Finanz- und Objektbuchhaltung

• 1: Jahresabschlussarbeiten
• 2: Geldflussdarstellung
• 3: Flexible Importschnittstelle
• 4: Buchblätter
• 5: Nicht anrechenbare Vorsteuer Teilabzug
• 6: Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UstG
• 7: Nachträglicher Postenausgleich
• 8: Automatisches Buchen von Buch.-Blättern im Hintergrund
• 9: Zahlungsverkehr
• 9.1: Einführung und Einrichtung
• 9.2: Erfassung von Stammdaten
• 9.3: Zahlungsvorschlagsläufe
• 9.3.1: Zahlungsvorschlag debitorisch
• 9.3.2: Zahlungsvorschlag kreditorisch
• 9.4: E-Banking
• 9.4.1: Elektronische Verarbeitung
• 9.4.2: Import Verarbeitung
• 9.5: Zusatzfelder

1 - Jahresabschlussarbeiten

Einführung

Zum Ende eines Geschäftsjahres sind Sie aufgrund gesetzlicher Vorgaben dazu verpflichtet einen Jahresabschluss zu erstellen. Selbst wenn Sie von der Buchführungspflicht befreit sind (§ 4(3) EstG) muss zum Jahresende mit der Einnahmen-/Überschussrechnung ein Abschluss erstellt werden. Der Schritt einen Jahresabschluss zu erstellen ist in RELion programmtechnisch nicht unbedingt erforderlich. Allerdings stellen Sie durch diese Maßnahme sicher, dass beispielsweise im Kontenplan nur Posten für offene Jahre angezeigt werden. Der BC-Standard sieht im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss folgende drei Arbeitsschritte vor:

1. Abschluss des Geschäftsjahres mit der Jahresabschlussfunktion im Fenster Buchhaltungsperioden.
2. Erstellen eines Jahresabschlusspostens mit der Option GuV-Konten Nullstellung.
3. Buchen des erstellten Abschlusspostens mit der entsprechenden Gegenbuchung auf das Eigenkapitalverrechnungskonto.

Zusätzlich stehen Ihnen in RELion noch Objektkonten zur Verfügung. Die Stapelverarbeitung RE Konten Nullstellung erzeugt die Nullstellung für das jeweilige Objektkonto und gleichzeitig die Nullstellung der betroffenen Posten auf den zugehörigen Sachkonten. Außerdem stehen Ihnen zur Erstellung des Jahresabschlusses u. a. folgende Berichte zur Verfügung:

• Einzelwertberichtigung Miete
• Aktivierung umlagef. Kosten
• Abgrenzungsbuchung einstellen
• Ausgleich Restbetrag Debitor
• Verprobung Debitoren-BGR (kreditorische Debitoren)
• Verprobung Kreditoren-BGR (debitorische Kreditoren)

Wichtig

Sollten Sie in Ihrer Buchhaltung reine Sachkontobuchungen getätigt haben, erstellen Sie mittels der Stapelverarbeitung GuV-Konten Nullstellung des BC-Standards die entsprechenden Abschlussposten. Dieser Bericht ist in der Onlinehilfe des BC-Standards beschrieben.  

Vorarbeiten für den Jahresabschluss

Um den Jahresabschluss problemlos durchzuführen, benötigen Sie einige Vorarbeiten bzw. Überprüfungen.

Nummernserie auf die kommende Periode erweitern

Bei Standardnummernserien mit Jahresbezug ist es am Ende eines Geschäftsjahres sinnvoll, nachdem für die Nummernserie ein Startdatum für die neue Periode vergeben wurde, zu überprüfen, ob die hochgezählten Nummern erweitert werden müssen bzw. gar gekürzt werden können. Öffnen Sie über die Suche die Nummernserie und wählen in der zu bearbeitenden Zeile die Spalte Startnr.

Über den Drilldown öffnet sich die Liste Nr.-Serienzeilen.

In diesem Fenster haben Sie nun die Option, ein Startdatum anzulegen und Nummern zu erweitern bzw. zu kürzen.

Hinweis

Eventuell tragen Sie für die nächste, noch nicht zu buchende Periode, in den Feldern Startnr., Endnr. und Letzte Nr. verwendet anstatt einer Nummer beispielsweise Fehler ein, damit das System ggf. auf einen Fehler läuft, wenn ein neues Jahr beginnt. Fehlt diese Zeile, so erkennt das System nicht, dass eine neue Serie beginnen soll.

Sollstellungsnummernserie

Auch die, für die Sollstellungen, vergebene Nummernserie sollte vor dem Erstellen des Jahresabschlusses überprüft werden. Wählen Sie RE Einrichtung aus.

Wählen Sie im Menüband im Bereich Anwendungseinstellungen die Schaltfläche Belegnr. Sollstellung, um das gleichnamige Fenster zu öffnen.

Hier prüfen Sie, ob die hochgezählte Nummernserie erweitert werden muss oder gar gekürzt werden kann. Außerdem vergeben Sie pro Vertragsklasse ein neues Startdatum.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Nummernserie immer abhängig vom RELion Arbeitsdatum ist.

Abschluss eines Geschäftsjahres

Die Generierung von Abschlussposten unter Verwendung des Berichts RE-Konten Nullstellung setzt aufgrund der Abschlusslogik voraus, dass das Geschäftsjahr im System auch abgeschlossen wurde.

Gehen Sie zum Abschluss eines Geschäftsjahres folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Liste Buchhaltungsperioden. Um ein Geschäftsjahr abzuschließen, klicken Sie im Menüband auf Jahr abschließen.

Dadurch werden die zum ältesten, offenen Geschäftsjahr gehörenden Buchhaltungsperioden in den Feldern Abgeschlossen und Datum gesperrt mit einem Haken versehen. Außerdem aktivieren Sie, um ein nicht standardmäßiges Jahr abzuschließen, das Kontrollkästchen Neues Geschäftsjahr der letzten in das abzuschließende Jahr aufzunehmenden Periode.

Wichtig

Wenn ein Geschäftsjahr einmal abgeschlossen ist, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden. Das bedeutet, die Haken können von Ihnen nicht mehr entfernt werden. Auch ist es Ihnen nicht mehr möglich, in abgeschlossen Perioden deren Dauer zu ändern.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Ihnen auch nach dem Abschluss eines Geschäftsjahres die Möglichkeit gegeben ist Buchungen in diesem Zeitraum vorzunehmen. Diese Buchungsposten werden dann in der Tabelle Sachposten als Nachbuchung gekennzeichnet.

Ein neues Geschäftsjahr wird über die Funktion Jahr erstellen eingerichtet.

Buchungsperioden festlegen

Um sicherzustellen, dass Buchungen nur in einem von Ihnen bestimmten Zeitraum vorgenommen werden dürfen, bieten wir Ihnen folgende Systematik.

Es gilt: Die Benutzer-Einrichtung übersteuert alles!

Gibt es für den aktuellen Benutzer keine Einrichtung für den Buchungszeitraum, dann kommt folgende Logik zum Tragen.

Es betrifft dann die Schnittmenge zwischen ZE/Objekt/Fibu-Einrichtung.

Benutzer Einrichtung

Öffnen Sie die Tabelle Benutzer Einrichtung. Legen Sie in den Spalten Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis die Buchungszeiträume fest.

Finanzbuchhaltung Einrichtung

Über die Suche öffnen Sie die Finanzbuchhaltung Einrichtung. Im Inforegister Allgemein geben Sie in den Feldern Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis ein Datum ein, um Anfang und Ende der Buchhaltungsperiode zu kennzeichnen.

Einrichtung Objektkarte Mieter/Eigentümer

Über die Suche öffnen Sie die Liste Objekte. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus und öffnen die Karte Objekt. Im Inforegister Buchung können Sie in den Feldern Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis den Zeitraum festzulegen, in welchem das Objekt gebucht werden darf.

Einrichtung Zuständigkeitseinheit

Öffnen Sie Zuständigkeitseinheiten und wählen die gewünschte ZE aus. Im Inforegister Buchhaltung legen Sie in den Feldern Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis den Zeitraum fest.

Hinweis

In der WEG – Verwaltung sind im Fenster Objektkarte Eigentümer die Felder Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis ebenfalls im Inforegister Buchung vorhanden.

Nachbuchungen

Falls Sie nach dem Abschluss eines Geschäftsjahres doch noch Buchungsvorgänge für diesen Zeitraum erfassen und verbuchen müssen, ist dies auch möglich.

Erfassen Sie den jeweiligen Geschäftsvorfall auf gewohnte Art und Weise und buchen ihn anschließend in das abgeschlossene Geschäftsjahr. Die Posten werden wie üblich auf die jeweiligen Konten gebucht und dabei aufgrund des abgeschlossenen Geschäftsjahres in der Tabelle Sachposten als Nachbuchung gekennzeichnet.

Erstellen des Jahresabschlusses

Sobald Sie alle notwendigen Vorarbeiten für den Abschluss vorgenommen haben, beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Bilanz bzw. Einnahmen-/Überschussrechnung.

Einzelwertberichtigung auf Mietforderungen

Einzelwertberichtigungen (EWB) werden am Jahresende vorgenommen, um Forderungen neu zu bewerten. Dabei werden bereits erkannte aber auch absehbare Ausfallrisiken, wie z. B. eine drohende Insolvenz bei den einzelnen Forderungen, in der Bilanz berücksichtigt.

Mit dem Bericht Einzelwertberichtigung Miete können Sie bei Ihren Mietbeständen, die im Rahmen des zu erstellenden Jahresabschlusses anstehenden Korrekturen durchzuführen.

Grundlage für die Einzelwertberichtigung ist die Höhe der Miete zum Bilanzstichtag (i. d. R. 31.12.) in der Relation zum monatlichen Mietsoll. Das bedeutet, je höher die Mietschulden im Verhältnis zur Monatsmiete sind, desto geringer die Wahrscheinlichkeit das Geld noch tatsächlich zu erhalten. Daher wird eine Wertberichtigung der überfälligen und zweifelhaften Forderungen notwendig.

Hinweis

Bei der Berechnung des Werts EWB aktuell wird abgeprüft, ob die gefundenen Debitorenposten noch „Offen“ sind. Grund dafür ist, dass zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung nur Forderungen berücksichtigt werden sollen, bei welchen tatsächlich noch Ausfallrisiken bestehen. Hat der Mieter dagegen inzwischen seine Schulden beglichen (Posten geschlossen), ist eine solche Bewertung nicht sinnvoll.

Bevor Sie allerdings mit der Einzelwertberichtung Miete beginnen können, hinterlegen Sie, wie und auf welche Konten die Berichtigung berechnet werden soll. Dazu öffnen Sie Global-Einzelwertberichtigung Miete.

In den Spalten Monatsmieten und %-Satz Wertberichtigung legen Sie fest, ab welcher Anzahl von Mieten und mit welchem Prozentsatz die Wertberichtigung errechnet werden soll.

Wie die Berichtigung errechnet wird, ist je nach inhaltlichem Ansatz unterschiedlich. Es ist zum Beispiel eine Berechnung in mehreren Stufen möglich, gemessen an der Größe des relativen Mietrückstandes.

Die Berechnung der EWB würde dann mit folgenden Werten berechnet werden:

Werden mehr als drei Monate rückständige Miete ermittelt, bucht die Stapelverarbeitung die Beträge der Einzelwertberichtigung vom Sachkonto EWB an das Konto Zuführung EWB.

Hinweis

Die Wertberichtigungsbuchungen erfolgen ausschließlich auf den Sachposten und werden bilanziell aktivisch vom Forderungsbestand abgezogen. Die Debitorenposten werden weiterhin mit den Bruttobeträgen fortgeführt. Überdies wird die entsprechende Einheitennr./Historie in den Feldern Bezug auf Einheitennr. und Bezug auf Einheitenhistorie gespeichert, um die Buchungen später auswerten zu können.

Wird im Folgejahr erneut eine EWB durchgeführt, zeigt der Bericht alle bis dahin rückständige Mieten der Einheit an und erkennt welche davon bereits der EWB zugeführt wurden. Daraufhin wird nur noch die Differenz an die EWB zugeführt. Sollte im Vergleich zum Folgejahr die rückständige Miete mittlerweile eingegangen sein, erkennt die Stapelverarbeitung auch das und bucht den eingegangenen Betrag als Auflösung. Somit wird das EWB Konto wieder ausgeglichen. Um die EWB ordnungsgemäß durchführen zu können hinterlegen Sie bei den Debitorenbuchungsgruppen folgende drei Konten: Einzelwertberichtigung:

Wichtig

Bitte achten Sie darauf, dass die drei hinterlegten Konten während eines Geschäftsjahres nicht geändert werden, da alte Werte ansonsten nicht mehr gefunden und somit auch nicht mehr aufgelöst werden können! Das Konto EWB muss über alle Debitorenbuchungsgruppen hinweg einzigartig sein. Die Konten für Zuführung/Auflösung können hingegen auch mehrfach verwendet werden.

Wichtig

Wurde der Vorgang in früheren RELion-Versionen bislang über alle Debitorenbuchungsgruppen hinweg verwendet, ist es für die Nutzung dieses Berichts für die neue Vorgehensweise nun zwingend erforderlich, zunächst einmal das in Konto EWB bisher zentral hinterlegte Konto vollständig auszubuchen. Die Summen des neuen EWB Prozesses sollen dann zum Geschäftsjahresende neu aufgebaut werden. Nur so ist eine Korrekte Berechnung bzw. Feststellung der Zuführung oder Auflösung möglich!

Nun können Sie mithilfe der Stapelverarbeitung die jährliche EWB durchführen. Um diese zu starten, wählen Sie über die Suche den Bericht Einzelwertberichtigung Miete.

Füllen Sie die Felder im Inforegister Optionen sowie ggf. auch im Inforegister RE Objekt und starten Sie den Bericht über Vorschau bzw. Drucken.

Wichtig

Es ist hier zwingend erforderlich, genau eine Debitorenbuchungsgruppe anzugeben. Ansonsten wird die Verarbeitung nicht ausgeführt und bricht mit einem Fehler ab! Grund dafür ist, dass der Wert EWB alt auf Grundlage des im Feld Konto EWB der jeweiligen Debitorenbuchungsgruppe angegebenen Kontos berechnet wird. Das System muss dies also eindeutig zuordnen können.

Der in der Stapelverarbeitung errechnete EWB Zufluss von 31.641,87 € werden entsprechend ins Buch.-Blatt gestellt und können von dort gebucht werden.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass in diesen Buchungen die USt. nicht angesprochen werden sollte. Überprüfen Sie die Einrichtung Ihrer Wertberichtigungskonten. In dieser Stapelverarbeitung werden überfällige und zweifelhafte Mietforderungen wertberichtigt. Eine Forderung wird erst endgültig ausgebucht, wenn diese uneinbringlich oder verjährt ist.

Aktivierung der Betriebskosten

Hierzu steht Ihnen, aufgrund der umfangreichen Erläuterungen zum Thema, eine eigene Dokumentation zur Verfügung (siehe Betriebskostenabrechnung).

Skonto rückrechnen

In Microsoft Dynamics BC wird das Skonto mit der Zahlung auf ein separates Skonto-Konto gebucht. Für die Betriebskostenabrechnung ist es jedoch notwendig, den Skontobetrag auf das jeweilige Aufwandskonto zurückzubuchen. Wie die Skonto-Rückrechnung bei einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung vorab ausgeführt werden sollte, beinhaltet die Dokumentation Nicht anrechenbare Vorsteuer.

Abgrenzung auf Leistungszeiträume

Eine Abgrenzung auf Leistungszeiträume ist immer dann vorzunehmen, wenn in Ihrer Buchführung Posten vorhanden sind, die nur teilweise für eine Buchungsperiode (im Falle des Jahresabschlusses natürlich das Geschäftsjahr) bestimmt sind. Wenn beispielsweise eine Versicherung eine Laufzeit vom 01.07.2024 bis zum 30.06.2025 hat, so ist sie spätestens im Rahmen des Jahresabschlusses zum 31.12.2024 abzugrenzen. Mit dieser Buchungskorrektur stellen Sie sicher, dass die Versicherung jeweils auf die richtige Buchungsperiode aufgeteilt wird.

Diese Funktion ist für die Betriebs-/Heizkostenabrechnung NICHT erforderlich.

Öffnen Sie über die Suche die Stapelverarbeitung Abgrenzungsbuchung einstellen. Im nachfolgenden Beispiel werden aktive Rechnungsabgrenzungsbuchungen (ARAP) zum 31.12.2024 durchgeführt. D. h., in den Sachposten ist der Filter auf die GuV-Aufwandskonten gesetzt.

Über Vorschau bzw. Drucken starten Sie den Bericht und erzeugen damit automatisch im ausgewählten Buch.-Blatt die Abgrenzungsbuchungen, sowie die nachfolgende Auswertung.

Buchblatt:

Zum 31.12.2024 wird der entsprechende Betrag vom Aufwandskonto auf das Bilanzkonto geparkt und am 01.01.2025 wird dieser Betrag wieder in den Aufwand gebucht. Wenn Sie die Buchungssätze anschließend überprüft und mit Buchen gebucht haben, ist die Abgrenzung nach Leistungsdatum gem. unserem Fallbeispiel abgeschlossen.

Wichtig

RELion speichert an den zugrundeliegenden Sachposten keinerlei Informationen über bereits gebildete Abgrenzungsbuchungen. Dies hat zur Folge, dass eventuell identische Abrechnungsbuchungen mehrfach erstellt werden könnten, sollte der Bericht wiederholt gestartet werden. Bitte beachten Sie dies bei Einstellung Ihrer Filter vor dem Start des Berichts. Sollte aufgrund unzureichender Eingrenzung der Filter Abgrenzungsbuchungen (bereits erstellte/gebuchte Buchungen zum früheren Zeitpunkt) ins Buch.-Blatt eingestellt werden, so sind diese manuell aus dem Buch.-Blatt zu löschen, um Mehrfachbuchungen zu vermeiden.

Nähere Informationen zur Funktion sowie den einzelnen Berechnungsmethoden der Abgrenzungsbuchung finden Sie in der Anwenderdokumentation Buch.-Blätter.

Restposten ausgleichen

Um Debitoren mit einem geringen Restsaldo zum Jahresende auszugleichen, gibt es den Bericht Ausgleich Restbetrag Debitor. Um diese Stapelverarbeitung aufzurufen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie über die Suche Ausgleich Restbetrag Debitor.

Füllen Sie die Felder und Filter wie gewünscht und starten Sie den Bericht mit Vorschau oder Drucken. Wenn Sie das Feld Buchblattzeilen erstellen aktivieren, werden die Ausgleichsbuchungen gleichzeitig in das ausgewählte Buch.-Blatt gestellt und können dort von Ihnen abschließend gebucht werden.

• Wenn die Ausgleichsart Positiv angewählt wird, dann filtert der Bericht nach offenen Forderungsbeträgen.
• Wenn die Ausgleichsart Negativ angewählt wird, dann filtert der Bericht nach offenen Beträgen im Haben – also eine Verbindlichkeit.

Hinweis

Im ersten Schritt können Sie bei der Ausgleichsart Negativ eine hohe Zahl eingeben, z. B. im Voraus bezahlte Mietforderungen (Sollstellung Folgeperiode), die bei der Bezahlung direkt auf den Debitor gebucht wurden, können dadurch identifiziert werden. Prüfen Sie diese Posten im Hinblick auf eine evtl. abzuführende Umsatzsteuer.

In unserem Beispiel wird folgender Bericht generiert:

Nach Prüfung der Posten, auch im Hinblick auf einen evtl. Umsatzsteuersachverhalt, können Sie buchen.

Die Debitorenposten sind nach der Buchung ausgeglichen.

Verprobung Debitoren-BGR

Aufgrund von Gutschriften und Überzahlungen ist es möglich, dass am Jahresende ein Debitor keine Forderung (S-Saldo), sondern eine Verbindlichkeit (H-Saldo) aufweist. Hier handelt es sich dann um einen kreditorischen Debitor. Diese Verbindlichkeiten dürfen Sie nicht mit den Forderungen saldieren.

Kreditorische Debitoren sind in der Bilanz unter den Verbindlichkeiten auszuweisen. Öffnen Sie den Bericht Verprobung Debitoren-BGR. Mit dieser Funktion können Sie die Buchung auf die eingerichteten Konten generieren.

Hinweis

Wenn Sie das Feld Einzelposten aktivieren, können Sie prüfen, ob eine Haben-Buchung (Verbindlichkeit) aus einer Gutschrift, Überzahlung oder einer Mietvorauszahlung resultiert. Auch haben Sie an dieser Stelle nochmals eine gute Möglichkeit eine evtl. Mietvorauszahlung, die bei der Zahlung direkt brutto auf den Debitor gebucht wurde, im Hinblick auf die Umsatzsteuer zu prüfen.

In diesem Fall ermitteln und buchen wir die kreditorischen Debitoren für eine Zuständigkeitseinheiten und buchen am Folgetag wieder aus. Nach dem Klicken auf Drucken oder Vorschau öffnet sich folgender Bericht:

Nach Prüfung der Angaben können Sie die generierten Buchblattzeilen buchen.

Bei einem erneuten Aufruf des Berichts spiegelt sich die Buchung wider.

Wichtig

Die Debitorenbuchungsgruppen müssen vollständig eingerichtet sein, sodass die Buchungen den richtigen Bilanzpositionen zugeordnet werden können.

Verprobung Kreditoren-BGR

Aufgrund von Gutschriften und Überzahlungen kann es sein, dass am Jahresende ein Kreditor keine Verbindlichkeit (H-Saldo), sondern eine Forderung (S-Saldo) aufweist. Hier handelt es sich dann um einen debitorischen Kreditor. Diese Forderung dürfen nicht mit den Verbindlichkeiten saldiert werden. Debitorische Kreditoren sind in der Bilanz unter den Forderungen auszuweisen.

Mit der Stapelfunktion Verprobung Kreditoren-BGR werden die entsprechenden Salden aufgeführt und es kann eine Buchung auf die dafür eingerichteten Konten generiert werden. Öffnen Sie den Bericht Verprobung Kredioren-BGR.

In unserem Beispiel werden die Posten nur für Zuständigkeitseinheit RT generiert.

Anschließend können Sie die generierten Posten im Buchblatt buchen.

Bei einem erneuten Aufruf des Berichts spiegelt sich die Buchung wider.

Wichtig

Die Kreditorenbuchungsgruppen müssen vollständig eingerichtet sein, sodass die Buchungen den richtigen Bilanzpositionen zugeordnet werden können.

Konten Nullstellung

Bei der Erstellung eines Jahresabschlusses ist es notwendig, dass die Salden der GuV-Konten auf ein Konto in der Bilanz umgebucht werden. Das bezeichnet man als sogenannte Konto Nullstellung. Mit der Stapelverarbeitung RE Konten Nullstellung führen Sie diesen Schritt durch und erstellen Zeilen in einem Buch.-Blatt, welches Sie dann buchen können.

Bevor Sie die GuV-Konten Nullstellung durchführen, prüfen Sie bitte, ob im Kontenplan alle Konten, die in der Umbuchung berücksichtigt werden müssen, korrekt als GuV-Konten ausgewiesen sind.

Der Bericht RE Konten Nullstellung kann mehrmals verwendet werden. Sie können im vorigen Geschäftsjahr buchen, selbst wenn die Nullstellung bereits vorgenommen wurde, sofern Sie die Stapelverarbeitung erneut ausführen.

Wichtig

Voraussetzung für die Objektkonten Nullstellung ist ein abgeschlossenes Geschäftsjahr, ein angelegter Abrechnungskreis in den Objekten und eine in der Einrichtung hinterlegte Abrechnungsart.

Hinweis

Die Konten Nullstellung wird immer zum Ultimodatum am Ende eines Geschäftsjahres vorgenommen. Das Ultimodatum ist ein fiktives Datum zwischen dem letzten Tag des alten und dem ersten Tag des neuen Geschäftsjahres. Es ist zu erkennen durch das U vor dem Datum (z. B. U31.12.12). Dies geschieht aus dem Grund, da ansonsten am 31.12. in den Konten keine Salden mehr vorhanden wären. Deshalb bitte immer die Buchung zum Ultimodatum 31.12. ausführen, damit bleibt das Geschäftsjahr an sich von der Nullstellung unberührt.

Um den Bericht RE Konten Nullstellung zu starten, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Stapelverarbeitung RE Konten Nullstellung.

Füllen Sie die Felder und Filter und starten Sie den Bericht mit Vorschau oder Drucken. Sie erzeugen damit das Nullstellungsprotokoll und die Buch.-Blatt-Zeilen, welche abschließend manuell gebucht werden müssen:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Ihnen beim Erstellen der RE-Konten-Nullstellung im Protokoll nur etwas angezeigt wird, wenn in der Verarbeitung Fehler auftreten, ansonsten bleibt der Bericht leer.

Wichtig

Es ist wichtig, dass Sie zu Beginn immer die RE-Konten Nullstellung durchführen, bevor Sie im Finanzmanagement Ihre Sachkonten-Nullstellung starten.

Ausdruck des Jahresabschlusses

Wenn Sie schließlich alle, für eine korrekte Erstellung eines Jahresabschlusses nötigen Arbeiten erledigt haben, können Sie die Bilanz- bzw. Einnahmen-/Überschussrechnung zum Ausdruck bringen. Dafür muss allerdings im Rahmen eines Finanzberichts eine entsprechende Bilanz und GuV-Rechnung angelegt werden.

2 - Geldflussdarstellung

Einführung

In RELion können Objekte bilanziell gebucht werden. Die Geldflussdarstellung ermöglicht Ihnen die aufwands- und erlösbezogene Darstellung der Geldbewegungen zu einem beliebigen Zeitpunkt. Diese Werte werden nicht anonym berechnet, sondern auf der Grundlage von Obligoposten und Geldflussposten, die per Stapel erstellt werden, ausgewertet. Die Auswertung erfolgt über die Finanzberichte.

Microsoft hat seit einigen Jahren darauf verzichtet, bei nachträglichen Postenausgleichen oder dem Aufheben von Ausgleichen Fibu-Journale zu bilden, diese sind aber Voraussetzung für die Bildung von Geldflussposten. Deshalb wurde in RELion das Geldfluss Journal entwickelt.

Zu jedem Fibu-Journal und auch bei Posten-Ausgleichen / Aufhebung von Ausgleichen werden sog. Geldfluss-Journale gebildet. Diese Geldfluss-Journale bilden die Grundlage für die Erstellung der Obligo- und Geldflussposten.

Anforderungen

• Abbildung der Zahlungsströme pro Bankkonto.
• Auswertung kann über Finanzberichte erfolgen.
• Darstellung von Umbuchungen zwischen Bankkonten.
• Darstellung erwarteter Zahlungen über Obligoposten.

Auswertung

• Bank – Auswertung für ein oder „n“ Bankkonten
• ZE/Mandat – Auswertung für ein oder „n“ Mandate
• Objekt – Auswertung für ein oder „n“ Objekte

Abstimmung

• Bankposten – Bankbuchungen mit Geldflussdarstellung
• Debitor – Zahlung/Verrechnung mit Geldflussdarstellung
• Kreditor – Zahlung/Verrechnung mit Geldflussdarstellung
• Sachkonten – Gegenüberstellung Bilanz und Geldflussdarstellung

Restriktionen bzw. Voraussetzungen

• Der Geldfluss wird im Mandant aktiviert.
• Bei einer laufenden Buchhaltung müssen für das bestehende Buchwerk nachträglich per Stapel Obligo- und Geldflussposten gebildet werden.
• UVA erfolgt nach Buchwerk, nicht nach Geldflussdarstellung.
• Die UVA muss abgeschlossen, gebucht und der Kreditorenposten erstellt werden.
• GdpdU erfolgt nach Buchwerk, nicht nach Geldflussdarstellung.
• Bei Sachkontenumbuchungen, die in der Geldflussdarstellung abgebildet werden sollen, muss die Buchung über ein virtuelles Bankkonto erfolgen.

Wichtig

Für Geldfluss oder für eine spätere Übernahme eines Buchwerks sind folgende Punkte zu beachten:

• Das Objektkonto der Bank muss RE Kontogruppe Giro sein
• Debitoren- und Kreditorenposten immer mit Belegart buchen
• Bankbuchungen nur über das Bankkonto (nicht direkt auf das Bank-Sachkonto)
• Bankbuchungen immer mit der Belegart Zahlung oder Erstattung
• Unter einer Belegnummer darf nur mit der gleichen Belegart und auf einen Debitor oder Kreditor gebucht werden.
• UVA Abrechnung und Buchung - immer mit Kreditorenposten
• Nicht abzugsberechtigte VSt. an Aufwand ist zu empfehlen
• Skonto Rückbuchung an Aufwand ist zu empfehlen
• RE-Kontogruppe für alle Objektkonten ist wichtig  

Einrichtung

Bevor Sie zum ersten Mal mit dem Geldfluss arbeiten, wird die Einrichtung vorgenommen. Dazu öffnen Sie über die Suche die Seite RE Einrichtung. Um die Geldflussrechnung zu aktivieren, setzen Sie im Inforegister Buchung den Schieberegler Geldfluss aktivieren.

Außerdem ist die Nutzung des Moduls Geldfluss möglich, wenn das Feld SEV-Aktiv in der RE Vertrag Einrichtung im Inforegister SEV aktiv gesetzt wird.

Bei einer laufenden Buchhaltung müssen für das bestehende Buchwerk nachträglich Obligo- und Geldflussposten gebildet werden.

Verarbeitung

Bei Anstoßen der Stapelverarbeitung (siehe Kapitel Stapel zum Erstellen der Posten) werden für jeden zur Bankbuchung gehörenden Sachposten Geldflussposten erstellt. Wird eine Bankbuchung storniert, werden auch die entsprechende Geldflussposten gegengebucht.

Bei den detaillierten Debitoren-/Kreditorenposten wird geprüft, ob ein Obligoposten dazu vorhanden ist. Wenn dem so ist, wird anteilig ein Geldflussposten gebildet und der Obligoposten bei Bedarf geöffnet bzw. geschlossen. Resultiert der detaillierte Posten aus einem Ausgleich aufheben-Vorgang, dann wird auch der Geldfluss-Ausgleich aufgehoben. Da ein Debitoren- bzw. Kreditorenposten nur storniert werden kann, wenn der Ausgleich bereits aufgehoben ist, sind auch die Geldflussposten des Ausgleichs zum Zeitpunkt des Storno-Vorgangs bereits im Zuge das Ausgleich Aufhebens gegengebucht worden.

Für das Erstellen von Obligo- und Geldflussposten muss ein Stapel angestoßen werden. Mehr dazu in dem Kapitel Stapel zum Erstellen der Posten.

Wichtig

Prüfen Sie die Einrichtung der Bankkonten. Alle Banksammelkonten sollten in der Einrichtung Direktbuchung auf das Sachkonto = nein haben.

Neue Posten – die Obligoposten

Obligoposten sind die Grundlage für die Erstellung der Geldflussposten. Nach dem Buchen von Debitoren oder Kreditoren über Einkaufs- und Verkaufsbelege sowie über das Buchblatt mit den Belegarten Rechnung, Gutschrift, Zinsrechnung und Mahnung werden per Stapel Obligoposten für jeden zur Buchung gehörenden Sachposten erstellt. Somit stellt der Obligoposten den erwarteten Geldfluss dar.

Bei Storno-Vorgängen werden die Obligoposten gegengebucht und als storniert gekennzeichnet. Nach erfolgter Buchung der Obligoposten mithilfe einer der Stapel können diese eingesehen werden, indem Sie z. B. die Bankkontokarte der entsprechenden Objektbank öffnen und im Inforegister Allgemein auf den Wert im Feld Obligo klicken.

Felder der Liste Obligoposten

Nachfolgend eine Beschreibung der Felder in der Liste Obligoposten. Die Werte der Felder werden automatisch vom System verwaltet und sind nicht editierbar.

Neue Posten - die Geldflussposten

Für Bankbuchungen werden bei Anstoßen des Stapels für jeden zur Bankbuchung gehörenden Sachposten Geldflussposten erstellt. Storno führt zu einer Gegenbuchung der mit der Bankbuchung zusammenhängenden Gelflussposten. Ebenso werden mit dem Stapel für jeden Ausgleich von Debitoren- oder Kreditorenposten der Belegarten Rechnung, Gutschrift, Zinsrechnung und Mahngebühr Geldflussposten gebildet. Dazu werden die Angaben aus den zugehörigen Obligoposten in die Geldflussposten kopiert.

Bei detaillierten Debitoren-/Kreditorenposten vom Typ Ausgleich wird geprüft, ob ein Obligoposten dazu vorhanden ist. Wenn dem so ist, wird anteilig ein Geldflussposten gebildet und der Obligoposten bei Bedarf geöffnet bzw. geschlossen. Resultiert der detaillierte Posten aus einem Ausgleich aufheben - Vorgang, dann wird auch der Geldfluss-Ausgleich aufgehoben. Es werden zum Datum, an dem der Ausgleich aufgehoben wird, neue Geldflussposten gebucht und der Obligoposten wieder als offen gekennzeichnet.

Bei Storno-Vorgängen werden die Obligoposten gegengebucht und als storniert gekennzeichnet. Da ein Debitoren- bzw. Kreditorenposten nur storniert werden kann, wenn der Ausgleich bereits aufgehoben ist, sind auch die Geldflussposten des Ausgleichs zum Zeitpunkt des Storno-Vorgangs bereits im Zuge des Ausgleichaufhebens gegengebucht worden.

Die Geldflussposten werden immer mithilfe einer der Stapelverarbeitungen gebildet. Diese können dann auch eingesehen werden, indem z. B. die Bankkontokarte der entsprechenden Objektbank geöffnet und auf den Wert des Feldes Geldfluss im Inforegister Allgemein geklickt wird.

Felder der Liste Geldflussposten

Nachfolgend eine Beschreibung der Felder in der Liste Geldflussposten. Die Werte der Felder werden automatisch vom System verwaltet und sind nicht editierbar.

Geldflussposten ändern

Der Nutzer soll auf Unstimmigkeiten in den berechneten Daten des Geldflusses selbstständig reagieren und eventuelle Schiefstände kontrolliert und dokumentiert beheben können. Das betrifft vor allem die Bankensuche, Zuordnung eines SEV-Vertrages auf Grundlage einer Einheit und die Berechnung der Beträge mithilfe eines Faktors bei Teilausgleichen bei Bildung von Geldflussposten auf Grundlage von Obligoposten.

Sie können ausgewählte Felder in den Geldflussposten mithilfe eines Assistenten abändern. Dazu aktivieren Sie diese Funktion in der RE Einrichtung.

Ist dieser Schalter gesetzt, erscheinen in den Geldflussposten zwei Aufrufe:

Der linke Aufruf startet den Assistenten für die Änderung, der rechte zeigt das Protokoll für den jeweiligen Posten an, welcher Nutzer für diesen wann welche Änderungen vorgenommen hat. Der Assistent hat folgenden Aufbau:

Nehmen Sie die Korrekturen vor und belegen Sie die richtigen Werte im Assistent. Bestätigen Sie die Übernahme der Änderungen in den Geldflussposten mit OK. Abbrechen oder X bricht den Vorgang ohne Durchführung der Änderungen ab.

Beispiel OK:

Die Änderungen wurden korrekt eingetragen. Nun enthält das Protokoll für diesen Geldflussposten Einträge:

Diese Liste Geänderte Werte Geldfluss enthält folgende Inhalte:

Im Geldfluss Journal wird der Haken des Feldes Korrektur auf Ja gesetzt, wenn dieses modifizierte Posten enthält:

Auf diesen Wert kann auch im Journal gefiltert werden, um schnell alle Journal-Einträge zu finden, die geänderte Posten enthalten. Die Übersicht Geänderte Werte Geldfluss kann auch mandantenweit über die Suche aufgerufen werden und zeigt dann sämtliche vorgenommene Änderungen an den Geldflussposten an:

Die Lfd. Nr. ist hier nicht gefiltert.

Sie können den Schalter für die Änderungen des Geldflusses wieder zurücksetzen, auch wenn Änderungen vorgenommen wurden:

Das ermöglicht Ihnen, z. B. Änderungen vorzunehmen, aber dann die Funktion wieder zu deaktivieren, damit zukünftig nicht weitere Änderungen vorgenommen werden können.

Daraufhin werden die beiden Aufrufe in den Geldflussposten ausgeblendet. Die mandantenweite Übersicht der bisher vorgenommenen Änderungen ist aber weiterhin aufrufbar und zeigt alle geänderten Werte an:

Details zu Obligo- und Geldflussposten

• In den Geldflussposten werden für die einzelnen Vorgänge die Herkunftstabellen für die Daten angegeben.
• Erstellungsdatum ist immer Tagesdatum.
• Beträge sind immer in Mandantenwährung (MW).
• Beträge in Obligoposten resultieren aus Sachposten.
• Für Geldflussposten aus Bankbuchungen wird auch der Betrag im Sachposten herangezogen.
• Bei Ausgleichsbuchungen wird aus Betrag im detaillierten Posten und Sachposten ein Faktor gebildet, mit dem der Anteil der Zahlung für den Sachposten ermittelt wird und ins Verhältnis zum Betrag im Obligoposten gesetzt wird.

Wichtig

Dadurch wird automatisch eine potenzielle Fremdwährung mit umgerechnet. Allerdings wird es in Verbindung mit diesen anteiligen Faktor-Berechnungen Rundungsdifferenzen geben. Der Faktor wird außerdem in einem mathematisch korrekten Intervall gehalten (-1 bis 1). Sollte ein nicht definierten Bereich erreicht werden (z. B. Probleme bei der zugrundeliegenden Postenlage), wird der Faktor auf 1 bzw. -1 gesetzt und es kommt zu einer Ausgabe im Bericht nach Durchführung eines Stapels.

