenommen werden um die Bankposten zu erstellen.

• Variante 2: Eine andere Möglichkeit ist, den Geldtransfer über den RELion-Zahlungsverkehr abzuwickeln. Hierfür ist es jedoch erforderlich die Empfänger-Bank als Kreditor zu erfassen.

Anschließend ist ein Kreditorenposten zu buchen.

Beim Buchungssatz muss das Rücklagen-Bankkonto angesprochen werden um den Saldo entsprechend zu erhöhen.

Das Giro-Bankkonto reduziert sich durch die Zahlungsbuchung im Bereich Kreditor Zahlung, wenn per Zahlungsdatei die Überweisung bei der Bank veranlasst wird.

Sammelzahlungen

Im kreditorischen Zahlungsverkehr ist es möglich,

• je Kreditor zu definieren, ob Sammelzahlungen erfolgen,
• mehrere Belege eines Kreditors in einer Überweisung zu zahlen,
• offene Gutschriften mit Rechnungen zu verrechnen,
• direkt im Buchblatt des Zahlungsvorschlags Belege hinzuzufügen oder zu entfernen,
• ein Zahlungsavis mit den gezahlten Posten je Sammelzahlung/Kreditor automatisch zu erstellen und als PDF-Dokument zu speichern und es erfolgt ein Eintrag ins Aktionsprotokoll, wenn der Kreditor z. B. gesperrt ist.

Einrichtung

In der Zahlungsverkehr Einrichtung wird im Inforegister Nummerierung die Nummernserie für das Zahlungsavis hinterlegt. Es kann als PDF-Datei im Browser hinterlegten Ordner gespeichert werden.

Wichtig

Die Sammelzahlungsfunktionalität ist nicht für Objekte mit Ist-Versteuerung vorgesehen. Sie findet auch keine Anwendung bei SEV Objekten.

Des Weiteren aktivieren Sie auf der Karte des Kreditors das neue Feld Sammelzahlungen. Erfolgt dies nicht, werden die Zahlungsposten wie bisher als Einzelzahlungen erstellt.

Optionen im Zahlungsvorschlag

Wird im Zahlungsvorschlag Buchblatt aufteilen Nach Bankkonto gewählt, so werden alle Posten zusammengefasst,

• desselben Kreditors,
• dergleichen Kreditorenbuchungsgruppe,
• dergleichen Kreditorenbank,
• die über ein Bankkonto und
• innerhalb einer ZE gezahlt werden.

Wird Nach Objekt aufgeteilt, so werden alle Posten genau gleich zusammengefasst nach

• Kreditor,
• Kreditorenbuchungsgruppe,
• Kreditorenbank und
• Objekt.

Hinweis

Posten mit unterschiedlichen Kreditorenbuchungsgruppen werden je Buchungsgruppe zusammengefasst. Die zusammengefassten Posten müssen immer einen negativen (Haben-) Saldo ergeben. Die zusammengefassten Posten müssen je eine Buchblattzeile und eine entsprechende Zahlungszeile ergeben.

Wichtig

Die Funktion Sammelzahlung ist nicht für SEV-Objekte geeignet. Die Stärke der SEV liegt gerade in der Einzelverarbeitung, u.a. Verarbeitung pro Einheit, Beauftragung pro Einheit, Handwerkerleistung pro Einheit. Im Zahlungsbuchblatt der Sammelzahlung wird der Zahlungsbetrag immer in einer Buchblattzeile dargestellt. Wenn sich in einem Mandanten SEV-Objekte befinden, kann dieses Modul für Kreditoren, die diese SEV-Objekte bedienen nicht zum Einsatz kommen!

Die Filterlogik der Funktion Zahlungsvorschlag erstellen bleibt weiterhin gleich. Im RE Zahlungsbuchblatt wird je Zahlung eine Zeile eingestellt und im Postenausgleich mit den zu zahlenden Ausgleichsposten verknüpft.

Beschreibung im Buchblatt

Der Inhalt der Beschreibung wird automatisch angepasst.

• Einzelzahlung: wie bisher

• Zahlung von zwei Belegen:
  Die Beschreibung wird gem. der Zahlungsverkehr Einrichtung für den ersten und zweiten Beleg zusammengesetzt. Es ist darauf zu achten, dass die Verwendungszwecke kurzgehalten werden.

• Zahlung von drei oder mehr Belegen: Der Verwendungszweck wird mit Zahlungsavis xxx vom dd.mm.yy angegeben. Die Avis Nr. wird automatisch entsprechend der eingerichteten Nummernserie ermittelt. Das Datum sollte dem Buchungsdatum der Zahlung entsprechen.

Direktes Hinzufügen/Entfernen von Posten im Ausgleichsfenster

Über den Vorgang Ausgleich anzeigen werden alle Posten, die im Ausgleichsbetrag enthalten sind, angezeigt.

Im Vorgang Posten ausgleichen werden ebenfalls alle Posten angezeigt, die mit dieser Sammelzahlung beglichen werden. Von hier aus können jedoch bei Bedarf weitere Posten hinzugefügt oder entfernt werden.

Auch ein eventuell vorhandenes Abwarten Kennzeichen kann hier entfernt werden, und der Posten dieser Sammelzahlung durch Setzen der Ausgleichs ID hinzugefügt werden. Es ist somit möglich, im erstellten Zahlungsbuchblatt den Ausgleich nachträglich zu bearbeiten und weitere Belege (Rechnungen und Gutschriften) über das Setzen der Ausgleichs ID der Zahlung hinzuzufügen.

Beim Bestätigen des Ausgleichsfensters mit OK wird der neue Zahlbetrag in die Zahlungszeile des Buch.-Blattes übernommen und gleichzeitig ein Zahlungsavis erstellt.

Das Zahlungsavis

Das Avis befindet sich unter Berichte/Zahlungsavis. Es kann nach Aufruf im Browser als PDF-Dokument gespeichert werden und trägt die in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte Nummernserie. Im Avis sind alle Posten der Zahlung aufgeführt, auch eventuelle Posten, die aufgrund anderer Kreditorenbuchungsgruppe nicht der Sammelzahlung hinzugefügt werden können.

4 - E-Banking

Die Schnittstelle für den Import von Kontoauszugsdateien im MT940- oder CAMT.053-Format und die weitere Verarbeitung der Kontoumsätze kann als Teilmodul (RE2090) des Zahlungsverkehrs lizensiert werden.

Die Importfunktion der Schnittstelle hat die Aufgabe, die Daten des elektronischen Kontoauszugs (IBAN, Verwendungszweck, Referenzen, etc.) in eine globale, mandantenübergreifende Tabellenstruktur zu importieren. Bereits beim Import prüft die globale Funktion anhand der IBAN-Daten, zu welchem Mandanten der Kontoauszug gehört. Auf Basis der importierten Werte erstellt eine weitere Funktion je Kontoumsatz eine Buchblattzeile. Durch individuell eingerichtete Kontierungsregeln kann das System die Buchblattzeile bereits vollständig kontieren und bei entsprechender Datenlage automatisch den Postenausgleich vornehmen. Umsätze, für die keine Kontierungsregel zutraf, kontiert der Buchhalter manuell oder legt für die Zukunft eine weitere Kontierungsregel an.

Der importierte Kontoauszug wird durch das Buchen des Kontoumsatzes mit einem Status versehen und bleibt nachrichtlich im System stehen. Posten die im System aufgrund eines Kontoauszugs gebucht werden, sind zum jeweiligen Bankbeleg verlinkt.

4.1 - Elektronische Verarbeitung

Erläuterung des Kontoauszugs-Import

Kontoauszugsdateien können wahlweise im MT940- oder CAMT.053-Format importiert werden.

CAMT ist ein XML-Format, welches im Zuge der Umstellung auf SEPA entwickelt wurde. In naher Zukunft wird das XML-Format CAMT das alte TXT-Format MT940 vollständig ablösen. Sie können ab sofort Ihre Kontoauszüge im CAMT.053-Format bei Ihrer Bank anfordern. Das neue XML-Format gewährleistet aufgrund seiner eindeutigen Struktur mehr Sicherheit beim Import. Öffnen Sie die Liste Importierte Kontoauszüge.

Es öffnet sich die Seite Importierte Kontoauszüge – Global, welche noch nicht vollständig verarbeitete Kontoauszugs-Importe mit Filter auf Erledigt = Nein enthält. Ein Kontoauszugsimport ist entweder erledigt, wenn alle enthaltenen Kontoumsätze den Status Gebucht enthalten und die Verarbeitungsleiste somit 100% anzeigt oder wenn das Feld Erledigt angehakt ist.

