E-Banking

• 1: Elektronische Verarbeitung
• 2: Import Verarbeitung

1 - Elektronische Verarbeitung

Erläuterung des Kontoauszugs-Import

Kontoauszugsdateien können wahlweise im MT940- oder CAMT.053-Format importiert werden.

CAMT ist ein XML-Format, welches im Zuge der Umstellung auf SEPA entwickelt wurde. In naher Zukunft wird das XML-Format CAMT das alte TXT-Format MT940 vollständig ablösen. Sie können ab sofort Ihre Kontoauszüge im CAMT.053-Format bei Ihrer Bank anfordern. Das neue XML-Format gewährleistet aufgrund seiner eindeutigen Struktur mehr Sicherheit beim Import. Öffnen Sie die Liste Importierte Kontoauszüge.

Es öffnet sich die Seite Importierte Kontoauszüge – Global, welche noch nicht vollständig verarbeitete Kontoauszugs-Importe mit Filter auf Erledigt = Nein enthält. Ein Kontoauszugsimport ist entweder erledigt, wenn alle enthaltenen Kontoumsätze den Status Gebucht enthalten und die Verarbeitungsleiste somit 100% anzeigt oder wenn das Feld Erledigt angehakt ist.

Es ist durchaus möglich, dass ein Kontoauszugs-Import keine 100 %-Verarbeitung erreicht, da er möglicherweise auch Geschäftskonten enthält, die in der Datenbank gar nicht gebucht werden sollen. In diesem Fall kann der Anwender manuell das Erledigt-Kennzeichen setzen, indem er beispielsweise die betreffenden Importzeilen markiert und die Aktion Zeile/n auf Erledigt setzen nutzt oder direkt beim jeweiligen Datensatz das Feld Erledigt im Bearbeitungsmodus editiert. Ein weiteres Hilfsmittel zur besseren Strukturierung der importierten Kontoauszüge ist das Feld Beschreibung. Dieses kann bei Bedarf mit einem internen Vermerk versehen werden.

Darüber hinaus verfügt die Seite über eine BC-Standard Infobox Notizen um beispielsweise den Importieren-Kontoauszug einem Kollegen zur weiteren Bearbeitung per Benachrichtigung zu übergeben.

Importieren neuer Kontoauszugs-Dateien

Kontoauszugsdateien sind derzeit in zwei Datei-Formaten verfügbar: MT940- und CAMT.053-Format. CAMT.053 ist aufgrund der SEPA-Umstellung entstanden und wird langfristig das MT940-Format ablösen. Um CAMT-Dateien vom Kreditinstitut zu beziehen ist lediglich eine Information an die Bank erforderlich. Die CAMT-Dateien sind, genauso wie die Zahlungsdateien, ein XML-Format, welches die Bestandteile der Umsatzinformationen an fest definierten Feldern innerhalb der Datei führt und daher weniger fehleranfällig bei Importfunktionen ist. Für die alten MT940-Dateien im txt-Format ist derzeit noch kein Abschalttermin bekannt. Beide Dateiformate können von RELion verarbeitet werden. Über die Suche öffnen Sie die Liste Importierte Kontoauszüge.

In der Menüleiste befinden sich die beiden Importfunktionen CAMT.053 Import und MT940 Auszug Einlesung. Beide Funktionen öffnen das Ordnerverzeichnis. Die zu importierende Datei ist zu markieren. Durch den Befehl Öffnen startet der Import.

Eine Hinweismeldung informiert Sie über den erfolgreichen Import. Sollte die gewählte Datei bereits importiert worden sein, gibt die Anwendung eine Error-Meldung aus, mit Verweis auf die gefundene Dublette.

War die Prüfung erfolgreich, so legt die Funktion einen neuen Datensatz in der Tabelle Importierte Kontoauszüge – Global mit laufender Nummer an.

Auf der Seite Importierte Kontoauszüge – Global können Sie bei Bedarf folgende zusätzliche Felder einblenden:

• Mandant
• Auszugsdatum
• Bankkontocode und
• Bankkontonummer

Da es sich hierbei um Flow Fields handelt, die die Performance beeinflussen, werden sie standardmäßig nicht eingeblendet. Sie können entscheiden, ob Sie eines oder mehrere dieser Felder einblenden möchten.

Wichtig

Das Feld IBAN (bereits standardmäßig eingeblendet) wird im Gegensatz zu den anderen Feldern nur bei Verwendung des Formats Camt.053 gefüllt, es wird nicht gefüllt, wenn mit dem veralteten Format MT940 gearbeitet wird.

Auf einer Zeile stehend wechseln Sie über Bearbeiten zur weiteren Verarbeitung der Daten in die Kartenansicht.

Multi Camt.053 Import – Import von mehreren Kontoauszügen

Neben der Funktion Camt.053 Import, mit der nur eine Auszugsdatei eingelesen werden kann, gibt es die Funktion Multi Camt.053. Mit dieser Funktion lassen sich mehrere Kontoauszüge des Camt.053-Formats auf einmal importieren. Mithilfe der Drag and Drop Funktion können beliebig viele Kontoauszugsdateien, die in einem Ordner liegen markiert und per Drag auf die Seite Multi Camt.053 Import gezogen werden.

Nachdem die Dateien in das Fenster gezogen wurden, öffnet sich die Tabelle Bearbeiten Camt.053 Import. Hier wird in der Spalte Status angezeigt, ob der Import möglich ist oder nicht. Ist der Import nicht möglich, ist das entweder darin begründet, da es sich um ein anderes Dateiformat handelt oder da die Auszugsdatei bereits importiert wurde. Durch Klick auf OK werden die Auszugsdateien, die einen Haken bei Import möglich gesetzt haben, importiert. Für jede Datei wird in der Tabelle Importierte Kontoauszüge – Global ein eigener Datensatz angelegt.

Kontoauszugsdatei - Global

Die Kartenansicht der Kontoauszugsdatei setzt sich aus eine Kopf- und Zeilenbereich zusammen. Im Kopfbereich zeigt die Karte die übergeordneten Informationen der Datei an. Dies ist im Kern das Kreditinstitut von dem die Auszüge übermittelt wurden, sowie weitere Detailinformationen zur Datei selbst und Informationen zum Verarbeitungsstand. Die Felder Beschreibung und Erledigt sind im Bearbeitungsmodus editierbar.

Der Zeilenbereich listet alle in der Datei enthaltenen Konten und Zusatzinformationen auf, zu denen Kontoumsätze existieren. Die jeweiligen Kontoverbindungen der Datei können verschiedene Bankstammdaten innerhalb der Datenbank betreffen. Daher ist der Import eine mandantenübergreifende Funktion, welche bereits bei der Einlesung prüft in welchem Mandanten der Datenbank die Bankverbindung existiert. Im Feld Mandant wird der betreffende Mandantenname gespeichert. Befinden sich auch Umsätze, bzw. Bankkonten aus anderen Mandanten in diesem Kontoauszug, so ist eine Weiterverarbeitung dieser Zeilen nicht möglich.

Wichtig

Der Kontoauszugsimport benötigt Eindeutigkeit was die Bankverbindungen des Mandanten betrifft. Daher ist es nicht möglich, eine Bankverbindung zeitgleich in mehreren Mandanten zu führen und hierfür Kontoauszüge zu verarbeiten. Sollte eine Bankverbindung innerhalb der Datenbank mehrfach existieren, so ist festzulegen in welchem Mandanten das E-Banking vorgenommen wird. Bankkonten, die vom Import ignoriert werden sollen, sind auf der Bankkontokarte im Feld Bei Import ignorieren zu kennzeichnen.

Aufgrund des identifizierten Bankdatensatzes, validiert die Import-Funktion neben dem Feld Mandant auch folgende weitere Felder:

Bezeichnung	Erläuterung
Bankkonto	Zeigt das Schlüsselfeld Nr. der Bankkontokarte an. Bei Bedarf kann über den Drilldown auf den Datensatz zugegriffen werden, sofern der Anwender sich im richtigen Mandanten befindet.
Kontoinhaber	Zeigt den erfassten Kontoinhaber der Bankkontokarte an.
Objektbezug	Sofern das Bankkonto als RE Objektbank existiert, zeigt das Feld bei einer 1:1 Zuordnung die Objektnummer und bei einer 1:n Zuordnung die Anzahl der zugehörigen Objekte an.

Kann ein Bankkonto beim Import keinem Bankstammdatensatz der Datenbank zugeordnet werden, so setzt das System die Zeile auf Gesperrt = Ja. Für gesperrte Zeilen lässt sich die Umsatzanzeige nicht öffnen und eine Weiterverabeitung ist ebenfalls nicht möglich.

