Bestandsmanagement

• 1: Attribute
• 2: Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag
• 3: EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
• 4: Einheit Schnellerfassung
• 5: Grundbuch
• 6: Mietvertragskontakte
• 7: Vertragsgenehmigung Mietverträge
• 8: Mietvertragsentwürfe
• 9: Sondereigentumsverwaltung
• 10: Mietverwaltungsverträge
• 11: Objekt anlegen
• 12: Sollstellungsdifferenzberechnung
• 13: Verwalterhonorar

1 - Attribute

Einführung

In RELion ist es möglich, für Objekte, Verträge und weitere Tabellen, Eigenschaften zu hinterlegen - ergänzend zu den bereits erfassten Daten. Damit ist kein Anlegen von Zusatzfeldern mehr für jedes Merkmal nötig, sodass die Übersichtlichkeit bei der Erfassung und Pflege der Daten gewahrt bleibt. Durch eine einfache und flexible Datenerfassung werden Attribute angelegt. Ein dynamischer Filter für gezieltes Filtern der angelegten Merkmale (auch mehrerer Merkmalen gleichzeitig) und die Darstellung in einer Infobox sowohl auf den List- als auch auf den zugehörigen Card-Pages wird angezeigt.

Die Inspiration für die Gestaltung der Attribute in RELion kam durch die Umsetzung der Attribute für Artikel in Dynamics 365. Über den Aufruf Attribute im Menüband können – vereinheitlicht für alle relevanten Tabellen – die Attribute angelegt, ein Filter bestimmt und letzterer wieder aufgelöst werden. Ein Verwalten der Attribute ist ebenfalls über die hinzugefügte Infobox für Attribute möglich. Ein individueller Schlüssel trennt die jeweiligen Attributs-Datensätze. D. h., die angelegten Attribute sind nur den jeweiligen Tabellen - also Objekt, Gebäude, Einheitenstämme usw. beziehungsweise den verschiedenen Vertragsklassen - zugehörig, nicht übergreifend. Auch der Filter unterliegt dieser Spezifizierung.

Hinweis

Verfügbar ist diese Funktionalität nach momentanem Stand für folgende Tabellen und Verträge:

• Objekt (T5052250)
• Ausstattung (T5052253)
• Räume & Flächen (T5052262)
• Gebäude (T5052424)
• Hauseingang (T5052424)
• Einheitenstamm (T5052264)
• Zählerstamm (T5052605)
• Verträge (Tabelle RE Contract, T5052336)

Zuletzt wurden die Attribute noch an die Projekte (T167) und Projektplanzeilen (T5052402) angebunden.

Einrichtung

Für die Verwendung von Attributen ist keine spezielle Einrichtung notwendig.

Fallbeispiel

Nehmen wir an, Sie wollen ein Objekt genauer beschreiben. Es soll die Anfahrt des Objekts (Text), der aktuelle Wert (Ganze Zahl) und die Sichtbarkeit des Objekts bei Anfahrt (Optionen) verfügbar sein.

Attribute anlegen

Über die Suche öffnen Sie die Übersicht Objekte. Zum Anlegen von Attributen gibt es zwei Optionen:

1. Über das Menüband Attribute auswählen
2. In der Infobox RELion Attribute auf Bearbeiten klicken.

Darüber hinaus können die Attribute direkt über die Suche aufrufen.

Wichtig

Die erstellten Attribute sind für alle Objekte verfügbar, die jeweils spezifisch angelegten Werte aber nur für das bestimmte Objekt. Achten Sie darauf, dass Sie auf dem richtigen Objekt stehen, für das Sie die Werte erfassen möchten!

Da noch kein Eintrag vorgenommen wurde, ist die Liste leer. Zum Anlegen eines neuen Attributs wählen Sie in der Spalte Attributname Neu aus.

Nun werden die besprochenen Datensätze angelegt. Alternativ können Sie den Aufruf über Neu starten.

Nur für die Art Option können jetzt vordefinierte Werte bestimmt werden. Um das zu tun, wählen Sie bitte Attributwerte in der Menüleiste aus, während sie auf einem Datensatz mit der Art Option stehen. Ansonsten ist dieser Aufruf auch ausgegraut. Hier werden drei Optionen für das Attribut Sichtbarkeit bei Anfahrt angelegt.

Verlassen Sie die Ansicht, dann wird die Übersicht angepasst. Alternativ können sie auch in das Feld Werte klicken, um diese Attributewerte für das Options-Attribut zu erfassen.

Anschließend bestätigen Sie mit OK, jetzt wird in der Attributwerte-Liste das zuletzt markierte Attribut vorbelegt. Nun können Sie die angelegten Attribute mit Werten belegen. Bei der Art Option können Sie den Wert wählen, bei den anderen Arten muss er eingegeben werden.

Auch für die anderen Objekte sind die drei Attribute verfügbar und können jeweils mit Werten belegt werden.

Hinweis

Es sind verschiedene Arten bei den RELion Attributen verfügbar. Neben den schon angesprochenen Optionen gibt es Text, Ganzzahl, Dezimalzahl und Datum.

Bei Dezimalzahl können auch Ganzzahlen als Wert eingegeben werden, aber natürlich nicht umgekehrt. Bei der Art Datum muss der Wert wie ein Datumswert eingetragen werden (z. B. 01.05.2021). Es ist nicht ausreichend, wie sonst in Business Central üblich, einfach 010521 einzugeben.

Die Attribute und deren Werte sind nun angelegt und auch in der Infobox sichtbar.

Wichtig

In bearbeitbaren Listen, wie z. B. Räume und Flächen, ist das Bearbeiten der Attribute durch die Infobox zunächst ausgegraut. Ein erstes Attribut muss über den Aufruf Attribute in der Menüleiste angelegt werden.

Sobald ein Datensatz vorhanden ist, kann die Bearbeitung wie gewohnt auch von der Infobox aus erfolgen.

Hinweis

Das Anlegen und Ändern von Attributen ist nicht nur in der Übersicht, sondern auch auf der jeweiligen Kartenansicht über die Infobox möglich. Bereits in der Übersicht angelegte Werte werden synchronisiert.

Attribute filtern

Es ist möglich, diese Werte auch zu filtern. Diese Ansicht wird geöffnet, indem Sie über die Suche oder im Menüband Nach Attributen filtern wählen.

Sie können hier nach den jeweils in der Tabelle bzw. im Vertrag angelegten Attributen und deren Werte filtern. Öffnen Sie in der Spalte Attributwert über die drei Punkte die Seite Filterwert angeben (bzw. Attributwert auswählen bei Optionen). Dort erhält man Hilfe bei der Eingabe des Filters, beispielsweise sind für Zahlen die Operatoren (>, <, = usw.), für Text die Übereinstimmungs-Parameter (Enthält, Beginnt mit usw.) und für Option die vordefinierten Optionswerte als Bedingung für den Filter verfügbar. So lassen sich die gesuchten Werte detailliert eingrenzen.

Möchten Sie beispielsweise nach Objekten filtern, die einen Wert von mehr als 800.000, aber weniger als 900.000 besitzen, muss folgender Filter eingegeben werden:

Mit OK wird der Filter angewendet. In diesem Beispiel bleibt nur das Objekt OBJ001 übrig, da es als einziges dem eingegebenen Filterkriterium entspricht.

Wichtig

Nach einem bestimmten Attribut, hier z. B. Geschätzter aktueller Wert, kann nur im Rahmen einer Zeile gefiltert werden, nicht mehrfach.

Für komplexere Abfragen muss dann ein kombinierter Filter, z. B. mit größer Wert x und zugleich kleiner Wert y-Systematik bestimmt werden – wie im Beispiel gezeigt. Eine gemeinsame Filterung nach verschiedenen Attributen, z. B. Aktueller Wert, Sichtbarkeit bei Anfahrt etc. ist ebenfalls möglich.

Wählen Sie über die Suche die Funktion Attributefilter löschen, wird der gesamte Filter aufgelöst und es ist wieder die ungefilterte Ansicht zu sehen. Es ist natürlich ebenfalls möglich, einzelne Zeilen in der Filterliste zu löschen und dadurch den jeweiligen Filter aufzulösen.

Hinweis Filtern ist nur auf Übersichtslisten verfügbar und nicht auf der Kartenansicht.

Attribute löschen

Um einen zugeordneten Attributwert zu löschen muss in der jeweiligen Werte-Tabelle einfach die entsprechende Zeile entfernt werden.

Soll das Attribut selbst gelöscht werden, wechseln Sie in die richtige Ansicht.

Hier können Sie dann den Datensatz löschen.

Hier mit Ja bestätigen. Es wird noch darauf hingewiesen, wenn das zum Löschen ausgewählte Attribut im Moment verwendet wird.

Nach abermaligem Bestätigen wird das Attribut gelöscht.

Wichtig

Dieses Beispiel beschäftigt sich mit dem Verwalten von Attributen für Objekte. Das Vorgehen bei anderen Tabellen bzw. bei den Verträgen ist analog. So können auch gleichnamige Attribute bei verschiedenen Tabellen angelegt werden.

2 - Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag

Einführung

Bei den Gemeinnützigen Wohnbaugesellschaften in Österreich und den Wohnungsprivatisierern in Deutschland wird der Mieter häufig zum Eigentümer, weil er dabei unterstützt wird, seine Wohnung zu kaufen. Dies hat zur Folge, dass die Forderungen aus den Sollstellungen und anderen Prozessen auf unterschiedliche Forderungskonten gebucht werden müssen. Aktuell wird die Debitorenbuchungsgruppe (und damit das Forderungskonto) in RELion durch den Debitor bestimmt. Aus bilanzieller Sicht ist es aber nicht akzeptabel, Forderungen aus Mieten und Hausgeldern (WEG) sowie sonstige Forderungen auf einem Bilanzkonto auszuweisen. Der zu verwendende Standardkontenrahmen sieht getrennte Konten vor.

Damit Personen nicht mehrfach geführt werden müssen, ein Debitor für den Mietvertrag und dieselbe Person als weiterer Debitor für den WEG Kaufvertrag, gibt es die Möglichkeit, die Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag zu hinterlegen. Die Debitorenbuchungsgruppe bei der Sollstellung wird dann nicht aus dem Debitor, sondern vom Vertrag geholt. So lassen sich Miet- und WEG-Forderungen oder Forderungen gegen Dritte und gegen verb. Unternehmen bilanziell trennen.  

Einrichtung

Debitorenbuchungsgruppen

Zuerst müssen die Debitorenbuchungsgruppen mit den entsprechenden Forderungskonten zugeordnet werden, damit eine korrekte Buchung erfolgen kann. Über die Suchfunktion rufen Sie Debitorenbuchungsgruppen auf und können dann über Neu ein neues Debitorensammelkonto anlegen.

Füllen Sie die Felder der Debitorenbuchungsgruppe-Karte entsprechend.

RE Vertrag Einrichtung

Wird mit der Debitorenbuchungsgruppe aus dem Vertrag gearbeitet und nicht mit der Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor, so wird in der RE Vertrag Einrichtung, im entsprechenden Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe bzw. Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe per Lookup die gewünschte Debitorenbuchungsgruppe gewählt.

Bei Erstellung eines neuen Mietvertrages wird nun die dort hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe automatisch in den Mietvertrag bzw. in den WEG Kaufvertrag übertragen. Bleiben die Felder (bis auf die Pflichtfelder) in der RE Vertrag Einrichtung leer, so wird die Debitorenbuchungsgruppe vom jeweiligen Debitor genommen. Das Feld Debitorenbuchungsgruppe im Vertrag ist dann nicht editierbar.

Wichtig

Wird die Debitorenbuchungsgruppe in der RE Einrichtung geändert oder entfernt, dann erfolgt eine Prüfung, ob die zuvor hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe bereits in Verträgen vorhanden ist. Es erfolgt eine Benachrichtigung „Die Debitorenbuchungsgruppe ist bereits in Verträgen vorhanden! Die entsprechenden Verträge können Sie hier sehen“ (Über nebenstehenden Link gelangt man zu den betroffenen Verträgen und kann dort bei Bedarf die Debitorenbuchungsgruppe manuell ändern).

Eine Änderung in der RE Vertrag Einrichtung ist zulässig, wirkt sich aber ausschließlich auf künftige Prozesse aus! Bei Entfernen der Debitorenbuchungsgruppe in der RE Vertrag Einrichtung wird für zukünftig erstellte Verträge die Debitorenbuchungsgruppe vom Debitor genommen. Die hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag bleibt in diesem Fall stehen, wird jedoch nicht mehr berücksichtigt. Das Feld ist dann nicht mehr editierbar! Die bestehenden Buchungen bleiben auf der ursprünglichen Buchungsgruppe. Direkte Postenausgleiche zwischen Posten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen sind nicht möglich!

Debitorenbuchungsgruppen übertragen

Um zu Beginn des Wechsels auf ein Arbeiten mit der Debitorengruppe am Vertrag zu erleichtern gibt es die Stapelverarbeitung Übertragen der Debitorenbuchungsgruppen. Ist im Inforegister Allgemein in den Feldern Mieter Debitorenbuchungsgruppe und bzw. oder Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe ein Wert eingegeben, so wird die Debitorenbuchungsgruppe in alle Verträge, bei denen das Feld nicht gefüllt ist, übertragen.

Anschließend öffnet sich das Protokoll mit allen Verträgen und den alten und ggf. neuen Werten. Hier werden alle Verträge aufgelistet, auch die, bei denen keine Debitorenbuchungsgruppe ergänzt wurde.

Hinweis

Wurde diese Stapelverarbeitung bereits ausgeführt und es findet eine Änderung der Debitorenbuchungsgruppe in der RE Einrichtung statt, so wirkt sich diese Änderung bei wiederholter Ausführung der Stapelverarbeitung ausschließlich für Verträge aus, in denen das Feld Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt ist. Eine Infomeldung nach der Ausführung weist auf die jeweilige Anzahl der Änderungen hin.

Mietvertrag und WEG Kaufvertrag

Sowohl am Mietvertrag als auch am WEG Kaufvertrag befindet sich im Inforegister Allgemein das Feld Debitorenbuchungsgruppe. Dieses Feld ist nur bei vorhandener RE Vertrag Einrichtung editierbar und kann manuell geändert werden. Es wird aber durch die verschiedenen Prozesse, durch die ein neuer Vertrag generiert wird, automatisch mit dem Wert aus der RE Vertrag Einrichtung gefüllt.

Wichtig

Sie können in dem Feld über den Lookup eine andere Debitorenbuchungsgruppe auswählen, als in der RE Vertrag Einrichtung hinterlegt ist. Es erscheint daraufhin die folgende Benachrichtigungsmeldung: „Es existieren bereits Buchungen mit Debitorenbuchungsgruppe x, die neue Debitorenbuchungsgruppe gilt nur für zukünftige Buchungen.“

Eine Änderung am Vertrag ist somit zulässig, wirkt sich aber ausschließlich auf künftige Prozesse aus! Eine Entfernung der Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag ist nicht möglich.

Bei vorhandenen Buchungen bleiben die ursprünglichen Buchungsgruppen bestehen. Direkte Postenausgleiche zwischen Posten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen sind nicht möglich!

Eine Buchung bei vorhandener Einrichtung ist ohne Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag nicht möglich, es erscheint bei Erstellung von Buchblattzeilen ein Hinweis auf die fehlende Debitorenbuchungsgruppe. Das Feld muss, sobald die Einrichtung vorhanden ist, immer gefüllt sein.

Ablaufschema

1. In den Vermietungsprozessen wird die Debitorenbuchungsgruppe automatisiert in den Vertrag geschrieben, wenn diese in der RE Vertrag Einrichtung vorhanden ist. Im Neuvermietungsprotokoll wird darauf hingewiesen.
2. In den Buchungsprozessen prüft das System immer zuerst, ob das relevante Feld (RE Vertrag Einrichtung) einen Wert enthält. Ist dies nicht der Fall, holt sich das System wie bisher die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor.
3. Wenn 1. zutrifft, wird zugleich geprüft, ob im zugehörigen Vertrag eine Debitorenbuchungsgruppe vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Fehlermeldung und die Debitorenbuchungsgruppe muss im Vertrag nachgetragen werden!
4. Wenn 2. zutrifft, wird die Debitorenbuchungsgruppe des Debitors in die Buch.-Blattzeile bzw. den Verkaufskopf übernommen.
5. Im Buchungsprozess (bleibt unverändert!) wird das Debitorensammelkonto der Debitorenbuchungsgruppe dann für die Forderungsbuchung verwendet.

 

Fallbeispiele

Vermietungsprozesse

Neuvermietungsassistent

Die Debitorenbuchungsgruppe wird in den neuen Mietvertrag übernommen, wenn im RE Vertrag Einrichtung das Feld Mieter Debitorengruppe gefüllt wurde. Ist keine Einrichtung vorhanden, so kommt die Debitorenbuchungsgruppe des Debitors zu tragen.

Zumietung von Einheiten

Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn vorhanden.

Vertragswechsel

Die Debitorenbuchungsgruppe des ursprünglichen Vertrags bleibt unverändert. Es wird nicht die Debitorengruppe aus der RE Vertrag Einrichtung übernommen.

Nachtragsvertrag erstellen

Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn vorhanden.

WEG Prozesse

Neuer WEG Kaufvertrag

Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.

Vertragswechsel / Verkauf

Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Mietvertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.

Zukauf von Einheiten

Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn Einrichtung vorhanden.

Verkauf einzelner Einheiten

Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.

 

Einheit Schnellerfassung

Wenn in der Einheit Schnellerfassung die Option Vertrag zusammenfassen aktiviert ist, bleibt die Debitorenbuchungsgruppe des ursprünglichen Vertrags bestehen, sofern sie vorhanden ist.

Ist diese Option nicht aktiviert und ein separater Vertrag vorhanden, dann wird die Debitorenbuchungsgruppe aus der RE Vertrag Einrichtung in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.  

Weiterführende Themen

Mieter Debitorenbuchungsgruppe ist nicht gefüllt

Nachfolgend werden anhand von Beispielen gezeigt, wie der Ablauf ist, wenn die Mieter Debitorengruppe nicht gefüllt ist.

1. Buchen einer Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt. Die Debitorenbuchungsgruppe muss im Debitor gepflegt werden.

In der Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift wird die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor übernommen.

2. Sollstellungen buchen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt.

Die Debitorenbuchungsgruppe wird im Debitor gepflegt.

3. Buchung der Gebühren bei Mahnungen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt. Analog der Verkaufsrechnungen/-Gutschriften und Sollstellungen wird die Debitorenbuchungsgruppe dann aus dem Debitor gezogen.

Mieter Debitorenbuchungsgruppe ist gefüllt

Nachfolgend werden anhand von Beispielen gezeigt, wie der Ablauf ist, wenn die Mieter Debitorengruppe gefüllt ist.

1. Buchen einer Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt.

Die Debitorenbuchungsgruppe wird immer aus dem Mietvertrag übernommen, nicht aus der RE Vertrag Einrichtung.

