Mitgliederwesen

• 1: Einführung und Einrichtung
• 2: Mitgliederkarte und Mitgliederzeilen
• 3: Mietverwaltung der Genossenschaft
• 4: Beitritt und weitere Anteilszeichnung eines Mitglieds
• 5: Ratenzahlung und Zahlungseingänge
• 6: Übertragung von Geschäftsguthaben an ein anderes Mitglied
• 7: Teilkündigung und Beendigung
• 8: Stornierung von Mitgliederzeilen
• 9: Auszahlung des Auseinandersetzungsguthabens
• 10: Wiedereintritt eines Mitglieds
• 11: Mahnungen für Mitglieder
• 12: Dividende und Dividendenbesteuerung
• 13: Auswertung berechtigte Mitglieder - Wohnungsbauprämie

1 - Einführung und Einrichtung

Wie bildet RELion die Mitgliederverwaltung der Genossenschaft ab?

Für Wohnungsbaugenossenschaften ist die Mitgliederverwaltung ein unverzichtbarer Bestandteil der wohnungswirtschaftlichen Lösung RELion. Das Modul ist vollständig in RELion integriert und steht in direkter Verbindung mit der Mieten- und Finanzbuchhaltung sowie weiteren Funktionsbereichen.

Zentrale Elemente:

• Kontaktverwaltung als Hauptinformationsquelle für alle Bereiche
• Satzungsparameter liefern Basisinformationen und Vorschlagswerte zur komfortablen Datenerfassung

Verfügbare Funktionen:

• Verwaltung der Mitgliederstammdaten
• Anteilsverwaltung
• Zentraler Genehmigungsprozess für Anteilsbewegungen
• Verwaltung von Geschäftsguthaben und Verbindlichkeiten
• Integration in Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr
• Dividendenberechnung inkl. Kapitalertragssteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
• Abbildung von Wohnungsbauprämien und vermögenswirksamen Leistungen
• Ratenzahlungsvereinbarungen

Prozess- und Systemintegration:

Alle Geschäftsvorfälle werden je Mitglied als Mitgliederzeile dokumentiert, verarbeitet und ausgewertet. Der Genehmigungsprozess ermöglicht die turnusmäßige Freigabe für Buchungen. Geschäftsguthaben wird automatisch gebucht, sobald der Zahlungseingang erfolgt. Große Geschäftsanteile können in Raten aufgeteilt werden; RELion bucht fällige Beträge fristgerecht oder erwartet den Geldeingang.

Zusatzfunktionen:

• Anbindung an die Word-Seriendruckfunktion für Einladungen zu Vertreterwahlen oder Versammlungen
• Prozessorientierte Verwaltung von Anteilen und Geschäftsguthaben zur Nachvollziehbarkeit der Mitgliederentwicklung
• Bilanzgerechte Ausweisung des Auseinandersetzungsguthabens nach Jahresabschluss im beleglosen Zahlungsverkehr
• Berechnung, Bescheinigung und Ausgleich von Dividenden; individuelle Steuerbefreiungen sind möglich

Zentrale Informationsquelle:

• Die Mitgliedskarte enthält alle relevanten Stammdaten (Adresse, Kommunikation, Bankverbindung, Pflichtanteile, Steuerdaten, Ratenzahlungsvereinbarungen).
• Das Mitglied ist zugleich Kontakt und Debitor, da der Zahlungsfluss debitorisch ausgerichtet ist.
• Das Inforegister Statistik zeigt den aktuellen Stand der Anteilsbewegungen; im Zeilenbereich sind diese chronologisch dargestellt.

Über das Aktions-Register werden Prozesse rund um das Mitglied angestoßen. Das Rollencenter bietet einen Überblick über alle Funktionen des Moduls.

Einrichtung

Satzungsparameter

Die zentrale Einrichtung der Mitgliederverwaltung erfolgt über die Karte Satzungsparameter. Hier werden grundlegende Parameter für die Mitglieder- und Anteilsverwaltung im genossenschaftlichen Bereich definiert. Dazu gehören unter anderem Anteilswerte, Buchungsgruppen und Kündigungsfristen. Diese Einstellungen steuern die weiteren Verarbeitungs- und Abrechnungsprozesse. Die konkreten Werte richten sich nach der Satzung der jeweiligen Wohnungsbaugenossenschaft.

Beispielabbildungen einer möglichen Einrichtung:

Hinweis

Für denselben Debitor können mehrere Mitgliedskarten angelegt werden. Das System stellt sicher, dass jeweils nur eine Mitgliedskarte aktiv ist. Diese Funktion ermöglicht den Wiedereintritt eines zuvor ausgeschiedenen Mitglieds. Wurde die letzte Mitgliedschaft aufgrund eines Ausschlusses beendet, ist ein Wiedereintritt standardmäßig nicht zulässig. Dies kann durch Aktivierung des Feldes Wiedereintritt nach Ausschluss geändert werden.

Kontakte und Geschäftsbeziehungen

Auf der Mitgliedskarte werden im Zeilenbereich Kontakte gespeichert, die mit der jeweiligen Mitgliedschaft verbunden sind.

Für jedes Kontaktverhältnis existiert eine eigene Geschäftsbeziehungsklasse. Der Kontakt mit der Geschäftsbeziehung Mitglied wird automatisch bei der Erfassung eines neuen Mitglieds erzeugt.

Nummernserien

Das Modul Mitgliederverwaltung benötigt:

• Eine Nummernserie für Mitgliedskarten
• Zwei Belegnummernserien für Anteilsbuchungen und Umbuchungsprozesse

Umbuchungskonto und GGH-Übertragung

Das Umbuchungskonto dient der Übertragung von Geschäftsguthaben (GGH) und entlastet das Konto Zwischenkonto Forderungen. Es gibt zwei Optionen für die Übertragung:

• Ohne Ausgleich: Übertragung ohne automatische Verrechnung offener Anteile
• Mit Ausgleich: Automatische Verrechnung nicht bezahlter Anteile beim Empfänger

Konteneinrichtung

Für Mandanten mit Mitgliedsverwaltung und Vermietung ist die Buchung über Objektkonten zwingend erforderlich.

• Erfassung eines neuen FIBU-Objekts für die Mitgliederverwaltung
• Kennzeichnung als FIBU-Objekt und Hinterlegung der Zuständigkeitseinheit
• Anlegen eines Objekt-Vorlage-Kontenplans
• Übertrag der Vorlagekonten in das Objekt MGV-FIBU
• Eintrag der FIBU-Objektnummer in die Satzungsparameter

Wichtig

Nach der ersten Mitgliederbuchung ist eine Änderung der Felder Eigentümer/Mieter und Objektnr. nicht mehr möglich.

Zahlungsformcodes

Zahlungsformcodes dienen als Filterkriterium bei Zahlläufen. Beispiele:

• Dividendenbuchungen mit Zahlungsformcode Dividende
• Erbenauszahlungen mit spezifischem Zahlungsformcode
• Auszahlungen bei Beendigung der Mitgliedschaft

Buchblätter

Die Mitgliederverwaltung benötigt eigene Buchblätter für:

• Manuelle Buchungen
• Sofortbuchungen
• Dividendenberechnung
• Zahlläufe (Lastschrift und Auszahlung)

Die Einrichtung erfolgt über Fibu Buch.-Blattvorlagen.

• Richtige Seiten-ID und Testberichts-ID verwenden
• Herkunftscode darf nicht mit dem Herkunftscode des Zahlungseingangs übereinstimmen

Debitorenbuchungsgruppen

Es können unterschiedliche Buchungsgruppen für verschiedene Geschäftsvorfälle definiert werden. Dies erleichtert die spätere Abstimmung des Buchwerks. Im Inforegister Bankkonto ist das Bankkonto der Genossenschaft sowie die Gläubiger-ID zu hinterlegen.

Genehmigungspflicht

Gemäß Genossenschaftsgesetz muss der Vorstand alle Änderungen von Anteilen genehmigen. Im Inforegister Genehmigung wird festgelegt, welche Vorgänge genehmigungspflichtig sind.

Wohnungsbauprämie

Im Inforegister Wohnungsbauprämie werden die Prämienbeträge für Ledige und Verheiratete sowie der aktuelle Förderprozentsatz hinterlegt.

Wahlbezirke

Für Vertreterversammlungen sind Wahlbezirke mit Code und Beschreibung zu hinterlegen. Die Pflege erfolgt auf:

• Objekten
• Einheitenstämmen
• Mitgliedskarten

Satzungsparameter Dividende

Bei regelmäßiger Dividendenausschüttung sind die Einrichtungsfelder im Inforegister Dividende auszufüllen. Zusätzlich müssen Ertragssteuerdaten und eventuelle Steuerbefreiungen auf den Mitgliedskarten gepflegt sein.

RE Einrichtung

Prüfen Sie, ob das Feld Deb.-Buchungsgruppe änderbar aktiviert ist.

RE Berichtstexte

Für Berichte können individuelle Texte definiert werden.

• 5052461 Mitgliederkontoauszug
• 5052553 Mitteilung über Anteilsbewegung
• 5052468 Steuerbescheinigung Dividende
• 5052424 Ratenzahlungsplan Mitglied

Die Einrichtung erfolgt unter RE Berichtstexte. Über die Schaltfläche Berichtszuordnung wird die Verbindung zum jeweiligen Report hergestellt. (Platzhalter für Bild: Berichtstexte Einrichtung)

Rollencenter Mitgliederverwaltung

Für Mitarbeiter, die für die Pflege und Verwaltung von Genossenschaftsmitgliedern zuständig sind, wird ein eigenes Rollencenter bereitgestellt. Dieses Rollencenter bündelt alle relevanten Funktionen und Ansichten, um eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten.

Merkmale des Rollencenters:

• Integration aller notwendigen Aufrufe für die Mitgliederverwaltung
• Bereitstellung gefilterter Ansichten für einen schnellen Zugriff
• Möglichkeit zur Einrichtung der Satzungsparameter

Das Rollencenter kann über die Benutzeranpassung des jeweiligen Mitarbeiters standardmäßig eingebunden werden. Beispielansicht:

Eine reduzierte Beispielansicht des Rollencenters zeigt die zentralen Funktionen und erleichtert die Orientierung im Modul.

2 - Mitgliederkarte und Mitgliederzeilen

Karte Mitglied

Die Mitgliedskarte ist die zentrale Oberfläche zur Verwaltung von Mitgliedsdaten und zur Ausführung relevanter Prozesse. Sie besteht aus zwei Bereichen:

Kopfbereich

Im Kopfbereich werden alle Informationen zum Mitgliedsverhältnis angezeigt und gepflegt, darunter:

• Mitglieds-Kontaktdaten
• Eintritt / Austritt
• Mitgliedsstatus
• Bankverbindung
• Buchungsstatistik
• Ertragssteuerbehandlung
• Ratenzahlungsvereinbarung

Zeilenbereich – Inforegister Mitgliedszeilen

Hier werden gebuchte und ungebuchte Bewegungen dargestellt, z. B.:

• Eintritt
• Anteilszeichnung
• Geschäftsguthabenübertragung
• Beendigung
• Teilkündigung
• Teilübertragung

Hinweis

• Die Anteilszeile für den Beitritt ist mit einem Haken gekennzeichnet.
• Offene Forderungen sind über die Spalte Restbetrag ersichtlich.

Inforegister Kontakte

Ermöglicht die Erfassung zusätzlicher Kontakte, z. B. Partner mit entsprechender Geschäftsbeziehung. Diese Daten sind für die spätere Korrespondenz erforderlich.

Verfügbare Schaltflächen im Menüband

Start

• Erben – Verknüpft Erben als Debitor mit der Mitgliedskarte
• Mitglieder Buch.-Blatt – Öffnet das Buchblatt für Mitgliederbuchungen
• Ratenzahlung – Verwaltung von Ratenzahlungsvereinbarungen

Aktionen

• Neues Mitglied erstellen
• Mitgliederzeilen ins Buchblatt
• Umbuchen (Österreich-Version):
  • Bez. Anteile an GGH
  • Ausgleich bezahlter Anteile mit Geschäftsguthaben
  • GGH Anteilskündigung an AGH
  • AGH an Debitor
  • Debitor an AGH
  • Sonst. Verbind. an Erben
  • GGH Anteilskündigung an Haftzeit
  • Haftzeit an AGH
• GGH an anderes Mitglied übertragen
• Teilkündigung von Anteilen
• Beendigung der Mitgliedschaft
• Lastschriftmandat erstellen
• Word Serienbrief-Assistent starten
• Aktivität / Aufgabe erstellen

Zugehörig

• Bemerkungen
• Einheitenverträge
• Ertragssteuerbefreiungen
• Erben
• Mitglied Zusatzfelder
• KiStA-Schnittstelle
• Lastschriftmandate
• Ratenzahlung
• Aktivitätenprotokoll / Aufgaben
• Änderungsprotokoll

Bericht

• Ratenzahlungsplan
• Kontrollliste offene Raten
• Mitteilung Anteilsbewegung
• Kontoauszug

Mitgliedbuchungsstatistik

Die Mitgliedbuchungsstatistik unterstützt die Überprüfung des Buchwerks je Mitglied.

