Mietberechnung und -anpassung

• 1: Mietanpassung
• 2: Aktualisierung von Indexwerten (Destatis)
• 3: Indexmietanpassung
• 4: Mietrechnung
• 5: Umsatzmietverträge
• 6: Wirtschaftlichkeitsberechnung
• 7: Berichte
• 7.1: Individueller Spannenwert für Objekt
• 7.2: Mietanpassung nach Mietspiegel
• 7.3: Umsatzmietabrechnung
• 7.4: Vorschlag Mietanpassung
• 7.5: Vergleichsmietenanpassung
• 7.6: Manuelle Mietanpassung
• 7.7: Mietvertragindexerh. Prüfliste
• 7.8: Staffelmiete berechnen
• 7.9: Zielwert für neue Sollstellung
• 7.10: Zielmiete in Plansollstellungen

1 - Mietanpassung

Einführung

Diese Dokumentation beschreibt die Abläufe zur Durchführung von Mietanpassungen in RELion, basierend auf den gesetzlichen Grundlagen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Ziel ist es, Anwendern aus der Immobilienverwaltung eine praxisnahe Anleitung zur Einrichtung und Nutzung der Funktionalitäten zu geben.

Die Mietanpassung in RELion umfasst folgende gesetzlich geregelte Verfahren:

• Staffelmiete (§ 557a BGB)
  Vertraglich vereinbarte, zeitlich gestaffelte Mietanpassungen.
• Indexmiete (§ 557b BGB) Anpassung der Miete auf Basis des Verbraucherpreisindex.
• Vergleichsmiete nach Vergleichswohnungen (§ 558a BGB) Erhöhung der Miete durch Vergleich mit ähnlichen Wohnungen.
• Vergleichsmiete nach Mietspiegel oder Mieterdatenbank (§§ 558c–e BGB) Nutzung qualifizierter Mietspiegel oder Datenbanken zur Ermittlung der ortsüblichen Miete.

Zusätzlich wird die Möglichkeit einer reportbasierten manuellen Mietanpassung behandelt.

Einrichtung

Über die Suche ist die RE Einrichtung aufrufbar.

Im Inforegister Mietanpassung sind folgende Einstellungen vorzunehmen:

Staffelmietanpassung

Die Staffelmiete ist eine fixe Form der Mietanpassung, bei der bereits bei Vertragsabschluss festgelegt wird, in welchem Umfang sich die Miete zukünftig ändern soll. Im Gegensatz zu allen anderen Mietanpassungen ist bei der Staffelmiete der Mietänderungsbetrag daher von Anfang an bekannt.

Für Wohnraummietverhältnisse gilt:

Die Staffelmiete ist geregelt in § 557a BGB. In der Vereinbarung ist die jeweilige Miete oder die jeweilige Erhöhung in einem Geldbetrag auszuweisen. Die jeweilige Mietstaffel muss mindestens 1 Jahr unverändert gelten. Weitere Erhöhungen sind für den Zeitraum der Staffelung unzulässig – dies gilt auch bei Modernisierungen in diesem Zeitraum. Ausgenommen sind lediglich die Betriebskosten. Auch in unbefristeten Mietverträgen können Staffelmieten vereinbart sein. Bei Ablauf der Staffelung kann hier die Miete nur abhängig von der ortsüblichen Vergleichsmiete erhöht werden. Der Ausschluss eines Kündigungsrechtes eines gewerblichen Mieters oder bei einer Individualvereinbarung ist bei einem Staffelmietvertrag auf vier Jahre begrenzt.

Hinweis

Die Staffelmietanpassung ist kein Mietanpassungsverfahren im Sinne dieser Dokumentation, da sie als feste Vertragsgröße ohne Anpassungsverfahren ermittelbar und bei der erstmaligen Stammdatenerfassung des Mietvertrages vorzunehmen ist. Sie wird als Bestandteil der gesetzlich zulässigen Mietanpassungsverfahren dennoch der Vollständigkeit halber hier behandelt.

Erfassung der Staffelmietvereinbarung im Mietvertrag

Im Inforegister Mietparameter werden die Staffeldaten erfasst:

Nach der Erfassung der Daten, aktualisieren Sie die Sollstellungszeilen um die soeben definierten Staffelmieten auch für die Sollstellungen übernehmen zu können:

Staffelmieten berechnen

Wechseln Sie im entsprechenden Mietvertrag in das Inforegister Einheiten und navigieren zu den Sollstellungzeilen. Wählen Sie die Zeile aus, die von der Staffeländerung betroffen ist.

Im Menü kann über Staffelmieten berechnen der Bericht Staffelmieten einstellen geöffnet werden.

Die Parameter des Berichts werden automatisch aus den zuvor erfassten Vertragsdaten übernommen. Bei Auswahl der Steigerungsart Prozent ist zusätzlich ein Rundungsbetrag im Feld Rundung des Betrages zu hinterlegen. Die Eingaben sind mit OK zu bestätigen.

Nach Bestätigung werden die bestehenden Sollstellungszeilen um die durch die Staffelmietanpassung erzeugten Sollstellungszeilen ergänzt.

Im Feld Änderungsgrund erfolgt eine automatische Eintragung durch das System.

Hinweis

Staffelmieten können ausschließlich auf Vertragsebene erfasst und nur einmalig berechnet werden. Sofern einzelne Einheiten oder Sollstellungszeilen innerhalb eines Vertrags unterschiedlichen Staffelvereinbarungen unterliegen, sind weitere Änderungen manuell vorzunehmen. In diesen Fällen kann der Änderungsgrund über den Lookup im Feld Änderungsgrund manuell ausgewählt werden.

Indexmietanpassung

Die Indexmietanpassung ist eine variable Form der Mietanpassung auf Basis einer Indexveränderung. Die künftige Miethöhe wird dabei von der Entwicklung des Preises anderer Güter und Leistungen abhängig gemacht, dem sog. Preisindex. Die Indexveränderung ist die relative oder absolute Differenz zweier Indexwerte, die durch einen Ausgangswert (Index Basiswert) zum Stichtag 1 (Index Bezug) und einen Vergleichswert (Index aktueller Wert) zum Stichtag 2 (Index aktuelles Datum) eindeutig bestimmt wird.

Der Vergleichswert zum Stichtag ist entweder allein durch sein Datum bestimmt (Anpassungsintervall zum Bezugsdatum), oder aber durch seinen Wert (kritischer Wert als Differenz Benchmark gegenüber Bezugswert). Die tatsächliche Mietanpassung aufgrund der Indexveränderung hängt von verschiedenen individuellen Vertragsvereinbarungen ab (Fälligkeit, Ruhezeit, Kappungsgrenze, Anteil etc. …). In RELion besteht die Möglichkeit, sowohl die gestalterischen Freiheiten eines frei verhandelbaren gewerblichen Mietvertrags als auch die gesetzlich regulierten Rahmenbedingungen von Wohnungsmietverträgen abzubilden. Darüber hinaus kann die Überwachung sowie die automatisierte Anpassung von Indexmieten eingerichtet werden.

Einrichtung der Indexreihen

In der Liste Global-Indexcodes werden die im Unternehmen benötigten Indexreihen mit einem eindeutigen Code und einer Beschreibung hinterlegt.

Erfassung der Indexwerte

In der Liste Global-Indexverwaltung werden die Indexwerte zu den einzelnen Indexreihen (Spalte Indexcode) mit Startdatum und Index zeilenweise erfasst. Die Erfassung muss stets mit dem Monatsersten beginnen. Die Indexreihen werden nur monatsbezogen veröffentlicht. Aus technischen Gründen muss allerdings ein genaues Kalenderdatum vorgegeben werden.

Hinweis

Indexcodes und Indexwerte gelten mandantenübergreifend für alle Mandanten.

Über die Funktion Vertragsindexdaten aktualisieren kann eine Stapelverarbeitung zur Aktualisierung der Indexdaten für ein neues Datum in der Vertragsverwaltung gestartet werden. Hierzu ist die entsprechende Zeile (z. B. 01.08.2023) zu markieren und die Verarbeitung mit Ja zu bestätigen.

Diese Funktion ist insbesondere dann erforderlich, wenn das Basisdatum der Indexvereinbarung bei der Erfassung der vertraglichen Indexregel in der Zukunft liegt (z. B. bei zukünftigen Verträgen oder einem zukünftigen Indexstart) und zum Zeitpunkt der Datenerfassung noch kein Indexwert vorhanden ist. Ebenso ist sie anzuwenden, wenn ein vorhandener Indexwert überschrieben werden soll.

Alle Verträge, die das Basisdatum und den Indexcode der markierten Zeile enthalten, werden durch die Verarbeitung aktualisiert.

Hinweis

Die Funktion aktualisiert Vertragsdaten mandantenübergreifend. Verträge, für die bereits eine Indexmietanpassungshistorie besteht, bleiben unverändert.

Zusätzlich steht die Funktion Vertragsindexdaten für alle Codes aktualisieren zur Verfügung. Diese aktualisiert die Vertragsindexdaten mandantenübergreifend für sämtliche Indexcodes, nicht nur für die aktuell markierte Zeile.

Einrichtung der Nummernserie

Die Seite RE Einrichtung ist über die Suchfunktion aufrufbar. Im Feld Indexanschreiben Nummern ist die Nummernserie zu hinterlegen, die für die Erstellung der Mietanpassungsschreiben als Rechnungsnummer verwendet werden soll. Die Hinterlegung einer Nummernserie ist im Rahmen der Indexmietanpassung verpflichtend.

Erfassung der Indexvereinbarung im Vertrag

Die Erfassung von Indexvereinbarungen ist Bestandteil der Vertragsverwaltung und wird ausführlich in der Dokumentation Mietverwaltungsverträge beschrieben. Zur Vollständigkeit werden die relevanten Einrichtungsparameter des Mietvertrags nachfolgend zusammengefasst.

Über den Menüpunkt Mietvertragsklauseln/Indexdaten kann die Liste Vertrag Indexdaten geöffnet werden.

Zur Erfassung einer neuen Indexvereinbarung ist die Funktion Neu zu verwenden. Bestehende Vereinbarungen können über Ansicht oder Bearbeiten eingesehen bzw. angepasst werden.

Im Inforegister Allgemein wird definiert, wie RELion eine Indexveränderung als Basis für eine zulässige Mietanpassung erkennen soll.

Bezeichnung	Erläuterung
Vertragsnr.	Vertragsnummer, zu der die Indexvereinbarung gespeichert wird. Pro Vertrag können mehrere Vereinbarungen erfasst werden.
Index Bezeichnung	Bezeichnung der anzulegenden Indexvereinbarung.
Sollstellungsart	Einschränkung auf eine bestimmte Sollstellungsart, für die die indexabhängige Anpassung erfolgen soll.
Index Code	Auswahl der Indexreihe, auf die sich die Vereinbarung bezieht.
Index Bezug	Datum, ab dem der Bezugswert der Indizierung erstmals berechnet wird. Nach einer Mietanpassung wird dieses Datum automatisch aktualisiert.
Index aktuelles Datum	Datum, zu dem die Indexreihe zuletzt gepflegt wurde.
Anpassungsart	Die Anpassungsart bestimmt die Kriterien, die erfüllt sein müssen, um bei einer Indexveränderung eine zulässige Mietanpassung zu erkennen.
	Kritischer Wert: Der kritische Wert ist der errechnete Indexwert, der die definierte Differenz ausgehend vom Basiswert markiert. Eine Mietanpassung ist zulässig, wenn der Index aktueller Wert (entspricht dem zum aktuellen Datum gültigen Indexwert) den Index Kritischer Wert erreicht oder überschreitet.
	Anpassungsdatum: Das Anpassungsdatum errechnet sich aus dem Startdatum des Index Bezug zuzüglich der im Feld Anpassungsintervall definierten Zeitspanne. Eine Mietanpassung ist zulässig, wenn das Anpassungsintervall abgelaufen ist.
	Beides – was zuerst: (Eine von beiden Bedingungen muss erfüllt sein) Bei dieser Option ist eine Mietanpassung zulässig, wenn entweder der Index Kritischer Wert erreicht wird oder das Anpassungsintervall abgelaufen ist.
	Beides gleichzeitig: (Beide Bedingungen müssen erfüllt sein) Bei dieser Option ist eine Mietanpassung nur zulässig, wenn sowohl der Index Kritischer Wert erreicht, wird als auch das Anpassungsintervall abgelaufen ist.
Erhöhungsart	Methode zur Berechnung des kritischen Indexwerts: • Erhöhung %: relative Veränderung • Erhöhung Punkte: absolute Veränderung
Erhöhung %	Prozentwert (Dezimalzahl) zur Berechnung des kritischen Indexwerts bei Auswahl von Erhöhung %.
Erhöhung Punkte	Punktezuwachs (Dezimalzahl) zur Berechnung des kritischen Indexwerts bei Auswahl von Erhöhung Punkte.
Anpassungsintervall	Zeitraum ab dem Index Bezug, nach dessen Ablauf eine Indexveränderung betrachtet wird.
Standard Index	Aktivierung bewirkt, dass dieser Index als Standard verwendet wird. Bestehende Verträge ohne Indexvereinbarung können optional angepasst werden.
Bemerkung	Freitextfeld zur Hinterlegung einer Bemerkung, die in der Indexliste angezeigt wird.
Vertragsklasse	Wird automatisch zur ausgewählten Vertragsnummer ermittelt und angezeigt.
Anpassung gesperrt	Bei Aktivierung wird der Vertrag bei einem Index-Mietanpassungslauf nicht berücksichtigt.
Sperrgrund	Optionaler Grund für die Sperrung, sofern das Feld Anpassung gesperrt aktiviert wurde.
Konto Nr. Filter	Einschränkung der Indexanpassung auf bestimmte Konten. Kann mit dem Filter Sollstellungsart kombiniert werden.
Index Basiswert	Wert der Indexreihe zum Datum im Feld Index Bezug.
Index aktueller Wert	Wert der Indexreihe zum Datum im Feld Index aktuelles Datum.
Index Kritischer Wert	Kalkulierter Wert basierend auf dem Index Basiswert und den Erhöhungsparametern.
Kritisches Anpassungsdatum	Kalkuliertes Datum, ab dem eine Anpassung gemäß Index Bezug und Anpassungsintervall möglich ist.
Fehlprozent	Relative Differenz zwischen aktuellem Wert und kritischem Wert.
Fehlpunkte	Absolute Differenz zwischen aktuellem Wert und kritischem Wert.

Im Inforegister Anpassung werden die Einstellungen vorgenommen, die die Berechnung der Mietanpassung hinsichtlich der Höhe und Fälligkeit bestimmen.

Sofern noch nicht über die Option Standard Index geschehen, ist die Indexvereinbarung noch dem betreffenden Einheitenvertrag zuzuweisen. Dies kann in der Indexvereinbarung im Feld Index Bezeichnung des Inforegisters Einheiten ausgewählt werden.

Nach der Zuordnung der Indexvereinbarung zu dem Mietvertrag, wird in der Infobox Vertragsinformation der Aufgabenseite Mietvertrag die Verknüpfung des Vertrages mit der Indexvereinbarung angezeigt.

Hinweis

Es können grundsätzlich mehrere Indexvereinbarungen zu einem Mietvertrag hinterlegt werden. Die Zuordnung zu den jeweils betroffenen Einheitenverträgen erfolgt individuell.

Ablaufschema

Schematische Darstellung einer Indexveränderung:

In der Datenbank gespeichert werden die Stammdaten Stichtag 1, der Ausgangswert sowie die Parameter der Indexveränderung, die Wertänderung (absolut oder relativ) oder das Intervall (Zeitverlauf). In Abhängigkeit vom Parameter der Indexveränderung wird entweder der Stichtag 2 oder aber der Vergleichswert errechnet.

Schematische Darstellung des Indexprüfverfahrens in RELion:

Der Stichtag 1 (Indexbezug) gibt als Ausgangswert den Index Basiswert an. Der Vergleichswert am Stichtag 2 (Index aktueller Wert) wird durch das vom Anwender vorzugebende Berechnungsdatum bestimmt. Zum Berechnungsdatum wird in RELion geprüft, ob anhand der definierten Anpassungsarten die Voraussetzung einer definierten Indexveränderung gegeben sind oder nicht. Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird die weitere Berechnung der Mietanpassung auf Basis des Berechnungsdatums und dem dazu korrespondierenden Indexwert in Kombination mit den übrigen Anpassungsbedingungen vorgenommen.

Der Ausgangswert wird unter Bezugnahme auf eine bestimmte Indexreihe in einer separaten Tabelle erfasst und ist dort entsprechend der Veröffentlichung des Statistischen Bundesamtes durch den Anwender fortzuschreiben (siehe Kapitel Einrichtung der Indexreihen. und Erfassung der Indexwerte).

Indexprüfung über Indexprüfprotokoll

RELion stellt mit dem Bericht Mietvertragindexerh. Prüfliste ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem der Verwaltungsbestand auf mögliche Indexmietanpassungen geprüft werden kann. Zulässige Anpassungen können anschließend in einen Mietanpassungsvorschlag überführt werden.

Hinweis

Bei der Prüfung einer möglichen Indexanpassung wird zunächst die Indexveränderung des Index Basiswertes gegenüber dem vorzugebenen Berechnungsdatum ermittelt und bei Erfüllung der Änderungskriterien (Wert und/oder Datum) mit den Kriterien der Mietanpassungsoptionen abgeglichen. Das Ergebnis der Prüfung nebst ergänzenden Informationen wird im Prüfprotokoll aufbereitet und zur Ansicht und weiteren Bearbeitung bereitgestellt.

Der Bericht Mietvertragindexerh. Prüfliste wird über das entsprechende Menü gestartet.

Im Inforegister Optionen sind folgende Angaben erforderlich:

• Berechnungsdatum: Datum aus der Indexreihe, dessen Entwicklung gegenüber dem Basiswert geprüft wird.
• Mitteilungsdatum: Datum, zu dem die Mieter über die Anpassung informiert werden sollen.
• Indexcode: Auswahl der Indexreihe für die Berechnung.
• Nur fällige Einheitenverträge: Optionales Filterkriterium zur Einschränkung auf fällige Verträge.
• Einheitenvertrag: Weitere Einschränkung der zu prüfenden Verträge möglich.

Hinweis

Der Bericht kann alternativ über die Indexverwaltung (Prüfliste Mietanpassung) oder direkt aus dem Mietanpassungsvorschlag über Indexerhöhung gestartet werden.

Nach Abschluss der Verarbeitung wird ein Hinweis angezeigt, dass ein Prüfprotokoll erstellt wurde.

Mit Ja wird die Übersicht Indexmietanpassung Protokoll geöffnet, gefiltert auf den aktuellen Protokolleintrag. Das Protokoll kann auch später über das Menü Indexmietanpassung Protokoll aufgerufen werden.

Die Auswertung enthält alle relevanten Daten zum Berechnungsdatum und ermöglicht eine vertragsweise Prüfung. Alle beim Start der Mietvertragindexerh. Prüfliste vorgegebenen Werte werden in den Feldern des Prüfprotokollkopfes angezeigt. Die Prüfprotokolle werden fortlaufend nummeriert. Der Anwender, der die Verarbeitung gestartet hat und das Datum der Verarbeitung werden ebenfalls angezeigt. Über Ansicht wird die Indexmietanpassungsprotokollkarte geöffnet.

Im Inforegister Allgemein werden die Daten des Protokollkopfes angezeigt. Diese entsprechen, den bei der Verarbeitung der Mietvertragindexerh. Prüfliste vorgegebenen Parametern und Filtern.

Vier Infoboxen zu den Indexerhöhungszeilen zeigen weitere Details. In der Infobox Objekt Informationen sind Informationen zum Objekt und der Einheit enthalten.

In der Infobox Debitor Informationen werden Name und Anschrift angezeigt.

In der Infobox Indexdaten Vertrag werden die Informationen bereitgestellt, die sich aus der Indexvereinbarung ergeben. Dazu zählen die Anpassungsart und Anpassungsregeln hinsichtlich Fälligkeit und Weitergabe.

In der Infobox Beträge werden die zur Kontonummer ermittelten Beträge der alten und neuen Miete nebst Erhöhungsbetrag und ggf. bestehender Nachzahlung ausgewiesen.

Im Inforegister Indexerhöhungszeilen werden alle Datensätze angezeigt, die vom Prüflauf verarbeitet wurden.

Die Verarbeitung erfolgt kontenweise zur Einheit des Vertrages. Die Liste kann nach allen Spalten gefiltert oder sortiert werden. Die Spalten können bei Bedarf ein- und ausgeblendet und nach Belieben angeordnet werden. Ein Export nach Excel ist möglich über die entsprechende Standardfunktion:

Der Menübefehl Excel Ausgabe Übersicht erzeugt eine Tabellenansicht aller Spalten, unabhängig davon, ob diese tatsächlich auf der Indexmietanpassungsprotokollkarte eingeblendet wurden oder nicht. Diese Tabellenansicht kann sodann ebenfalls über die genannte Standardfunktion nach Excel exportiert werden, um für weitere Analysen oder auch den Ausdruck auf Papier aufbereitet zu werden.

Hinweis

Eine Indexmietanpassung wird vorgeschlagen, wenn – abhängig von der Anpassungsart – zum Berechnungsdatum:

• der kritische Wert erreicht oder überschritten ist und/oder
• das Anpassungsintervall abgelaufen ist und
• das Datum früheste Anpassung abgelaufen oder nicht definiert ist.

Die Prüfroutine vergleicht den Indexwert zum Berechnungsdatum mit dem Basiswert. Es wird empfohlen, die Prüfung regelmäßig (monatlich) durchzuführen. Bei längeren Prüfpausen sollte das Berechnungsdatum auf das zuletzt geprüfte Datum folgen.

Über die Funktion Mietanpassungszeilen erstellen können die Prüfzeilen des Indexprüflaufes an einen Mietanpassungsvorschlag zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.

Mietanpassungsvorschlag erstellen

Ausgangsbasis für die Erstellung eines Mietanpassungsvorschlages ist das Indexprüfprotokoll. Um einen Mietanpassungsvorschlag für Indexmietanpassungen zu erstellen, wählen Sie auf der Indexmietanpassungsprotokollkarte im Menü Mietanpassungszeilen erstellen.

Wählen Sie im Inforegister Optionen den Code für den Mietanpassungsvorschlag über den Lookup aus. Im Inforegister Indexmietanpassungszeilen Protokoll können Sie bei Bedarf die Verarbeitung auf bestimmte Datensätze des Prüfprotokolls einschränken.

In der ausgewählten Mietanpassungsvorschlagszeile werden die Datensätze möglicher Mietanpassungen vom Bericht Mietanpassungszeilen erstellen eingestellt. Die Verarbeitung schließt mit einem Hinweis ab.

Wenn Sie den Hinweis mit Ja bestätigen, öffnet sich die Übersicht Mietanpassungszeilen des betroffenen Mietanpassungsvorschlags.

Es werden alle fehlerfreien Zeilen des Indexmietanpassungsprotokolls in den Mietanpassungsvorschlag übergeben. Der Status im Feld Anpassungszeile erstellt der Indexmietanpassungsprotokollkarte ändert sich von Nein auf Ja.

Hinweis

Sofern bei der Verarbeitung im Bericht Mietanpassungszeilen erstellen kein Filter im Inforegister Indexmietanpassungszeilen Protokoll gesetzt wurde, sind alle fehlerfreien Zeilen an den Mietanpassungsvorschlag übergeben worden. Ggf. über den Filter ausgeschlossene Datensätze können jederzeit nachverarbeitet werden, indem die Funktion über Mietanpassungszeilen erstellen erneut angestoßen wird. Eine bereits an den Mietanpassungsvorschlag übergebene Zeile kann nicht erneut übergeben werden, es sein denn, alle Zeilen des Mietanpassungsvorschlags werden gelöscht, dann ändert sich der Wert wieder von Ja auf Nein.

Indexmietanpassungsvorschlag

Der Mietanpassungsvorschlag stellt den Arbeitsvorrat des Mietanpassungsvorgangs dar. Mit Neu wird ein neuer Vorgang eröffnet:

Im Rahmen der Indexmietanpassung kann ein Mietanpassungsvorgang über die entsprechende Funktion eingerichtet werden.

Geben Sie im Feld Code einen eindeutigen Identifikator und im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für den Vorgang ein. Als Mietanpassung Art ist die Option Indexerhöhung auszuwählen. Die übrigen Felder werden bei Ausführung der Anpassungsfunktion automatisch durch das System befüllt.

Wurden Mietanpassungsvorschläge erstellt, wird die Anzahl der verarbeiteten Zeilen in der Spalte Zeilen angezeigt. Ein direkter Wechsel in die zugehörigen Mietanpassungszeilen ist über diese Spalte möglich. Alternativ kann der entsprechende Vorschlag markiert und über das Menü Details die Option Zeilen ausgewählt werden.

Die Ansicht zeigt alle relevanten Informationen zu den anzupassenden Sollstellungsbeträgen, jeweils zeilenweise pro Einheitenvertrag und Konto.

• Über Vorgeschlagene Mietanpassungen kann ein Bericht mit den relevanten Daten zur Mietanpassung erstellt werden.
• Mit Anschreiben Indexmietanpassung besteht die Möglichkeit, eine Vorlage auszuwählen und die Mieter über die geplante Mietanpassung zu informieren.

Erweiterte Ansichten und Gruppierungen im Indexmietanpassungsvorschlag

Ausgehend von der Übersicht der Mietanpassungsvorschläge besteht die Möglichkeit, sich in der Spalte Vertragszeilen, die vertragsbezogenen Indexanpassungen anzeigen zu lassen:

Alle Zeilen des Mietanpassungsvorschlages werden in der Übersicht zum jeweiligen Vertrag zusammengefasst dargestellt. Zur Ansicht der Details einer einzelnen Zeile ist die entsprechende Zeile zu markieren. Die Detailansicht kann über das Menü Verwalten geöffnet werden. Alternativ kann die Detailansicht durch Anklicken des Codes in der jeweiligen Zeile aufgerufen werden.

Im Inforegister Allgemein sind die vertragsbezogenen Daten der Mietanpassung zusammengefasst.

Die Details zu der vertragsbezogenen Mietanpassung sind in den Inforegistern Mietanpassung Erweiterungszeilen Einheit und Mietanpassung Erweiterungszeilen Konto zusammengefasst:

Sämtliche aktuellen Einheiten und Konten des Vertrages, ungeachtet einer tatsächlich vorgenommen Mietanpassung (Feld Angepasst = Ja) werden übersichtlich dargestellt. Personenbezogene Daten zu Empfänger, Eigentümer, Verwalter und Bearbeiter werden in gleichnamigen Inforegistern zusammengestellt:

Im Inforegister Nachzahlung werden die vertragsbezogenen Summen der Nachforderungen dargestellt.

Wichtig

Die Zusammenfassung zum Vertrag erfolgt auch dann, wenn unterschiedliche Indexvereinbarungen innerhalb des Vertrages bestehen. Unterschiedliche Indexvereinbarungen innerhalb eines Vertrages können dazu führen, dass das Wirksamkeitsdatum der Mietanpassung innerhalb des Vertrages in einem Anpassungslauf zu unterschiedlichen Terminen eintritt. Die Nachzahlung wird je Konto tag genau berechnet, allerdings kann das Wirksamkeitsdatum und auch die Anzahl der Perioden Nachzahlung nicht mehr eindeutig pro Vertrag sein. Bitte beachten Sie dies bei der Einrichtung der Wordserienbriefe, falls Sie Verträge verwalten, die mit unterschiedlichen Indexvereinbarungen eingerichtet sind!

Mieteranschreiben

Für die Mitteilung der Mietanpassung an den Mieter bietet RELion Vorlagen sowohl im RDLC als auch im Word-Format an. Letzteres kann insb. dazu genutzt werden, individuelle Anpassungen im Aufbau bzw. Layout vorzunehmen.

Mietanpassungsvorschlag verarbeiten

Nach Abschluss der Prüfung des Mietanpassungsvorschlags sowie der Versendung der entsprechenden Mitteilungen an die Mietparteien erfolgt die Übergabe der Mietanpassungszeilen an die Mietsollstellungszeilen. Hierzu ist im Menüband des Mietanpassungsvorschlags die Funktion Sollstellungszeilen eintragen auszuwählen.

Hinweis

Es werden bei Ausführung der Funktion alle Sollstellungszeilen übertragen, die fehlerfrei sind und im Feld Freigegeben einen Haken haben. Sollen einzelne fehlerfreie Zeilen von der Bearbeitung ausgeschlossen werden, muss der Freigabehaken dort entfernt werden. Die Funktion kann alternativ auch von den Mietanpassungszeilen aus aufgerufen werden.

Zur Überführung der Mietanpassungszeilen in die Sollstellungszeilen des Vertrages bestätigen Sie mit Ja. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhalten Sie einen Hinweis mit der Angabe zur Anzahl verarbeiteter Zeilen.

Für den Zeitraum, für den Mieten vor der Anpassung bereits sollgestellt wurden und für die die Mietanpassung nun rückwirkend wirksam wird, werden Sollstellungszeilen erzeugt und in das Buchblatt für Sollstellungsdifferenzzeilen eingestellt.

Alternativ zur Erstellung echter Sollstellungen besteht die Möglichkeit, die Mietanpassungen als Plansollstellungen auf Einheitenebene zu erfassen. Dies erfolgt über die Funktion Plansollstellungszeilen erstellen, die im Menüband des Mietanpassungsvorschlags zur Verfügung steht.

Hinweis

Sofern für die gewählte Plansollstellungsart bei der Einheit noch keine Plansollstellung existiert, wird diese neu angelegt. Das Startdatum entspricht dem Anpassungsdatum (Wirksamkeitsdatum). Sind bereits Plansollstellungen für die gewählte Art vorhanden, gelten folgende Regeln:

• Liegt das Startdatum der bestehenden Plansollstellung vor dem Anpassungsdatum und ist kein Endedatum definiert, wird die bestehende Plansollstellung zum Tag vor dem Anpassungsdatum beendet und eine neue Zeile angelegt.
• Ist ein Endedatum vorhanden und liegt das Anpassungsdatum hinter diesem Datum, wird eine neue Plansollstellung angelegt.
• Befindet sich das Anpassungsdatum innerhalb des Zeitraums einer bestehenden Plansollstellung (Start- und Endedatum vorhanden), erfolgt keine weitere Anlage. Die bestehende Zeile bleibt unverändert.
• Liegt das Anpassungsdatum vor dem Startdatum einer bestehenden Plansollstellung, wird eine neue Zeile angelegt. Das Endedatum dieser Zeile entspricht dem Tag vor Beginn der nachfolgenden Plansollstellung.
• Existiert bereits eine Plansollstellungszeile zum Anpassungsdatum, erfolgt keine weitere Anlage. Die bestehende Zeile bleibt unverändert.

Nach der Verarbeitung werden die entsprechenden Mietanpassungszeilen aus dem Mietanpassungsvorschlag entfernt.

Ortsübliche Vergleichsmiete nach § 558 BGB

Die Mietanpassung nach ortsüblicher Vergleichsmiete ist eine variable Form der Mietanpassung, die ausschließlich im Wohnungsmietvertrag Anwendung findet. Während die Mietanpassungsformen Staffelmiete und Indexmiete vertraglich vereinbarte Mietanpassungen darstellen, bei denen die Vertragsparteien bei Vertragsabschluss über die Miethöhe verhandeln können und sich über die Art und Höhe der künftigen Entwicklung im Voraus einig sind, ist die Mietanpassung nach § 558 BGB eine vollständig durch gesetzliche Regelungen bestimmte Mietanpassungsform, die vertraglich nicht zum Nachteil des Mieters abgedungen werden kann.

Sie soll auf der einen Seite dem Vermieter die Möglichkeit eröffnen, bei langjährigen Mietverhältnissen die Miete wertbeständig zur Markentwicklung zu halten, aber auf der anderen Seite auch den Mieter vor unerwarteten Preisentwicklungen schützen. Aus diesem Grunde sind die Mietanpassungen nach § 558 BGB zahlreichen Bestimmungen und Beschränkungen unterworfen.

Die wichtigsten Bestimmungen sind:

• Preisstabilität (Ruhezeit):
  • Eine vertraglich vereinbarte Miete muss vor einer Anpassung mindestens 15 Monate unverändert sein (Anpassungen nach § 559 BGB und § 560 BGB bleiben unberührt).
• Preisschutz (Kappungsgrenze)
  • Eine Mietanpassung darf in einem Zeitraum von 3 Jahren nicht mehr als 20 % betragen (Anpassungen nach § 559 BGB und § 560 BGB bleiben unberührt, regional ggf. niedrigere Kappungsgrenzen möglich).
• Mieterkonsens (Zustimmungspflicht)
  • Die Mietanpassung ist zustimmungspflichtig und muss zur Wirksamkeit bei fehlender Zustimmung gerichtlich geltend gemacht werden.
• Begründung (Ortsüblichkeit):
  • Die Mietanpassung muss begründet sein, d.h. die aktuelle Miete muss unterhalb der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen und der Nachweis hierüber geführt werden.

In der Begründung liegt das Streitpotential und die eigentliche Herausforderung an eine erfolgreiche Mietanpassung nach § 558 BGB. In RELion haben Sie die Möglichkeit, die zwei maßgeblichen Formen der Begründung einzurichten und für eine Mietanpassung heranzuziehen.

