Nebenkostenabrechnung

• 1: Betriebskostenabrechnung
• 2: Berichtstexte
• 3: Wirtschaftsplan
• 4: Heizkosten-Datenaustausch

1 - Betriebskostenabrechnung

Einführung

Die Betriebskostenabrechnung ist vom Vermieter bzw. Verwalter pünktlich zu erstellen und zu verschicken. Dabei ist darauf zu achten, dass die Regelungen über die Form, den Inhalt und die Fristen eingehalten werden. Auch ist es wichtig, dass alle angefallenen Kosten ordnungsgemäß gebucht und den Verträgen entsprechend verteilt sind.

RELion bietet mit dem Modul für die Betriebskostenabrechnung umfangreiche Funktionalitäten:

• automatisiertes Erstellen einer Abrechnung für Eigentümer, Wohnungsmieter, Gewerbemieter etc.
• Steuerung des Abrechnungsausdruckes über eine Vielzahl von Optionen.

Einrichtung

Für die Erstellung der Abrechnung ist es zwingend erforderlich, dass alle relevanten Buchungen mit Abrechnungskreisen versehen sind. Damit Sie das sicherstellen können, aktivieren Sie das Feld Abrechnungskreise verwenden.

Zusätzlich können Sie das Feld Autom. aktual. Objektabrechnungskreis aktiv setzen, um sicherzustellen, dass beim Anlegen der Abrechnung im Standard-Abrechnungskreis Objekt alle Einheiten des Objekts enthalten sind.

Im Inforegister Nummerierung wählen Sie in den Feldern Abrechnung Belegnummern und Wirtschaftsplan Belegnummern eine bereits bestehende Nummernserie aus, die dann als Rechnungs- und Belegnummer in der Abrechnung bzw. Wirtschaftsplan verwendet wird. Im Feld Ausbuchung Belegnummern tragen Sie eine Nummernserie ein, die für die Buchungen des Berichts Ausbuchen offener Vorauszahlungen verwendet werden soll.

Hinweis

Achten Sie bei der Erstellung der Nummernserie darauf, dass diese maximal 15 Zeichen lang ist.

Im Inforegister Dimensionen bestimmen Sie in der Länderversion Deutschland die Dimensionen der Haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG.

Wählen Sie im Feld Dim.Code § 35 den entsprechenden Code aus der Dimensionsübersicht aus. Daraufhin können Sie die entsprechenden Dimensionswerte in den folgenden Feldern eintragen.

In RELion sind für den Ausweis der Haushaltsnahen Dienstleistungen folgende Texte zu den Dimensionen hinterlegt:

• Dim.Wert § 35 geringfügige BV Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse nach § 35a Abs. 1 EStG
• Dim.Wert § 35 haushaltsnahe DL Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG
• Dim.Wert § 35 Handwerker Handwerkerleistungen nach §35a Abs. 3 EStG

Hinweis

Für Dim.Wert § 35 Material ist kein eigener Text hinterlegt, da der Materialanteil in der Abrechnung lediglich für die jeweilige § 35 Dimension ausgewiesen wird.

Das Erstellen von Dimensionen entnehmen Sie der Business Central Standard Dokumentation.

Inforegister Buchung

Tragen Sie im Feld Abwarten Abrechnung ein Kennzeichen mit maximal drei Zeichen ein, dieses wird dann beim Holen der Vorauszahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag in offene Debitorenposten als Abwarten Kennzeichen gesetzt. Diese Posten werden, bis die Abrechnung gebucht wird, beim automatischen Postenausgleich nicht berücksichtigt.

Optional können Sie im Feld Sperrgrund Abrechnung einen Sperrgrund eintragen, der das Abwarten Kennzeichen für Abrechnung im Debitorenposten näher erläutert (z. B. Abrechnung).

Hinweis

Dieses Feld wird beim Anlegen der Abrechnung immer abgefragt, auch bei Vorauszahlungsart Sollbetrag. Das hier hinterlegte Abwarten Kennzeichen wird auch beim Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen abgefragt. Posten, die dieses Abwarten Kennzeichen haben, werden mitberücksichtigt, abweichende Abwarten Kennzeichen hingegen nicht.

In der Länderversion Österreich können Sie im Feld Unecht St.Bef. MwSt.Gesch.Bgr. eine entsprechende Geschäftsbuchungsgruppe für die Verrechnung von unecht steuerbefreiten Einheiten (z. B. Arztpraxen) eintragen. Dabei wird der nicht anrechenbare Steueranteil für die jeweilige Abrechnungsart (z. B. Betriebskosten), nur bei den unecht steuerbefreiten Einheiten abgerechnet.

Die Verteilung der nicht anrechenbaren Steueranteile erfolgt, wie bei anderen Kosten auch, über einen eigenen Verteilcode.

Zur besseren Lesbarkeit besteht die Möglichkeit im Inforegister Berichtsdarstellung die Abrechnungszeilen farblich zu hinterlegen.

Tragen Sie dafür in die Felder Hintergrundfarbe Tabellenkopf, Hintergrundfarbe 1 in der Tabellenzeile, Hintergrundfarbe 2 in der Tabellenzeile bzw. Hintergrundfarbe Tabellenfuß die Farbbezeichnung aus Visual Studio ein. Über Verfügbare Hintergrundfarben können Sie die Farbbezeichnungen von Visual Studio mit der entsprechenden farblichen Ausgabe als Beispiel ausgeben.

Im Feld Format Dateiname für Stapeldruck können Sie die Zusammensetzung des Dateinamens wählen, diese Einstellung wird sowohl bei der ZIP-Ordner mit einzelnen PDF Dateien als auch bei der PDF-Stapeldruckdatei verwendet:

Alternativ kann der HEX-Farbcode eingetragen werden, der mit kostenlosen Tools aus dem Internet (https://html-color-codes.info/webfarben_hexcodes) ermittelt werden kann. Der Farbwert kann mit vorangestellter Raute in die Hintergrundfarben-Felder eingetragen werden (z. B. #9396AE).

Hinweis

Microsoft Empfehlung: „WhiteSmoke“ und „“ für die abwechselnden Hintergründe. Zusätzlich können Tabellenkopf und -fuß mit „LightGray“ eingestellt werden.

Im Inforegister Sonstiges können Sie angeben, wie viele Stellen bei den Verteilungscodes in der Abrechnung verwendet werden sollen.

Abrechnungsart

Die Abrechnungsarten sind die oberste Ebene der Abrechnungseinstellung. Damit teilen Sie RELion mit, für welchen Bereich (Betriebskosten, Heizkosten etc.) die Abrechnung erstellt werden soll.

Wichtig

Die Abrechnungsarten sind in RELion zwingend erforderlich. Auch wenn Sie keine Unterteilung der Abrechnungsarten benötigen, muss mindestens eine eingerichtet werden, da über die Abrechnungsarten die Einstellung der Konten für die Buchung der Abrechnungsergebnisse und der Sollstellungen erfolgt.

In der RE Einrichtung öffnen Sie in der Objektkarte die Tabelle Abrechnungsart.

Vergeben Sie im Feld Code ein Identifikationskürzel. Dieses Kürzel wird bis in die Buchhaltung mitgeführt, um spätere Auswertungen bezogen auf die Abrechnungsarten durchführen zu können.

Im Feld Beschreibung tragen Sie eine Bezeichnung der Abrechnungsart ein. Diese wird auf den Ausdrucken verwendet.

Hinweis

Sofern Sie ein einheitenbezogenes Darlehen mit der Abrechnung verrechnen wollen, benötigen Sie auch mindestens eine Abrechnungsart für Darlehen.

Abrechnungsarten für Rücklage sind entsprechend zu kennzeichnen. Durch dieses Kennzeichen können später in der Länderversion Deutschland die Umbuchungen für Rücklagen automatisch durchgeführt werden. Auch werden Abrechnungsarten mit diesem Kennzeichen nicht abgerechnet.

Wenn die Abrechnung immer für den zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aktuellen Vertragspartner gestellt werden soll, setzen Sie im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner einen Haken. Hier gibt es Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich. In Österreich erhält immer der aktuelle Mieter die Jahresabrechnung, dabei ist es unerheblich ob er im Abrechnungszeitraum Mieter war. In Deutschland wird dies für die korrekte Abrechnung der Eigentümerabrechnungen benötigt.

Wichtig

Die Verwendung der Funktion Abrechnung an aktuellen Vertragspartner ist in Verbindung mit Umlageausfallwagnis nicht möglich.

Heizkosten in der Länderversion Österreich

Damit die S-Sätze in den Abrechnungszeilen beim Holen der Detailwerte aus Heizkosten richtig verarbeitet werden, ist eine Einrichtung in den Abrechnungsarten erforderlich. Blenden Sie sich wenn nötig die Spalten Heizkosten S-Satz Feld 1 (A) und Heizkosten S-Satz Feld 2 (A) ein. Richten Sie die Abrechnungsarten beispielsweise wie folgt ein:

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Zusätzlich zur Liste Abrechnungsart wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix benötigt. Hier legen Sie für jede von Ihnen verwendete Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe einen Datensatz mit den dazugehörigen Konten an. Diese Konten werden zur Findung des Steuersatzes und beim Buchen der Abrechnung benötigt. Über die Suche öffnen Sie die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix oder über RE Einrichtung/Abrechnung.

Wählen Sie im Feld Abrechnungsart den entsprechenden Code aus. Dadurch wird das Feld Abrechnungsart Beschreibung automatisch gefüllt.

Im Feld MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wählen Sie eine Buchungsgruppe aus der Tabelle Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen aus. Achten Sie dabei darauf, dass bei den Geschäftsbuchungsgruppen, im Feld Steuerfrei Bruttobeträge ein Ja steht, deren Werte brutto (inkl. Steuer) in die Abrechnung einfließen sollen. In der Abrechnungsart Buchungsmatrix geben Sie in den weiteren Feldern die benötigten Konten für die Buchungen der Abrechnung ein.

Wichtig

Es ist zwingend erforderlich in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto bei steuerpflichtigen Kombinationen auch Objekt-Konten zu hinterlegen, dessen Sachkonten steuerpflichtig sind. Der Steuersatz, der in der Abrechnung ausgewiesen wird, wird durch dieses Sachkonto bestimmt.

Hinweis

Sofern Sie kreditorische Darlehen in der Abrechnung berücksichtigen wollen, wählen Sie in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto die entsprechenden Darlehenskonten aus.

Über Hole neue Kombinationen werden für alle in der Liste Abrechnungsart eingetragenen Codes jeweils pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in der Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen hinterlegt ist, eine Zeile erstellt.

Verteilungen

Eine weitere zwingende Vorarbeit ist das Einrichten der Verteilungen (Umlagen). Mit diesen wird RELion mitgeteilt, welche Verteilungsarten für die Objekte oder Einheiten eingerichtet werden können.

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Global-Verteilungen und erzeugen eine leere Zeile. Tragen Sie im Feld Code einen eindeutigen Code ein, der aus Ziffern und Buchstaben bestehen kann. Im Feld Beschreibung geben Sie eine kurze aussagekräftige Beschreibung zu diesem Code ein.

Setzen Sie im Feld Standard bei den Verteilungen (z. B. m², Personen, Einheit) einen Haken, die bei einer Neuanlage eines Objekts automatisch in die Objektverteilung aufgenommen werden sollen.

Objekt Vorlagekonten

Sie haben die Möglichkeit, sich für die Miet- bzw. WEG-Verwaltung jeweils einen eigenen Kontenstamm anzulegen. Bis auf die Verteilungsart können Sie bereits in den Global-Objekt-Vorlagekonten die Parameter der Konten festlegen. Dieser dient dann als Kopiervorlage für den objektbezogenen Kontenplan und kann in die Objekte bei Neuanlage eingelesen werden. Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Tabelle Global-Objekt-Vorlagekonten. Hier markieren Sie den gewünschten Code und öffnen den dazugehörigen Kontenrahmen über Global-Objekt-Vorlagekonten.

Der Kontenrahmen in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonten sollte möglichst auf dem aktuellsten Stand sein, um ein einfaches und fehlerfreies Anlegen des Objektkontenplans bei Neuanlage von Objekten zu ermöglichen. Da der Abrechnungslauf nur über die Objektkonten stattfindet, sind diese für die Richtigkeit der Abrechnung von entscheidender Bedeutung. Nachfolgend die Erklärung in Bezug auf die zu erstellende Abrechnung. Einige der beschriebenen Felder sind standardmäßig nicht eingeblendet.

Für die Konten, die für die Abrechnung vorgesehen sind, sind die folgenden Felder entsprechend zu pflegen:

Bezeichnung	Erläuterung
Verwendung	Wählen Sie hier aus, welche Verwendung für dieses Konto vorgesehen ist. Dadurch definieren Sie ob dieses Konto beim Anlegen, z. B. der Abrechnungszeilen, berücksichtigt werden soll. Bei der Abrechnung werden die Optionen Abrechnung und Alles berücksichtigt. Weitere Wahlmöglichkeiten sind Wirtsch.-Plan und Sonderumlage. Diese werden in den Wirtschaftsplan- bzw. Sonderumlagezeilen ausgewertet.
Abrechnungsart	Wählen Sie hier die Abrechnungsart aus, die bei diesem Konto für die Abrechnung verwendet wird, wie beispielsweise BK-VZ für Betriebskosten. Diese Abrechnungsart dient der Zuweisung von Vorauszahlungen zu Kosten und zur Gruppierung auf der Einzelabrechnung.
Verteilungscode	Hier können Sie einen Verteilcode auswählen (z. B.: MEA, QM etc.). Bei der Abrechnung werden die Kosten entsprechend des eingetragenen Verteilungscodes auf die einzelnen Einheiten umgelegt.
Nicht umlagefähig	Kennzeichnen Sie hier die Konten, deren Kosten nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Diese Kosten werden in der WEG-Abrechnung gekennzeichnet und in einem gesonderten Abschnitt pro Abrechnungsart ausgewiesen.

Geschäftsvorfall-Code

In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können Sie die Codes beispielsweise für Abrechnungen, Wirtschaftspläne etc. pflegen.

• Wählen Sie im Feld Geschäftsvorfall (z. B. Abrechnung) aus.
• Geben Sie einen sprechenden Code, wie z. B. BK2017 ein. Dabei können Sie max. 10 Zeichen verwenden.
• Der Text, den Sie im Feld Beschreibung eintragen, wird auf der Abrechnung als Überschrift angedruckt und als Buchungstext verwendet.
• Danach bestimmen Sie über die Felder Datum von und Datum bis die Abrechnungsperiode.
• Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan geben Sie das Datum der Abrechnungserstellung ein. Dieses wird beim Anlegen der Abrechnung über Abrechnung anlegen vorbelegt, kann aber jederzeit geändert werden.

Sofern der Haken im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner in der Tabelle Abrechnungsart gesetzt wurde, werden auch alle Mieter- bzw. Eigentümerwechsel bis zu diesem Zeitpunkt berücksichtigt.

Abrechnung Objekt Vorlage

Als Grundlage für die späteren Abrechnung Objekt Karte können Sie verschiedene Vorlagen erstellen. In diesen bestimmen Sie zum Beispiel, welche Buchungsmethoden und Druckoptionen bei den einzelnen Abrechnungen generell angewendet werden sollen. Diese können später in der Abrechnung Objekt Karte jederzeit individuell geändert werden. Über die Suche öffnen Sie die Tabelle Abrechnung Objekt Vorlage.

Zum Erstellen einer neuen Vorlage öffnen Sie mit +Neu die Abrechnung Objekt Vorlage Karte.

Diese ist ähnlich aufgebaut wie die Abrechnung Objekt Karte. Zuerst wählen Sie Eigentümer/Mieter aus, für welches Objektkennzeichen die Vorlage angewendet werden soll.

Bestimmen Sie über die Felder Buchungsmethode und Vorauszahlungsart die Buchungskombination.

Alle anderen Vorgaben, die Sie in den Inforegistern Allgemein, Datenquelle, Druckoptionen und Vorauszahlungen machen können, vereinfachen das spätere Anlegen der einzelnen Abrechnungen.

Hinweis

Wir empfehlen Ihnen, Vorlagen ohne Abrechnungscode und Objektnr. anzulegen. Diese können Sie jedes Jahr verwenden und erleichtern vor allem beim Anlegen der Abrechnungen im Stapel die Arbeit.

Über die Funktion Druckoptionen eintragen werden mithilfe des Berichts Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen, die in der ausgewählten Abrechnung Objekt Vorlage Karte definierten Druckoptionen in bereits erstellte Abrechnungen eingetragen. Sie können im Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen bis auf einzelne Abrechnungen filtern.

Hinweis

Der Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen kann jederzeit gestartet werden. Dabei werden bei allen angesprochenen Abrechnungen die entsprechenden Druckoptionen eingetragen. Eventuell vorhandene Druckoptionen werden dabei überschrieben.

Geschäftsbeziehungsklassen

Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll.

Öffnen Sie über die Suche die Global-Geschäftsbeziehungsklassen und erzeugen eine leere Zeile.

Wählen Sie im Feld Geschäftsbeziehungsklasse für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen aus:

• Vertragspartner
• Zahler
• Bewohner / Nutzer
• Beirat
• Mitglied
• Info

Über das Feld Drucken bestimmen Sie, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats, wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.

Wichtig

Wenn Sie einen Bericht mehrmals verwenden, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird nicht bei allen Berichten unterstützt!

Wählen Sie im Feld Dokument-ID den Bericht aus, dem Sie eine Geschäftsbeziehungsklasse zuordnen wollen. Für die Abrechnung wählen Sie die ID 5052276 Abrechnung Belege erzeugen, da dieser Bericht die Informationen an die eigentlichen Belege weitergibt.

Berichtsauswahl

RELion bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken der Abrechnung und deren Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen.

Zunächst öffnen Sie über die Suche das Fenster RE Berichtsauswahl. Für die Abrechnung wählen Sie im Dialogfeld Verwendung RE Abrechnung Mieter oder RE Abrechnung Eigentümer aus. Dadurch werden bereits zugeordneten Berichte angezeigt.

Über Initialisieren spielen Sie alle von RELion vorgesehene Standardberichte ein. Möchten Sie nun einen weiteren Bericht in der Liste verwenden, tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer ein. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.

Wenn Sie im Feld Neues Blatt einen Haken setzen, dann wird im PDF-Stapeldruck, wenn Sie die Option Duplexdruck aktiviert haben, dieser Beleg immer auf eine eigene Seite gedruckt. D. h., dieser Berichtstyp beginnt nicht auf der Rückseite des vorherigen Belegs und bei einer ungeraden Seitenzahl wird eine Leerseite davor eingefügt.

Hinweis

Das Feld Neues Blatt wird nur für die verschiedenen Belege des Stapeldrucks verwendet. Beachten Sie, dass Sie diese Einrichtung in jedem Mandanten und je Verwendung unterschiedlich definieren können. Über eine Konvertierung wird dieses Feld bei den empfohlenen Berichtstypen Anschreiben, Anlage §35, Dateianhang Einheit, SEPA Lastschriftmandat, Mitteilung Bankverbindung, Zahlschein, FA-Bestätigung und Dateianhang bereits aktiviert.

Sofern Sie im Wirtschaftsplan Zahlscheine verwenden, empfehlen wir ohne Duplexdruck zu arbeiten.

Sie haben die Möglichkeit zu definieren ob die Seiten in der Betriebskostenabrechnung nummeriert werden. Setzen Sie dazu beim PDF Stapeldruck Abrechnung in folgende Felder entsprechend den Haken:

• Drucke Seitennr. - Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie in der Betriebskostenabrechnung auch eine Seitennummerierung für die Anlagen (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) wünschen.
• Seitennr. fortsetzen - Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie in der Betriebskostenabrechnung die Seitennummerierung fortlaufend wünschen.

Dabei werden die PDF-Anlagen, SEPA-Lastschriftmandate, Mitteilungen von Bankverbindungen und Zahlscheine nicht mitnummeriert. Wenn Sie das Feld Drucke Seitennr. aktiviert haben, das Feld Seitennr. fortsetzen aber nicht, dann beginnt jeder Einzelbeleg (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) mit 1.

Hinweis

Diese Felder können nur bei den Berichten PDF Stapeldruck Abrechnung und PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan verwendet werden. Die Seitennummerierung kann auch für den Wirtschaftsplan eingerichtet werden.

Wichtig

Für den Druck der Abrechnung wird der PDF Stapeldruck Abrechnung benötigt. Dieser startet beim Druck die dazugehörigen untergeordneten Belege. Es darf jeweils nur ein Bericht pro Berichtstyp in der RE Berichtsauswahl eingetragen sein.

Voreinstellungen im Objekt

Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle Objekte und wählen das zu bearbeitende Objekt aus. Hier sind einige abrechnungsrelevante Eintragungen vorzunehmen.

Objekt Konten

In den Objekt Konten werden die Einrichtungen, die Sie in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonto vorgenommen haben, beim Holen der Konten mit übernommen. Sie können diese hier objektspezifisch anpassen.

Prüfen Sie, ob bei den Objekt Konten alle abrechnungsrelevanten Informationen hinterlegt sind. Bei Bedarf können Sie hier objektspezifisch die Einrichtungen ändern.

Zusätzlich bestimmen Sie im Feld Verteilungsart, wie die Kosten des Kontos aufgeteilt werden. Standardmäßig ist Zeitanteilig vorbelegt.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Wahl:

• Zeitanteilig - Dabei werden die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten, auf die in diesem Zeitraum aktiven Vertragspartner, anteilig nach dem Umlagefaktor tagesgenau aufgeteilt.
• Festbetrag - Die Verteilung der angefallenen Kosten im Abrechnungszeitraum erfolgt dabei nicht automatisch. In der Abrechnung Zeilen Festwerte werden vom Anwender manuell die Kosten auf die einzelnen Einheiten verteilt. Heizkosten und Darlehenswerte können auch über den Bericht Abrechnung Detailwerte holen eingespielt werden.
• Kein Zeitanteil - Die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten werden nach dem Umlagefaktor verteilt. Dabei findet keine zeitanteilige Berechnung statt. Das Startdatum der Einheitenverteilung muss dabei im Abrechnungszeitraum sein. Dies wird vor allem für die Abrechnung von Zählerständen benötigt.

Hinweis

Sofern Sie die Verteilungsart kein Zeitanteil verwenden, ist im dazugehörigen Verteilungscode der Haken Absoluter Faktor zu setzen. Außerdem ist im Feld Verteilungscode Wirtschaftsplan ein abweichender Verteilungscode einzutragen, da im Wirtschaftsplan die Werte abweichend von der Eintragung im Objekt Konto zeitanteilig berücksichtigt werden.

• Heizung Hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Heizungskosten verwendet werden.
• Wasser Auch hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Wasserkosten verwendet werden.

Für das Einspielen der Daten aus dem Heizkostendatenträgeraustausch in die Abrechnung setzen Sie bei dem Objektkonto, über das die Heizkosten verteilt werden sollen, die Verteilung auf Festbetrag oder Heizung.

Öffnen Sie über Bearbeiten die dazugehörige Objekt Konten Karte und tragen hier im Inforegister Heizkosten im Feld Schlüssel Kostenart den beim Heizkostendatenträgeraustausch verwendeten Schlüssel ein.

Objekt Verteilung

Das Fenster Objekt Verteilungen wird im Menüband der Objektkarte geöffnet und beinhaltet alle Verteilungscodes, die im Objekt verwendet werden.

Hinweis

Neben der Kostenumlage über Verteilfaktoren pro Einheit, können auch Kosten den Einheiten/-historien, direkt zugeordnet werden (z. B. Heizkosten von einem Ablesedienst, die direkt erfasst bzw. eingelesen werden). Für diese ist kein Verteilcode notwendig. Diese Festwerte werden in der Abrechnung direkt erfasst.

Von RELion werden beim Anlegen des Objekts im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt. Sie können hier weitere Codes auswählen. Dadurch wird die dazugehörige Beschreibung eingetragen.

Im Feld Beschreibung auf Abrechnung bestimmen Sie, ob auf der Abrechnung der Verteilungscode oder die dazugehörige Beschreibung als Erläuterung angedruckt wird. Bei einer unterjährigen Veränderung des Gesamtwertes der Verteilung (z. B. Quadratmeter, Personen) wählen Sie im Feld Hochrechnung aus, ob eine Hochrechnung auf Tag, oder Jahr durchgeführt werden soll. Dies wirkt sich auf das Layout der Abrechnung aus. Die Hochrechnung kommt bei der Verteilungsart Zeitanteilig zum Tragen und berücksichtigt automatisch die Änderungen im Gesamtverteilfaktor. Wenn bei einer Verteilung mit absoluten Verbrauchswerten wie z. B. Wasserverbrauch gearbeitet wird, setzen Sie im Feld Absoluter Faktor einen Haken.

Hinweis

Verwenden Sie Absoluter Faktor bei einem Verteilungscode nur in Verbindung mit der Verteilungsart Festbetrag, Heizung, Wasser bzw. kein Zeitanteil.

In der Tabelle Objekt Verteilungen wählen Sie die Funktion Faktor aktualisieren, anschließend öffnet sich eine Abfrage, mit der Sie entscheiden können, ob alle Objektverteilfaktoren aktualisiert werden sollen oder nur die aktuelle Zeile.

Nach Bestätigung der Abfrage mit OK haben Sie in einer weiteren Abfrage die Auswahl, ob die Faktoren auch für alle relevanten Objekt-Konten geändert werden soll. Dabei bleiben bereits erstellte Abrechnungs-, Wirtschaftsplan- und Sonderumlagezeilen unverändert.

Nach Beendigung des Vorgangs erhalten Sie eine Mitteilung, wie viele Aktualisierungen durchgeführt wurden und im Feld Stichtag wird von RELion das aktuelle Datum eingetragen.

Im Menüband der Objekt Verteilungen können Sie die Einheitenverteilungen öffnen. Über die Funktion Verteilungswerte kopieren öffnen Sie den gleichlautenden Bericht. Mithilfe dieses Berichts können innerhalb eines Objekts Verteilungswerte von einem Verteilungscode in einen anderen kopiert werden.

Von welchem Verteilungscode nach welchem Verteilungscode kopiert werden soll, wählen Sie im Inforegister Optionen. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob vorhandene Werte überschrieben und Nullwerte mit kopiert werden sollen. Auch die Vorgabe eines bestimmten Datumsbezugs ist möglich.

Im Inforegister Einheit Verteilung ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf können Sie die Filterung auf die Einheitennummer erweitern. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

In den Objekt Verteilungen haben Sie im Menüband im Bereich Berichte die Möglichkeit über Verteilfaktoren Einheiten mithilfe des sich öffnenden Berichts Verteilfaktoren Einheiten für das aktuelle Objekt ein oder mehrere Verteilungscodes aufgeschlüsselt auf die einzelnen Einheiten auszugeben.

Bestimmen Sie im Inforegister Optionen über die Felder Von Datum und Bis Datum den zu betrachtenden Zeitraum.

Einheitenverteilung

In der Einheitenverteilung werden Verteilcodes und Werte eingetragen, welche die einzelnen Einheiten betreffen. Die Grundeinstellung der Standardverteilcodes kann hier einheitenbezogen ergänzt werden.

Von der Objektübersicht rufen Sie über die Suche Verteilungen die Liste Objekt Verteilungen auf. Danach wählen Sie die Einheit Verteilungen.

Über das Feld Einheitennr. ist ersichtlich, für welche Einheit die Verteilung gültig ist. Vom System werden im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt. Tragen Sie im Feld Startdatum ein, ab wann der Verteilungscode wirksam ist. Über dieses Datum wird auch gesteuert, zu welcher Einheitenhistorie der Faktor gehört. Den Wert, mit dem die Einheit an der Gesamtumlage beteiligt ist, geben Sie im Feld Faktor ein.

Wichtig

Sollte eine Änderung des Verteilcodes erforderlich werden, darf der aktuelle Code nicht gelöscht werden!

Änderungen können Sie entweder im Fenster Einheit Verteilungen vornehmen, in dem Sie eine neue Zeile anlegen und in diese den Verteilcode nochmal mit dem geänderten Wert erfassen. Als Startdatum nehmen Sie dann das Datum, ab dem die Änderung wirksam ist. Dabei wird automatisch bei der „alten“ Zeile ein Enddatum zur Information eingetragen. Als weitere Möglichkeit können Sie Änderungen im Fenster Einheiten Verteilungen Matrix erfassen, indem Sie im Feld Startdatum Verteilung das Datum, ab wann die Änderung zu tragen kommt, eintragen und dann in der entsprechenden Spalte den Verteilcode ändern.

Einheitenverteilungen Matrix

Mit der Einheiten Verteilungen Matrix haben Sie ein komfortables, übersichtliches Fenster mit der Sie die Verteilfaktoren gegenüberstellen können. Öffnen Sie das Fenster Objekt Verteilungen und dann die Verteilungen Matrix.

Beim Öffnen des Fensters ist im Feld Startdatum Verteilung das aktuelle Arbeitsdatum vorbelegt. Dieses können Sie hier manuell ändern. In den Zeilen werden Ihnen die Werte, die zu diesem Datum gültig sind Fett angezeigt. Werte, die aktuell nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt.  

Hinweis

Die Werte, die zum Startdatum Verteilung nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt. Aus technischen Gründen werden diese nicht unbedingt mit dem richtigen Faktor angezeigt. Wenn sich der Faktor geändert hat, wird auch in den inaktiven Zeilen der aktuell gültige Faktor ausgegeben.

Beispiel: Einheit 003 wurde zum 10.04.2017 vermietet – die Anzahl Personen hat sich deswegen zu diesem Stichtag geändert. Mit aktuellem Startdatum wird sowohl bei der aktuellen Einheit als auch bei der alten Einheit der Faktor 3,00 angezeigt:

Wenn das Startdatum Verteilung auf den 08.04.2017 umgestellt wird, dann wird bei beiden Historien der Faktor 2,00 angezeigt:

Mit Datum um einen Monat vermindern und Datum um einen Monat erhöhen kann jeweils monateweise zurück oder weiter gesprungen werden.

Bei Bedarf wählen Sie im Feld Erfassung Verteilungscode eine Verteilung aus. Erfolgt kein Eintrag, werden bis zu 12 beim Objekt hinterlegten Verteilcodes dargestellt.

Zusätzlich kann im Feld Datumsfilter ein Datum oder ein Zeitraum eingetragen werden. In den Zeilen wird dann die aktive Verteilung zum eingestellten Zeitpunkt angezeigt.

Wichtig

Eingaben in den Feldern Startdatum Verteilung, Erfassung Verteilungscode und Datumsfilter werden erst nach dem Aktualisieren (F5) wirksam.

Mit Objektverteilung aktualisieren (per Startdatum) werden die Änderungen für die Verteilungen zum Stichtag des eingetragenen Startdatum Verteilung in die Objektverteilung und bei allen Objektkonten eingetragen, bei denen dieser Verteilcode hinterlegt ist.

Auf jedem einzelnen Feld in der Matrix können Sie die Faktoren im zeitlichen Verlauf per AssistButton überprüfen. Dabei wird das auf die Einheit und den Verteilcode gefilterte Fenster Einheit Verteilungen geöffnet.

Einstellungen in der Einheit

Über die Suche wählen Sie die Einheitenvertragsübersicht und öffnen die Einheitenvertrag Karte, die Sie bearbeiten möchten.

Vertragsbeginn/-ende

In der Einheitenvertrag Karte sind im Inforegister Einheitenvertrag der Vertragsbeginn und eventuell das Vertragsende eingetragen. Diese Felder bestimmen in erster Linie den Zeitanteil für die Abrechnung, sind aber auch ein wichtiges Kriterium für die Ermittlung und Darstellung möglicher neuer Betriebskostenvorauszahlungen.

Abrechnungsdruck

Im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob und wie die Betriebskostenabrechnung für die ausgewählte Einheit gedruckt werden soll.

Abrechnungskreise allgemein

Ein Abrechnungskreis (AK) ist eine Teilmenge von Einheiten eines Objekts. Er umfasst mindestens eine Einheit und maximal sämtliche Einheiten eines Objekts. Die Zuordnung einer Einheit zu einem Abrechnungskreis ist zeitabhängig. Die Felder Vertragsbeginn/-ende des Einheitenvertrages werden dabei bei der Kostenumlage beachtet.

Auf Abrechnungskreise können Sie buchen.

1. Ein Gebäude mit mehreren Nutzungsarten (z. B. Wohnung und Gewerbe) bildet ein Objekt. Bestimmte Kosten sollen pro Nutzungsart umgelegt werden. Dazu werden für das Objekt entsprechende Abrechnungskreise angelegt und gebucht. Die Nebenkostenabrechnung ermittelt die Kosten pro Abrechnungskreis und legt diese auf die daran beteiligten Einheiten um.
2. Zwei benachbarte Objekte haben einen gemeinsamen Mülltonnenplatz. Die Kostenumlage erfolgt insgesamt nach m² Wohnfläche. Es wird ein objektübergreifender Abrechnungskreis angelegt. Die anfallenden Müllkosten werden auf eines der beiden beteiligten Objekte gebucht und dem Abrechnungskreis zugeordnet. Die Abrechnung ermittelt die Gesamtkosten für den Abrechnungskreis und legt diese nach Gesamt m² Wohnfläche auf alle beteiligten Einheiten um.
3. In einem Gebäude mit fünf Stockwerken ist ein Aufzug montiert. Die Aufzugskosten sollen pro Stockwerke mit unterschiedlichen Prozentwerten umgelegt werden. Dies geschieht durch Aufteilungsregeln.
4. Die Kosten der Rohrreinigung sollen einer einzigen Einheit berechnet werden. Es wird ein Abrechnungskreis angelegt, dem nur die betroffene Einheit zugeordnet wird. Die umzulegenden Kosten werden auf diesen Abrechnungskreis gebucht.
5. Die Wasserkosten von einem Wasserrohrbruch sollen in der Abrechnung zwar ausgewiesen aber nicht umgelegt werden. Die entsprechenden Kosten werden auf einen Abrechnungskreis gebucht, dem keine Einheiten zugeordnet sind und der als Vorwegabzug gekennzeichnet ist.

Anlegen von Abrechnungskreisen per Stapelverarbeitung

Mit der folgenden Stapelverarbeitung können Sie für vorhandene Objekte die wichtigsten Abrechnungskreise automatisch anlegen bzw. aktualisieren lassen.

Öffnen Sie in der Objektkarte Abrechnungskreise. Im Inforegister RE Objekt ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf kann dieser manuell geändert werden.

Nachfolgende Abrechnungskreise können Sie im Inforegister Optionen aktivieren, um sie mithilfe der Stapelverarbeitung anzulegen:

Bezeichnung	Erläuterung
AK Objekt anlegen	Hier wird für jedes Objekt der Standard-Abrechnungskreis mit dem Code OBJEKT angelegt. Dabei wird jeder vorhandene Einheitenstamm des Objekts automatisch diesem Abrechnungskreis zugeordnet. Als Beschreibung wird Objekt + Objektbeschreibung eingetragen.
AK Objekt in Objektkonten	Hiermit werden den Objektkonten, die in der Spalte Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan enthalten, der Standard-Abrechnungskreis OBJEKT zugewiesen. Dieser wird dann nach Eingabe der Kontonummer in der Buchblattzeile vorbelegt.
AK Nutzungsarten anlegen	Für jede in der Liste Global-Nutzungsarten angelegte Nutzungsart wird ein eigener Standard-Abrechnungskreis angelegt. Die Codes und Beschreibung der Abrechnungskreise sind gleichlautend der Nutzungsartencodes und Beschreibung. Die Einheiten werden je nach eingetragener Nutzungsart den Abrechnungskreisen automatisch zugeordnet.
AK Gebäude und Hauseingänge anlegen	Pro Gebäude und/oder Hauseingang wird hiermit ein eigener Standard-Abrechnungskreis gebildet. Der Name dieses Abrechnungskreises besteht aus dem Code des Gebäudes bzw. Hauseinganges. Damit diese Abrechnungskreise angelegt werden können, sind diese in den Einheitenstamm Karten zu hinterlegen. Die Einheiten werden je nach eingetragenem Gebäude und Hauseingang automatisch zugeordnet.
AK je Einheitenstamm anlegen	Für jede Einheit wird ein Standard-Abrechnungskreis erstellt. Der Code ist gleichlautend mit der Einheitennummer.
Filter Nutzungsart	Hier können Sie die Nutzungsart(en) auswählen, für die Abrechnungskreise angelegt werden sollen. Dieser Filter ist abhängig von der Auswahl der Felder AK Nutzungsart anlegen und/oder AK je Einheitenstamm anlegen.

Diese Verarbeitung legt für ein Objekt, mehrere oder alle Objekte die Standard-Abrechnungskreise an.

Wichtig

Die Erstellung des Standard-Abrechnungskreises OBJEKT ist für die Abrechnung zwingend erforderlich.

Hinweis

Diese Stapelverarbeitung kann jederzeit zur Aktualisierung der Abrechnungskreise erneut gestartet werden. Das trifft zum Beispiel dann zu, wenn weitere Einheiten eingerichtet wurden. Es werden dabei nur Standard-Abrechnungskreise aktualisiert. Manuell angelegte Abrechnungskreise werden nicht berücksichtigt.

Anlegen von Abrechnungskreisen (manuell)

Öffnen Sie die Liste Objekte und klicken auf die Zeile des Objektes, das Sie bearbeiten möchten. Über die Option Abrechnungskreise öffnen Sie das Fenster Abrechnungskreis Übersicht.

Legen Sie in diesem Fenster eine neue Zeile mit folgenden Angaben an:

Bezeichnung	Erläuterung
Code	Geben Sie hier einen eindeutigen Code für den Abrechnungskreis ein.
Objektübergreifend	Mit diesem Feld wird bestimmt, dass der Abrechnungskreis für dieses Objekt objektübergreifend ist, d.h. Buchungen anderer Objekte innerhalb der Zuständigkeitseinheit mit identischem Abrechnungskreis und Einstellung werden hier objektübergreifend berücksichtigt.
Filter teilnehmende Objekte	Hier werden die Objekte eingetragen, für die der Abrechnungskreis bei Option Objektübergreifend wirksam ist. Dabei ist zu beachten, dass in allen daran teilnehmenden Objekten der identische Abrechnungskreis mit dem gleichen Filter Teilnehmende Objekte eingetragen sein muss.
Vorwegabzug	Kennzeichnen Sie hiermit einen Abrechnungskreis, um vorweg abgezogene Kosten in der Abrechnung darzustellen. Wichtig: Da diese Kosten nicht verteilt werden sollen, dürfen diesem Abrechnungskreis keine Einheiten zugeordnet werden.
Beschreibung	Geben Sie hier eine Bezeichnung des Abrechnungskreises ein. Diese wird in den Abrechnungszeilen in Kombination mit der Beschreibung des Objektkontos eingetragen. Wenn mehr als ein Abrechnungskreis pro Objektkonto verwendet wird, wird diese Kombination dann auch in der Einzelabrechnung angedruckt. Zusätzlich wird diese Beschreibung zur Erläuterung des Abrechnungskreises in den Fußnoten in der Einzelabrechnung ausgegeben.
Erläuterungstext 1; Erläuterungstext 2; Erläuterungstext 3	Tragen Sie hier zusätzliche Erläuterungstexte für den Abrechnungskreis ein. Dieser Text wird in der Abrechnung mit angedruckt.