• Die Posten sind in der Posten suchen… -Funktion berücksichtigt.
• Obligo- und Geldflussposten sind als Flowfields im Sachkonto, Bankkonto und Objektkonto hinterlegt und können auf den Forms und Pages angesehen werden.
• Auf dem Obligoposten werden der Summenbetrag und die Anzahl der zugeordneten Geldflussposten kalkuliert.
• In Finanzberichten können die beiden Postenarten zusätzlich ausgewählt werden.
• Ein Objektbezug wird nur geprüft, um die Versteuerungsart und ggf. die Objektbank zu ermitteln. Die Objektinformation wird ansonsten ohne weitere Prüfung auf Vorhandensein übernommen oder nicht.
• Die Stapelverarbeitung erzeugt für jeden Ausgleich / Ausgleich aufheben einen Geldflussposten, der mit dem Obligoposten verlinkt ist. Dadurch kann man auf dem Obligoposten sehen was an Zahlungen geflossen ist und den Restbetrag ermitteln.
• Änderungen vom Fälligkeitsdatum in Debitoren-/Kreditorenposten werden im Obligoposten nachgezogen.

Geldfluss Journal

Das Geldfluss Journal fungiert als die zentrale Anlaufstelle im Bereich Geldflussdarstellung in RELion. Zum einen liefert es eine Übersicht über alle relevanten Posten (Geldflussposten, Obligoposten, aber auch Sachposten Debitor – und Kreditorposten usw.) und Vorgänge. Zum anderen ist es nur von hier aus möglich, die Funktionen Posten Neu Erstellen und Posten nachbuchen anzustoßen (über Neu in der Menüleiste).

Jedes Mal, wenn über die Stapel Obligo- und Geldflussposten gebildet werden, entstehen hier neue Einträge – und zwar für alle Fälle die den Geldfluss betreffen, also auch Ausgleiche, Ausgleich aufheben, etc. für die z. B. in einem Fibu-Journal keine Einträge eingestellt werden. So bildet es den Geldfluss Ihres Unternehmens lückenlos ab.

Wichtig

Während der Erstellung der Geldfluss Journal Einträge durch eine der Stapelverarbeitung wird die Fibujournale gesperrt (lock). Das soll sicherstellen, dass das Geldflussjournal die Grundlage tatsächlich lückenlos abbildet und nicht (z. B. zeitgleich vorgenommene Buchungen) für Lücken in der Darstellung sorgen.

Felder des Geldfluss Journals

Nachfolgend eine Beschreibung der Felder des Geldfluss Journals. Die Werte der Felder werden automatisch vom System verwaltet und sind nicht editierbar.

Stapel zum Erstellen der Posten

Um die Obligo- und Geldflussposten zu erstellen, muss in RELion stets ein Stapel angestoßen werden. Es gibt zwei verschiedene Verarbeitungen:

• Posten Neu Erstellen
• Posten nachbuchen

Beide Verarbeitungen werden sind ausschließlich vom Geldfluss Journal aus unter Neu aufrufbar:

Bei beiden Varianten öffnet sich die gleich aussehende Anforderungsseite eines Berichts.

Das bedeutet, dass die Stapel sowohl z. B. mit Vorschau oder Drucken sofort gestartet oder aber über Senden an… und Plan… in die Aufgabewarteschlage geplant werden und zu einer bestimmten Uhrzeit ausgeführt werden können.

Wichtig

Die Planbarkeit ist über die Ausführung der beiden Stapel über Berichte sichergestellt. Einen spezifischen Bericht zur Planung des Stapels gibt es im Vergleich zu älteren RELion Versionen nicht mehr. Sollten Sie bei diesen älteren Versionen mit wiederkehrenden Aufgabenwarteschlangenposten gearbeitet haben, können diese Aufgaben hier nicht mehr eingesetzt werden. Es muss erneut ein entsprechender Aufgabenwarteschlangeposten mit dem neuen Bericht eingestellt werden.

Am Ende beider Verarbeitungen erscheint jeweils ein Bericht, welcher mögliche Berechnungsfehler der Verarbeitung oder der zugrundeliegenden Postenlage aufzeigt.

Es gibt zwei verschiedene Nachrichten für problematische Vorgänge.

Zum einen, wenn sich der Faktor in einem nicht korrekten Bereich befindet. Dann muss auf eine Fehlstellung der zugrundeliegenden Posten verwiesen werden (blaue Nachrichten).

Eine zweite Nachricht weist auf Rechenfehler des Geldflussstapels selbst hin, welche dann darüber hinaus noch entstehen (rote Nachrichten).

Um die Planbarkeit und durchgehende Verarbeitung des Stapels zu sichern, werden diese Informationen gesammelt in einer Berichtsanzeige am Ende der Verarbeitung angezeigt. Ist die Anzeige leer wie im obrigen Bildschirmausschnitt gezeigt, so sind die Berechnungen soweit korrekt erfolgt und es werden keine Fehlerzeilen angegeben. Bei der Planung wird die Verarbeitung in einer Aufgabewarteschlange abgearbeitet. Die Berichtsanzeige erscheint als PDF dann nach der Ausführung im Berichtseingang des Rollencenters.

Wichtig

Es werden weder Obligo- noch Geldflussposten automatisch während der Laufzeit mitgebucht. Für das Erstellen dieser Posten ist das Anstoßen eines Stapels notwendig. Über eine Stapelverarbeitung können auf Basis von Bank, Debitoren- und Kreditorenposten Obligo- und Geldflussposten erzeugt werden. Das kann entweder während der Arbeitszeit oder zu einer geplanten Zeit über die im folgenden beschriebenen Funktionen geschehen. Beachten Sie, dass je nach Umfang der Buchungen und der Variante des Stapels dies unterschiedlich lange Zeit in Anspruch nehmen wird!

Posten nachbuchen

In der Tabelle Geldfluss Stapel können Sie mit der Funktion Posten nachbuchen alle Obligo- und Geldflussposten (und Geldfluss Journal Einträge) seit der letzten Aktualisierung erstellen.

Diese Funktion sollte zum Erstellen der Obligo- und Geldflussposten im täglichen Geschäftsbetrieb angewendet werden.

Posten Neu Erstellen

Beim Aufruf der Funktion Posten Neu Erstellen werden alle Obligo- und alle Geldflussposten (und die Geldfluss Journal Einträge) gelöscht und wieder neu erstellt. Dies kann je nach Größe der Datenbank mehrere Stunden dauern! Bei Start der Verarbeitung (z. B. über die Vorschau), erscheint folgende Nachricht:

Dieser Bericht sollte bei Migration von einer früheren RELion-Version auf RELion ONE initial zum Neuaufbau des Geldflusses angewendet werden.

Weiterhin ist diese Funktion immer dann sinnvoll anzuwenden, wenn neue Felder in den Posten ergänzt oder technische Änderungen an der Verarbeitung vorgenommen wurden. Nur kann sichergestellt werden, dass die Geldflussposten auch korrekt dem letzten Stand entsprechend erstellt werden und alle Inhalte aufweisen!

Hinweis

Dieser Vorgang kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und erstellt alle Posten neu. Dies wird unter gewöhnlichen Umständen im täglichen Gebrauch nicht notwendig sein, es reicht, die hinzugekommenen Posten seit der letzten Aktualisierung mit der Funktion Posten nachbuchen zu erstellen. Dies ist mit einem erheblich geringerem Zeitaufwand verbunden und entspricht dem normalen Geschäftsbetrieb. Die Funktion Posten Neu Erstellen sollte nur zu Anfang einmal durchlaufen, um die Posten initial zu erstellen und in absoluten Ausnahmefällen, bei denen es beispielsweise zu einer Korrektur der Verarbeitung gekommen ist.

Wichtig

Der Stapel Posten Neu Erstellen löscht alle Geldfluss-Journale und die zugehörigen Posten und baut diese wieder neu auf. Demensprechend werden auch die Änderungen verworfen und das Protokoll geleert. Um sich die Änderungen noch einmal vor Durchführung dieser Funktion ansehen und eventuell in Excel ausgeben zu können, wird beim Start des Vorgangs nun diese Meldung angezeigt, wenn Änderungen vorhanden sind:

Ja: Das Protokoll wird geöffnet und kann z. B. in Excel ausgegeben werden:

Nein: Das Öffnen wird fortgesetzt und die Anforderungsseite der Stapelverarbeitung angezeigt:

Dort kann wie gewohnt, z. B. mit Vorschau, die Verarbeitung gestartet werden.  

Weiterführende Themen und Besonderheiten

In der Geldflussdarstellung gibt es einige Prozesse, die gesondert behandelt werden.

Wichtig

Auch hier muss immer erst einer der Stapel angestoßen werden, um die Obligo- und Geldflussposten zu bilden!

Report Skonto rückrechnen

Bei der Skontorückrechnung handelt es sich um eine Sachkontenumbuchung - Skontoerlöskonto an Aufwand. Sachkontenumbuchungen werden in der Geldflussdarstellung nicht berücksichtigt. Um den Geldfluss für das Aufwands-/Ertragskonto komplett abbilden zu können, werden für die Skontorückbuchung ebenfalls Geldflussposten erzeugt. Über die Suche finden Sie Skonto rückrechnen und wählen den passenden Eintrag aus.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Anwenderdokumentation Nicht anrechenbare Vorsteuer.

Report Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen

Bei der Buchung der nicht abzugsberechtigten Vorsteuer handelt es sich um eine Sachkontenumbuchung - Aufwand an Vorsteuerkonto.

Sachkontenumbuchungen werden in der Geldflussdarstellung nicht berücksichtigt. Um den Geldfluss für das Aufwands-/Ertragskonto komplett abbilden zu können, werden für die Buchung der nicht abzugsberechtigten Vorsteuer ebenfalls Obligo- und Geldflussposten erzeugt. Für die Erstellung des Obligopostens gelten die Angaben des Sachpostens. Über die Suche finden und öffnen Sie den Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen. Damit Sie den Geldfluss so genau wie möglich abbilden können, geben Sie das Buchungsdatum des Geldflusspostens separat an. Dies sollte, wenn möglich identisch mit dem Zahlungsposten des Finanzamtes sein.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Anwenderdokumentation Nicht anrechenbare Vorsteuer.

UVA Buchen Österreich

Die Geldflussdarstellung in Österreich wird separat behandelt. Um den Geldfluss detailliert abbilden zu können werden für das Buchen der UVA-Abrechnung Österreich ebenfalls Obligoposten erzeugt. Diese Obligoposten werden mit dem erstellten Kreditorenposten Finanzamt verbunden und bei Zahlung geschlossen. Auf Grundlage der Obligoposten werden somit die Geldflussposten gebildet. Dazu wird dem Kreditorenposten die FIBU-Journalnummer der UVA-Abrechnung übergeben. Diese Journalnummer wird bei der Zahlung zum Abschluss der Obligo- und Erstellung der Geldflussposten benötigt.

Die Erstellung des Kreditorenpostens ist im Geldfluss zwingend erforderlich. 

Auswertung der Obligo-/Geldflussposten

Obligo- und Geldflussposten sind an folgenden Stellen im System einsehbar: Sachkontokarte:

Bankkontokarte:

Objekt Konten Karte:

Kontenplan Übersicht:

Posten suchen:

Finanzberichte:

In den Spaltendefinitionen stehen die neuen Postenarten zur Auswahl.

Wichtig

Hier ist nicht das Objektkontenschema, sondern die BC-Standard Finanzberichte gemeint.

Ausschlüsse

Analyseansichtsposten werden für die beiden Postenarten Obligoposten und Geldflussposten nicht erstellt. Eine Unterscheidung Einnahmen/Ausgaben in den Posten ist nicht möglich. Es besteht aber die Möglichkeit eine entsprechende Bilanz auf Basis der neuen Posten im Finanzbericht aufzubauen. Aus dem Sachkonto geht inhaltlich hervor, ob es sich um ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto handelt. Dementsprechend kann die Bilanz im Finanzbericht strukturiert werden.

Sachkontenumbuchungen werden nicht dargestellt (Ausnahme Skontorückbuchung, nichtabzugsberechtigte VSt.). Sie können dargestellt werden, wenn die Buchungen über ein fiktives Bankkonto transferiert werden.

Verrechnungen zwischen Rechnung und Gutschrift erfolgen über Postenausgleich und werden somit dargestellt. Sie werden aber nicht als Sonderfall gekennzeichnet und können somit nicht isoliert dargestellt werden.

Umbuchungen zwischen Bankkonten führen zu Geldflussposten, werden aber nicht separat gekennzeichnet. Eine isolierte Darstellung ist nicht möglich.

Eine Vorausschau erwarteter Zahlungen sind noch nicht definiert. Es ist aber möglich Reports zu generieren, die diese auf Basis der Postenstruktur ermitteln.

Bei einer nachträglichen Änderung von Belegen/Buchungen werden die Obligo-/ Geldflussposten nicht aktualisiert. Ausnahme ist das Fälligkeitsdatum, dies wird auch im Obligoposten aktualisiert. Ratenzahlung ist mit Geldfluss derzeit nicht möglich.

Wichtig

Dementsprechend kann diese Funktion auch nicht verwendet werden, wenn der Geldfluss in einem Mandanten aktiviert wurde:

Es sollten jedoch auch nicht manuell ähnlich strukturierte Buchungsposten hergestellt werden, da diese durch den Geldfluss nicht korrekt interpretiert werden können – falsch gebuchte Geldflussposten könnten die Folge sein!

Verbuchung der Abrechnungsergebnisse ohne Belegart ist derzeit mit Geldfluss nicht möglich.

3 - Flexible Importschnittstelle

Einführung

In der Buchhaltung gibt es Geschäftsvorfälle oder Buchungsvorgänge, für die keine Informationen im System vorliegen und für die auch keine Informationen aus den vorhandenen Daten generiert werden können. Häufig handelt es sich dabei um Daten aus Fremdsystemen, z. B. Vermögensstatus von Fremdverwaltern oder Rechnungen von Versorgern. Wenn die manuelle Erfassung dieser Daten zu aufwendig ist, müssen die Buchungsinformationen über eine Schnittstelle importiert werden. Bisher war es üblich, hierfür jeweils einen Report oder Dataport mit einer starren Schnittstellendefinition zu erzeugen, der nur für diese eine Importfunktion verwendet werden konnte. Durch das Modul Flexible Importschnittstelle ist das nicht mehr notwendig, da es die Möglichkeit bietet, beliebig viele Schnittstellendefinitionen für Importe aus Excel-Tabellen anzulegen und jede dieser Importfunktionen mit einem einzigen Bericht auszuführen.

Die Flexible Importschnittstelle zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Importieren von externen Daten aus Excel-Tabellen in beliebige Buch.-Blätter
• Definition beliebig vieler Schnittstellen für Excel-Tabellen
• Variable Zuordnung von Excel-Spalten zu Feldern der Buch.-Blattzeile
• Variable Zuordnung von Excel-Spalten zu Dimensionen
• Variable Reihenfolge für den Import der Excel-Spalten
• Optionale Validierung der importierten Daten
• Optionale Pflichtfeldprüfung
• Optionaler Import von Festwerten
• Optionaler Import von Nullwerten
• Variable Zuordnung von importierten Daten zu RELion-Daten (Mapping)
• Variable Zuordnung in Abhängigkeit von anderen Excel-Spalten (Mapping mit Bedingung)
• Prüfung der importierten Daten und Ausgabe eines Fehlerprotokolls
• Optionales automatisches Buchen  

Schnittstellendefinitionen einrichten

Die Schnittstellendefinition für eine Excel-Tabelle (Datenquelle) wird in den Tabellen Import Namen und Import Felder hinterlegt. Excel-Tabellen mit gleichem Aufbau (gleiche Datenquellen) können mit derselben Schnittstellendefinition importiert werden. Nachträgliche Änderungen an der Datenquelle müssen in der Schnittstellendefinition berücksichtigt werden. Alternativ kann auch eine neue Schnittstellendefinition für die geänderte Datenquelle angelegt werden. In jedem Fall wird der Import der Daten nur dann fehlerfrei möglich sein, wenn die in den Import Feldern hinterlegten Excel-Spalten mit den Spalten der zu importierenden Excel-Tabelle übereinstimmen.

Import Namen anlegen

Wählen Sie über die Suche Import Name Übersicht. Über den Button Neu wird eine Karte zur Erfassung der Import Namen geöffnet und ein neuer Datensatz angelegt. Im Inforegister Allgemein können Sie die Vorgabedaten für den Import hinterlegen.

Import Namen löschen

Mit Strg+Entf können Import Namen gelöscht werden. Die zugeordneten Import Felder werden dabei ebenfalls gelöscht. Die in den gelöschten Import Feldern hinterlegten Import Mapping Namen werden nicht gelöscht, da diese Mapping-Informationen auch noch in anderen Import Namen genutzt werden können.  

Import Felder anlegen

Zu jedem Import Namen müssen die Felder für den Import erfasst werden. In der Import Name Karte wird für jedes zu importierende Feld eine Zeile angelegt, in der die Verbindung zwischen der Excel-Spalte und dem entsprechenden Feld der Buch.-Blattzeile (bzw. der Dimension) definiert wird. Mit dem Stift können Sie die Zeilen weiterbearbeiten. Neue Zeilen können eingefügt werden bzw. auch Zeilen gelöscht werden. Neben der manuellen Eingabe gibt es auch die Möglichkeit, Import Felder automatisch zu erzeugen (siehe Kapitel Import-Felder aus Excel importieren).

• alle editierbaren Felder, die im Buch.-Blatt (5052284 - RE Buchen Allgemein ) zur manuellen Eingabe zur Verfügung stehen
• zusätzlich das nicht editierbare Feld Zeilennr.
• das Feld Nicht in Abrechnung (für eine Sonderfunktion)
• weitere Felder, die im Anlagen Fibu Buch.-Blatt (5628) zur manuellen Eingabe zur Verfügung stehen:
  • AfA Buchcode
  • Anlagenbuchungsart
  • Anlagedatum
  • Restwert
  • Anzahl AfA-Tage
  • AfA bis Anlagedatum
  • Rückw. AfA-Korr. b. Anschaff.
  • Wartungscode
  • Versicherungsnr.
  • Plananlagennr.
  • In AfA-Buch kopieren
  • Kopiervorgang aktivieren
  • Anlagenumbuchungsposten
  • Anlagenstornoposten Lfd. Nr.

Hinweis

Nicht editierbare Felder werden durch Validierung anderer Felder gefüllt, z. B. wird die Mandats Zuständigkeitseinheit durch Validierung der Objektnummer automatisch gefüllt. Dimensionen können hier nicht ausgewählt werden, da es hierfür ein Extra-Eingabefeld gibt: Dimensionscode . Falls bereits ein Dimensionscode oder ein Mapping Name hinterlegt wurde, kann keine Feldnr. in Tabelle 81 eingegeben werden.

Import Felder löschen

Mit Strg+Entf können Import Felder gelöscht werden oder verwenden Sie Zeile löschen.

Import Felder aus Excel importieren

In der Import Name Karte können über die Aktion Felder aus Excel importieren alle Excel-Spalten aus einer angegebenen Excel-Tabelle ermittelt und automatisch als neue Zeilen in der Tabelle Import Felder angelegt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass bisher noch keine Import Felder vorhanden sind und im Import Namen das Feld Überschriftenzeile korrekt eingegeben wurde. Die in der Überschriftenzeile gefundenen Werte werden durch den Import in das Feld Excel Spaltenüberschrift übernommen und die Felder Excel Spaltennr. und Excel Spaltenname werden mit den entsprechenden Werten gefüllt. Wenn der in der Überschriftenzeile gefundene Wert identisch mit der Beschreibung eines Feldes in der Tabelle 81 Buch.-Blattzeile ist, werden auch die Felder Feldnr. in Tabelle 81, Feldname in Tabelle 81 und Feldbeschreibung in Tabelle 81 mit den entsprechenden Werten gefüllt. Wenn der in der Überschriftenzeile gefundene Wert identisch mit einem Code aus der Tabelle Dimension ist, wird das Feld Dimensionscode entsprechend gefüllt. Nach dem Import können fehlende Zuordnungen in den Feldern Feldnr. in Tabelle 81 und Dimensionscode vervollständigt werden, die auf Grund von abweichenden Überschriften in der Excel-Tabelle nicht automatisch erkannt wurden.

Das Feld Reihenfolge des Imports wird während des Imports automatisch fortlaufend gefüllt. Nach dem Import kann die Reihenfolge bei Bedarf angepasst werden, wobei nicht benötigte Zeilen durch Entfernen der Reihenfolge deaktiviert werden können. Erleichtert wird die Pflege der Reihenfolge, wenn im Inforegister Allgemein in der Import Name Karte das Feld Reihenfolge automatisch anpassen aktiviert ist. Der Haken im Feld Eingabe validieren wird während des Imports automatisch gesetzt und kann bei Bedarf entfernt werden.

Mappingdefinitionen einrichten

Import Mapping Namen anlegen

Wenn die aus Excel importierten Werte nicht 1:1 in die zugeordneten Felder der Buch.-Blattzeile (oder Dimensionen) übertragen werden sollen, können Sie in den Tabellen Import Mapping Name und Import Mapping Zeilen für die betroffenen Felder eine Definition hinterlegen, welche Werte stattdessen importiert werden sollen. In der Tabelle Import Felder kann diese Definition im Feld Mapping Name zugeordnet werden, wenn die Werte in den Feldern Feldnr. in Tabelle 81 und Dimensionscode mit den gleichnamigen Feldern in der Tabelle Import Mapping Namen übereinstimmen. Über die Suche wählen Sie Import Name Übersicht.

Über den Button Neu wird eine Karte zur Erfassung der Import Mapping Namen geöffnet und ein neuer Datensatz angelegt. Im Inforegister Import Mapping Name werden die grundlegenden Informationen für das Mapping hinterlegt. Das eigentliche Mapping wird danach in den Import Mapping Zeilen erfasst.

Import Mapping Namen löschen

Mit Strg+Entf können Import Mapping Namen gelöscht werden. Die zugeordneten Import Mapping Zeilen werden dabei ebenfalls gelöscht.

Import Mapping Zeilen anlegen

In den Import Mapping Zeilen wird die Zuordnung von Importwerten zu RELion Werten hinterlegt. Auf diese Weise können z. B. Objekt- oder Kontonummern aus Fremdsystemen den entsprechenden RELion-Nummern zugeordnet werden. In diesem einfachen Beispiel müssen dann nur die Felder Importwert und RELion Wert gepflegt werden. Wenn ein importierter Wert aus Excel nicht in der Liste der Importwerte vorhanden ist, wird geprüft, ob es noch eine weitere Import Mapping Zeile ohne Importwert und mit RELion Wert gibt. Ist das der Fall, wird dieser RELion Wert importiert, anderenfalls wird im Fehlerprotokoll auf das fehlende Mapping hingewiesen.

Durch die Formulierung von Bedingungen kann die Zuordnung von Importwerten zu RELion Werten weiter differenziert werden. Wenn z. B. Kontonummern für unterschiedliche Kontoarten aus einer Excel-Spalte importiert werden, kann (sofern die Information für die Kontoart in einer Excel-Spalte vorhanden ist) mit einer Reihe von passenden Bedingungen, die entsprechende Sachkontonr., Debitornr. oder Kreditornr. zugeordnet werden. Wenn ein importierter Wert aus Excel nicht in der Liste der Importwerte vorhanden ist oder keine der Bedingungen zutrifft, wird geprüft, ob es noch weitere Import Mapping Zeilen mit Bedingungen und ohne Importwert und mit RELion Wert gibt. Ist das der Fall und trifft eine der Bedingungen zu, wird der hinterlegte RELion Wert importiert. Wenn keine der hinterlegten Bedingungen zutrifft, wird kein Hinweis auf ein fehlendes Mapping im Fehlerprotokoll ausgegeben, da es möglich sein muss, nur dann Felder zu importieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

|RELion Wert| Geben Sie den neuen Wert ein, der den importierten Excel-Wert ersetzen soll. Bei bestimmten Feldern ist auch die Auswahl per LookUp-Button möglich. Bei einigen Feldern aus der Buch.-Blattzeile sind zusätzliche Informationen nötig, um einen LookUp oder eine Eingabeprüfung durchzuführen. Diese Informationen können in den Hilfsfeldern RELion Wert Kontoart, RELion Wert Eigentümer/Mieter, RELion Wert Objektnr. und RELion Wert Einheitennr. hinterlegt werden, die nur diesem Zweck dienen und keinen Einfluss auf den Import haben.|

Import Mapping Zeilen löschen

Mit Strg+Entf können Import Mapping Zeilen gelöscht werden.  

Daten importieren

Mit dem Bericht Flexibler Buchungsimport kann der Import der Daten aus einer Excel-Tabelle unter Verwendung der Schnittstellendefinition Import Namen gestartet werden. Fehler in der Schnittstellendefinition, im Mapping oder in den importierten Daten werden in einem Fehlerprotokoll ausgegeben und müssen korrigiert werden, bevor der Import der Daten in das hinterlegte Buch.-Blatt erfolgen kann.

Aufruf des Imports

Ablaufbeschreibung des Imports

Nachdem bei Bearbeiten Import Daten auf OK gedrückt wurde, kommt folgende Meldung:

Bestätigen Sie mit Ja, dann werden die Daten aus der Excelliste in das Buchblatt übertragen.

Beginnend mit der Ersten Datenzeile, die im Import Namen hinterlegt ist, wird für jede Excel-Zeile eine neue Buch.-Blattzeile angelegt.

Wenn die Zeilennummer kein Import Feld ist, werden die Zeilennummern automatisch in 10.000er-Schritten hochgezählt. Zur Ermittlung der Belegnummer wird nach Priorität in folgender Reihenfolge geprüft:

Die Spalten der Excel-Zeile werden in der angegebenen Reihenfolge des Imports eingelesen und verarbeitet. Wenn ein Import Mapping Name zugeordnet ist, wird geprüft:

Wenn Import Mapping Zeilen mit Bedingungen vorhanden sind, und eine der Import Mapping Zeilen anzuwenden ist, wird der hinterlegte RELion Wert importiert. (siehe Kapitel Import Mapping Zeilen anlegen).|

Ausnahme: Der Haken im Feld Bedingung Zeile nicht importieren ist gesetzt: Dann wird keine Buch.-Blattzeile für die aktuelle Excel-Zeile erstellt. Die Verarbeitung wird mit der nächsten Excel-Zeile fortgesetzt. Wenn keine Import Mapping Zeilen mit Bedingungen vorhanden sind, wird geprüft, ob Import Mapping Zeilen ohne Bedingungen vorhanden sind und eine dieser Import Mapping Zeilen anzuwenden ist. Ist das der Fall, wird der dort hinterlegte RELion Wert importiert.

Wurde eine Import Mapping Zeile gefunden und ist im Feld Faktor ein Wert hinterlegt, wird der importierte Wert mit dem Faktor multipliziert.

Ist der importierte Wert leer und handelt es sich um ein Pflichtfeld, wird eine entsprechende Fehlermeldung protokolliert. Ausnahme: die Option Nullwert im Import Mapping Namen ist aktiviert.

Jetzt wird der importierte Wert in das zugeordnete Feld in der Buch.-Blattzeile eingetragen. Ist der Haken im Feld Eingabe validieren gesetzt, erfolgt zusätzlich die Validierung des Feldes, wodurch automatisch weitere Felder der Buch.-Blattzeile gefüllt werden und Buch.-Blattzeilendimensionen erzeugt werden können.

Wenn bereits Zeilen im Buch.-Blatt vorhanden sind, müssen Sie eine entsprechende Meldung quittieren und für sich eine der folgenden Vorgehensweisen entscheiden:

Wurden bei der Verarbeitung Fehler gefunden, werden keine Zeilen in das Buch.-Blatt gestellt. Nach dem Importlauf wird anschließend eine Meldung ausgegeben:

Durch die Auswahl Vorschau & schließen erhalten Sie folgende Import Fehlerliste:

Nach einem fehlerfreien Importlauf wird das Buch.-Blatt automatisch gebucht, vorausgesetzt der Haken im Feld Automatisch buchen im Import Namen wurde gesetzt. Anderenfalls wird das Buch.-Blatt mit der Page geöffnet, die in der zugeordneten Buch.-Blattvorlage hinterlegt ist.

Technische Hinweise

Fachliche Einschränkungen

Der Flexible Buchungsimport ist nicht zum Füllen wiederkehrender Fibu Buch.-Blätter zu verwenden. Es darf derzeit nur bei Sollversteuerungsobjekten verwendet werden.

4 - Buchblätter

Einführung

Fibu-Buch.-Blätter werden verwendet, um Informationen auf Objekt- und Sachkonten zu buchen. Sie haben damit auch die Möglichkeit, Kostenverteilungen und andere Regulierungen auf Konten zu buchen. Des Weiteren können Fibu-Buch-Blätter benutzt werden, um fehlerhafte Posten zu stornieren bzw. zu korrigieren.

Damit wird Ihnen das Erstellen und Buchen von Posten sowie die Nachverfolgung aller Buchungen erleichtert. Darüber hinaus werden Fibu-Buch.-Blätter zum Erfassen von Informationen in wiederkehrenden Buch.-Blättern verwendet, falls ein Mandant wiederkehrende Buchungszeilen zuweisen muss.

Buch.-Blätter im Überblick

Zu den Fibu-Buch-Blättern zählen unter anderem „Allgemein“ (allgemeines Fibu-Buch-Blatt), Anlagen, Zahlungsein- und Zahlungsausgang, Einkauf, Verkauf, Darlehen, Abrechnung usw.

Fibu-Buch.-Blätter werden zum Buchen von Daten auf Sachkonten und andere Konten verwendet, beispielsweise Debitoren-, Kreditoren- und Bankkonten. Die Systematik der Buch.-Blätter umfasst drei Ebenen:

• Buch.-Blattvorlagen
• Buch.-Blattnamen
• Buch.-Blattzeilen

Die folgende Abbildung zeigt die Struktur eines Buch.-Blattes:

Fibu Buch.-Blattvorlagen

Buch.-Blätter werden für unterschiedliche Arten oder Gruppen von Posten verwendet und können auch in anderen Bereichen Anwendung finden, beispielweise:

• Verkauf
• Einkauf
• Zahlungseingänge
• Zahlungsausgänge
• Anlagen
• Eigentümer/Mieter
• RE Buchungsart

Die Grundlage eines jeden Buch.-Blattes bildet eine sogenannte Vorlage. In dieser Vorlage können Sie gewisse Parameter vorgeben und somit die grundlegende Buch.-Blattstruktur festlegen. Diese Struktur wird vom System in den untergeordneten Buch.-Blättern quasi weitervererbt. Somit müssen Sie als Anwender nicht bei jedem Vorgang alles manuell eintragen.

Beispiel: Sie hinterlegen in der Buch.-Blattvorlage ein Gegenkonto, so würden untergeordnete Buch.-Blätter diese Vorgabe Gegenkonto übernehmen. In den jeweiligen Buch.-Blättern kann diese Vorgabe aber jederzeit geändert werden. Die Einrichtung der Fibu Buch.-Blattvorlagen nehmen Sie wie folgt vor. Über die Suche (oder Alt+Q) wählen Sie die Tabelle Fibu Buch.-Blattvorlagen.

Es stehen verschiedene Arten von Buch.-Blättern zur Verfügung, die an die Transaktionen angepasste Spaltenlayouts zur Verfügung stellen.

Hinweis

Verwenden Sie für die Erstellung von Buch.-Blättern soweit vorhanden die entsprechenden RE Seiten-ID & Testberichts-ID (z. B. die Seiten-ID 5052292 für das Einkaufs Buch.-Blatt. Die ID für den Testbericht ist die 5052519).

Fibu Buch.-Blattnamen

Buch.-Blattnamen werden auf der Grundlage von Buch.-Blattvorlagen erstellt. Blattnamen, die aus einer bestimmten Vorlage erstellt werden, haben Folgendes gemeinsam:

• Struktur
• Standardeinstellungen
• Informationen

Beachten Sie, dass dies Standardeinstellungen sind, die für jeden Buch.-Blattnamen geändert werden können. In einer Vorlage selbst können Sie Vorgänge nicht erfassen und buchen, sondern nur in den Buch.-Blättern. Daher müssen diese ebenfalls eingerichtet werden. Dazu wählen Sie im Menüband der Fibu Buch.- Blattvorlagen das Buchblatt Fibu Buch.-Blattnamen.

Es gibt für jede Fibu Buch.-Blattvorlage einen eigenen Fibu Buch.-Blattnamen. Hier können Sie über +Neu beliebig viele Buch.-Blätter einrichten.

Diese können sowohl inhaltlich als auch benutzerbezogen strukturiert sein. Häufig werden unterschiedliche Fibu Buch.-Blattnamen eingesetzt, um die Posten eines Benutzers oder Verwaltungsobjektes von den Posten eines anderen zu trennen. Hinterlegen Sie außerdem, sofern gewünscht, ein Standard Gegenkonto, eine Nummernserie, Objektnr., Buchungsnr.-Serie, usw.

Buch.-Blattzeilen

In den Buch.-Blattzeilen sind die zu buchenden Posten. Diese enthalten unter anderem folgende Informationen:

• Kontonummern
• Buchungsdaten
• Beträge
• Verrechnungskonten
• Objektnummern
• Einheitennummern
• Objektkontonummern

Um eine Zeile in ein Buch.-Blatt einzufügen, klicken Sie auf die erste Leerzeile und füllen die Felder aus.

Wichtig

Ein Abrechnungskreis kann im Buch.-Blatt nur dann ausgewählt bzw. besetzt werden, wenn ein Objektkonto in der Zeile vorhanden ist. Das Auswählen eines Objekt-Gegenkontos hat nicht denselben Effekt. Das liegt zum einen an der Komplexität von Validierungen sowie die mögliche Prüfung auf Notwendigkeit eines Abrechnungskreises aus der RE Einrichtung.

Die in ein Buch.-Blatt eingegebenen Zeilen sind temporär und können so lange geändert werden, bis sie gebucht werden.

Buchen von Buch.-Blättern

Jedes Buch.-Blatt verfügt über eine Reihe von Buchungsroutinen, die sogenannten Codeunits. Hiermit werden im Buchungsvorgang die eingegebenen Daten vom Buch.-Blatt in eine oder mehrere Buchhaltungen gebucht. Beispielsweise bucht das Verkaufs-Buch.-Blatt mithilfe dieser Codeunits Daten sowohl in die Finanzbuchhaltung (Hauptbuch) als auch in die Debitorenbuchhaltung (Nebenbuch). Da die Anwendung eine einheitliche Datenstruktur aufweist, werden die Codeunits auch für Buchungen in folgenden Buch.-Blättern verwendet:

• Allgemein
• Zahlungseingänge
• Einkäufe
• Zahlungsausgänge

Erstellen und Buchen von Posten

Jede Buchungstransaktion kann in Buch.-Blättern durchgeführt werden. Dabei können die Buch.-Blätter manuell durch den Anwender, oder auch per Funktion gefüllt werden (z. B. Sollstellungen, nicht anrechenbare Vorsteuer). Jede Buchung in RELion muss eine eindeutige Belegnr. erhalten. Die Belegnummern können automatisch aus den hinterlegten Nummernserien oder auch manuell vergeben werden. Nähere Informationen zu Belegnummern entnehmen Sie bitte dem Kapitel Belegnummernformeln.

Sie können Posten für Folgendes erstellen und buchen:

• Einzelne Buch.-Blattzeilen ohne separate Gegenkontozeilen
• Mehrere Postenzeilen mit Gegenkontozeilen
• Posten mit Dimensionen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Zeilen in ein Fibu-Buch.-Blatt einzugeben.

1. Wählen Sie in der Suche RE Buchen allgemein aus.
2. In der Tabelle Fibu Buch.-Bl.-Vorlagenübers. wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

Das erste Fibu-Buch-Blatt, das geöffnet wird, ist dasjenige, welches zuletzt benutzt wurde. Klicken Sie bitte zunächst im Feld Buch.-Blattname auf die drei Punkte und wählen Sie aus der Liste Fibu Buch.-Blattnamen das gewünschte Buch.-Blatt mit OK aus:

Das System öffnet Ihnen das Buch-Blatt für die weitere Bearbeitung. Wählen Sie über die Felder Eigentümer/Mieter und Objektnr. das gewünschte Verwaltungsobjekt aus und geben Sie im Feld Buchungsdatum das Datum dieses Postens ein. Über dieses Datum werden später Auswertungen zu Perioden, wie auch Bilanz, GuV und BWA gesteuert.

Im Feld Belegart bestimmen Sie die gewünschte Belegart für diesen Posten. Grundsätzlich werden Belegarten für Debitoren- und Kreditorentransaktionen benötigt. Es gelten folgende Optionen und Regeln:

• Rechnung / Gutschrift werden für Erlös- und Aufwandsbuchungen verwendet. Es wird jeweils das korrekte Vorzeichen für die Buchung geprüft.
• Zahlung / Erstattungen werden dann verwendet, wenn Geldflüsse hinter einer Buchung stehen. Erstattungen sind als Rückzahlungen zu verstehen.
• Zinsrechnungen werden automatisch über das Modul Zinsrechnungen erstellt
• Mahnungen werden aus dem Modul Forderungsmanagement erstellt, wenn z. B. Mahngebühren oder Zinsen in Rechnung gestellt werden.