Hinweis

Fehlt die Einrichtung des Mietvertrages obwohl die RE Vertrag Einrichtung gepflegt ist, wird eine Fehlermeldung beim Eintrag der Einheitennummer in der Verkaufsrechnung ausgegeben. Die Debitorenbuchungsgruppe muss dann erst am Vertrag hinterlegt werden (manuell direkt am Vertrag oder über den Report in RE Vertrag Einrichtung Debitorenbuchungsgruppe übertragen).

Die Einheitennummer muss immer eingetragen werden. Hier findet das System die relevanten Daten.

Sollen die Debitorenbuchungsgruppen wieder aus den Verträgen genommen werden, muss dies zuerst in den Mietverträgen geschehen, da diese sobald die RE Vertrag Einrichtung heraus genommen wird nicht mehr änderbar sind.

2. Sollstellungen buchen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt. Die Debitorenbuchungsgruppe, die bereits am Debitor hinterlegt ist, ist in diesem Fall nicht relevant.

Fehlermeldung bei vergessener Vertragspflege.

3. Buchung der Gebühren bei Mahnungen

In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt. Analog der Verkaufsrechnungen/-Gutschriften und Sollstellungen muss die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Vertrag kommen.

3 - EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Einführung

Der Schutz von personenbezogenen Daten rückt immer weiter in den Vordergrund. Die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) gibt dafür die Richtlinien vor. In RELion sind personenbezogene Daten an vielen Stellen zu finden. Sie sind nicht nur mit den Stammdaten (Kontakt, Debitor, Kreditoren usw.), sondern auch über Tabellenrelationen mit vielen weiteren Tabellen verknüpft. In den einzelnen Prozessen werden Kontaktdaten mit Debitoren und Verträgen verknüpft und an Belege weitergereicht.

Selbstverständlich kann ein Auskunfts- und Anonymisierungswerkzeug in RELion nur die personenbezogenen Daten innerhalb von RELion und Business Central-Standardtabellen berücksichtigen. Dokumente in Archiv-Systemen, Informationen in Dateien im File-System etc. bleiben unberücksichtigt.

Hinweis

Einige Funktionen (z. B. die Durchführung der Pseudonymisierung im Stapel oder die Rückgängig Funktion) sind im Basismodul nicht enthalten und daher in der Beschreibung mit K gekennzeichnet, da diese zum optionalen Komfortmodul gehören.

In einer zentralen Tabelle werden die Anfragen zur Auskunft bzw. Anonymisierung gesammelt. Der Aufruf zur Erstellung einer Anfrage kann aus verschiedenen Ebenen erfolgen.

Anfrage für Auskunft

• Ermittlung der gespeicherten Daten
• Druck eines Reports
• Bereitstellung der Daten in Form einer Excel-Tabelle

Anfrage für Anonymisierung

• Ermittlung der gespeicherten Daten
• Druck eines Reports zur Protokollierung
• Pseudonymisierung durchführen
• Ggf. Zurücksetzen der Pseudonymisierung
• Löschung der Anfrage

Nach erfolgreicher Prüfung der Voraussetzungen (z. B. sind alle Verträge beendet, alle Forderungen beglichen, etc.) werden zunächst die Daten intern gesichert (Datensafe). Anschließend können Sie die Daten pseudonymisieren. Bis zum Ablauf der Quarantäne könnten die Daten wiederhergestellt werden. Erst nach Ablauf der Quarantänefrist, sind die Daten dauerhaft umbenannt und damit anonymisiert.

Einrichtung

Bevor Sie in RELion mit dem Modul EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) arbeiten, nehmen Sie bitte folgende grundlegende Einrichtungen vor.

DSGVO Einrichtung

Über die Suche öffnen Sie die DSGVO Einrichtung. Hier legen Sie die Fälligkeit für die Pseudonymisierung und die Quarantäne fest.

Fälligkeit für Pseudonymisierung vorbelegen	Mit dieser Datumsformel können Sie die Frist festlegen, innerhalb welcher eine Pseudonymisierung der Anfrage nicht möglich ist. Hiermit wird das Geplante Pseudonymisierungsdatum berechnet.
	Wichtig: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Deutschland für Buchungsbelege/Bilanzen beträgt 10 Jahre und ist in RELion bereits voreingestellt. Bitte berücksichtigen Sie die Frist bei Ihren Einstellungen.
Fälligkeit für Ende der Quarantäne vorbelegen	Mit dieser Datumsformel können Sie angeben, wann eine Anonymisierungsanfrage die Quarantäne durchlaufen hat und der Datensafe endgültig gelöscht werden kann.

DSGVO Basistabellen Einrichtung

Öffnen Sie über die Suche die DSGVO Basistabellen Einrichtung. Hier wird bestimmt, von welchen Stammdatentabellen aus, die verbundenen Tabellen und Felder ermittelt werden sollen. Voreingestellt sind: Debitor, Kontakt und Adressstamm.

DSGVO Verarbeitungseinrichtung

Von den Basistabellen ausgehend, ermittelt RELion selbständig die verbundenen Tabellen und deren Felder und stellt diese in der Übersicht DSGVO Verarbeitungseinrichtung zusammen. Öffnen Sie die DSGVO Verarbeitungseinrichtung zu der Tabelle Debitor (18) und Sie erhalten folgende Darstellung:

Zunächst erscheint die Tabelle Debitor (18) komplett mit allen Feldern, die potenziell personenbezogene Daten beinhalten könnten. Dezimalfelder, Boolesche Felder und Optionen werden dabei nicht berücksichtigt. Darunter liegt die Tabelle Debitorenposten usw.

Die Tabelle ist farblich unterschiedlich markiert:

1. Beginn einer Tabelle ist blau hervorgehoben.
2. Die relevanten Felder sind in grün dargestellt.
3. Die nicht relevanten Felder sind grau markiert.
4. Braune Blob-Felder sind Bild-Dateien oder andere Dateien (z. B. PDF, Excel), die bei der Anonymisierung gelöscht werden.

Falls einige Felder rot/kursiv dargestellt werden, dann sind diese Felder in der Datenbank nicht aktiviert.

Mit dem Häkchen in der Spalte Relevant bestimmen Sie, welche Felder letzlich anonymisiert werden und mit dem Häkchen in der Spalte Drucken steuern Sie die Druckausgabe. Diese Einrichtung muss auch in den anderen Basistabellen (z. B. Kontakt, Adressstamm) detailliert geprüft und ggf. ergänzt werden.

Bezeichnung	Erläuterung
Relevant	Legen Sie hier die Felder fest, die zunächst pseudonymisiert werden sollen. Die Inhalte dieser Felder werden bei der Pseudonymisierung mit dem Text [umbenannt DATUM] überschrieben.
Drucken	Hier werden die Felder der Tabelle bestimmt, welche bei der Anfrage/Anonymisierung gedruckt werden.
Drucktitel	Dieses Feld wird beim erstmaligen Einrichten aus der Spalte Tabellentitel und Feldtitel befüllt und für die Druckaufbereitung verwendet, sofern im Feld Drucken ein Haken gesetzt ist. Hier können Sie der jeweiligen Tabelle bzw. dem Feld einen individuellen Titel geben. Wird der Drucktitel gelöscht, erscheint im Druck nur der Feldinhalt aber keine Beschreibung des Feldes.

Wichtig

Nach einem Update oder einer Ergänzung per Change-Request (CR-Verfahren) muss die Einrichtung aktualisiert werden. Damit wird die aktuelle Tabellen- und Feldstruktur berücksichtigt. Dies kann RELion für Sie vornehmen, Sie können die Felder aber auch manuell hinzufügen. Hierzu wählen Sie rechts oben Einstellungen/Personalisieren. Die Tabellen können nun mit +Feld personalisiert werden.

Die Einrichtungen in DSGVO Basistabellen und DSGVO Verarbeitungseinrichtung gelten global für alle Mandanten und für alle laufenden Anfragen und damit verbundenen Vorgänge.

Berichtstexte einrichten

Für den Ausdruck der Anfrage werden die Textinhalte im RE Berichtstexte festgelegt. Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle RE Berichtstexte. Wählen Sie Neu und es öffnet sich das Fenster RE Berichtstext. Nun tragen Sie Ihre gewünschten Textpassagen ein, die dann das Grundgerüst Ihres Ausdrucks bestimmen.

Die Felder Eigentümer/Mieter, Objektnr., Geschäftsvorfallscode, Einheitennr. und Einheitenhistorie im Inforegister Allgemein werden nicht benötigt und bleiben leer.   In unserem Beispiel sind die Felder bereits befüllt:

Danach klicken Sie im Menüband auf Berichtszuordnung und geben die Bericht ID 5164405 ein. Nur wenn diese ID eingetragen ist, dann ist der Ausdruck mit den Daten der Anfrage verknüpft.

Wichtig

Die Texte und die Berichtszuordnung müssen für jeden Mandanten eingerichtet werden!

Berechtigungseinstellung DSGVO

Nicht alle Bearbeiter werden wahrscheinlich die gleichen Nutzungsrechte auf die personenbezogenen Daten haben. Um das zu regeln, werden zuvor die Berechtigungseinstellungen festgelegt. Für die verschiedenen Aufgaben in der DSGVO sind folgende Berechtigungssätze einzurichten und den jeweiligen Anwendern zuzuordnen.

Über die Suche öffnen Sie den Benutzer und wählen die Tabelle Berechtigungssätze aus. Wählen Sie dann einen Berechtigungssatz aus und klicken im Menüband auf Zugriffsrechte. Anschließend wählen Sie dann mit Berechtigungssatz auswählen die jeweiligen Berechtigungssätze.

• DSGVO_ANFR_AUSKUNFT

Diese Berechtigungen sind für das Erstellen einer DSGVO-Anfrage und des Auskunftsreports notwendig.

• DSGVO_ANONYMISIERUNG

Diese Berechtigungen sind für das Anonymisieren notwendig.

• DSGVO_EINRICHTEN

Diese Berechtigungen sind für das Bearbeiten der Einrichtungstabellen notwendig.

 

• DSGVO_ZURÜCKSETZEN

Diese Berechtigungen sind notwendig, um die Pseudonymisierung zurückzusetzen und die Daten wieder in den Ursprungszustand zu setzen.

Wichtig

Um eine deutsche Beschriftung der Objektnamen anzuzeigen, fügen Sie der Tabelle durch Einstellungen/Personalisieren mit +Feld das Feld Objektbeschriftung hinzu. Dies gilt ebenfalls für die nachfolgenden Tabellen DSGVO_ANONYMISIERUNG, DSGVO_EINRICHTEN und DSVGO_ZURÜCKSETZEN.

Alle Tabellen, die in der Verarbeitungseinrichtung aufgeführt sind, müssen in den Berechtigungssätzen für die Bearbeiter, die berechtigt sind Pseudonymisierungsarbeiten durchzuführen, eingerichtet werden.

Wichtig

Darüber hinaus muss eine ausreichende Einrichtung der RE Berichtstexte und Berichtszuordnung (5164406) eingerichtet sein, damit die Vor- und Nachtexte für das Anschreiben erstellt werden können.

Änderungsprotokolleinrichtung

Um die Änderungen an der Einrichtung später noch nachvollziehen zu können, sollten die drei Einrichtungstabellen der DSGVO 5164400 bis 5164402 protokolliert werden. Bei versehentlichen Löschungen wären die Einrichtungen damit wieder herstellbar.

Öffnen Sie mit der Suchfunktion Änderungsprotokoll Einrichtung und wählen dann im Untermenü Einrichten die Funktion Tabellen. Wählen Sie die Tabellen 5164400 bis 5164402 und stellen bei diesen Alle Felder ein.

Bitte beachten Sie, dass bei den Tabellen zu den Anfragen nur die allerwichtigsten Key-Felder protokolliert werden, damit sich die Anfrage nicht selbst protokolliert, d.h., die Felder: Anfrage für Name, Anfrage für Name 2 usw. dürfen nicht angehakt sein, da sonst trotz Anonymisierung die ursprünglichen personenbezogenen Daten in Form von Änderungsprotokollposten erhalten bleiben. Außerdem dürfen die Tabellen 5164404 bis 5164407 nicht protokolliert werden!

In der Tabelle DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) erfolgt eine teilweise Protokollierung und kann dementsprechend angepasst werden:

Fallbeispiel

Nachdem die grundsätzliche Einrichtung abgeschlossen ist, erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels den Prozessablauf einer Anfrage bzw. Anonymisierung.

Erstellen einer Anfrage

Zur Erstellung einer Anfrage wählen Sie zunächst den Kontakt aus. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Kontakte
2. Übersicht Kontaktfocus
3. Globale RE Kontakte
4. Global-RE-Adressstamm Übersicht

Die Anfrage zum Datenschutz erfolgt mandantenübergreifend, vorausgesetzt der Adressstamm ist eingerichtet. Markieren Sie dazu den gewünschten Kontakt. Wählen Sie im Untermenü Anfragen zum Datenschutz und bestätigen Sie mit Ja. RELion erstellt automatisch eine Anfrage zu diesem Kontakt mit der Vorbelegung Art der Anfrage Auskunft.

Hinweis

Vorausgesetzt es wurde bereits eine Anfrage zum Datenschutz erstellt, öffnet sich das Fenster DSGVO Anfrage/Anonymisierung sofort. Zusätzlich ist im Feld Anfrage zum Datenschutz ein Häkchen aktiviert.

Erteilen der Auskunft

Im Inforegister Allgemein können Sie optional die Adressdaten des Anfragenden im Feld Anfrage von hinterlegen. Beim Daten ermitteln wird automatisch ein Bezug zu einer Zuständigkeitseinheit gesucht. Sobald in RELion ein Vertrag gefunden wird, werden sie in den Feldern Mandant Verwaltungs-ZE und die Verwaltungs-ZE angezeigt. Wählen Sie anschließend in der erstellten Anfrage die Aktion Daten ermitteln.

Eine Funktion durchsucht alle Datensätze, in denen sich Daten befinden. Anschließend erscheint im Inforegister Pseudonymisierung im Feld Datensatz Protokolle die Anzahl der verbundenen Datensätze zu dieser Anfrage.

Wenn Sie sich über die Details der Auskunft informieren wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Klicken Sie auf dieses Feld Datensatz Protokolle. Es öffnet sich die DSGVO Anfrage/Anonymisierung Datensatz-Protokoll Übersicht zu den verbundenen Datensätzen. Die Daten werden mandantenübergreifend angezeigt, sofern die Daten über den Adressstamm ermittelt wurden.

Anschließend wählen Sie die Funktion Datensatz anzeigen im Menü. Es erscheint die Übersicht der Tabelle mit den jeweiligen Datensätzen. Wenn Sie auf Datensatzfelder anzeigen klicken, bekommen Sie eine Auflistung mit den enthaltenen Werten.

Im folgenden Beispiel werden Ihnen die Datensatzfelder zum Kontakt angezeigt.

Prüfung und Druck der Anfrage

Nachdem die Daten ermittelt wurden, öffnen Sie in der Karte DSGVO Anfrage/Anonymisierung über die Suche die Funktion Bericht.

Im Feld Drucken können Sie zwischen zwei Ausgabeformen wählen. Zum einen Bestimmte Felder oder Alles Drucken. Wenn Sie die Option Ausdruck speichern auswählen, wird der aktuelle Ausdruck als PDF in Ihrer Anfrage gespeichert.

Bezeichnung	Erläuterung
Drucken	Es gibt zwei Auswahlmöglichkeiten zum Drucken. Wählen Sie Bestimmte Felder, dann werden nur die Felder gedruckt, die Sie in der DSGVO Verarbeitungseinrichtung festgelegt haben. Wählen Sie Alles Drucken, dann werden alle Felder gedruckt auf denen Datensätze hinterlegt sind.
Ausdruck speichern	Hier wird der Ausdruck gespeichert. Das Ergebnis wird in der Tabelle DSGVO Anfrage/Anonymisierung über die Funktion DSGVO Gespeicherter Druck angezeigt. Die Option Ausdruck speichern kann beliebig oft wiederholt werden.

Hinweis

Sie können auch gleich auf Bericht klicken, dann werden die Daten automatisch ermittelt wie in Kapitel Übermittlung an ein elektronisches Format beschrieben. Es öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Druckmöglichkeiten. Wenn im Bericht das Feld Ausdruck speichern aktiviert wird, dann ist die Anfrage zur Auskunft erledigt.

Nachfolgend eine Vorschau des Ausdrucks. Die Texte des Ausdrucks, die zuvor unter RE Berichtstext eingerichtet wurden (siehe Kapitel Berichtstexte einrichten), können Sie individuell nach Ihren Wünschen anpassen.

Hinweis

Im Adressfeld des Ausdrucks stehen immer die Adressdaten des Anfragenden, welche bei der Anfrage hinterlegt worden ist.

Wichtig

Eine Anonymisierung kann nur durchgeführt werden, wenn der Ausdruck gespeichert wurde.

Übermittlung an ein elektronisches Format

Nach den gesetzlichen Bestimmungen können die Informationen zur weiteren Verarbeitung in einem gängigen elektronischen Format (z. B. Excel, Word) zur Verfügung gestellt werden. Wählen Sie Senden an… und Sie erhalten eine Auswahl an Dateitypen.

Wordanschreiben

Sie haben die Möglichkeit, den Bericht zusätzlich als Word-Dokument zu drucken. Sie können die Texte und das Layout individuell bearbeiten und ggf. mit zusätzlichen Informationen ergänzen sowie als Vorlage speichern.

Die Einrichtung und die Gestaltung für Word finden Sie in der Online-Hilfe von Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Wichtig

Wurde die Anfrage erstellt und gedruckt, kann diese nicht mehr gelöscht werden.

Ablauf der Anonymisierung

Nachdem die Erstellung einer Anfrage abgeschlossen wurde, können Sie mit der Anonymisierung fortfahren.

Hinweis

Erst wenn eine Erstellung der Anfrage abgeschlossen ist, wie in den Abschnitten Erstellen einer Anfrage und Erteilen der Auskunft beschrieben, kann eine Anonymisierung durchgeführt werden.

Eine Anonymisierung bedeutet, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind. Da zuvor die Daten während der Quarantäne in der Anfrage gespeichert wurden, ist dieser Prozess als Pseudonymisierung gekennzeichnet, d. h., die Daten sind über Aufwand (Zurücksetzen der Quarantäne) wieder herstellbar.

Stellen Sie die Art der Anfrage auf Anonymisierung um. Jetzt sind die zuvor deaktivierten Funktionen Pseudonymisierungsdaten prüfen und Pseudonymisierung starten aktiv und die weiteren Schritte können ausgeführt werden.

Voraussetzung

Bevor die Daten anonymisiert werden können, muss geprüft werden, ob die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Sind beispielsweise noch offene Rechnungen vorhanden, kann keine Anonymisierung erfolgen. Klicken Sie auf Anonymisierung und Pseudonymisierungsdaten prüfen.