Zuordnen von Einheiten zu Abrechnungskreisen (allgemein)

Jede Einheit kann beliebig vielen Abrechnungskreisen zugeordnet werden. An einem Abrechnungskreis kann eine Einheit aber nur einmal beteiligt werden. Die Beteiligung kann zeitabhängig über das Startdatum bzw. Enddatum gesteuert werden. Von der Tabelle Abrechnungskreis Übersicht können Sie über die Suche Funktion Einheiten zuordnen auswählen, um die Einheitenstämme zu öffnen.

Markieren Sie die Einheit/-en, die Sie dem Abrechnungskreis zuordnen wollen und bestätigen Sie mit OK.

Nach einer Sicherheitsabfrage, ob Sie diese wirklich übernehmen wollen, werden die markierten Einheiten in den Abrechnungskreis Beteiligungen übernommen. Diese können Sie anschließend über die Funktion Beteiligte Einheiten überprüfen.

Objektübergreifende Abrechnungskreise

Der objektübergreifende Abrechnungskreis wird für Kosten verwendet, die auf mehrere Objekte aufgeteilt werden sollen. Dies kommt häufig bei Kosten, wie zum Beispiel für die Pflege der Außenanlagen, den Winterdienst, etc. vor. Dazu kennzeichnen Sie im Fenster Abrechnungskreis Übersicht den entsprechenden Abrechnungskreis im Feld Objektübergreifend.

Zusätzlich tragen Sie im Feld Filter teilnehmende Objekte die Objektnummern aller beteiligten Objekte ein. Damit wird erreicht, dass bei der Saldenermittlung nicht alle Posten des Mandanten durchsucht werden müssen, sondern nur die Objekte, bei denen der objektübergreifende Abrechnungskreis eingerichtet ist. Diese Posten werden dann in der Abrechnung aufsummiert. Bei der automatischen Berechnung des 100 % Faktors werden dann alle Einheitenverteilungen des gesamten Abrechnungskreises aufsummiert. Zur Unterscheidung dazu finden Sie im 100 % Faktor Objekt die Summe aller Einheitenverteilungen aus dem aktuellen Objekt. Beide Felder finden Sie in den Abrechnungszeilen.

Wichtig

In allen beteiligten Objekten muss dieser Abrechnungskreis mit den gleichen Informationen angelegt werden.

Aufteilungsregeln für Abrechnungskreise

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung für mehrere Abrechnungskreise gestellt wird. Sofern die Aufteilung auf die unterschiedlichen Abrechnungskreise aus der Rechnung individuell erfolgen soll, ist dies durch manuelles Anlegen entsprechender EK-Rechnungszeilen zu realisieren.

Beispiel: Eine Rechnung für Müllgebühren enthält Teilbeträge für „Hausmüll“ und „Gewerbemüll“. Die Kostenumlage soll für Wohnungs- und Gewerbemieter getrennt erfolgen. Deshalb gibt es zwei Abrechnungskreise. Die Rechnung wird manuell aufgeteilt. D. h., es werden zwei Rechnungszeilen mit den jeweiligen Teilbeträgen auf die entsprechenden Abrechnungskreise gebucht. Es gibt auch feststehende Vorverteilungen. Zum Beispiel die Aufteilung der Grundsteuer auf Wohnungen, Gewerbe und Garagen. Einem Abrechnungskreis kann deshalb eine Aufteilungsregel zugewiesen werden. Die Aufteilungsregeln können bei der Abrechnungserstellung für Abrechnungszeilen angewendet werden. Dies schafft die Möglichkeit, zunächst auf einen Abrechnungskreis zu buchen und erst zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aufzuteilen (ohne Umbuchungen).

Anlegen von Aufteilungsregeln

Auf der Objektkarte öffnen Sie die Abrechnungskreis Übersicht. Im Menüband wählen Sie über Details das Fenster Abrechnungskreis Aufteil.Regel. Erstellen Sie eine neue Aufteilungsregel.

Abrechnungskreisauswahl an einem Objektkonto

Grundsätzlich stehen alle Abrechnungskreise für alle Objektkonten zur Verfügung. In der Praxis kann es vorkommen, dass bestimmte Buchungen nicht auf einen Abrechnungskreis gebucht werden dürfen. Darum können Sie die zulässigen Abrechnungskreise einschränken. Auf der Objektkarte wählen Sie über die Suche die Funktion Konten und es öffnet sich die Liste mit den Objekt Konten. Im nachfolgenden Beispiel soll die Position Gebäude und Glasversicherung nur für die Gewerbe-Einheiten über den Abrechnungskreis Gewerbe gebucht werden.

Das Konto öffnet sich durch Anklicken und im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan können Sie den Abrechnungskreis ändern. Beim Buchen der Glasversicherung wird beim Auswählen eines Abrechnungskreises nur dieser Abrechnungskreis angezeigt.

Hinweis

Wenn am Objektkonto ein Abrechnungskreis hinterlegt ist, dann wird dieser im Buch.Blatt vorbelegt.

Berichtstexte Schnelleinrichtung

Sie können in RELion im Anschreiben der Abrechnung die Texte über Berichtstexte definieren. Dazu öffnen Sie über die Suche die Übersicht RE Berichtstexte.

Hinweis

Wir empfehlen mindestens einen Berichtstext für Mietabrechnungen und einen Berichtstext für Eigentümerabrechnungen anzulegen.

Legen Sie eine leere Aufgabenseite an. Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen aus für dessen Objekte Sie Texte für das Abrechnungsschreiben erfassen möchten. Bei Bedarf können Sie bestimmen, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Abrechnungscodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.

Hinweis

Beim Holen der Berichtstexte in die Abrechnung werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie (ohne Geschäftsvorfallcode)
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. (ohne Geschäftsvorfallcode)
3. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Geschäftsvorfallcode
4. Eigentümer/Mieter + Objektnr.
5. Eigentümer/Mieter

Sind mehrere Textbausteine mit der gleichen Kombination vorhanden, dann wird die erste genommen. Folgende Kombinationen werden nicht unterstützt:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie + Geschäftsvorfallcode
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Geschäftsvorfallcode

Sofern Sie den Text als Vorlage für individuelle Texte verwenden wollen, aktivieren Sie das Feld Vorlage. In der Liste wählen Sie in der Spalte Positionierung die gewünschte Option aus: Vortext: Der Text wird vor den Abrechnungsposten im Anschreiben gedruckt. Mitte: Auf dem Abrechnungsanschreiben wird der Text nach den Abrechnungsposten und vor den neuen Vorauszahlungen gedruckt.

Wichtig

Wenn keine neuen Vorauszahlungen gebildet wurden oder die Druckoption Vorauszahlung Alt-Neu nicht aktiv ist, wird dieser Text nicht mit angedruckt.

• Nachtext: Der Text wird nach den Abrechnungsposten bzw. wenn vorhanden, nach den neuen Vorauszahlungen angezeigt.
• Erläuterung allgemein: Der Text wird in der Einzelabrechnung nach den Fußnoten angedruckt.
• Hinweis § 35a: Für die Anlage § 35a können Sie hier einen eigenen Text erfassen, der dann über den Kostenpositionen gedruckt wird. Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Sollte der Text unterstrichen oder in Fettdruck gewünscht werden, setzten Sie in den entsprechenden Feldern einen Haken. Damit die Texte auch in die Abrechnung gezogen werden, öffnen Sie über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen.

Legen Sie mit Neu eine neue Zeile an und tragen Sie dort im Feld Bericht ID die Report Nummer 5052276 für das Erzeugen der Abrechnungsbelege ein.

Sie können Vordrucke für Bankmitteilungen und Einzugsermächtigungen erzeugen, indem Sie in einem bestehendem RE Berichtstext im Menüband über Initialisiere Text/Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung bzw. SEPA Lastschriftmandat starten.

Hinweis

Diese Vordrucke werden benötigt, wenn Sie in der Abrechnung die Druckoptionen Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung und SEPA Lastschriftmandat aktivieren.

Bei Bedarf können Sie dann noch Änderungen an dem Text vornehmen.

Hinweis

Der neue Berichtstext wird nach den bisher erstellen Berichtstexten eingefügt. Es ist nicht notwendig vorher einen neuen Berichtskopf anzulegen. Auch eine Berichtszuordnung ist nicht erforderlich! Nach dem Aktualisieren der Berichtstexte können Sie diesen öffnen, um ihn zu überprüfen bzw. zu ändern.

Fallbeispiel

Für ein gemischt genutztes Mietobjekt soll eine Jahresabrechnung für die Abrechnungsarten BK-VZ und HK-VZ erstellt werden. Dabei werden nur die Buchungen im Leistungszeitraum sowie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt.

• Eine Rechnung für die Wasserversorgung (Konto 800200) wurde für den Zeitraum 01.12.2017 bis 31.01.2018 gebucht.
• Die Straßenreinigungskosten (Konto 800501) werden zusammen mit dem Nachbarobjekt getragen.
• Die Kosten für die Müllabfuhr (Konto 800600) werden nach Gewerbeeinheiten und Wohnungen aufgeteilt.
• Für die anteilige Miete der Telefonanlage (Konto 801710) gibt es je Einheit einen Festbetrag vom Betreiber der Anlage.
• Da eine Gewerbeeinheit einige Feuerlöscher verwendet, wurde vertraglich vereinbart, dass diese Einheit nicht an die Wartungskosten für Feuerlöscher (Konto 801701) beteiligt ist.

Schematischer Ablauf

Abrechnung anlegen

Damit RELion eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellen kann, müssen die erforderlichen Daten, die im Abrechnungszeitraum verarbeitet wurden, entsprechend der vorgegebenen Einstellungen zusammengestellt und aufbereitet werden. Um diese umfangreichen Arbeiten möglichst einfach durchführen zu können, wurden Stapelverarbeitungen eingebaut, die Ihnen die Arbeit abnehmen und den Arbeitsaufwand geringhalten.

Ausgangspunkt der kompletten Abrechnungserstellung, sowie der neuen Vorauszahlungen, ist das Fenster Abrechnungen, hier werden sämtliche bereits erstellten Abrechnungen dargestellt. Dazu öffnen Sie über die Suche die Liste Abrechnungen und starten den Bericht Abrechnungen anlegen.

Im Inforegister Vorbelegen aus haben Sie im Feld Quelle die Wahl ob Sie die Einstellungen wie Buchungsmethode, Druckoptionen etc. aus einer Abrechnung Objekt Vorlage Karte oder aus der letzten Abrechnung übernehmen wollen. In unserem Fall wählen Sie hier Vorlage aus. Sofern Sie Letzte Abrechnung (wenn nicht vorhanden dann Vorlage) verwenden, geben Sie im Feld Letzte Abrechnung den Abrechnungscode der entsprechenden früheren Abrechnung an. Im Feld Vorlage ist immer die entsprechende Vorlagennummer einzutragen.

Wählen Sie im Inforegister Abrechnung anlegen im Feld Abrechnungscode den zuvor angelegten Code für den Abrechnungszeitraum aus. Dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt. Diese können Sie bei Bedarf manuell ändern. Tragen Sie im Feld Zahlungsdatum das Zahlungsziel ein, dieses kann auf der Abrechnung angedruckt werden und wird als Fälligkeitsdatum für die Abrechnungsergebnisse verwendet.

Für eine einfache Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist es sinnvoll die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Es besteht jedoch die Möglichkeit alle Einstellungen einzeln zu starten. Im Inforegister RE Objekt filtern Sie auf das entsprechende Objekt. Mit OK starten Sie die Stapelverarbeitung.

Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, werden Sie darüber informiert, dass Aktionsprotokollzeilen erstellt wurden. Diese können Sie über die Infobox Aktionsprotokolleinträge einsehen.

Abrechnung Objekt Karte

Auf der Übersicht Abrechnung wählen Sie die Zeile, die Sie bearbeiten möchten und öffnen die zugehörige Abrechnung Objekt Karte.

Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen der ausgewählten Abrechnung. Bei Bedarf können Sie hier noch Änderungen vornehmen. Da in unserem Fall die Kosten für die Wasserversorgung nur anteilig für die Abrechnungsperiode angerechnet werden soll, kontrollieren Sie hier ob der Haken im Feld Leistungszeitraum berücksicht. gesetzt ist. Wenn Abrechnungsdatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum (falls nicht Abrechnungsdatum) ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, können Sie im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollziehen. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn Sie erneut auf das Feld Status in der jeweiligen Zeile klicken.

Beteiligte Einheiten prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten geholt. Sie können diese über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt im Fenster Einheit Abrechnung überprüfen.

Abrechnungszeilen

Die Abrechnungszeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für die Abrechnung dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen werden die gebuchten Posten der Objektkonten, bei denen in den Objekt Konten die Verwendung Abrechnung oder Alles ausgewählt wurde, in die Abrechnungszeilen eingetragen. In der Liste Abrechnungen öffnen Sie die Abrechnung Zeilen.

In der Spalte Kontonr. können Sie über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitern bzw. reduzieren. Im den Beispiel wurden die Hausmeisterkosten objektübergreifend aufgeteilt. In der Abrechnung werden die Gesamtkosten für das Objektkonto dargestellt. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Objekt die Kosten gebucht wurden. Auf den Abrechnungskreis OBJEKT wurden keine Kosten direkt gebucht.

Diese Kosten werden mithilfe der Werte im Feld 100 % Faktor auf die entsprechenden Einheiten umgelegt. Im Feld 100 % Faktor Objekt ist dabei erkenntlich, welchen Anteil der Kosten in diesem Objekt zum Tragen kommen.

Mit dem Holen der Abrechnungszeilen werden automatisch die Kostenbuchungen zu den jeweiligen Konten geholt. Bei Heizkosten werden die erforderlichen D-Sätze aus dem Modul Heizkosten-Datenaustausch, bei Darlehensbuchungen die Werte aus dem Datenpool geholt und auf Einheitenebene zugeordnet. Sorgen Sie also dafür, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung alle Buchungen in RELion vorliegen. Die geholten Buchungen können Sie über den Drilldown in der Spalte „Anzahl Detailzeilen“ prüfen.

Festwerte erfassen

In unserem Fallbeispiel wird die „Miete Telefonanlage“ als Festbeträge direkt zugeordnet. In den Abrechnung Zeilen können die gebuchten Posten zu diesem Konto über die Sachposten eingesehen werden. Zum Erfassen der Festbeträge klicken Sie die Zeile Miete Telefonanlage und öffnen Sie über Vorgang Festwerte erfassen das Fenster Abrechnung Zeilen Festwerte.

Hinweis

Beachten Sie bitte, dass die eingetragene Verteilungsart im Objektkontenplan in diesem Fall entweder Festbetrag, Heizung oder Wasser sein muss und die Abrechnung noch nicht berechnet worden ist.

Hier werden Ihnen alle in der Abrechnungsperiode aktiven Einheiten des Objektes aufgeführt. Tragen Sie im Feld Betrag Netto oder Betrag Brutto die entsprechenden Werte ein.

Hinweis

Sofern es sich um Kosten im Sinne des § 35a EStG handelt, können Sie die dementsprechenden Werte in den dafür vorgesehenen Feldern eintragen. Blenden Sie sich diese dafür ein.

Schließen Sie das Fenster damit die Beträge auch in den Abrechnung Zeilen angezeigt werden.

Aufteilungsregeln anwenden

Beim Objekt wurde für die Aufteilung der Müllkosten Abrechnungskreise mit folgenden Aufteilungsregeln erstellt.

Zum Anwenden der Aufteilungsregeln können Sie unter drei verschiedenen Möglichkeiten wählen:

1. Markieren Sie das entsprechende Konto und klicken Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln. Damit wird die Aufteilungsregel des ausgewählten Kontos angewendet.
2. Um alle Aufteilungsregeln in den Abrechnungszeilen anzuwenden, verwenden Sie Aufteil.regel anwenden Gesamt.
3. Beim Berechnen der Abrechnung werden automatisch alle Aufteilungsregeln angewendet, sofern die Option Aufteilungsregeln anwenden im Bericht Abrechnung berechnen nicht deaktiviert wird.

Hinweis

Solange diese Funktion nicht ausgeführt worden ist, finden die Aufteilungsregeln in der Abrechnung keine Anwendung. Die Aufteilungsregeln der einzelnen Konten können nur über Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln wieder zurückgesetzt werden und dann auch immer nur Konto für Konto.

Vorauszahlungen prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die Vorauszahlungen (Sollstellungen und dazugehörigen Zahlungen) geholt. In der Abrechnung Objekt Karte können Sie über Details oder über die Suche die Vorauszahlungen öffnen.

In der Spalte Ebene können Sie über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitern bzw. reduzieren. Hier haben Sie die Möglichkeit alle Vorauszahlungen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.

Abrechnung berechnen

Nachdem Sie überprüft haben, dass die Kosten und Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmen, legen Sie die angefallenen Kosten auf die einzelnen Debitoren um, indem Sie die Abrechnung berechnen. In der Abrechnung Objekt Karte können Sie über Abrechnung berechnen die Stapelverarbeitung öffnen.

Im Inforegister Abrechnung Objekt ist dabei bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen. Zusätzlich können Sie hier noch bestimmen, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden sollen. Starten Sie den Vorgang mit OK.

Anschließend sind die Gesamtfaktoren für die jeweiligen Abrechnungskreise und Verteilungscodes berechnet. Sofern eine Hochrechnung aktiv ist, werden zusätzlich die Hochrechnungszeilen gefüllt. Die Kosten werden auf die einzelnen Einheiten umgelegt und die Liste Abrechnungsposten gefüllt. Wurde die Berechnung durchgeführt, steht der Status im Inforegister Bearbeitungsstatus in der Zeile Abrechnung berechnet auf der Abrechnung Objekt Karte auf Ja. Für eine schnellere Berechnung kann beim Abrechnung berechnen die Option Ausnahmen anwenden gleich mitberücksichtigt werden.

Abstimmarbeiten

Bei den Abstimmarbeiten können nach Erstellung der Abrechnung abschließende Kontrollen, ob alle Einheiten und Konten erfasst, alle Verteilungen eingetragen und die Beträge richtig gebucht wurden, durchgeführt werden.

Einige der Berichte verwenden Sie bevor die Abrechnung berechnet wird, andere sind für die Ergebniskontrolle gedacht. Alle diese Berichte starten Sie in der Abrechnung Objekt Karte über Drucken. Im Fenster RE Berichtsauswahl wählen Sie diese in der Rubrik Prüfungen aus.

Nachfolgende Prüfberichte sind im Standard eingetragen:

• Prüfe Vorauszahlungskonten
• Kosten Detailliert
• Kontrollliste Einheiten
• Objekt Abrechnungsübersicht Miete (bzw. WEG)
• Abstimmprotokoll Abrechnung
• RELion Objektbuchungen LZ/35a

Die Vorgehensweise ist bei allen Berichten identisch. Markieren Sie den gewünschten Bericht und öffnen diesen über OK.

Prüfe Vorauszahlungskonten

Mithilfe des Berichts Prüfe Vorauszahlungskonten können Sie vorab prüfen, ob bei den ausgewählten Objekten für jede verwendete MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe ein Sollstellungskonto pro verwendete Abrechnungsart vorhanden ist.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.

Kontrollliste Einheiten

Dieser Bericht listet nach der Berechnung der Abrechnung die Einheiten auf, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden mit den auf die einzelnen Einheiten umgelegten Werten.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.

Objekt Abrechnungsübersicht Mieter

Mit dem Bericht Objekt Abrechnungsübersicht Mieter erhalten Sie nach dem Berechnen der Abrechnung eine Aufstellung der Kostenpositionen zur Abrechnung.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.

Hinweis

Da bei den Aufteilungsregeln die entstandenen Kosten „mehrfach“ aufgeteilt werden, werden in diesem Bericht Differenzen ausgewiesen. Diese ergeben sich aus den Bewegungen im Abrechnungszeitraum und den verteilten Gesamtkosten pro Abrechnungszeile. In der Spalte verteilte Kosten kann man erkennen, welche Kosten wirklich insgesamt verteilt wurden. In der Spalte Gesamtkosten sieht man, welchen Anteil der Kosten die jeweilige Aufteilungsregel an den Gesamtkosten hat.

Abstimmprotokoll Abrechnung

Über dieses Protokoll können nach dem Berechnen der Abrechnung die Beträge, die in den Abrechnungszeilen stehen, mit den tatsächlich umgelegten Werten abgestimmt werden. Dabei sind eventuell vorhandene Differenzen, die oftmals durch die Verteilung entstehen, erkennbar.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen.

Außerdem können Sie im Inforegister Abrechnung Zeile auf einzelne Konten filtern. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.

Objektkonten Leistungszeitraum

Dieser Bericht druckt eine Liste aller Buchungen auf Objektkonten, die im vorgegebenen Zeitraum vorgenommen worden sind, gruppiert pro Objekt. Zusätzlich können Sie wählen ob alle Buchungen, die den Leistungszeitraum betreffen oder Buchungen mit § 35 Dimensionen, ausgegeben werden.

Über die Filtermöglichkeiten in den Inforegistern Objekt Konto und Sachposten können Sie die Ausgabe einschränken, um z. B. nur die Konten zu prüfen, die in der Abrechnung einer Rolle spielen. Dazu filtern Sie auf die Verwendung Alles und Abrechnung. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.

Ausnahmen anwenden

Gerade im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken. Dabei kann für einzelne Einheiten bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt.

In der Abrechnung Objekt Karte wählen Sie die Funktion Ausnahmen. Beim Ermitteln der beteiligten Einheiten werden bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt. Bei Bedarf können Sie hier über Ausnahmen holen Ausnahmen einspielen, die erst nach dem Ermitteln der Einheiten bei den Mietverträgen angelegt wurden.

Die Abrechnung Ausnahmen Karte ist ähnlich aufgebaut wie Vertrag Ausnahmen Karte. Lediglich das Feld Aktiv im Inforegister Allgemein gibt es in der Vertrag Ausnahmen Karte nicht.

In diesem wird, wie auch in der Übersicht, angezeigt ob und wann die Ausnahme angewendet worden ist. In der Liste Abrechnung Ausnahmen wird über Vorgang Alle Ausnahmen prüfen bzw. Aktuelle Ausnahme prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt eingespielt worden sind, können Sie diese in der Abrechnung Objekt Karte mit Ausnahmen anwenden aktivieren. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen.

Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Wenn Sie diese trotzdem noch ändern wollen, setzen Sie den Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewendeten Ausnahmen können Sie dann in den Abrechnungsposten prüfen.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine prozentuale Beteiligung von 80 % vereinbart. Im Feld Ausnahme Betrag ist der Differenzbetrag ersichtlich. Im Feld Betrag vor Ausnahme der ursprüngliche Betrag. Nur die im Feld Betrag anteilig ausgewiesenen Kosten kommen in der Abrechnung zum Tragen.

Individuelle Texte anlegen

Normalerweise verwendet die Abrechnung den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einer Abrechnung individuelle Informationen zu verwenden. RELion gibt Ihnen die Möglichkeit auf Wunsch für jedes Objekt bzw. für jede Einheit einen individuellen Ausdruck zu erstellen. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Abrechnung Objekt Karte über Texte vorgenommen werden. Sofern der Abrechnung noch kein Berichtstext zugeordnet wurde, öffnet sich beim erstmaligen Starten folgende Abfrage:

Mit Ja öffnen Sie das Fenster RE Berichtstexte Übersicht.

Hier werden Ihnen alle Berichtstexte angezeigt, die mit Vorlage gekennzeichnet sind und für dieses Objekt und diese Abrechnung zur Verfügung stehen. können Sie einen vorhandenen Text auswählen und diesen mit OK in die neue Textvorlage kopieren. Anschließend können Sie diesen individuell bearbeiten.

Hinweis

Wenn kein Berichtstext mit Vorlage gekennzeichnet ist oder die Vorlagen für die Abrechnung nicht verwendet werden können (z. B. wegen der Objektnr. oder des Geschäftsvorfallcodes), dann werden Ihnen nach einer Abfrage alle Berichtstexte angezeigt, aus denen Sie sich dann den gewünschten Text auswählen können.

Wenn bereits ein Text kopiert wurde, können Sie das in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennen. In diesem Fall gelangen Sie mit der Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.

Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Felder Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden oder die Zuordnung über die Felder Objektnr. und Geschäftsvorfallcode entfernt werden.

Neue Vorauszahlungen ermitteln

Nach der Erstellung und Prüfung der Abrechnung können im nächsten Schritt die neuen Vorauszahlungen ermittelt werden. Damit werden den Eigentümern/Mietern die neuen monatlichen Hausgeld- bzw. Betriebskostenvorauszahlungen auf Basis der erstellten Abrechnung vorgelegt. Hierzu werden im Hintergrund die Funktionen des Wirtschaftsplans verwendet.

Hinweis

Wenn Sie mit der Abrechnung die zukünftigen Vorauszahlungen nicht anpassen wollen, können Sie die folgenden Schritte zum Wirtschaftsplan überspringen und beim Kapitel Belege erzeugen fortfahren.

Wirtschaftsplan anlegen

In der Abrechnung Objekt Karte können Sie die erforderlichen Menüpunkte zur Erstellung der neuen Vorauszahlungen aufrufen. Als Erstes wird der Menüpunkt Wirtschaftsplan anlegen gestartet. Dabei wird ein Wirtschaftsplan auf Basis der Abrechnung erstellt. Die Abrechnungszeilen werden hierfür in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen.

Im Bericht Wirtschaftsplan anlegen sind bereits im Inforegister Vorbelegen aus die Felder Quelle und Code (Abrech./Wirtsch.Plan) mit den Werten aus der Abrechnung gefüllt.

Im Feld Multiplikator können Sie den Faktor ändern, wenn die bestehenden Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese z. B. um 10 % erhöht werden, geben Sie den Multiplikator 1,1 ein. Möchten Sie die Beträge verringern, z. B. um 5%, wählen Sie den Faktor 0,95. Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wählen Sie im Feld Wirtschaftsplan Code einen passenden Code aus. Dadurch werden die Felder Von Datum, Bis Datum und Wirtschaftsplan Datum gefüllt, sofern bei dem ausgewählten Wirtschaftsplancode diese Angaben hinterlegt wurden. Tragen Sie im Feld Datum 1. Sollstellung das Datum ein, ab dem der neue Vorauszahlungsbetrag für die Sollstellung verwendet werden soll.

Bei Bedarf aktivieren Sie das Feld Vorhandene WP überschreiben, dadurch werden eventuell vorhandene Wirtschaftspläne mit gleichem Wirtschaftsplancode überschrieben, sofern dort folgende Schritte noch nicht ausgeführt wurden: Belege erzeugt, Sollstellungszeilen erstellt, Nachberechnung gebucht und/oder gesperrt. Bestimmen Sie im Inforegister Weitere Schritte (optional), ob Sie die Beteiligten Einheiten holen bereits beim Anlegen des Wirtschaftsplans holen wollen. Standardmäßig ist diese Option aktiv. Im Inforegister RE Objekt ist bereits über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. das Objekt ausgewählt. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.

Hinweis

Sollte beim Anlegen des Wirtschaftsplans Aktionsprotokollzeilen angelegt werden, so können Sie sich diese anzeigen lassen indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte auf Wirtschaftsplan zeigen gehen. Dadurch öffnet sich die gefilterte Übersicht Wirtschaftspläne. Hier können Sie in der Infobox Aktionsprotokolleinträge diese mit einem Mausklick auf die entsprechende Zahl prüfen. Sollte in der Übersicht kein Eintrag angezeigt werden, so entfernen Sie den Filter auf das Feld Wirtschaftsplancode.

Wirtschaftsplan berechnen

Nachdem die Gesamtkosten aus der aktuellen Abrechnung übertragen wurden, berechnen Sie im nächsten Schritt diese für die einzelnen Einheiten. Starten Sie dazu über Wirtschaftsplan berechnen den gleichlautenden Bericht.

In der Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan berechnen sind im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits die Filterdaten aus der Abrechnung übernommen worden. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen.

Zusätzlich können Sie hier noch bestimmen, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden. Starten Sie den Vorgang mit OK.

Ausschlussbedingungen für die neuen Vorauszahlungen

Nicht immer ist es gewünscht, die neuen Vorauszahlungen anzupassen. Wenn z. B. ein Mieter neu eingezogen ist, sollen die vertraglich vereinbarten Nebenkosten nicht geändert werden. Auch kann es vorkommen, dass die Vorauszahlungen erst angepasst werden sollen, wenn sie sich um mindestens 5 EUR erhöhen. Dafür können Sie in RELion Ausschlussbedingungen anwenden.

Rufen Sie dafür den Bericht Abrechnung Ausschlussbedingungen f. neue VZ in der Abrechnung Objekt Karte über Ausschlussbed. anwenden auf. Mit diesem Bericht können Sie die gewählten Ausschlussgründe in die betroffenen Abrechnungsposten eintragen. Im Inforegister Optionen können Sie die Kriterien bestimmen, die dazu führen, dass keine neuen Vorauszahlungen für bestimmte Einheiten generiert werden. Mit Drucken oder Vorschau starten Sie die Verarbeitung.

Sollstellungszeilen erstellen

Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dies können Sie über Sollstellungszeilen erstellen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Aktionen im Bereich Neue Vorauszahlung ausführen.

In dem sich öffnenden Fenster Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen ist im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert. Setzen Sie die Option Änderung speichern, wenn Sie die Sollstellungszeilen direkt erstellen wollen. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.

Hinweis

Sofern Sie zu erstellenden Sollstellungszeilen zuerst prüfen möchten, starten Sie die Verarbeitung ohne diese Option. Dann werden die geplanten Änderungen zuerst ins Aktionsprotokoll eingetragen. Prüfen Sie das Aktionsprotokoll ob die Änderungen die gewünschten sind und starten Sie dann die Verarbeitung erneut mit gesetzter Option Änderung speichern.

Wirtschaftsplan zeigen

Als abschließender Punkt öffnen Sie über die Funktion Wirtschaftsplan zeigen in der Abrechnung Objekt Karte das Fenster Wirtschaftspläne. Hier sind die Ergebnisse der vorher gestarteten Funktionen eingetragen. Diese können Sie hier überprüfen.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Hinweis

Überprüfen Sie vor dem Aufruf Belege erzeugen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen ob Sie alle gewünschten Optionen aktiviert haben!

Starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte entweder den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen oder über Belege erzeugen.

Es ist bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

Hinweis

Für das Erzeugen der Belege sollten Sie den Filter nicht erweitern. Bei Bedarf können Sie den Filter auflösen, sodass die Belege, z. B. für alle Objekte, erzeugt werden.

Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen.

Über Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg entweder ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen. Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, stellen Sie in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja um. Danach ist es nicht mehr möglich Änderungen in den Belegen vorzunehmen.

Abrechnung drucken

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. Über Bericht im Fenster Abrechnung Objekt Karte öffnen Sie die RE Berichtsauswahl, in welcher Sie den PDF Stapeldruck Abrechnung, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK öffnen.

Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf die Abrechnung gefiltert.

Im Feld Auswahl für Druckausgabe können Sie Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten auswählen und Sie erhalten eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben wird. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner erhalten Sie als Ergebnis einen komprimierten ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können Sie z. B. verwenden, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragen wollen.

Anschließend starten Sie den Druck mit OK. Nach Beendigung der Verarbeitung öffnet sich ein PDF-Sammeldruck. Diesen können Sie entweder normal ausdrucken oder aber speichern.

Abrechnung buchen

Im nächsten Schritt wird das Abrechnungsergebnis in ein oder mehrere Buchblätter übertragen und gegenüber dem Debitor gebucht. Stellen Sie vorher in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus das Feld Freigabe zum Buchen auf Ja.

Über Abrechnung buchen starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung in BuchBlatt.

Grundsätzlich können Sie die Abrechnungsbuchblätter für mehrere Objekte gleichzeitig erstellen. Abrechnungen, die nicht zum Buchen freigegeben wurden oder bereits gebucht worden sind, werden dabei übersprungen. Nach den Eingaben starten Sie die Verarbeitung mit OK. Im Anschluss erhalten Sie eine Hinweismeldung mit dem Ergebnis, die Sie ebenfalls mit OK bestätigen. Im entsprechenden Buchblatt können Sie die Buchungen überprüfen und dann Buchen.

Hinweis

Beim Buchen der Abrechnung werden mehrere Buchungssätze pro Einheit in das Buchblatt eingestellt (z. B. Buchung des Abrechnungsergebnisses, Bestandsveränderungen bei bilanzieller Methode). Dies ermöglicht es, die Debitorenbuchungen durchgängig mit Belegart Gutschrift oder Rechnung zu buchen.

Beim Einstellen ins Buchblatt wird pro Buchungssatz ein aufsteigendes Suffix an die Abrechnungs-nummer angehängt. Je Vertrag wird eine Belegnummer erstellt, diese wird beim Holen der Einheiten in die Abrechnung bereits vergeben

Abrechnung sperren

Als abschließender Schritt können Sie in der Abrechnung Objekt Karte über das Feld Gesperrt verhindern, dass Änderungen an der Abrechnung vorgenommen werden können. Sie können diese Sperre auch für noch nicht fertiggestellte Abrechnungen setzen, um Änderungen durch andere Mitarbeiter vorübergehend zu verhindern.  

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Abrechnungskreise

Für die Erstellung der Abrechnung sind beim Buchen Abrechnungskreise zwingend notwendig.

Vorwegabzug von Kosten

Vorweg abgezogene Kosten sind die Kosten, die vom Vermieter getragen werden. Diese müssen lt. Gesetzgeber auf der Abrechnung nachvollzogen werden können. Öffnen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Anschließend wählen öffnen Sie über Abrechnungskreise die Tabelle Abrechnungskreis Übersicht.

Erstellen Sie einen neuen Abrechnungskreis (z. B. VORWEG). Setzen Sie in dem Feld Vorwegabzug einen Haken. Da diese Kosten nicht auf die Einheiten umgelegt werden, ordnen Sie diesem Abrechnungskreis keine Einheiten zu.

Buchen auf Abrechnungskreise

Das Buchen mit Abrechnungskreisen ist in folgenden Vorgängen realisiert:

• Buchen aus dem Buchblatt
• Wiederkehrende Buchblätter
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift

Zur Verwendung von Abrechnungskreisen sind folgende Voraussetzungen notwendig:

1. Der Abrechnungskreis darf nicht gesperrt sein und muss beim Objekt vorhanden sein.
2. Im Buch.Blatt wird nach Eingabe der Objektkontonummer der Abrechnungskreis aus dem Objektkonto vorbelegt. Diesen können Sie im Feld Abrechnungskreis bei Bedarf ändern.
3. Der Abrechnungskreis wird dann beim Buchen in Sach- und Mehrwertsteuer-Posten weitergereicht.

Bereits gebuchte Posten mit Abrechnungskreis versehen

Wenn Sie bereits Buchungen durchgeführt haben und dann feststellen, dass diese über einen anderen Abrechnungskreis verarbeitet werden sollen, können Sie bei den gebuchten Posten nachträglich den Abrechnungskreis ändern.

Dazu öffnen Sie die Tabelle Fibujournal, markieren das gewünschte Journal und öffnen es. Im Beispiel soll bei Objektkonto 800200 Wasserversorgung der Abrechnungskreis Objekt auf G2 geändert werden:

Dazu wählen Sie den gewünschten Sachposten und wählen im Feld Abrechnungskreis den gewünschten Abrechnungskreis. Diese Änderungen können, sofern eingerichtet, über das Änderungsprotokoll nachvollzogen werden.

Buchungskombinationen

In RELion werden je nach Auswahl der Buchungskombination, bestehend aus Vorauszahlungsart und Buchungsmethode, die Vorauszahlungen gezogen und die Abrechnungen gebucht.

Zur Auswahl stehen Ihnen als Vorauszahlungsart:

• Zahlungsbetrag: Dadurch werden die tatsächlich geleisteten Beträge in der Abrechnung ausgewiesen.
• Sollstellungsbetrag: Dabei werden die sollgestellten Beträge verwendet, ohne Berücksichtigung, ob diese ausgeglichen wurden.

Als Buchungsmethoden stehen zur Verfügung:

• Abrechnungsspitzen: Hier werden die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Diese Buchungsmethode kann mit Sollstellungsbetrag und Zahlungsbetrag kombiniert werden.
• Bilanzielle Methode: Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird beim Buchen der Abrechnungsergebnisse die bilanzielle Buchungslogik verwendet. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

Hinweis

Beim Erstellen des Buchblattes werden dabei Bestandsbuchungen und soweit vorher aktiviert wurde Auflösungsbuchungen pro Abrechnungsart eingetragen.

Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich pro Abrechnungsart (nur in Länderversion Österreich)

Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird pro Abrechnungsart eine Saldoausbuchung für das Objekt gemacht. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

• Bilanzielle Aktivierung: Da für den Bericht Aktivierung umlagef. Kosten ein Abrechnungscode für ein Objekt benötigt wird, wird am Anfang des Jahres als „Platzhalter“ eine entsprechende Abrechnung Objekt Karte angelegt. Diese kann nicht abgerechnet werden. Zur Abrechnung des Objekts wird dann später die Buchungsmethode auf Bilanzielle Methode umgestellt.

Wichtig

Abrechnungen für WEG-Objekte können grundsätzlich nur mit den Buchungsmethoden Abrechnungsspitzen bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich pro Abrechnungsart und Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag erstellt werden.

Einheit Abrechnungen

In der Einheit Abrechnungen erhalten Sie Informationen zu den Abrechnungen an die jeweiligen Debitoren. Sie können das Fenster in der Abrechnung Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld des Feldes Beteiligte Einheiten geholt oder über Einheit Abrechnungen öffnen.

Je nach Bearbeitungsstatus der Abrechnung sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Eventuell notwendige Änderungen können nur über die Abrechnungszeilen und Vorauszahlungen vorgenommen werden. Über die Funktion Belege erzeugen und über Drucken können Sie die die einzelnen Abrechnungen ausdrucken.

Zusätzlich können Sie über Belege löschen und Belege erzeugen die Belege für die markierte Einheit neu erstellen. Damit können Sie zum Beispiel für einen einzelnen Vertrag die Belege aktualisieren (z. B. wegen Heirat der Name eines Mieters geändert hat).

Vorauszahlung

In RELion können Sie die Vorauszahlungen der einzelnen Debitoren automatisch ermitteln oder manuell eingeben. Dazu öffnen Sie über die Suche Abrechnungen und wählen die entsprechende Abrechnung aus.

Im Inforegister Vorauszahlungen bestimmen Sie durch Aktivieren des Feldes Nur abgerechnete Abr.Arten, dass automatisch nur die Abrechnungsarten verwendet werden, die in den Abrechnung Zeilen eingetragen sind. Somit werden immer die aktuellen Abrechnungsarten verwendet. Wird dieses Feld nicht aktiviert, kann im Inforegister Datenquellen im Feld Filter Abrechnungsarten die erforderliche Abrechnungsart für die Filterung manuell eingetragen werden. Dies ist vor allem dann von Interesse, wenn Sie getrennte Abrechnungen für Betriebs- und Heizkosten erstellen möchten.

Wird kein Filter verwendet, werden alle Abrechnungsarten geholt.

Automatische Ermittlung der Vorauszahlungen

Beim automatischen Ermitteln der Vorauszahlungen werden über die Abrechnungsarten die Sollstellungskonten der Einheit ermittelt. Diese Konten werden dann auf Debitorenposten mit folgenden Kriterien durchsucht. Voreingestellte Filter:

Aus der Einheit

• Objektnummer
• Eigentümer/Mieter
• Einheit Nr.
• Einheit Historie
• Buchungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums
• (z. B. 01.01.2018..31.12.2018 oder anteilig nach Leistungszeitraum)

Sollstellungsart

• Nebenkosten Hinweis: Bei Eigentümerabrechnungen werden in der Länderversion Deutschland zusätzlich Debitorenposten mit der Sollstellungsart Sonstiges ermittelt.

