WEG Verwaltung

• 1: Einführung und Einrichtung
• 2: Eigentümerversammlung
• 3: Sonderumlage/Instandhaltungsrücklage
• 4: WEG Gesamtabrechnung
• 5: Weiterführende Themen

1 - Einführung und Einrichtung

Einführung

Die WEG Verwaltung umfasst die Verwaltung von Mehrparteienhäusern. RELion bildet Kaufverträge der Einheiten ab, unterstützt die Einladung zur Eigentümerversammlung, die Protokollierung und Archivierung von Beschlüssen sowie die Berechnung und Verteilung von Sonderumlagen.

Die Jahresabrechnung und Gesamtabrechnung berücksichtigen Einnahmen, Ausgaben, Geld- und Vermögensstatus sowie Rücklagennachweise. Bei Eigentümerwechseln ist eine zeitanteilige Abrechnung möglich.

Der Wirtschaftsplan kann auf Vorjahreswerte oder Ist-Kosten basieren. Hausgelder und andere Beträge können per Lastschriftverfahren abgebucht werden.

Einrichtung

Die Einrichtung dient dazu, einen geeigneten Rahmen für die Bearbeitung typischer Geschäftsvorfälle zu definieren.

RE Einrichtung

Inforegister Allgemein

Beim Eigentümerwechsel wird ein neuer Einheitenvertrag mit derselben Einheitennummer, jedoch mit einer zusätzlichen Historie erstellt.

Im Feld Anzahl Stellen Historie wird festgelegt, wie viele Stellen die Historien haben sollen.

Wichtig

Wenn bereits Einheitenhistorien existieren, sollte dieser Wert nicht geändert werden, da dies Auswirkungen auf den Eigentümerwechsel und die Sortierung der Einheiten hat.

Ratenzahlung bei Sonderumlage

Bei größeren Maßnahmen kann der Zahlbetrag der Sonderumlage pro Eigentümer relativ hoch ausfallen. In solchen Fällen kann die Eigentümergemeinschaft eine Ratenzahlung zulassen.
Hierzu ist einmalig ein Zwischenkonto für die Ratenzahlung anzulegen:

• Im Feld Bankkonto für Ratenzahlung das System-Bankkonto für Ratenzahlungen auswählen.
• Über das Auswahlfeld zur Bankkontenübersicht gelangen; optional kann mit Neu eine neue Bankkontokarte erstellt werden.
• Im Inforegister Allgemein ein Konto für Ratenzahlungen hinterlegen und der Bankkontobuchungsgruppe ein Sachkonto für System-Zwischenbuchungen zuweisen.

Hinweis

Ratenzahlungen können auch in anderen Bereichen der Immobilienverwaltung genutzt werden. RELion verwendet dieses Konto für alle Ratenvereinbarungen, nicht nur für Sonderumlagen.
Das Sachkonto der Bankkontobuchungsgruppe für Raten muss als Objektkonto in den Kontenplänen der WEG Objekte angelegt sein.

Inforegister Dimensionen

• Im Feld Dim. Code Einheiten kann bei Bedarf eine Einheitendimension eingerichtet werden. RELion erzeugt die zugehörigen Dimensionswerte automatisch, sobald ein Einheitenstamm erfasst wird.
• Im Feld Dim.Code § 35 den entsprechenden Code aus der Dimensionsübersicht auswählen und passende Werte eintragen.

Hinterlegte Texte für § 35-Dimensionen:

• Dim.Wert § 35 geringfügige BV: Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse (§ 35a Abs. 1 EStG)
• Dim.Wert § 35 haushaltsnahe DL: Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a Abs. 2 EStG)
• Dim.Wert § 35 Handwerker: Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 3 EStG)

Inforegister Berichtsdarstellung

• RELion druckt bei WEG Objekten auf Ausgangsbelegen die Kontaktdaten der Eigentümer-ZE im Kopfbereich links.
• Im Feld WEG Verwaltung kann ein Text für die Absenderlegitimation hinterlegt werden (z. B. im Namen der Eigentümergemeinschaft).
• Zusätzlich gibt es auf der Zuständigkeitseinheitenkarte das Feld Absenderadresse (max. 250 Zeichen).

Hinweis

Das Feld Absenderadresse wird oberhalb der Empfängeradresse gedruckt. Ist kein Text hinterlegt, wird die Adresse der Zuständigkeitseinheit verwendet.

RE Vertrag Einrichtung

• Im Inforegister Nummerierung wird die Gestaltung der WEG Kaufverträge definiert:
  • Im Feld WEG Kaufvertragsnummer eine Nummernserie hinterlegen.
  • Im Feld Vertragsnummern WEG können Parameter wie %1 bis %8 kombiniert werden.

Wichtig

Die Wahl der Parameter sollte sorgfältig erfolgen, da Änderungen im laufenden Betrieb nicht empfohlen werden.

• Platzhalter %8 darf nicht allein verwendet werden.
• Platzhalter %7 darf nur allein verwendet werden, da er eine Nummer aus der Nummernserie zieht.

Vertragsarten

Die Vertragsart ist eine Untergliederung der Vertragsklasse. Für die Vertragsklasse WEG Kaufvertrag ist die Einrichtung einer Vertragsart nicht zwingend erforderlich.

Einrichten der Abrechnungsart

Für die WEG Verwaltung sind mindestens folgende Abrechnungsarten erforderlich:

• Hausgeld
• Instandhaltungsrücklage
• Sonderumlage

Erstellen Sie neue Abrechnungsarten über die Liste Abrechnungsart:

• Bei der Rücklage das Feld Rücklage aktivieren.
• Bei Hausgeld das Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner setzen.

Objektkonten

Für die Geschäftsvorfälle der WEG Verwaltung sind verschiedene Objektkonten einzurichten:

• Vorauszahlungen (Hausgeld, Rücklage)
• Betriebskosten
• Rücklagen
• Sonderumlage
• Gesamtabrechnung

Objektkonten für Vorauszahlungen

Hausgeld:

Rücklage:

Wichtig

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe bestimmen den Steuersatz.

Objektkonten für Betriebskosten

Objektkonten für Rücklagen

Bestandskonto Rücklage:

Sollstellungskonto Rücklage:

Aufwandskonten Rücklage:

Hinweis

Werden Instandhaltungskosten teilweise mit der Jahresabrechnung abgerechnet, dürfen diese Kosten nicht auf Konten gebucht werden, die mit der Abrechnungsart Rücklage gekennzeichnet sind. Diese Konten werden zwar in die Abrechnung übernommen, jedoch nicht abgerechnet.

Rücklagengegenkonten

Für Buchungen auf Rücklagenbestandskonten ist mindestens ein Gegenkonto erforderlich, auf dem die Gegenbuchung aus Rücklagen erfolgt. Es kann entweder jeweils ein separates Konto für Entnahme und Zuführung verwendet werden oder beide Rücklagenarten über das Entnahmekonto geführt werden.