Im Feld Belegnr. wird eine Belegnummer für diese Buchung eingetragen. Ist am Buch.-Blatt eine Buchungsnr.-Serie hinterlegt, wird diese Belegnummer mit der Buchungsnr. aus der Serie überschrieben.

Tragen Sie in den Feldern Einheitennr. und Einheitenhistorie eine Einheitennummer ein, sofern Sie eine Buchung auf einen Debitor mit Einheitenvertrag vornehmen wollen. In das Feld Objektkonto Nr. wird die Objektkontonummer eingetragen, also z. B. das Erlös- bzw. Aufwandskonto. In der Regel wird hier das Sollkonto erfasst. Dieses Feld bleibt leer, wenn als Konto Debitor, Kreditor oder Bankkonto verwendet werden.

Wählen Sie mithilfe der Felder Kontoart und Kontonr. das Konto aus, auf das der Posten gebucht werden soll. Im Feld Beschreibung wird automatisch der Name des Kontos eingetragen. Bei Bedarf können Sie diese ändern bzw. erweitern. Die Felder Buchungsart, Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe werden je nach der Buchungsmatrix der ausgewählten Kontonr. automatisch ausgefüllt. Die Felder können nach Bedarf aktualisiert werden.

Geben Sie im Feld Betrag den Wert des Postens ein. Positive und negative Beträge werden in Fibu-Buch.-Blättern wie folgt auf das im Feld Kontonr. angegebene Konto gebucht:

• Ein positiver Betrag bedeutet eine Sollbuchung auf dem Konto.
• Ein negativer Betrag bedeutet eine Habenbuchung auf dem Konto.

Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Gegenkonto einzufügen:

• Wählen Sie mithilfe der Felder Gegenkontoart und Gegenkontonr. das Gegenkonto für diesen Posten aus.
• Die Felder Gegenkonto Buchungsart, Gegenkonto Geschäftsbuchungsgr. und Gegenkonto Produktbuchungsgr. werden je nach der Buchungsmatrix der ausgewählten Gegenkontonr. automatisch ausgefüllt. Auch diese Felder können nach Bedarf aktualisiert werden.
• Die Buch.-Blattzeile muss vollständig – mit Konto und Gegenkonto ausgestattet – sein.

Beispiel für ein ausgefülltes Buch.-Blatt mit einzeiliger Buchung:

Der Kreditor KR0005 hat uns für das OBJ001 eine Rechnung über die Instandsetzung in Höhe von EUR 435,- geschickt.

Klicken Sie nach der Erfassung auf Buchen und bestätigen Sie die Meldung mit Ja.

Der Buchungsvorgang wird durchgeführt und bei Erfolg mit einer entsprechenden Meldung bestätigt.

Erstellen und Buchen von Posten mit Dimensionen

Eine Dimension besteht aus Kriterien, die einem Posten hinzugefügt werden. Dadurch können Posten mit ähnlichen Merkmalen gruppiert und zu Analysezwecken abgerufen werden. Dimensionen werden in RELion für Posten in Objekten, Sachkonten, Buch.-Blättern, Belegen, etc. verwendet. Der Begriff Dimension beschreibt, auf welche Weise die Analyse stattfindet. Zuerst wählen Sie über die Suche, z. B. die Vorlagenübersicht Fibu Buch.-Blätter.

Falls für die Buch.-Blatt-Form mehrere Buch.-Blattvorlagen eingerichtet sind, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und bestätigen die Auswahl mit OK.

Im Buchblatt wählen Sie die Funktion Dimensionen.

Sie können diese aber auch als eigene Felder im Buch.-Blatt anzeigen. Gehen Sie dafür in den Personalisieren-Modus Wählen Sie im Band +Feld und ziehen Sie die gewünschten Felder aus der rechts erscheinenden Liste per Drag-and-drop direkt an die Stelle der Spalten, wo Sie die neue Spalte platzieren möchten.

Die Dimensionspalten werden anschließend in den Buch.-Blattzeilen angezeigt und können bearbeitet werden.

Hinweis

Es können bis zu acht Spalten mit Dimensionen, gemäß der Finanzbuchhaltung Einrichtung eingeblendet werden.

Buchungsvorschau

In RELion werden mit der Buchung eine große Anzahl von Posten im System geschrieben, die den Geschäftsfall abbilden. Mit den Posten findet die Fortschreibung der Geschäftsprozesse statt. Durch die lückenlose Dokumentation in Journalen von allen Transaktionen wird das Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung gebildet und verschiedene Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren usw. geschaffen.

Mithilfe der Funktion Buchungsvorschau wird der Buchungsvorgang simuliert und alle durch eine Buchung entstehenden Posten, darunter Sach-, Debitoren-, Kreditoren- und MwSt.-Posten, werden einzeln dargestellt, ohne diese bereits festzuschreiben. Damit kann eine Buchung VOR der eigentlichen Verbuchung im Detail eingesehen bzw. auf Buchbarkeit geprüft werden.

Über die Spalte Anzahl Posten wird Ihnen die Sachposten-Vorschau angezeigt. Das Feld Belegnr. enthält jetzt nur „Sternchen“ – denn ein echter Buchungsvorgang hat ja noch nicht stattgefunden. Mithilfe der Buchungsvorschau können Sie kontrollieren, ob diese Buchung also auf den richtigen Konten ankommen wird.

Vorschau eines Testberichts

Mit dem Testbericht können Sie die Plausibilität verschiedener Sachverhalte prüfen. Starten Sie im Menü über Berichte den Bericht Testbericht.

Im Inforegister Optionen können Sie sich bei Bedarf die Dimensionen zu den Buch.-Blattzeilen im Testbericht anzeigen lassen. Über die Vorschau gelangen Sie zum Musterausdruck.

Ergebnisse der Buchung mit Fibu-Buch.-Blättern/Journale

Falls ein Filter festgelegt wurde, werden nur die ausgeglichenen Zeilen gebucht, die sich im Filter befinden. Die nach dem Filtern ausgeblendeten Posten werden dabei nicht berücksichtigt, selbst wenn sie buchbar sind.

Hinweis

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Buch.-Blätter mit unterschiedlichen Buch.-Blattnamen gleichzeitig zu buchen. Im Menüband kann dies über den Vorgang Buchen ausgeführt werden. Dabei werden alle Zeilen in allen Buch.-Blattnamen gebucht, die angezeigt sind.

Jede Buchung wird in einem separaten Journaleintrag gespeichert. Dazu öffnen Sie über die Such die Fibujournale.

Im Menüband können Sie die zugehörigen Posten zum jeweiligen Journaleintrag aufrufen und überprüfen. In den Posten (hier: Sachposten) können Sie auf Posten suchen klicken, um sich alle Posten anzeigen zu lassen, die für diese Buchung entstanden sind.

Um sich die Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie, wie schon bei der Buchungsvorschau, entweder auf den Link in der Spalte Anzahl Posten oder Sie platzieren Ihren Cursor auf die Zeile, zu der Sie die Posten sehen wollen und klicken auf das Option Zugehörige Posten anzeigen.

Einkaufs Buch.-Blätter im Überblick

Wenn eingehende Rechnungen bzw. Gutschriften schnell und unkompliziert innerhalb der Buchhaltung und nicht über die entsprechenden Belege im Modul Instandhaltung erfasst werden sollen, haben Sie die Möglichkeit diese über das RE Einkaufs Buch.-Blatt zu buchen. In diesem Buch.-Blatt stehen Ihnen alle Felder und Funktionen zur Verfügung, die für eine korrekte buchhalterische Vorgehensweise nötig sind.

Einrichtung

Bevor Sie erstmals mit dem RE Einkaufs Buch.-Blatt arbeiten, müssen Sie die dafür nötigen Einrichtungen vornehmen bzw. die bereits vorhandenen überprüfen. Dazu öffnen Sie über die Such die Kreditoren & Einkauf Einr. aus.

Bitte aktivieren Sie das Feld Ext. Belegnr. erforderlich, um die Verwaltung der zu buchenden Rechnungen mit externen Belegnummern zu ermöglichen. Dies ist für eine korrekte kreditorische Buchführung zwingend erforderlich. Im Anschluss daran richten Sie in den Fibu Buch.-Blattvorlagen das RE Einkaufs Buch.-Blatt ein.

Das Buchen im Einkaufs Buch.-Blatt

Nachdem Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, steht Ihnen das Einkaufs Buch.-Blatt zum Erfassen und Verbuchen von Einkaufsrechnungen zur Verfügung. Öffnen Sie über die Suche das Einkaufs Buch.-Blatt. In diesem Buch.-Blatt können Sie Eingangsrechnungen erfassen und buchen.

Mit Buchen übernehmen Sie den Vorgang in die Objekt- und Finanzbuchhaltung.

Wiederkehrende Buch.-Blätter im Überblick

Wenn bestimmte Geschäftsvorfälle regelmäßig ohne bzw. mit nur geringen Abweichungen gebucht werden müssen, empfiehlt sich hier die Verwendung von wiederkehrenden Buch.-Blättern. Ein wiederkehrendes Buch.-Blatt ist ein Fibu-Buch.-Blatt mit speziellen Feldern für die Eingabe von sich regelmäßig wiederholenden Geschäftsvorfällen.

Dies hat den Vorteil, dass Buch-Blattzeilen nicht jedes Mal neu erfasst werden müssen. Das System erstellt nach erfolgreicher Buchung automatisch eine neue Zeile für den nächsten Zeitraum. Letztendlich kontrollieren Sie lediglich vor dem Buchen die Zeileneinträge und lösen dann per Knopfdruck die Buchungsroutine aus.

Beispiele für die Verwendung eines wiederkehrenden Buch-Blattes:

• Grundsteuer
• Leasing
• Versicherungen
• Kosten, die regelmäßig anfallen und auf mehrere Abteilungen/Kostenstellen verteilt werden sollen z. B. Straßenreinigung
• Rückstellungen usw.

Die erfassten Zeilen des wiederkehrenden Buch.-Blattes werden mit der Buchungsfunktion gebucht, wobei sich gleichzeitig die Aufwands-, Vorsteuer- und Verbindlichkeitsposten bilden. Diese sind sofort im Hauptbuch und in den Nebenbüchern sichtbar. Zahlungsrelevante Daten wie Skonto, Fälligkeit etc. können auch nach dem Buchen – zur Vorbereitung auf den automatischen Zahlungsverkehr - nochmal geändert werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit einzelne Posten mehreren Objektkonten zu zuordnen.

Einrichtung von Wiederkehrenden Buch.-Blättern

Bevor Sie jedoch das erste Mal mit einem Wiederkehrenden Buch.-Blatt arbeiten, sollten Sie die dafür notwendigen Einrichtungsparameter kontrollieren. Achten Sie zunächst darauf, dass für das benötigte Buch.-Blatt zur Erfassung der wiederkehrenden Geschäftsvorfälle eine entsprechende Buch.-Blattvorlage eingerichtet ist.

Wichtig

Wiederkehrende Buch.-Blätter werden über einen Haken im Feld Wiederkehrend definiert. Somit kann jedes beliebige vorhandene Buch.-Blatt in ein Wiederkehrendes Buch.-Blatt umgewandelt werden. Das setzen eines Hakens ändert automatisch die zugehörige Seiten-ID.

Beispielabbildung einer wiederkehrenden Fibu Buch.-Blattvorlage:

Mit OK schließen Sie die Einrichtung des Wiederkehrenden Buch.-Blattes ab.

Arbeiten mit wiederkehrenden Buch.-Blättern

Nachdem ein wiederkehrendes Buch.-Blatt eingerichtet wurde, können Sie mit dem Anlegen beginnen. Suchen Sie Wiederk. Fibu Buch.-Blätter und wählen Sie den entsprechenden Link.

Wiederholungsarten

Die Wiederholungsart legt fest, wie der Betrag in der Buch.-Blattzeile nach der Buchung behandelt wird.

Bei den Wiederholungsarten stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl:

Wiederholungsrate

Im Feld Wiederholungsrate hinterlegen Sie eine Datumsformel, welche bestimmt, wie oft der Posten in der Buch.-Blattzeile gebucht wird. Die Anwendung erkennt diese Formel als Abkürzung für eine Zeitangabe.

Hinweis

Das Feld Wiederholungsrate darf bis zu 32 alphanumerische Zeichen enthalten. Berücksichtigen Sie diese Einschränkung beim Erstellen von Formeln.

Wenn Sie beispielsweise 1M (=1Monat) eingeben, und das Buchungsdatum der 15.01.2018 ist, wird das Buchungsdatum nach der Buchung auf den in 15.02.2018 hochgesetzt.

Wenn Sie einen Posten am letzten Tag eines jeden Monats nach dem laufenden Monat buchen möchten, würde die Datumsformel wie folgt aussehen:

1T + 1M – 1T (=1Tag + 1Monat – 1Tag). Durch diese Formel berechnet das System immer das korrekte Datum, unabhängig davon wie viele Tage der Monat tatsächlich hat!

Sie können den ersten Posten an einem beliebigen Tag des Monats buchen und dann die folgende Formel eingeben: 1M+LM (=1Monat + laufender Monat). Mit dieser Formel berechnet die Anwendung einen vollen Monat plus die verbleibenden Tage des laufenden Monats.

Hinweis

Wenn Sie monatliche Rückstellungen buchen, die im folgenden Monat zurückgebucht werden müssen (Umgekehrt Fix, Umgekehrt Variabel, Umgekehrt Ausgleich…), buchen Sie diese am Letzten jedes Monats. Der erste Posten muss am Letzten des laufenden Monats gebucht werden, und die Wiederholungsrate muss entweder 1T+1M-1T oder 1M+LM sein. Damit wird sichergestellt, dass die Umkehrbuchung immer am Ersten des Folgemonats durchgeführt wird.

Belegnummernformeln

Es gibt die Möglichkeit, zum Festlegen der Belegnr. anstatt einer klassischen Nummernserie eine Formel einzugeben, die für jeden gebuchten Eintrag eine Belegnummer erstellt. Diese Belegnummer wird mit jeder Buchung des wiederkehrenden Buch.-Blattes automatisch aktualisiert.

Hinweis

Die dem Buch.-Blattnamen zugewiesene Nummernserie überschreibt manuell vergebene Belegnummern. Wenn Sie Formeln verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass das Feld Buchungsnr.-Serie im Buch.-Blattnamen leer ist.

Sie können einen einfachen Text mit den folgenden Textcodes kombinieren, um eine Nummernserie zu bilden:

Wenn beispielsweise die Belegnummer für den Posten M (Miete) + laufender Monat lauten soll, geben Sie M%3 im Feld ein. Für Januar wäre die Belegnummer somit M1.

Hinweis

Das Feld Belegnr. darf bis zu 100 alphanumerische Zeichen enthalten. Berücksichtigen Sie diese Einschränkung beim Erstellen von Formeln.

Enthält ein Buch.-Blatt mehrere Zeilen, verhält sich die Anwendung wie folgt:

Die Nummer wird in den nächsten Zeilen beibehalten, bis der Saldo des Buch.-Blattes null (0) ist. Die nächste fortlaufende Nummer wird in der nächsten Zeile eingegeben.

Felder zur Buchungsgruppe

Drei Felder im wiederkehrenden Buch.-Blatt werden mit den Vorgaben der Sachkontokarte gefüllt und bestimmen die Buchung der Buch.-Blattzeile:

• Buchungsart
• Geschäftsbuchungsgruppe
• Produktbuchungsgruppe

Sie können die Werte in diesen Feldern nach Bedarf ändern oder löschen.

Ablaufdatum

Sie können wiederkehrende Buch.-Blattzeilen mit einem Ablaufdatum versehen. Hinterlegen Sie im Feld Ablaufdatum das Datum, an dem sich ein Posten zum letzten Mal wiederholen soll. Damit können Sie im Buch.-Blatt eine Zeile eingeben, obwohl diese nur für eine begrenzte Zeitspanne gebucht wird. Nach dem festgelegten Ablaufdatum wird die Zeile nicht mehr gebucht.

Der Vorteil dieses Felds besteht darin, dass die Zeile nicht gleich aus dem Buch.-Blatt gelöscht wird. So kann bei Bedarf das Ablaufdatum verlängert und die Zeile weiterhin verwendet werden. Wenn das Feld leer ist, wird die Zeile bei jedem Buchungsvorgang gebucht, bis sie aus dem Buch.-Blatt gelöscht wird.

Verteilungen

Mithilfe von Verteilungen wird der Betrag in der wiederkehrenden Buch.-Blattzeile auf mehrere Konten und Dimensionen verteilt. Die Verteilung ist also eine Gegenkontozeile für die wiederkehrende Buch.-Blattzeile, da wiederkehrende Posten keine Gegenkonten haben. Über die Suchfunktion öffnen Sie die Tabelle Verteilungen.

Wie beim wiederkehrenden Buch.-Blatt muss die Verteilung nur einmal eingegeben werden. Die Verteilung bleibt nach der Buchung im Verteilungs-Buch.-Blatt erhalten. Es ist daher nicht erforderlich, Beträge und Verteilungen bei jeder Buchung der wiederkehrenden Buch.-Blattzeile erneut einzugeben.

Verteilen Sie den Betrag der Zeile mithilfe einer der folgenden Verteilungsmethoden auf verschiedene Konten und Dimensionen:

Nach Eingabe der Zeilen mit den Verteilungen ist in der Karte Wiederk. Fibu Buch.-Blatt das Feld Zugeordneter Betrag (MW) nun ausgefüllt. Wenn die wiederkehrende Buch.-Blattzeile in MW ausgewiesen ist, entspricht das Feld Zugeordneter Betrag (MW) dem Feld Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen.

Hinweis

Sie können die Felder für die Buchungsgruppe entweder in der wiederkehrenden Buch.-Blattzeile oder in der Verteilungszeile, aber niemals in beiden gleichzeitig, ausfüllen. Die Felder lauten wie folgt: Buchungsart, Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe.

Sie können Verteilungen in Verbindung mit allen Wiederholungsarten verwenden. Für die Wiederholungsart Ausgleich gelten jedoch folgende Regeln:

• Es müssen Verteilungen verwendet werden, da diese Wiederholungsart nicht nur auf ein Gegenkonto in einer anderen Buch.-Blattzeile buchen kann.
• Geben Sie keinen Betrag an, da die Anwendung im Rahmen des Buchungsvorgangs die in der Zeile zu buchenden Beträge anhand des Kontensaldos festlegt.
• Sie können die verteilten Beträge erst anzeigen, nachdem das wiederkehrende Buch.-Blatt gebucht wurde. Im Testbericht werden die berechneten Verteilungsbeträge nicht aufgeführt.  

Ausgleichsfunktionen

In RELion haben Sie die Möglichkeit, Posten die Sie in den Buch.-Blättern erfassen, direkt mit dem entsprechenden Debitoren- und Kreditorenposten auszugleichen. Alternativ buchen Sie den Posten ohne einen Ausgleich durchzuführen und nehmen diesen anschließend direkt in den Posten des Debitors oder Kreditors (nachträglich) vor. Wenn im Buch.-Blatt ohne Eigentümer/Mieter-Kennzeichen und damit ohne Objektbezug gebucht wird, ist ein Ausgleich mit dem Standardpostenausgleich durchführbar. Bei Buchungen mit Eigentümer/Mieter-Kennzeichen sowie bei Buchungen mit Eigentümer/Mieter-Kennzeichen und mit Objektnummer verwendet RELion den RE Postenausgleich.

Hinweis

Der debitorische und kreditorische Ausgleich unterscheidet sich an bestimmten Stellen signifikant.

Direkter/manueller Postenausgleich im Buch.-Blatt

Wenn Sie die Zahlung eines Kreditorenpostens gleich im Buch.-Blatt mit einer Ausgleichs-ID versehen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Seite RE Buchen allgemein und wählen eine Buch.-Blatt Vorlage aus, in der Sie buchen möchten und erfassen die relevanten Felder. Die Belegart ist Zahlung.

Nachdem Sie den Zahlbetrag erfasst haben und ins nächste Feld wechseln, prüft RELion, ob zum Zahlbetrag auf dem Kreditor eine entsprechende Rechnung existiert. Findet das System einen Posten mit einem passenden Betrag, wird der Ausgleich automatisch gesetzt. Prüfen Sie nun, ob RELion den richtigen Posten zum Ausgleich ausgewählt hat (öffnen Sie dafür den Postenausgleich). Ist dies nicht der Fall, öffnet sich automatisch die Seite RE Kreditoren Postenausgleich:

Hier werden Ihnen die relevanten Posten für den Ausgleich angezeigt. Im Menüband können Sie über den Vorgang Ausgleichs ID setzen die Ausgleichs-ID entfernen und anschließend wieder neu setzen. Als Kennzeichnung für die Ausgleichs-ID wird vom System die zuvor eingegebene Belegnummer eingetragen.

Ferner wird durch das Markieren der Zeile der Wert im Feld Ausgleichsbetrag eingetragen. Dieser kann manuell abgeändert werden, wenn mit einer Zahlung, z. B. zwei Rechnungen nur mit jeweils einem Teilbetrag ausgeglichen werden sollen. Bestätigen Sie nach dem Markieren der jeweiligen Zeilen mit OK, damit der Ausgleich gespeichert wird. Wird hingegen mit X geschlossen, wird dies als Abbruch gesehen – der Ausgleichsvorgang wird zurückgesetzt.

Im unteren Teil der Seite sehen Sie die Beträge, die miteinander verknüpft werden, sowie den Saldo der Posten nach der Buchung. Wenn Sie die erfasste Buchungszeile nun buchen, werden die beiden Posten am Kreditor automatisch miteinander ausgeglichen. Um Ihnen den Postenausgleich zu verdeutlichen, wechseln Sie zu der Postenansicht der Kreditoren und filtern dort auf das gebuchte Objekt. Platzieren Sie Ihren Cursor auf die betreffende Zahlungszeile und wählen dann im Menüband die Funktion Ausgeglichene Posten.

Es öffnet sich die Tabelle Ausgeglichene Kreditorenposten:

Hier ist die Rechnung zu sehen, welche wir im vorigen Vorgang ausgeglichen und bezahlt haben. Über diesen Weg können Sie jederzeit erkennen, was hier ausgeglichen wurde.

Hinweis

Durch den vollen Postenausgleich wurde in den Kreditorenposten das Häkchen im Feld Offen vom System entfernt. Ein erneutes Abrufen dieses Postens im Zahlungsausgang wäre also nicht mehr möglich.

Das grundsätzliche Vorgehen ist beim Debitor ähnlich – natürlich mit Auswahl des Debitors statt des Kreditors und es kommt der RE Debitorenausglich zum Zug. Es wurden aber einige spezifische Maßnahmen für diese Art Ausgleich vorgenommen. Vor allem der automatische Postenausgleich muss hier angesprochen werden. Dieser richtet die Reihenfolge des Ausgleichs nach den folgenden Einstellungen in der Zahlungsverkehr Einrichtung:

Der automatische Ausgleich berücksichtigt auch Gutschriften im Ablauf.

Allgemein gilt:

Die Belegarten Zahlung und Gutschrift werden nur berücksichtigt, wenn sie eine Lfd. Nr. Sollstellung haben, d.h. aus einem Sollstellungslauf stammen. Damit soll ausgeschlossen werden, dass z. B. Abrechnungsguthaben beim automatischen Ausgleich mit berücksichtigt werden.

Alle anderen Belegarten Erstattung, Mahnung, Rechnung und Zinsrechnung werden auch ohne Lfd. Nr. Sollstellung beim Postenausgleich berücksichtigt. Wird der korrekte Betrag im Buch.-Blatt erfasst, werden in der betreffenden Periode sowohl Rechnungen, als auch Gutschriften zum Ausgleich vorgeschlagen. Bei Unter- oder Überzahlung zieht das System zunächst alle offenen Gutschriften zum Ausgleich heran und gleicht danach noch so viele Rechnungen aus, wie der Zahlbetrag hergibt. Dabei wird auch das Feld Rangfolge im Debitorenposten berücksichtigt.

Das Feld Teilausgleich zulassen regelt, ober der Ausgleich nur so lange Beträge setzten soll, wie sich die Posten vollständig ausgleichen lassen, oder auch noch den letzten Teilbetrag zuteilt. Es wird wie folgt gearbeitet:

• Bei Option Zuerst älteste Posten wird bei Überzahlung der komplette Betrag auf fällige Posten verteilt.
• Mit der Option Aktuelle Periode -> älteste Posten werden bei Überzahlung nur Posten ausgeglichen, die den aktuellen Monat (maßgeblich ist das Buchungsdatum!) oder vergangene Perioden betreffen. Der überschüssige Restbetrag wird als weitere, separate Zeile mit der Belegart Zahlung im Buch.-Blatt erstellt und führt nach dem Buchen zu einem weiteren Debitorenposten.

Nachträglicher Postenausgleich am Debitor bzw. Kreditor

Werden z. B. Rechnungen und Gutschriften auf Debitoren bzw. Kreditoren gebucht, können diese nachträglich miteinander ausgeglichen werden. Ausgangspunkt sind hier die Kreditoren- bzw. Debitorenposten. Markieren Sie zunächst die auszugleichende Zahlung oder Erstattung und wählen Sie die Schaltfläche Posten ausgleichen.

Es öffnet sich nun entweder der Debitorenpostenausgleich oder der Kreditorenpostenausgleich. Auf dieser Seite wählen Sie die zur Zahlung gehörige Rechnung(en) aus. Über die Schaltfläche Ausgleichs-ID setzen tragen Sie die Ausgleichs-ID ein. Es wird nun in der Spalte Ausgleichs-ID die Benutzer – ID des angemeldeten Anwenders eingetragen.

Mit der Schaltfläche Ausgleich buchen nehmen Sie den Postenausgleich vor. Dadurch findet kein eigentlicher Buchungsvorgang statt, sondern das System setzt die betreffenden Zeilen in Bezug zueinander und gleicht dadurch beide Buchungen aus. Nur im Falle von Währungen oder der Berücksichtigung eines Skontos kann es zur Bildung von Sachposten kommen. Nachdem Sie auf Ausgleich buchen geklickt haben, erscheint ein Dialogfenster, welches die Belegnummer und das Buchungsdatum des Postens, den die Anwendung verwendet, anzeigt.

Bei Bedarf können Sie hier das Buchungsdatum ändern. Beachten Sie jedoch, dass Sie kein Datum auswählen können, welches vor dem vorgeschlagenen Datum liegt! Bestätigen Sie den Postenausgleich anschließend durch OK.

Wichtig

Wenn das Dialogfenster verlassen wird, ohne den Buchungsvorgang vorzunehmen, löscht das System die zuvor gesetzten Ausgleichs-IDs.

Hinweis

Falls mehrere Rechnungen in einer Summe gezahlt worden sind und die Zahlung nun ausgeglichen werden soll, hinterlegen Sie bei jeder der gezahlten Rechnungen die Ausgleichs-ID und buchen den Ausgleich wie beschrieben.

Postenausgleich aufheben

Sollte ein Postenausgleich irrtümlich vorgenommen worden sein, haben Sie am Debitor/Kreditor die Möglichkeit, den Postenausgleich wieder aufzuheben. Markieren Sie einen der bereits ausgeglichenen Posten und wählen Sie im Menüband die Schaltfläche Ausgleich aufheben… aus.

Es öffnet sich in diesem Beispiel die Seite Kred.-Postenausgleich aufheben:

Über den Vorgang Ausgleich aufheben machen Sie den Postenausgleich wieder rückgängig. Das System setzt dadurch den Ausgleich für alle miteinander verknüpften (Kreditoren)posten zurück. Alle betroffenen (Kreditoren)posten haben danach wieder ein Häkchen im Feld offen, kalkulierte Restbeträge sind in jeder Postenzeile wieder vorhanden und können dadurch erneut für einen Ausgleich herangezogen werden.

Hinweis

Die Funktion Transaktion stornieren kann nur angewendet werden, wenn die Buchungen über ein Buch-Blatt erfolgt sind! Belege müssen hingegen mit der gegensätzlichen Belegart (z. B. Gutschrift für eine Rechnung) gegengebucht werden. Dafür gibt es an den gebuchten Belegen entsprechende Aufrufe:

Wenn ein Ausgleich vorgenommen wurde, sollte dieser zuvor über Ausgleich aufheben… zurückgesetzt werden, bevor die Stornierungsfunktion durchgeführt wird.

Teilausgleich von Posten

Wenn eine debitorische bzw. kreditorische Rechnung nur teilweise bezahlt wird, führt man einen sogenannten Teilausgleich durch. Der Restbetrag bleibt dann weiterhin als offen auf dem Rechnungsposten stehen.

Im nachfolgenden Beispiel wurde für eine kreditorische Rechnung in Höhe von EUR 200,00 nur EUR 32,13 bezahlt. Der Postenausgleich wurde nachträglich, wie oben beschrieben, durchgeführt. Anschließend stellt sich dieser Buchungsvorgang in den Posten folgendermaßen dar.

Der unbezahlte, noch offene Saldo in Höhe von EUR 167,87 wird in der Spalte Restbetrag ausgewiesen. Der Haken im Feld Offen bleibt in der Zeile der Rechnung erhalten. Dieser Posten kann bei der nächsten Zahlung oder beim nächsten Postenausgleich abgerufen werden.

Ausgleich bei Überzahlungen

Wenn beispielsweise für einen Kreditor mit einem Rechnungsbetrag von EUR 200,00 versehentlich EUR 249,95, also EUR 49,95 zu viel überwiesen werden, dann kann die Zahlung nicht ohne die Entstehung eines weiterhin offenen Restbetrages mit der Rechnung ausgeglichen werden. Auf dem Kreditor sehen die Posten nach Bezahlung folgendermaßen aus:

Der Restbetrag von EUR 49,95 bleibt bei einer Überzahlung immer auf dem (Kreditor)zahlungsposten stehen, da er für den Fall, dass er nicht verrechnet wird, entweder zurückgezahlt (Debitor) oder zurückgefordert (Kreditor) werden muss.

Hinweis

Natürlich kann die Überzahlung auch gleich im Buch.-Blatt ausgeglichen werden. Sowohl im debitorischen als auch im kreditorischen Bereich bleibt der zu viel gezahlte/erhaltene Betrag auf dem Kreditor bzw. Debitor stehen.

Erweiterte Ausgleichsfunktionen

Ausgleichsreihenfolge fälliger offener Posten

Da die Fälligkeit offener Posten vom Buchungsdatum abweichen kann, richtet sich die Ausgleichsreihenfolge nicht primär nach dem Buchungsdatum sondern nach dem Fälligkeitsdatum. Beispielsweise wird die Abrechnung für das Jahr 2010 (Nachzahlung EUR 70,00) zum 15.11.2011 eingebucht, aber erst zum 15.12.2011 fällig. Die Dezembermiete, die erst zum 01.12.2011 gebucht wird, hat die Fälligkeit 03.12.2011. In diesem Falle würde die Miete zuerst zum Postenausgleich vorgeschlagen.

Ausgleichssperre für kreditorische Posten im Zahllauf

Desweitern können kreditorische Posten, die sich in einem Zahllauf befinden, nicht für einen anderen Postenausgleich herangezogen werden.

Hinweis

Grundvoraussetzungen für den Postenausgleich: Beim Postenausgleich wird geprüft, ob auszugleichende Posten zur gleichen Zuständigkeitseinheit gehören. Außerdem wird bei der Vorauswahl zum Postenausgleich einheitenbezogen gefiltert. Ein Ausgleich mit unterschiedlichen Einheiten und ZE´s ist nicht möglich.  

Stornierungen und Korrekturen

Wenn Änderungen oder Posten falsch gebucht wurden, können Sie diese durch das Stornieren von Buch.-Blattzeilen schnell und einfach korrigieren.

Stornieren von Posten

In RELion können bei falsch gebuchten Fibu Buch.-Blättern die Sachposten in den entsprechenden Journalen storniert werden. Wenn Sie einen Posten stornieren möchten, muss der ursprüngliche Posten folgende Kriterien erfüllen:

• Das Feld Buch.-Blattname muss im Fibujournal gefüllt sein.
• Debitorenposten dürfen nicht ausgeglichen werden (also Ausgleich aufheben…).
• Kreditorenposten dürfen nicht ausgeglichen werden (also Ausgleich aufheben…).
• Bankposten dürfen nicht durch Abstimmung geschlossen werden.
• Der Gesamtbetrag der Sachposten muss gleich null sein.
• Der Posten darf keine Artikelposten enthalten.
• Die Posten dürfen nicht von einer Stornierung erstellt worden sein.
• Die Posten dürfen nicht aus einem Beleg stammen (diese können gegengebucht werden).
• Die Posten dürfen nicht in einer MwSt. – Abrechnung enthalten sein.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um gebuchte Sachposten aus einem Journal zu stornieren. Zuerst öffnen Sie über die Such Fibujournale. Gehen Sie zu den aktuellen Buchungsvorgängen am Ende der Liste und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus. Beachten Sie, dass als Errichtungsdatum das Datum beim Erzeugen des Postens angegeben wird.

Wählen Sie das zu stornierende Journal aus und klicken Sie im Menüband auf Journal stornieren. Es öffnet sich die Seite Journalbuchungen stornieren, über die Funktion Stornieren veranlassen Sie die Rückabwicklung des Buchungsvorgangs.

Überprüfen Sie im Anschluss die Felder in der Umkehrbuchung:

• Unter Herkunftscode wird Storno angezeigt (wenn dies in der Herkunftscodeeinrichtung so eingerichtet ist).
• Unter Errichtungsdatum wird das Systemdatum angezeigt.
• Als Buchungsdatum wird das ursprüngliche Buchungsdatum des Postens angegeben.

Buchen von Stornozeilen

Gebuchte Sachposten können nicht geändert oder gelöscht werden. Sie können falsche Posten jedoch korrigieren, indem Sie einen oder mehrere Korrekturposten mithilfe des Fibu Buch.-Blattes buchen. Wenn Sie Posten korrigieren, steuert das Kontrollkästchen Storno, wie die Posten gebucht werden. Wenn Sie die Korrekturfunktion verwenden möchten, blenden Sie das Feld Storno ein.

• Wenn das Kontrollkästchen Storno in den Buch.-Blattzeilen nicht aktiviert wird: Das Feld Betrag in der Zeile muss das umgekehrte Vorzeichen haben wie der ursprüngliche, zu korrigierende Posten. Der ursprüngliche Posten wird auf die Habenseite und der Korrekturposten auf die Sollseite des Kontos gebucht oder umgekehrt.

• Wenn das Kontrollkästchen Storno in den Buch.-Blattzeilen aktiviert wird: Das Feld Betrag in der Zeile muss das umgekehrte Vorzeichen haben wie der ursprüngliche, zu korrigierende Posten. Der ursprüngliche Posten und der Korrekturposten werden beide entweder auf die Soll- oder Habenseite des Kontos gebucht. Der Korrekturposten hat ein negatives Vorzeichen. Dies ist bei der Ausführung von Berichten sinnvoll, beispielweise zum Kapitalfluss.

Journal stornieren

Wenn beispielsweise ein gesamter Buchungsvorgang korrigiert werden soll, haben Sie die Möglichkeit, dies mit Journal stornieren vorzunehmen. Nähere Infos zum Thema finden Sie im Kapitel Stornieren von Posten.  

Weiterführende Themen

Rücklastschrift erstellen

Bei der Rücklastschrift, beispielsweise einer Mietzahlung, sollten Sie für deren Verbuchung wie folgt vorgehen.

Öffnen Sie das gewünschte Buch.-Blatt und erfassen Sie dort die Rücklastschrift mit der Belegart Erstattung. Wählen Sie den entsprechenden Debitor aus und geben Sie den Rücklastschriftbetrag samt Gebühren ein. Als Gegenkonto wählen Sie das betreffende Bankkonto.

Anschließend starten Sie den Bericht, indem Sie im Menüband auf Rücklastschrift erstellen klicken. Die darauffolgende Abfrage können Sie mit Ja beantworten.

Es öffnet sich die Stapelverarbeitung Rücklastschrift, welche bereits den von der Rücklastschrift betroffenen Posten automatisch vorblendet. Sollte es sich um den falschen Posten handeln, können Sie diesen bei Bedarf über das Auswahlfeld bei Postennr. ändern. Die Differenz zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Rücklastschriftbetrag ist die Rücklastschriftgebühr. Diese wird mit dem Verbuchen dem Debitor in Rechnung gestellt.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, so stellt die Stapelverarbeitung die Buchblattzeilen ins Buch.-Blatt ein und Sie können anschließend den Vorgang mit Buchen abschließen:

Ratenzahlung

Mit aktivem Geldfluss ist dieses Modul ausgeschlossen. Übersicht der Debitorenposten vor Ratenzahlung:

Erfassen Sie nun zunächst die Zahlung des gestundeten Betrages auf ein virtuelles Bankkonto (Ratenzahlungskonto) und setzen Sie den Postenausgleich. Klicken Sie dann im Menüband auf Ratenzahlung.

Es öffnet sich die Stapelverarbeitung S-Ratenzahlungszeilen anlegen. Tragen Sie in den vorhandenen Feldern die mit dem Kunden vereinbarten Konditionen ein und bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK. In das bestehende Buch.-Blatt werden automatisch die Raten als neue Forderungsposten mit neuer Fälligkeit eingestellt. Über den Vorgang Buchen werden die ursprünglichen Posten ausgeglichen und neue Ratenzahlungsposten mit neuer Fälligkeit für den Debitor erstellt.