RE Kontogruppe

• Forderungen/Erlöse

Storno

• Nein

Folgende Möglichkeiten zur Berechnung der Vorauszahlungen stehen in der Abrechnung Objekt Karte unter Aktionen zur Verfügung:

1. Abrechnungen anlegen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermitteln kann.
2. Vorauszahlungen holen Über diese Funktion werden die geleisteten Vorauszahlungen berechnet.
3. Abrechnung berechnen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermittelt, sofern dies bisher noch nicht geschehen ist.
4. Im Inforegister Bearbeitungsstatus den Status im Feld Vorauszahlungen geholt auf Ja setzen. Auch hier werden die geleisteten Vorauszahlungen geholt.

Die berechneten Vorauszahlungen können dann über Vorauszahlungen angezeigt werden.

In dieser in drei Ebenen aufgeteilten Tabelle, werden die geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt:

• Ebene 1 (Summenzeile) – Hier werden Informationen, wie Einheitennummer, Historie, Debitorenname und Gesamtsumme der Vorauszahlungen, angezeigt.
• Ebene 2 – Es zeigt die Art der Vorauszahlungen mit den entsprechenden Beträgen an.
• Ebene 3 – Dort sind die einzelnen Posten aufgelistet.

Manuelle Eingabe der Vorauszahlungen

Vorauszahlungen können über die tatsächlich gebuchten Werte der einzelnen Debitoren ermittelt oder wenn keine vorhanden sind, manuell eingetragen werden. Für die manuelle Eingabe holen Sie trotzdem in der Abrechnung Objekt Karte die Vorauszahlungen und öffnen das Fenster Abrechnung Vorauszahlungen.

Hinweis

Die Vorauszahlungen können manuell nur in der Ebene 2 eingetragen werden. Sofern Zeilen der Ebene 3 vorhanden sind, können manuelle Änderungen nur vorgenommen werden, wenn diese entfernt wurden. Nachdem die Debitorenposten in Ebene 3 entfernt wurden, müssen Sie die Summenzeilen aktualisieren.

Im Anschluss können Sie die Vorauszahlungen erfassen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.

Dann öffnet sich die neue Seite Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung. Zu Beginn ist die Seite leer. Im 1. Schritt erstellen Sie alle benötigten Zeilen über den Menüaufruf Zeilen erstellen und bestätigen die Abfrage mit Ja.

Es wird nun für jede in der Abrechnung Vorauszahlungen enthaltenen Einheit und Abrechnungsart Zeilen erstellt. Dabei wird anhand der Abrechnungsart Buchungsmatrix geprüft, wie viele Zeilen pro Einheit und Abrechnungsart benötigt werden.

Sofern in der Abrechnungsart Buchungsmatrix in der Tabelle Abrechnungskonten mit Zeitbezug mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Startdaten enthalten sind, die in den Abrechnungszeitraum fallen, dann werden die Zeilen entsprechend eingetragen.

Im Feld MwSt % wird dann entsprechend dem am Abrechnungsergebniskonto hinterlegen Sachkonto und der dazugehörigen MwSt.-Einrichtung geschuldeten MwSt.-Satz eingetragen (Feld ist standardmäßig ausgeblendet – kann über Spalten auswählen eingeblendet werden).

Wichtig

Sofern Sie mit der Buchungsart Bilanzieller Methode abrechnen, tragen Sie in der Spalte Sollstellungskonto bei den steuerpflichtigen Einheiten jeweils das für den Steuersatz korrekte Sollstellungskonto ein, auf dass beim Buchen der Abrechnung die Vorauszahlungen zurückgebucht werden sollen. Bei den steuerfreien Einheiten wird das Konto automatisch eingetragen.

Hinweis

Filtern Sie auf Beschreibung 2 um dann das Sollstellungskonto in jede Zeile einzutragen. (z. B. mit F8 runterkopieren)

Sie können nun zeilenweise in den Feldern Vorauszahlung Netto und Vorauszahlung MwSt die entsprechenden Beträge erfassen. Der dazugehörige Betrag Vorauszahlung Brutto wird dann automatisch rechnerisch ermittelt.

Hinweis

Es ist absichtlich keine automatische Ermittlung des MwSt.-Betrages vorgesehen, da gerade bei „krummen“ Beträgen die MwSt.-Beträge abweichen können, wenn monatlich Einzel-Beträge mit MwSt. gebucht wird oder vom Gesamt-Betrag der MwSt.-Betrag ermittelt wird.

Über Summenzeilen aktualisieren können Sie zu Kontrollzwecken die Summe pro Einheit/Historie aktualisieren. Wenn Sie die Seite schließen kommt eine Abfrage, ob Sie die erfassten Werte in die Abrechnung Vorauszahlung übernehmen wollen.

Mit Ja werden die Werte direkt übernommen. Mit Nein bleiben die für eine spätere Übernahme in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung stehen. Die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung ist um das Flowfield-Feld Anzahl manuelle Zeilen erweitert worden. Über den Durchgriff gelangen Sie auf die gefilterte Ansicht der erfassten manuellen Vorauszahlungen. Ein Ändern bzw. Erfassen ist hier nicht möglich:

In Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung finden Sie im Menüband noch folgende zusätzliche Aufrufe:

• Beträge in Abrechnung Vorauszahlung zurücksetzen: Dadurch können Sie alle Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlung zurücksetzen, um evtl. vorher falsch übernommene Beträge zu bereinigen. Die Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung bleiben davon unberührt.
• Löschen: Dadurch werden alle Zeilen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gelöscht.

Wichtig

Sofern Sie mit Berechtigungskonzepten arbeiten (Rollen & Rechte) sind Berechtigungen für die neue Tabelle 5164624 zu vergeben (Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Löschen).

Überzahlungen automatisch eintragen

Sie können evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag automatisch in die Abrechnung Vorauszahlungen holen. Öffnen Sie dazu die Abrechnung Objekt Karte und aktivieren Sie im Inforegister Vorauszahlungen das Feld Überzahlungen.

Wichtig

Achten Sie darauf, dass die Vorauszahlungen für diese Abrechnung nicht geholt sein dürfen, wenn Sie diese Option aktivieren.

Wenn Sie nun die Vorauszahlungen über eine der geschilderten Wege in die Abrechnung holen, werden die Überzahlungen ebenfalls in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Überzahlungen manuell eintragen

Sie können evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag auch manuell in die Abrechnung Vorauszahlungen eintragen. Dazu öffnen Sie in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Vorauszahlungen die Abrechnung Vorauszahlungen.

Markieren Sie dazu die entsprechende Summenzeile (Ebene 1) des Debitors. Über Summenzeile „Andere offene Posten/Überzahlung“ anlegen wird dann die zusätzliche Summenzeile angelegt. Nun können Sie hier über Debitorenposten auswählen diese zuordnen.

Posten manuell zurücksetzen

Wenn ein Posten nicht mit der Abrechnung verrechnet werden soll, kann die betreffende Zeile in der Abrechnung Vorauszahlungen gelöscht werden. Dabei wird der verbundene Debitorenposten zurückgesetzt, d. h., die Felder Abrechnungsart und Abrechnungscode und ggf. Abwarten werden zurückgesetzt.

Ausbuchen offener Vorauszahlungen

Nach aktuell gültiger Rechtsprechung in Deutschland dürfen nach dem Eintritt der Abrechnungsreife (Ende Abrechnungsperiode) die säumigen Betriebskosten-Vorauszahlungen nicht mehr eingefordert werden.

In der Abrechnung sind bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag deswegen evtl. vorhandene Vorauszahlungsdifferenzen auszubuchen. Dafür können Sie den Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen benutzen. Dieser erstellt für jeden noch offenen Posten eine Gegenbuchung, die dann mit dem ursprünglichen Posten ausgeglichen wird, sodass dann in der Abrechnung nur die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden. Beim Buchen der Abrechnung wird dadurch ein einzelner mahnbarer Debitorenposten erstellt.

Wichtig

Bei Objekten mit Versteuerungsart EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) werden die Posten nicht automatisch ausgeglichen. Dieser Ausgleich ist nach der Buchung manuell durchzuführen!

Den Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen können Sie in der Übersicht Abrechnungen und in der Abrechnung Objekt Karte öffnen.

Inforegister Optionen:

Bezeichnung	Erläuterung
Geschäftsvorfallcode	In diesem Feld ist der Geschäftsvorfallcode (z. B. BK/HK-2017) von der Abrechnung eingetragen, von der Sie den Bericht aus starten. Bei Bedarf können Sie hier den gewünschten Code auswählen. Es werden nur die Abrechnung Objekt Karten zur Prüfung herangezogen, die mit diesem Code angelegt wurden.
Fibu Buch.-Blattvorlage	Wählen Sie hier die Buchblattvorlage aus, die zum Buchen verwendet werden soll.
Fibu Buch.-Blatt je Objekt	Setzen Sie hier einen Haken, wenn für jedes Objekt ein separates Buchblatt gefüllt werden soll. Das Feld Fibu Buch.-Blattname wird in diesem Fall deaktiviert.
Fibu Buch.-Blattname	Sofern Sie nicht den Haken im Feld Fibu Buch.-Blatt je Objekt gesetzt haben, können Sie hier manuell ein Buchblatt auswählen.
Buchungsdatum	Tragen Sie in diesem Feld das Datum ein, zu dem die Ausgleichsbuchungen gebucht werden sollen. Wichtig: Sofern bei der Abrechnung nicht der Haken Leistungszeitraum berücksichtigen gesetzt ist, ist es erforderlich, dass als Buchungsdatum ein Datum innerhalb der abzurechnenden Abrechnungsperiode eingetragen wird. Mit Haken Leistungszeitraum berücksichtigen kann das Arbeitsdatum als Buchungsdatum verwendet werden.
Filter Bearbeiter	Wählen Sie hier optional einen Bearbeiter aus. Es werden dann nur die Abrechnungen berücksichtigt, bei denen diesen Bearbeiter eingetragen ist.

Inforegister RE Objekt:

In diesem Inforegister ist standardmäßig auf das Objekt gefiltert, von dessen Abrechnung aus, der Bericht gestartet wird. Bei Bedarf kann der Filter entsprechend erweitert werden.

Hinweis

Dieser Bericht kann nur für Mietobjekte verwendet werden. Zusätzlich wird geprüft, ob die Vorauszahlungsart Zahlbetrag ist.

Starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dabei wird beim erstmaligen Starten des Berichts der Herkunftscode AUS-VZ-ABR angelegt.

Bei der Verarbeitung werden dabei lediglich die Posten berücksichtigt, die in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen im Feld Vorauszahlung Differenz einen Betrag haben. Pro gefundene Rechnung wird eine passende Gutschrift mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Verrechnung n. geleistete Vorausz. erstellt und diese mit der Rechnung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen. Wenn Überzahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen geholt wurden, dann werden passende Rechnungen mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Rechnung wg. Überzahlung gemäß der übergeordneten letzten Sollstellungszeile erstellt und diese mit der Überzahlung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Hinweis

Sollte es keine übergeordnete Sollstellungszeile geben, entfernen Sie die Überzahlung aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.

Der Bericht stellt die Buchungen in das gewählte Buchblatt und setzt die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zurück. Öffnen Sie dieses Buchblatt in der Abrechnung Objekt Karte nach Beendigung des Vorgangs über den Aufruf Abrechnung Buch.Blatt. Sie können die Buchungen dort überprüfen und buchen.

Wichtig

Es werden nur Gegenbuchungen für Debitorenposten erstellt, deren Abwartenkennzeichen entweder leer oder mit dem gleichen Abwartenkennzeichen aus der RE Einrichtung im Feld Abwarten Abrechnung gefüllt ist. Sollten Sie Debitorenposten mit einem anderen Abwartenkennzeichen gekennzeichnet haben, wird Ihnen das über das Aktionsprotokoll mitgeteilt.

Bitte bearbeiten Sie diese Posten bei Bedarf manuell (z. B. durch Ändern des Abwartenkennzeichens oder Entfernen aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen).

Im Anschluss holen Sie die Vorauszahlungen erneut in die Abrechnung. Beim Berechnen der Abrechnung und beim Erzeugen der Belege wird bei Vorauszahlungsart Zahlungsbetrag geprüft, ob bei Abrechnungen für Mietobjekte in der Länderversion Deutschland in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen das Feld Vorauszahlung Differenz leer ist. Sie erhalten eine entsprechende Meldung, die Sie darauf hinweist, dass die Vorauszahlungen noch zu bereinigen sind. Solange diese nicht bereinigt wurden, ist es nicht möglich die Optionen Freigabe zum Druck und Freigabe zum Buchen zu setzen.

Hinweis

Die Anlage „Vorauszahlung im Detail“ wird nur dann erzeugt, wenn das Ergebnis aller Zeilen pro Einheit nicht „0“ ist. Wenn sich also die Soll-Vorauszahlungen mit den Buchungen „Verrechnung n. geleistete Vorausz.“ komplett aufheben, wird die Anlage für diese Einheit nicht erzeugt.

Verbrauchswerte erfassen

Sie können für die Abrechnung Verbrauchswerte, z. B. Verbrauch m³ Wasser, erfassen. Dafür sind im Vorfeld drei Punkte zu beachten:

1. Die beteiligten Einheiten sind ermittelt.
2. Im Fenster Objekt Verteilungen ist die entsprechende Verteilung im Feld Absoluter Faktor mit einem Haken gekennzeichnet.
3. Die Verteilungsart ist in den Objekt Konten auf Kein Zeitanteil gestellt. Nun wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Verbrauchswerte erfassen geöffnet.

Im Kopfbereich sind Eigentümer/Mieter-Kennzeichen, Objektnr., Abrechnungs-/WP-Code und Datumsfilter von RELion vorgeblendet. Wählen Sie im Feld Filter Verteilungscodes den gewünschten Verteilungscode aus. Wenn für mehrere Verteilungscodes Verbrauchswerte erfasst werden sollen, können diese nacheinander ausgewählt und abgearbeitet werden.

Tragen Sie über Zeilen initialisieren alle im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten ein. Die dazugehörigen Verbräuche erfassen Sie im Feld Faktor. Bei der nächsten Berechnung der Abrechnung werden diese Werte herangezogen.

Hinweis

Sollte die Summe der Verteilung auf der Abrechnung nicht mit der Summe der Faktoren übereinstimmen, überprüfen Sie, ob die Einstellung Kein Zeitanteil im Objektkonto als Verteilungsart eingetragen ist.

Abrechnung Zeilen

Als Kostenpositionen für die Abrechnung werden die Konten verwendet, bei denen in der Liste Objekt Konten die Option Abrechnung oder Alles im Feld Verwendung eingetragen ist. Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Ausdruck der Abrechnung zu generieren.

Dazu wählen Sie über die Suche die Liste Abrechnungen aus.

• Erste Möglichkeit (empfohlen): Starten Sie über Neu/Abrechnung anlegen den Bericht Abrechnung anlegen. Hier sollten Sie immer im Inforegister Weitere Schritte (optional) den Haken bei Abrechnungszeilen holen setzen. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn die Abrechnung bereits angelegt ist): Wählen Sie eine Abrechnungszeile, die Sie bearbeiten möchten und öffnen Sie die zugehörige Abrechnung Objekt Karte. Hier können Sie über Abrechnungszeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Abrechnung eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Zeile mit dem bei dem Objektkonto hinterlegten Abrechnungskreis anlegen.

Als nächsten Schritt öffnen Sie in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Abrechnung Zeilen über einen Klick auf die Summe und holen über Aktionen Kontensaldo in Abrech.zeilen Gesamt die dazugehörigen Salden des Abrechnungszeitraumes dazu. Eventuell vorhandene bebuchte zusätzliche Abrechnungskreise werden mit diesem Schritt ebenfalls eingetragen. Bei Bedarf können Sie die vorhandenen Abrechnungszeilen manuell bearbeiten Beachten Sie bitte, dass bei manuellen Änderungen Abstimmdifferenzen entstehen können!

Kontensummen in Abrechnungszeilen

Wenn eine Abrechnungsposition (Abrechnungszeile) aus mehreren Objektkonten besteht (z. B. Aufzugskosten aus Wartung, Strom, Telefon, Notdienst), dann können Sie in den Objektkonten ein Konto mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan und einer Summen-Kontoart einrichten. Im Feld Zusammenzählung tragen Sie die Konten ein, die in diesem Konto zusammengefasst werden sollen. Beim Holen der Abrechnungszeilen wird dann nur das Summenkonto in die Abrechnung geholt und die Posten aus den im Feld Zusammenzählung eingetragenen Konten.

Hinweis

Die Einrichtung der ursprünglichen Aufwandskosten (z. B. Wartung, Strom, Telefon, Notdienst) bleibt unverändert. Die Konten, die in einer Zusammenzählung mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan enthalten sind, werden beim Holen der Konten nicht in die Abrechnungszeilen bzw. Wirtschaftsplanzeilen eingetragen.

Abrechnungszeilen einfügen

Sie können zu einer Summenzeile manuell noch zusätzliche Zeilen einfügen. Dazu markieren Sie in den Abrechnung Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Zeile, zu der Sie eine weitere Zeile benötigen und klicken auf Zeile einfügen. Dadurch wird eine neue Detailzeile eingetragen. Ordnen Sie dieser im Feld Abrechnungskreis den benötigten Abrechnungskreis zu.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Fügen Sie einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag manuell keine Zeile hinzu, da es nicht möglich ist, dieser Zeile einer Einheit zuzuordnen.

Abrechnungszeilen bearbeiten

Sie können in den Abrechnungszeilen einige Änderungen manuell durchführen. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck der Abrechnung. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Abrechnungen gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Beachten Sie dabei, dass die Beschreibungen aus den Abrechnungszeilen in der Einzelabrechnung ausgegeben werden. Sofern nur eine Zeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt:

Darstellung im Druck:

Sobald die Kosten über mehrere Abrechnungskreise verteilt werden, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

Darstellung im Druck:

• Abrechnungskreise ändern Beim Holen der Kontensalden in die Abrechnung wird pro bebuchtem Abrechnungskreis eine Detailzeile für das Konto angelegt. Wenn Sie den Abrechnungskreis in den Detailzeilen ändern, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus der Abrechnung entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.
• Verteilungscode ändern Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Abrechnungszeilen eingetragen. Sie können diesen hier ändern, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.
• Hochrechnung eintragen Sofern in der Objekt Verteilung bei einem Verteilungscode die Hochrechnung aktiviert wurde, wird beim Holen der Abrechnungszeilen die Hochrechnung in den Detailzeilen eingetragen, bei denen diese Verteilung verwendet wird.
  Sollten Sie die Hochrechnung verwenden wollen und diese beim Holen der Abrechnungszeilen in der Objekt Verteilung noch nicht aktiviert gewesen sein, so können Sie manuell in den Abrechnungszeilen im Feld Hochrechnung die Option Tag oder Jahr auswählen.

Hinweis

Achten Sie beim manuellen Eintragen der Hochrechnung darauf, dass Sie diese in allen Detailzeilen mit dem betroffenen Verteilungscode ändern.

• Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, so wird dieses beim Erstellen der Abrechnungszeilen eingetragen. Bei Bedarf können Sie das Kennzeichen hier eintragen bzw. entfernen.

Wichtig

Wenn Sie in einer Zeile das Kennzeichen ändern, werden nach zwei Abfragen die Abrechnungszeilen geschlossen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

• 100 % Faktor ändern Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Abrechnungszeilen zu ändern. Wenn Sie den Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) ändern, dann werden beim Berechnen der Abrechnung nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. In der Einzelabrechnung wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern Sie manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen haben, sollten Sie beim Berechnen der Abrechnung nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren setzen, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in die Abrechnung geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen werden.

Wichtig

Wenn Sie die 100 %-Faktoren manuell ändern, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt

• Beträge ändern Sie können in den Abrechnungszeilen in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfassen bzw. ändern.

Hinweis

Sofern Sie manuelle Änderungen in den Betragsfeldern Betrag Netto, Betrag VSt, Betrag n.a. VSt und/oder Betrag Brutto vorgenommen haben, dann werden beim Holen der Kontensalden diese Salden nicht geholt! Grundsätzlich werden manuelle Änderungen beim Holden der Kontensalden nicht überschrieben.

Wichtig

Es empfiehlt sich nicht die Verteilungsart in den Abrechnungszeilen zu ändern! Löschen Sie dafür das Konto aus den Abrechnungszeilen. Ändern Sie die Verteilungsart direkt am Objektkonto und holen dann die Abrechnungszeilen neu herein.

Abrechnungszeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summen- mit den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Abrechnungszeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird Ihnen die Funktion Zeilen löschen von RELion zur Verfügung gestellt. Markieren Sie dazu entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Detailzeilen.

Sachposten

In den Abrechnungszeilen können Sie das Fenster Sachposten zu dem markierten Objektkonto öffnen. Hier sind alle diesem Konto in die Abrechnung geholten gebuchten Sachposten aufgelistet.

Aufgrund der zeitanteiligen Zuordnung über den Leistungszeitraum muss die Summe der hier gezeigten Posten nicht mit Wert in der Abrechnungszeile übereinstimmen. Die anteiligen Werte finden Sie in der Abrechnungszeile im Lookup zum Feld Anzahl Detailzeilen.

Abrechnungsposten

Nach dem Berechnen der Abrechnung können Sie das Fenster RE Abrechnungsposten öffnen.

Hier werden Ihnen alle Einzelposten eines Kontos, verteilt auf die abzurechnenden Einheiten angezeigt. Die abzurechnenden Beträge werden in Bezug auf Verteilungscode, Verteilungsart und Faktor dargestellt.

Schnellfilter in RE Abrechnungsposten

Im Fenster RE Abrechnungsposten können Sie einen Schnellfilter auswählen. Je nach Aufruf werden die unterschiedlichen Spalten der Abrechnungsposten in den Vordergrund gerückt:

Bezeichnung	Erläuterung
Alle anzeigen (STRG + G)	Es werden alle Angaben angezeigt.
Ausnahmen (STRG + Q)	Die für die Ausnahmen relevanten Spalten wie z. B. Ausnahme aktiv, Betrag vor Ausnahme etc. werden in dieser Ansicht im vorderen Bereich platziert, damit diese besser zu kontrollieren sind. Außerdem wird im Feld Ausnahme aktiv auf <> Leer gefiltert.
Ausschluss für VZ Anpassung (STRG + M)	Vor allem die Spalte Vorauszahlung Ausschlussbed. wird in den Vordergrund gerückt, um schnell evtl. für den verknüpften Wirtschaftsplan gesetzte Ausschlüsse überprüfen zu können. Außerdem wird im Feld Vorauszahlung Ausschlussbed. auf <> Leer gefiltert.
Vorauszahlungen (STRG + Z)	Bei dieser Ansicht sind hauptsächlich die Spalten Vorauszahlung Netto, Vorauszahlung USt, Vorauszahlungsdifferenz sowie Abrechnungsart Überzahlung als Kontrollspalten wichtig.
Abrechnung an aktuellen Vertragspartner (STRG + P)	Hier werden vor allem die Angaben der Spalte Einheitenhistorie und Historie ursprünglich, sowie die Werte in der Spalte Betrag anteilig zu Kontrollzwecken priorisiert.
Umlageausfallwagnis (D) (STRG + U)	Vor allem die Spalte Betrag Umlageausfallwagnis wird dabei in den Vordergrund gerückt. Außerdem wird im Feld Betrag Umlageausfallwagnis auf <> Leer gefiltert.
Nachweis §35 (D) (STRG + N)	Die für den Ausweis haushaltsnahe Dienstleistungen relevanten Spalten, z. B. Betrag Netto §35 haushaltsnahe DL (D), werden in dieser Ansicht im vorderen Bereich platziert. Zusätzlich wird in den entsprechenden Feldern auf <> 0 gefiltert. Wenn keine Werte vorhanden sind, dann werden die Spalten nur entsprechend angeordnet.
Unecht Steuerbefreit (A) (STRG + S)	Die relevanten Spalten wie z. B. Unecht St. Bef. Gesamtfaktor (A) werden in dieser Ansicht priorisiert.
Rücklagen (STRG + R)	In dieser Ansicht werden die Spalten auf die Wesentlichen reduziert. Lediglich die Spalten Einheitennr., Einheitenhistorie, Kontonr., Rücklagenart, Betrag anteilig und Gesamtkosten Netto werden angezeigt.
Bestandskonten (STRG + B)	Auch diese Ansicht ist auf das Wesentliche reduziert. Hier werden lediglich die Spalten Einheitennr., Einheitenhistorie, Kontonr., Geldkonto Zeilenart, Betrag anteilig und Gesamtkosten Netto dargestellt.

Hinweis

Sofern ein Filter keine Werte ergibt, wird mit einer Hinweismeldung darauf hingewiesen.  

Hochrechnungszeilen

Sofern in der Abrechnung die Hochrechnung verwendet wurde, markieren Sie in den Abrechnung Zeilen die entsprechende Zeile und öffnen das Fenster Abrechnung Hochrechnungszeilen.

Hier wird angezeigt, wie sich die einzelnen Anteile zusammensetzen. Die Hochrechnung kommt zum Tragen, wenn Sie z. B. die Anzahl der Mieter oder die Quadratmeter in einer Wohnung ändern. Ebenso wird die Zusammensetzung der Anteile bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen dargestellt. In den Zeilen ohne Objektnr. Herkunft wird der Gesamtfaktor jeweils vor und nach der Änderung dargestellt. In den nachfolgenden Zeilen werden dann die Anteile der Einheiten zu den entsprechenden Zeiträumen angezeigt. Die Berechnung erfolgt tagesgenau. Für die Darstellung kann zwischen Tag und Jahr gewählt werden.

Hinweis

Bei der Hochrechnungsart Jahr wird nur dann die Erläuterung der Hochrechnung in der Einzelabrechnung angedruckt, wenn sich

• der Faktor in dieser Einheit ändert,
• ein Vertragswechsel stattgefunden hat oder
• der Gesamtfaktor sich im Abrechnungszeitraum ändert.

Die Berechnung der Kosten für die einzelnen Positionen in der Abrechnung wird dann mit diesen Anteilen durchgeführt. Über Abrechnungskreis Einheitenübersicht starten Sie den gleichlautenden Bericht mit der Zuordnung der Einheiten zu den Abrechnungskreisen.

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Abrechnung Zeilen wird über Abrechnungskreis Einheitenübersicht der gleichnamige Bericht geöffnet. Starten Sie den Bericht über Drucken bzw. Vorschau.

Gerade bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen ist dieser Bericht hilfreich, da hier alle beteiligten Einheiten (auch von den anderen Objekten) mit deren Umlagefaktoren angezeigt werden.

Ausnahmen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken.

Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung vom System nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis nicht möglich. Beachten Sie bitte beim Anlegen der Ausnahmen, dass in einer Abrechnung pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.

Vertrag Ausnahmen Karte

Über die Suche öffnen Sie die Liste Gewerbemietverträge und klicken auf die Zeile des Vertrages, den Sie bearbeiten möchten. Rufen Sie über die Suche Ausnahmen auf und es öffnet sich das Fenster Vertrag Ausnahmen. Legen Sie mit Neu eine Vertrag Ausnahme Karte an.

Inforegister Allgemein

Im Inforegister Allgemein ist bereits die Vertragsnr. eingetragen. Wenn die Ausnahme nicht den gesamten Mietvertrag betrifft, sondern nur eine einzelne Einheit daraus, wählen Sie im Feld Einheitennr. eine Einheit aus. Im Feld Zeilentyp definieren Sie, wie die spätere Berechnung zusammen mit dem Feld Berechnung erfolgen soll. Wenn Sie zu einem Mietvertrag bzw. einer Einheit mehrere Ausnahmen erfassen, werden diese nacheinander in folgender Reihenfolge abgearbeitet:

1. Prozent Zur Verwendung einer prozentualen Ausnahme.
2. Einzelkonto Absolut Bei einer Ausnahme, die nur Auswirkung auf ein Konto hat.
3. Mehrere Konten Absolut Zur Verwendung einer Ausnahme, die Auswirkung auf mehrere Konten hat.
4. Abrechnungsart Absolut Für eine Ausnahme, die sich auf eine ganze Abrechnungsart bezieht.

Über das Feld Verwendung steuern Sie ob die Ausnahme in der Abrechnung, dem Wirtschaftsplan oder bei Beidem zum Tragen kommt. Tragen Sie im Feld Filter Konten das bzw. die Konten ein, für die die Ausnahme gilt. Wenn Sie im Feld Zeilentyp Einzelkonto Absolut ausgewählt haben, dürfen Sie nur ein Konto auswählen. Wenn Sie Mehrere Konten Absolut gewählt haben, geben Sie mindestens zwei Konten an.

Mit Auswahl von Konten im Feld Filter Konten wird automatisch die bei diesen Konten hinterlegte Abrechnungsart im Feld Filter Abrechnungsart eingetragen.

Inforegister Berechnung

Anschließend wählen Sie im Inforegister Berechnung im Feld Berechnung unter Berücksichtigung des Feldes Zeilentyp eine der folgenden Berechnungsarten aus:

Bezeichnung	Erläuterung
Prozent	Zur Berechnung einer prozentualen Ausnahme (Voraussetzung: Zeilentyp Prozent).
Pauschal	Bei dieser Berechnungsart wird der im Feld Betrag eingegebene Wert in gesamter Höhe dem ausgewählten Konto für diesen Mietvertrag bzw. diese Einheit in Rechnung gestellt. Wenn mehrere Konten ausgewählt worden sind, wird der Betrag auf diese im Verhältnis der ursprünglichen Kosten aufgeteilt.
Max.Betrag	Wählen Sie diese Berechnungsart aus, wenn bei einem oder mehreren Konten ein bestimmter Betrag nicht überschritten werden darf. Die Aufteilung auf mehrere Konten erfolgt ebenfalls im Verhältnis der ursprünglich anfallenden Kosten.
Min.Betrag	Diese Berechnungsart wird benötigt, wenn bei einem oder mehreren Konten mindestens ein bestimmter Betrag abgerechnet werden soll. Auch hier wird der Betrag im Verhältnis der ursprünglichen Kosten auf mehrere Konten aufgeteilt.
Diff. zu Betrag (nur Erhöhung)	Die Kosten, die einen bestimmten Betrag übersteigen, werden bei dieser Berechnungsart auf den Mieter, umgelegt.
Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.)	Bei dieser Berechnungsart werden dem Mieter die Kosten, die einen bestimmten Betrag übersteigen, berechnet bzw. bei einem negativen Betrag, gutgeschrieben.
Max.Betrag/Verteilcode	Wählen Sie diese Berechnung, wenn z. B. eine Vereinbarung vorliegt, dass maximal ein bestimmter Betrag pro m² abgerechnet werden soll. Tragen Sie dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen ein und wählen im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code aus. Vom System wird dann der Maximalbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen.
Min.Betrag/Verteilcode	Mithilfe dieser Berechnung können Sie im System hinterlegen, dass z. B. pro m² ein Mindestbetrag abgerechnet wird. Sie geben dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen eingeben und im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code auswählen.Vom System wird dann der Mindestbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen.
Diff. zu Betrag/Verteilcode (nur Erhöhung)	Die Kosten, die einen bestimmten Betrag pro Verteilcode übersteigen, werden bei dieser Berechnungsart auf den Mieter, umgelegt. Sie müssen dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen ein und wählen im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code aus. Vom System wird dann der Differenzbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen.
Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.)	Bei dieser Berechnungsart werden dem Mieter die Kosten, die einen bestimmten Betrag pro Verteilcode übersteigen, berechnet bzw. bei einem negativen Betrag, gutgeschrieben. Sie müssen dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen eingeben und im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code auswählen. Vom System wird dann der Differenzbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen. Je nach Berechnungsart geben Sie in den Feldern Prozent, Verteilungscode, Betrag pro Verteilcode und Betrag die entsprechenden Werte ein.

Hinweis

Bei Beträgen, die nur für einen Teil der Abrechnungsperiode gelten sollen, muss zur korrekten Abrechnung der Betrag eingetragen werden, der für das gesamte Abrechnungsjahr gelten würde. Beispiel: Ein Mieter muss vom 01.04.15-30.04.15 einen Max. Betrag von 100,- EUR für die Gartenpflege zahlen. Im Feld Betrag werden 1.200,- EUR (12 x 100,- EUR) eingetragen. Wenn in der Abrechnung die Ausnahmen angewendet werden, wird dann der zeitanteilige Betrag korrekt berücksichtigt.

Wichtig

Hochrechnung wird in Verbindung mit Ausnahmen von RELion nicht unterstützt.

Inforegister Zeitbezug

Wenn die Ausnahme nicht für die gesamte Abrechnungsperiode angewendet werden soll, dann können Sie im Inforegister Zeitbezug bei Bedarf über die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum Ausnahme diese zeitlich begrenzen.

Inforegister Erläuterung

Tragen Sie im Inforegister Erläuterung bei einheitenbezogenen Ausnahmen im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Erklärung zu der Ausnahme ein. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen geben Sie im Feld Vertragsausnahme Text eine entsprechende Erklärung ein. Diese wird dann auf der Abrechnung angedruckt. Zusätzlich können Sie über Text 1 bis 4 weitere Erläuterungen eintragen, die dann auch auf der Abrechnung angezeigt werden.

Hinweis

Damit Erläuterungen der „Ausnahme“ in Bezug auf die Berechnung Prozent Miete (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung) geschaffen werden können, sind Platzhalter definiert worden, die in den Beschreibungstexten eingetragen werden können.

%1 = Berechnungssatz

%2 = Berechnungsgrundlage

Dadurch kann in einem der Beschreibungsfelder der Ausnahme ein zusammengesetzter Text erstellt werden: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt %2 EUR mit einem Prozentsatz von %1 % ermittelt.

Das würde dann in der Abrechnung folgendermaßen aussehen: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt 55.760,- EUR mit einem Prozentsatz von 2 % ermittelt.

Im Feld Darstellung können Sie folgende Optionen auswählen:

Bezeichnung	Erläuterung
Gesamt	Die Beträge, für die die Ausnahmen gelten, sind in den Kostenzeilen mit einem Sternchen gekennzeichnet und die Erläuterungen der Ausnahmen werden unter der Summe mit dem Differenzbetrag ausgegeben.
In Zeile	In der Einzelabrechnung wird unter dem betroffenen Konto in einer „neuen“ Zeile der Ausnahmentext angedruckt. Zusätzlich wird in der Kostenzeile dann nicht der ursprüngliche Betrag, sondern der durch die Ausnahme veränderte Betrag angedruckt.
Keine	Diese Darstellung darf nur für komplette Ausschlüsse verwendet werden. Deswegen wird bei der Anlage der Ausnahme überprüft, ob sowohl die Prozent- als auch Betragsfelder „Null“ sind. In der Einzelabrechnung wird das Konto unterdrückt. Wenn die Druckoption Konten ohne Anteil aktiviert ist, wird das Konto ohne Anteil ausgegeben.

Je nach Option werden die Ausnahmen entsprechend in der Einzel- und in der Vertragsabrechnung dargestellt.

Wichtig

Bei Vertragsausnahmen ist es zwingend erforderlich, dass das Feld Vertragsausnahme Text gefüllt ist. Dafür ist es dort nicht notwendig das Feld Beschreibung zu füllen. Beschreibung ist nur bei einheitenbezogenen Ausnahmen zwingend zu füllen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Vertragsausnahme Text

• Text 1
• Text 2
• Text 3
• Text 4

Bei einheitenbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Beschreibung

• Text 1
• Text 2
• Text 3
• Text 4

Das gilt für die Darstellung In Zeile und auch für Gesamt.

Zusätzlich können Sie über folgende Optionen die Darstellung beeinflussen (werden mit Lizenz RE3080 – Erweiterte Ausnahmen freigeschaltet):

• Gesamtsumme drucken

Wenn das Feld deaktiviert wird, dann wird in der Einzelabrechnung die Gesamtsumme des betroffenen Kontos bei Verteilung nach Festbetrag unterdrückt, dies wirkt sich dann auch auf die Summe aus. Standardmäßig ist das Feld aktiviert.

• Immer drucken

Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Ausnahmentext bei den betroffenen Kostenkonten in der Abrechnung immer gedruckt werden soll, wenn die Ausnahme angewendet worden ist, egal ob sie greift oder nicht.

Hinweis

Die Ausnahme kann nur dann immer angedruckt werden, wenn das betroffene Kostenkonto in der Abrechnung enthalten ist. Ausnahmen, die nicht aktiv sind, werden bei Option Immer drucken in Verbindung mit Darstellung Gesamt in der Erläuterung der Fußnoten aufgeführt.

Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung (Lizenz RE3080 Erweiterte Ausnahmen)

In diesem Inforegister können Sie weitere Berechnungsgrundlagen bestimmen, die die Ausnahmen in Abhängigkeit von Sollstellungen setzen.

• Es können pauschale Beträge (z. B. Verwaltergebühr) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.
• Es können maximale bzw. minimale Beträge (z. B. Instandhaltungsgrenzen) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.

Wichtig

Berechnungsgrundlage sind immer die sollgestellten Netto-Beträge im Abrechnungszeitraum! Dabei wird das Buchungsdatum herangezogen, der Leistungszeitraum wird nicht herangezogen. Es wird nicht berücksichtigt, ob Zahlungen gelaufen sind und auch nicht die Sollstellungszeilen.

Bezeichnung	Erläuterung
Berechnung Sollstellung	Hier wird Ihnen zur Information Prozent Miete als Berechnungsgrundlage angezeigt. Eine Änderung ist nicht möglich.
Prozent Sollstellung	Geben Sie in diesem Feld den Prozentsatz ein, mit dem von der Miete der zu leistende Betrag ermittelt werden soll.
Sollstellungsart	In diesem Feld können Sie eine Sollstellungsart auswählen, deren Sollstellungskonten dann für die Berechnung herangezogen werden. Wenn keine Sollstellungsart ausgewählt wird, werden alle Sollstellungsarten verwendet.
Filter Sollstellungskonten	Hier kann, bei Bedarf, ein Filter auf Sollstellungskonten gesetzt werden. Wenn kein Filter gesetzt ist, dann werden alle Sollstellungskonten (Filter: Sollstellungsart <> ‘‘, RE Kontogruppe Forderungen/Erlöse) herangezogen.

Pauschale Berechnung

Für das in Rechnung stellen eines pauschalen Betrages von der Miete (z. B. Verwaltergebühr) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.

Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:

• Zeilentyp: Einzelkonto Absolut
• Verwendung: Geben Sie hier eine entsprechende Verwendung an. (z. B. wird bei Auswahl Wirtsch.Plan diese Ausnahme nicht in der Abrechnung berücksichtigt.)
• Filter Konten: Hier ist das Kostenkonto einzutragen, über das der pauschale Betrag in Rechnung gestellt werden soll.

Wichtig

Dieses Konto ist folgendermaßen zu schlüsseln:

• Verwendung: je nach Auswahl im Feld Verwendung (s.o.)
• Abrechnungsart: Es ist eine Abrechnungsart einzutragen, die in der Abrechnung berücksichtigt wird.
• Verteilungsart: Festbetrag

• Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl des Kontos im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.

Inforegister Berechnung

• Berechnung Wählen Sie hier Pauschal aus.
• Betrag Lassen Sie das Feld leer.