• Navigation durch Mitglieder im Menüband
• Infobox Statistik mit FlowFields für gefilterte Daten

Erfassung weiterer Mitgliedsdaten

Nach Anlage eines neuen Mitgliedsdatensatzes können zusätzliche Daten wie Bankverbindung, Freistellungsauftrag oder Lastschriftmandat ergänzt werden.

Erfassung der Bankverbindung

• Öffnen Sie das Inforegister Zahlung
• Verknüpfen Sie über das Feld Bankcode die Debitorenbankkontenübersicht

Erfassung eines Lastschriftmandates

• Aufruf über Zugehörig → Lastschriftmandate oder Aktionen → Lastschriftmandat erstellen

• Assistent führt durch die Erfassung und prüft offene Posten

• Zusammenfassung und Fertigstellung am Ende

FlowFields der Infobox Statistik

Die Infobox enthält wichtige Kennzahlen zur Kontrolle der Buchungen.

Beispiele:

Genehmigungsverfahren für Mitgliedszeilen

• Vorstand genehmigt neue Mitglieder
• Status Zur Genehmigung erzeugt neue Listennummer

• Genehmigungsdatum wird gesetzt, Buchblattzeilen erstellt

• Nach Buchung erhalten Mitgliedszeilen den Status Gebucht

Hinweis

Wiedereintritt nach Ausschluss ist nur möglich, wenn das Feld Wiedereintritt nach Ausschluss aktiviert ist.

Mitgliederzeilen

Öffnen Sie die Liste Mitgliederzeilen.

Es handelt sich hierbei um eine Auswertungsliste, welche alle Mitgliederzeilen des Mandanten anzeigt. Im Menüband finden Sie unter Alle eine mögliche Auswahl an vorgefertigten Filtern, um die Betrachtungsweise einzuschränken und dann im Anschluss mit dem Befehl Summe berechnen unter Aktionen in der Fußzeile die Werte zu aktualisieren.

Bei Bedarf lassen sich auch eigene Filter setzen und darauf Summen berechnen.

3 - Mietverwaltung der Genossenschaft

Einführung

Neben der Mitgliederverwaltung übernimmt die Wohnungsbaugenossenschaft auch die Mietverwaltung für eigene Objekte und gegebenenfalls für Fremdobjekte. Mitglieder einer Wohnungsbaugenossenschaft können unterschiedliche Motivationen haben:

• Wohnungsinteresse: Die meisten Mitglieder erwarten eine günstige Mietwohnung.
• Fördermitgliedschaft: Einige Mitglieder suchen keine Wohnung, sondern unterstützen die Genossenschaft ideell.

Der aktuelle Status eines Mitglieds wird auf der Mitgliedskarte im Feld Mitgliedsstatus festgelegt. Mögliche Werte:

• Fördernd
• Wohnungssuchend
• Wohnungsversorgt

Im Folgenden werden die Felder beschrieben, die in der Mietverwaltung eine Verbindung zur Mitgliederverwaltung in RELion herstellen.

Objektkarte

Auf der Objektkarte befindet sich im Inforegister Mitgliederverwaltung das Feld Genossenschaftswahlbezirk. Es wird der Wahlbezirk des Objekts ausgewählt. Dieser wird auf die Einheitenstämme übertragen und später auf ein Mitglied, wenn die Funktion Mitgliedsstatus prüfen auf der Karte Mitglied ausgeführt wird.

Hinweis

Wenn keine Vertreterversammlungen stattfinden, kann das Feld Genossenschaftswahlbezirk ignoriert oder ausgeblendet werden.

Weitere Felder oder Funktionen mit Bezug zur Mitgliederverwaltung gibt es auf der Objektkarte nicht.

Einheitenstamm

Auf der Einheitenstammkarte befinden sich im Inforegister Mitgliederverwaltung zwei relevante Felder:

• Erforderliche Geschäftsanteile Gibt an, wie viele Anteile ein Mitglied mindestens erwerben muss, um die Wohnung mieten zu dürfen.

• Genossenschaftswahlbezirk Wird beim Anlegen des Einheitenstamms automatisch aus der Objektkarte übernommen. Bei Bedarf kann ein abweichender Wahlbezirk gewählt werden.

Weitere Felder oder Funktionen mit Bezug zur Mitgliederverwaltung gibt es auf der Einheitenstammkarte nicht.

Einheitenvertrag

Auf der Einheitenvertragskarte gibt es im Inforegister Mitgliederverwaltung drei Felder:

Auf der Einheitenvertragskarte gibt es im Inforegister Mitgliederverwaltung drei Felder:

Mitgliedskarte

In der Mitgliedskarte befindet sich eine Übersicht aller Einheitenverträge, denen das Mitglied als Mieter zugeordnet ist. Zusätzlich werden die erforderlichen Geschäftsanteile der verknüpften Einheitenverträge angezeigt, sofern diese am Einheitenstamm hinterlegt wurden.

4 - Beitritt und weitere Anteilszeichnung eines Mitglieds

Anlegen eines Mitglieds

In der Liste Mitglieder den Assistenten Neues Mitglied erstellen starten. Felder gemäß folgender Erläuterung ausfüllen:

Kontaktnummer korrigieren

Falls ein falscher Kontakt gewählt wurde, kann dieser im Feld Kontaktnr. geändert werden, solange keine Buchungen existieren. Der neue Kontakt muss als Debitor angelegt sein und darf keiner anderen Mitgliedsnummer zugeordnet sein.

Buchungsmerkmale Eintritt und Anteile inkl. Zahlung

Eintritt

Wird die Zahlung des Eintrittsgeldes gebucht, so stellen sich die Posten wie folgt dar: Die Eintrittsgeldforderung am Debitor wird ausgeglichen.

Das Debitorensammelkonto 200060 der Mitglied Debitorenbuchungsgruppe gleicht sich durch die Zahlung aus.

Das begünstigte Bankkonto erhält eine Zuschreibung.

Das Sachkonto 274000 der Bankkontobuchungsgruppe erhält eine Zuschreibung.

Das Sachkonto 200070 Eintrittsgelderlöse enthält den Saldo des Eintrittsgeldes.

Anteile

Wird die Zahlung der Anteile gebucht, so stellen sich die Posten wie folgt dar: Die Anteilsgeldforderung am Debitor 100250 wird ausgeglichen.

Das Debitorensammelkonto 2521 der Mitglied Debitorenbuchungsgruppe gleicht sich durch die Zahlung aus.

Das begünstigte Bankkonto erhält eine Zuschreibung.

Das Sachkonto 200072 der Bankkontobuchungsgruppe erhält eine Zuschreibung.

Das Sachkonto 200075 Zwischenkonto Forderungen gleicht sich durch die Zahlung aus.

Das Sachkonto 200072 Geschäftsguthaben erhöht sich um den Zahlbetrag.

Mitgliederzeile anlegen

• Mitgliedskarte öffnen.
• Aktionen → Mitgliederzeilen anlegen wählen.
• Anzahl der Anteile und Erklärungsdatum eingeben.
• Mit Weiter und anschließend Fertigstellen bestätigen.

Mitglieder über Anteilsbewegung benachrichtigen

Die Genossenschaft ist verpflichtet, Mitglieder bei Anteilsbewegungen schriftlich zu informieren (§ 15 Abs. 2 GenG). Dies betrifft u. a.:

• Weitere Anteile
• Übertragung
• Teilkündigung
• Kündigung
• Ausschluss
• Tod des Mitglieds

Zur Verwaltung der Informationspflicht gibt es auf der Mitgliedskarte die beiden Felder Mitteilung erforderlich und Letzte Mitteilung am welche mit dem Report Mitteilung über Anteilsbewegung drucken zusammenspielen.

Die schriftliche Information der Mitglieder über Anteilsbewegungen erfolgt über den Bericht Mitteilung über Anteilsbewegung drucken. Diesen können Sie entweder aus der Karte Mitglied starten, indem Sie dort Mitteilung Anteilsbewegung anwählen, oder im Rollencenter mit der Grafik Aktionen für flexibel anzeigbare Anteilsbewegungen.

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Felder:

Die Verarbeitung wird mit Drucken gestartet.

Durch die Verarbeitung sucht der Bericht alle Mitglieder entsprechend des Filters im Inforegister Mitglied und alle Mitglieder, die ein Ja im Systemfeld Mitteilung erforderlich auf der Karte Mitglied haben. Von den gefundenen Mitgliedern wird in die noch nicht mitgeteilten Mitgliedszeilen das Datum der Mitteilung gespeichert.

Beispielabbildung einer Mitteilung:

Durch den Druck der Mitteilung ändern Sich die Felder Mitteilung erforderlich und Letzte Mitteilung am entsprechend.

Nach dem Druck werden die Felder aktualisiert. Bei neuen Anteilszeichnungen wird Mitteilung erforderlich wieder auf Ja gesetzt.

5 - Ratenzahlung und Zahlungseingänge

Ratenzahlungsvereinbarung für ein Mitglied

Ratenzahlungsvereinbarungen können für neue oder bestehende Mitglieder erstellt werden, sobald Mitgliederzeilen gebucht sind.

Auf der Seite Mitglied Ratenzahlung auf Neue Ratenzahlung anlegen klicken, um einen neuen Datensatz zu erzeugen.

Anschließend die Felder Gesamtbetrag Ratenzahlung, Erste Rate fällig am, Reichweite Rate, Betrag erste Rate und Betrag Folgerate ausfüllen.

Durch das Setzen des Hakens im Feld Ratenzahler werden die weiteren Felder berechnet.

Eingabefelder für die Ratenzahlungsvereinbarung

Als Nächstes auf Ratenzahlungsplan erstellen klicken. Dadurch öffnet sich die Stapelverarbeitung Ratenzahlungsplan Mitglied.

Felder im Inforegister Optionen:

Beispielabbildung Ratenzahlungsplan:

Nach Erstellung in das Mitglieder Buch.-Blatt wechseln, um die Ratenzahlung zu verbuchen.

Hinweis

Rückgängig machen: Über Ratenzahlung löschen im Buchblatt können Posten wieder entfernt werden.

Sperrung der Eingabefelder:

Nach dem Verbuchen sind die Eingabefelder für die Ratenzahlung gesperrt. Die Informationsfelder Anzahl bezahlte Raten, Saldo bezahlte Raten und Letzte Rate fällig am werden automatisch gefüllt, sobald Zahlungseingänge verbucht wurden.

Wichtig

Nach vollständiger Zahlung der letzten Rate kann für zukünftige Anteilszeichnungen eine neue Ratenzahlungsvereinbarung angelegt werden.

Zahlungseingänge von Mitgliedern

Zahlungseingänge von Mitgliedern können in der Mitgliederverwaltung auf unterschiedlichen Wegen verbucht werden:

Automatisiert

Für Mitglieder ohne Lastschriftmandat können durch die Einrichtung des RELion-Zahlungsverkehrs Kontierungsregeln erstellt werden. Diese greifen beim Import elektronischer Kontoauszüge über die Funktion Auszugsdaten holen, die im Mitglieder-Zahlungseingangs-Buchblatt aufgerufen wird.

Für Mitglieder mit Lastschriftmandat steht die Stapelverarbeitung Bankeinzugsvorschlag Mitgliederverwaltung zur Verfügung. Diese identifiziert offene Posten und erzeugt eine XML-Datei zur Einziehung der Gelder. Die automatische Ausgleichsbuchung erfolgt ebenfalls systemseitig.

Manuell

Zahlungseingänge können über das Mitglieder-Buchblatt manuell erfasst und verbucht werden.

Automatisierte Zahlungseingänge mit Hilfe von Bank-Regeln

Hinweis

Eine ausführliche Beschreibung aller Funktionalitäten des Moduls Zahlungsverkehr finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

Kontierungsregeln können auf zwei Wegen erfasst werden:

• Über die Liste Kontierungsregeln
• Direkt im Mitglieder-Buchblatt über Vorgang/Regel erstellen

Ablauf zur Erstellung einer Bank-Regel über das Mitglieder-Buchblatt

• Kontoauszüge über Vorgang/Auszugsdaten holen ins Buchblatt übertragen.
• Auswahl des Bankkontos über Lookup-Button.
• Eingabe von Auszugsdatum und Buchungsdatum.
• Auswahl eines bestimmten Kontoauszugs über das Feld Auszugsnr.

Das System prüft vorhandene Kontierungsregeln und ergänzt Buchblattzeilen.

• Neue Bankregel über Vorgang/Regel erstellen erzeugen.
• Betrag ggf. entfernen, wenn variable Mitgliedszahlungen erwartet werden.
• Regel freigeben zur Aktivierung.