Eine Kontoauszugsdatei kann durchaus Bankverbindungen enthalten, in der Umsätze bewusst nicht in RELion verarbeitet werden sollen. In diesem Fall wäre dies so gewollt und der Import kann später manuell auf Erledigt gesetzt werden. Andernfalls sollte geprüft werden, weshalb die Zuordnung vom Import nicht vorgenommen wurde. Nach Korrektur oder Neuerfassung eines Bankstammdatensatzes ist es nicht notwendig, den Import zu löschen und erneut zu importieren. Verwenden Sie stattdessen die Aktion Import aktualisieren um die Zeile zu entsperren und die weiteren Felder zu aktualisieren.

Haben Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung im Inforegister Automatische Kontierung die Verwendung von Zahlungsschlüsseln (Zahlungsreferenzen oder Virtuelle Konten) aktiviert, so sollten Sie immer nach dem Import einer Datei die Aktion Erweiterte Zahlungsschlüssel Prüfung starten! Diese Funktion ist eine nachgelagerte Durchsuchung der Datei nach eventuell vorhandenen Zahlungsschlüsseln. Die Import-Funktion ordnet Zahlungsschlüssel bereits zu, wenn diese an einer bestimmten Stelle in der Datei vorkommen. Da Zahlungsschlüssel aber an verschiedenen Stellen in der Datei stehen können, ist die nachgelagerte Suche notwendig.

Sollten in der Schnittstelle erwartete Feldwerte leer sein, so kann über den Menüaufruf Datei anzeigen die Datei geöffnet und überprüft werden. Wenn Unstimmigkeiten auftreten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Erweiterte Prüfung auf Zahlungsschlüssel (Verwendung Zahlungsreferenzen)

Zahlungsreferenznummern sind eindeutige Nummernfolgen, welche bei entsprechender Datenbankeinrichtung von RELion automatisch erzeugt und mit Vertrag bzw. Debitor verknüpft werden. Dem Debitor wird die Nummer mitgeteilt mit der Bitte, diese bei seinen Zahlungen anzugeben. Gibt der Überweisende die Nummernfolge im Verwendungszweck oder als Referenz an, so erscheint diese im Kontoumsatz. RELion kann das Merkmal identifizieren, um beim Übertrag des Umsatzes an das Buchblatt automatisch darauf kontieren.

Für die Identifizierung der Zahlungsreferenznummern ist zwischen Import der Datei und Übertrag an das Buchblatt ein Zwischenschritt erforderlich. Öffnen Sie nach erfolgreichem Import aus der Seite Importierte Kontoauszüge den Auszug über Bearbeiten. Mit der Aktion Kontoauszug aktualisieren findet für die gesamte Datenbank anhand der Umsatzinformationen der Datei eine Prüfung und Zuordnung eventuell vorhandener Zahlungsschlüssel des jeweiligen Umsatzes statt, sofern vorhanden. Zudem werden die Bankkonten aktualisiert. Die zugeordneten Zahlungsschlüssel sind einsehbar, wenn im Inforegister Kontoauszüge auf die Umsatzanzeige gewechselt wird. Im Zeilenbereich Umsätze werden diese im Feld Zahlungsschlüssel angezeigt.

Hinweis

Ein Umsatz kann nur aufgrund eines Zahlungsschlüssels automatisch kontiert werden, wenn das Feld Zahlungsschlüssel einen Wert enthält. Dies gilt neben dem Verfahren mit Zahlungsreferenznummern auch für die virtuellen IBANS.

Erläuterung der Umsatzanzeige

Die Umsatzanzeige zeigt im Zeilenbereich alle Umsätze innerhalb eines Kontoauszugs mit detaillierten Informationen zum Auftraggeber, Geschäftsvorfall, Rückgabegrund bei Rücklastschrift, Betrag, Verwendungszweck, Mandatsreferenznummer bei Lastschrift, End-To-End-Referenz, Kundenreferenz. All diese Informationen kann RELion für die automatische Kontierung verwenden, sofern diese in der Tabelle vorhanden sind. Bei Sammleraufträgen, zeigt das Feld Sammlerbewegungen zur Information die Anzahl der Transaktionen die zur Betragssumme geführt haben. Sammler werden später im Buchblatt über die Aktion Transitsaldo auflösen gebucht.

Darüber hinaus gibt es noch Felder die bereits in der Umsatzanzeige verdeutlichen, ob ein Umsatz ggf. automatisch von der Anwendung kontiert werden kann. Voraussetzung ist die Eindeutigkeit, sowie die Stufeneinstellung der Kontierungsprüfung in der Zahlungsverkehr Einrichtung.

Bezeichnung	Erläuterung
Bankregeln	Zeigt die Anzahl der Bankregeln gefiltert auf die Werte Auftraggeber IBAN und Bankkonto. Der Link des Feldes öffnet die Kontierungsregeln. Bei Bedarf kann der Aufruf genutzt werden, um die Daten zu prüfen oder eventuelle Dubletten zu entfernen.
Zahlungsschlüssel	Zeigt den Zahlungsschlüssel an, sofern beim Import auf virtuelle IBANS zugegriffen wurde oder die Erweiterte Zahlungsschlüssel Prüfung Zahlungsreferenznummern identifizieren konnte.

Hinweis

Sollte im Feld GVC Beschreibung kein Text erscheinen, so überprüfen Sie die Einrichtung der Tabelle Global-GVC Textschlüssel. Im Kontoauszug wird je Umsatz der GVC-Code übermittelt. Zur Anzeige der Bedeutung des GVC ist eine Beschreibung zu erfassen. Eine Liste der aktuellen GVC-Codes und deren Bedeutung sind auf verschiedenen Bank-Webseiten veröffentlicht.

Der Status des Umsatzes verfügt über drei Optionen: Importiert, Übertragen, Gebucht.

Das Feld ändert seinen Status automatisch auf Übertragen, sobald die Kontoumsätze an ein Buchblatt transferiert wurden. Jede Buchblattzeile entspricht einer Umsatzzeile und hat über entsprechende Systemfelder eine Verbindung zu diesem Datensatz. Wird die Buchblattzeile gebucht, ändert sich der Status automatisch auf Gebucht. Wird die Buchblattzeile gelöscht, bleibt der Status auf Übertragen. Um die Umsatzzeile erneut ins Buchblatt zu übertragen, muss der Status auf Importiert geändert werden. Dies geschieht mit dem Aufruf der Aktion Status übertragen zurücksetzen.

Wird nachfolgende Meldung mit Ja bestätigt, wird der Status bei allen Umsätzen auf importiert zurückgesetzt. Gleichzeitig werden die Buchblattzeilen, die diese Umsätze betreffen gelöscht, damit sie erneut übertragen werden können. Wird die Meldung mit Nein bestätigt, so kann über eine weitere Meldung das Buchblatt geöffnet und ggf. bearbeitet werden.

Sollte bei den Umsatzzeilen ein Datensatz mit 0-Betrag enthalten sein, da von der Bank eine Informationszeile im Kontoauszug übermittelt wurde, wird die Funktion Zeile löschen aktiv und die Zeile kann entfernt werden. Somit ist sichergestellt, dass am Ende alle Zeilen den Status Gebucht enthalten und somit die Verarbeitung 100 % anzeigt.

Nach Abbruch einer Umsatzübertragung bleiben die bereits erfolgreich übertragenen Umsatzzeilen im Bankbuchblatt stehen. In der Umsatzanzeige tragen die noch nicht übertragenen Umsätze den Status Importiert.

Die Funktion Kontoumsätze übertragen kann so oft wiederholt werden, bis alle Umsatzzeilen, die mit dem Status Importiert gekennzeichnet sind, erfolgreich in das Buchblatt übertragen sind.

Der Aufruf Bankbeleg ist eine Kartenansicht der Umsatzzeile.

Übertragung der Kontoumsätze an das Bank-Buchblatt

Für die Übertragung der Kontoumsätze in das Bank-Buchblatt ist der Bericht Kontoumsätze übertragen zuständig. Je Kontobewegung wird in der Regel eine Buchblattzeile erzeugt. Kommen eventuelle Splittbuchungen zum Tragen, beispielsweise aufgrund einer Kontierungsregel mit erweitertem DANN-Teil, so kann ein Kontoumsatz in mehrere Buchblattzeilen vom System aufgeteilt werden. Während der Übertragung durchläuft das System die gesamte Logik zur Kontierungsprüfung und versucht die Umsätze einem Buchungssatz zuzuordnen. Sollten bei erfolgreicher Kontierung auch ausgleichbare Posten gefunden werden, setzt die Anwendung auch die Ausgleichs-ID für den Postenausgleich.

Automatischer Postenausgleich:

Je nach Einstellung in RE Zahlungsverkehr Einrichtung verhält sich die Vorgehensweise des Ausgleichs. Ist die Option Teilausgleich zulassen und Zuerst älteste Posten gewählt, wird bei Überzahlung der komplette Betrag auf fällige Posten (somit auch auf zukünftige) verteilt.