Abgrenzungsbuchung

Bei jeder Buchung oder beim Jahresabschluss sind aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen durchzuführen, um den periodengerechten Erfolg zu ermitteln. Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungs- und Zahlungsbuchung werden Aufwände und Erträge somit der Periode zugerechnet, in der sie wirtschaftlich relevant sind. Die Abgrenzungsbuchung vereinfacht diesen. Für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung ist die jährliche Feststellung des Unternehmenserfolges durch eine Gewinn- und Verlustrechnung zu wenig. Eine monatlich exakte Bestimmung der Unternehmenskennzahlen ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen unerlässlich, um stets eine umfassende Grundlage für schnelle Entscheidungen parat zu haben. Eine periodengenaue Abgrenzung ist deswegen in vielen Unternehmen alltägliche Praxis.

Mit der Funktion Abgrenzungsbuchung können Sie die Buchungen vorlagengesteuert und automatisch im Zuge der Ursprungsbuchung generieren. Öffnen Sie unter Buchungsgruppen die Abgrenzungsvorlagenliste und wählen die entsprechende Abgrenzungsvorlagenkarte aus.

Im Wesentlichen wird in der Vorlagenkarte die Berech.-Methode, das Startdatum, die Anzahl Perioden und das zu verwendende Abgrenzungskonto hinterlegt. In dem Feld Beschreibung können Sie einen freien Text hinterlegen und mit folgenden Platzhaltern der aktuellen Periode ausgeben:

Mit dem Feld Abgrenzung % können Sie entscheiden, wieviel Prozent vom Gesamtbetrag abgegrenzt werden soll. In dem Feld Berech.-Methode geben Sie an, wie das Feld Betrag für jede Periode im Abgrenzungsplan berechnet wird.

Berech.-Methoden

Diese Vorlagen können Sie mit Sachkonten (Sachkonto, FiBu Buch.-Blatt) verwenden und auch Artikeln oder Ressourcen zuordnen. Damit ist es möglich, auch dann Buchungen automatisch abzugrenzen, wenn diese über die Warenwirtschaftsmodule (Einkauf, Verkauf) generiert werden.

Mit der Entstehungsbuchung wird nur der entsprechende Monatsanteil auf das Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Mit dem Buchungsdatum der Entstehungsbuchung wird dann der entsprechende Rest auf das Abgrenzungskonto gebucht. Gleich mit dieser werden aber auch Buchungen zu Buchungsdaten in der Zukunft generiert, die das Konto gegen das jeweilige Aufwands- oder Ertragskonto wieder auflösen. Bitte beachten Sie, dass hierbei der Buchungszeitraum freigegeben sein muss.

Vor der Buchung kann die Karte Rechnungsabgrenzungsplan eingesehen werden und gegebenenfalls durch den Sachbearbeiter geändert werden. Hier ein Beispiel einer EK-Rechnungszeile:

Für die Finanzbuchhaltung wird zusätzlich der Bericht Sachkontenabgrenzung – Zusammengefasst mit ausgeliefert, um die Abgrenzungen auszuwerten.

Klassische Einsatzgebiete für diese Funktion sind im Voraus zu zahlende bzw. erhaltene Versicherungsbeiträge, Provisionen, Kraftfahrzeugsteuern über dessen Laufzeit abgegrenzt.

Darüber hinaus kann diese Funktion auch immer dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Service- oder Vertragsleistungen im Voraus berechnet hat und die Erlöse jeweils über die Vertragslaufzeit verteilt dargestellt werden sollen. Andersherum kann die Funktion auch verwendet werden, wenn einem Unternehmen diese Kosten durch ein anderes Unternehmen in Rechnung gestellt werden.

Wichtig

Die Funktion Abgrenzung ist bei Objektkonten mit der Verwendung Alles oder Abrechnung deaktiviert.

Da die Buchungen auf diesen Konten aktiviert werden, ist eine zusätzliche Abgrenzung buchhalterisch falsch.

5 - Nicht anrechenbare Vorsteuer Teilabzug

Einführung

In der Immobilienwirtschaft ist der Vorsteuerteilabzug - die nicht abziehbare Vorsteuer -ein großes Thema. In RELion wird dies als nicht anrechenbare Vorsteuer bezeichnet. Gerade in Mischobjekten (steuerfreie und steuerpflichtige Vermietung) ist die Vorsteuerquote richtig zu berechnen, zu pflegen, zu prüfen, zu aktualisieren und zu buchen. Bei Mischobjekten kann sich die Vorsteuerquote jederzeit ändern, sei es durch Änderung eines Mietverhältnisses (von steuerfrei auf steuerpflichtig) oder durch Erweiterungsmaßnahmen etc. Es gibt drei Vorsteuertöpfe:

1. Steuerfrei
2. 100 % steuerpflichtig
3. vorsteuerteilabzugsfähig (Mischobjekte)

Die Vorsteuerquote richtet sich nach dem Ausgangsumsatz/nach der Verwendung.

Eine korrekte Berechnung der Quote und damit der nicht anrechenbaren Vorsteuer ist unerlässlich für eine ordnungsgemäße Buchführung.

Die Thematik, der nicht abzugsfähigen Vorsteuer wird in RELion mit dem Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen gelöst. Spätestens zur Umsatzsteuer Voranmeldung (in RELion UVA Vorgang) sollte der Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen durchgeführt werden. Somit werden aktuelle Zahlen zum Verarbeiten in den UVA Vorgang transportiert.

Prozessablauf

RE Steuer Einrichtung

Die Seite RE Steuer Einrichtung ist in sechs Inforegister themenbezogen aufgeteilt.

• UVA
• Objekt Steuerquote (Durchschnittsquote) berechnen
• Nicht anrechenbare VSt berichtigen und buchen
• Vorsteuer Teilabzug
• Skonto rückrechnen
• Einrichtung § 15a

Um alles rund um die nicht anrechenbare Vorsteuer ordnungsgemäß durchführen zu können, sollten folgende Register in der RE Steuer Einrichtung vollständig eingerichtet sein. Dazu öffnen Sie über die Suche die RE Steuer Einrichtung.

UVA Vorgang

Das Ergebnis der Nicht anrechenbaren Vorsteuer berechnen und buchen mündet letztendlich unmittelbar in der Umsatzsteuer-Voranmeldung – in RELion im UVA Vorgang.

Objekt Steuerquote (Durchschnittsquote) berechnen

Im Inforegister Objekt Steuerquote (Durchschnittsquote) berechnen befinden sich die Einrichtungsparameter für den Aufruf des Berichts 5052391 Objekt Steuerquote berechnen und des Berichts 5052392 Objekt Durchschnittsquote berechnen.

Nicht anrechenbare VSt berichtigen und buchen

Im Inforegister Nicht anrechenbare VSt berichtigen und buchen befinden sich die Einrichtungsparameter für den Aufruf des Berichts 5052274 Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen.

Bezeichnung	Beschreibung
Änderbar	Schalter ist gesetzt: Beim Aufruf des Berichts Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen werden die Felder veränderbar gem. der Einrichtung vorbelegt.
	Schalter ist nicht gesetzt: Beim Aufruf des Berichts Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen werden die Felder unveränderbar gem. der Einrichtung vorbelegt.
Bau Konten Filter	Filter auf Global-Objekt-Vorlagekonten oder Mehrfachauswahl möglich. Die hier eingetragenen Konten werden im Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen als sog. Baukonten eingestuft. Wichtig: Wenn diese Baukonten im Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen aufgeführt sind, dann gelten die Felder Bau Buchung n.a.VSt. und Bau Konto n.a.VSt.
Bau Buchung n.a.VSt.	Aufwandskonto: Die nicht anrechenbare Vorsteuer wird auf das ursprüngliche bebuchte Konto umgebucht.
	Separates Konto: Die nicht anrechenbare Vorsteuer wird auf ein extra definiertes Konto gebucht, welches in dem gekennzeichneten Feld eintragen ist.
Bau Konto n.a.VSt.	Hier kann nur eine Auswahl getroffen werden, wenn die Option Separates Konto ausgewählt ist. Keine Mehrfachauswahl möglich. Wichtig: Bei Änderung des Kontos in diesem Feld bleiben Buchungen des vorigen Kontos weiter bestehen und werden nicht auf das neu eingetragene Konto umgebucht. Bei einer evtl. auftretenden Differenz der nicht anrechenbaren Vorsteuer wird nur die Differenz auf das neu eingetragene Konto gebucht.
Nicht Bau Buchung n.a.VSt.	Aufwandskonto: Die nicht anrechenbare Vorsteuer wird auf das ursprüngliche bebuchte Konto umgebucht.
	Separates Konto: Die nicht anrechenbare Vorsteuer wird auf ein extra definiertes Konto gebucht, welches in dem gekennzeichneten Feld eintragen ist.
	Konto aus Abrechnungsart: Ist auf der Seite Abrechnungsart ein Konto in der neuen Spalte Objektkonto n.a.VSt. hinterlegt, dann wird auf dieses Konto gebucht. Ist hier kein Konto hinterlegt, dann gilt das Konto im Feld Nicht Bau Konto n.a.VSt.
	Wichtig: Wenn keine „Baukonten“ im Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen aufgeführt sind, dann gelten die Felder Nicht Bau Buchung n.a.VSt. und Nicht Bau Konto n.a.VSt.
Nicht Bau Konto n.a.VSt.	Hier kann nur eine Auswahl getroffen werden, wenn die Option Separates Konto und Konto aus Abrechnungsart ausgewählt ist. Keine Mehrfachauswahl möglich.
	Wichtig Bei Änderung des Kontos in diesem Feld bleiben Buchungen des vorigen Kontos weiter bestehen und werden nicht auf das neu eingetragene Konto umgebucht. Bei einer evtl. auftretenden Differenz der nicht anrechenbaren Vorsteuer wird nur die Differenz auf das neu eingetragene Konto gebucht.
Buch.-Blattvorlage; Buch.-Blattname	Hier können Sie festlegen über welches Buchblatt die Vorsteuerkorrektur erfolgen soll.
Buchung zum	Originaldatum: Bei dieser Auswahl wird das Buchungsdatum und das Belegdatum aus der Originalbuchung gezogen. Zeitraum bis: Hier ist das Buchungsdatum das Enddatum aus dem Buchungsdatumsfilter aus dem Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen. Das Belegdatum wird aus der Originalbuchung gezogen.
Original Belegnummer verwenden	Schalter ist gesetzt: Die Vorsteuerkorrekturbuchung wird mit der Belegnummer aus der Originalrechnung gebucht.
	Schalter ist nicht gesetzt: Es wird eine Belegnummer aus der Nummernserie erzeugt, welche im Buch.-Blatt hinterlegt sein muss.
	Hinweis: Wenn Sie die Rückbuchung mit der Originalbelegnummer und mit der Buchung zum Originaldatum durchzuführen, dann können über den Button Navigieren die Posten auf einen Blick erkannt werden.

Vorsteuer Teilabzug

Im Inforegister Vorsteuer Teilabzug definieren Sie die Parameter, die den Aufruf des Berichts 5052274 Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen steuern.

Wichtig

Die ausgewählten MwSt.-GBG muss in der MwSt.-Buchungsmatrix im Feld RE Konto direkte VSt einen Wert enthalten.

Wichtig

Die ausgewählten MwSt.-GBG muss in der MwSt.-Buchungsmatrix im Feld RE Konto unreal. VSt. einen Wert enthalten.

Skonto rückrechnen

Einrichtung § 15a

Das Berichtigungsobjekt § 15a ist ein umfangreiches und komplexes Thema, dass die Änderungen der maßgeblichen Verhältnisse bei einem Wirtschaftsgut abbildet. (siehe Dokumentation).

MwSt.-Buchungsmatrix Einr.

Im Zuge dieser Dokumentation werden nur die Felder beschrieben, die nötig sind, um den Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen mit realisierter und/oder unrealisierter Steuer auszuführen.

Sie können die Eintragungen direkt in der Matrix-Zeile oder über den Button Bearbeiten auf der MwSt.-Buchungsmatrixkarte Einr. ausführen.

Realisierte Steuer mit der MwSt.-GBG OBJEKT

Hinweis

Die MwSt.-GBG in der RE Steuer Einrichtung im Inforegister Vorsteuer Teilabzug stuft diese als realisiert ein.

Unrealisierte Steuer mit der MwSt.-GBG OBJ-UNREAL

Hinweis

Die MwSt.-GBG in der RE Steuer Einrichtung im Inforegister Vorsteuer Teilabzug stuft diese als unrealisiert ein.

Wichtig

Die Konten im Feld RE Konto direkte VSt. und RE Konto unreal. VSt. sollten mit der gleichen Kontonummer in den Objektkontenplänen sowie im Sachkontenplan enthalten sein. Zudem muss das RE Konto direkte VSt. und das RE Konto unreal. VSt. zu den entsprechenden Vorsteuerkonten hinsichtlich MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe passen. Andernfalls funktionieren die Stapelverarbeitungen Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen, nicht korrekt. Suchen Sie sich die entsprechenden Kontonummern heraus und überprüfen Sie Ihre Kontenpläne.

Vorsteueranteil Prozent

In RELion bildet die Tabelle Objekt Steuerdaten die Grundlage für die Befüllung des Feldes Vorsteueranteil % beim Erfassen einer Buchungszeile. Durch eine Auswahl weiterer Optionen kann der Eintrag in der Tabelle übersteuert werden (z. B. Berichtigungsobjekt § 15a oder bestimmte Projekte mit eigenem Vorsteueranteil).

Uns stehen folgende Optionen zur Auswahl, welche eine Auswirkung auf das Feld Vorsteueranteil % haben.

• Ohne Optionsauswahl
• Abrechnungskreis
• Einheitennummer/Einheitenhistorie
• Projektplanzeile
• Berichtigungsobjekt § 15a

Beispiel: Es sind zwei Optionen in der Buchblattzeile ausgewählt: Abrechnungskreis und Berichtigungsobjekt § 15a. Die Vorsteuerquote aus dem Berichtigungsobjekt übersteuert die Vorsteuerquote aus dem Abrechnungskreis.

Objekt Steuerdaten

In jedem Objekt sind Objekt Steuerdaten hinterlegt. Diese Tabelle sollte stets aktuell gehalten werden. Ein Eintrag in die Tabelle Objekt Steuerdaten kann erfolgen durch

• Manuelle Eintragung
• Ausführung 5052391 Objekt Steuerquote berechnen, 5052392 Objekt Durchschnittsquote berechnen

Um in Ihrem Objekt die hinterlegten Steuerdaten einsehen zu können, öffnen Sie über die Suche die Objektübersicht und wählen im Menüband den Aufruf Steuerdaten. Auch über die Objektkarte können Sie den Aufruf starten.

Projekt Steuerdaten

Öffnen Sie über die Suche die Liste Projekte. Hier mit Verwendung = Objekt und somit des aktuellen Vorsteueranteils in den Objektsteuerdaten:

Oder Verwendung = Projekt mitsamt gesondertem Vorsteueranteil für dieses Projekt:

Berichtigungsobjekt § 15 a

In der Dokumentation Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UstG wird im Detail auf die Quoten eingegangen.

Einheitenvertrag – Grundlage zur Quotenberechnung

Die hinterlegte MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird von den Berichten Objekt Steuerquote berechnen und Objekt Durchschnittsquote berechnen verwendet.

RELion Berichte

Bevor Sie mit dem Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen starten, sollten vorgelagert weitere Stapelfunktionen gestartet werden, sodass der Bericht eine aktuelle und vollständige Basis zum Prüfen, Ändern, Berechnen und Buchen hat. Reihenfolge zur Ausführung der Berichte:

Skonto rückrechnen

Diese Stapelverarbeitung dient dazu, den in Rechnung gestellten Aufwand, um den abgezogenen Skonto zu verringern. Diese Funktion ist pro Zuständigkeitseinheit aufrufbar. Beim Skontoabzug im Zahlungsvorgangsprozess werden die Sachposten auf dem Skontoertragskonto nicht mit allen aktuellen Informationen wie aktueller Vorsteueranteil %, Projektplanzeilen, Nutzungsänderung etc. erfasst.

Mit der Skontorückbuchung werden die Sachposten mit all diesen Informationen befüllt. Infolgedessen tragen die Sachposten erst nach dieser Stapelverarbeitung alle notwendigen Informationen, um eine evtl. notwendige Korrektur der nicht anrechenbaren Vorsteuer durchführen zu können. Sie können wählen, ob Sie die Rückbuchung auf das ursprüngliche Konto oder einem anderen separaten Konto machen wollen. Nach dem Ausführen der Funktion Skonto rückrechnen sollte der Saldo der angesprochenen Skontokonten für den ausgeführten Zeitraum Null sein.

Wichtig

Manuelle Zahlungen und automatische Zahlungen über den Zahlungsverkehr werden separat behandelt, weil im Zahlungsverkehr mehrere Zahlungen eine einzige Transaktion bilden. Aus diesem Grund kann beim Zahlungsverkehr keine direkte Beziehung zwischen Skonto-Posten und Rechnung hergestellt werden. Das System findet die zugehörige Zahlung zum Skontoposten über die Beschreibung. Deshalb ist es wichtig, dass die Beschreibung im Posten beim automatischen ZV nicht nachträglich verändert wird.

Objekt Steuerquote berechnen

Mit diesem Bericht kann der Vorsteueranteil % in der Tabelle Objekt Steuerdaten ermittelt werden. Dieser %-Satz dient der Berechnung der anteiligen Vorsteuer bei gemischt-gewerblichen Objekten. Im Objekt stehend, können Sie den Bericht über die Funktion Objekt Steuerquote berechnen aufrufen.

Nachfolgend werden auf die weiteren Felder eingegangen. Inforegister Optionen

Objekt Durchschnittsquote berechnen

Dieser Bericht ist bis auf einige Details dem Bericht Objekt Steuerquote sehr ähnlich. Folgende Punkte sind abweichend:

• Mit diesem Bericht ist es möglich eine durchschnittliche Quote auch für einen x-beliebigen Zeitraum zu berechnen; z. B. Kalenderjahr oder ein anderer.
• Der Zeitraum kann auch mit einer Datumsformel eingegeben werden; z. B. j für 01.01.20..31.08.20
• Der Bericht läuft über alle aktiven Einheitenverträge in dem ausgewählten Zeitraum und druckt diese. Eine Änderung im Verteilerschlüssel wird berücksichtigt. So kann es sein, dass eine Einheit mehrfach gedruckt wird.
• In der Spalte Tage/Jahr wird der tatsächliche Anteil der Einheit aufgeführt und wird mit dem Verteilcode multipliziert.
• In den Spalten steuerpfl. und steuerfrei wird dann der Wert aus dem Verteilcode hier: QM-GES mal Tage/Jahr ausgegeben.
• Eine Summe in der Spalte QM-GES gibt es nicht mehr. Für die Berechnung der Quote werden die Spalten steuerpfl. und steuerfrei addiert.

Aus den Objektsteuerdaten heraus können Sie den Bericht Objekt Durchschnittsquote berechnen aufrufen.

Nachfolgend wird auf die Felder, die nicht gem. der RE Steuer Einrichtung vorbelegt sind, eingegangen.

Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen

Alle Vorarbeiten sind ordnungsgemäß erledigt und nun kann der Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen gestartet werden. Dieser ist das ideale Werkzeug, um das komplexe Thema der Vorsteuerquoten in der Immobilienwirtschaft korrekt und transparent abzubilden.

Der Bericht

• prüft die Vorsteuerquote,
• aktualisiert die Quote an den Sachposten,
• berechnet die nicht anrechenbare Vorsteuer,
• befüllt ein Buchblatt mit Buchungszeilen.

Weiteres

• Der Vorsteueranteil % wird automatisiert mit der Vorsteuerberichtigung geändert, sobald Zeilen erstellt werden – oder separat, sobald das Feld im Bericht aktiviert wird.
• Im Hinblick auf die Prüfbarkeit ist eine Unterscheidung zwischen Abrechnungskreis, Projekt und Berichtigungsobjekt § 15a möglich.
• Buchungen, die nicht mit der hinterlegten Vorsteuerquote in den Stammdaten übereinstimmen, da z. B. eine nachträgliche Vorsteuerquotenberechnung erfolgt ist, werden aktualisiert.
• Wenn ein Abrechnungskreis in den Sachposten nachträglich geändert wird, wird dies auch erkannt und korrigiert.
• Die Ermittlung der Vorsteuerquote in der Originalbuchung bezieht sich immer auf das Buchungsdatum.

Optionen

Über die Suche öffnen Sie die Stapelverarbeitung.

Hinweis

Wenn im Register Sachposten nichts ausgewählt ist, wird die nicht anrechenbare Vorsteuer über alle Zuständigkeitseinheiten korrigiert.

Aufbau Bericht

Musterbeispiel Bericht:

Abschnitt A: Prüfung der Vorsteuerquote % der Sachposten mit den jeweiligen Stammdaten und Möglichkeit zum Ändern. Der Abschnitt gliedert sich wie folgt:

• 1. Ebene Zuständigkeitseinheit
• 1.1. Ebene MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
• 1.1.1. Ebene Objekte
• 1.1.1.1. Ebene Block Prüfung/Aktualisierung
• 1.1.1.1.1. Ebene Abrechnungskreis
• 1.1.1.1.2. Ebene Projekt
• 1.1.1.1.3. Ebene Berichtigungsobjekt § 15a
• 1.1.1.2. Summe Objekt

Spaltenbeschreibungen für den Abschnitt A:

Abschnitt B:

Ermittlung aktuell zu buchender nicht anrechenbarer Vorsteuer. In diesem Abschnitt wird die Differenz der bereits gebuchten zu der zu buchenden nicht anrechenbarer Vorsteuer je Sachposten dargestellt.

Spaltenbeschreibungen für den Abschnitt B:

Zusätzlich werden im Abschnitt B die Buchungssätze aufgeführt, welche Sie mit dem Buchblatt vergleichen können.

Buchblatt erstellen - Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen

In der folgenden Übersicht werden die Informationen zur Buchblatt-Befüllung dargestellt.

Buchungslogik – realisiert und unrealisierte Steuer

Entscheidend ist hier die Auswahl der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe in der RE Steuer Einrichtung im Register Vorsteuer Teilabzug. Nachfolgend wird die Buchungslogik dargestellt (stark vereinfacht):

Es ist wichtig, dass die MwSt.-Buchungsmatrix EInr. komplett gepflegt ist. RElion greift hier auf die folgende Felder zurück.

Fallbeispiel

In einem Objekt gibt es steuerfreie und/oder steuerpflichtige Einheiten. Für die steuerfreien Einheiten wird keine Mehrwertsteuer vereinnahmt und es entfällt für diesen Teil die Berechtigung, die Vorsteuer in Abzug zu bringen. Es errechnet sich eine Quote aus dem Verhältnis der steuerpflichtigen Flächen zu den steuerbefreiten Flächen. Der daraus resultierende Prozentwert des genehmigten Steuerabzugs wird in den Objektsteuerdaten in die Spalte Errechneter Vorsteueranteil % eingetragen. In dem Beispiel starten Sie die Berichte nochmals direkt vor dem UVA Vorgang (Abgabe quartalsweise) für:

• Zuständigkeitseinheit: RI GmbH
• Buchungszeitraum: 01.01.2024 – 31.01.2024

RE Steuer Einrichtung:

Insbesondere werden die nachfolgenden Rechnungen betrachtet. Realisierte Steuer und Zahlung mit Skonto:

Zahlung mit Skonto:

Unrealisierte Steuer und Zahlung ohne Skonto:

Zahlung ohne Skonto (Realisierung):

Skonto rückrechnen

Diese Stapelverarbeitung dient dazu, den in Rechnung gestellten Aufwand um den bei der Zahlung abgezogenen Skonto zu verringern. Die Verarbeitung hierzu ist wie folgt:

1. Die Skonto-Konten werden aus der Einrichtung ermittelt.
2. Die noch nicht verarbeiteten und nicht stornierten Sachposten dieser Konten werden durchlaufen.
3. Für jeden dieser Sachposten wird die damit verbundene Zahlung (Detail. Kreditorenposten) ermittelt. Die Art der Ermittlung differiert, je nachdem manuell oder automatisch ausgeglichen wurde (siehe Punkt 2).
4. Über die Zahlung wird die damit ausgeglichene Rechnung (bzw. die Rechnungen) identifiziert (Kreditorenposten).
5. Zu jedem Rechnungs-Kreditorenposten werden die zugehörigen Aufwands-Sachposten ermittelt (über die Transaktionsnr.).
6. Nun wird der dem Skonto entsprechende, anteilige Aufwandsbetrag je Aufwandsbuchung berechnet und in ein Buch.-Blatt eingestellt.

Verarbeitung:

• Buchungen auf verschiedene Objekte in den Aufwandsposten werden auf die jeweiligen Objekte wieder zurückgebucht.
• Buchungen auf verschiedene MwSt.-Gruppen in den Aufwandsposten werden auf die jeweiligen MwSt.-Gruppen wieder zurückgebucht.
• Beim Buchen der Skonto-Korrektur werden die verarbeiteten Skonto-Sachposten entsprechend gekennzeichnet, sodass diese von der Stapelverarbeitung beim nächsten Lauf nicht mehr berücksichtigt werden. Ein erstelltes Buch.-Blatt kann daher jederzeit wieder gelöscht und die Stapelverarbeitung neu gestartet werden.
• Für jedes Aufwandskonto einer Rechnung und jede MwSt.-Kombination werden zwei Buch. Blattzeilen gebildet, die im Saldo 0 (Null) ergeben.

Wichtig

• Manuelle Zahlungen und automatische Zahlungen über den Zahlungsverkehr werden separat behandelt, weil im Zahlungsverkehr mehrere Zahlungen eine einzige Transaktion bilden.
• Aus dem o.g. Grund kann beim Zahlungsverkehr keine direkte Beziehung zwischen Skonto-Posten und Rechnung hergestellt werden. Das System findet die zugehörige Zahlung zum Skontoposten über die Beschreibung. Deshalb ist es wichtig, dass die Beschreibung im Posten beim automatischen ZV nicht nachträglich verändert wird.
  • Wird der Posten nicht über die Beschreibung gefunden, sucht das System nach der Externen Belegnummer. Gibt es hier Doppelungen, dann ist die korrekte automatische Findung der Rechnung zum Skontoposten nicht möglich!
• Durch die Trennung zwischen manuellem Ausgleich und automatischem Ausgleich per ZV kann das System Posten nicht korrekt zurückrechnen, die zunächst (Teilzahlung) manuell und danach der Rest automatisch bezahlt wird (oder umgekehrt).
• Die Zahlung muss mit Skonto erfolgt sein und die Skonto-Buchung auf einem Skonto-Konto aus der Einrichtung erfolgen.
• Nur Konten aus der Einrichtung werden berücksichtigt. Wird die Einrichtung geändert, werden die Posten der Konten, die vorher in der Einrichtung enthalten waren, nicht mehr berücksichtigt.
• Es werden nur Zahlungen/Erstattungen auf Rechnungen/Gutschriften berücksichtigt. Eine Buchung ohne Belegart ist hier nicht zulässig.
• Die Zahlung (abzgl. Skonto) muss mit dem/den Rechnungsposten ausgeglichen werden.
• Wird der Ausgleich danach aufgehoben, bucht der Stapel eine bereits erfolgte Skonto-Korrektur wieder zurück. Hat noch nie ein Ausgleich stattgefunden, kann der Stapel die zugehörige Rechnung/Gutschrift nicht finden und auch nicht zurückbuchen.
• Stornierte Posten werden herausgefiltert. Vor dem Storno muss der Postenausgleich aufgehoben werden. Soll der Posten nach dem Aufheben des Ausgleichs auch in der Skonto-RR zurückgebucht werden, dann sollte der Posten erst nach der Skonto-RR storniert werden.
• Vorsteueranteil: U.U. wird nicht mehr der Vorsteueranteil zurückgebucht, der der Aufwandsbuchung entspricht, da dieser zum Zeitpunkt der Rückbuchung nicht mehr gültig sein könnte. Der Stapel ermittelt den Vorsteueranteil aus den Objekt-Steuerdaten neu in Abhängigkeit des Buchungsdatums.

Wie bereits in Kapitel Objekt Steuerdaten rufen Sie die Stapelfunktion auf:

Was bedeuten nun die ausgewählten Optionen?

Der Bericht findet folgende Sachposten:

• Die Skontokonten gemäß Buchungsmatrix Einrichtung
• Buchungsdatum 01.01.2024..31.01.2024
• Sachposten, welche noch nicht in einer Skontorückrechnung verarbeitet wurden (RE Buchungsart <> SkontoKorrektur)

Nach dem Klicken auf Drucken oder Vorschau öffnet sich der Bericht.

Danach prüfen Sie den Bericht und starten diesen mit der Option Buchblatt befüllen, Posten aktualisieren.

Anschließend wechseln Sie in das Buchblatt SKRR und prüfen die Buchblattzeilen.

Buchungsvorschau der erzeugten Sachposten:

Objekt Steuerquote berechnen

In unserem Beispiel wird der Vorsteueranteil % nach dem Verteilungscode QM ermittelt. Es werden die steuerfreien und die steuerpflichtigen Mietverhältnisse, mit ihrer Quadratmeterzahl ins Verhältnis gesetzt. Dazu öffnen Sie den Bericht wie in Kapitel Projekt Steuerdaten beschrieben.

In dem Beispiel starten Sie den Bericht Objekt Steuerquote berechnen. Dies sollte spätestens vor dem Erstellen des UVA Vorganges für den entsprechenden Zeitraum erfolgen.

Was sagen uns nun die ausgewählten Optionen?

Der Bericht berechnet und aktualisiert:

• Zum Datum 01.01.2024
• Berechnungsart Verteilung (QM)
• Es werden nur Abrechnungskreise berücksichtigt, die bereits in der Tabelle Objekt Steuerdaten erfasst sind.
• Alle Werte werden aktualisiert, auch wenn sich diese nicht verändert haben.

Wenn Sie die Daten geprüft haben, starten Sie den Bericht mit der Option Mit Aktualisierung.

Über Objekt -> Steuerdaten können Sie die Aktualisierungen nochmals auf einen Blick einsehen:

Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen

Das Skonto ist rückgerechnet. Die Objekt Steuerdaten sind geprüft und aktualisiert. Somit können Sie jetzt den Bericht Nicht anrechenbare Vorsteher berechnen und buchen starten.

Wir starten den Bericht ohne den Vorsteueranteil ändern. Vor einer Änderung der Sachposten sollte gewissenhaft geprüft werden!

Was sagen uns nun die ausgewählten Optionen?

Der Bericht berücksichtigt:

• Sachposten im Zeitraum 01.01.2024 – 31.01.2024 mit den MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen aus der RE Steuer Einrichtung im Inforegister Vorsteuer Teilabzug. Hier: OBJEKT und OBJ-UNREAL!
• Im ersten Schritt wird geprüft und der Vorsteueranteil in den Sachposten noch nicht geändert.
• Es werden alle Sachposten aufgeführt – mit und ohne Differenzen
• Es wird mit dem Originaldatum und der Original Belegnummer gebucht.

Über Drucken oder Vorschau kann der Bericht erstellt werden.

Darstellung Normale Steuer

Hinweis

Die Skontokonten werden mit angezeigt, wenn das Konto mit der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe OBJEKT eingerichtet ist. Der Bericht prüft alle Sachposten mit den MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen, die in der RE Steuer Einrichtung definiert sind.

• Der Vorsteueranteil im gekennzeichneten Sachposten hat sich geändert und ist zu aktualisieren.
• Zu allen Sachposten wurde bis jetzt noch keine nicht anrechenbare Vorsteuer gebucht.

Darstellung Unreal. Steuer

Prüfung der Vorsteuerquoten

Bevor Sie die Vorsteuerkorrektur buchen, sollten Sie zuvor die Quoten überprüft werden. Im Kapitel Vorsteueranteil % ist detailliert aufgeführt, wo der Vorsteueranteil % zu finden ist .

Vorsteueranteil ändern und buchen

Wenn alles geprüft und für richtig befunden wurde, starten Sie den Bericht mit der Option Vorsteueranteil ändern.

Nach dem Starten der Verarbeitung mit Vorschau erscheint diese Meldung, welche Sie bitte mit Ja bestätigen:

Hinweis

Im ersten Abschnitt A des Berichts Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen werden die Sachposten mit der IST-Quote aufgeführt und mit der Quote in den Stammdaten verglichen. Beim Starten des Berichts mit der Option Vorsteueranteil ändern wird automatisch der Vorsteueranteil % in den Sachposten gemäß aktueller Quote geändert.

Im Abschnitt B kann ersehen werden, wie hoch ist die nicht anrechenbare Vorsteuer und wurde schon eine nicht anrechenbare Vorsteuer gebucht. Die Differenz wird ausgewiesen.

Nachdem die Vorschau geschlossen wurde, erhalten Sie folgende Meldung.

Das Buch.-Blatt wurde befüllt. Öffnen Sie nun das Buch.-Blatt (Wahl von Option Ja) und kontrollieren nochmals vor dem Buchen.

Wichtig

Sollte Ihnen an dieser Stelle noch ein Fehler auffallen, führen Sie im Buch.-Blatt keine Korrekturen durch! Jeder Fehler, der hier auftritt, hat seine Ursache in den Stammdaten bzw. in den Buchungen. Bitte korrigieren Sie die Ursache, löschen das Buchblatt und erstellen Sie ein neues Buchblatt über ein erneutes Ausführen der Stapelverarbeitung.

Sind die Werte geprüft, können Sie die Zeilen buchen.

Wenn Sie den Bericht nach dem Buchen neu starten, sehen Sie dass die Sachposten aktualisiert wurden und keine Differenz mehr ausgewiesen wird.

UST Änderungsposten

Auf einem Sachposten stehend, klicken Sie auf den Button UST Änderungsposten. Es öffnet sich erneut die Tabelle Sachposten mit dem Filter auf die Lfd. Nr. des Absprung-Sachpostens. Zudem sind alle Sachposten aufgeführt, die i.V.m. der Buchung der nicht anrechenbaren Vorsteuer generiert wurden. Die Buchung der nicht anrechenbaren Vorsteuer ist erfolgswirksam.

Hinweis

Die UST Änderungsposten sind über die Lfd. Nr. des Sachpostens miteinander verknüpft.

Abrechnungskreis – nachträgliche Änderung in den Sachposten

Der Abrechnungskreis kann im Sachposten (nachträglich) geändert werden. Dies kann unter Umständen bedeuten, dass ein anderer Vorsteueranteil % gilt.

Beispiel: Der Anwender möchte, die nicht abzugsfähige Vorsteuer für einen bestimmten Zeitraum prüfen, ggfs. korrigieren und den Anteil der nicht abzugsfähigen Vorsteuer zurückbuchen.

Am Objekt sind zu verschiedenen Zeitpunkten unterschiedliche Vorsteuerquoten mit verschiedenen Abrechnungskreisen hinterlegt. Bei manchen gebuchten Rechnungen stimmen die hinterlegten Vorsteuerquoten nicht mit den Stammdaten überein, da die Vorsteuerquotenberechnung teilweise nachträglich erfolgt ist. In einem gebuchten Sachposten wird der Abrechnungskreis manuell geändert.

Der Anwender führt den Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen und buchen aus. Der Bericht prüft die in den Buchungen hinterlegten Vorsteuerquoten und vergleicht diese mit den Stammdaten. Somit erfolgt eine Vorsteuerkorrektur.

6 - Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UstG

Einführung

Wenn sich bei einem beweglichen Wirtschaftsgut, das nicht einmalig zur Ausführung von Umsätzen verwendet wird, innerhalb von fünf Jahren (ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung) die ursprünglich maßgebenden Verhältnisse ändern, so ist bei diesem Wirtschaftsgut für jedes Kalenderjahr der Änderung ein Ausgleich durch die Berichtigung des Vorsteuerabzugs auf die Anschaffungs- und Herstellungskosten vorzunehmen.

Bei unbeweglichen Wirtschaftsgütern wie beispielsweise Grundstücke einschließlich ihrer wesentlichen Bestandteile, für welche die Vorschriften des bürgerlichen Rechts über Grundstücke gelten, und bei Gebäuden auf fremden Grund und Boden, beträgt der Zeitraum zehn Jahre.

Einrichtung

RE Steuer Einrichtung

Öffnen Sie über die Suche die RE Steuer Einrichtung.

Neben der Nummernserie, dem Herkunftscode und den entsprechenden MwSt.-Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen hinterlegen Sie Konten für außerordentliche (außergewöhnliche) Aufwendungen und Erträge. Insgesamt sind sechs VorSt.-Korrekturkonten erforderlich. Diese sind nach Zeiträumen separiert, sowie in nachträglich abziehbar und zurückzuzahlend unterteilt. Ob Sie für nachträglich abziehbar bzw. zurückzuzahlend jeweils drei unterschiedliche Konten oder jeweils 3-mal das gleiche Sachkonto hinterlegen, bleibt Ihnen überlassen.

Wichtig

Bitte hinterlegen Sie, bei den Konten, die in der Einrichtung eingetragen werden, als RE Kontogruppe Verbindlichkeiten. Dadurch wird verhindert, dass eventuell Korrekturposten erneut als zu berichtigende Posten eingetragen werden.

Hinweis

Für Wirtschaftsgüter deren Beobachtungszeitraum vor dem 01.01.2012 beginnt, ist bei einem Jahreskorrekturbetrag ab 2.500 EUR eine monatliche Berichtigung notwendig. Wenn der Betrag darunter liegt, erfolgt die Korrektur erst am Ende des Beobachtungszeitraums!

Für Wirtschaftsgüter deren Beobachtungszeitraum ab dem 01.01.2012 beginnt, ist bis zu einem Jahreskorrekturbetrag von 1.000 EUR und einem Differenzbetrag bis zu 10 % keine Berichtigung notwendig. Wenn der Betrag zwischen 1.000 EUR und 6.000 EUR liegt, muss die Korrektur jährlich erfolgen. Bei der Übersteigung von 6.000 EUR muss die manuelle Berichtigung monatlich erfolgen.