Pflichtkonto:

• Abrechnungsart: z. B. Rücklage
• RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
• Rücklagenart: Entnahme

Optionales Konto:

• Abrechnungsart: z. B. Rücklage
• RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
• Rücklagenart: Zuführung

Objektkonten für die WEG Gesamtabrechnung

Mit der WEG Gesamtabrechnung werden die in einer Abrechnungsperiode angefallenen Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben einer Eigentümergemeinschaft strukturiert dargestellt. Damit die Darstellung vollständig erfolgt, ist für bestimmte Objektkonten eine zusätzliche Einrichtung erforderlich:

• Geldbestand Alle Objektkonten, auf denen Geldbestände gebucht werden (z. B. Girokonto, Festgeldkonto), sind mit der RE-Kontogruppe Giro zu schlüsseln.

• Vermögenswerte Bei allen Objektkonten, die für Buchungen von Vermögenswerten verwendet werden (z. B. Bank, Heizöl), ist im Feld Geld – Vermögenskonto ein Haken zu setzen.

• Entwicklung der Rücklagen Objektkonten, auf denen der Bestand der Instandhaltungsrücklagen ausgewiesen wird, sind im Feld RE-Kontogruppe als Rücklagen zu kennzeichnen.

Wichtig

Nur Objektkonten mit der Kontenart Konto dürfen mit der RE Kontogruppe Rücklagen geschlüsselt sein.

• Buchungen Bei allen Objektkonten, deren Posten in der Anlage Kontenbewegungen ausgewiesen werden sollen, ist im Feld Einzelbuchungsnachweis ein Haken zu setzen.

Objektkonten für die Sonderumlage

Damit die Sonderumlage bei der Jahresabrechnung entsprechend der beschlossenen Verwendung abgerechnet werden kann, sind vorab Konten für die Sonderumlage einzurichten. Diese Konten werden zunächst als Objekt-Vorlagekonten angelegt und anschließend in die Kontenpläne der WEG Objekte übertragen. Es werden zwei Kontenarten benötigt:

Erlöskonto Sonderumlage:

Aufwandskonto Sonderumlage:

Erstellen der Abrechnungsart Buchungsmatrix

Zusätzlich zur Abrechnungsart wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix benötigt. In dieser Liste wird für jede verwendete Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe ein Eintrag mit den zugehörigen Konten angelegt. Diese Konten werden beim Buchen der Abrechnung verwendet. Das Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix wird über die Suchfunktion geöffnet.

In der Abrechnungsart Buchungsmatrix werden die erforderlichen Konten für die Buchung der Abrechnung definiert.

• Im Feld Abrechnungsart wird der entsprechende Code ausgewählt. Die Beschreibung wird automatisch gefüllt.
• Im Feld MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird die erforderliche Buchungsgruppe eingetragen.
• In den weiteren Feldern werden die benötigten Konten für die Buchungen hinterlegt.

Zwingend erforderlich:

• Guthaben-Abrechnungskonto
• Nachzahlung-Abrechnungskonto

Über die Funktion Hole neue Kombinationen im Menüband werden für alle Kombinationen aus Abrechnungsart-Codes und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen automatisch Zeilen erstellt.

Weitere Informationen sind in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung nachlesbar.

Objektkontenschemata

Das Objektkontenschema dient der Darstellung von Einnahmen und Ausgaben in der WEG Gesamtabrechnung.

• Gliederung in Rubriknummern mit Hauptüberschriften und Zwischensummen.
• Einnahmen: Konten mit RE Buchungsgruppe Forderungen/Erlöse
• Ausgaben: Konten mit RE Buchungsgruppe Kosten/Zahlungen

Abrechnung Objekt Vorlage

Als Grundlage für die spätere Abrechnung Objekt Karte können verschiedene Vorlagen erstellt werden. In diesen Vorlagen wird festgelegt, welche Druckoptionen bei den einzelnen Objekten standardmäßig angewendet werden sollen. Die Einstellungen können später in der Abrechnung Objekt Karte individuell angepasst werden.

Das Fenster Abrechnung Objekt Vorlagen wird über die Suchfunktion geöffnet. Zum Erstellen einer neuen Vorlage wird mit +Neu die Abrechnung Objekt Vorlage Karte geöffnet. Diese ist in Aufbau und Struktur der Abrechnung Objekt Karte ähnlich.

Zwingende Angaben:

• Feld Eigentümer/Mieter: Auswahl des Eigentümerkennzeichens
• Feld Buchungsmethode: Auswahl Abrechnungsspitzen
• Feld Vorauszahlungsart: Auswahl Sollstellungsbetrag

Weitere Vorgaben in den Inforegistern Allgemein, Datenquellen, Druckoptionen und Vorauszahlungen erleichtern das spätere Anlegen der einzelnen Abrechnungen.

Hinweis

Es ist nicht notwendig für jedes Objekt oder jedes Abrechnungsjahr eine eigene Vorlage anzulegen. Lediglich wenn z. B. bei einem Objekt spezielle Abrechnungseinrichtungen benötigt werden, empfehlen wir eine eigene Vorlage anzulegen.

RE Berichtstexte

Im Bereich der WEG Verwaltung besteht die Möglichkeit, Berichtstexte für Abrechnung, Wirtschaftsplan und Sonderumlage anzulegen.

Detaillierte Informationen zur Einrichtung der Abrechnung und des Wirtschaftsplans sind in den Dokumentationen Berichtstexte und Wirtschaftsplan enthalten.

Der Bericht Sonderumlage drucken erstellt die Anforderungsschreiben zur Sonderumlage für die Eigentümergemeinschaft. Für diese Anschreiben können individuelle Vor- und Nachtexte hinterlegt werden. Das Fenster RE Berichtstexte wird über die Suchfunktion geöffnet. Mit +Neu wird ein neuer Berichtstext angelegt.

Im Inforegister Allgemein ist im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen Eigentümer auszuwählen. Bei Bedarf können die Kriterien für die Verwendung der Vor- und Nachtexte weiter eingeschränkt werden, beispielsweise durch objektspezifische Texte.

Im Inforegister RE Berichtstext Zeilen wird der gewünschte Text erfasst. Für die Sonderumlage stehen die Positionierungen Vortext, Mitte und Nachtext zur Verfügung:

• Vortext wird direkt nach der Anrede und vor der Darstellung der Umlage angedruckt.
• Mitte erscheint nach der Umlage und vor der Mitteilung des Fälligkeitstermins.
• Nachtext wird am Ende des Schreibens ausgegeben.