Wenn bei der Prüfung noch Fehler auftreten erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, dann erhalten Sie die Aktionsprotokollzeilen mit den Einträgen, die eine Anonymisierung verhindern.

Hinweis

Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht, welche Prüfungen vor dem Pseudonymisieren eines Kontaktes abgefragt werden. Bei der Prüfung werden immer alle Posten durchsucht, egal wie es in der Verarbeitungseinrichtung vorbelegt wurde:

Fibu:

• Gibt es noch offene Debitorenposten? -Gibt es noch Buch.-Blattzeilen für den Debitor? (Kontoart/Nr.)

Verträge:

• Gibt es noch Verträge (Miet-, WEG-, SEV-Vertrag)?
• Ist der Debitor Mitglied in einer Genossenschaft?

Belege:

• Gibt es noch erfasste VK-Angebote, VK-Aufträge, VK-Rechnungen, Belege?
• Gibt es noch erfasste Serviceaufträge/Servicerechnungen?

Verarbeitung:

• Gibt es noch nicht gebuchte BK-Abrechnungen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht sollgestellte Wirtschaftspläne für den Debitor?
• Gibt es noch nicht gebuchte Sonderumlagen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht beendete SEPA-Mandate für den Debitor?
• Gibt es noch offene Schadensmeldungen für den Kontakt?
• Gibt es noch nicht abgeschlossenen Projekte für den Debitor?
• Gibt es noch offene Mietanpassungen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht historisierte Darlehen für den Debitor?

Durchführung

Sofern keine Fehler bei der Prüfung aufgetreten sind, kann die Pseudonymisierung durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf die Funktion Pseudonymisierung starten. Im Untermenü können Sie sich die Datensatzfelder anzeigen lassen. Hier sind die anonymisierten Feldinhalte mit der Kennzeichnung [Anonymisiert DATUM] zu sehen:

 

Weiterführende Themen

Die folgenden Funktionen sind im Basismodul nicht enthalten.

Rückgängig Funktion (K)

Innerhalb der Quarantäne kann eine versehentlich durchgeführte Pseudonymisierung rückgängig gemacht werden. Wählen Sie dazu in der Karte DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) die Aktion Pseudonymisierte Daten zurücksetzen. Dazu werden die Daten aus dem Datensafe herangezogen.

Nach dem Zurücksetzen sind die Daten wieder im Ursprungszustand. Es kann also erneut Auskunft erteilt und wiederholt anonymisiert werden.

Wichtig

Wenn Sie die Pseudonymisierte Daten zurücksetzen, sind die anonymisierte Änderungsprotokollposten nicht wieder herstellbar.

Hinweis

Nach Ablauf der Quarantänezeit können die Daten zur Anfrage nicht zurückgesetzt werden.

Automatische Anfragenerstellung im Stapel (K)

Die automatische Prüfung zur Anfragenerstellung können Sie für Kontakte oder für den RE-Adressstamm einstellen. Wählen Sie mit dem Suchbegriff DSGVO Anfrage/Anonymisierung entweder Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten (mandantenübergreifend) oder Prüfung personenbez. Kontakt-Daten (mandantenbezogen).

In unserem Beispiel tragen Sie in die Stapelverarbeitung Prüfung personenbez. Kontakt-Daten in den Inforegister Optionen Ihre individuellen Parameter ein und starten die Verarbeitung mit Klick auf Vorschau. Die Vorgehensweise in der Stapelverarbeitung Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten erfolgt in gleicher Weise.

Wenn Datensätze eingestellt wurden, wird in der Übersicht DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) im Feld Automatisch erstellt ein Haken angezeigt.

Bezeichnung	Erläuterung
Drucken	Wenn das Feld Drucken leer ist, dann werden nur die Datensätze verarbeitet, für die eine Anonymisierung möglich ist. Wenn Alles drucken ausgewählt wird, dann werden zusätzlich zu den Datensätzen, für die eine Anonymisierung möglich ist, auch alle Datensätze angezeigt für die eine Prüfung fehlgeschlagen ist.
Anfrage/Anonymisierung	Nur wenn Anfrage erstellen wenn ohne Fehler ausgewählt ist, dann wird die Anfrage erstellt. Wenn das Feld leer bleibt, dann wird nur ein Bericht mit den möglichen Anfragen ausgegeben.
Filter Objekt	In diesem Feld filtern Sie die Kontaktdaten nach dem Objekt.

Anonymisierung im Stapel (K)

Sie können auch die Anonymisierung automatisch per Stapelverarbeitung starten.

1. Öffnen Sie über die Suche den Bericht DSGVO Anfrage/Anonymisierung.
2. Wählen Sie im Feld Verarbeitungsschritt die geplanten Schritte aus und geben die gewünschten Parameter ein.

Die einzelnen Verarbeitungsschritte werden auch in den vorigen Kapiteln Erteilen der Auskunft und Ablauf der Anonymisierung beschrieben.

Bezeichnung	Erläuterung
Daten ermitteln	Hier werden alle Datensätze ermitteln, in denen sich Daten befinden, die in der Einrichtung als Relevant gekennzeichnet wurden.
Druck speichern	Es werden alle ermittelten Daten als PDF-Datei zu Ihrer Anfrage gespeichert. Erst nachdem der Druck gespeichert wurde, kann eine Pseudonymisierung durchgeführt werden.
Pseudonymisierungsdaten prüfen	Alle ermittelten Daten werden geprüft, ob eine Pseudonymisierung durchgeführt werden kann.
Pseudonymisierung	Hier werden alle Datensätze, die keine Fehler bei der Prüfung enthalten, pseudonymisiert.

Zeitversetzte Stapelfunktion (K)

In RELion können Sie die Anfrage und Anonymisierung auch zeitlich einplanen.

1. Öffnen Sie die DSGVO Anfrage/Anonymisierung und wählen die gewünschte Stapelverarbeitung aus:

• Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten
• Prüfung personenbez. Kontakt-Daten
• DSGVO Anfrage/Anonymisierung

2. Anschließend klicken Sie auf Senden an… und wählen Plan… aus. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Sie können im Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit die gewünschte Startzeit eingeben. Der Bericht wird nach Fertigstellung unter Berichtseingang, welchen Sie mit der Suchfunktion finden, angezeigt.

Endgültige Löschung nach Ablauf der Quarantänefrist

Nach dem geplanten Ende der Quarantäne können Sie die Löschung einzeln per Hand durchführen. Sollten Sie in Besitz des Komfort-Moduls sein, kann die Löschung automatisch per Stapelverarbeitung ausgeführt werden.

Öffnen Sie mit der Suchfunktion die Karte DSGVO Löschung nach Quarantäne. Nach dem Anklicken der Option Löschung durchführen können Sie die anonymisierten Daten löschen. Wenn das Feld nicht aktiv gesetzt wird, dann wird nur eine Vorschau der zu löschenden Anfragen gezeigt.

Die Anfragen zur Löschung werden protokolliert:

Den Bericht können Sie über die Aufgabenwarteschlange planen, der Bericht erscheint dann im Rollencenter unter Berichtseingang.

4 - Einheit Schnellerfassung

Einführung

Für die Neuanlage einer sollstellungs- und abrechnungsfähigen Vertragsverwaltung eines Verwaltungsobjektes sind in RELion standardmäßig folgende Tabellen zu erfassen:

• Einheitenstämme
• Verteilungen an den Einheitenstämmen
• Leerstands-Einheiten (erste Einheitenhistorie)
• Kontaktdaten
• Debitoren
• Verträge
• Sollstellungszeilen

Die manuelle Erfassung in den verschiedenen Eingabemasken ist bei einer größeren Datenmenge zeitaufwändig und zur Übernahme von Massendaten nicht geeignet.

Mit dem Modul Einheit Schnellerfassung kann der Anwender in nur einer Maske alle notwendigen Daten der Vertragsverwaltung für die zugehörigen Stammdatentabellen erfassen, validieren und freigeben. Nach Freigabe prüft eine Funktion, vor dem Schreiben der Daten in die Stammdatentabellen, die Inhalte auf Konsistenz und zeigt Fehler für die Korrektur an. Außerdem lassen sich mit einer Excel-Export/Import-Funktion Daten offline und ortsunabhängig erfassen und zu einem späteren Zeitpunkt in RELion importieren.

Die Einheit Schnellerfassung ist geeignet für Datenübernahmen aus Altsystemen und zur zügigen vereinfachten Neuanlage der Einheiten-Stammdaten, Vertragsverhältnisse und Vertragskontakte von Verwaltungsobjekten. Das Modul verfügt außerdem über eine integrierte Dublettenprüfung zur Vermeidung von Kontaktdubletten. Die Einheit Schnellerfassung ist trotz ihrer komplexen Verarbeitung anwenderfreundlich und problemlos bedienbar.

Prozessablauf

Die Arbeit mit dem Modul Einheit Schnellerfassung setzt voraus, dass vorab die Objektkarte ausgefüllt und dem Objekt ein Kontenplan zugewiesen wurde. Den Menüaufruf finden Sie auf der Objektkarte, da die Datenerfassung immer mit Bezug auf das Verwaltungsobjekt geschieht.

Notwendige Einstellungen am Schnellerfassungskopf

Inforegister Allgemein

Im Inforegister Allgemein sind die Adressdaten des Objekts bereits vorgeblendet und es bietet Informationswerte zur Erfassung und zum Erfassungsstatus der Einheit Schnellerfassung.

Bei Bedarf können Sie das Feld Vertrag zusammenfassen aktivieren, wenn ein Debitor innerhalb des Objekts mehrere Einheiten (z. B. Wohnung und Garage) hat und pro Debitor-Nummer ein Vertrag gebildet werden soll. Andernfalls wird pro Einheit Schnellerfassungszeile ein Vertrag gebildet. Das Feld Reichweite legt fest, in welchem Turnus standardmäßig die Sollstellungen der Verträge gebucht werden. Üblicherweise ist dies 1M für die monatliche Sollstellung. Sollte in einem Vertrag ein abweichender Sollstellungsturnus vereinbart worden sein, lässt sich das Feld Reichweite auch in der Einheit Schnellerfassungszeile einblenden und editieren.

Inforegister Sollstellung

Im Inforegister Sollstellung hinterlegen Sie die Objektkonten, die bei der Sollstellung verwendet werden sollen. In der Einheit Schnellerfassungszeile werden dann nur noch die Beträge erfasst.

Inforegister Verteilungen

Legen Sie im Inforegister Verteilungen die Verteilcodes für die spätere Kostenumlage bei der Abrechnung fest.

Wichtig

In RELion wird pro Einheit eine Nutzungsart bestimmt. An diesen Nutzungsarten ist jeweils ein Vorgabeverteilcode für Fläche definiert. Viele Berichte werten diese Daten aus. Auch in den Einheit Schnellerfassungszeilen bestimmen Sie die Nutzungsart der Einheit. Über die jeweilige Nutzungsart ermittelt die Anwendung den Vorgabe Verteilungscode 1 welcher im Regelfall der Erfassung der Fläche (qm) dient.

Die Verteilwerte der festgelegten Verteilcodes werden in der Einheit Schnellerfassungszeile erfasst. Bei Bedarf können Verteilcodes je Schnellerfassungszeile geändert werden.  

Inforegister Dublettenprüfung

Im Inforegister Dublettenprüfung finden Sie Felder zur Aktivierung und Einrichtung der Dublettenprüfung.

Die Dublettenprüfung prüft bei der Übernahme der Schnellerfassungszeilen, ob die Debitor-Kontaktdaten bereits als Kontakt im Mandanten der Datenbank vorhanden sind. Werden Übereinstimmungen gefunden, kennzeichnet das System die entsprechende Schnellerfassungszeile und zeigt die Anzahl der Kontaktdubletten an. Anschließend können Sie sich für einen der vorgeschlagenen Kontakte entscheiden oder dennoch einen neuen Kontakt vom System anlegen lassen. Das Modul Einheit Schnellerfassung verfügt über eine Dublettenprüfung auf Kontaktebene. Die Dublettenprüfung ist aktiviert, wenn der Schieberegler an ist. Beim Öffnen der Einheit Schnellerfassung aus einer neuen Objektkarte ist die Dublettenprüfung standardmäßig aktiviert. Sie können diese bei Bedarf deaktivieren indem Sie das Feld Dublettenprüfung deaktivieren.

Um die Dublettenprüfung nutzen zu können, bedarf es normalerweise keiner besonderen Einrichtung. Es wird vom System immer eine automatische Einrichtung mitgeführt. Um diese einzusehen klicken Sie auf die Zahl des Feldes Dublettensuchtext Einrichtung.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Einrichtung um eine globale Einrichtung handelt, die auch bei anderen Dublettenprüfungen im System angewandt wird.

Möchten Sie für den aktuellen Schnellerfassungs-Vorgang eine individuelle Dublettenprüfung konfigurieren, klicken Sie im Feld Objekt Dublettensuchtext Einrichtung auf die Zahl. Dadurch öffnet sich das Fenster RE Dublettensuchtext Einrichtung, in dem Sie objektbezogen definieren können, welche Felder der Kontakte durchsucht und auf welche Zeichenlänge die Datensatzübereinstimmung geprüft werden soll. Die globale Dubletten-Einrichtung wird somit bei der Überprüfung ignoriert und muss auch nicht verändert werden.

Wichtig

Welcher Mitarbeiter im Unternehmen die Einrichtung der Dublettenprüfung verändern bzw. konfigurieren darf, steuern Sie über die Einrichtung der BC-Benutzerrollen.

Durch die Aktivierung der Dublettenprüfung wird Ihnen das Feld Kontaktdublette in den Einheit Schnellerfassungszeilen eingeblendet. Dieses Feld füllt sich automatisch mit der Anzahl der gefundenen Dubletten sobald die Aktion Testbericht gestartet wurde. Die weitere Vorgehensweise wird Ihnen in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben.

Optionale Erfassung von Einheitenstämmen

Die Einheitenstämme sind die Wohnungen oder anderweitige Flächen, wie z. B. Garagenstellplätze die per Vertrag einem Debitor zugewiesen und abgerechnet werden. Die Übernahmefunktion der Einheit Schnellerfassung bildet neben den Vertragsdaten auch die Einheitenstämme des Objektes. Es gibt aber auch die Möglichkeit die Einheitenstämme vorab zu erfassen und dann in der Schnellerfassungszeile lediglich im Feld Nr. nur noch die bestehende Einheitenstammnummer auszuwählen. Welche Variante Sie wählen, steht Ihnen frei.

Für die tabellarische Erfassung von Einheitenstämme wählen Sie im Menüband der Einheit Schnellerfassung den Menüaufruf Einheitenstämme Erfassung.

Die hier erfassten Einheitenstämme stehen sofort in der Einheitenstammübersicht des Objektes zur Verfügung. Leerstands-Einheitenverträge werden nicht automatisch erzeugt.  

Erfassung von Einheitenschnellerfassungszeilen

Im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile erfassen Sie alle erforderlichen Informationen für den späteren Vertrag. Entweder wählen Sie im Feld Nr. einen bestehenden Einheitenstamm oder erfassen eine neue Nummer, welche bei Übernahme zu einem neuen Einheitenstamm mit dieser Nummer führt. Das Feld Historie legt die Vertragshistorie bzw. die Vertragszeiträume fest. Es können zur gleichen Einheitennummer mehrere Vertragszeiträume mit fortlaufender Historiennummer abgebildet werden, wenn mit Hilfe der Felder Vertragsbeginn und Vertragsende hierfür lückenlose Zeiträume hinterlegt sind.

Erfassen Sie nun im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile die einzelnen Einheiten mit allen relevanten Daten.

Hinweis

Die Erfassung erfolgt in einer Zwischentabelle – d. h., die Daten werden erst nach erfolgter Freigabe und durch Start eines Übernahme-Reports im System gespeichert. Deshalb ist es problemlos möglich, während des Erfassungsprozesses Daten zu kopieren, aus der Vorzeile zu übernehmen (F8) oder zu ändern.

Manche Spaltenwerte validiert das System automatisch, wenn andere Spalten gefüllt werden, beispielsweise bei Auswahl eines bestehenden Debitors oder Vertrages. Bei Feldern, die nach der Übernahme ins System am Einheitenstamm gespeichert werden, und deren Zweck der näheren Wohnungsbeschreibung dient, wurde folgende Prüfung zur leichteren Erfassung hinterlegt:

Wenn die Einheitennummer der aktuell erfassten Zeile mit der Einheitennummer aus einer Vorzeile übereinstimmt, werden die Werte der Einheitenstamm-Felder aus der Vorzeile übernommen. Die folgenden Felder sind betroffen:

• Adresse Einheitenstamm
• PLZ-Code Einheitenstamm
• Ort Einheitenstamm
• Beschreibung
• Gebäude
• Stockwerk
• Lage

Somit sparen Sie sich die Dateneingabe bzw. das Kopieren aus der Vorzeile.

Felder deren Bedeutung Sie kennen sollten

Die wichtigsten Felder werden nachfolgend erläutert.

Bezeichnung	Erläuterung
Historie	Sie können zu einem Einheitenstamm über die Einheit Schnellerfassung beliebig viele „historische Vertragszeiträume“ erfassen. Bei jedem Mieterwechsel oder Leerstands-Zeitraum sollten Sie die Historie jeweils um 1 hochzählen. Über die Felder Vertragsbeginn und Vertragsende grenzen Sie den Gültigkeitszeitraum der jeweiligen Historie ein.
Leerstand	Hier setzen Sie den Haken, wenn die Wohnung nicht vermietet ist.
Externe Einheitennummer	Bei einer Datenübernahme aus einem Altsystem können Sie in diesem Feld bei Bedarf die dort vergebene Einheitennummer eintragen.
Debitorenvorlage	Die Debitorenvorlage dient der Zuordnung von Buchungsgruppen für den jeweiligen Debitor der anschließend generiert wird. Da es gewerbliche oder private Mieter und Eigentümer geben kann, sind die Buchungsgruppen unterschiedlich. Denken Sie daran, die Debitorenvorlagen vor der Schnellerfassung einzurichten.
Debitorennr.; Kontaktnr.	Sie haben die Möglichkeit einen bereits in RELion bestehenden Debitor oder Kontakt einem neuen Vertragsverhältnis zuzuordnen, wenn Sie mit Hilfe des Lookup-Buttons aus der Übersicht den gewünschten Datensatz auswählen.

Wichtig

Lassen Sie die beiden Felder leer, prüft RELion während der Datenübernahme ob es im Mandanten einen Debitor mit identischen Werten in den Feldern Name, Name 2, Adresse, Adresse 2, PLZ und Ort gibt. Wird ein identischer Datensatz gefunden, legt RELion keinen neuen Debitor und Kontakt an, sondern füllt nach der Übernahme die Felder Debitorennr. und Kontaktnr. mit den bereits bestehenden Nummern vom System. Das ist eine der Maßnahmen, um Dubletten zu verhindern.