Fallbeispiel

Ein neues Mietobjekt wird angeschafft (Mischobjekt mit Anschaffungsdatum 01.01.2016) mit anschließender zehnjähriger Beobachtung und der Bildung von Korrekturposten. Im Berichtigungszeitraum wird in unserem Beispiel eine Erweiterung vorgenommen.

Erstellung und Einrichtung eines Berichtigungsobjekts § 15a

Nach der Erfassung der grundlegenden Objektdaten und der Anlage der Einheiten, erstellen Sie zunächst das Berichtigungsobjekt. Wählen Sie in der Übersicht Objekte im Register Aktionen Neues Berichtigungsobjekt § 15a erstellen aus.

Im Inforegister Allgemein hinterlegen Sie zunächst im Feld Verteilcode die Verteilung (hier ist es die Verteilung nach Gesamt-m²). Danach wählen Sie im Feld Maßnahmenart die entsprechende aus bzw. legen eine neue an.

Nach der Auswahl des Berichtigungszeitraums (bei unbeweglichen Wirtschaftsgütern 10 Jahre) legen Sie noch die Berechnungsgrundlage VorSt.-Quote fest. Wählen Sie bitte Einzelne Einheiten aus.

Nachdem wir für unsere Berechnungsgrundlage der VorSt.-Quote die Verteilung nach einzelnen Einheiten gewählt haben, hinterlegen Sie diese als nächstes bei unserem Berichtigungsobjekt. Dazu öffnen Sie die Liste Einheitenstamm. Hier treffen Sie die gewünschte Auswahl und bestätigen diese.

Die Einheiten werden daraufhin in die Liste Zugeordnete Einheiten eingetragen.

Berechnung der vorläufigen Vorsteuerquote § 15a

Um eine auf den erfassten Einheitendaten basierende vorläufige Vorsteuerquote zu ermitteln, nutzen Sie vorzugsweise den Bericht Vorsteuerquote § 15a berechnen.

Eine Hinterlegung der vorläufigen Quote ist notwendig, um überhaupt Buchungen auf das Berichtigungsobjekt durchführen zu können. Bei Buchungen auf das Berichtigungsobjekt wird nicht mehr die VorSt.-Quote aus dem Objekt verwendet, sondern die vorläufige Quote des Berichtigungsobjekts. Ebenfalls wird die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe aus der Einrichtung für den § 15a verwendet.

Hinweis

Eine Berechnung durch den Report Vorläufige Vorsteuerquote § 15a berechnen ist nur mit der Filteroption Einzelne Einheiten möglich. Bei der Auswahlmöglichkeit Objekt kommt die vorläufige Quote aus den Steuerdaten des Objekts und bei Manuell erfolgt die Erfassung per Eingabe.

Wählen Sie auf der Karte Berichtigungsobjekt § 15a die Funktion Vorläufige Vorsteuerquote § 15a berechnen.

Legen Sie im Inforegister Optionen im Feld Stichtag fest, zu welchem Zeitpunkt die Quote berechnet werden soll. Dieser Wert kann in der Zukunft oder in der Vergangenheit liegen.

In der sich anschließend öffnenden Seitenansicht wird die errechnete vorläufige VorSt.-Quote detailliert dargestellt:

Mit einem Mausklick auf Vorläufige Quote in der Infobox Berichtigungsobjektdetails öffnen Sie die Liste § 15a Vorsteuerquote mit den berechneten Werten.

Wenn bereits vor dem Startdatum zur Berechnung der vorläufigen Quote Rechnungen angefallen sind, muss das Datum manuell zurückgesetzt werden. Damit sind die grundsätzlichen Daten für das Berichtigungsobjekt erfasst und der Status wird über die Seite Berichtigungsobjekt § 15a auf die Funktion Status ändern auf Vor Berichtigungszeitraum umgestellt.

Wichtig

Wenn Mietverhältnisse beendet werden, ist es unbedingt notwendig, für diese entsprechende Leerstandseinheiten anzulegen, da diese ansonsten keine Berücksichtigung finden. Ohne die Anlage von Leerstandseinheiten ist eine korrekte Berechnung der Quote nicht möglich. Dies gilt für den gesamten Berichtigungszeitraum.

Erfassung von Rechnungen für das Berichtigungsobjekt nach § 15a

Um Kosten für das Berichtigungsobjekt wie beispielsweise Baukosten zu erfassen, ist es notwendig, dass bei den entsprechenden Rechnungen im Feld Berichtigungsobjekt § 15a die Nummer des Berichtigungsobjektes hinterlegt wird. Dies ist sowohl bei den RE Rechnungen, dem Einkaufs Buch.-Blatt und am Projekt möglich.

Mit Angabe der Berichtigungsobjektnummer in der Rechnung werden für alle Sachposten, die auf ein Objektkonto mit der RE Kontogruppe Kosten oder Kosten/Zahlung gebucht werden, Berichtigungsobjektposten gebildet. Eine nachträgliche Zuordnung/Änderung von Sachposten durch Eintrag der Berichtigungsobjektnummer führt ebenfalls zur Bildung der genannten Posten.

Ermittlung der ursprünglichen Vorsteuerquote § 15a

Hinweis

Die ursprüngliche Quote ermittelt sich aus den bereits gebuchten Berichtigungsobjektposten. Sie ist maßgeblich für die Berechnung der Korrekturposten.

Für die Ermittlung der ursprünglichen Vorsteuerquote sind folgende Grundvoraussetzungen notwendig:

Im Berichtigungsobjekt § 15a füllen Sie die Felder Erstmals genutzt, Start Berichtigungszeitraum und Ende Berichtigungszeitraum.

Anschließend öffnen Sie den Bericht Ursprüngliche VorSt.-Quote ermitteln.

Im Inforegister Optionen bestimmen Sie im Feld Vorsteuer aus, wie die ursprüngliche Quote ermittelt werden soll. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Starten Sie den Druck mit Drucken. In der sich anschließend öffnenden Seitenansicht wird die ursprüngliche Quote nach berechneten oder gebuchten Werten detailliert dargestellt:

Mit einem Mausklick auf Ursprüngliche Quote in der Infobox Berichtigungsobjektdetails öffnen Sie die Liste § 15a Vorsteuerquote mit den berechneten Werten. Falls diese Option nicht in Ihrer Infobox angezeigt wird, können Sie dies mit Personalisieren einblenden.

Ab diesem Zeitpunkt können Sie nur noch Rechnungen oder Sachposten auf das Berichtigungsobjekt buchen, bei denen die Vorsteuerquote gleich der ursprünglichen Quote ist. Bei Neuerfassung einer Rechnung wird diese gleich vorbelegt.

Wichtig

Wenn die ursprüngliche Quote einmal berechnet und eingetragen wurde, kann sie nur von einem Benutzer mit administrativen Rechten wieder gelöscht werden.

Nach dem Eintrag stellt RELion den Status des Berichtigungsobjekts automatisch auf Im Berichtigungszeitraum um.

Hinweis

Der Wert der Quote ändert sich nur, wenn nachträglich gebuchte Sachposten mit abweichender Quote dem Berichtigungsobjekt zugeordnet werden.

Zum Status des Berichtigungsobjektes ist noch folgendes anzumerken:

Wichtig

Hat ein Berichtigungsobjekt den Status Im Berichtigungszeitraum oder Gesperrt, so kann dieser ebenfalls nur von einem Benutzer mit administrativen Rechten wieder geändert werden. Die Änderung von Datenerfassung auf Vor Berichtigungszeitraum und wieder zurück ist jederzeit möglich.

Hinweis

In der Aufgabenseite Berichtigungsobjekt § 15a können Sie bei einem Berichtigungsobjekt mit Status Im Berichtigungszeitraum über Rechnungen zulässig setzen/entfernen steuern, ob noch Rechnungen erfasst werden dürfen. Wenn der Status Datenerfassung oder Vor Berichtigungszeitraum lautet, ist dieser Schubregler automatisch gesetzt. Wenn zu einem Berichtigungsobjekt noch Rechnungen/Gutschriften und/oder Buch.-Blattzeilen erfasst sind, kann die Erlaubnis nicht entfernt werden.

Erstellung von Planposten und Korrekturbuchungen nach § 15a

Die Berichtigungsobjektposten werden in der Aufgabenseite Berichtigungsobjekt § 15a im Inforegister Posten eingetragen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass lediglich Berichtigungsobjektposten mit der RE Kontogruppe Kosten für die Ermittlung der Korrekturposten herangezogen werden.

Zur Berechnung und Erstellung von Planposten § 15a nutzen Sie den dafür vorgesehenen Report § 15a Planposten erstellen. Diese Planposten bilden die Grundlage für die anschließend folgende Korrekturbuchung. In der Aufgabenseite Berichtigungsobjekt § 15a starten Sie über den Aufruf § 15a Planposten erstellen den Bericht.

Hinweis

Wenn der Schieberegler Rückwirkende Korrektur im Inforegister Optionen gesetzt wird, werden alle Posten ab dem im Startdatum angegebenen Zeitpunkt neu berechnet und ggf. eingetragen. Wenn das Feld nicht aktiviert wird, werden die Posten unabhängig vom Startdatum bis zum angegebenen Enddatum berechnet und ggf. eingetragen. Der Report sorgt immer dafür, dass keine Lücken entstehen.

Nachdem der Bericht gestartet wurde, erfolgt die detaillierte Darstellung der Planposten per Seitenansicht.

Die Posten werden in die Liste § 15a Planposten eingetragen, die Sie direkt von der Aufgabenseite Berichtigungsobjekt § 15a aufrufen können.

Hinweis

Erstellte Planposten können nicht wieder gelöscht, sondern lediglich neu berechnet werden.

Wenn sich die Quote, wie im dargestellten Fall, beispielsweise durch neue Verteilungsverhältnisse ändert, wird Sie in die Liste § 15a Vorsteuerquote mit der Quotenart Berichtigung eingetragen. Sie rufen diese Liste in der Infobox Berichtigungsobjektdetails über einen Mausklick auf Aktuelle Quote auf.

In unserem Fallbeispiel sind die bereits erläuterten Grenzen für die Erstellung von Korrekturposten überschritten. In diesem Fall empfiehlt RELion durch einen Haken im Feld Buchung notwendig die Buchung des Korrekturpostens.

Hinweis

Letztendlich entscheiden Sie als Anwender, ob ein Korrekturposten erstellt werden soll, da Sie über die Funktion Buchung notwendig setzen/entfernen dies beliebig steuern können.

Die Korrekturbuchungen generieren Sie in der Liste § 15a Planposten über Berichte/§ 15a Korrekturbuchungen erstellen.

Über Vorschau erstellen Sie die Korrekturbuchungen:

Anschließend wird die entsprechende Buch.-Blattzeile erzeugt:

In unserem Beispiel ist lediglich eine jährliche Korrektur im Rahmen der Umsatzsteuerjahresmeldung notwendig, da die zu berichtigende Vorsteuer für das Kalenderjahr die 6.000 EUR nicht übersteigt. Es wird von RELion automatisch die in der Einrichtung hinterlegte MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe eingetragen.

Hinweis

Je nach MwSt.-Produktbuchungsgruppe (monatlich oder jährlich) muss diese in der monatlichen USt.-Voranmeldung bzw. in der USt.-Jahresmeldung eingetragen werden.  

Weitere Funktionalitäten und Besonderheiten

Reports § 15a Planposten erstellen und buchen

Nachfolgend wird die Einrichtung der Berichte näher erläutert. Die Einrichtung des Berichts § 15a Planposten erstellen wird wie folgt angewendet:

Die Einrichtung des Reports § 15a Korrekturbuchungen erstellen wird wie folgt angewendet:

• Filter nur auf Planposten Buchung notwendig = JA
• WENN Jahreskorrekturbetrag > Einrichtung Obere Grenze Jahresmeldung 6.000 EUR,
• DANN wird die Monats-MwSt. Produktbuchungsgruppe verwendet.
• WENN Jahreskorrekturbetrag <= Einrichtung Obere Grenze Jahresmeldung 6.000 EUR,
• DANN Jahres-MwSt. Produktbuchungsgruppe verwendet.

Anschließend wird geprüft ob:

• WENN Start Berichtigungszeitraum aus dem Berichtigungsobjekt <= Einrichtung Altregelung bis,
• DANN Monats-MwSt. Produktbuchungsgruppe verwendet.

Hinweis

Erstellte Planposten können nicht wieder gelöscht, sondern lediglich neu berechnet werden.

Zusätzliche Informationen

Hinweis

Wenn in der Aufgabenseite Berichtigungsobjekt § 15a im Inforegister Allgemein die Berechnungsgrundlage der vorläufigen Quote Objekt ist, werden eventuell erfasste vorläufige Quoten ignoriert, es sind immer die Steuerdaten des Objektes maßgebend.

Hinweis

Wenn am Projekt eine Berichtigungsnummer § 15a hinterlegt ist, so wird diese als Vorgabewert auf die Projektplanzeile übertragen. Dort kann diese gegebenenfalls geändert werden. Ausschlaggebend für alle weiteren Prozesse sind die Werte, die auf der Projektplanzeile erfasst wurden.

7 - Nachträglicher Postenausgleich

Einführung

In der laufenden Buchhaltung kommt es immer wieder vor, dass Postenausgleiche nicht gesetzt werden konnten oder nicht gesetzt wurden. Dies betrifft vor allem solche Fälle, bei denen die Zahlung vor der Sollstellung erfolgt. Diese Stapelverarbeitung ermöglicht einen automatischen Postenausgleich, der sich im Wesentlichen so verhält, wie der automatische Postenausgleich, der beim Übertrag importierter Kontoauszüge ins Buch.-Blatt stattfindet. In der ersten Stufe geht es darum, zunächst mal die Zahlungen auszugleichen, die eine Einheitennr. enthalten und noch Offen sind (Restbetrag <> 0).  

Einrichtung

Für die zentralen Einrichtungsparameter des Moduls Zahlungsverkehr gibt es eine eigene Einrichtungsseite (Zahlungsverkehr Einrichtung). Im Inforegister Automatische Kontierung können Sie die Einstellungen vornehmen. Beim nachträglichen Postenausgleich ist es wichtig zu entscheiden, welchen Ausgleich und welche Ausgleichsreihenfolge das System berücksichtigen soll. Zu empfehlen ist, dass der Teilausgleich und die Akt. Periode -> älteste Posten eingestellt sind.

Nachträglichen Postenausgleich

Wurde die Reihenfolge des Postenausgleichs in der Einrichtung festgelegt, dann können Sie den Bericht Nachträglichen Postenausgleich ausführen. Öffnen Sie über die Suche den Nachträglichen Postenausgleich.

Wurden die Werte in den einzelnen Registern ausgefüllt, können Sie über die Funktion Vorschau den Bericht ausgeführen.

Es öffnet sich folgender Bericht. Hier wird detailliert angezeigt, welcher Betrag bzw. welche Zahlung mit den offenen Posten ausgeglichen wurde.

4 Fallbeispiel

Bei einem Debitor sind die Januar- und Februar-Posten offen. Die Posten betreffen zwei unterschiedliche Einheiten. Die Zahlungen wurden mit Einheitennr. und Einheitenhistorie gebucht. Die Buchungsperiode für Januar wurde bereits geschlossen, in den Februar kann noch gebucht werden. Der Gesamt-Sollstellungsbetrag bei der Einheitennr. 001 beträgt 41,05 EUR und 438,03 EUR bei der Einheitennr. 501.

In diesem Beispiel wurde der Filter auf die Objektnr. gesetzt, Sie können jedoch weitere Filter vornehmen.

Folgende Posten wurden ausgeglichen:

Bei der Einheitenr. 501 bleiben insgesamt 10,00 EUR offen, da es sich um eine Unterzahlung handelt.

Das Buchungsdatum wird aus dem Bericht Nachträglicher Postenausgleich übernommen (hier: 23.02.2024).

Anschließend führen Sie den Postenausgleich für Februar durch:

Hier wurden folgende Posten ausgeglichen:

Der Januar wird bei der Einheitennr. 501 nicht berücksichtigt:

Das Buchungsdatum ist das Zahlungsdatum 05.02.2022.

8 - Automatisches Buchen von Buch.-Blättern im Hintergrund

Einführung

Mit dieser Funktion können Sie große Buch.-Blätter automatisch zu einer vorgegebenen Startuhrzeit (z. B. in der Nacht) ausführen lassen, um die Buchungslast während des Arbeitstages gering zu halten. Dazu wurde in den RELion-Buch.-Blättern und -Übersichten ein Aufruf Buchen planen hinzugefügt. Über diese Funktion wird eine Programmierung aufgerufen, die in der Aufgabenwarteschlange einen Eintrag für das Buchblatt hinzufügt. Dieser Eintrag wird über die automatische Verarbeitung der Aufgabenwarteschlange bearbeitet und das Buchblatt gebucht.

Wichtig

Der Dienst für die Aufgabenwarteschlange muss eingerichtet und gestartet sein.

Einrichtung

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Inforegister Hintergrundbuchen richten Sie die entsprechenden Parameter ein, um die Hintergrundbuchungen zu steuern.

Wichtig

Die Schalter auf der linken Seite beziehen sich mit Ausnahme des Aufgabenwarteschlange Kategoriencode auf die standardmäßige Hintergrundbuchungs-Funktion in Business Central. Wenn Sie diese verwenden wollen, beachten Sie bitte die entsprechende Dokumentation von Microsoft®.

Ablauf

Verarbeitung im Buch.-Blatt

Nachdem Sie die Buch.-Blattzeilen erstellt haben, wählen Sie die Funktion Buchen planen und es erscheint folgende Ansicht.

Es wird angezeigt, wieviel Buch.-Blattzeilen gebucht werden. Ebenso können Sie eine Kombination von Datum und Uhrzeit erfassen, zu dem der Buchungsjob in der Aufgabenwarteschlange ausgeführt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der Job sofort in die Aufgabenwarteschlange eingestellt und abgearbeitet, sobald dieser an der Reihe ist.

Im Feld Beschreibung steht eine vorgebebene Beschreibung für den Job in der Aufgabenwarteschlange. Bei Bedarf können Sie diese auch ändern. Wenn Sie ein Startdatum/Uhrzeit erfassen, dann bleibt das Buch.-Blatt so lange mit allen Zeilen stehen, bis die Verarbeitung im Hintergrund beginnt. Wenn Sie dieses Buch.-Blatt aufrufen, wird folgender Hinweis ausgegeben:

Bis zur Buchung im Hintergrund können auch keine Änderungen mehr in diesem Buch.-Blatt vorgenommen werden. Es erscheint folgender Hinweis:

Sollte die automatische Verarbeitung fehlerhaft sein oder nicht mehr gewünscht werden, haben Sie die Möglichkeit über die Funktion Geplante Buchung abbrechen den Job in der Aufgabenwarteschlange entsprechend zu markieren, sodass dieser nicht mehr ausgeführt wird. Das Buch.-Blatt kann dann wieder bearbeitet werden.

Aufgabenwarteschlange

In den Aufgabenwarteschlangenposten sehen Sie, ob die Verarbeitung erfolgreich war. Über die Funktion Fehler anzeigen können Sie sehen, welches Problem vorliegt.

Verarbeitung in der Buch.-Blattübersicht (Buch.-Blattnamen)

Auch in der Übersicht der Fibu Buch.-Blattnamen steht Buchen planen zur Verfügung, z. B. auch im Zahlungsverkehr in den aktuellen Zahlungsvorgängen. Wenn die Funktion gewählt wird, erscheint folgende Ansicht:

• Im Feld Planen kann angehakt werden, ob dieses Buch.-Blatt geplant werden soll. Standardmäßig sind bei allen Buch.-Blättern Haken gesetzt, die noch nicht verarbeitete Zeilen enthalten.
• Im Feld Bereits geplante Buch.-Blattzeilen erscheinen die Anzahl Zeilen, die bereits geplant sind. Dieses Buch.-Blatt kann nicht nochmal geplant werden.
• Im Feld Frühestes Startdatum erscheint das Datum und die Uhrzeit, wann die Buchung über die Aufgabenwarteschlange ansteht. Automatisch vorgeblendet wird die Startuhrzeit aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung, wenn die gesamte Anzahl der Buch.-Blattzeilen in der Übersicht die Mindestanzahl Buchungen überschreitet.

Hinweis

Bei der Verarbeitung wurde zwischen den einzelnen Buch.-Blättern eine „Wartezeit“ von zwei Sekunden programmiert. Dies ermöglicht es anderen Buchungsprozessen dazwischen verarbeitet zu werden, denn die Verarbeitung von z. B. einigen hundert Sollstellungs-Buch.-Blättern im Stapel kann schon einige Zeit in Anspruch nehmen.

Wird nun Buchen planen vor der Abarbeitung in der Aufgabenwarteschlange nochmal angewählt, können die Buchungen auch abgebrochen werden. Ein Haken im Feld Buchen abbrechen kennzeichnet die Zeilen, die bei Auswahl von OK abgebrochen werden und danach wieder zur Bearbeitung und Buchung zur Verfügung stehen:

9 - Zahlungsverkehr

9.1 - Einführung und Einrichtung

Einführung

Der Zahlungsverkehr in RELion ist ein sehr flexibles Modul, das speziell auf die Bedürfnisse und Besonderheiten der Immobilienbranche zugeschnitten wurde.

• Eigene Einrichtungskarte zur Konfiguration der verschiedenen Teilfunktionen (z. B. Verwendungszweckgestaltung bei Zahlungsaufträgen)
• Hinterlegung von beliebig vielen Bankverbindungen für die Wohnanlage, für Debitoren und Kreditoren
• Verwaltung von Lastschriftmandaten für den regelmäßigen Einzug von Forderungen
• Umfangreiche Möglichkeiten zur Hinterlegung von wiederkehrenden Forderungen in Form von Sollstellungszeilen auf Basis von Verträgen inklusive Buchungslauf
• Optionale Teilzahlungsfunktion bei Rechnungen
• Zahlläufe für den debitorischen und kreditorischen Buchhaltungsbereich zur Ermittlung offener fälliger Posten und Ausgleich per Zahlungsauftrag
• E-Banking: Import von elektronischen Kontoauszügen sowie automatische Kontierung der Kontoumsätze

Konfiguration der IBAN-Länge je SEPA-Land

RELion verfügt bei der Erfassung von Bankverbindungen über eine Eingabehilfe. Werden nur Bankleitzahl und Kontonummer erfasst, berechnet das System automatisch die IBAN nach den allgemein gültigen Richtlinien. Allerdings gibt es Kreditinstitute (z. B. Deutsche Bank), die davon abweichen. Daher ist auch eine manuelle Eingabe der IBAN möglich. In diesem Fall prüft das System auf die korrekte Länge der IBAN und auf die Prüfziffer.

Auch bei ausländischen Banken ist diese Eingabehilfe aufgrund unterschiedlichen Aufbaus der IBAN nicht anwendbar. Jedoch ist eine Validierung bei Eingabe der IBAN auf die Felder Kontonummer und BLZ in der Regel gegeben.

Die Länge der IBAN und auch der Bankleitzahl ist in den europäischen Ländern unterschiedlich. Daher sind diese Informationen in der Datenbank einzurichten.

Hinweis

Die Einrichtung ist je Mandanten in der Datenbank vorzunehmen.

Über die Suche öffnen Sie die Liste Länder/Regionen. Die Informationen bezüglich der IBAN und Bankleitzahllängen werden von diversen Bank-Webseiten online zur Verfügung gestellt. Es ist nicht erforderlich sämtliche Länder zu erfassen. Sollten in dem Mandanten ausschließlich deutsche Bankverbindungen geführt werden, genügt die Einrichtung für Deutschland.

Zu beachten ist bei der Eingabe von nicht AT oder DE – IBAN: Aufgrund anderer Prüfziffern ist eine umgekehrte Validierung für andere Länder momentan noch nicht möglich. Wird die IBAN eingegeben, werden die Felder Kontonr. und BLZ korrekt gefüllt. Werden nur Kontonr. und BLZ eingegeben besteht jedoch die Gefahr, dass eine falsche IBAN generiert wird.

Bankleitzahlen/BIC

Die Bankleitzahlen bilden die Ausgangslage für den elektronischen Zahlungsverkehr. Jede Bankverbindung, die in RELion erfasst wird, sollte dem zuständigen Kreditinstitut zugewiesen werden. Dies erfolgt über die Bankleitzahl bzw. den BIC. Die Verwaltung der Bankleitzahlen wird in einer mandantenübergreifenden Tabelle vorgenommen. Für deutsche und österreichische Bankleitzahlen gibt es eine Importfunktion, um die regelmäßig veröffentlichten Bankleitzahlen der Deutschen Bundesbank und Österreichischen Nationalbank ins System zu übertragen. Die txt-Dateien mit den Bankleitzahlen finden Sie auf der Webseite der jeweiligen Bank.

Hinweis

Eine Bankleitzahl kann mehrere BICs (pro Geschäftsstelle) haben, wobei es immer eine Haupt-BIC gibt. In der zu importierenden Bankleitzahlen-txt wird ein Merkmal für die Haupt-BIC mitgegeben. Wenn zur Haupt-BIC weitere Unter-Geschäftsstellen (Unter-BICs) mit gleicher BLZ gehören, werden diese weiteren BICs nicht übernommen. Für die Bank ist dies aber kein Problem, da die Banken lediglich die Haupt-BIC zur richtigen Verarbeitung der Zahlungsdatei benötigen.

Import und Aktualisierung

Öffnen Sie über die Suche die Liste Bankleitzahlen. Je nach Länderversion der Bankleitzahlen ist der entsprechende Funktionsaufruf zu starten.

Wichtig

Die Bankleitzahlen-Dateien sollten im txt-Format importiert werden. Oft ist in der Bankleitzahlendatei Österreich am Anfang eine Leerzeile und/oder anderweitiger Text enthalten. Damit der Import reibungslos funktioniert, öffnen Sie die Datei im Editor und löschen evtl. Leerzeilen. Wie nachfolgend gezeigt, muss der blau markierte Bereich der Datei gelöscht und die Datei erneut gespeichert werden. Erst dann kann diese für den Import verwendet werden.

Immer wenn die Bankleitzahlentabelle in RELion aktualisiert wurde, ist es auch zwingend erforderlich die Funktion Aktualisiere Bankdaten anzuwählen. Nur dann ist sichergestellt, dass mit der Bankleitzahl verknüpfte Kontoverbindungen und auch Lastschriftmandate vollständig aktualisiert werden, sollte sich beispielsweise der BIC-Code geändert haben. Die Aktualisierung mit Ja bestätigen.

Konfiguration der Buch.-Blattvorlagen und Buchblätter

Der Zahlungsverkehr in RELion verfügt über eigene Buchblatt-Pages für die folgenden Bereiche:

• Zahlungsvorschlag debitorisch (Seiten-ID 5052274, Name Lastschrift / Zahl.Buch.-Blatt)
• Zahlungsvorschlag kreditorisch (Seiten-ID 5052348, Name Kreditor Zahlungen)
• Kontierung von Kontoauszügen (Seiten-ID 5052359, Name Bank Buch.-Blatt)

Debitorischer und kreditorischer Zahllauf

Für Zahlläufe zum Ausgleich von Debitoren- und Kreditorenposten werden jeweils unterschiedliche Buchblattvorlagen benötigt. Damit das System bei der Zahlungsdateierstellung die Ausrichtung erkennt, ist eine Einrichtung der Herkunftscodes erforderlich. Öffnen Sie über die Suche die Karte Herkunftscode Einrichtung.

Im Inforegister Verkauf ist der Herkunftscode für debitorische Zahlungs-Buchblätter im Feld Zahlungseingangs Buch.-Blatt auszuwählen bzw. zu erfassen.

Im Inforegister Einkauf ist der Herkunftscode für kreditorische Zahlungs-Buchblätter im Feld Zahlungsausgangs Buch.-Blatt auszuwählen bzw. zu erfassen.

Anschließend richten Sie die Buch.-Blattvorlagen ein. Dazu öffnen Sie die Übersicht Fibu Buch.-Blattvorlagen. Bei der Einrichtung der Buchblattvorlagen für die Zahlläufe ist es sinnvoll mehrere Vorlagen einzurichten, wenn mehrere Mitarbeiter im Unternehmen Zahlungsvorschlagsläufe generieren sollen. Die Vorlagen können beispielsweise „sprechend“ eingerichtet werden, damit der zuständige Mitarbeiter weiß, welche Vorlage er zu verwenden hat.

Im Feld Herkunftscode ist der gleiche Wert wie zuvor in der Herkunftscode Einrichtung einzutragen.

Die restlichen Felder sind ähnlich der gezeigten Abbildung einzurichten. Anschließend ist je Vorlage nur ein Standardbuchblatt zu erfassen, da die Zahllauffunktion alle weiteren Buchblätter automatisiert erzeugt. Hierfür starten Sie im Menüband den Aufruf Buch.-Blattnamen.

Durch die vorgenommene Einrichtung der Buch.-Blattvorlagen bietet das System beim Aufruf von Debitor Zahlungen und Kreditor Zahlungen die zur Verfügung stehenden Vorlagen an. Hierzu gelangen Sie über den Aufruf Kreditor Zahlungen.

Bank Buchblatt für Kontoauszugsimport

Über die Suche rufen Sie die Übersicht Fibu Buch.-Blattvorlagen auf. Das Bank Buchblatt verfügt über spezielle Funktionsaufrufe, welche ausschließlich für die Kontierung von elektronischen Kontoauszügen benötigt werden. Für das Übertragen von elektronischen Kontoumsätzen in das allgemeine Buchblatt kann jede beliebige Vorlage der Seiten-ID 5052359 verwendet werden. Allerdings ist es aus organisatorischer Sicht und für mehr Transparenz sinnvoll eine Vorlage ausschließlich für die Bearbeitung elektronischer Kontoauszüge mit sprechendem Herkunftscode zu erfassen.

Zur Vorlage ist mindestens ein Buch.-Blattname zu erstellen. Häufig werden je Bankkonto Buch.-Blattnamen angelegt, um eine automatisierte Aufteilung der Kontoumsätze in verschiedene Buchblätter zu bewirken. In diesem Fall ist es erforderlich auf der Bankkontokarte im Inforegister Transfer das Buchblatt für die automatische Aufteilung anzugeben.

Der Bericht Kontoumsätze übertragen, welcher die Kontoumsätze ins Buchblatt überträgt, verwendet eventuell hinterlegte Buchblätter an den Bankkonten, wenn die Option Automatisch aufteilen aktiviert wurde.

Konfiguration GVC-Textschlüssel und Zahlungsformcodes zur Postenauswertung

Der Geschäftsvorfallcode (GVC) definiert alle aus der Bankbuchung resultierenden Geschäftsvorfälle in Form eines einheitlichen Schlüssels, der es den Kunden ermöglicht, bei der Weiterverarbeitung von Umsatzinformationen eine Umsetzung in betriebsspezifische Geschäftsvorfallarten durchzuführen.

Um die Bedeutung des meist dreistelligen GVC in der Anwendung, beispielsweise auf der Karte Bankbeleg, sichtbar zu machen, ist es erforderlich die mandantenübergreifende Tabelle Global-GVC-Textschlüssel zu pflegen. Listen der gängigen GVCs können Sie auf verschiedenen Bank-Websites abrufen. Alternativ kann die Funktion RE Textschlüssel Import/Export verwendet werden, um aus einer RELion-Einrichtungsdatenbank bereits erfasste Textschlüssel zu exportieren und in die aktuelle Datenbank zu importieren.

Pflege der GVC-Textschlüssel

Dazu öffnen Sie über die Suche die Seite Global-GVC Textschlüssel. Die Tabelle enthält im Feld Code den GVC und im Feld Beschreibung die Beschreibung des Geschäftsvorfalls. Die Werte können Sie manuell pflegen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Export-/Import-Funktion. Dazu wählen Sie über die Suche den Bericht RE Textschlüssel Import/Export. Je nach gewählter Richtung öffnet sich beim Betätigen der Funktion per OK entweder ein Ordnerverzeichnis zur Auswahl der txt-Datei oder die erzeugte Datei zur Speicherung. Es werden Code und Beschreibung exportiert, eventuell hinterlegte Zahlungsformcodes werden nicht berücksichtigt.

Pflege der Zahlungsformcodes zur Postenauswertung

Aus einem Kontoumsatz, der in RELion gebucht wird, entstehen Bankposten und je nach Kontierung Debitoren-, Kreditoren- und Sachposten. Insbesondere im debitorischen Buchhaltungsbereich, kann es aufschlussreich sein, mit möglichst wenig Filterkriterien festzustellen wie viele Rücklastschriften bereits auf einen Debitor mit Lastschriftmandat gebucht wurden und was die Gründe der Rücklastschrift waren. Oder Sie möchten feststellen, welche Debitoren in Ihrer Datenbank per Dauerauftrag überweisen. Genauso ließe sich ermitteln, welche Kreditoren per Lastschriftmandat von Ihrem Konto abbuchen.

Um diese Auswertungsmöglichkeiten zu erhalten, muss ein von der Bank übermittelter GVC in einen Zahlungsformcode übersetzt und den betreffenden Buchblattzeilen durch die Funktion Kontoumsätze übertragen automatisch zugeordnet werden. Enthält die Buchblattzeile den Zahlungsformcode, so landet dieser Wert auch nach der Buchung im Posten.

Ob alle oder nur bestimmte GVCs als Zahlungsformcode übersetzt werden, ist frei konfigurierbar. Der Wert wird nur übertragen, wenn der betreffende GVC in der Tabelle Global-GVC-Textschlüssel im Feld einen RE Zahlungsformcode eingerichtet hat.

Durch die vorgenommene Einrichtung wird der GVC in einen Zahlungsformcode im Bank Buch.-Blatt übersetzt.

Hinweis

In das Feld Beschreibung der Buchblattzeile wird bei Kontoumsätzen meist der Name des Auftraggebers übertragen. Bei Umsätzen, in denen es keinen Auftraggeber gibt (z. B. bei Bankgebühren), überträgt die Anwendung die GVC-Beschreibung. Sollte eine Kontierungsregel mit einem Buchungstext greifen, so übersteuert dieser Text das Standardverhalten.

Zahlungsverkehr Einrichtung

Für die zentralen Einrichtungsparameter gibt es eine eigene Einrichtungsseite Zahlungsverkehr Einrichtung.

Inforegister Allgemein

In RELion kann auf der Einkaufsrechnung im Inforegister Rechnungsdetails im Feld RE Zahlungsreferenz eine vom Kreditor vorgegebene Zahlungsreferenznummer erfasst und bei Bezahlung der Rechnung im Umsatz übermittelt werden.

Beispiel in der Einkaufsrechnung:

Wichtig

Dies ist nur möglich, wenn in der Zahlungsverkehr Einrichtung das Feld RE Zahlungsreferenz angehakt ist. Denn nicht jede Bank akzeptiert die Übermittlung einer Zahlungsreferenz im Feld der Zahlungsdatei. Bevor sie also mit Zahlungsreferenzen arbeiten, sprechen Sie mit Ihrer Bank, ob diese das Feld verarbeiten kann.

Merkblatt zum Thema RE Zahlungsreferenz

Die Verwendung einer Zahlungsreferenz (s. u. AOS) muss mit der Bank des Auftraggebers (Bankkonto in RELion) abgestimmt sein. Ist dies nicht der Fall, besteht die Gefahr, dass die Überweisung abgelehnt wird (Zahlungsverzug). Des Weiteren muss/sollte auch die Bank des Lieferanten dem zugestimmt haben, da ansonsten ggf. der Verwendungszweck gekürzt/abgeschnitten wird. RELion-Anwender sollten daher auf die Verwendung der RE Zahlungsreferenz (in EK-Belegen sowie dem Einkaufs-Buchblatt) verzichten.

Quelle : https://www.novalnet.de/payment-lexikon/sepa-verwendungszweck-nur-noch-140-zeichen-moglich

Verwendungszweck

Im SEPA-Datenformat (Implementation Guidelines) werden die ISO-Belegungsregeln für den Verwendungszweck eingeschränkt.