Ist die Option Teilausgleich zulassen und Aktuelle Periode -> älteste Posten gewählt, werden bei Überzahlung nur Posten ausgeglichen, die den aktuellen Monat (maßgeblich ist das Arbeitsdatum) oder vergangene Perioden betreffen. Der überschüssige Restbetrag wird als separate Zeile mit der Belegart Zahlung als Debitor Posten im Buchblatt erstellt. Dieses Verhalten ist identisch mit dem manuellen Postenausgleich.

Neben dem Betrag werden weitere Informationen der Kontoumsätze in die Buchblattzeilen geschrieben:

• Das Feld Beschreibung enthält den Namen des Auftraggebers oder die GVC-Beschreibung, wenn kein Name enthalten ist (z. B. bei Bankgebühren)
• Das Feld Beschreibung 2 enthält den Verwendungszweck

Zusätzlich gibt es in den Buchblattzeilen das Feld RE Kontierungsbeschreibung, welches zur Information dokumentiert ob automatisch kontiert wurde, ein Postenausgleich stattgefunden hat oder die Zeile manuell zu bearbeiten ist.

Wichtig

Sie können zwar Ihre elektronischen Kontoauszüge mandantenübergreifend einlesen, doch für die Übertragung ins Buchblatt und weitere Bearbeitung müssen Sie sich im entsprechenden Mandanten befinden.

Der Bericht verfügt über drei verschiedene Aufrufmöglichkeiten:

1. Über die Kontoauszugsdatei im Inforegister Kontoauszüge -Funktion Umsätze übertragen. Dieser Aufruf bezieht sich auf die jeweils markierte Zeile.

2. Kontoumsätze übertragen aus dem Bank.-Buchblatt Der Funktionsaufruf Kontoumsätze übertragen aus dem Buchblatt heraus erleichtert Ihnen die Arbeit. Sie können mehrere Kontoauszüge eines Bankkontos auf einmal übertragen.

Nun kann der Anwender zuerst das Bankkonto über die Auswahl hinterlegen und sieht danach unter Lfd. Nr. im Auswahlfenster über die drei Punkte alle vorhandenen Auszüge mit Status Importiert, die zu dem gewählten Bankkonto gehören. Mit Ok wählen Sie eine Lfd. Nr. Sollen mehrere Kontoauszüge übertragen werden, so wird im Feld Lfd. Nr. entweder von-bis (3..8) oder wenn es zwei Auszüge sind und (3|8) entsprechend ergänzt.

Alternativ kann über die Felder Auszugsdatum von und Auszugsdatum bis, die mit dem Tagesdatum vorbelegt sind, der entsprechende Zeitraum der zu übertragenden Auszüge gewählt werden.

Wird kein Bankkonto hinterlegt, so werden unter Lfd. Nr. alle Kontoauszüge des Mandanten angezeigt, die den Status Importiert haben. Wird eine Lfd. Nr. über OK gewählt, so wird das Feld Bankkonto automatisch vom System gefüllt und die Felder Auszugsdatum von und Auszugsdatum bis sind nicht mehr editierbar. Entfernen Sie die Lfd. Nr., so werden die beiden Felder automatisch vom System wieder auf editierbar gesetzt, das Fenster muss nicht geschlossen werden.

Nach der Übertragung erscheint ein Hinweis, wie viel Zeilen in das Buchblatt übertragen wurden.

Tragen Sie im Feld Buchungsdatum im Buch.-Blatt ein Datum ein, so wird dieser Wert in alle übertragenen Buch.-Blattzeilen übernommen.

Bleibt das Feld leer, so wird das jeweilige Auszugsdatum als Buchungsdatum im Buch.-Blatt übernommen.

3. Als dritte Option können Sie den Bericht über die Suche aufrufen. Dieser Aufruf überträgt die Kontoumsätze entweder gefiltert auf das Auszugsdatum und/oder auf ein Bankkonto.

Das Inforegister Optionen bietet folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Bezeichnung	Erläuterung
Automatisch aufteilen	Wichtig: Damit dieser Parameter funktioniert, muss bei allen Bankkonten auf der Karte ein Buchblatt im Inforegister Transfer hinterlegt sein! Sollte dies beim Start der Stapelverarbeitung bei einem betroffenen Bankkonto nicht der Fall sein, erscheint eine Fehlermeldung. Wenn Sie in diesem Feld einen Haken setzen, werden alle vorhandenen noch nicht übertragenen Kontoauszüge übertragen und die Buchungen werden in die jeweils bei den Bankkonten hinterlegten Buchblätter zusammengefasst.
Belegnummer Buchblatt	Haben Sie hier einen Haken gesetzt, wird/werden die Belegnummernserie/n verwendet, die beim betroffenen Buchblatt hinterlegt ist. Wichtig: Damit dieser Parameter funktioniert, muss bei den entsprechenden Buchblättern eine Belegnummernserie hinterlegt sein!
Bankkonto	Ermöglicht Kontoauszüge nur für bestimmte Bankkonten des Mandanten zu übertragen.
Fibu Buch.-Blattvorlage; Fibu Buch.-Blattname	Wird die Option Automatisch aufteilen nicht verwendet, so muss ein Bankbuchblatt ausgewählt werden, in das die Kontoumsätze zu übertragen sind. In diesem Fall öffnet die Anwendung unmittelbar nach der Übertragung das zuvor gewählte Buchblatt.
Auszugsdatum	Das Auszugsdatum filtert auf Kontoauszüge mit diesem Datum. Wird die Funktion Umsätze übertragen bereits ausgehend von einem bestimmten Kontoauszug gestartet, so ist das Datum vorgeblendet. Das Auszugsdatum überträgt die Anwendung in das Feld Belegdatum der Buchblattzeile.
Buchungsdatum im Buchblatt	Das hier eingetragene Datum wird in das Feld Buchungsdatum der zu erstellenden Buchblattzeilen übertragen.
Auszugsnr.	Bei Start des Berichts über das Bankbuchblatt, kann mithilfe der Auszugsnummer direkt ein Kontoauszug ausgewählt werden.

2 - Import Verarbeitung

Automatische Kontierung von wiederkehrenden Kontoumsätzen

Viele Kontobewegungen sind in der Immobilienverwaltung zyklisch. Hierzu gehören regelmäßige Zahlungseingänge von Debitoren aufgrund von Vertragsverhältnissen (Miete, Hausgeld, etc.) sowie regelmäßige Zahlungen an Kreditoren aufgrund von Dienstleistungs- und Verbraucherverträgen (Wartung, Hausmeister, Abschlagszahlungen). Debitoren- und Kreditorenposten die über die RELion Zahlungsvorschlagsläufe per Zahlungsdatei (Lastschrift und Auszahlung) ausgeglichen werden, erscheinen im Kontoauszug als Sammelbetrag. Da die Posten durch den Zahllauf bereits ausgeglichen wurden, muss mit dem Sammelbetrag nur noch der Transitsaldo aufgelöst werden. Für diese Fälle sind Kontierungsregeln nicht notwendig.

Für diese Umsätze ist eine Kontierungsregel sinnvoll:

• Zahlung von Debitoren die kein Lastschriftmandat erteilt haben
• Abbuchungen von externen Firmen aufgrund von Lastschriftmandaten (z. B. Verbrauchsabschläge, Wartungsgebühren)
• Transaktionen der Bank z. B. Gebühren, Zinsen, etc.

Alle Informationsdaten der Umsatzzeile des importieren Kontoauszuges können ganz oder teilweise für eine automatisierte Kontierung verwendet werden. Voraussetzung ist die entsprechende Einrichtung der Kontierungsprüfung und Datenpflege der gewählten Kontierungsstufe, um eine Verbindung zwischen wiederkehrenden Umsätzen und Buchungsdaten herzustellen.

In RELion gibt es drei mögliche Stufen der Kontierungsprüfung:

1. Einheiten-Bankverbindung

Diese Prüfung sollte in Mandanten verwendet werden, die vorwiegend einzeilige Verträge haben. Also Debitoren die meist immer nur in einem Einheitenvertrag als Vertragspartner hinterlegt sind. Über diese Kontierungsregel lassen sich ausschließlich Debitorenkonten buchen.

2. Zahlungsschlüssel

Zahlungsschlüssel sind in RELion in einer eigenen Tabelle gespeichert. Der Zahlungsschlüssel ist eine eindeutige Kennziffer, welcher über die Tabelle mit dem zugehörigen Datensatz (Vertrag oder Objektbuchungskonto) verknüpft wird, um darauf automatisch zu kontieren. Mithilfe von Zahlungsschlüsseln, können Debitorenkonten oder Objektbuchungskonten gebucht werden.

• Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz: Unabhängig vom Kreditinstitut ist es möglich in RELion automatisiert Zahlungsreferenz-Nummern generieren zu lassen. Ist die Funktion aktiviert, vergibt RELion bei jedem neuen Vertrag eine Zahlungsreferenz für den Vertragskopf und für die zugehörigen Einheitenverträge. Je nachdem ob der Debitor in Summe für mehrere Vertragszeilen oder einzeln für einen Einheitenvertrag überweisen möchte, kann die Zahlungsreferenz mitgeteilt werden.
• Zahlungsschlüssel als virtuelles Konto: Hat der Mandant Bankkonten der Aareal Bank oder Berliner Bank, so ist es möglich bei der Bank virtuelle Unterkonten zu erhalten, welche dem überweisenden oder abbuchenden Dritten mitzuteilen sind. Diese virtuellen Konten werden in der Zahlungsschlüsseltabelle geführt. Die Aareal Bank und Berliner Bank übermittelt die eindeutige Nummer zur Identifizierung des Umsatzes an einer bestimmten Stelle in der Kontoauszugsdatei des jeweiligen Umsatzes.

3. Kontierungsregel

Der Anwender kann selbst Kontierungsregeln gestalten. Eine Regel besteht aus einem WENN-Teil der beschreibt, welche Informationen der Umsatz enthalten muss und einem DANN-Teil der beschreibt, welche Felder der Buchblattzeile zu füllen sind, falls der WENN-Teil zutrifft. Kontierungsregeln sind sehr flexibel, müssen aber auch sorgfältig gepflegt werden.

Beispiel: Buchblatt mit Kontierungsregel

Die Information, welche Kontierungsprüfung beim Übertrag der Umsätze im Buchblatt gegriffen hat erhalten Sie, wenn Sie sich das Feld RE Kontierungsbeschreibung einblenden. Der Wert des Feldes dient Informations- und Filterzwecken und wird nicht auf die Posten übertragen.

Einheit-Bankverbindung

Hinter der automatischen Kontierung von Umsätzen mittels der Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung steckt eine unkomplizierte Logik. Die Anwendung filtert anhand der Auftraggeber IBAN des Kontoumsatzes auf die hinterlegte IBAN am Einheitenvertrag. Führt dies zu einem eindeutigen Treffer, wird die Buchblattzeile auf den Einheitenvertrag kontiert. Hierbei werden nur aktive Einheitenverträge berücksichtig. Die Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung ist zur Kontierung von Habenumsätzen durch Selbstzahler mit einfachen Verträgen gedacht.

Ob bei den importierten Kontoumsätzen für die Auftraggeber IBAN mögliche Einheitenverträge gefunden wurden, ist bereits in der Umsatzanzeige ersichtlich. Diese lässt sich über die Seite Kontoauszugsdatei öffnen.

Im Feld Einheitenbank wird die Anzahl der gefundenen Einheitenverträge zur Auftraggeber IBAN angezeigt. Der Link des Feldes öffnet die gefilterte Einheitenvertragsübersicht. Eine mögliche Kontierung auf den Einheitenvertrag beim Übertrag der Umsätze an das Buchblatt findet nur statt, wenn die Anzahl 1 beträgt und somit eindeutig ist. Darüber hinaus spielt die Stufeneinstellung der Kontierungsprüfung in der Zahlungsverkehr Einrichtung eine Rolle.

In der Infobox Bankbeleg Statistik im Bank Buch.-Blatt wird das berechnete Feld Einheitenbank ggf. ebenfalls aufgeführt.

Bankverbindung der Einheit zuweisen im Bank-Buch.-Blatt

Entsteht ein neuer Einheitenvertrag im System, so erhält dieser automatisch den Bezug zur Bankverbindung des Debitors – sofern diese angegeben wurde. Bei der Erzeugung von Einheitenverträgen über das Modul Einheit Schnellerfassung erhält der Einheitenvertrag die erfasste Bankverbindung der Schnellerfassungszeile. Entsteht der Einheitenvertrag durch einen der Vertragsverwaltungs-Assistenten überträgt die Anwendung die Debitorenbankverbindung auf den Einheitenvertrag, wenn im Assistenten ein Lastschriftmandat ausgefüllt wurde. Trifft keine der beiden Möglichkeiten zu, so kann der Anwender die Bankverbindung nachträglich manuell auf der Karte Einheitenvertrag, Inforegister Sollstellung über das Feld Bankcode auswählen bzw. erfassen.

Zum Zeitpunkt der Vertragserstellung in der Datenbank ist die Bankverbindung bei einem Selbstzahler nicht immer bekannt, jedoch spätestens bei der ersten Überweisung. Da die Überweisung über das Bank-Buch.-Blatt verarbeitet wird, gibt es dort eine Funktion, die es ermöglicht, die Bankverbindung eines Selbstzahler automatisch als Debitorenbank anzulegen und dem Einheitenvertrag zuzuweisen.

Damit eine Kontierung das nächste Mal bei Überweisung des gleichen Auftraggebers nicht erneut manuell durchgeführt werden muss, kann die IBAN des Auftraggebers (siehe Infobox Bankbelegdetails) als Debitorenbank angelegt um dem Einheitenvertrag zugewiesen werden. Hierfür ist die kontierte Buchblattzeile zu markieren und die Aktion Bankverbindung der Einheit zuweisen anzuwählen. Die Funktion prüft die Bankverbindungen des Debitors in der Buchblattzeile. Sollte die Auftraggeber IBAN noch nicht als Bankverbindung existieren, wird diese mit dem Vertragsbeginn des Einheitenvertrages angelegt und am Einheitenvertrag hinterlegt. Als Kontoinhaber überträgt die Funktion den Namen des Auftraggebers. Sollte der Einheitenvertrag zuvor eine andere Bank hinterlegt haben, weist die Hinweismeldung ebenfalls darauf hin.

Die durch die Funktion automatisch angelegten Bankverbindungsdaten lassen sich überprüfen, indem Sie die Einheitenvertrag Karte öffnen und im Inforegister Zahlungen die neue Bankverbindung sehen.

Kontierungsregeln

Kontierungsregeln sind sehr flexibel einzurichten, aber auch aufwändiger in der Pflege und Verwaltung. Eine Kontierungsregel besteht aus einem WENN-Teil und aus mindestens einem DANN-Teil. Zahlungen lassen sich aber auch in mehrere Buchungen automatisch splitten, wenn die Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen versehen wurde. Eine Kontierungsregel kann manuell aus der Übersicht heraus erfasst oder aufgrund einer Buchblattzeile erstellt werden.

Die Erstellung der Kontierungsregel aufgrund einer kontierten Buchblattzeile (basierend auf Kontoumsätze) ist der häufigste Anwendungsfall.

Erläuterung Übersicht Kontierungsregeln – Felder, Infoboxen und Funktionen

Über die Suche öffnen Sie die Liste Kontierungsregeln. Die Übersicht der Kontierungsregeln, dient vor allen Dingen der Überprüfung ungewollter Dubletten oder veralteter Datensätze. Löschen oder bearbeiten Sie veraltete oder nicht funktionierende Bankregeln, um die Datenmenge auf wirklich benötigte Regeln einzuschränken. Das Löschen einer Kontierungsregel in der Übersicht funktioniert auch mit Mehrfachmarkierung und ist auch möglich, wenn der Status Freigegeben ist.

Zur Unterstützung der Bearbeitung blenden Sie sich die Infoboxen Dublettenprüfung und Details ein. Die beiden Infoboxen stehen auch in der Kartenansicht zur Verfügung.

Die Felder Zähler und Zuletzt verwendet ermöglichen auf Bankregeln zu filtern die entweder schon sehr lange oder noch gar nicht verwendet wurden. Diese Systemfelder aktualisieren sich automatisch, sobald Kontoumsätze ans Buchblatt übertragen wurden und eine der Regeln verwendet wird. Bei Kontierungsregeln deren Zähler auf 0 steht, können Sie zusätzlich die Felder Freigegeben am und Freigegeben von einblenden. Somit lässt sich leichter feststellen, wie alt die Regel bereits ist. Die Werte der Infobox Dublettenprüfung sind alle verlinkt. Somit können Sie auf einen der Werte klicken und es öffnet sich dadurch die gefilterte Ansicht. Die Felder dieser Infobox ermitteln ihre Werte wie folgt:

Bezeichnung	Erläuterung
Offen	Anzahl aller Bankregeln mit Status Offen.
Freigegeben	Anzahl aller Bankregeln mit Status Freigegeben.

WENN-Teil
Bankkontonummer (z. B. Objektbank)	Anzahl aller Bankregeln zu diesem Wert.
IBAN (Gegenkonto)	Anzahl aller Bankregeln die der Kombination Bankkontonummer + IBAN entsprechen.
Mandatsreferenz	Anzahl aller Bankregeln mit dieser Mandatsreferenz.
Kundenreferenz	Anzahl aller Bankregeln mit dieser Kundenreferenz.
DANN-Teil
Objekt	Anzahl aller Bankregeln zu diesem Objekt mit Filterkombination: Bankkontonummer + Objekt
Einheitenvertrag	Anzahl aller Bankregeln zu dieser Einheit mit Filterkombination: Bankkontonummer + Einheitenvertrag
Objektkonto	Anzahl aller Bankregeln zu diesem Objektbuchungskonto mit Filterkombination: Bankkontonummer + Objektkontonr.
Vertrag	Anzahl aller Bankregeln zu diesem Vertrag mit Filterkombination: Bankkontonummer + Vertragsnr.
Debitor	Anzahl aller Bankregeln zu diesem Debitor mit Filterkombination: Bankkontonummer + Debitorennr.
Kreditor	Anzahl aller Bankregeln zu diesem Kreditor mit Filterkombination: Bankkontonummer + Kreditorennr.
Sachkonto	Anzahl aller Bankregeln zu diesem Kreditor mit Filterkombination: Bankkontonummer + Sachkontonr.