Hinweis

Die Kontierung löst automatisch Postenausgleich und Umbuchung auf das Geschäftsguthaben aus.

Manuelle Zahlungseingänge über das Mitglieder-Buchblatt erfassen

• Mitglieder-Buchblatt öffnen.
• Buchblattname für manuelle Zahlungseingänge auswählen.
• Zahlungseingänge in Buchblattzeilen erfassen.
• Betrag mit negativem Vorzeichen eingeben.

Das System prüft offene Posten und setzt ggf. Ausgleichs-ID. Bei Differenz öffnet sich das Fenster Mitgliedpostenausgleich.

Automatisierte Zahlungseingänge mit Hilfe des Bankeinzugsvorschlags

Wichtig

Hier können nur Zahlungseingänge von Mitgliedern mit Lastschriftmandaten verbucht werden. In der Zahlungsverkehr Einrichtung müssen die Felder Transitbuchung Lastschrift und Transitkonto Debitoren gefüllt sein. Außerdem muss das Konto als Objektkonto hinterlegt sein.

Über die Suche werden die Mitglieder Zahlungen und dann der Vorgang Bankeinzugsvorschlag ausgewählt.

• Filter im Inforegister MGV Lastschriftmandat setzen.
• Im Inforegister Optionen stehen folgende Felder zur Auswahl:

Es existieren verschiedene Typen von Lastschriftmandaten, die nicht innerhalb einer Zahlungsdatei kombiniert werden dürfen. Durch die Auswahl dieses Feldes erfolgt eine gezielte Einschränkung auf bestimmte Mandatstypen. In der Regel werden die Lastschriftmandate als COR1 geführt.

Mit OK wird die Verarbeitung gestartet. Die Buchungsposten, die den Filterkriterien entsprechen, werden in das Buchblatt übernommen. Gegebenenfalls informiert das System darüber, dass ein Fehlerprotokoll erstellt wurde. Dieses muss vor der weiteren Bearbeitung korrigiert werden.

Im nächsten Schritt kann für die Unterlagen die Zahlungsvorschlagsliste gedruckt werden. Der Bericht wird unter Berichte/Zahlungsvorschlag aufgerufen. Alle erforderlichen Filterkriterien sind bereits voreingestellt, sodass direkt Drucken oder Vorschau & schließen gewählt werden kann.

Wenn der Zahlungsvorschlag unverändert übernommen wird, werden die darin aufgeführten Zahlungsposten entsprechend in die DTAUS-Datei übertragen. Anschließend ist Vorgang/Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen auszuwählen. Es öffnet sich die Ansicht Ermittelte Banken, in der darauf zu achten ist, dass der Pfad zur Zahlungsdatei korrekt angegeben ist.

Danach kann der Vorgang Debitor-Zahlungsdatei erstellen gestartet werden. Mit der Erstellung der XML-Datei nimmt das System auch die entsprechenden GGH-Umbuchungen vor. Diese können in der Ansicht Mitgliederverwaltung Bankeinzug/Auszahlung eingesehen werden, indem das gewünschte Buchblatt markiert und im Menüband Buchblatt gewählt wird.

Hinweis

Über den Button Hintergrundzeilen ein- und ausblenden wird gesteuert, ob die GGH-Umbuchungen angezeigt werden sollen.

Nach erfolgreicher Übermittlung der XML-Datei kann der Vorgang verbucht werden. Dazu wird die Seite Mitglieder Zahlungen geöffnet und im Menüband unter Kontrolle/Aktuelle Zahlungsvorgänge die Option ausgewählt.

Es öffnet sich die Seite Zahlungsvorgänge, die alle noch nicht gebuchten Zahlungsvorgänge anzeigt. Das Feld Buchungsdatum ist editierbar und kann bei Bedarf angepasst werden. Die gewünschten Zahlungsvorgänge werden markiert und anschließend verbucht.

Wichtig

Die Kontierung löst automatisch Postenausgleich und Umbuchung auf das Geschäftsguthaben aus.

Umbuchung Geschäftsguthaben

Mit jedem Zahlungseingang für Anteilszeichnungen muss sich das Geschäftsguthaben der Wohnungsbaugenossenschaft entsprechend verändern. In RELion werden die Geschäftsguthaben bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen automatisch als Folgebuchung vom System mitverbucht. Eine manuelle Umbuchung des Geschäftsguthabens ist daher nur noch selten erforderlich.

Hinweis

Eine Umbuchung sollte immer dann erfolgen, wenn das Geschäftsguthaben eines Mitglieds nicht dem Wert der bezahlten Anteile entspricht. Die Umbuchung des Geschäftsguthabens kann von Zeit zu Zeit angestoßen werden, um eventuell vergessene Umbuchungen nachzuholen.

Vorgehensweise:

• Bericht Umbuchung Geschäftsguthaben öffnen.

• Im Inforegister Mitglied kann eine Filterung auf bestimmte Mitglieder erfolgen. Bleibt das Register leer, werden alle vorhandenen Mitglieder überprüft.
• Im Inforegister Optionen ist das Buchungsdatum einzutragen. Anschließend „OK“ wählen. Die Stapelverarbeitung stellt die Umbuchungen in das Mitglieder-Buch.-Blatt, das im Anschluss geöffnet werden sollte.
• Eingestellte Umbuchungen kontrollieren und verbuchen.

Hinweis

Alternativ kann die Umbuchung auch direkt auf der Mitgliedskarte vorgenommen werden, indem im Menüband Bez. Anteile an GGH gewählt wird.

Rücklastschrift von Zahlungseingängen

Die Satzungsparameter enthalten das Feld Rücklastschrift Debitorenbuchungsgruppe. Auf das Sammelkonto dieser Debitorenbuchungsgruppe werden die Rücklastschriftgebühren gebucht.

Wichtig

Wurde in das Feld Rücklastschrift Debitorenbuchungsgruppe eine andere Buchungsgruppe eingetragen als in das Feld Mitglied Debitorenbuchungsgruppe, ist Folgendes zu berücksichtigen: Sobald das Mitglied die Nachzahlung (Geschäftsguthaben und Rücklastschriftgebühr) leistet, muss der Zahlungseingang über ein Interimskonto gebucht werden, da ein Ausgleich mit unterschiedlichen Debitorenbuchungsgruppen nicht möglich ist.

Vorgehensweise bei Rücklastschrift einer Mitgliedszahlung:

• Mitglieder-Buchblatt öffnen und die Rücklastschrift mit Belegart Erstattung erfassen.
• Das entsprechende Mitglied auswählen und den Rücklastschriftbetrag einschließlich Gebühren eingeben.
• Als Gegenkonto das betreffende Bankkonto der Genossenschaft wählen.
• Vorgang Rücklastschrift erstellen starten.

• Die darauffolgende Abfrage kann mit Ja bestätigt werden.

Es öffnet sich die Stapelverarbeitung Rücklastschrift, die den betroffenen Posten automatisch vorblendet. Sollte es sich um einen falschen Posten handeln, kann dieser über den Lookup des Feldes Postennr. geändert werden.

Die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Rücklastschriftbetrag stellt die Rücklastschriftgebühr dar. Diese wird beim Verbuchen dem Debitor in Rechnung gestellt. Das Feld Konto Gebühr ist zur Eingabe gesperrt, da es nur in der Mietverwaltung bei „EÜR“ benötigt wird.

Soll der Forderungsbetrag einschließlich Rücklastschriftgebühr erneut per Lastschrift eingezogen werden, ist im Feld Rücklastschrift erneut einziehen ein Haken zu setzen. Erfolgt kein erneuter Einzug, muss das Mitglied zur Überweisung gemahnt werden.

Die Stapelverarbeitung stellt die Buchblattzeilen ein. Anschließend kann gebucht werden, um den Vorgang abzuschließen.

6 - Übertragung von Geschäftsguthaben an ein anderes Mitglied

Auszug Genossenschaftsgesetz § 76 Übertragung des Geschäftsguthabens

Jedes Mitglied kann sein Geschäftsguthaben (GGH) jederzeit durch schriftliche Vereinbarung einem anderen ganz oder teilweise übertragen und hierdurch seine Mitgliedschaft ohne Auseinandersetzung beenden oder die Anzahl seiner Geschäftsanteile verringern, sofern der Erwerber – im Fall einer vollständigen Übertragung anstelle des Mitglieds – der Genossenschaft beitritt oder bereits Mitglied der Genossenschaft ist und das bisherige Geschäftsguthaben dieses Mitglieds mit dem ihm zuzuschreibenden Betrag den Geschäftsanteil nicht übersteigt. Eine teilweise Übertragung ist unwirksam, soweit das Mitglied nach Satzung oder Vereinbarung zur Beteiligung mit mehreren Geschäftsanteilen verpflichtet ist oder diese Voraussetzung für eine in Anspruch genommene Leistung der Genossenschaft darstellt.

In RELion steht für diesen Geschäftsvorfall der Assistent GGH an anderes Mitglied übertragen zur Verfügung. Dieser wird aus der Mitgliedskarte über das Menüband gestartet. Mit dieser Funktion kann die Anteilsmenge des abgebenden Mitglieds reduziert werden (Teilübertragung) oder alle Anteile übertragen werden, was die Beendigung der Mitgliedschaft zur Folge hat.

Hinweis

Das empfangende Mitglied

• muss vorhanden sein (ggf. vorher erfassen),
• erhält neue Anteilszeilen in Höhe des übertragenen Geschäftsguthabens. Ein Ausgleich bereits gebuchter Anteilszeilen erfolgt nicht.

Vorgehensweise:

• Im Menüband der Mitgliedskarte den Aufruf Umbuchung Geschäftsguthaben starten.

Der Assistent schlägt beim Öffnen die Gesamtanteile des Mitglieds vor. Die Menge ist im Feld Übertragungsbetrag auf den tatsächlichen Wert zu reduzieren. Die Felder Anzahl Anteile und Teilübertragung aktualisieren sich automatisch. Das Erklärungsdatum ist ebenfalls einzutragen.

Auf der zweiten Seite des Assistenten wird über DrillDown im Feld Nr. das empfangende Mitglied ausgewählt. Nach der Auswahl zeigt der Assistent die Kontaktdaten sowie den Saldo der bisherigen Anteilszeichnungen und die Anzahl der Anteile des Mitglieds an. Wenn alle Anteile übertragen wurden, erscheint ein Hinweis zur Beendigung der Mitgliedschaft.

Wichtig

Saldo Anteile des empfangenden Mitglieds wird automatisch ausgeglichen. Es werden nur neue Anteile gezeichnet, die nach dem Ausgleich verbleiben. Sollten alle übertragenen Anteile den Saldo ausgleichen, werden keine neuen Anteile gezeichnet.

Dies hängt vom Feld GGH Übertragung in den Satzungsparametern ab. Nur bei der Option Mit Ausgleich erfolgt der automatische Ausgleich nicht bezahlter Anteile.

Die letzte Seite des Assistenten zeigt eine detaillierte Zusammenfassung. Mit Klick auf Fertigstellen werden die Daten geschrieben.

Ergebnis:

Beim abgebenden Mitglied wird eine Zeile für die übertragenen Anteile eingetragen. Beim empfangenden Mitglied werden zwei Zeilen angelegt:

• Eine Zeile mit Belegart Teilübertragung und dem Gesamtbetrag im Feld Betrag Übertragung. Falls ein Betrag bei Saldo Anteile steht, wird das Feld Rechnungsbetrag automatisch gefüllt.
• Eine zweite Zeile mit Belegart Anteile, falls neue Anteile gezeichnet werden.

Nach Genehmigung der Übertragungszeilen können diese in das Buchblatt übertragen werden. Die Buchblattzeilen stellen sich wie folgt dar:

Beitritt eines neuen Mitglieds durch GGH-Übertragung

1. Erfassung des neuen Mitglieds

Über den Assistenten unter Neues Mitglied erstellen, dann wird das beitretende Mitglied mit der Option Eintritt durch Übertragung angelegt.

In diesem Fall erstellt der Assistent keine Beitrittsanteilszeile für das neue Mitglied.

2. Übertragung der GGH-Anteile

Am abgebenden Mitglied wird unter der Funktion der Assistent GGH an anderes Mitglied übertragen gestartet. Folgende Schritte sind erforderlich:

• Erfassung der Menge der zu übertragenden Anteile bzw. des GGH-Betrags.
• Auf der zweiten Seite Auswahl des empfangenden Mitglieds.

Bei erfolgreicher Übertragung wird eine Beitrittszeile angelegt und falls noch Anteile übrig sind eine zusätzliche Anteilszeile. Es entstehen also maximal zwei Übertragungszeilen.

3. Prüfung durch den Assistenten

Wenn das empfangende Mitglied die Option „Eintritt durch Übertragung“ hat und keine Anteilszeile mit Haken „Beitritt“ existiert, prüft der Assistent bei Fertigstellung:

Die Menge der zu übertragenden Anteile muss mindestens der Beitrittsmenge laut Satzung entsprechen.