Die Verwendung eines strukturierten Verwendungszwecks sollte nur für Überweisungen und dann nur in Absprache mit dem Zahlungsempfänger erfolgen. Quelle : https://www.national-bank.de/fileadmin/user_upload/Service/Electronic_Banking_Center/downloads/hb-bedingungen/SRZ-Richtlinien-Version_2017.pdf

Inforegister Nummerierung

Inforegister Debitor

Bezeichnung	Erläuterung
Keine Prüfung Objektbankkonto	Dieses Feld sollte nur dann aktiviert werden, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten ausschließlich über die gleiche Objektbankverbindung bzw. den gleichen Kontoinhaber verfügen! Die Deaktivierung der Objektbankprüfung bewirkt, dass sämtliche Posten des Lastschriftlaufes ausschließlich einer gewählten Bankverbindung gutgeschrieben werden können.
Lastschrift Verwendungszweck/ Auszahlung Verwendungszweck/ Verwendungszweck ohne Vertrag	Als Verwendungszweck sind maximal 140 Zeichen übermittelbar. Mittels Text und %-Parametern lässt sich ein Verwendungszweck definieren. Bei Bedarf können Verwendungszwecke einzelner Zahlungszeilen vor Zahlungsdateierstellung manuell überarbeitet werden. Die Textgestaltung der Verwendungszwecke ist im debitorischen Bereich für Lastschrift und Auszahlung sowie für die Zahlung von Debitorenposten ohne Bezug konfigurierbar.
	Die Prozentparameter werden vom System wie folgt übersetzt:
	%1 Vertragsnr. aus 1. Debitorenposten
	%2 Zusammensetzung aus <Objektnr.><Einheitennr.>< Einheitenhistorie>
	%3 Verwendungszweck Objektbuchungskonto:
	%4 Durch Anwender eingetragene Buchungsschreibung im Optionsregister der Stapelverarbeitung Bankeinzugsvorschlag.
	%5 Beginn Datum Reichweite der Sollstellung aus ältestem Debitorenposten
	%6 Enddatum Reichweite der Sollstellung aus jüngstem Debitorenposten
	%7 Summe Zahlbetrag netto
	%8 Summe MwSt. aus Zahlbetrag
	%9 MwSt. %
	%10 Bruttobetrag
	%11 Einzugsdatum
	%12 Objektadresse
	%14 Beschreibung 2 aus Posten
	%15 Debitorennummer
	%16 Beschreibung aus Posten
	Wichtig: Versuchen Sie möglichst wenige %-Parameter zu verwenden, da durch die Begrenzung auf 140 Zeichen Werte sonst möglicherweise abgeschnitten werden.
Auszahlung Zahlungsformcode	Über den Drilldown können Sie einen Standard-Zahlungsformcode für die Bezahlung von Verbindlichkeiten auswählen oder definieren. Mit diesem Zahlungsformcode wird das gleichnamige Filterfeld im Optionsbereich der beiden debitorischen Auszahlungsvorschlags-Reports vorbelegt. Der Anwender kann bei Bedarf den vorgeblendeten Wert im Bericht ändern. Mit Hilfe des Zahlungsformcodes kann der Zahllauf auf Posten mit gleichem Zahlungsformcode eingeschränkt werden. Damit ein Posten einen Zahlungsformcode enthält, muss dieser vor dem Buchen in der Buchblattzeile ausgefüllt sein. Bei Bedarf lässt sich der Zahlungsformcode am Posten nachträglich bearbeiten.
Mandatsgültigkeit	Abgesehen von der Einmallastschrift verliert ein wiederkehrendes Mandat durch Zeitablauf seine Gültigkeit, sofern es nach dem Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird. Ist der Zeitraum überschritten, erhält der Anwender beim Zahlungsvorschlagslauf im Aktionsprotokoll einen entsprechenden Eintrag.
Lastschrift EndToEndId	Diese Einrichtung muss nicht zwingend vorgenommen werden. Die EndToEndId (max. Zeichenlänge 35) ist ein frei gestaltbarer Schlüssel, welcher insbesondere bei der zielgenauen Zuordnung von Lastschrift-Retouren genutzt werden kann.Sie wird beim Erzeugen einer SEPA-XML-Zahlungsdatei vom System generiert und in die Datei geschrieben. Die zuständigen Kreditinstitute transportieren diese EndToEndId weiter und geben diese wiederum beim Umsatz auf dem Kontoauszug an und auch bei eventuellen Rücklastschriften. Bei einem Zahllauf in RELion verwendet das System ohne Einrichtung für die EndToEndId die Zahlungsvorgangsnummer plus die laufende Nummer des Debitor-/Kreditorpostens. Zusätzlich ist es aber auch möglich, für den Lastschriftlauf über die Einrichtung im Feld EndToEndId, per %-Parameter inklusive freier Texteingabe die Belegung der End-to-End ID zu beeinflussen. In diesem Einrichtungsfeld steht - %1 für die Zahlungsvorgangsnummer und - %2 für die Vertragsnummer. Denken Sie daran, dass die End-to-End ID eindeutig sein sollte!
Transitbuchung Lastschrift/ Transitbuchung Auszahlung	Aufgrund der zeitlichen Verzögerung zwischen dem Einreichen der Zahlungsdatei bei der Bank und dem tatsächlichen Erscheinen der Kontobewegungen auf dem Kontoauszug, gibt es die Möglichkeit ein Transitkonto zu verwenden. Somit ändert sich der Banksaldo erst, wenn später der Kontoauszug gebucht und das Transitkonto aufgelöst wird. Wenn dies für Debitor-Lastschriften/Auszahlungen gewünscht ist, setzen Sie hier einen Haken.
Transitkonto Debitoren	Über den Drilldowns können Sie ein Konto aus den Global-Objekt-Vorlagekonten auswählen, welches als Zwischenkonto für Lastschriften/Auszahlungen verwendet werden soll. Dies ist nur notwendig, wenn in den Feldern Transitbuchung Lastschrift / Auszahlung ein Haken gesetzt wurde. Hinweis: Konten in Einrichtungskarten beziehen sich immer auf die Global-Objekt-Vorlagenkonten. Damit das eingerichtete Konto später beim Buchen verwendet werden kann, muss sichergestellt werden, dass dieses Konto auch in den Kontenplänen der jeweiligen Objekte vorhanden ist.

Inforegister Kreditor

Inforegister Automatische Kontierung

Inforegister Mahnung

9.2 - Erfassung von Stammdaten

Erfassung von Bankverbindungen

Für den Zahlungsverkehr von RELion ist es nötig die Bankverbindungen des Gläubigers als auch des Schuldners zu führen. Hierfür gibt es in RELion vier verschiedene Tabellen:

• Bankkonten - zur Erfassung aller Bankverbindungen je Mandanten.
• RE Objektbankkonten - zur Verknüpfung der Bankkonten des Mandanten mit den entsprechenden Verwaltungsobjekten. Eine Verbindung zwischen Bank und Objekt ist möglich.
• RE Debitorbanken - zur Erfassung der Bankverbindungen des Debitors – in RELion handelt es sich hierbei meist um den Mieter oder Wohnungseigentümer.
• RE Kreditorbanken - zur Erfassung der Bankverbindungen des Kreditors. Der Kreditor ist meist eine Handwerks- oder Dienstleistungsfirma deren Rechnungen bezahlt werden müssen.

Bankverbindungen des Mandanten bzw. des Immobilienverwalters

Je Mandant der Datenbank können Bankverbindungen erfasst und gepflegt werden. Um diese Bankverbindungen im Bereich der Immobilienverwaltung nutzen zu können, müssen diese mit den jeweiligen Objektkarten verknüpft werden. Die Bankkonten des Mandanten verwenden das System auch zum Buchen von Zahlungen.

Das entsprechende Sachkonto für die Bankposten wird über die Bankkontobuchungsgruppe des Bankkontos ermittelt. Wie alle Stammdatensätze in der Datenbank benötigen auch Bankkonten eine Nummernserie. Die Finanzbuchhaltung Einrichtung hierfür rufen Sie über die Suche auf.

Anschließend können die Bankverbindungen des Mandanten erfasst werden. Dazu öffnen Sie über die Suche die Liste Bankkonten und erfassen mit der Option +Neu eine neue Bankverbindung.

Erläuterung der Bankkontokarte

Die nachfolgende Beispielabbildung zeigt die Mindestdaten, über die ein Bankkonto-Datensatz verfügen sollte, um diesen in RELion zu verwenden.

Hinweis

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch das Feld Bankkontonummer gefüllt sein muss, um eine Fehlermeldung in einem nachfolgenden Prozess (Erstellung der Zahlungsdatei) zu verhindern.

Die Saldenfelder der Bankkontokarte reagieren auf einen Flowfilter, den Sie auf der List-Page anwenden können.

Öffnen Sie erneut die Karte des Bankkontos, wird auch hier der Filter angewendet.

Die nachfolgend erläuterten Felder beziehen sich auf weiterführenden Funktionen und Prüfungen im Zusammenhang mit RELion.

Bankkonto als RE Objektbank definieren

Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Die Aareal Bank übermittelt die virtuellen Konten als VIRR-Datei. Für den Import der Datei gibt es in RELion einen XML-Port. Um dem Objekt eine neue Bankverbindung zur Verfügung zu stellen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie im entsprechenden Objekt die RE Objektbanken, indem Sie im Feld Bankkonto auf den Drilldown klicken und anschließend in die erweiterte Übersicht wechseln.

Tragen dort in einer neuen Zeile einen aussagekräftigen Code und ein Startdatum ein. Start- und Enddatum grenzen den Gültigkeitszeitraum der Bankverbindung für dieses Objekt ein.

Hinweis

Bei der Vergabe des Codes in der Objektbank gilt folgende Regel: Zeitgleich gültige Bankverbindungen werden mit unterschiedlichem Code (z. B. Bank 1, Bank 2, etc.) erfasst. Bei einem Bankverbindungswechsel zu einem bestimmten Stichtag wird die Folgebankverbindung mit gleichem Code erfasst.

Gehen Sie als nächstes in das Feld Bankkonto und wählen Sie mithilfe des Lookups ein Bankkonto aus der Bankkontenübersicht des Mandanten aus, um die Zuweisung auf das Objekt vorzunehmen.

Sie können in der Bankkontenübersicht auf die Bankkontokarte wechseln und bei Bedarf ein neues Bankkonto erfassen, welches dann im Anschluss dem Objekt zugewiesen wird. Durch die Auswahl des Bankkontos übernimmt das System automatisch die Werte für die Felder Name, Bankkontonummer, Bankleitzahl, IBAN, BIC, Kontoinhaber, Suchbegriff und Bewegung.

Nachdem die Bankverbindungen für das Objekt erfasst wurden, ist eines der Objektbanken als Standard zu definieren. Die Standardobjektbank wird vom RELion Zahlungsverkehr bevorzug verwendet – außer es wurde für den Einheitenvertrag oder beim Buchen des Postens eine andere Bankverbindung zur Zahlung angegeben. Wählen Sie über den Drilldown des Feldes Bankkonto der Objektkarte die gewünschte Bank aus. Die Übersicht schließt sich und Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage die Sie entsprechend bestätigen.

Die Standardbank wird somit auf der Objektkarte angezeigt. In der Übersicht RE Objektbanken hat die Standardbank im Feld Objektbank den Wert Ja.

Neben der Standardbank besteht auch die Möglichkeit eine allgemeine Bankverbindung für Zahlungsausgänge zu definieren. Diese Bankverbindung wird dann vom Zahllauf für den Ausgleich von Verbindlichkeiten verwendet – sofern am Posten selbst keine Bank für Zahlung vorhanden ist. Die Bankverbindung für Zahlungsausgänge wird im Feld Bank für Zahlungsausgang angehakt.

Die Bankkontonutzungsart (kreditorisch)

Haben Sie einem Objekt mehrere Bankkonten zugeordnet, können Sie für die verschiedenen Bankverbindungen des Objektes Nutzungsarten (z. B. Baukonto, Darlehen, Mieteinnahmen, Instandhaltung etc.) definieren. Für bestimmte Buchungsfälle, beispielsweise Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen, kann das System über die Bankkontonutzungsart das richtige Objektbankkonto für die Bezahlung ermitteln. Voraussetzung ist, dass am Objekt eine Bankverbindung mit Nutzungsart eingerichtet ist und bei den relevanten Objektbuchungskonten ebenfalls die gleichlautende Bankkontonutzungsart hinterlegt ist.

Wenn Sie eine Buchung veranlassen, bei der Sie ein Objektkonto (Buchungskonto) auswählen, welches einer Bankkontonutzungsart zugeordnet ist, prüft RELion, ob es im Objekt auch ein Bankkonto mit der gleichen Bankkontonutzungsart gibt. Wenn ja, trägt das System im Feld Bankkonto für Zahlung der Buchblattzeile den Bankkonto-Code der entsprechenden Objektbank ein. Auf der Objektkontokarte im Inforegister Zahlung ist bei Bankkontonutzungsart INSTAND hinterlegt.

An der Objektbank BANK 2 ist ebenfalls die Bankkontonutzungsart INSTAND hinterlegt.

Wird im Einkaufsbuchblatt das Objektkonto mit hinterlegter Bankkontonutzungsart gewählt, erfolgt eine automatische Validierung des Feldes Bankkonto für Zahlung.

Auch im Einkaufsbeleg erfolgt eine automatische Validierung des Bankkontos für Zahlung, wenn ein Objektkonto mit entsprechender Bankkontonutzungsart ausgewählt wird.

Wichtig

Die Ermittlung einer Objektbankverbindung aufgrund einer Bankkontonutzungsart, ist nur für Buchungen im kreditorischen Bereich möglich. Kreditorenposten verfügen über ein Feld Bankkonto für Zahlung in dem bei Bedarf die gewünschte Bankverbindung hinterlegt werden kann. Die Debitorenposten-Tabelle hat dieses Feld nicht.

Der Wert Bankkonto für Zahlung wird beim Buchen in das gleichnamige Feld des Kreditorenpostens übertragen.

Findet das System bei der Erstellung des kreditorischen Zahlungsvorschlagslaufs, Kreditorenposten mit einem Wert im Feld Bankkonto für Zahlung übersteuert die dort hinterlegte Objektbank die Standard-Objektbank.

Hinweis

Bedarfsweise kann der Buchhalter bei Erfassung einer Rechnung auch ohne Initialisierung durch die Bankkontonutzungsart manuell eine Objektbank im Feld Bankkonto für Zahlung auswählen.

Zuweisung individueller Objektbankverbindungen an Einheitenverträge (debitorisch)

Debitorenposten, die aufgrund von Prozessen im Bereich der Miet- und WEG-Verwaltung entstehen, enthalten immer einen Bezug auf den entsprechenden Einheitenvertrag. Daher kann am Einheitenvertrag selbst eine Objektbankverbindung hinterlegt werden, sofern diese von der Standard-Bankverbindung der Objektkarte abweichen soll.

In der Übersicht RE Objektbanken finden Sie alle Bankverbindungen des Objektes. Standardmäßig sind der Standard-Bankverbindung (Feld Objektbank = Ja) alle Einheiten des Objektes zugwiesen. Wenn Sie auf die Anzahl im Feld Zugewiesene Einheiten klicken, öffnet sich die Einheitenvertragsübersicht gefiltert auf die Einheiten, die der Bankverbindung zugewiesen sind.

Sie können bei Bedarf diese Zuordnung ändern, das beispielsweise Mieteinnahmen der gewerblich genutzten Einheiten auf ein anderes Bankkonto des Objektes fließen sollen. Wählen Sie ein Bankkonto aus, welches für bestimmte Einheiten die Standardobjektbank werden soll. Starten Sie über das Menüband die Aktion Einheiten dem Bankkonto zuweisen.

Wichtig

Sie können einem Objektbankkonto nur dann Einheiten zuweisen, wenn es nicht als Standard-Objektbankkonto definiert ist. Dem Standard-Objektbankkonto sind erst einmal alle Einheiten zugewiesen.

Es öffnet sich die Einheitenvertragsübersicht, welche Ihnen die aktiven und noch nicht anderweitig zugewiesenen Einheiten des Objekts anzeigt, in dem Sie sich befinden. Sie können nun beispielsweise nach Nutzungsart filtern, um Ihre Auswahl zu erleichtern. Markieren Sie die gewünschten Einheiten und bestätigen Sie anschließend mit Schließen.

Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, welche Sie mit Ja bestätigen oder mit Nein, um den Vorgang abzubrechen. Um den Überblick zu behalten, welche Einheiten nun welchem Bankkonto des Objektes zugeordnet sind, gibt es in der Übersicht RE Objektbanken das Feld Zugewiesene Einheiten, dessen Verteilung sich entsprechend Ihrer Eingabe geändert hat.

Durch die Zuweisung einzelner Einheiten zu einer bestimmten Bankverbindung, wird die abweichende Objektbankverbindung auf der Einheitenvertrag Karte im Inforegister Zahlungen über das Feld Objektbank Code eingetragen. Bei Bedarf kann der Anwender die individuell zugewiesene Objektbank auch manuell bearbeiten.

Um die Zuweisung einer abweichenden Bankverbindung für mehrere Einheitenverträge rückgängig zu machen, kann die Aktion Zuweisung Einheiten löschen verwendet werden.

Nach Auswählen der Funktion werden Ihnen die zugewiesenden Einheiten in der Einheitenvertragsübersicht angzeigt. Markieren Sie die gewünschten Einträge. Wenn Sie jetzt auf Schließen klicken, erscheint die Meldung:

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, dann werden die zugewiesenen Einheiten gelöscht und in der Tabelle RE Objektbanken der reduzierte Bestand (hier: 0) angezeigt.

Debitor- und Kreditor-Bankverbindungen

In RELion werden Mieter und Wohnungseigentümer als Debitoren geführt und mit den betreffenden Einheitenverträgen verbunden. Der Debitor ist die Person oder das Unternehmen an den überwiegend die Forderung aufgrund von Vertragsverhältnissen gebucht werden. Darüber hinaus sind auch Gutschriften aufgrund von Abrechnungsüberschüssen möglich.

Die entstandenen Debitorenposten müssen durch eine Zahlung ausgeglichen werden. Dies erfolgt zu großen Teilen in der Immobilienverwaltung mithilfe von Lastschrifteinzügen. Aber selbst, wenn der Debitor kein Lastschriftmandat erteilt hat, wird dessen Bankverbindung benötigt um beispielsweise dessen Überweisungen automatisiert dem Vertragsverhältnis zuordnen zu können. Kreditoren verwendet das System für Personen oder Unternehmen aus deren Geschäftsbeziehung sich Verbindlichkeiten ergeben. Im Falle der Immobilienverwaltung werden überwiegend Handwerker und andere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Verwaltungsobjekt als Kreditoren angelegt, um deren Rechnungen zu buchen. Die entstandenen Kreditorenposten müssen durch eine Zahlung ausgeglichen werden. Die auf der Rechnung angegebene Bankverbindung ist am Kreditor zu hinterlegen.

Erfassung der Kreditor-Bankverbindung

Die Kreditorenkarte ist eine Business Central Standard-Karte, welche um RELion-Felder ergänzt wurde. Die Bankkonten des Kreditors werden in einer eigenen RELion-Tabelle gespeichert. Sie erfassen eine Bankverbindung für den Kreditor, indem Sie auf der Kreditorenkarte im Menüband den Aufruf RE Bankkonten starten.

Sie können pro Kreditor beliebig viele Bankkonten mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen führen. Dabei sollten Sie in Bezug auf den Code folgende Regel beherzigen:

• Wechselt der Kreditor seine Bankverbindung, ist die neue Bankverbindung mit gleichem Code zu erfassen.
• Hat der Kreditor mehrere aktive Bankverbindungen sind diese mit unterschiedlichem Code zu führen.
• Das Feld Geprüft wird vom System automatisch gesetzt, sobald die Mindestangaben für die Bankverbindung gefüllt sind.

Beim Buchen von Rechnungen über das Einkaufsbuchblatt oder Rechnungsbelegen kann im Feld Empfänger Bankkonto der Kreditor Bankcode ausgewählt werden. Der Bankcode wird beim Buchen in den Kreditorenposten übertragen. Mithilfe des Codes ermittelt der kreditorische Zahlungsvorschlagslauf zu Buchungsdatum des Zahllaufs die aktuell gültige IBAN.

Wichtig

Wenn Sie beim Buchen der Rechnung nicht explizit ein Kreditor-Bankkonto auswählen auf das bezahlt werden soll, bleibt das Feld im Kreditorenposten leer. Das System nimmt dann für die Bezahlung des Kreditorenpostens das erste gültige Kreditor-Bankkonto, das es findet. Möchten Sie also auf ein bestimmtes Konto bezahlen, so müssen Sie bei der Rechnungserfassung im Feld Empfänger Bankkonto einen Code auswählen. Wurde die Angabe beim Buchen vergessen, kann das Feld Kreditor Bankkonto auch direkt am Kreditorenposten nachträglich bearbeitet werden.  

Erfassung der Debitor-Bankverbindung

Die Debitorenkarte ist eine Business Central Standard-Karte, welche um RELion-Felder ergänzt wurde. Die Bankkonten des Debitors werden in einer eigenen RELion-Tabelle gespeichert. Sie erfassen eine Bankverbindung für den Debitor, indem Sie auf der Debitorenkarte im Menüband den Aufruf RE Bankkonten starten. Der danebenstehende Aufruf Bankkonten ist für den Dynamics NAV Zahlungsverkehr gedacht und daher in RELion gesperrt (in unserem Beispiel-Mandant bereits ausgeblendet).

Pro Debitor können Sie beliebig viele Bankkonten mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen führen.
Dabei sollten Sie in Bezug auf den Code folgende Regel beherzigen:

• Wechselt der Debitor die Bankverbindung ist die neue Bankverbindung mit gleichem Code zu erfassen. Das Enddatum der Vorgänger-Bank wird vom System automatisch gesetzt.
• Hat der Debitor mehrere aktive Bankverbindungen sind diese mit unterschiedlichem Code zu führen.
• Das Feld Geprüft wird vom System automatisch gesetzt, sobald die Mindestangaben für die Bankverbindung gefüllt sind.
• Im Feld Lastschriftmandat zeigt das System die Anzahl der Lastschriftmandate bezogen auf die IBAN des Debitors an.

Debitor-Bankverbindung als Einheitenbank definieren

Im Bereich der Miet- und WEG-Verwaltung ist der Debitor immer mindestens einem Einheitenvertrag zugeordnet. Da der Debitor über mehrere Bankverbindungen verfügen kann, sollte die gültige Bankverbindung für den Einheitenvertrag immer gepflegt werden.

Hinweis

Die Verknüpfung einer Debitor-Bank mit dem Einheitenvertrag ist mit dem Feld Bankcode im Inforegister Sollstellung der Einheitenvertrag Karte herzustellen. Nur wenn der Bank-Code sich ändert, muss die Verknüpfung auf dem Einheitenvertrag auch geändert werden. Die Anzeige der Bankdaten erfolgt in Abhängigkeit des Arbeitsdatums. Eine Debitor-Bank kann beliebig vielen Einheitenverträgen des Debitors zugeordnet werden.

An manchen Stellen im System trägt die Anwendung bereits automatisiert die Debitor-Bankverbindung auf den Einheitenvertrag ein oder ändert diese:

• Wird beispielweise in der Einheit-Schnellerfassung für den zu erzeugenden Einheitenvertrag eine Debitor-Bankverbindung erfasst, so hinterlegt das System beim Schreiben der Daten diese Bankverbindung für den Einheitenvertrag.
• Der Assistent Lastschriftmandat erstellen hinterlegt die Debitor-Bankverbindung ebenfalls automatisiert in den betreffenden Einheitenverträgen bzw. ändert diese, wenn eine andere Bankverbindung hinterlegt war.
• Auch aus dem Bankbuchblatt heraus können Sie eine Bankverbindung zuweisen über die Funktion Bankverbindung der Einheit zuweisen. Mithilfe dieser Funktion kann die Bankverbindung eines Kontoumsatzes auf den Einheitenvertrag übertragen bzw. geändert sowie bei Bedarf eine neue Debitor-Bankverbindung erzeugt werden.

Lastschriftmandate

Lastschriftmandate werden im Bereich der Immobilienverwaltung am häufigsten für den Einzug der monatlichen Miet- oder Hausgeld-Forderungen benötigt. Da Mieter und Wohnungseigentümer als Debitoren geführt werden, bezieht sich auch das Lastschriftmandat auf diesen Bereich. Der monatliche Lastschriftlauf im System hat die Aufgabe die aktiven Lastschriftmandate unter Berücksichtigung der SEPA-Regularien zu ermitteln und die Summe der Forderungen einzuziehen. Es kann aber auch sein, dass das Verwaltungsunternehmen selbst einen Dienstleister zum Einzug per Lastschrift ermächtigt. Rechnungen werden meist in Verbindung mit Kreditoren oder direkt auf das Kostenkonto gebucht. In diesen Fällen geht es vor allen Dingen darum bei Abbuchungen per Lastschrift im elektronischen Kontoauszug den Geschäftsvorfall automatisiert zu erkennen und die richtigen Kreditoren bzw. Buchungskonto zuzuordnen. Daher sollten solche Lastschriftmandate als Kontierungsregel geführt werden.

Mandatsarten

Im SEPA-Sprachgebrauch gibt es folgende Mandatsarten:

Die Erstellung eines Lastschriftmandates (debitorisch) wird in RELion über einen Assistenten abgewickelt.

Beispielformular SEPA-Lastschriftmandat

Die Gestaltung des SEPA-Lastschriftmandats ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. Der rechtlich relevante Text des SEPA-Lastschriftmandats ist im folgenden Wortlaut anzugeben:

(Quelle: Deutsche Kreditwirtschaft)

Beispielformular SEPA-Lastschriftmandat bei abweichendem Kontoinhaber

(Quelle: Deutsche Kreditwirtschaft)

Einrichtung

Festlegung einer Mandatsreferenznummernserie

Jedes Lastschriftmandat erhält bei der Erfassung eine Mandatsreferenz, die eindeutig ist. Durch die Kombination von Mandatsreferenz und Gläubiger-ID ist zukünftig jede Lastschrift in Europa eindeutig Kreditor und Debitor zuzuordnen. Folgendes ist hierbei zu beachten:

• max. 35 Stellen (alpha-numerische Zeichen, keine Umlaute, keine Sonderzeichen)
• Aufbau und Länge der Nummer ist in der Datenbank einmalig festzulegen
• Globale Einrichtung (mandantenübergreifend) in RELion

Für die Einrichtung der Mandatsreferenznummernserie öffnen Sie RE Nummernserie. Die Einrichtungskarte für Globale Nummernserien hat im Inforegister SEPA das Feld Mandatsreferenznummern, in welches Sie eine Startnummer eintragen. Beim Erzeugen des Lastschriftmandates zählt das System die Nummer um eins hoch, sofern im Assistenten keine manuelle Mandatsreferenznummer eingegeben wurde.

Hinterlegung der Gläubiger-IDs der Objektbank-Kontoinhaber

Die Gläubiger-ID kann für deutsche Auftraggeber bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Auftraggeber mit Sitz in Österreich beantragen die Gläubiger-ID bei der ÖNB. Die Gläubiger-ID ist bis zu 35 Stellen lang und setzt sich wie folgt zusammen:

In RELion wird die Gläubiger-ID in der jeweiligen Mandats-Zuständigkeitseinheitenkarte hinterlegt. Diese ist wiederum direkt mit den entsprechenden Verwaltungsobjekten verknüpft.

Wichtig

Zwischen dem hinterlegten Objekteigentümer (Mandats Zuständigkeitseinheit) und dem Kontoinhaber der zugehörigen Objektbankverbindungen gibt es in RELion keine direkte Verknüpfung. Dennoch muss die Gläubiger-ID der Zuständigkeitseinheit zwingend die des Kontoinhabers der Objektbanken sein! Bei einem WEG-Verwaltungsobjekt wird die Eigentümergemeinschaft als Zuständigkeitseinheit erfasst.

Lastschriftmandatsformular drucken

Beim Druck von Betriebskosten- und Wirtschaftsplan-Belegen können wahlweise Lastschriftmandatsformulare für Verträge ohne hinterlegtes Lastschriftmandat mitgedruckt werden. Auf der Vertragskarte selbst ist es ebenfalls möglich für den Debitor ein Lastschriftmandatsformular zur Unterzeichnung zu drucken, sofern der Bericht in der RE Berichtsauswahl eingerichtet wurde. Öffnen Sie die Einrichtungskarte RE Berichtsauswahl.

Stellen Sie das Feld Verwendung auf RE Vertrag ein und tragen Sie bei Bedarf den Bericht 5052580 Vertrag SEPA Lastschriftmandat ein, um diesen zukünftig über das Drucksymbol der Vertragskarte zur Verfügung zu haben.

Für den Druck eines Lastschriftmandates öffnen Sie die entsprechende Vertragskarte und starten Sie über Berichte die Berichtsauswahl, bestätigen Sie den Bericht Vertrag SEPA Lastschriftmandat.

Der Filter auf den Vertrag ist bereits voreingestellt und kann bei Bedarf geändert werden, um Formulare für mehrere Verträge zu drucken.

Die auf dem Formular gedruckte Mandatsreferenznummer wird aus der in RELion eingerichteten Nummernserie gezogen, welche beim Druck entsprechend hochgezählt wird. Sobald das Formular unterzeichnet zurückkommt, kann die Mandatsreferenznummer bei der Erfassung im Assistenten Lastschriftmandat erstellen in das Feld Manuelle Mandatsreferenznummer eingetragen werden.

Lastschriftmandate erstellen und verwalten (debitorisch)

Lastschriftmandatsdatensätze können in RELion über verschiedene Wege erzeugt werden:

Die erforderlichen Felder für die Erfassung eines Lastschriftmandates sind in jedem der genannten Bereiche identisch, daher wird nachfolgend nur die Erfassung mithilfe des Assistenten Lastschriftmandat erstellen beschrieben.

Erstellen eines Einzelmandates

Für die Erstellung eines Lastschriftmandates mithilfe des Assistenen, öffnen Sie die entsprechende Vertragskarte. Über Details gelangen Sie zum Aufruf Lastschriftmandate, welcher die Lastschriftmandatübersicht öffnet.

In der Übersicht wählen Sie über NEU die Aktion Lastschriftmandat erstellen, um den gleichlautenden Assistenten zu starten.

Einzelmandate erhalten in RELion eine weitere Unterteilung in

• Vertragsmandat, Bezug auf den gesamten Vertrag mit all seinen Vertragszeilen (Einheiten-Flächen)
• Einheitenmandat, Bezug auf eine bestimmte Einheit des Vertrages
• Sollstellungsmandat, Bezug auf eine bestimmte Einheit und Sollstellung des Vertrages

Hinweis

Eine Unterteilung von Lastschriftmandaten innerhalb eines Vertrages macht nur dann Sinn, wenn der Debitor unterschiedliche Bankkonten verwenden möchte. Grundsätzlich sollte das Lastschriftmandat immer das Schriftstück widerspiegeln!

Die markierten Felder sind die Mindestangaben für das Einzelmandat. Da der Assistent im Kontext Vertrag gestartet wird, ist der Debitor bereits bekannt. Bei einem Einheitenmandat stehen zusätzlich die Einheitennummern der Vertragszeilen zur Auswahl.

Das Startdatum ist ausschlaggebend für die Verwendung des Lastschriftmandates bei Zahlläufen und Buchungsprozessen (z. B. Sollstellungslauf). Die Verknüpfung erfolgt über die IBAN. Unterschriftsdatum und Unterschriftsort sind wegen der SEPA-Regularien erforderlich. Hierbei ist zu beachten, dass das Unterschriftsdatum mindestens 1 Tag vor Startdatum des Lastschriftmandates liegen muss.

Lassen Sie das Feld Manuelle Mandatsreferenz leer, wenn auf dem vorliegenden Lastschriftmandatsformular noch keine Mandatsreferenz vergeben wurde. Das System verwendet dann die eingerichtete Nummernserie. Mandatsreferenznummer und Gläubiger-ID sind dem Debitor zwingend mitzuteilen. Beispielsweise auf einer Mietrechnung oder einer Vorabankündigung zum Lastschrifteinzug.

Das Feld Typ bietet folgende Auswahlmöglichkeiten:

Sollte der Vertrag, für den Sie das Lastschriftmandat erstellen über offene Debitorenposten verfügen, so werden diese auf der nächsten Seite des Assistenten angezeigt. Die Spalte Übernehmen ist bereits initial auf Ja eingestellt. Dies bedeutet, dass diese Debitorenposten mit Beendigung des Assistenten mit dem Lastschriftmandat über das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. verknüpft werden. Beim nächsten Lastschriftlauf können diese Posten dann eingezogen werden. Um bestimmte Debitorenposten davon auszunehmen, ist lediglich der jeweilige Haken per Mausklick zu entfernen.

Sobald Sie im Assistenten alle notwendigen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Fertigstellen, um den Datensatz zu erzeugen. Die mit dem Lastschriftmandat verknüpften Debitorenposten können Sie noch einmal überprüfen, indem Sie in der Lastschriftmandatsübersicht auf Debitorenposten klicken.

Hinweis

Ausschließlich Debitorenposten mit einem Wert im Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. können per Lastschrift eingezogen werden. Bei Bedarf kann der Anwender manuell den Bezug auf das Lastschriftmandat entfernen, indem der Feldwert manuell entfernt wird. Umgekehrt ist es auch möglich einen Posten nachträglich auf ein bestehendes Lastschriftmandat zu beziehen. Der Drilldown des Feldes öffnet bestehende Lastschriftmandate zum jeweiligen Vertrag und erleichtert somit die Auswahl des richtigen Lastschriftmandates. Darüber hinaus ist es möglich im Feld Abwarten ein Kürzel einzutragen, um Posten vorrübergehend vom Zahllauf auszuschließen. Sämtliche debitorische Buchungen deren Vertragsdaten sich auf ein aktives Lastschriftmandat beziehen, erhalten in den Buchblattzeilen automatisch die lfd. Nummer des Lastschriftmandates. Auch in der Buchblattzeile ist ein manuelles Eingreifen des Anwenders möglich.

Lastschriftmandatkarte

Sie öffnen die Lastschriftmandatkarte in dem Sie in der Lastschriftmandatübersicht auf Ansicht im Menüband klicken. Die Lastschriftmandatkarte beinhalte alle relevanten Informationen, welche das System benötigt, um bei verschiedenen Verarbeitungsprozessen, das richtige Lastschriftmandat zu finden, zugehörige Debitorenposten zu ermitteln, und die benötigten Daten in die Lastschriftdatei zu übertragen. Durch Klick in das Feld Letztes Zahlungsdatum öffnen sich gebuchte Zahlungszeilen, bei einem neu erstelltem Lastschriftmandat ist dieses Feld zunächst leer.

Wichtig

Eventuell falsch angelegte Lastschriftmandate können gelöscht werden, solange noch keine Zahlungszeilen existieren. Sobald jedoch das Lastschriftmandat verwendet wurde und somit im Feld Letztes Zahlungsdatum einen Wert enthält, kann es nur über eintragen eines Enddatums vom nächsten Lastschriftlauf ausgenommen werden.

Ein Einzelmandat enthält als Schlüssel bzw. Bezug die Debitorennummer und die Schlüsselfelder je nach Mandatsart (Vertrag, Einheit, Sollstellung) auf Vertrag, Objekt, Einheit bis zum Sollstellungskonto. Alle Forderungen, die auf die Debitorennummer mit Angabe der Vertragsnummer und zugehörigen Einheitenverträgen gebucht werden, sind mit diesem Einzelmandat einzuziehen. Handelt es sich um ein Mandat mit Bezug auf Einheitenvertrag, so können Forderungen nur für diesen Einheitenvertrag eingezogen werden.

Wichtig

Sollstellungsmandate dürfen nicht für die E/A-Rechnung (EÜR) verwendet werden!

Erstellen eines Sammelmandates

Während Einzelmandate in RELion mindestens den Bezug auf eine Vertragsnummer benötigen, so bieten Sammelmandate die Möglichkeit sämtliche Forderungen zwischen Debitor und Zuständigkeitseinheit per Lastschrift einzuziehen. Sollte der Debitor also in mehreren Vertragskarten hinterlegt sein, oder gar Forderungsposten außerhalb der Verträge entstehen, so können all diese Beträge in einer Summe per Sammelmandat eingezogen werden, sofern der Gläubiger (Zuständigkeitseinheit) immer der Gleiche ist.

Hinweis

Im Falle einer Lastschrift per Sammelmandat, wird dem Debitor eine Gesamtsumme abgebucht. Ein Einzelmandat mit Bezug auf einen bestimmten Vertrag zieht hingegen nur die Forderungssumme des Vertragsverhältnisses ein.

Sammelmandate können ausschließlich mit dem Assistenten Lastschriftmandat erstellen erzeugt werden. Der Assistent wird aus der Lastschriftmandatübersicht gestartet, welche sich über die Vertragskarten und über die Debitorbankkonten öffnen lässt. Wählen Sie im Feld Art die Option Sammelmandat.

Die markierten Felder sind die Mindestangaben für das Sammelmandat. Die erforderlichen Werte sind im Grunde die gleichen wie bei der Erfassung eines Einzelmandates. Allerdings ist nun das Feld Mandats Zuständigkeitseinheit editierbar, um den Gläubiger auszuwählen und es kann kein weiterer Bezug auf eine Vertragsnummer festgelegt werden.

Ein Sammelmandat enthält als Schlüssel bzw. Bezug die Debitorennummer und die Mandats Zuständigkeitseinheit.

Hinweis

Das bedeutet, dass alle Forderungen, die auf die Debitorennummer gebucht werden (auch ohne Einheitennr.) und bei denen ein Objekt mit Mandats Zuständigkeitseinheit (hier: RI GmbH) angegeben wird, können mit diesem Sammelmandat eingezogen werden. Das Sammelmandat ist in RELion vertragsübergreifend.

Lastschriftmandat versionieren

Das SEPA-Regelwerk sieht vor, dass bei Lastschriftmandaten, bei denen sich das Konto innerhalb der Bank ändert, die Änderung in der Zahlungsdatei bekannt zu geben ist. Auch müssen Namensänderungen des Kontoinhabers, beispielsweise bei Heirat, bekannt gegeben werden. Hierfür wird der Alt- und Neu-Wert benötigt. Für derlei Änderungen gibt es den Assistenten Lastschriftmandat versionieren.

Alle anderen Änderungen wie beispielsweise Wechsel der Bank, des Gläubigers etc. sind mit Beendigung des alten Lastschriftmandates und Erstellung eines Neuen zu bewerkstelligen. Darüber hinaus hat Korrespondenz mit dem Debitor zur Mitteilung der neuen Mandatsreferenznummer und Gläubiger-ID zu erfolgen. Starten Sie den Assistenten direkt aus der Lastschriftmandatübersicht.