Bei der weiteren Bearbeitung wird in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten das Feld mit dem jeweiligen Betrag gefüllt.

Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung

Je nach Vereinbarung sind die Felder entsprechend zu füllen.

Hinweis

Wenn im Feld Prozent Sollstellung kein Wert eingetragen wird, findet natürlich auch keine prozentuale Berechnung der Miete statt.

Verarbeitung der Pauschalen mit Basis Prozent Miete

Die Berechnungsgrundlagen werden berechnet durch:

• Abrechnung anlegen
• Wirtschaftsplan anlegen
• Ausnahmen holen (in Abrechnung und Wirtschaftsplan)

Die o.g. Prozesse sind folgendermaßen erweitert worden: Sofern eine vertragsbezogene Ausnahme gefunden wird, in der das neue Feld Prozent Sollstellung <> 0 ist und Berechnung Pauschal, wird pro Einheit am Mietvertrag die in der Abrechnung enthalten ist eine Abrechnung Ausnahme Karte angelegt.

Es wird eine Verbindung zwischen Vertrag Ausnahme Karte und Abrechnung Ausnahme Karte geschaffen. Je nach Art der Ausnahme (vertrags- oder einheitenbezogen) wird entweder eine Abrechnung Ausnahmen Karte oder mehrere (für jede am Mietvertrag und in der Abrechnung vorhandene Einheit) erstellt.

Dabei wird ermittelt, wie hoch der Sollstellungsbetrag auf Basis der Debitorenposten ist, der im Abrechnungszeitraum für die Einheit angefallen ist. (Überprüft werden Debitorenposten, deren Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist. Sollstellungsdifferenzen werden auch berücksichtigt – Gegenbuchungen durch den Bericht Ausgleich offener Forderungen dagegen nicht).

Hinweis

Wenn, nachdem die Ausnahmen in die Abrechnung geholt wurden, debitorische Buchungen im Abrechnungszeitraum getätigt werden, dann kann über ein erneutes Ausnahmen holen die Berechnungsgrundlage aktualisiert werden.

Aus dem ermittelten Betrag wird dann anhand der Prozentangabe im Feld Prozent Sollstellung der zu leistende Betrag errechnet und im Inforegister Berechnung im Feld Betrag eingetragen. Außerdem werden die Felder Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz gefüllt. Zusätzlich wird im Inforegister Zeitbezug der Nutzungszeitraum in die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum der Ausnahme eingetragen.

Ausnahmen anwenden

Da eine prozentuale Berechnung von einem Wert mit „Null“ bisher nicht möglich war, wird in den Abrechnungsposten der Betrag in die Felder Betrag anteilig und Ausnahme Betrag eingetragen. (z. B.: Betrag anteilig 100,- EUR Ausnahme Betrag 100,- EUR und Betrag vor Ausnahme 0,- EUR, Ausnahme Prozent 999,99)

Hinweis

Diese Änderung des Vorgehens betrifft nicht nur die Pauschalen auf Basis Prozent Miete, sondern alle Ausnahmen mit Berechnung Pauschal, Min.Betrag, Min.Betrag/Verteilcode, Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.) und Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.). Auch wenn der Ausnahme Betrag 0 ist. Damit den Ausnahmen die Datengrundlage nicht entzogen wird, werden nun neu beim Abrechnung berechnen bei der Option Zeilen mit Betrag 0 löschen nur Zeilen gelöscht, die nicht in Abrechnung Ausnahme mit o.g. Berechnungsarten enthalten ist.

Belege erzeugen

Sofern im Inforegister Erläuterung ein Text mit Platzhaltern definiert wurde, werden im Beleg statt der Platzhalter die entsprechenden Werte eingetragen.

Maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete

Für die Kappung der Kosten durch maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete (z. B. Instandhaltungsgrenzen) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.

Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:

• Zeilentyp Einzelkonto Absolut, Mehrere Konten Absolut
• Verwendung Geben Sie hier eine entsprechende Verwendung an. (z. B. bei Auswahl Wirtsch.Plan werden diese Ausnahmen nicht angewandt.)
• Filter Konten Hier sind die Objektkonten einzutragen, die für die Kappung in Frage kommen.
• Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl der Konten im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.

Inforegister Berechnung

• Berechnung Max.Betrag oder Min.Betrag
• Betrag Das Feld ist leer zu lassen.

Bei der weiteren Bearbeitung wird das Feld in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten mit dem jeweiligen Betrag gefüllt.

Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung

Je nach Vereinbarung sind die Felder entsprechend zu füllen.

Hinweis

Wenn im Feld Prozent Sollstellung kein Wert eingetragen wird, findet natürlich auch keine prozentuale Berechnung der Miete statt.

Verarbeitung der maximalen bzw. minimalen Beträge auf Basis Prozent Miete

Die Berechnungsgrundlagen werden berechnet durch:

• Abrechnung anlegen
• Wirtschaftsplan anlegen
• Ausnahmen holen (in Abrechnung und Wirtschaftsplan)

Die o.g. Prozesse sind folgendermaßen erweitert worden: (Prozess für Abrechnung erläutert – gleiches gilt für Wirtschaftsplan)

Es wird eine Verbindung zwischen Vertrag Ausnahme Karte und Abrechnung Ausnahme Karte geschaffen. Dabei wird ermittelt, wie hoch der Sollstellungsbetrag auf Basis der Debitorenposten ist, der im Abrechnungszeitraum für die Einheit angefallen ist. (Überprüft werden Debitorenposten, deren Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist. Sollstellungsdifferenzen werden auch berücksichtigt – Gegenbuchungen durch den Bericht Ausgleich offener Forderungen dagegen nicht). Aus dem ermittelten Betrag wird dann anhand der Prozentangabe im Feld Prozent Sollstellung der zu leistende Betrag errechnet und im Inforegister Berechnung im Feld Betrag eingetragen. Außerdem werden die Felder Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz gefüllt.

Zusätzlich wird im Inforegister Zeitbezug der Nutzungszeitraum in die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum der Ausnahme eingetragen.

Belege erzeugen

Sofern im Inforegister Erläuterung ein Text mit Platzhaltern definiert wurde, werden im Beleg statt der Platzhalter die entsprechenden Werte eingetragen.

Abrechnung Ausnahmen Karte/Wirtschaftsplan Ausnahmen Karte

Beim Anlegen der Abrechnung werden für jede Vertrag Ausnahmen Karte ein oder mehrere Abrechnung Ausnahme Karte angelegt. Die dazugehörende Übersicht können Sie in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Ausnahmen öffnen.

Diese entspricht im Wesentlichen der Vertrag Ausnahmen Karte. Im Inforegister Allgemein können Sie im Feld Aktiv erkennen, ob und wann die Ausnahme angewendet wurde.

Hinweis

Warum eine angewendete Ausnahme nicht aktiv ist, können Sie in der Übersicht Abrechnung Ausnahmen im Feld Hinweis zur Verarbeitung erkennen.

Sofern Sie eine Ausnahme auf Berechnungsgrundlage Prozent Miete erstellt haben, wird im Inforegister Berechnung in den Feldern Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz beim Anlegen der Abrechnung Ausnahme Karte die Werte eingetragen, die die Grundlage für den Wert im Feld Betrag sind. Das Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung aus der Vertrag Ausnahme Karte wird dagegen hier nicht benötigt. Sie können in der Vertrag Ausnahmen Karte im Menüband in die zu dieser Vertragsausnahme gehörenden Abrechnung Ausnahmen anschauen.

Hinweis

Die Vorgehensweise im Wirtschaftsplan ist identisch.

Nachfolge Objektnummer

In der Abrechnung Objekt Karte ist es möglich im Inforegister Sonstige im Feld Nachfolge Objektnr. die Nummer eines Nachfolge-Objekts einzutragen. D.h. dieses Objekt löst das aktuell abgerechnete Objekt in der folgenden Abrechnungsperiode ab. Damit können die neuen Vorauszahlungen (Sollstellungszeilen) bereits in das neue Objekt eingetragen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Einheiten und Einheitenverträge identisch angelegt sind.

Umlageausfallwagnis (Version Deutschland)

Für den öffentlich geförderten Wohnungsbau ist es möglich, ein sogenanntes Umlageausfallwagnis im Wege der Betriebskostenabrechnung anzusetzen. Die Einstellungen sind auf der Einheitenstamm Karte im Inforegister Förderung vorzunehmen.

Hinweis

Die Option Umlageausfallwagnis kann nur gesetzt werden, wenn bei der Finanzierungsart öffentlich gefördert eingetragen ist.

Weitere Einstellungen sind im Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix vorzunehmen. Über die Suche öffnen Sie die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix.

In dem sich öffnenden Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix tragen Sie im Feld Umlage Ausfallwagnis % (D) den Prozentsatz (max. 2 %) des veranschlagten Umlageausfallwagnisses ein. Im Feld Umlage Ausfallwagnis Konto (D) tragen Sie das Konto ein, auf das die Beträge gebucht werden sollen. Die Berechnung erfolgt über die Funktion Abrechnung berechnen und wird dann anschließend im Fenster Einheit Abrechnung angezeigt.

In der Einzelabrechnung wird der anteilige Betrag im Summenblock der jeweiligen Abrechnungsart ausgewiesen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen § 35a EStG (Version Deutschland)

Für den Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen in der Jahresabrechnung geben Sie bei den Buchungen in den Buchblattzeilen die entsprechenden Dimensionen für § 35a an.

Bei der Ermittlung der umzulegenden Kosten in der Abrechnung, werden die Kostenbuchungen automatisch auf diese Dimensionen untersucht und in den Abrechnungszeilen eingetragen.

Darunter fallen zum Beispiel:

• Hausmeisterdienste
• Gartenpflege
• Reinigungsarbeiten

Öffnen Sie über die Suche die Liste Dimensionen. Hier legen Sie die Dimensionen für den § 35a EStG an.

Tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Code eine entsprechende Bezeichnung ein, wie zum Beispiel 35A-ESTG, und beschreiben diesen im Feld Name genauer. Über die Funktion Dimension öffnen Sie die Dimensionswerte der ausgewählten Dimension.

Hier können Sie die erforderlichen Untergliederungen der Dimension erfassen. Diese können Sie dann in der RE Einrichtung im Inforegister Dimensionen auswählen. Beim Druck der Abrechnung werden die Werte separat angedruckt, sofern entsprechende Werte vorhanden sind, im Einheitenvertrag die Option Drucke Anlage Haushaltsnahe DL aktiviert und in den Druckoptionen das Feld Anlage § 35a EStG aktiviert.

Die Werte werden in der Abrechnung nach den unterschiedlichen Dimensionen gruppiert:

• Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse nach § 35a Abs. 1 EStG (Dim.Wert § 35 geringfügige.BV)
• Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG (Dim.Wert § 35 haushaltnahe DL)
• Handwerkerleistungen nach § 35a Abs. 3 EStG (Dim.Wert § 35 Handwerker)

Bei welcher Einheit der Ausdruck tatsächlich gedruckt werden soll, kann im Einheitenvertrag im Inforegister Sonstiges über das Feld Drucke Anlage Haushaltsnahe DL bestimmt werden. Dieses Feld ist nur in der Version Deutschland aktiv und wird bei einer Neuanlage automatisch aktiviert.

Hinweis

Für den Ausweis der § 35-Dimensionen gilt: Bei Abrechnungen mit Berücksichtigung des Leistungszeitraums wird das Datum “Leistungszeitraum bis” für die Zuordnung zum Abrechnungszeitraum verwendet. Ist der Leistungszeitraum beim Posten nicht gefüllt, wird das Buchungsdatum verwendet. Bei Abrechnungen ohne Leistungszeitraum-Berücksichtigung ist das Buchungsdatum maßgeblich.

Abrechnung drucken im Detail

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. In RELion führen Sie dazu vier Schritte aus:

1. Druckoptionen überprüfen
2. Belege erzeugen
3. Freigabe zum Druck setzen
4. Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Über die Suche rufen Sie die Liste Abrechnungen auf und wählen die Zeile, die Sie bearbeiten möchten. In der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen bestimmen Sie, welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Abrechnungsbelege verwendet werden sollen.

Hinweis

Beachten Sie, dass bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge globale Belege als Anhang zur aktuellen Abrechnung importiert werden können. Öffnen Sie per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage und starten Sie den Assistent über PDF Anlage hinzufügen.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen, indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange das Feld Freigabe zum Druck aktiv gesetzt ist.

Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen. Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über die Option Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg drucken bzw. in der Seitenansicht ansehen.

Im der Übersicht Einheit Abrechnung können Sie die auf den Vertrag gefilterte RE Belegübersicht öffnen über das Ergebnis im Feld Anzahl Belege.

Hinweis

Bei allen, zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt. Sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich können Sie in der Einheit Abrechnung im Feld Anzahl Empfänger sehen, wie viele Empfänger die Abrechnung erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld gelangen Sie in die RE Belegempfänger Übersicht.

Hier werden Ihnen, gefiltert auf die entsprechende Einheit die Empfänger angezeigt. Öffnen Sie die RE Belegempfänger Karte. Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Wenn Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, dann sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf der Abrechnung die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden dessen Daten zusätzlich in der Abrechnung angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandats Zuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht öffnen Sie den Abrechnungsbeleg.

In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Die Listen sind gesperrt, freie Texte können bearbeitet werden. Im Menüband des Inforegisters Belegzeilen können Sie mit Beschreibung editieren den Editor öffnen. Darin ist jeweils der Text enthalten, der zu der markierten Zeile gehört.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Wenn Sie den Dokument Titel einer Anlage zur Abrechnung manuell geändert haben, können Sie im Bericht Typ Anschreiben die Änderungen in den Anlagenblock übernehmen. In der RE Belegübersicht können Sie ebenfalls diese Änderungen übernehmen.

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belege können Sie in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellen. Markieren Sie dazu die Zeile, zu deren Debitor Sie einen zusätzlichen Beleg schicken wollen und starten den Assistenten Neuen Belegkopf erstellen über die Funktion Belegkopf erstellen.

Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zur Abrechnung angezeigt. Als nächstes können Sie eine Datei importieren und benennen.

Tragen Sie im Feld Dokument Titel die Bezeichnung des Belegs ein. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Geben Sie im Feld Belegdatum das entsprechende Datum an.

Mit Weiter gelangen Sie zur 3. Seite des Assistenten.

Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.

Öffnen Sie danach den RE Beleg um den Text in den Zeilen eintragen zu können.

Bei Auswahl Datei Import:

Wählen Sie hier im Feld Dateianhang Name das gewünschte PDF-Datei aus. Tragen Sie im Feld Dokument Titel die Bezeichnung des Belegs ein. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Geben Sie im Feld Belegdatum das entsprechende Datum an.

Mit Weiter gelangen Sie zur 3. Seite des Assistenten. Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.

Bei Auswahl Datei Verknüpfung:

Wählen Sie im Feld Dateianhang Name die gewünschte PDF aus der Liste Datensatzverknüpfung aus.

Wichtig

Die benötigte PDF ist zuvor an die Abrechnung Objekt Karte zu verlinken und sollte auf einem Dateipfad gespeichert sein, auf dem alle zuständigen Bearbeiter und auch das Service-Tier Zugriff haben. Außerdem sollte vermieden werden, dass der Dateipfad bzw. Dateiname nachträglich geändert wird, da ein späterer Ausdruck sonst nicht möglich ist. Wichtig ist weiter, dass die PDF-Datei druckbar ist!

Das Feld Dokument Titel wird mit dem Namen der PDF-Datei vorbelegt, kann aber manuell geändert werden. Der Titel wird im Anlagenblock angedruckt. Geben Sie im Feld Belegdatum das entsprechende Datum an. Mit Weiter gelangen Sie zur 3. Seite des Assistenten. Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.

Seitenansicht

Bevor Sie die Abrechnung ausdrucken, haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen.

Rufen Sie bei den einzelnen RE Belegen über Drucken den jeweiligen Bericht auf. Hier können Sie dann über Vorschau die Druckvorschau öffnen:

Darstellung neue Vorauszahlungen in Abrechnung

Sofern bei den Druckoptionen das Feld Vorauszahlung Alt-Neu aktiviert wurde, werden beim Erzeugen der Belege die Sollstellungszeilen in einem separaten Abschnitt ausgewiesen. Voraussetzung ist, dass der Mieter bzw. Eigentümer nicht ausgezogen ist bzw. verkauft hat und es zum Stichtag Datum für erste Sollstellung eine Änderung in den Sollstellungszeilen gibt. Die zu diesem Zeitpunkt aktiven Sollstellungszeilen der Einheiten werden dann in Reihenfolge Miete, Nebenkosten, Sonstiges ausgegeben. Dabei ist es unabhängig ob ein Wirtschaftsplan zu der Abrechnung erstellt worden ist. Lediglich, wenn ein Wirtschaftsplan zur Abrechnung angelegt aber daraus noch keine neuen Sollstellungszeilen erzeugt worden sind, werden sowohl die Informationen aus dem Wirtschaftsplan und aus den Sollstellungzeilen berücksichtigt.

Zur besseren Übersicht wurde das Datum für erste Sollstellung hervorgehoben, sodass es auf dem zugeklappten Inforegister Vorauszahlungen angezeigt wird.

Wichtig

Als Beschreibung der Sollstellungszeilen werden die im Feld Bemerkungen der Sollstellungszeilen eingetragenen Bezeichnungen angegeben. Standardmäßig ist hier die Kontenbezeichnung eingetragen – diese kann bei Bedarf im Feld Bemerkung geändert werden.

PDF Stapeldruck

In der Abrechnung Objekt Karte öffnen Sie zum Ausdruck der erzeugten Belege die RE Berichtsauswahl.

Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF Stapeldruck vereint. Sie haben somit die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie die ganze Abrechnung mit allen Anlagen über den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausdrucken wollen.

Markieren Sie den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung und öffnen diesen mit OK. Wenn in Ihrem RELion System die Archivierung eingerichtet ist, wird sie automatisch angezeigt.

Bei der Verarbeitung wird die Abrechnung nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei können Sie dann im Anschluss drucken und/oder speichern.

Sie können im Inforegister Optionen einen Drucker im Feld Druckaufbereitung für auswählen. Damit können Sie die Information hinterlegen, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern Sie das optionale Deckblatt mit erzeugen lassen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

In dem erzeugten PDF können Sie dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigieren.

Vorsteuerausweis drucken

Für den Ausdruck des Vorsteuerausweises sind folgende Einstellungen vorzunehmen: Direkt von dem Rollencenter öffnen Sie die Einheitenvertragsübersicht und wählen den Einheitenvertrag aus, den Sie bearbeiten möchten. In der Einheitenvertrag Karte aktivieren Sie im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan das Feld Drucke VSt Ausweis bei allen Verträgen, die einen Ausdruck erhalten sollen.

Des Weiteren aktivieren Sie in der Abrechnung Objekt Karte das Feld VSt-Ausweis.

Beim Erzeugen der Belege wird dann für diese Einheiten eine Anlage „Nachweis der Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen“ erstellt.

Abrechnung für Leerstand-/Eigenbestand-Einheiten drucken

Beim Erzeugen der Belege werden diese auch für Leerstand- und Eigenbestand-Einheiten erstellt, aber über den Stapeldruck standardmäßig unterdrückt. Sie können diese bei Bedarf drucken. Dazu öffnen Sie in der Abrechnung Objekt Karte die RE Berichtsauswahl. Wählen Sie hier den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung.

Im Inforegister RE Belegempfänger wählen Sie im Filter Beleg Druck die entsprechende Option, wie z. B. Leerstand aus. Zur Verfügung stehen hier:

• Ja
• Nein
• Eigenbestand
• Leerstand

Wenn Sie danach wie gewohnt den Druck starten, werden alle Abrechnungen der Leerstands-Einheiten ausgedruckt.

Hinweis

Sie können auch die Abrechnung einer Leerstand-Einheit ausdrucken, in dem Sie in der Einheit Abrechnung die Leerstand-Einheit markieren und von dort den Stapeldruck Abrechnung starten. Es ist dann nicht notwendig eine weitere Filterung über das Feld Beleg Druck vorzunehmen.

Abrechnung drucken zur Verteilung an Hausmeister

Gerade bei größeren Miethausanlagen werden die Jahresabrechnungen dem Hausmeister zum Verteilen übersandt. In RELion ist es möglich, beim Druck der Abrechnung auf die einzelnen Hausmeister zu filtern. Damit die entsprechenden Informationen bei den einzelnen Abrechnungen hinterlegt werden, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Über die Suche öffnen Sie die RE Einrichtung und wählen im Inforegister Allgemein im Feld Handwerker einen entsprechenden Geschäftsbeziehungs-Code aus.

Über die Suche öffnen Sie die Liste Kontakte. Wählen Sie den Datensatz für den Hausmeister aus und öffnen die Kontaktkarte. Im Inforegister Kommunikation wählen Sie im Feld Versandoption intern aus.

Von dort rufen Sie über die Suchfunktion die Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehungen.

Um den Hausmeister einem bestimmten Objekt zuzuordnen, blenden Sie sich die Spalten Eigentümer/Mieter und Objektnr. ein. Bestimmen Sie über diese beiden Felder das entsprechende Objekt.

Wählen Sie im Feld Geschäftsbeziehung den Geschäftsbeziehungs-Code aus, den Sie im Feld Handwerker in der RE Einrichtung definiert haben. Im nächsten Schritt weisen Sie den Hausmeister den Einheitenstämmen zu, deren Abrechnungen vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Öffnen Sie die Liste Objekte. Markieren Sie das entsprechende Objekt und wählen über die Suche die Einheitenstämme. Wählen Sie die entsprechende Einheit und öffnen Sie die Karte Einheitenstamm.

Blenden Sie hier im Inforegister Adresse und Kontakt über Mehr anzeigen das Feld Hausmeister ein und wählen dort den entsprechenden Kontakt aus. Dadurch wird Ihnen im Feld Hausmeister Name der dazugehörige Name angezeigt.

Beim Erzeugen der Belege in der Einheit Abrechnung werden die Informationen des Hausmeisters dann in der RE Belegempfänger Karte im Inforegister Kontaktinfo gespeichert.

Beim Ausdruck der Abrechnung gehen Sie folgt vor:

Öffnen Sie über die Suche die Abrechnung Objekt Karte und dann über Drucken die RE Berichtsauswahl. Wählen Sie hier den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung. Im Inforegister RE Belegempfänger tragen Sie im Feld Hausmeister den entsprechenden Kontakt ein. Zusätzlich wählen Sie im Feld Versandoption intern aus. Wenn Sie danach wie gewohnt den Druck starten, werden nur die Abrechnungen ausgedruckt, die vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Hinweis

Wenn Sie danach die restlichen Abrechnungen ausdrucken wollen, filtern Sie im Stapeldruck Abrechnung im Feld Beleg Druck auf Ja und im Feld Versandoption auf direkt.

Vertragsabrechnung

Wenn in einem Vertrag sehr viele Einheiten enthalten sind, wird oft eine Zusammenfassung gewünscht, in der dann die Kosten und Vorauszahlungen aller Einheiten komprimiert dargestellt werden. Öffnen Sie den Mietvertrag, den Sie bearbeiten möchten.

Am Mietvertrag können Sie im Inforegister Sonstiges im Feld Vertragsabrechnung folgendes auswählen:

• Nur Einzelabrechnungen Diese Option ist standardmäßig vorbelegt – die Belege werden wie bisher erzeugt.
• Mit Einzelabrechnungen Beim Belege erzeugen wird zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt. Diese kommt nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen.
• Ohne Einzelabrechnungen

Beim Belege erzeugen wird zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt. Diese kommt nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen. Beim Druck werden die Einzelabrechnungen aber unterdrückt. Die Einzelabrechnungen erhalten hier ein Kennzeichen Nicht im Stapeldruck. (Dieses Feld kann bei Bedarf auf dem RE Belegkopf editiert werden)

Das Feld Vertragsabrechnung ist im Fenster RE Belegempfänger ebenfalls vorhanden und wird beim Belege erzeugen entsprechend gefüllt. Bei Bedarf kann es hier geändert werden. In der Vertragsabrechnung werden die Werte in der Spalte Betrag für alle beteiligten Einheiten summiert. Die Werte in den Summenblöcken zeigen dann auch die Werte aller beteiligten Einheiten summiert. Die Spalten Ihr Anteil und Berech.Tage/Gesamt Tage werden nicht ausgegeben, da dies nicht für alle Einheiten einheitlich dargestellt werden kann. Die Abrechnung wird nach wie vor einheitenbezogen gebucht.

Aktivierung Betriebskosten

Sofern ein Objekt bilanziell gebucht wird, besteht die Möglichkeit innerhalb eines Abrechnungsjahres die Betriebskosten zu aktiveren. Die aktivierten Betriebskosten werden dann in der Abrechnung wieder aufgelöst. Dafür sind einige Voraussetzungen notwendig.

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Über die Suche öffnen Sie die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix.

Für jede Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in mindestens einem Einheitenvertrag verwendet wird, muss eine Zeile in der Abrechnungsart Buchungsmatrix angelegt sein. Es dürfen in jeder Zeile die gleichen Konten verwendet werden. Bei der Aktivierung der Betriebskosten bzw. bei der späteren Buchung der Abrechnung werden folgende zusätzlichen Konten benötigt:

• Unfertige Leistungen Konto
• Bestand Erhöhung Konto
• Bestand Minderung Konto
• Bestand Minderung Ausnahme
• Bestand Minderung Leerstand
• Gegenkonto Ausnahmen
• Gegenkonto Leerstand
• Kalkulatorische Kosten Ausnahmen
• Kalkulatorische Kosten Leerstand

Abrechnung Objekt Vorlage Karte

Öffnen Sie die Liste Abrechnung Objekt Vorlagen. Legen Sie für die Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung eine Abrechnung Objekt Vorlage Karte an. Erstellen Sie für die Buchungsmethode Bilanzielle Methode ebenfalls eine entsprechende Abrechnung Objekt Vorlage Karte.

Abrechnung Objekt Karte

Damit die Kosten aktiviert werden können, benötigen Sie für jedes zu aktivierende Objekt eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung. Diese legen Sie über die Suchfunktion Abrechnung anlegen an. Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den Code aus, dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt.

Ergänzen Sie die Angaben noch mit dem Zahlungsdatum und starten die Verarbeitung mit OK.

Wichtig

Im Feld Quelle darf dabei immer nur Vorlage gewählt werden. Im Inforegister Weitere Schritte (optional) sind alle Optionen deaktiviert.

Abrechnung erstellen

Wenn am Ende der Abrechnungsperiode die Abrechnung erstellt werden soll, dann starten Sie den Bericht Abrechnung anlegen erneut. Wählen Sie im Feld Vorlage die entsprechende Vorlage für die Bilanzielle Abrechnung aus.

Im Feld Abrechnungscode geben Sie den gleichen Code an, den Sie zur Aktivierung verwendet haben. Für die Abrechnung sind nun die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Sie können die Abrechnung Objekt Karte der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung auch manuell auf Bilanzielle Methode umstellen.

Dabei ist nur zu beachten, dass zuerst die Buchungsmethode und evtl. Vorauszahlungsart geändert wird, da ansonsten nicht die Funktionen Beteiligte Einheiten ermitteln etc. ausgeführt werden können.

Abrechnung buchen

Beim Buchen der Abrechnung mit bilanzieller Methode werden die aktivierten Betriebskosten pro Abrechnungsart wieder aufgelöst. Zusätzlich zu den einheitenbezogenen Buchungssätzen werden bei der bilanziellen Methode objektbezogene Buchungssätze erstellt. Dabei werden die bei der Abrechnung ermittelten Kosten vom Unfertige Leistungen Konto gesplittet nach umgelegten Betriebskosten steuerfrei und steuerpflichtig, nach Ausnahmen, nach Kosten des Leerstands und Rundungsdifferenzen aus der Abrechnung auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.

Sofern die aktivierten Beträge nicht mit den tatsächlich in der Abrechnung ermittelten Kosten übereinstimmen, wird diese Differenz in diesem Zuge ebenfalls vom Unfertige Leistungen Konto auf das Rundungsdifferenz Konto gebucht. Die aktivierten Beträge für Leerstand und Ausnahmen werden vom Unfertige Leistungen Konto auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.

WEG-Abrechnung

Die Erstellung einer WEG-Abrechnung weicht in einigen Punkten von der Mieter-Abrechnung ab.

Abrechnung an aktuellen Vertragspartner

Setzen Sie in der Liste Abrechnungsart im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner bei der Abrechnungsart einen Haken, die Sie für die Abrechnung der Hausgelder verwenden. Dadurch wird die Abrechnung bei einem Eigentümerwechsel in der Abrechnungsperiode bzw. bis zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung für den jeweils zuletzt gültigen Eigentümer erstellt.

Buchungsmethode

Beim Anlegen einer WEG-Abrechnung ist bei der Abrechnung nur die Buchungsmethode Abrechnungsspitzen (bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausbuchung pro Abrechnungsart in Länderversion Österreich) in Kombination mit der Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag zugelassen.

Um einem Eigentümer trotzdem darstellen zu können, dass seine Zahlungen eventuell nicht ausgeglichen sind, gibt es im Anschreiben einer WEG-Abrechnung einen zusätzlichen Bereich. Dieser erscheint immer, wenn der Debitor zum Stichtag Abrechnung bis einen offenen Saldo hat.

Beim Saldo werden dabei alle offenen Posten des Debitors zu dem abgerechneten Einheitenvertrag bis zum Ende der Abrechnungsperiode berücksichtigt. Die Zusammenstellung dieses Saldos wird in der Anlage Vorauszahlungen im Detail ausgewiesen.

Hinweis

Für die Eigentümer-Abrechnung sollte statt der Textersetzung „+ABRECHNUNGSERGEBNIS+“ die Textersetzung „+SALDO-ZAHLUNG+“in den RE Berichtstexten verwendet werden.

Ausweis Rücklagen (Version Deutschland)

Der Ausweis der Rücklagenentwicklung wird als zusätzlicher Anhang zur Jahresabrechnung erstellt.

Damit die Werte der einzelnen Positionen ermittelt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Instandhaltungsrücklage in Abrechnung Vorauszahlungen geholt werden. Die Werte werden dann folgendermaßen ermittelt:

Rücklage-Wohnungen	Alle Eigentümer	Ihr Anteil
Anfangsbestand (Soll)	Sachkontensaldo, alle Buchungen auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Filter auf Buchungsdatum (Abrechnungsbeginn – 1 Tag) ohne Berücksichtigung der Rücklagenarten.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Offen am 31.12.14: Datum = Abrechnungsbeginn – 1 Tag	Debitorenposten über die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung. Summe aus Spalte Offene Vorauszahlung Vorjahr + Zahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis	Wird nicht ausgewiesen (kann nicht dargestellt werden da die Anfangsbestände Soll und Ist über MEA ermittelt werden. In unserem Beispiel hätte der Eigentümer -20,- EUR).
Anfangsbestand (Ist)	Ermittlung rechnerisch aus Zeile [Anfangsbestand (Soll)] – [Offen am 31.12.14].	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Zuführung gemäß Plan	Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf Abrechnungs-zeitraum und die Rücklagenarten Zuführung + Rundungsdiff. Der summierte Wert wird in den Abrechnungsposten mit Zuführung gespeichert.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Nicht gezahlte Rücklagen	Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Vorauszahlung Differenz gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis.	Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Vorauszahlung Differenz gefiltert auf Abrechnungsart, Abrechnungskreiswie und zusätzlich Einheitennr.
Zuführung für Vorjahre	Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Zahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis.	Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Zahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart, Abrechnungskreis und zusätzlich Einheitennr.
Sonstige Zuführung	Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Sonst.Zuführung.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Zinsen	Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Zinsen.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandskonto hinterlegten Verteilungscode (MEA)
Kapitalertragssteuer	Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart KapESt.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Solidaritätszuschlag	Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Solid.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Entnahmen	Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Entnahme.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Endbestand (Ist)	Rechnerisch aus den Positionen Anfangsbestand (Ist) bis Entnahme.	Rechnerisch aus den Positionen anteiligen Anfangsbestand (Ist) bis anteilige Entnahme.
Offen zum 31.12.15: Datum = Stichtag Abrechnungsende	Debitorenposten über die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung. Summe aus Spalte Vorauszahlung Differenz + Offene Vorauszahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis.	wird nicht ausgewiesen (siehe Offen zum 31.12.14)
Endbestand (Soll)	Rechnerisch aus Endbestand (Ist) + Offen zum 31.12.15.	Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).

Einrichtung

Damit die Rücklagen korrekt gebucht und in der Jahresabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen. Öffnen Sie die Liste Abrechnungsart über die Suche.

Im Feld Rücklage setzen Sie bei der Abrechnungsart einen Haken, die Sie für die Instandhaltungsrücklage verwenden.

Hinweis

Die Abrechnungsart für Rücklage stellt die Verbindung zwischen Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten her. Wenn Sie mehrere Instandhaltungsrücklagen verwalten (z. B. für Wohnung und Garage) können Sie diese mithilfe von Abrechnungskreisen unterteilen. Sofern Sie mehrere Abrechnungsarten für Rücklage in einem Objekt verwenden, benötigen Sie für jede Abrechnungsart jeweils Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten.   Die Rücklagenkonten sind wie folgt einzurichten:

• Bestandskonto Rücklage:

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
  • RE Kontogruppe: Rücklage
  • Verteilungscode: z. B. MEA
  • Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Bestandskonto benötigt.

• Sollstellungskonto Rücklage (Vorauszahlungen):

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
  • RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
  • Sollstellungsart: Sonstiges
  • Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Sollstellungskonto benötigt.

• Aufwandskonten Rücklage (Kostenkonten):

  • Verwendung: Abrechnung
  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: bei nur einer Rücklage ist eine Vorbelegung sinnvoll
  • RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
  • Verteilungscode: z. B. MEA

Hinweis

Sofern Sie teilweise Instandhaltungskosten mit der Jahresabrechnung abrechnen wollen, so sind diese Kosten nicht auf die Konten zu buchen, die mit der Abrechnungsart für Rücklage gekennzeichnet sind, da diese zwar in die Abrechnung geholt aber nicht abgerechnet werden.

• Rücklagengegenkonten: Für die Buchungen auf die Rücklagenbestandskonten wird mindestens ein Gegenkonto benötigt, auf dem die Gegenbuchung aus Rücklagen gebucht werden. Sie können dabei entweder jeweils ein Konto für Entnahme und Zuführung verwenden oder beide Rücklagenarten über das Entnahmekonto laufen lassen.

  Pflicht: Abrechnungsart: z. B. Rücklage RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen Rücklagenart: Entnahme

  Optional: Abrechnungsart: z. B. Rücklage RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse Rücklagenart: Zuführung

Rücklagenarten

Damit die Rücklagen in der Jahresabrechnung korrekt ausgewiesen werden können, sind beim Buchen auf das Bestandskonto die verschiedenen Rücklagenarten anzugeben. Folgende Rücklagenarten stehen Ihnen zur Verfügung:

Name	Beschreibung
Anfangsbestand	Verwenden Sie diese Option für die Buchung des Anfangsbestandes.
Zinsen	Für die Buchung von Zinserträgen (z. B. aus Festgeldanlagen) wählen Sie diese Option aus.
KapESt	Wählen Sie diese Option bei Buchungen der Kapitalertragsteuer (Zinsabschlagsteuer).
Solid.	Geben Sie diese Option für die Buchung des Solidaritätszuschlages an.
Zuführung	Für die Umbuchung der Soll-Zuführung (gemäß Wirtschaftsplan) wählen Sie diese Option aus.
Entnahme	Verwenden Sie diese Option für die Buchung von (beschlossenen) Entnahmen aus der Rücklage.
Endbestand	Wählen Sie diese Option bei Buchungen des Endbestandes. Hinweis: Buchungen mit der Rücklagenart Endbestand werden in RELion aktuell nicht ausgewertet.
Sonst.Zuführung	Geben Sie diese Option für Buchungen von sonstigen Zuführungen zur Rücklage an. Beispiel: Es wurde beschlossen, die Einnahmen der Waschmünzen der Rücklage zuzuführen. Damit erkennbar ist, wie hoch diese Einnahmen jährlich sind, können Sie diese mit dieser Rücklagenart buchen.
Rundungsdiff.	Mit dieser Option können Sie die Differenz zwischen beschlossener Zuführung zur Instandhaltungsrücklage und der tatsächlich sollgestellten Zuführung buchen. Beispiel: Wenn z. B. in der Eigentümergemeinschaft beschlossen wurde, dass jährlich eine Rücklage in Höhe von 10.000 EUR gebildet werden soll, aber durch die Aufteilung auf die Eigentümer insgesamt im Jahr nur 9.999,97 EUR über die Sollstellungen zugeführt werden, so kann die Differenz von 0,03 EUR manuell über die Rücklagenart Rundungsdiff. auf das Rücklagenkonto gebucht werden. Hinweis: Die Rundungsdifferenz ist nur dann zu buchen, wenn sie tatsächlich dem Bankkonto zugeführt wird.

Abrechnung

Sie legen die Abrechnung wie gewohnt über Abrechnung anlegen an.

Wichtig

Für den korrekten Ausweis der Instandhaltungsrücklage ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Abrechnungsart mit Kennzeichen Rücklage in die Abrechnung geholt werden. Wenn die Aufwandskonten für Rücklage mit Verwendung Abrechnung geschlüsselt sind, werden die dazugehörigen Vorauszahlungen mit in die Abrechnung geholt, sofern im Inforegister Vorauszahlungen der Haken Nur abgerechnete Abr.Arten gesetzt ist.

Sollten Sie diese Aufwandskonten nicht in die Abrechnung holen, dann setzen Sie im Inforegister Datenquelle im Feld Filter Abrechnungsarten den Filter auf die Abrechnungsart für Hausgeld und für Rücklagen (z. B.: HG|RL)

Beim Holen der Abrechnungszeilen werden nach der üblichen Systematik auch die Aufwandskonten für Rücklagen in die Abrechnung Zeilen eingetragen. Sie können dort die Kosten und die Werte des § 35-Ausweises manuell nachpflegen (z. B. bei Objektübernahme). Legen Sie dafür bei den entsprechenden Objektkonten eine Zeile pro Abrechnungskreis an.

Wichtig

Da sich die Logik geändert hat, wie die § 35 Werte für Rücklagen geholt werden, ist es nicht möglich die Belege von älteren Versionen neu zu erstellen. Die § 35 Informationen für Instandhaltungskosten würden nicht ausgewiesen werden. Wenn die Aufwandskonten nicht in die Abrechnungszeilen geholt werden, dann können die § 35 Werte auch nicht in der Abrechnung ausgewiesen werden.

Beim Holen der Vorauszahlungen werden zusätzlich zu den Vorauszahlungen des Abrechnungszeitraumes auch alle Debitorenposten der Vorauszahlungskonten für Rücklage in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung geholt, die entweder noch offen oder im Abrechnungszeitraum für frühere Zeiträume ausgeglichen worden sind. Für die genaue Zuordnung der Rücklagenvorauszahlungen zu dem entsprechenden Rücklagenbestandskonto wird bei den Posten das Feld Abrechnungskreis mit dem Abrechnungskreis aus dem Objektkonto gefüllt.