Damit der erstellte Berichtstext bei der Abrechnung verwendet wird, ist im Menüband über Berichtszuordnung die Zuordnung vorzunehmen. Im Fenster RE Berichtszuordnung wird abschließend die Bericht-ID 5052276 für den Bericht Abrechnung Belege erzeugen eingetragen.

Textersetzungen: Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]

XXXXX= Ersetzungswort, dabei muss auf die exakte Schreibweise geachtet werden.

Die Begriffe sind als Platzhalter zu sehen, die in der Position Nachtext im Berichtstext eingetragen werden können. Diese werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

2 - Eigentümerversammlung

Prozessablauf

Bei der Übernahme einer neuen Wohnungseigentümergemeinschaft in die Verwaltung werden im Laufe des Verwaltungsjahres folgende Schritte durchgeführt:

• Erstellung des Wirtschaftsplans
• Durchführung der Eigentümerversammlung
• Beschluss einer Sonderumlage für die Renovierung des Treppenhauses
• Buchung der monatlichen Rücklagen
• Durchführung einer Instandhaltungsmaßnahme (Reparatur der Gegensprechanlage)
• Erstellung der Jahresabrechnung und Vorlage zur Prüfung durch die Verwaltungsbeiräte

Neuanlage eines Objektes inklusive aller Einheiten und Verträge

Wenn eine Wohnungseigentumsanlage neu in den Verwaltungsbestand übernommen wird, wird das Objekt angelegt und die dazugehörigen Verträge in RELion erfasst. Dieser Vorgang ist automatisiert, um den Aufwand zu minimieren.

Das Anlegen des Objekts wird in der Dokumentation Objekt anlegen beschrieben.

Über die Suche wird die Liste Objekte aufgerufen und das entsprechende WEG Objekt ausgewählt.

Die meisten der benötigten Angaben wurden beim Anlegen des Objektes bereits erfasst. Im Inforegister Buchung wird über Mehr anzeigen das Feld Objektkontenschema Verwalt.Abr eingeblendet.

Hier wird ein Objektkontenschema Name ausgewählt, das bei der WEG Gesamtabrechnung verwendet wird.

Einheit Schnellerfassung

Nachdem das Objekt vollständig angelegt wurde, werden die Einheiten erfasst. Dafür wird die Einheit Schnellerfassung empfohlen. Weitere Informationen sind in der Dokumentation Einheit Schnellerfassung enthalten.

Eigentümerversammlung einberufen

Mindestens einmal im Jahr wird die Eigentümerversammlung durchgeführt. Als Vorbereitung wird die Anwesenheitsliste ausgedruckt.

Anwesenheitsliste

Über die Suche wird der Bericht Anwesenheitsliste geöffnet.

Dieser Bericht listet die zum Versammlungsdatum gültigen Eigentümer mit Anteilen auf, um die Beschlussfähigkeit per Unterschrift festzustellen.

Inforegister Optionen:

• Eigentümer/Mieter Filter und Objektfilter für das Objekt
• Gebäude/Hauseingang für Gruppierung
• Sortierung nach Einheitennummer oder Nachname
• Verteilungscode für Anteile
• Feld Nur Einheiten mit Faktor drucken aktivieren, falls erforderlich
• Versammlungsdatum und Titel eintragen

Beschluss-Sammlung

Die gesetzlich vorgeschriebene Beschlusssammlung kann vom Objekt aus aufgerufen werden.

Über Beschluss anlegen wird eine leere Beschlusskarte geöffnet. Hier werden die Eckdaten des Tagesordnungspunktes erfasst. Ein separates Fenster öffnet sich für den Beschlusstext.

Aktionen:

• Beschluss kopieren für mehrere Beschlüsse

• Beschlüsse exportieren (Excel)
• Beschlussanhang importieren (Dokumente hinzufügen)

• Berichte drucken

3 - Sonderumlage/Instandhaltungsrücklage

Sonderumlage anfordern

Die beschlossene Sonderumlage (z. B. 5.000 EUR für Renovierung des Treppenhauses) wird angefordert.

Sonderumlage erstellen

Über die Suche oder aus dem Objekt heraus wird die Tabelle Sonderumlagen geöffnet.

Neue Sonderumlage erfassen:

• Objektnr. auswählen
• Geschäftsvorfallcode erfassen
• Sonderumlagedatum und Fälligkeitsdatum eintragen
• Abrechnungsart für Sonderumlagen auswählen

Sonderumlage Zeilen holen

Die Grunddaten für die Sonderumlage sind erfasst. Im nächsten Schritt werden die Zeilen erstellt. Diese enthalten unter anderem die Kontierung, den Verteilungscode und den Gesamtbetrag.

Dazu wird in der Liste Sonderumlagen zunächst über Zeilen die Ansicht Sonderumlage Zeilen geöffnet. Über die Funktion Sonderumlagezeilen holen wird für jedes Aufwandskonto, das mit der ausgewählten Abrechnungsart verknüpft ist, ein neuer Eintrag erzeugt.

Bei der Erstellung wird eine Zeile erzeugt, in der folgende Angaben bereits vorbelegt sind:

• Kontonummer
• Verteilungscode (sofern dieser im Objektkonto hinterlegt ist)
• Datum
• Beschreibung

Die ermittelten Zeilen basieren auf den für die Abrechnungsart eingerichteten Aufwandskonten. Über das Feld Verteilungscode kann der Verteilungsschlüssel ausgewählt oder abweichend vorgegeben werden, nach dem die Sonderumlage auf die Eigentümergemeinschaft umgelegt wird. Die Beschreibung ist an dieser Stelle editierbar und kann angepasst werden, beispielsweise mit dem Hinweis „Renovierung Treppenhaus“.

Sonderumlage berechnen

Berechnung ausführen, um die Verteilung auf Einheiten zu sehen.

Sonderumlage drucken

In der Liste Sonderumlagen kann der Bericht Sonderumlage Übersicht gestartet werden. Der Bericht Sonderumlage Übersicht zeigt die erstellte Sonderumlage des WEG Objekts nach Einheitenverträgen an und enthält im Kopfbereich die Bankverbindung des Objekts. Für jeden Einheitenvertrag werden folgende Informationen dargestellt:

• Eigentümernamen
• Vertragszeitraum
• Verteilfaktoren
• jeweilige Beträge der Sonderumlage

Beim Aufruf des Berichts ist im Inforegister Optionen der Sonderumlagecode bereits vorbelegt. Im Inforegister Einheitenvertrag ist der Filter auf das Objekt, auf das sich die Sonderumlage bezieht, bereits voreingestellt. Änderungen an den Filtereinstellungen können bei Bedarf vorgenommen werden.