Bezeichnung	Erläuterung
Manuelle Debitorennr.	Ist die Nummernserie für Debitoren auch für die manuelle Nummernerfassung freigegeben, so können Sie in diesem Feld die gewünschte Debitorennr. eingeben. Das System prüft bei Übernahme der Daten, ob bereits ein Datensatz mit dieser Nummer existiert. Sollte dies der Fall sein, erhalten Sie im Testbericht einen Fehler und korrigieren die Eingabe, denn es darf nicht mehrere Debitoren mit gleicher Nummer geben. Lassen Sie das Feld leer, um aus der Standard-Debitorennummernserie automatisch eine neue Nummer zu ziehen. Hinweis: Falls Sie die gleiche Person in einer weiteren ESE-Zeile erfassen, achten Sie darauf, die identische manuelle Debitorennr. einzutragen. Bleibt das Feld Manuelle Debitorennr. leer wird die Nummer aus der Nummernserie verwendet. Die Dublettenprüfung der ESE greift für jeden Kontakt der neu erstellt wird, unabhängig ob für diese Person auch eine manuelle Debitorennummer eingetragen wurde. Bei Mehrfachvergabe der (manuellen) Debitorennummer werden die Kontaktdaten vom bereits zuvor erfassten Debitor in der ESE übernommen. Bei evtl. Konflikten (z. B. unterschiedliche Adressdaten zur gleichen Debitorennummer) wird das im Aktionsprotokoll (bisher Fehlerprotokoll) entsprechend ausgegeben.
Kontaktdublette	Durch die Aktivierung der Dublettenprüfung wird Ihnen das Feld Kontaktdublette eingeblendet. Nach dem Start des Testberichts wird die Anzahl der gefunden Dubletten angezeigt. Über den Lookup gelangen Sie in die Übersicht und können bei Bedarf einen übereinstimmenden Kontakt in die Schnellerfassungs-Zeilen übernehmen. Treffen Sie keine Auswahl, so wird ein neuer Kontakt mit den von Ihnen erfassten Daten bei Übernahme ins System erzeugt.
Vertragsnr.	Mit der Erfassung einer Einheit Schnellerfassungszeile legen Sie ein neues Vertragsverhältnis an. Wenn Sie dieses gezielt einem bereits im System bestehenden Vertragsverhältnis zuordnen möchten, können Sie dies festlegen in dem Sie über den Lookup des Feldes den entsprechenden Vertrag auswählen. Wichtig: Dies sollten Sie nur dann anwenden, wenn es sich absolut um den identischen Debitor als Vertragspartner handelt! Wenn Sie dieses Feld leer lassen, füllt es sich automatisch nach der Datenübernahme mit der neu erzeugten Vertragsnummer und Sie können per Lookup auf den Vertrag zugreifen.
Gebäude; Hauseingang	Wurden auf der Objektkarte Gebäude- und Hauseingangsdaten erfasst, können Sie in diesen beiden Feldern entsprechende Werte auswählen. Am Code für Gebäude/Hauseingang ist jeweils die genaue Adresse des Gebäudeteils hinterlegt. Bestimmen Sie in der Schnellerfassungszeile ein Gebäude und/oder einen Hauseingang, so wird die Adresse des Gebäudeteils als Einheitenvertrags- und Einheitenstammadresse validiert. Entfernen Sie den Wert, so aktualisieren sich die Adressfelder wieder mit der Objektadresse. Hinweis: Alle Adressfelder für Einheitenvertrag und Einheitenstamm können bei Bedarf in der jeweiligen Schnellerfassungszeile überschrieben werden.
Separater Vertrag	Haben Sie im Inforegister Allgemein die Option Vertrag zusammenfassen gewählt, so werden bei identischem Debitor alle Einheitenverträge in einen Gesamtvertrag zusammengefasst. Die Option Separater Vertrag bedeutet dann die Ausnahme der Regel und für den Einheitenvertrag wird ein einzelner Vertrag angelegt, auch wenn weitere Zeilen den gleichen Debitor enthalten. Diese Option sollte nur gewählt werden, wenn der Debitor tatsächlich mehrmals vorhanden ist.
Filtergruppe Vertrag	Hierbei handelt es sich um ein Merkmal zur Gruppierung von Vertragszeilen des gleichen Debitors. Bleibt das Feld leer, so ist die Logik der Zusammenfassung von Vertragszeilen unberührt. Das Feld ist ein freies Eingabefeld. Hierüber kann der Anwender festlegen, in welcher Form die Schnellerfassungszeilen des gleichen Debitors zusammengefasst werden. Voraussetzung für eine Zusammenfassung von Verträgen ist weiterhin der Haken im Feld Vertrag zusammenfassen.
Nutzungsart	Es ist zwingend erforderlich eine Nutzungsart auszuwählen, denn über den Wert dieses Feldes erkennt das System bei der Übernahme in RELion mit welcher Vertragsart der Datensatz angelegt werden soll. Eine neue Nutzungsart können Sie in der Liste Global-Nutzungsarten erfassen. Dabei füllen Sie die Felder Nutzungsartencode und Beschreibung nach Belieben. Wichtig ist die sinngemäße Verknüpfung mit dem Feld Nutzungsart Klasse. Nachfolgend eine Auflistung der zur Verfügung stehenden Werte und welche Vertragsart damit angelegt wird: - Wohnraum: Wohnraummietvertrag - Gewerbe: Gewerbemietvertrag - Parken: Garagenmietvertrag - Erbbau: Erbbaurechtsvertrag - Sonstiges qm: Sonder-Mietvertrag - Sonstiges Stück: Sonder-Mietvertrag

Wichtig

Es gibt nur bei Mietverwaltungs-Objekten unterschiedliche Vertragsarten. Sobald Sie über ein WEG-Objekt die Einheit Schnellerfassung nutzen werden immer WEG-Kaufverträge angelegt, welche den Debitor als Eigentümer der Wohnung(en) anzeigen. Daher ist die Nutzungsart im WEG-Bereich informativ.

Bezeichnung	Erläuterung
Startdatum Sollstellung	Das Datum dieses Feldes wird automatisch mit dem Vertragsbeginn der Schnellerfassungszeile vorbelegt, da das System davon ausgeht, dass die erste Sollstellungsbuchung zum Vertragsbeginn startet. Sie können bei Bedarf das Startdatum der Sollstellung ändern. Die Konsequenz wäre, dass alle Sollstellungzeilen (je Sollstellungsbetrag entsteht eine Sollstellungszeile) bei Übernahme der Daten dieses Startdatum erhalten. Für eine differenziertere Erfassung öffnen Sie den Menüpunkt Sollstellungen. Hier können mehrere Zeilen des gleichen Kontos erfasst werden (z. B. bereits bekannte Mieterhöhungen).
Enddatum Reichweite	Außerdem kann hier auch ein Wert für das Enddatum Reichweite erfasst werden. Dieses Datum wird vom System immer dann gesetzt, wenn ein Sollstellungsmonat gebucht wurde. Es ist Grundlage für die Ermittlung des nächsten Buchungstermins für die Sollstellung. Im Falle von Datenübernahmen kann es erforderlich sein, dieses Datum manuell zu setzen. Dann erfolgt der erste Sollstellungslauf nicht zum Startdatum, sondern zum darauffolgenden Tag des Wertes Enddatum Reichweite.
Konten-Felder (Konto für Miete, Konto für BK etc.)	Diese Felder führen bereits den Vorgabewert aus dem Inforegister Sollstellung. Sie haben allerdings die Möglichkeit pro Zeile bei Bedarf ein anderes Sollstellungskonto auszuwählen.
Verteilcode-Felder	Sie können pro Zeile insgesamt fünf unterschiedliche Verteilcodes auswählen und mit Werten in den Faktor-Feldern versehen. Als Vorgabewert sind zunächst die Verteilcodes aus dem Inforegister Verteilungen angegeben. Bei Bedarf können Sie, wie bei den Kontenfeldern, abweichende Verteilcodes auswählen. Die Verteilcodes kommen bei Kostenumlagen (z. B. Abrechnung) auf die Einheit zum Tragen. Sie werden am Einheitenstamm mit einem jeweiligen Startdatum gespeichert und auf der Einheitenvertragskarte zur Information angezeigt. Als Startdatum des Verteilcodes dient der Vertragsbeginn der Einheit. Legen Sie beispielsweise mehrere Historien zu einer Einheit über die Schnellerfassungszeilen an, erhalten Sie auch mehrere Verteilcodes am Einheitenstamm sofern sich der Wert, im Vergleich zur Vorhistorie, geändert hat. So würde der Verteilcode für Quadratmeter normalerweise nur einmal existieren und der Verteilcode für Personen könnte möglicherweise pro Mieterwechsel (Historie) mehrfach existieren.
Bankcode	Wenn Sie im Feld Debitorennr. einen vorhandenen Debitor ausgewählt haben, dann können Sie hier eines seiner bestehenden Bankkonten auswählen. Lassen Sie das Feld einfach leer und füllen Sie die anderen Bankverbindungsfelder aus, wenn eine neue Debitorenbank angelegt werden soll. Der Bankcode wird dann bei der Übernahme automatisch vom System selbst generiert.
Manuelle Mandatsreferenz	Bei Übernahme bereits bestehender Lastschriftmandate ist es notwendig, dass Sie die Mandatsreferenznummer des Lastschriftmandates hinterlegen. Für die Erfassung neuer Lastschriftmandate können Sie das Feld leer lassen. In diesem Fall verwendet das System die nächste freie Nummer der Nummernserie für Lastschriftmandate.

Wie Sie den Überblick behalten

Es ist nicht selten, dass eine Wohnanlage über 100 und noch mehr Wohnungen verfügt. Das bedeutet für Sie über 100 oder noch mehr Schnellerfassungszeilen. Die tabellarische Zeilenansicht bietet zwar Vorteile während der Erfassung, da auch Daten bequem aus der Vorzeile mit F8 übernommen werden können, aber um einen Datensatz im Ganzen zu überblicken ist oft viel blättern notwendig. Bei einer Datenübernahme aus einem Altsystem bietet die Einheit Schnellerfassung auch die Möglichkeit eines Imports von Datensätzen. Allerdings landen vor der eigentlichen Übernahme in RELion die Datensätze auch erst mal in den Schnellerfassungszeilen. Spätestens dann kann eine andere Ansichtsmöglichkeit zur Kontrolle und eventuellen Datenergänzung wünschenswert sein.

Hierfür gibt es eine zeilenbezogene Aufgabenseite, die Sie über den Menüaufruf Karte im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile öffnen.

Die Kartenansicht der Schnellerfassungszeile zeigt Ihnen alle Felder, die auch in der Zeilenansicht zur Verfügung stehen – nur dass die Felder nach Kategorien (Inforegister) sortiert dargestellt werden. Sie können nun durch die einzelnen Datensätze blättern, Felder kontrollieren oder ergänzen.

Steuerung der Vertragsgruppierung bei Vertrag zusammenfassen

Die Schnellerfassungszeilen verfügen über die Spalten Filtergruppe Vertrag und Separater Vertrag. Deren Verwendung kann notwendig sein, wenn im Schnellerfassungskopf das Feld Vertrag zusammenfassen aktiviert wurde. Schnellerfassungszeilen werden zu einer Vertragsnummer zusammengefasst, wenn die Vertragspartnerdaten identisch sind. Kommt ein Vertragspartner in den Schnellerfassungszeilen sehr häufig vor, kann eine andere Zusammenfassungslogik gewünscht sein.

Merkmal zur Gruppierung von Vertragszeilen des gleichen Debitors

Bleibt das Feld Filtergruppe Vertrag leer, so ist die Logik der Zusammenfassung von Vertragszeilen unberührt. Es ist ein freies Eingabefeld. Hierüber können Sie festlegen, in welcher Form die Schnellerfassungszeilen des gleichen Debitors zusammengefasst werden. Voraussetzung für eine Zusammenfassung von Verträgen ist das Feld Vertrag zusammenfassen im Schnellerfassungskopf aktiv zu setzen.

Hinweis

Der Mieter bzw. spätere Debitor kann in den ESE-Zeilen mehrmals vorkommen. Er wird entweder über eine in RELion bereits angelegte Debitorennummer identifiziert oder über absolut identische Kontaktdaten.

Beispiel für Vertragszusammenfassung mithilfe der neuen Gruppierungslogik:

	ESE-Zeile	Mieter Filtergruppe Vertrag (Wert ist frei definierbar)
1	Bauer	VG1
2	Bauer	VG1
3	Müller	VG1
4	Müller	VG2
5	Müller	VG2
6	Müller	VG3
7	Bauer	VG2
8	Müller	VG3

Ergebnis Vertragskopf mit Anzahl Zeilen

• Die ESE-Zeilen des Debitors „Bauer“ werden in zwei Vertragsköpfe zusammengefasst.
• Aus VG1 für Debitor Bauer entsteht Vertrag 1 mit 2 Vertragszeilen auf Basis von ESE-Zeile 1 und 2.
• Aus VG2 für Debitor Bauer entsteht Vertrag 2 mit 1 Vertragszeile auf Basis von ESE-Zeile 7
• Die ESE-Zeilen des Debitors „Müller“ werden in drei Vertragsköpfe zusammengefasst.
• Aus VG1 für Debitor Müller entsteht Vertrag 1 mit 1 Vertragszeile auf Basis von ESE-Zeile 3.
• Aus VG2 für Debitor Müller entsteht Vertrag 2 mit 2 Vertragszeilen auf Basis von ESE-Zeile 4 und 5.
• Aus VG3 für Debitor Müller entsteht Vertrag 3 mit 2 Vertragszeilen auf Basis von ESE-Zeile 6 und 8.

Schnellerfassungszeile von der Gruppierung ausnehmen

Setzen Sie im Feld Separater Vertrag einen Haken um den Datensatz 1:1 als Vertrag anzulegen und somit von der Zusammenfassungslogik auszunehmen. Kommt ein Debitor nicht mehrmals vor, so sollte dieser Haken auch nicht gesetzt werden.

Erfassung mehrfacher Sollstellungszeilen

Die Einheit Schnellerfassung führt in einer zusätzlichen Tabelle Schnellerfassungszeilen für Sollstellungen je Einheitenvertrag. Diese Tabelle können Sie im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile unter Verwalten Sollstellungen einsehen. Sobald Sie in einer Schnellerfassungszeile einen Sollstellungsbetrag erfassen, legt das System eine neue Sollstellungszeile für das zugehörige Sollstellungskonto an.

Aufgrund der begrenzten Spalten können bei einer Erfassung der Sollstellungen in der Einheit Schnellerfassungszeile maximal fünf Sollstellungzeilen generiert werden (je Betrag eine Sollstellungszeile).

Sollte dies nicht ausreichen oder werden beispielsweise unterschiedliche Starttermine je Sollstellungsposition erfasst, so ist die differenzierte Erfassung im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile unter Verwalten/Sollstellungen fortzuführen.

Schnellerfassungszeilen auf Fehler und Dubletten untersuchen

Je größer die Datenmenge zur Übernahme desto größer die Gefahr unvollständiger oder nicht valider Datensätze. Daher sollten Sie vor der eigentlichen Freigabe und Übernahme der Schnellerfassungszeilen einen Testbericht starten. Über die Funktion Testbericht öffnen Sie den Bericht Einheit Schnellerfassung.

Im Register Einheit Schnellerfassungskopf ist der Filter auf das Objekt voreingestellt. Bei Bedarf können Sie den Filter auflösen um objektübergreifend die Daten zu prüfen. Wenn Sie nur bestimmte Einheiten prüfen möchten, stellen Sie im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile den Filter entsprechend ein. Im Register Optionen legen Sie im Feld Drucken fest, ob der Testbericht nur die fehlerhaften Zeilen ausgeben soll oder alle. Das Feld Verarbeitung steht auf nur prüfen und kann manuell in diesem Kontext nicht verändert werden. Starten Sie den Test mit Drucken oder Vorschau.

Der Testbericht zeigt Ihnen auch an, ob in den bestehenden Kontakten des Mandanten Übereinstimmungen - also mögliche Dubletten gefunden wurden. Sollten Sie mit dem Modul Adressstamm arbeiten, so prüft das System auch, ob die Kontaktdaten der Schnellerfassungszeile als Adressstamm existieren, für den es in dem Mandanten noch keinen Kontakt gibt.

Schnellerfassungszeilen, die vom Testbericht bemängelt wurden, werden rot angezeigt und im Feld Status mit Fehler belegt. Die bemängelten Punkte lassen sich über die Spalte Fehler Protokollzeilen einsehen.

Korrigieren Sie die Schnellerfassungszeilen und starten Sie anschließend den Testbericht erneut. Der Status der Zeilen wird von Fehler auf neu umgestellt, sobald die Prüfung erfolgreich war.

Was tun, wenn der Testbericht mögliche Dubletten findet?

Nachdem Sie den Testbericht geschlossen haben und mögliche Dubletten gefunden wurden, sehen Sie im Feld Kontaktdublette der Schnellerfassungszeilen jeweils die Anzahl der gefunden Dubletten. Sollte das Feld nicht angezeigt werden, schließen und öffnen Sie die Einheit Schnellerfassung. Mit einem Klick auf das Ergebnis im Feld Kontaktdublette, können Sie sich die gefundenen Kontakte in der Liste RE Kontaktdublette anzeigen lassen.

Das Feld Übereinstimmung % zeigt nur dann einen Wert an, wenn ein komplettes Feld (z. B. Name) übereinstimmend gefunden wurde. Bitte prüfen Sie die Vorschläge auf tatsächlich vorhandene Kontaktdubletten. Wurde kein passender Kontakt gefunden, klicken Sie auf Abbrechen, um keinen der vorgeschlagenen Kontakte zu übernehmen.

Die darauffolgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit Ja. Somit erscheint in den Feldern Kontaktnr. und Debitorennr. der Platzhalter als Kennzeichen dafür, dass Sie die Dubletten geprüft aber keinen Kontakt ausgewählt haben und somit bei der Übernahme ins System ein neuer Kontakt/Debitor angelegt werden soll.

Findet sich ein passender Kontakt, markieren Sie diesen und klicken Sie auf OK damit die Kontaktnr. in die Schnellerfassungszeilen übernommen wird. Somit füllen sich die Felder Kontaktnr. und Debitorennr. mit den entsprechenden Werten und es wird bei der Übernahme ins System kein neuer Kontakt/Debitor angelegt.

Wichtig

Wenn Sie einen vorgeschlagenen Kontakt in die Schnellerfassungszeilen übernehmen, wird dessen Adresse ebenfalls übertragen. Sollte diese Adresse nicht mehr aktuell sein, ändern Sie diese bitte in der Kontaktkarte. Bei Auswahl eines Kontaktes, der über keinen Debitor verfügt, werden Sie durch eine Systemabfrage darauf aufmerksam gemacht. Erstellen Sie in diesem Fall den Debitor, da sonst die Kontaktdublette nicht übernommen werden kann.