1. drei Vergleichswohnungen (§ 558a Ziffer 4 BGB)
2. den Mietspiegel bzw. sog. qualifizierten Mietspiegel (§ 558c, d)

Der Vollständigkeit halber sei darauf hingewiesen, dass das Gesetz weitere Möglichkeiten zur Begründung vorsieht, nämlich den Bezug auf ein Gutachten und die Mieterdatenbank. Diese Formen sind jedoch selten und sehr individuell. Sie werden daher nicht explizit in RELion behandelt. Mietanpassungen mittels dieser Begründungsmethoden sind dann manuell vorzunehmen.

Mietspiegel

Der Mietspiegel ist ein wichtiges Instrument bei der Begründung einer Mietanpassung von Wohnraummieten an die ortsübliche Vergleichsmiete nach § 558 BGB. Eine einheitliche Form für den Mietspiegel, insbesondere hinsichtlich der Berechnungsparameter, ist nicht festgelegt. Der Mietspiegel wird von der zuständigen Gemeinde erstellt, oft in Zusammenarbeit mit Interessenverbänden der Mieter und Eigentümer. Hieraus ergibt sich eine große Vielfalt von Mietspiegeln mit unterschiedlichen Berechnungsmethoden.

Der überwiegende Teil der Mietspiegel ist zweistufig:

In der ersten Stufe wird die Basismiete anhand allgemeiner Parameter wie z. B. Baujahr, Wohnungsgröße, Lage und Ausstattung ermittelt. In der zweiten Stufe (die aus mehreren Einzelschritten bestehen kann) wird dieser Wert mit Hilfe von Zu- und Abschlägen modifiziert, damit auf besondere werterhöhende oder –mindernde Eigenschaften der einzelnen Wohnung abgestellt werden kann.

Im Detail bestehen bei den unterschiedlichen Modellen von Mietspiegeln erhebliche Unterschiede bei der Berechnung. Die größte Herausforderung stellt die Abbildung der Zu- und Abschlagsmechanismen dar. Die Vorgaben unterscheiden sich teils sehr stark voneinander und sind durch unterschiedliche Logik, abweichende Parameter und nicht einheitliche Bezugsgrößen nur schwer in einem allgemeinen Modell zur Deckung zu bringen.

Allgemeine Erläuterung

Basismiete

Ausgangspunkt einer Mietenberechnung nach Mietspiegel ist die Ermittlung einer Basismiete, unter anderem auch als Grundpreis oder Mietrichtwert bezeichnet. Dies erfolgt i.d.R. durch Zuordnung der Wohnung in einer Matrix, die sich aus den Merkmalen der sogenannten Ausprägungen, zusammensetzt (z. B. Baujahr, Wohnungsgröße, Lage, Ausstattung).

Vielfach werden in der Matrix auch bereits Grenzen definiert, innerhalb derer sich Abweichungen durch Zu- und Abschläge zu bewegen haben. In diesem Fall wird zusätzlich pro Mietspiegelfach eine Spanne zwischen Min- und Maxwerten um einen Mittelwert festgelegt.

Hinweis

Ziel jeder Mietspiegel-Zeilen/Spalten-Matrix, die sog. Richtwert-Tabelle, ist die Ermittlung der Richtwerte, auch Basismiete genannt, einer Wohnung im Schnittpunkt ihrer Zeilen und Spalten, dem sog. Mietspiegelfach. Häufig werden in diesem Mietspiegelfach Mittel- sowie Höchst- und Mindestwerte pro m² Wohnfläche angegeben. Jedes mögliche Mietspiegelfach wird in RELion als eigene Zeile in der Basismieten-Matrix geführt.

Die Ausprägungen der Matrix müssen konstante Eigenschaften sein, die einer Wohnung eindeutig als Stammdaten zugeordnet werden können. Hängen diese Ausprägungen ihrerseits von vorausgehenden Berechnungen ab, dann sind diese Ausprägungen in einer Zwischenrechnung außerhalb von RELion zu ermitteln, bevor die Ausprägungen den Einheiten zugewiesen werden. Jedes der bis zu neun möglichen Ausprägungsmerkmale muss jeder Wohnung einzeln zugewiesen werden. Auch Ausprägungen, die bereits indirekt bekannt sind, wie z. B. das Baujahr oder die Wohnungsgröße sind explizit als Mietspiegelausprägung zu erfassen. RELion ermittelt sodann aus der Kombination der bei der Einheit erfassten Ausprägungen automatisch das zugehörige Mietspiegelfach und wertet den dort angegeben Mittelwert und die Preisspanne aus.

Zu- und Abschläge der Basismiete

Ist der Basiswert für die betreffende Einheit ermittelt, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, sehen die meisten Mietspiegel vor, dass der ermittelte Wert durch die Anwendung von Zu- und Abschlägen weiter individualisiert und den tatsächlichen Gegebenheiten der einzelnen Wohnung angepasst wird. So kann z. B. eine hochwertige Ausstattung oder bevorzugte Lage eine Erhöhung des Mietpreises rechtfertigen, ebenso wie negative Bewertungsmerkmale eine entsprechende Verminderung bewirken können. Die Schwierigkeit bei der Abbildung ergibt sich daraus, dass sowohl bei der Definition solcher Kriterien als auch bei den sich daraus ergebenden Berechnungsmechanismen keine Einheitlichkeit besteht. Die wichtigsten Modelle sind nachfolgend aufgeführt.

Einfache Zu-/Abschläge als Betragswert pro m²

Eine häufige und einfach darstellbare Variante. Ein Katalog von Merkmalen definiert positive und negative Korrekturwerte in Beträgen pro m². Diese werden zusammengezählt und in Summe auf den Basiswert additiv angewandt.

Einfache Zu-/Abschläge in Punkt- oder Prozentwerten mit Umrechnung bei der Endberechnung

Die Definition positiver und negativer Korrekturwerte erfolgt in Punkt- oder Prozentwerten. Bei der abschließenden Berechnung sind die Werte zu addieren und in einen Korrekturfaktor in Betragswert pro m² auf die Basismiete umzurechnen. Die Umrechnung des Punktwertes in einen Betragswert pro m² erfolgt in RELion dabei in einem separaten Auswertungsbereich.

Kombinierte Punkt-/Prozentwertmethode

Es werden verschiedene Merkmalsgruppen definiert. Für die einzelnen Merkmale sind teils Prozentwerte, teils Punktwerte anzusetzen. Für Gruppen mit Punktwerten sind diese zusammenzuzählen und dann die Punktsumme einem Prozentwert zuzuordnen. Die Umrechnung des Punktewertes in einen Prozentwert wird in einem separat zu parametrisierenden Auswertungsbereich vorgenommen.

Merkmalsgruppen Berliner Modell

Diese Form ist eine Spezialform des Modells Kombinierte Punkt-/Prozentwertmethode und im gegenwärtigen Programmstand mit der Sonderfunktion Mietspiegel Berlin umgesetzt. Hier sind fünf Merkmalsgruppen definiert, deren Einzelmerkmale nur die Bewertung positiv oder negativ erhalten. Innerhalb der Merkmalsgruppe ist dann zu prüfen, ob positive oder negative Merkmale überwiegen. Entsprechend kann dann für die betreffende Merkmalsgruppe ein prozentualer Zu- oder Abschlag angesetzt werden. Die Umrechnung der Bewertungsergebnisse in einen Prozentwert erfolgt in einem separat zu parametrisierenden Auswertungsbereich. Ergänzend ist hinzuzufügen, dass darüber hinaus sogenannte Sondermerkmale als betragsmäßige Zu- und Abschläge definierbar sind und in Abhängigkeit vom Ergebnis der Bewertung zusätzlich Berücksichtigung finden können.

Spannen und Begrenzungen der Basismiete

Spannen und Begrenzungen dienen dazu, die durch Zu- und Abschläge entstehenden Abweichungen von der Basismiete einzugrenzen. Das Bild ist auch hier uneinheitlich. Grundsätzlich werden Spannen auf zweierlei Arten dargestellt:

• Innerhalb der Matrix für die Basismiete: Im einzelnen Mietspiegelfach werden zusätzlich zum Mittelwert noch die betragsmäßige Ober- und Untergrenze (Min.-/Max.-Wert) einer Spanne definiert.
• Als Prozentsatz auf den Basiswert: In Sonderfällen werden Begrenzungen auch als Prozentsatz oder Betrag in Bezug auf den Basiswert und in Kombination mit einer bestimmten Ausprägungskombination vorgenommen (z. B. München). Derartige Verschachtelungen sind nicht ohne Sonderprogrammierungen zu lösen und daher nicht von der derzeitigen RELion Mietspiegelfunktionalität abgedeckt.

Darstellung des Mietspiegelaufbaus

Ablaufschema Mietspiegeleinrichtung

Am nachfolgenden fiktiven Fallbeispiel wird der Ablauf der Mietspiegeleinrichtung dargestellt. Der fiktive Mietspiegel der fiktiven Stadt Großstadt umfasst eine gängige Basismieten-Matrix sowie mehrere Gruppen von Zu- und Abschlägen für wohnwerterhöhende und –mindernde Merkmale des Objekts und der Wohnung. Im Anschluss werden ein Beispielobjekt und dessen Einheiten dem Mietspiegel zugeordnet, inklusive entsprechender Zu-/Abschlagsmerkmale. Im letzten Schritt wird für das Objekt eine Mietanpassung durchgeführt.

Schema Mietspiegel Datensatz

Ausgangspunkt der Mietspiegelerfassung ist die Erfassung eines Datensatzes, unter dem der einzurichtende Mietspiegel verwaltet wird. Der Datensatz erhält einen eindeutigen Code sowie eine oder mehrere Versionen, die zeitabhängig zugewiesen werden, damit der Mietspiegel periodisch aktualisiert werden kann. Das Gesetz schreibt regelmäßige Aktualisierungen des Mietspiegels vor. Im nachfolgenden Schema soll dieser Zusammenhang verdeutlicht werden:

Mietspiegel Datensatz erzeugen

Die Einrichtung Mietspiegel ist über die Suchfunktion aufrufbar.

Hier wird ein frei definierter Code für den anzulegenden Mietspiegel erfasst. Zusätzlich ist im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Bezeichnung zu hinterlegen. Das Feld Berechnungsmodell ist standardmäßig mit Standard vorbelegt. Eine Anpassung dieses Wertes ist ausschließlich erforderlich, wenn der Mietspiegel für Berlin erfasst werden soll. Weitere spezifische Berechnungsmodelle sind im aktuellen Programmstand nicht vorgesehen.

Hinweis

Um spätere Dateninkonsistenzen zu vermeiden (insbesondere da die Mietspiegel mandantenübergreifend sind), ist das Umbenennen oder Löschen eines Mietspiegelcodes grundsätzlich abgeriegelt. Bitte beachten Sie dies bereits bei der Anlage.

Über Versionen wird die Versionsübersicht aufgerufen. Beim ersten Anlegen eines Codes wird die erste Version automatisch angelegt. Weitere Versionen sind bei Bedarf manuell zu erstellen. Jede aktualisierte Auflage des Mietspiegels wird als neue Version in RELion abgebildet. Der Versionsdatensatz enthält zunächst keine weiteren Informationen. Diese werden durch die Erfassung der Mietspiegel-Eckdaten auf der Mietspiegelkarte ergänzt. Die Global-Mietspiegelkarte ist über die Funktion Bearbeiten aus der Versionsübersicht heraus zu öffnen.

Im Inforegister Allgemein sind die Beschreibung des Mietspiegels sowie das Datum zu erfassen, ab dem dieser gültig ist. Das Inforegister Mietspiegelstruktur dient der Definition des Berechnungsschemas. Hier wird festgelegt, wie die einzelnen Komponenten des Mietspiegels – einschließlich Basis-Nettomieten sowie Zu- und Abschlagsmerkmale – bei der Ermittlung des individuellen Mietpreises zu verrechnen sind.

Basismieten-Matrix einrichten

Nachdem der Datensatz der Mietspiegel-Version wie oben beschrieben erzeugt wurde, kann damit begonnen werden, die umfangreichen Einzelinformationen zu hinterlegen.

Der erste Schritt hierfür ist die Erstellung der allgemeinen Richtwert-Tabelle (Mietspiegelfächer), auch Basismiete genannt. In einem weiteren Schritt wird dann die Systematik der Zu- und Abschläge hinterlegt. Die Basismiete ist der Ausgangspunkt der zu berechnenden Vergleichsmiete, die falls erforderlich, in den weiteren Schritten um die Zu- oder Abschläge angereichert werden kann.

1. Kenngrößen für Basismiete definieren (Mietspiegelausprägungen)

Wählen Sie auf dem Menüband der Mietspiegelkarte die Funktion Mietspiegel Ausprägungen.

Hier sind die grundlegenden Kategorien der Mietrichtwert-Tabelle zu erfassen. In unserem Beispiel nehmen wir an, diese seien: Baualtersklasse, Wohnungsgröße sowie Wohnlage.

Bis zu neun Ausprägungen sind möglich. Erfassen Sie die Parameter, indem Sie im Feld Ausprägung einen frei wählbaren Code eingeben und daneben eine entsprechende Beschreibung. Im Anschluss hinterlegen Sie zu jeder Ausprägung die jeweiligen Merkmale als Einzelwerte (Parameter). Hierzu markieren Sie die betreffende Ausprägungszeile und öffnen die Liste Global-Mietspiegel Parameter, wahlweise über Parameter oder den Drilldown im Feld Anzahl Parameter.

Im Feld Parameter vergeben Sie einen frei definierbaren Code, im Feld Beschreibung einen Text. Verfahren Sie mit allen übrigen Ausprägungen analog.

Abschließend hinterlegen Sie die erfassten Ausprägungen in der Global-Mietspiegel Einrichtung. Gehen Sie hierfür zurück auf die Mietspiegelkarte und wählen Sie Mietspiegel Einrichtung.

Wählen Sie in den Feldern Ausprägung 1-9 über den Lookup die soeben angelegten Ausprägungen aus.

2. Erfassung der Einzelwerte (Basismietenmatrix)

Beispiel fiktiver Mietspiegel der Stadt Großstadt:

Dieser fiktive Mietspiegel verfügt über drei Ausprägungen (Baualtersklasse, Wohnlage und Wohnungsgröße) und insgesamt 8 Parameter (3 Baualtersklassen, 2 Wohnlagen, 3 Wohnungsgrößen). Die somit entstehende Matrix hat demnach 3 x 2 x 3 = 18 Mietspiegelfächer. Die Mietspiegelmatrix muss demzufolge 18 Zeilen erhalten. Öffnen Sie, ausgehend von der Mietspiegelkarte, Matrix Basismiete.

In dieser Tabelle werden die allgemeinen Mietrichtwerte, die in der Regel bei allen Mietspiegel-Modellen die Grundlage bilden, tabellarisch erfasst. Die zuvor angelegten Kategorien (Ausprägungen), sind in den Spalten vorgeblendet. In jedem Spaltenfeld sind nun die entsprechenden Ausprägungen auszuwählen, im Feld Min, Mittel und Max der zugehörige Betragswert des Mietspiegelfachs zu erfassen. Auf diese Weise können Sie Zeile für Zeile alle Kombinationen der einzelnen Mietspiegelfächer abbilden, die Sie im Mietspiegel vorfinden.

Sie haben ferner die Möglichkeit, die Koordinaten des Mietspiegelfaches zu hinterlegen, falls der Mietspiegel in einem Koordinatensystem mit Fachnummern organisiert sein sollte. Hierdurch ist bei der Begründung der Mieterhöhung die Einordnung der Wohnung in das entsprechende Mietspiegelfach leichter zu dokumentieren. Erfassen Sie nun die 18 Zeilen entsprechend der Mietrichtwerttabelle:

Wichtig

Der Betragswert Mittel bildet i.d.R. die Grundlage der späteren Mietberechnung und damit den Ausgangspunkt für alle weiteren Zu- oder Abschlagsmechanismen. Es gibt auch Mietspiegel, deren Fächer keine Mittelwerte ausweisen, sondern nur Ober- und Untergrenzen. In diesem Fall kann der Mittelwert manuell festgelegt und in die Spalte Mittel eingetragen werden. Es kann allerdings bei der Verarbeitung der Basismiete auch von den unteren oder oberen Werten, den Min - und Max – Werten ausgegangen werden. Zusätzlich bietet RELion die Funktion Individueller Spannenwert, mit der die anzusetzenden Werte auf Objekt- und/oder Einheitenbasis erfasst werden können. Eine Beschreibung der Funktion Individueller Spannenwert finden Sie im gleichnamigen Kapitel Individueller Spannenwert unter den Spezialfällen.

Merkmalsgruppen und Merkmale für Zu- und Abschläge

In der Regel sehen Mietspiegel die Möglichkeit vor, den allgemeinen Mietrichtwert einer Wohneinheit an individuelle Merkmale anzupassen, die sich auf diese spezielle Wohnung werterhöhend oder wertmindernd auswirken. Dies wird gewöhnlich durch Zu- und Abschläge auf den allgemeinen Richtwert abgebildet. Sie erfassen diese Zu- und Abschläge in zwei Schritten:

Im ersten Schritt definieren Sie zunächst Merkmalsgruppen für gleichartige Merkmale. Zum Beispiel könnte es sein, dass in dem abzubildenden Mietspiegel manche Zu- und Abschläge als Betragswerte formuliert sind, andere aber als Prozentwerte. Um diese Merkmale im Sinne der Berechnungslogik zu strukturieren, würden Sie hierfür zwei Merkmalsgruppen anlegen.

Im zweiten Schritt werden dann für jede Merkmalsgruppe die einzelnen Zu- und Abschlagsmerkmale erfasst und mit ihren entsprechenden Werten versehen.

1. Merkmalsgruppen

Öffnen Sie, ausgehend von der Mietspiegelkarte die Merkmalsgruppen.

Erfassen in der Tabelle Global-Mietspiegelmerkmalsgruppen die im Mietspiegel definierten Merkmalsgruppen. Der Code ist frei zu wählen, ebenso die Beschreibung. Im Feld Merkmale in wird die Einheit angegeben, in der die betreffenden Zu- oder Abschlagswerte definiert sind, also z. B. Betrag/m². Das folgende Feld Ergebnis in wird vom System mit demselben Wert vorbelegt und braucht im vorliegenden Standardfall nicht verändert zu werden. Die Art ist mit Standardmerkmal vorbelegt und braucht ebenfalls nicht verändert zu werden.

Wichtig

Die Funktionalität Mietspiegel ist auf größtmögliche Offenheit und Nutzungsneutralität ausgelegt, um einen möglichst großen Anteil der am Markt auftretenden Mietspiegelvarianten abbilden zu können. Dies bedeutet, dass möglichst wenige Vorgaben durch das System gemacht werden – umso mehr liegt es im Gegenzug im Verantwortungsbereich des Anwenders, eine korrekte Abbildung seines Mietspiegels vorzunehmen. Gehen Sie deshalb bei der Definition der Merkmalsgruppen sorgfältig vor. Grundsätzlich ist es wichtig, dass jede definierte Merkmalsgruppe nur Merkmale enthält, die EINE gemeinsame Bezugseinheit aufweisen (z. B. EUR/m², Prozent etc.). Die meisten Mietspiegel sind ohnehin bereits in dieser Weise strukturiert – wo dies nicht der Fall ist, ist der Anwender gefordert, dies in eine einheitliche Berechnungslogik umzusetzen.

2. Merkmale

Sobald die Merkmalsgruppen erfasst sind, können die jeweils zugehörigen Einzelmerkmale hinterlegt werden. Hierzu wählen Sie in der Übersicht Global-Mietspiegelmerkmalsgruppen die Zeile mit der gewünschten Merkmalsgruppe und öffnen im Menüband über Details die Einzelmerkmale, oder alternativ mit Drilldown im Feld Anzahl Merkmale, die Liste Merkmale.

Es sind Merkmals-Code und Beschreibung zu erfassen, ferner wird im Feld Merkmale in festgelegt, in welcher Einheit der dahinter erfasste Wert vorliegt. Beachten Sie dort das Vorzeichen. Ein Abschlag erhält ein negatives Vorzeichen. Das Feld Bewertung ist nur im Zusammenhang mit dem Mietspiegel Berlin von Bedeutung. Analog verfahren Sie für die übrigen Merkmalsgruppen.

Definition des Berechnungsschemas

Den Abschluss der Mietspiegel-Einrichtung bildet die Definition des Berechnungsschemas. Bisher wurden die einzelnen Komponenten des Mietspiegels erfasst – Basismieten und verschiedene Merkmalsgruppen. Nun wird festgelegt, wie diese zusammenzurechnen sind, um je Wohneinheit den endgültigen, individuellen Vergleichswert zu erhalten.

Wichtig

Wie bereits oben ausgeführt, werden auch bei der Definition des Berechnungsschemas möglichst wenige Vorgaben durch das System gemacht, um eine möglichst umfassende Abbildung von Mietspiegeln zuzulassen. Verwenden Sie deshalb genügend Sorgfalt auf die Definition des Berechnungsschemas – sie entscheidet über die korrekte Berechnung der Mietanpassungen.

In unserem Beispiel Großstadt haben wir es mit drei Komponenten zu tun:

• Basismiete (lt. Richtwerttabelle)
• Zu- und Abschläge nach Bereichen (in Betrag/m²)
• Sonstige Zu- und Abschläge (in %)

Dies wird auf der Mietspiegel-Karte abgebildet, und zwar im Inforegister Mietspiegelstruktur:

Zunächst legen Sie die erste Strukturzeile an, die immer mit der Basismiete beginnt. Dazu wählen Sie im Feld Merkmalsgruppe die Übersicht Mietspiegelmerkmalsgruppen. Diese Übersicht ist gefiltert auf die Zeilenart Basismiete und daher zunächst noch leer, über Aus vollständiger Liste auswählen gelangen Sie zu der Übersicht der Merkmalsgruppen und können dort die benötigte Basisstrukturzeile über Neu anlegen.

Erfassen Sie hier einen Code und eine Beschreibung für die Basismiete. Im Feld Ergebnis in wählen Sie die Bezugseinheit, die (gemäß dem abzubildenden Mietspiegel) in der Regel Betrag/m² sein wird. Beenden Sie die Erfassung mit OK.

Die erste Zeile der Mietspiegelstruktur wird entsprechend belegt. Nun werden die Merkmalsgruppen eingetragen. Beachten Sie, dass jeweils zuerst die einzelnen Gruppen einzutragen ist und darunter die jeweilige Summenzeile. Geben Sie die erste Gruppe ein, indem Sie in der nächsten Zeile die Art Zu/Abschlag wählen und dann die Auswahl im Feld Merkmalsgruppe betätigen. Es öffnet sich die entsprechende Übersicht, und Sie können die erste der zuvor angelegten Merkmalsgruppen auswählen und mit OK hinterlegen.

Sie sehen, dass die Merkmalsgruppen in die Zeilen übernommen wurden. Die Einrückung weist darauf hin, dass es sich um eine einzelne Merkmalsgruppe handelt. Gleichartige Merkmalsgruppen, d. h., solche mit gleicher Einheit (z. B. EUR/m²) sind in Summenzeilen zusammenzufassen, wie eingangs im Berechnungsschema dargestellt. Unterschiedliche Merkmalsgruppen erhalten jeweils eigene Summen. Um eine Summenzeile zu der Merkmalsgruppe anzulegen, wählen Sie im Feld Art Summe und öffnen dann im Feld Merkmalsgruppe mit der Auswahl die Liste Global-Mietspiegelmerkmalsgruppen. Diese Liste ist gefiltert auf die Zeilenart Summe und daher zunächst noch leer, über Aus vollständiger Liste auswählen gelangen Sie zu der Übersicht der Merkmalsgruppen und können die benötigte Summenstrukturzeile anlegen. Definieren Sie einen Code und hinterlegen Sie eine Beschreibung für die Summe und bestätigen Sie diesen mit OK in der Mietspiegelstrukturzeile.

Wiederholen Sie den Schritt für die nächsten Merkmalsgruppen analog. Das fertige Schema in diesem Beispiel sieht dann so aus:

Wichtig

Im Berechnungsschema muss jede Summierung von gleichartigen Merkmalsgruppen in einer Summenzeile zusammengefasst werden, auch wenn diese Summe nur eine einzige Merkmalsgruppe, wie im Beispiel, enthält.

Mit der Einrichtung der Mietspiegelstruktur ist die Mietspiegeleinrichtung abgeschlossen. Nun müssen die Wohnungen dem Mietspiegel zugeordnet werden und die Mietspiegelausprägungen und Merkmale zu den Wohnungen erfasst werden.

Zuordnung von Objekt und Einheit zum Mietspiegel

Sobald der Mietspiegel erfasst ist, werden die Objekte und Einheiten seines Geltungsbereichs entsprechend zugewiesen.

• Zuordnung des Objektes zum Mietspiegel
• Erfassen der Basismieten-Kategorien (Ausprägungen) am Objekt
• Erfassen der Werte der Basismieten-Kategorien (Ausprägungen) an der Einheit
• Erfassen der individuellen Zu/Abschlagsmerkmale an der Einheit

Zuordnung des Mietspiegels am Objekt

Wählen Sie auf der Aufgabenseite des Objektes im Inforegister Mietanpassung, Feld Mietspiegel, den gewünschten Code aus.

Erfassen der Basismieten-Kategorien am Objekt

Öffnen Sie im Inforegister Mietanpassung über Mietspiegelausprägung öffnen die Mietspiegelausprägungen. Die im Mietspiegel verwendeten Kategorien sind bereits vorgeblendet, wählen Sie in den Feldern die entsprechenden Werte aus. Im Beispiel wurden Baualtersklasse (BAK) und Wohnlage (WLA) gefüllt, die Wohnfläche ist einheitenspezifisch und wird deshalb nicht für das Gesamtobjekt erfasst, sondern am Einheitenstamm, wie im nachfolgenden Abschnitt beschrieben.

Hinweis

Beachten Sie an dieser Stelle, dass Sie die Berechnungsgrundlage für den Mietrichtwert (Basismiete) an dieser Stelle ändern können. Standardmäßig wird der Mittelwert vorbelegt.

Erfassen der Basismieten-Kategorien an den Einheiten

Wählen Sie die Übersicht Einheitenstämme des Objektes und markieren Sie die erste Wohnung, für die sie die Ausprägungsparameter erfassen wollen. Öffnen Sie die Aufgabenseite Einheitenausprägungen:

Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht zu den mit der Einheit verbundenen Werten aus den Stammdaten. Im Inforegister Ausprägungen sehen Sie auf der linken Seite die zum Objekt bereits hinterlegten Ausprägungsparameter, diese wurden zunächst für die Einheit automatisch übernommen und können, falls dies im Einzelfall erforderlich sein sollte, an dieser Stelle für die betroffene Einheit geändert werden. Ergänzen Sie nun die einheitenspezifischen Werte, im Beispiel den Kategoriewert für die Wohnungsgröße (WFL). Sobald die Ausprägungen der Einheit vollständig zugewiesen sind und damit die Zuordnung der Einheit in das betreffende Mietspiegelfach möglich ist, holt das System automatisch den oder die Werte des zugehörigen Mietspiegelfachs aus der Basismieten-Matrix und zeigt diese/n an (s. Bild, Feld Mittelwert, Minimum, Maximum).  

Erfassen der individuellen Zu-/Abschlagsmerkmale an der Einheit

Öffnen Sie die Übersicht Einheitenstämme des Objektes und markieren Sie die erste Wohnung, für die sie die Ausprägungsparameter erfassen wollen. Über das Menüband gelangen Sie zu der Aufgabenseite Einheitenmerkmale:

Auf der Seite Einheit Mietspiegelmerkmale stehen sämtliche zuvor definierte Zu- und Abschlagsmerkmale zur Verfügung. Die Auswahl eines Merkmals erfolgt durch die Festlegung der entsprechenden Merkmalsgruppe im gleichnamigen Feld. Anschließend kann im Feld Merkmals-Code das gewünschte Merkmal ausgewählt werden.

Mit der Erfassung der Einheitenmerkmale ist die Mietspiegelzuordnung abgeschlossen.

Mietanpassung nach Mietspiegel

Über die Suchfunktion kann auf die Mietanpassungsvorschläge zugegriffen werden. Es besteht die Möglichkeit, einen neuen Mietanpassungsvorschlag anzulegen, in den die zu berechnenden Mietanpassungszeilen geschrieben werden, oder einen bestehenden Vorschlag auszuwählen.

Dabei ist zu beachten, dass neben einem eindeutigen Code und einer aussagekräftigen Beschreibung als Mietanpassungsart die Option Anp. nach Mietspiegel zu hinterlegen ist.

Über Mietanpassung erstellen wird die Verarbeitung des betreffenden Berichts gestartet. Der Bericht durchläuft alle (bzw. alle gefilterten) Objekte, die einem Mietspiegel zugeordnet sind, und prüft die vorhandenen Mietsollstellungen der einzelnen Einheiten auf Anpassungsmöglichkeit. Die Identifikation der Sollstellungen erfolgt anhand der Sollstellungsart Miete . Es ist sicherzustellen, dass diese Sollstellungsart pro Einheit nur einmal vorhanden ist.

Bei der Anpassung wird für eine

• anpassungsfähige Wohnung der neue Mietpreis berechnet und in einer Zeile des Mietanpassungsvorschlags eingetragen,
• Wohnung, die aus formalen oder inhaltlichen Gründen nicht erhöht werden kann (z. B. Unterschreitung der Ruhezeit, Gewerbemietvertrag o.ä.), eine Hinweismeldung eingestellt,
• Einheit, deren Daten unvollständig oder inkonsistent sind, eine Fehlermeldung eingestellt.

Im Inforegister Optionen werden die eingangs erläuterten Einrichtungsparameter vorgeblendet. Bei Bedarf passen Sie die Werte fallbezogen an. Sie haben an dieser Stelle auch die Möglichkeit, die aus der Einrichtung übernommene Kappungsgrenze, im Feld In Prozent im Bereich Freiwillige Kappung zu übersteuern.

Im Inforegister Einheitenvertrag kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert und damit die Auswahl der von der Verarbeitung eingeschlossenen Objekte und Verträge eingegrenzt werden. Anschließend starten Sie den Bericht mit OK.

Wichtig

Die Mietanpassung erfordert eine eindeutige Mietsollstellung mit der Sollstellungsart Miete. Wenn Sie mehrere Zeilen mit der Sollstellungsart Miete zu einem Einheitenvertrag führen, muss bei der Mietanpassung das Sollstellungskonto im Feld Filter für Sollstellungen für den konkreten Anpassungslauf gefiltert werden!

Hinweis

Wenn Objekte mit regionalen Kappungsgrenzen zu berücksichtigen sind, empfiehlt es sich, diese für den Mietanpassungsvorgang im Inforegister Einheitenvertrag abzufiltern und getrennt in Verbindung mit der Freiwilligen Kappung zu verarbeiten. Sie können z. B. die Objekte, die einer bestimmten regionalen Kappungsgrenze unterworfen sind, zu einer Objektgruppe zusammenfassen und die Objektgruppe im Einheitenvertragsfilter gezielt auswählen.

Es werden Mietanpassungszeilen vom System erzeugt. Diese können aufgerufen werden aus der Übersicht Mietanpassungsvorschlag oder über den Drilldown im Feld Zeilen.

Im vorliegenden Beispiel wurden sieben Mietanpassungszeilen erstellt:

Für jede zulässige Anpassung einer Mietsollstellungszeile wird eine Mietanpassungszeile erstellt. Es wird der neue Mietpreis ermittelt und eingetragen, der bisherige Wert wird zur Information vorgeblendet.

In Zeilen, für die ein besonderer Vorgang durchgeführt wurde (z. B. Anwenden der Kappungsgrenze) oder für die eine Anpassung nicht zulässig ist (z. B. Ruhezeit nicht eingehalten, Mietspiegelwert der aktuellen Miete bereits überschritten usw.), wird ein entsprechender Hinweis bzw. Fehlermeldung eingestellt. Die Hinweise und Fehlermeldungen können über den Drilldown auf den entsprechenden Feldern der Spalte Alle Fehler/Hinweise eingesehen werden.

Zur Überprüfung der Berechnung können Sie aus der Liste Mietanpassungszeilen heraus über Ansicht die Mietanpassung Karte oder über Berechnung nach Mietspiegel die Mietanpassungsberechnung öffnen und die Zusammensetzung der Beträge im Detail analysieren.

Im Inforegister Allgemein erhalten Sie Informationen zu den Stammdaten der Einheit. Im Inforegister Bearbeitungsstand können Sie die Freigabe der Mietanpassung vornehmen, die Zustimmung erfassen und ggf. soweit erforderlich die Datumsfelder Zustimmung Mahnung fällig und Fälligkeitsdatum f. Zustimmung ändern, die zunächst aus der Einrichtung vorgeblendet sind.

In den Inforegistern Anpassungswerte und Mietspiegelausprägung sind die Details zu der Mietanpassung abzulesen.