Nachdem die Sonderumlage überprüft wurde, erfolgt die Information an die Eigentümer über die Höhe der auf sie entfallenden Beträge. Dazu wird in der Liste Sonderumlagen über Sonderumlage drucken der Bericht Sonderumlage drucken gestartet. Im Inforegister Optionen ist das Feld Gruppieren nach Debitor standardmäßig aktiviert. Dadurch werden bei Eigentümern, die mehrere Einheiten besitzen, alle Einheiten in einem Anschreiben zusammengefasst.

Sonderumlage buchen

Bericht Sonderumlage buchen starten. Buchblatt auswählen, Daten prüfen und buchen.

Hinweis

Nach dem Start der Stapelverarbeitung Sonderumlage buchen wird in der Liste Sonderumlagen das Feld Buch.Blatt übertragen automatisch aktiviert.

Falls die Buchblattzeilen gelöscht werden müssen, kann die Funktion Sonderumlage buchen nur erneut ausgeführt werden, wenn das Feld Buch.Blatt übertragen eingeblendet, der Haken entfernt und die anschließende Abfrage mit Ja bestätigt wird.

Instandhaltungsrücklage (Version Deutschland)

In der Eigentümerversammlung wurde beschlossen, eine jährliche Instandhaltungsrücklage zu bilden, die auf einem Festgeldkonto angelegt wird.

Die Eigentümer leisten zusätzlich zu den monatlichen Hausgeldvorauszahlungen einen monatlichen Beitrag für die Instandhaltungsrücklage. Für jede Einheit wurde eine Sollstellungszeile erstellt, um die entsprechenden Beträge zu erfassen.

Für das Festgeld wurde am Objekt ein zusätzliches Bankkonto eingerichtet. Neben diesem tatsächlichen Bankkonto wird in den Objektkonten ein Bestandskonto geführt, auf dem alle Bewegungen der Rücklagen gebucht werden.

Das Bestandskonto bildet den Soll-Stand der Rücklagen ab, ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Zahlungen. Das Bankkonto (Festgeld) zeigt dagegen den Ist-Stand der Rücklagen. Ein Teil der Umbuchungen auf das Rücklagenbestandskonto wird durch RELion unterstützt, andere Buchungen sind manuell vorzunehmen.

Damit die unterschiedlichen Rücklagebuchungen korrekt zugeordnet und später ausgewiesen werden können, sind verschiedene Rücklagearten vorgesehen.

Rücklagenarten

Damit die Rücklagen in der Jahresabrechnung korrekt ausgewiesen werden können, ist beim Buchen auf das Bestandskonto die Angabe der jeweiligen Rücklagenart erforderlich. Die Rücklagenart definiert den Zweck der Buchung und ermöglicht eine korrekte Auswertung.

Verfügbare Rücklagenarten:

Hinweis

Buchungen mit der Rücklagenart Endbestand werden derzeit in RELion nicht ausgewertet. Die Rücklagenart Rundungsdiff. ist nur zu verwenden, wenn die Differenz tatsächlich dem Bankkonto zugeführt wird.

Beispiel: Wenn eine Rücklage von 10.000 EUR beschlossen wurde, aber durch die Aufteilung nur 9.999,97 EUR zugeführt werden, kann die Differenz von 0,03 EUR manuell gebucht werden.

Buchungen für Rücklagen

Damit die Buchungen für Rücklagen in RELion sowohl in der WEG Gesamtabrechnung als auch in der Betriebskostenabrechnung korrekt ausgewiesen werden, ist eine bestimmte Vorgehensweise erforderlich.

Das folgende Beispiel zeigt die korrekte Darstellung der Buchungen. Der Vollständigkeit halber sind auch die Buchungen aufgeführt, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden können (siehe Kapitel Rücklagen buchen). Diese Buchungen sind als Automatikbuchung gekennzeichnet. Sollstellungen und zugehörige Zahlungen sind nicht enthalten.

Grundsätzlich manuell zu buchen sind folgende Rücklagenarten:

• Zinsen
• KapESt
• Soli.
• Rundungsdiff.
• Sonst.Zuführung

Buchungen für Rücklagen in RELion

4 - WEG Gesamtabrechnung

Jahresabrechnung erstellen

Aufgrund gesetzlicher Anforderungen sind bei der Erstellung einer Jahresabrechnung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft bestimmte Besonderheiten im Vergleich zur Betriebskostenabrechnung für ein Mietobjekt zu berücksichtigen.

Detaillierte Informationen sind in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung enthalten.

Die Liste Abrechnungen kann über die Suchfunktion oder direkt aus dem Objekt heraus geöffnet werden.

Mit der Funktion Abrechnungen anlegen wird eine neue Abrechnung erstellt. Dabei ist die Abrechnung Objekt Vorlage für Eigentümer auszuwählen, um die korrekten Einstellungen für die Eigentümerabrechnung zu übernehmen.

Abrechnung Zeilen

Aufwandskonten für Rücklagen werden in die Tabelle Abrechnung Zeilen eingetragen.

Wichtig

Wenn die Aufwandskonten nicht in die Abrechnungszeilen geholt werden, dann können die § 35 Werte auch nicht in der Abrechnung ausgewiesen werden.

Vorauszahlungen

Durch die Verwendung der Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag werden in der Abrechnung ausschließlich die gemäß Wirtschaftsplan beschlossenen Hausgeld-Sollstellungen berücksichtigt. Zusätzlich werden die Vorauszahlungen für die Instandhaltungsrücklage in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung übernommen.

Beim Holen der Vorauszahlungen werden neben den Vorauszahlungen des Abrechnungszeitraums auch alle Debitorenposten der Vorauszahlungskonten für Rücklage in die Tabelle übernommen, die entweder noch offen sind oder im Abrechnungszeitraum für frühere Zeiträume ausgeglichen wurden.

Für die korrekte Zuordnung der Rücklagenvorauszahlungen zum entsprechenden Rücklagenbestandskonto wird bei den Posten das Feld Abrechnungskreis mit dem Abrechnungskreis aus dem Objektkonto gefüllt.

Nicht gezahlte Beträge innerhalb des Abrechnungszeitraums werden im Feld Vorauszahlung Differenz eingetragen, auch wenn sie vor der Abrechnungserstellung ausgeglichen wurden. Zahlungen, die im Abrechnungszeitraum geleistet wurden, aber eine frühere Sollstellung ausgleichen, werden im Feld Zahlung Vorjahre erfasst. Offene Posten aus Vorjahren werden im Feld Offene Vorauszahlung Vorjahre eingetragen.

Wichtig

Für den korrekten Ausweis der Instandhaltungsrücklage ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Abrechnungsart mit Kennzeichen Rücklage in die Abrechnung übernommen werden. Wenn die Aufwandskonten für Rücklage mit Verwendung Abrechnung gekennzeichnet sind, werden die dazugehörigen Vorauszahlungen übernommen, sofern im Inforegister Vorauszahlungen der Haken Nur abgerechnete Abr.Arten gesetzt ist.