Sofern die Debitorenposten nicht innerhalb des Abrechnungszeitraums gezahlt wurden, werden die noch offenen Beträge im Feld Vorauszahlung Differenz eingetragen. Auch wenn die Beträge vor der Abrechnungserstellung mittlerweile ausgeglichen wurden. Zahlungen, die im Abrechnungszeitraum geleistet wurden, dabei aber eine frühere Sollstellung ausgeglichen haben, werden im Feld Zahlung Vorjahre eingetragen. Offene Posten aus den Vorjahren werden im Feld Offene Vorauszahlung Vorjahre eingetragen.

Beim Berechnen der Abrechnung werden die verschiedenen Rücklagenarten je Abrechnungsart und Abrechnungskreis in die Abrechnungsposten geschrieben. Je nach Rücklagenart werden diese dabei aus den gebuchten Werten des Rücklagenbestandskontos oder der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen ermittelt. Einige Rücklagenarten stehen nur in den Abrechnungsposten zur Verfügung, um diese dann in der Darstellung der Rücklage korrekt abgreifen zu können. Die verschiedenen Rücklagenarten setzen sich in den Abrechnungsposten wie folgt zusammen:

Rücklagenart	Herkunft
Anfangsbestand (Soll)	Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto bis einen Tag vor Abrechnungsbeginn ohne Berücksichtigung von Rücklagenarten.
Offen Vorperiode	Summe aus Spalte Offene Vorauszahlung Vorjahr + **Zahlung Vorjahr **der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.
Anfangsbestand (Ist)	Die ermittelten Werte Anfangsbestand (Soll) abzüglich Offen Vorperiode werden mit dieser Rücklagenart eingetragen.
Zuführung	Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Zuführung und Rundungsdiff.
Zugang Differenz	Summe der Spalte Vorauszahlung Differenz der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.
VJ Zuführung	Summe der Spalte Zahlung Vorjahr der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen
Sonst.Zuführung	Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Sonst.Zuführung.
Zinsen	Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Zinsen.
KapESt	Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart KapESt.
Solid.	Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Solid.
Entnahme	Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Entnahme.
Endbestand (Ist)	Die ermittelten Werte Anfangsbestand (Ist) + Zuführung - Zugang Differenz + VJ Zuführung + Sonst.Zuführung + Zinsen - KapESt – Solid. – Entnahme werden mit dieser Rücklagenart eingetragen.
Offen Abrechnungsperiode	Summe aus Spalte Vorauszahlung Differenz + Offene Vorauszahlung Vorjahr der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.
Endbestand (Soll)	Die ermittelten Werte Endbestand (Ist) + Offen Abrechnungsperiode werden mit dieser Rücklagenart eingetragen.

Wichtig

Bitte prüfen Sie, ob Ihre Rücklagenbestandskonten den Stand ausweisen, der insgesamt geleistet werden sollte. (Sollstand) In der Abrechnung wird dieser Stand als Anfangsbestand (Soll) verwendet, ohne Berücksichtigung von Rücklagenarten.

Zur Verringerung des Buchungsaufwandes der Rücklagen im Bereich der WEG-Verwaltung in Deutschland wurde die Stapelverarbeitung Rücklagen buchen geschaffen. Mithilfe dieses Berichts können automatisch die zu zahlenden (sollgestellten) Vorauszahlungen ermittelt und entsprechende Buchblattzeilen erzeugt werden. Zusätzlich können bei Bedarf auch für die Entnahmen Buchblattzeilen erstellt werden. Es ist dabei jederzeit möglich, diese Buchungen entweder teilweise oder komplett manuell durchzuführen.

Rücklagen buchen

Nachdem die Vorauszahlungen und bei Bedarf auch die Instandhaltungskosten in die Abrechnung geholt wurden, kann im Menüband oder über die Suche der Abrechnung Objekt Karte der Bericht Rücklagen buchen (D) geöffnet werden.

Inforegister Optionen:

Durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte sind bereits die Felder Geschäftsvorfallcode, Abrechnung von und Abrechnung bis gefüllt. Diese sind nur zur Information und können nicht geändert werden.

• Buchblatt Vorlagenname Wählen Sie hier die Buchblattvorlage aus, die zum Buchen verwendet werden soll.
• Buchblatt je Objekt Setzen Sie hier einen Haken, wenn für jedes Objekt ein separates Buchblatt gefüllt werden soll. Das Feld Buchblatt Name wird in diesem Fall deaktiviert.
• Buchblatt Name Sofern Sie nicht den Haken im Feld Buchblatt je Objekt gesetzt haben, können Sie hier manuell ein Buchblatt auswählen.
• Buchungsdatum Hier wird standardmäßig das Datum Abrechnung bis vorbelegt. Sie können dieses bei Bedarf ändern.

Hinweis

Damit die Buchungen im Ausweis der Rücklagen korrekt berücksichtigt werden können, ist es erforderlich, dass das Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist!

• Entnahme buchen Mit Aktivierung dieser Option werden auch die Abrechnung Zeilen überprüft und die Entnahmen ermittelt.
• Filter Abrechnungsart Wählen Sie hier die Abrechnungsart(en) für Rücklage aus, für die Sie die Zuführungen bzw. Entnahmen ermitteln und buchen wollen.

Im Inforegister RE Objekt ist bereits durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte auf das Objekt gefiltert.

Hinweis

Beim 1. Starten des Berichts wird ein Herkunftscode WEG-RL angelegt. Sofern Sie keine Berechtigung zum Schreiben in die Tabelle Herkunftscode haben, lassen Sie vom Administrator den Herkunftscode anlegen.

Der Bericht füllt ein Buchblatt, um folgende Rücklagenbuchungen zu erstellen:

• Zuführung
• Entnahme

Dabei wird jeweils das Bestandskonto gegen das Rücklagengegenkonto mit Rücklagenart gebucht. Den Buchungen wird der Herkunftscode WEG-RL mitgegeben. Die benötigten Konten werden über die Abrechnungsart gefunden.
Wenn mehrere Rücklagen vorhanden sind (z. B. für Wohnungen und Garagen), dann können diese über Abrechnungskreise unterschieden werden. Wenn mehrere Abrechnungsarten für Rücklage verwendet werden, ist es zwingend erforderlich, dass alle Konten für jede Abrechnungsart entsprechend geführt werden (pro Abrechnungsart Bestands-, Sollstellungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten)

Zuführung:

In der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen wird pro ausgewählter Abrechnungsart Rücklage über Vorauszahlung Brutto die Summe der zu zahlenden Beträge je Abrechnungskreis ermittelt. Diese Summe wird dann vom Rücklagengegenkonto (je nach Einrichtung entweder vom Gegenkonto mit Rücklagenart Zuführung oder wenn kein Konto mit Rücklagenart Zuführung vorhanden ist vom Gegenkonto mit Rücklagenart Entnahme) auf das Bestandskonto bzw. die Bestandkonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Zuführung und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandkonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.

Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Zuführung [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben. Es wird dabei nicht auf den Herkunftscode WEG-RL geprüft, sodass auch manuell erstellte Buchungen berücksichtigt werden. 

Entnahme:

In den Abrechnung Zeilen werden alle Konten mit der ausgewählten Abrechnungsart ermittelt. Dabei werden die Kosten pro Abrechnungskreis saldiert. Der Saldo der einzelnen Abrechnungskreise wird dann vom Rücklagengegenkonto auf das Bestandskonto bzw. die Bestandskonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Entnahme und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandskonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.

Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Entnahme [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben.

Hinweis

Durch das Prüfen der Bestandskonten auf Buchungen mit den Rücklagenarten Zuführung und Entnahme und Abrechnungskreis ist es möglich, den Bericht mehrfach zu starten.

Buchungen für Rücklagen

Zusätzlich zu den Buchungen, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden, sind im Abrechnungszeitraum manuelle Buchungen durchzuführen.

Das betrifft folgende Rücklagenarten:

• Zinsen
• KapESt
• Soli.
• Rundungsdiff.
• Sonst.Zuführung

Wie Buchungen in RELion aussehen sollten, damit diese sowohl in der WEG Gesamtabrechnung als auch in der Abrechnung korrekt ausgewiesen werden, haben wir Ihnen an folgendem Beispiel dargestellt. (Der Vollständigkeit halber wurden auch die Buchungen aufgeführt, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden. Diese sind mit Automatikbuchung ausgewiesen. Die Sollstellungen und die dazugehörenden Zahlungen wurden nicht eingetragen)

 Buchungsverfahren Rücklagen (wohnungswirtschaftlicher Kontenrahmen)

	Zinsen, Kapitalertragsteuer u. Solidaritätszuschlag
1	Zinsertrag auf Festgeldkonto
2	Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Zinserträge
	Konto 380010 mit Rücklagenart Zinsen und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen
3	Kapitalertragssteuer von Festgeldkonto
4	Bestandsverminderung des Rücklagekontos um Kapitalertragssteuer
	Konto 380010 mit Rücklagenart KapESt und Gegenkonto ohne Vorzeichen buchen
5	Solidaritätszuschlag von Festgeldkonto
6	Bestandsverminderung des Rücklagekontos um Solidaritätszuschlag
	Konto 380010 mit Rücklagenart Soli. und Gegenkonto ohne Vorzeichen buchen

	Rundungsdifferenz
	Wenn z. B. in der Eigentümergemeinschaft beschlossen wurde, dass jährlich eine Rücklage in Höhe von 2.600,- EUR gebildet werden soll, aber durch die Aufteilung auf die Eigentümer insgesamt im Jahr nur 2.520,- EUR über die Sollstellungen zugeführt werden, so kann die Differenz von 80,- EUR manuell über die Rücklagenart Rundungsdiff. auf das Rücklagenkonto gebucht werden. Die Rundungsdifferenz ist nur dann zu buchen, wenn sie tatsächlich dem Bankkonto Festgeld zugeführt wird.
7	Rundungsdifferenz von Girokonto
8	Rundungsdifferenz auf Festgeldkonto
9	Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Rundungsdifferenz
	Konto 380010 mit Rücklagenart Rundungsdiff und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen

	Sonstige Zuführungen
	Wenn z. B. in der Eigentümergemeinschaft beschlossen wurde, dass die Einnahmen der Waschmünzen der Rücklage zugeführt werden soll, dann kann diese über die Rücklagenart Sonst.Zuführung manuell dem Rücklagenkonto zugeführt werden.
10	Einnahmen der Waschmünzen auf Girokonto
11	Einnahmen der Waschmünzen von Girokonto auf Festgeldkonto
12	Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Einnahmen aus Waschmünzen
	Konto 380010 mit Rücklagenart Sonst.Zuführung und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen

	Zuführung
13	geleistete Vorauszahlungen von Girokonto auf Festgeldkonto
14	Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Soll-Vorauszahlungen (Automatikbuchung)
	Konto 380010 mit Rücklagenart Zuführung und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen
	wird mit Herkunftscode WEG-RL gebucht
15	geleistete Vorauszahlungen für Vorjahre von Girokonto auf Festgeldkonto

	Entnahmen
16	Erfassung Rechnung für Reparatur Gegensprechanlage
	Buchung mit § 35a Dimensionen für Handwerker und Material
17	Zahlung der Rechnung für Reparatur Gegensprechanlage
18	Kosten für Reparatur Gegensprechanlage von Festgeldkonto auf Girokonto
19	Bestandsverminderung des Rücklagekontos um Entnahme (Automatikbuchung)
	Konto 380010 mit Rücklagenart Entnahme und Gegenkonto ohne Vorzeichen buchen
	wird mit Herkunftscode WEG-RL gebucht

Ausweis Rücklagen (Version Österreich)

Damit die Rücklagen in der Betriebskostenabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind zusätzliche Einrichtungen an den Objektkonten notwendig, damit diese Buchungen berücksichtigt werden. Über die Suche öffnen Sie die Liste Objekte und klicken auf das Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Anschließend richten Sie über die Funktion Konten die Objekt Konten wie folgt ein:

Objekt Konto für Anfangsbestand

Bezeichnung	Beschreibung
Verwendung	Abrechnung
Abrechnungsart	Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis	Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode	In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor	Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe	Das Objektkonto ist entweder mit Giro oder Forderungen/Erlöse zu schlüsseln.
Rücklagenart	Wählen Sie die Rücklagenart Anfangsbestand aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto	Setzen Sie hier einen Haken.

Hinweis

Damit der Anfangsbestand in der Abrechnung ausgewiesen werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass dieser auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Anfangsbestand vor Beginn des Abrechnungszeitraums gebucht wurde.

Objekt Konto für Entnahmen:

Bezeichnung	Beschreibung
Verwendung	Abrechnung
Abrechnungsart	Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis	Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode	In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor	Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe	Das Objektkonto ist entweder mit Kosten oder Kosten/Zahlung zu schlüsseln.
Rücklagenart	Wählen Sie die Rücklagenart Abgang aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto	Setzen Sie hier einen Haken.

Hinweis

Damit die Entnahmen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Abgang im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Objekt Konto für Zugang:

Bezeichnung	Beschreibung
Verwendung	Wirtschaftsplan
Abrechnungsart	Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis	Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode	In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor	Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe	Das Objektkonto ist entweder mit Giro, Forderung/Erlöse oder Erlöse/Zahlung zu schlüsseln.
Rücklagenart	Wählen Sie die Rücklagenart Zugang aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto	Setzen Sie hier einen Haken.

Hinweis

Damit die Zugänge in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Zugang Gezahlt im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Objekt Konto für Zinsen:

Bezeichnung	Beschreibung
Verwendung	Abrechnung
Abrechnungsart	Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis	Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode	In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor	Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe	Das Objektkonto ist entweder mit Giro, Forderung/Erlöse oder Erlöse/Zahlung zu schlüsseln.
Rücklagenart	Wählen Sie die Rücklagenart Zinsen aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto	Setzen Sie hier einen Haken.

Hinweis

Damit die Zinsen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Zinsen im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Differenz auf Regelbesteuerung (Version Österreich)

Damit die Differenz auf Regelbesteuerung korrekt berechnet werden kann sind folgende Einrichtungen vorzunehmen: Über die Suche rufen Sie die Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen auf.

Tragen Sie im Feld** USt % für Rücklagenentnahme (A)** bei der MwSt.- Geschäftsbuchungsgruppe für Garagen und Gewerbeeinheiten den vollen Steuersatz ein. Bei der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe für Wohnungen geben Sie den verminderten Steuersatz an. Über die Suchfunktion öffnen Sie die RE Einrichtung und wählen die Ergänzung Österreich.

Tragen Sie in den Feldern Mit Heizung und Ohne Heizung den jeweilig gültigen Steuersatz ein. Definieren Sie über die Felder MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe die entsprechenden Buchungsgruppen. Anschließend öffnen Sie die Objektübersicht und wählen Sie ein Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie über die Suche die Option Steuerdaten.

Geben Sie im Feld Ab Datum ein Startdatum ein. Im Feld MwSt. Gesch.Buchungsgruppe Steuer wählen Sie einen Code für die Objektsteuer aus. Bei Bedarf können Sie im Feld Beschreibung eine kurze Information hinterlegen. In den Feldern Wohnungsanteil %, Gewerbeanteil %, Parkplatzanteil % und Anteil unecht st. befr. % tragen Sie die jeweiligen Anteile ein bzw. lassen diese über den Bericht Objekt Steuerquote berechnen eintragen. Da die Vorschreibung umsatzsteuerfrei ist aber bei den Handwerkerrechnungen die Vorsteuer gezogen werden kann, entsteht nun, nachdem die Instandhaltungskosten gebucht worden sind, die Verpflichtung zur Umsatzsteuerzahlung. Dazu starten Sie turnusmäßig (z. B. pro Monat) den Bericht MwSt. WEG berechnen. Der Stapel bewirkt, dass aus Kostenbuchungen, die in den Bereich der Instandhaltung gehören, eine Umsatzsteuer von 10 % bzw. bei Heizungskosten 20 % gebildet wird. Öffnen Sie über die Suche den Bericht MwSt. WEG berechnen.

Mithilfe dieses Berichts werden bei allen Kostenbuchungen auf den Objektkonten, die in der Page Ergänzung Österreich eingetragen wurden, Umsatzsteuerkorrekturen je nach Steuersatz und Steuerdaten erstellt. Im Inforegister Optionen sind folgende Eintragungen erforderlich:

Bestimmen Sie über die Felder Buchblattvorlage und Buchblattname das entsprechende Buchblatt. Sofern Sie den Haken im Feld Original Belegnummer verwenden nicht setzen, geben Sie im Feld Belegnr. eine Belegnummer für die zu erstellenden Buchungen an. Bestimmen Sie über die Felder Zeitraum von und Zeitraum bis den Zeitraum, aus dem die Ursprungsbuchungen berücksichtigt werden sollen.

Hinweis

Sie können auch jedes Mal vom 01.01. des Jahres beginnen. Dies ist sinnvoll, wenn auch die nachträglichen Buchungen der Vorperioden erfasst werden sollen.

Wählen Sie im Feld Buchung zum aus, ob die zu erstellenden Umsatzsteuerbuchungen mit dem Originaldatum der Ursprungsbuchung oder mit dem Datum, welches unter Zeitraum bis eingegeben wurde, in das Buchblatt als Buchungsdatum eingestellt wird. Empfohlen wird die Einstellung Originaldatum, um den Bezug zur Ursprungsbuchung zu erhalten. Aktivieren Sie das Feld Buch.Blatt erstellen. Ansonsten wird nur ein Testdurchlauf erfolgen.

Im Inforegister Sachposten können Sie bei Bedarf auf einzelne Objekte filtern. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau. Öffnen Sie danach das angegebene Buchblatt und buchen die eingestellten Buchungen.

Wichtig

Bitte im Buchblatt keine Änderungen oder Fehlerbehebungen vornehmen.

In der WEG-Abrechnung wird dann im Anschreiben bei gewerblichen Einheiten bzw. Garagen die Differenz im Anschreiben ausgegeben:

Und bei den nachrichtlich ausgegebenen Beiträgen zur Rücklage ausgewiesen:

Abrechnung drucken

In der Abrechnung Objekt Karte können Sie im Inforegister Druckoptionen mit der Druckoption WEG Abrechnung zeitanteilig zusätzlich zeitanteilige Aufteilungen der Kosten als Anlage erstellen. Diese Option ist nur wirksam, wenn in der Abrechnungsperiode oder bis zum Abrechnungsdatum Eigentümerwechsel stattgefunden haben.

Einheitenstorno

Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Abrechnungen zu der betroffenen Einheit erstellt, gebucht und gesperrt, wird der Storno verhindert. Sollte die Abrechnung noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss die Abrechnung so weit zurückgesetzt werden, dass die Einheit Abrechnungen leer sind. Dazu bitte in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein setzen. Wenn eine Abrechnung gebucht und gesperrt ist. muss dies über die Funktion Storno in der Einheit Abrechnung durchgeführt werden.

Die betroffene Einheit Abrechnung wird mit den darunter liegenden Abrechnungsergebnissen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Abrechnung gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung der betroffenen Abrechnung ist nicht mehr möglich, sie bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Abrechnungen ist möglich.

Wählen Sie in der Seite Einheit Abrechnung die gewünschte Einheit aus und starten Sie die Aktion Storno:

Es erscheint eine detaillierte Aufzählung welche Folgen der Storno der Einheit Abrechnung hat:

Wenn Sie die Aktion mit Ja bestätigen, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus der Abrechnung entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Abrechnung Stornierte Einheiten geschrieben.

Sie finden diese in der Abrechnungskarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten.

Anschließend können Sie den Storno im Vertrag erneut starten.

Datenpool

Einführung

Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel aufgeführt.

1. Sie beginnen mit RELion neu, benötigen aber für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.

2. Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das sie noch für das vergangene Jahr für die Abrechnung benötigen.

3. Sie arbeiten mit dem Kreditmanager (Fa. Lang). Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.

In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.

Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen

Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.

Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.

Unterjährige Übernahmen

Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, Sie müssen teilweise Werte aus dem Vorsystem übernehmen, teilweise haben Sie bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.

Vorbereitung

Bevor Sie mit dem Datenpool beginnen, blenden Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool ein.

In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.

Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.

Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung (in AT = Vorschreibung Vorsystem)

Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.

Vorauszahlung Vorsystem
Zielmandant		Aktueller Mandant
Objektnr.		Objektnr. Aus Abrechnung
E/M		E/M. aus Abrechnung
Quelle		Fix „Vorauszahlungen Vorsystem“
Ziel		Fix „Abrechnung“
Einheitennr.		Muss
Einheitenhistorie		Muss
Abrechnungsart		Muss
Betrag Netto		Kann
Betrag Steuer		Kann
Fälligkeitsdatum	Aktuell nur Fälligkeitsdatum	Muss
Buchungsnr.		Muss
Kontonr. Wenn eingetragen	Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum von	Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis	Aktuell keine Auswertung

 

Aufwand Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.

Bitte achten Sie darauf, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.

Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert. Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.

Aufwand Vorsystem
Zielmandant		Aktueller Mandant
Objektnr.		Objektnr. Aus Abrechnung
E/M		E/M. aus Abrechnung
Quelle		Fix „Aufwand Vorsystem“
Ziel		Fix „Abrechnung“
Startdatum	Aktuell nur Startdatum	„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Leistungszeitraum von	Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis	Aktuell keine Auswertung
Verarbeitung
Wenn Kontonr. Eingetragen ist	Aktuell keine Auswertung
Kontonr.	Wird über Abrechnungsart ermittelt	Erste Abrechnungszeile mit dieser Abrechnungsart und Einheit liefert Kontonr.
Einheitennr.		Mussfeld bei Festwerten
Einheitenhistorie	Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit	Kann
Abrechnungsart		Muss
Abrechnungskreis	Nur bei Zeilen ohne Einheitennr.	Muss
Betrag Netto		Kann
Betrag Steuer		Kann
Betrag n.a.VSt		Kann
Startdatum		Muss
Buchungsnr.		Muss
Kreditornr.		Kann
Externe Belegnr.		Kann

Darlehenswerte für Abrechnung

Darlehen
Zielmandant		Aktueller Mandant
Objektnr.		Objektnr. aus Abrechnung
E/M		E/M. aus Abrechnung
Quelle		Darlehen
Ziel		Abrechnung
Fälligkeitsdatum		„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Kontonr.	Wird über Postenart und Abrechnungsarten in der Darlehenskarte ermittelt.	Keine Abrechnungsart (z.B. für Gebühren) Betrag wird nicht abgerechnet.
Einheitennr.		Muss
Einheitenhistorie	Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit	Kann
Buchungsnr.		Muss
Kreditornr.	Wird über Kreditor in der Darlehenskarte ermittelt
Darlehensnr.	Das Darlehen muss auch in RELion als Darlehenskarte mit dieser Nummer angelegt sein. Status = Fremdsystem	Muss

Beispiel:

Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen

Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung)beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.

Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.

Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.

In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, Quelle Objektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss “Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.

Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld „Nicht umlagefähig“ auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.

Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.

2 - Berichtstexte

Einführung

RELion bietet die Möglichkeit, die Texte im Anschreiben der Abrechnung über Berichtstexte zu definieren.

Tipp

Wir empfehlen mindestens einen Berichtstext für Mietabrechnungen und einen Berichtstext für Eigentümerabrechnungen anzulegen.

Berichtstexte

Öffnen Sie über die Suche RE Berichtstexte.

RE Berichtstexte sind Texte, mit denen Sie allgemeine Textblöcke für Anschreiben bereitstellen können. Normalerweise werden bei der Positionierung die Optionen Vortext und Nachtext verwendet.

Berichtstext neu anlegen

Wählen Sie die Aktion Neu und geben Sie im Feld Beschreibung intern eine Bezeichnung ein, unter der Sie den Textbaustein finden wollen.

Die Felder Eigentümer / Mieter, Objektnr., Geschäftsvorfallcode dienen zur Filterung bei automatisch erstellten Anschreiben. So können z. B. die Texte für Hausgeldabrechnungen (Eigentümer) und Nebenkostenabrechnung für Mieter unterschieden werden.

Im unteren Teil der Seite können Sie die Textzeilen erfassen. Mit Beschreibung editieren können Sie einen Fließtexteditor starten. Normalerweise wir der Fließtext bei 80 Zeichen umgebrochen. Sie können aber auch individuelle Zeilenlängen vorgeben, indem Sie im Feld Zeilenlänge in Zeichen vorher einen kleineren Wert als 80 vorgeben. Beachten Sie aber, dass bei einer größeren Zahl im jeweiligen Anschreiben Darstellungsprobleme entstehen können.

Mit Unterstreichung und Fettdruck können Sie für die jeweilige Zeile die Darstellung formatieren, sofern der Bericht dies unterstützt.

Berichtszuordnung

Dieser Punkt ist wichtig, um den Berichtstext einem oder mehreren Berichten zuzuordnen. Wählen Sie dazu Berichtszuordnung in den Aktionen.

Um die Berichtstexte anzuwenden, tragen Sie in der Tabelle RE Berichtszuordnung den Bericht mit dem zuständigen Bereich ein.

Modul	Bericht ID	Berichtsname
Abrechnung	5052276	Abrechnung Belege erzeugen
Wirtschaftsplan	5052277	Wirtschaftsplan Belege erzeugen

Berichtstexte in der Abrechnung

In der Abrechnung für Nebenkosten bzw. Hausgeld sind mehr Optionen verfügbar, da hier das Anschreiben und auch Anlagen mit Texten versehen werden können. Im Anschreiben wird dabei der Vortext vor der Gegenüberstellung der Vorauszahlungen und Kosten ausgegeben.

Mitte wird vor der Darstellung der neuen Vorauszahlungen ausgegeben, falls die Druckoption Vorauszahlungen Alt-Neu drucken aktiviert ist.

Der Nachtext wird am Ende des Anschreibens gedruckt und enthält normalerweise allgemeine Hinweise und einen Schlusssatz.

Zusätzlich können Sie die Positionierung Erläuterung allgemein verwenden, um am Ende der Einzelabrechnungen weitere Erklärungen auszugeben. Die Positionierung Hinweis § 35a wird in der Anlage Ausweis gemäß § 35a EStG zur Verfügung gestellt.

Bedingte Textauswahl

Im Anschreiben können Sie mithilfe vordefinierter Steuerelemente variabel Inhalten erweitern, bzw. nach bestimmten Bedingungen (WENN) auswählen.

Dazu gibt es:

• Bedingte Auswahl, beginnend mit [WENN Sxxx: …..:]
• Ersetzungen, beginnend mit [ERSETZE +xxxxx+]

In der Betriebskostenabrechnung sind WENN Schleifen für die Behandlung von Nachzahlung und Guthaben, mit entsprechenden Bedingungen, hinterlegt. Diese sind fest eingebaut und werden beim Eintrag in der Mitte oder Nachtext über Schleifen im Programm gesteuert. Bei Vortexten können sie nicht verwendet werden, da mehrere Beträge noch nicht berechnet sind, solange der Vortext aufbereitet wird.

Folgende Filterkriterien werden dabei berücksichtigt:

• Guthaben oder Nachzahlung
• Mieter aktuell oder ausgezogen (zum Stichtag Abrechnung bis)
• Eigentümer aktuell oder verkauft (zum Stichtag Abrechnungsdatum)
• LS (Lastschriftmandant) ja/nein
• Bankverbindung am Einheitenvertrag bekannt ja/nein

Syntax: [WENN Sxxx : Kommentar:]

• xxx: dreistellige Zahl der Bedingung. Kommentar: kann aus beliebigen Hinweisen bestehen.

Die Markierung [WENN S001: Guthaben… wird beim Drucken komplett unterdrückt. Damit der Ausdruck erfolgt, muss nach dem Kommentar ein Doppelpunkt „:“ und eine schließende eckige Klammer „]“ folgen. [WENN S001: Guthaben:]. Jeder vordefinierten Bedingung [WENN] folgt eine dreistellige Zahl, beginnend mit einem führenden „S“. Alle Zeichen, die nach der Zahl kommen, sind nur Kommentare und dienen der Lesbarkeit im Berichtstexteditor.

WENN-Bedingungen für Kostenblock

Folgende WENN-Bedingungen werden Ihnen für den Kostenblock im Abrechnungsanschreiben zur Verfügung gestellt. Je nachdem welche Kriterien ein Einheitenvertrag erfüllt, wird der Text aus der entsprechenden WENN-Bedingung angedruckt.

Filter bei den einzelnen WENN-Schleifen

WENN S001:	Guthaben	Mieter aktuell	LS ja	Verrechnung mit nächster Zahlung
WENN S002:	Guthaben	Mieter ausgezogen	LS ja	Betrag wird überwiesen
WENN S003:	Guthaben	Mieter aktuell	Bankverbindung unbekannt	Mitteilungsanfrage wg. Bankverbindung
WENN S004:	Guthaben	Mieter ausgezogen	Bankverbindung unbekannt	Mitteilungsanfrage wg. Bankverbindung
WENN S013:	Nachzahlung	Mieter aktuell	LS ja	Betrag wird eingezogen
WENN S014:	Nachzahlung	Mieter ausgezogen	LS ja	Betrag wird eingezogen
WENN S015:	Nachzahlung	Mieter aktuell	LS nein	Aufforderung zur Überweisung
WENN S016:	Nachzahlung	Mieter ausgezogen	LS nein	Aufforderung zur Überweisung
WENN S017:				Abrechnungsergebnis und Vorauszahlung gleichen sich aus.
WENN S018:	Guthaben	Mieter aktuell	Bankverbindung bekannt	Überweisung wird vorgenommen
WENN S019:	Guthaben	Mieter ausgezogen	Bankverbindung bekannt	Überweisung wird vorgenommen
WENN S150:	Nachzahlung		LS ja	Der Nachzahlungsbetrag ist größer als 150,- EUR
WENN S151:	Nachzahlung		LS nein	Der Nachzahlungsbetrag ist größer als 150,- EUR

WENN-Bedingungen für Vorauszahlung Alt-Neu

Folgende WENN-Bedingungen werden Ihnen für das Abrechnungsanschreiben zur Verfügung gestellt.

Filter bei den einzelnen WENN-Schleifen bei Darstellung Vorauszahlung Alt-Neu

WENN S100:		Neue Vorauszahlung ist 0
WENN S101:		Neue Vorauszahlung ist größer als alte Vorauszahlung
WENN S102:	LS ja	Neue Vorauszahlung ist größer als alte Vorauszahlung
WENN S103:	LS nein	Neue Vorauszahlung ist größer als alte Vorauszahlung
WENN S111:		Neue Vorauszahlung ist genauso groß wie alte Vorauszahlung
WENN S121:		Neue Vorauszahlung ist kleiner als alte Vorauszahlung
WENN S122:	LS ja	Neue Vorauszahlung ist kleiner als alte Vorauszahlung
WENN S123:	LS nein	Neue Vorauszahlung ist kleiner als alte Vorauszahlung

Hinweis

Die WENN-Schleifen S100-S123 können nur im Nachtext verwendet werden, da erst dann die notwendigen Angaben im Zugriff sind. Damit die Bankverbindung des Debitors erkannt wird, ist diese am Einheitenvertrag zu hinterlegen. Sofern mehrere Einheitenverträge an einem Vertrag vorhanden sind, so wird nur die 1. Einheit geprüft und deren Angaben verwendet.

Definierte Ersetzungswörter

In der Abrechnung wurden Ihnen von RELion Ersetzungswörter zur Verfügung gestellt. Diese sind als Platzhalter zu sehen und werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Ersetzungen

Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]

• XXXXX= Ersetzungswort

Wichtig

Achten Sie dabei auf die exakte Schreibweise!

Ersetzungswort	Ersetzt mit
ABRECHNUNGSERGEBNIS	Aktuelles Abrechnungsergebnis ohne Kontodifferenz
SALDO-OFFEN	Summe offener Posten des Debitors (gefiltert auf Objekt und Einheitenvertrag) zum Stichtag Abrechnungsende. Hinweis: Der ausgegebene Wert wird immer ohne Vorzeichen angedruckt.
SALDO-ZAHLUNG	Aktuelles Abrechnungsergebnis abzüglich SALDO-OFFEN in einer WEG-Abrechnung. Hinweis: Der dabei ermittelte Wert ist für die Abrechnung nicht buchungsrelevant.
WÄHRUNG	Währung (zurzeit Mandantenwährung)
BANKKONTONR	Bankkontonummer aus der 1. Einheit des Debitoren
BANKNAME	Bankname aus der 1. Einheit des Debitors
KONTOINHABER	Name des Kontoinhabers aus d. 1. Einheit des Debitors
BANKLEITZAHL	Bankleitzahl aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-BIC	BIC aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-IBAN	IBAN aus der 2. Einheit des Debitors
SEPA-IBANX	IBAN wie bei SEPA-IBAN, jedoch verdeckte Ausgabe bis auf letzte 4 Ziffern, d.h. aus DE12 3456 7890 9876 5432 10 wird XXXX XXXX XXXX XXXX XX32 10.
SEPA-GLAEUBIGERID	Gläubiger-ID
SEPA-MANDATSREF	Mandatsreferenznummer
BANKKONTOINHABER	Bankkontoinhaber
ZAHLUNGSTERMIN	Zahlungstermin aus dem Feld Zahlungsdatum in der Abrechnung Objekt Karte
NEUEVZ-BRUTTO	Neue Vorauszahlung Brutto (Netto + Steuer) für den gesamten Debitoren
NEUEVZ-NETTO	Neue Vorauszahlung Netto für den Debitoren
NEUEVZ-MWST	Neue Vorauszahlung MwSt. für den Debitoren
NEUEVZ-FÄLLIG	Neue Vorauszahlung Fällig am (= Datum der Sollstellung)
ALTEVZ-BRUTTO	Alte Vorauszahlung Brutto (Netto + Steuer) für den gesamten Debitoren
ALTEVZ-NETTO	Alte Vorauszahlung Netto für den Debitoren
ALTEVZ-MWST	Alte Vorauszahlung MwSt. für den Debitoren

Beispiel:

Ersetzungen

Wir werden den Betrag von [ERSETZE +ABRECHNUNGSERGEBNIS+] [ERSETZE +WÄHRUNG+] auf Ihr Konto mit der Kto.Nr. [ERSETZE +SEPA-IBANX+] bei der [ERSETZE +BANKNAME+] überweisen.

Ausdruck

Wir werden den Betrag von 1.212,40 EUR auf Ihr Konto mit der Kto.Nr. XXXX XXXX XXXX XXXX XX32 10 bei der Sparkasse Laupheim überweisen.

Bedingte Auswahl

Die Markierung für die Bedingte Auswahl [WENN SXXX: Kommentar:] muss immer ganz links in der Zeile stehen. Die Bedingungen sind je nach Einsatzgebiet (z. B. RE Abrechnung) vordefiniert und können nur aus der Liste der vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt werden.

3 - Wirtschaftsplan

Einführung

Der Wirtschaftsplan ist sehr stark mit der Betriebskostenabrechnung verbunden. Die notwendigen Stammdaten und Einrichtungen an den Verträgen bis auf kleine Ergänzungen dieselben, sodass sich der Wirtschaftsplan mit der Kenntnis des Moduls Betriebskostenabrechnung leichter erschließt.

Dies soll aber nicht heißen, dass Neueinsteiger nicht direkt mit dem Wirtschaftsplan beginnen können. Während die Abrechnung vergangene Zeiträume betrachtet, plant der Wirtschaftsplan zukünftige Kosten.

Oft wird bei einem Neubau mit dem Wirtschaftsplan begonnen. Als Planungsgrundlage dienen eventuell bereits vorhandene Grundsteuerbescheide, Verträge mit Versicherungen und Versorgern. Weitere Kosten können nur anhand von Erfahrungswerten aus vergleichbaren Objekten geplant werden. Anhand des Wirtschaftsplans werden die monatlichen Vorauszahlungen berechnet und in die jeweiligen Miet- bzw. WEG-Kaufverträge eingetragen (sog. Sollstellungszeilen). Über Anschreiben, die direkt im Wirtschaftsplan erzeugt werden, bekommen die Vertragspartner die Höhe der monatlichen Zahlungen mitgeteilt. Im laufenden Jahr sollten die anfallenden Kosten durch diese Vorauszahlungen abgedeckt sein. Nach Ablauf des Jahres steht die Abrechnung an, hier können eventuelle nicht abgedeckte Kosten nachberechnet werden. Bei zu großzügiger Planung werden Beträge an die Vertragspartner zurückerstattet.

Anhand der tatsächlich angefallenen Kosten kann dann das Folgejahr wieder über den Wirtschaftsplan geplant werden. Über die Jahre ergibt sich somit ein Wechselspiel aus Planung und Abrechnung.

Einrichtung

Für die Erstellung eines Wirtschaftsplanes werden die gleichen Einrichtungsparameter benötigt, die bereits für die Betriebskostenabrechnung hinterlegt wurden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung.

RE Einrichtung

Inforegister Nummerierung

In der RE Einrichtung im Feld Wirtschaftsplan Belegnummern wählen Sie eine bereits bestehende Nummernserie aus, die dann als Rechnungs- und Belegnummer im Wirtschaftsplan verwendet wird.

Inforegister Sonstiges

Im Feld Rundungsfaktor Sollst. aus Wirtschaftsplan kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

• 0,00 = Betrag wird ohne jegliche Rundung unverändert übernommen
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet

Im Feld Rundungsmethode Sollst. aus Wirtschaftsplan wählen Sie eine Rundungsmethode aus, die im Wirtschaftsplan für die Berechnung der Vorauszahlungs-Sollstellungen zum Tragen kommen soll. Zur Auswahl stehen kaufmännisch, aufrunden und abrunden.

Verwendung

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Objekte und wählen in der Zeile des Objekts, das Sie bearbeiten möchten, die zugehörige Aufgabenseite. Objektkonten, die für den Wirtschaftsplan verwendet werden sollen, benötigen die Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles.

Dazu öffnen Sie Konten und wählen in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten. In der Spalte Verwendung tragen Sie die entsprechenden Optionen bei den erforderlichen Konten ein.

Verteilungscode Wirtschaftsplan

Normalerweise arbeiten die Abrechnung und der Wirtschaftsplan mit dem Verteilungscode, der in den Objektkonten in der Spalte Verteilungscode eingetragen ist. Mit diesem wird bestimmt, wie die Umlage der Kosten auf die einzelnen Einheiten gerechnet werden soll.

Öffnen Sie die Tabelle Objekte und das jeweilige Objekt, welches Sie bearbeiten möchten. Sie können für die Verteilung der Kosten im Wirtschaftsplan am Objekt Konto einen abweichenden Verteilungscode hinterlegen. Das empfiehlt sich vor allem, wenn die Werte in der Abrechnung verbrauchsabhängig oder nicht zeitanteilig sind.

Dazu öffnen Sie Konten und wählen in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten. In der Spalte Verteilungscode Wirtschaftsplan tragen Sie bei den erforderlichen Konten einen abweichenden Code ein.

Wenn Sie im Feld Verteilungscode einen Wert eintragen, wird dieser auch in den Verteilungscode Wirtschaftsplan eingetragen. Für den Fall, dass Sie für die Planung im Wirtschaftsplan eine andere Grundlage für die Verteilung benötigen, können Sie hier einen alternativen Verteilungscode hinterlegen, der dann nur für den Wirtschaftsplan gilt.

Wichtig

Bei der Verteilungsart Kein Zeitanteil ist es zwingend erforderlich, dass ein abweichender Verteilungscode Wirtschaftsplan hinterlegt wird. Diese Verteilungsart im Wirtschaftsplan wird nicht unterstützt und es wird automatisch auf Zeitanteilig umgeschlüsselt.

Geschäftsvorfall Code

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code.