Wichtig ist die Eingabe eines Versionsdatums, welches die Wirksamkeit der Änderung festlegt. Der Kontenwechsel wird vorgenommen, indem eine andere IBAN aus den Bankverbindungen des Debitors gewählt wird. Eine Änderung des Kontoinhaber-Namens ist ebenfalls möglich, indem über das Feld Kontakt Nr. auf den hinterlegten Kontoinhaber-Kontakt durchgegriffen und dieser aktualisiert wird. Nach Fertigstellung des Assistenten erzeugt das System eine neue Version des Lastschriftmandates mit den geänderten Daten in Bezug auf IBAN oder Kontoinhaber.

Debitorische Buchungen mit Lastschriftmandat

Egal ob eine Buchblattzeile manuell erfasst oder automatisiert erstellt wird: Handelt es sich um eine Buchung mit Debitorenbezug und aktivem Lastschriftmandat, so validiert das System automatisch das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. mit der laufenden Nummer des gefunden Lastschriftmandat-Datensatzes. Dieser Wert wird beim Buchen in den Debitorenposten übertragen. Das Buchungsdatum der Buchblattzeile dient als Stichtagsfilter zur Ermittlung aktiver Lastschriftmandate.

Hinweis

Das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. wird auch bei Gutschriften und Zahlungen automatisch validiert. Denn der Lastschriftlauf darf nicht ausschließlich die Summe der Rechnungsposten berücksichtigen, sondern muss den Lastschriftbetrag aufgrund des Saldos ermitteln.

9.3 - Zahlungsvorschlagsläufe

Debitoren- und Kreditorenposten befinden sich in unterschiedlichen Tabellen. Um in den jeweiligen Bereichen die Zahlung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zu veranlassen, gibt es separate Verarbeitungsläufe. Die Arbeitsschritte zur Erstellung eines Vorschlages bis hin zur Erstellung der Zahlungsdatei für die Bank sind immer identisch:

1. Zahlungsvorschlag erstellen
2. Eventuelle Bearbeitung des Aktionsprotokolls – sollten Fehler oder Hinweise angezeigt werden
3. Bei Bedarf Druck der Zahlungsvorschlagsliste
4. Banken ermitteln und Erstellung der Zahlungsdatei
5. Übermittlung der Zahlungsdatei an die Bank
6. Buchen des Zahlungsvorschlags, um die Posten aufzulösen

9.3.1 - Zahlungsvorschlag debitorisch

Lastschrift (debitorisch)

Der Zahlungsvorschlagslauf hat die Aufgabe zum angegebenen Buchungsdatum alle aktiven Lastschriftmandate zu ermitteln. Über die Laufende Nummer der Lastschriftmandate filtert das System unter Berücksichtigung des angegebenen Fälligkeitszeitraumes die offenen und fälligen Debitorenposten. Die Funktionalität prüft hierbei die Validität der Daten und erstellt ein Aktionsprotokoll, sofern Werte wie beispielsweise Kontoverbindung unvollständig oder ungültig sind. Der Verarbeitungsprozess erzeugt Buchblätter mit den notwendigen Buchungssätzen für den Ausgleich der Forderungsposten sowie Zahlungszeilen als Datenbasis für die anschließende Erstellung der Zahlungsdatei für die Bank.

Zahlungsvorschlag Lastschrift erstellen

Über die Suche öffnen Sie die Debitor Zahlungen. Haben Sie in Ihrem Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052274 eingerichtet, erhalten Sie zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehendenden Vorlagen. Je Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Wenn mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen sollen, dann sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf entsprechende Objekte gefiltert werden.

Die Seite Debitor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von debitorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.

Der Bankeinzugsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Lastschriftmandate, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Saldo je Lastschriftmandat als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen.

Ein Rechnungs-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Das Inforegister Lastschriftmandat dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Wichtig

Werden im Mandanten der Datenbank unterschiedliche Lastschriftmandatsarten (Vertrag-, Einheit-, Sollstellung- und Sammelmandat) verwaltet, so muss bei der Filterung darauf geachtet werden. Ein Sammelmandat verfügt beispielsweise über keine Vertragsnummer und kann daher nicht danach gefiltert werden.

Beispiele verschiedener Lastschriftläufe

Nachfolgend werden verschiedene Abläufe eines Lastschriftslauf dargestellt.

Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Objekt

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt – selbst, wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte. Zusätzlich muss das System die Buchblätter nach Erst- und Folgelastschriften unterteilen, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Zu den Zahlungsvorschlagszeilen gelangen Sie über die Zahlungsvorschlagsposten.

Je Einheitenvertrag hat das System eine Zahlungsvorschlagszeile und Buchblattzeile erstellt. Sie enthält die Bankverbindung des Debitors sowie Verwendungszweck und End-To-End-Referenz für die spätere Zahlungsdatei. Darüber hinaus werden Stammdateninformation (Objekt-, Einheit-, Vertragsnr. etc.) mitgeführt sowie der direkte Bezug auf den letzten Debitorenposten (eine Zahlungszeile gleich meist mehrere Debitorenposten aus). Die Beträge fasst das System beim Schreiben der Datei je Lastschriftmandatsnummer später zusammen.

Hinweis

Das Lastschriftmandat sorgt für die entsprechende Summierung der Zahlungsbeträge je Debitor innerhalb der Zahlungsdatei.

• Sammelmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleicher ZE und Debitorennummer
• Vertragsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit der gleichen Vertragsnummer
• Einheitenmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit dem gleichen Einheitenvertrag
• Sollstellungsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleichem Sollstellungskonto

Die Inhalte der Felder Verwendungszweck und End-To-End-Referenz (erscheint im Falle einer Rücklastschrift auf dem Bankkontoauszug) werden über die Zahlungsverkehr Einrichtung gesteuert. Beide Felder können Sie bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen bearbeiten. Über Berichte in der Tabelle Debitor Zahlungen können Sie den Bericht Zahlungsvorschlag debitorisch drucken.

Der nächste Schritt, Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Eine Unterteilung der Zahlungsvorschlagsposten findet bei Erst- und Folgelastschriften (FRST/RCUR) innerhalb eines Zahllaufes statt.

Mit der Funktion Debitor-Zahlungsdatei erstellen wird die XML-Datei geschrieben und im Browser hinterlegten Pfad in einem zip-Ordner gespeichert. Den Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:

• BLZ
• Kennzeichen für Erst- oder Folgelastschrift
• Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung
• Lastschrifttyp

Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden.

Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:

• Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
• Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
• Summierung der Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat des Debitors innerhalb der Zahlungsdatei
• Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
• Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.

Wählen Sie im Menüband unter Vorgang den Aufruf Zahlungsvorgänge buchen, um die weiteren Schritte durchzuführen.

Wichtig

Bevor Sie einen Zahlungsvorgang buchen, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdatei erfolgreich und ohne Fehler an die Bank übermittelt wurde. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Debitorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion kann nur mit erheblichem Zeitaufwand vorgenommen werden, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.

• Zahlungsvorgang annullieren

Das Menüband der Debitor Zahlungen bietet die Möglichkeit einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde! Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.

• Zahlungsdatei wiederherstellen

Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.

• Buchen

Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden. Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.

Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Bank

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Bank wird bevorzugt verwendet, wenn die meisten Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Bankkontonummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt und innerhalb des Buchblattes die Buchblattzeilen unterschiedliche Objektnummern führen können.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Das System hat je Bank (Gegenkontonr.) ein Buchblatt erstellt. Erst- und Folgelastschriften wurden in separate Buchblätter unterteilen, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind. Die zugehörigen Zahlungsvorschlagsposten sind nach der gleichen Logik aufgeteilt.

Der Bankeinzugsvorschlag erstellt je Einheitenvertrag eine Buchblattzeile, selbst wenn das zugehörige Lastschriftmandat sich auf den Gesamtvertrag bezieht. Der Grund ist, dass RELion nur mit Einheitennr./-historie buchen kann und ein reiner Bezug auf die Vertragsnummer daher nicht ausreichend ist. Die Zahlbeträge werden jedoch später in der Zahlungsdatei je Lastschriftmandat zusammengefasst. Die Zahlungsvorschlagszeilen werden analog der Buchblattzeilen erstellt.   Auch der Bericht ist entsprechend angepasst:

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt daher bei jeder Aufteilungsmethode zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit der Aufteilungsmethode nach Objekt.

Lastschriftlauf ohne Aufteilung

Der Zahlungsvorschlag ohne Aufteilung wird bevorzugt verwendet, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag nur für ein bestimmtes Bankkonto die Zahlung von Rechnungsposten vornimmt.

Bei dieser Methode muss die Funktion einen anderen Filter anwenden. Daher können eventuell individuell zugewiesene Objektbankverbindungen am Einheitenvertrag nicht berücksichtigt werden. Das System überprüft anhand des angegebenen Bankkontos die RE Objektbankkonten, um feststellen zu können bei welchen Verwaltungsobjekten das Bankkonto als aktive Bankverbindung hinterlegt ist. Mit Hilfe des Objektfilters werden die Lastschriftmandate und zugehörigen Rechnungsposten ermittelt.

Die **Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen **fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt wieder zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit den anderen Aufteilungsmethoden.

Bankeinzug mit unterschiedlichen Einheiten

Beim Bankeinzugslauf sollen je Debitor alle offenen Posten nach Einheiten gruppiert eingezogen werden. Die Erstellung der Zahlungszeilen erfolgt in Abhängigkeit von der Beschaffenheit der Debitorenposten.

Forderungsbuchungen an Debitor mit Lastschriftmandat

Forderungsbuchungen aus den Bereichen Sollstellung, Aktive Kautionsverwaltung und Darlehen, werden in RELion automatisch mit der Lastschriftmandatsnummer versehen, sofern ein aktives Lastschriftmandat für den Vertrag besteht.

Sie können bei Bedarf im Buchblatt die Laufende Nummer des Lastschriftmandates entfernen oder nach dem Buchen den Debitorenposten bearbeiten, wenn Sie nicht möchten, dass eine bestimmte Forderung (z. B. Kaution) per Lastschrift eingezogen wird.

Debitorenposten und Lastschriftmandatstypen

Folgende Lastschriftmandatstypen sind in der Lage Debitorenposten aus den Bereichen Sollstellung, Kaution und Darlehen gesammelt einzuziehen:

• Vertragsmandat (bezieht sich auf alle Posten der Vertragskarte – EV-übergreifend)
• Einheitenmandat (bezieht sich auf alle Posten zum Einheitenvertrag)
• Sammelmandat (bezieht sich auf alle Posten mit gleicher Debitorennummer und ZE/Gläubiger)

Der Typ Sollstellungsmandat entfällt, da dieser sich ausschließlich auf Debitorenposten, entstanden durch Sollstellungbuchungen bezieht.

Bankeinzugsvorschlag mit unterschiedlichen Einheiten

Der Bankeinzugsvorschlag ermittelt weiterhin, unter Berücksichtigung der hinterlegten Optionen und Filterkriterien, die aktiven Lastschriftmandate und die zugehörigen offenen Posten, welche die Laufende Nummer des Lastschriftmandates enthalten. Der Bericht erstellt Buchblattzeilen und teilt den Saldo des Lastschriftmandates nach Einheitenvertrag auf.   Beispiel:

Erstellung der Zahlungsdatei

Die Erstellung der Zahlungsdatei wird durch die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen vorgenommen. Die Verarbeitung unterteilt die Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat. Anhand des oben gezeigten Beispiels stellen sich die Zahlungszeilen wie folgt dar:

Die Zahlungszeilen entsprechen exakt dem Inhalt der XML-Zahlungsdatei. Sie können die Zahlungszeilen einsehen, indem Sie über die Menübuttons Aktuelle Zahlungsvorgänge/Zahlungsposten/Zahlungszeilen navigieren.   Im gezeigten Beispiel wurde in der Zahlungsverkehr Einrichtung beim Verwendungszweck folgendes hinterlegt:

Gebuchte Zahlungsposten

Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen und die Sachposten wurden auf die Forderungskonten gebucht.

Auszahlung (debitorisch)

Auszahlungsvorschläge

Auszahlungen an Debitoren sind meist erforderlich bei Überschüssen aus der Betriebskostenabrechnung. Es kann sich aber auch um andere Gutschriften handeln, die nicht direkt einem Einheitenvertrag zugeordnet wurden.

Für die Auszahlung von Posten mit Einheitenvertragsbezug und Posten ohne vertraglichen Bezug gibt es zwei unterschiedliche Verarbeitungsläufe. Bei der Auszahlung mit Einheitenvertragsbezug müssen an den Posten unbedingt Einheit und Historie hinterlegt sein! Bei der Auszahlung ohne Einheitenbezug dürfen weder Einheit noch Historie am Posten hinterlegt sein! Der Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug filtert von vorneherein alle Gutschriften weg, die eine Einheitennummer enthalten. Der Auszahlungsvorschlag mit Einheitenbezug benötigt eine eindeutige Angabe, die erst durch die Historie gegeben ist. Die Einheitennummer allein ist nicht ausreichend!

Die weiteren Arbeitsschritte zur Zahlungsdateierstellung und Buchung des Zahlungsvorgangs sind jedoch identisch mit dem Lastschrifteinzug. Den Aufruf der Auszahlungsfunktion finden Sie auf der Seite Debitor Zahlungen, im Menüband unter Aktionen/Weitere Vorschlagsläufe.

Auszahlungsvorschlag zur Begleichung von Guthaben mit Vertragsbezug

Der Auszahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Einheitenverträge, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Guthaben-Saldo je Einheitenvertrag als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Gutschrift-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
• 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
• 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
• Jahresabrechnung Guthaben

Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.|

Das Inforegister Einheitenvertrag dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug

Mit diesem Auszahlungsvorschlag sollen Posten ausbezahlt werden können, die auf Objekt und Debitor kontiert sind, aber keine Einheitenkontierung haben. Dies kann beispielsweise ein Kautionsguthaben sein, das zur Auszahlung kommt. Sie können die Stapelverarbeitung starten, indem Sie in der Seite Debitor Bankeinzug/Auszahlung die Aktion Weitere Vorschlagsläufe / Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug anwählen. Der Ablauf dieser Stapelverarbeitung ist ähnlich der Stapelverarbeitung RE Auszahlungsvorschlag, nur das hier Debitorenposten, die im Feld Einheitennr. einen Wert stehen haben, nicht berücksichtigt werden. Ein Gutschrift-Debitorenposten ohne Einheitenbezug wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

• 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
• 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
• 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
• Jahresabrechnung Guthaben

Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.|

Das Inforegister RE Objekt dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Auszahlung über mehrere Debitorenposten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen und Objektbanken

Beispiel: Auszahlung von Gutschriftsposten aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle unter Angabe der Objektbank beim debitorischen Auszahlungsvorschlag. Um Debitor-Gutschriften aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle bei der Auszahlung mit unterschiedlichen Objektbankkonten ausgleichen zu können, wird als Unterscheidungsmerkmal der RE Zahlungsformcode verwendet.

  Gleichzeitig müssen die Objektbankkonten am Objekt hinterlegt sein:

Der Code der Objektbank ist nur ein Beispiel und muss nicht zwingend wie abgebildet benannt werden. Die Auszahlung der Gutschriftsposten erfolgt über den Debitor-Zahlungsverkehr mit der Funktion Auszahlungsvorschlag.

Auszahlung Abrechnungsguthaben

Für die Auszahlung des Guthabens aus Abrechnungsergebnissen wird normalerweise die Standard-Objektbank verwendet, welche daher beim Auszahlungsvorschlag nicht gesondert angegeben werden muss. Es genügt die Angabe des entsprechenden Zahlungsformcode, mit dem die Abrechnung gebucht wurde.

Bei den abgebildeten Einstellungen durchsucht das System alle offenen Debitor-Gutschriftsposten mit RE Zahlungsformcode = GS und verwendet als Bankkonto für die Auszahlung das Standardobjektbankkonto je gefundenen Objekt. Die Option Buchbl. Aufteilen können Sie entweder auf Nach Objekt einstellen oder Nach Bank.

Somit können für den gesamten Mandanten die Guthaben aus der Jahresabrechnung in einem Lauf zur Auszahlung gebracht werden, sofern diese mit dem gleichen Zahlungsformcode gebucht wurden und das Standardobjektbankkonto für die Auszahlung verwendet, werden soll.

Auszahlung Kautionsguthaben

In folgendem Beispiel wird die Kaution nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Kautions-Objektbankkonto. Hierfür starten Sie den Auszahlungsvorschlag mit folgenden abgebildeten Parametern.

Bei der oben abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.

Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.

Auszahlung Darlehensguthaben

In folgendem Beispiel wird die Darlehensgutschrift nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Darlehens-Objektbankkonto. Hierfür starten Sie den Auszahlungsvorschlag mit folgenden abgebildeten Parametern. Bei der abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.

Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.

Zusammenfassung

Sollen Gutschriftsposten eines Debitors verschiedener Geschäftsvorfälle (Abrechnung, Darlehen, Kaution, etc.) von unterschiedlichen Objektbankkonten bezahlt werden, ist dies möglich, indem die Posten mit entsprechenden Zahlungsformcodes versehen werden.

Somit kann im Auszahlungsvorschlag mit dem Zahlungsformcode gezielt auf Gutschriftsposten eines bestimmten Geschäftsvorfalls zugegriffen werden. Unter Verwendung der Option „nicht aufteilen“ wird dann das zu belastende Objektbankkonto ausgewählt.Darüber hinaus erkennt das System auch die verschiedenen Buchungsgruppen der Posten und berücksichtigt diese bei der Ausgleichsbuchung.

Gebuchte Posten

Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen, unterschiedliche Buchungsgruppen wurden berücksichtigt.

9.3.2 - Zahlungsvorschlag kreditorisch

Zahlungsvorschlagslauf (kreditorisch)

Beim kreditorischen Zahlungsverkehr werden Verbindlichkeiten aufgrund von Rechnungen beglichen. Alle Arbeitsschritte vom Ermitteln des Zahlungsvorschlags bis hin zur Zahlungsdateierstellung und dem Verbuchen werden aus der Form Kreditor Zahlungen gestartet. Der Arbeitsablauf ist analog der Debitor Zahlung.

Zahlungsvorschlag Auszahlung erstellen

Über die Suche öffnen Sie Kreditor Zahlungen. Haben Sie in Ihrem Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052348 eingerichtet, erhalten Sie zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehendenden Vorlagen. Je Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Wenn mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen sollen, dann sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf entsprechende Objekte gefiltert werden.

Die Seite Kreditor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von kreditorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.

Stapelverarbeitung Zahlungsvorschlag

Der Zahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Kreditorenposten, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Kreditorenposten zu finden und die Auszahlung zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Rechnungs-Kreditorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Im Bereich Filter haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Parameter zur Eingrenzung des Zahlungsvorschlags zu setzen.

Das Inforegister Kreditor dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Zahllauf mit Aufteilung nach Objekt

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Zahlungsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt – selbst wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Zur Ermittlung der Auftraggeberbank für die Zahlung prüft das System zunächst, ob das Feld Bankkonto für Zahlung am Kreditorenposten gefüllt ist. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer der Objektbankverbindungen auszuwählen. Ist das Feld leer, so prüft das System die RE Objektbanken der Objektnummer des Kreditorenpostens. Ist dort eine Objektbank hinterlegt, welche das Merkmal Bank für Zahlungsausgang besitzt, so wird dieses verwendet. Andernfalls greift die Standard-Objektbank (Objektbank=Ja).

Da die RE Objektbanken über Start- und Enddatum verfügen, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Die Zahlungsvorschlagsposten werden analog den Buchblättern erstellt. Die Zusammenfassung nach Auftraggebern-IBAN erfolgt später durch die Aktion Banken ermitteln/Zahlungsdatei erstellen.

Wählen Sie bei den Kreditor Zahlungen im Menüband die Zahlungsvorschlagsposten aus.

Der Buchungstext für die Beschreibung im Buchblatt, kann im Bericht Zahlungsvorschlag nicht manuell eingegeben werden. Die Buchungsbeschreibung ist immer gleichlautend: Zahlung von Rechnung < Externe Belegnummer

Die Zahlungsvorschlagszeilen lassen sich über die Zahlungsvorschlagsposten per gleichnamigen Menüaufruf öffnen. Zahlungsvorschlagszeilen werden in der weiteren Verarbeitung nicht nach Empfänger-IBAN zusammengefasst. Der Kreditor erhält für jede einzelne Rechnung eine Zahlung. Zur Ermittlung der Empfängerbank für die Überweisung prüft das System zunächst, ob das Feld Bankkonto Empfänger am Kreditorenposten gefüllt ist. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer Empfängerbank aus der RE Kreditor Bankkontenübersicht auszuwählen. Ist das Feld leer, so verwendet das System den ersten Bankcode aus den Bankverbindungen des Kreditors.

Da die RE Kreditor Bankkontenübersicht über Start- und Enddatum verfügt, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Der Verwendungszweck bildet sich aufgrund der Einrichtung und kann bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen geändert werden.

Das Ergebnis können Sie den Bericht Prüfliste Kreditorenposten zunächst überprüfen und anschließend über den Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch drucken.

Die Prüfliste Kreditorenposten dient dem Abgleich des kreditorischen Zahlungsvorschlags. Wurde der Zahlungsvorschlag erstellt, kann der Bericht im Anschluss gestartet werden. Die Filterung des Berichts ist auf das jeweilige markierte Buchblatt voreingestellt und ist aber bei Bedarf auf den gesamten Zahlungsvorschlag erweiterbar. Im Bericht werden wahlweise alle Posten der Kreditoren des Zahlungsvorschlags inkl. offener Posten aufgelistet oder alle Kreditoren mit offenen Posten. Anhand der Spalte Ausgleichs-ID ist ersichtlich, welche Posten im Zahlungsvorschlag stehen. Posten ohne Ausgleichs-ID stehen nicht im Zahlungsvorschlag und haben evtl. ein Abwarten-Kennzeichen oder einen anderen Zahlungsformcode hinterlegt. Somit kann geprüft werden ob für den Kreditor evtl. noch offene Rechnungen bestehen, die vom Zahllauf nicht erfasst wurden.   Beispielausschnitt Prüfliste Kreditorenposten:

Die Kreditor Zahlungsvorschlagsliste druckt die Zahlungsvorschlagsposten. Die Ausgabe erfolgt gruppiert nach Objekt und Kreditor und enthält Angaben über die angesprochenen Bankverbindungen sowie weitere Informationen des herangezogenen Postens, der zur Zahlung führt. Am Ende des Berichts erfolgt eine Summierung nach Objekt und Auftraggeberbank.Beispielausschnitt Zahlungsvorschlag kreditorisch:

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Sie ist bei den Kreditor Zahlungen im Menüband unter Vorgang zu finden.

Mit der Funktion Kreditor-Zahlungsdatei erstellen erstellt die Anwendung die XML-Dateien und speichert diese im vorgegebenen Pfad für Zahlungsdatei.

Die Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:

• BLZ
• Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung

Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden. Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:

• Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
• Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
• Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
• Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.

Wählen Sie den Aufruf Aktuelle Zahlungsvorgänge, um die weiteren Schritte durchzuführen.

Wichtig

Bevor Sie einen Zahlungsvorgang verbuchen, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdatei erfolgreich an die Bank übermittelt wurde und die Datei somit keine Fehler enthielt. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Kreditorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion kann nur mit erheblichem Zeitaufwand vorgenommen werden, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.

Zahlungsvorgang annullieren

Das Menüband der Zahlungsvorgänge bietet die Möglichkeit neben dem Buchen einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde! Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.

Zahlungsdatei wiederherstellen

Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.

Buchen

Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden.

Hinweis

Normalerweise wird das Buchungsdatum um ein paar Tage hochgesetzt, um das Datum mit dem Valutadatum der Zahlung auf dem Kontoauszug gleichzusetzen. Sollte jedoch das Buchungsdatum zurückgesetzt werden, führt das System eine Konsistenzprüfung durch und eine entsprechende Fehlermeldung erscheint, sofern die Daten zu einem Konflikt führen.

Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.

Teilzahlung von Kreditorenposten

Es kann verschiedene Geschäftsvorfälle geben, in denen mit dem Kreditor eine Teilzahlung vereinbart wird. Beispielsweise bei notwendigen Nachbesserungsarbeiten oder nicht termingerechter Ausführung. Die Höhe der ersten Teilzahlung kann bereits bei der Rechnungserfassung hinterlegt werden oder aber direkt am Kreditorenposten, solange er noch nicht ausgeglichen ist.

Achten Sie darauf, dass Sie in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung im Inforegister Kreditor im Feld Abwarten-Kennzeichen bei Teilzahlung ein entsprechendes Kennzeichen eingegeben haben. Dieses Kennzeichen setzt das System in den entsprechenden Kreditorenposten sobald die erste Teilzahlung erfolgt ist. In der Einkaufsrechnung finden Sie im Inforegister Rechnungsprüfung das Feld Zahlbetrag für Rechnung, in welches Sie bereits bei der Rechnungserfassung einen Teilzahlungsbetrag hinterlegen können. Allerdings ist dies zu diesem Zeitpunkt nicht zwingend notwendig. Um eine Teilzahlung zu erfassen können Sie auch zum gewünschten Kreditorenposten navigieren und im Feld Zahlbetrag für Rechnung den Zahlbetrag erfassen.

Der Zahlungsvorschlag berücksichtigt die Eingabe und wird nur den Teilbetrag ausgleichen und nicht, wie sonst üblich, den vollen Rechnungsbetrag.

Wenn Sie nach dem Verbuchen der Zahlung nochmals zum Kreditorenposten navigieren, werden Sie feststellen, dass der Restbetrag sich um den Zahlbetrag reduziert hat und das System das Feld Zahlbetrag für Rechnung zurückgesetzt hat sowie das Abwarten-Kennzeichen für Teilzahlung gesetzt wurde.

Der Restbetrag kann bezahlt werden, sobald das Abwarten-Kennzeichen entfernt wurde. Eine weitere Teilzahlung wäre ebenfalls möglich, indem Abwarten-Kennzeichen entfernt und in das Feld Zahlbetrag für Rechnung der nächste Teilzahlungsbetrag eingegeben wird.

Konsistenzfehler bei Skontoberechnung

Zahlungen mit Skontoabzug können unter Umständen nicht gebucht werden, da ein Konsistenzfehler bei der Skontoberechnung auftritt. Die Korrektur eines solchen Zustandes bestünde darin das Buchungsdatum entsprechend zu korrigieren. Dies ist aber sehr zeitaufwändig, da der Gesamtzahllauf meist sehr viele Buchblattzeilen enthält und die Dynamics NAV-Prüfung nicht aussagt um welche Posten es sich konkret handelt. Eine Annullierung des Zahlungsvorganges ist auch nicht möglich, da die Zahlungsdatei oft schon von der Bank verarbeitet wurde.

Der Datenkonflikt kann auftreten, wenn der Zahlungsvorschlag mit einem größeren Zeitversatz zwischen Letztes Fälligkeitsdatum und Buchungsdatum gestartet wird. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Funktion Kreditorenposten findet, deren Buchungsdatum größer als das eingegebene Buchungsdatum für die Zahlung ist. Wenn der Kreditorenposten über die Möglichkeit des Skontoabzuges verfügt, führt dies zu einem Konflikt beim Buchen der Zahlung. Das Aktionsprotokoll verfügt über eine Fehlerprüfung, um auf solche Datenkonstellationen aufmerksam zu machen.

In so einem Fall können Sie entweder über das Buchblatt die betreffende Buchblattzeile löschen, um den Posten später in einem neuen Zahllauf mit anderem Buchungsdatum auszugleichen, oder der komplette Zahlungsvorschlag wird mit anderem Buchungsdatum neu erstellt.

Bank an Bank-Zahlung

Die Durchführung eines Geldtransfers von einem Bankkonto auf das Andere ist auf verschiedenen Wegen möglich.

• Variante 1: Die einfachste Möglichkeit ist, den Geldtransfer direkt über das Onlinebanking vorzunehmen. Sobald der elektronische Kontoauszug mit der vorgenommenen Überweisung in RELion importiert wird, kann die Bank an Bank – Buchung vorgenommen werden um die Bankposten zu erstellen.

• Variante 2: Eine andere Möglichkeit ist, den Geldtransfer über den RELion-Zahlungsverkehr abzuwickeln. Hierfür ist es jedoch erforderlich die Empfänger-Bank als Kreditor zu erfassen.

Anschließend ist ein Kreditorenposten zu buchen.

Beim Buchungssatz muss das Rücklagen-Bankkonto angesprochen werden um den Saldo entsprechend zu erhöhen.

Das Giro-Bankkonto reduziert sich durch die Zahlungsbuchung im Bereich Kreditor Zahlung, wenn per Zahlungsdatei die Überweisung bei der Bank veranlasst wird.

Sammelzahlungen

Im kreditorischen Zahlungsverkehr ist es möglich,

• je Kreditor zu definieren, ob Sammelzahlungen erfolgen,
• mehrere Belege eines Kreditors in einer Überweisung zu zahlen,
• offene Gutschriften mit Rechnungen zu verrechnen,
• direkt im Buchblatt des Zahlungsvorschlags Belege hinzuzufügen oder zu entfernen,
• ein Zahlungsavis mit den gezahlten Posten je Sammelzahlung/Kreditor automatisch zu erstellen und als PDF-Dokument zu speichern und es erfolgt ein Eintrag ins Aktionsprotokoll, wenn der Kreditor z. B. gesperrt ist.

Einrichtung

In der Zahlungsverkehr Einrichtung wird im Inforegister Nummerierung die Nummernserie für das Zahlungsavis hinterlegt. Es kann als PDF-Datei im Browser hinterlegten Ordner gespeichert werden.

Wichtig

Die Sammelzahlungsfunktionalität ist nicht für Objekte mit Ist-Versteuerung vorgesehen. Sie findet auch keine Anwendung bei SEV Objekten.

Des Weiteren aktivieren Sie auf der Karte des Kreditors das neue Feld Sammelzahlungen. Erfolgt dies nicht, werden die Zahlungsposten wie bisher als Einzelzahlungen erstellt.

Optionen im Zahlungsvorschlag

Wird im Zahlungsvorschlag Buchblatt aufteilen Nach Bankkonto gewählt, so werden alle Posten zusammengefasst,

• desselben Kreditors,
• dergleichen Kreditorenbuchungsgruppe,
• dergleichen Kreditorenbank,
• die über ein Bankkonto und
• innerhalb einer ZE gezahlt werden.

Wird Nach Objekt aufgeteilt, so werden alle Posten genau gleich zusammengefasst nach

• Kreditor,
• Kreditorenbuchungsgruppe,
• Kreditorenbank und
• Objekt.

Hinweis

Posten mit unterschiedlichen Kreditorenbuchungsgruppen werden je Buchungsgruppe zusammengefasst. Die zusammengefassten Posten müssen immer einen negativen (Haben-) Saldo ergeben. Die zusammengefassten Posten müssen je eine Buchblattzeile und eine entsprechende Zahlungszeile ergeben.

Wichtig

Die Funktion Sammelzahlung ist nicht für SEV-Objekte geeignet. Die Stärke der SEV liegt gerade in der Einzelverarbeitung, u.a. Verarbeitung pro Einheit, Beauftragung pro Einheit, Handwerkerleistung pro Einheit. Im Zahlungsbuchblatt der Sammelzahlung wird der Zahlungsbetrag immer in einer Buchblattzeile dargestellt. Wenn sich in einem Mandanten SEV-Objekte befinden, kann dieses Modul für Kreditoren, die diese SEV-Objekte bedienen nicht zum Einsatz kommen!

Die Filterlogik der Funktion Zahlungsvorschlag erstellen bleibt weiterhin gleich. Im RE Zahlungsbuchblatt wird je Zahlung eine Zeile eingestellt und im Postenausgleich mit den zu zahlenden Ausgleichsposten verknüpft.

Beschreibung im Buchblatt

Der Inhalt der Beschreibung wird automatisch angepasst.

• Einzelzahlung: wie bisher

• Zahlung von zwei Belegen:
  Die Beschreibung wird gem. der Zahlungsverkehr Einrichtung für den ersten und zweiten Beleg zusammengesetzt. Es ist darauf zu achten, dass die Verwendungszwecke kurzgehalten werden.

• Zahlung von drei oder mehr Belegen: Der Verwendungszweck wird mit Zahlungsavis xxx vom dd.mm.yy angegeben. Die Avis Nr. wird automatisch entsprechend der eingerichteten Nummernserie ermittelt. Das Datum sollte dem Buchungsdatum der Zahlung entsprechen.

Direktes Hinzufügen/Entfernen von Posten im Ausgleichsfenster

Über den Vorgang Ausgleich anzeigen werden alle Posten, die im Ausgleichsbetrag enthalten sind, angezeigt.

Im Vorgang Posten ausgleichen werden ebenfalls alle Posten angezeigt, die mit dieser Sammelzahlung beglichen werden. Von hier aus können jedoch bei Bedarf weitere Posten hinzugefügt oder entfernt werden.

Auch ein eventuell vorhandenes Abwarten Kennzeichen kann hier entfernt werden, und der Posten dieser Sammelzahlung durch Setzen der Ausgleichs ID hinzugefügt werden. Es ist somit möglich, im erstellten Zahlungsbuchblatt den Ausgleich nachträglich zu bearbeiten und weitere Belege (Rechnungen und Gutschriften) über das Setzen der Ausgleichs ID der Zahlung hinzuzufügen.

Beim Bestätigen des Ausgleichsfensters mit OK wird der neue Zahlbetrag in die Zahlungszeile des Buch.-Blattes übernommen und gleichzeitig ein Zahlungsavis erstellt.

Das Zahlungsavis

Das Avis befindet sich unter Berichte/Zahlungsavis. Es kann nach Aufruf im Browser als PDF-Dokument gespeichert werden und trägt die in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte Nummernserie. Im Avis sind alle Posten der Zahlung aufgeführt, auch eventuelle Posten, die aufgrund anderer Kreditorenbuchungsgruppe nicht der Sammelzahlung hinzugefügt werden können.

9.4 - E-Banking

Die Schnittstelle für den Import von Kontoauszugsdateien im MT940- oder CAMT.053-Format und die weitere Verarbeitung der Kontoumsätze kann als Teilmodul (RE2090) des Zahlungsverkehrs lizensiert werden.

Die Importfunktion der Schnittstelle hat die Aufgabe, die Daten des elektronischen Kontoauszugs (IBAN, Verwendungszweck, Referenzen, etc.) in eine globale, mandantenübergreifende Tabellenstruktur zu importieren. Bereits beim Import prüft die globale Funktion anhand der IBAN-Daten, zu welchem Mandanten der Kontoauszug gehört. Auf Basis der importierten Werte erstellt eine weitere Funktion je Kontoumsatz eine Buchblattzeile. Durch individuell eingerichtete Kontierungsregeln kann das System die Buchblattzeile bereits vollständig kontieren und bei entsprechender Datenlage automatisch den Postenausgleich vornehmen. Umsätze, für die keine Kontierungsregel zutraf, kontiert der Buchhalter manuell oder legt für die Zukunft eine weitere Kontierungsregel an.

Der importierte Kontoauszug wird durch das Buchen des Kontoumsatzes mit einem Status versehen und bleibt nachrichtlich im System stehen. Posten die im System aufgrund eines Kontoauszugs gebucht werden, sind zum jeweiligen Bankbeleg verlinkt.

9.4.1 - Elektronische Verarbeitung

Erläuterung des Kontoauszugs-Import

Kontoauszugsdateien können wahlweise im MT940- oder CAMT.053-Format importiert werden.

CAMT ist ein XML-Format, welches im Zuge der Umstellung auf SEPA entwickelt wurde. In naher Zukunft wird das XML-Format CAMT das alte TXT-Format MT940 vollständig ablösen. Sie können ab sofort Ihre Kontoauszüge im CAMT.053-Format bei Ihrer Bank anfordern. Das neue XML-Format gewährleistet aufgrund seiner eindeutigen Struktur mehr Sicherheit beim Import. Öffnen Sie die Liste Importierte Kontoauszüge.

Es öffnet sich die Seite Importierte Kontoauszüge – Global, welche noch nicht vollständig verarbeitete Kontoauszugs-Importe mit Filter auf Erledigt = Nein enthält. Ein Kontoauszugsimport ist entweder erledigt, wenn alle enthaltenen Kontoumsätze den Status Gebucht enthalten und die Verarbeitungsleiste somit 100% anzeigt oder wenn das Feld Erledigt angehakt ist.

Es ist durchaus möglich, dass ein Kontoauszugs-Import keine 100 %-Verarbeitung erreicht, da er möglicherweise auch Geschäftskonten enthält, die in der Datenbank gar nicht gebucht werden sollen. In diesem Fall kann der Anwender manuell das Erledigt-Kennzeichen setzen, indem er beispielsweise die betreffenden Importzeilen markiert und die Aktion Zeile/n auf Erledigt setzen nutzt oder direkt beim jeweiligen Datensatz das Feld Erledigt im Bearbeitungsmodus editiert. Ein weiteres Hilfsmittel zur besseren Strukturierung der importierten Kontoauszüge ist das Feld Beschreibung. Dieses kann bei Bedarf mit einem internen Vermerk versehen werden.

Darüber hinaus verfügt die Seite über eine BC-Standard Infobox Notizen um beispielsweise den Importieren-Kontoauszug einem Kollegen zur weiteren Bearbeitung per Benachrichtigung zu übergeben.