Die Infobox Details liefert weitere Zusatzinformation bezogen auf die mit der Bankregel verbundenen Stammdaten. Beispielsweise lässt sich dadurch erkennen, ob der Einheitenvertrag, auf den sich eine Bankregel bezieht, bereits ein Vertragsende besitzt.

Bezeichnung	Erläuterung
Bankkonto (z. B. Objektbank)	Diese Untergruppe zeigt weitere Informationen des Bankkontos an: - Nr. (Link auf Bankkonto), - Bankname, - IBAN (Link auf Bankkonto), - Kontoinhaber, -Zugeordnete Objekte (Link auf RE Objektbanken)
Kontoinhaber IBAN
	Zeigt den Kontoinhaber der IBAN unter folgenden Bedingungen an:
	WENN Kontotyp = LEER, DANN Anzeige Feld Kontoinhaber (Info) aus Kontierungsregel
	WENN Kontotyp = Debitor, DANN Anzeige Kontoinhaber aus RE Debitorbank
	WENN Kontotyp = Kreditor, DANN Anzeige Kontoinhaber aus RE Kreditorbank
Objekt	WENN Objektnr. gefüllt, DANN Anzeige Objektbeschreibung, Adresse, PLZ, Ort
Einheit	WENN EV-Angaben gefüllt, DANN Anzeige Beschreibung, Nutzungsart, Vertragsbeginn, Vertragsende
Vertrag	WENN Vertragsnummer gefüllt, DANN Anzeige Mietername, Vertragsbeginn, Vertragsende
Debitor	WENN Debitornr. gefüllt, DANN Anzeige Debitorname
Kreditor	WENN Kreditornr. gefüllt, DANN Anzeige Kreditorname
Sachkonto	WENN Sachkontonr. gefüllt, DANN Anzeige Name
Bankkonto	WENN gefüllt, DANN Anzeige Name

Anlegen neuer Kontierungsregeln aufgrund nicht automatisch kontierter Buchblattzeilen

Buchblattzeilen bei denen zum Zeitpunkt der Übertragung der Umsätze ins Bank Buch.-Blatt keine Kontierungsprüfung zum Erfolg führte, enthalten im Feld RE Kontierungsbeschreibung die Information #MANUELL. Dies bedeutet die Buchblattzeile ist vom Anwender zu kontieren. Um langfristig die Menge an manuell zu kontierenden Buchblattzeilen zu verringern, können neue Kontierungsregeln erstellt werden.

Bevor eine neue Kontierungsregel erstellt wird, ist zu prüfen, um welchen Geschäftsvorfall es sich bei dem jeweiligen Umsatz handelt. Es sollte auch geprüft werden, ob möglicherweise bereits Kontierungsregeln bestehen, die aber nicht zum Treffer geführt haben. Hierfür berücksichtigen Sie die Infobox Bankbelegdetails. Dort wird neben allen anderen Informationen des Bankbeleges im Feld Regeln auch die Anzahl möglicher Kontierungsregeln angezeigt, gefiltert auf die IBAN des Auftraggebers und das Bankkonto des Kontoauszuges. Das Feld ist verlinkt, so dass die gefilterten Regeln geöffnet und überprüft werden können.

Sollten für die Buchblattzeile keinerlei Regeln existieren und es sich um einen Habenumsatz für einen Einheitenvertrag durch einen Selbstzahler handelt, so besteht auch die Möglichkeit statt der Erstellung einer Kontierungsregel die Funktion Bankverbindung der Einheit zuweisen zu verwenden. Bei Habenumsätzen für mehrzeilige Verträge (betrifft mehrere Einheitenverträge) durch einen Selbstzahler lässt sich die automatische Kontierung durch eine Kontierungsregel einrichten. Alternativ können Selbstzahler auch Zahlungsreferenznummern mitgeteilt werden, um eine Auto-Kontierung durch Zahlungsschlüssel zu erreichen.

Erläuterung der Kontierungsregel Karte

Aus der Übersicht Kontierungsregeln lässt sich die Kartenansicht bestehender Datensätze öffnen oder über den Menübefehl Neu eine neue Regel über die Kartenansicht erstellen. Eine Kontierungsregel enthält im Inforegister WENN die Mindest-Werte, welche ein Kontoumsatz enthalten muss, damit die Anwendung die Buchblattzeile des Umsatzes mit den eingestellten Werten des Inforegisters DANN kontiert.

Muss der Kontoumsatz-Betrag in mehrere Buchblattzeilen mit Teil-Beträgen gesplittet werden, ist die Kontierungsregel mit zusätzlichen DANN-Teilen über Erweiterte Bankregel anlegen zu erfassen. Darüber hinaus ist es möglich Dimensionswerte zu hinterlegen, welche zusätzlich zu den allgemeinen Dimensionen der Buchblattzeile hinzukommen.

Wichtig

Die Angaben im WENN-Teil der Kontierungsregel sollten möglichst gering und eindeutig ausfallen.

Inforegister Allgemein

Bezeichnung	Erläuterung
Zähler/ Zuletzt verwendet	Kommt eine Kontierungsregel beim Übertrag von Umsätzen ins Bank Buch.-Blatt zum tragen, setzt die Funktion den Zähler um 1 hoch und trägt das Tagesdatum in das Feld Zuletzt verwendet ein. Durch die beiden Felder lassen sich nicht funktionfähige oder veraltete Kontierungsregeln leichter identifizieren.
Lfd. Nr.	Die Laufende Nummer ist das Schlüsselfeld der Kontierungsregel. Kommt diese im Buchblatt zur Anwendung, trägt das System die Laufende Nummer zur Infomation in das Feld RE Kontierungsbeschreibung im Bank Buch.-Blatt ein.
Status	Über die Menüaufrufe Freigegeben und Status zurücksetzen lässt sich der Status ändern. Die Felder der Kontierungsregel Karte sind editierbar, wenn der Status Offen ist. Die Kontierungsprüfung verwendet nur Kontierungsregeln deren Status Freigegeben ist.
Bemerkung	Hierbei handelt es sich um ein freies Textfeld, in das sich bei Bedarf nähere Informationen zur Kontierungsregel zur besseren Transparenz erfassen lassen.
Freigegeben am / Freigegeben von	Die beiden Systemfelder erhalten Datum und Userlogin der Person, welche die Kontierungsregel freigegeben hat.

Inforegister WENN

Die Informationen im WENN-Teil enthalten Mindest-Daten eines Kontoumsatzes, welche zutreffen müssen damit die Kontierungsregel greift. Bei den optionalen WENN Angaben ist zu beachten, dass der Betrag entweder allein oder in Kombination mit dem SEPA Verwendungszweck (SVWZ) angegeben werden kann. Die Angabe eines Betrages in Kombination mit GVC oder Mandatsreferenz ist nicht möglich.