Durch Bestätigung der Abfrage öffnet sich die Kontaktkarte und Sie könnten die Standardfunktion Erstellen als/Debitor verwenden. Mit Schließen der RE Kontaktdublette wird die Debitornr. in die Schnellerfassungszeile übernommen. Ein ähnliches Systemverhalten geschieht, wenn die gefundene Kontaktdublette nur als Adressstamm existiert und der Mandant für die Adressstammsynchronisation aktiviert ist. In diesem Fall würde sich nach einer Abfrage die Adressstammkarte öffnen und Sie müssten von dort aus zunächst den Kontakt erstellen und dann den Debitor.

Freigabe der Schnellerfassungszeilen

Nachdem Sie alle Datensätze kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert haben, können Sie die Schnellerfassungszeilen Freigeben. Durch wiederholtes Klicken auf diesen Menüpunkt, kann die Freigabe jederzeit wieder zurückgenommen werden. Der Freigabezeitpunkt wird automatisch im Feld Freigegeben am gespeichert.

Druck und Übernahme der Daten in das Echt-System

Die Datenübernahme in das Echt-System bewerkstelligt ein Bericht, der während der Verarbeitung nochmals die Daten auf mögliche Fehler überprüft. Wird ein Datensatz für fehlerhaft bzw. für unvollständig befunden, wird er nicht ins Echt-System übernommen und erhält den Status Fehler. Dieser kann dann nach erfolgter Korrektur durch ein erneutes Starten des Berichts im Anschluss übertragen werden.

Wichtig

Eine mehrmalige Übernahme ist zwar wie oben genannt möglich, aber lassen Sie es nie zur grundlosen Gewohnheit werden. Schnellerfassungszeilen „stückweise“ ins Echt-System zu übertragen kann zu unerwünschtem Datenmüll führen!

Über die Funktion Druck und Übernahme starten Sie den Bericht Einheit Schnellerfassung. Es handelt sich um den gleichen Bericht, den Sie zuvor als Testbericht verwendet haben. Allerdings greift nun eine andere Nachverarbeitung – nämlich die tatsächliche Übernahme in das Echt-System.

Zur Übernahme starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau.

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Genau wie beim Testbericht, erfolgt eine Druckausgabe, welche die Übernahme oder mögliche Fehler dokumentiert.

Sofern Sie Einheiten in einem Vertrag zusammenfassen, die u.a. auch ein Enddatum enthalten, wird nach Beendigung der Verarbeitung abgefragt, ob Sie diese auch prüfen und einstellen möchten.

Wenn Sie das mit Ja bestätigen, öffnet sich der Bericht Einheit Schnellerfassung – Vertrag beenden.

Im Register Optionen ist es wichtig, dass Sie im Feld Verarbeitung Enddatum einstellen auswählen. Starten Sie die Verarbeitung mit Vorschau.

Bei einer übernommenen Schnellerfassung haben sich nun auch die Felder Kontaktnr., Debitorennr., und Vertragsnr. (ausgenommen Leerstände) gefüllt und Sie können über die jeweiligen Lookups direkt zu den erzeugten Datensätzen navigieren, um eventuell weitere Detailergänzungen vorzunehmen. Außerdem werden die Zeilen grau dargestellt und weisen den Status übernommen auf sowie ein Übernahmedatum.

Hinweis

Auch nach der Übernahme bleiben die erfassten Einheiten in der Zeilenansicht gespeichert. Die Details der Übernahme können also später nachvollzogen werden. Es ist auch möglich, zu den bereits vorhandenen Zeilen weitere Einheiten zu erfassen und in einem neuen Übernahmevorgang ebenfalls dem Objekt hinzuzufügen.  

RapidStart-Anbindung zur Datenmigration

Die Einheit Schnellerfassung verfügt über eine Excel-Schnittstelle. Dabei wird die Datenmigrations-Funktionalität des Dynamics Standard-Moduls RapidStart genutzt. Somit können Sie Daten in beide Richtungen transferieren. Diese Funktionalität ist vor allem von Vorteil, wenn Sie Daten aus einem Altsystem nach RELion importieren möchten.

Einrichtung der Migrationsfelder

Für die Excel-Schnittstelle wurden in der Karte Einheit Schnellerfassung bereits feste Migrationsfelder definiert. Öffnen Sie die Funktion Migrationsübersicht.

Im Fenster Paketkarte konfigurieren öffnen sich die Tabellenfelder der Tabelle 5052429 Unit Fast Entry Line.

Hinweis

In der Liste Paketfelder konfigurieren werden Ihnen alle Felder der Schnellerfassungszeilen angezeigt die exportier- bzw. importierbar sind. Doch nicht alle Felder (vor allem Codefelder) machen für einen Import Sinn und würden später nur zu unnötigen Fehlermeldungen führen. Daher wurden Felder mit Konfliktpotential außen vorgelassen indem der Haken der Spalte Feld einschließen nicht automatisch gesetzt wurde. Sollten Sie dennoch zu dem Entschluss kommen, dass gewisse Felder beim Import/Export berücksichtigt werden sollen, können Sie diese auswählen bzw. die Auswahl auch weiter einschränken.

Bitte denken Sie daran, dass Sie nach einem erfolgreichen Import die weitere Dateneingabe für gewisse Code- oder Optionsfelder in den Schnellerfassungszeilen vornehmen können und erst später die tatsächliche Übernahme ins Echtsystem vorgenommen wird. Die Reihenfolge der Felder entspricht auch der späteren Spaltenreihenfolge der exportierten Excel-Datei, da die Reihenfolge automatisch anhand der Feld-ID vom System festgelegt wird.

Nach Überprüfung der Paketfelder schließen Sie die Fenster, um zurück zur Einheit Schnellerfassung zu gelangen.

Felder und/oder Daten aus den Schnellerfassungszeilen exportieren

Starten Sie den Bericht Einheit Schnellerfassung Export. Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Dateiname den gewünschten Pfad aus und tragen den Namen ein, unter dem die Export-Datei gespeichert werden soll.

Bestätigen Sie die Eingabe mit Speichern. Die Filterkriterien für den Export legen Sie im Inforegister Einheit Schnellerfassungszeile fest. Standardmäßig ist der Filter so eingestellt, dass er die noch nicht ins System übernommenen Zeilen exportiert. Starten Sie den Bericht mit OK.

Anschließend wird die erstellte Datei als Download angezeigt und kann geöffnet und bei Bedarf an anderer Stelle gespeichert werden.

In der Beispielabbildung wurden bereits erfasste Schnellerfassungszeilen exportiert.

Hinweis

Die Reihenfolge der Felder entspricht nicht exakt der Feldreihenfolge aus den Schnellerfassungszeilen. Bitte lassen Sie sich davon nicht irritieren. Die Reihenfolge der Felder legt das Programm anhand der systeminternen Feld-ID’s fest. Sollten Sie die Datei später importieren wollen, dann vermeiden Sie bitte ein Verschieben der Spalten!

Daten in die Schnellerfassungszeilen importieren

Nachdem Sie eine Exportdatei erfolgreich erstellt haben, können Sie diese nun in Excel mit weiteren Daten versehen.

Wichtig

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie die Felder Mieter/Eigentümer, Objektnr., Nr. und Historie mit korrekten Daten versehen, da sonst die Migration nicht verarbeitet werden kann. Sind bereits Schnellerfassungszeilen angelegt und über Excel weitere Daten importieren worden, achten Sie darauf, dass Nr. und Historie nicht mit den Datensätzen in den Schnellerfassungszeilen identisch sind.

In der Einheiten Schnellerfassung öffnen Sie über RapidStart Datenübernahme den Excel Import, wählen die Datei und starten Sie den Import mit Öffnen.

Es öffnet sich automatisch das Paketfenster, in dem Sie die Anzahl der Paketdatensätze einsehen und anschließend auf Paket übernehmen klicken können, um somit neue Schnellerfassungszeilen zu erzeugen.

Wichtig

Die Anzahl der importieren Migrationsdatensätze ist objektübergreifend. Sollten also parallel Datenübernahmen zu mehreren Objekten stattfinden, dann können hier durchaus mehr Datensätze stehen als Sie gerade importiert haben.

Über die Spalte Anzahl der Paketdatensätze öffnen Sie die Liste. Hier können noch bei Bedarf Korrekturen erfolgen. Markieren Sie anschließend die Datensätze, die Sie übernehmen möchten und klicken auf Daten übernehmen.

5 - Grundbuch

Einführung

Die Pflege und Erfassung der Grundbuchdaten erfolgt über eine übersichtliche Kartenansicht, welche ähnlich aufgebaut ist wie der reale Grundbuchauszug. Es ist eine Unterteilung in beliebig viele Flurstücke möglich. Außerdem kann der Anwender die Grundschuldeinträge für das Objekt hinterlegen. Das Grundbuch kann in RELion mit den entsprechenden Objekten (Verwaltungseinheiten), der Darlehensverwaltung und der Anlagenbuchhaltung verknüpft werden."

Grundbuch anlegen

Das Modul Grundbuch benötigt keine Einrichtung, Sie können es sofort anlegen. Auf der Seite RE Grundbuch Übersicht legen Sie neue Datensatze an.

Inforegister Allgemein

Hier werden allgemeine Grundbuchmerkmale, anhand des Ihnen vorliegenden Grundbuchauszuges, hinterlegt.

Bezeichnung	Erläuterung
Grundbuchamt	Wählen Sie hier das entsprechende Amt aus oder legen ein Neues an.
Bezirk	Bei Bedarf können Sie in diesem Feld den jeweiligen Bezirk auswählen.
Beschreibung	Es besteht die Möglichkeit beliebige Beschreibungen für diese Grundbuchkarte einzutragen.
Band	Tragen Sie hier die Bandnummer des Grundbuchs ein.
Blatt	Tragen Sie hier die Blattnummer des Grundbuchs ein.
Datum Grundbuchauszug	Bitte erfassen Sie hier das Datum des Ihnen vorliegenden Grundbuchauszugs.
Art des Grundbuchs	Hier kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden: - Grundbuch, - Erbbaugrundbuch, - Wohnungsgrundbuch, - Teileigentumsgrundbuch, - Wohnungserbbaugrundbuch

Auch können hier folgende Daten hinterlegt werden:

• Kaufvertragsdatum
• Startdatum Vergebührung
• Bebauungsdichte
• Förderprogramm
• Kaufpreis pro m²

Inforegister Bestandsverzeichnis

Als nächsten Schritt können Sie die Flurstücke erfassen, die im Bestandsverzeichnis des Grundbuchs enthalten sind. Hierzu gibt es folgende Eingabemöglichkeiten:

Bezeichnung	Erläuterung
Lfd. Nr.	Laufende Nummer der Grundstücke aus dem Bestandsverzeichnis.
Bisherige Nr.	Bisherige laufende Nummern der Grundstücke aus dem Bestandsverzeichnis.
Gemarkung Code	Legen Sie hier die Gemarkung für den aktuellen Datensatz an oder wählen Sie aus bereits vorhandenen Gemarkungen aus.
Beschreibung	Beliebige Beschreibung zum Flurstück, z.B. Straßenbezeichnung.
Flur	Flurnummer aus dem Bestandsverzeichnis.
Flurstück	Flurstück - Nummer aus dem Bestandsverzeichnis.
Kataster	Katasternummer aus dem Bestandsverzeichnis
Wirtschaftsart	Wirtschaftsart und Lage aus dem Bestandsverzeichnis.
Größe	Größe des betreffenden Grundstücks in m².

Inforegister Abteilung 1 – Eigentümerverzeichnis

In Abteilung 1 werden im Grundbuch die Eigentümerdaten erfasst. In RELion stehen Ihnen dazu folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
Flurstück Lfd.	Hierzu wählen Sie das Flurstück des Grundbuches aus, für das der Eigentümer erfasst werden soll.
Flurstück Nr.	In Abhängigkeit des zuvor gewählten Flurstücks wird Ihnen in diesem Feld die Flurstück - Nummer angezeigt.
Bemerkung	Wenn Sie auf dieses Feld klicken, öffnet sich automatisch die Karte Bemerkungsübersicht. Hier besteht die Möglichkeit zusätzliche Informationen zum Eigentümer einzutragen. Nach erfolgter Eintragung erscheint im Feld Bemerkung ein „Ja“.
Eigentümer Nr.	Wählen Sie hier den betreffenden Eigentümer aus.
Eigentümer Name	Der Eintrag bezieht sich auf die gewählte Eigentümer-Nr. und erfolgt automatisch.
ingetragen am	Hier können Sie das Datum erfassen, an dem die Eintragung ins Grundbuch erfolgte.
Grundlage vorhanden	In diesem Feld können Sie einen Haken setzen, wenn eine Grundlage zur Grundbucheintragung vorlag, die Sie erfassen möchten. Eine Bemerkung dazu können Sie beispielsweise im Feld Beschreibung erfassen.
Beschreibung	Hier können Sie eine beliebige Beschreibung zum Eigentümer erfassen, beispielsweise die Grundlage der Eintragung ins Grundbuch und deren Datum.
Anteil %	Bei mehreren Eigentümern pro Objekt tragen Sie hier die prozentualen Anteile des jeweiligen Eigentümers ein.
Erbbaurechtsgebernr.	Hier kann aus den hinterlegten Kontakten die zutreffende Nr. gewählt werden.

Inforegister Abteilung 2 – Lasten u. Beschränkungen

In Abteilung 2 werden die Lasten und Beschränkungen des Grundstücks - auch persönliche Dienstbarkeiten genannt - erfasst. Hierzu stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
Rangfolge	Die im Grundbuch eingetragenen Rechte haben eine Rangordnung. Der Rang eines Rechts ist sein Verhältnis zu anderen Rechten am selben Grundstück. Er bestimmt dessen Berücksichtigung und seine Befriedigungsaussichten in der Zwangsversteigerung und Zwangsverwaltung. Bei einer Zwangsversteigerung muss das Recht im höheren Rang vor dem Recht im niedrigeren Rang voll befriedigt werden. In der Regel bestimmt sich die Rangordnung nach dem Datum der Eintragung ins Grundbuch, es kann jedoch auch eine andere Rangordnung vereinbart werden. Daher können Sie an dieser Stelle die Rangordnung manuell eintragen. Nach Nummerierung der Rangfolge sortieren sich die Zeilen automatisch in der angegebenen Rangfolge neu.
Flurstück Lfd.	Wählen Sie das Flurstück des Grundbuches aus, für das Sie die Beschränkung erfassen möchten.
Flurstück Nr.	In Abhängigkeit des zuvor gewählten Flurstücks wird Ihnen in diesem Feld die Flurstück - Nummer angezeigt.
Bemerkung	Wenn Sie auf dieses Feld klicken, öffnet sich automatisch die Karte Bemerkungsübersicht. Hier besteht die Möglichkeit zusätzliche Informationen zum Eigentümer einzutragen. Nach erfolgter Eintragung erscheint im Feld Bemerkung ein Ja.
Rechteinhaber Nr.	Wählen Sie hier den Kontakt aus, den die persönliche Dienstbarkeit betrifft.
Rechteinhaber Name	Dieses Feld füllt sich automatisch in Abhängigkeit Ihrer Auswahl im Feld Rechteinhaber Nr.
Art der Lasten	Wählen Sie die Art der Last aus. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: - Wegerecht - Leitungsrecht - Baulasten - Vorkaufsrecht - Wohnrecht - Nießbrauch - Sonstiges
Wertmindernd	Hier können Sie einen Haken setzen, wenn die Dienstbarkeit sich wertmindernd auf das Grundstück auswirkt.
Eingetragen am	Geben Sie hier das Datum an, an dem die Dienstbarkeit ins Grundbuch eingetragen wurde.
Beschreibung	Hier können Sie eine kurze Beschreibung zu der Dienstbarkeit erfassen.

Inforegister Abteilung 3 – Grundpfandrechte

Oft lastet auf dem Grundstück eine Hypothek, Grundschuld oder Rentenschuld. In der Abteilung 3 des Grundbuchs werden diese sogenannten Grundpfandrechte erfasst. Folgende Eingabefelder stehen Ihnen dazu zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
Rangfolge	Die im Grundbuch eingetragenen Rechte haben eine Rangordnung. Der Rang eines Rechts ist sein Verhältnis zu anderen Rechten am selben Grundstück. Er bestimmt dessen Berücksichtigung und seine Befriedigungsaussichten in der Zwangsversteigerung und Zwangsverwaltung. Bei einer Zwangsversteigerung muss das Recht im höheren Rang vor dem Recht im niedrigeren Rang voll befriedigt werden. In der Regel bestimmt sich die Rangordnung nach dem Datum der Eintragung ins Grundbuch, es kann jedoch auch eine andere Rangordnung vereinbart werden. Daher können Sie an dieser Stelle die Rangordnung manuell eintragen.
Flurstück Lfd.	Bitte wählen Sie hier das Flurstück des Grundbuches aus, für das Sie die Beschränkung erfassen möchten.
Flurstück Nr.	In Abhängigkeit des zuvor gewählten Flurstücks wird Ihnen in diesem Feld die Flurstück - Nummer angezeigt.
Bemerkung	Wenn Sie auf dieses Feld klicken, öffnet sich automatisch die Karte Bemerkungsübersicht. Hier besteht die Möglichkeit zusätzliche Informationen zum Eigentümer einzutragen. Nach erfolgter Eintragung erscheint im Feld Bemerkung ein Ja.
Rechteinhaber Nr.	Wählen Sie hier den Kontakt aus, den die persönliche Dienstbarkeit betrifft.
Rechteinhaber Name	Dieses Feld füllt sich automatisch in Abhängigkeit Ihrer Auswahl im Feld Rechteinhaber Nr.
Betrag	Geben Sie den Betrag ein, den das Grundpfandrecht umfasst.
Art der Schuld	Wählen Sie hier die Art der Schuld aus. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: - Hypothek, - Grundschuld, - Rentenschuld, - Vormerkungen, - Sonstiges
Eingetragen am	Tragen Sie hier das Datum der Grundbucheintragung ein.
Beschreibung	Hier können Sie eine beliebige kurze Beschreibung zum Grundpfandrecht erfassen.

Inforegister Sonstiges

Bezeichnung	Erläuterung
Datum Erbbaurecht von; Datum Erbbaurecht bis	Sollte für das Grundstück ein Erbbaurecht bestehen, können Sie hier den Gültigkeitszeitraum eintragen.
Geschossflächenzahl	Bei bebauten Grundstücken können Sie die Geschossflächenzahl angeben.
Grundflächenzahl	Tragen Sie hier die Grundflächenanzahl ein die der Grundbuchband umfasst.
Nutzung des Grundstücks	Geben Sie die Nutzung des Grundstücks an.
Zahl der Vollgeschosse	Bei bebauten Grundstücken können Sie die Zahl der Vollgeschosse eintragen.
Liegenschaftsbuch	Bezeichnung des Liegenschaftsbuchs.
Grundstückstfläche in m²	Hier erfassen Sie die Grundstücksfläche in m².
Kaufpreis	Angabe des Kaufpreises.