Importieren neuer Kontoauszugs-Dateien

Kontoauszugsdateien sind derzeit in zwei Datei-Formaten verfügbar: MT940- und CAMT.053-Format. CAMT.053 ist aufgrund der SEPA-Umstellung entstanden und wird langfristig das MT940-Format ablösen. Um CAMT-Dateien vom Kreditinstitut zu beziehen ist lediglich eine Information an die Bank erforderlich. Die CAMT-Dateien sind, genauso wie die Zahlungsdateien, ein XML-Format, welches die Bestandteile der Umsatzinformationen an fest definierten Feldern innerhalb der Datei führt und daher weniger fehleranfällig bei Importfunktionen ist. Für die alten MT940-Dateien im txt-Format ist derzeit noch kein Abschalttermin bekannt. Beide Dateiformate können von RELion verarbeitet werden. Über die Suche öffnen Sie die Liste Importierte Kontoauszüge.

In der Menüleiste befinden sich die beiden Importfunktionen CAMT.053 Import und MT940 Auszug Einlesung. Beide Funktionen öffnen das Ordnerverzeichnis. Die zu importierende Datei ist zu markieren. Durch den Befehl Öffnen startet der Import.

Eine Hinweismeldung informiert Sie über den erfolgreichen Import. Sollte die gewählte Datei bereits importiert worden sein, gibt die Anwendung eine Error-Meldung aus, mit Verweis auf die gefundene Dublette.

War die Prüfung erfolgreich, so legt die Funktion einen neuen Datensatz in der Tabelle Importierte Kontoauszüge – Global mit laufender Nummer an.

Auf der Seite Importierte Kontoauszüge – Global können Sie bei Bedarf folgende zusätzliche Felder einblenden:

• Mandant
• Auszugsdatum
• Bankkontocode und
• Bankkontonummer

Da es sich hierbei um Flow Fields handelt, die die Performance beeinflussen, werden sie standardmäßig nicht eingeblendet. Sie können entscheiden, ob Sie eines oder mehrere dieser Felder einblenden möchten.

Wichtig

Das Feld IBAN (bereits standardmäßig eingeblendet) wird im Gegensatz zu den anderen Feldern nur bei Verwendung des Formats Camt.053 gefüllt, es wird nicht gefüllt, wenn mit dem veralteten Format MT940 gearbeitet wird.

Auf einer Zeile stehend wechseln Sie über Bearbeiten zur weiteren Verarbeitung der Daten in die Kartenansicht.

Multi Camt.053 Import – Import von mehreren Kontoauszügen

Neben der Funktion Camt.053 Import, mit der nur eine Auszugsdatei eingelesen werden kann, gibt es die Funktion Multi Camt.053. Mit dieser Funktion lassen sich mehrere Kontoauszüge des Camt.053-Formats auf einmal importieren. Mithilfe der Drag and Drop Funktion können beliebig viele Kontoauszugsdateien, die in einem Ordner liegen markiert und per Drag auf die Seite Multi Camt.053 Import gezogen werden.

Nachdem die Dateien in das Fenster gezogen wurden, öffnet sich die Tabelle Bearbeiten Camt.053 Import. Hier wird in der Spalte Status angezeigt, ob der Import möglich ist oder nicht. Ist der Import nicht möglich, ist das entweder darin begründet, da es sich um ein anderes Dateiformat handelt oder da die Auszugsdatei bereits importiert wurde. Durch Klick auf OK werden die Auszugsdateien, die einen Haken bei Import möglich gesetzt haben, importiert. Für jede Datei wird in der Tabelle Importierte Kontoauszüge – Global ein eigener Datensatz angelegt.

Kontoauszugsdatei - Global

Die Kartenansicht der Kontoauszugsdatei setzt sich aus eine Kopf- und Zeilenbereich zusammen. Im Kopfbereich zeigt die Karte die übergeordneten Informationen der Datei an. Dies ist im Kern das Kreditinstitut von dem die Auszüge übermittelt wurden, sowie weitere Detailinformationen zur Datei selbst und Informationen zum Verarbeitungsstand. Die Felder Beschreibung und Erledigt sind im Bearbeitungsmodus editierbar.

Der Zeilenbereich listet alle in der Datei enthaltenen Konten und Zusatzinformationen auf, zu denen Kontoumsätze existieren. Die jeweiligen Kontoverbindungen der Datei können verschiedene Bankstammdaten innerhalb der Datenbank betreffen. Daher ist der Import eine mandantenübergreifende Funktion, welche bereits bei der Einlesung prüft in welchem Mandanten der Datenbank die Bankverbindung existiert. Im Feld Mandant wird der betreffende Mandantenname gespeichert. Befinden sich auch Umsätze, bzw. Bankkonten aus anderen Mandanten in diesem Kontoauszug, so ist eine Weiterverarbeitung dieser Zeilen nicht möglich.

Wichtig

Der Kontoauszugsimport benötigt Eindeutigkeit was die Bankverbindungen des Mandanten betrifft. Daher ist es nicht möglich, eine Bankverbindung zeitgleich in mehreren Mandanten zu führen und hierfür Kontoauszüge zu verarbeiten. Sollte eine Bankverbindung innerhalb der Datenbank mehrfach existieren, so ist festzulegen in welchem Mandanten das E-Banking vorgenommen wird. Bankkonten, die vom Import ignoriert werden sollen, sind auf der Bankkontokarte im Feld Bei Import ignorieren zu kennzeichnen.

Aufgrund des identifizierten Bankdatensatzes, validiert die Import-Funktion neben dem Feld Mandant auch folgende weitere Felder:

Kann ein Bankkonto beim Import keinem Bankstammdatensatz der Datenbank zugeordnet werden, so setzt das System die Zeile auf Gesperrt = Ja. Für gesperrte Zeilen lässt sich die Umsatzanzeige nicht öffnen und eine Weiterverabeitung ist ebenfalls nicht möglich.

Eine Kontoauszugsdatei kann durchaus Bankverbindungen enthalten, in der Umsätze bewusst nicht in RELion verarbeitet werden sollen. In diesem Fall wäre dies so gewollt und der Import kann später manuell auf Erledigt gesetzt werden. Andernfalls sollte geprüft werden, weshalb die Zuordnung vom Import nicht vorgenommen wurde. Nach Korrektur oder Neuerfassung eines Bankstammdatensatzes ist es nicht notwendig, den Import zu löschen und erneut zu importieren. Verwenden Sie stattdessen die Aktion Import aktualisieren um die Zeile zu entsperren und die weiteren Felder zu aktualisieren.

Haben Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung im Inforegister Automatische Kontierung die Verwendung von Zahlungsschlüsseln (Zahlungsreferenzen oder Virtuelle Konten) aktiviert, so sollten Sie immer nach dem Import einer Datei die Aktion Erweiterte Zahlungsschlüssel Prüfung starten! Diese Funktion ist eine nachgelagerte Durchsuchung der Datei nach eventuell vorhandenen Zahlungsschlüsseln. Die Import-Funktion ordnet Zahlungsschlüssel bereits zu, wenn diese an einer bestimmten Stelle in der Datei vorkommen. Da Zahlungsschlüssel aber an verschiedenen Stellen in der Datei stehen können, ist die nachgelagerte Suche notwendig.

Sollten in der Schnittstelle erwartete Feldwerte leer sein, so kann über den Menüaufruf Datei anzeigen die Datei geöffnet und überprüft werden. Wenn Unstimmigkeiten auftreten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Erweiterte Prüfung auf Zahlungsschlüssel (Verwendung Zahlungsreferenzen)

Zahlungsreferenznummern sind eindeutige Nummernfolgen, welche bei entsprechender Datenbankeinrichtung von RELion automatisch erzeugt und mit Vertrag bzw. Debitor verknüpft werden. Dem Debitor wird die Nummer mitgeteilt mit der Bitte, diese bei seinen Zahlungen anzugeben. Gibt der Überweisende die Nummernfolge im Verwendungszweck oder als Referenz an, so erscheint diese im Kontoumsatz. RELion kann das Merkmal identifizieren, um beim Übertrag des Umsatzes an das Buchblatt automatisch darauf kontieren.

Für die Identifizierung der Zahlungsreferenznummern ist zwischen Import der Datei und Übertrag an das Buchblatt ein Zwischenschritt erforderlich. Öffnen Sie nach erfolgreichem Import aus der Seite Importierte Kontoauszüge den Auszug über Bearbeiten. Mit der Aktion Kontoauszug aktualisieren findet für die gesamte Datenbank anhand der Umsatzinformationen der Datei eine Prüfung und Zuordnung eventuell vorhandener Zahlungsschlüssel des jeweiligen Umsatzes statt, sofern vorhanden. Zudem werden die Bankkonten aktualisiert. Die zugeordneten Zahlungsschlüssel sind einsehbar, wenn im Inforegister Kontoauszüge auf die Umsatzanzeige gewechselt wird. Im Zeilenbereich Umsätze werden diese im Feld Zahlungsschlüssel angezeigt.

Hinweis

Ein Umsatz kann nur aufgrund eines Zahlungsschlüssels automatisch kontiert werden, wenn das Feld Zahlungsschlüssel einen Wert enthält. Dies gilt neben dem Verfahren mit Zahlungsreferenznummern auch für die virtuellen IBANS.

Erläuterung der Umsatzanzeige

Die Umsatzanzeige zeigt im Zeilenbereich alle Umsätze innerhalb eines Kontoauszugs mit detaillierten Informationen zum Auftraggeber, Geschäftsvorfall, Rückgabegrund bei Rücklastschrift, Betrag, Verwendungszweck, Mandatsreferenznummer bei Lastschrift, End-To-End-Referenz, Kundenreferenz. All diese Informationen kann RELion für die automatische Kontierung verwenden, sofern diese in der Tabelle vorhanden sind. Bei Sammleraufträgen, zeigt das Feld Sammlerbewegungen zur Information die Anzahl der Transaktionen die zur Betragssumme geführt haben. Sammler werden später im Buchblatt über die Aktion Transitsaldo auflösen gebucht.

Darüber hinaus gibt es noch Felder die bereits in der Umsatzanzeige verdeutlichen, ob ein Umsatz ggf. automatisch von der Anwendung kontiert werden kann. Voraussetzung ist die Eindeutigkeit, sowie die Stufeneinstellung der Kontierungsprüfung in der Zahlungsverkehr Einrichtung.

Hinweis

Sollte im Feld GVC Beschreibung kein Text erscheinen, so überprüfen Sie die Einrichtung der Tabelle Global-GVC Textschlüssel. Im Kontoauszug wird je Umsatz der GVC-Code übermittelt. Zur Anzeige der Bedeutung des GVC ist eine Beschreibung zu erfassen. Eine Liste der aktuellen GVC-Codes und deren Bedeutung sind auf verschiedenen Bank-Webseiten veröffentlicht.

Der Status des Umsatzes verfügt über drei Optionen: Importiert, Übertragen, Gebucht.

Das Feld ändert seinen Status automatisch auf Übertragen, sobald die Kontoumsätze an ein Buchblatt transferiert wurden. Jede Buchblattzeile entspricht einer Umsatzzeile und hat über entsprechende Systemfelder eine Verbindung zu diesem Datensatz. Wird die Buchblattzeile gebucht, ändert sich der Status automatisch auf Gebucht. Wird die Buchblattzeile gelöscht, bleibt der Status auf Übertragen. Um die Umsatzzeile erneut ins Buchblatt zu übertragen, muss der Status auf Importiert geändert werden. Dies geschieht mit dem Aufruf der Aktion Status übertragen zurücksetzen.

Wird nachfolgende Meldung mit Ja bestätigt, wird der Status bei allen Umsätzen auf importiert zurückgesetzt. Gleichzeitig werden die Buchblattzeilen, die diese Umsätze betreffen gelöscht, damit sie erneut übertragen werden können. Wird die Meldung mit Nein bestätigt, so kann über eine weitere Meldung das Buchblatt geöffnet und ggf. bearbeitet werden.

Sollte bei den Umsatzzeilen ein Datensatz mit 0-Betrag enthalten sein, da von der Bank eine Informationszeile im Kontoauszug übermittelt wurde, wird die Funktion Zeile löschen aktiv und die Zeile kann entfernt werden. Somit ist sichergestellt, dass am Ende alle Zeilen den Status Gebucht enthalten und somit die Verarbeitung 100 % anzeigt.

Nach Abbruch einer Umsatzübertragung bleiben die bereits erfolgreich übertragenen Umsatzzeilen im Bankbuchblatt stehen. In der Umsatzanzeige tragen die noch nicht übertragenen Umsätze den Status Importiert.

Die Funktion Kontoumsätze übertragen kann so oft wiederholt werden, bis alle Umsatzzeilen, die mit dem Status Importiert gekennzeichnet sind, erfolgreich in das Buchblatt übertragen sind.

Der Aufruf Bankbeleg ist eine Kartenansicht der Umsatzzeile.

Übertragung der Kontoumsätze an das Bank-Buchblatt

Für die Übertragung der Kontoumsätze in das Bank-Buchblatt ist der Bericht Kontoumsätze übertragen zuständig. Je Kontobewegung wird in der Regel eine Buchblattzeile erzeugt. Kommen eventuelle Splittbuchungen zum Tragen, beispielsweise aufgrund einer Kontierungsregel mit erweitertem DANN-Teil, so kann ein Kontoumsatz in mehrere Buchblattzeilen vom System aufgeteilt werden. Während der Übertragung durchläuft das System die gesamte Logik zur Kontierungsprüfung und versucht die Umsätze einem Buchungssatz zuzuordnen. Sollten bei erfolgreicher Kontierung auch ausgleichbare Posten gefunden werden, setzt die Anwendung auch die Ausgleichs-ID für den Postenausgleich.

Automatischer Postenausgleich:

Je nach Einstellung in RE Zahlungsverkehr Einrichtung verhält sich die Vorgehensweise des Ausgleichs. Ist die Option Teilausgleich zulassen und Zuerst älteste Posten gewählt, wird bei Überzahlung der komplette Betrag auf fällige Posten (somit auch auf zukünftige) verteilt.

Ist die Option Teilausgleich zulassen und Aktuelle Periode -> älteste Posten gewählt, werden bei Überzahlung nur Posten ausgeglichen, die den aktuellen Monat (maßgeblich ist das Arbeitsdatum) oder vergangene Perioden betreffen. Der überschüssige Restbetrag wird als separate Zeile mit der Belegart Zahlung als Debitor Posten im Buchblatt erstellt. Dieses Verhalten ist identisch mit dem manuellen Postenausgleich.

Neben dem Betrag werden weitere Informationen der Kontoumsätze in die Buchblattzeilen geschrieben:

• Das Feld Beschreibung enthält den Namen des Auftraggebers oder die GVC-Beschreibung, wenn kein Name enthalten ist (z. B. bei Bankgebühren)
• Das Feld Beschreibung 2 enthält den Verwendungszweck

Zusätzlich gibt es in den Buchblattzeilen das Feld RE Kontierungsbeschreibung, welches zur Information dokumentiert ob automatisch kontiert wurde, ein Postenausgleich stattgefunden hat oder die Zeile manuell zu bearbeiten ist.

Wichtig

Sie können zwar Ihre elektronischen Kontoauszüge mandantenübergreifend einlesen, doch für die Übertragung ins Buchblatt und weitere Bearbeitung müssen Sie sich im entsprechenden Mandanten befinden.

Der Bericht verfügt über drei verschiedene Aufrufmöglichkeiten:

1. Über die Kontoauszugsdatei im Inforegister Kontoauszüge -Funktion Umsätze übertragen. Dieser Aufruf bezieht sich auf die jeweils markierte Zeile.

2. Kontoumsätze übertragen aus dem Bank.-Buchblatt Der Funktionsaufruf Kontoumsätze übertragen aus dem Buchblatt heraus erleichtert Ihnen die Arbeit. Sie können mehrere Kontoauszüge eines Bankkontos auf einmal übertragen.

Nun kann der Anwender zuerst das Bankkonto über die Auswahl hinterlegen und sieht danach unter Lfd. Nr. im Auswahlfenster über die drei Punkte alle vorhandenen Auszüge mit Status Importiert, die zu dem gewählten Bankkonto gehören. Mit Ok wählen Sie eine Lfd. Nr. Sollen mehrere Kontoauszüge übertragen werden, so wird im Feld Lfd. Nr. entweder von-bis (3..8) oder wenn es zwei Auszüge sind und (3|8) entsprechend ergänzt.

Alternativ kann über die Felder Auszugsdatum von und Auszugsdatum bis, die mit dem Tagesdatum vorbelegt sind, der entsprechende Zeitraum der zu übertragenden Auszüge gewählt werden.

Wird kein Bankkonto hinterlegt, so werden unter Lfd. Nr. alle Kontoauszüge des Mandanten angezeigt, die den Status Importiert haben. Wird eine Lfd. Nr. über OK gewählt, so wird das Feld Bankkonto automatisch vom System gefüllt und die Felder Auszugsdatum von und Auszugsdatum bis sind nicht mehr editierbar. Entfernen Sie die Lfd. Nr., so werden die beiden Felder automatisch vom System wieder auf editierbar gesetzt, das Fenster muss nicht geschlossen werden.

Nach der Übertragung erscheint ein Hinweis, wie viel Zeilen in das Buchblatt übertragen wurden.

Tragen Sie im Feld Buchungsdatum im Buch.-Blatt ein Datum ein, so wird dieser Wert in alle übertragenen Buch.-Blattzeilen übernommen.

Bleibt das Feld leer, so wird das jeweilige Auszugsdatum als Buchungsdatum im Buch.-Blatt übernommen.

3. Als dritte Option können Sie den Bericht über die Suche aufrufen. Dieser Aufruf überträgt die Kontoumsätze entweder gefiltert auf das Auszugsdatum und/oder auf ein Bankkonto.

Das Inforegister Optionen bietet folgende Einstellungsmöglichkeiten:

9.4.2 - Import Verarbeitung

Automatische Kontierung von wiederkehrenden Kontoumsätzen

Viele Kontobewegungen sind in der Immobilienverwaltung zyklisch. Hierzu gehören regelmäßige Zahlungseingänge von Debitoren aufgrund von Vertragsverhältnissen (Miete, Hausgeld, etc.) sowie regelmäßige Zahlungen an Kreditoren aufgrund von Dienstleistungs- und Verbraucherverträgen (Wartung, Hausmeister, Abschlagszahlungen). Debitoren- und Kreditorenposten die über die RELion Zahlungsvorschlagsläufe per Zahlungsdatei (Lastschrift und Auszahlung) ausgeglichen werden, erscheinen im Kontoauszug als Sammelbetrag. Da die Posten durch den Zahllauf bereits ausgeglichen wurden, muss mit dem Sammelbetrag nur noch der Transitsaldo aufgelöst werden. Für diese Fälle sind Kontierungsregeln nicht notwendig.

Für diese Umsätze ist eine Kontierungsregel sinnvoll:

• Zahlung von Debitoren die kein Lastschriftmandat erteilt haben
• Abbuchungen von externen Firmen aufgrund von Lastschriftmandaten (z. B. Verbrauchsabschläge, Wartungsgebühren)
• Transaktionen der Bank z. B. Gebühren, Zinsen, etc.

Alle Informationsdaten der Umsatzzeile des importieren Kontoauszuges können ganz oder teilweise für eine automatisierte Kontierung verwendet werden. Voraussetzung ist die entsprechende Einrichtung der Kontierungsprüfung und Datenpflege der gewählten Kontierungsstufe, um eine Verbindung zwischen wiederkehrenden Umsätzen und Buchungsdaten herzustellen.

In RELion gibt es drei mögliche Stufen der Kontierungsprüfung:

1. Einheiten-Bankverbindung

Diese Prüfung sollte in Mandanten verwendet werden, die vorwiegend einzeilige Verträge haben. Also Debitoren die meist immer nur in einem Einheitenvertrag als Vertragspartner hinterlegt sind. Über diese Kontierungsregel lassen sich ausschließlich Debitorenkonten buchen.

2. Zahlungsschlüssel

Zahlungsschlüssel sind in RELion in einer eigenen Tabelle gespeichert. Der Zahlungsschlüssel ist eine eindeutige Kennziffer, welcher über die Tabelle mit dem zugehörigen Datensatz (Vertrag oder Objektbuchungskonto) verknüpft wird, um darauf automatisch zu kontieren. Mithilfe von Zahlungsschlüsseln, können Debitorenkonten oder Objektbuchungskonten gebucht werden.

• Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz: Unabhängig vom Kreditinstitut ist es möglich in RELion automatisiert Zahlungsreferenz-Nummern generieren zu lassen. Ist die Funktion aktiviert, vergibt RELion bei jedem neuen Vertrag eine Zahlungsreferenz für den Vertragskopf und für die zugehörigen Einheitenverträge. Je nachdem ob der Debitor in Summe für mehrere Vertragszeilen oder einzeln für einen Einheitenvertrag überweisen möchte, kann die Zahlungsreferenz mitgeteilt werden.
• Zahlungsschlüssel als virtuelles Konto: Hat der Mandant Bankkonten der Aareal Bank oder Berliner Bank, so ist es möglich bei der Bank virtuelle Unterkonten zu erhalten, welche dem überweisenden oder abbuchenden Dritten mitzuteilen sind. Diese virtuellen Konten werden in der Zahlungsschlüsseltabelle geführt. Die Aareal Bank und Berliner Bank übermittelt die eindeutige Nummer zur Identifizierung des Umsatzes an einer bestimmten Stelle in der Kontoauszugsdatei des jeweiligen Umsatzes.

3. Kontierungsregel

Der Anwender kann selbst Kontierungsregeln gestalten. Eine Regel besteht aus einem WENN-Teil der beschreibt, welche Informationen der Umsatz enthalten muss und einem DANN-Teil der beschreibt, welche Felder der Buchblattzeile zu füllen sind, falls der WENN-Teil zutrifft. Kontierungsregeln sind sehr flexibel, müssen aber auch sorgfältig gepflegt werden.

Beispiel: Buchblatt mit Kontierungsregel

Die Information, welche Kontierungsprüfung beim Übertrag der Umsätze im Buchblatt gegriffen hat erhalten Sie, wenn Sie sich das Feld RE Kontierungsbeschreibung einblenden. Der Wert des Feldes dient Informations- und Filterzwecken und wird nicht auf die Posten übertragen.

Einheit-Bankverbindung

Hinter der automatischen Kontierung von Umsätzen mittels der Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung steckt eine unkomplizierte Logik. Die Anwendung filtert anhand der Auftraggeber IBAN des Kontoumsatzes auf die hinterlegte IBAN am Einheitenvertrag. Führt dies zu einem eindeutigen Treffer, wird die Buchblattzeile auf den Einheitenvertrag kontiert. Hierbei werden nur aktive Einheitenverträge berücksichtig. Die Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung ist zur Kontierung von Habenumsätzen durch Selbstzahler mit einfachen Verträgen gedacht.

Ob bei den importierten Kontoumsätzen für die Auftraggeber IBAN mögliche Einheitenverträge gefunden wurden, ist bereits in der Umsatzanzeige ersichtlich. Diese lässt sich über die Seite Kontoauszugsdatei öffnen.

Im Feld Einheitenbank wird die Anzahl der gefundenen Einheitenverträge zur Auftraggeber IBAN angezeigt. Der Link des Feldes öffnet die gefilterte Einheitenvertragsübersicht. Eine mögliche Kontierung auf den Einheitenvertrag beim Übertrag der Umsätze an das Buchblatt findet nur statt, wenn die Anzahl 1 beträgt und somit eindeutig ist. Darüber hinaus spielt die Stufeneinstellung der Kontierungsprüfung in der Zahlungsverkehr Einrichtung eine Rolle.

In der Infobox Bankbeleg Statistik im Bank Buch.-Blatt wird das berechnete Feld Einheitenbank ggf. ebenfalls aufgeführt.

Bankverbindung der Einheit zuweisen im Bank-Buch.-Blatt

Entsteht ein neuer Einheitenvertrag im System, so erhält dieser automatisch den Bezug zur Bankverbindung des Debitors – sofern diese angegeben wurde. Bei der Erzeugung von Einheitenverträgen über das Modul Einheit Schnellerfassung erhält der Einheitenvertrag die erfasste Bankverbindung der Schnellerfassungszeile. Entsteht der Einheitenvertrag durch einen der Vertragsverwaltungs-Assistenten überträgt die Anwendung die Debitorenbankverbindung auf den Einheitenvertrag, wenn im Assistenten ein Lastschriftmandat ausgefüllt wurde. Trifft keine der beiden Möglichkeiten zu, so kann der Anwender die Bankverbindung nachträglich manuell auf der Karte Einheitenvertrag, Inforegister Sollstellung über das Feld Bankcode auswählen bzw. erfassen.

Zum Zeitpunkt der Vertragserstellung in der Datenbank ist die Bankverbindung bei einem Selbstzahler nicht immer bekannt, jedoch spätestens bei der ersten Überweisung. Da die Überweisung über das Bank-Buch.-Blatt verarbeitet wird, gibt es dort eine Funktion, die es ermöglicht, die Bankverbindung eines Selbstzahler automatisch als Debitorenbank anzulegen und dem Einheitenvertrag zuzuweisen.

Damit eine Kontierung das nächste Mal bei Überweisung des gleichen Auftraggebers nicht erneut manuell durchgeführt werden muss, kann die IBAN des Auftraggebers (siehe Infobox Bankbelegdetails) als Debitorenbank angelegt um dem Einheitenvertrag zugewiesen werden. Hierfür ist die kontierte Buchblattzeile zu markieren und die Aktion Bankverbindung der Einheit zuweisen anzuwählen. Die Funktion prüft die Bankverbindungen des Debitors in der Buchblattzeile. Sollte die Auftraggeber IBAN noch nicht als Bankverbindung existieren, wird diese mit dem Vertragsbeginn des Einheitenvertrages angelegt und am Einheitenvertrag hinterlegt. Als Kontoinhaber überträgt die Funktion den Namen des Auftraggebers. Sollte der Einheitenvertrag zuvor eine andere Bank hinterlegt haben, weist die Hinweismeldung ebenfalls darauf hin.

Die durch die Funktion automatisch angelegten Bankverbindungsdaten lassen sich überprüfen, indem Sie die Einheitenvertrag Karte öffnen und im Inforegister Zahlungen die neue Bankverbindung sehen.

Kontierungsregeln

Kontierungsregeln sind sehr flexibel einzurichten, aber auch aufwändiger in der Pflege und Verwaltung. Eine Kontierungsregel besteht aus einem WENN-Teil und aus mindestens einem DANN-Teil. Zahlungen lassen sich aber auch in mehrere Buchungen automatisch splitten, wenn die Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen versehen wurde. Eine Kontierungsregel kann manuell aus der Übersicht heraus erfasst oder aufgrund einer Buchblattzeile erstellt werden.

Die Erstellung der Kontierungsregel aufgrund einer kontierten Buchblattzeile (basierend auf Kontoumsätze) ist der häufigste Anwendungsfall.

Erläuterung Übersicht Kontierungsregeln – Felder, Infoboxen und Funktionen

Über die Suche öffnen Sie die Liste Kontierungsregeln. Die Übersicht der Kontierungsregeln, dient vor allen Dingen der Überprüfung ungewollter Dubletten oder veralteter Datensätze. Löschen oder bearbeiten Sie veraltete oder nicht funktionierende Bankregeln, um die Datenmenge auf wirklich benötigte Regeln einzuschränken. Das Löschen einer Kontierungsregel in der Übersicht funktioniert auch mit Mehrfachmarkierung und ist auch möglich, wenn der Status Freigegeben ist.

Zur Unterstützung der Bearbeitung blenden Sie sich die Infoboxen Dublettenprüfung und Details ein. Die beiden Infoboxen stehen auch in der Kartenansicht zur Verfügung.

Die Felder Zähler und Zuletzt verwendet ermöglichen auf Bankregeln zu filtern die entweder schon sehr lange oder noch gar nicht verwendet wurden. Diese Systemfelder aktualisieren sich automatisch, sobald Kontoumsätze ans Buchblatt übertragen wurden und eine der Regeln verwendet wird. Bei Kontierungsregeln deren Zähler auf 0 steht, können Sie zusätzlich die Felder Freigegeben am und Freigegeben von einblenden. Somit lässt sich leichter feststellen, wie alt die Regel bereits ist. Die Werte der Infobox Dublettenprüfung sind alle verlinkt. Somit können Sie auf einen der Werte klicken und es öffnet sich dadurch die gefilterte Ansicht. Die Felder dieser Infobox ermitteln ihre Werte wie folgt:

Die Infobox Details liefert weitere Zusatzinformation bezogen auf die mit der Bankregel verbundenen Stammdaten. Beispielsweise lässt sich dadurch erkennen, ob der Einheitenvertrag, auf den sich eine Bankregel bezieht, bereits ein Vertragsende besitzt.

Anlegen neuer Kontierungsregeln aufgrund nicht automatisch kontierter Buchblattzeilen

Buchblattzeilen bei denen zum Zeitpunkt der Übertragung der Umsätze ins Bank Buch.-Blatt keine Kontierungsprüfung zum Erfolg führte, enthalten im Feld RE Kontierungsbeschreibung die Information #MANUELL. Dies bedeutet die Buchblattzeile ist vom Anwender zu kontieren. Um langfristig die Menge an manuell zu kontierenden Buchblattzeilen zu verringern, können neue Kontierungsregeln erstellt werden.

Bevor eine neue Kontierungsregel erstellt wird, ist zu prüfen, um welchen Geschäftsvorfall es sich bei dem jeweiligen Umsatz handelt. Es sollte auch geprüft werden, ob möglicherweise bereits Kontierungsregeln bestehen, die aber nicht zum Treffer geführt haben. Hierfür berücksichtigen Sie die Infobox Bankbelegdetails. Dort wird neben allen anderen Informationen des Bankbeleges im Feld Regeln auch die Anzahl möglicher Kontierungsregeln angezeigt, gefiltert auf die IBAN des Auftraggebers und das Bankkonto des Kontoauszuges. Das Feld ist verlinkt, so dass die gefilterten Regeln geöffnet und überprüft werden können.

Sollten für die Buchblattzeile keinerlei Regeln existieren und es sich um einen Habenumsatz für einen Einheitenvertrag durch einen Selbstzahler handelt, so besteht auch die Möglichkeit statt der Erstellung einer Kontierungsregel die Funktion Bankverbindung der Einheit zuweisen zu verwenden. Bei Habenumsätzen für mehrzeilige Verträge (betrifft mehrere Einheitenverträge) durch einen Selbstzahler lässt sich die automatische Kontierung durch eine Kontierungsregel einrichten. Alternativ können Selbstzahler auch Zahlungsreferenznummern mitgeteilt werden, um eine Auto-Kontierung durch Zahlungsschlüssel zu erreichen.

Erläuterung der Kontierungsregel Karte

Aus der Übersicht Kontierungsregeln lässt sich die Kartenansicht bestehender Datensätze öffnen oder über den Menübefehl Neu eine neue Regel über die Kartenansicht erstellen. Eine Kontierungsregel enthält im Inforegister WENN die Mindest-Werte, welche ein Kontoumsatz enthalten muss, damit die Anwendung die Buchblattzeile des Umsatzes mit den eingestellten Werten des Inforegisters DANN kontiert.

Muss der Kontoumsatz-Betrag in mehrere Buchblattzeilen mit Teil-Beträgen gesplittet werden, ist die Kontierungsregel mit zusätzlichen DANN-Teilen über Erweiterte Bankregel anlegen zu erfassen. Darüber hinaus ist es möglich Dimensionswerte zu hinterlegen, welche zusätzlich zu den allgemeinen Dimensionen der Buchblattzeile hinzukommen.

Wichtig

Die Angaben im WENN-Teil der Kontierungsregel sollten möglichst gering und eindeutig ausfallen.

Inforegister Allgemein

Inforegister WENN

Die Informationen im WENN-Teil enthalten Mindest-Daten eines Kontoumsatzes, welche zutreffen müssen damit die Kontierungsregel greift. Bei den optionalen WENN Angaben ist zu beachten, dass der Betrag entweder allein oder in Kombination mit dem SEPA Verwendungszweck (SVWZ) angegeben werden kann. Die Angabe eines Betrages in Kombination mit GVC oder Mandatsreferenz ist nicht möglich.

Inforegister DANN

Im DANN-Teil tragen Sie ein, welche Werte bei Anwendung der Kontierungsregel in die Buchblattzeile des Umsatzes in die gleichnamigen Felder zu übertragen sind. Im Falle einer Betragsaufteilung existieren mehrere DANN-Teile um den Kontoumsatz in mehrere Buchblattzeilen aufzuteilen.

Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen zur Betragssplittung

Ein Kontoumsatz lässt sich per Kontierungsregel im Bank Buch.-Blatt nur in mehrere Teilbeträge aufsplitten, wenn im Inforegister WENN das Feld Betrag ausgefüllt wurde. Achten Sie bei der Angabe Soll-Beträgen (z. B. Abbuchung) darauf ein negatives Vorzeichen vor den Betrag zu setzen. Erfassen Sie den ersten Teilbetrag im Feld Verteilung Betrag inkl. gewünschter Kontierung im Inforegister DANN der Hauptkarte. Der Wert im Feld Verteilung Betrag gesamt reduziert sich zunächst auf denselben Wert.

Anschließend öffnen Sie die Aktion Erweiterte Bankregel anlegen. Es öffnet sich eine zusätzliche Karte. Im Inforegister Erweiterter DANN-Teil lassen sich ausschließlich die Felder editieren, die bereits im ersten DANN-Teil ausgefüllt wurden, da eine Splittbuchung nicht völlig unterschiedlichen Buchungsbereichen entsprechen kann.

Nachdem der Betrag in die erste erweiterte Regel eingegeben wurde, erhöht sich das Feld Verteilung Betrag gesamt auf der Kontierungsregel Karte um diesen Betrag. Es dient somit einer Kontrollsumme der Teilbeträge und muss am Ende der Erfassung den gleichen Wert aufweisen wie das Feld Betrag im WENN-Teil.

Die Kontierungsregel kann nun freigegeben werden. Bei Anwendung von Kontierungsregeln wird je DANN-Teil eine Buchblattzeile erstellt. Im Feld RE Kontierungsbeschreibung ist zur Information der Bezug zur angewendeten Kontierungsregel vermerkt.

Gängige Geschäftsvorfälle mit Kontierungsregeln

Folgende Beispiele erläutern, wie gängige Geschäftsvorfälle bei Kontoumsätzen sich per Kontierungsregel abbilden lassen. Zur besseren Übersicht wurden je Fall nur die Felder der Karten eingeblendet, die für die Erfassung relevant sind.

Haben-Umsatz: Selbstzahler für mehrere Einheitenverträge

Bei einer Kontierungsregel für einen Selbstzahler, der für seinen Vertrag in Summe überweist, genügt im DANN-Teil die Kontierung auf die Vertragsnummer.

Soll-Umsatz: Lastschriftmandat eines Dritten

Finden Kontobelastungen aufgrund von erteilten Lastschriftmandaten statt, sollte im WENN-Teil die Mandatsreferenznummer eingetragen werden, welche vom Gläubiger mitgeteilt wurde. Die Kontierung im DANN-Teil kann unterschiedlich sein. Sollen keine Kreditorenposten ausgeglichen werden, kann die Kontierung auf das passende Objektbuchungskonto eingestellt werden.

Im folgenden Beispiel wurden die Verbindlichkeiten über ein Wiederkehrendes Buch.-Blatt unter Angabe einer externen Belegnummer auf den Kreditor gebucht. Daher wird in diesem Beispiel im DANN-Teil der Kreditor angegeben und darüber hinaus die Externe Belegnummer, um nur Posten mit dieser Nummer automatisch ausgleichen zu können.

Soll-Umsatz: Kontobelastung durch die Bank (Gebühren, Zinsen, etc.)

Für von der Bank veranlasste Transaktionen wie beispielsweise Kontoführungsgebühren, können ebenfalls per Kontierungsregel gebucht werden. Da in solchen Fällen keine Auftraggeber IBAN übermittelt wird, bleibt das Feld leer. Stattdessen wird im WENN-Teil der GVC angegeben.

Da es möglicherweise ähnliche Kontierungsregeln geben kann, durchläuft die Anwendung bei der Suche nach dem passenden Datensatz mehrere Suchschleifen mit folgender Logik:

Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz

Zahlungsreferenznummern haben eine feste Länge von 12 Zeichen und werden von der Anwendung in der Tabelle Zahlungsschlüssel gespeichert. Um mit Zahlungsreferenzen zu arbeiten, bedarf es keiner Generierung von Nummernfolgen durch den Anwender und es sind auch keine Werte an Bankkonten zu führen oder manuell zu erfassen. Ist in der Zahlungsverkehr Einrichtung der Haken im Feld Zahlungsschlüssel Verträge automatisch gesetzt, so arbeitet das System ab diesem Zeitpunkt mit Zahlungsreferenzen.

Hinweis

Eine Aktivierung der Zahlungsreferenznummern eines aktiven Mandanten ist möglich. Für bereits bestehende Verträge benötigen Sie allerdings eine Initialisierungsfunktion, um fehlende Zahlungsreferenznummern zu erstellen. Ihr RELion-Berater wird Sie bei der Umstellung unterstützen.

Jedes Mal, wenn ein neuer Vertragskopf und ein neuer Einheitenvertrag erzeugt wird, vergibt die Anwendung automatisch eine eindeutige Nummernfolge für den Vertragsdatensatz. Im folgenden Beispiel wurde ein Vertrag mit zwei Einheitenverträgen erstellt. Das System erzeugt automatisch zwei Zahlungsreferenznummern für Vertragskopf und Vertragszeile. Zahlungsreferenznummern für den Gesamtvertrag beginnen mit einem V, Zahlungsreferenznummern für einzelne Vertragszeilen beginnen mit einen E für Einheitenvertrag. In das Feld Beschreibung überträgt das System den Namen des Debitors.