4. Ergebnis der Übertragung

Bei erfolgreicher Übertragung:

Es wird eine Beitrittszeile angelegt. Falls zusätzliche Anteile übrig bleiben, wird eine weitere Anteilszeile erstellt. Maximal entstehen zwei Übertragungszeilen.

Das Mitglied ist durch Übertragung beigetreten. Die erforderlichen Pflichtanteile für den Beitritt wurden separat angelegt und in der Spalte Beitritt gekennzeichnet.

Buchungsmerkmale Übertragung GGH

Eine Umbuchung auf AGH stellt sich in den Posten wie folgt dar:

Auf Sachkonto 200072 Geschäftsguthaben fand eine Umbuchung mit Hilfe des Sachkontos 200075 Zwischenkonto Forderungen statt.

7 - Teilkündigung und Beendigung

Arten der Beendigung

Die Beendigung einer Mitgliedschaft kann unterschiedlicher Art sein:

• Teilkündigung von Genossenschaftsanteilen durch Mitglied
• Vollkündigung durch Mitglied
• Tod des Mitglieds
• Ausschluss des Mitglieds aus der Wohnungsbaugenossenschaft

Kündigung einzelner Geschäftsanteile

Teilweise Reduzierung der gezeichneten Anteile eines Mitglieds unter Einhaltung der Satzungsparameter und korrekter Buchungslogik.

1. Mitgliedskarte öffnen Assistent Teilkündigung von Anteilen starten.

2. Erfassung im Assistenten

• Anzahl der zu kündigenden Anteile eingeben.
• Feld Geschäftsguthaben wird automatisch berechnet basierend auf dem Ist-Guthaben.

3. Prüfungen durch den Assistenten

• Pflichtanteile dürfen nicht gekündigt werden.
• Nicht bezahlte oder unvollständig bezahlte Anteile müssen zuerst gekündigt werden.
• Prüfung gegen Satzungsparameter: Kündigungsfrist und Mindestanteile.

4. Folgeschritte im Assistenten

• Erklärungsdatum hinterlegen.
• Zusammenfassungsseite prüfen und mit Fertigstellen bestätigen.

5. Systemaktion

• Neue Mitgliedszeile für Teilkündigung wird angelegt.
• Felder Genehmigungsdatum und Fälligkeitsdatum werden im Genehmigungsprozess gefüllt.

Beispiel

Buchungen bei Kündigung einzelner Geschäftsanteile

Das Fälligkeitsdatum einer Teilkündigungszeile errechnet sich bei Genehmigung der Listennr. aufgrund der Kündigungsfrist in den Satzungsparametern. Eine Teilkündigungs-Mitgliedszeile stellt sich nach Ihrer Genehmigung und Übertragung an das Buchblatt wie folgt dar:

Das System erstellt bei einer Anteilskündigung eine Splitt Buchung, bei der das Sachkonto für Geschäftsguthaben um den gekündigten Anteilsbetrag reduziert und auf das Zwischenkonto übertragen wird. Die angesprochenen Konten sind in den Satzungsparametern hinterlegt. Das Buchungsdatum wird von der Funktion mit dem Fälligkeitsdatum gleichgesetzt.

Gleichzeitig wird bei einer Reduzierung der Anteilsforderung eine Gutschrift erstellt und damit der noch offene Rechnungsposten ausgeglichen.

Buchungsmerkmale Kündigungsprozess Teilkündigung

Eine gebuchte Teilkündigung stellt sich in den Posten wie folgt dar: Das Sachkonto 200072 Geschäftsguthaben reduziert sich um den gekündigten Anteilswert und dem Sachkonto 200074 GGH Teilkündigung wird der Betrag zugeschrieben.

Eine gebuchte Gutschrift bei Teilkündigung stellt sich in den Posten wie folgt dar: Die Anteilsgeldforderung am Debitor 100019 wird durch die Gutschrift vollständig ausgeglichen.

Das Debitorensammelkonto 200060 der Mitglied Debitorenbuchungsgruppe gleicht sich durch die Gutschrift aus.

Das Sachkonto 200075 Zwischenkonto Forderungen gleicht sich durch die Gutschrift aus.

Das Sachkonto für teilgekündigtes Geschäftsguthaben muss im weiteren Verlauf auf das Konto für Auseinandersetzungsguthaben umgebucht werden. Hierfür starten Sie im Menüband der Karte Mitglied den Aufruf GGH Anteilskündigung an AGH.

Eine Umbuchung auf AGH stellt sich in den Posten wie folgt dar: Das Sachkonto 200074 Mitglieder GGH Teilkündigung reduziert sich um den gekündigten Anteilswert und dem Sachkonto 200071 Mitglieder Auseinandersetzungsguthaben wird der Betrag zugeschrieben.

Der letzte Buchungsschritt ist die Übertragung des Auseinandersetzungsguthabens an den Debitor. Hierfür starten Sie im Menüband der Karte Mitglied den Aufruf AGH an Debitor.

Die Umbuchungsfunktion erzeugt eine Splitt Buchung, bei der das Auseinandersetzungsguthaben dem Debitor gutgeschrieben wird. Die debitorische Gutschrift wird mit einem Zahlungsformcode aus den Satzungsparametern gebucht, damit später im Zahlungsverkehr ein Auszahlungsvorschlagslauf entsprechend auf diese Posten filtern kann.

Eine Umbuchung auf AGH stellt sich in den Posten wie folgt dar: Das Sachkonto 200071 Mitglieder Auseinandersetzungsguthaben reduziert sich um den gekündigten Anteilswert und das Debitorensammelkonto 200060 der Mitglied Debitorenbuchungsgruppe erhöht sich entsprechend.

Der Debitor 100019 hat einen Gutschriftposten erhalten, welcher durch Auszahlung ausgeglichen werden kann.

Beendigung der Mitgliedschaft

Die Mitgliedskarte öffnen und unter Aktionen Beendigung der Mitgliedschaft auswählen.

Wenn noch offene Forderungen bestehen, zeigt der Assistent – wie bei einer Teilkündigung – die Anzahl der betroffenen Anteile sowie den zurückzubuchenden Betrag an.

Hinweis

Das Feld Gutschrift buchen aktiviert lassen. Dadurch wird bei der späteren Buchung der genehmigten Kündigungszeile automatisch eine zusätzliche Buchblattzeile für die Gutschrift auf den Debitor erstellt.

Im Feld Beendet durch stehen folgende Beendigungsgründe zur Auswahl:

• Kündigung
• Ausschluss
• Tod
• Tod frühere Jahre
• Erlöschen juristische Person
• Kündigung frühere Jahre

Hinweis

Ist der Mitglieds-Debitor noch einem bestehenden Einheitenvertrag zugeordnet, zeigt das System eine entsprechende Meldung an.

Je nach gewähltem Beendigungsgrund sind die nachfolgenden Datumsfelder editierbar.

Das Feld Erhalten am muss je nachdem, welche Option im Feld Beendet durch ausgewählt wurde, mit entsprechendem Datum versehen werden:

Im Feld Gestorben am wird das Datum eingetragen, wenn der Beendigungsgrund Tod des Mitglieds lautet.

Das Feld Beendet am muss mit entsprechendem Datum versehen werden, je nachdem, welche Option im Feld Beendet durch ausgewählt wurde.

Das Feld Ende wirksam zum errechnet sich anhand der gemachten Eingaben und anhand der Kündigungsfrist, die in den Satzungsparametern hinterlegt wurde. Es ist das Datum, zu dem die Anteile ausgebucht werden und das Datum + 1T, zu dem die Anteile auf AGG umgebucht werden. Lediglich bei zwei Optionen im Feld Beendet durch muss eine Eingabe gemacht werden.

Abschluss

Auf der letzten Seite wird eine Zusammenfassung der Programmaktivitäten angezeigt. Mit Klick auf Fertigstellen erzeugt der Assistent eine neue Mitgliedszeile.

Die Beendigung wird erst wirksam, wenn die Kündigungszeile durch den Genehmigungsprozess der Listennummer freigegeben wurde.

Im Inforegister Beendigung auf der Karte Mitglied werden alle relevanten Felder angezeigt. Diese werden je nach Arbeitsschritt automatisch vom System gefüllt.

Buchungsmerkmale Kündigungsprozess Beendigung

Das Fälligkeitsdatum einer Kündigungszeile errechnet sich bei Genehmigung der Listennr. aufgrund der Kündigungsfrist in den Satzungsparametern. Eine Kündigungszeile stellt sich nach Ihrer Genehmigung und Übertragung an das Buchblatt wie folgt dar:

Das System erstellt bei einer Anteilskündigung eine Splitt Buchung, bei der das Sachkonto für Geschäftsguthaben um den gekündigten Anteilsbetrag reduziert und auf das Zwischenkonto übertragen wird. Die angesprochenen Konten sind in den Satzungsparametern hinterlegt. Das Buchungsdatum wird von der Funktion mit dem Fälligkeitsdatum gleichgesetzt.

Gleichzeitig wird bei einer Reduzierung der Anteilsforderung eine Gutschrift erstellt und damit der noch offene Rechnungsposten ausgeglichen.

Eine gebuchte Teilkündigung stellt sich in den Posten wie folgt dar: Das Sachkonto 200072 Mitglieder Geschäftsguthaben reduziert sich um den gekündigten Anteilswert und dem Sachkonto 200073 GGH Beendetes Mitglied wird der Betrag zugeschrieben.

Eine gebuchte Gutschrift bei Teilkündigung stellt sich in den Posten wie folgt dar: Die Anteilsgeldforderung am Debitor 100019 wird durch die Gutschrift vollständig ausgeglichen.

Das Debitorensammelkonto 200060 der Mitglied Debitorenbuchungsgruppe gleicht sich durch die Gutschrift aus.

Das Sachkonto 200075 Zwischenkonto Forderungen gleicht sich durch die Gutschrift aus.

Das Sachkonto für gekündigtes Geschäftsguthaben muss im weiteren Verlauf auf das Konto für Auseinandersetzungsguthaben umgebucht werden. Hierfür starten Sie im Menüband der Karte Mitglied den Aufruf GGH Anteilskündigung an AGH.

Die Umbuchungsfunktion erzeugt eine Splitt Buchung, bei der das teilgekündigte Geschäftsguthaben auf das Konto für Auseinandersetzungsguthaben übertragen wird. Sollte bei der Teilkündigung die Gutschriftsbuchung auf den Debitor versäumt worden sein, so kann diese nachträglich bei diesem Arbeitsschritt angestoßen werden, indem das Feld Unbezahlte Anteile rückbuchen aktiviert ist. Der letzte Buchungsschritt ist die Übertragung des Auseinandersetzungsguthabens an den Debitor. Hierfür starten Sie im Menüband der Karte Mitglied den Aufruf AGH an Debitor.

GGH Anteilskündigung an AGH	Startet die Stapelverarbeitung Umbuchungen Mitglied beenden. Bucht – je nach Teil- oder Vollkündigung – das gekündigte Geschäftsguthaben des Mitglieds auf das Konto für Auseinandersetzungsguthaben (hinterlegt in den Satzungsparametern).
AGH an Debitor	Startet die Stapelverarbeitung Umbuchungen Mitglied beenden. Bucht – je nach Teil- oder Vollkündigung – das Auseinandersetzungsguthaben auf den Mitglieds-Debitor.
GGH Anteilskündigung an Haftzeit (Österreich-Version)	Startet die Stapelverarbeitung Umbuchungen Mitglied beenden. Bucht – je nach Teil- oder Vollkündigung – das gekündigte Geschäftsguthaben des Mitglieds auf das Konto für Haftzeit (hinterlegt in den Satzungsparametern).
Haftzeit an AGH (Österreich-Version)	Startet die Stapelverarbeitung Umbuchungen Mitglied beenden. Bucht – je nach Teil- oder Vollkündigung – den Saldo vom Haftzeitkonto des Mitglieds auf das Konto für Auseinandersetzungsguthaben (hinterlegt in den Satzungsparametern).

Tod des Mitglieds und Verwaltung der Erben

GenG § 77 Tod des Mitglieds

(1) Mit dem Tod eines Mitglieds geht die Mitgliedschaft auf den Erben über. Sie endet mit dem Schluss des Geschäftsjahres, in dem der Erbfall eingetreten ist. Mehrere Erben können das Stimmrecht in der Generalversammlung nur durch einen gemeinschaftlichen Vertreter ausüben.