Es ist durchaus möglich, dass ein Kontoauszugs-Import keine 100 %-Verarbeitung erreicht, da er möglicherweise auch Geschäftskonten enthält, die in der Datenbank gar nicht gebucht werden sollen. In diesem Fall kann der Anwender manuell das Erledigt-Kennzeichen setzen, indem er beispielsweise die betreffenden Importzeilen markiert und die Aktion Zeile/n auf Erledigt setzen nutzt oder direkt beim jeweiligen Datensatz das Feld Erledigt im Bearbeitungsmodus editiert. Ein weiteres Hilfsmittel zur besseren Strukturierung der importierten Kontoauszüge ist das Feld Beschreibung. Dieses kann bei Bedarf mit einem internen Vermerk versehen werden.

Darüber hinaus verfügt die Seite über eine BC-Standard Infobox Notizen um beispielsweise den Importieren-Kontoauszug einem Kollegen zur weiteren Bearbeitung per Benachrichtigung zu übergeben.

Importieren neuer Kontoauszugs-Dateien

Kontoauszugsdateien sind derzeit in zwei Datei-Formaten verfügbar: MT940- und CAMT.053-Format. CAMT.053 ist aufgrund der SEPA-Umstellung entstanden und wird langfristig das MT940-Format ablösen. Um CAMT-Dateien vom Kreditinstitut zu beziehen ist lediglich eine Information an die Bank erforderlich. Die CAMT-Dateien sind, genauso wie die Zahlungsdateien, ein XML-Format, welches die Bestandteile der Umsatzinformationen an fest definierten Feldern innerhalb der Datei führt und daher weniger fehleranfällig bei Importfunktionen ist. Für die alten MT940-Dateien im txt-Format ist derzeit noch kein Abschalttermin bekannt. Beide Dateiformate können von RELion verarbeitet werden. Über die Suche öffnen Sie die Liste Importierte Kontoauszüge.

In der Menüleiste befinden sich die beiden Importfunktionen CAMT.053 Import und MT940 Auszug Einlesung. Beide Funktionen öffnen das Ordnerverzeichnis. Die zu importierende Datei ist zu markieren. Durch den Befehl Öffnen startet der Import.

Eine Hinweismeldung informiert Sie über den erfolgreichen Import. Sollte die gewählte Datei bereits importiert worden sein, gibt die Anwendung eine Error-Meldung aus, mit Verweis auf die gefundene Dublette.

War die Prüfung erfolgreich, so legt die Funktion einen neuen Datensatz in der Tabelle Importierte Kontoauszüge – Global mit laufender Nummer an.

Auf der Seite Importierte Kontoauszüge – Global können Sie bei Bedarf folgende zusätzliche Felder einblenden:

• Mandant
• Auszugsdatum
• Bankkontocode und
• Bankkontonummer

Da es sich hierbei um Flow Fields handelt, die die Performance beeinflussen, werden sie standardmäßig nicht eingeblendet. Sie können entscheiden, ob Sie eines oder mehrere dieser Felder einblenden möchten.

Wichtig

Das Feld IBAN (bereits standardmäßig eingeblendet) wird im Gegensatz zu den anderen Feldern nur bei Verwendung des Formats Camt.053 gefüllt, es wird nicht gefüllt, wenn mit dem veralteten Format MT940 gearbeitet wird.

Auf einer Zeile stehend wechseln Sie über Bearbeiten zur weiteren Verarbeitung der Daten in die Kartenansicht.

Multi Camt.053 Import – Import von mehreren Kontoauszügen

Neben der Funktion Camt.053 Import, mit der nur eine Auszugsdatei eingelesen werden kann, gibt es die Funktion Multi Camt.053. Mit dieser Funktion lassen sich mehrere Kontoauszüge des Camt.053-Formats auf einmal importieren. Mithilfe der Drag and Drop Funktion können beliebig viele Kontoauszugsdateien, die in einem Ordner liegen markiert und per Drag auf die Seite Multi Camt.053 Import gezogen werden.

Nachdem die Dateien in das Fenster gezogen wurden, öffnet sich die Tabelle Bearbeiten Camt.053 Import. Hier wird in der Spalte Status angezeigt, ob der Import möglich ist oder nicht. Ist der Import nicht möglich, ist das entweder darin begründet, da es sich um ein anderes Dateiformat handelt oder da die Auszugsdatei bereits importiert wurde. Durch Klick auf OK werden die Auszugsdateien, die einen Haken bei Import möglich gesetzt haben, importiert. Für jede Datei wird in der Tabelle Importierte Kontoauszüge – Global ein eigener Datensatz angelegt.

Kontoauszugsdatei - Global

Die Kartenansicht der Kontoauszugsdatei setzt sich aus eine Kopf- und Zeilenbereich zusammen. Im Kopfbereich zeigt die Karte die übergeordneten Informationen der Datei an. Dies ist im Kern das Kreditinstitut von dem die Auszüge übermittelt wurden, sowie weitere Detailinformationen zur Datei selbst und Informationen zum Verarbeitungsstand. Die Felder Beschreibung und Erledigt sind im Bearbeitungsmodus editierbar.

Der Zeilenbereich listet alle in der Datei enthaltenen Konten und Zusatzinformationen auf, zu denen Kontoumsätze existieren. Die jeweiligen Kontoverbindungen der Datei können verschiedene Bankstammdaten innerhalb der Datenbank betreffen. Daher ist der Import eine mandantenübergreifende Funktion, welche bereits bei der Einlesung prüft in welchem Mandanten der Datenbank die Bankverbindung existiert. Im Feld Mandant wird der betreffende Mandantenname gespeichert. Befinden sich auch Umsätze, bzw. Bankkonten aus anderen Mandanten in diesem Kontoauszug, so ist eine Weiterverarbeitung dieser Zeilen nicht möglich.

Wichtig

Der Kontoauszugsimport benötigt Eindeutigkeit was die Bankverbindungen des Mandanten betrifft. Daher ist es nicht möglich, eine Bankverbindung zeitgleich in mehreren Mandanten zu führen und hierfür Kontoauszüge zu verarbeiten. Sollte eine Bankverbindung innerhalb der Datenbank mehrfach existieren, so ist festzulegen in welchem Mandanten das E-Banking vorgenommen wird. Bankkonten, die vom Import ignoriert werden sollen, sind auf der Bankkontokarte im Feld Bei Import ignorieren zu kennzeichnen.

Aufgrund des identifizierten Bankdatensatzes, validiert die Import-Funktion neben dem Feld Mandant auch folgende weitere Felder:

Kann ein Bankkonto beim Import keinem Bankstammdatensatz der Datenbank zugeordnet werden, so setzt das System die Zeile auf Gesperrt = Ja. Für gesperrte Zeilen lässt sich die Umsatzanzeige nicht öffnen und eine Weiterverabeitung ist ebenfalls nicht möglich.

Eine Kontoauszugsdatei kann durchaus Bankverbindungen enthalten, in der Umsätze bewusst nicht in RELion verarbeitet werden sollen. In diesem Fall wäre dies so gewollt und der Import kann später manuell auf Erledigt gesetzt werden. Andernfalls sollte geprüft werden, weshalb die Zuordnung vom Import nicht vorgenommen wurde. Nach Korrektur oder Neuerfassung eines Bankstammdatensatzes ist es nicht notwendig, den Import zu löschen und erneut zu importieren. Verwenden Sie stattdessen die Aktion Import aktualisieren um die Zeile zu entsperren und die weiteren Felder zu aktualisieren.

Haben Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung im Inforegister Automatische Kontierung die Verwendung von Zahlungsschlüsseln (Zahlungsreferenzen oder Virtuelle Konten) aktiviert, so sollten Sie immer nach dem Import einer Datei die Aktion Erweiterte Zahlungsschlüssel Prüfung starten! Diese Funktion ist eine nachgelagerte Durchsuchung der Datei nach eventuell vorhandenen Zahlungsschlüsseln. Die Import-Funktion ordnet Zahlungsschlüssel bereits zu, wenn diese an einer bestimmten Stelle in der Datei vorkommen. Da Zahlungsschlüssel aber an verschiedenen Stellen in der Datei stehen können, ist die nachgelagerte Suche notwendig.

Sollten in der Schnittstelle erwartete Feldwerte leer sein, so kann über den Menüaufruf Datei anzeigen die Datei geöffnet und überprüft werden. Wenn Unstimmigkeiten auftreten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Erweiterte Prüfung auf Zahlungsschlüssel (Verwendung Zahlungsreferenzen)

Zahlungsreferenznummern sind eindeutige Nummernfolgen, welche bei entsprechender Datenbankeinrichtung von RELion automatisch erzeugt und mit Vertrag bzw. Debitor verknüpft werden. Dem Debitor wird die Nummer mitgeteilt mit der Bitte, diese bei seinen Zahlungen anzugeben. Gibt der Überweisende die Nummernfolge im Verwendungszweck oder als Referenz an, so erscheint diese im Kontoumsatz. RELion kann das Merkmal identifizieren, um beim Übertrag des Umsatzes an das Buchblatt automatisch darauf kontieren.