Hinweis

Die Bearbeitung der Mietanpassungszeilen ist sowohl in der Liste als auch in der Karte ausschließlich für den Bereich des Bearbeitungsstandes möglich. Durch das Berechnungsverfahren vom Programm ermittelte Daten können nicht manuell geändert werden.

Im vorliegenden Beispiel wurden ausgehend von dem Mietspiegelrichtwert (9,60 Euro) unter Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen (Summe von 0,15 Euro + 0,48 Euro) insgesamt 10,23 Euro als ortsübliche Vergleichsmiete ermittelt. Wenn Sie die Zeilen auf Richtigkeit geprüft haben, kennzeichnen Sie diese mit einem Haken im Feld Freigegeben.

Hinweis

Sie können auch einzelne Zeilen aus dem Mietanpassungsvorschlag löschen, um z. B. mit einer neuen Verarbeitung für den betreffenden Vertrag unter ggf. abweichenden Parametern eine neue Zeile zu erstellen, allerdings können Sie dies sodann nur in einem neuen Mietanpassungsvorschlag vornehmen, da zu einem aktuellen Mietanpassungsvorgang keine weiteren Zeilen hinzugefügt werden können.

Sobald die Zustimmung des Mieters vorliegt, setzen Sie in den entsprechenden Zeilen einen Haken im Feld Zustimmung. Das Einstellen der neuen Werte für die Sollstellungszeilen der Einheiten erfolgt über Sollstellungszeilen eintragen. Eine Zeile kann nur an die Sollstellungszeilen übergeben werden, wenn die Mietanpassungszeile freigegeben ist und die Zustimmung vorliegt. Nach einem Verarbeitungshinweis werden die Sollstellungszeilen des Vertrages aktualisiert und können über den Aufruf der Sollstellungszeilen im Vertrag eingesehen werden.

Mieteranschreiben

Für die eingestellten Zeilen können nach der Freigabe Mieteranschreiben mit Word erstellt und ausgedruckt werden. Nutzen Sie hierfür die Funktion Drucken im Menüband. Nach Freigabe der Zeilen können diese in die Sollstellungen übertragen werden. Details zum Thema Word-Anschreiben entnehmen Sie bitte dem Kapitel Word-Anbindung.

Mietspanne

RELion verwendet bei Mieterhöhungen nach Mietspiegel als Basiswert der Berechnung den vorgegebenen Wert des jeweiligen Mietspiegelfachs (wie bereits beschrieben). Es gibt aber einige Mietspiegel, die zwar eine Spanne zwischen einer Unter- und einer Obergrenze ausweisen, aber keinen festen Mittelwert. In diesem Fall können Mittelwerte vom Anwender betragsmäßig definiert und in die Basismieten-Matrix eingetragen werden. Dies ist aber nicht immer ausreichend. Bei Mietspiegeln, die eine Spanne zulassen, kann es unter Umständen zulässig und auch erforderlich sein, entsprechend der Lage der Objekte oder anderer Parameter den Mietrichtwert einzelner Objekte weiter zu differenzieren. Zum Beispiel kann es nötig sein, bei Objekten in unterschiedlichen Stadtvierteln aufgrund der jeweiligen Wohnqualität unterschiedliche Basiswerte anzusetzen.

Mit der Funktion Individueller Spannenwert können Sie individuelle Richtwerte für einzelne Objekte und ggf. auch einzelne Einheiten innerhalb der Spannen erfassen. Die systemseitige Abarbeitung bei der Mietanpassung lässt sich vereinfacht so darstellen:

Individueller Spannenwert

Mietspiegel ohne Mittelwert

Es wurde der Mietspiegel Düsseldorf auf dem bereits beschriebenen Weg erfasst, die Matrix Basismiete enthält aber keine Mittelwerte.

Individueller Spannenwert am Objekt

Öffnen Sie die Objektkarte eines Objekts, das dem betreffenden Mietspiegel zugeordnet ist, und wählen Sie über Mietspiegelausprägungen im Inforegister Mietanpassung die Objektausprägung für Mietspiegel.

Über den Drilldown im Feld Objekt Ind. Spannenwert öffnen Sie die Seite Individueller Spannenwert.

Tragen Sie Startdatum und Betrag (anzugeben in EUR/m²) ein.

Grundsätzlich ist es auch möglich, bestehende Zeilen zu ändern, ohne eine neue Zeile anzulegen. Dies obliegt der Entscheidung des Anwenders. Bei Änderungen werden Datum und Bearbeiter systemseitig festgehalten.

Individueller Spannenwert an der Einheit

Sollte der Spannenwert einer Einheit von dem des Objekts abweichen, kann dies an der Einheit hinterlegt werden. Hierzu ist die Übersicht Einheitenstämme des betreffenden Objekts zu öffnen. Nach Auswahl der gewünschten Einheit erfolgt der Zugriff auf die Seite Einheitenausprägung für Mietspiegel über die Funktion Einheitenausprägungen.

Der Spannenwert des Objekts (im Beispiel 7,35 EUR) wird bereits vorgeblendet. Im Beispiel hat sich der Bearbeiter entschieden, dieser speziellen Einheit einen abweichenden Spannenwert von 7,00 EUR zuzuordnen. Die Erfassung erfolgt analog zu der Erfassung am Objekt. Öffnen Sie die Seite Individueller Spannenwert über den Drilldown im Feld Einheit Ind. Spannenwert und erfassen Sie Startdatum und Betrag.

Soll für mehrere Objekte der gleiche Spannenwert eingetragen werden, muss dazu nicht jedes Objekt einzeln bearbeitet werden. Der Bericht Individueller Spannenwert für Objekt kann dies gesammelt abarbeiten. Dazu wird der Bericht Individueller Spannenwert für Objekt über die Suchfunktion geöffnet.

Im Inforegister Optionen sind der gewünschte Betrag/m² anzugeben, sowie das Startdatum des Spannenwerts. Ist das Feld Aktualisierung vorhandener Individueller Spannenwerte aktiv gesetzt, werden vorhandene Werte, die dasselbe Startdatum aufweisen, überschrieben - andernfalls nicht.

Gleichzeitige Verwendung von Mittelwert und Individuellem Spannenwert

Es ist grundsätzlich möglich, auch für Mietspiegel mit Mittelwert einen Individuellen Spannenwert zu hinterlegen. In diesem Fall hat der Individuelle Spannenwert Vorrang, wie sich auch aus dem oben abgebildeten Flussdiagramm ableiten lässt. Dies kann für Mietspiegel von Bedeutung sein, die trotz ausgewiesenen Mittelwerts eine variable Einordnung innerhalb der Spanne zulassen. Ein solches Vorgehen liegt im Ermessen und in der Verantwortung des Anwenders.

Fixe Zu-/Abschläge auf Gesamtbetrag

In der Regel geben Mietspiegel die Basismiete als quadratmeterbezogenen Wert in EUR/m² an. Entsprechend werden üblicherweise die Zu- bzw. Abschläge auf diesen Wert addiert bzw. subtrahiert und sind ebenso in EUR/m² ausgewiesen.

Einzelne Mietspiegel kennen aber auch Zu-/Abschläge auf den Gesamtbetrag. Hier wird zuerst wie üblich der Quadratmeterpreis der Wohnung ermittelt, danach jedoch ist durch Multiplikation mit der Wohnfläche der Gesamtpreis zu errechnen, und auf diesen wird dann nochmals ein Fixbetrag angewendet.

Beispiel:

Erfassung: Entsprechend der Berechnungslogik des Mietspiegels ist am Ende des Berechnungsschemas die Merkmalsgruppe für den Fixbetrag und zugehörige Summe anzulegen. Wichtig: die Merkmalsgruppe erhält die Art Zu-/Abschlag Fixbetrag, die Summe die Art Summe Fixbetrag.

Für die einzelne Einheit wird die Basismiete ermittelt und es werden alle normalen Zu-/Abschläge verarbeitet. Davon berechnet RELion anhand der hinterlegten m²-Zahl die vorläufige Vergleichsmiete der Einheit. Auf diese wird dann der Fixbetrag angewendet (addiert bzw. subtrahiert). So entsteht der Gesamtbetrag der Vergleichsmiete. Aus diesem wird wieder der Mietpreis pro m² zurückgerechnet.

Zu-/Abschläge nach Punkten und Umrechnung (Auswertungsbereich)

Einzelne Mietspiegeltypen weisen bei Zu- und Abschlägen Staffelungen auf, die mit Umrechnungen verbunden sind. Gängig ist z. B. ein Punktesystem, bei dem für einzelne Zu- und Abschlagsmerkmale eine Punktesumme zu bilden ist, die dann einem Prozentwert zugeordnet wird. Letzterer bestimmt dann die Höhe des Zu- oder Abschlags.

Um die für die Berechnung der ortsüblichen Vergleichsmiete notwendigen Werte in das Berechnungsschema übertragen zu können, sind daher zunächst in einem Zwischenschritt die Punktwerte von Ausstattungsmerkmalen zu ermitteln und sodann in einen Zu-/Abschlagswert umzurechnen. Dieser rechnerische Zwischenschritt wird in einem separaten Auswertungsbereich durchgeführt.

Nachfolgend ein Beispiel zur Einrichtung einer solchen Merkmalsgruppe unter Verwendung von Auswertungsbereichen.

Gegeben sei folgender Merkmalskatalog in Punkten:

Die Summe der Punkte für die einzelne Wohneinheit sei dann in einen prozentualen Zu-/Abschlag nach folgendem Schema umzurechnen:

Erfassung: Es wird – analog zum Standardablauf - eine Merkmalsgruppe erfasst. Die einzige Besonderheit: Die Merkmale in sind in Punkten anzugeben, das Ergebnis in jedoch in Prozent:

Die zugehörigen Einzelmerkmale werden mit Punktwerten erfasst.

Der Merkmalsgruppe wird dann ein Auswertungsbereich zugeordnet. Markieren Sie dazu die Merkmalsgruppe und öffnen Sie auf dem Menüband Auswertungsbereich. Im Fenster Auswertungsbereich wird das benötigte Schema zur Umrechnung der Punktesumme in einen Prozentwert erfasst.

Wichtig

Die Anwendung des Auswertungsbereichs ist an der Merkmalsgruppe mit dem Feld Auswertungsbereich anwenden zu aktivieren (sonst ist der Auswertungsbereich zwar vorhanden, wird aber nicht berücksichtigt).

Bei der Mietanpassung der einzelnen Einheit errechnet RELion aus der Gesamtheit der hinterlegten Merkmale die Summe der Punkte, leitet anhand des Auswertungsbereichs den entsprechenden Prozentwert ab und verwendet diesen dann für die weitere Berechnung.

Beispiel: Mietspiegelberechnungsschema

Da sämtliche Merkmalsgruppen ein Ergebnis in Prozent aufweisen, auch diejenigen, welche zunächst in einem Auswertungsbereich nach Punkten ausgewertet wurden, erfolgt die abschließende Addition aller Zu-/Abschläge in einer Summenzeile, dort dann als Betrag/m².

Spannenbegrenzungen

Einzelne Mietspiegeltypen weisen Spannen auf, innerhalb derer ein ermittelter Wert zu begrenzen ist. Dies kann, z. B. die Summe der Zuschläge sein, die Summe einer einzelnen Merkmalsgruppe oder auch die errechnete ortsübliche Vergleichsmiete. Beispiel für eine abgebildete Spanne: Eine einzelne Merkmalsgruppe ist so begrenzt, dass die Summe der Zuschläge 15 % der Basismiete nicht übersteigen sollen.

Überblick über die zur Verfügung stehenden Parameter

Im Folgenden eine kurze Übersicht, anhand welcher Eckdaten die Spannen in der RELion-Mietspiegelfunktionalität definiert werden.

Zu begrenzender Wert:

• Merkmalsgruppe
• Summenzeile
• Ortsübliche Vergleichsmiete

Bezugsgröße:

• Merkmalsgruppe (Standard)
• Basismiete
• Ortsübliche Vergleichsmiete

Einheiten:

• Betrag/m²
• Prozent

Spannenbegrenzungen an Merkmalsgruppen

Eine Spanne zu einer oder mehreren Merkmalsgruppen sollte an der zugehörigen Summenzeile eingerichtet werden. Alternativ kann die Spanne auch an einer einzelnen Merkmalsgruppenzeile eingerichtet werden (siehe auch den folgenden Abschnitt Anwendungsbeispiele für Spannen an Merkmalsgruppen).

Maßgeblich sind die folgenden vier Felder:

Anwendungsbeispiele für Spannen an Merkmalsgruppen

Zur Verdeutlichung werden hier unterschiedliche Varianten kurz dargestellt, jeweils mit Hinweisen zur Erfassung im System.

Betragsmäßige Begrenzung der Zuschläge insgesamt

Ein Mietspiegel sieht Zuschläge in mehreren Merkmalsgruppen vor. Diese sind definiert in EUR/m². Die Zuschläge sollen insgesamt eine Höhe von 0,70 EUR/m² nicht überschreiten.

Einrichtung der zu begrenzenden (Summen-)Zeile:

Betragsmäßige Begrenzung einer einzelnen Merkmalsgruppe

Ein Mietspiegel sieht Zuschläge in mehreren Merkmalsgruppen vor. Diese sind definiert in EUR/m². Innerhalb einer bestimmten Gruppe sollen die Zuschläge eine Höhe von 0,50 EUR/m² nicht überschreiten.

Einrichtung der zu begrenzenden (Merkmalsgruppen-)Zeile:

Begrenzung prozentualer Zuschläge

Ein Mietspiegel sieht Zuschläge in mehreren Merkmalsgruppen vor. Diese sind definiert in Prozent. Der summierte Prozentwert der Zuschläge soll insgesamt 15 % nicht überschreiten.

Einrichtung der zu begrenzenden (Summen-)Zeile:

Prozentuale Begrenzung bezogen auf die Basismiete

Ein Mietspiegel sieht Zuschläge in mehreren Merkmalsgruppen vor. Diese sind definiert in EUR/m². Die Zuschläge sollen insgesamt eine Höhe von 9 % der jeweiligen Basismiete (Mietspiegelfach) nicht überschreiten.

Einrichtung der zu begrenzenden (Summen-)Zeile:

Prozentuale Begrenzung bezogen auf ortsübliche Vergleichsmiete

Dies stellt einen Sonderfall unter den Zuschlagsmodellen dar, der in manchen Mietspiegelmodellen zum Tragen kommt. Nach der eigentlichen Berechnung der ortsüblichen Vergleichsmiete, einschließlich der im Mietspiegel spezifizierten Zu- und Abschläge, wird eine nochmalige Nachjustierung zugelassen, unter der Prämisse, dass spezielle, nicht im Mietspiegel aufgeführte Merkmale den Mietpreis der jeweiligen Wohnung noch individuell verändern. Diese Veränderung ist auf bestimmte Maximalwerte begrenzt.

Im Berechnungsschema des Mietspiegels wird eine zusätzliche Merkmalsgruppe (und zugehörige Summe) erfasst, die ein spezielles Kennzeichen trägt (Art: Zu-/Abschlag auf OV). Diese steht am Schluss des Berechnungsschemas, die Art signalisiert dem System den speziellen Weg der programmtechnischen Verarbeitung.

Beispielbilder: Merkmalsgruppe mit relevanten Merkmalen für Zu-/Abschlag auf OV und Summenzeile sowie der am Ende des Berechnungsschemas erfassten Zeile:

Ein Mietspiegel sieht Zuschläge in mehreren Merkmalsgruppen vor. Weiterhin sieht der Mietspiegel vor, dass bei Vorliegen individueller, vom Merkmalskatalog nicht abgedeckter Kriterien die errechnete Miete nochmals innerhalb einer Spanne von +/-9 % korrigiert werden kann.

Da der Mietspiegel keine konkreten Abstufungen innerhalb der angegebenen Spanne definiert, besteht die Möglichkeit, die Einzelmerkmale der Zuschläge zur ortsüblichen Vergleichsmiete gemäß den jeweiligen Anforderungen individuell zu gestalten - beispielsweise in 0,10-EUR-Schritten. An jeder betroffenen Einheit ist dann das jeweils maßgebliche Merkmal zu hinterlegen, analog der Erfassung anderer Merkmale.

Einrichtung der zu begrenzenden (Summen-)Zeile:

Spezialfall: Abweichendes Berechnungsmodell (Berlin)

Grundsätzlich ist die Struktur des RELion-Mietspiegels so flexibel aufgebaut, dass sie eine Vielzahl der in Gebrauch befindlichen Mietspiegel abbilden kann. Einzelne Mietspiegeltypen können jedoch Besonderheiten aufweisen, die sich innerhalb der allgemeinen Berechnungslogik nicht mehr darstellen lassen. In diesem Fall wird durch die Wahl eines alternativen Berechnungsmodells eine gesonderte, auf den Spezialfall abgestimmte Programmierung aktiviert.

In der aktuellen RELion Version ist eine Lösung für den Mietspiegel Berlin implementiert. Das Berechnungsmodell wird ganz am Anfang beim Anlegen des Mietspiegel-Codes ausgewählt. Die voreingestellte Option ist Standard, diese braucht in der Regel nicht verändert zu werden. Im Fall des Berliner Mietspiegels ist sie jedoch manuell auf Berlin zu setzen:

Das gewählte Berechnungsmodell wird auch im Kopf der Mietspiegelkarte angezeigt.

Die Besonderheiten des Berliner Mietspiegels

Zusätzliche Merkmale können die ortsübliche Vergleichsmiete innerhalb der Richtwert-Spanne – ausgehend vom Mittelwert- positiv oder negativ beeinflussen:

1. die Ausstattung des Bades
2. die Ausstattung der Küche
3. die Ausstattung der Wohnung
4. die Ausstattung des Gebäudes
5. das Wohnumfeld

Das Besondere an diesem Mietspiegel ist, dass die Merkmale weder einen Betragswert noch einen Prozentwert erhalten, sondern lediglich die Eigenschaft „Positiv“ oder „Negativ“ und dass pro Gruppe ein fixer Zu- oder Abschlag i.H.v. jeweils genau +/-20 % vorzunehmen ist, je nachdem ob die Mehrheit der Merkmale innerhalb ihrer Gruppe positiv oder negativ sind. Der Zuschlag ist jedoch nicht auf den Richtwert selbst, sondern auf den Differenzbetrag zwischen Unterwert und Mittelwert bei überwiegend negativen Merkmalen und auf den Differenzbetrag zwischen Oberwert und Mittelwert bei überwiegend positiven Merkmalen anzuwenden. Im Ergebnis ist somit stets ein Wert zu ermitteln, der genau zwischen dem unterem und dem oberen Richtwert landet, ein punktgenaues Erreichen der Grenzen ist möglich (wenn die Summe aller Merkmale 100 % ergibt). Ein Überschreiten der Grenzwerte ist in diesem Verfahren ausgeschlossen, da niemals mehr als 100 % des Differenzbetrages zum Mittelwert addiert werden kann.

Es gibt darüber hinaus noch sog. Sondermerkmale, die betragsmäßig hinzuaddiert werden dürfen, allerdings nur soweit die Obergrenze dadurch nicht überschritten wird. Diese spezielle Berechnungslogik wird durch die Wahl des Berechnungsmodells Berlin aktiviert. Die Erfassung des Berliner Mietspiegels ändert sich gegenüber dem Standardmodell in der Gestaltung der Merkmalsgruppen, um der besonderen Berechnungslogik auch in der Datenerfassung Rechnung zu tragen.

Anlage des Mietspiegel Berlin

• Merkmalsgruppen

Die fünf genannten Merkmalsgruppen erhalten das Kennzeichen Merkmale in Bewertung.

• Zugehörige Einzelmerkmale

Die zugehörigen Einzelmerkmale demzufolge mit den Optionen Positiv/Negativ oder Neutral.

• Auswertungsbereiche

Da die Gesamtheit der Merkmale jeder einzelnen Gruppe je nach positiver, neutraler oder negativer Tendenz jeweils mit +20 %, 0 % oder -20 % bewertet wird, wird für jede der fünf Merkmalsgruppen ein Auswertungsbereich eingerichtet, der diese Umrechnung bewirkt.

Neue Mietspiegelversion

Ein Mietspiegel ist in der Regel nur für einen begrenzten Zeitraum gültig und wird dann angepasst oder neu erstellt (insbesondere ein Qualifizierter Mietspiegel, s. auch § 558d BGB). Aus diesem Grund sieht RELion die Möglichkeit vor, von einem Mietspiegel neue Versionen anzulegen. Die vorhandene Version wird dabei nicht überschrieben, sondern bleibt erhalten. Neue und alte Version sind durch die erfassten Gültigkeitsdaten klar voneinander abgegrenzt.

Anlegen der neuen Version

Das Anlegen einer neuen Version erfolgt aus der Mietspiegel Versionsübersicht heraus über Neue Version erstellen.

Hinweis

Bevor Sie eine neue Version anlegen, füllen Sie auf der letzten Version das Datum im Feld Gültig bis, damit es nicht zu Überschneidungen kommen kann. Andernfalls wird das Anlegen einer neuen Version nicht zugelassen.

Es öffnet sich der Assistent Mietspiegel Version anlegen. Das Datum Gültig von ist bereits vorbelegt (anhand der Daten der vorigen Version), kann aber manuell geändert werden. Über die nachfolgenden Felder kann gesteuert werden, welche Bestandteile der vorigen Version übernommen werden sollen. In der Voreinstellung sind alle Felder aktiv gesetzt, da sich im Regelfall von einer Version zur nächsten nur die Beträge ändern und die gesamte Mietspiegelstruktur unverändert bleibt.

Das individuelle Ausnehmen einzelner Bestandteile durch Entfernen der Haken ist für Ausnahmefälle vorgesehen, bei denen in der neuen Version auch die Struktur modifiziert wird.

Änderungen können sich z. B. ergeben aus:

• Modifikationen der bestehenden Basismieten-Matrix – die Systematik bleibt insgesamt erhalten, aber die Matrix wird um einzelne Fächer erweitert oder verkürzt.
• Modifikationen der bestehenden Merkmalsstruktur – z. B. kommen neue Merkmale hinzu oder entfallen.
• Grundlegende Änderung der Struktur – die Systematik der Ausprägungen wird erweitert oder verkürzt, die Berechnungslogik von Merkmalsgruppen wird umstrukturiert o.ä.

Die Entscheidung, welche Komponenten übernommen werden sollen, hängt vom Einzelfall ab. RELion nimmt grundsätzliche Prüfungen auf die Konsistenz der ausgewählten Bereiche vor und verhindert unlogische Kombinationen, z. B. die Übernahme von Einzelmerkmalen ohne zugrundeliegende Merkmalsgruppe. Soll im Extremfall die gesamte Mietspiegelstruktur komplett neu angelegt werden, erzeugt das Entfernen aller Haken eine „leere“ neue Version, in der dann die Neuerfassung vorgenommen wird. Mit Fertigstellen wird der Vorgang angestoßen und eine neue Version wird angelegt.

Aktualisieren der Objekt- und Einheiteninformationen

Die Mietspiegelinformationen (Ausprägungen und Merkmale) an den Objekten und deren Einheiten sind versionsbezogen, sie beziehen sich stets nur auf diejenige Mietspiegelversion, unter der sie angelegt wurden. Dies würde bedeuten, dass die Informationen bei Inkrafttreten einer neuen Version nicht mehr zur Verfügung stehen. Deshalb werden in einem zweiten Schritt diese Informationen für die neue Version fortgeschrieben.

Wichtig

Die Aktualisierung vergleicht die neueste Version mit ihrer Vorgängerversion. Deshalb müssen logischerweise alle nötigen Änderungen an der neuen Version fertiggestellt sein, bevor der Aktualisierungsreport gestartet wird.

Es ist folgende Reihenfolge einzuhalten:

• Erzeugen der neuen Version
• Änderung und ggf. Ergänzung der neuen Version
• Durchführen der Aktualisierung

Öffnen Sie in der Mietspiegel Versionsübersicht den Bericht MSP Objekte und Einheiten aktualisieren. Im Inforegister Mandant kann die Verarbeitung gegebenenfalls auf einzelne Mandanten beschränkt werden. Im Inforegister Optionen wird informationshalber der Mietspiegelcode angezeigt, sowie darauf hingewiesen, von welcher zu welcher Version die Aktualisierung stattfindet. Es wird immer von der letzten auf die neueste Version aktualisiert.

Hinweis Anmerkung zur Arbeitsweise des Berichts

Der Bericht legt die Einheitenmerkmale, Objekt- und Einheitenausprägungen für die neue Mietspiegelversion an, basierend auf denjenigen, die er gegenüber der vorigen Version als unverändert erkennt. Ausprägungsparameter, die in der neuen Version wegfallen, werden nicht mehr berücksichtigt; der Anwender muss eine neue Zuordnung vornehmen. Ändert sich die Systematik der Ausprägungen, erkennt das System im Vergleich der beiden Ausprägungs-Einrichtungen eine Diskrepanz und kopiert nicht die objekt- und einheitenbezogenen Ausprägungen; der Anwender muss eine neue Zuordnung vornehmen.

Zielmiete als optionaler Richtwert

Die Zielmiete ist ein optionaler Richtwert für Mietanpassungen. Dieser Richtwert stellt eine freiwillige Kappung einer möglichen Mieterhöhung unterhalb des zulässigen Mietspiegeloberwertes dar. Der Wert kann wahlweise als absoluter Wert oder pro Quadratmeter der Wohneinheit definiert werden. Soll die Zielmiete bei der Mietanpassung verwendet werden, ist im Aufruf des Berichts Mietanpassung nach Mietspiegel die Option Zielmiete verwenden zu aktivieren.

Funktionsweise der Zielmiete

Es ist zunächst in der Einrichtung ein Code zu definieren, der eine Plansollstellung als Zielmiete identifiziert. Bei einem Mietanpassungslauf mit Zielmiete werden dann alle Plansollstellungszeilen, die diesen Code mitführen, als Zielmieten berücksichtigt.

Einrichtung der Zielmiete

Die Seite RE Einrichtung ist über die Suchfunktion aufrufbar. Im Inforegister Mietanpassung kann im Feld Plansollstellungscode für Zielmieten ein entsprechender Code mit zugehöriger Beschreibung hinterlegt werden. Die Aktivierung der Übernahme-Optionsfelder ist nicht erforderlich. Mit OK wird die Eingabe bestätigt und der Code im Feld Plansollstellungscode für Zielmieten gespeichert.

Zielmieten manuell anlegen

Plansollstellungen werden am Einheitenstamm hinterlegt. Die Seite Plansollstellungen ist über die Einheitenstamm-Übersicht aufrufbar.

Zur manuellen Erfassung einer Zielmiete sind die Kontonummer des betreffenden Mietsollstellungskontos, das gewünschte Startdatum sowie die zuvor definierte Plansollstellungsart (Zielmieten-Code) anzugeben. Der Verteilcode wird aus der Einheit übernommen. Der Zielmietenbetrag kann entweder als absoluter Betrag im Feld Netto Betrag oder über den Verteilcode im Feld Netto Betrag pro Verteilcode erfasst werden.

Zielmieten über Bericht anlegen

Zielmieten müssen nicht für jede Einheit manuell angelegt werden, sie können auch über Bericht 5052721 Zielmiete in Plansollstellungen automatisiert für eine beliebige Zahl von Einheitenstämmen eingestellt werden. Über die Suchfunktion ist der Bericht Zielmiete in Plansollstellungen aufrufbar.

Den gewünschten Zielbetrag tragen Sie wahlweise als absoluter Betrag im Feld Nettobetrag oder verteilungsbezogen im Feld Nettobetrag pro Verteilcode ein. In letzteren Fall ist auch das Feld Verteilcode zu füllen und eine Rundungspräzision Cent genau oder auf volle 10 Cent oder volle Euro Beträge vorzugeben.

Der Bericht durchsucht für alle im Inforegister Einheitenstamm ausgewählten Objekte/Einheiten die Kontenpläne auf Konten der Sollstellungsarten Miete, Sonstige, Nebenkosten. Für jedes dieser Konten, soweit nicht durch Filterung im Feld Filter für Sollstellungen eingegrenzt wurde, wird eine Zielmietenzeile mit der in der Einrichtung hinterlegten Plansollstellungsart in die Plansollstellungen der entsprechenden Einheiten eingestellt.

Wichtig

Bereits vorhandene Zielmieten mit demselben Startdatum werden kommentarlos überschrieben. Bereits vorhandene Zielmieten mit früherem Startdatum erhalten automatisch ein Enddatum.

Ortsübliche Vergleichsmiete ohne Mietspiegel mit Bezug auf Plansollstellungen

Eine gesetzliche Mietanpassung nach § 558 BGB kann in RELion auch ohne eingerichteten Mietspiegel erstellt werden. Als notwendige Bezugsgröße für die Ermittlung der zulässigen Vergleichsmiete wird in diesem Fall auf eine Plansollstellung referenziert. RELion verarbeitet den Mietanpassungsvorgang wie zuvor beschrieben, allerdings wird anstelle des Mietspiegelwertes der Plansollstellungswert herangezogen, um die ortsübliche Vergleichsmiete auszuweisen.

Bei der Begründung der Ortsüblichkeit muss in dieser Variante naturgemäß Bezug genommen werden auf eine externe Berechnung/Ermittlung, z. B. eine selbst erstellte Tabelle in Anlehnung an einen gültigen Mietspiegel, da in RELion ja keine Referenz auf einen eingerichteten Mietspiegel vorliegt. Diese Variante der Begründung wird empfohlen, wenn die Einrichtung des Mietspiegels technisch nicht möglich oder aber zu umfangreich/komplex erscheint, die zulässigen Richtwerte pro Einheit aber bekannt sind und somit über Plansollstellungsvorgaben vorgehalten werden können.

Plansollstellungen

Plansollstellungen sind wie im Kapitel Zielmiete als optionaler Richtwert beschrieben zu erfassen oder zu aktualisieren. Nachfolgendes Schaubild zeigt eine beispielhafte Einrichtung einer ortsüblichen Vergleichsmiete mit der Plansollstellungsart VERGL.

Damit eine Plansollstellung als Vergleichsmiete herangezogen werden kann, ist folgendes zu beachten:

1. Die Kontonummer des Sollstellungskontos muss identisch sein mit dem Konto der Plansollstellung.
2. Die Sollstellungsart muss vom Typ Miete sein.
3. Die Plansollstellung muss zum Wirksamkeitsdatum der Mietanpassung gültig sein.
4. Der Verteilcode im Feld Verteilungscode Einheit [gem. Plansollstellung] sollte identisch sein mit dem Verteilcode Einheit [gem. Einheitenstamm].

Hinweis

Als Referenzwert wird nicht der Wert im Feld Netto Betrag verwendet, sondern der Wert im Feld Netto Betrag pro Verteilcode. Die ortsübliche Vergleichsmiete im Mietanpassungsverfahren errechnet sich sodann aus dem Produkt von Netto Betrag pro Verteilcode [gem. Plansollstellung] x Verteilfaktor [gem. Einheitenstamm].

Wichtig

Da sowohl der Betrag im Feld Netto Betrag als auch der Betrag im Feld Netto Betrag pro Verteilcode erfasst werden können, wird der jeweils andere Betrag in Abhängigkeit von der Eingabe neu berechnet, dabei kann es rundungsbedingte Abweichungen geben. Erfassen Sie daher in Verbindung mit der Funktion der Mietanpassung immer nur den Wert Netto Betrag pro Verteilcode, um nicht bei der Mietanpassung rundungsbedingte Abweichungen zu erhalten.

Durchführung der Mietanpassung

Die Liste Mietanpassungsvorschläge ist über die Suchfunktion aufrufbar. Hier legen Sie den Mietanpassungsvorschlag an, in den die zu berechnenden Mietanpassungszeilen geschrieben werden sollen, oder wählen einen Mietanpassungsvorschlag aus. Achten Sie darauf, dass als Mietanpassung Art die Option Anp. nach Mietspiegel gewählt bzw. eingetragen wurde. Über Mietanpassung erstellen beginnen Sie die Verarbeitung des betreffenden Berichts.

Der Bericht wurde um die Option Vergleichsmiete aus Plansollstellung verwenden erweitert. Wenn Sie die Option anwählen, wird die Option Zielmiete verwenden deaktiviert und das Feld Plansollstellungsart aktiviert. Erfassen Sie hier den Code der Plansollstellungsart, die die ortsübliche Vergleichsmiete repräsentiert.

Im weiteren Verlauf der Verarbeitung unterscheidet sich das Verfahren nicht von dem Ablauf, wie im Kapitel Mietanpassung nach Mietspiegel beschrieben.

Wichtig

Da zur Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete kein Mietspiegel verwendet wird, sind die entsprechenden Felder der Mietanpassung nicht gefüllt. Beachten Sie dies bitte im Rahmen der Word-Anbindung und passen Sie Ihre Vorlagen für diese spezielle Form der Mietanpassung entsprechend an.

Mietanpassung Karte

Aus den Mietanpassungszeilen heraus lässt sich die Mietanpassungskarte öffnen. Im Inforegister Allgemein befinden sich zwei Felder, die anzeigen, dass die Mietanpassung aus der Plansollstellung hervorgegangen ist und welcher Plansollstellungscode dabei verwendet wurde.

Zudem können die Plansollstellungen direkt aus der Mietanpassung Karte aufrufen werden.