(2) Die Satzung kann bestimmen, dass im Falle des Todes eines Mitglieds dessen Mitgliedschaft in der Genossenschaft durch dessen Erben fortgesetzt wird. Die Satzung kann die Fortsetzung der Mitgliedschaft von persönlichen Voraussetzungen des Rechtsnachfolgers abhängig machen. Für den Fall der Beerbung des Erblassers durch mehrere Erben kann auch bestimmt werden, dass die Mitgliedschaft endet, wenn sie nicht innerhalb einer in der Satzung festgesetzten Frist einem Miterben allein überlassen worden ist. (3) Der Tod des Mitglieds sowie der Zeitpunkt der Beendigung der Mitgliedschaft, im Falle des Absatzes 2 auch die Fortsetzung der Mitgliedschaft durch einen oder mehrere Erben, sind unverzüglich in die Mitgliederliste einzutragen. Die Erben des verstorbenen Mitglieds sind unverzüglich von der Eintragung zu benachrichtigen. (4) Bei Beendigung der Mitgliedschaft des Erben gelten die §§ 73 und 75, im Falle der Fortsetzung der Mitgliedschaft gilt § 76 Abs. 4 entsprechend.

Verstirbt ein Mitglied wird dieses mit dem Grund Beendet durch Tod oder Tod frühere Jahre, wenn die Meldung verspätet in der Genossenschaft bekannt wird, beendet. Anschließend besteht die Möglichkeit den Erben das Geschäftsguthaben auszubezahlen oder auch einen oder mehrere Erben in die Genossenschaft eintreten zu lassen und das Geschäftsguthaben an die neuen Mitglieder zu übertragen.

In beiden Fällen wird zunächst die Mitgliedschaft des verstorbenen Mitglieds beendet, in dem die entsprechende Mitgliedskarte über den Assistenten Beendigung der Mitgliedschaft gestartet wird. Dort werden alle erforderlichen Daten erfasst.

Wurde das Mitglied beendet, muss das Geschäftsguthaben auf das Auseinandersetzungsguthaben übertragen werden (nur bei mehreren Erben). Dazu wird der Assistent GGH Anteilskündigung an AGH ausgeführtt und im Anschluss die Buchblattzeilen verbucht.

Wichtig

Die Umbuchung der GGH Anteilskündigung auf AGH erfolgt ausschließlich, wenn mehrere Erben vorhanden sind. Im Falle eines einzelnen Erben, der im gleichen Jahr in die Genossenschaft eintritt (siehe GenG §77 Tod des Mitglieds (1)), darf keine Umbuchung auf AGH vorgenommen werden, da die GGH-Anteile an das neue Mitglied übertragen werden müssen. Eine detaillierte Erläuterung hierzu erfolgt in einem späteren Abschnitt.

(2) Die Satzung kann bestimmen, dass im Falle des Todes eines Mitglieds dessen Mitgliedschaft in der Genossenschaft durch dessen Erben fortgesetzt wird.

Erben erfassen

Nach der Erfassung des Mitglieds sind die Erben anzulegen. Für die Auszahlung des Erbes müssen die Erben zunächst als Debitoren im System angelegt und anschließend mit dem entsprechenden Mitglied verknüpft werden.

Die Karte des betreffenden Mitglieds öffnen und im Menüband die Schaltfläche Erben auswählen. Über das Lookup im Feld Debitorennr. können die zuvor angelegten Erben aus der Debitorenübersicht ausgewählt und mit dem Mitglied verknüpft werden.

Im Feld Anteil Betrag ist für jeden Erben die jeweilige Erbsumme einzutragen. Das Feld Differenzbetrag im Tabellenfuß dient als Kontrollinstrument.

Erben

Hinweis

Am Ende darf keine Differenz bestehen; das Auseinandersetzungsguthaben muss vollständig auf die Erben verteilt sein.

Falls die Bankverbindung des Erben für die Auszahlung bereits bekannt ist, kann diese über das Feld Bankcode als Debitorenbankverbindung erfasst oder ausgewählt werden.

Auszahlung an Erben

Für die Auszahlung an die Erben muss das Auseinandersetzungsguthaben auf die jeweiligen Erben umgebucht werden. In der Karte Mitglied die Funktion Umbuchungen AGH an Debitor auswählen.

Report

Die Stapelverarbeitung entsprechend ausfüllen und starten. Anschließend das Buchblatt öffnen.

Wichtig

Vor dem Start der Stapelverarbeitung sicherstellen, dass in den Satzungsparametern im Inforegister Buchung im Feld Erbenauszahlung Zahlungsformcode ein gültiger Wert hinterlegt ist. Dieser Zahlungsformcode wird vom System in die Buchblattzeilen übernommen, um die spätere Auszahlung des Geschäftsvorfalls zu ermöglichen. Die Spalte Zahlungsformcode kann über Personalisieren eingeblendet werden.

Buchblatt

Das System bucht das Auseinandersetzungsguthaben anteilig auf die als Erben erfassten Debitoren. Es ist sicherzustellen, dass bei den Debitoren die Bankverbindungen hinterlegt sind. Anschließend kann unter Mitglieder Zahlungen der Zahlungsvorschlag erstellt und daraus eine Zahlungsdatei generiert werden.

Report

Der Auszahlungsvorschlag kann im Inforegister Mitglied bei Bedarf auf das verstorbene Mitglied eingeschränkt werden. Hierzu im Inforegister Optionen die Zahlungsform ERB auswählen, die auch in den Satzungsparametern hinterlegt wurde.

Unter Mitglieder Zahlungen > Fibu Buch.-Blatt kann die Mitgliederverwaltung Lastschrift eingesehen werden.

Zahlungen

Buchblattname

Die weitere Bearbeitung des Zahlungsvorschlags (Erstellung der Zahlungsdatei und Verbuchung des Zahlungsvorschlags) erfolgt wie gewohnt.

Erben werden Mitglieder (im Folgejahr)

Es besteht die Möglichkeit, dass einer oder mehrere Erben bereits Mitglied der Genossenschaft sind oder aufgrund des Erbes eine Mitgliedschaft beantragen möchten. Zunächst wird das verstorbene Mitglied beendet, das Geschäftsguthaben auf das Auseinandersetzungsguthaben übertragen und die Erben erfasst. Im Beispiel gibt es drei Erben:

• Erbe 1 möchte ausschließlich die Auszahlung des Erbes.
• Erbe 2 möchte Mitglied werden.
• Erbe 3 ist bereits Mitglied.

Zunächst einen Debitor markieren, der Mitglied ist oder Mitglied werden möchte, und die Funktion Erben als Mitglied anlegen starten.

Erben als Mitglied

Das System prüft, ob der Debitor bereits als aktives Mitglied vorhanden ist, und zeigt eine entsprechende Meldung. Wird die Abfrage bestätigt, wird die Mitgliedsnummer in das Feld Zugehörige Mitgliedsnr. übernommen. Bei Verneinung wird die Verarbeitung abgebrochen.

Erben

Report

Meldung

Für den Erben, der Mitglied werden möchte, wird die Funktion erneut gestartet. Da keine bestehende Mitgliedschaft gefunden wird, öffnet sich der Assistent Neues Mitglied anlegen. Die Feldwerte sind aufgrund des Prozesses voreingestellt und müssen in der Regel nicht angepasst werden. Alle erforderlichen Daten im Assistenten ausfüllen und die Verarbeitung mit Fertigstellen abschließen.

Wichtig

Das neu eingetretene Mitglied muss vor Start des Assistenten Erbfolge abwickeln genehmigt und gebucht sein.

Erbfolge

Nachdem bei allen Erben, die ihr Erbe als Geschäftsguthaben erhalten möchten, eine Mitgliedsnummer hinterlegt wurde, die Funktion Erbfolge abwickeln starten. Im Assistenten das Datum des Erbantritts eintragen.

Auf der nächsten Seite werden die Erben angezeigt, deren Geschäftsguthaben auf eine Mitgliedschaft übertragen werden kann. Bei Bedarf kann im Feld Betrag Auszahlung ein Betrag eingetragen werden, der direkt ausgezahlt wird und nicht in Anteile umgewandelt wird. Das Feld Anzahl Anteile bei Übertragung zeigt die Anzahl der Anteile, die mit dem neuen Geschäftsguthaben gezeichnet werden. Der Wert passt sich an, sobald ein Auszahlungsbetrag erfasst wird. Das Geschäftsguthaben muss durch den Wert eines Anteils teilbar sein. Bei nicht vollständig bezahlten Anteilen erstellt das System eine Rechnung für den Differenzbetrag.

Erbfolge

Am Ende des Assistenten wird eine Zusammenfassung angezeigt. Mit Fertigstellen wird die Verarbeitung gestartet. Den Mitgliedern werden neue Anteilszeilen hinzugefügt und das Geschäftsguthaben auf das Zwischenkonto umgebucht. Erst nach Genehmigung erfolgt die Umbuchung des Geschäftsguthabens vom Zwischenkonto auf das Konto des empfangenden Mitglieds. Neue Mitglieder erhalten automatisch einen Postenausgleich auf den gebuchten Pflichtanteil.

Hinweis

Hinweis

Die neuen Anteilszeilen werden nicht automatisch genehmigt und gebucht. Dieser Vorgang erfolgt nachgelagert über den Genehmigungsprozess. Rechnungsposten können anschließend mit den gebuchten Zahlungsposten (Erbfolgebuchung) ausgeglichen werden.

Das verbleibende Erbe, das ausgezahlt werden soll, wird den entsprechenden Debitoren gutgeschrieben. Hierfür am verstorbenen Mitglied die Umbuchungsfunktion AGH an Debitor starten. Nach Durchführung der Gutschriftsbuchung kann die Auszahlung über den Mitglieder-Zahlungsverkehr erfolgen.

Ein Erbe wird sofort Mitglied (laufendes Jahr)

Es besteht die Möglichkeit, dass ein Erbe im selben Jahr, in dem das Mitglied verstorben ist, in die Genossenschaft eintritt. Dies ist ausschließlich mit einem Erben möglich, nicht mit mehreren.

Hinweis

Grundlage ist § 77 Absatz 2 GenG. Die Satzung kann bestimmen, dass die Mitgliedschaft eines verstorbenen Mitglieds durch einen Erben fortgesetzt wird. Bei mehreren Erben kann die Satzung festlegen, dass die Mitgliedschaft endet, sofern sie nicht innerhalb einer festgesetzten Frist einem Miterben allein überlassen wird.

Arbeitsschritte im Überblick:

• Keine Umbuchung auf AGH durchführen
• Einen Haupterben erfassen und freigeben
• Erben als Mitglied anlegen
• Erbfolge abwickeln

Zunächst den Tod des verstorbenen Mitglieds erfassen. Anschließend in der Übersicht Mitglied Erben den Erben anlegen, indem die entsprechende Debitornummer ausgewählt, der gesamte Nachlassbetrag im Feld Anteil Betrag eingetragen und die Funktion Freigeben gestartet wird.

Danach den Erben über die Funktion Erben als Mitglied anlegen als Mitglied im System anlegen. Der Assistent Neues Mitglied anlegen unterstützt bei der Erfassung. Besondere Aufmerksamkeit gilt den Feldern Erklärungsdatum und Genehmigungsdatum, da die vorbelegten Werte gegebenenfalls angepasst werden müssen.

Nach der Erfassung des Erben als Mitglied die Funktion Erbfolge abwickeln starten. Der Assistent GGH an anderes Mitglied übertragen öffnet sich. Die Datumswerte sind mit dem Arbeitsdatum vorbelegt und müssen gegebenenfalls geändert werden.

Mitglieder, deren Erbe unmittelbar nach dem Todesfall eintritt, werden durch eine Kombination aus Beendigung und Übertragung abgewickelt. Am Ende die Statistik des neuen Mitglieds kontrollieren.

Sonstige Verbindlichkeiten an Erben übertragen

Neben dem Geschäftsguthaben können weitere Guthaben wie WBP, VWL, VWL-Prämie oder Überzahlungen vorhanden sein oder durch Dividendenausschüttungen entstehen. Diese Beträge sind ebenfalls an die Erben (Mitglied oder Nicht-Mitglied) zu übertragen.

Satzungsparameter

Die Umbuchungsfunktion Sonst. Verbind. an Erben verwendet die in den Satzungsparametern hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe. Für die Umbuchung der sonstigen Verbindlichkeiten an einen der hinterlegten Erben die Funktion Umbuchen > Sonst. Verbind. an Erben starten. Die Ausführung erfolgt zum eingestellten Arbeitsdatum und erzeugt Buchblattzeilen mit dem Buchungsdatum des Arbeitsdatums.

Mitglied

Erben

Im Fenster die Erben auswählen, die den Betrag erhalten sollen.

Meldung

Meldung

Sind mehrere Erben hinterlegt, öffnet sich ein Übersichtsfenster zur Auswahl des Erben. Nach Bestätigung mit OK und der Sicherheitsabfrage mit Ja informiert das System über die erzeugten Buchblattzeilen. Anschließend das Buchblatt öffnen und buchen.