Für die Identifizierung der Zahlungsreferenznummern ist zwischen Import der Datei und Übertrag an das Buchblatt ein Zwischenschritt erforderlich. Öffnen Sie nach erfolgreichem Import aus der Seite Importierte Kontoauszüge den Auszug über Bearbeiten. Mit der Aktion Kontoauszug aktualisieren findet für die gesamte Datenbank anhand der Umsatzinformationen der Datei eine Prüfung und Zuordnung eventuell vorhandener Zahlungsschlüssel des jeweiligen Umsatzes statt, sofern vorhanden. Zudem werden die Bankkonten aktualisiert. Die zugeordneten Zahlungsschlüssel sind einsehbar, wenn im Inforegister Kontoauszüge auf die Umsatzanzeige gewechselt wird. Im Zeilenbereich Umsätze werden diese im Feld Zahlungsschlüssel angezeigt.

Hinweis

Ein Umsatz kann nur aufgrund eines Zahlungsschlüssels automatisch kontiert werden, wenn das Feld Zahlungsschlüssel einen Wert enthält. Dies gilt neben dem Verfahren mit Zahlungsreferenznummern auch für die virtuellen IBANS.

Erläuterung der Umsatzanzeige

Die Umsatzanzeige zeigt im Zeilenbereich alle Umsätze innerhalb eines Kontoauszugs mit detaillierten Informationen zum Auftraggeber, Geschäftsvorfall, Rückgabegrund bei Rücklastschrift, Betrag, Verwendungszweck, Mandatsreferenznummer bei Lastschrift, End-To-End-Referenz, Kundenreferenz. All diese Informationen kann RELion für die automatische Kontierung verwenden, sofern diese in der Tabelle vorhanden sind. Bei Sammleraufträgen, zeigt das Feld Sammlerbewegungen zur Information die Anzahl der Transaktionen die zur Betragssumme geführt haben. Sammler werden später im Buchblatt über die Aktion Transitsaldo auflösen gebucht.

Darüber hinaus gibt es noch Felder die bereits in der Umsatzanzeige verdeutlichen, ob ein Umsatz ggf. automatisch von der Anwendung kontiert werden kann. Voraussetzung ist die Eindeutigkeit, sowie die Stufeneinstellung der Kontierungsprüfung in der Zahlungsverkehr Einrichtung.

Hinweis

Sollte im Feld GVC Beschreibung kein Text erscheinen, so überprüfen Sie die Einrichtung der Tabelle Global-GVC Textschlüssel. Im Kontoauszug wird je Umsatz der GVC-Code übermittelt. Zur Anzeige der Bedeutung des GVC ist eine Beschreibung zu erfassen. Eine Liste der aktuellen GVC-Codes und deren Bedeutung sind auf verschiedenen Bank-Webseiten veröffentlicht.

Der Status des Umsatzes verfügt über drei Optionen: Importiert, Übertragen, Gebucht.

Das Feld ändert seinen Status automatisch auf Übertragen, sobald die Kontoumsätze an ein Buchblatt transferiert wurden. Jede Buchblattzeile entspricht einer Umsatzzeile und hat über entsprechende Systemfelder eine Verbindung zu diesem Datensatz. Wird die Buchblattzeile gebucht, ändert sich der Status automatisch auf Gebucht. Wird die Buchblattzeile gelöscht, bleibt der Status auf Übertragen. Um die Umsatzzeile erneut ins Buchblatt zu übertragen, muss der Status auf Importiert geändert werden. Dies geschieht mit dem Aufruf der Aktion Status übertragen zurücksetzen.

Wird nachfolgende Meldung mit Ja bestätigt, wird der Status bei allen Umsätzen auf importiert zurückgesetzt. Gleichzeitig werden die Buchblattzeilen, die diese Umsätze betreffen gelöscht, damit sie erneut übertragen werden können. Wird die Meldung mit Nein bestätigt, so kann über eine weitere Meldung das Buchblatt geöffnet und ggf. bearbeitet werden.

Sollte bei den Umsatzzeilen ein Datensatz mit 0-Betrag enthalten sein, da von der Bank eine Informationszeile im Kontoauszug übermittelt wurde, wird die Funktion Zeile löschen aktiv und die Zeile kann entfernt werden. Somit ist sichergestellt, dass am Ende alle Zeilen den Status Gebucht enthalten und somit die Verarbeitung 100 % anzeigt.

Nach Abbruch einer Umsatzübertragung bleiben die bereits erfolgreich übertragenen Umsatzzeilen im Bankbuchblatt stehen. In der Umsatzanzeige tragen die noch nicht übertragenen Umsätze den Status Importiert.

Die Funktion Kontoumsätze übertragen kann so oft wiederholt werden, bis alle Umsatzzeilen, die mit dem Status Importiert gekennzeichnet sind, erfolgreich in das Buchblatt übertragen sind.

Der Aufruf Bankbeleg ist eine Kartenansicht der Umsatzzeile.

Übertragung der Kontoumsätze an das Bank-Buchblatt

Für die Übertragung der Kontoumsätze in das Bank-Buchblatt ist der Bericht Kontoumsätze übertragen zuständig. Je Kontobewegung wird in der Regel eine Buchblattzeile erzeugt. Kommen eventuelle Splittbuchungen zum Tragen, beispielsweise aufgrund einer Kontierungsregel mit erweitertem DANN-Teil, so kann ein Kontoumsatz in mehrere Buchblattzeilen vom System aufgeteilt werden. Während der Übertragung durchläuft das System die gesamte Logik zur Kontierungsprüfung und versucht die Umsätze einem Buchungssatz zuzuordnen. Sollten bei erfolgreicher Kontierung auch ausgleichbare Posten gefunden werden, setzt die Anwendung auch die Ausgleichs-ID für den Postenausgleich.

Automatischer Postenausgleich:

Je nach Einstellung in RE Zahlungsverkehr Einrichtung verhält sich die Vorgehensweise des Ausgleichs. Ist die Option Teilausgleich zulassen und Zuerst älteste Posten gewählt, wird bei Überzahlung der komplette Betrag auf fällige Posten (somit auch auf zukünftige) verteilt.

Ist die Option Teilausgleich zulassen und Aktuelle Periode -> älteste Posten gewählt, werden bei Überzahlung nur Posten ausgeglichen, die den aktuellen Monat (maßgeblich ist das Arbeitsdatum) oder vergangene Perioden betreffen. Der überschüssige Restbetrag wird als separate Zeile mit der Belegart Zahlung als Debitor Posten im Buchblatt erstellt. Dieses Verhalten ist identisch mit dem manuellen Postenausgleich.

Neben dem Betrag werden weitere Informationen der Kontoumsätze in die Buchblattzeilen geschrieben:

• Das Feld Beschreibung enthält den Namen des Auftraggebers oder die GVC-Beschreibung, wenn kein Name enthalten ist (z. B. bei Bankgebühren)
• Das Feld Beschreibung 2 enthält den Verwendungszweck

Zusätzlich gibt es in den Buchblattzeilen das Feld RE Kontierungsbeschreibung, welches zur Information dokumentiert ob automatisch kontiert wurde, ein Postenausgleich stattgefunden hat oder die Zeile manuell zu bearbeiten ist.

Wichtig

Sie können zwar Ihre elektronischen Kontoauszüge mandantenübergreifend einlesen, doch für die Übertragung ins Buchblatt und weitere Bearbeitung müssen Sie sich im entsprechenden Mandanten befinden.

Der Bericht verfügt über drei verschiedene Aufrufmöglichkeiten:

1. Über die Kontoauszugsdatei im Inforegister Kontoauszüge -Funktion Umsätze übertragen. Dieser Aufruf bezieht sich auf die jeweils markierte Zeile.

2. Kontoumsätze übertragen aus dem Bank.-Buchblatt Der Funktionsaufruf Kontoumsätze übertragen aus dem Buchblatt heraus erleichtert Ihnen die Arbeit. Sie können mehrere Kontoauszüge eines Bankkontos auf einmal übertragen.

Nun kann der Anwender zuerst das Bankkonto über die Auswahl hinterlegen und sieht danach unter Lfd. Nr. im Auswahlfenster über die drei Punkte alle vorhandenen Auszüge mit Status Importiert, die zu dem gewählten Bankkonto gehören. Mit Ok wählen Sie eine Lfd. Nr. Sollen mehrere Kontoauszüge übertragen werden, so wird im Feld Lfd. Nr. entweder von-bis (3..8) oder wenn es zwei Auszüge sind und (3|8) entsprechend ergänzt.

Alternativ kann über die Felder Auszugsdatum von und Auszugsdatum bis, die mit dem Tagesdatum vorbelegt sind, der entsprechende Zeitraum der zu übertragenden Auszüge gewählt werden.