Werden diese Aufwandskonten nicht in die Abrechnung übernommen, ist im Inforegister Datenquelle im Feld Filter Abrechnungsarten der Filter auf die Abrechnungsarten für Hausgeld und Rücklagen zu setzen (z. B. HG|RL).

Hinweis

Zum Stichtag Abrechnung bis vorhandene Salden werden im Anschreiben in einem eigenen Block ausgewiesen.

Rücklagen buchen

Bericht Rücklagen buchen verwenden, um Buchungen für Zuführung und Entnahme zu erstellen.

Inforegister Optionen:

Durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte sind bereits die Felder Geschäftsvorfallcode, Abrechnung von und Abrechnung bis gefüllt. Diese sind nur zur Information und können nicht geändert werden.

Wichtig

Damit die Buchungen im Ausweis der Rücklagen korrekt berücksichtigt werden können, ist es erforderlich, dass das Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist!

Im Inforegister RE Objekt ist bereits durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte auf das Objekt gefiltert.

Hinweis

Beim 1. Starten des Berichts wird ein Herkunftscode WEG RL angelegt. Sofern Sie keine Berechtigung zum Schreiben in die Tabelle Herkunftscode haben, lassen Sie vom Administrator den Herkunftscode anlegen.

Der Bericht füllt ein Buchblatt, um folgende Rücklagenbuchungen zu erstellen:

• Zuführung
• Entnahme

Dabei wird jeweils das Bestandskonto gegen das Rücklagengegenkonto mit Rücklagenart gebucht. Den Buchungen wird der Herkunftscode WEG RL mitgegeben. Die benötigten Konten werden über die Abrechnungsart gefunden.
Wenn mehrere Rücklagen vorhanden sind (z. B. für Wohnungen und Garagen), dann können diese über Abrechnungskreise unterschieden werden.

Wenn mehrere Abrechnungsarten für Rücklage verwendet werden, ist es zwingend erforderlich, dass alle Konten für jede Abrechnungsart entsprechend geführt werden (pro Abrechnungsart Bestands-, Sollstellungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten). Die entsprechenden Werte werden folgendermaßen ermittelt:

Zuführung:

• Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen öffnen
• Pro ausgewählter Abrechnungsart wird eine Rücklage über Vorauszahlung Brutto die Summe der zu zahlenden Beträge je Abrechnungskreis ermittelt.
• Diese Summe wird dann vom Rücklagengegenkonto (je nach Einrichtung entweder vom Gegenkonto mit Rücklagenart Zuführung oder wenn kein Konto mit Rücklagenart Zuführung vorhanden ist vom Gegenkonto mit Rücklagenart Entnahme) auf das Bestandskonto bzw. die Bestandkonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Zuführung und Abrechnungskreis gebucht.
• Dabei wird vorab auf dem Bestandkonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.
• Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht.
• Als Buchungstext wird Zuführung [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben. Es wird dabei nicht auf den Herkunftscode WEG RL geprüft, so dass auch manuell erstellte Buchungen berücksichtigt werden.

Entnahme:

In den Abrechnung Zeilen werden alle Konten mit der ausgewählten Abrechnungsart ermittelt. Dabei werden die Kosten pro Abrechnungskreis saldiert. Der Saldo der einzelnen Abrechnungskreise wird dann vom Rücklagengegenkonto auf das Bestandskonto bzw. die Bestandskonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Entnahme und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandskonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind. Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Entnahme [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben. ZUR INFORMATION Durch das Prüfen der Bestandskonten auf Buchungen mit den Rücklagenarten Zuführung und Entnahme und Abrechnungskreis ist es möglich, den Bericht mehrfach zu starten.

Abrechnung berechnen

Beim Berechnen der Abrechnung werden die verschiedenen Rücklagenarten je Abrechnungsart und Abrechnungskreis in die Abrechnungsposten geschrieben. Je nach Rücklagenart werden diese dabei aus den gebuchten Werten des Rücklagenbestandskontos oder der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen ermittelt.

Einige Rücklagenarten stehen nur in den Abrechnungsposten zur Verfügung, um diese dann in der Darstellung der Rücklage korrekt abgreifen zu können. Die verschiedenen Rücklagenarten setzen sich in den Abrechnungsposten wie folgt zusammen:

Druckoptionen

Optionen für zusätzliche Informationen in der WEG Abrechnung.

Ausweis der Rücklagen

Zusätzlicher Anhang zur Jahresabrechnung mit Rücklagenentwicklung.

Wirtschaftsplan erstellen

Erstellung des Wirtschaftsplans über die Abrechnung oder direkt über die Suchfunktion.

WEG Gesamtabrechnung

Darstellung der Gesamteinnahmen und -ausgaben einer Eigentümergemeinschaft.

Berichtraufruf und Filterung

Im Inforegister Abrechnung Objekt wird beim Aufruf der Abrechnung Objekt Karte automatisch auf die entsprechende Abrechnung gefiltert.

Wird der Bericht aus den Bestandslisten gestartet, ist zusätzlich ein Filter auf das gewünschte Objekt und die zugehörige Abrechnung zu setzen.

• Start des Berichts über Drucken oder Vorschau.
• Zuerst erfolgt die Ausgabe der Salden der Geldkonten der Eigentümergemeinschaft.
• Anschließend werden die im Objektkontenschema hinterlegten Konten im Bereich Einnahmen-Ausgaben ausgewertet.

Inforegister Optionen

Optionen für detaillierte Rücklagenentwicklung, Vergleich, Eigentümersalden, Soll-/Ist-Darstellung, Buchungen und Abrechnungsergebnis.

Wichtig

Die Rücklagenentwicklung kann nur ausgegeben werden, wenn für das Objekt die zugehörige Abrechnung bereits berechnet wurde. Beim Berechnen der Abrechnung werden die erforderlichen Abrechnungsposten gebildet, die hier ausgewertet werden.

Der Vergleich mit dem Vorjahr ist nur möglich, wenn die Vorjahresabrechnung ebenfalls in RELion erstellt wurde.

Jedes Objektkonto mit der RE Kontengruppe Rücklage wird in der Auswertung berücksichtigt.

Drucke Vergleich

• Aktivieren, um das Feld Wirtschaftsplancode für Vergleich freizuschalten.
• Im Feld Wirtschaftsplancode für Vergleich einen Wirtschaftsplancode aus der RE Geschäftsvorfall-Code auswählen.

Voraussetzungen für den Vergleich:

• Im Feld Vergleichen mit Code 1 muss der Abrechnungscode des aktuellen Abrechnungszeitraums (z. B. ABR 2017) eingetragen sein.
• Im Feld Vergleichen mit Code 2 ist ein zusätzlicher Abrechnungscode (z. B. ABR 2016) einzutragen.