Löschungseintrag RE Grundbuch

Wenn Sie eine Eintragung aus den Abteilungen 1-3 löschen möchten, klicken Sie im Aktionsbereich die Navigationsoption RE Grundbuch/Löschungseintrag.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem zuerst die gewünschte Abteilung, in der die Löschung erfolgen soll erfasst wird. Je nach Auswahl werden Ihnen dann die entsprechenden Einträge dieser Abteilung angezeigt. Im Feld Löschungsdatum tragen Sie das Datum ein, zu dem der entsprechende Eintrag gelöscht werden soll. Markieren Sie anschließend die zu löschenden Zeilen im Feld löschen ? und geben eine Erläuterung im Feld Grund der Löschung an. Anschließend können Sie über den Button Löschungseintrag erstellen die Löschung durchführen.

Hinweis

Da im realen Grundbuch gelöschte Einträge nicht ganz gelöscht, sondern nur rot unterstrichen werden, bleiben in RELion die gelöschten Zeilen ebenfalls in den Abteilungen stehen und werden hier in roter Farbe dargestellt. Wenn das eingetragene Löschungsdatum in der Zukunft liegt, stellt RELion die gelöschte Zeile erst ab diesem Datum in rot dar.

Die Felder zum Löschvorgang können Sie sich bei Bedarf einblenden.

Erfassung RE Grundbuch Einheitswertbescheide

Der Einheitswert legt den Wert eines Grundstückes als Berechnungsgrundlage für die Berechnung der Grundsteuer fest. Einheitswerte werden zurzeit nach §19 Abs.1 BewG in Deutschland für inländischen Grundbesitz, und zwar für Grundstücke, land- und forstwirtschaftliches Vermögen und für Betriebsgrundstücke festgestellt. Sie können in RELion pro Flurstück beliebig viele Einheitswert-Bescheide erfassen. Gehen Sie hierfür im Aktionsbereich in die Navigationsoption RE Grundbuch / Einheitswert. Folgende Eingabefelder stehen hier zur Auswahl:

Bezeichnung	Erläuterung
Zeilen Nr. Flurstück	Wählen Sie hier das Flurstück aus, für das Sie die Daten des Einheitswertbescheids erfassen möchten.
Lfd.Nr. EW-Bescheid	Betrifft die Anzahl der EW – Bescheide des Objektes
Flurstück	In Abhängigkeit des gewählten Flurstücks wird Ihnen hier die Flurstücksnummer angezeigt.
EW-Bescheid-Nummer	Tragen Sie hier die Bescheid-Nummer des Finanzamts ein.
Einheitswert auf den	Geben Sie hier das Datum des Stichtags an, auf das sich der Einheitswert bezieht.
Einheitswert vom	Geben Sie hier das Datum des Bescheids an.
Finanzamt	Bezieht sich auf das ausstellende Finanzamt.
Aufhebung des EW-Bescheides vom	Geben Sie hier das Datum der Aufhebungserklärung an, falls der Einheitswertbescheid aufgehoben wurde.
Aufhebung des EW-Bescheides per	Geben Sie das Datum an, zu welchem der Einheits-wertbescheid aufgehoben wird/wurde.
Einheitswert	Geben Sie hier den vom Finanzamt festgesetzten Einheits-wert in einem Betrag an.
Bodenwertanteil	Geben Sie hier den Wert des Bodens am Gesamtwert an.
Gebäude auf fremdem Grund u. Boden	Hier können Sie einen Haken setzen, wenn sich das Gebäude auf fremdem Grund und Boden befindet (z. B. bei Erbbaurechtsverträgen).
Grundstücksart	Wählen Sie hier die Grundstücksart aus. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung: - Mietwohngrundstück - Geschäftsgrundstück - gemischt genutztes Grundstück - Einfamilienhaus - Zweifamilienhaus - Sonstiges bebautes Grundstück - Unbebautes Grundstück - Baureifes Grundstück
Art des EW-Bescheides	Geben Sie hier an, um welche Art von Einheitswertbescheid es sich handelt.
Zurechnungsfortschreibung vom	Eine Zurechnungsfortschreibung wird vom Finanzamt veranlasst, wenn ein Grundstück verkauft wurde und stellt das Umschreiben des Grundstücks auf den neuen Eigentümer dar. Das im Laufe des Jahres übergegangene Grundstück wird dem neuen Eigentümer grundsätzlich zum 01.Januar des folgenden Kalenderjahres zugerechnet. Dem neuen Eigentümer wird dazu ein Bescheid zur Zurechnungsfortschreibung zugestellt. Geben Sie hier das Datum der Zurechnungsfortschreibung an.
Zurechnungsfortschreibung per	Geben Sie hier das Datum an, zu dem die Zurechnungsfortschreibung wirksam wird.
Grundsteuerhebesatz	Geben Sie hier den Grundsteuerhebesatz an.
Grundsteuer Steuerbetrag	Geben Sie hier den Grundsteuerbetrag an.
Grundsteuerhebesatz ab	Geben Sie hier das Datum an, ab dem der Grundsteuerhebesatz gilt.

Grundbuch mit anderen RELion-Stammdaten verknüpfen

Sie können das Grundbuch mit anderen Stammdaten (Objekte, Darlehen und Anlagen) in RELion verknüpfen. Dies ermöglicht Ihnen auch den Aufruf des Grundbuchs beispielsweise direkt aus der Objektkarte. Öffnen Sie hierfür das gewünschte Grundbuch und wählen in der Menüleiste

Objekt-Verknüpfung

Wurden für das Grundbuch Verwaltungsobjekte hinterlegt, kann auch ausgehend von den Objektkarten das Grundbuch geöffnet werden.

Darlehen-Verknüpfung

In der Spalte Nr. wählen Sie bitte aus der Übersicht das Darlehen aus, welches Sie mit der Grundbuchkarte verknüpfen möchten. Die Felder Beschreibung und Restbetrag füllen sich automatisch in Abhängigkeit Ihrer Auswahl im Feld Nr. Wenn Sie alle Darlehen ausgewählt haben, die Sie verknüpfen möchten, klicken Sie auf OK. In der Darlehenskarte rufen Sie das Grundbuch durch die Verknüpfung über den Button Darlehen - RE Grundbuch auf und bekommen dort die mit dem Darlehen verknüpften Grundbuchkarten angezeigt.

Anlagen-Verknüpfung

In der Spalte Nr. können Sie aus der Anlagenübersicht die gewünschte Anlage auswählen, die Sie mit der Grundbuchkarte verknüpfen möchen. Die Felder Beschreibung und Restbuchwert füllen sich automatisch in Abhängigkeit Ihrer Auswahl im Feld Nr. Wenn Sie alle Anlagen ausgewählt haben, die Sie verknüpfen möchten, klicken Sie auf OK. In einer Anlagenkarte rufen Sie das Grundbuch über den Button Anlage - RE Grundbuch auf und bekommen dort die mit der Anlage verknüpften Grundbuchkarten angezeigt.

Berichte

Das RELion-Modul Grundbuch verfügt über drei Berichtsdrucke, welche sowohl aus der Grundbuch Übersicht, als auch aus der Karte Grundbuch über das Menüband Berichte gestartet werden können.

Grundbuch

Der Bericht RE Grundbuch liefert einen Ausdruck des in RELion erfassten Grundbuchs inklusive der Flurstücke mit zugehörigen Abteilungsvermerken zu Eigentümerdaten, Lasten und Beschränkungen sowie Grundpfandrechten.

Musterausdruck:

Grundbuchdetails

Der Bericht liefert eine Auflistung der Abteilung 3 “Grundpfandrechte” des Grundbuches mit Gegenüberstellung der mit dem Grundbuch verknüpften Anlagen. Aus dem Schuldbetrag und dem Restbuchwert der Anlage werden die stillen Reserven ermittelt.

Musterausdruck:

Einheitswerte

Dieser Bericht listet pro Grundbuch die erfassten Einheitswertbescheide auf.

Wichtig

Voraussetzung für den Druck ist eine Grundbuch-Verknüpfung mit einem Objekt.

Im Register RE Objekt können die Einheitswertbescheide auf bestimmte Objekte abgegrenzt werden. Das Register RE Grundbuch Stamm hat, wenn der Bericht aus der Karte RE Grundbuch heraus gestartet wurde, den Filter auf das entsprechende Grundbuch bereits voreingestellt. Das Register Optionen verfügt über folgende Felder:

Stichtag - Dieses Feld ist automatisch mit dem Tagesdatum vorbelegt. Sollte einer der Einheitswertbescheide über ein Aufhebungsdatum verfügen, wird dieser anhand des Stichtags heraus gefiltert.

Ausgabe Objektsummen - Ist diese Option aktiviert, wird pro Objekt eine Summenzeile gebildet.

Musterausdruck:

6 - Mietvertragskontakte

Einführung

Die Tabelle Mietvertragskontakte wird automatisch über Aufgabenwarteschlangenposten oder über einen entsprechenden Funktionsaufruf auf Basis vorhandener Einheitenverträge und Kontakt-Geschäftsbeziehungen erstellt.

Wichtig

Es wird pro Kontakt-Geschäftsbeziehung und Einheitenvertrag jeweils ein Datensatz angelegt. Existieren also mehrere Kontakt-Geschäftsbeziehungen zu einem (Einheiten)vertrag, werden entsprechend viele Sätze erzeugt. Auf diese Weise können Sie in der Tabelle bzw. Page nach jedem der betreffenden Kontakte gesucht oder gefiltert werden unabhängig davon, ob es sich bei dem Kontakt um den Mieter (Debitor) handelt oder nicht. Die entsprechende Geschäftsbeziehung (z. B. MIETER oder UNTERMIETER) wird hierbei ebenfalls ausgewiesen.

Mietvertragskontakte

Aufruf

Über die Suche können Sie die Tabelle Mietvertragskontakte aufrufen.

Daten aktualisieren

Sofern im betreffenden Mandanten noch keine Mietvertragskontakte erstellt wurden oder Sie diese aktualisieren möchten, können Sie dies manuell über die Funktion Daten aktualisieren anstoßen. Alternativ können Sie die Erstellung auch über die Aufgabenwarteschlangenposten automatisieren.

Die Erstellung der Mietvertragskontakte erfolgt immer mandantenbezogen. Dies gilt auch für die Automatisierung via Aufgabenwarteschlangenposten.

Wenn Sie die obige Abfrage mit Ja bestätigen, werden die Datensätze auf Basis vorhandener Kontakte (und Mitglieder) sowie der zugehörigen Einheitenverträge in der Tabelle Mietvertragskontakte erstellt.

Wichtig

Die Tabelle wird bei jedem Aufruf jeweils neu aufgebaut. Die erzeugten Datensätze behalten ihre Gültigkeit bis zum nächsten Aufruf der Funktion. Daher sollte die Aktualisierung regelmäßig (z. B. jede Nacht) erfolgen.

Verfügbare Felder

Nr.	Feld	Bemerkung
1	Eigentümer/Mieter
2	Objektgruppe	Sofern das Objekt einer Objektgruppe zugeordnet ist, wird diese hier angezeigt.
3	Objektnr.	Lookup-Funktion zum Verzweigen in das betreffende Objekt.
4	Verwaltung aktiv	Zeigt an, ob das Objekt aktuell in der Verwaltung ist. Hinweis: Standardmäßig werden nur Objekte bzw. Einheitenverträge mit aktiver Verwaltung angezeigt. Über den Systemfilter können Sie diese Einschränkung aufheben.
5	Leerstand	Zeigt an, ob die betreffende Einheit aktuell leer steht.
6	Einheitennr.	Lookup-Funktion zum Verzweigen in die betreffende Einheit.
7	Einheitenhistorie	Lookup-Funktion zum Verzweigen in die betreffende Einheit.
8	Vertragsnummer	Lookup-Funktion zum Verzweigen in den betreffenden Vertrag.
9	Debitorennummer	Lookup-Funktion zum Verzweigen in den betreffenden Debitor.
10	Kontaktnummer	Lookup-Funktion zum Verzweigen in den betreffenden Kontakt.
11	Mitglied Nr.	Lookup-Funktion zum Verzweigen in das betreffende Mitglied.
12	Anredecode	aus Kontakt
13	Name	aus Kontakt
14	Name 2	aus Kontakt
15	Adresse	aus Kontakt
16	PLZ	aus Kontakt
17	Ort	aus Kontakt
18	Tel. privat	aus Kontakt
19	Mobil	aus Kontakt
20	Tel. geschäftlich	aus Kontakt
21	E-Mail	Durch Anklicken können Sie eine Mail an den betreffenden Kontakt schreiben.
22	Objektadresse
23	Objekt PLZ
24	Objekt Ort
25	Nutzungsart
26	Beschreibung	aus Einheit
27	Stockwerk
28	Lage
29	Zimmer	Zeigt den Inhalt des Feldes Anzahl Zimmer (Text) aus dem Einheitenstamm an.
30	Vertragsbeginn	Vertragsbeginn des Einheitenvertrags
31	Vertragsende	Vertragsende des Einheitenvertrags
32	Aktiv	Zeigt an, ob es sich um einen aktiven/aktuell gültigen Einheitenvertrag handelt. Hinweis: Standardmäßig werden aktive Einheitenverträge angezeigt. Über den Systemfilter können Sie diese Einschränkung aufheben.
33	Geschäftsbeziehung	Zeigt den Geschäftsbeziehungscode an.
34	Gesamt qm	Zeigt die Größe der Einheit gemäß dem bei der Einheit hinterlegten Verteilcode an. Beachten Sie, dass es sich um die Größe zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung handelt.
35	Sollmiete	Sollmiete zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung
36	Miete pro qm	Quotient aus Sollmiete und Gesamt qm.
37	Saldo	Zeigt den Saldo des Debitors für die betreffende Einheit an. Beachten Sie, dass es sich um den Saldo zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung handelt.
38	Saldo / Miete	Quotient aus Saldo und Sollmiete. Gibt ggf. an, wie viele Mieten der Mieter im Rückstand ist.
39	Bearbeiter Code	Bearbeiter aus Vertrag
40	Bearbeiter Name	Bearbeiter aus Vertrag
41	Bearbeiter Telefon	Bearbeiter aus Vertrag
42	Bearbeiter Mobil	Bearbeiter aus Vertrag
43	Bearbeiter Fax. Nr.	Bearbeiter aus Vertrag
44	Bearbeiter E-Mail	Bearbeiter aus Vertrag
45	Anzahl registrierte Mahnungen	Anzahl der registrierten Mahnungen des Debitors inkl. Lookup-Funktion.
46	Aktuelle Mahnakten	Anzahl der aktuellen Mahnakten des Debitors inkl. Lookup-Funktion.
47	Datum letzte Mahnung	Datum der letzten Mahnung des Debitors inkl. Lookup-Funktion.
48	Höchste Mahnstufe	Höchste Mahnstufe des Debitors inkl. Lookup-Funktion (Debitorposten).

Infoboxen

Die Tabelle Mietvertragskontakte bietet insgesamt vier Infoboxen, von denen drei standardmäßig angezeigt werden. Die vierte Infobox können Sie sich über Personalisieren einblenden lassen.

1. Sachbearbeiter

Die Infobox Sachbearbeiter listet alle dem Objekt zugeordneten Sachbearbeiter auf. Bei Bedarf können Sie diese bearbeiten.

2. Kontakt-Focus

Diese – auch im Kontakt-Focus verwendete - Infobox bietet eine Reihe von Absprungpunkte zum betreffenden Kontakt (z. B. Vertrag, Sollstellungen oder Bankverbindungen).

3. Details

Hierbei handelt es sich um die aus den Einheitenverträgen bekannte Infobox mit den entsprechenden Details zum jeweiligen Einheitenvertrag.

4. Statistik des Mitglieds (optional)

Sofern es sich bei dem Kontakt (auch) um ein Mitglied handelt, bietet die aus der Mitgliederübersicht bekannte Infobox Statistik des Mitglieds detaillierte Informationen u.a. zu den Geschäftsanteilen mit entsprechenden Absprungfunktionen.

Automatisierung über Aufgabenwarteschlange

Um die Erstellung bzw. Aktualisierung Mietvertragskontakte zu automatisieren, können Sie die betreffende Codeunit 5052381 in einem Aufgabenwarteschlangenposten eintragen. Beispiel:

Wichtig

Die betreffenden Aufgabenwarteschlangenposten richten Sie bitte mandantenweise ein.

Tipp

Die Übersicht Aufgabenwarteschlangen liefert Ihnen einen Überblick über alle eingerichteten Aufgabenwarteschlangen – auch aus anderen Mandanten. Falls noch nicht geschehen, erzeugen Sie mit Initialisieren einen neuen Datensatz für die Mietvertragskontakte.

Vorhandene Aufgabenwarteschlangen werden Ihnen dann in der Karte, welche Sie durch Anklicken der Beschreibung öffnen können, angezeigt.

Technische Hinweise

Systemvoraussetzungen

Die Tabelle Mietvertragskontakte sowie die erwähnte Codeunit stehen ab der RELion Version RE12.18 mit Microsoft Dynamics BC 23 zur Verfügung.

7 - Vertragsgenehmigung Mietverträge

Einführung

Dieses Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Genehmigungsstatus an Mietverträgen einzuführen und einen Genehmigungsprozess für die Freigabe eines Vertrages einzurichten. In Anlehnung des Genehmigungsprozesses bietet Ihnen RELion eine Freigabe bei der Vertragsgenehmigung Ihrer Mietverträge. Zur Erfassung von Stammdaten für die Sollstellung oder bei Kündigungen können Sie die Berechtigung individuell einrichten und ggf. einschränken.

Der Freigabeprozess über die Aufgabenverwaltung ermöglicht Ihnen eine Arbeitserleichterung. Der zuständige Bearbeiter erhält eine Aufgabe und bei Bedarf eine zusätzliche Benachrichtigung per E-Mail. Es sind folgende Status vorgesehen:

• Leer: Bleibt das Feld leer, werden die Verträge ohne Genehmigungsstatus verarbeitet.
• Offen: Sollstellungen für den Vertrag sind gesperrt. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich. Neu angelegte Verträge erhalten automatisch den Status Offen.
• Genehmigung ausstehend: In der Zeit, in der sich der Vertrag im Genehmigungsprozess befindet, ist der Status Genehmigung ausstehend. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich.
• Freigegeben: Sollstellungen für den Vertrag sind freigegeben. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich.

Einrichtung

Allgemeine Einstellungen

Bevor Sie die Vertragsgenehmigung aktivieren, passen Sie die Einrichtung entsprechend an. In Abhängigkeit vom Genehmigungsstatus sollen bestimmte Erfassungen und Interaktionen zum Mietvertrag zulässig oder unzulässig sein. Die Einstellung, welche Erfassungen und Aktionen im Detail möglich sind, wird der Systemadministrator bei der Erstinstallation vornehmen. Öffnen Sie das Fenster Vertragsgenehmigung Einrichtung.