Wird kein Bankkonto hinterlegt, so werden unter Lfd. Nr. alle Kontoauszüge des Mandanten angezeigt, die den Status Importiert haben. Wird eine Lfd. Nr. über OK gewählt, so wird das Feld Bankkonto automatisch vom System gefüllt und die Felder Auszugsdatum von und Auszugsdatum bis sind nicht mehr editierbar. Entfernen Sie die Lfd. Nr., so werden die beiden Felder automatisch vom System wieder auf editierbar gesetzt, das Fenster muss nicht geschlossen werden.

Nach der Übertragung erscheint ein Hinweis, wie viel Zeilen in das Buchblatt übertragen wurden.

Tragen Sie im Feld Buchungsdatum im Buch.-Blatt ein Datum ein, so wird dieser Wert in alle übertragenen Buch.-Blattzeilen übernommen.

Bleibt das Feld leer, so wird das jeweilige Auszugsdatum als Buchungsdatum im Buch.-Blatt übernommen.

3. Als dritte Option können Sie den Bericht über die Suche aufrufen. Dieser Aufruf überträgt die Kontoumsätze entweder gefiltert auf das Auszugsdatum und/oder auf ein Bankkonto.

Das Inforegister Optionen bietet folgende Einstellungsmöglichkeiten:

4.2 - Import Verarbeitung

Automatische Kontierung von wiederkehrenden Kontoumsätzen

Viele Kontobewegungen sind in der Immobilienverwaltung zyklisch. Hierzu gehören regelmäßige Zahlungseingänge von Debitoren aufgrund von Vertragsverhältnissen (Miete, Hausgeld, etc.) sowie regelmäßige Zahlungen an Kreditoren aufgrund von Dienstleistungs- und Verbraucherverträgen (Wartung, Hausmeister, Abschlagszahlungen). Debitoren- und Kreditorenposten die über die RELion Zahlungsvorschlagsläufe per Zahlungsdatei (Lastschrift und Auszahlung) ausgeglichen werden, erscheinen im Kontoauszug als Sammelbetrag. Da die Posten durch den Zahllauf bereits ausgeglichen wurden, muss mit dem Sammelbetrag nur noch der Transitsaldo aufgelöst werden. Für diese Fälle sind Kontierungsregeln nicht notwendig.

Für diese Umsätze ist eine Kontierungsregel sinnvoll:

• Zahlung von Debitoren die kein Lastschriftmandat erteilt haben
• Abbuchungen von externen Firmen aufgrund von Lastschriftmandaten (z. B. Verbrauchsabschläge, Wartungsgebühren)
• Transaktionen der Bank z. B. Gebühren, Zinsen, etc.

Alle Informationsdaten der Umsatzzeile des importieren Kontoauszuges können ganz oder teilweise für eine automatisierte Kontierung verwendet werden. Voraussetzung ist die entsprechende Einrichtung der Kontierungsprüfung und Datenpflege der gewählten Kontierungsstufe, um eine Verbindung zwischen wiederkehrenden Umsätzen und Buchungsdaten herzustellen.

In RELion gibt es drei mögliche Stufen der Kontierungsprüfung:

1. Einheiten-Bankverbindung

Diese Prüfung sollte in Mandanten verwendet werden, die vorwiegend einzeilige Verträge haben. Also Debitoren die meist immer nur in einem Einheitenvertrag als Vertragspartner hinterlegt sind. Über diese Kontierungsregel lassen sich ausschließlich Debitorenkonten buchen.

2. Zahlungsschlüssel

Zahlungsschlüssel sind in RELion in einer eigenen Tabelle gespeichert. Der Zahlungsschlüssel ist eine eindeutige Kennziffer, welcher über die Tabelle mit dem zugehörigen Datensatz (Vertrag oder Objektbuchungskonto) verknüpft wird, um darauf automatisch zu kontieren. Mithilfe von Zahlungsschlüsseln, können Debitorenkonten oder Objektbuchungskonten gebucht werden.

• Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz: Unabhängig vom Kreditinstitut ist es möglich in RELion automatisiert Zahlungsreferenz-Nummern generieren zu lassen. Ist die Funktion aktiviert, vergibt RELion bei jedem neuen Vertrag eine Zahlungsreferenz für den Vertragskopf und für die zugehörigen Einheitenverträge. Je nachdem ob der Debitor in Summe für mehrere Vertragszeilen oder einzeln für einen Einheitenvertrag überweisen möchte, kann die Zahlungsreferenz mitgeteilt werden.
• Zahlungsschlüssel als virtuelles Konto: Hat der Mandant Bankkonten der Aareal Bank oder Berliner Bank, so ist es möglich bei der Bank virtuelle Unterkonten zu erhalten, welche dem überweisenden oder abbuchenden Dritten mitzuteilen sind. Diese virtuellen Konten werden in der Zahlungsschlüsseltabelle geführt. Die Aareal Bank und Berliner Bank übermittelt die eindeutige Nummer zur Identifizierung des Umsatzes an einer bestimmten Stelle in der Kontoauszugsdatei des jeweiligen Umsatzes.

3. Kontierungsregel

Der Anwender kann selbst Kontierungsregeln gestalten. Eine Regel besteht aus einem WENN-Teil der beschreibt, welche Informationen der Umsatz enthalten muss und einem DANN-Teil der beschreibt, welche Felder der Buchblattzeile zu füllen sind, falls der WENN-Teil zutrifft. Kontierungsregeln sind sehr flexibel, müssen aber auch sorgfältig gepflegt werden.

Beispiel: Buchblatt mit Kontierungsregel

Die Information, welche Kontierungsprüfung beim Übertrag der Umsätze im Buchblatt gegriffen hat erhalten Sie, wenn Sie sich das Feld RE Kontierungsbeschreibung einblenden. Der Wert des Feldes dient Informations- und Filterzwecken und wird nicht auf die Posten übertragen.

Einheit-Bankverbindung

Hinter der automatischen Kontierung von Umsätzen mittels der Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung steckt eine unkomplizierte Logik. Die Anwendung filtert anhand der Auftraggeber IBAN des Kontoumsatzes auf die hinterlegte IBAN am Einheitenvertrag. Führt dies zu einem eindeutigen Treffer, wird die Buchblattzeile auf den Einheitenvertrag kontiert. Hierbei werden nur aktive Einheitenverträge berücksichtig. Die Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung ist zur Kontierung von Habenumsätzen durch Selbstzahler mit einfachen Verträgen gedacht.

Ob bei den importierten Kontoumsätzen für die Auftraggeber IBAN mögliche Einheitenverträge gefunden wurden, ist bereits in der Umsatzanzeige ersichtlich. Diese lässt sich über die Seite Kontoauszugsdatei öffnen.

Im Feld Einheitenbank wird die Anzahl der gefundenen Einheitenverträge zur Auftraggeber IBAN angezeigt. Der Link des Feldes öffnet die gefilterte Einheitenvertragsübersicht. Eine mögliche Kontierung auf den Einheitenvertrag beim Übertrag der Umsätze an das Buchblatt findet nur statt, wenn die Anzahl 1 beträgt und somit eindeutig ist. Darüber hinaus spielt die Stufeneinstellung der Kontierungsprüfung in der Zahlungsverkehr Einrichtung eine Rolle.

In der Infobox Bankbeleg Statistik im Bank Buch.-Blatt wird das berechnete Feld Einheitenbank ggf. ebenfalls aufgeführt.

Bankverbindung der Einheit zuweisen im Bank-Buch.-Blatt

Entsteht ein neuer Einheitenvertrag im System, so erhält dieser automatisch den Bezug zur Bankverbindung des Debitors – sofern diese angegeben wurde. Bei der Erzeugung von Einheitenverträgen über das Modul Einheit Schnellerfassung erhält der Einheitenvertrag die erfasste Bankverbindung der Schnellerfassungszeile. Entsteht der Einheitenvertrag durch einen der Vertragsverwaltungs-Assistenten überträgt die Anwendung die Debitorenbankverbindung auf den Einheitenvertrag, wenn im Assistenten ein Lastschriftmandat ausgefüllt wurde. Trifft keine der beiden Möglichkeiten zu, so kann der Anwender die Bankverbindung nachträglich manuell auf der Karte Einheitenvertrag, Inforegister Sollstellung über das Feld Bankcode auswählen bzw. erfassen.

Zum Zeitpunkt der Vertragserstellung in der Datenbank ist die Bankverbindung bei einem Selbstzahler nicht immer bekannt, jedoch spätestens bei der ersten Überweisung. Da die Überweisung über das Bank-Buch.-Blatt verarbeitet wird, gibt es dort eine Funktion, die es ermöglicht, die Bankverbindung eines Selbstzahler automatisch als Debitorenbank anzulegen und dem Einheitenvertrag zuzuweisen.