In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können Sie die Codes, z. B. für die Abrechnungen, Wirtschaftspläne aber auch Sonderumlagen etc., pflegen. Im Feld Geschäftsvorfall treffen Sie die Auswahl Wirtschaftsplan. Geben Sie einen entsprechenden Code, z. B. WP 2024, ein. Sie können dabei max. 10 Zeichen verwenden. Der Text, den Sie in die Beschreibung eintragen, wird auf dem Wirtschaftsplan als Überschrift angedruckt. Bestimmen Sie über die Felder Datum von und Datum bis die Wirtschaftsplanperiode.

Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan geben Sie das Datum der Wirtschaftsplanerstellung ein. Dieses wird dann auf dem Wirtschaftsplan angegeben, sofern kein abweichendes Druckdatum bestimmt wurde. Bei Bedarf wählen Sie in den Feldern Vergleichen mit 1 und Vergleichen mit 2 aus, ob der ausgewählte Wirtschaftsplan mit einer älteren Abrechnung oder Wirtschaftsplan verglichen werden soll. In den Feldern Vergleichen mit Code 1 und Vergleichen mit Code 2 können Sie einen vorhandenen Geschäftsvorfallcode auswählen.

Geschäftsbeziehungsklassen

Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll. Öffnen Sie die Übersicht Global-Geschäftsbeziehungsklassen.

Mit +Neu erzeugen Sie eine leere Zeile. Wählen Sie im Feld Geschäftsbeziehungsklasse für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen aus:

• Vertragspartner
• Zahler
• Bewohner / Nutzer
• Beirat
• Mitglied
• Info

Diese Geschäftsbeziehungsklassen beziehen sich auf die am Einheitenvertrag hinterlegten Kontakte und die dort aktivierten Geschäftsbeziehungen. Über das Feld Drucken bestimmen Sie, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats, wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.

Wichtig

Wenn Sie einen Bericht mehrmals verwenden, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird zurzeit nur für die Abrechnung und Wirtschaftsplan unterstützt!

Wählen Sie im Feld Dokument-ID den Bericht aus, dem Sie eine Geschäftsbeziehungsklasse zuordnen wollen.

RE Berichtsauswahl

RELion bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken des Wirtschaftsplans und dessen Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen. Öffnen Sie über die Suche RE Berichtsauswahl.

Für den Wirtschaftsplan wählen Sie zuerst im Dialogfeld Verwendung RE Wirtschaftsplan Mieter oder RE Wirtschaftsplan Eigentümer aus. Dadurch werden bereits zugeordnete Berichte angezeigt.

Über die Funktion im Menü Initialisieren stellen Sie alle von RELion vorgesehenen Standardberichte ein. Möchten Sie nun einen weiteren Bericht in der Tabelle verwenden, tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer ein. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.

Wichtig Es muss mindestens ein Bericht eingetragen werden.

Berichtstexte Schnelleinrichtung

Die wichtigsten Standardtextbausteine werden in der Vorlagedatenbank bereits mitgeliefert. Zusätzlich können Sie für einzelne oder alle Wirtschaftspläne eigene Texte erfassen. Über die Suchfunktion öffnen Sie RE Berichtstexte. In der Tabelle RE Berichtstexte legen Sie mit +Neu eine leere Aufgabenseite RE Berichtstext an.

Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen aus für dessen Objekte Sie Texte für das Wirtschaftsplananschreiben eintragen möchten. Bei Bedarf können Sie bestimmen, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Geschäftsvorfallcodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.

Hinweis

Beim Holen der Berichtstexte in den Wirtschaftsplan werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie (ohne Geschäftsvorfallcode)
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. (ohne Geschäftsvorfallcode)
3. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Geschäftsvorfallcode
4. Eigentümer/Mieter + Objektnr.
5. Eigentümer/Mieter

Sind mehrere Textbausteine mit der gleichen Kombination vorhanden, dann wird die erste genommen. Folgende Kombinationen werden nicht unterstützt:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie + Geschäftsvorfallcode
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Geschäftsvorfallcode

Sofern Sie den Text als Vorlage für individuelle Texte verwenden wollen, setzen Sie im Feld Vorlage einen Haken. Im Inforegister RE Berichtstext Zeilen wählen Sie im Feld Positionierung die gewünschte Option aus.

Vortext: Der Text wird vor den geplanten Kosten im Anschreiben gedruckt.

Nachtext: Der Text wird nach den geplanten Kosten angezeigt.

Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Sollte eine Unterstreichung des Textes oder ein Ausdruck in fetter Schrift (Fettdruck) gewünscht sein, setzten Sie in den entsprechenden Feldern einen Haken. Damit die Texte auch im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden können, öffnen Sie über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen.

Tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Report Nummer 5052277 für das Erzeugen der Wirtschaftsplan Belege ein. Im Abschnitt Berichtstexte erhalten Sie eine ausführliche Erläuterung für die Erstellung individueller Texte.

Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen. Hier können Sie Vorlagen anlegen, in denen Druckoptionen und Datenquellen zentral eingerichtet werden können. Es sollte mindestens eine Vorlage eingerichtet werden, da der Assistent zum „Wirtschaftsplan anlegen“ eine Vorlage benötigt.

Über +Neu legen Sie eine neue Wirtschaftsplan Objekt Vorlagenkarte an.

Die Vorlagen erlauben es Ihnen, eine einheitliche Einrichtung für die verschiedenen Anwendungsfälle zu definieren.

Beispiel: Der Wirtschaftsplan in der WEG, der mit Anschreiben und Einzelaufstellung gedruckt wird oder die Anpassung der Vorauszahlungen aus der Abrechnung heraus. Für Letzteres empfehlen wir eine Vorlage anzulegen, in der Sie im Feld Abrech.Arten aus Abrechnung ein * eintragen, damit alle Abrechnungsarten auch in der Berechnung des Wirtschaftsplans berücksichtigt werden.

Fallbeispiel

Für ein WEG-Objekt soll ein neuer Wirtschaftsplan anhand der vorliegenden Abrechnung erstellt werden. Die darin neu kalkulierten Vorauszahlungen sollen dann in die Sollstellungszeilen übertragen werden.

Schematischer Ablauf

Wirtschaftsplan anlegen

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftspläne oder wählen Sie den Menüpunkt direkt am jeweiligen Objekt:

Für die Erstellung eines neuen Wirtschaftsplans starten Sie im Menü unter Neu den Bericht Wirtschaftsplan anlegen.

Befüllen Sie den Bericht wie folgt:

Bezeichnung	Erläuterung
Vorlage	Wählen Sie aus, auf welcher Vorlage Sie den Wirtschaftsplan erstellen wollen.
Multiplikator	Über das Feld Multiplikator können Sie bei Bedarf bestimmen, um wieviel die Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese, z. B. um 10 % erhöht werden, geben Sie den Multiplikator 1,10 ein. Standardmäßig ist 1,00 vorgegeben.
Wirtschaftsplan Code	Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wählen Sie im Feld Wirtschaftsplan Code den zu verwendenden Code aus. Bei Bedarf können Sie das Datum im Feld Wirtschaftsplan Datum ändern.
Datum 1. Sollstellung	Hier steuern Sie, welches Startdatum die neuen Sollstellungszeilen haben sollten. Hinweis: Das Datum 1. Sollstellung muss nach dem letzten Sollstellungsdatum liegen.

Bestimmen Sie im Inforegister Weitere Schritte (optional), ob Sie die beteiligten Einheiten holen wollen. Im Inforegister RE Objekt geben Sie über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. die Objekte an, für die Sie die Wirtschaftspläne anlegen wollen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dadurch wird für jedes Objekt eine Wirtschaftsplan Objekt Karte angelegt.

Hinweis

Objektkonten, die mit Verteilungsart kein Zeitanteil geschlüsselt sind, werden im Wirtschaftsplan mit Verteilungsart Zeitanteilig eingetragen. Außerdem kommt dann zwingend der Verteilungscode Wirtschaftsplan zum Tragen.

Wirtschaftsplan Objekt Karte

Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans. Bei Bedarf können Sie hier noch Änderungen vornehmen. Wenn das Wirtschaftsplan Datum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Im Feld Sollstellung ab ist das Datum hinterlegt, das als Startdatum der neuen Sollstellungszeilen verwendet werden soll. Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, können Sie im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollziehen. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn Sie erneut auf das Feld Status in den jeweiligen Zeilen klicken. Bestimmte Aktionen sind bei fortgeschrittenem Bearbeitungsstatus nicht mehr möglich, z. B. können nach dem fertig berechneten Wirtschaftsplan die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen nicht mehr geändert werden.

Beteiligte Einheiten holen und prüfen

Zu Beginn können Sie über die Funktion Beteiligte Einheiten holen die für den Wirtschaftsplan relevanten Einheiten ermitteln. Danach können Sie die Einheiten über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt in der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan überprüfen.

Wirtschaftsplanzeilen holen

Die Wirtschaftsplanzeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für den Wirtschaftsplan dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan anlegen werden die Objektkonten in die Wirtschaftsplanzeilen, die mit Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles geschlüsselt sind, eingetragen. Sofern Sie die Quelle Wirtschaftsplan oder Abrechnung wählen, werden zusätzlich bei den einzelnen Objektkonten die Werte aus der Quelle eingetragen.

Bei der Option Objektkonten werden dagegen keine Werte eingetragen. Diese sind dann manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu erfassen. Öffnen Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte unter Details die Tabelle Wirtschaftsplanzeilen.

Die Detailinformationen zum Konto (Zeile) erhalten Sie mit Klicken auf den Dropdown-Pfeil. Wählen Sie hingegen den Doppelpfeil neben Kontonr. können sie die Detailinformationen zu allen Konten (Zeilen) auf- oder zuklappen.

Wirtschaftsplan berechnen

Die ermittelten Jahresbeträge werden nun noch auf die einzelnen Einheiten verteilt. Starten Sie dazu entweder in der Wirtschaftsplan Objekt Karte oder in der Tabelle Wirtschaftspläne über den Aufruf Wirtschaftsplan berechnen.

In dem sich öffnenden Bericht Wirtschaftsplan berechnen werden im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt die Informationen des markierten Wirtschaftsplans übernommen.

Im Inforegister Optionen können Sie bestimmen, ob Gesamtfaktoren aktualisiert, Aufteilungsregeln angewendet und Zeilen mit Betrag „0“ gelöscht werden sollen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

Wirtschaftsplan prüfen

Nach der Erstellung und Berechnung des Wirtschaftsplans können Sie diesen im Detail überprüfen. Zur Kontrolle können Sie den Gesamtwirtschaftsplan drucken. Den Ausdruck starten Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Aufruf Drucken.

Markieren Sie den Report 5052264 Gesamtwirtschaftsplan und starten diesen mit OK. Im Inforegister Optionen können Sie, falls gewünscht, das Feld Zeilen ohne Kosten unterdrücken aktivieren. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie beim Berechnen des Wirtschaftsplans die Zeilen mit Betrag 0 nicht gelöscht haben.

Die Angaben zum Wirtschaftsplan sind bereits vorgefiltert. Diese können Sie bei Bedarf ändern und erweitern.

Anschließend öffnet sich der Bericht und es werden Ihnen für jedes verwendete Objektkonto im Wirtschaftsplan die Nettobeträge angezeigt, aufgeteilt auf die jeweiligen Abrechnungskreise.

Zusätzlich wird angedruckt, wieviel davon auf die einzelnen Einheiten verteilt worden ist. Auch wird eine eventuell entstandene Differenz zwischen den geschätzten und verteilten Kosten dargestellt. Diese entsteht z. B. dadurch, dass der umzulegende Betrag nicht komplett auf die einzelnen Einheiten mit dem Faktor umgelegt werden kann (Rundungsdifferenzen). Außerdem können Sie diesem Bericht entnehmen, mit welcher Verteilung inkl. Faktor die jeweiligen Kosten umgelegt werden. Sofern der Wirtschaftsplan auf Basis einer Abrechnung erstellt worden ist, erhalten Sie hier den Kostenvergleich der einzelnen Positionen.

Sollten Konten nur in der Abrechnung verwendet worden sein, wird Ihnen das hier ebenfalls ausgewiesen.

Individuelle Texte anlegen

Normalerweise verwendet der Wirtschaftsplan den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einem Wirtschaftsplan individuelle Texte zu verwenden. RELion ermöglicht es, dass für jedes Objekt bzw. für jede Einheit ein individueller Ausdruck erstellt werden kann. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü unter Zugehörig/Wirtschaftsplan/Texte vorgenommen werden. Beim erstmaligen Starten öffnet sich folgende Abfrage:

Mit Ja öffnen Sie das Fenster RE Berichtstexte.

Sie können einen vorhandenen Text auswählen und diesen in die neue Textvorlage kopieren. Anschließend können Sie diesen individuell bearbeiten. Wenn bereits ein Text kopiert wurde, können Sie das in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennen. In diesem Fall gelangen Sie mit der Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.

Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Hinweis

Überprüfen Sie vor dem Belege erzeugen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen ob Sie alle gewünschten Optionen aktiviert haben! Eine genaue Erläuterung der Druckoptionen finden Sie im Abschnitt Druckoptionen.

Starten Sie die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen, indem Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte Belege erzeugen wählen oder im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf das Feld Nein klicken.

Es ist hier bereits auf den entsprechenden Wirtschaftsplan gefiltert. Starten Sie den Vorgang mit OK.

Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen.

Über Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg entweder ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen. Überprüfen Sie stichprobenartig das Ergebnis der Belege und nehmen bei Bedarf Änderungen vor. Eine genauere Beschreibung der Funktionalitäten entnehmen Sie dem Abschnitt Druckoptionen.

Wirtschaftsplan drucken

Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, stellen Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja um. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen. Außerdem wird dadurch der „Vorläufige Druck“ deaktiviert.

Hinweis

Ohne die Freigabe zum Druck wird im Kopf der Belege eine Zeile mit Vorläufiger Druck angezeigt.

Mit der Funktion Drucken im Fenster Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie die RE Berichtsauswahl, in welcher Sie den PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK öffnen.

Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert.

Im Feld Auswahl für Druckausgabe können Sie Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten auswählen und Sie erhalten eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben werden kann. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner erhalten Sie als Ergebnis einen komprimierten ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können Sie z. B. verwenden, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragen wollen.

Anschließend starten Sie den Druck mit OK. Am Ende des PDF-Sammeldrucks erhalten Sie einen ZIP-Ordner mit den kompletten Dokumenten. Diesen können Sie entweder ausdrucken oder speichern.

Durch die Filterung auf Beleg Druck = Ja werden Leerstände nicht ausgegeben. Sollten Sie diese auch drucken wollen nehmen Sie diesen Filter heraus oder Sie starten anschließend einen separaten Druck der Leerstände indem Sie bei Beleg Druck = Nein filtern.

Neue Sollstellungszeilen erzeugen

Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dazu starten Sie aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Aufgabenseite Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Neue Sollstellungszeilen erzeugen den Bericht Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen.

Folgende Einstellmöglichkeiten haben Sie im Inforegister Optionen.

Bezeichnung	Erläuterung
Änderungen speichern	Wenn Sie die neuen Sollstellungszeilen bei den Einheiten eintragen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Ansonsten wird lediglich ein Simulationslauf gestartet, der die voraussichtlichen Änderungen in das Aktionsprotokoll einträgt. Laufende Nummer der Grundstücke aus dem Bestandsverzeichnis.
Aus diesem Wirtschaftsplan bereits erzeugte Sollstellungen löschen	Ist dieses Feld aktiv, werden die aus diesem Wirtschaftsplan bereits eingetragenen Sollstellungszeilen mit den aktuellen Werten überschrieben.
Sollstellungen beenden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind (nicht Miete)	Sollen die alten Sollstellungen dabei beendet werden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind und nicht die Sollstellungsart Miete haben, dann aktivieren Sie den Schieberegler.
Leerstand übernehmen	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Leerstände übernommen werden sollen. Dies hat natürlich nur bei Mietobjekten Bedeutung.

Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.

Die Anpassungen, die vorgenommen wurden, können Sie dem Aktionsprotokoll entnehmen. Wählen Sie das Anzahl Info Ergebnisfeld, damit Sie das Aktionsprotokoll einsehen können.

Dieses ist mit entsprechenden Infozeilen gefüllt:

Weiter rechts in der Tabelle befinden sich die Felder Betrag alt und Betrag neu, in denen Sie erkennen können, wie die Beträge ändern.  

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Der Wirtschaftsplan kann im Rahmen der Abrechnung für die neuen Vorauszahlungen verwendet werden. Hierbei gibt es komfortable Funktionen, die das Erstellen des Wirtschaftsplans aus der Abrechnung heraus unterstützen. Die Einzelaufstellung zum Wirtschaftsplan kann dabei auch als Anlage zur Abrechnung mitgeliefert werden. Verwenden Sie dazu die Druckoption Wirtschaftsplan/Kalk. neue VZ. Sie erstellen damit nur einen Satz an Dokumenten und können ggf. Porto sparen.

Nähere Hinweise hierzu finden Sie in der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung.

Wirtschaftsplan Objekt Karte

In der Tabelle Wirtschaftspläne haben Sie die Möglichkeit die entsprechende Wirtschaftsplan Objekt Karte zu öffnen. Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans, wie diese beim Wirtschaftsplan anlegen ausgewählt worden sind.

Änderungen der Angaben sind möglich, teilweise aber nur, wenn der Wirtschaftsplan noch nicht berechnet wurde. Wenn das Wirtschaftsplandatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Verarbeitungsstand dokumentiert. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn bei den entsprechenden Feldern in der Spalte Status die Verarbeitung zurückgenommen bzw. ausgeführt wird. Die Benutzer-ID des Anwenders, der die Aktion gestartet hat, sowie das Ausführungsdatum, werden von RELion in die Spalten Ausgeführt von und Ausgeführt am eingetragen. In der letzten Spalte Ergebnis wird die Anzahl der berechneten Werte dargestellt.

Im Inforegister Datenquellen sind die Quellen hinterlegt.

Bezeichnung	Erläuterung
Abrechnungscode Quelle und Abrech.Arten aus Abrechnung	Dort tragen Sie ein, aus welcher Abrechnung welche Zeilen kopiert werden sollen. Bei dieser Datenquelle wird der Multiplikator berücksichtigt. Wenn eines der beiden Felder nicht gefüllt ist, werden keine Werte aus der Abrechnung kopiert.
Wirtschaftsplancode Quelle und Abrech.Arten aus Wirtschaftsplan	Tragen Sie ein, aus welchem Wirtschaftsplan welche Zeilen kopiert werden sollen. Bei dieser Datenquelle wird der Multiplikator berücksichtigt. Wenn eines der beiden Felder nicht gefüllt ist, werden keine Werte aus dem Wirtschaftsplan kopiert.
Abrech.Arten aus Sollstellungen	Wenn hier Abrechnungsarten eingetragen sind, werden die Werte der aktuell gültigen Sollstellungen in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen. Bei dieser Datenquelle wird der Multiplikator berücksichtigt.
Abrech.Arten aus Datenpool	Hier werden Werte aus der Datenpooltabelle (z.B. Darlehen, Verwalterhonorar, EVB (Österreich) ausgewertet). Werte aus Darlehen, EVB, Verwalterhonorar werden nicht über den Multiplikator angepasst, da hier die gesetzlichen Grenzen bereits in den jeweiligen Modulen berücksichtigt werden und eine Anpassung über einen pauschalen Multiplikator nicht zulässig ist.

Im Inforegister Sonstige sind die Objektdaten zur Übersicht hinterlegt. Im Feld Rundungsfaktor für neue Sollstellung kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

Dieser wird aus der RE Einrichtung vorbelegt.

• 0,00 = Betrag wird, nach Prüfung der eingestellten Rundung in RE Einrichtung, entsprechend übernommen.
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet.
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet.
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet. (z. B. errechneter Sollstellungsbetrag von 301,46 EUR wird auf 300,00 EUR abgerundet)

Einheit Wirtschaftsplan

In der Einheit Wirtschaftsplan erhalten Sie Informationen zu den neuen Vorauszahlungen für die jeweiligen Debitoren. Sie können das Fenster in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld Beteiligte Einheiten geholt öffnen.

Je nach Bearbeitungsstand des Wirtschaftsplans sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Die Infoboxen rechts dienen zur Anzeige aktueller Informationen zu den Verträgen und Einheiten und sind über die Drilldown-Felder sehr nützlich, um z. B. die aktuellen Sollstellungszeilen oder offene Posten anzuzeigen.

Wirtschaftsplanzeilen

Als Kalkulationspositionen für den Wirtschaftsplan werden die Objekt Konten verwendet die mit der Option Wirtsch.Plan oder Alles im Feld Verwendung gekennzeichnet sind. Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Wirtschaftsplan zu generieren. Öffnen Sie die Tabelle Wirtschaftspläne.

• Erste Möglichkeit (empfohlen) Starten Sie den Bericht Wirtschaftsplan anlegen. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn der Wirtschaftsplan bereits angelegt ist) Öffnen Sie in der Tabelle Wirtschaftspläne die Wirtschaftsplan Objekt Karte des Wirtschaftsplans, den Sie bearbeiten möchten. Hier können Sie über Wirtschaftsplanzeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Wirtsch.Plan eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Detailzeile pro am Objekt hinterlegten Abrechnungskreis anlegen.

Wirtschaftsplanzeilen einfügen

Sie können zu einer Summenzeile manuell zusätzliche Zeilen einfügen. Dazu markieren Sie in den Wirtschaftsplan Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Unterzeile (mit Abrechnungskreis und Verteilung), zu der Sie eine weitere Zeile benötigen und klicken im Menüband in der Registerkarte Aktionen/Funktion auf Zeile einfügen. Dadurch wird eine neue Unterzeile eingetragen. Ordnen Sie dieser im Feld Abrechnungskreis den benötigten Abrechnungskreis zu.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Fügen Sie einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag manuell keine Zeile hinzu, da es nicht möglich ist, dieser Zeile eine Einheit zuzuordnen.

Wirtschaftsplanzeilen bearbeiten

Sie können in den Wirtschaftsplanzeilen einige Änderungen manuell durchführen. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck des Wirtschaftsplans. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Wirtschaftspläne gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

1. Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Beachten Sie dabei, dass die Beschreibungen aus den Wirtschaftsplanzeilen im Einzelwirtschaftsplan ausgegeben werden.

Hinweis

Sofern nur eine Detailzeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt. Sobald mehrere Detailzeilen mit verschiedenen Abrechnungskreisen einer Summenzeile untergeordnet sind, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

2. Abrechnungskreise ändern

Wenn Sie den Abrechnungskreis in den Detailzeilen ändern, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus dem Wirtschaftsplan entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.

3. Verteilungscode ändern

Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Sie können diesen hier ändern, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.

4. Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern

Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, wird dieses beim Erstellen der Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Bei Bedarf können Sie das Kennzeichen hier eintragen bzw. entfernen, besser ist es aber, dies im Objektkonto dauerhaft zur hinterlegen!

Wichtig

Wenn Sie in einer Detailzeile das Kennzeichen ändern, sind nach zwei Abfragen die Wirtschaftsplanzeilen zu schließen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

5. 100 % Faktor ändern

Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern. Wenn Sie den Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) ändern, dann werden beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. Im Einzelwirtschaftsplan wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern Sie manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen haben, sollten Sie beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren setzen, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in den Wirtschaftsplan geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen werden.

Hinweis

Wenn Sie die 100 %-Faktoren manuell ändern, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt.

6. Beträge ändern

Sie können in den Wirtschaftsplanzeilen grundsätzlich in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfassen bzw. ändern. Dies ist z. B. bei einem neu angelegten Objekt notwendig, wenn die Beträge aus einer früheren Verwaltung übernommen werden sollen.

Hinweis

Es empfiehlt sich nicht die Verteilungsart in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern! Löschen Sie dafür das Konto aus den Wirtschaftsplanzeilen. Ändern Sie die Verteilungsart direkt am Objektkonto und holen dann die Wirtschaftsplanzeilen neu herein.

Wirtschaftsplanzeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summenzeile inklusive den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Wirtschaftsplanzeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird Ihnen die Funktion Zeilen löschen von RELion zur Verfügung gestellt. Markieren Sie dazu entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Unterzeilen. Die Funktion Zeilen löschen finden Sie im Menü der Wirtschaftsplan Zeilen.

Wirtschaftsplan Detailzeilen

Nähere Informationen, wie sich die Werte in den Wirtschaftsplan Zeilen nach dem Einspielen der Werte aus früheren Abrechnungen etc. zusammensetzen, erhalten Sie in den entsprechenden Detailzeilen. Über die Spalte Anzahl Detailzeilen gelangen Sie zu der Page Wirtschaftsplan Zeilen, indem Sie auf die Anzahl klicken.

Es öffnet sich die Ansicht der Detailzeilen:

Im Kopf des Fensters wird Ihnen angezeigt, zu welcher Wirtschaftsplanzeile die Detailzeilen gehören. In den Zeilen sehen Sie alle Einzelbeträge, aus denen sich die Beträge in der Wirtschaftsplanzeile zusammensetzen. Über die Felder Menge, Einzelpreis und Multiplikator wird der Nettobetrag errechnet. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben müssen diese in den Wirtschaftsplanzeilen noch über die Funktion Detailzeilen aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Betragsänderungen

Manuelle Änderungen der Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen direkt zu ändern. Die Wirtschaftsplanzeile wird im Feld Betrag manuell geändert mit einem Haken gekennzeichnet.

Die Detailzeilen, die ursprünglich den Wert geliefert haben bleiben unberührt, die Werte in den Detailzeilen werden nur noch zur Information gezeigt, fließen aber nicht mehr in die Berechnung mit ein. Durch die manuelle Änderung haben Sie die Kontrolle über die Beträge übernommen! Um später Änderungen besser nachvollziehen zu können, schlagen wir deshalb die folgenden Methoden vor:

Manuelle Änderungen über die Detailzeilen

Sie wollen z. B. den Wert für die Hausreinigung erhöhen, da das Reinigungsunternehmen eine Lohnerhöhung von 10 % angekündigt hat.

• Wechseln Sie in die Wirtschaftsplan Detailzeilen.
• Erhöhen Sie den Multiplikator auf 1,1 wenn er vorher 1,0 war, das Feld Nettobetrag wird neu berechnet.
• Gehen Sie zurück in die Wirtschaftsplan Zeilen und starten Sie Detailzeilen aktualisieren.

Auf diese Weise bleibt im Feld Einzelpreis der ursprüngliche Wert enthalten, über den Multiplikator geben Sie alle Änderungen vor. Damit können Sie später besser nachvollziehen, wie der ursprüngliche Wert war und wie hoch Anpassungen vorgenommen wurden.

Zielwert eintragen

Wenn Sie für ein Objektkonto, das mit der Verteilungsart Festbetrag geschlüsselt ist, die Beträge anpassen wollen (z. B. wenn sich nur die Heizkosten für den Planungszeitraum erhöhen), öffnen Sie im Menüband über Zielwert eintragen. Tragen Sie im Bereich Beträge neu in den Feldern Betrag Netto oder Betrag Brutto den neuen Gesamtbetrag ein und schließen das Fenster mit OK. Dadurch wird bei der Verteilungsart Festbetrag der „neue“ Betrag bei den einzelnen Einheiten nach prozentualem Anteil verändert (erhöht oder verringert). Damit die eingetragenen Werte übernommen werden, wählen Sie in der Tabelle Wirtschaftsplan Zeilen die Funktion Detailzeilen aktualisieren.

Multiplikator anpassen

Ähnlich der Funktion Zielwert eintragen, kann mit Multiplikator anpassen ein bestimmter Multiplikator für eine gesamte Abrechnungsart angepasst werden.

Gesetzliche Obergrenzen

Beachten Sie bei allen Betragsänderungen die Einhaltung gesetzlicher Obergrenzen!

Wirtschaftsplan Posten

Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans können Sie die einzelnen Posten in den Wirtschaftsplan Posten in der Wirtschaftsplan Objekt Karte überprüfen. Ein Ändern ist hier aber nicht möglich.

Wichtig

In den Wirtschaftsplan Zeilen kann diese Funktion nicht aus einer Summenzeile gestartet werden.

In den Wirtschaftsplan Posten wird aufgeführt, wie die auf den einzelnen Objektkonten gebuchten Kosten auf die einzelnen Einheiten umgelegt werden. Auch ist hier ersichtlich, welche Sollstellungskonten dabei betroffen sind und wie hoch die neue Sollstellung ist. Wenn durch den Wirtschaftsplan Änderungen an einer laufenden Periode vorgenommen werden, ist das hier ebenfalls dargestellt.

Schnellfilter in Wirtschaftsplan Posten

Im Fenster Wirtschaftsplan Posten können Sie einen Schnellfilter auswählen. Je nach Aufruf werden die Abrechnungsposten verschieden dargestellt:

Shortcut	Erläuterung
Alle anzeigen	Es werden alle Angaben angezeigt.
Ausnahmen	Die für die Ausnahmen relevanten Spalten, wie z. B. Ausnahme aktiv, Betrag vor Ausnahme etc. werden in dieser
Neue Vorauszahlungen	Bei dieser Ansicht werden die Spalten Sollstellungskonto, Sollstellungsbetrag, Vorauszahlung Ausschlussbed. etc. als Kontrollspalten in den Fokus gerückt.
Nachberechnung	Die für die Nachberechnung wichtigen Informationen, wie z. B. Nachzahlung Betrag Brutto, Nachzahlung Perioden, Nachzahlung aktualisiert werden bei diesem Schnellfilter in den Vordergrund gerückt.
Rücklagen (A)	In dieser Ansicht werden die Spalten Abr.Art für Rücklage (A) und Rücklage % (A) zu Kontrollzwecken priorisiert. (Zur Info: Diese Felder werden nur in der RELion Version Österreich verwendet)

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Wirtschaftsplan Zeilen haben Sie die Möglichkeit für die verwendeten Abrechnungskreise die daran beteiligten Einheiten mit Hilfe des Berichts Abrechnungskreis Einheitenübersicht unter dem Menüpunkt Details anzuzeigen.

Starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau. Hier sehen Sie die beteiligten Einheiten und deren Faktoren einzeln und in der Summe. Dieser Wert sollte mit dem Wert in der Wirtschaftsplanzeile übereinstimmen.

Ausnahmen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auch auf die neuen Vorauszahlungen auswirken. Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis (DE) nicht möglich. Beachten Sie bitte beim Anlegen der Ausnahmen, dass in einem Wirtschaftsplan pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.

Wählen Sie über die Suche, z. B. die Tabelle Gewerbemietverträge, und öffnen anschließend denjenigen Gewerbemietvertrag, den Sie bearbeiten möchten. Im Mietvertrag öffnen Sie das Fenster Vertrag Ausnahmen.

Nähere Informationen über die Möglichkeiten und die Erstellung der Ausnahmen entnehmen Sie der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung.

Ausnahmen anwenden

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte kann mit einem Mausklick auf das Ergebnisfeld im Inforegister Bearbeitungsstatus, in der Zeile Ausnahmen angewendet das Fenster Wirtschaftsplan Ausnahmen geöffnet werden. Beim Holen der beteiligten Einheiten sind bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt worden.

In der Tabelle Wirtschaftsplan Ausnahmen wird über Alle Ausnahmen prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt erfasst bzw. eingespielt worden sind, können Sie diese in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü die Funktion Ausnahmen anwenden aktivieren. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen. Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Wenn Sie diese trotzdem noch ändern wollen, müssen Sie den Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein setzen. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewandten Ausnahmen können Sie anschließend in den Wirtschaftsplan Posten prüfen.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine Ausnahme von 80 % vereinbart. Der Betrag, der vom Mieter gezahlt werden muss, verringert sich so also um 20 %. Im Feld Ausnahme Betrag ist der dementsprechende Differenzbetrag ersichtlich.

Ausschlussbedingungen anwenden

Sie können bei Bedarf bestimmen, dass die Sollstellungen nur geändert werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden. Starten Sie dafür in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Ausschlussbed. anwenden den Bericht Abrechnung Ausschlussbedingungen f. neue VZ um nach Erstellung der neuen Vorauszahlungen Ausschlüsse für die Erstellung der neuen Sollstellungszeilen zu bestimmen.

Folgende Eingaben können vorgenommen werden:

Bezeichnung	Erläuterung
Bisherige Ausschlüsse zurücksetzen	Wurde die Stapelverarbeitung bereits gestartet, sollte dieser Haken gesetzt werden, um die vorgenommenen Ausschlüsse zurückzusetzen.
pro Debitor
Guthaben aus Abrechnung	RELion prüft, ob in der Abrechnung für den Debitor ein Guthaben entstanden ist. Dabei wird der Saldo aller Einheiten des Debitors unter dem aktuellen Objekt herangezogen.
pro Einheit
Guthaben aus Abrechnung	RELion prüft, ob in der Abrechnung ein Guthaben entstanden ist.
Vertragsbeginn im Abrechnungszeitraum	Wenn der Vertragsnehmer im alten Jahr ausgezogen ist, wird dieser bei der Anpassung der Vorauszahlungen nicht berücksichtigt. Diese Option ist immer gesetzt und kann nicht geändert werden.
Vertragsbeginn im Planungszeitraum	Wenn der Vertragsnehmer im neuen Jahr auszieht, wird dieser bei der Anpassung der Vorauszahlungen nicht berücksichtigt, wenn diese Option gewählt wurde.
Leerstand	Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Vorauszahlungen bei Leerständen nicht verändert werden sollen.
pro Abrechnungsart
Guthaben aus Abrechnung	RELion prüft, ob die Abrechnung ein Guthaben für die jeweilige Abrechnungsart aufweist. Dies kann erforderlich werden, wenn nach neuen Abrechnungsarten abgerechnet werden soll.
Bisher keine Vorauszahlung (Sollstellung 0)	Eine neue Sollstellung wird erzeugt, wenn bisher keine neue Vorauszahlung erhoben wurde.
Neue VZ kleiner als alte VZ	Vermindert sich der Vorauszahlungsbetrag, wird mit dieser Option gewählt, dass die alte Vorauszahlung beibehalten wird.
Mindestbetrag für Anpassung	Hier kann ein Betrag angegeben werden, der überschritten werden muss, damit eine Anpassung stattfindet. Sie können dadurch vermeiden, zu geringe Anpassungen an den Eigentümer/Mieter weiterzugeben.
Min. Änderung in % für Anpassung	Hier können Sie einen Prozentsatz angeben, um welchen die neue Vorauszahlung mindestens erhöht werden muss, damit eine Änderung greift.

Im Inforegister Einheitenvertrag können Sie den Bericht wahlweise z. B. für einzelne oder mehrere Debitoren, starten, um die Ergebnisse individuell zu filtern. Im Inforegister Abrechnungsart können Sie mittels des Filters weitere Auswertungsmerkmale bestimmen.

Berichtstexte

Öffnen Sie RE Berichtstexte. Die Berichtstexte sind Texte, die individuell in den Wirtschaftsplan eingestellt werden können. Dabei wird im Wirtschaftsplan unterschieden zwischen Vortext und Nachtext.

Der Vortext wird vor und der Nachtext nach den Kostenzeilen gedruckt. Sie können vordefinierte „Steuerelemente“ variabel mit Inhalten erweitern bzw. nach bestimmten Bedingungen (WENN) auswählen.

• Bedingte Auswahl, beginnend mit [WENN Sxxx: ……..:]
• Ersetzungen, beginnend mit [ERSETZE +xxxxx+]

Im Wirtschaftsplan sind „WENN Schleifen“ für die Behandlung der Texte, mit entsprechenden Bedingungen, hinterlegt. Diese sind fest eingebaut und werden beim Eintrag im Nachtext über Schleifen im Programm gesteuert. Bei Vortexten können sie nicht verwendet werden, da mehrere Beträge noch nicht berechnet sind, solange der Vortext aufbereitet wird. Folgende Filterkriterien werden dabei berücksichtigt:

• Mieter aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Eigentümer aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Lastschriftmandant vorhanden

Syntax: [WENN Sxxx : Kommentar:]

xxx: dreistellige Zahl der Bedingung.

Kommentar: kann aus beliebigen Hinweisen bestehen.

Die Markierung [WENN S001: Mieter… wird beim Drucken komplett unterdrückt. Damit der Ausdruck erfolgt, muss nach dem Kommentar ein Doppelpunkt „:“ und eine schließende eckige Klammer „]“ folgen. [WENN S001: Mieter aktuell:].

	Filter bei den einzelnen WENN-Schleifen
WENN S001:	Mieter aktuell	Lastschriftmandat vorhanden
WENN S003:	Mieter aktuell	Kein Lastschriftmandat vorhanden

Jeder vordefinierten Bedingung [WENN] folgt eine dreistellige Zahl, beginnend mit einem führenden „S“. Alle Zeichen, die nach der Zahl kommen, sind nur Kommentare und dienen der Lesbarkeit im Berichtstexteditor.

Textersetzungen:

Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]

XXXXX= Ersetzungswort, dabei muss auf die exakte Schreibweise geachtet werden. Die Begriffe sind als Platzhalter zu sehen und werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Ersetzungswort	Ersetzt mit
WÄHRUNG	Währung (zurzeit Mandantenwährung)
BANKKONTONR	Bankkontonummer aus der 1. Einheit des Debitors
BANKNAME	Bankname aus der 1. Einheit des Debitors
KONTOINHABER	Name des Kontoinhabers aus d. 1. Einheit des Debitors
BANKLEITZAHL	Bankleitzahl aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-BIC	BIC aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-IBAN	IBAN aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-GLAEUBIGERID	Gläubiger-ID
SEPA-MANDATSREF	Mandatsreferenznummer
BANKKONTOINHABER	Bankkontoinhaber
NEUEVZ-BRUTTO	Neue Vorauszahlung Brutto (Netto + Steuer) für den gesamten Debitoren
NEUEVZ-NETTO	Neue Vorauszahlung Netto für den Debitoren
NEUEVZ-MWST	Neue Vorauszahlung MwSt. für den Debitoren
SOLLSTELLUNGAB	Neue Vorauszahlung fällig am (= Datum der Sollstellung)

Wichtig

Die Markierung für die Bedingte Auswahl [WENN SXXX: :] muss immer ganz links in der Zeile stehen. Die Bedingungen sind, je nach Einsatzgebiet, vordefiniert und können nur aus der Tabelle der vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt werden. Sie können also nicht freie Bedingungen wie z. B. „[WENN Kunde=’D00012’ UND Farbe=’BLAU’„] entwickeln!

Wirtschaftsplan drucken

Der Wirtschaftsplan kann entweder als Anlage zur Abrechnung oder mit einem separaten Anschreiben ausgedruckt werden. Folgende Schritte sind dafür auszuführen:

• Druckoptionen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte überprüfen
• Belege erzeugen
• Freigabe zum Druck setzen
• PDF-Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Wählen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftspläne und öffnen den Wirtschaftsplan und die zugehörige Aufgabenseite, die Sie bearbeiten möchten. In der Wirtschaftsplan Objekt Karte bestimmen Sie im Inforegister Druckoptionen welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Belege verwendet werden sollen. Aktivieren Sie zuvor den Bearbeitungsmodus.

Hinweis

Beachten Sie, dass bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge globale Belege als Anhang zum Wirtschaftsplan importiert werden können. Öffnen Sie per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage und starten Sie den Assistent über PDF Anlage hinzufügen.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Anwenden von Ausschlussbedingungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt. Starten Sie die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen indem Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte entweder den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen oder im Menü über Belege erzeugen. Mit OK werden die Belege erzeugt.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange der Bearbeitungsstatus in Belege erzeugt auf Ja steht.

Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld der Zeile Belege erzeugt im Inforegister Bearbeitungsstatus öffnen.

Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über Berichte/Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg drucken bzw. in der Seitenansicht ansehen. In der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan können Sie über einen Mausklick auf das Ergebnis im Feld Anzahl Belege, die auf diesen Vertrag gefilterte RE Belegübersicht öffnen.

Hinweis

Bei allen zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt, sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich können Sie in der Einheit Wirtschaftsplan im Feld Anzahl Empfänger sehen, wie viele Empfänger den Wirtschaftsplan erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld gelangen Sie in die RE Belegempfänger Übersicht.

Hier werden Ihnen, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Über den Datensatz können Sie die RE Belegempfänger Karte öffnen.

Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Wenn spätere Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, z. B. wegen Namensänderung, sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf dem Wirtschaftsplan die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden deren Daten zusätzlich im Wirtschaftsplan angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandatszuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht (Inforegister Bearbeitungsstatus/Feldergebnis Belege erzeugt) öffnen Sie den RE Beleg. In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Zeilen, die zu Tabellen gehören sind für die Bearbeitung gesperrt, Vortexte und Nachtexte können bearbeitet werden solange die Freigabe für Druck im Register Bearbeitungsstatus noch nicht auf Ja gesetzt wurde.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Bei Bedarf kann ein manueller Seitenwechsel eingefügt werden. Markieren Sie dazu die entsprechende Zeile und klicken im Inforegister Belegzeilen auf die Funktion Seitenwechsel einfügen. Es wird vor die markierte Zeile eine neue Zeile eingefügt, die die Information [NEUE SEITE] enthält. Daran erkennt RELion, wo beim Druck des Belegs eine neue Seite begonnen werden soll. Wenn Sie den Dokument Titel einer Anlage zum Wirtschaftsplan manuell geändert haben, können Sie im Bericht Typ Anschreiben im Menüband über Anlagen aktualisieren, die Änderungen in den Anlagenblock übernehmen.

In der RE Belegübersicht können Sie ebenfalls im Menü über Anlagen aktualisieren diese Änderungen übernehmen.

 

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belege können Sie in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellen. Markieren Sie dazu die Zeile, dessen Debitor Sie einen zusätzlichen Beleg schicken wollen und starten über Belegkopf erstellen den Assistenten Neuen Belegkopf erstellen. Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zum Wirtschaftsplan und zur aktuellen RE Belegnr. angezeigt, an die das Dokument angehängt wird:

Mit Weiter gelangen Sie auf die Seite 2 des Assistenten mit dem Dateiimport:

Wählen Sie hier im Feld Dateianhang Name das gewünschte PDF aus. Tragen Sie im Feld Dokument Titel die Bezeichnung des Belegs ein. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Danach geben Sie noch bei Bedarf das entsprechende Belegdatum an, dies wird nur intern gespeichert. Mit Weiter gelangen Sie zur dritten Seite des Assistenten.

Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.

Seitenansicht

Bevor Sie den Wirtschaftsplan ausdrucken, haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen. Rufen Sie bei den einzelnen RE Belegen über Berichte/Drucken den jeweiligen Report auf. Hier können Sie dann über Vorschau die Druckvorschau öffnen:

Wenn die Freigabe für den Druck noch nicht gegeben ist, wird ein vorläufiger Druck des Wirtschaftsplans erstellt. Auch archivieren ist ohne Freigabe zum Druck nicht möglich.

PDF-Stapeldruck

In Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie zum Ausdruck der erzeugten Belege über Drucken die RE Berichtsauswahl. Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF-Stapeldruck zusammengefügt. Sie haben somit die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie den gesamten Wirtschaftsplan mit allen Anlagen über den Report 5052546 PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausdrucken wollen. Markieren Sie den Report 5052546 PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan und öffnen diesen mit OK.

In diesem Fall wird nicht archiviert, da das Archivsystem nicht aktiviert ist.

Bei der Verarbeitung wird der Wirtschaftsplan nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei können Sie dann im Anschluss drucken und/oder speichern. Sie können im Inforegister Optionen einen Drucker im Feld Druckaufbereitung für auswählen. Damit können Sie die Information hinterlegen, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern Sie das optionale Deckblatt mit erzeugen lassen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK. In dem erzeugten PDF können Sie dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigieren.

 

Nachberechnung

Wenn ein Wirtschaftsplan für ein laufendes Wirtschaftsjahr erstellt wird, haben Sie die Möglichkeit die bereits laufenden Planungsperioden zu korrigieren. In diesem Fall wird der Vorauszahlungsbetrag für den Nachberechnungszeitraum mit den tatsächlich sollgestellten Beträgen verglichen und die Differenz beim Buchen der Nachberechnung in ein Buchblatt gestellt.

Hinweis

Bei der Erstellung einer Nachberechnung ist darauf zu achten, dass in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Allgemein im Feld Sollstellung ab das Datum eingetragen ist, zu dem die nächste Sollstellung erstellt werden soll.

Aktivieren Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte, bevor Sie den Wirtschaftsplan berechnen, im Inforegister Nachberechnung das Feld Nachberechnung. Dadurch wird das Feld Nachberechnung ab aktiv. Hier geben Sie das Datum ein, ab dem die Nachberechnung wirksam werden soll (z. B. 01.01.2019).

Nachberechnung drucken

Beim Druck des Wirtschaftsplans, wird bei aktiver Nachberechnung im detaillierten Wirtschaftsplan pro Abrechnungsart ein eigener Block angedruckt. Dort werden die bei der Nachberechnung zu berücksichtigenden, bereits geforderten Sollstellungen ausgewiesen. Die neuen Vorauszahlungen werden dargestellt und die bereits sollgestellten Beträge abgezogen. Der dabei entstehende Differenzbetrag wird dann beim Buchen der Nachberechnung ins Buch.-Blatt gestellt.

Hinweis

Beim Erzeugen der Belege werden die Nachberechnungen jeweils aktualisiert. Es ist deswegen zwingend erforderlich, dass vor dem Buchen der Nachberechnung die Belege neu erzeugt werden, falls in der Zwischenzeit neue Sollstellungen gebucht wurden.

Beispiel: Der erste Ausdruck des Wirtschaftsplans war am 14.08.16. Der Wirtschaftsplan wurde noch nicht gebucht, am 01.09.16 findet die Sollstellung für den September statt. Im Wirtschaftsplan werden noch einige Werte angepasst sodass der endgültige Wirtschaftsplan erst am 29.09.16 gedruckt und versandt wird. In diesem Falle wird beim Erzeugen der Belege die Nachberechnung aktualisiert. D. h., die Sollstellung vom 01.09.16 wird mitberücksichtigt. Es ist jeweils zu prüfen ob auch der Nachberechnungszeitraum nachträglich angepasst werden muss.

Nachberechnung buchen

Um die ermittelte Nachberechnung zu buchen, starten Sie aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Wirtschaftsplan Objekt Karte über Nachberechnung buchen den Bericht Wirtschaftsplan Nachberechnung buchen. Über die Felder Buch.-Blatt Vorlagenname und Buch.-Blatt Name im Inforegister Optionen bestimmen Sie, in welches Buchblatt die Differenzen eingestellt werden sollen. Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

Nach Beendigung des Vorgangs, wird die Buch.-Blatt Vorlage geöffnet. Wählen Sie das zuvor angegebene Buch.-Blatt aus, um die eingestellten Differenzen zu überprüfen und zu buchen.

Vertragswechsel nachtragen

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass ein Vertragswechsel erst dann bekannt wird, wenn die Wirtschaftspläne bereits soweit bearbeitet sind, dass bereits die Belege erzeugt worden sind.

1. Öffnen Sie die Tabelle Wirtschaftspläne.
2. Öffnen Sie die Wirtschaftsplan Objekt Karte des Wirtschaftsplans, den Sie bearbeiten möchten.

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie im Menüband über Vertragswechsel nachtragen den Bericht Wirtschaftsplan Vertragswechsel nachtragen. Mit dem Bericht kann für eine oder mehrere Wirtschaftspläne geprüft werden, ob Vertragswechsel nachzutragen sind. Zunächst wird geprüft, ob die Wirtschaftspläne bereits berechnet sind und die Belege erzeugt wurden.In den Wirtschaftsplanzeilen muss mindestens eine Abrechnungsart vorkommen, die auf den aktuellen Vertragspartner umgelegt wird. Ist dies der Fall werden die Einheiten untersucht und neue Einheitenverträge in die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan nachgetragen. Die Wirtschaftsplanposten werden auf die neue Einheit übertragen und anschließend für die alte und neue Einheit die Belege neu erzeugt.

Hinweis

Beachten Sie, dass ggf. manuell angefügte Belege nicht auf die neue Einheit übertragen werden!

Ergebnisse speichern	Wenn dieser Haken gesetzt wird, werden die Ergebnisse gespeichert. Wird der Haken nicht gesetzt, wird nur auf Vertragswechsel untersucht und in Form von Hinweiszeilen im Aktionsprotokoll dokumentiert.
Stichtag	Dieses Datum ist optional. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird als Stichtag das Druckdatum verwendet.

Ergebnisse löschen

Im Menü der Wirtschaftsplan Objekt Karte können Sie im Menüband die Funktion Wirtschaftsplan Ergebnisse löschen die Ergebnisse eines erstellten Wirtschaftsplans löschen. Der Aufruf der Funktion öffnet eine Sicherheitsabfrage:

Hinweis

Dieser Aufruf kann nur gestartet werden, wenn die Belege noch nicht erzeugt sind. Sie können die Ergebnisse auch löschen indem Sie das Feld Wirtschaftsplan berechnet auf der Wirtschaftsplan Objekt Karte durch Anklicken zurücksetzen.

Einheitenstorno

Der Einheitenvertragsstorno wird durch den vorhandenen Wirtschaftsplan zu Einheitenverträgen blockiert. Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Wirtschaftspläne zu der betroffenen Einheit erstellt, wird der Storno blockiert. Sollte der Wirtschaftsplan noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss er so weit zurückgesetzt werden, dass die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan leer ist. Dazu bitte in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein setzen.

Wenn im Wirtschaftsplan bereits Sollstellungen erstellt worden sind, ggf. Nachberechnungen gebucht wurden und der Wirtschaftsplan gesperrt ist. muss dies über die Storno-Funktion in der Seite Einheit Wirtschaftsplan durchgeführt werden.

Die betroffene Einheit Wirtschaftsplan wird mit den darunter liegenden Berechnungsergebnissen und Belegen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Wirtschaftsplan gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung des betroffenen Wirtschaftsplans ist nicht mehr möglich, er bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Wirtschaftspläne ist möglich.

Wählen Sie in der Seite Einheit Wirtschaftsplan die gewünschte Einheit aus und starten die Aktion Storno:

Es erscheint eine detaillierte Aufzählung, welche Folgen der Storno der Einheit Wirtschaftsplan hat:

Wenn Sie die Aktion mit Ja bestätigen, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus dem Wirtschaftsplan entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Wirtschaftsplan Stornierte Einheiten geschrieben.

Sie finden diese in der Wirtschaftsplankarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten.

Anschließend können Sie den Storno im Vertrag erneut starten.

Datenpool

Einführung

Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel aufgeführt.

1. Sie beginnen mit RELion neu, benötigen aber für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.

2. Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das sie noch für das vergangene Jahr für die Abrechnung benötigen.

3. Sie arbeiten mit dem Kreditmanager (Fa. Lang). Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.

In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.

Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen

Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.

Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.

Unterjährige Übernahmen

Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, Sie müssen teilweise Werte aus dem Vorsystem übernehmen, teilweise haben Sie bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.

Vorbereitung

Bevor Sie mit dem Datenpool beginnen, blenden Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool ein.

In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.

Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.

Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung (in AT = Vorschreibung Vorsystem)

Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.

Vorauszahlung Vorsystem
Zielmandant		Aktueller Mandant
Objektnr.		Objektnr. Aus Abrechnung
E/M		E/M. aus Abrechnung
Quelle		Fix „Vorauszahlungen Vorsystem“
Ziel		Fix „Abrechnung“
Einheitennr.		Muss
Einheitenhistorie		Muss
Abrechnungsart		Muss
Betrag Netto		Kann
Betrag Steuer		Kann
Fälligkeitsdatum	Aktuell nur Fälligkeitsdatum	Muss
Buchungsnr.		Muss
Kontonr. Wenn eingetragen	Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum von	Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis	Aktuell keine Auswertung

 

Aufwand Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.

Bitte achten Sie darauf, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.

Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert. Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.

Aufwand Vorsystem
Zielmandant		Aktueller Mandant
Objektnr.		Objektnr. Aus Abrechnung
E/M		E/M. aus Abrechnung
Quelle		Fix „Aufwand Vorsystem“
Ziel		Fix „Abrechnung“
Startdatum	Aktuell nur Startdatum	„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Leistungszeitraum von	Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis	Aktuell keine Auswertung
Verarbeitung
Wenn Kontonr. Eingetragen ist	Aktuell keine Auswertung
Kontonr.	Wird über Abrechnungsart ermittelt	Erste Abrechnungszeile mit dieser Abrechnungsart und Einheit liefert Kontonr.
Einheitennr.		Mussfeld bei Festwerten
Einheitenhistorie	Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit	Kann
Abrechnungsart		Muss
Abrechnungskreis	Nur bei Zeilen ohne Einheitennr.	Muss
Betrag Netto		Kann
Betrag Steuer		Kann
Betrag n.a.VSt		Kann
Startdatum		Muss
Buchungsnr.		Muss
Kreditornr.		Kann
Externe Belegnr.		Kann

Darlehenswerte für Abrechnung

Darlehen
Zielmandant		Aktueller Mandant
Objektnr.		Objektnr. aus Abrechnung
E/M		E/M. aus Abrechnung
Quelle		Darlehen
Ziel		Abrechnung
Fälligkeitsdatum		„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Kontonr.	Wird über Postenart und Abrechnungsarten in der Darlehenskarte ermittelt.	Keine Abrechnungsart (z.B. für Gebühren) Betrag wird nicht abgerechnet.
Einheitennr.		Muss
Einheitenhistorie	Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit	Kann
Buchungsnr.		Muss
Kreditornr.	Wird über Kreditor in der Darlehenskarte ermittelt
Darlehensnr.	Das Darlehen muss auch in RELion als Darlehenskarte mit dieser Nummer angelegt sein. Status = Fremdsystem	Muss

Beispiel:

Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen

Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung)beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.

Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.

Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.

In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, Quelle Objektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss “Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.

Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld „Nicht umlagefähig“ auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.

Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.

Erweiterungen im Wirtschaftsplan für Österreich

Die bisherigen Beispiele waren auf die Kalkulation von Betriebs- und Heizkosten bzw. Hausgeld im WEG-Bereich bezogen. Die Werte dazu stammen in der Regel aus vorhergehenden Abrechnungen. Im Wirtschaftsplan können diese Beträge bei Bedarf noch angepasst werden, z. B. wenn zu erwarten ist, dass die Heizkosten im geplanten Jahr ansteigen. Bei Neuobjekten wird normalerweise mit Erfahrungswerten aus anderen vergleichbaren Objekten begonnen, in solchen Fällen werden die geplanten Kosten manuell in die Wirtschaftsplanzeilen eingegeben.

Im Bereich der österreichischen Rechtslage (Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz WGG und Wohnungseigentümergesetz WEG) gibt es darüber hinaus noch eine Reihe weiterer Komponenten. Über den Wirtschaftsplan wird die gesamte „Miete“ (kostendeckende Miete) abgebildet und die Betriebs- und Heizkosten sind ebenso als Komponenten enthalten. Den größten Block macht in den meisten Fällen die Finanzierung aus. Darüber hinaus werden Reserven für zukünftige Instandhaltungen gebildet und die Verwaltungskosten werden anteilig den Mietern bzw. WEG-Eigentümern weiterberechnet. Der wesentliche Unterschied zu den bisher gezeigten Funktionen im Wirtschaftsplan ist jedoch die Lieferung der Kalkulationswerte über Vorgabewerte in RELion direkt (z. B. EVB und Verwalterhonorar) oder über Schnittstellen (s. Darlehen).

Für die Besonderheiten gibt es eine Reihe von Erweiterungen, die die Vielzahl der benötigten Kalkulationswerte automatisch zusammenführen (Punkte 1 bis 5) und bei der automatischen Berechnung der neuen Vorschreibungen gleichzeitig eine möglichst hohe Nachvollziehbarkeit erlauben. (siehe Punkte 6 bis 9 in der Abbildung)

Punkt 10 erläutert die Besonderheiten für die Aufbereitung des Anschreibens. Diese einzelnen Erweiterungen werden in den folgenden 10 Abschnitten erläutert.

Darlehen

Die Darlehen werden im Kreditmanager, einem Produkt der Fa. Lang (https://www.finanz-software.com) verwaltet. Vor der Kalkulation muss sichergestellt sein, dass alle betroffenen Darlehen zu einem Objekt aktuell sind. Die Werte werden aus dem Kreditmanager übertragen. Die verfügbaren Darlehenswerte zum aktuellen Wirtschaftsplan finden Sie in der Infobox am im Feld Darlehenswerte:

Schritt	Datenquelle = Datenpool	Bemerkung
1	Filter: Gleicher Mandant, E/M-Kennzeichen, Objektnr.
2	Filter: Quelle=Darlehen, Ziel=Wirtschaftsplan
3 a	Filter: alle Zeilen mit Fälligkeitsdatum innerhalb “Planung von” bis “Planung bis”	für laufende Annuitäten
3 b	Filter: alle Zeilen mit Fälligkeit vor Planung von + “Letzte Annuität” = Ja für Auslaufannuitäten
4	Ist in RELion ein Darlehen mit der Darlehensnr. vorhanden?	wenn nein –> Fehlermeldung
	Hinweis: Für die Zuordnung der einzelnen Beträge zu den Abrechnungsarten im Wirtschaftsplan muss für des Darlehen in RELion eine Darlehenskarte angelegt werden. Diese ist auch für die regelmäßigen Buchungen notwendig.
5	Hat das Darlehen die Verwendung Alles oder Wirtschaftsplan?	wenn nein –> Überspringen
6	Wurde zur aktuellen Zeile ein Betrag bei Zins, Tilgung, Zuschreibung, Sondertilgung, Zuschuss, Zuschuss rückzahlbar gefunden?	wenn nein –> Überspringen
7	Steht zu diesem Betrag in der Darlehenskarte eine entsprechende Abrechnungsart? (s. Inforegister Weiterberechnung)	wenn nein –> Überspringen
8	Wird zur verwendeten Abrechnungsart eine WP-Zeile mit der Einheitennr. und Verteilung = Festwert gefunden?	wenn nein –> Fehlermeldung
9	Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.

Verwalterhonorar

Zur Berechnung des Verwalterhonorars werden in RELion Verwaltungsverträge eingerichtet. Dort werden die Verwaltungskosten an die WEG bzw. an das genossenschaftlich verwaltete Mietobjekt in Rechnung gestellt. Gleichzeitig bieten diese Verträge auch die Grundlage für die Planung der Kosten im Wirtschaftsplan. Mit der Einrichtung der aktuellen Verwaltungskostensätze am Vertrag stehen diese Werte sofort als Planungsgrundlage für den Wirtschaftsplan zur Verfügung.

Schritt	Datenquelle: Verwalterhonorarvertrag Zeilen	Bemerkung
1	Filter: Gleicher Mandant, E/M-Kennzeichen, Objektnr.
2	Filter: Startdatum LEER .. “Wirtschaftsplan Datum”
3	Filter: Enddatum Leer oder nach dem “Wirtschaftsplan Datum”
4	Vertragszeilen gefunden?	wenn nein –> Hinweis erscheint
5	Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis aus der Verwalterhonorarzeile müssen übereinstimmen.	wenn nein –> Fehlermeldung
6	Filter auf WP-Zeilen: Verteilungsart = Zeitanteilig	wenn nein –> Fehlermeldung
7	Prüfung: Hat der Verwalterhonorarvertrag eine “Reichweite Abrechnung” = 1M oder 1J (Anmerkung: 1M = 1 Monat, 1J = 1 Jahr)?	wenn nein –> Fehlermeldung
8	Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.

Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag EVB

Zur Berechnung des EVB werden zu jedem Objekt die gesetzlich zulässigen Werte in der Tabelle EVB-Objekt hinterlegt. Wie beim Verwalterhonorar sind diese Sätze im Modul EVB für die eigentliche EVB-Abrechnung notwendig, Gleichzeitig bieten diese EVB-Objektwerte auch die Grundlage für die Planung der Kosten im Wirtschaftsplan. Mit der Einrichtung der aktuellen Werte stehen diese Werte sofort als Planungsgrundlage für den Wirtschaftsplan zur Verfügung.

Prüfung:

Schritt	Datenquelle: Objekt-EVB Zeilen	Bemerkung
1	Filter: Gleicher Mandant, E/M-Kennzeichen, Objektnr.
2	Filter: Startdatum LEER .. “Wirtschaftsplan Datum”
	Zu jeder vorkommenden Kombination aus Abrechnungsart und Abrechnungskreis wird jeweils die neueste Zeile genommen.	Hinweis wenn keine EVB-Zeile
3	Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis aus der EVB-Objektzeile müssen übereinstimmen.	wenn nein –> Fehlermeldung
4	Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.

Finanzierungsbeitrag und Umsatzsteuer auf Verwohnung

Der Finanzierungsbeitrag kann von den Mietern bei Abschluss eines Anwartschafts- oder Mietvertrages bzw. bei Bezug als Beitrag zur Finanzierung der Grundstückskosten und/oder Baukosten verlangt werden. Er wird daher auch oft „Grundkosten- und Baukostenbeitrag“ benannt. Bei Beendigung des Mietverhältnisses wird dieser Beitrag (abgewertet um 1 % pro Jahr, Stand 2021) wieder zurückbezahlt. Diese gesetzliche Abwertung des Finanzierungsbeitrages um 1 % pro Jahr wird auch als „Verwohnung“ bezeichnet. Die Verwohnung stellt für die Genossenschaft eine Einnahme dar und unterliegt der Umsatzsteuer. Diese über monatliche Vorschreibungen vom Mieter eingezogen und ans Finanzamt abgeführt. (Quelle: Wiener Arbeiterkammer - WOHNRECHT FÜR MIETER VON GENOSSENSCHAFTSWOHNUNGEN)

Finanzierungsbeiträge werden getrennt nach Bau- und Grundkosten als Verteilung zum Einheitenstamm erfasst. Über eine mandantenübergreifende Einrichtungstabelle werden die Verteilercodes für Grundkosten und Baukosten vorgegeben.

Durch die Zuordnung der Verteilschlüssel zum Objektkonto für die Erlöse wird in Verbindung mit der Abrechnungsart, die für Finanzierungsbeiträge gekennzeichnet ist (Verwohnung % <> 0), die Verwendung der Verteilschlüssel als Finanzierungsbeitrag gekennzeichnet. Der Finanzierungsbeitrag (Grund- und Baukosten) kann bei verschiedenen Erlöskonten eingerichtet sein (z. B. Brutto/Netto). Für den Ausweis des Finanzierungsbeitrages darf jeder Verteilcode nur einmal verwendet werden.

Die Tabelle verwaltet somit den zur Einheit gültigen Finanzierungsbeitrag und stellt die Basis für die monatliche Verwohnung dar. An den Werten (Stichtag und Faktor) darf sich nur etwas ändern, wenn durch Erstbezug, Umfinanzierung oder Bauendabrechnung neue Abschreibungswerte zu ermitteln sind.Die Höhe der monatlichen Verwohnung des Finanzierungsbeitrags wird im Wirtschaftsplan errechnet. Dazu müssen die betroffenen Konten mit Verwendung Wirtschaftsplan eingerichtet werden. Für die Finanzierungsbeiträge werden eigene Abrechnungsarten eingerichtet, die um das Dezimal-Feld „Verwohnung % (AT)“ erweitert und wie folgt eingerichtet werden müssen:

Die Objektkonten für die Finanzierungsbeiträge müssen mit Verteilungsart Zeitanteilig angelegt werden. Durch die Einrichtung wie oben beschreiben werden die Wirtschaftsplanzeilen wie folgt automatisch angelegt.

Das Wert im Feld Betrag Netto in der Wirtschaftsplanzeile wird folgendermaßen ermittelt:

100%-Faktor Gesamt * [Verwohnung % (A)] / 100 x [Laufzeit des Wirtschaftsplans in Monaten] / 12 (Beispiel: 106053 x 1 / 100 x 12 / 12 = 1.060,53 EUR)

Dieses Ergebnis wird noch zusätzlich mit negativen Vorzeichen erstellt, wenn das verwendete Sachkonto als Bilanz geschlüsselt ist. Im dem obigen Beispiel ist das beim Konto 36060 der Fall.

Aufwand Vorsystem

Für die Übernahme von Werten aus der Datenmigration oder bei Übernahme eines neuen Objektes aus einer anderen Verwaltung, kann über die Schlüsselung Aufwand Vorsystem jede beliebige Abrechnungsart mit Werten versorgt werden. Wenn eine Einheitennr. mitgegeben wird, wird nach einer WP-Zeile mit Verteilungsart Festbetrag gesucht.

Ohne Einheitennr. wird vorausgesetzt, dass ein Abrechnungskreis mitgegeben wird. In diesem Fall wird die WP-Zeile Verteilungsart Zeitanteilig haben. Bei der Bereitstellung der Daten folgendes berücksichtigt werden:

Schritt	Datenquelle: Datenpool Quell = Aufwand Vorsystem	Bemerkung
1	Filter: Gleicher Mandant, E/M-Kennzeichen, Objektnr.
2	Filter: Quelle=Aufwand Vorsystem, Ziel=Wirtschaftsplan
3	Filter: alle Zeilen mit Startdatum innerhalb “Planung von” … “Planung bis”
4 a	Falls Einheitennr. gefüllt -> Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Einheitennr. müssen übereinstimmen. Die Verteilungsart muss zeitanteilig sein.	wenn nein –> Fehlermeldung
4 b	Falls Einheitennr. nicht gefüllt -> Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis müssen übereinstimmen. Die Verteilungsart muss Festbetrag sein.	wenn nein –> Fehlermeldung
5	Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.

Umlage auf Einheiten

Die Umlage auf die Einheiten geschieht wie sonst anhand der Abrechnungskreise und Verteilungsfaktoren, einheitenbezogene Werte (Festwerte) werden direkt den Einheiten weitergeben. Zusätzlich kann eine Ausfallsrücklage auf die Summe aller Posten zu einer oder mehrerer Abrechnungsarten ermittelt werden. Dazu ist einmalig folgende Einrichtung in den Abrechnungsarten notwendig:

Die Abrechnungsart für die Ausfallsrücklage selbst muss im Feld Ausfallsrücklage (A) auf Ja stehen. Mit dieser Kennzeichnung ist können Sie es in der Spalte Abrechnungsart für Ausfallsrücklage (A) auswählen und bei den Abrechnungsarten, deren Werte später zur Berechnung herangezogen werden sollen, eintragen.

Ausfallsrücklage

Die errechnete Summe wird um die Ausfallsrücklage % multipliziert und das Ergebnis anschließend je Einheit in die Wirtschaftsplanzeilen zur Abrechnungsart 8.1.1 Ausfallsrücklage eingetragen. Ein manuelles Ändern dieser Werte ist nicht möglich, sie werden immer von der Funktion Wirtschaftsplan berechnen ermittelt.

Beispiel:

Abrechnungsart	Beschreibung	Betrag
2.1.2 DARL2-VZ Darlehen 2	720
2.1.2 DARL2-ZUSCHUSS	Darlehenszuschuss 2	-240
2.1.3 DARL3-VZ	Darlehen 3	360
2.3.3 AUSLAN 5+	Auslaufannuität § 14 Abs. 7 Z 4	960
Summe		1800
8.1.1 AUSFALLSRÜCKL	2 % Ausfallsrücklage	36

Auslaufannuitäten

Nach Rückzahlung eines Kredits kann die bisherige dem Entgelt zugrunde gelegte Annuität weiter angesetzt werden; sie wird allgemein als „Auslaufannuität“ bezeichnet. Die Auslaufannuität ist vornehmlich zur verstärkten Tilgung anderer Darlehen zu verwenden. Für den Fall der gänzlichen Entschuldung einer Baulichkeit (also, wenn alle Kredite zurückgezahlt sind und zu diesem Zeitpunkt in der Abrechnung über die Erhaltungs- und Verbesserungsbeiträge kein negativer Saldo besteht) ist jedoch laut WGG eine Obergrenze für die Summe gewisser Entgeltsbestandteile einzuhalten. (Quelle: Wiener Arbeiterkammer - WOHNRECHT FÜR MIETER VON GENOSSENSCHAFTSWOHNUNGEN)

Für die Vorgabe der gesetzlich zulässigen Werte pro m² und die Verwendung der Auslaufannuitäten gibt es eine zentrale Tabelle WGG Deckelung (die analog auch für das sog. Wiedervermietungsentgelt einzurichten ist).

Im Feld Abzuziehende Abrechnungsarten wird eine Tabelle mit den Abrechnungsarten definiert, deren Werte aufsummiert werden, um die Deckelung zu berechnen.

Wichtig ist, dass diese Einrichtung alle vorkommenden Abrechnungsarten in den Objekten abdeckt. Sollte es z. B. bei einem einzelnen Objekt fünf Darlehen geben und hierfür eine Abrechnungsart 2.1.5 DARL5-VZ notwendig werden, so muss diese hier aufgelistet sein. Diese Tabelle der abzuziehenden Abrechnungsarten wird jeweils beim Anlegen einer neuen Zeile in der Globalen WGG-Deckelung mitkopiert, wenn es bereits einen früheren Deckelungswert zur selben Abrechnungsart gab.

Der Ablauf über die Jahre

1	verstärkte Tilgung anderer Fremdmitteldarlehen (läuft im Kreditmanager)
2	verstärkte Tilgung von Darlehen aus öffentlichen Mitteln (läuft im Kreditmanager)
2 a	verstärkte Tilgung von EVB Vorlagen (sofern vorhanden) = neue Entgeltkomponente mit separatem Ertragskonto, ohne Deckelung
3	Fünf Jahre lang Zuführung zum EVB (ab hier kann die Deckelung zum Tragen kommen)
4	Zuführung in die GBV

Welches Modell jeweils zum Tragen kommt muss individuell am Wirtschaftsplan eingetragen werden.

Wenn diese Werte am Wirtschaftsplan eingetragen sind, wird automatisch je Einheit eine Wirtschaftsplan Ausnahme je Einheit angelegt.

Die wesentlichen Felder in der Ausnahmenkarte werden automatisch wie folgt befüllt:

Bezeichnung	Erläuterung
Wirtschaftsplancode, Eigentümer/Mieter, Objektnr., Vertragsnr. und Einheitennr., Einheitenhistorie	Wird mit den Werten der jeweiligen Einheit gefüllt.
Filter Abrechnungsart	Hier werden die Abrechnungsarten aus der aktuellen Abrechnungsart für die Auslaufannuität als Filterbegriff eingetragen.
Berechnung - Max.Betrag / Verteilcode - Min.Betrag / Verteilcode	Deckelung auf einen bestimmten Wert.
Verteilungscode	Vorgabe aus der WGG-Deckelung. Über diesen wird definiert, welcher Verteilcode für die Ermittlung der Fläche herangezogen wird.
Verteilfaktor	Über den Verteilungscode ermittelte Fläche.
Betrag pro Verteilfaktor	Betrag pro m² und Monat (aus WGG-Deckelung) x Anzahl Monate des Wirtschaftsplans
Betrag	Betrag pro Verteilfaktor x Verteilfaktor
Text 1, Text 2, Text 3, Text 4	Hier wird die Art der Ausnahme und die Berechnung erläutert.
Ziel Abrechnungsart	Die Zielabrechnungsart ist die Abrechnungsart, auf der der effektive Wert beim Berechnen der Ausnahme eingetragen wird. Daraus ergibt sich die neue Vorschreibung zu dieser Auslaufannuität. Bei einer Deckelung kann der errechnete Wert auch leer sein, wenn z. B. die Summe der abzuziehenden Abrechnungsarten den Deckel überschreitet.

Wiedervermietungsentgelt (WVE)

Das Wiedervermietungsentgelt kann bei Neuvermietungen verlangt werden, dies kann auch höher sein als das Entgelt des vorherigen Mieters. Auch hier sind gesetzliche Höchstgrenzen zu berücksichtigen, welche in der Globalen WGG-Deckelung eingetragen werden müssen. Ob bei einer Einheit ein WVE verlangt wird, muss nach dem Mieterwechsel (spätestens vor dem Anlegen des Wirtschaftsplans) manuell am Einheitenstamm der jeweiligen Einheit eingetragen werden.

Ist dies der Fall, wird beim Anlegen des Wirtschaftsplans zusätzlich eine Wirtschaftsplan Ausnahme mit dem WVE angelegt.

Belege erzeugen

Bei der Vielzahl an Abrechnungsarten (Vorschreibungskomponenten) kann es notwendig werden, das Anschreiben an die Mieter bzw. WEG-Eigentümer mit Zwischensummen zu gliedern. Beträge einzelner Abrechnungsarten können unterdrückt und stattdessen nur eine Gesamtzeile ausgegeben werden.

Im folgenden Beispiel wurde für die Darlehen eine Summe für die Finanzierung (1) eingefügt.
Bei den Finanzierungsbeiträgen (2) wird effektiv nur die Umsatzsteuer auf die Verwohnung berechnet:

Die Abrechnungsarten zu den Darlehen haben alle dieselbe Abrechnungsart Gruppe (A).

In der Abrechnungsart Gruppe wurde Summe hervorgehoben gewählt, damit wird die Summe fett gedruckt und ein Abstand von einer Zeile zur Folgenden eingefügt.

Bei den Finanzierungsbeiträgen (2) wird effektiv nur Umsatzsteuer auf die Verwohnung berechnet, dies wird im Wirtschaftsplan jeweils durch eine Brutto- und eine Nettovorschreibung dargestellt. Im Anschreiben können diese beiden Zeilen zu einer Zeile zusammengefasst werden, wodurch nur die USt verbleibt.

 

Voraussetzung: Die beiden Abrechnungsarten 9.1.1 FB-BK-BRUTTO und 9.1.2 FB-BK-NET sind über eine gemeinsame Abrechnungsart Gruppe (in diesem Fall 9.1 FB-BK) verbunden:

In der Abrechnungsart Gruppe wurde Einzelpos. unterdrücken gewählt, damit erscheint nur die Summe.

4 - Heizkosten-Datenaustausch

Einrichtung

Für die ordnungsgemäße Ausführung des Heizkosten-Datenaustausches sind mehrere Einrichtungen vorzunehmen.

RE Einrichtung

Öffnen Sie das Fenster RE Einrichtung und wechseln Sie in das Inforegister Heizkosten.

Für den Heizkosten-Datenaustausch sind folgende Einrichtungen möglich bzw. notwendig:

Bezeichnung	Beschreibung
HK Heizung Abrechnungsart	Sofern Sie an die Heizkostenabrechnungsunternehmen die Vorauszahlungen für Heizkosten melden wollen, wählen Sie hier eine entsprechende Abrechnungsart aus. Diese wird dann im Bericht L/M Sätze erstellen vorgeblendet.
HK Warmwasser Abrechnungsart	Für Vorauszahlungen für Warmwasser tragen Sie hier eine entsprechende Abrechnungsart ein. Diese wird dann im Bericht L/M Sätze erstellen vorgeblendet.
HK Kaltwasser Abrechnungsart	Wählen Sie hier eine entsprechende Abrechnungsart für Vorauszahlungen von Kaltwasser aus, die dann im Bericht L/M Sätze erstellen vorgeblendet wird.
Verteilungscode Heizkosten	Bestimmen Sie hier einen entsprechenden Flächen-Verteilungscode für Heizkosten. Die dazugehörigen Faktoren werden dann bei Erstellung der M-Sätze in das Feld 27 Heizung Grundanteile eingetragen. Wichtig Der Verteilungscode Heizkosten wird zusätzlich im A-Satz für die Flächengröße herangezogen.
Schlüssel Grundanteile Heizung	Für die HKD-Version 3.07 stellt dies ein Pflichtfeld dar. Es bezieht sich auf das Feld 27 im M-Satz Heizung Grundanteile und schlüsselt die dortige Angabe zur Verteilung der Heizkosten.
Verteilungscode Warmwasser	Wählen Sie hier bei Bedarf einen entsprechenden Flächen-Verteilungscode für Warmwasser aus. Die dazugehörigen Faktoren werden dann bei Erstellung der M-Sätze in das Feld 30 Warmwasser Grundanteile eingetragen.
Schlüssel Grundanteile Warmwasser	Für die HKD-Version 3.08 stellt dies ein Pflichtfeld dar.Es bezieht sich auf das Feld 30 im M-Satz Warmwasser Grundanteile und schlüsselt die dortige Angabe zur Verteilung der Warmwasserkosten.
Verteilungscode Kaltwasser	Bei Bedarf wählen Sie hier einen entsprechenden Flächen-Verteilungscode für Kaltwasser aus. Die dazugehörigen Faktoren werden dann bei Erstellung der M-Sätze in das Feld 33 Kaltwasser Grundanteile eingetragen.
Verteilungscode Gesamtfläche	Der Wärmemessdienstleister benötigt ab ARGE 3.10 die gesamte Wohnfläche. Wählen Sie den Verteilungscode hier aus. Dies ist nur einzurichten, wenn der Verteilungscode Heizkosten zu dem der Gesamtfläche abweicht.
Trennzeichen Objekt-Einheit	Tragen Sie hier ein gewünschtes Trennzeichen, für die Tennung der Objektnummer von der Einheitennummer bei der langen HK-Nutzernummer, ein.
Trennzeichen Einheit-Historie	In diesem Feld tragen Sie für die Trennung zwischen der Einheitennummer und der Historie ein gewünschtes Zeichen für die lange HK-Nutzernummer ein.
Kurze HK-Nutzernummer	Aktivieren Sie das Feld, wenn der Ordnungsbegriff des Auftraggebers in einer kurzen Schreibweise angezeigt werden soll. Da der Ordnungsbegriff maximal 20 Zeichen lang sein darf, kann gerade bei langen Objekt- und/oder Einheitennummern es angebracht sein, die kurze Schreibweise vorzugeben. Dann werden bei der Erstellung der Ordnungsbegriffe für Auftraggeber die Kennzeichen Einheitenstamm bzw. Kennzeichen Einheitenvertrag verwendet. Sofern dieses Feld nicht aktiviert wird, werden die Trennzeichen Objekt-Einheit und Trennzeichen Einheit-Historie berücksichtigt.
Kennzeichen Einheitenstamm	Wählen Sie hier ein Trennzeichen für die Erstellung der kurzen HK-Nutzernummer aus dem Einheitenstamm aus.
Kennzeichen Einheitenvertrag	Für die Erstellung der kurzen HK-Nutzernummer aus dem Einheitvertrag geben Sie hier ein Trennzeichen ein.
Mandant ID	Geben Sie hier eine ID mit maximal drei Zeichen zur Identifikation des Mandanten ein. Diese wird dann bei Erstellung des Ordnungsbegriffs Abrechnungsunternehmens verwendet. Falls mehrere Mandanten verwendet werden, muss eine eindeutige Mandanten ID hinterlegt werden. Über den AssistButton gelangen Sie in die Übersicht Global-Mandanten. Hier wird zur Information das Feld RE Einrichtung Mandant ID angezeigt. Bei Bedarf können Sie in dieser Übersicht über den AssistButton dieses Feldes die RE Einrichtung eines anderen Mandanten öffnen um dort die Mandant ID zu pflegen.