Im Inforegister Allgemein können Sie die Vertragsgenehmigung aktivieren. Für die Freigabe eines Mietvertrages legen Sie hier den entsprechenden Rollencode fest. Nur der Objektbearbeiter mit der entsprechenden Rolle, bzw. sein Stellvertreter, hat das Recht, den Vertrag freizugeben.

Hinweis

Bestehende Verträge erhalten den Status Freigegeben, sobald die Einrichtung für den Genehmigungsprozess aktiviert wurde. Alle bestehenden Verträge erhalten den Status Leer, sobald die Einrichtung für den Genehmigungsprozess deaktiviert wurde. Sollte kein Rollencode vergeben werden, hat jeder Mitarbeiter das Recht, den Vertragsgenehmigungsstatus zu ändern. Achten Sie daher darauf, dass in Verbindung mit der aktiven Einrichtung auch ein Rollencode eingerichtet wird.

Einrichtungstabelle der Genehmigungseinrichtung

Das Ausführen von Funktionen sowie das Erfassen, Ändern und Löschen von vertragsbezogenen Daten wird vom Status des Vertrages gemäß Einrichtung unter den folgenden Inforegistern der Vertragsgenehmigung Einrichtung abhängig gemacht. Das nachfolgende Schaubild zeigt eine beispielhafte Einrichtung. Welche Einrichtung in Ihrem Unternehmen vorzunehmen ist, hängt von dem jeweiligen Rechtekonzept zur Vertragsfreigabe ab. Bei Bedarf stimmen Sie sich mit Ihrem Berater ab.

	offen	Genehmigung ausstehend	freigegeben
Funktionen am Mietvertrag
Kündigung des Vertrags	ja	nein	nein
Zumietung von Einheiten	ja	nein	nein
Nachtrags-Vertrag erstellen	ja	nein	nein
Funktionen an Vertragszeile
Teilkündigung	ja	nein	nein
Vertragsbeginn ändern	ja	nein	nein
Einheitenvertrag stornieren	ja	nein	nein
Vertragsende ändern	ja	nein	nein
Funktionen am Einheitenvertrag
löschen	ja	ja	ja
Ticket erfassen	ja	ja	ja
Schadensmeldung erstellen	ja	ja	ja
Funktionen in Sollstellungszeilen
Sollstellung nachbuchen	nein	nein	ja
Zeile stornieren	nein	nein	ja
Staffelmieten berechnen	ja	nein	nein
Sollstellungsaufteilung Erbbaurecht	ja	nein	nein
Startdatum ändern	nein	nein	ja
Enddatum setzen oder ändern	nein	nein	ja
Betrag ändern	nein	nein	ja
Sollstellung rückwirkend ändern	nein	nein	ja
Tabelle Vertrag
Manuell ändern	ja	nein	nein
Tabelle Einheitenvertrag
Manuell ändern	ja	nein	nein
Tabelle Sollstellungen
Manuell ändern	ja	nein	nein

Funktionen am Mietvertrag	offen	Genehmigung ausstehend	freigegeben
Verknüpfte Tabellen Vertrag erfassen
Bemerkungen	ja	nein	nein
Lastschriftmandate	ja	nein	nein
Mietsicherheit	ja	nein	nein
Optionsdaten	ja	nein	nein
Kündigungsdaten	ja	nein	nein
Indexdaten	ja	nein	nein
Umsatzvereinbarung	ja	nein	nein
Ausnahmen	ja	nein	nein
Aufgabe erstellen	ja	nein	nein
Zusatzfelder	ja	nein	nein
Kontakte	ja	nein	nein
Verknüpfte Tabellen Einheiten erfassen	ja	nein	nein
Bemerkungen	ja	nein	nein
Wohnungsabnahme	ja	nein	nein
Verwalterhonorar	ja	nein	nein
Darlehen	ja	nein	nein
Aufgaben	ja	nein	nein
Zusatzfelder	ja	nein	nein

Auswirkungen des Status auf den Vertrag und die Stammdatenpflege

• Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Offen, werden die Vertragszeilen für die Sollstellungen automatisch gesperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Offen ein Haken gesetzt ist.
• Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Genehmigung ausstehend, bleiben die Vertragszeilen für die Sollstellungen weiterhin gesperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Genehmigung ausstehend ein Haken gesetzt ist.
• Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Freigegeben, sind die Vertragszeilen für die Sollstellungen entsperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Freigegeben ein Haken gesetzt ist.

Hier ist z. B. die Funktion Vertragsbeginn ändern nicht aktiviert, daher erscheint bei dem Aufruf auf der Vertragszeile eine Fehlermeldung.

 

Ablauf Vertragsgenehmigung

Nachfolgend stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte der Vertragsgenehmigung vor.

Genehmigungsanforderung senden

Ausgangslage ist ein Vertrag im Status Offen. Durch die Genehmigungsanforderung soll der berechtigte Mitarbeiter aufgefordert werden, den Vertrag freizugeben. Dies geschieht über die Aktion Genehmigungsanforderung senden. Der mit dem entsprechenden Rollencode hinterlegte Objektbearbeiter erhält daraufhin eine entsprechende Aufgabe.

Falls mehrere Bearbeiter berechtigt sind, eine Freigabe zu erteilen, wählen Sie einen Bearbeiter aus.

Es wird eine Aufgabe an den ausgewählten Bearbeiter erstellt. In der Zeit, in der sich der Vertrag im Genehmigungsprozess befindet, ist der Status Genehmigung ausstehend.

Hinweis

Mit der Funktion Status zurücksetzen haben Sie die Möglichkeit, bereits freigegebene Verträge in den Status Offen zu ändern, solange noch keine Genehmigungsanforderung gesendet wurde.

Freigabe erteilen

Die Aufgabe wird durch den Bearbeiter entweder manuell abgeschlossen (nach der Freigabe) oder an den Anforderer zurückverwiesen (falls die Freigabe abzulehnen ist).

Hinweis

Alternativ zum Genehmigungsprozess kann der jeweils berechtigte Bearbeiter den Vertrag auch direkt durch die Aktion Freigabe erteilen auf den Status freigegeben setzen. Der Workflow dient somit lediglich einer optionalen zusätzlichen Arbeitserleichterung, er ist aber nicht zwingend im Freigabeprozess vorgesehen.

Genehmigungsanforderung stornieren

Die Durchführung einer Stornierung der Genehmigungsanforderung ist jederzeit von jedem Bearbeiter möglich. Es wird keine Prüfung durchgeführt. Durch die Stornierung wird die TM-Aufgabe ebenfalls storniert. Der Genehmigungsstatus des Vertrages wird auf Offen zurückgesetzt.

Workflow

Ablaufschema

Prozessablauf

Mit der Genehmigungsanforderung wird ein Workflow gestartet. Die Workflow-Benutzer setzen sich aus den RE Objektbearbeitern zusammen und werden durch die Einrichtung des Rollencodes Freigeber für Vertrag ermittelt. Nur der Objektbearbeiter mit der entsprechenden Rolle, bzw. sein Stellvertreter, hat das Recht, den Vertrag freizugeben.

Der Prozess wird über die Aufgabenverwaltung initiiert. Der zuständige Bearbeiter erhält daraufhin eine Aufgabe und optional zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail.

Wichtig

Nur wenn bei der Aufgabenverwaltung Einrichtung die Aufgabe bei Benachrichtigung aktiviert ist, dann wird automatisch eine Aufgabe erstellt.

Der genehmigende Bearbeiter kann den Vertragsstatus freigegeben oder auf offen zurücksetzen, falls noch Erfassungen gefordert werden. Die Aufgabe wird nach der Freigabe automatisch abgeschlossen oder bei Abstimmungsbedarf durch den genehmigenden Bearbeiter an den Anforderer zurückverwiesen (falls die Freigabe abzulehnen ist).

Rollencenter Vertragsgenehmigung

Im Rollencenter gibt es zwei Kacheln für die Vertragsgenehmigung. Zum einen Verträge, die sich im Status Offen befinden sowie Verträge, die sich im Status Genehmigung ausstehend befinden.

Genehmigungsstatus in Vertragsübersicht

In der Tabelle Vertragsübersicht werden alle Status übersichtlich dargestellt:

Eine farbliche Darstellung des Status bietet zudem eine bessere Übersicht. Der Status Freigegeben wird in grüner, Status Offen in blauer und Status Genehmigung ausstehend in roter Schrift dargestellt. RELion bietet Ihnen über einen Schnellfilter, die Liste nach dem Genehmigungsstatus einzugrenzen:

Besonderheiten

Ausschlüsse

Bei folgenden Prozessen werden explizit keine Prüfungen auf den Genehmigungsstatus des Mietvertrages durchgeführt:

• Mietanpassung
• BK-Abrechnung
• Wirtschaftsplan
• Einkaufsrechnungen mit Einheitenbezug
• Verkaufsrechnungen mit Einheitenbezug
• Verwalterhonorarabrechnung mit Einheitenbezug
• Buchblätter mit Einheitenbezug
• Stammdatenpflege von Tabellen, die keinen direkten Bezug zu einem Vertrag haben, z. B. Verteilcodes, Ausstattungen etc.
• Änderung des Kontaktnamens/Debitorennamens u. a., nur indirekt mit dem Vertrag verknüpften Informationen
• Zahlungsvorschläge oder Lastschrifteneinzüge

8 - Mietvertragsentwürfe

Einführung

Da die Vertragserfassung in RELion ein komplexer Vorgang ist bzw. je nach Vertragskonstellation sein kann, wurde bewusst keine automatisierte Vertragsanlage durch die Schnittstelle implementiert. Stattdessen werden die neuen Verträge in der sog. Mietvertragsentwurfstabelle zwischengespeichert. Dort können sie vom Anwender eingesehen, geprüft, geändert, weiterverarbeitet oder auch gelöscht werden. Die eigentliche Vertragsanlage erfolgt aus der betreffenden Page, wobei hierbei der Neuvermietungsassistent zum Einsatz kommt. Dieser wird allerdings – im Unterschied zum Standardprozess – mit den Daten aus den Mietvertragsentwürfen angereichert, sodass der Erfassungsprozess entsprechend erleichtert wird.

Die betreffenden Pages finden Sie in der Suche über das Stichwort Mietvertragsentwürfe.

Mietvertragsentwürfe

Einrichtung

Bitte nehmen Sie vor der ersten Weiterverarbeitung von Mietvertragsentwürfen die Einrichtung vor.

Bezeichnung	Erläuterung
Löschen erlaubt	Ist dieser Schieberegler gesetzt, können importierte Zeilen in der Page Mietvertragsentwürfe Übersicht gelöscht werden.
Differenzen hervorheben	Diese Option steuert, ob manuelle Änderungen an importierten Daten optisch hervorgehoben werden sollen.
Debitorenvorlagecode	Üblicherweise gibt es eine Debitorenvorlage für bspw. umsatzsteuerfreie Debitoren, die hier hinterlegt werden sollte. Nach einem Import wird die hier angegebene Debitorenvorlage im Importdatensatz voreingestellt und kann anschließend bei Bedarf noch geändert werden, falls es sich z. B. um einen gewerblichen Mieter handelt. Wenn aus dem Mietvertragsentwurf heraus eine Neuvermietung erfolgt, wird der neue Mieter automatisch als Debitor angelegt, wobei mit der hinterlegten Debitorenvorlage einige Felder im Debitorenstamm gefüllt werden.
Mahnmethodencode	Der hier hinterlegte Mahnmethodencode wird im Import voreingestellt und kann bei Bedarf in der Page Mietvertragsentwürfe Übersicht bzw. in der Mietvertragsentwurf Karte geändert werden. Bei Aufruf des Neuvermietungsassistenten wird der Mahnmethodencode bei Neuanlage eines Debitors im entsprechenden Feld des Debitorenstamms hinterlegt.
Vertragsart	Über diese Option können Sie voreinstellen, welche Vertragsart im Neuvermietungsassistenten standardmäßig eingetragen werden soll. Bei Bedarf kann diese dann individuell im Neuvermietungsprozess (oder auch danach) geändert werden.
Vom Wizard erzeugte Verträge anzeigen	Direkt nach einer erfolgreichen Neuanlage durch den Neuvermietungsassistenten kann der neue Vertrag in der Page Mietvertrag zur weiteren Bearbeitung angezeigt werden. Dazu kann hier angegeben werden, ob dies vorher bestätigt werden (mit Abfrage) oder automatisch erfolgen soll (ohne Abfrage). Falls diese Funktion nicht erwünscht ist, kann die Option nein angegeben werden.

Wichtig

Für die Verwendung des Neuvermietungsassistenten müssen die folgenden Felder ausgefüllt werden. Beachten Sie, dass die Einrichtung mandantenabhängig ist.

1. Debitorenvorlagecode
2. Mahnvorlagencode
3. Vertragsart

Übersicht

Die Mietvertragsentwürfe Übersicht listet alle vorhandenen Mietvertragsentwürfe an. Bei Bedarf können Sie die Liste bzgl. des jeweiligen Status abfiltern. Hierzu stehen standardmäßig entsprechende Ansichten zur Verfügung. Diese können von Ihnen bei Bedarf entsprechend ergänzt werden.

In der Liste (wie auch in der Karte) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
Importierte Sätze prüfen	Überprüft die markierten Sätze auf Vollständigkeit und Konsistenz.
Vergleich mit Original	Vergleicht den importierten Datensatz mit dem aktuellen Datensatz und zeigt nachträgliche Änderungen an.
Deaktivieren	Deaktiviert einen Datensatz. Er kann dann nicht an den Neuvermietungsassistenten übergeben werden und ist auch nicht editierbar.
Reaktivieren	Reaktiviert einen zuvor deaktivierten Datensatz.
Neuvermietung Assistent	Übergabe der importierten Daten an den Neuvermietungs-assistenten zur Anlage eines neuen Mietvertrags.

Weitere Details erhalten Sie im Kapitel Funktionen.

Das Feld Status hat folgende Ausprägungen bzw. Bedeutungen:

Bezeichnung	Erläuterung
Importiert	Dieser Status wird standardmäßig bei jedem importierten Datensatz eingetragen. Sofern keine Fehler vorliegen, kann der Datensatz an den Neuvermietungsassistenten übergeben werden.
Fehler	Sofern die Prüfung Fehler erkennt, wird der Status auf Fehler gesetzt.
Vertrag	Wurde über den Neuvermietungsassistenten ein Vertrag angelegt, wird der Status Vertrag eingetragen.
Deaktiviert	Beim Deaktivieren wird der Status Deaktiviert eingetragen.

Mietvertragsentwürfe Karte

Die Mietvertragsentwürfe Karte dient zur Anzeige und Pflege einzelner Datensätze. Es stehen Ihnen die gleichen Funktionen zur Verfügung wie auch in der Liste. Weitere Details finden Sie in Kapitel Funktionen.

Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie im Kapitel Manuelle Erfassung.

Funktionen

Importierte Sätze prüfen

Mit der Funktion Importierte Sätze prüfen (Liste) bzw. Importierten Satz prüfen (Karte) können Sie die markierten Sätze (Liste) bzw. den aktuellen Satz (Karte) auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen lassen. Das Ergebnis der Prüfung wird Ihnen anschließend sowohl mit einer Meldung wie auch im Feld Hinweis mitgeteilt.

Bezeichnung	Erläuterung
Eigentümer/Mieter	Das Feld muss den Wert Mieter enthalten, ansonsten Fehler.
Objektnr.	Das Feld muss einen Wert enthalten, ansonsten Fehler.
Einheitennr.	Das Feld muss einen Wert enthalten, ansonsten Fehler.
Nachname	Das Feld muss einen Wert enthalten, ansonsten Fehler.
Vorname	Das Feld sollte einen Wert enthalten, sonst erscheint eine Warnung.
Anredecode	Enthält das Feld einen ungültigen Code wird ein Fehler ausgegeben. Ist das Feld leer, wird eine Warnung ausgegeben.
Vertragsbeginn	Das Feld muss einen Wert enthalten, ansonsten Fehler.
Vertragsnr.	Falls das Feld gefüllt ist (nicht empfohlen!) darf die Nummer noch nicht verwendet sein, ansonsten Fehler.

Wichtig

Die Weiterverarbeitung - die Übergabe der Daten an den Neuvermietungsassistent - von importierten Daten ist nur möglich, wenn der betreffende Datensatz fehlerfrei ist. Warnungen (z. B. fehlender Anrede¬code oder Vorname) behindern die Weiterverarbeitung nicht. Beim Aufruf des Neuvermietungsassistenten wird automatisch eine Prüfung ausgelöst.

Vergleich mit Original

Die Funktion Vergleich mit Original dient dazu, manuelle Änderungen an zuvor importierten Sätzen zu erkennen. Die Funktion steht Ihnen sowohl in der Liste als auch in der Karte zur Verfügung.

Beispiel: Im linken Bereich des Inforegisters Differenzen wird Ihnen der originale Datensatz angezeigt, im rechten Bereich der aktuelle Datensatz.

Falls Sie in der Einrichtung die Option Differenzen hervorheben aktiviert haben, werden die Änderungen farbig hervorgehoben und sind so einfacher erkennbar.

Hinweis

Sofern Sie in der Einrichtung die Option Differenzen hervorheben aktiviert haben, werden Ihnen geänderte Felder auch in der Karte entsprechend farbig markiert angezeigt. Allerdings sehen Sie dort nur, DASS sich etwas geändert hat. Details über das WAS liefert die o.g. Funktion Vergleich mit Original.

Deaktivieren und Reaktivieren

Für den Fall, dass Sie Datensätze für die Weiterverarbeitung – insb. die Übergabe an den Neuvermietungs-assistenten – sperren möchten, sie aber nicht löschen möchten, können Sie dies mit der Funktion Deaktivieren tun. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn Sie vor der Weiterverarbeitung noch Informationen einholen müssen.

Wenn Sie die Funktion auslösen, erhalten Sie eine entsprechende Sicherheitsabfrage. Wird diese mit Ja bestätigt, erhält der Datensatz den Status Deaktiviert. Er ist dann zum einen nicht mehr editierbar, zum anderen kann er nicht an den Neuvermietungsassistenten übergeben werden. Die entsprechende Funktion ist dann ebenfalls – für diesen Datensatz – deaktiviert.

Beispiel:

Um eine Deaktivierung rückgängig zu machen, nutzen Sie die Funktion Reaktivieren. Hierbei wird der ursprüngliche Status wiederhergestellt.

Beispiel:

Wichtig

Falls Sie in der Einrichtung die Option Löschen erlaubt, nicht aktiviert haben, stellt das Deaktivieren die einzige Möglichkeit dar, Sätze für die Weiterverarbeitung (ggf. auch dauerhaft) zu sperren. Das Löschen anhand der Einrichtung zu verhindern kann sinnvoll sein, um einen lückenlosen Nachweis über die importierten Datensätze zu haben.