Vergleichswohnungen

Nach § 558a Ziffer 4 BGB kann die ortsübliche Vergleichbarkeit mittels drei vergleichbarer Wohnungen nachgewiesen werden. Die Vergleichswohnungen müssen nicht aus dem eigenen Verwaltungsbestand des Vermieters stammen. Haben Sie Daten von Vergleichswohnungen außerhalb des RELion Bestandes und wollen diese berücksichtigen, legen Sie für diese Objekte neue Verwaltungsobjekte in RELion an.

Einrichtung Vergleichswohnungen - Suchparameter

Die Seite Vergleichswohnung Einrichtung ist über die Suchfunktion aufrufbar.

In der Einrichtung werden die frei definierbaren Filterkriterien für die Ermittlung in Frage kommender Vergleichswohnungen festgelegt. Diese Einrichtung wird im späteren Verlauf des Verfahrens die Suchparameter maßgeblich bestimmen.

Erläuterung zur Anwendung der Ausstattungsfilter

Die Suche nach Vergleichswohnungen läuft nach festen Kriterien. Die Toleranz für die Suchparameter Wohnungsgröße und Baujahr haben Sie in der Einrichtung vorgegeben. Falls die Zimmeranzahl an den Einheitenstämmen gepflegt ist, werden nur Vergleichswohnungen zugeordnet, deren Zimmeranzahl, mit der der Basiseinheit übereinstimmt. Postleitzahl und Ort sind Kriterien, die im späteren Verlauf der Verarbeitung der Mietanpassung nach Vergleichswohnungen eingestellt werden können. Die Suche kann optional durch Vorgabe von Ausstattungsfiltern weiter verfeinert werden.

Der Zweck dieser Filter ist, Ausstattungen zu definieren, die für die Vergleichbarkeit von Wohnungen relevant sind. Diese Ausstattungen sollen bei der Identifikation von Vergleichswohnungen berücksichtigt werden, andere, nicht hinterlegte Ausstattungen dagegen nicht.

Beispiel: Wenn der Anwender das Ausstattungsmerkmal „Balkon“ hinterlegt, wird geprüft, ob Basiseinheit und Vergleichswohnungen in diesem Merkmal übereinstimmen. Dagegen wird z. B. die Ausstattung „Einbauküche“, die zwar an einer der Einheiten vorhanden, aber nicht als Filter definiert ist, nicht für die Vergleichbarkeit berücksichtigt. Werden Filter in der Einrichtung definiert, müssen sie für Basiseinheiten und Vergleichswohnungen konsistent sein. Da Basiseinheiten und Vergleichswohnungen in verschiedenen Durchgängen erzeugt werden, dürfen dazwischen die Filter nicht verändert werden! Sollen die Filterkriterien tatsächlich einmal geändert werden, sind zuerst die vorhandenen Basiseinheiten und Vergleichswohnungen zu löschen und nach Änderung der Filtereinrichtung neu zu erstellen. RELion führt hier den Anwender entsprechend, verhindert unzulässige Eingaben und führt ggf. Löschungen nach vorheriger Sicherheitsabfrage durch. Es wird nur von Positivmerkmalen ausgegangen, also solchen Ausstattungen, die den Gebrauchswert der Wohnung erhöhen. Es ist aktuell nicht vorgesehen, negative, also wertmindernde Kriterien als Ausstattungen zu erfassen. Grundsätzlich ist die Betrachtung von Vergleichswohnungen bidirektional, d.h. ist A die Vergleichswohnung von B, ist B auch die Vergleichswohnung von A. Dies gilt bei der Verwendung von Ausstattungsfiltern nicht mehr uneingeschränkt, sondern es gilt folgende Logik:

• Ist eine definierte Ausstattung an der Basiseinheit nicht vorhanden, darf sie auch an der Vergleichseinheit nicht vorhanden sein, da dieses Positivmerkmal tendenziell den Mietpreis letzterer Einheit erhöht und somit eine Vergleichbarkeit nicht mehr gegeben wäre.
• Ist eine definierte Ausstattung an der Basiseinheit vorhanden, können sowohl Vergleichseinheiten berücksichtigt werden, die dieselbe Ausstattung aufweisen, als auch solche, die dies nicht tun. Denn sollte eine Vergleichseinheit trotz Fehlens dieses Positivmerkmals einen höheren Mietpreis aufweisen, könnte diese trotzdem zur Mietanpassung herangezogen werden.

Zur Verdeutlichung dieses Zusammenhangs folgende Tabelle:

Wählen Sie zu den Objekt- und Einheitenausstattungsfiltern bis zu fünf gewünschte Ausstattungsmerkmale aus der Liste Global-Ausstattungen aus. Diese Einrichtung ist vorzunehmen, bevor die Basiseinheiten und Vergleichswohnungen erzeugt werden. Es ist möglich, die Einrichtung zu einem späteren Zeitpunkt zu ändern, dann müssen allerdings, wie bereits erwähnt, alle Basiseinheiten und Vergleichswohnungen gelöscht und nach Änderung der Einrichtung neu erstellt werden.

Basiseinheiten anlegen

Den Bericht Vergleichswohnungen aktualisieren über die Suche öffnen.

Der Filter Objektnummer begrenzt die Anlage der Basiseinheiten auf die angegebenen Objekte. Werden hier keine Vorgaben gemacht, erfolgt die Anlage von Basiseinheiten für den kompletten Mandanten. Im Feld Max. Vergleichswohnungen kann durch Eingabe eines Werts (mind. 3) die Anzahl der zu erzeugenden Vergleichswohnungen entsprechend begrenzt werden. Für die Erstellung der Basiseinheiten ist diese Angabe noch nicht von Bedeutung, ebenso wenig wie die im Inforegister Filter möglichen Einschränkungen für die Suchkriterien.

Nach der Auswahl der Funktion Basiseinheiten anlegen erscheint eine Sicherheitsabfrage mit der die Stapelverarbeitung gestartet wird. Bestätigen Sie mit Ja.

Das Ergebnis der Verarbeitung können Sie am Einheitenstamm ablesen. Öffnen Sie hierzu den Einheitenstamm eines von der Verarbeitung eingeschlossenen Objektes und wählen Sie die Funktion Vergleichswohnungen, um sich die Übersicht der Vergleichswohnungen anzeigen zu lassen.

Die Basiseinheit wurde in der ersten Zeile der Liste Vergleichswohnungen eingetragen. Lösen Sie den Systemfilter auf die Einheitennr. auf, erhalten Sie eine Übersicht aller Basiseinheiten des Objektes (wie im Beispiel oben).

Wichtig

Basiseinheiten können nur angelegt werden, wenn die Einheit von der Finanzierungsart Frei finanziert ist und die Nutzungsart der Nutzungsartenklasse Wohnraum zugewiesen ist. Beachten Sie weiterhin, dass Objekte, die eine Mietspiegelzuordnung haben, ebenfalls nicht berücksichtigt werden.

Folgende Informationen stehen zur Verfügung:

Vergleichswohnungen finden

Sobald Basiseinheiten angelegt sind, können hierzu Vergleichswohnungen gesucht werden. Dazu über die Suche den Bericht Vergleichswohnungen aktualisieren öffnen.

Der Filter Objektnummer begrenzt die Zuordnung von Vergleichswohnung auf die angegebenen Objekte. Werden hier keine Vorgaben gemacht, erfolgt die Anlage von Vergleichswohnungen für den kompletten Mandanten.

Im Feld Max. Vergleichswohnungen kann durch Eingabe eines Werts (mind. 3) die Anzahl der zu erzeugenden Vergleichswohnungen entsprechend begrenzt werden. Der Wert wird aus der Vergleichswohnung Einrichtung vorgeblendet und kann bei Bedarf an dieser Stelle angepasst werden. Die Felder Filter Objektnummer, Filter PLZ, Filter Ort begrenzen die Suche von Vergleichswohnungen zu den Basiseinheiten auf die angegebenen Werte ein. Werden hier keine Filterbedingungen gesetzt, wird der komplette Bestand durchsucht und als Vergleichswohnung ermittelt, soweit die Vergleichbarkeit in den übrigen Parametern (Baujahr, Größe, Zimmerzahl und Ausstattungen) gegeben ist.

Hinweis

Sie sollten in jedem Fall mit einem Ortsfilter arbeiten, da ansonsten kaum von ortsüblicher Vergleichsmiete gesprochen werden kann. Ggf. muss innerhalb des Ortes sogar nach Postleitzahlenbereichen getrennt gefiltert werden.

Mit den Toleranzparametern Baujahr und Größe können Abweichungstoleranzen beim Vergleich zwischen Basiseinheit und anzulegenden Vergleichseinheiten definiert werden. Grundsätzlich werden nur Vergleichswohnungen gesucht, die hinsichtlich des Baujahrs und Größe der Ausgangswohnung (Basiseinheit) entsprechen. Mit den genannten Parametern können Sie Toleranzen um die entsprechenden Jahre bzw. m² nach unten und oben einrichten. Wert 0 bedeutet exakte Übereinstimmung. Die Toleranzen werden aus der Einrichtung übernommen. Die Filter Objekt-Ausstattung und Einheiten-Ausstattung werden aus der Einrichtung übernommen. Der Zweck der Filter ist, Ausstattungen zu definieren, die für die Vergleichbarkeit von Wohnungen relevant sind. Diese Ausstattungen sollen bei der Identifikation von Vergleichswohnungen berücksichtigt werden, andere, nicht hinterlegte Ausstattungen dagegen nicht.

Zusätzlich sind folgende Bedingungen fest programmiert:

• Objektart ist Mieter,
• dem Objekt ist kein Mietenspiegel zugewiesen und
• die Finanzierungsart muss Frei finanziert sein.

Über Vergleichswohnungen finden starten Sie die Verarbeitung. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Stapelverarbeitung durchgeführt.

Das Ergebnis der Verarbeitung können Sie am Einheitenstamm ablesen. Öffnen Sie hierzu den Einheitenstamm eines von der Verarbeitung eingeschlossenen Objektes und wählen Sie die Funktion Vergleichswohnungen im Menüband, um sich die Übersicht der Vergleichswohnungen anzeigen zu lassen. Unterhalb der Zeile zur Basiseinheit sind nun die zugehörigen Vergleichswohnungen zu sehen.

Wenn Sie den Systemfilter auflösen, erhalten Sie einen kompletten Überblick über alle Eintragungen der Liste Vergleichswohnungen. Hier können Sie überprüfen, wie RELion die Zuordnungen vorgenommen hat und wo eventuell keine Vergleichswohnungen gefunden wurden.

Wichtig

Vergleichswohnungen werden zu den Basiseinheiten ermittelt. Basiseinheiten und Vergleichswohnungen sind Datensätze innerhalb derselben Tabelle. Eine Einheit kann also nur als Vergleichswohnung für andere Einheiten identifiziert werden, wenn für diese eine Basiseinheit angelegt ist! Es werden zur Anzahl der anzulegenden Vergleichswohnungen bevorzugt die teuersten eingestellt. Der Bericht stellt auch Vergleichswohnungen ein, die aktuell leerstehend sind. Diese Wohnungen müssen ggf. aus der Liste gelöscht werden.

Mieten oder Vergleichswohnungen aktualisieren

Wenn sich Mietpreise an Basiseinheiten und/oder Vergleichswohnungen ändern, müssen die Datensätze aktualisiert werden.

Wichtig

Da Basiseinheiten und Vergleichswohnungen Datensätze in einer eigenen Tabelle sind, werden die Mietpreise nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die Sollstellungen an den betreffenden Einheiten ändern! Es ist daher erforderlich, dass vor einem Mietanpassungslauf alle Basiseinheiten und Vergleichswohnungen aktuelle Mietpreise aufweisen, damit die Berechnung die tatsächlichen Werte abbildet!

Um für einen Einheitenstamm die Mietpreise der Basiseinheit und der Vergleichswohnungen zu aktualisieren, öffnen Sie die Liste Vergleichswohnungen. Lösen Sie den Systemfilter auf oder stellen Sie die Auswahl für die zu bearbeitenden Objekte mittels der Filterbedingungen ein.

Über Vergleichswohnungen aktualisieren kommen Sie zurück zur Stapelverarbeitung Vergleichswohnungen aktualisieren und können dort die Schritte Basiseinheiten anlegen und Vergleichswohnungen finden wiederholen und so die gesamte Liste aktualisieren. Über Mieten aktualisieren können Sie die Aktualisierung der Liste auf die Mieten beschränken. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Mieten der angezeigten Datensätze aktualisiert.

Mietanpassung mit Vergleichswohnungen durchführen

Die Seite Mietanpassungsvorschläge ist über die Suchfunktion aufrufbar. Dort kann ein neuer Mietanpassungsvorschlag angelegt oder ein bestehender ausgewählt werden, in den die zu berechnenden Mietanpassungszeilen geschrieben werden. Als Mietanpassung Art ist die Option Anp. nach Vergleichswhg. zu hinterlegen. Der Bericht Vergleichsmietenanpassung wird über die Funktion Mietanpassung erstellen aufgerufen.

Im Inforegister Optionen werden die zuvor eingerichteten Parameter automatisch vorgeblendet. Bei Bedarf können diese fallbezogen angepasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die aus der Einrichtung übernommene Kappungsgrenze im Bereich Freiwillige Kappung durch Eingabe eines abweichenden Werts im Feld In Prozent zu übersteuern.

Im Inforegister Einheitenvertrag kann eine gezielte Filterung nach Objekten und Verträgen vorgenommen werden.

Hinweis

Sofern Objekte mit regional abweichenden Kappungsgrenzen zu berücksichtigen sind, empfiehlt es sich, diese im Inforegister Einheitenvertrag gezielt zu filtern und separat in Verbindung mit der freiwilligen Kappung zu verarbeiten. Eine Möglichkeit besteht darin, betroffene Objekte zu einer Objektgruppe zusammenzufassen und diese gezielt im Filter auszuwählen.

Die erstellten Mietanpassungszeilen können in der Liste Mietanpassungsvorschlag über die Funktion Zeilen aufgerufen werden. Eine Übersicht der Vorschläge kann über Vorschlag Mietanpassungen ausgedruckt werden.

Wichtig

Für jede zulässige Anpassung wird der neue Mietpreis ermittelt und eingetragen, der bisherige Wert wird zur Information vorgeblendet. Für Zeilen, für die ein besonderer Vorgang durchgeführt wurde (z. B. Kappungsgrenze) oder für die eine Anpassung nicht zulässig ist (z. B. weniger als 3 Vergleichswohnungen), wird ein entsprechender Hinweis bzw. Fehlermeldungen erstellt, welchen Sie sich über den Drilldown im Feld Alle Fehler/Hinweise ansehen können.

Hinweis

Die Preisfindung bei der Berechnung der Vergleichsmiete erfolgt nach folgender Logik: Es werden unter den vorhandenen Vergleichswohnungen zur Einheit die drei teuersten berücksichtigt. Falls diese sich im Preis unterscheiden, wird der niedrigste Preis dieser drei als Vergleichswert genommen.

Sie können sich die Vergleichswohnungen, die zur Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete herangezogen wurden, über Details/Mietanpassung mit Vergleichseinheiten anzeigen lassen.

Die drei Vergleichswohnungen erhalten im Feld Für Anpassung verwendet einen Haken. Der niedrigste Wert der drei Wohnungen wurde als ortsübliche Vergleichsmiete herangezogen.

Wenn Sie die Mietanpassungszeilen auf Richtigkeit geprüft haben, kennzeichnen Sie diese mit einem Haken im Feld Freigegeben. Sie können die Bearbeitung von der Mietanpassungskarte oder in den Zeilen direkt vornehmen. Um die Zeilen direkt zu bearbeiten, klicken Sie auf Liste bearbeiten.

Sobald die Zustimmung des Mieters vorliegt, setzen Sie in den entsprechenden Zeilen einen Haken im Feld Zustimmung.

Hinweis

Die Bearbeitung der Mietanpassungszeilen ist sowohl in der Liste als auch in der Karte ausschließlich für den Bereich des Bearbeitungsstandes möglich. Durch das Berechnungsverfahren vom Programm ermittelte Daten können nicht manuell geändert werden.

Das Einstellen der neuen Werte für die Sollstellungszeilen der Einheiten erfolgt über Sollstellungszeilen eintragen. Eine Zeile kann nur an die Sollstellungszeilen übergeben werden, wenn die Mietanpassungszeile freigegeben ist und die Zustimmung vorliegt. Nach einem Verarbeitungshinweis werden die Sollstellungszeilen des Vertrages aktualisiert und können über den Aufruf der Sollstellungszeilen im Vertrag eingesehen werden.

Mit der Übergabe der Mietanpassungszeile an die Sollstellungszeilen ist der Vorgang der Mietanpassung abgeschlossen. Die Mietanpassungszeile wird aus dem Mietanpassungsvorschlag entfernt und in einer separaten Tabelle, der Mietanpassung Historie zum Vorgang archiviert. Dazu öffnen Sie die Funktion Historie.
Der Aufruf ist sowohl vom Mietanpassungsvorschlag als auch von den Mietanpassungszeilen aus möglich.

Mieteranschreiben

Für die eingestellten Zeilen können nach der Freigabe Mieteranschreiben mit Word erstellt und ausgedruckt werden. Nutzen Sie hierfür die Funktion Drucken im Menüband. Nach Freigabe der Zeilen können diese in die Sollstellungen übertragen werden. Details zum Thema Word-Anschreiben entnehmen Sie bitte dem Kapitel Word-Anbindung.

Berechnungsfolge der geforderten Miete nach § 558 BGB

Das nachfolgende Schaubild zeigt die Berechnungsfolge für die Ermittlung der neuen Miete in Abhängigkeit von den gesetzlichen Vorgaben. Es wird auf den kleineren Betrag von Kappungsgrenzmiete oder Vergleichsmiete angepasst.

• Ist die Vergleichsmiete höher als die Kappungsgrenzmiete, erscheint der gekappte Absolutwert mit seinem (gerundeten) Relativwert zur Information.
• Ist die Vergleichsmiete geringer als die Kappungsgrenzmiete, erscheint der Absolutwert der Vergleichsmiete als (gerundetes) Produkt von relativer Vergleichsmiete mal Fläche und wird als neue Miete (Betrag neu) gefordert.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass die im Anpassungslauf berechnete relative Miete (EUR/m²) ein auf zwei Stellen gerundeter Betrag ist und nur dann zur Rückrechnung auf die geforderte Miete verwendet werden kann, wenn die geforderte Miete unter der Kappungsgrenzmiete liegt. Sie sollten daher bei der Gestaltung des Mietanpassungsschreibens von Formulierungen absehen, die die neue Miete als relativen Wert in EUR/m² ausweisen, sondern stets nur die absoluten Beträge verwenden.

Verarbeitungshinweise

Bei der Berechnung der Mietanpassungszeilen prüft RELion die Kappungsgrenze, die Kappungsfrist und die Ruhezeit. Anhand des nachfolgenden Fallbeispiels wird die zeilenweise Abarbeitung der möglichen Sollstellungsänderungen zu verschiedenen Terminen erläutert:

Individuelle Mietanpassung

RELion bietet die Möglichkeit, neben den vertraglichen und gesetzlichen Möglichkeiten von Mietanpassungen auch individuelle Mietanpassungen durchzuführen.

• Manuelle Erhöhung
• Zielwert einstellen und
• Zielwert für neue Sollstellung

Hinweis

Beachten Sie, dass in allen Verfahren der Individuellen Mietanpassung keine Fehlercodes verwendet werden, wie dies aus dem Bereich gesetzlicher Mietanpassungen bekannt ist. Eine Einheit erhält eine Mietanpassungszeile, wenn die Filterbedingungen der Verarbeitung erfüllt sind. Ferner sind die Felder Freigegeben und Zustimmung bereits angehakt.

Manuelle Erhöhung

Die Seite Mietanpassungsvorschläge ist über die Suchfunktion aufrufbar. Dort kann ein neuer Vorgang angelegt oder ein bestehender ausgewählt werden. Als Mietanpassung Art ist die Option Manuelle Erhöhung zu hinterlegen.

Im Inforegister Weitere Filter stehen verschiedene Filterkriterien zur Verfügung, unter anderem für das einzuschließende Konto, den Vermietungsstatus und die Nutzungsart.

Im Inforegister Ausführungsfolge werden die Parameter der Anpassung festgelegt.

Im Inforegister Einheitenvertrag kann der Anpassungslauf bei Bedarf auf einzelne Objekte oder/und Einheiten gefiltert werden. Wird keine Abgrenzung eingegeben, erfolgt der Lauf über alle Objekte im Mandanten. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.

Für die ausgewählten Objekte erfolgt nun eine Berechnung von Mietanpassungszeilen. Das Ergebnis können Sie im Fenster Mietanpassungsvorschläge über Zeilen ansehen.

Mit Sollstellungszeilen eintragen veranlassen Sie die Übernahme des Mietanpassungsvorschlages in die Sollstellungszeilen des Vertrages.

Zielwert einstellen

Anstelle eines Erhöhungsbetrags kann ein neuer Mietwert als Zielwert vorgegeben werden. Die Anpassungshöhe variiert dabei je nach Einzelfall, mit dem Ziel, allen in der Auswertung berücksichtigten Mieteinheiten nach Abschluss des Verarbeitungslaufs einen einheitlichen Mietwert zuzuweisen.

Die Seite Mietanpassungsvorschläge ist über die Suchfunktion aufrufbar. Dort kann ein neuer Vorgang angelegt oder ein bestehender ausgewählt werden. Als Mietanpassung Art ist die Option Zielwert einstellen zu hinterlegen. Der Bericht wird über die Funktion Mietanpassung erstellen gestartet.

Im Inforegister Weitere Filter stehen dieselben Filtermöglichkeiten wie im vorherigen Abschnitt zur Verfügung. Zusätzlich kann im Inforegister Einheitenvertrag eine gezielte Einschränkung auf bestimmte Objekte oder Einheiten vorgenommen werden. Erfolgt keine Eingrenzung, wird der Verarbeitungslauf mandantenweit ausgeführt.

Im Inforegister Ausführungsfolge sind die Parameter der Anpassung festzulegen. Diese unterscheiden sich gegenüber dem im vorherigen Kapitel (Manuelle Erhöhung) beschriebenen Bericht.

• Zur Ausführung ist ein Startdatum einzugeben.
• Der Verteilcode wird benötigt, wenn eine verteilcodeabhängige (i.d.R. m²-abhängige) Anpassung durchgeführt werden soll.
• Geben Sie den Anpassungsbetrag entweder als Nettobetrag oder als Nettobetrag pro Verteilcode an. Höhere Werte werden auf den neuen Wert gekappt, wenn Sie den entsprechenden Haken setzen. Das bedeutet, liegt ein vorhandener Sollstellungsbetrag bereits über dem eingegebenen Zielwert, wird er auf den Zielwert reduziert. Ist der Haken nicht gesetzt, bleibt der vorhandene höhere Wert unverändert.
• Mit Aktivierung des Feldes Modernisierung wird der Änderungscode für Modernisierung mitgegeben, ansonsten stellt der Bericht den Code für Manuelle Mietänderung ein.

Mit OK starten Sie die Verarbeitung. Für die ausgewählten Objekte erfolgt nun eine Berechnung von Mietanpassungszeilen.

Zielwert für neue Sollstellung einstellen

Die Funktion Zielwert für neue Sollstellung ähnelt der Funktion Zielwert einstellen, ist jedoch vorgesehen für die erstmalige Erstellung einer Sollstellungszeile zu einem Konto. Sind bereits Sollstellungszeilen zu dem Konto vorhanden, bricht der Bericht die Verarbeitung für diese Fälle ab und stellt einen Fehlerhinweis ein. Die Seite Mietanpassungsvorschläge ist über die Suchfunktion aufrufbar. Dort kann ein neuer Vorgang angelegt oder ein bestehender ausgewählt werden. Als Mietanpassung Art ist die Option Zielwert für neue Sollstellung zu hinterlegen. Der Bericht wird über die Funktion Mietanpassung erstellen gestartet.

Im Rahmen der Verarbeitung ist das entsprechende Sollstellungskonto vorzugeben. Die übrigen Optionen entsprechen den Ausführungsparametern des Berichts Zielwert einstellen. Die Optionen Höhere Werte auf neuen Wert kappen sowie Modernisierung sind nicht enthalten, da sie bei der Erstellung neuer Sollstellungszeilen keine Anwendung finden.

Manuelle Erhöhung wegen § 559 BGB (Modernisierung)

Der Ablauf gleicht dem Verfahren Manuelle Erhöhung und Zielwert einstellen. Durch Setzen des Hakens im Feld Modernisierung wird der für Modernisierungszuschläge eingerichtete Änderungscode in die Sollstellungszeilen übernommen.

Hierdurch wird dieser Erhöhungsvorgang bei der Berechnung im Mietanpassungsverfahren nach der ortsüblichen Vergleichsmiete als Modernisierungsanpassung identifiziert und für die Prüfung der Kappungsgrenze im Kappungszeitraum sowie der Ruhezeit entsprechend herausgerechnet.

Word-Anbindung

Für die Mitteilung an den Mieter im Zusammenhang mit Mietanpassungen können auf Basis der standardmäßig vorhandenen Word-Berichte jeweils individuell angepasste Varianten erzeugt und genutzt werden.

Standardmäßig vorhandene Word-Berichte

Am Beispiel der Anpassung nach Mietspiegel wird nachfolgend der standardmäßig vorhandene Word-Bericht (ID 5052572) beschrieben. Dieser kann in der Folge im Zusammenhang mit dieser Mietanpassungsform als Basis für individuelle Varianten verwendet werden. Für die anderen Mietanpassungsformen stehen analog entsprechende Word-Berichte zur Verfügung.

Erstellung eines Berichtslayouts (Word)

Schritt 1: Exportieren Sie ein vorhandenes Layout, um es als Ausgangspunkt für Ihr eigenes Layout zu verwenden

Beispiel: Anpassung nach Mietspiegel (ID 5052572)

Schritt 2: Öffnen Sie die Datei und passen Sie sie nach Ihren Vorstellungen an

Beispiel: Formatierung ändern => Variable RespCenterSenderData in fett und kursiv

Schritt 3: Speichern Sie Ihre Vorlage unter einem anderen Namen

Schritt 4: Legen Sie ein neues Berichtslayout an und importieren Sie Ihre Vorlage

Schritt 5: Ergebnis

Schritt 6: Verwenden Sie Ihre Vorlage

Wählen Sie im Feld Berichtslayout über die drei Punkte Ihre Vorlage aus.

Hinweis

Dazu weitere Erläuterungen über das Erstellen von Berichtslayouts.

Einfügen von Textvariablen

In jedem Word-Bericht befindet sich eine Auswahl von Textvariablen (Data Set). Diese Variablen können an den gewünschten Stellen im Schreiben eingebunden werden. Das entsprechende Data Set ist im Word-Menü Entwicklertools im XML-Zuordnungsbereich zu finden.

Um eine Variable in den Text einzubauen, setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Text, wählen die betreffende Variable im Data Set und klicken mit der rechten Maustaste auf Inhaltssteuerelement einfügen und anschließend auf Rich-Text oder Nur-Text. Der Unterschied liegt darin, dass bei Rich-Text eine Änderung der Formatierung dieser Variable im Text auf alle Stellen wirkt, an denen diese Variable mit Rich-Text verwendet wurde (eine Mehrfachverwendung der gleiche Variable an verschiedenen Stellen im Text ist möglich), während bei Nur-Text die Formatierung nur für diese eine Verwendung greift (und so unterschiedliche Formatierungen möglich sind).

Hinweis

Falls der Menüpunkt Entwicklertools in MS-Word nicht angezeigt wird, kann es unter Optionen aktiviert werden.

Einfügen von Wiederholungsgruppen

In bestimmten Fällen ist es notwendig, eine Auflistung von Daten im Schreiben abzubilden.

Beispiel: Mietspiegel

Definition im Schreiben:

Ergebnis:

Zur Einbindung einer Wiederholungsgruppe in ein Schreiben ist im DataSet die entsprechende Gruppe auszuwählen (z. B. UnitRentalCharacteristic, URC). Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann anschließend die Funktion Wiederholt aktiviert werden.

Nach der Aktivierung lassen sich wie gewohnt einzelne Textvariablen aus der gewählten Gruppe einfügen.

Wichtig

Wiederholungsgruppen werden typischerweise innerhalb von Tabellen verwendet, wie im Beispiel eines Mietspiegel-Anschreibens dargestellt. Hierzu wird zunächst eine Tabelle in Microsoft Word angelegt, beispielsweise mit zwei Zeilen. In der ersten Zeile werden die gewünschten Überschriften eingetragen.

Um die Datenzeile als Wiederholungsgruppe zu definieren, ist die gesamte Zeile zu markieren und gemäß der oben beschriebenen Vorgehensweise mit der entsprechenden Gruppe zu verknüpfen. Anschließend können die einzelnen Textvariablen in die jeweiligen Felder bzw. Spalten eingefügt werden.

Verfügbare Textvariablen

Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über die verfügbaren Textvariablen in den folgenden Berichten:

• 5052571: Manuelle Erhöhung
• 5052572: Mietanpassung nach Mietspiegel
• 5052573: Mietanpassung nach Vergleichswohnungen
• 5052574: Mietanpassung nach Wirtschaftlichkeitsberechnung

Wichtig

Nicht alle Textvariablen sind in allen Berichten verfügbar. Darüber hinaus werden verfügbare Felder nicht in jedem Fall durch das Programm bedient – da im betreffenden Kontext ggf. nicht befüllbar. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht ggf. nicht der Reihenfolge im Dokument (XML-Zuordnung). Entscheidend sind allein die Feldnamen. Der Bericht 5052279 Indexmieterhöhung Anschreiben verfügt über eigene bzw. andere Textvariablen.

Die meisten Textvariablen tragen sog. Präfixe, die ein Gruppenmerkmal darstellen und bei der Identifizierung und Einordnung helfen können.

Präfixe:

Felder:

2 - Aktualisierung von Indexwerten (Destatis)

Einführung

Das Statistische Bundesamt (Destatis) ist die zentrale Bundesbehörde Deutschlands für die Erhebung, Aufbereitung und Veröffentlichung statistischer Daten zu wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und ökologischen Entwicklungen. Diese Informationen bilden eine wesentliche Grundlage für die Planung, Steuerung und Bewertung politischer Maßnahmen und unterstützen fundierte Entscheidungen in Wirtschaft und Sozialwesen.

Die Statistiken werden über das GENESIS‑Online-Portal bereitgestellt. In RELion wurde eine technische Anbindung an dieses Portal implementiert. Der Zugriff auf die Daten ist grundsätzlich kostenfrei, erfordert jedoch eine Registrierung, um den Webservice nutzen zu können, an den RELion angebunden ist.

Über die implementierte Schnittstelle können Indexwerte effizient und in Echtzeit aus dem Webservice abgerufen werden. Dadurch wird die Aktualität und Genauigkeit der Daten für interne Analysen und Berichterstattungen verbessert. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Pflegeaufwand sowie die Fehleranfälligkeit bei der Aktualisierung der Indexreihen.

Einrichtung

Destatis Einrichtung

Für die Einrichtung der Schnittstelle wird zunächst ein Token benötigt. Dieser ist für die Authentifizierung bei der Schnittstelle notwendig.

1. Registrieren bei https://www-genesis.destatis.de/datenbank/online/

2. Nach der Anmeldung kann über Webservice-Schnittstellen (A) und anschließend Token Kopieren (B) der Token in die Zwischenablage kopiert werden.
   

3. Anschließend kann dieser Token in RELion in der Einrichtung eingefügt werden.
   

Indexcodes und Indexreihen

Bei den Indexreihen kann nun ein Online Index Verfahren hinterlegt werden.

Die verfügbaren Online‑Verfahren entsprechen den unterschiedlichen, vom Statistischen Bundesamt (Destatis) bereitgestellten, Indexreihen. Wird ein Verfahren ausgewählt, wird die vorhandene Indexreihe zunächst bereinigt. Dabei werden alle Einträge gelöscht, die bislang in keinem Vertrag verwendet wurden.

Anschließend kann über die Funktion Update vom Onlinedienst die Indexreihe mit den aktuellen Daten des Webservice aktualisiert werden.

Update Indexes

Die Aktion Update vom Onlinedienst startet den Bericht Update Indexes und aktualisiert die im Filter der Request Page ausgewählten Indexreihen (Mehrfachauswahl möglich).

Dieser Bericht kann alternativ auch über die Suchfunktion aufgerufen werden.

Hinweis

Wird kein Index‑Code‑Filter gesetzt, verarbeitet der Bericht automatisch alle Indexreihen, für die ein Online‑Verfahren hinterlegt wurde.

Start‑ und Enddatum sind optional. Standardmäßig wird als Startdatum der 01.01.1990 und als Enddatum der letzte Tag des aktuellen Jahres verwendet. Über die Schaltfläche OK kann der Aktualisierungsvorgang gestartet werden. Der Bericht kann zudem in einer Aufgabenwarteschlange (z. B. monatlich) eingeplant werden, um die Indexreihen regelmäßig automatisch zu aktualisieren.

Nach Abschluss des Berichts sind die Indexreihen mit den aktuellen Daten aus dem Onlinedienst gefüllt bzw. aktualisiert.