Buchblatt

Hinweis

• Es erfolgt kein Postenausgleich.
• Ohne Guthabenbetrag am verstorbenen Mitglied wird keine Funktion ausgeführt.
• Prüfung erfolgt auf das Feld Beendet durch, um sicherzustellen, dass das Mitglied verstorben ist.
• Der Erbe muss als Debitor im System vorhanden und mit dem verstorbenen Mitglied verknüpft sein.
• Die Umbuchungsfunktion wird immer zum Arbeitsdatum ausgeführt.

8 - Stornierung von Mitgliederzeilen

Solange eine Mitgliederzeile noch nicht genehmigt und gebucht wurde, kann sie bei fehlerhafter Erfassung direkt gelöscht werden. Wurde die Zeile bereits genehmigt und sind Buchungen oder Zahlungseingänge vorhanden, ist eine Rückabwicklung nur über eine Stornierung möglich. Bei einer Stornierung erzeugt das System eine neue Mitgliederzeile, die die Ursprungszeile spiegelt und Stornierungskennzeichen enthält. Diese Stornozeile muss ebenfalls vom Vorstand genehmigt werden.

Gegenbuchungen können erst vorgenommen werden, wenn die Stornozeile den Genehmigungsprozess durchlaufen hat.

Hinweis

• Eine Beitrittszeile (Kennzeichen im Feld Beitritt) ist nicht stornierbar.
• Eine Kündigungszeile (Teil- oder Vollkündigung) darf nur storniert werden, solange keine Umbuchung auf AGH erfolgt ist.

Überblick der Geschäftsvorfälle Storno

Nachfolgend ein Überblick der Geschäftsvorfälle, die über den Stornoassistenten rückabgewickelt werden können:

Stornoassistent

Unabhängig vom Geschäftsvorfall wird der Stornierungsassistent über Zeilen > Stornieren gestartet, nachdem die betreffende Mitgliederzeile markiert wurde. Der Assistent zeigt an, ob zusätzlich die Aufhebung eines Postenausgleichs erfolgt. Die Felder Erklärungsdatum und Stornierungsgrund sind verpflichtend auszufüllen.

Storno Eintrittsgeld

Eintrittsgeld

Report

Nach Genehmigung der Stornierungszeile setzt das System das Feld Eintrittsgelderlass auf aktiv. Darstellung nach Durchführung der Stornierung:

Mitgliedszeilen

Die Ursprungszeile enthält wieder einen offenen Saldo, da der Postenausgleich aufgehoben wurde. Im Buchblatt wird die Stornierung des Eintrittsgeldes als Gutschrift auf den Debitor mit Gegenbuchung auf das Konto Erlöse Eintrittsgeld dargestellt.

Erlöse

Nach Buchung der Stornozeile:

Buchblatt

Der Restbetrag der Ursprungszeile beträgt wieder 0,00 €, da die Rechnung durch die Gutschrift ausgeglichen wurde. Die Ursprungsrechnung des Debitors wird vollständig ausgeglichen.

Debitor

Eintrittsgelderlöse

Storno Anteile

Darstellung nach Durchführung der Stornierung:

Anteile

Die Mitgliederzeile wird gespiegelt und mit Stornokennzeichen versehen.

Buchblatt

Mitgliederzeilen

Rückbuchung der Anteilsbuchung sowie ggf. Rückbuchung des Geschäftsguthabens.

Hinweis

Wenn keine Zahlung zur Anteilsrechnung erfolgt ist, entfällt die GGH-Rückbuchung.

Der Restbetrag der Ursprungszeile beträgt wieder 0,00 €, da die Rechnung durch die Gutschrift ausgeglichen wurde.

Debitor

Die Ursprungsrechnung gleicht sich mit der Gutschrift aus. Der Zahlungsposten des Debitors bleibt offen, wenn mehrere Anteilsrechnungen betroffen sind. Das Geschäftsguthaben wird um den Stornobetrag reduziert.

Storno Teilkündigung

Darstellung Mitgliederzeilen nach Durchführung Storno einer Teilkündigungszeile:

Teilkündigung

Darstellung Buchblattzeilen einer Teilkündigungsstornierung:

Buchblatt

Es findet eine reine Sachkontenbuchung statt.

Storno Teilübertragung

Die Stornierung einer GGH-Übertragung muss immer ausgehend vom abgebenden Mitglied durchgeführt werden. Durch die Stornierung erhält das empfangende Mitglied automatisch ebenfalls die entsprechende Stornierungszeile.

Darstellung Mitgliederzeilen nach Durchführung Storno einer Teilübertragung:

Teilübertragung

Storno

Darstellung Buchblattzeilen einer Teilübertragungsstornierung:

Buchblatt

Es findet eine reine Sachkontenbuchung statt.

Storno Beendigung durch Vollübertragung

Die Vollübertragung eines Mitglieds führt zu dessen Beendigung. Folglich führt die Stornierung einer Vollübertragung zur Reaktivierung des Mitglieds .

Mitglied

Die Stornierung einer GGH-Übertragung muss immer ausgehend vom abgebenden Mitglied durchgeführt werden. Durch die Stornierung erhält das empfangende Mitglied automatisch ebenfalls die entsprechende Stornierungszeile.

Darstellung Mitgliederzeilen nach Durchführung Storno einer Vollübertragung:

Mitglied

Mitglied

Sobald die Stornozeilen ein Genehmigungsdatum enthalten, leert die Anwendung die Felder Beendet durch und Ende wirksam zum.

Darstellung Buchblattzeilen einer Vollübertragungsstornierung:

Buchblatt

Es findet eine reine Sachkontenbuchung statt.

Storno Beendigung (alle Gründe)

Sobald die Stornierung einer Beendigungszeile genehmigt wird, leeren sich die Felder Beendet durch und Ende wirksam zum am Mitglied.

Mitglied

Darstellung Buchblattzeilen über eine Stornierung der Beendigung:

Suche

Es findet eine reine Sachkontenbuchung statt.

9 - Auszahlung des Auseinandersetzungsguthabens

Bei Beendigung einer Mitgliedschaft werden folgende Buchungsprozesse durchgeführt:

• GGH → GGH Anteilskündigung (durch Buchung der Mitgliederzeile)
• GGH Anteilskündigung → AGH
• AGH → Debitor

Nach der Buchung des Auseinandersetzungsguthabens auf den Debitor wird im Feld RE Zahlungsformcode automatisch der Zahlungsformcode für Auseinandersetzungsguthaben gemäß den Satzungsparametern übernommen. Der AGH-Zahlungsformcode dient als Filterkriterium im Auszahlungsvorschlag.

Über die Suche wird Mitglieder Zahlungen geöffnet und dann über das Menüband den Bericht Zahlungsvorschlag (Auszahlungsvorschlag Mitgliederverwaltung) gestartet. Im Inforegister Optionen alle erforderlichen Felder ausfüllen und den Zahlungsformcode für Auseinandersetzungsguthaben verwenden. Im Inforegister Mitglied bei Bedarf eine Einschränkung auf bestimmte Mitglieder vornehmen.

Report

Der Bericht filtert die offenen Debitorenposten anhand des Zahlungsformcodes und des Fälligkeitsdatums der jeweiligen Mitglieder und übernimmt diese in den Zahlungsvorschlag. Für die Überweisung wird das auf der Mitgliedskarte hinterlegte Bankkonto verwendet. Die Belastung erfolgt auf das im Bericht angegebene Bankkonto.

10 - Wiedereintritt eines Mitglieds

Es kann vorkommen, dass ein Mitglied aus der Genossenschaft austritt und zu einem späteren Zeitpunkt erneut beitreten möchte. Der Wiedereintritt kann im Mandanten abgebildet werden, ohne einen zusätzlichen Debitor anzulegen.

Das nachfolgend dargestellte Mitglied hat seine Mitgliedschaft zum 31.12.2022 beendet. Nun teilt das Mitglied mit, dass es zum nächstmöglichen Zeitpunkt wieder beitreten möchte.

Mitglied

Über den Assistenten Neues Mitglied anlegen kann für denselben Debitor eine weitere Mitgliedskarte im Mandanten erstellt werden. Dabei ist zu beachten, dass der Wert des Feldes Erklärungsdatum größer als das Datum im Feld Ende wirksam zum der ursprünglichen Mitgliedskarte sein muss. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Meldung

Es können niemals mehrere zeitgleiche Mitgliedsverhältnisse zu einem Debitor bestehen.

Hinweis

Ausgeschlossene Mitglieder werden für den Wiedereintritt grundsätzlich vom System abgelehnt. Ein Wiedereintritt kann jedoch ermöglicht werden, wenn in den Satzungsparametern das Kontrollkästchen Wiedereintritt nach Ausschluss aktiviert ist.

11 - Mahnungen für Mitglieder

Das Modul Mahnungen verfügt über eine eigene Dokumentation. Daher wird hier nicht detailliert auf die Erstellung von Mahnungen eingegangen.

Für die Erstellung von Mahnungen im Mitgliederwesen muss der Mahnmethodencode in den Satzungsparametern eingerichtet sein. Dieser wird bei der Neuanlage von Mitgliedern in das gleichnamige Feld im Inforegister Zahlung der Mitgliedskarte übernommen und kann bei Bedarf angepasst werden.

Zahlung

Vorgehensweise

• Mahnvorgänge öffnen.
• In der Übersicht Mahnvorgänge über Neu/Mahnungsvorgang erzeugen einen neuen Vorgang für die Mitgliederverwaltung anlegen.
  • Nach Auswahl der Funktion erfolgt eine Abfrage, ob der Mahnungsvorgang für die Vertragsverwaltung (Miet- und WEG-Bereich) oder die Mitgliederverwaltung erstellt werden soll.
  • Option Mitglieder wählen und mit OK bestätigen.

Typ

• Für den erzeugten Mahnungsvorgang über Vorgang/Mahnungen erstellen die Stapelverarbeitung RE Mitglieder Mahnungen erstellen starten.

Suche

Filtermöglichkeiten

Das Feld Nur fällige Posten vor Belegdatum aktivieren, um offene Debitorenposten zu berücksichtigen, deren Fälligkeit vor dem eingegebenen Belegdatum liegt. Die Toleranzperiode wird ebenfalls berücksichtigt.

Hinweis

Der Bereich des Mahnungsvorgangs wird im Feld Mahnungen für angezeigt:

• Wert Vertrag = Miet- und WEG-Verwaltung
• Wert Mitglied = Mitgliederverwaltung

Mahnungsliste

Über Details/Mahnungsliste können die zur Mahnung fälligen Mitglieder eingesehen werden. Weitere Bearbeitungsschritte sind der Dokumentation Mahnwesenzu entnehmen.

12 - Dividende und Dividendenbesteuerung

Einführung

Die Dividende ist der Teil des Gewinns, den die Genossenschaft an ihre Mitglieder ausschüttet. Die Höhe orientiert sich am Unternehmensgewinn, wobei ein Teil des Gewinns üblicherweise den Rücklagen zugeführt wird, um Investitionen zu finanzieren. Privatpersonen in Deutschland müssen Dividenden mit der Abgeltungssteuer versteuern.

Einrichtung der Dividendenberechnung

Voraussetzung für die Berechnung ist eine korrekte Einrichtung in den Satzungsparametern. Im Inforegister Dividende werden die Konten für die Übertragung der Dividendenberechnung an das Buchblatt hinterlegt.

Satzung

Es ist sicherzustellen, dass:

• Ertragssteuerdaten und ggf. Ertragssteuerbefreiungen auf den Mitgliedskarten korrekt gepflegt sind.
• Die Buchblattvorlage ordnungsgemäß eingerichtet wurde.

Dividendenbesteuerung (Abgeltungssteuer)

• Einführung: Seit 01.01.2009 gilt in Deutschland die Abgeltungssteuer für Kapitalvermögen (§ 20 EStG).
• Steuersatz:
  • 25 % Abgeltungssteuer
  • 5,5 % Solidaritätszuschlag
  • ggf. Kirchensteuer (8 % in Bayern/Baden-Württemberg, 9 % in anderen Bundesländern)
• Gesamtbelastung:
  • Ohne Kirchensteuer: 26,375 %
  • Mit Kirchensteuer: ca. 27,819 % (8 %) bzw. 27,995 % (9 %)

Formel: Suche

Beispielrechnung bei 100 EUR Ertrag und 9 % Kirchensteuer:

• Abgeltungssteuer: 24,45 EUR
• Solidaritätszuschlag: 1,34 EUR
• Kirchensteuer: 2,20 EUR
• Gesamt: 27,99 EUR

Kirchensteuer auf Kapitalerträge

• Seit 01.01.2015 wird Kirchensteuer automatisch einbehalten, sofern Kirchensteuerpflicht besteht.
• Voraussetzung: Erfassung der Religionszugehörigkeit und Kirchensteuersatz.
• Abführung erfolgt über das Bundeszentralamt für Steuern.

Erfassung der Ertragssteuerdaten

Öffnen der Mitgliedskarte → Inforegister Ertragssteuer.

Mitglied

Definition juristische Person/Kommune über entsprechende Felder.