Bezeichnung	Erläuterung
Soll/Haben	Ein Kontoumsatz enthält immer die Information ob er im Soll oder Haben ist. Da es sich um einen eindeutigen und immer vorhandenen Wert handelt, lässt sich eine Kontierungsregel sehr gut darauf referenzieren. Dieses Feld gehört zum Hauptfilter der Kontierungsprüfung und sollte immer gefüllt sein.
Bankkontonummer	Über den Drilldown des Feldes lässt sich die Bankverbindung auswählen zu der Kontoumsätze zu verabeiten sind. In der Infobox Details ist im Feld Zugeordnete Objekte ersichtlich, bei welchen Verwaltungsobjekten die gewählte Bankverbindung hinterlegt ist. Dieses Feld gehört zum Hauptfilter der Kontierungsprüfung und muss zwingend gefüllt sein.
Kontotyp/ Debitor-/Kreditornr./Bank Code/Kontoinhaber (Info)	Diese Felder dienen der reinen Erfassungshilfe, um das Feld IBAN auszufüllen und zur Information.
IBAN	Mithilfe der Auftraggeber IBAN des Kontoumsatzes wird auf die IBAN dieses Feldes gefiltert. Dieses Feld gehört zum Hauptfilter der Kontierungsprüfung und sollte immer gefüllt sein. Die IBAN darf nur leer sein, wenn eine Kontierungsregel für Banktransaktionen (Gebühren, Zinsen, etc.) erstellt wird, da in diesen Fällen beim Umsatz keine Auftraggeber IBAN übermittelt wird.
Betrag	Die Angabe eines Betrages ist nur dann sinnvoll, wenn die Kontierungsregel mit mehreren Dann-Teilen zur Betragsaufteilung (Splittbuchung) angelegt werden sollen. In allen anderen Fällen macht der Betrag keinen Sinn, da der Betrag sich oft durch Preisanpassungen ändert und bereits geringe Cent-Abweichungen beim Kontoumsatz dazu führen, dass die Kontierungsregel nicht gefunden wird. Achten Sie bei der Angabe Soll-Beträgen (z. B. Abbuchung) darauf ein negatives Vorzeichen vor den Betrag zu setzen (Beispiel: -580).
GVC	Die Angabe eines Geschäftsvorfallcodes als WENN-Bedingung ist nur dann erforderlich, wenn mehrere Kontierungsregeln mit identischem Hauptfilter (Soll/Haben, Bankkontonummer, IBAN) existieren bzw. erfasst werden sollen. Über die Infobox Dublettenprüfung lässt sich dies beispielsweise über das Feld IBAN (Gegenkonto) prüfen.
GVC Beschreibung	Zeigt zur Information die Bedeutung des gewählten Geschäftsvorfallcodes im Feld GVC an.
Mandatsreferenznr.	Die Angabe einer Mandatsreferenznummer ist nur erforderlich, wenn einem Drittanbieter ein Lastschriftmandat erteilt wurde und mit dieser Mandatsreferenznummer Kontobelastungen zu erwarten sind, die per Kontierungsregel verarbeitet werden sollen. Neben der Mandatsreferenznummer ist darüber hinaus der Hauptfilter (Soll/Haben, Bankkontonummer, IBAN) auszufüllen. Alle anderen Felder des WENN-Teils dürfen leer bleiben.
SVWZ	Angabe eines SVWZ-Textes als WENN-Bedingung ist nur dann erforderlich, wenn mehrere Kontierungsregeln mit identischem Hauptfilter (Soll/Haben, Bankkontonummer, IBAN) existieren bzw. erfasst werden sollen. Über die Infobox Dublettenprüfung lässt sich dies beispielsweise über das Feld IBAN (Gegenkonto) prüfen. Es ist nicht erforderlich den gesamten Verwendungszweck als WENN-Bedingung anzugeben. Ebenso müssen Filterkennzeichen wie z. B. * nicht eingetragen werden.
	Beispiel Ein Selbstzahler gibt bei seiner Überweisung folgenden Text an:
	Monatsmiete Mai 2020 Vertrag 5013 / 5016 Da der Auftraggeber bei seiner nächsten Überweisung den Text mit den nächsten aktuellen Monat versehen wird, wählen Sie im Text den Baustein aus, der voraussichtlich immer konstant sein wird. In diesem Beispiel wäre es die Vertragsnummer. Sie tragen daher folgenden Wert ein: 5013 / 5016 Die Funktion für die Kontierungsprüfung sucht dann anhand des Wertes so als ob Sie in einem Filterfeld 5013 / 5016 eingetragen hätten.

Inforegister DANN

Im DANN-Teil tragen Sie ein, welche Werte bei Anwendung der Kontierungsregel in die Buchblattzeile des Umsatzes in die gleichnamigen Felder zu übertragen sind. Im Falle einer Betragsaufteilung existieren mehrere DANN-Teile um den Kontoumsatz in mehrere Buchblattzeilen aufzuteilen.

Bezeichnung	Erläuterung
Eigentümer/Mieter; Objektnr.	Wählen Sie das Verwaltungsobjekt das vom Buchungsfall betroffen ist. RELion-Buchungen ohne Objektnummer sind nicht zulässig. Wenn eine Vertragsnummer eingegeben wird, ist die Wahl des Objektes nicht notwendig da dieses nach Auswahl der Vertragsnummer automatisch vom System eingetragen wird.
Objektkontonr.	In Abhängigkeit des gewählten Objektes öffnet der Drilldown des Feldes den zugehörigen Objektkontenplan. Ein Objektbuchungskonto kann bei der Buchung angesprochen werden, wenn der zu buchende Geschäftsvorfall weder einen Kreditor noch einen Debitor betrifft.
MwSt.-Produktbuchungsgruppe	Die zusätzliche Angabe einer MwSt.-Produktbuchungsgruppe ist nur zulässig, wenn eine Objektkontonr. angegeben wurde.
Abrechnungskreis	Die Angabe eines Abrechnungskreises ist nur zulässig, wenn eine Objektkontonr. angegeben wurde.
Einheitennr./ Einheitenhistorie	In Abhängigkeit des gewählten Objektes öffnet der Drilldown des Feldes die zugehörigen Einheiten. Bei Angabe eines Einheitenvertrages wird automatisch die Debitorennr. in die Buchblattzeile validiert. Wird hier eine Auswahl getroffen, so ist es nicht möglich zusätzlich eine Vertragsnummer auszuwählen.
Sollstellungsart	Die Angabe einer Sollstellungsart führt im Falle eines Debitorenpostenausgleichs dazu, dass ausschließlich Forderungsposten ausgeglichen werden, welche die angegebene Sollstellungsart enthalten. Somit lassen sich beispielsweise Mietzahlungen durch das Amt richtig ausgleichen.
Vertragsnr.	Die Auswahl einer Vertragsnummer erfordert nicht unbedingt die Angabe eines Verwaltungsobjektes im DANN-Teil. Das Feld Objektnr. wird bei Eingabe der Vertragsnummer automatisch gefüllt. Voraussetzung ist allerdings, dass mit einem Vertrag nur Einheiten desselben Objektes abgebildet werden.
Debitorennr.	Eine Debitorennummer kann direkt angegeben werden, wenn die Buchung ohne die Angabe eines Vertrages vorgenommen werden soll. Andernfalls darf das Feld leer gelassen werden, da durch die Angabe des Vertrages im DANN-Teil die zugehörige Debitorennr. automatisch ins Buchblatt validiert wird.
Kreditorennr.	Bezieht sich der Buchungsfall auf einen Kreditoren, nimmt das System nicht nur die Kontierung sondern auch den automatische Postenausgleich vor, sofern die Bedingungen für einen Postenausgleich erfüllt sind.
Ext. Belegnummer Ausgleich	Die Angabe einer externen Belegnummer kann bei Bedarf zusätzlich zur Kreditorennr. eingetragen werden. Mithilfe der externen Belegnummer, sucht die Anwendung den offene Kreditorenposten welche diese externe Belegnummer enthalten und gleich geziehlt diese Posten mit dem Zahlbetrag aus. Kreditorenposten mit gleicher externer Belegnummer werden üblicherweise über das Wiederkehrende Buch.-Blatt erzeugt.
Sachkontonr.	Ein Sachkonto kann angegeben werden, wenn nicht auf ein Objektbuchungskonto zu buchen ist.
Bankkonto	Bei einer Bank an Bank - Buchung wird in diesem Feld das Gegen-Bankkonto ausgewählt.
Fibu-Buchungstext	In das Feld Beschreibung der Buchblattzeile trägt die Anwendung beim Übertrag von Kontoumsätzen in das Bank Buch.-Blatt immer den Namen des Auftraggebers ein oder bei Fehlen die GVC-Beschreibung. Kommt allerdings eine Kontierungsregel mit einem Buchungstext zum tragen, wird diese Logik übersteuert.
Mitgliedsnr./Mitgliedszahlungsart	Handelt es sich bei dem Mandanten der Datenbank um eine Genossenschaftsverwaltung, lassen sich bei Buchungsfällen auch Mitgliedsnummern und die Mitgliedszahlungsart in das Buchblatt übertragen.
Anzahl weitere DANN-Teile	Muss ein Kontoumsatz in mehrere Teilbeträge beim Buchung aufgeteilt werden, enthält die Kontierungsregel weitere DANN-Teile. Die Anzahl wird in diesem Feld angezeigt und der enthaltene Link öffnet die zugehörigen Datensätze.
Verteilung Betrag gesamt	Betrag des zu erwartenden Kontoumsatzes.
Verteilung Betrag	Teilbetrag des jeweiligen DANN-Teiles.

Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen zur Betragssplittung

Ein Kontoumsatz lässt sich per Kontierungsregel im Bank Buch.-Blatt nur in mehrere Teilbeträge aufsplitten, wenn im Inforegister WENN das Feld Betrag ausgefüllt wurde. Achten Sie bei der Angabe Soll-Beträgen (z. B. Abbuchung) darauf ein negatives Vorzeichen vor den Betrag zu setzen. Erfassen Sie den ersten Teilbetrag im Feld Verteilung Betrag inkl. gewünschter Kontierung im Inforegister DANN der Hauptkarte. Der Wert im Feld Verteilung Betrag gesamt reduziert sich zunächst auf denselben Wert.