3 - Indexmietanpassung

Einführung

Gegenstand dieser Anwenderdokumentation ist die Einrichtung und die Verarbeitung von Mietanpassungen in RELion auf Basis einer Indexvereinbarung.

Die künftige Miethöhe wird dabei von der Entwicklung des Preises anderer Güter und Leistungen abhängig gemacht, dem sog. Preisindex. Die Indexveränderung ist die relative oder absolute Differenz zweier Indexwerte, die durch einen Ausgangswert (Index Basiswert) zum Stichtag 1 (Index Bezug) und einen Vergleichswert (Index aktueller Wert) zum Stichtag 2 (Index aktuelles Datum) eindeutig bestimmt wird.

Der Vergleichswert zum Stichtag ist entweder allein durch ein bestimmtes Datum (Anpassungsintervall zum Bezugsdatum) oder aber durch eine bestimmte Wertänderung (kritischer Wert als Differenz gegenüber Bezugswert, sog. Schwellenwertanpassung) oder aber durch eine Kombination von Datum und Wertänderungsschwelle bestimmt. Die tatsächliche Mietanpassung aufgrund der Indexveränderung hängt von verschiedenen individuellen Vertragsvereinbarungen ab (Fälligkeit, Ruhezeit, Kappungsgrenze, Anteilige Weitergabe etc. …). In RELion haben Sie die Möglichkeit, sowohl die gestalterischen Möglichkeiten eines frei verhandelten gewerblichen Mietvertrages als auch die mit den gesetzlichen Einschränkungen versehenen Wohnungsmietverträge abzubilden und für die Überwachung und automatisierte Indexmietanpassung einzurichten.  

Einrichtung

Indexreihen

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Global-Indexcodes. In der Tabelle Global-Indexcodes werden die im Unternehmen benötigten Indexreihen mit einem eindeutigen Code und einer Beschreibung hinterlegt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Tabelle mandantenübergreifend ist und die Werte daher nur einmal in der Datenbank erfasst bzw. aktualisiert werden müssen.

Erfassung der Indexwerte

Es können die Indexwerte manuell wie hier weiter beschrieben gepflegt werden. Alternativ können die Werte automatisch über DeStatis gepflegt werden. Markieren Sie die Indexreihe, für die Sie Werte erfassen möchten und rufen die Werteliste über Details/Indexverwaltung auf.

In der Liste Global-Indexverwaltung erfassen Sie die Indexwerte zu den einzelnen Indexreihen (Spalte Indexcode) mit Startdatum und Index zeilenweise. Das Feld Beschreibung wird vom Code übernommen. Die Erfassung muss stets mit dem Monatsersten beginnen. Die Indexreihen werden nur monatsbezogen veröffentlicht. Aus technischen Gründen muss allerdings ein genaues Kalenderdatum vorgegeben werden.

Aktualisierung der Indexwerte in allen Verträgen

Auf der Seite Global-Indexverwaltung haben Sie die Möglichkeit, die Vertragsindexwerte für alle Mandanten zu aktualisieren. Über die Funktion Vertragsindexdaten aktualisieren im Menüband haben Sie die Möglichkeit, die Aktualisierung der Indexdaten für das neue Datum in der Vertragsverwaltung anzustoßen.

Markieren Sie hierzu die aktuelle Zeile (z. B. 01.07.2023) und starten Sie die Verarbeitung mit Bestätigung von Ja.

Dies ist in den Fällen notwendig, in denen das Basisdatum der Indexvereinbarung in der Zukunft lag, als der Vertrag in RELion erfasst wurde (z. B. für zukünftige Verträge oder einen zukünftigen Indexstart) und daher zum Zeitpunkt der Datenerfassung kein Indexwert vorlag. Alle Verträge mit dem Basisdatum und dem Indexcode der markierten Zeile werden sodann aktualisiert.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion mandantenübergreifend die Vertragsdaten aktualisiert. Verträge, für die bereits eine Indexmietanpassungshistorie vorliegt, werden mit dieser Funktion nicht verändert.

Über die Funktion Vertragsindexdaten für alle Codes aktualisieren haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Aktualisierung aller Verträge anzustoßen.

Hinweis

Diese Funktion dient der Neuberechnung der Vertragsindexwerte, die dann notwendig werden kann, wenn der Code getauscht oder die Indexreihe eines Codes überschrieben wurde.

Nummernserie für die Ausgangsbelege

Über die Suchfunktion öffnen Sie RE Einrichtung.

Hinterlegen Sie im Feld Indexanschreiben Nummern die Nummernserie, die Sie für die Erstellung der Mietanpassungsschreiben als Belegnummer verwenden wollen. Die Einrichtung einer Belegnummer ist im Rahmen der Indexmietanpassung obligatorisch.

Rundungsmethode für die Indexmietberechnung

Wählen Sie im Inforegister Mietanpassung im Feld Rundungsmethode Indexmietanpassung die gewünschte Rundungsmethode für die Berechnung des Anpassungsprozentsatzes. Sie können wählen zwischen:

• kaufmännisch und
• abrunden

Bei der Option kaufmännisch rundet RELion den Anpassungsprozentsatz kaufmännisch auf eine Nachkommastelle auf- bzw. ab. Diese Option ist standardmäßig voreingestellt. Bei der Option abrunden wird immer auf eine Nachkommastelle abgerundet. Dies bedeutet, dass außer der ersten Nachkommastelle alle weiteren Nachkommastellen ignoriert bzw. „abgeschnitten“ werden.

Hinweis

Nach einem Urteil des BGH vom 07.11.2012 (Nr. XII ZR 41/11) darf eine zweite Nachkommastelle bei der Berechnung der prozentualen Veränderung zweier Indexwerte nicht berücksichtigt werden. RELion rundet bei der Indexmietberechnung daher standardmäßig kaufmännisch auf 1 Nachkommastelle. Aus einer Veränderung von bspw. 10,15 % werden so 10,2 %. Analog verfährt auch das Statistische Bundesamt bei seinen Beispielrechnungen (“Wertsicherungsrechner”). Allerdings kann das BGH-Urteil auch dahingehend interpretiert werden, dass nach der ersten Nachkommastelle abgerundet bzw. abgeschnitten werden muss. Eine Veränderung von bspw. 10,15% würde dann zu 10,1 %. Leider gibt das BHG-Urteil mit seinem Beispiel (einer Veränderung von 10,01%) keinen eindeutigen Hinweis darauf, welches der beiden Verfahren anzuwenden ist. Mit der oben beschriebenen Option haben Sie die Wahl, welche der beiden Varianten bei Ihnen Anwendung finden soll. Die RELion Indexmietanpassung reagiert dann entsprechend.

Exkurs Erfassung der Indexvereinbarung im Vertrag

Die Erfassung der Indexvereinbarungen ist Bestandteil der Vertragsverwaltung und wird in der Dokumentation Mietverwaltungsverträge behandelt. Der Vollständigkeit halber werden die Einrichtungsparameter des Mietvertrages hier kurz wiedergegeben:

Wählen Sie über die Suche Mietverträge und öffnen Sie die Liste der Verträge, z. B. Gewerbemietverträge. Markieren Sie die Vertragszeile, die Sie bearbeiten wollen und öffnen Sie den Mietvertrag. Öffnen Sie über Mietvertragsklauseln die Option Indexdaten.

Zur Erfassung der Indexvereinbarung öffnen Sie über +Neu eine neue Aufgabenseite, zur Ansicht oder zur Bearbeitung einer bestehenden Indexvereinbarung wählen Sie entsprechend Ansicht oder Bearbeiten. Im Inforegister Allgemein wird definiert, wie RELion eine Indexveränderung als Basis für eine zulässige Mietanpassung interpretieren soll.

Bezeichnung	Beschreibung
Vertragsnr.	Indexvereinbarungen werden zu der hier angegebenen Vertragsnummer gespeichert. Pro Vertrag können beliebig viele Indexvereinbarungen erfasst werden.
Index Bezeichnung	Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Indexvereinbarung ein, die Sie anlegen möchten.
Sollstellungsart	Hier kann auf eine Sollstellungsart abgegrenzt werden, für die die indexabhängige Anpassung durchgeführt werden soll.
Indexcode	Über die Auswahl des Indexcodes legen Sie fest, auf welche Indexreihe Bezug zu nehmen ist.
Index Bezug	Geben Sie das Datum ein, zu dem der Bezugswert der Indizierung erstmals berechnet werden soll. Der Wert wird nach einer durchgeführten Index-Mietanpassung automatisch hochgesetzt, da das Datum der Erhöhung danach den neuen Ausgangspunkt der nächsten Berechnung markiert.
Index aktuelles Datum	Gibt das Datum wieder, zudem die Indexreihe letztmalig gepflegt wurde.
Anpassungsart	Die Anpassungsart bestimmt die Kriterien, die erfüllt sein müssen, um bei einer Indexveränderung eine zulässige Mietanpassung zu erkennen.
	Kritischer Wert Der kritische Wert ist der errechnete Indexwert, der die definierte Differenz ausgehend vom Basiswert markiert. Eine Mietanpassung ist zulässig, wenn der Index aktueller Wert (entspricht dem zum aktuellen Datum gültigen Indexwert) den Index Kritischer Wert erreicht oder überschreitet.
	Anpassungsdatum Das Anpassungsdatum errechnet sich aus dem Startdatum des Index Bezug zuzüglich der im Feld Anpassungsintervall definierten Zeitspanne. Eine Mietanpassung ist zulässig, wenn das Anpassungsintervall abgelaufen ist. Beides – was zuerst (Eine von beiden Bedingungen muss erfüllt sein) Bei dieser Option ist eine Mietanpassung zulässig, wenn entweder der Index Kritischer Wert erreicht wird oder das Anpassungsintervall abgelaufen ist.
	Beides gleichzeitig (Beide Bedingungen müssen erfüllt sein) Bei dieser Option ist eine Mietanpassung nur zulässig, wenn sowohl der Index Kritischer Wert erreicht wird als auch das Anpassungsintervall abgelaufen ist.
Erhöhungsart	Die Erhöhungsart bestimmt, auf welche Art der Index Kritischer Wert einer Indexveränderung berechnet werden soll. Erhöhung %: Die relative Veränderung des Indexwertes zwischen dem Index Basiswert und dem im Feld Erhöhung % vorgegebenen Wert bestimmt den kritischen Wert. Erhöhung Punkte: Die absolute Veränderung des Indexwertes zwischen dem Index Basiswert und dem im Feld Erhöhung Punkte vorgegebenen Wert bestimmt den kritischen Wert.
Erhöhung %	Geben Sie den Prozentwert als Dezimalzahl ein, der in Verbindung mit der Option Erhöhungsart Erhöhung % zur Berechnung des Index Kritischer Wert benötigt wird.
Erhöhung Punkte	Geben Sie hier den Punktezuwachs als Dezimalzahl ein. Dieser wird in Verbindung mit der Option Erhöhungsart Erhöhung Punkte zur Berechnung des Index Kritischer Wert benötigt.
Anpassungsintervall	Das Anpassungsintervall markiert den Zeitraum, nach dessen Ablauf ausgehend vom Datum Index Bezug, eine Indexveränderung betrachtet werden soll.
Standard Index	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie möchten, dass dieser Index als Standard Index verwendet wird. Somit wird dieser Index bei allen weiteren Vertragszeilen hinterlegt. Wichtig: Die Indexvereinbarung muss den jeweiligen Vertragszeilen zugeordnet werden, dies kann erreicht werden durch die Kennzeichnung, Haken bei Standardindex oder die manuelle Zuordnung des Indexcodes in der jeweiligen Vertragszeile.
Bemerkung	Hinterlegen Sie eine Bemerkung, welche in der Indexliste mit angezeigt wird.
Vertragsklasse	Wird zu der ausgewählten Vertragsnummer ermittelt und angezeigt.
Anpassung gesperrt	Wird der Schieberegler auf aktiv gesetzt, wird der betreffende Vertrag bei einem Index-Mietanpassungslauf nicht berücksichtigt.
Sperrgrund	Sofern Sie das Feld Anpassung gesperrt aktivieren, können Sie hier einen Sperrgrund hinterlegen.
Konto Nr. Filter	In diesem Feld kann die Anwendung der Indexanpassung auf ein oder mehrere bestimmte Konten begrenzt werden. Der Filter kann auch additiv mit dem Filter im Feld Sollstellungsart verwendet werden.
Index Basiswert	Zeigt den Wert aus der Indexreihe zum Datum im Feld Index Bezug an.
Index aktueller Wert	Zeigt den Wert aus der Indexreihe zum Datum im Feld Index aktuelles Datum an.
Index kritischer Wert	Zeigt den kalkulierten Wert auf Basis des Wertes im Feld Index Basiswert und der Erhöhungsparameter an.
Kritisches Anpassungsdatum	Zeigt das kalkulierte Datum an, zu dem eine Anpassung auf Basis des Datums im Feld Index Bezug und dem Anpassungsintervall möglich ist.
Fehlprozent	Anzeige der Berechnung der relativen Differenz auf Basis des aktuellen Wertes zum Kritischen Wert.
Fehlpunkte	Anzeige der Berechnung der absoluten Differenz auf Basis des aktuellen Wertes zum Kritischen Wert.

Im Inforegister Anpassung werden die Einstellungen vorgenommen, die die Berechnung der Mietanpassung hinsichtlich der Höhe und Fälligkeit bestimmen.

Zum Abschluss der Vertragsdatenerfassung ist die Indexvereinbarung noch einer bestimmten Vertragszeile zuzuweisen. Dies muss immer geschehen, auch wenn der Vertrag nur eine Vertragszeile enthält. Wenn Sie den Index als Standardindex definiert haben, erfolgt die Zuweisung auf die bestehenden Vertragszeilen automatisch.

Die manuelle Zuweisung können Sie durch Auswahl der gewünschten Indexvereinbarung im Feld Index Bezeichnung des Inforegisters Einheiten in der Aufgabenseite Mietvertrag vornehmen:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Sie grundsätzlich mehrere Indexvereinbarungen zu einem Mietvertrag hinterlegen können. Diese sind dann jeweils einzeln den betroffenen Einheitenverträgen zuzuweisen.

Wichtig

Es können mehrere Indexvereinbarungen pro Vertrag gelten, aber jeweils nur genau eine pro Einheitenvertrag. Es ist somit nicht möglich, innerhalb der Einheit verschiedene Vereinbarungen zu verwalten.

Prozessablauf

Der Ablauf ist für eine monatlich wiederkehrende Arbeitsweise konzipiert. Mit jeder Änderung der Liste der Indexwerte (in der Regel somit monatlich) ist eine Prüfung und Verarbeitung der Ergebnisse vorgesehen.

Schematische Darstellung einer Indexveränderung:

In der Datenbank gespeichert werden die Stammdaten Stichtag 1, der Ausgangswert sowie die Parameter der Indexveränderung, die Wertänderung (absolut oder relativ) oder das Intervall (Zeitverlauf). Der Stichtag 1 (Indexbezug) gibt als Ausgangswert den Index Basiswert an. Der Vergleichswert am Stichtag 2 (Index aktueller Wert) wird durch das vom Anwender vorzugebende Berechnungsdatum bestimmt.

Zum Berechnungsdatum wird in RELion geprüft, ob anhand der definierten Anpassungsarten die Voraussetzung einer definierten Indexveränderung gegeben sind oder nicht. Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird die weitere Berechnung der Mietanpassung auf Basis des Berechnungsdatums und dem dazu korrespondierenden Indexwert in Kombination mit den übrigen Anpassungsbedingungen vorgenommen.

Wichtig

Die Prüfung auf eine mögliche Anpassung erfolgt immer zum vorgegebenen Stichtag 2 (Berechnungsdatum). Eine ggf. frühere Anpassungsmöglichkeit kann gegeben sein. Darauf wird im Prüfprotokoll hingewiesen. Soll auch die Miete zu dem ggf. früheren Termin angepasst werden, muss die Verarbeitung mit entsprechend früherem Berechnungsdatum veranlasst werden.

Der Ausgangswert wird unter Bezugnahme auf eine bestimmte Indexreihe in einer separaten Tabelle erfasst und ist dort entsprechend der Veröffentlichung des Statistischen Bundesamtes durch den Anwender fortzuschreiben (siehe Kapitel Indexreihen und Erfassung der Indexwerte).

Indexprüflauf und Indexprüfprotokoll

RELion bietet Ihnen mithilfe des Indexprüfprotokolls die Möglichkeit, Ihren Verwaltungsbestand auf mögliche Indexanpassungen hin zu überprüfen und zulässige Mietanpassungen in einen Mietanpassungsvorschlag zur weiteren Verarbeitung einstellen zu lassen.

Hinweis

Bei der Prüfung einer möglichen Indexanpassung wird zunächst die Indexveränderung des Index Basiswertes gegenüber dem vorzugebenen Berechnungsdatum ermittelt und bei Erfüllung der Änderungskriterien (Wert und/oder Datum) mit den Kriterien der Mietanpassungsoptionen abgeglichen. Das Ergebnis der Prüfung nebst ergänzenden Informationen wird im Prüfprotokoll aufbereitet und zur Ansicht und weiteren Bearbeitung bereitgestellt.

Öffnen Sie den Bericht Mietvertragindexerh. Prüfliste über die Suche.

Im Inforegister Optionen geben Sie das Berechnungsdatum (das Datum aus der Indexreihe, dessen Entwicklung gegenüber dem Basiswert betrachtet werden soll) und das Mitteilungsdatum (das Datum, zu dem Sie den Mieter über die Mietanpassung informieren) vor. Im Feld Indexcode wählen Sie die Indexreihe aus, für die eine Berechnung erfolgen soll. Im Feld Nur fällige Einheitenverträge können Sie die Verarbeitung der Prüfung auf die Verträge beschränken, die zum Berechnungsdatum fällig sind. Wollen Sie Ergebnisse für alle Verträge sehen, deaktivieren Sie das Feld.

Im Inforegister Einheitenvertrag schränken Sie bei Bedarf die zu prüfenden Verträge ein.

Hinweis

Sie können den Prüfbericht auch auf der Seite der Indexverwaltung über Prüfliste Mietanpassung starten oder auf der Seite Mietanpassungsvorschläge über Indexerhöhung.

Starten Sie den Bericht mit Seitenansicht oder Drucken. Nach Verarbeitung erhalten Sie einen Hinweis, dass ein Prüfprotokoll erstellt wurde. Mit Ja gelangen Sie zur Übersicht Indexmietanpassung Protokoll, gefiltert auf den gerade erstellten Protokolleintrag:

Hinweis

Das Protokoll können Sie auch später noch aufrufen über die Suche Indexmietanpassung Protokoll.

Sie erhalten eine Auswertung zu den vom Bericht zum vorgegebenen Berechnungsdatum berechneten Daten und können die Ergebnisse nun vertragsweise überprüfen. Alle beim Start der Mietvertragindexerh. Prüfliste vorgegebenen Werte werden in den Feldern des Prüfprotokollkopfes angezeigt. Die Prüfprotokolle werden fortlaufend nummeriert. Der Anwender, der die Verarbeitung gestartet hat und das Datum der Verarbeitung werden ebenfalls angezeigt. Mit Ansicht öffnen Sie die Indexmietanpassungsprotokollkarte, die alle Informationen zum Prüflauf enthält. Neben detaillierten Informationen, die in optional einzublendenden Infoboxen bereitgestellt werden, werden hier die Ergebnisse des Prüflaufs zusammengefasst dargestellt. Im Inforegister Allgemein werden die Daten des Protokollkopfes angezeigt. Diese entsprechen der bei der Verarbeitung der Mietvertragindexerh. Prüfliste vorgegebenen Parameter und Filter.

Im Inforegister Status werden einige Daten zum Vorgang und Fortgang der Vorgangsbearbeitung angezeigt. Im Inforegister Indexerhöhungszeilen werden alle Datensätze angezeigt, die vom Prüflauf verarbeitet wurden.

Die Verarbeitung erfolgt kontenweise zur Einheit des Vertrages. Die Liste kann nach allen Spalten gefiltert oder sortiert werden. Die Spalten können bei Bedarf ein- und ausgeblendet und nach Belieben angeordnet werden. Ein Export nach Excel ist möglich. Der Menübefehl Excel Ausgabe Übersicht im Menüband erzeugt eine Tabellenansicht aller Spalten, unabhängig davon, ob diese tatsächlich auf der Indexmietanpassungsprotokollkarte eingeblendet wurden oder nicht. Diese Tabellenansicht kann sodann über die Standardfunktion In Excel öffnen nach Excel exportiert werden, um für weitere Analysen oder auch den Ausdruck auf Papier aufbereitet zu werden.

Hinweis

Eine Indexmietanpassung wird Ihnen vorgeschlagen, wenn – je nach Anpassungsart – zum vorgegebenen Berechnungsdatum:

• der kritische Wert erreicht bzw. überschritten ist und/oder
• das Anpassungsintervall abgelaufen ist und
• das Datum früheste Anpassung abgelaufen (oder nicht definiert) ist.

Die Prüfroutine in RELion gleicht stets den zum Berechnungsdatum hinterlegten Index mit dem der Basis ab. Bitte beachten Sie, dass die Systematik der Indexmietanpassung in RELion dabei unterstellt, dass dieser Prüfprozess monatlich durchgeführt wird. Haben Sie also längere Zeit keine Prüfroutinen durchlaufen, sollten Sie mit dem Berechnungsdatum beginnen, welches dem zuletzt geprüften Berechnungsdatum folgt.

Über die Funktion Mietanpassungszeilen erstellen können die Prüfzeilen des Indexprüflaufes an einen Mietanpassungsvorschlag zur weiteren Verarbeitung, wie im nachfolgenden Abschnitt beschrieben, übergeben werden.

Mietanpassungsvorschlag erstellen

Ausgangsbasis für die Erstellung eines Mietanpassungsvorschlages ist das Indexprüfprotokoll. Um einen Mietanpassungsvorschlag für Indexmietanpassungen zu erstellen, wählen Sie auf der Indexmietanpassungsprotokollkarte im Menü Mietanpassungszeilen erstellen.

Der Bericht Mietanpassungszeilen erstellen öffnet sich:

Wählen Sie im Inforegister Optionen den Mietanpassungsvorschlag aus.

Wichtig

Der betreffende Mietanpassungsvorschlag muss die Mietanpassungsart Indexmietanpassung haben bzw. mit dieser angelegt worden sein.

Im Inforegister Indexmietanpassungszeilen Protokoll können Sie bei Bedarf die Verarbeitung auf bestimmte Datensätze des Prüfprotokolls einschränken. Bestätigen Sie mit OK.

In den ausgewählten Mietanpassungsvorschlag wurden die Datensätze möglicher Mietanpassungen vom Bericht Mietanpassungszeilen erstellen eingestellt. Die Verarbeitung schließt mit einem Hinweis ab.

Bestätigen Sie den Hinweis mit Ja, dann öffnet sich die Übersicht Mietanpassungszeilen des betroffenen Mietanpassungsvorschlags.

Es werden alle fehlerfreien Zeilen des Indexmietanpassungsprotokolls in den Mietanpassungsvorschlag übergeben. Der Status im Feld Anpassungszeile erstellt der Indexmietanpassungsprotokollkarte ändert sich von Nein auf Ja.

Hinweis

Sofern bei der Verarbeitung im Bericht Mietanpassungszeilen erstellen kein Filter im Inforegister Indexmietanpassungszeilen Protokoll gesetzt wurde, sind alle fehlerfreien Zeilen an den Mietanpassungsvorschlag übergeben worden. Ggf. über den Filter ausgeschlossene Datensätze können jederzeit nachverarbeitet werden, indem die Funktion über Mietanpassungszeilen erstellen erneut angestoßen wird. Eine bereits an den Mietanpassungsvorschlag übergebene Zeile kann nicht erneut übergeben werden, es sein denn, alle Zeilen des Mietanpassungsvorschlags werden gelöscht, dann ändert sich der Wert von Ja wieder auf Nein.

Indexmietanpassungsvorschlag

Der Mietanpassungsvorschlag stellt den Arbeitsvorrat eines Mietanpassungsvorgangs dar. Dazu wählen Sie über die Suche die Tabelle Mietanpassungsvorschläge.

In den Zeilen der Mietanpassungsvorschläge sehen Sie die Anzahl der verarbeiteten Zeilen in der Spalte Zeilen. Sie können von dort direkt in die Mietanpassungszeilen wechseln. Alternativ markieren Sie den betreffenden Mietanpassungsvorschlag und wählen Details/Zeilen im Menüband aus.

Sie erhalten alle relevanten Informationen zu den zu ändernden Sollstellungsbeträgen zeilenweise pro Einheitenvertrag und Konto. Über Berichte/Vorschlag Mietanpassungen im Menüband können Sie einen Bericht mit den relevanten Daten zur Mietanpassung erstellen.

Erweiterte Ansichten und Gruppierungen

Ausgehend von der Übersicht der Mietanpassungsvorschläge haben Sie in der Spalte Vertragszeilen die Möglichkeit, sich die vertragsbezogenen Indexanpassungen anzeigen zu lassen.

Alle Zeilen des Mietanpassungsvorschlages sind in dieser Ansicht zum Vertrag zusammengefasst. Markieren Sie die Zeile, deren Daten Sie betrachten wollen und öffnen Sie mit Verwalten/Ansicht die Detailansicht auf die vertragsbezogene Mietanpassung. Die Seite ist in acht Inforegister gegliedert. Im Inforegister Allgemein sind die vertragsbezogenen Daten der Mietanpassung zusammengefasst.

Die Details zu der vertragsbezogenen Mietanpassung sind in den Inforegistern Mietanpassung Erweiterungszeilen Einheiten und Mietanpassung Erweiterungszeilen Konto zusammengefasst.

Sämtliche aktuelle Einheiten und Konten des Vertrages, ungeachtet einer tatsächlich vorgenommen Mietanpassung (Feld Angepasst = Ja) werden übersichtlich dargestellt. Personenbezogene Daten zu Empfänger, Eigentümer, Verwalter und Bearbeiter werden in gleichnamigen Inforegistern zusammengestellt.

Im Inforegister Nachzahlung werden die vertragsbezogenen Summen der Nachforderungen dargestellt.

Wichtig

Die Zusammenfassung zum Vertrag erfolgt auch dann, wenn unterschiedliche Indexvereinbarungen innerhalb des Vertrages bestehen. Unterschiedliche Indexvereinbarungen innerhalb eines Vertrages können dazu führen, dass das Wirksamkeitsdatum der Mietanpassung innerhalb des Vertrages in einem Anpassungslauf zu unterschiedlichen Terminen eintritt. Die Nachzahlung wird je Konto taggenau berechnet, allerdings kann das Wirksamkeitsdatum nicht immer eindeutig pro Vertrag sein. Bitte beachten Sie diesen Effekt, falls Sie Verträge verwalten, die mit unterschiedlichen Indexvereinbarungen eingerichtet sind und zu unterschiedlichen Terminen wirksam werden!

Die Anzahl der Perioden im Feld Anzahl Nachzahlung ist nicht immer genau. Die Differenz aus einer Nachberechnung erfolgt taggenau. Bei Änderungen der Miete, die nicht zum Monatsanfang wirksam werden, führt die Anzahl der Nachzahlungsperioden nicht zwingend zu dem errechneten Nachzahlungsbetrag.  

Mieteranschreiben

Ausgehend vom Mietanpassungsvorschlag haben Sie die Möglichkeit, ein Anschreiben an den Mieter zu erstellen. Wählen Sie über die Suche Mietanpassungsvorschläge. Über die Funktion Drucken starten Sie die Druckaufbereitung des Indexmietanpassungsschreibens.

Wichtig

Sie können auf den Mietanpassungsvorschlag nur so lange zugreifen, bis dieser verarbeitet wurde. Achten Sie daher darauf, dass Sie die Anschreiben erstellen, bevor Sie die Mietanpassung tatsächlich auch durchführen.

Mieteranschreiben RELion Report

Für die Mitteilung der Mietanpassung an den Mieter befindet sich ein fertiges Anschreiben, welches in den allermeisten Fällen bereits alle notwendigen Angaben enthält und hinsichtlich des Layouts an die bereits bestehenden Ausgangsbelege von RELion angepasst ist.

Optional können Sie sich die Ausgabe der Details der Konten pro Einheitenvertrag anzeigen lassen. (Einheitennachweis anzeigen) und die Ausgabe auf einen bestimmten Vertrag eingegrenzt werden (Filterbereich: Mietanpassung Vertrag).

Musterausdruck:

Die Berichtstexte können zum Bericht ID 5052279 anwenderbezogen eingerichtet werden. Folgende Bedingungen und Variablen stehen zur Verfügung: Bedingungen in [xx]:

Es kann zwischen Wohnraummietvertrag und sonstigen Mietverträgen unterschieden werden, um unterschiedliche Textbausteine anwenden zu können. Ferner kann in Abhängigkeit von der Zahlweise des Mieters (Sepa Mandat ja/nein) ein unterschiedlicher Text eingerichtet werden. Für den Fall, dass eine Nachzahlung vorliegt, kann ebenfalls ein bestimmter Text eingerichtet werden. Variablen in [xx]:

Beträge, Datumsfelder und Bankverbindungen des Debitors können im Falle einer Lastschrift im Text angesprochen werden.

Mieteranschreiben mit Word

Falls Sie mehr Flexibilität bei der Gestaltung des Mieteranschreibens benötigen, können Sie den programmierten Bericht aus dem Mietanpassungsvorschlag verwenden und mit einem eigenen Word-Layout versehen. Die Berichts-ID für den Basisbericht, der die notwendigen Daten enthält, ist die 5052279. Über die Suche öffnen Sie die Tabelle Benutzerdefinierte Berichtslayouts, um ein benutzerdefiniertes Layout zu erstellen. Wählen Sie im Menüband Neu, um ein neues integriertes Layout für Berichte zu erstellen.

Geben Sie im Feld Berichts-ID die 5052279 ein. Dazu aktivieren Sie das Feld Word-Layout einfügen und bestätigen mit OK. Sie haben nun ein eigenes Word-Layout zur Verfügung, welches Sie nutzen bzw. nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Hierzu wählen Sie die Funktion Layout exportieren. Anschließend können Sie das Dokument mit MS Word bearbeiten und wieder einlesen mit der Funktion Layout importieren. Nähere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Microsoft Hilfe Erstellen und bearbeiten von benutzerdefinierten Layouts für Berichte und Dokumente.

Mietanpassungsvorschlag verarbeiten

Haben Sie den Mietanpassungsvorschlag überprüft und die Mitteilungen an den Mieter versendet, schließen Sie den Mietanpassungsprozess ab, indem Sie die Mietanpassungszeilen an die Mietsollstellungszeilen übergeben. Wählen Sie dazu im Menüband des Mietanpassungsvorschlags die Funktion Sollstellungszeilen eintragen.

Hinweis

Es werden bei Ausführung der Funktion alle Sollstellungszeilen übertragen, die fehlerfrei sind und im Feld Freigegeben einen Haken haben. Wenn Sie einzelne fehlerfreie Zeilen von der Bearbeitung ausschließen wollen, muss der Freigabehaken dort entfernt werden. Die Funktion kann alternativ auch von den Mietanpassungszeilen aus aufgerufen werden.

Zur Überführung der Mietanpassungszeilen in die Sollstellungszeilen des Vertrages bestätigen Sie mit Ja. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhalten Sie einen Hinweis mit der Angabe zur Anzahl verarbeiteter Zeilen.

Für den Zeitraum, für den Mieten vor der Anpassung bereits gebucht wurden und für die die Mietanpassung nun rückwirkend wirksam wird, werden Vertragsänderungen gespeichert, die Sie im Rahmen der Überprüfung von rückwirkenden Konditionsänderungen auf der Startseite des Rollencenters über die Kachel Vertragsänderungen einsehen und bearbeiten können. Die bereits gebuchten Mieten werden dort dann für den Zeitraum der rückwirkenden Mietanpassung ausgebucht. Um die neuen Sollstellungszeilen nach der Anpassung zu buchen, machen Sie einen neuen Sollstellungslauf und buchen Sie danach das Sollstellungsbuchblatt.

4 - Mietrechnung

Einführung

Bei der Mietrechnung im Sinne dieses Moduls handelt es sich um eine Mitteilung des Vermieters an den Mieter bezüglich der vom Mieter zu zahlenden Beträge. Gemäß Umsatzsteuergesetz ist der Mieter nur zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, wenn der Vermieter unter Wahrung der Vorgaben des Gesetzes erforderliche Angaben im Mietvertrag gemacht hat und bei Änderung der vom Mieter zu zahlenden Beträge entsprechende Angaben aktualisiert. Mit diesem Modul soll dem RELion Nutzer die Möglichkeit gegeben werden, die vom Gesetzgeber geforderten Angaben in einer Mitteilung zusammenzufassen und auf diese Weise dem Mieter ein Dokument zur Verfügung zu stellen, welches die aktuellen vertraglich vereinbarten Zahlbeträge enthält.