5 - Weiterführende Themen

Anlage von Einheiten und Verträge

Beim Hinzufügen einer neuen Wohnanlage in den Verwaltungsbestand wird das Objekt angelegt und die dazugehörigen Verträge in RELion dokumentiert. Hinweise zum Anlegen eines Objekts sind in der Dokumentation Objekt anlegen zu entnehmen. In der Objektübersicht kann ein Objekt zur Bearbeitung ausgewählt werden.

Manuelle Erfassung

Einheitenstämme, Einheitenverträge sowie WEG Kaufverträge lassen sich auch manuell anlegen.

Einheitenstamm erfassen

Über die Suchfunktion wird im Objekt die Tabelle der Einheitenstämme aufgerufen.

Hinweis

Viele Angaben werden beim Einheitenvertrag automatisch übernommen, lassen sich jedoch dort individuell anpassen (z. B. MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe).

Mit +Neu wird eine neue Einheitenstammkarte geöffnet.

Alle bekannten Informationen zur jeweiligen Einheit sind einzutragen. Dabei sind folgende Felder relevant:

Jede Einheit erhält einen separaten Einheitenstamm. Nach Abschluss wird die Liste geschlossen.

Zukauf von Einheiten

Hat ein Eigentümer mehrere Einheiten mittels notariellen Kaufvertrags erworben (z. B. Stellplätze, Garagen), können weitere Einheiten mit dem Assistenten Zukauf von Einheiten zum bestehenden WEG Kaufvertrag hinzugefügt werden. Über die Suchfunktion wird der relevante WEG Kaufvertrag geöffnet und im Startmenü der Assistent aktiviert. Die Grunddaten werden systemseitig hinterlegt. Das gewünschte Objekt wird unter Objektnr. ausgewählt.

Mit Zeile verwenden werden die entsprechenden Einheiten markiert. Im Feld MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe kann die steuerliche Zuordnung für die Einheitenverträge angepasst werden.

Die Sollstellungszeilen werden erfasst. Sollen mehrere Einheiten gleichzeitig einem WEG Kaufvertrag zugeordnet werden, wird jeweils eine Einheit pro Zeile in Einheitennr. gewählt. Für jede Einheit werden Objekt-Kontonr. und Höhe der Nebenkosten angegeben. Es ist darauf zu achten, dass im Feld Zeile verwenden alle relevanten Sollstellungszeilen markiert sind.

Nach Abschluss sind die Einheiten dem WEG Kaufvertrag zugeordnet.

Hinweis

Die Nebenkosten für das Hausgeld können im WEG Kaufvertrag im Inforegister Einheiten über Vertragszeile/Sollstellung nachträglich erfasst oder bearbeitet werden.

Vertragswechsel bzw. Verkauf

Wird eine Einheit verkauft oder übertragen, erfolgt die Umschreibung des WEG Kaufvertrags mittels Assistent Vertragswechsel/Verkauf WEG auf den neuen Eigentümer. Der betreffende Vertrag wird geöffnet und der Assistent gestartet. Die Daten werden aus dem bestehenden Vertrag übernommen.

Der neue Eigentümer kann als neuer Kontakt angelegt oder ein bereits bestehender Kontakt verwendet werden. Ist der Käufer noch nicht als Debitor vorhanden, wird Neuen Kontakt anlegen aktiviert und die Daten über den Kontaktassistenten erfasst und als Debitor angelegt. Existiert der Käufer bereits, wird im Feld Kontaktnr. der entsprechende Kontakt gewählt. Im Feld Beginn Nutzen-Lasten wird der Vertragsbeginn eingetragen.

Verfügt der Debitor bereits über einen aktiven WEG Kaufvertrag und sollen neue Einheiten diesem hinzugefügt werden, wird im Feld Vertragsnr. der entsprechende Vertrag ausgewählt. Die Einheitenstammdaten sowie Informationen zu den Nebenkosten werden aus dem bestehenden Vertrag übernommen. Anpassungen im Bereich Hausgeld, z. B. Sollstellungszeile oder Betrag, sind möglich, sofern kein bestehender Vertrag betroffen ist.

Für die Einzugsvereinbarung wird im Feld Startdatum der Beginn eingetragen, Bankdaten sind über das IBAN-Feld wählbar oder neu anzulegen.

Hinweis

Wird eine Einheit einem bestehenden WEG Kaufvertrag zugeordnet, gilt eine bereits hinterlegte Einzugsvereinbarung auch für die neue Einheit.

Nach Abschluss des Assistenten erhält der bestehende Vertrag ein Enddatum und ein neuer WEG Kaufvertrag mit neuen Einheitenverträgen wird erstellt.

Hinweis

Das Vertragsende kann über den Assistenten Vertragswechsel/Verkauf im beendeten Vertrag erneut angepasst werden, um das Ende zu verschieben oder den Wechsel rückgängig zu machen. Beim Aufheben des Wechsels müssen die Einheiten mit neuer Historie im neuen Vertrag storniert oder gelöscht werden. Danach kann im ursprünglichen Vertrag das Vertragsende über den Assistenten Verkauf einzelner Einheiten aufgehoben werden.

Verkauf einzelner Einheiten

Beim Verkauf einzelner Einheiten aus einem WEG Kaufvertrag können diese mit dem Assistenten Verkauf einzelner Einheiten in einen eigenen Vertrag überführt oder einem anderen Vertrag zugeordnet werden. Der betroffene Vertrag wird geöffnet und der Assistent in der Einheitenvertragszeile gestartet.

Ist der Käufer noch nicht als Debitor vorhanden, wird über Neuen Kontakt anlegen ein neuer Kontakt erstellt und als Debitor angelegt. Existiert der Käufer bereits, wird im Feld Eigentümer Kontaktnr. der Kontakt ausgewählt. Das Datum für den neuen Vertragsbeginn wird eingetragen. Sind neue Einheiten einem bestehenden Vertrag zuzuordnen, wird im Feld Vertragsnr. der entsprechende Vertrag ausgewählt.

Bei der Anzeige/Erfassung Vertragsstammdaten wird die gewünschte Einheit gewählt.

Für die Einzugsvereinbarung wird das Startdatum eingetragen und die Bankdaten im IBAN-Feld ausgewählt oder neu hinterlegt.

Hinweis

Wurde die Einheit einem bestehenden Vertrag zugeordnet, wird die vorhandene Einzugsvereinbarung übernommen.

Nach Abschluss des Assistenten erhält die Einheit im bestehenden Vertrag ein Enddatum; im neuen oder zugeordneten Vertrag wird ein neuer Einheitenvertrag mit neuer Historie-Nummer erstellt.