Erfassung von Freistellungsauftrag oder Nichtveranlagungsbescheinigung über Menüband Mitglied/Ertragssteuerbefreiung. Aktualisierung der Mitgliedskarte mit F5.

Kirchensteuer auf Kapitalerträge

Seit dem 01. Januar 2015 wird die Kirchensteuer auf Kapitalerträge automatisch einbehalten, sofern Kirchensteuerpflicht besteht. Dies betrifft alle Mitglieder kirchensteuerpflichtiger Religionsgemeinschaften, deren Kapitaleinkünfte den Sparerpauschbetrag überschreiten.

Erteilt ein Mitglied keinen Freistellungsauftrag oder übersteigen die Kapitalerträge den Sparerpauschbetrag, führt die Wohnungsbaugenossenschaft vom übersteigenden Betrag automatisch 25 % Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag sowie ggf. Kirchensteuer an das Finanzamt ab. Der Sparerpauschbetrag beträgt derzeit:

• 801 EUR für Einzelpersonen
• 1.602 EUR für Verheiratete

Früher mussten Sparer die Kapitaleinnahmen in der Einkommensteuererklärung angeben, um die Kirchensteuer korrekt abzuführen. Seit 2015 erfolgt die Abführung automatisch zusammen mit der Kapitalertragsteuer.

Damit die Kirchensteuer abgeführt werden kann, muss die Religionszugehörigkeit erfasst werden. Diese wird einmal jährlich beim Bundeszentralamt für Steuern abgefragt.

Kirchensteuerdaten über KiStA-Schnittstelle

Die Kirchensteuerdaten dürfen nicht manuell auf der Mitgliedskarte gepflegt werden. Sie sind über die KiStA-Schnittstelle beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abzufragen.

Funktion der KiStA-Schnittstelle:

• Ermittlung aktiver Mitglieder für die nächste Dividendenberechnung
• Übertragung relevanter Daten in die Schnittstellen-Tabelle
• Erstellung einer XML-Anfrage-Datei für die ELMA-Schnittstelle
• Import der Antwortdateien in RELion und Ergänzung der Anfragezeilen mittels UUID

Datensätze mit Kirchensteuerinformationen können anschließend per Übernahme-Funktion in die Stammdaten übertragen werden. Eine manuelle Bearbeitung ist nicht zulässig. Bei Sperrvermerk oder fehlender Religionszugehörigkeit wird das Feld Kirchensteuer abführen auf NEIN gesetzt.

Datensätze mit Returncodes sind nachzubearbeiten. Je nach Fehler ist eine erneute Anfrage erforderlich. Regelanfragen erfolgen einmal jährlich im Zeitraum September/Oktober. Anlassanfragen sind bei neuen Mitgliedern oder auf deren Aufforderung möglich.

Rechtliche Grundlagen

• § 51a EStG: Informationssystem zur Erhebung der Religionszugehörigkeit und IdNr für Kirchensteuerabzug
• § 43a EStG: Abführung von Kapitalertragsteuer Kirchensteuerabzugsverpflichtete (KiStAV) sind zur Abführung von Kapitalertragsteuer und Kirchensteuer verpflichtet.

Hinweis

Wir empfehlen bei weiteren fachlichen Fragen das Bundeszentralamt für Steuern.

Vorbereitende Maßnahmen

Überprüfung der Einrichtungsfelder in der Karte Satzungsparameter für die KiStA-Schnittstelle sowie Hinterlegung des Dateipfades für die Export-Datei.

Steuer

Erläuterung der Anfragearten

Das Ziel der Anfrage ist natürlich immer, am Ende einen Religionsschlüssel und Kirchensteuersatz oder einen Sperrvermerk je Mitglied zurückzubekommen. Damit das BZSt die Antwort bezüglich der Kirchensteuerbehandlung liefern kann, wird die Steuer-ID-Nummer des Mitgliedes benötigt. Ist die Steuer-ID-Nummer nicht bekannt, können die Kontaktdaten zur Identifizierung übermittelt werden. Es gibt drei unterschiedliche Arten der Anfrage, die an das BZSt innerhalb einer Anfragedatei gestellt werden können:

Wichtig

Die KiStA-Schnittstelle von RELion verwendet die Anfrageart 1 nicht, da die Anfrageart 3 wesentlich effektiver ist und eine erneute Anfrage erspart.

Darüber hinaus wird in der Schnittstelle automatisch ermittelt, für welches Mitglied welche Anfrageart zum Tragen kommt. Ist eine Steuer-Identnummer am Mitgliedskontakt gespeichert, verwendet RELion Anfrageart 2. Bei fehlender Steuer-Identnummer wird Anfrageart 3 gesetzt.

Returncodes

Returncode

Beispiel XML-Anfrage und -Anwortdatei

XML-Antwort mit Returncode

XML-Returncode

XML-Antwort mit zurück gelieferter Steuer-Identnummer und einem Sperrvermerk

XML-Steuerid

XML-Antwort mit Kirchensteuermerkmal, Kirchensteuersatz und Religionsschlüssel

XML-Kirchensteuer

Schrittanleitung Anfragedatei

Erster Schritt

In der Übersicht der KiStA-Schnittstelle wird ein neuer Datensatz angelegt. Die folgenden Felder sind zu befüllen:

KistaSchnittstelle

Hinweis

Die Konto-ID wird nach jeder erfolgreichen Anmeldung im BZStOnline-Portal angezeigt. Das BZSt lehnt Dateien mit falscher Konto-ID ab. Fehleingaben sind zu vermeiden.

Zweiter Schritt

Über Aktionen → KiStA-Schnittstelle → Vorgang erstellen wird der Anfragevorgang gestartet.

Bei Regelanfragen werden alle aktiven Mitglieder berücksichtigt, die bei der nächsten Dividendenberechnung relevant sind. Bei Anlassanfragen erfolgt die Auswahl der Mitglieder manuell.

Abfragezeilen

Das System teilt die Mitglieder automatisch in Anfrage-Pakete auf, um die Datensatzbegrenzung einzuhalten.

Änderung des Dateinamens:

1. Konto-ID entfernen
2. Datei-ID ändern
3. Konto-ID erneut einfügen

Dritter Schritt

In der KiStA-Schnittstelle ist zu prüfen, ob Zeilen mit dem Status Zurückgestellt vorhanden sind.

• Bereinigung dieser Zeilen durch Korrektur der Mitgliedsdaten.
• Aktualisierung der KiStA-Zeilen über Aktionen → KiStA-Zeilen aktualisieren.

Karte

Falls nicht alle Zeilen bereinigt werden können, erfolgt zunächst der Export der Zeilen mit Status Neu. Für zurückgestellte Zeilen wird später eine separate Anfrage durchgeführt. Die Funktion Zurückgestellte Zeilen neu erstellen steht hierfür zur Verfügung.

Suche

Vierter Schritt

Nach erfolgreicher Bearbeitung der KiStA-Zeilen wird die Anfragedatei über die Funktion KiStA-Zeilen exportieren erstellt.

• Die Datei wird im hinterlegten Dateipfad gespeichert.
• Erstellung der Datei je KiStA-Schnittstelle und Übermittlung an das BZSt.

Import und Verarbeitung der Antwortdateien

Schrittanleitung der Antwortdateien.

Erster Schritt

Der Import der Antwortdateien erfolgt je zugehöriger KiStA-Schnittstelle Karte über die Funktion KiStA Antwortdatei importieren.

Antwortdatei

Die zu importierende Datei wird ausgewählt und mit Öffnen bestätigt.

Zweiter Schritt

Durch den Import einer Antwortdatei werden die Felder Kirchensteuer abführen, Religionsschlüssel, Kirchensteuersatz sowie ggf. Returncode mit Werten gefüllt. Alle Zeilen mit Kirchensteuermerkmalen können unmittelbar auf die Stammdaten übertragen werden. Hierfür wird die Funktion KiStAM übernehmen verwendet.

Report

Nach der Übertragung der Daten auf das Mitglied erhalten die betreffenden Zeilen den Status Übernommen.

Zeilen, denen das BZSt kein Kirchensteuermerkmal zuordnen konnte, enthalten einen Returncode. Diese müssen gemäß der Returncodebeschreibung bearbeitet und erneut angefragt bzw. exportiert werden.

Die übernommenen Werte sind sowohl auf der Mitgliedskarte als auch in der Untertabelle KiStA-Schnittstelle Abfragezeilen sichtbar. Die Untertabelle wird über Mitglied → KiStA-Schnittstelle Abfragezeilen geöffnet.

Abfragezeilen

Dritter Schritt

Für eine erneute Anfrage von KiStA-Zeilen mit Returncode wird in der Übersicht KiStA-Schnittstelle der gewünschte Vorgang geöffnet.

Über KiStA-Schnittstelle → Zeilen mit Returncode neu erstellen werden alle KiStA-Zeilen mit aktivierten Returncodes (Kennzeichnung durch Haken in der Returncodeübersicht) zu einer neuen Anfragedatei zusammengeführt.

Returncodes

Der neu erstellte Anfragevorgang kann anschließend wie gewohnt über die Kartenansicht weiterbearbeitet werden.

Buchungssystematik der Dividendenberechnung

Im Inforegister Dividende der Einrichtungskarte Satzungsparameter sind sämtliche erforderlichen Parameter für die Kontierung der Buchungssätze im Rahmen der Dividendenberechnung hinterlegt.

Dividende

Gesetzliche Freigrenzen:

Gesetzliche Freigrenzen werden bei der Berechnung berücksichtigt. Überschreitet der Dividendenbetrag die gesetzliche Freigrenze, wird der gesamte Betrag versteuert. Es gilt grundsätzlich das Prinzip der Vollversteuerung.

Freistellungsauftrag / Nichtveranlagungsbescheinigung:

Das Vorliegen eines Freistellungsauftrags oder einer Nichtveranlagungsbescheinigung wird jeweils bis einschließlich Arbeitsdatum geprüft.

Hinweis

Mitglieder, bei denen das Feld Juristische Person aktiviert ist, werden steuerlich bei der Dividendenberechnung wie natürliche Personen behandelt. Liegt für die juristische Person eine Nichtveranlagungsbescheinigung vor, ist keine Steuer abzuführen.

Ist das Feld Kommune aktiviert, reduziert sich der Prozentsatz für die Kapitalertragssteuer entsprechend der Werte, die in den Feldern KapSt % und % von KapSt für Kommune o. NV bei der Dividendenberechnung angegeben sind.

Buchungsszenarien

Juristische oder natürliche Person ohne Ertragssteuerbefreiung:

• Die Dividende wird voll versteuert.

ohneErtragssteuer

Juristische oder natürliche Person mit Ertragssteuerbefreiung:

• Es erfolgt keine Steuerabführung.

mitErtragssteuer

Kommune ohne Nichtveranlagungsbescheinigung:

• Die Kapitalertragssteuer wird gemäß den hinterlegten Prozentsätzen berechnet.

ohne

Sonderfälle

Übersteigt die Dividende den Freistellungsauftrag, wird der Betrag gesplittet:

• Der freigestellte Betrag wird nach Variante 1 behandelt (steuerfrei).
• Der verbleibende Betrag wird nach Variante 3 behandelt (steuerpflichtig).

Mitglieder mit Kirchensteuerpflicht und Freistellungsauftrag:

Steuern (Kapitalertragssteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer) werden ausschließlich auf den Betrag erhoben, der den Freistellungsauftrag übersteigt.

Die Buchungssystematik der Dividendenberechnung berücksichtigt sämtliche steuerlichen Parameter und Sonderfälle gemäß den hinterlegten Satzungsparametern. Die korrekte Kontierung erfolgt automatisiert auf Basis der jeweiligen Mitgliedsmerkmale und der vorliegenden steuerlichen Dokumente.

Dividendenberechnung und -ausschüttung durchführen

Öffnen der Dividendenberechnung.

Dividendenberechnung

Meldung

Anlegen eines neuen Datensatzes mit folgenden Informationen:

• Eindeutiger Code (z. B. DIV22)
• Berechnungszeitraum (Berechnung von / Berechnung bis)
• Fälligkeitsdatum
• Prozentwerte für Dividende und Steuer (Dividende %, KapSt %, Solidaritätszuschlag %)
• Beschreibung der Dividendenberechnung

Die Felder Dividende % Beitrittsanteile und Dividende % für weitere Anteile sind identisch zu befüllen, da aktuell keine Unterscheidung zwischen Pflicht- und freiwilligen Anteilen besteht.

Durchführung der Berechnung

Die Anwendung berechnet die Dividende auf Basis des Geschäftsguthabens des Mitglieds und der angegebenen Prozentsätze. Für jede neue Dividendenberechnung ist eine neue Zeile in der Übersicht zu erfassen. Nach vollständiger Erfassung der Berechnungszeile wird über Vorgang die Dividendenberechnung gestartet. Die Funktion wird ohne weitere Parameter ausgeführt und gibt eine Hinweismeldung aus. Eine Aktualisierung der Berechnung ist möglich, falls %-Werte oder Mitgliedsdaten nachträglich geändert wurden.