Damit eine Kontierung das nächste Mal bei Überweisung des gleichen Auftraggebers nicht erneut manuell durchgeführt werden muss, kann die IBAN des Auftraggebers (siehe Infobox Bankbelegdetails) als Debitorenbank angelegt um dem Einheitenvertrag zugewiesen werden. Hierfür ist die kontierte Buchblattzeile zu markieren und die Aktion Bankverbindung der Einheit zuweisen anzuwählen. Die Funktion prüft die Bankverbindungen des Debitors in der Buchblattzeile. Sollte die Auftraggeber IBAN noch nicht als Bankverbindung existieren, wird diese mit dem Vertragsbeginn des Einheitenvertrages angelegt und am Einheitenvertrag hinterlegt. Als Kontoinhaber überträgt die Funktion den Namen des Auftraggebers. Sollte der Einheitenvertrag zuvor eine andere Bank hinterlegt haben, weist die Hinweismeldung ebenfalls darauf hin.

Die durch die Funktion automatisch angelegten Bankverbindungsdaten lassen sich überprüfen, indem Sie die Einheitenvertrag Karte öffnen und im Inforegister Zahlungen die neue Bankverbindung sehen.

Kontierungsregeln

Kontierungsregeln sind sehr flexibel einzurichten, aber auch aufwändiger in der Pflege und Verwaltung. Eine Kontierungsregel besteht aus einem WENN-Teil und aus mindestens einem DANN-Teil. Zahlungen lassen sich aber auch in mehrere Buchungen automatisch splitten, wenn die Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen versehen wurde. Eine Kontierungsregel kann manuell aus der Übersicht heraus erfasst oder aufgrund einer Buchblattzeile erstellt werden.

Die Erstellung der Kontierungsregel aufgrund einer kontierten Buchblattzeile (basierend auf Kontoumsätze) ist der häufigste Anwendungsfall.

Erläuterung Übersicht Kontierungsregeln – Felder, Infoboxen und Funktionen

Über die Suche öffnen Sie die Liste Kontierungsregeln. Die Übersicht der Kontierungsregeln, dient vor allen Dingen der Überprüfung ungewollter Dubletten oder veralteter Datensätze. Löschen oder bearbeiten Sie veraltete oder nicht funktionierende Bankregeln, um die Datenmenge auf wirklich benötigte Regeln einzuschränken. Das Löschen einer Kontierungsregel in der Übersicht funktioniert auch mit Mehrfachmarkierung und ist auch möglich, wenn der Status Freigegeben ist.

Zur Unterstützung der Bearbeitung blenden Sie sich die Infoboxen Dublettenprüfung und Details ein. Die beiden Infoboxen stehen auch in der Kartenansicht zur Verfügung.

Die Felder Zähler und Zuletzt verwendet ermöglichen auf Bankregeln zu filtern die entweder schon sehr lange oder noch gar nicht verwendet wurden. Diese Systemfelder aktualisieren sich automatisch, sobald Kontoumsätze ans Buchblatt übertragen wurden und eine der Regeln verwendet wird. Bei Kontierungsregeln deren Zähler auf 0 steht, können Sie zusätzlich die Felder Freigegeben am und Freigegeben von einblenden. Somit lässt sich leichter feststellen, wie alt die Regel bereits ist. Die Werte der Infobox Dublettenprüfung sind alle verlinkt. Somit können Sie auf einen der Werte klicken und es öffnet sich dadurch die gefilterte Ansicht. Die Felder dieser Infobox ermitteln ihre Werte wie folgt:

Die Infobox Details liefert weitere Zusatzinformation bezogen auf die mit der Bankregel verbundenen Stammdaten. Beispielsweise lässt sich dadurch erkennen, ob der Einheitenvertrag, auf den sich eine Bankregel bezieht, bereits ein Vertragsende besitzt.

Anlegen neuer Kontierungsregeln aufgrund nicht automatisch kontierter Buchblattzeilen

Buchblattzeilen bei denen zum Zeitpunkt der Übertragung der Umsätze ins Bank Buch.-Blatt keine Kontierungsprüfung zum Erfolg führte, enthalten im Feld RE Kontierungsbeschreibung die Information #MANUELL. Dies bedeutet die Buchblattzeile ist vom Anwender zu kontieren. Um langfristig die Menge an manuell zu kontierenden Buchblattzeilen zu verringern, können neue Kontierungsregeln erstellt werden.

Bevor eine neue Kontierungsregel erstellt wird, ist zu prüfen, um welchen Geschäftsvorfall es sich bei dem jeweiligen Umsatz handelt. Es sollte auch geprüft werden, ob möglicherweise bereits Kontierungsregeln bestehen, die aber nicht zum Treffer geführt haben. Hierfür berücksichtigen Sie die Infobox Bankbelegdetails. Dort wird neben allen anderen Informationen des Bankbeleges im Feld Regeln auch die Anzahl möglicher Kontierungsregeln angezeigt, gefiltert auf die IBAN des Auftraggebers und das Bankkonto des Kontoauszuges. Das Feld ist verlinkt, so dass die gefilterten Regeln geöffnet und überprüft werden können.

Sollten für die Buchblattzeile keinerlei Regeln existieren und es sich um einen Habenumsatz für einen Einheitenvertrag durch einen Selbstzahler handelt, so besteht auch die Möglichkeit statt der Erstellung einer Kontierungsregel die Funktion Bankverbindung der Einheit zuweisen zu verwenden. Bei Habenumsätzen für mehrzeilige Verträge (betrifft mehrere Einheitenverträge) durch einen Selbstzahler lässt sich die automatische Kontierung durch eine Kontierungsregel einrichten. Alternativ können Selbstzahler auch Zahlungsreferenznummern mitgeteilt werden, um eine Auto-Kontierung durch Zahlungsschlüssel zu erreichen.

Erläuterung der Kontierungsregel Karte

Aus der Übersicht Kontierungsregeln lässt sich die Kartenansicht bestehender Datensätze öffnen oder über den Menübefehl Neu eine neue Regel über die Kartenansicht erstellen. Eine Kontierungsregel enthält im Inforegister WENN die Mindest-Werte, welche ein Kontoumsatz enthalten muss, damit die Anwendung die Buchblattzeile des Umsatzes mit den eingestellten Werten des Inforegisters DANN kontiert.

Muss der Kontoumsatz-Betrag in mehrere Buchblattzeilen mit Teil-Beträgen gesplittet werden, ist die Kontierungsregel mit zusätzlichen DANN-Teilen über Erweiterte Bankregel anlegen zu erfassen. Darüber hinaus ist es möglich Dimensionswerte zu hinterlegen, welche zusätzlich zu den allgemeinen Dimensionen der Buchblattzeile hinzukommen.

Wichtig

Die Angaben im WENN-Teil der Kontierungsregel sollten möglichst gering und eindeutig ausfallen.

Inforegister Allgemein

Inforegister WENN

Die Informationen im WENN-Teil enthalten Mindest-Daten eines Kontoumsatzes, welche zutreffen müssen damit die Kontierungsregel greift. Bei den optionalen WENN Angaben ist zu beachten, dass der Betrag entweder allein oder in Kombination mit dem SEPA Verwendungszweck (SVWZ) angegeben werden kann. Die Angabe eines Betrages in Kombination mit GVC oder Mandatsreferenz ist nicht möglich.

Inforegister DANN

Im DANN-Teil tragen Sie ein, welche Werte bei Anwendung der Kontierungsregel in die Buchblattzeile des Umsatzes in die gleichnamigen Felder zu übertragen sind. Im Falle einer Betragsaufteilung existieren mehrere DANN-Teile um den Kontoumsatz in mehrere Buchblattzeilen aufzuteilen.

Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen zur Betragssplittung

Ein Kontoumsatz lässt sich per Kontierungsregel im Bank Buch.-Blatt nur in mehrere Teilbeträge aufsplitten, wenn im Inforegister WENN das Feld Betrag ausgefüllt wurde. Achten Sie bei der Angabe Soll-Beträgen (z. B. Abbuchung) darauf ein negatives Vorzeichen vor den Betrag zu setzen. Erfassen Sie den ersten Teilbetrag im Feld Verteilung Betrag inkl. gewünschter Kontierung im Inforegister DANN der Hauptkarte. Der Wert im Feld Verteilung Betrag gesamt reduziert sich zunächst auf denselben Wert.

Anschließend öffnen Sie die Aktion Erweiterte Bankregel anlegen. Es öffnet sich eine zusätzliche Karte. Im Inforegister Erweiterter DANN-Teil lassen sich ausschließlich die Felder editieren, die bereits im ersten DANN-Teil ausgefüllt wurden, da eine Splittbuchung nicht völlig unterschiedlichen Buchungsbereichen entsprechen kann.