Anschließend öffnen Sie die Aktion Erweiterte Bankregel anlegen. Es öffnet sich eine zusätzliche Karte. Im Inforegister Erweiterter DANN-Teil lassen sich ausschließlich die Felder editieren, die bereits im ersten DANN-Teil ausgefüllt wurden, da eine Splittbuchung nicht völlig unterschiedlichen Buchungsbereichen entsprechen kann.

Nachdem der Betrag in die erste erweiterte Regel eingegeben wurde, erhöht sich das Feld Verteilung Betrag gesamt auf der Kontierungsregel Karte um diesen Betrag. Es dient somit einer Kontrollsumme der Teilbeträge und muss am Ende der Erfassung den gleichen Wert aufweisen wie das Feld Betrag im WENN-Teil.

Die Kontierungsregel kann nun freigegeben werden. Bei Anwendung von Kontierungsregeln wird je DANN-Teil eine Buchblattzeile erstellt. Im Feld RE Kontierungsbeschreibung ist zur Information der Bezug zur angewendeten Kontierungsregel vermerkt.

Gängige Geschäftsvorfälle mit Kontierungsregeln

Folgende Beispiele erläutern, wie gängige Geschäftsvorfälle bei Kontoumsätzen sich per Kontierungsregel abbilden lassen. Zur besseren Übersicht wurden je Fall nur die Felder der Karten eingeblendet, die für die Erfassung relevant sind.

Haben-Umsatz: Selbstzahler für mehrere Einheitenverträge

Bei einer Kontierungsregel für einen Selbstzahler, der für seinen Vertrag in Summe überweist, genügt im DANN-Teil die Kontierung auf die Vertragsnummer.

Soll-Umsatz: Lastschriftmandat eines Dritten

Finden Kontobelastungen aufgrund von erteilten Lastschriftmandaten statt, sollte im WENN-Teil die Mandatsreferenznummer eingetragen werden, welche vom Gläubiger mitgeteilt wurde. Die Kontierung im DANN-Teil kann unterschiedlich sein. Sollen keine Kreditorenposten ausgeglichen werden, kann die Kontierung auf das passende Objektbuchungskonto eingestellt werden.

Im folgenden Beispiel wurden die Verbindlichkeiten über ein Wiederkehrendes Buch.-Blatt unter Angabe einer externen Belegnummer auf den Kreditor gebucht. Daher wird in diesem Beispiel im DANN-Teil der Kreditor angegeben und darüber hinaus die Externe Belegnummer, um nur Posten mit dieser Nummer automatisch ausgleichen zu können.

Soll-Umsatz: Kontobelastung durch die Bank (Gebühren, Zinsen, etc.)

Für von der Bank veranlasste Transaktionen wie beispielsweise Kontoführungsgebühren, können ebenfalls per Kontierungsregel gebucht werden. Da in solchen Fällen keine Auftraggeber IBAN übermittelt wird, bleibt das Feld leer. Stattdessen wird im WENN-Teil der GVC angegeben.

Da es möglicherweise ähnliche Kontierungsregeln geben kann, durchläuft die Anwendung bei der Suche nach dem passenden Datensatz mehrere Suchschleifen mit folgender Logik:

Filterschleife 1
Kontoumsatz		Kontierungsregel
Bank Code	=	Bankkontonummer
AG IBAN	=	IBAN	HAUPTFILTER
S/H-Kennzeichen	=	S/H-Kennzeichen (oder LEER)
	UND
GVC	=	LEER	Filter 1
Betrag	=	NULL	Filter 1
MREF	=	LEER	Filter 1
SVWZ	=	LEER	Filter 1
WENN min. 1 Treffer	»	DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer
Wenn kein Treffer, dann Start der 2. Filterschleife
Filterschleife 2
Kontoumsatz		Kontierungsregel
Bank Code	=	Bankkontonummer
AG IBAN	=	IBAN	HAUPTFILTER
S/H-Kennzeichen	=	S/H-Kennzeichen (oder LEER)
	UND
GVC	=	Nicht berücksichtigt
Betrag	=	Betrag	Filter 2
MREF	=	Nicht berücksichtigt
SVWZ	=	Nicht berücksichtigt
WENN min. 1 Treffer	»	DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer
Wenn kein Treffer, dann Start der 3. Filterschleife
Filterschleife 3
Kontoumsatz		Kontierungsregel
Bank Code	=	Bankkontonummer
AG IBAN	=	IBAN	HAUPTFILTER
S/H-Kennzeichen	=	S/H-Kennzeichen (oder LEER)
	UND
GVC	=	GVC	Filter 3
Betrag	=	Nicht berücksichtigt
MREF	=	Nicht berücksichtigt
SVWZ	=	Nicht berücksichtigt
WENN min. 1 Treffer	»	DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer
Wenn kein Treffer, dann Start der 4. Filterschleife
Filterschleife 4
Kontoumsatz		Kontierungsregel
Bank Code	=	Bankkontonummer
AG IBAN	=	IBAN	HAUPTFILTER
S/H-Kennzeichen	=	S/H-Kennzeichen (oder LEER)
	UND
GVC	=	Nicht berücksichtigt
Betrag	=	Nicht berücksichtigt
MREF	=	MREF	Filter 4
SVWZ	=	Nicht berücksichtigt
WENN min. 1 Treffer	»	DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer
Wenn kein Treffer, dann Start der 5. Filterschleife
Filterschleife 5
Kontoumsatz		Kontierungsregel
Bank Code	=	Bankkontonummer
AG IBAN	=	IBAN	HAUPTFILTER
S/H-Kennzeichen	=	S/H-Kennzeichen (oder LEER)
	UND (Umkehrfilter)
Kontierungsregel		Kontoumsatz
SVWZ	enthält	SVWZ (Ist der Ganz- oder Teil-Wert in SVWZ?)	Filter 5
GVC	=	Nicht berücksichtigt
Betrag	=	Nicht berücksichtigt
MREF	=	MREF	Filter 4
WENN min. 1 Treffer	»	DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer

Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz

Zahlungsreferenznummern haben eine feste Länge von 12 Zeichen und werden von der Anwendung in der Tabelle Zahlungsschlüssel gespeichert. Um mit Zahlungsreferenzen zu arbeiten, bedarf es keiner Generierung von Nummernfolgen durch den Anwender und es sind auch keine Werte an Bankkonten zu führen oder manuell zu erfassen. Ist in der Zahlungsverkehr Einrichtung der Haken im Feld Zahlungsschlüssel Verträge automatisch gesetzt, so arbeitet das System ab diesem Zeitpunkt mit Zahlungsreferenzen.

Hinweis

Eine Aktivierung der Zahlungsreferenznummern eines aktiven Mandanten ist möglich. Für bereits bestehende Verträge benötigen Sie allerdings eine Initialisierungsfunktion, um fehlende Zahlungsreferenznummern zu erstellen. Ihr RELion-Berater wird Sie bei der Umstellung unterstützen.

Jedes Mal, wenn ein neuer Vertragskopf und ein neuer Einheitenvertrag erzeugt wird, vergibt die Anwendung automatisch eine eindeutige Nummernfolge für den Vertragsdatensatz. Im folgenden Beispiel wurde ein Vertrag mit zwei Einheitenverträgen erstellt. Das System erzeugt automatisch zwei Zahlungsreferenznummern für Vertragskopf und Vertragszeile. Zahlungsreferenznummern für den Gesamtvertrag beginnen mit einem V, Zahlungsreferenznummern für einzelne Vertragszeilen beginnen mit einen E für Einheitenvertrag. In das Feld Beschreibung überträgt das System den Namen des Debitors.

Wird dem Debitor die Gesamtsumme der monatlichen Forderungen mitgeteilt, so genügt es die Zahlungsreferenznummer für den Gesamtvertrag mitzuteilen. Hat der Überweisende die Nummernfolge als Zahlungsreferenz angegeben oder in den Verwendungszweck eingetragen, so erkennt die Funktion den Zahlungsschlüssel und kontiert auf den entsprechenden Vertrag. Die Information, ob ein Vertrag über einen Zahlungsschlüssel verfügt, erhalten Sie, indem Sie in der jeweiligen Vertragsübersicht das FlowField Zahlungsschlüssel einblenden.

Zahlungsschlüssel der Einheitenverträge werden auch in der Infobox Zahlungsverkehr, welche auch in der Kartenansicht verfügbar ist, erkennen.

Die Mitteilung einer Zahlungsreferenznummer kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Eine Möglichkeit wäre das Modul Word-Integration von RELion zu verwenden. Es lässt sich aber auch jeder gewünschte Ausgangsbeleg von RELion erweitern, um die Zahlungsreferenznummer anzudrucken. Österreichische Kunden arbeiten mit Zahlschein-Belegen von RELion und geben dort den Zahlungsschlüssel an.

Virtuelle IBANS

Das virtuelle Verfahren der Aareal Bank und der Berliner Bank beschäftigt sich mit der gleichen Aufgabenstellung:

Verwaltung Virtueller Konten unterhalb des realen Bankkontos zur Anwendung automatischer Kontierungsroutinen der Kontoumsätze in einem ERP-System.