Hinweis

Auch wenn in diesem Modul der Begriff Rechnung oder Mietrechnung oder Dauermietrechnung verwendet wird, ist das Rechnungsdokument gem. dieses Moduls keine Rechnung im kaufmännischen Sinne (also keine Abrechnung einer erbrachten Leistung), sondern lediglich eine Information über die aktuelle Zahllast, zu dem Zweck, dass der Vorsteuerabzug durch den Leistungsempfänger dadurch erleichtert wird, dass in diesem Beleg die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG enthalten sind, nicht aber zu dem Zweck, dass dieses Dokument den Vorsteuerabzug überhaupt erst ermöglicht.

Prozessablauf

Einrichtung

Über die Suche die Mietrechnung Einrichtung öffnen.

Im Inforegister Allgemein die Nummernserien für Vorgangs- und Belegnummern sowie den zu verwendeten Sachbearbeiter-Rollencode auswählen.

Der Sachbearbeiter wird aus der Tabelle der Objektbearbeiter zur Objektnummer des verarbeiteten Mietvertrages ermittelt. Bei der Erstellung der Mietrechnung kann der Sachbearbeiter noch nachträglich geändert werden (siehe Kapitel Mietrechnungen erstellen).

Im Inforegister Belegeeinrichtung wird die Berichts-IDs für die Druckbelege eingetragen.

Ein Titeltext kann im Inforegister Titel hinterlegt werden, der in den jeweiligen Mietrechnungsanschreiben (Anteilige Mietrechnung, Dauermietrechnung oder Storno Mietrechnung) als Betreff angezeigt werden soll.

Die Berichtstexte zu den Berichts-IDs sind vorbelegt und können bei Bedarf durch den Anwender individuell gestaltet werden. Nähere Informationen sind in der Dokumentation Berichtstexte enthalten.  

Berichtstexteinrichtung

Die Gestaltung des Vor- und Nachtextbereichs kann in der Berichtstexteinrichtung individuell angepasst werden. Für die Steuerung in den Berichtstexten sind folgende Ersatzvariablen vorgesehen.

Wichtig

Die o.g. Variablen müssen exakt so eingegeben werden, d.h. inkl. der eckigen Klammern und unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Option kann eine Textbedingung eingefügt werden, sodass sie nur angedruckt wird, wenn die betreffende Bedingung erfüllt ist.

Folgende vier Textbedingungen sind möglich:

• [WENN H: SEPAMANDAT-NEIN ANTEILIG-JA:]
• [WENN H: SEPAMANDAT-NEIN ANTEILIG-NEIN:]
• [WENN H: SEPAMANDAT-JA ANTEILIG-JA:]
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Wichtig

Die Prüfung auf das SEPA Mandat erfolgt im Berichtstext auf Basis der jeweils eingerichteten Stammdaten zum Zeitpunkt des Berichtsausdrucks! Ändern sich Stammdaten zu der ZE nach der Belegerstellung, kann der Beleg nicht mehr originalgetreu reproduziert werden!

Mietrechnung

Um einen neuen Vorgang anzulegen, zuerst die Tabelle Mietrechnungsvorgänge öffnen.

Mietrechnungsvorgang erzeugen

Über die Funktion Neuer Vorgang wird eine neue Zeile mit einer fortlaufenden Mietrechnungsvorgangsnr. angelegt.

Optional im Feld Bemerkung eine Information hinterlegen. Das Feld Bemerkung dient nur der Information und kann ausschließlich vom Bearbeiter des Vorgangs oder seinem Stellvertreter editiert werden.

Mietrechnungen erstellen

Der Assistent zur Erstellung der Belege wird über Mietrechnungen erstellen geöffnet.

Im Feld Sollstellungsdatum wird das Datum eingetragen, zu dem die gültige Miete ermittelt werden soll. Das Datum muss ein Monatserster sein. Die Mietrechnung wird für eine volle Sollstellungsperiode von einem Kalendermonat ab dem vorgegebenen Startdatum erstellt.

Optional kann über das Feld Verträge ohne Änderungen ausschließen ein Ausschluss für Mietverträge gewählt werden, für die bereits eine Dauermietrechnung registriert wurde und keine Änderung gegenüber dem zuletzt registrierten Betrag enthalten.

Auswirkungen im Feld Verträge ohne Änderungen ausschließen:

• Schieberegler rechts = Ja Die ermittelten Zahlbeträge werden verglichen mit der zuletzt registrierten Mietrechnung. Wurde noch keine Mietrechnung erstellt oder ist der Betrag gegenüber der letzten Rechnung abweichend, so wird ein neuer Beleg erzeugt.
• Schieberegler links = Nein Es werden alle Verträge verarbeitet und für jeden Vertrag wird ein Beleg erstellt.

Im Feld Sachbearbeiter für Anschreiben auswählen, welcher Sachbearbeiter auf das Anschreiben der Mietrechnung gedruckt werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Gemäß Einrichtung
• Bearbeiter aus Vorgang
• Bearbeiter aus Mietvertrag

Im Inforegister RE Vertrag kann optional nach Verträgen gefiltert werden. Anschließend werden alle ausgewählten Verträge verarbeitet und in die Mietrechnungsliste des Vorgangs übernommen.

Hinweis

Sofern die Erstellung von E-Belegen für den betreffenden Debitor aktiviert ist (oder als Standard festgelegt wurde), werden bei der Erstellung der Mietrechnungen Prüfungen durchgeführt, die fehlende Stammdaten ermitteln und ausweisen. Näheres hierzu im Kapitel E-Belege und E-Belegprüfung.

Mietrechnungsliste

Über die Suche die Mietrechnungsliste öffnen.

Es werden alle Belege aufgeführt, für die eine Verarbeitung erfolgte. Am Kennzeichen im Feld Anteilige Mietrechnung wird Ihnen angezeigt, dass für den Zeitraum der Verarbeitung eine Rumpfberechnung stattfindet. RELion unterscheidet zwei Arten von Mietrechnungen:

1. Anteilige Mietrechnung

Eine anteilige Mietrechnung ist eine Mietrechnung, die nicht den vollen Betrag einer Sollstellungsperiode enthält, z. B. weil es eine Änderung der Konditionen oder einen Vertragswechsel in der Sollstellungsperiode gab.

2. Dauermietrechnung

Dauermietrechnungen sind Belege, die den vollen Betrag einer Sollstellungsperiode enthalten und bis auf Weiteres Gültigkeit besitzen können, solange bis sich der Betrag oder eine Kondition ändert. Belegzeilen, die nicht als anteilig gekennzeichnet sind, werden automatisch als Dauermietrechnung interpretiert.

Hinweis

Alternativ über den Lookup im Feld Anzahl Rechnungen in die Mietrechnungsliste.

Mietrechnungskarte

Um die Mietrechnungszeilen zu prüfen, wird in der Mietrechnungsliste die Mietrechnungskarte geöffnet. Im Inforegister Allgemein sind die Adressdaten hinterlegt, die im Mietrechnung Anschreiben verwendet werden.

Das Feld Buchungsdatum entspricht dem Datum, an dem der Beleg erzeugt wurde. Das Feld Belegdatum weist das Datum aus, zu dem die Sollstellung gilt. Im Inforegister Mietrechnungszeilen werden die Sollstellungszeilen für die Anschreiben übernommen.

Der Aufbau eines Sollstellungsbuchblattes zu einem Sollstellungstermin ist maßgeblich für den Aufbau der Mietrechnungszeilen.

Auch die Sollstellungszeilen des Mietvertrages (u. a. Steuersatz, Reichweite und Fälligkeit, Objekte, Einheiten sowie unterschiedliche Datumsbereiche) wirken sich bei der Erstellung eines Mietrechnungsvorgangs auf die Mietrechnungszeilen aus. Der Text im Feld Beschreibung kann individuell angepasst werden. Dies wird dann im Druck des Anschreibens Mietrechnung entsprechend berücksichtigt.

Drucken

Zur Kontrolle der Mietrechnungen ist vor der Registrierung eine Druckvorschau möglich. Über die Funktion Drucken in der Mietrechnungsvorgangsliste öffnet sich ein Bericht. Optional kann der Bericht direkt auf der Karte Mietrechnung über die Funktion Drucken gestartet werden.

Alle zur Mietrechnung zugeordneten Daten werden übernommen. Hierzu zählen Kopfdaten und die Mietrechnungszeilen.

• Die Druckbelege orientieren sich am RELion Layout für Ausgangsbelege.
• Der Ablauf und die Struktur orientiert sich am RELion Modul Mahnung.
• Der Vor- und Nachtextbereich des Beleges kann durch den Anwender individuell in der Berichtstexteinrichtung gestaltet werden.
• Variablen und Bedingungen für die fallabhängige Inhaltssteuerung sollten in den Berichtstexten angepasst werden (siehe Kapitel Berichtstexteinrichtung).
• Der Zeilenbereich des Beleges ist aufgebaut wie die Sollstellungszeilen im Buchblatt. Sie erhalten eine Gruppierung zur Einheit mit Zwischensumme zur Einheit, die Sortierung entspricht dem Standard in den Sollstellungzeilen.

Die Belege ergeben sich aus den - zum Zeitpunkt der Erstellung aus den Stammdaten mit Gültigkeit zum Sollstellungsdatum - ermittelten Daten. Der Text im Betreff (hier: Dauermietrechnung) wird, aus dem in der Einrichtung eingetragenen Titel, vorbelegt. Ist die Mietrechnung noch nicht registriert, wird der Betreffstext um Entwurf erweitert.

Die Felder Fälligkeit und Reichweite werden im Drucklayout auf sprechende Werte übersetzt, z. B.:

• Reichweite = 1M = mtl.
• Reichweite = 1Q = quartalsw.
• Reichweite = 1J = jährl.
• Reichweite = 2M = zweimtl.
• Reichweite = 3M = dreimtl.
• Reichweite = 4M = viermtl. usw.
• Fälligkeit = 3T = am 3. Tag
• Wenn Fälligkeit nicht gefüllt ist (leer) dann erfolgt keine Darstellung.

Die Darstellung weicht im Fall einer anteiligen Mietrechnung ab. Hier werden keine Intervalle (Reichweiten) oder Fälligkeiten dargestellt. In jeder Zeile wird der Gültigkeitszeitraum der Sollstellungsbeträge einzeln aufgeführt.

Mietrechnung registrieren

Sobald die Belege geprüft wurden, können Sie die Registrierung des Mietrechnungsvorgangs ausführen. Hierzu die Aktion Registrieren bzw. Registrieren und drucken über die Suche oder auf dem Menüband des Mietrechnungsvorgangs auswählen.

Anschließend werden die Datensätze in die Tabelle Registrierte Mietrechnungsvorgänge übernommen.

Hinweis

Die Registrierung einer Mietrechnung ist lediglich ein organisatorischer Prozess. Es werden keinerlei Posten durch diese Aktion verändert.

Storno einer registrierten Mietrechnung

In RELion ist es möglich, eine registrierte Mietrechnung zu stornieren. Dazu wird die Mietrechnungsliste des registrierten Mietrechnungsvorgangs geöffnet und der Beleg ausgewählt, der storniert werden soll. Mit Ansicht die Karte Registrierte Mietrechnung öffnen. Mit der Funktion Mietrechnung stornieren kann die Mietrechnung storniert werden.

Bestätigen mit Ja, wenn die Registrierte Mietrechnung storniert werden soll.

Die registrierte Mietrechnung wird sodann in die Tabelle Storno Registrierte Mietrechnungsliste übernommen.

Hinweis

Der Stornobeleg ist keine Gutschrift und wirkt sich somit nicht auf eine Buchung aus.

Bei Bedarf können Sie den Beleg der stornierten Mietrechnung drucken. Dazu öffnen Sie den Beleg und wählen die Aktion Drucken.

E-Belege und E-Belegprüfung

In RELion bzw. Business Central kann die Erzeugung und Steuerung von E-Belegen eingerichtet werden.

In der E-Beleg-Dokumentation sind grundsätzliche Informationen verfügbar.

Die E-Beleg-Erzeugung kann standardmäßig oder debitorbezogen über Belegsendeprofile erfolgen. Beim Buchen von Verkaufs- oder Mietrechnungen werden die entsprechenden E-Belege automatisch erzeugt.

Ablauf bei Mietrechnungen

1. Prüfung bei Erstellung Bei der Erzeugung einer Mietrechnung wird geprüft, ob für den betreffenden Mieter (Debitor) ein E-Beleg erzeugt werden soll.
2. Stammdatenprüfung Falls ja, wird geprüft, ob alle erforderlichen Stammdaten gepflegt sind.
3. Fehlerprotokoll Fehlende Informationen werden in einem Fehlerprotokoll ausgewiesen. ➡ Dieses ist in der Mietrechnungsliste über den Lookup Anzahl E-Beleg-Fehler einsehbar.

Beispiel Fehlerhafte Mietrechnung korrigieren

• Im Beispiel fehlen beim Debitor die USt.-ID oder die GLN.

Hinweis Für E-Belege muss mindestens eines der beiden Felder gefüllt sein.

• Über die Funktion Verknüpften Datensatz öffnen wird direkt der Debitor geöffnet um die fehlenden Daten (z. B. USt.-ID) zu ergänzen.
• Nach Korrektur kann über Stammdaten prüfen die Mietrechnungen erneut geprüpft werden.

Hinweis

Die Funktion prüft immer alle noch nicht registrierten Mietrechnungen des aktuellen Mietrechnungsvorgangs – unabhängig davon, ob Sie die entsprechenden Stammdaten nachgepflegt haben oder nicht. Die Funktion Registrieren führt intern die gleiche Prüfung aus. Stammdaten prüfen dient primär der schnellen Kontrolle.

E-Belege verwalten

Die erzeugten E-Belege befinden sich in der Liste Registrierte Mietrechnungen. Die Spalte E-Beleg zeigt an, ob ein E-Beleg erzeugt wurde.

Funktionen:

• E-Beleg herunterladen → XML-Datei wird im Downloadordner gespeichert.
• E-Beleg per E-Mail verschicken → Öffnet E-Mail-Dialog mit angehängter XML-Datei.

Besonderheiten bei Mietrechnungen

• Dateiname: Aus Rechnungsnummer gebildet (z. B. MNRMR25-00039).
• Lieferant: Vermieter/Eigentümer-ZE inkl. Stammdaten (Name, Adresse, USt-ID).
• Ihre Referenz: Debitorennummer (z. B. Debitor-Nr.: 100019).
• Übertragene Daten:
  • Rechnungsnummer, Belegdatum, Buchungsdatum
  • Vertragsnummer, Objektbankverbindung
  • Mietrechnungszeilen (Bruttowerte inkl. MwSt.-Satz)
  • Summenwerte (brutto/netto)

Weiterführende Themen

Infobox

Sie können im Mietvertrag über die Infobox direkt auf die registrierten sowie stornierten Mietrechnungen zugreifen.

Bei Aufruf aus dem Kontakt-Fokus heraus werden alle registrierten Mietrechnungen für den ausgewählten Kontakt dargestellt.

Vom Debitor aus sind die Mietrechnungen ebenfalls zugänglich.

5 - Umsatzmietverträge

Einführung

In gewerblichen Mietverträgen, insbesondere dem Einzelhandel und der Gastronomie, werden häufig Umsatzmieten vereinbart. Die Höhe der zu zahlenden Miete richtet sich nach dem in der Mietfläche erzielten Umsatz des Mieters und wird meist als prozentualer Anteil festgelegt. Üblicherweise legen Sie eine Mindestzahlung fest, um auch bei geringerem Umsatz Mieterträge zu gewährleisten. Entsprechend können Sie auch Obergrenzen einsetzen, um bei höheren Umsätzen die Mietzahlungen zu begrenzen.

Mit dem Modul Umsatzmiete richten Sie für Ihre Gewerbemietverträge Umsatzmietvereinbarungen ein. Dabei können Sie auch komplexe Modelle abbilden, wie die Ausdifferenzierung nach einzelnen Warengruppen, in mehreren Umsatzbereichen gestaffelte Prozentsätze sowie Unter- und Obergrenzen definieren. Die Abrechnung der Umsatzmiete erfolgt durch Meldungen der Mieter, die zu vertraglich vereinbarten Terminen ihre Umsatzmeldungen an Sie melden müssen.

Ergänzend zu statistischen Meldungen (monatlich, quartalsweise) vereinbaren Sie meist eine testierte Jahresmeldung des Umsatzes, auf deren Basis eine endgültige Schlussabrechnung erfolgt. Je nach Vereinbarung kann bereits mit den Werten der statistischen Meldungen eine vorläufige Abrechnung (Zwischenabrechnung) erstellt worden sein. RELion betrachtet hier ausschließlich Umsatzmieten auf Grundlage von Euro-Umsätzen.

Vorbemerkung und Definition

Die Umsatzmiete im Sinne der Konzeption dieses Moduls ist eine Mietforderung, die Sie durch Abrechnung – ggf. unter Berücksichtigung geleisteter Abschlagszahlungen – in Abhängigkeit vom gemeldeten Umsatz innerhalb einer festgelegten Periode feststellen.

Die Feststellung der Höhe dieser Mietforderung kann abschließend nur am Ende der festgelegten Abrechnungsperiode erfolgen. Es ist möglich, auf die zu erwartende Forderung Abschläge anzufordern, und zwar auf zwei verschiedene Arten:

1. Monatliche Abschläge über die monatliche Sollstellung.
2. Unterjährige Abschläge aufgrund einer Zwischenabrechnung.

Die Abschläge bei den monatlichen Abschlägen werden über eine, für die Umsatzmiete gekennzeichnete, Sollstellungszeile (Abrechnungsart Umsatzmiete) zum Einheitenvertrag abgebildet. Die unterjährigen Abschläge können durch Abrechnungen der Abrechnungsart Statistik in kürzeren Intervallen vor Ablauf der Abrechnungsperiode angefordert werden.

Hinweis

Die kürzeste Periode einer Abrechnung beträgt einen Monat, die längste Periode einer Abrechnung beträgt ein Jahr.

Branchen

Da Umsatzmietvereinbarungen hauptsächlich im Handel vorkommen, dieser sich wiederum in zahlreiche Branchen untergliedern lässt und Umsatzmieten innerhalb der Branchen häufig nach unterschiedlichen Warengruppen gestaffelt sind, wurden Warengruppen und Branchen eingeführt und in die Umsatzmietvereinbarungen integriert.

Einrichtung

Allgemeine Einrichtungen des Objektkontenplans, der Sachkonten und der Abrechnungs-Buchungsmatrix sowie der übrigen Einrichtungen des Finanzmanagements und der RELion Einrichtung werden zum Verständnis der Funktionalität erforderlich angesprochen, aber nicht im Detail behandelt.

Einrichtung Umsatzmiete

Um Umsatzmieten erfassen zu können, nehmen Sie zunächst einige Einrichtungen vor. Umsatzmieten können nach Branchen und Warengruppen erfasst werden.

Branchen

Öffnen Sie über die Suche Branchen. Erfassen Sie eine oder mehrere Branchen, die im Zusammenhang mit der Erfassung von Umsatzmieten verwendet werden sollen.

Optional können Sie jeder Branche die Mieterkontakte zuordnen. Öffnen Sie über den DrillDown im Feld Anzahl Kontakte die Übersicht Branchenkontakte und hinterlegen dort die Mieterkontakte:

Hinweis

Mit dieser Zuordnung können Sie im späteren Verlauf der Anwendung, die der Branche zugeordneten Warengruppen, auf den jeweiligen Vertragspartner filtern.  

Warengruppen

Öffnen Sie über die Suche Warengruppen. Erfassen Sie die benötigten Warengruppen als Code, jeweils in Verbindung mit einem Startdatum und einer Beschreibung.

Optional ordnen Sie der Warengruppe eine Branche zu. In Zusammenhang mit der Branchenzuordnung des Mieterkontaktes haben Sie auf die Weise die Möglichkeit, bei der Erfassung der Umsatzmietbedingungen nach Warengruppen die zum Mieter über die Branche zugeordneten Warengruppen gezielt auszuwählen. Sie können für jede Warengruppe nachrichtlich statistische Umsatzverteilungen pro Quartal in den Feldern Umsatz % 1-4 erfassen. Die Werte werden auf Summe 100 % geprüft. Da diese Prüfung erst nach vollständiger Eingabe aller Werte erfolgen kann, wird sie über die Funktion Freigeben ausgelöst. Wenn Sie nach der Freigabe Änderungen an der Warengruppe vornehmen, müssen Sie die Freigabe über Freigabe zurücknehmen zunächst aufheben.

Die Erfassung der Umsatzverteilungen in % auf die Quartale dient nur der Information und hat keine Funktion im weiteren Bearbeitungsverlauf.

Wichtig

Die Einrichtung mindestens einer Warengruppe ist obligatorisch. Wenn Sie in Ihren Verträgen nicht mit Warengruppen arbeiten, so erfassen Sie wenigstens eine Warengruppe (z. B. Alle Umsätze), da zur Erfassung der Umsatzmietbedingungen mindestens eine Warengruppe benötigt wird.

Verteilungscode Verkaufsfläche und Abrechnungsart

Öffnen Sie über die Suche die RE Vertrag Einrichtung.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass im Objektkontenplan für die Konten, die im Rahmen der Umsatzmietabrechnung benötigt werden, stets die Abrechnungsart für die Umsatzmiete hinterlegt wird.

Im Inforegister Nummerierung hinterlegen Sie eine Nummernserie für die Umsatzmiete Rechnungsnummer sowie die Belegnummer Umsatzmiete. Umsatzmietabrechnungen erhalten pro Vorgang eine Beleg- und eine Rechnungsnummer aus diesen Nummernserien.

Erfassung der Umsatzvereinbarung

In der Umsatzvereinbarung halten Sie fest, welche Meldepflichten der Mieter hat, in welchem Rhythmus und nach welchem Modus abgerechnet wird. Eine Umsatzvereinbarung kann zeitlich beschränkt sein. Zu einem Zeitpunkt darf nur eine Vereinbarung gültig sein, d. h., mehrere Vereinbarungen dürfen maximal lückenlos aufeinander folgen.

Die Vereinbarungen zur Umsatzmiete hinterlegen Sie auf Vertragsebene zu den Mietverträgen der Vertragsklasse Gewerbemietvertrag.

Beispiel eines gewerblichen Mietvertrages:

Über den Durchgriff im Feld Umsatzvereinbarungscode der Einheit gelangen Sie zur Umsatzvereinbarung Übersicht. Mit Neu erstellen Sie eine neue Umsatzvereinbarung, mit Ansicht oder Bearbeiten zeigen Sie die Umsatzvereinbarung an. Die Vertragsnummer wird bereits vorgetragen.

Im Inforegister Allgemein tragen Sie die erforderlichen Daten für Melde- und Abrechnungszeitraum ein. Über Zugehörig richten Sie weitere Parameter der Umsatzmietvereinbarung, wie Umsatzmietbedingungen und Umsatzmietgrenzen ein.

Der Datensatz einer Umsatzvereinbarung ist eindeutig definiert durch die Vertragsnummer des Mietvertrages (Vertragsnr.) und dessen Vertragsklasse, dem Umsatzvereinbarungscode und das Datum Gültig ab.

Folglich sind für einen Vertrag mehrere Vereinbarungen möglich, wenn sie sich durch den Code oder das Datum unterscheiden. Dies ist dann von Interesse, wenn der Vertrag unterschiedliche Mieteinheiten umfasst, die getrennt abzurechnen sind. Einzelheiten hierzu erhalten Sie im Kapitel Zuordnung der Vereinbarung zum Mietvertrag.  

Inforegister Allgemein

Nachfolgend die Beschreibung der Felder Inforegister Allgemein der Umsatzvereinbarung. Die Zeilenansicht gibt den Inhalt der Tabelle Umsatzmeldungen Übersicht wieder, diese wird im gleichnamigen Abschnitt beschrieben.

Inforegister Sonstiges

Über die Unterscheidung zwischen Periode Abrechnung und Periode Statistik wird die Möglichkeit geschaffen, testierte und nicht testierte Umsatzmeldungen zu erfassen. Hierdurch ist es auch möglich, vor endgültiger (testierter) Abrechnung auch Teil- und Zwischenabrechnungen (Statistik) zu erstellen, Teilzahlungen aufgrund von Zwischenabrechnungen anzufordern und bei der endgültigen Abrechnung zu verrechnen.

Hinweis

Das Startdatum der Abrechnung muss ein Monatserster sein. Das optionale Startdatum Statistik muss, wenn mit statistischer Meldung/Abrechnung gearbeitet wird, identisch zum Startdatum Abrechnung sein. Die Periode Statistik muss kleiner oder gleich der Periode Abrechnung sein und innerhalb des Abrechnungszeitraums enden. Beispielsweise wäre eine Abrechnung vom 01.03.-28.02. eines Jahres zulässig, aber keine Statistik mit der Periode 1Q, da diese nicht zum Abrechnungszeitraum passt.

Zuordnung der Vereinbarung zum Mietvertrag

Da ein Mietvertrag mehrere Einheiten umfassen kann und nicht jede Einheit derselben Umsatzvereinbarung unterworfen sein muss, ist die Zuordnung der Umsatzmietenvereinbarung zur einzelnen Einheit (Vertragszeile) notwendig. Für jede einzelne Gewerbeeinheit können Sie unabhängig voneinander individuelle Vereinbarungen treffen.   Deshalb hinterlegen Sie nach dem Anlegen der Vereinbarung den betreffenden Code im Mietvertrag, und zwar an der Zeile der anzusprechenden Einheit im Feld Umsatzvereinbarungscode:

Wichtig

Erst mit diesem Schritt ist die Zuordnung vollständig und die Erfassung der Vereinbarung wirksam. Bei Verträgen mit mehreren Umsatzvereinbarungen beachten Sie, dass alle zugewiesenen Umsatzvereinbarungen die gleiche Abrechnungsperiode haben. Eine gleichzeitige Verwaltung verschiedener Umsatzvereinbarungen mit jeweils unterschiedlichen Abrechnungsperioden ist derzeit nicht möglich.

Umsatzmietbedingungen

Zu einer Umsatzvereinbarung gehören eine oder mehrere Umsatzmietbedingungen, in denen die konkreten Berechnungsregeln definiert werden. Eine Umsatzbedingung gilt immer für eine Warengruppe.

Bei Wertgrenzen werden zwei Verfahren unterschieden:

1. Grenzumsatz

Bei der Berechnung als Grenzumsatz werden für verschiedene Teile des Umsatzes unterschiedliche Umsatzmiethöhen vereinbart.

2. Gesamtumsatz

Bei Berechnung nach Gesamtumsatz wird der komplette Umsatz nach Erreichen einer bestimmten Umsatzgröße zu diesem Prozentwert herangezogen.

Hinweis

Startdatum und Warengruppe sind Primärschlüssel der Tabelle Umsatzmietbedingung. Es kann pro Umsatzbedingung nur ein Wertgrenzverfahren ausgewählt werden. Eine Kombination beider Verfahren wird nicht unterstützt. Pro Startdatum kann nur eine Umsatzbedingung zur Warengruppe angelegt werden. Eine weitere Zeile mit abweichendem Berechnungsverfahren oder weiteren Staffelspalten wird nicht unterstützt.

Die Tabelle Umsatzmietbedingungen können Sie über die Karte der Umsatzvereinbarung aufrufen. Wählen Sie im Menü Umsatzmietbedingungen.

Wichtig

Die Mindestumsatzwerte und die Kappungsgrenze sind immer als Betrag pro Abrechnungsperiode einzugeben! Wird die Abrechnungsperiode mit 12 M (1 Jahr) festgesetzt, erfassen Sie Jahreswerte. Sind die Abrechnungsperioden kürzer, erfassen Sie entsprechend gekürzte Beträge. Bei Änderungen der Zeilen durch ein neues Startdatum während einer Abrechnungsperiode grenzen Sie die Beträge zeitanteilig monatsgenau ab.

Für eine optionale Statistikabrechnung werden die Beträge zeitanteilig entsprechend dem Verhältnis von Statistikperiode zur Abrechnungsperiode im Rahmen des Abrechnungsberichts heruntergerechnet.

Sie können bis zu fünf Staffeln für Umsatzmieten erfassen. Die Kappungsgrenze markiert den Höchstbetrag, der der Umsatzmietbedingung unterworfen wird.

Beispiel zur Verdeutlichung der unterschiedlichen Berechnungsverfahren: Eine Warengruppe mit Berechnungsverfahren Grenzumsatz und Gesamtumsatz im Vergleich:

Angenommen, für die Warengruppen E-Sonst (Grenzumsatzverfahren) und E-Ton (Gesamtumsatzverfahren) wurde ein Umsatz von jeweils 1.800.000 Euro gemeldet. Für beide Gruppen wurde eine Kappungsgrenze von 1.500.000 Euro festgelegt.

Die Umsatzmiete nach Grenzumsatzverfahren geht Spalte für Spalte vor und berechnet den anteiligen Wert:

Der Mindestumsatz ist vorgegeben, der Höchstumsatz ergibt sich aus der nächsthöheren Staffelung des Mindestumsatzes bis hin zur optionalen Kappungsgrenze. Die Bemessungsgrundlage errechnet sich aus der Differenz von Höchstumsatz und Mindestumsatz. Ist kein Höchstumsatz definiert, entspricht die Bemessungsgrundlage der Differenz vom gemeldeten Betrag zum Mindestumsatz.

Die Umsatzmiete nach Gesamtumsatzverfahren ordnet den Gesamtumsatz einer Mindestumsatzwertspalte zu und unterwirft den Gesamtumsatz der Berechnung:

Die Bemessungsgrundlage entspricht daher dem Gemeldeten Betrag unter Berücksichtigung der Kappungsgrenze.

Umsatzmietgrenzen

Mit Umsatzmietgrenzen begrenzen Sie die nach einer Umsatzmietvereinbarung insgesamt zu zahlenden Umsatzmieten nach oben und/oder nach unten. Umsatzmietgrenzen, die die Miete nach unten begrenzen, erfassen Sie mit der Art Mindestmiete, Höchstbeträge mit der Art Kappungsgrenze. Nicht jeder Mieter erreicht den Umsatz, der zu der bei Vertragsabschluss kalkulierten oder angenommenen Miete führt. Daher vereinbaren Sie Mindestmieten, die auch dann zu zahlen sind, wenn der Mieter die Umsatzziele nicht erreicht. Am oberen Ende gibt es möglicherweise Kappungsgrenzen, die auch bei sehr hohen Umsätzen die Mieten begrenzen. Kappungsgrenzen können im Vertrag entweder in Relation zur Verkaufsfläche oder als Festbetrag vereinbart sein.

Hinweis

Umsatzmietgrenzen beziehen sich auf den Gesamtmietbetrag aus der Umsatzvereinbarung, während die im vorigen Abschnitt behandelten Kappungsgrenzen jeweils nur für die einzelne Warengruppe gelten.

Nach Berechnung der Umsatzmiete prüfen Sie, ob die berechnete Umsatzmiete innerhalb der vorgegebenen Werte liegt. Liegt das Ergebnis der Umsatzmiete unterhalb der Mindestmiete, berechnen Sie die Mindestmiete. Liegt das Ergebnis der Umsatzmiete oberhalb der Kappungsgrenze, erfolgt nur die Berechnung des Kappungsbetrags.

Die Tabelle Umsatzmietgrenzen können Sie über die Karte Umsatzvereinbarung aufrufen.

Wichtig

Die Mietgrenzen tragen Sie bei manueller Erfassung ohne Bezug zu den Sollzeilen entweder immer als Festbetrag pro Abrechnungsperiode oder als relativer Betrag/pro Verteilcode pro Abrechnungsperiode ein.

So wird z. B. bei einer Abrechnungsperiode von 12 Monaten als Festbetrag der Jahresbetrag erfasst, der Betrag pro Verteilcode entsprechend (Produkt aus Monatswert x Anzahl Monate). Für eine optionale Statistikabrechnung werden diese Beträge zeitanteilig entsprechend dem Verhältnis von Statistikperiode zur Abrechnungsperiode im Rahmen des Abrechnungsberichts hochgerechnet.

Beispiele:

• Monatliche Umsatzmietgrenze 10 €/m². Abrechnungsperiode 12 Monate. Erfassung im Feld Betrag pro Verteilcode: 12 x 10 = 120.
• Monatliche Umsatzmietgrenze 10.000 €. Abrechnungsperiode 12 Monate. Erfassung im Feld Festbetrag: 12 x 10.000 = 120.000.
• Monatliche Umsatzmietgrenze 10 €/m². Abrechnungsperiode 3 Monate. Erfassung im Feld Betrag pro Verteilcode: 3 x 10 = 30.
• Monatliche Umsatzmietgrenze 10.000 €. Abrechnungsperiode 6 Monate. Erfassung im Feld Festbetrag: 6 x 10.000 = 60.000.

Fallbeispiel

Schematischer Ablauf

Umsatzmeldung

Die korrekte Erfassung eingehender Umsatzmeldungen ist die Grundlage der Umsatzmietenberechnung. Zunächst ermitteln Sie per Stapelverarbeitung, welche Meldungen aufgrund der Umsatzvereinbarungen erwartet und benötigt werden. Für jeden laut Vereinbarung einzeln auszuweisenden Umsatz (pro Periode, Warengruppe etc.) wird eine eigene Umsatzmeldungszeile erzeugt. In dieser Zeile tragen Sie den gemeldeten Umsatzbetrag ein, sobald die entsprechende Meldung vom Mieter vorliegt. Kommt der Mieter seiner Meldepflicht nicht nach, können Sie in einer weiteren Stapelverarbeitung die ausstehenden Meldungen ermitteln und anmahnen. Die einzelnen Prozesse werden in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.