Nachdem der Betrag in die erste erweiterte Regel eingegeben wurde, erhöht sich das Feld Verteilung Betrag gesamt auf der Kontierungsregel Karte um diesen Betrag. Es dient somit einer Kontrollsumme der Teilbeträge und muss am Ende der Erfassung den gleichen Wert aufweisen wie das Feld Betrag im WENN-Teil.

Die Kontierungsregel kann nun freigegeben werden. Bei Anwendung von Kontierungsregeln wird je DANN-Teil eine Buchblattzeile erstellt. Im Feld RE Kontierungsbeschreibung ist zur Information der Bezug zur angewendeten Kontierungsregel vermerkt.

Gängige Geschäftsvorfälle mit Kontierungsregeln

Folgende Beispiele erläutern, wie gängige Geschäftsvorfälle bei Kontoumsätzen sich per Kontierungsregel abbilden lassen. Zur besseren Übersicht wurden je Fall nur die Felder der Karten eingeblendet, die für die Erfassung relevant sind.

Haben-Umsatz: Selbstzahler für mehrere Einheitenverträge

Bei einer Kontierungsregel für einen Selbstzahler, der für seinen Vertrag in Summe überweist, genügt im DANN-Teil die Kontierung auf die Vertragsnummer.

Soll-Umsatz: Lastschriftmandat eines Dritten

Finden Kontobelastungen aufgrund von erteilten Lastschriftmandaten statt, sollte im WENN-Teil die Mandatsreferenznummer eingetragen werden, welche vom Gläubiger mitgeteilt wurde. Die Kontierung im DANN-Teil kann unterschiedlich sein. Sollen keine Kreditorenposten ausgeglichen werden, kann die Kontierung auf das passende Objektbuchungskonto eingestellt werden.

Im folgenden Beispiel wurden die Verbindlichkeiten über ein Wiederkehrendes Buch.-Blatt unter Angabe einer externen Belegnummer auf den Kreditor gebucht. Daher wird in diesem Beispiel im DANN-Teil der Kreditor angegeben und darüber hinaus die Externe Belegnummer, um nur Posten mit dieser Nummer automatisch ausgleichen zu können.

Soll-Umsatz: Kontobelastung durch die Bank (Gebühren, Zinsen, etc.)

Für von der Bank veranlasste Transaktionen wie beispielsweise Kontoführungsgebühren, können ebenfalls per Kontierungsregel gebucht werden. Da in solchen Fällen keine Auftraggeber IBAN übermittelt wird, bleibt das Feld leer. Stattdessen wird im WENN-Teil der GVC angegeben.

Da es möglicherweise ähnliche Kontierungsregeln geben kann, durchläuft die Anwendung bei der Suche nach dem passenden Datensatz mehrere Suchschleifen mit folgender Logik:

Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz

Zahlungsreferenznummern haben eine feste Länge von 12 Zeichen und werden von der Anwendung in der Tabelle Zahlungsschlüssel gespeichert. Um mit Zahlungsreferenzen zu arbeiten, bedarf es keiner Generierung von Nummernfolgen durch den Anwender und es sind auch keine Werte an Bankkonten zu führen oder manuell zu erfassen. Ist in der Zahlungsverkehr Einrichtung der Haken im Feld Zahlungsschlüssel Verträge automatisch gesetzt, so arbeitet das System ab diesem Zeitpunkt mit Zahlungsreferenzen.

Hinweis

Eine Aktivierung der Zahlungsreferenznummern eines aktiven Mandanten ist möglich. Für bereits bestehende Verträge benötigen Sie allerdings eine Initialisierungsfunktion, um fehlende Zahlungsreferenznummern zu erstellen. Ihr RELion-Berater wird Sie bei der Umstellung unterstützen.

Jedes Mal, wenn ein neuer Vertragskopf und ein neuer Einheitenvertrag erzeugt wird, vergibt die Anwendung automatisch eine eindeutige Nummernfolge für den Vertragsdatensatz. Im folgenden Beispiel wurde ein Vertrag mit zwei Einheitenverträgen erstellt. Das System erzeugt automatisch zwei Zahlungsreferenznummern für Vertragskopf und Vertragszeile. Zahlungsreferenznummern für den Gesamtvertrag beginnen mit einem V, Zahlungsreferenznummern für einzelne Vertragszeilen beginnen mit einen E für Einheitenvertrag. In das Feld Beschreibung überträgt das System den Namen des Debitors.

Wird dem Debitor die Gesamtsumme der monatlichen Forderungen mitgeteilt, so genügt es die Zahlungsreferenznummer für den Gesamtvertrag mitzuteilen. Hat der Überweisende die Nummernfolge als Zahlungsreferenz angegeben oder in den Verwendungszweck eingetragen, so erkennt die Funktion den Zahlungsschlüssel und kontiert auf den entsprechenden Vertrag. Die Information, ob ein Vertrag über einen Zahlungsschlüssel verfügt, erhalten Sie, indem Sie in der jeweiligen Vertragsübersicht das FlowField Zahlungsschlüssel einblenden.

Zahlungsschlüssel der Einheitenverträge werden auch in der Infobox Zahlungsverkehr, welche auch in der Kartenansicht verfügbar ist, erkennen.

Die Mitteilung einer Zahlungsreferenznummer kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Eine Möglichkeit wäre das Modul Word-Integration von RELion zu verwenden. Es lässt sich aber auch jeder gewünschte Ausgangsbeleg von RELion erweitern, um die Zahlungsreferenznummer anzudrucken. Österreichische Kunden arbeiten mit Zahlschein-Belegen von RELion und geben dort den Zahlungsschlüssel an.

Virtuelle IBANS

Das virtuelle Verfahren der Aareal Bank und der Berliner Bank beschäftigt sich mit der gleichen Aufgabenstellung:

Verwaltung Virtueller Konten unterhalb des realen Bankkontos zur Anwendung automatischer Kontierungsroutinen der Kontoumsätze in einem ERP-System.

Da es sich um zwei verschiedene Kreditinstitute handelt, die diese Möglichkeit anbieten, ist auch die Logik wie die virtuellen Konten zu generieren unterschiedlich. Sobald die Nummern jedoch in der Zahlungsschlüsseltabelle vorhanden sind, ist die Systematik zur Kontierung in RELion bei beiden Verfahren identisch.

Einrichtung

Aareal Bank-Verfahren

Jedes Bankkonto der Aareal Bank ist in der Bankkontokarte, Inforegister Transfer im Feld Virtuelles Bankverfahren auf einzustellen.

Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Die Aareal Bank übermittelt die virtuellen IBANS als VIRR-Datei. Für den Import der Datei gibt es in RELion einen XML-Port. Öffnen Sie Import Virtuelle Konten.

Es öffnet sich direkt der Explorer über den Sie die zu importierende Datei auswählen und den Import mit Öffnen starten. Die Funktion prüft, ob in dem Mandanten die IBAN des realen Kontos vorhanden ist. Die zugehörigen virtuellen Konten werden importiert.

Nach der Verarbeitung erhält der Anwender eine Hinweismeldung mit einer kurzen Zusammenfassung über die Anzahl der importierten Zeilen und evtl. nicht vorhandener IBAN als Bankkonten.

Sollte in der Datei eine reale IBAN enthalten sein die im Mandanten, in dem der Import gestartet wurde, nicht als Bankkontokarte vorhanden ist, so weist die Hinweismeldung entsprechend darauf hin. Die soeben importierten Zahlungsschlüssel können zur Überprüfung in der Tabelle Zahlungsschlüssel eingesehen werden.

Importierte Zahlungsschlüssel der Aareal Bank werden mit dem Bankkontocode der Bankkontokarte des realen Kontos angelegt. Im Feld Zahlungsschlüssel ist die virtuelle IBAN enthalten, die dem Kunden für seine Zahlungen mitgeteilt wird. Im Feld Zahlungsschlüssel Referenz ist die Kontonummer enthalten, welche die Aareal Bank im elektronischen Kontoauszug übermittelt, wenn der Kunde eine Zahlung getätigt hat.

Zahlungsschlüssel die bereits einem Einheitenvertrag, Vertragskopf oder Objektbuchungskonto zugewiesen wurden, enthalten über die Felder Tabellen ID, Eigentümer/Mieter, Objektnr. , Nr. Einheitenhistorie, Vertragsklasse und Vertragsnummer den jeweiligen Bezug zum Datensatz für die Buchhaltung. Falsch angelegte Zahlungsschlüssel lassen sich löschen.  

BB01-Verfahren

Jedes Bankkonto der Berliner Bank ist in der Bankkontokarte, Inforegister Transfer im Feld Virtuelles Bankverfahren auf BB01 Berliner Bank einzustellen.

Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Beim BB01-Verfahren benötigt das System Buchwerknummer. Diese ist auf den entsprechenden Objektkarten in der Infobox Zahlungsverkehr/Buchwerk ersichtlich.