Da es sich um zwei verschiedene Kreditinstitute handelt, die diese Möglichkeit anbieten, ist auch die Logik wie die virtuellen Konten zu generieren unterschiedlich. Sobald die Nummern jedoch in der Zahlungsschlüsseltabelle vorhanden sind, ist die Systematik zur Kontierung in RELion bei beiden Verfahren identisch.

Einrichtung

Aareal Bank-Verfahren

Jedes Bankkonto der Aareal Bank ist in der Bankkontokarte, Inforegister Transfer im Feld Virtuelles Bankverfahren auf einzustellen.

Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Die Aareal Bank übermittelt die virtuellen IBANS als VIRR-Datei. Für den Import der Datei gibt es in RELion einen XML-Port. Öffnen Sie Import Virtuelle Konten.

Es öffnet sich direkt der Explorer über den Sie die zu importierende Datei auswählen und den Import mit Öffnen starten. Die Funktion prüft, ob in dem Mandanten die IBAN des realen Kontos vorhanden ist. Die zugehörigen virtuellen Konten werden importiert.

Nach der Verarbeitung erhält der Anwender eine Hinweismeldung mit einer kurzen Zusammenfassung über die Anzahl der importierten Zeilen und evtl. nicht vorhandener IBAN als Bankkonten.

Sollte in der Datei eine reale IBAN enthalten sein die im Mandanten, in dem der Import gestartet wurde, nicht als Bankkontokarte vorhanden ist, so weist die Hinweismeldung entsprechend darauf hin. Die soeben importierten Zahlungsschlüssel können zur Überprüfung in der Tabelle Zahlungsschlüssel eingesehen werden.

Importierte Zahlungsschlüssel der Aareal Bank werden mit dem Bankkontocode der Bankkontokarte des realen Kontos angelegt. Im Feld Zahlungsschlüssel ist die virtuelle IBAN enthalten, die dem Kunden für seine Zahlungen mitgeteilt wird. Im Feld Zahlungsschlüssel Referenz ist die Kontonummer enthalten, welche die Aareal Bank im elektronischen Kontoauszug übermittelt, wenn der Kunde eine Zahlung getätigt hat.

Zahlungsschlüssel die bereits einem Einheitenvertrag, Vertragskopf oder Objektbuchungskonto zugewiesen wurden, enthalten über die Felder Tabellen ID, Eigentümer/Mieter, Objektnr. , Nr. Einheitenhistorie, Vertragsklasse und Vertragsnummer den jeweiligen Bezug zum Datensatz für die Buchhaltung. Falsch angelegte Zahlungsschlüssel lassen sich löschen.  

BB01-Verfahren

Jedes Bankkonto der Berliner Bank ist in der Bankkontokarte, Inforegister Transfer im Feld Virtuelles Bankverfahren auf BB01 Berliner Bank einzustellen.

Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Beim BB01-Verfahren benötigt das System Buchwerknummer. Diese ist auf den entsprechenden Objektkarten in der Infobox Zahlungsverkehr/Buchwerk ersichtlich.

Wichtig

Eine Überprüfung, ob eine Buchwerknummer eingetragen und ob die eingetragene Buchwerknummer auch in generierten Zahlungsschlüsselnummern vorhanden ist, erfolgt nicht.

Füllen Sie im Bericht Virtuelle Konten generieren BB01 alle Felder aus. Die Werte erhalten Sie von der Berliner Bank.

Der Bericht erzeugt anhand der Werte virtuelle Konten für das BB01-Verfahren und trägt diese in die Tabelle Zahlungsschlüssel ein. Generierte BB01-Zahlungsschlüssel werden in der Tabelle keinem realen Konto über das Feld Bankkonto zugewiesen. Im Feld Zahlungsschlüssel ist die virtuelle IBAN enthalten, die dem Kunden für seine Zahlungen mitgeteilt wird. Im Feld Zahlungsschlüssel Referenz ist die Kontonummer enthalten, welche die Berliner Bank im elektronischen Kontoauszug übermittelt, wenn der Kunde eine Zahlung getätigt hat.

Zahlungsschlüssel die bereits einem Einheitenvertrag, Vertragskopf oder Objektbuchungskonto zugewiesen wurden, enthalten über die Felder Tabellen ID, Eigentümer/Mieter, Objektnr. , Nr. Einheitenhistorie, Vertragsklasse und Vertragsnummer den jeweiligen Bezug zum Datensatz für die Buchhaltung.

Hinweis

Falsch angelegte Zahlungsschlüssel lassen sich löschen.

Manuelles zuweisen von Zahlungsschlüsseln

Wichtig

Um Zahlungsschlüssel manuell zuweisen zu können, darf in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung keine automatische Zuweisung von Zahlungsschlüsseln aktiviert sein. Außerdem muss auf der jeweiligen Bankkontokarte der Standard-Objektbank im Feld Virtuelle Bankverfahren der entsprechende Wert ausgewählt sein.

Zuweisung an einen Vertrag

Sie können einen Zahlungsschlüssel entweder dem Vertragskopf oder dem jeweiligen Einheitenvertrag zuordnen. Wird ein Zahlungsschlüssel einem Vertragskopf mit mehreren Vertragszeilen zugewiesen, so kann der Debitor seine Zahlung in Summe für alle Einheitenverträge vornehmen. Bei der automatischen Kontierung erfolgt dann ein Ausgleich nach Vertragsnummer mit entsprechender Splittung auf die jeweiligen Einheitenverträge.

Auf der Vertragskarte und auf der Einheitenvertragskarte finden Sie jeweils in der Infobox Zahlungsverkehr das Feld Zahlungsschlüssel. Klicken Sie auf den Link des Feldes, um die Zahlungsschlüsselübersicht für den jeweiligen Vertragsdatensatz zu öffnen. Wählen Sie die Funktion Neuer Zahlungsschlüssel.

Es öffnet sich die Auswahl Zahlungsschlüssel, welche Ihnen je nach Zahlungsschlüsselverfahren der Objektbank und der Buchwerknummer aus der Objektkarte bei BB01-Verfahren, die noch nicht vergebenen Zahlungsschlüssel anzeigt. Sie müssen nun lediglich den gewünschten Zahlungsschlüssel markieren und mit OK die Zuordnung bestätigen.

Durch die Zuweisung werden die weiteren Felder des Zahlungsschlüsseldatensatzes gefüllt, um den Bezug zum Vertragsdatensatz herzustellen. Sie können einem Vertrag beliebig viele Zahlungsschlüssel zuordnen. Das Feld Beschreibung ist editierbar, um bei Bedarf einem internen Vermerk zu hinterlegen. Die Zuordnung eines Zahlungsschlüssels lässt sich rückgängig machen, indem Sie in der Übersicht Zahlungsschlüssel die Funktion Zahlungsschlüssel freigeben betätigen. Diese Funktion leert die Felder des Zahlungsschlüsseldatensatzes die eine Verbindung zum Debitoren hatten.

In der Vertragsübersicht und in der Einheitenvertragsübersicht wird der zugewiesene erste Zahlungsschlüssel im gleichnamigen Feld angezeigt.

Zuweisung an ein Objektbuchungskonto

Zahlungsschlüssel am Objektbuchungskonto führen bei der automatischen Kontierung zu keinem Postenausgleich von Debitoren- oder Kreditorenposten. Es erfolgt vielmehr bei Buchung direkt auf das entsprechende Kosten-Konto. Öffnen Sie den Kontenplan des entsprechenden Objektes. Klicken Sie auf den Link im Feld Anzahl Zahlungsschlüssel.

Ausgehend von der Liste Zahlungsschlüssel erfolgen die weiteren Schritte analog der Zuweisung an einen Vertrag. Im Objektkontenkarte wird jetzt bei Anzahl Zahlungsschlüssel der erste zugewiesene Zahlungsschlüssel angezeigt.

Möglichkeiten der Zahlungsschlüsselmitteilung

Damit RELion aufgrund von Zahlungsreferenzen automatisch kontieren kann, ist neben der Einrichtung im System auch die entsprechende Zahlungsschlüssel-Information im Verwendungszweck der Transaktion notwendig. Um den Selbstzahler zu informieren, welche Zahlungsreferenz er im Verwendungszweck seiner Transaktion eingeben muss, erhält dieser eine entsprechende Mitteilung.

Zahlungsschlüsselmitteilung per Word-Integration

Die Wordintegration ist mit diesem Stand von RELion noch nicht freigegeben, da die von Microsoft bereitgestellten technischen Mittel aktuell nicht ausreichen, die Wordintegration im gewohnten Umfeld zur Verfügung zu stellen. Wir arbeiten noch an einem Workaround, der zum Zeitpunkt dieses Releases jedoch noch nicht abgeschlossen ist und daher zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden muss.