Berechnungszeilen

Überprüfung der Berechnungszeilen

In den Berechnungszeilen über Dividendenberechnung/Dividenden Zeilen werden die Ergebnisse geprüft. Das Geschäftsguthaben je Mitglied kann in der Mitgliederübersicht über das Flowfield Geschäftsguthaben und einen Datumsfilter auf den Vorjahreszeitraum kontrolliert werden.

Übersicht

Erstellung der Buchblattzeilen

Im Menüband der Dividendenberechnungszeilen wird die Aktion Buchblattzeilen erstellen gestartet. Das Buchungsdatum kann bei Bedarf angepasst und mit OK bestätigt werden. Die Anwendung erstellt die Buchblattzeilen in der eingerichteten Buchblattvorlage für Dividende und generiert einen neuen Buchblattnamen entsprechend dem Dividendencode.

Buchblatt

Report

Pro Mitglied entstehen mindestens zwei Buchblattzeilen (Gewinnverwendung an Debitor). Bei fehlender Ertragssteuerbefreiung werden zusätzlich Buchblattzeilen für Kapitalertragssteuer und Solidaritätszuschlag erstellt. Die erforderlichen Konten werden aus den Satzungsparametern entnommen. Das Fälligkeitsdatum sowie der Zahlungsformcode für Dividende werden übernommen, sodass der Zahlungsvorschlagslauf die Posten korrekt filtern kann.

Wichtig

Eine Änderung der Buchblattzeilen ist nicht zulässig. Bei fehlerhaften Ergebnissen sind die Buchblattzeilen vollständig zu löschen und die Parameter der Dividendenberechnung zu korrigieren und neu zu berechnen.

Buchung der Dividendenberechnung

Alle Buchblattzeilen der Dividendenberechnung sind zu buchen. Das System dokumentiert die Buchung mit den Feldern Gebucht, Gebucht von und Gebucht am. Berichte wie Dividendenauswertung und Steuerbescheinigung können auf Basis der gebuchten Dividendenberechnung erstellt werden.

DIV22

Berechnung

In der Infobox Statistik des Mitglieds wird die Dividende im Feld Saldo Dividende ausgewiesen. Durch den gebuchten Debitorenposten verändern sich die Felder Saldo Debitor und Saldo Mitglied.

Statistik

Auszahlung der Dividende

In der Ansicht Mitglieder Zahlungen wird der Bericht Zahlungsvorschlag Mitgliederverwaltung gestartet. Im Feld Zahlungsform ist der Zahlungsformcode zu wählen, der auch in den Satzungsparametern für Dividende eingerichtet wurde. Die Anwendung filtert die Debitorenposten nach diesem Code und prüft zusätzlich:

• Ob ein Sperrgrund für die Auszahlung der Dividende vorliegt (keine Auszahlung bei Sperrgrund)
• Ob ein Verwendungszweck für die Dividende hinterlegt ist (ersetzt ggf. den Standard-Verwendungszweck bei der Auszahlung)

Report

Hinweis

Die beschriebenen Schritte sind strikt einzuhalten, um eine korrekte und nachvollziehbare Dividendenberechnung und -ausschüttung sicherzustellen. Änderungen an Buchblattzeilen sind nicht gestattet; bei Fehlern ist eine vollständige Neuberechnung erforderlich.

Steuerbescheinigung für Dividendenausschüttung

Die Genossenschaft ist verpflichtet, den Mitgliedern bei einer Dividendenausschüttung eine Steuerbescheinigung auszustellen. In RELion steht hierfür der Bericht Steuerbescheinigung Dividende zur Verfügung. Der Bericht kann aus der Seite Dividendenberechnung unter Bericht/Steuerbescheinigung gestartet werden.

Report

Im Inforegister Optionen ist das Beschlussdatum anzugeben, an dem die Dividendenausschüttung beschlossen wurde. Dieses Datum wird automatisch aus dem gleichnamigen Feld der Dividendenberechnung übernommen.

Über das Feld Finanzamt ausgeben kann gesteuert werden, ob der Name des Finanzamts und die Steuernummer aus der Einrichtungskarte Firmendaten mit ausgedruckt werden sollen. Die Angabe dieser Daten ist rechtlich nicht erforderlich.

Das Feld Bearbeiter kann optional ausgefüllt werden, um eine bestimmte Person als Ansprechpartner im Briefkopf auszugeben. Bleibt das Feld leer, werden die allgemeinen Kontaktdaten der Wohnungsbaugenossenschaft verwendet.

Im Inforegister Dividenden Berechnungszeilen besteht die Möglichkeit, die Steuerbescheinigung auf bestimmte Mitglieder zu filtern.

Hinweis

Die Steuerbescheinigung dient als Nachweis für die steuerliche Behandlung der Dividendenausschüttung und ist den Mitgliedern zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Dividendenauswertung

Die Dividendenauswertung dokumentiert die einzelnen Berechnungszeilen der Dividenden sowie die entsprechende Summenausgabe. Der Bericht kann über die Seite Dividendenberechnung im Menüband aufgerufen werden. Im Inforegister Optionen steht eine Filterfunktion mit folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Alle anzeigen
• Mitglieder mit Freistellungsauftrag
• Mitglieder mit NV

Report

Im Inforegister Mitglied besteht zusätzlich die Möglichkeit, bei Bedarf auf bestimmte Mitglieder zu filtern.

13 - Auswertung berechtigte Mitglieder - Wohnungsbauprämie

Einrichtung

Für das Bestimmen und Auswerten von Mitgliedern, die für ein vergangenes Jahr berechtigt sind, einen Antrag auf Wohnungsbauprämie zu stellen, gibt es die Seite Wohnungsbauprämie.

Mit den Funktionen dieser Seite ist es möglich, die prämienberechtigten Mitglieder zu bestimmen, deren Prämie zu ermitteln und die Anschreiben und Antragsformulare aller prämienberechtigten Mitglieder als Word-Serienbrief auszudrucken.

Bevor die Wohnungsbauprämie genutzt werden kann, sind folgende Schritte erforderlich.

Satzungsparameter hinterlegen

Im Inforegister Buchung muss ein Konto für das Geschäftsguthaben definiert werden. Die Sachposten werden später im Bericht Wohnungsbauprämie ermitteln u. a. auf dieses Konto gefiltert.

Satzungsparameter

Serienbriefvorlage importieren

• Liste Word-Serienbriefvorlagen öffnen.

Word

• Importieren der Tabellenstruktur über Tabellenstruktur → Import XML.
• Datei WOBAU2015 – Wohnungsbauprämie.xml auswählen und importieren.

Explorer

Die Vorlage ist standardmäßig mit dem Namen WOBAU2015 vorbelegt. Name und Beschreibung können später angepasst werden.

Wordvorlage importieren

• Serienbriefvorlage auswählen.
• Wordvorlage über die Funktion Hochladen importieren.

importieren

Im Dateibrowser-Dialog die gewünschte Worddatei auswählen und mit Öffnen importieren.

Browser

Individuelle Anpassung der Wordvorlage

Nach dem Import der Wordvorlage sind kundenspezifische Anpassungen vorzunehmen:

• Die Liste der Word-Serienbriefvorlagen öffnen und die Vorlage WOBAU2015 auswählen.
• Mit Klick auf Ja in der Spalte Dateianhang öffnet sich die Wordvorlage.

Brief

• Im Anschreiben die rot gekennzeichneten Felder anpassen:
  • Name des Bearbeiters
  • Telefonnummer
  • Wohnungsunternehmen

Formular

• Im Formular den Namen des Wohnungsunternehmens anpassen.
• Den Dialog mit Klick auf Ja schließen, um die Änderungen zu übernehmen.

Meldung

Wohnungsbauprämie erstellen

Die Seite Wohnungsbauprämie öffnen. Von hier aus werden unter Aktionen/Funktion die folgenden Schritte durchgeführt:

• Einzahlungen ermitteln
• Prämie berechnen
• Anschreiben drucken

Wobau

Einzahlungen ermitteln

In der Liste Wohnungsbauprämie können mit der Funktion Einzahlungen ermitteln die Mitglieder ermittelt werden, die für das gewünschte Jahr wohnungsbauprämienberechtigt sind.

Nach Klick auf Einzahlungen ermitteln öffnet sich der Bericht Wohnungsbauprämie ermitteln. Im Inforegister Optionen können folgende Angaben gemacht werden:

report

Alle berechtigten Mitglieder werden anschließend in der Liste Wohnungsbauprämie angezeigt.

Wohnungsbauprämie berechnen

Nachdem die berechtigten Mitglieder ermittelt und in die Liste übernommen wurden, kann mit der Funktion Prämie berechnen die jeweilige Prämie berechnet und eingetragen werden.

Berechnungsgrundlage:

• Ledige Mitglieder: maximal 512,00 €
• Verheiratete Mitglieder: maximal 1.024,00 €
• Berechnungssatz: 8,8 %

Informationsschreiben an Mitglieder

Mit der Funktion Anschreiben drucken öffnet sich der Bericht Word Serienbrief-Assistent. Hier wählen Sie als Aktivitätenvorlagecode den Code WOBAU2015 aus.

• Mit Klick auf Fertigstellen wird ein neuer Serienbriefvorgang angelegt.
• Die Anschreiben und Antragsformulare werden zunächst auf der Seite Word Serienbrief – Anschreiben Wohnungsbauprämie angezeigt.
• Über die Funktion Serienbriefvorgang drucken erfolgt der Ausdruck des Word-Dokuments als Serienbrief.

Jubilare

In der Liste Jubilare werden Kontakte angezeigt, die aufgrund ihres Geburtstags ein Jubiläum haben.

Für die Einrichtung werden die Satzungsparameter geöffnet. Im Inforegister Allgemein befindet sich der Abschnitt Jubilare. Das Feld Alter in Jahren muss ausgefüllt sein.

Mitglieder

Mit Jubilare ermitteln werden Kontakte ermittelt, die das definierte Alter erreicht oder überschritten haben. Das Feld Mietverhältnis in Jahren wird monatsgenau berechnet und ermöglicht die Berücksichtigung von Jubiläen für die Mietdauer.

Jubilare ermitteln

Hinweis

Datensätze können gelöscht werden (einzeln oder alle). Das Einfügen oder Aktualisieren ist nicht möglich.

Vermögenswirksame Leistungen (VWL)

Wenn vermögenswirksame Leistungen gezahlt wurden, müssen diese einmal jährlich dem Finanzamt gemeldet werden. Hierfür steht die Ktv1V-VWL-Schnittstelle zur Verfügung. Über diese Schnittstelle wird eine XML-Datei generiert, die anschließend über ELSTER an das Finanzamt übermittelt wird.

Im Folgenden wird die Nutzung der Schnittstelle im Mitgliederwesen beschrieben.

Schritt 1

In den Satzungsparametern für VWL sind zwei Felder auszufüllen.

VWL

Schritt 2

Beim Mitglied muss ein Einwilligungsdatum eingetragen werden. Es werden nur Mitglieder übertragen, bei denen dieses Datum vorhanden ist.

Einwilligung

Schritt 3

Im Hauptmenü die Aktion VWL auswählen.

Start

Nach dem Öffnen der Seite wird ein Datensatz für die neue Datei angelegt. Dabei sind die ersten drei Felder auszufüllen.

VWL

Nach der Anlage für das Veranlagungsjahr die Aktion Bearbeiten wählen.

Mitglied VWL

Schritt 4

Aktion Zeilen erstellen auswählen.

Es werden alle Mitglieder berücksichtigt, bei denen ein Einwilligungsdatum hinterlegt ist. Die Debitorenposten des Veranlagungsjahres werden geprüft und die Beträge summiert. Der Status wird automatisch auf Prüfen gesetzt.

Allgemein

Schritt 5

Aktion Zeilenprüfung auswählen.

Die erzeugten Zeilen werden geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung wird das Feld Geprüft markiert. Export ist nur möglich, wenn der Status Geprüft lautet. Fehlerhafte Zeilen können gefiltert und manuell korrigiert werden.

Prüfung

Für den Export gilt:

• Jede Zeile muss entweder Geprüft oder Nicht übertragen markiert sein.
• Bei Bedarf kann der Status über Status zurücksetzen von Geprüft auf Prüfen geändert werden.

Schritt 6

Aktion XML-Datei erstellen auswählen.

Die Datei wird generiert und in der Datenbank gespeichert. Über Zeigt die erzeugte Datei kann die Datei angezeigt werden. Für die Übertragung an das Finanzamt wird die Datei über Exportiert die erzeugte Datei heruntergeladen und anschließend über ELSTER hochgeladen.

Nach dem Export ist keine Bearbeitung mehr möglich. Eine automatische Übertragung über ERiC ist vorgesehen.

export