Wichtig

Eine Überprüfung, ob eine Buchwerknummer eingetragen und ob die eingetragene Buchwerknummer auch in generierten Zahlungsschlüsselnummern vorhanden ist, erfolgt nicht.

Füllen Sie im Bericht Virtuelle Konten generieren BB01 alle Felder aus. Die Werte erhalten Sie von der Berliner Bank.

Der Bericht erzeugt anhand der Werte virtuelle Konten für das BB01-Verfahren und trägt diese in die Tabelle Zahlungsschlüssel ein. Generierte BB01-Zahlungsschlüssel werden in der Tabelle keinem realen Konto über das Feld Bankkonto zugewiesen. Im Feld Zahlungsschlüssel ist die virtuelle IBAN enthalten, die dem Kunden für seine Zahlungen mitgeteilt wird. Im Feld Zahlungsschlüssel Referenz ist die Kontonummer enthalten, welche die Berliner Bank im elektronischen Kontoauszug übermittelt, wenn der Kunde eine Zahlung getätigt hat.

Zahlungsschlüssel die bereits einem Einheitenvertrag, Vertragskopf oder Objektbuchungskonto zugewiesen wurden, enthalten über die Felder Tabellen ID, Eigentümer/Mieter, Objektnr. , Nr. Einheitenhistorie, Vertragsklasse und Vertragsnummer den jeweiligen Bezug zum Datensatz für die Buchhaltung.

Hinweis

Falsch angelegte Zahlungsschlüssel lassen sich löschen.

Manuelles zuweisen von Zahlungsschlüsseln

Wichtig

Um Zahlungsschlüssel manuell zuweisen zu können, darf in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung keine automatische Zuweisung von Zahlungsschlüsseln aktiviert sein. Außerdem muss auf der jeweiligen Bankkontokarte der Standard-Objektbank im Feld Virtuelle Bankverfahren der entsprechende Wert ausgewählt sein.

Zuweisung an einen Vertrag

Sie können einen Zahlungsschlüssel entweder dem Vertragskopf oder dem jeweiligen Einheitenvertrag zuordnen. Wird ein Zahlungsschlüssel einem Vertragskopf mit mehreren Vertragszeilen zugewiesen, so kann der Debitor seine Zahlung in Summe für alle Einheitenverträge vornehmen. Bei der automatischen Kontierung erfolgt dann ein Ausgleich nach Vertragsnummer mit entsprechender Splittung auf die jeweiligen Einheitenverträge.

Auf der Vertragskarte und auf der Einheitenvertragskarte finden Sie jeweils in der Infobox Zahlungsverkehr das Feld Zahlungsschlüssel. Klicken Sie auf den Link des Feldes, um die Zahlungsschlüsselübersicht für den jeweiligen Vertragsdatensatz zu öffnen. Wählen Sie die Funktion Neuer Zahlungsschlüssel.

Es öffnet sich die Auswahl Zahlungsschlüssel, welche Ihnen je nach Zahlungsschlüsselverfahren der Objektbank und der Buchwerknummer aus der Objektkarte bei BB01-Verfahren, die noch nicht vergebenen Zahlungsschlüssel anzeigt. Sie müssen nun lediglich den gewünschten Zahlungsschlüssel markieren und mit OK die Zuordnung bestätigen.

Durch die Zuweisung werden die weiteren Felder des Zahlungsschlüsseldatensatzes gefüllt, um den Bezug zum Vertragsdatensatz herzustellen. Sie können einem Vertrag beliebig viele Zahlungsschlüssel zuordnen. Das Feld Beschreibung ist editierbar, um bei Bedarf einem internen Vermerk zu hinterlegen. Die Zuordnung eines Zahlungsschlüssels lässt sich rückgängig machen, indem Sie in der Übersicht Zahlungsschlüssel die Funktion Zahlungsschlüssel freigeben betätigen. Diese Funktion leert die Felder des Zahlungsschlüsseldatensatzes die eine Verbindung zum Debitoren hatten.

In der Vertragsübersicht und in der Einheitenvertragsübersicht wird der zugewiesene erste Zahlungsschlüssel im gleichnamigen Feld angezeigt.

Zuweisung an ein Objektbuchungskonto

Zahlungsschlüssel am Objektbuchungskonto führen bei der automatischen Kontierung zu keinem Postenausgleich von Debitoren- oder Kreditorenposten. Es erfolgt vielmehr bei Buchung direkt auf das entsprechende Kosten-Konto. Öffnen Sie den Kontenplan des entsprechenden Objektes. Klicken Sie auf den Link im Feld Anzahl Zahlungsschlüssel.

Ausgehend von der Liste Zahlungsschlüssel erfolgen die weiteren Schritte analog der Zuweisung an einen Vertrag. Im Objektkontenkarte wird jetzt bei Anzahl Zahlungsschlüssel der erste zugewiesene Zahlungsschlüssel angezeigt.

Möglichkeiten der Zahlungsschlüsselmitteilung

Damit RELion aufgrund von Zahlungsreferenzen automatisch kontieren kann, ist neben der Einrichtung im System auch die entsprechende Zahlungsschlüssel-Information im Verwendungszweck der Transaktion notwendig. Um den Selbstzahler zu informieren, welche Zahlungsreferenz er im Verwendungszweck seiner Transaktion eingeben muss, erhält dieser eine entsprechende Mitteilung.

Zahlungsschlüsselmitteilung per Word-Integration

Die Wordintegration ist mit diesem Stand von RELion noch nicht freigegeben, da die von Microsoft bereitgestellten technischen Mittel aktuell nicht ausreichen, die Wordintegration im gewohnten Umfeld zur Verfügung zu stellen. Wir arbeiten noch an einem Workaround, der zum Zeitpunkt dieses Releases jedoch noch nicht abgeschlossen ist und daher zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden muss.

5 - Zusatzfelder

Auflösung Transitsaldo

Über die Zahlungsverkehr Einrichtung wird gesteuert, ob der Sammelbetrag des Bankkontos bei einem Zahlungslauf auf ein Transitkonto gebucht werden soll.

Ist dies der Fall, so erhält der Bankposten das Kennzeichen RE Transitbuchung = Ja und wird somit im Bewegungssaldo des Bankkontos nicht hinzugerechnet, sondert separat im Feld RE Transitsaldo ausgewiesen.

Den zugehörigen Bank-Sachposten hat das System auf das in der Zahlungsverkehr Einrichtung angegebenen Transitkonto gebucht.

Sobald der Sammelbetrag im Kontoauszug der Bank erscheint, kann die Auflösung des Transitsaldos vorgenommen werden, um den Bewegungssaldo des Bankkontos zu aktualisieren.

Hierfür wird der Kontoumsatz in das Bank Buch.-Blatt übertragen. Ist das Zusatzmodul E-Banking nicht lizensiert, können Sie den Kontoumsatz manuell erfassen. Anschließend starten Sie im Menüband die Aktion Auflösung Transitsaldo. Die Funktion ermittelt die zugehörigen Transitbuchungen, da meist von einem Sammelbetrag mehrere Objekte betroffen sind, und ergänzt die Buchung um die Objektinformationen und um eine Buchungsbeschreibung.

Durch die Auflösung des Transitsaldos wurde der Bewegungssaldo auf dem Bankkonto aktualisiert. Die ursprüngliche Transitbuchung schließt das System ab und durch die Buchung des Sammelbetrages erscheint der reale Zahlungsbetrag auf dem Bankposten. Der Transitsaldo des Sachkontos wird durch die Buchung ebenfalls aufgelöst.

Bankauszugzeile splitten – manuelle Erfassung

Ein an das Bank Buch.-Blatt übertragener Kontoumsatz muss unter Umständen in der Finanzbuchhaltung in mehrere Teilbeträge aufgeteilt werden, da ggf. die Verwendung unterschiedliche Aufwandskonten oder Verträge betrifft.

Die Funktion Bankauszugszeile splitten im Menüband der Seite Bank Buch.-Blatt ist eine unterstützende Funktion, um aus einer Buchblattzeile mehrere mit entsprechender Kontierung zu erstellen.

Bevor die Funktion aufgerufen wird, ist zunächst die Buchblattzeile auf den ersten Teil zu kontieren. Der Betrag wird noch nicht verändert. Anschließend starten Sie die Aktion Bankauszugszeile splitten. Diese öffnet eine weitere Eingabeseite ähnlich den Buchblattzeilen und übernimmt die bereits im Buchblatt bestehende Zeile.

Erfassen Sie in den weiteren Zeilen die gewünschten Buchblattzeilen mit den jeweiligen Teilbeträgen. Eine Bestätigung mit OK ist nur möglich, wenn der Betrag vollständig aufgeteilt ist und im Kontroll-Feld Differenz die Seite keine Differenz anzeigt.