Vertragsbeginn Einheitenvertrag ändern

Für nachträgliche Änderungen des Vertragsbeginns steht der Assistent Vertragsbeginn Einheitenvertrag ändern zur Verfügung. Im WEG Kaufvertrag wird im Inforegister Einheiten die Vertragszeile markiert, deren Beginn angepasst werden soll, und der Assistent gestartet.

Wichtig

Bei einer späteren Änderung des Vertragsbeginns muss die Sollstellungszeile zuvor manuell angepasst werden. Bei einer früheren Änderung ist das Vertragsende des Vorvertrags anzupassen.

Nach Eintragung des neuen Vertragsbeginns wird bei Verschiebung auf einen früheren Zeitpunkt ein Hinweis zur Nachbuchung der Sollstellung angezeigt. Bei Verschiebung auf einen späteren Zeitpunkt ist das Vertragsende des Vorvertrags zu ändern, hierzu wird im Vorvertrag der Assistent Verkauf einzelner Einheiten erneut gestartet und das geänderte Ende eingetragen.

Einheitenvertrag stornieren

Ein fehlerhaft angelegter Einheitenvertrag kann über den Assistenten Einheitenvertrag stornieren aus dem WEG Kaufvertrag entfernt werden, sofern keine Buchungen erfolgt sind. Im WEG Kaufvertrag wird die zu stornierende Einheit in der Vertragszeile ausgewählt und der Assistent im Inforegister Einheiten gestartet.

Der Assistent zeigt die Vertragsinformationen an. Im Feld Stornierungsgrund wird der Grund vermerkt. Nach Abschluss wird der Vertrag storniert und aus dem WEG Kaufvertrag entfernt. Existiert ein Vorvertrag zum stornierten Vertrag, ist dessen Vertragsende im Assistenten Verkauf von einzelnen Einheiten zu entfernen. Liegt kein Vorvertrag vor, wird der Einheitenstamm dem korrekten Eigentümer über den Assistenten Zukauf von Einheiten zugewiesen.

Neuer WEG Kaufvertrag anlegen

Über Neu / WEG Kaufvertrag wird der Assistent zum Anlegen eines neuen WEG Kaufvertrags gestartet, der Schritt für Schritt durch den Prozess führt.

Hinweis

Der Assistent kann auch aus der Übersicht WEG Kaufverträge gestartet werden, in diesem Fall erfolgt die Objektzuordnung manuell.

Im ersten Schritt wird der Eigentümer ausgewählt oder als neuer Kontakt angelegt. Das Datum des Nutzen-Lasten-Übergangs wird als Vertragsbeginn eingetragen. Anschließend werden die zugehörigen Einheiten markiert. Die Sollstellungen zu den Einheiten werden erfasst und die jeweiligen Kontonummern sowie Beträge angegeben. Das Startdatum des Kaufvertrags wird vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden. Zusätzliche Vertragsinfos, Lastschriftmandate und Ausstattungsmerkmale lassen sich auf weiteren Seiten hinterlegen. Ein Ergebnisprotokoll fasst die durchgeführten Schritte zusammen. Über Zurück können Korrekturen vorgenommen werden, bevor der Vertrag endgültig angelegt wird.

Belegung der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe im Einheitenvertrag

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe ist für die Zuordnung der Steuer bei der Sollstellung erforderlich. Zusammen mit der MwSt.-Produktbuchungsgruppe des Sollstellungskontos ergibt sich der Steuersatz für die Sollstellung.

Die Zuordnung der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe zur Einheitenhistorie erfolgt abhängig vom Geschäftsvorfall. Beim Zukauf von Einheiten wird der Wert aus dem Einheitenstamm übernommen und kann ggf. geändert werden. Das Feld ist ein Pflichtfeld. Beim Vertragswechsel/Verkauf (WEG) wird die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe aus der Vorhistorie übernommen. Bei der Einheit Schnellerfassung wird die Gruppe aus dem Debitor oder der Debitorvorlage gezogen.

WEG Kaufvertrag

Der WEG Kaufvertrag dokumentiert den Erwerb von Wohnungs- oder Teileigentum in einem nach dem Wohnungseigentumsgesetz geteilten Objekt. Im Gegensatz zum Mietvertrag regelt der Kaufvertrag die Beziehung zwischen WEG Objekt/Eigentümergemeinschaft und dem Eigentümer. Der Eigentümer ist Debitor für das monatliche Hausgeld und Empfänger von Guthaben oder Nachzahlungen aus der jährlichen Abrechnung.

Über die Suchfunktion wird die Liste der WEG Kaufverträge geöffnet und der entsprechende Vertrag ausgewählt.

Inforegister Allgemein

Das Inforegister Allgemein umfasst folgende Felder:

Inforegister Einheiten

Hier werden die Einheitenverträge als Vertragsgegenstände angezeigt. Die Objektnummer wird ebenfalls mitgeführt, sodass Einheiten aus mehreren Objekten in einem Vertrag zusammengefasst werden können.

Inforegister Kontakte

Zusätzliche Kontaktbeziehungen zu Einheitenverträgen lassen sich hinzufügen. Die Eigentümerbeziehung wird automatisch angelegt. Über verschiedene Felder können Geschäftsbeziehung, Vertragspartner, Zahler, Nutzer/Bewohner und weitere Informationen definiert werden. Die Kontaktbeziehungen sind für Berichte nutzbar und können objektbezogen betrachtet werden.

Die Seite Kontakt Geschäftsbeziehungen des jeweiligen RE Objekts zeigt alle hinterlegten Beziehungen.

Inforegister Sollstell. Parameter

Dieses Register dient der Information und Pflege von Daten. Felder für Fälligkeitsformel, Reichweite, Buchen zum und und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe sind bei Bedarf editierbar. Änderungen werden direkt in der Einheitenvertragskarte übernommen.

Wichtig

Löschen einer Vertragszeile ist möglich, solange keine Buchungen erfolgt sind. Dabei wird die betreffende Einheitenhistorie entfernt und die Vorgängerhistorie genutzt.

Inforegister Sonstiges

Das Inforegister Sonstiges bietet folgende Felder:

Infobox Vertragsinformation

Die Infobox bietet einen Überblick über hinterlegte Bankverbindungen und Einzugsvereinbarungen zum Vertrag. Durch Klick auf die blauen Zahlen lassen sich entsprechende Listenansichten öffnen.

Vertragsänderungen

Im Verlauf können verschiedene Vertragsänderungen auftreten, die in RELion mittels Assistenten sicher durchgeführt werden.

Weitere Assistenten der WEG Verwaltung

Zusätzlich zu den vertragsbezogenen Assistenten bietet RELion weitere Assistenten zur Arbeitserleichterung im WEG Kaufvertrag:

Aktivität erstellen

Über das Startmenü kann eine Aktivität zum Vertrag gespeichert werden. Die Aktivitätenprotokolle sind über die Suche abrufbar.