Umsatzmeldung erstellen

Über die Suche starten Sie das Fenster Umsatzmeldung erstellen. Im Inforegister RE Vertrag können Sie auf verschiedene Parameter eingrenzen.

Im Inforegister Optionen geben Sie mit einem Start- und Enddatum den Zeitraum an, für den die Umsatzmeldungen erstellt werden sollen. Im Feld Betragsart geben Sie an, ob Sie Zeilen für statistische Werte bzw. untestierte Umsätze erstellen möchten (Statistikwert) oder für verbindliche, testierte Werte (Abrechnung), aufgrund derer die endgültige Abrechnung erstellt werden soll.

Starten Sie den Bericht mit OK. Daraufhin werden Umsatzmeldungszeilen erzeugt, die dann in der Zeilenansicht der Umsatzvereinbarung und im Fenster Umsatzmeldung zu sehen sind. Im Inforegister RE Vertrag können Sie die Verarbeitung auf bestimmte Verträge eingrenzen.

Umsatzmeldungszeilen

Die Umsatzmeldungs-Zeilen mit den darin erfassten Umsatzwerten bilden die Grundlage der Mietberechnung. Die Zeilen werden per Stapelverarbeitung erstellt (siehe Umsatzmeldung erstellen) und die gemeldeten Umsatzwerte vom Bearbeiter eingetragen. Pro Umsatzbedingungszeile wird eine Umsatzmeldungszeile erzeugt.

Dementsprechend sind die Felder nicht editierbar, mit Ausnahme derjenigen, in die manuell das Meldedatum und der gemeldete Wert einzutragen sind. Zeilen können nicht manuell hinzugefügt oder gelöscht werden, einmal erfasste Beträge können nicht manuell geändert werden. Führen Sie bei Bedarf die dafür vorgesehenen Funktionen aus.

Beschreibung der einzelnen Zeilenfelder:

Umsatzmeldung ändern

Falls es im Einzelfall erforderlich ist, einen bereits erfassten Betrag zu ändern, können Sie dies über die Funktion Gemeldeter Betrag ändern und archivieren. Es öffnet sich der Assistent Archiviere Umsatzmeldung.

Erfassen Sie den neuen Betrag und einen Änderungsgrund. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.

Hinweis

Die Erfassung eines Änderungsgrundes ist obligatorisch. Die Änderungsgründe werden verwaltet in der Liste Global Kündigungs- und Leerstandsgrund. Wählen Sie einen Code aus der Liste aus oder legen Sie über Neu einen neuen Code mit Beschreibung an.

Nach Fertigstellung des Assistenten werden der Änderungsgrund und die Beschreibung des Änderungsgrundes in die Umsatzmeldungszeile übertragen. Der ursprünglich notierte Betrag wurde archiviert. Sie können die archivierten Eintragungen in der Tabelle Archivierte Umsatzmeldung über die Suche aufrufen.

Die Archivzeile ist eine Kopie der zuvor erfassten Umsatzmeldungszeile. Zusätzlich wurden die Spalten Neuer Gemeldeter Betrag, Änderungsgrund sowie Beschreibung Änderungsgrund mit den durch den Assistenten neu geschriebenen Inhalten ergänzt.

Hinweis

Eine Prüfung, ob sich der mit dem Assistenten erfasste Betrag tatsächlich vom Betrag, der zuvor erfasst wurde, unterscheidet, wird nicht vorgenommen.

Umsatzmeldung löschen

Falls es im Einzelfall erforderlich ist, bereits erstellte Zeilen wieder zu entfernen, geschieht dies aus der Umsatzmeldung heraus über die Funktion Umsatzmeldung löschen. In diesem Bericht sind die Filtereinstellungen bereits zur passenden Umsatzmeldung vorbelegt und müssen in der Regel nicht geändert werden. Starten Sie den Bericht mit OK. Die Zeilen werden gelöscht.

Hinweis

Sie können nur Umsatzmeldungszeilen löschen, die keine erfassten Beträge enthalten. Siehe dazu auch Kapitel Umsatzmeldung ändern.

Fällige Umsatzmeldungen

Öffnen Sie über die Suche Fällige Umsatzmeldungen. Im Inforegister RE Vertrag kann auf verschiedene Parameter eingegrenzt werden.

Im Inforegister Optionen geben Sie den Stichtag an und die Betragsart. Es werden alle Umsatzmeldungszeilen angezeigt, deren Fälligkeitsdatum zu diesem Stichtag erreicht ist, für die aber noch kein Meldebetrag eingetragen wurde. Starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau.

Beispiel:

Mahnung Umsatzmeldung

Öffnen Sie über die Suche Mahnung Umsatzmeldung. Der Bericht sucht zum angegebenen Mahnungsdatum alle Umsatzmeldungszeilen mit Fälligkeit bis zu diesem Datum, bei denen noch kein Umsatzwert erfasst wurde und erstellt entsprechende Mahnschreiben. Im Inforegister RE Vertrag kann auf verschiedene Parameter eingegrenzt werden. Im Inforegister Optionen geben Sie das Mahnungsdatum und die Betragsart an. Starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau.

Zu den zum Mahndatum fälligen Umsatzmeldungen erzeugen Sie Mahnungen, die versandfertig ausgedruckt werden können. Der Bericht ist berichtstextfähig, sodass Sie Vor- und Nachtexte individuell einrichten können.

Sofern Sie das Modul RELion Dokumente nutzen, wird der Beleg automatisch archiviert. Dies erkennen Sie unter Archivierung und Beleg zur Archivierung vorgesehen.

Beispiel:

Umsatzmietabrechnung

Umsatzmietabrechnungen können nach Eingang der Umsatzmeldungen erstellt werden. Es wird zwischen zwei Abrechnungsarten unterschieden.

1. Abrechnung (testierte Abrechnungen)
2. Statistik (Zwischenabrechnungen)

Es können, z. B. zu einer Abrechnungsperiode von einem Jahr, quartalsweise zu erstellende Statistikperioden als Zwischenabrechnungen erstellt und über eine Gesamtabrechnung schlussgerechnet werden. Ziel der Unterscheidung der Abrechnungsarten liegt in der Anforderung, zu einer bestimmten Periode sowohl Zwischenabrechnungen als auch testierte Abrechnungen zu ermöglichen.

Voraussetzung

Um eine Umsatzmietabrechnung erstellen zu können, sind folgende Voraussetzungen zu schaffen:

• Umsatzvereinbarung mit Umsatzmeldungszeilen und vollständig zur Abrechnungsperiode gemeldeten Umsätzen liegen vor.
• Umsatzmietbedingungen und Umsatzmietgrenzen sind zur Laufzeit der Abrechnungsperiode erfasst.
• Ggf. zu leistende Grundmieten oder Abschlagszahlungen auf Umsatzmieten sind über die Sollstellungen des Mietvertrages zur Abrechnungsperiode gebucht worden.
• Ggf. zwischenzeitlich angeforderte Zahlungen (Statistik) sind zur Abrechnungsperiode gebucht worden.

Prozessablauf

Der Ablauf der Umsatzmietabrechnung ist dreistufig, in der ersten Stufe führen Sie den Abrechnungsbericht aus. Nach einer Überprüfung der Ergebnisse durch den Anwender lösen Sie die Funktion zur Übergabe der Abrechnungsergebnisse an das Buchblatt aus, welches sodann in der letzten Verarbeitungsstufe gebucht werden muss.

Mit der Buchung der Abrechnungsergebnisse ist der Prozess der Umsatzmietabrechnung abgeschlossen.

Start des Abrechnungsbericht

Öffnen Sie über die Suche die Aufgabe Umsatzmietabrechnung. Über die Datumseingrenzung Beginn Abrechnungszeitraum und Ende Abrechnungszeitraum werden die fälligen Umsatzmietabrechnungen aus den Umsatzvereinbarungen und Umsatzmeldungszeilen ermittelt.

Mit der Art der Umsatzmietabrechnung werden die Umsatzmeldungszeilen gefiltert auf die entsprechende Abrechnungsart. Stichtag gibt das Beledatum für das Abrechnungsschreiben vor, auf Basis des Stichtages wird ferner die Fällgkeit des Abrechnungspostens errechnet. Starten Sie den Abrechnungsbericht aus der Umsatzvereinbarung heraus über Umsatzmietabrechnung erstellen, so ist in der Requestpage die Vertragsnummmer des Mietvertrages bereits gefiltert:

Mit OK starten Sie die Verarbeitung.

Prüfung der Abrechnungsergebnisse

Öffnen Sie ausgehend von der Umsatzmietvereinbarung die Seite Umsatzmietabrechnung Zeilen.

Pro abgerechnete Umsatzvereinbarung zum Mietvertrag und Meldezeitraum wird eine Abrechnungszeile erstellt. Hier können Sie die Ergebnisse der Abrechnung kontrollieren. Über die Funktion Umsatzmietabrechnung Vertrag gelangen Sie in die Übersicht der zum Vertrag zusammengefassten Umsatzmietabrechnungen.

Hier wird die Abrechnung detailliert dargestellt.

• Im Inforegister Allgemein ist der Bezug der Umsatzmietabrechnung zu der Umsatzmietvereinbarung, der Abrechnungsart und des Abrechnungszeitraumes dargestellt.
• Im Inforegister Einheiten werden die zur Umsatzvereinbarung zugeordneten Einheiten aufgelistet.
• Im Inforegister Mietbedingungen werden die zur Laufzeit der Abrechnungsperiode ermittelten Beträge nebst dem gemeldeten Betrag ausgewiesen.
• Im Inforegister Mietgrenzen werden die zur Laufzeit der Abrechnungsperiode ermittelten Beträge angezeigt.
• In den Inforegistern Kontakt und Eigentümer sind die Personenanschriften für den Rechnungsempfänger (Kontakt Debitor) und den Leistungserbringer (Objekteigentümer) enthalten:

Im Inforegister Rechnung erhalten Sie einen Überblick über die zum Vertrag zusammengefassten Rechnungsbeträge und weiteren relevanten Daten zur Rechnungslegung:

Abrechnungsdruck

Wählen Sie im Menüband die Seite Umsatzmietabrechnung Vertrag und drucken die Umsatzabrechnung. Sie können alternativ auch aus der Übersicht der Umsatzmietabrechnung Zeilen den Abrechnungsdruck veranlassen.

Starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau & schließen.  

Die Vor- und Nachtexte können als Berichtstexte individuell eingerichtet werden.

Übergabe der Ergebnisse an das Buchblatt

Wählen Sie auf der Seite Umsatzmietabrechnung Vertrag über die Suche Buchblattzeile erstellen, damit veranlassen Sie die Übergabe der Abrechnungsspitze in ein Buchblatt. Sie können alternativ auch aus der Übersicht der Umsatzmietabrechnung Zeilen heraus diese Funktion ausführen.

Geben Sie die gewünschte Buch.-Blattvorlage, Buch.Blattname und das Buchungsdatum vor. Im Inforegister Umsatzmietabrechnung Vertrag haben Sie die Möglichkeit, die Verarbeitung auf bestimmte Abrechnungen einzugrenzen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

Wechseln Sie anschließend in das Buchblatt und buchen Sie die Abrechnungsspitze.

Hinweis

Es werden pro Umsatzvereinbarung jeweils getrennte Buchblattzeilen erstellt. Sind mehr als eine Mieteinheit der jeweiligen Umsatzvereinbarung zugeordnet, so wird für die erste Vertragszeile innerhalb der Umsatzvereinbarung eine Buchblattzeile erstellt. Der Abrechnungszeitraum wird durch das Beginn- und Enddatum der Reichweite in die Sachposten geschrieben. Hierdurch ist gewährleistet, dass ungeachtet des Buchungsdatums der Abrechnung die Abrechnungsspitze periodengerecht zugeordnet wird. Der Leistungszeitraum wird im Rahmen der Umsatzmietabrechnung nicht unterstützt.

Wenn eine Abrechnungsspitze manuell gebucht werden soll, ist zu beachten, dass nur über das Buchungsdatum eine Zuordnung zur Abrechnungsperiode möglich ist, da die Datumsfelder Beginn- und Ende Reichweite nicht vom Anwender gefüllt werden können. Das Fälligkeitsdatum der Buchung wird vom Belegdatum der Rechnung errechnet. Dadurch ist gewährleistet, dass periodengerechte Buchungen der Abrechnungsspitze in ggf. zurückliegende Zeiträume möglich sind.

Es wird eine Buchung auf das Objektkonto vorgenommen, das gem. Abrechnungsart Buchungsmatrix für die Abrechnungsergebnisse eingerichtet wurde. Dabei kann getrennt für Guthaben und Nachforderungen auf unterschiedliche Konten gebucht werden. Beachten Sie dabei, dass die Konten stets mit der Abrechnungsart für Umsatzmiete eingerichtet sein müssen! Eine Abrechnungszeile trägt den Bearbeitungsstatus Übergeben, wenn sie an ein Buchblatt übergeben wurde und den Bearbeitungsstatus Gebucht, wenn sie gebucht wurde. Sollte eine bereits übergebene Zeile erneut übergeben werden müssen (z. B. Buchblattzeile wurde versehentlich gelöscht), muss der Status manuell auf Erstellt zurückgesetzt werden.

Es erfolgt eine Übergabe an das Buchblatt nur für Zeilen vom Status Erstellt. Zeilen vom Status Gebucht können nicht mehr zurückgesetzt werden. Sollte eine gebuchte Abrechnung erneut erstellt werden müssen, folgen Sie bitte den Erläuterungen im nachfolgenden Kapitel.

Korrektur einer Abrechnung

Sollte eine Abrechnung einmal korrigiert werden müssen, weil beispielsweise ein falscher Meldebetrag erfasst wurde, löschen Sie die betreffende Abrechnung und erstellen sie anschließend mit den korrigierten Konditionen neu. Die Löschung der Abrechnung ist obligatorisch, da es zu einer Abrechnungsart nur eine Abrechnung zur gleichen Periode geben darf.

Wurde die Abrechnung bereits gebucht, wird die bereits gebuchte Abrechnungsspitze bei einer erneuten Abrechnung berücksichtigt und unter den bereits angeforderten Zahlungen verrechnet.

Alternativ können Sie auch die zu korrigierende Abrechnung löschen und die Transaktion im Buchblatt vor der erneuten Abrechnung stornieren. Bei einem sogenannten Transaktionsstorno werden die mit der fehlerbehafteten Abrechnung verbundenen Buchungen rückgängig gemacht, sodass Sie eine erneute Abrechnung erstellen können, ohne Berücksichtigung des zuvor abgerechneten Betrages.

Hinweis

Eine Abrechnung kann nur für den gesamten Abrechnungsbeleg zum Vertrag (Belegnummer Umsatzmietabrechnung Nr.) gelöscht werden. Einzelne Abrechnungszeilen können nicht gelöscht werden. Löschen Sie eine zu korrigierende Abrechnung daher stets von der Seite Umsatzmietabrechnung Vertragsübersicht heraus.

Löschen Sie die Abrechnung ausgehend von der Umsatzmietabrechnung Vertragsübersicht:

Markieren Sie die zu löschende Abrechnung und führen Sie den Befehl Löschen im Menüband aus.

Bestätigen Sie den Dialog mit Ja.

Die gelöschte Abrechnung ist nicht mehr aufgelistet und kann nun erneut erstellt werden. Die gelöschte Abrechnung wurde archiviert. Rufen Sie über die Suche oder über das Menüband die Tabelle Archivierte Umsatzmietabrechnungsverträge auf.

In der Archivtabelle werden alle gelöschten Belege gespeichert. Über Ansicht können Sie sich die Daten ansehen, über Bericht Archivierte Umsatzabrechnung ausdrucken. Der Ausdruck einer archivierten Abrechnung unterscheidet sich von der Ursprungsabrechnung durch den Andruck der Zeile „K O P I E“.

Hinweis

Der Ausdruck der archivierten Umsatzabrechnung ist kein Archivdokument und ersetzt nicht die ggf. bestehende Aufbewahrungspflicht von Belegen. Der Ausdruck dient nur der nachrichtlichen Visualisierung des gelöschten Beleges. Sollten Sie mit Berichtstexten arbeiten, werden die zum Zeitpunkt des Ausdrucks eingerichteten Berichtstexte verwendet, diese könnten ggf. von den ursprünglich verwendeten Berichtstexten abweichen und daher dann nicht mehr mit dem Ursprungsdokument übereinstimmen.  

Aktionsprotokoll

Bei der Erstellung der Abrechnung werden einige Prüfungen vorgenommen, die bei entsprechender Diagnose in das Aktionsprotokoll mit der Art des Protokolls Umsatzmiete geschrieben werden.

Das Aktionsprotokoll können Sie über die Suche aufrufen. Es werden für folgende Diagnosen Einträge zum Startdatum der Abrechnung (%1) und Enddatum der Abrechnung (%2) vorgenommen:

• Der Vertrag ist zum %1 nicht mehr aktiv!
• Für den Zeitraum %1-%2 wurde schon eine Abrechnung erstellt!
• Für den Zeitraum %1-%2 wurde schon abgerechnet!
• Der Vertrag hat keine Einheitenverträge für die Umsatzmiete gekennzeichnet sind!
• Für den Zeitraum %1-%2 wurde kein gemeldeter Betrag erfasst!
• Für den Zeitraum %1-%2 gibt es keine Umsatzmietbedienungen!
• Für den Zeitraum %1-%2 gibt es keine Umsatzmietgrenzen!  

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Umsatzvereinbarung Datenmodell

Zu einem gewerblichen Mietvertrag können beliebig viele Umsatzvereinbarungen erfasst werden. Einer Vertragszeile (Mieteinheit) kann jedoch nur genau eine Umsatzvereinbarung zugewiesen werden, dabei können mehrere Vertragszeilen der gleichen Umsatzvereinbarung angehören.

Die Sollstellungszeilen mit der Abrechnungsart Umsatzmiete (UMS) der zugeordneten Einheit sowie ggf. die erfasste Verkaufsfläche der Einheit finden Berücksichtigung in der Umsatzmietabrechnung.

Umsatzmietabrechnung Datenmodell

Die Umsatzmietabrechnung erfolgt pro Umsatzmietvereinbarung. Verträge mit mehr als einer Umsatzmietvereinbarung werden zusammengefasst abgerechnet, wenn beide Umsatzvereibarungen den gleichen Abrechnungszeitraum haben. Zur Umsatzvereinbarung werden die betroffenen Einheiten ermittelt und aufgelistet. Die relevanten Verkaufsflächen und Sollstellungen werden zur Umsatzvereinbarung aufaddiert.

Das Ergebnis der Umsatzmietabrechnung wird mit der Einheitennummer gebucht, die in der Reihenfolge ggf. mehrerer Vertragszeilen zur Umsatzvereinbarung an erster Stelle kommt. Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe der Buchungszeile für das Abrechnungsergebnis wird aus der gleichen Einheit bezogen.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass für die gesamte Gültigkeitsdauer einer Umsatzmietvereinbarung die Zuordnung zur Einheit des Vertrages erhalten bleibt, damit zu jeder Zeit alle relevanten Informationen zu den bereits gebuchten Posten zur Umsatzmietvereinbarung verfügbar bleiben!

Verteilcode Verkaufsfläche

Grundsätzlich spielt für das Verfahren der Umsatzmiete die Fläche eine untergeordnete Rolle. Maßgeblich für die Berechnung der Umsatzmiete sind die Umsatzmietbedingungen, Umsatzmietgrenzen und die ggf. geleisteten Abschlagszahlungen. Sollte allerdings die Umsatzmietgrenze in Bezug auf die Verkaufsfläche definiert sein, so ist ein Verteilcode einzurichten über den die relative Bezugsgröße Miete/m² auf einen absoluten Betrag umgerechnet werden kann. Sollte sich die Größe der Fläche während der Abrechnungsperiode ändern, findet eine zeitanteilige Berechnung und Hochrechnung zur Abrechnungsperiode statt.

Hinweis

Der Vorteil in der Erfassung des relativen Wertes (Betrag pro Verteilcode) liegt darin, dass Änderungen der Flächengröße automatisch in die Mietgrenzen eingerechnet werden. Sind tatsächliche Beträge in der Vereinbarung benannt, oder sollen Flächenänderungen nicht in die Mietgrenzen eingerechnet werden, bietet sich eher die Festbetragserfassung an.

Sockelmieten und Abschlagsmieten

Als Sockelmiete im Sinne dieses Konzeptes werden Umsatzmieten bezeichnet, die so zu verstehen sind, dass die Sockelmiete als umsatzunabhängige Mindestmiete zu zahlen ist, während umsatzabhängige Beträge als zusätzliche Beträge zum Sockel angefordert werden.

Sockelmieten werden als Mindestmiete in den Mietgrenzen der Umsatzmietvereinbarung hinterlegt und können bei Bedarf über die Sollstellungen des Mietvertrages bei Fälligkeit wie eine Mietsollstellungszeile behandelt und entsprechend fällig gestellt werden.

Abschlagsmieten hingegen sind wie Vorauszahlungen zu interpretieren und werden in voller Höhe auf die zu zahlende Umsatzmiete verrechnet, dabei kann es sowohl zu Nachforderungen als auch Gutschriften kommen. Abschlagsmieten sind stets über die Sollstellungszeilen zu erfassen und fällig zu stellen.

Es ist auch möglich, mit einer Kombination aus beiden Formen zu arbeiten:

In diesem Schaubild ist die Sockelmiete mit GM = Grundmiete (grün) und die Abschlagsmiete mit AZ= Abschlagszahlung (rot) dargestellt.

In Abhängigkeit von der Höhe der Umsatzmeldung ändern sich die Ansprüche je nachdem, wie die Miete definiert ist. In RELion können Sie Sockelmieten als Erlöskonten mit der Sollstellungsart Miete und mit der Abrechnungsart Umsatzmiete einrichten. Mit der monatlichen Sollstellung werden die Beträge fällig gestellt und bei der Abrechnung der Umsatzmiete interpretiert und mit der Mindestmiete verglichen. Abschlagsmieten können mit der Sollstellungsart Miete oder Sonstiges und mit der Abrechnungsart Umsatzmiete eingerichtet werden und sind über die Sollstellungsläufe fällig zu stellen.

Sofern keine Mindestmiete vereinbart ist, werden sämtliche angeforderten Zahlungen auf die zu zahlende Umsatzmiete angerechnet, anderenfalls nur die Beträge, die die vereinbarte Mindestmiete übersteigen.

Abrechnung und Statistik

Abrechnungen können mit oder ohne Statistische Abrechnung erstellt werden. In jedem Falle gilt, wird eine Abrechnung erstellt, kann für die Periode der Abrechnung keine Statistische Abrechnung mehr erstellt werden. Solange keine Abrechnung erstellt wird, können beliebig häufig statistische Abrechnungen erstellt werden. Bei jeder Abrechnung, auch bei jeder statistischen Abrechnung, erfolgt die Ermittlung der Ansprüche und angeforderten Zahlungen auf die gleiche Art und Weise. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der Abrechnungszeitraum der statistischen Abrechnung kleiner sein darf als die Periode der (endgültigen, testierten) Abrechnung.

Eine statistische Abrechnung kann, muss aber nicht gebucht werden. Wird sie gebucht, werden die Abrechnungsspitzen wie angeforderte Zahlungen behandelt und bei der (endgültigen, testierten) Abrechnung entsprechend verrechnet. Sind Abrechnungsspitzen innerhalb einer Abrechnungsperiode gebucht worden, werden diese immer als angeforderte Zahlung behandelt. Eine (endgültige, testierte) Abrechnung kann daher belieb oft neu erstellt werden (nachdem sie zuvor gelöscht wurde), ohne dass dadurch die Sachposten korrigiert werden müssen.

Möchten Sie eine Abrechnung neu erstellen und dabei die Buchung der zuvor erstellten Abrechnung vorher korrigieren, reicht es nicht aus, die Abrechnung nur zu löschen. In diesem Fall müssen Sie auch die Sachpostentransaktion mit einem Transaktionsstorno rückgängig machen.

6 - Wirtschaftlichkeitsberechnung

Einführung

Mit dem RELion-Modul Wirtschaftlichkeitsberechnung lassen sich Kostenmieten berechnen und in entsprechenden Mietanpassungsläufen weiterverarbeiten. Dies betrifft insbesondere Wi (Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen nach dem Zweiten Wohnungsbaugesetz). Eine Wirtschaftlichkeitsberechnung wird in übersichtlicher Kartenform dargestellt. Im Kopf der Karte werden die notwendigen Eckdaten festgehalten, in der Zeilenansicht wird die Struktur des Berechnungsschemas abgebildet.

Pauschalen (z. B. Instandhaltungskostenpauschalen) und andere Festwerte lassen sich zentral verwalten und bei Änderungen automatisiert auf die betroffenen Wirtschaftlichkeitsberechnungen anwenden. Der Anwender muss also bei Aktualisierungen gesetzlicher Rahmenbedingungen nicht jede einzelne Berechnung ändern, sondern die Änderung nur einmal zentral erfassen. RELion identifiziert dann auf Knopfdruck die betroffenen Wirtschaftlichkeitsberechnungen und erstellt für diese jeweils eine neue Version mit den aktuellen Werten. Im Anschluss kann auf Grundlage der neuen Werte die Mietanpassung durchgeführt werden.

Einrichtung

In der Wirtschaftlichkeitsberechnung sind im Vorfeld einmalige Einrichtungen vorzunehmen, auf deren Basis dann im weiteren Verlauf die Wirtschaftlichkeitsberechnungen erstellt werden können.

Wirtschaftlichkeitsberechnung Code

In RELion erfolgt die Wirtschaftlichkeitsberechnung vorgangsbezogen. Ein Vorgang wird unter einem eindeutigen Code und einem Startdatum in der Datenbank verwaltet. Eine Wirtschaftlichkeitsberechnung kann, muss aber nicht zwingend für ein einziges Immobilienobjekt erfolgen, es können auch unterschiedliche Objekte oder mehrere Wirtschaftlichkeitsberechnungen im gleichen Objekt für unterschiedliche Einheiten angelegt werden.

Über die Suche öffnen Sie das Fenster Wirtschaftlichkeitsberechnung Code. Legen Sie zunächst einen Datensatz in der Tabelle Wirtschaftlichkeitsberechnung Code an.

Wählen Sie im Feld Art die Option Wirtschaftlichkeitsberechnung. Die Bezeichnung des Codes ist frei wählbar. Es sind bis zu 20 Zeichen möglich. Hinterlegen Sie zusätzlich eine aussagefähige Beschreibung.  

Rubriken

Mit Rubriken werden die Kostenarten strukturiert, die im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsberechnung zu kalkulieren sind. Dazu öffnen Sie über die Suche das Fenster Wirtschaftlichkeitsberechnung Rubriken.

Rubriken werden zur Strukturierung der Zeilen der Wirtschaftlichkeitsberechnung verwendet. Wird eine Rubrik in der Zeile ausgewählt, werden Beschreibung und Betragsart dort vorgeblendet, ebenso – falls hinterlegt - die Pauschale.

Die Rubriken werden darüber hinaus in den WB-Zeilen auch verwendet, um die Berechnung von Summenzeilen zu definieren (siehe Zusammenzählung).

Legen Sie die für Ihre Wirtschaftlichkeitsberechnungen nötigen Rubriken an. Jede Rubrik kann in der Zeilenstruktur einer Wirtschaftlichkeitsberechnung nur einmal verwendet werden. Vergeben Sie im Feld Rubrik einen Code und hinterlegen Sie eine aussagefähige Beschreibung. Das Feld Betragsart dient der optionalen ergänzenden Beschreibung und Gruppierung mit programmseitig vorgegebenen Klassifizierungen, ist ansonsten aber ohne Bedeutung für das Verfahren.

Im Feld Code Pauschale können Sie optional die Rubrik mit einem Code für Kostenpauschalen verknüpfen. Kostenpauschalen finden Anwendung im Bereich der Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.

Pauschalen

Soweit in der Wirtschaftlichkeitsberechnung mit Pauschalen gearbeitet wird, z. B. für die Verwaltungskosten und den Instandhaltungsaufwand, sind diese ebenfalls einzurichten. Über die Suche öffnen Sie das Fenster Wirtschaftlichkeitsberechnung Pauschalen.

Der Datensatz einer Pauschale ist definiert durch Code und Startdatum. Wenn sich der Pauschalsatz ändert, ist mit dem neuen Startdatum ein neuer Datensatz anzulegen. Erfassen Sie zusätzlich eine aussagefähige Beschreibung.

Die Spalte Wertart steuert, ob der erfasste Betrag im Feld Pauschal Betrag in der Berechnung als Basiswert oder als Faktor vorgeblendet werden soll (siehe Berechnungen). Standardmäßig ist Basiswert für Berechnung voreingestellt.

Änderungsgrund (RE Einrichtung)

Wie für jeden Vorgang, der eine Änderung von Sollstellungszeilen mit sich bringt, ist auch für die Wirtschaftlichkeitsberechnung ein Änderungsgrund-Code einzurichten. Über die Suche öffnen Sie das Fenster RE Einrichtung.

Hinterlegen Sie im Inforegister Mietanpassung einen Änderungsgrund-Code für Wirtschaftlichkeitsberechnungen im Feld Wirtschaftlichkeitsberechnung.

Ablaufschema

Fallbeispiel

Im nachfolgenden Fallbeispiel wird der Prozess einer Mietenberechnung mit Wirtschaftlichkeitsberechnung durchlaufen. Hierbei werden die Kostenmieten ermittelt und anschließend in die Sollstellungszeilen übertragen.

Wirtschaftlichkeitsberechnung Kopf anlegen

Im ersten Schritt legen Sie einen neuen Wirtschaftlichkeitsberechnungs-Kopf an. Über die Suche öffnen Sie das Fenster Wirtschaftlichkeitsberechnung Übersicht. Erzeugen Sie einen neuen Datensatz mit Neu.

Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Code den entsprechenden Datensatz aus und hinterlegen Sie das Startdatum für die Berechnung. Sie können bei Bedarf das Feld Beschreibung, welches zunächst aus dem Code übernommen wurde, an dieser Stelle anpassen. Das Datum im Feld Nächste Mietanpassung steuert den Sollstellungsbeginn der neuen Miete, dieses muss nicht zwingend mit dem Startdatum der Wirtschaftlichkeitsberechnung übereinstimmen, da zur Wirksamkeit der neuen Miete bei vermieteten Wohnungen eine Ankündigungsfrist einzuhalten ist.

Hinterlegen Sie im Feld Verteilungscode Fläche den maßgeblichen Verteilcode für die Ermittlung der Wohnfläche. Nach Auswahl wird dieser im Feld Verteilcode Beschreibung nachrichtlich angezeigt und im Feld Wohnfläche m² in Summe zu den zugeordneten Einheiten kalkuliert. Geben Sie in jedem Fall auch im Feld Wohnfläche für WB und Gewerbefläche für WB die Summe an. Diese muss nicht zwingend mit der kalkulierten Summe der beteiligten Wohnflächen übereinstimmen.

Im Feld Konto f. Mietanpassung ist noch das Konto anzugeben, über welches die Mietsollstellung aus dieser Wirtschaftlichkeitsberechnung gebucht werden soll. Im Feld Bisherige Miete/m²/monatlich wird der entsprechende Wert der vorigen WB-Version angezeigt. Die Differenz aus diesem Wert und der neuen Miete/m²/monatlich wird im Feld Differenz Miete/m²/monatlich angezeigt und als Grundlage der Berechnung der Mietanpassung verwendet.

In der Regel muss der Wert nicht manuell verändert werden, das Feld ist deshalb im Grundsatz nicht editierbar. Eine Ausnahme hiervon ist die jeweils erste Version einer WB, solange keine weitere Version existiert. Hier kann der Wert im Feld noch manuell verändert werden, um z. B. bei Übernahme bestehender Objekte aus Altsystemen eine Historie abzubilden. Die nachfolgenden Felder können zu Informationszwecken gefüllt werden oder werden automatisch kalkuliert.

Das Feld Status erhält zunächst den Eintrag Offen. Der Status ist vom Anwender auf Freigegeben zu ändern, wenn die Berechnungen abgeschlossen sind und die Wirtschaftlichkeitsberechnung in die Mietanpassung übernommen werden soll. Wurde auf Basis der Wirtschaftlichkeitsberechnung ein Mietanpassungsvorschlag durchgeführt, ändert sich der Status automatisch auf Miete berechnet, wurde der Mietanpassungsvorschlag in die Sollstellungen übernommen, ändert sich der Status automatisch auf Mietanpassung durchgeführt. Weitere optionale und vom Anwender manuell zu setzende Optionen sind Gesperrt, Inaktiv, Muster und Verzicht auf Mietanpassung welche allesamt zur Folge haben, dass auf Basis dieser Wirtschaftlichkeitsberechnung keine Mietanpassung durchgeführt werden kann, solange der Status nicht auf Freigegeben gesetzt wird. Im Feld Änderungsgrund ist vor Freigabe der Berechnung ein Code auszuwählen, falls der Status auf Inaktiv gesetzt werden soll, kann in diesem Textfeld dafür eine Begründung erfasst werden.