Nach Bestätigung der Eingaben, überträgt die Funktion die erfassten Zeilen in das Buchblatt und vererbt auch weitere Werte der ersten Buchblattzeile wie beispielsweise Zahlungsformcode oder Beschreibung 2. Jetzt kann über die Funktion Postenausgleich die Ausgleichs ID an den Posten gesetzt werden. Alle anderen Funktionalitäten können wie gewohnt ausgeführt werden.

Rücklastschrift erstellen

Manuelle Kontierung

Die manuelle Kontierung einer Rücklastschrift ist lediglich erforderlich, wenn nicht mit dem Modul E-Banking gearbeitet wird.

Im Falle einer Rücklastschrift sind normalerweise mehrere Arbeitsschritte notwendig:

• Identifizierung des ursprünglichen Zahlungspostens, welcher zum Ausgleich des Rechnungspostens geführt hat
• Auflösung des Postenausgleichs, damit der Rechnungsposten wieder offen und fällig ist
• Ausgleich des Zahlungspostens mit dem Erstattungsbetrag der Rücklastschrift
• Buchen der Rücklastschriftgebühr

Die Aktion Rücklastschrift erstellen erledigt die genannten Arbeitsschritte automatisiert. Hierfür wird der Kontoumsatz mit dem Geschäftsvorfall Rücklastschrift in das Bank Buch.-Blatt übertragen oder, sollte das Zusatzmodul E-Banking nicht lizensiert sein, manuell erfasst. Die Rücklastschrift ist mit der Belegart Erstattung kontiert auf den entsprechenden Einheitenvertrag und Debitor im Buchblatt zu versehen. Anschließend startet man die Aktion Rücklastschrift erstellen, welche den Bericht für die Verarbeitung öffnet.

Beispiel manuelle Rücklastschrift für zwei Monate mit Rücklastschriftgebühr:

Wichtig

Der Bericht Rücklastschrift erstellen kann immer nur einen Zahlungsposten rückabwickeln, da die Requestpage des Berichts nur eine Postennummer verarbeitet. Da Zahlungsposten in RELion auf Einheitenvertrag gebucht werden, ist daher die Rücklastschrift über diese Funktion nur je Einheitenvertrag möglich. Sollte ein Rücklastschriftbetrag gebucht werden müssen, der mehrere Einheitenverträge betrifft, so sind die Buchblattzeilen vor Anwählen der Rücklastschrift-Funktion auf die jeweiligen Einheitenverträge zu splitten.

Im Inforegister Optionen wird bereits ein in Frage kommender Zahlungsposten zur Rückabwicklung vorgeschlagen. Die drei Pünktchen des Feldes Lfd. Nr. ermöglicht bei Bedarf die Auswahl eines anderen Zahlungspostens.

Hinweis

Mithilfe des Feldes Rücklastschrift erneut einziehen entscheiden Sie, ob die Rechnungsposten inklusive der Rücklastschriftgebühr einen Bezug zum Lastschriftmandat erhalten sollen, um die Forderungen beim nächsten Lastschriftlauf erneut einzuziehen.

Diese Entscheidung hängt u. a. davon ab, was der Rücklastschriftgrund (Widerspruch, Konto erloschen, mangelnde Kontodeckung) war. Dieser wird üblicherweise vom Kreditinstitut übermittelt und ist auf dem Kontoauszug oder auf dem Bankbeleg bzw. der Infobox Bankbelegdetails (Aufruf im Bank Buchblatt) ersichtlich.

Mit Klick auf OK wird der Ausgleich aufgehoben. Nun kann die Buchblattzeile gebucht werden und die Debitorenposten verändern sich wie folgt:

• Ursprüngliche Zahlung wurde mit der Rücklastschrift ausgeglichen.
• Die Rechnungsposten sind wieder geöffnet.
• Der Gebührenbetrag kommt als weiterer Rechnungsposten hinzu.
• Bei den ursprünglichen Rechnungsposten wird die laufende Nummer des Lastschriftmandats entfernt, falls die Option Rücklastschrift erneut einziehen nicht aktiviert wurde.

Automatische Kontierung per End-to-End-Referenz

Die End-to-End ID (max. Zeichenlänge 35) ist ein frei gestaltbarer Schlüssel, welcher insbesondere bei der zielgenauen Zuordnung von Lastschrift-Retouren genutzt werden kann. Die End-to-End ID wird beim Erzeugen einer SEPA-XML-Zahlungsdatei vom System generiert und in die Datei geschrieben. Die zuständigen Kreditinstitute transportieren diese End-to-End ID weiter und geben diese wiederum beim Umsatz auf dem Kontoauszug an, ebenso bei eventuellen Rücklastschriften. Bei einem Zahllauf in RELion verwendet das System ohne Einrichtung für die End-to-End ID die Zahlungsvorgangsnummer plus die Laufende Nummer des Debitor-/Kreditorpostens.

Zusätzlich ist es aber auch möglich für den debitorischen Lastschriftlauf über die Zahlungsverkehr-Einrichtung im Feld Lastschrift EndToEndId, per %-Parameter inklusive freier Texteingabe die Belegung der End-to-End ID zu beeinflussen.

In diesem Einrichtungsfeld steht %1 für die Zahlungsvorgangsnummer und %2 für die Vertragsnummer. Diese Einrichtung ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Es ist möglich mithilfe der End-to-End ID den Rückschluss auf die Aufhebung des Postenausgleiches zu finden und die Gebührenbuchung automatisch zu erstellen.

Die End-to-End ID wird im Feld End-To-End-Referenz der RE Zahlungszeilen gespeichert. Wird ein Kontoumsatz ans Buchblatt übertragen dessen End-to-End ID dem Wert in den Zahlungszeilen entspricht, so kann das System die zugehörigen Debitorenposten ermitteln und automatisiert die Rücklastschrift kontieren sowie den Ausgleich aufheben. Dies funktioniert auch bei mehrzeiligen Verträgen.

Die Kontoauszugsdatei mit Format CAMT.053 transportiert die End-to-End-ID im Feld EndToEnd-Identification.

Wie findet RELion den entsprechenden Debitor-Zahlungsposten?

Die Funktion Umsätze übertragen verfügt über folgende Funktion:

Wenn Feld End-To-End-Referenz <> LEER, dann wende folgenden Filter auf Tabelle RE Zahlungszeilen an.

Der ermittelte Datensatz darf nicht größer als 1 sein. Sollte es mehr Datensätze geben, die durch den Filter ermittelt wurden, dann wird die weitere Verarbeitung übersprungen. Aus den Zahlungszeilenfeldern merkt sich das System die Feldwerte Belegnr., Buchungsdatum, Typ und Kreditorennr.\Debitorennr.. Anhand der gemerkten Werte findet die Postenermittlung statt.

Wurde der Debitor-Zahlungsposten ermittelt, kann entsprechend kontiert und der Ausgleich gesetzt werden. Zusätzlich erzeugt die Anwendung eine Buchblattzeile für die Gebühren.

Die Funktion hebt den ursprünglichen Postenausgleich zwischen Zahlung und Rechnung auf. Dann setzt sie einen neuen Postenausgleich auf den Zahlungsposten mit dem Rücklastschriftbetrag. Zusätzlich wird eine neue Buchblattzeile für den Gebührenbetrag (Differenz aus Zahl- und Erstattungsbetrag) eingestellt.

Beispielabbildung Bank-Buch.-Blatt mit zwei automatisch erstellten Rücklastschriften:

Die Rücklastschriften werden mit Lastschriftmandatsnummer gebucht. Somit werden die wieder geöffneten Rechnungsbeträge und die Rücklastschriftgebühr beim nächsten Zahlungslauf eingezogen. Sollte dies nicht gewünscht, muss der Anwender über Posten die jeweiligen Debitorenposten öffnen, und sowohl dort als auch in den Rücklastschrift-Buchblattzeilen die Laufende Nummer des Lastschriftmandats entfernen.

Im unteren Bereich ist außerdem der Grund der Rücklastschrift ersichtlich. Sollte es sich beispielsweise um den Grund Ungültige IBAN handeln, so kann der Anwender das Lastschriftmandat beenden. In solchen Fällen ist der Debitor zu kontaktieren, um die aktuelle Kontoverbindung zu ermitteln und ein neues Lastschriftmandat abzuschließen.

Hinweis

Generell sollten Verträge mit aktivem Lastschriftmandat mit einem anderen Mahnmethodencode versehen werden. Das Feld Mahnmethodencode befindet sich im Inforegister Sonstiges auf der Vertragskarte. Der Mahnmethodencode steuert den Text des Mahnschreibens sowie die Fälligkeit der Mahnung. Somit können Verträge mit Lastschriftmandaten zu einem späteren Zeitpunkt gemahnt werden, da Rücklastschriften meist zeitverzögert stattfinden. Ebenso kann der Text beispielsweise darauf hinweisen, dass der fällige Betrag mit dem nächsten Zahlungslauf erneut eingezogen wird.