Aufgabe erstellen

Aufgaben für sich oder Kollegen können über Aktionen/Aufgabe erstellen angelegt werden. Die Aufgaben sind im Bereich Zugehörig oder Details abrufbar.

Neuen Kontakt anlegen

Über die Funktion Neuen Kontakt anlegen kann ein neuer Kontakt zum Vertrag erstellt werden.

Adresse anzeigen

Die Adresse des Eigentümers kann über die Online Map angezeigt werden, sofern die Einrichtung im Mandanten erfolgt ist.

Sonderumlage

Sonderumlagen für bestimmte Eigentümer

Wird eine Sonderumlage für ausgewählte Eigentümer beschlossen, erfolgt die Verteilung über einen entsprechenden Verteilcode. Beispielsweise können Kosten für die Renovierung der Garagentore nur auf Garagen-Eigentümer verteilt werden. Ein Verteilcode für Einzelgaragen ermöglicht die Erfassung von Verteilwerten nur bei Einheiten mit Nutzungsart Garage.

Sonderumlageposten

Sonderumlageposten erlauben die Prüfung der berechneten Sonderumlage. Über die Listenansicht Sonderumlagen kann über Zugehörig / Posten auf die Posten zugegriffen werden.

Ratenzahlung für Sonderumlage

Bei größeren Sonderumlagesummen kann eine Ratenzahlung beschlossen werden. Voraussetzung ist die vollständige Bearbeitung der Sonderumlage. Nach Berechnung und Buchung wird der Report Sonderumlage Ratenzahlung erstellen geöffnet.

Im Inforegister Optionen werden die Buchblatt-Vorlage und das Buchblatt mit den zuvor verwendeten Werten vorbelegt. Die Option Buchblatt löschen entfernt vorhandene Zeilen vor Erstellung neuer Posten. Das Datum der ersten Fälligkeit wird automatisch gesetzt und kann geändert werden. Die Anzahl der Raten, Reichweite sowie ggf. der Betrag der ersten Rate werden angegeben. RELion berechnet anhand der Angaben das Datum der letzten Rate. Im Inforegister Einheit Sonderumlage ist der Filter auf die relevante Sonderumlage gesetzt. Änderungen am Filter sind nur nötig, wenn nicht alle Eigentümer betroffen sind.

Nach Bestätigung mit OK werden die Buchblattzeilen erzeugt und können vor Buchung geprüft werden. Die Gesamtbeträge werden pro Debitor ausgeglichen und die Raten als Einzelposten mit unterschiedlichen Fälligkeiten eingestellt.

Hinweis

Nach einmaligem Start des Prozesses Ratenzahlung erstellen wird das Kennzeichen Ratenzahlung erstellt gesetzt. Bei Löschung von Ratenzahlungsposten kann der Prozess erneut gestartet werden. Das System fragt, ob bestehende Posten gelöscht werden sollen.

Sonderumlage zurücksetzen

Über die Objektliste kann ein Objekt zur Bearbeitung ausgewählt werden.

Beschlüsse manuell erfassen

Die Beschluss-Sammlung wird über die Suche geöffnet. Beim erstmaligen Öffnen sind keine Datensätze enthalten. Im Inforegister Allgemein werden Objektnummer, Beschreibung und Adresse des WEG Objekts angezeigt. Ein neuer Beschluss kann angelegt oder aus einer Word-Datei importiert werden und erscheint im Inforegister Beschlüsse.

Für die Erfassung eines neuen Beschlusses steht die Funktion Beschluss anlegen zur Verfügung. Über das Feld Beschlusstexte wird der Editor geöffnet.

Hinweis

Beim erstmaligen Anlegen kann einmalig der Startwert der laufenden Nummer bestimmt werden. Im Inforegister Beschluss stehen folgende Eingabemöglichkeiten zur Verfügung:

Im Inforegister Versammlung können Rahmendaten zur Versammlung erfasst werden.

Zusätzlich können relevante Dokumente als Beschlussanhang importiert und mit Titel versehen werden. Die Anhänge werden auf der Beschlusskarte angezeigt.

Kopieren eines Beschlusses

Beschlüsse können für eine Versammlung mehrfach kopiert werden. Die gewünschte Beschlusskarte wird geöffnet und über Beschluss kopieren die Anzahl der Kopien festgelegt. Die kopierten Beschlüsse erscheinen in der Sammlung und können individuell bearbeitet werden.

Verwalten von Beschlüssen

Beschlüsse können angefochten, aufgehoben oder geändert werden. Für die Aktualität ist es wichtig, den jeweiligen Status über das Feld Beschlussvermerk und ergänzende Bemerkungen zu kennzeichnen.

Suchfunktion in der Beschluss-Sammlung

Die Sammlung wächst jährlich je WEG Objekt. Eine Suchfunktion im Inforegister Allgemein erleichtert das Auffinden bestimmter Beschlüsse. Es können mehrere Filterkriterien gesetzt und Zwischenergebnisse ergänzt werden. Die Funktion Suche löschen setzt die Filter zurück.

Export der Beschluss-Sammlung

Die Sammlung kann vollständig, gefiltert oder einzeln nach Excel exportiert werden. Über Beschlüsse/Verwalten/Export Beschlüsse nach EXCEL wird die Übersicht exportiert. Bei gesetztem Filter werden nur die gefilterten Daten exportiert. Die Excel-Datei öffnet sich automatisch und kann weiter bearbeitet werden.

Hinweis

Einzelne Beschlüsse können direkt aus der Beschlusskarte exportiert werden.

Drucken der Beschluss-Sammlung

Über die Funktion Beschluss-Sammlung kann die Sammlung ausgedruckt werden, wahlweise mit Vorschau. Beschlüsse mit Status aufgehoben oder gelöscht werden durchgestrichen dargestellt.

Die Druckversion enthält alle erforderlichen Informationen zur Sammlung.

• Arbeitsdatum
• Seitenanzahl
• User-Name
• Mandanten-Name
• Objektnummer
• WEG Bezeichnung
• Lfd.Nr. der Sammlung
• TOPNr.
• Tagesordnungspunkt
• Ergebnis des Antrags
• Beschlusstext
• Versammlungsart
• Versammlungsdatum
• Versammlungsort
• Beschlussvermerk
• Bemerkung zum Vermerk
• zuletzt geändert von
• zuletzt geändert am

Abrechnung bei Eigentümerwechsel

Die Abrechnung erfolgt grundsätzlich für den zum Zeitpunkt der Erstellung der Abrechnung aktuellen Eigentümer. Es besteht die Möglichkeit, eine zeitanteilige Kostenaufstellung als Anlage zur Einzelabrechnung des aktuellen Eigentümers zu erstellen. Weitere Informationen sind in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung enthalten.