Einheiten zuordnen

Im nächsten Schritt werden die relevanten Einheiten der Wirtschaftlichkeitsberechnung zugeordnet. Dies erfolgt anhand der Einheitenstämme des Objekts bzw. der Objekte. Grundsätzlich ist es möglich, Einheitenstämme aus unterschiedlichen Objekten einer Wirtschaftlichkeitsberechnung zuzuordnen. Ebenso kann eine Einheit mehreren Berechnungen zugeordnet werden. Öffnen Sie auf der Karte Wirtschaftlichkeitsberechnung im Menüband die Funktion Einheiten.

Diese ist zunächst leer, da noch keine Einheiten zugewiesen wurden. Wählen Sie die Funktion Einheiten zuordnen.

Hinweis

In der Übersicht werden zunächst alle Einheitenstämme des Mandanten angezeigt. Es wird lediglich auf die Finanzierungsarten gefiltert, damit frei finanzierte Einheiten nicht ausgewählt werden können. Falls Sie zur besseren Übersicht auf ein oder mehrere Objekte filtern möchten, haben Sie hierzu in der Karte Wirtschaftlichkeitsberechnung, Inforegister Sonstiges, Feld Objektnr. die Möglichkeit, einen Objekt-Filter zu definieren.

Wählen Sie die betroffenen Einheiten aus der Liste aus und schließen Sie die Seite mit OK.

Sie erhalten einen Hinweis und wenn Sie diesen Sie mit Ja quittieren, werden die Einheitenstämme in die Wirtschaftlichkeitsberechnung übernommen und das Ergebnis in einem weiteren Hinweis angezeigt.

Drücken Sie auf OK.

Nach Auswahl und Übernahme der Einheiten werden diese in der Übersicht angezeigt, und im Kopf der WB-Karte wird die Summe der Flächen im Feld Wohnfläche m² (bzw. Gewerbefläche m²) angezeigt.

Wichtig

Beachten Sie, dass die Flächen später für die Berechnung verwendet werden. Die vorgeblendeten Werte Wohnfläche m² und Gewerbefläche m² dienen jedoch nur der Information. Maßgeblich für die Berechnung sind die jeweils darunter liegenden Felder Wohnfläche für WB bzw. Gewerbefläche für WB. Diese sind manuell zu füllen, damit der Anwender Gelegenheit hat, die errechneten Werte bei Bedarf korrigieren zu können.

Wirtschaftlichkeitsberechnung Zeilen anlegen

In der Zeilenansicht der Karte Wirtschaftlichkeitsberechnung wird das eigentliche Berechnungsschema angelegt.

In diesem Beispiel wurde eine Wirtschaftlichkeitsberechnung mit Fremdkapitalkosten, Eigenkapitalkosten und den üblichen Bewirtschaftungskosten angelegt. Die Erfassung des Schemas erfolgt zunächst durch Auswahl der Zeilenart, hier zur Übersichtlichkeit zunächst mit einer Überschrift. In der nächsten Zeile ist die erste Aufwandszeile abgebildet, mit der Zeilenart Aufwand. Zur Aufwandszeile muss eine Rubrik ausgewählt werden, die die Kostenposition abbildet. Die Beschreibung kann ggf. noch für diese Wirtschaftlichkeitsberechnung angepasst werden. Sollen die Kosten auch für die Berechnung des Mietausfallwagnisses herangezogen werden, ist im Feld MAW berechnen ein Haken zu setzen.

Als Basiswert für Berechnung hinterlegen Sie die Kosten. Wurde mit der Rubrik eine Pauschale verknüpft, wird dieses Feld bereits durch die Pauschale gefüllt und kann nicht geändert werden. Die Verbindung der Rubrik mit der Pauschale wird zusätzlich im Feld Code Pauschale angezeigt. Im Feld Berechnungseinheit hinterlegen Sie die zum Feld Faktor für Berechnung gehörende Einheit. Durch Multiplikation der Felder errechnet sich der Wert im Feld Betrag jährlich automatisch.

Zur besseren Übersichtlichkeit können Summenzeilen unter bestimmte Rubriken oder Rubrikengruppen durch die Zeilenart Summe eingefügt werden. Wenn eine Summe eingefügt werden soll, müssen im Feld Zusammenzählung die zu summierenden Rubriken eingetragen werden. Die Ergebniskalkulation erfolgt dann im Feld Betrag jährlich. Die Zeilenart Leerzeile erzeugt Absätze, die ebenfalls der Übersichtlichkeit dienen. Wichtig ist am Ende der Berechnung mit der Zeilenart Endsumme die Gesamtsumme aller Rubriken im Feld Zusammenzählung zu ermitteln. Diese Gesamtkosten dienen später zur Ermittlung der Kostenmiete. Die verschiedenen Optionen und Feldinhalte werden in den nachfolgenden Abschnitten detailliert beschrieben.

Zeilenarten

Zunächst geben Sie für die anzulegende Zeile die Zeilenart an. Optionen sind:

Hinweis

In der Spalte drucken wird eine Vorauswahl getroffen, welche Zeilen beim Druck mit angedruckt werden. Standardmäßig wird der Haken gesetzt bei Zeilenarten Überschrift, Summe und der Endsumme. Bei Kostenblöcken, in denen Änderungen stattgefunden haben, werden zusätzlich alle Einzelzeilen des Blocks gedruckt. Es empfiehlt sich, einzelne Kostenblöcke entsprechend so anzulegen, dass sie jeweils mit einer Überschrift beginnen und mit einer Summe enden.

Rubriken

Rubriken sind nur für operative Zeilen erforderlich, also nicht für Text- oder Leerzeilen. Sie dienen zum einen der Definition von Summen (s. auch Zusammenzählung). Zum anderen wird eine dort hinterlegte Pauschale automatisch in die Zeile übernommen. Die Beschreibung der Rubrik wird ebenfalls automatisch in das gleichnamige Feld der Zeile übernommen. Das Feld ist auch manuell editierbar.

Jede Rubrik kann nur einmal pro Wirtschaftsplan verwendet werden. Im Feld Code Pauschale wird der entsprechde Code angezeigt, falls eine solche an der gewählten Rubrik hinterlegt ist.

Wichtig

Das Feld Code Pauschale ist aus Platzgründen standardmäßig ausgeblendet. Bei Bedarf können Sie es jedoch über Personalisieren einblenden.

Zusammenzählung

Hier kann für die Zeilenarten Summe und Endsumme definiert werden, welche Zeilen aufsummiert werden sollen. Die Definition erfolgt über die Auswahl der entsprechenden Rubriken.

Bei anderen Zeilenarten ist die Eingabe einer Zusammenzählung nicht möglich.

MAW berechnen

Jede Zeile, die in die Berechnung des Mietausfallwagnisses mit einfließt, ist hier mit einem Haken zu versehen. Die jährlichen Beträge aller angehakten Zeilen werden addiert und bilden die Grundlage der MAW-Berechnung. Die Summe wird eingeblendet im Feld Basiswert für Berechnung.

Berechnungen

In den Feldern Basiswert für Berechnung, Berechnungseinheit und Faktor für Berechnung werden die Parameter für die eigentliche Berechnung der Kosten in den einzelnen Zeilen eingegeben. Das Ergebnis der Berechnung wird dann im Feld Betrag jährlich angezeigt.

Betrag Jährlich

Die Werte im Feld Betrag jährlich stellen die jährlichen Gesamtkosten der einzelnen Zeilenpositionen dar. Ihre Summe wird letztlich über den Betrag in der Zeile Endsumme zur Berechnung der Kostenmiete verwendet. Der Wert im Feld Betrag jährlich wird in der Regel aus den vorhergehenden Feldern Basiswert und Faktor automatisch errechnet und vorgeblendet. Ist als Berechnungseinheit Festbetrag gewählt, ist der Betrag jährlich manuell einzutragen.

Weitere Felder

Einige der in den obigen Abschnitten beschriebenen Felder werden in den darauffolgenden Spalten noch einmal wiederholt, und zwar zur Anzeige der entsprechenden Werte der vorigen Version. Die Felder heißen demzufolge bish. Basiswert für Berechnung, bish. Faktor für Berechnung und bish. Betrag jährlich.

Handelt es sich bei der aktuellen WB um die erste Version, wird in diesen Feldern nichts angezeigt. Des Weiteren werden in den darauffolgenden Spalten Differenz absolut jährlich und Differenz je Verteilfaktor und Monat die Differenzen zwischen dem alten und dem neuen Betrag berechnet und angezeigt. In der Spalte geändert werden Zeilen, deren Jahresbetrag sich gegenüber der vorigen Version geändert hat, automatisch mit einem Haken versehen. In der Spalte drucken lässt sich über das Setzen des Hakens steuern, welche Zeilen mit angedruckt werden sollen. Standardmäßig werden die Felder bei Zeilenarten Überschrift, Summe und der Endsumme aktiviert. Bei Kostenblöcken, in denen Änderungen stattgefunden haben, werden zusätzlich alle Einzelzeilen des Blocks zum Drucken markiert.

Ergänzende Angaben zur Wirtschaftlichkeitsberechnung

Im Inforegister Sonstiges können bei Bedarf weitere Angaben und Einstellungen vorgenommen werden, die wesentlichen Informationen sind aber bereits vorbelegt, sodass hier i.d.R. keine weiteren Eingaben erforderlich sind.

Wirtschaftlichkeitsberechnung drucken

In der aktuellen Version steht dazu der Bericht 5052731 Wirtschaftlichkeitsberechnung zur Verfügung. Dieser druckt eine Übersicht der Wirtschaftlichkeitsberechnung, bestehend aus den wichtigsten Angaben aus dem WB-Kopf sowie den WB-Zeilen. Beachten Sie, dass die Druckausgabe der Zeilen gesteuert werden kann: es werden alle Zeilen gedruckt, die in der Spalte drucken mit einem Haken versehen sind.

Standardmäßig wird der Haken gesetzt bei Zeilenarten Überschrift, Summe und der Endsumme. Bei Kostenblöcken, in denen Änderungen stattgefunden haben, werden zusätzlich alle Einzelzeilen des Blocks gedruckt. Die Haken können manuell verändert werden.

Mietanpassung durchführen

Ziel der Wirtschaftlichkeitsberechnung ist die Ermittlung der Kostenmiete und die Anpassung der Mietsollstellungen an die ermittelten Werte. Nachdem also durch die oben beschriebenen Schritte die Kostenmiete/m² ermittelt wurde, kann die Mietanpassung durchgeführt werden.

Wirtschaftlichkeitsberechnung freigeben

Zunächst ist der Status der Wirtschaftlichkeitsberechnung auf Freigegeben zu setzen. Erfassen Sie dazu auf der Karte einen Änderungsgrund und wählen Sie im Menüband die Funktion Freigeben.

Mietanpassungsvorschlag erstellen

Die freigegebene Wirtschaftlichkeitsberechnung kann nun als Basis einer Mietenberechnung herangezogen werden. Dazu wird das Modul Mietanpassung genutzt. Über die Suche öffnen Sie das Fenster Mietanpassungsvorschläge.

Wählen Sie einen Code für diesen Mietanpassungsvorschlag aus oder legen Sie einen neuen Code an. Bei der Neuanlage achten Sie darauf als Mietanpassungsart Anp. nach WB Kostenmieten zu wählen.

Starten Sie die Verarbeitung mit dem Funktionsaufruf Mietanpassung erstellen. Es öffnet sich der Bericht WB Kostenmieten berechnen.

Im Inforegister Optionen ist das Mitteilungsdatum anzugeben, dieses ist das Datum, das auf dem Mieteranschreiben als Versanddatum angedruckt wird. Das Wirksamkeitsdatum der Anpassung wird nicht angegeben, es wird jeweils aus der Wirtschaftlichkeitsberechnung Karte, Feld Nächste Mietanpassung genommen.

Im Inforegister Wirtschaftlichkeitsberechnung Code kann die Bearbeitung auf verschiedene Filterkriterien begrenzt werden. Hier wählen Sie durch Lookup auf die Übersicht der Wirtschaftlichkeitsberechnungen zunächst den Code und danach durch Vorgabe des Startdatum die gewünschte Version der Wirtschaftlichkeitsberechnung aus. Mit OK starten Sie den Vorgang. Für alle betroffenen Einheiten werden Anpassungszeilen im Mietanpassungsvorschlag erstellt.

Hinweis

• Es werden nur Wirtschaftlichkeitsberechnungen mit dem Status Freigegeben berücksichtigt.
• Mit dem Erstellen der Anpassungszeilen wird der Status der betroffenen WB automatisch auf Miete berechnet geändert.
• Da es sich um ein einseitiges Anpassungsverfahren handelt, sind die Datensätze bereits mit Zustimmung = Ja gekennzeichnet. Wenn es sich, anders als in obigem Beispiel, um eine erstmalige Anpassung für einen Neubau handelt, sind die Spalten Betrag alt, Erhöhung Betrag und Erhöhung % nicht gefüllt. Die erstmalige Ermittlung der Kostenmiete hat darüber hinaus die Besonderheit, dass Sollstellungszeilen bei der Mietanpassung zugleich erstmals angelegt werden, da vor der Wirtschaftlichkeitsberechnung noch keine Mietansätze und damit auch keine Sollstellungen vorhanden sein können. Die erstmalige Ermittlung von Kostenmieten für Objekte mit vorhandenen Sollstellungen wie z. B. bei der Übernahme von Objektbeständen aus anderen Systemen, unterscheidet sich dadurch, dass im Feld Bisherige Miete / m² / monatlich in der Wirtschaftlichkeitsberechnung Karte eingetragen wird (siehe Wirtschaftlichkeitsberechnung Kopf anlegen).

Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit über die Funktion Drucken den Word-Bericht 5052574 Mietanpassung nach Wirtschaftlichkeitsberechnung zu starten.

Hinweis

Über Berichtslayouts können Sie sich diese Vorlage exportieren, an Ihre Bedürfnisse anpassen und wieder importieren. Auf diese Weise können Sie auch verschiedene Varianten. Weitere Details zum Thema Berichtslayouts entnehmen Sie bitte den entsprechenden Microsoft-Hilfeseiten (z. B. Erste Schritte beim Erstellen von Berichtslayouts).

Mit der Funktion Sollstellungszeilen eintragen werden die Zeilen in die Sollstellungszeilen der Einheiten übertragen und der Status der betroffenen Wirtschaftlichkeitsberechnung automatisch auf Mietanpassung durchgeführt geändert.

Neue Version Wirtschaftlichkeitsberechnung erstellen

Wenn eine Wirtschaftlichkeitsberechnung neu zu erstellen ist, geschieht dies durch das Anlegen einer neuen Version. Versionsänderungen werden z. B. regelmäßig notwendig, wenn sich Pauschalen oder Kapitalkosten ändern. Für den Fall der Änderung von Pauschalen kann eine neue Version automatisch angelegt werden. Bei einer Änderung der Kostenstruktur oder einer Änderung der Kosten selbst, ist aus der vorhandenen Wirtschaftlichkeitsberechnung mit neuem Startdatum eine neue Version zu erstellen. Wählen Sie hierzu im Menüband auf der betroffenen Wirtschaftlichkeitsberechnung unter Aktionen die Funktion Neue Version erstellen.

Die Quellversion wird bereits vorgeblendet, geben Sie das neue Startdatum und eine ggf. geänderte Beschreibung im Bereich Wirtschaftlichkeitsberechnung speichern unter ein. Ein Haken im Feld Einheitenzuordnung kopieren (voreingestellt) sorgt dafür, dass die Einheitenzuordnung aus der bestehenden WB übernommen wird. Mit OK wird der Bericht gestartet und die neu erstellte Version in der Übersicht angezeigt:

Die Daten wurden aus der Vorgängerversion übernommen bzw. fortgeschrieben. Bearbeiten Sie die neue Version wie in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben und führen Sie die weiteren Schritte bis zur Mietanpassung auf Basis der neuen Version aus. Im Beispiel ändert sich der Zinssatz für das Darlehen von 4,75 % auf 4,25 %:

Erfassen Sie die geänderte Kondition im Feld Faktor für Berechnung. Alle abhängigen Beträge werden entsprechend neu kalkuliert und angezeigt, zusätzlich wird eine Differenzberechnung vorgenommen und zur Verdeutlichung angezeigt:

Geben Sie die neue Version frei und erfassen Sie dafür einen neuen Änderungsgrund sowie ein neues Mietanpassungsdatum.

Erstellen Sie einen neuen Mietanpassungsvorschlag und übertragen Sie die Zeilen in die Sollstellungen.  

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Verschiedene Kopierfunktionen

Für größeren Bedienkomfort bietet RELion mehrere Varianten, um Informationen aus vorhandenen Wirtschaftlichkeitsberechnungen in neue zu übertragen. Die Funktionen werden entweder aus der Übersicht Wirtschaftlichkeitsberechnungen oder auf der Wirtschaftlichkeitsberechnung Karte aufgerufen:

Die Funktionen Freigeben und Neue Version erstellen wurden in den vorigen Abschnitten bereits vorgestellt. Mit der Funktion Kopieren kann eine Wirtschaftlichkeitsberechnung kopiert werden. Wählen Sie Kopieren und es öffnet sich der Bericht Wirtschaftlichkeitsberechnung kopieren:

Wählen Sie den Quell- und Zieldatensatz aus und vergeben Sie ein Startdatum für den Zieldatensatz. Mit der Funktion Zeilen aus einer anderen WB holen können Sie zu einer Wirtschaftlichkeitsberechnung, zu der bislang nur der Kopf angelegt wurde und noch keine Zeilen bestehen, Zeilen aus einer anderen Wirtschaftlichkeitsberechnung, z. B. einer Mustervorlage, kopieren. Es öffnet sich die Wirtschaftlichkeitsberechnung Übersicht, aus der Sie die gewünschte Quelle auswählen können:

Änderung von Pauschalen

Ändert sich eine allgemeine Kenngröße, z. B. die Höhe einer gesetzlich definierten Pauschale, betrifft dies unter Umständen eine größere Anzahl von Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Für diese sind dann neue Versionen anzulegen. Damit der Anwender dies nicht manuell für jede WB durchführen muss, bietet RELion den Bericht 5052732 Änderung von Pauschalen an. Die Pauschale ist vom Anwender nur einmalig in der bekannten Einrichtungstabelle zu ändern, d.h. ein neuer Datensatz mit neuem Startdatum und geändertem Betrag anzulegen. Danach wird der Bericht gestartet. Dieser durchsucht alle vorhandenen Wirtschaftlichkeitsberechnungen daraufhin, ob die betreffende Pauschale verwendet wird, und erzeugt für alle, bei denen dies der Fall ist, selbsttätig eine neue Version zum angegebenen Startdatum.

Öffnen Sie über die Suche das Fenster Wirtschaftlichkeitsberechnung Änderung von Pauschalen.

Im Inforegister Optionen ist das Startdatum anzugeben. Es werden diejenigen Pauschalen berücksichtigt, deren Startdatum dem hier eingegebenen entspricht.

Funktion des Feldes Neue Version speichern:

• Wird das Feld nicht aktiv gesetzt, wird lediglich ein Testlauf durchgeführt. Im Ergebnis wird in der Seitenansicht angezeigt, welche neuen Versionen erstellt werden würden. Auf diese Weise kann bei Bedarf vor der tatsächlichen Anlage kontrolliert werden, ob das zu erwartende Ergebnis korrekt ist.
• Wird das Feld aktiviert, werden die neuen Versionen angelegt.

Im Inforegister Wirtschaftlichkeitsberechnung Code kann die Bearbeitung über verschiedene Filterkriterien eingegrenzt werden. Über Drucken oder Vorschau & schließen wird die Verarbeitung gestartet.

Hinweis

Die neu erzeugten Versionen tragen zunächst den Status offen. Zur Freigabe und Weiterverarbeitung müssen in den einzelnen Versionen noch die Daten vervollständigt werden, insbesondere die Angaben zum Datum Nächste Mietanpassung und zum Änderungsgrund.

Wohnwertpunkte

Die Wirtschaftlichkeitsberechnung verteilt die Gesamtkosten nach der Gesamtfläche gleichmäßig auf die Wohnflächen der beteiligten Wohnungen. Im Ergebnis ist dadurch die relative Miete in €/m² für jede Wohnung identisch. Diese Miete wird auch als Durchschnittsmiete bezeichnet. Will man die Wohnungen bzgl. ihres Wohnwertes z. B. hinsichtlich ihrer Lage, Ausstattung oder besonderer Nutzungsrechte unterschiedlich gewichten, sodass z. B. bestimmte Wohnungen einen höheren Mietpreis / m² als andere Wohnungen erhalten, kann diese Gewichtung über die sogenannten Wohnwertpunkte vorgenommen werden. Die Summe der Kostenmiete gemäß Wirtschaftlichkeitsberechnung bleibt dabei identisch, lediglich das Verhältnis der Wohnungen zur Durchschnittsmiete wird verändert.

Die Wohnwertpunkte werden zum Einheitenstamm erfasst. Wählen Sie im Menüband des Einheitenstamms die Funktion Mietanpassung / Wohnwertpunkte.

Die Wohnwertpunkte werden mit Startdatum und aussagefähiger Beschreibung zur Basis von 100 % im Feld Faktor erfasst (Mittelwert = 100 % = Faktor 100). Es müssen nur diejenigen Wohnungen erfasst werden, deren Gewichtung vom Mittelwert abweichen soll, deren Faktor also größer oder kleiner als 100 sein soll, alle anderen Wohnungen werden automatisch mit dem Faktor 100 kalkuliert.

Am Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsberechnung ändern die Wohnwertpunkte nichts. Die Gewichtung kommt erst bei der Verarbeitung der Mietanpassung zum Tragen. RELion rechnet bei der Mietanpassung der einzelnen Einheit zunächst aus der vorhandenen Sollstellung die enthaltenen Wohnwertpunkte heraus, um die reine Kostenmiete zu erhalten, führt dann rechnerisch die Kostenmietenerhöhung durch und wendet auf dieses Ergebnis die Wohnwertpunkte wieder an. Somit ist gewährleistet, dass auch eine zwischenzeitliche Änderung der Wohnwertpunkte korrekt verarbeitet wird.

Wichtig

Beachten Sie, dass die Summe der Wohnwertpunkte aller Wohnungen dem Produkt [100] x [Anzahl Wohnungen] entsprechen muss, da ansonsten Verteilungsdifferenzen bei der Kostenmiete entstehen! Es finden diesbezüglich im Programm keine Prüfungen statt!

Hinweis

Es ist grundsätzlich möglich, eine Mietanpassung ausschließlich zum Zwecke der Verarbeitung geänderter Wohnwertpunkte durchzuführen. In diesem Fall wird für den Stichtag eine neue Version der Wirtschaftlichkeitsberechnung angelegt. Diese unterscheidet sich zwar betragsmäßig nicht von der Vorgängerversion, ermöglicht aber die Durchführung einer Mietanpassung, bei der die Mieten aufgrund der neuen Wohnwertpunkte neu berechnet werden.

7 - Berichte

🔍 Tipp

Über die Suche können Sie nach dem jeweiligen Bericht filtern.

7.1 - Individueller Spannenwert für Objekt

Beschreibung

Der Bericht Individueller Spannenwert für Objekt dient der zentralen Pflege individueller Spannenwerte für Objekte bzw. Einheiten, deren Mietspiegel ausschließlich eine Spanne ohne Mittelwert ausweist.

In solchen Fällen steht in der Mietspiegel-Matrix Basismiete kein Mittelwert zur Verfügung. Um dennoch eine valide Berechnungsbasis für Zu- und Abschläge sowie weitere Mietberechnungen zu erhalten, muss direkt am Objekt oder an der Einheit ein Individueller Spannenwert hinterlegt werden.

Mit diesem Bericht können Sie mehrere Objekte gleichzeitig mit einem gemeinsamen Spannenwert versehen oder bestehende Werte gezielt aktualisieren.

Optionen

Technische Hinweise

RelC Insert Individ. Span Val. (5052722)

7.2 - Mietanpassung nach Mietspiegel

Beschreibung

Mit diesem Bericht werden Mietanpassungen gemäß § 558 BGB auf Basis hinterlegter Mietspiegel durchgeführt.

Der Bericht verarbeitet alle – oder optional gefilterte – Objekte, denen ein Mietspiegel zugeordnet ist, und prüft für jede Einheit die vorhandene Sollstellung der Art “Miete” auf ihre Anpassungsfähigkeit.

Wichtig

Pro Einheit darf die Sollstellungsart Miete nur einmal existieren.

Für jede Einheit erfolgt abhängig von der Datenlage:

• Anpassungsfähige Einheit:
  Der neue Mietpreis wird berechnet und als Zeile im Mietanpassungsvorschlag eingefügt.
• Formale oder inhaltliche Hinderungsgründe:
  Es wird eine Hinweismeldung erzeugt (z. B. Unterschreitung der 12‑Monats-Frist, Gewerbemietvertrag, etc.).
• Fehlerhafte oder unvollständige Daten:
  Es wird eine Fehlermeldung erzeugt.

Optionen

Technische Hinweise

RelC Rent Adjust. Rental Table (5052637)

7.3 - Umsatzmietabrechnung

Beschreibung

Der Bericht Umsatzmietabrechnung ermittelt auf Basis eines vorgegebenen Abrechnungszeitraums alle fälligen Umsatzmietabrechnungen aus den Umsatzvereinbarungen und den zugehörigen Umsatzmeldungszeilen.

Die Auswahl der zu berücksichtigenden Umsatzmeldungen erfolgt anhand der im Bericht gewählten Abrechnungsart.

Der Stichtag definiert das Belegdatum des Abrechnungsschreibens und dient gleichzeitig zur Ermittlung der Fälligkeit des Abrechnungspostens.

Wird der Bericht direkt aus einer Umsatzvereinbarung über die Funktion Umsatzmietabrechnung erstellen gestartet, wird der Filter RE Vertrag automatisch mit der Vertragsnummer vorbelegt.

Optionen

Technische Hinweise

RelC Turnover Rent Accounting (5052630)

7.4 - Vorschlag Mietanpassung

Beschreibung

Diese Liste gibt die erstellten Mietanpassungsvorschläge wieder. Sie kann sowohl zur internen Kontrolle genutzt werden als auch als Vorschlagsliste für Eigentümer in der Mietverwaltung.

Über die Filterbereiche kann die Liste flexibel eingeschränkt werden, z. B. auf bestimmte Objekte, Einheiten oder Verträge.

Der Code des aktuellen Mietanpassungsvorschlags wird automatisch vorgeblendet.

Optionen

Mit dem Schieberegler Details anzeigen wird gesteuert, ob zu jeder Anpassung zusätzliche Detailinformationen ausgegeben werden.

Filter

Technische Hinweise

RelC Proposal Rent Adjustment (5052324)

7.5 - Vergleichsmietenanpassung

Beschreibung

Die Vergleichsmietanpassung ist eine Form der Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete gemäß § 558 BGB.

Dieser Bericht erstellt Mietanpassungszeilen für Einheiten, deren Miete anhand geeigneter, zuvor gepflegter Vergleichswohnungen angepasst werden kann.

Voraussetzung für die Nutzung des Berichts ist, dass die entsprechenden Basiseinheiten und Vergleichseinheiten vorab über das Fenster Vergleichswohnungen aktualisieren angelegt bzw. aktualisiert wurden.

Der Bericht prüft für jede relevante Einheit, ob die Grundlage für eine Anpassung gegeben ist und erzeugt entsprechende Vorschlagszeilen. Fehlende oder fehlerhafte Vergleichsdaten führen zu Hinweisen oder Fehlermeldungen.

Optionen

Über den Filter Einheitenvertrag kann der Bericht optional auf bestimmte Objekte, Verträge oder einzelne Einheiten eingeschränkt werden.

Technische Hinweise

RelC Rent Adapt./Comp. Units (5052638)

7.6 - Manuelle Mietanpassung

Beschreibung

Dieser Bericht führt individuelle Mietanpassungen durch, ohne die in der Einrichtung hinterlegten gesetzlichen Standardwerte zu verwenden. Über verschiedene Filter können Objekte, Einheiten oder Verträge gezielt eingegrenzt werden.

Die Anpassungslogik wird im Inforegister Ausführungsfolge definiert, in dem die manuellen Erhöhungsparameter festgelegt werden.

Optionen

Inforegister: Einheitenvertrag

Wenn keine Eingrenzung erfolgt, wird der Lauf über alle Objekte im Mandanten ausgeführt.

Inforegister: Ausführungsfolge

Darunter werden im Inforegister Ausführungsfolge die gewünschten manuellen Anpassungen eingetragen:

Technische Hinweise

RelC Calculate Rent Adaptation (5052282)

7.7 - Mietvertragindexerh. Prüfliste

Beschreibung

Mit diesem Bericht wird ein neues Indexmietanpassungsprotokoll erzeugt. Über das Berechnungsdatum, den Indexcode sowie optionale Filter auf Einheitenverträge können alle relevanten Mietverträge ermittelt und für eine Indexanpassung geprüft werden.

Der Bericht dient damit als Prüfliste, bevor ein tatsächlicher Anpassungslauf durchgeführt wird.

Optionen

Im Inforegister Einheitenvertrag kann der Anpassungslauf bei Bedarf auf einzelne Objekte und/oder Einheiten gefiltert werden. Wird keine Abgrenzung eingegeben, erfolgt der Lauf über alle Objekte im Mandanten.

Im Inforegister Optionen werden die Eckdaten des Anpassungslaufs erfasst.

Technische Hinweise

RelC Ten. Agr. Idx Coll. Check (5052417)

7.8 - Staffelmiete berechnen

Beschreibung

Staffelmieten können ausschließlich im Vertrag erfasst und nur einmal berechnet werden. Wenn im Vertrag einzelne Einheiten und/oder Sollstellungszeilen von unterschiedlichen Staffelvereinbarungen betroffen sind, können weitere Sollstellungsänderungen nur manuell durch Anpassung der betroffenen Sollstellungszeilen vorgenommen werden.

Hinweis

Staffelmieten können ausschließlich auf Sollstellungen der Art Miete angewendet werden.

Optionen

Alle Parameter werden aus den soeben erfassten Vertragsdaten übernommen. Wenn mit der Art der Steigerung Prozent gearbeitet wird, ist zusätzlich ein Rundungsbetrag bei Rundung des Betrages einzugeben und die Erfassung mit OK zu bestätigen.

Technische Hinweise

RelC Create Graduat. Deb. Pos. (5052255)

7.9 - Zielwert für neue Sollstellung

Beschreibung

Der Bericht erzeugt im Stapel neue Sollstellungszeilen für definierte Einheitenverträge. Diese werden mit einem einheitlichen Wert versehen, der entweder als absoluter Betrag oder als Betrag in Abhängigkeit vom Verteilcode hinterlegt wird.

Im Gegensatz zu bestehenden Mietanpassungs-Berichten dient dieser Bericht speziell dazu, Sollstellungszeilen zu erstellen, wenn für das gewählte Konto bisher keine Zeilen an den betreffenden Einheiten vorhanden sind.

Technische Hinweise

RelC Create Rent Debit Pos. (5052380)

7.10 - Zielmiete in Plansollstellungen

Beschreibung

Der Bericht Zielmiete in Plansollstellungen dient dazu, per Stapelverarbeitung Zielmieten als spezielle Plansollstellungen für eine definierte Menge von Einheitenstämmen einzustellen. Die Zielmiete ist ein optionaler, interner Richtwert für Mietanpassungen. Sie fungiert als freiwillige Kappung der möglichen Mieterhöhung und liegt üblicherweise unterhalb des nach Mietspiegel zulässigen Höchstwerts.

Die Zielmiete kann wahlweise

• als absoluter Nettobetrag oder
• als wertbezogener Betrag pro m² hinterlegt werden.

Da die Zielmiete in RELion technisch als Sonderform der Plansollstellung geführt wird, muss in der Einrichtung ein spezieller Plansollstellungscode definiert sein, der diese Einträge als Zielmieten kennzeichnet.

Bei Mietanpassungsläufen werden nur jene Plansollstellungszeilen als Zielmiete berücksichtigt, die den dafür festgelegten Kennzeichnungscode tragen.

Optionen

Der Bericht sucht für alle ausgewählten Einheiten:

• die zugehörigen Kontenpläne,
• dort die Konten der Sollstellungsarten Miete, Sonstige, Nebenkosten (sofern nicht durch Filter eingeschränkt),
• erzeugt für jedes gefundene Konto eine neue Plansollstellungszeile der hinterlegten Zielmieten‑Art,
• setzt den eingegebenen Zielmietbetrag (absolut oder pro Verteilcode) und übernimmt die Rundungsregeln.

Wichtige Hinweise

• Bestehende Zielmieten mit identischem Startdatum werden überschrieben.
• Bestehende Zielmieten mit älterem Startdatum erhalten automatisch ein Enddatum.
• Wenn mehrere Zielmieten ohne Enddatum existieren, wird für die Mietanpassung stets die jüngste Zeile verwendet.
• Objektfilter und Kontenfilter sorgfältig setzen, um keine unerwünschten Zielmieten zu erzeugen.

Technische Hinweise

RelC Targ. Rent Bdg. Deb. Pos. (5052721)