Mit den Trennzeichen und Mandant ID wird der interne Ordnungsbegriff bei einer langen Schreibweise wie folgend erzeugt.

MV^MAK-0001.01.01

• MV = Mandant ID
• ^ = Trennzeichen (fest vorgegeben)
• M = Eigentümer/Mieter-Kennzeichen
• AK-0001 = Objektnummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Einheitennummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Historie
• Bei einer kurzen Schreibweise würde sich der interne Ordnungsbegriff wie folgt darstellen:

MV~127

Einheitenstamm Lfd.Nr. 127

Hinweis

Die Trennzeichen dürfen nicht in den Objekt- bzw. Einheitennummern vorkommen.

Beispiel: Bezeichnung der Einheit 0-00021. Eingetragenes Trennzeichen Einheit - Historie „-". Dies führt zu Problemen beim Einlesen der Daten. Auch sollten die Trennzeichen so gewählt sein, dass sie für die Verwendung für Dateinamen möglich sind. Für die Zuordnung, der vom Heizkostenunternehmen im PDF gelieferten Einzelabrechnungen, müssen diese die Abnehmernummer als Dateinamen haben.

Folgende Zeichen sind somit nicht geeignet: \ / * : ? < > “ |

Fragen Sie bei Ihren Abrechnungsunternehmen nach, welche Zeichen diese für die Ordnungsbegriffe akzeptieren!

Einrichten der Schlüsseltabelle

Die für den Heizkosten-Datenaustausch benötigten Werte und Einträge sind fest vorgegeben und sind in der Datenaustausch Schlüsseltabelle hinterlegt. Diese Liste ist aufgeteilt nach:

• Brennstoffarten (z. B. Öl, Gas, Koks)
• Einheiten (z. B. m³, kWh, Miteigentumsanteile)
• Energieträger für Energiemix
• Gerätearten (z. B. KW-, WW-, Wärmemengen-Zähler)
• Kostenarten (z. B. Arbeitspreis, Eichgebühren, Grundpreise)
• steuerliche Leistungsarten (z. B. haushaltsnahe Dienstleistungen)
• Schätzkennzeichen (z. B. Zwischenablesung, Schätzung n. Vorjahr, Aufteilung n. Tagen)
• Warmwasser-Abtrennungsarten (z. B. Gesamt-, Grund-, Verbrauchskosten)
• Abrechnungsunternehmen (z. B. Techem, Brunata, BFW)

Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht. Hier öffnen Sie über Schlüssel/Brennstoffarten das Fenster Datenaustausch Schlüsseltabelle - Brennstoffarten. Beim erstmaligen Öffnen wird eine Abfrage aufgerufen, ob Sie die Schlüsseltabelle initialisieren wollen. Bestätigen Sie diese mit Ja, werden in allen Schlüsseltabellen die Werte eingetragen. Nicht benötigte Einträge können gelöscht werden. Ein erneutes Einlesen ist jederzeit, allerdings dann nur einzeln in den entsprechenden Listen, möglich.

Objekt Konto

Einige Einrichtungen sind an den Objekt Konten für die Heizkosten zu hinterlegen. Öffnen Sie das Fenster Objekte. Markieren Sie das entsprechende Objekt und öffnen im Menüband über Zugehörig Buchung/Konten die Objekt Konten. Wählen Sie das Objekt Konto, z. B. Heizkosten Brennstoff aus, über das die Heizkosten später auf die einzelnen Einheiten umgelegt werden soll und öffnen die dazugehörige Objekt Konten Karte. Wählen Sie im Inforegister Heizkosten im Feld Schlüssel Kostenart den Code aus, der Ihnen vom Abrechnungsunternehmen mit dem D-Satz mitgeteilt wurde und dessen Werte Sie in der Abrechnung verwenden möchten.

In Österreich bleibt die Schlüssel Kostenart leer.

Hinweis

Wenn für eine Einheit mehrere D-Sätze mit unterschiedlichen Schlüssel Kostenart geliefert werden, dann ist für jedes der gemeldeten Schlüssel ein Objekt Konto einzurichten. Es ist aber nicht erforderlich, dass bei allen Objekt Konten eine Verwendung eingetragen wird. Lediglich das Objekt Konto dessen Schlüssel dann tatsächlich auf die Einheiten umgelegt werden soll, ist dann mit Verwendung Abrechnung oder Alles zu schlüsseln.

Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten

In diesem Feld belegen Sie die Art der Heizkosten vor. Laut Arge Satzbeschreibung stehen Ihnen hier folgende zur Verfügung:

A Warm-/Kaltwasser 
B weitere Betriebskosten 
E Heizung/Warmwasser 
H Heizung 
K Kaltwasser 
W Warmwasser 

Kennzeichen Brennstoffart

Wählen Sie in diesem Feld aus, zu welcher Brennstoffart die Kosten gehören. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

1. Brennstoffart
2. Brennstoffart
3. Brennstoffart
4. Brennstoffart
5. Brennstoffart
6. Brennstoffart
7. Brennstoffart
8. Brennstoffart
9. Brennstoffart
10. Keine Brennstoffart

Hinweis

Die Optionen in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten und Kennzeichen Brennstoffart sind lediglich bei den Objektkonten zu pflegen, deren Buchungen mit den K-Sätzen gemeldet werden sollen. Sie dienen als Suchkriterium und können im Assistent B/K-Sätze erstellen jederzeit geändert werden.

Sie können diese Felder auch an der Objekt Vorlagekonto Karte pflegen:

Nutzerwechselgebühr

Damit, wenn die Nutzerwechselgebühr lt. Vertrag umgelegt werden kann, dies auch automatisch an das Abrechnungsunternehmen gemeldet wird, kann dies am Einheitenstamm und am Einheitenvertrag über das Feld Nutzerwechselgebühr gesteuert werden.

Mit der Suchfunktion öffnen Sie das Fenster Objekte. Markieren Sie das entsprechende Objekt und öffnen über Zugehörig Struktur die Einheitenstämme. Wählen Sie eine Einheit, bei der Sie die Nutzerwechselgebühr aktiveren wollen.

Das Feld Nutzerwechselgebühr ist im Inforegister Einheitenstamm sichtbar, wenn Sie sich Mehr Felder anzeigen lassen. Bei Anlage eines neuen Einheitenvertrages wird das Feld mit der am Einheitenstamm hinterlegten Einstellung übernommen, kann dort aber je Einheitenvertrag geändert werden. Im Einheitenvertrag blenden Sie dazu das Inforegister Abrechnung / Wirtschaftsplan ein.

Bei Erstellung der M-Sätze wird das Feld am Einheitenvertrag abgefragt und sofern es dort aktiviert ist, wird in der Tabelle im Feld Kennzeichen Umlageausfallwagnis das Kennzeichen 1 für Berechnung Umlageausfallwagnis gesetzt.

Nutzerwechselgebühr setzen

Zum einfachen Nachpflegen der Nutzergebühr an den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen wird Ihnen von RELion der Bericht Nutzerwechselgebühr setzen zur Verfügung gestellt. Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht.

Dort können Sie den Bericht Nutzerwechselgebühr setzen aufrufen. Aktivieren Sie im Inforegister Optionen das Feld Nutzerwechselgebühr um dieses bei den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen zu setzen. Über die Filter Einheitenstamm und Einheitenvertrag können Sie die zu berücksichtigen Einheiten einschränken.

Wichtig

Sofern bei den Einheitenstämmen die Nutzerwechselgebühr bereits aktiviert ist, werden die dazugehörigen Einheitenverträge nicht mehr berücksichtigt.

Damit auch diese berücksichtigt werden, können Sie zuerst den Bericht ohne Aktivierung des Feldes Nutzerwechselgebühr über die entsprechenden Einheitenstämme laufen lassen. Danach starten Sie den Bericht erneut und aktivieren Sie die Option Nutzerwechselgebühr.

CO2 Kostenaufteilungsgesetz Einrichtung vor Austausch der L/M-Sätze

Prozentuale Verteilung CO2-Anteil des Vermieters

Im L-Satz besteht die Möglichkeit, dass der Vermieter einen höheren Anteil der Kosten trägt, als er eigentlich müsste. Gesetzlich vorgeschriebener Vermieteranteil bei Nichtwohngebäuden ist min. 50 %, eine abweichende Angabe darf nur erfolgen, wenn der Vermieteranteil höher als der gesetzlich errechnete ausfällt. Um diesen Prozentsatz (ohne Nachkommastellen) im L-Satz übergeben zu können, wurde das Feld Vermieteranteil CO2 an den Stammdaten zum Objekt Gebäude/Hauseingang am Typ Gebäude eingebaut. Diese Eintragung ersetzt, die lt. Gesetzgebung vom Wärmemessdienst erforderlich, den errechneten Anteil.

Weiter sind auch die Einheitenstämme entsprechend dem Gebäude zuzuweisen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Liegenschaft mit mehreren Gebäuden, nur der Wert vom ersten Gebäude übernommen wird. Es kann nur ein Wert im L-Satz übergeben werden.

Nichtwohngebäude

Im L-Satz wird übergeben, ob es sich um ein Wohngebäude oder ein Nichtwohngebäude handelt. Dieses Feld wird in RELion automatisch über die Nutzungsart Klasse berechnet und befüllt. Wenn mehr als 50 % der Fläche gewerblich sind, gilt es als Nichtwohngebäude. Der Anteil wird bei Nutzungsartenklassen, die kein Wohnraum sind anhand des Verteilungscodes Gesamtfläche ermittelt. Wenn dieser nicht vorhanden ist, dann wird der Verteilungscode Heizfläche herangezogen.

Stammdaten am Einheitenstamm

Nach § 2 Absatz (3) CO2KostAufG ist im L-Satz mitzuteilen, ob der Wärmeanschluss des Objektes am oder nach dem 01.01.2023 erfolgt ist:

Nach § 9 CO2KostAufG wird im Falle von Liegenschaften, bei denen öffentlich-rechtliche Vorgaben einer wesentlichen energetischen Verbesserung des Gebäudes oder der Wärme- und Warmwasserversorgung entgegenstehen, der Vermieteranteil gekürzt:

Wenn das Gesetz auf Gebäude in Ihrem Bestand Anwendung findet, können Sie diese Angaben in RELion an der Einheitenstamm Karte pflegen (ggf. über mehr Felder anzeigen lassen).

Um Ihnen die Eingabe zu erleichtern, haben wir einen Bericht für Sie erstellt. Aus der Übersicht Datenträgeraustausch können Sie den Bericht CO2KostAufG setzen starten.

Fallbeispiel

In einem Objekt mit 13 Einheiten werden die Zähler der Heizkörper von einem externen Abrechnungsunternehmen abgelesen und abgerechnet.

Schematischer Ablauf

Der Arbeitsablauf ist in mehrere Schritte aufgeteilt, die nachfolgend beschrieben werden.

 

Anlegen Datenaustausch Abrechnungsunternehmen

Die erforderlichen Schritte und Eingaben für den Heizkostendatenaustausch werden im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen durchgeführt. Über dieses Fenster wird auch die weitere Bearbeitung von allen ein- und ausgehenden „Sätzen“ gesteuert.

Mit der Suchfunktion gelangen Sie zu der Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen. Legen Sie über +Neu eine leere Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen an.

Im Inforegister Allgemein sind nachfolgende Eingaben vorzunehmen:

Bezeichnung	Beschreibung
Schlüssel Abrechnungsunternehmen	Wählen Sie aus der Liste Abrechnungsunternehmen – Datenaustausch Schlüsseltabelle den entsprechenden Code des benötigten Abrechnungsunternehmens aus. Dadurch wird das Feld Abrechnungsunternehmen gefüllt.
HKD Version	Zur Auswahl stehen Ihnen in in diesem Feld Techem-A und Ista-A (Österreich) oder 03.05, 3.06, 03.07, 3.08 und 3.10 (Deutschland) zur Verfügung. Je nach Auswahl werden die erforderlichen Satzformate zur Bearbeitung eingestellt.
Kreditor	Wählen Sie hier den gewünschten Kreditor (z. B. Brunata) aus.
Kundennr.	Tragen Sie hier die Kundennummer ein, mit der Sie bzw. die von Ihnen verwalteten Objekte beim Abrechnungsunternehmen geführt werden.

Einheiten zuordnen

Vor der Erstellung der verschiedenen „Sätze“ sind erst die benötigten Einheiten auszuwählen. Dazu stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die alle im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über die Funktion Einheiten zuordnen aufgerufen werden.

Bei der Zuordnung über Einheitenstamm und Abrechnungskreis Beteiligung werden bei diesem Vorgang die internen Ordnungsbegriffe (Ordnungsbegriff Auftraggeber), wie in der RE Einrichtung vorgegeben, von RELion erzeugt und eingetragen.

Einheitenstamm

Mit diesem Aufruf wird das Fenster Einheitenstamm geöffnet und alle Einheiten zur Anzeige gebracht, die den ausgewählten Filterkriterien entsprechen. Markieren Sie die gewünschten Einheiten und übernehmen diese mit OK.

Abrechnungskreis Beteiligung

Auch über diesen Aufruf können Sie die Einheiten auswählen. Es öffnet sich das Fenster Abrechnungskreis Beteiligung, in dem die Einheiten entsprechend der Zuordnung nach Abrechnungskreisen und den entsprechenden Filterkriterien aufgelistet sind. Um diese zu übernehmen markieren Sie die gewünschten Einheiten und schließen das Fenster mit OK.

A-Sätze

Durch das Zuordnen der Einheiten werden die Datensätze im Inforegister A-Sätze gefüllt.

Hinweis

Wenn Sie die Sätze (A-, L-, M-, B-, K- und/oder D-Sätze) bearbeiten möchten, dann aktivieren Sie im Menüband die Funktion Datensatz ändern.

Die meisten Informationen im A-Satz werden jeweils zur Laufzeit angezeigt, und somit bei jedem aktualisieren der Seite neu geholt. Bei den folgenden Feldern werden die Informationen je nach Objektart unterschiedlich geholt:

• Name Eigentümer Hier wird bei Mietobjekten der Name des Objekteigentümers angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt.
• Name Mieter Hier wird bei Mietobjekten der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird, sofern der Vertragspartner nicht aktiver Bewohner/Nutzer ist, der Kontakt angezeigt, der bei dieser Einheit als aktiver Bewohner/Nutzer eingetragen ist.

Nachdem nun die Vorarbeiten abgeschlossen sind, werden die Informationen an den Heizkostendienst übermittelt. Dazu wählen Sie die Funktion Nutzerliste.  

Nutzerliste

Wenn die Heizkostenabrechnung für ein Objekt neu von einem Abrechnungsunternehmen durchgeführt werden soll, dann benötigen die Abrechnungsunternehmen folgende Informationen, um die Verbindung zwischen den Einheiten in ihrer Software und RELion herzustellen:

• Ordnungsbegriff Auftraggeber
• Einheitennummer in RELion
• Etage und Lage der Wohnung
• Name des Eigentümers
• Name des Mieter
• Straße/Hausnummer (bei Mehrhaus-Objekten oder mehreren Eingängen wichtig)
• Flächengrößen (Wohnflächen / Heizflächen / WW-Fläche)

Die benötigten Informationen können über die Nutzerliste an das Abrechnungsunternehmen übermittelt werden. Möchten Sie die Information als Excel-Datei weitergeben aktivieren Sie im Inforegister Optionen Feld Excel erzeugen. Ohne diese Option erfolgt die Ausgabe als Bericht über Drucken bzw. Vorschau.

Hinweis

Speichern Sie die jeweilige Datei bei Bedarf unter einem beliebigen Namen ab.

A-Satz Import

Wenn Sie nun die Datei von Ihrem Heizkostenunternehmen mit deren externen Ordnungsbegriff -Nummern erhalten, öffnen Sie über A-Satz Import den Bericht Datenaustausch A-Satz Import.

Anschließend wählen Sie im Inforegister Optionen im Feld Dateiname das Verzeichnis, in dem Sie die Datei abgespeichert haben, aus. Im Filter Datenaustausch A-Satz ist die Kundennr. und der Schlüssel Abrechnungsunternehmen bereits eingetragen. Mit OK wird der Import gestartet. Dadurch wird das Feld Ordnungsbegriff Abrechnungsunternehmen gefüllt.

L/M Sätze erstellen

Nachdem nun die eindeutige Verbindung zwischen Ordnungsbegriff „extern“ und „intern“ einmalig hergestellt ist, können nun jährlich Daten zur Abgabe beim Abrechnungsunternehmen erstellt werden. Dies geschieht zum einen über die L- und M-Sätze. Die sogenannten L-Sätze sind die Liegenschaftssätze mit den erforderlichen Informationen zur Liegenschaft. Pro Liegenschaft wird jeweils pro Abrechnungsjahr ein L-Satz ausgegeben. In einer Datei können mehrere Liegenschaften (L-Sätze) enthalten sein. Für jeden abrechnungsrelevanten Nutzer einer Liegenschaft wird ein M-Satz erstellt. Die Satzarten L/M werden in einer Datei ausgegeben.

Hinweis

Als Liegenschaft wird die Gesamtheit der Heizkörper und Warmwasserversorgungseinrichtungen eines oder mehrerer Gebäude, die von einer Brennstelle (zentral oder dezentral) versorgt werden, bezeichnet.

Über die Funktion L/M-Sätze erstellen können Sie in der Übersicht oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen den Bericht Datenaustausch L/M-Sätze erstellen öffnen. Im Inforegister Optionen ist der Bereich Abrechnungsunternehmen bereits vorgeblendet.

Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den benötigten Code aus, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt. Dadurch wird definiert, welche Einheiten in den M-Sätzen berücksichtigt werden sollen und es wird der abzurechnende Zeitraum bestimmt.

Hinweis

Sie können den Abrechnungszeitraum auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die AssistButtons eintragen. Dann können Sie aber keine Vorauszahlungen an das Abrechnungsunternehmen melden.

Sofern Sie in der RE Einrichtung die Abrechnungsarten für Vorauszahlungen hinterlegt haben, werden Ihnen diese hier im Bereich Vorauszahlung vorgeblendet. Diese können Sie bei Bedarf in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser ändern bzw. auswählen. Aus diesen werden dann die dazugehörigen Vorauszahlungen gezogen. Falls über dem Abrechnungscode der Abrechnungszeitraum eingetragen wurde, können Sie das Feld Leistungszeitraum berücksicht. aktivieren.

Beim Holen der Vorauszahlungen zu den in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser eingetragenen Abrechnungsarten werden dann auch Buchungen berücksichtigt, die außerhalb des Abrechnungszeitraums mit Leistungszeitraum im Abrechnungszeitraum gebucht wurden. Dadurch können auch Ausbuchungen offener Vorauszahlungen, die nicht im Abrechnungszeitraum gebucht wurden, berücksichtigt werden. Aktivieren Sie die Option Umlageausfallwagnis berücksicht., wenn das Abrechnungsunternehmen bereits bei den entsprechenden Einheiten das Umlageausfallwagnis auf die Kosten umlegen soll.

Hinweis Beachten Sie, dass das Umlageausfallwagnis in der Betriebskostenabrechnung ebenfalls erhoben wird. Sofern Sie die D-Sätze in die Abrechnung einlesen, sollten Sie das Umlageausfallwagnis nicht melden.

Im Inforegister Datenaustausch A-Satz kann auf Eigentümer-/Mieterkennzeichen, Objekt- und Einheitennummer gefiltert werden. Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau. Durch das Erstellen der L- und M-Sätze werden Datensätze in den Inforegistern L-Sätze und M-Sätze angelegt.

L/M Sätze exportieren

Nachdem die L- und M-Sätze angelegt wurden, erstellen Sie nun eine Datei zur Übergabe an das Abrechnungsunternehmen. Dazu wählen Sie die Funktion L/M-Sätze exportieren über die Übersicht oder direkt aus der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen und öffnen den Bericht Datenaustausch L/M-Sätze exportieren.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Dateiname der Dateipfad über die Einrichtung in der RE-Einrichtung vorgeblendet. Die Filterkriterien im Inforegister Datenaustausch L-Satz sind bereits über die Eingaben in der Aufgabenseite gefüllt. Bei Bedarf ändern Sie im Feld Abrechnungsbeginn das Datum. Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau. Nach Beendigung des Vorgang liegt die entsprechende Datei im angegebenen Verzeichnis zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen bereit.

B/K-Sätze erstellen

Mit den B-Sätzen (Brennstoffe) wird gemeldet, mit welcher Art und Weise die Liegenschaft geheizt wird (z. B. Heizöl in l, Erdgas etc.). Mit den K-Sätzen werden die verschiedenen Kosten der Liegenschaft zu den Brennstoffen im Abrechnungszeitraum gemeldet.

In der Länderversion Deutschland können Sie, nachdem für den Abrechnungszeitraum die L/M-Sätze erstellt wurden, über die Funktion B/K-Sätze erstellen den Assistenten Datenaustausch B/K-Sätze erstellen öffnen. Auf der Startseite wird kurz beschrieben, wofür der Assistent gedacht ist. Mit Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite.

Im Bereich Abrechnungsunternehmen sind bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem Sie den Assistenten gestartet haben, eingetragen.

Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den benötigten Code aus, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis Sie können den Abrechnungszeitraum auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die AssistButtons eintragen.

Im Bereich Liegenschaft öffnen Sie im Feld Objektnr. über den AssitButton die auf den Abrechnungsbeginn gefilterte Datenaustausch L-Satz Übersicht. Bei Bedarf können Sie vorher über das Feld Eigentümer/Mieter die zu bearbeitende Liegenschaft einschränken.

Hier können Sie dann die gewünschte Liegenschaft auswählen und mit OK bestätigen. Dadurch werden die Objektnr., Adresse und Liegeschaftsnr. eingetragen. Aktivieren Sie das Feld Bestände erfassen, wenn in der Liegenschaft Brennstoffe mit Anfang- und Endständen verwendet werden. Mit Weiter gelangen Sie auf die Seite Brennstoffe erfassen.

Auf der Seite Brennstoffe erfassen können Sie eintragen mit welchen Brennstoffen in der Liegenschaft geheizt wird. Im Feld Schlüssel Brennstoffe wählen Sie den entsprechenden Schlüssel (z. B. 111 für Leichtes Heizöl in Liter). Definieren Sie im Feld Kennzeichen Brennstoffart um welche Brennstoffart es sich handelt. Zur Auswahl stehen Ihnen die Brennstoffarten 1-9, sowie keine Brennstoffart. In den meisten Fällen werden Sie nur die 1. Brennstoffart benötigen. Lediglich wenn in der Liegenschaft (z. B. zur Pelletsheizung auch eine Gasheizung vorhanden ist), wird noch eine 2. Brennstoffart benötigt.

Wichtig Falls Sie die HKD Version 03.05 verwenden, wählen Sie nur die 1. und 2. Brennstoffart aus!

Tragen Sie im Feld Heizwert in kWh pro Brennstoffeinheit den entsprechenden Wert ein. Die an der Heizung eingestellte Temperatur für das Warmwasser tragen Sie im Feld WW-Temperatur (mittlere) ein. Im Feld B-Satz vorhanden können Sie erkennen ob im ausgewählten Abrechnungszeitraum schon B-Sätze für diese Liegenschaft erstellt worden sind. Sofern für diese Brennstoffart bereits ein B-Satz erstellt wurde ist ein Fertigstellen des Assistenten dann nicht möglich!

Sollten Sie für eine andere Brennstoffart die Werte erfassen wollen, dann löschen Sie den Datensatz des bereits erstellten B-Satzes aus dem Assistenten heraus.

Hinweis Bestehen für die Liegenschaft schon B-Sätze für frühere Zeiträume, wird hier bereits pro Schlüssel Brennstoffe ein Datensatz angelegt, den Sie bei Bedarf vervollständigen, ändern oder löschen können.

Aufgrund dem CO2KostAufG sind mit den B/K-Sätzen verschiedene Informationen an den Wärmemessdienstleister weiterzugeben. Die neuen Felder können Sie im Assistenten Datenträgeraustausch B/K-Sätze erstellen eintragen. Die Angaben dazu entnehmen Sie bitte den Versorger-Rechnungen.

Wichtig B-Satz: Der Pimärenergiefaktor ist ein Muss-Feld bei Fernwärme (Schlüssel Brennstoff 144-148).

Mit Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite. Sofern Sie Bestände erfassen aktiviert haben, gelangen Sie nun auf die Seite Bestände erfassen. Für jeden Datensatz auf der Seite Brennstoffe erfassen wird hier bereits eine Zeile angelegt.

Geben Sie die entsprechenden Angaben in folgenden Feldern an:

Bezeichnung	Beschreibung
Datum Anfangsbestand	Geben Sie in diesem Feld das Datum des Anfangsbestandes ein. In den meisten Fällen ist es das Datum Abrechnungsbeginn.
Menge Anfangsbestand	Hier tragen Sie den Anfangsbestand, z. B. den Heizöl-Stand in Liter, ein.
Betrag Anfangsbestand (Brutto)	Den Gesamtbruttowert dieses Standes geben Sie hier an.
Betrag Anfangsbestand (Netto)	Tragen Sie hier den Gesamtnettowert des Anfangsbestandes ein.
Datum Restbestand	In diesem Feld wählen Sie das Datum des Restbestandes aus. In den meisten Fällen ist es das Datum Abrechnungsende.
Menge Restbestand	Der zum Datum Restbestand vorhanden Bestand an Heizmaterial (z. B. Heizöl in Liter) tragen Sie in diesem Feld ein.
Betrag Restbestand (Brutto)	Geben Sie hier den Gesamtbruttowert des Restbestandes ein.
Betrag Restbestand (Netto)	Tragen Sie hier vom Restbestand den Nettowert ein.

Hinweis

Sofern für die Liegenschaft schon B-Sätze mit Restbeständen bestehen, werden hier in den Zeilen bereits diese Restbestände als neue Anfangsbestände eingetragen.

Mit Weiter gelangen Sie auf die Seite Kosten.

Auf der Seite Kosten können Sie die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten pro Brennstoffart auswählen. Wählen Sie im Feld Objekt Konto Filter die Konten aus bzw. tragen Sie diese hier ein, auf denen Sie die zu meldenden Kosten (Lieferung Heizmaterial, Kaminkehrer, Heizungswartung etc.) gebucht haben.

Hinweis

Über den Drilldown des Feldes Objekt Konto Filter werden Ihnen alle Konten des Objekts gefiltert auf die Einrichtung in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstanden Kosten und Kennzeichen Brennstoffart angezeigt. Bei Bedarf können Sie den Filter erweitern.

In der Spalte B-Sätze sehen Sie die Anzahl der Sätze, die Sie für jede Brennstoffart erfasst haben. Mit einem Mausklick auf die Zahl in der Spalte K-Sätze der jeweiligen Brennstoffart gelangen Sie in die Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen.

Sofern Sie die Kosten nicht gebucht haben, können Sie hier Daten manuell erfassen. Wählen Sie dazu einen Schlüssel Kostenart für die Art der Kosten (z. B. 230 für Lieferung/Rechnung) aus. Geben Sie im Feld Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten an, wofür die Kosten verwendet werden. Zur Auswahl stehen:

A Warm-/Kaltwasser 
B weitere Betriebskosten 
E Heizung/Warmwasser 
H Heizung 
K Kaltwasser 
W Warmwasser 

Hinweis Beachten Sie bitte, dass der Kaminkehrer in den meisten Fällen unter E Heizung/Warmwasser zählt.

Tragen Sie das Rechnungsdatum ein und bei Bedarf fügen Sie im Feld Menge, z. B. die Menge des gelieferten Heizöls, ein. In den Feldern Bruttobetrag und Nettobetrag geben Sie die entsprechenden Beträge ein. Wenn Sie die Kosten in RELion gebucht haben, können Sie im Menüband der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen über Hole Kosten in der Liste Datenaustausch K-Sätze – Sachposten die benötigten Buchungen auswählen.

Hinweis

Sofern der Posten bereits in einer Brennstoffart verwendet wurde, können Sie dies im Feld Verwendung für erkennen. Über Verfügbare Kosten im Menüband können Sie alle bereits verwendete Kosten ausblenden. Die Summen geben immer die Beträge aller angezeigten Posten an. Wenn Sie Kosten gebucht haben, die Ihnen nicht angezeigt werden, dann können Sie den Filter erweitern. Das kann z. B. dann notwendig werden, wenn Kosten mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen gebucht werden.

Schließen Sie das Fenster mit OK.

Nun öffnet sich eine Abfrage in der Sie entscheiden können ob die ausgewählten Datensätze eins zu eins übernommen werden oder in einer neuen Zeile bzw.in der aktuell markierten Zeile zusammengefasst werden sollen. Dadurch können Sie, z. B. alle Erdgas-Abschlagszahlungen und die dazugehörige Schlussrechnung in einem K-Satz zusammengefasst an das Abrechnungsunternehmen melden. Mit OK werden diese dann in die K-Sätze übernommen, wo Sie sie dann noch ergänzen können.

Wurden in den Objektkonten die Felder Schlüssel Kostenart und Kennzeichen für einheitliche entstandene Kosten eingerichtet, werden diese Vorbelegungen hier eingetragen und können bei Bedarf geändert werden. Im Feld Menge können Sie bei den entsprechenden Datensätzen Wert eintragen.

Hinweis

Sollten Sie mehrere Posten in einen K-Satz zusammenfassen, können Sie in der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen im Feld Zusammenzählung erkennen, wie viele Posten darin enthalten sind. Bei Bedarf können Sie sich über einen Klick auf die Zahl die enthaltenen Posten anzeigen lassen. Sie können hier auch die Posten bearbeiten, löschen etc. Mit Schließen wird die Seite geschlossen. Um evtl. Betragsänderungen, die durch Löschen von Posten oder ändern von Posten entstanden sind, auch zu übernehmen klicken Sie im Menüband auf Beträge aktualisieren.

Sie können den Vorgang beliebig oft wiederholen. So können Sie, z. B. im Feld Objekt Konto Filter alle Konten auf einmal angeben, auf denen Sie die Kosten gebucht haben oder Sie arbeiten Konto für Konto ab. Mit Weiter gelangen Sie zur Zusammenfassung.

Hier werden die zu erstellenden B-Sätze mit den dazugehörigen K-Sätzen aufgeführt. Mit Fertigstellen werden die Informationen in die B-Sätze und K-Sätze eingetragen.

Hinweis

Die Bearbeitung des Assistenten können Sie jederzeit unterbrechen und auch schließen. Wenn Sie die Meldung mit Nein schließen, werden alle bisherigen Eingaben aus dem Assistenten gelöscht, sodass Sie bei einem erneuten Starten des Assistenten wieder von ganz vorn anfangen können. Sofern Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Bearbeitung fortsetzen möchten, bestätigen Sie die dabei erscheinende Abfrage mit Ja. Wenn Sie den Assistenten erneut aufrufen, werden Sie mit folgender Meldung darauf hingewiesen, dass die Bearbeitung unterbrochen wurde:

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, um die Bearbeitung fortzusetzen. Sollte die Bearbeitung des Assistenten von einem anderen Mitarbeiter angefangen worden sein, werden Sie beim Starten des Assistenten darauf hingewiesen. Sie können nun entscheiden, ob Sie die Bearbeitung übernehmen wollen.

B/K-Sätze exportieren

Nachdem die B/K-Sätze für einen Abrechnungszeitraum erstellt worden sind, können Sie im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über B/K-Sätze exportieren für diese eine Datei erzeugen.

Im Inforegister Optionen sind im Bereich Abrechnungsunternehmen bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem Sie den Bericht gestartet haben, eingetragen. Bei Bedarf können Sie diesen manuell im Feld Schlüssel ändern. Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den benötigten Code aus, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis

Sie können den Abrechnungszeitraum auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die AssistButtons eintragen.

Bei Bedarf können Sie nun im Feld Liegenschaftsnr. einen B-Satz auswählen, für den die Datei erstellt werden soll.

Hinweis

Wenn Sie keinen B-Satz auswählen, dann werden alle Liegenschaften in eine Datei eingetragen.

Im Feld Dateiname wird Ihnen angezeigt, in welchem Ordner die Datei angelegt wird. Außerdem wird der Dateiname angegeben. Über den AssistButton können Sie den Pfad ändern.

Wichtig

Der Dateiname wird von der ARGE vorgeschrieben. DTK306_JJJJMMTThhmmss.DAT (z. B. DTK306_20210310134136.DAT)

• DTK = Bezeichnung für B/K-Satz
• 306 = HKD-Version
• JJJJ = vierstellig das Jahr (z. B. 2021)
• MM = zweistellig der Monat (z. B. 03)
• TT = zweistellig der Tag (z. B. 10)
• hh = zweistellig die Stunde (z. B. 13)
• mm = zweistellig die Minuten (z. B. 40)
• ss = zweistellig die Sekunden (z. B. 36)

Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau. Die dabei erzeugte Datei können Sie dann an Ihr Abrechnungsunternehmen übermitteln.

D-Sätze bzw. S-Sätze importieren

Sobald Sie vom Abrechnungsunternehmen die Datei mit den D-Sätzen bzw. S-Sätzen mit den verteilten Kosten erhalten haben, können Sie im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen diese über D-Sätze importieren in die Liste Global-Einlesungen-Heizkosten einspielen.

Wichtig

Wenn Sie vom Abrechnungsunternehmen zur gleichen Abrechnung neue D-Sätze bzw. S-Sätze erhalten, löschen Sie diese zuerst aus der Liste Global-Einlesungen-Heizkosten, bevor Sie die neuen Sätze einlesen.

Beim Start der Funktion wird das Fenster D-Sätze importieren geöffnet.

Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Dateiname die entsprechende Datei des Abrechnungsunternehmens aus. Bei Bedarf können Sie im Feld Zeichenkonvertierung den Zeichensatz wechseln um eventuelle Falschdarstellungen (z. B. anstelle eines „Ü“ die Hochzahl „³“) zu beheben. Mögliche Einstellungen sind Ansi-Ascii; Ascii-Ansi und Leer = keine Konvertierung.

Bei Bedarf ändern Sie im Feld Dateiname für Logbuch das Verzeichnis, in welchem die Datei gespeichert werden soll und tragen Sie einen beliebigen Dateinamen der Logbuchdatei ein. Über die Auswahlliste im Feld Logbucheintrag können Sie bestimmen, ob nur Fehler oder Zeilen und Fehler ins Logbuch eingetragen werden. Mit OK wird nun das Einlesen gestartet. Nach erfolgtem Import bestätigen Sie mit Ja das nachfolgende Fenster, damit die Daten gespeichert werden. Den Vorgang können Sie mit Nein abbrechen. Durch das Einlesen der Heizkostenzeilen werden im Inforegister D-Sätze (S-Sätze) die Datensätze angelegt.

P-Satz

Der P-Satz ist ein Informationssatz zum Wärmepreisbremsengesetz (EWSPG) und Strompreisbremsegesetz (StromPBG) und gilt nur für die Periode 2023/2024.

Er weist den Anteil des Nutzes an der jeweiligen Preisbremse aus. In den Preisbremsengesetzen wird eine Verpflichtung zur Weitergabe dieser Informationen an Prüfbehörden erwähnt. Es wird jedoch nicht näher spezifiziert, wer diese Prüfbehörden sind und wie eine solche Anfrage in Zukunft gestellt wird. Daher gibt es jetzt neben der Möglichkeit den P-Satz zu importieren auch eine Export Funktion.

Die Ausgabe erfolgt über einen Bericht.

 

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Einlesen Heizkosten Zeilen

Sie haben nicht nur im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen die Möglichkeit die D-Sätze bzw. S-Sätze einzulesen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit auch im Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Liste Datenaustausch. In Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen, die Sie über die Suchfunktion öffnen gelangen Sie im Menüband über Zugehörig in das Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Gefiltert auf den Schlüssel des Abrechnungsunternehmens und der Kundennummer werden in dieser Übersicht alle eingelesenen D-Sätze bzw. S-Sätze angezeigt.

Starten Sie hier über Aktionen D-Sätze importieren den dazugehörigen Bericht. Sie können die D-Sätze bzw. S-Sätze ebenfalls in der Global-Einlesungen Heizkosten Karte einspielen. Diese öffnen Sie in der Global-Einlesungen Heizkosten mit einem Klick auf einen Datensatz.

Hier starten Sie den Bericht Einlesen Heizkosten Zeilen ebenfalls im Menü Aktionen D-Sätze importieren.

Einzelabrechnungen als PDF-Dateien einlesen

Wenn von den Abrechnungsunternehmen mit den „D-Sätzen“ bzw. „S-Sätzen“ auch die Einzelabrechnungen als PDF-Dateien mitgeliefert werden, diese werden in RELion Belege genannt, können Sie diese in RELion hinterlegen. Dazu können Sie in der Infobox in der Page Global-Einlesungen Heizkosten per Drag&Drop PDF-Dateien importieren.

Nachdem Sie die Dateien in das Feld gezogen haben erscheint die Abfrage Bearbeiten – D-Satz Import. Wenn Sie mit OK bestätigen erscheint folgendes Fenster:

Hinweis

Beim Einlesen der PDF-Dateien können nur Dateien erkannt werden, deren Dateiname folgendermaßen aufgebaut sind.

• Ordnungsbegriff Auftraggeber.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.000.pdf)
• Ordnungsbegriff AuftraggeberJahrdesWohnzeitraumende.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.0002012.pdf)
• Ordnungsbegriff_Wohnzeitraumende (Format JJJJMMTT)

Import von E898

In der Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht öffnen Sie über die Suche die Einlesungen Heizkosten Übersicht und Sie gelangen zu der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten.

Über die Funktion E898 Import starten Sie den Bericht zum Import. Der E898-Satz wird im Format .DAT und .txt unterstützt und muss sich mit den Belegen in einem Zip-Ordner befinden. Markieren Sie die Dateien und den Satz und erstellen eine Zip-Ordner. Achten Sie darauf, keine Ordner zu einem Archiv hinzuzufügen.

Dann durchsuchen Sie den Ablageort.

Anschließend wird Ihnen das Ergebnis dargestellt:

Wichtig

Laut ARGE-Satzbeschreibung können nicht nur PDF- oder JPG-Dateien überliefert werden, sondern auch Dateien im TIF-Format. Diese können in RELion über das Modul HK-Datenaustausch zwar eingelesen werden, jedoch in der Abrechnung nicht verarbeitet werden. Sollten Sie also die Belege aus dem Heizkostenaustausch in der Abrechnung als Anhänge verwenden, sollten Sie diese vor dem Import in PDF umwandeln.

Belege entfernen

Sowohl von der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten als auch von der Global-Einlesungen Heizkosten Karte können Sie die Belege entfernen, indem Sie im Menü unter Aktionen über Belege / Entfernen den Bericht Belege Abrechnung starten.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Aktion die Art Belege entfernen vorbelegt. Je nachdem, von welchem Datensatz Sie diesen Bericht starten, wird im Filter Einlesungen Heizkosten Zeilen im Feld Laufnr. bereits die entsprechende Nummer eingetragen. Bei Bedarf können noch genaue Filterkriterien verwendet werden. Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau.

Verarbeitung in Betriebskostenabrechnung

Die eingelesenen Heizkosten (D-Sätze bzw. S-Sätze) sowie die Belege können in der Betriebskostenabrechnung verarbeitet werden. Die Werte werden dann über die Funktion Abrechnung Detailwerte holen in der Form Abrechnung Zeilen eingelesen. Die Belege werden ebenfalls in die Belegerstellung der Abrechnung übernommen.