Neuvermietung Assistent

Um nun importierte Daten in echte RELion Mietverträge zu „verwandeln“, rufen Sie die Funktion Neuvermietung Assistent auf.

Beispiel:

Durch den Aufruf werden die importierten Daten an den Neuvermietungsassistenten übergeben. Handelt es sich um einen neuen Kontakt (erkennbar an der leeren Kontaktnummer im Importdatensatz), so wird automatisch beim Aufruf des Neuvermietungsassistenten ein neuer Kontakt (und Debitor) erzeugt. Beachten Sie, dass die erste Seite des Assistenten bereits komplett ausgefüllt ist. Wobei der Bearbeiter nicht aus dem Importdatensatz, sondern aus der RE Vertrag Einrichtung durch den Rollencode ermittelt wurde. Dennoch sollten Sie die übernommenen Daten an dieser Stelle noch einmal prüfen und ggf. korrigieren (Vertragsart und Vertragsbeginn).

Beim Aufruf der zweiten Seite des Assistenten werden Sie feststellen, dass zum einen die Einheit, welche im Importdatensatz eingetragen ist, vorgeblendet wird und zu anderen, dass Sie an dieser Stelle keine andere Einheit auswählen können. Andere zum Vertragsbeginn verfügbare Einheiten werden hier bewusst nicht angeboten.

Bitte prüfen Sie auch hier die Daten, wie wie Sie es bei der regulären Vertragserfassung in RELion auch tun würden. Die weiteren Seiten des Assistenten arbeiten genauso wie im Standard und werden daher hier nur beispielhaft abgebildet.

Nachdem die Verarbeitung mit Fertigstellen beendet wurde, wird der Importdatensatz entsprechend aktualisiert. Insbesondere wird der Status auf Vertrag geändert. Der Datensatz kann nun nicht mehr geändert werden.

Wichtig

Sofern Sie in der Einrichtung die Option Löschen erlaubt aktiviert haben, können Sie den Datensatz löschen. Bspw. um die Liste der angezeigten Datensätze entsprechend zu verkleinern. Allerdings verlieren Sie dann auch den Nachweis, dass der betreffende Vertrag aus einem Import stammt. Über die Option Vom Wizard erzeugte Verträge anzeigen in der Einrichtung können Sie festlegen, ob nach Fertigstellen in den neuen Vertrag (autom.) verzweigt werden soll oder nicht.

Import von Vertragsentwürfen mit Rapid Start

Primär werden Mietvertragsentwürfe „von außen“ über sog. APIs in die Datenbank geschrieben und in der Folge in der Übersicht angezeigt. Gleichwohl kann die betreffende Tabelle – wie alle Tabellen in RELion – auch über Rapid Start befüllt werden.

Wichtig

Das Füllen von RELion-Tabellen über Rapid Start erfordert tiefgreifendes Know-how sowohl bzgl. der Möglichkeiten – und Risiken – von Rapid Start als auch detaillierte Kenntnisse bzgl. der betreffenden Tabellen, insb. im Hinblick auf Abhängigkeiten und Validierungen. Wenden Sie sich daher bitte an Ihren zuständigen RELion-Berater, falls der Datenimport mithilfe Rapid Start für Sie interessant ist, Sie aber nicht über die notwendigen Kenntnisse verfügen. Nachfolgend werden einige für die Rapid Start-Verarbeitung von Mietvertragsentwürfen relevante Informationen geliefert. Allerdings erhebt die Aufstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit – im Zweifel wenden Sie sich wie empfohlen an Ihren RELion-Berater.

Anlage eines Konfigurationspakets

Legen Sie ein entsprechendes Konfigurationspaket für den Import von Mietvertragsentwürfen an.

Tabelle Mietvertragsentwürfe eintragen

Tragen Sie die Tabelle 5052366 im Inforegister Tabellen ein. Nach dem Verlassen des Datensatzes wird die Anzahl der Felder angezeigt (z. B. 37).

Tipp

Tragen Sie auch eine Seiten-ID (hier: 5052480) ein. Damit ist es möglich, direkt aus der Zeile im Feld Anzahl der Datenbanksätze in die entsprechende Ansicht zu wechseln, um die Datensätze nach dem Import prüfen zu können.

Wichtig

Nicht alle angebotenen Felder sind für den späteren Import sinnvoll. Diese Felder sollten daher vorab unbedingt abgewählt werden. Zum Abwählen der Felder klicken Sie in der Spalte Anz. der verfügbaren Felder auf die Ziffer (z. B. 37). Es öffnet sich nachfolgende Page, in der Sie die betreffenden Felder über die Option Feld einschließen ab- bzw. anwählen können. Folgende Felder werden programmintern verwendet und sollten daher unbedingt abgewählt werden:

1. Import Date Time
2. Info
3. Status
4. Status Before Deactivated
5. Has Differences
6. Original Entry No.
7. Is Original Entry

Nach dem Aktualisieren der Page wird die nun geringere Anzahl an eingeschlossenen Feldern angezeigt: Hinweis: Die Lfd. Nr. (Entry No.) kann nicht abgewählt werden, da es sich um das Primärschlüsselfeld handelt. Dennoch ist dies ebenfalls ein internes Feld, welches Sie bitte in der späteren Exceldatei leer lassen sollten. Die Lfd. Nr. wird beim Import automatisch hochgezählt. Neben den oben erwähnten Felder, die Sie unbedingt abwählen sollten, gibt es weitere Felder, deren Abwahl dringend empfohlen wird:

1. Contract Type (Vertragsart)
2. Address Master No. (Adressstammnummer)
3. Customer No. (Debitorennummer)
4. Contract No. (Vertragsnummer)
5. Contact No. (Kontaktnummer)
6. Reminder Terms Code (Mahnmethodencode)
7. Customer Template Code (Debitorenvorlagecode)

Hintergrund: Prinzipiell können diese Informationen zwar importiert werden, allerdings kann es dabei zu Validierungen bzw. Inkonsistenzen kommen, die zum einen den Import selbst als auch die spätere Nachverarbeitung erheblich behindern können.

Exceldatei exportieren

Um eine für den späteren Import geeignete Excel-Datei zu generieren, wählen Sie die Funktion In Excel exportieren.

Hinweis

Die Funktion In Excel exportieren wird an dieser Stelle genutzt, um ein für den späteren Import passendes Format zu generieren. Falls die Tabelle 5052366 Mietvertragsentwürfe bereits Daten enthält, werden diese in diesem Schritt nach Excel exportiert. Sie sollten diese Daten in Excel anschließend löschen und die leeren Spalten mit den neuen Werten füllen.

Wichtig

Grundsätzlich gibt es für den Import keine Mussfelder. Allerdings werden fehlende Angaben (z. B. Objekt- und Einheitennummer, Nachname, Vertragsbeginn) bei der späteren Verarbeitung geprüft und ihr Fehlen verhindert ggf. die Weiterverarbeitung. Achten Sie daher möglichst darauf, alle relevanten Felder bereits in der Importdatei zu füllen. Wichtig: Da es keine Mussfelder gibt, werden auch komplett leere Sätze importiert. Vermeiden Sie daher Leerzeilen in Excel.

Nachfolgend eine Aufstellung der verfügbaren Felder, ihrer Datentypen und -längen.

Feld (dt.)	Feld (engl.)	Format/Länge	Beschreibung
Lfd. Nr.	Entry No.	Nicht relevant, da intern	Feld wird intern belegt, kann aber nicht abgewählt werden. Bitte hier keine Einträge vornehmen.
Import Datum / Uhrzeit	Import DateTime	DateTime	Wenn leer, wird das Feld autom. belegt.
Import Quelle	Import Source	Text(50)	Hier sollte die Importquelle (z. B. der Name des liefernden Programms) eingetragen/geliefert werden.
Eigentümer / Mieter	Owner / Tenant	Code	Hier immer „MIETER“ eintragen/liefern.
Objektnr.	Object No.	Code	Mussfeld
Einheitennr.	Unit No.	Code	Mussfeld
Vertragsart	Contract Type	Code	Empfehlung: leer lassen bzw. ausblenden
Vertragsbeginn	Beginning of Contract	Date	Mussfeld
Anredecode	Salutation Code	Code	Nur gültige Anredecodes eintragen/liefern.
Titel	Job Title	Text(30)	z. B. akad. Titel
Vorname	First Name	Text(30)
Nachname	Surname	Text(30)	Mussfeld
Adresse	Address	Text(100)	Straße
PLZ-Code	Post Code	Code
Ort	City	Text(30)
Telefonnr.	Phone No.	Text(30)	Telefon (privat)
Bemerkung Telefonnr.	Remark Phone No.	Text(50)
E-Mail	E-Mail	Text(80)	E-Mail-Adresse
Geburtsdatum	Date of Birth	Date
Geburtsname	Name at Birth	Text(50)
Beruf	Occupation	Text(50)
Adressstammnr.	Address Master No.	Code	Empfehlung: ausblenden
Debitorennr.	Customer No.	Code	Empfehlung: ausblenden
Kontaktnr.	Contact No.	Code	Empfehlung: ausblenden
Vertragsnr.	Contract No.	Code	Empfehlung: ausblenden
Hinweis	Info	Nicht relevant, da intern	Ausblenden
Status	Status	Nicht relevant, da intern	Ausblenden
Status vor Deaktivierung	Status Before Deactivated	Nicht relevant, da intern	Ausblenden
Differenzen vorhanden	Has Differences	Nicht relevant, da intern	Ausblenden
Ursprünglicher Lfd. Nr.	Original Entry No.	Nicht relevant, da intern	Ausblenden
Telefon geschäftl.	Phone Company	Text(30)
Mobilnummer	Mobile Phone No.	Text(30)
Bemerkung Mobilnummer	Remark Mobile Phone No.	Text(50)
Fax Nr.	Fax. No.	Text(30)
Mahnmethodencode	Reminder Terms Code	Code	Empfehlung: ausblenden
Debitorvorlagencode	Customer Template Code	Code	Empfehlung: ausblenden
Ist ursprünglicher Eintrag	Is Original Entry	Nicht relevant, da intern	Ausblenden

Exceldatei importieren

Nachdem Sie die zuvor generierte Exceldatei mit Daten gefüllt haben, müssen Sie diese in das Konfigurations-paket importieren.

Wählen Sie die betreffende Exceldatei:

Wählen Sie die Funktion Import:

Im letzten Schritt wählen Sie die Funktion Paket übernehmen, um die Daten in die Tabelle zu importieren.

Manuelle Erfassung

Auch wenn die Mietvertragsentwürfe primär für die externe „Belieferung“ (z. B. durch eine entsprechende Aareon Connect API) vorgesehen und konzipiert sind, ist es dennoch möglich, manuell Mietvertragsentwürfe zu erfassen. In der Praxis wird dies sicherlich die Ausnahme darstellen, da Verträge i.d.R. direkt und komplett erfasst werden, aber dennoch wird diese Variante hier kurz beschrieben.

Um einen Mietvertragsentwurf manuell zu erfassen, wählen Sie in der Übersicht die Funktion Neu. Diese öffnet die Karte mit allen Feldern. Alternativ ist es auch möglich, über die Funktion Liste bearbeiten Daten direkt in der Übersicht zu erfassen bzw. zu bearbeiten. Beachten Sie jedoch, dass Ihnen dort i.d.R. nicht alle Felder zur Verfügung stehen (das können Sie über Personalisieren ändern). Nachfolgend wird die Neuerfassung über die Karte beschrieben.

Bezeichnung	Erläuterung
Import Datum / Uhrzeit	Das Feld wird beim Speichern autom. gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Importquelle	Das Feld wird bei der manuellen Erfassung autom. mit „Manuelle Erfassung“ belegt. Es ist nicht editierbar.
Status	Das Feld wird initial mit „Importiert“ belegt. Es ist nicht editierbar.
Hinweis	Das Feld wird im Rahmen der Prüfung autom. gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Eigentümer / Mieter	Das Feld wird autom. mit „Mieter“ belegt. Es ist nicht editierbar.
Objektnr.	Tragen Sie hier die Objektnummer ein.
Einheitennr.	Tragen Sie hier die Einheitennummer ein.
Kontakt Nr.	Falls bekannt, tragen Sie hier die Kontaktnummer ein. Falls es sich um einen neuen Kontakt (Mieter) handelt, lassen Sie dieses Feld leer. Hinweis: Falls Sie eine Kontaktnummer auswählen, erhalten Sie eine Warnmeldung und alle Kontaktdaten im Datensatz werden mit den Daten des ausgewählten Kontakts überschrieben. Die betreffenden Feder sind anschließend nicht editierbar. Beispiel:
Debitorennr.	Das Feld wird durch den Neuvermietungsassistenten gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Debitorvorlagecode	Das Feld wird mit der Einstellung aus der Einrichtung vorbelegt, kann aber individuell geändert werden.
Mahnmethodencode	Das Feld wird mit der Einstellung aus der Einrichtung vorbelegt, kann aber individuell geändert werden.
Vertragsnr.	Das Feld wird durch den Neuvermietungsassistenten gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Vertragsart	Das Feld wird mit der Einstellung aus der Einrichtung vorbelegt, kann aber individuell geändert werden.
Vertragsbeginn	Tragen Sie hier den Vertragsbeginn ein.
Anredecode	Wählen Sie hier den Anredecode.
Titel	Erfassen Sie hier optional den Titel.
Vorname	Tragen Sie hier den Vornamen ein.
Nachname	Tragen Sie hier den Nachnamen ein.
Adresse	Erfassen Sie hier optional die Adresse (Straße) des neuen Kontakts.
PLZ-Code	Erfassen Sie hier optional die Postleitzahl des neuen Kontakts.
Ort	Erfassen Sie hier optional den Ort des neuen Kontakts. Nach Eingabe der PLZ wird – sofern im PLZ-Stamm vorhanden – der Ort automatisch ausgefüllt.
Telefonnr.	Erfassen Sie hier optional die (private) Telefonnummer des neuen Kontakts.
Bemerkung Telefonnr.	Erfassen Sie hier optional eine Bemerkung zur Telefonnummer des neuen Kontakts.
Telefon geschäftl.	Erfassen Sie hier optional die geschäftliche Telefonnummer des neuen Kontakts.
Mobilnummer	Erfassen Sie hier optional die Mobilnummer des neuen Kontakts.
Bemerkung Mobilnummer	Erfassen Sie hier optional eine Bemerkung zur Mobilnummer des neuen Kontakts.
Fax Nr.	Erfassen Sie hier optional die Faxnummer des neuen Kontakts.
E-Mail	Erfassen Sie hier optional die E-Mailadresse des neuen Kontakts.
Geburtsdatum	Erfassen Sie hier optional das Geburtsdatum des neuen Kontakts.
Geburtsname	Erfassen Sie hier optional den Geburtsnamen des neuen Kontakts.
Beruf	Erfassen Sie hier optional den Beruf des neuen Kontakts.

Technische Hinweise

Systemvoraussetzungen

Die Mietvertragsentwürfe stehen ab der RELion Version RE12.10 mit Microsoft Dynamics BC 22 zur Verfügung.

Notwendige Rechte

Für die Einrichtung des Moduls benötigt der Anwender die entsprechenden Rechte zum Ändern von Daten in den nachfolgend aufgeführten RELion-Tabellen:

• Tabelle Mietvertragsentwürfe Einrichtung – ID 5052367
• Tabelle Mietvertragsentwürfe – ID 5052366

9 - Sondereigentumsverwaltung

Einführung

Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) befasst sich mit der Verwaltung von Mietverhältnissen im Auftrag eines WEG-Eigentümers. Der Verwalter vertritt den Eigentümer der Sondereigentumseinheit gegenüber dem Mieter. Im Regelfall ist er zuständig für alle damit verbundenen Vorgänge, wie der Vermietung der Einheit, der Betreuung des Mieters, der Instandhaltung des Sondereigentums, der Überwachung und Buchung der Mietzahlungen sowie der Abrechnung der Betriebskosten.  

Einrichtung

Vor Einsatz von SEV sind in RELion die nötigen Einrichtungen vorzunehmen.

Herstellen der Vertragsbeziehung

Grundlage der SEV ist eine Einheit im Sondereigentum (also in einer sog. WEG = Wohnungseigentümergemeinschaft). Für diese Einheit soll im Auftrag des Sondereigentümers ein Mietverhältnis verwaltet werden. Auf der Mieterseite wird die zu verwaltende Einheit in einem Mietobjekt (Verwendung = SEV-Objekt) dargestellt.

Die Verknüpfung von WEG- und Mieteinheit erfolgt durch den SEV-Vertrag.

Es gilt jedoch zu beachten, dass ein SEV-Vertrag nicht auf mehrere WEG Objekte geschlüsselt werden kann.

Hinsichtlich des WEG- bzw. des Miet-Objektes können in der Praxis zwei Fälle unterschieden werden:

• Zum einen befindet sich das WEG-Objekt, in dem sich die entsprechende Mieteinheit befindet, bereits in Ihrer Verwaltung. In diesem Fall ist das Objekt bereits in RELion erfasst.
• Im anderen Fall werden Sie das Objekt neu anlegen, dabei werden aber keine tatsächlichen WEG-Verwaltungsprozesse durchgeführt. Das Objekt dient dann allein der Herstellung der Vertragsbeziehung.

Zahlungsfluss und Verrechnung im SEV-Prozess

Im SEV-Prozess werden turnusmäßig aus den Mieteinnahmen Erlöse an den Eigentümer ausgeschüttet. Je nach Vereinbarung werden verschiedene Kosten verrechnet.

 

Bankkonten

In Zusammenhang mit der Sondereigentumsverwaltung werden unterschiedliche Banken für die Zahlungsströme verwendet. Diese werden in nachstehender Grafik erläutert.

Schematische Übersicht der Bankkonten

Beachten Sie, dass nicht jede Bankverbindung genutzt werden muss. So ist z. B. die Mieter-Empfängerbank nur bei einem Lastschriftmandat des Mieters notwendig. Bei der SEV-Vertragsbank haben Sie die Möglichkeit zwei verschiedene Arten von Bankkonten zu hinterlegen.

1. Bank pro SEV-Vertrag
2. Sammelbankkonto (mehrere oder alle SEV-Verträge benutzen die gleiche Vertragsbank)   Beim Anlegen der Bankkontokarte für ein Sammelbankkonto ist zu beachten, dass im Inforegister Allgemein das Feld Sammelbankkonto aktiviert wird. Um das gewünschte Feld sichtbar zu machen, erweitern Sie das Inforegister über den Befehl Mehr anzeigen.

Zusätzlich wird eine Systembank für den Sockelbetrag benötigt. Über die Suche öffnen Sie die Liste Bankkonten. Legen Sie mit Neu eine Bankkontokarte an. Es handelt sich hierbei um kein echtes Bankkonto, sondern um ein Konto, welches RELion in der Buchungssystematik verwendet.

Wichtig ist, dass im Inforegister Buchung eine Bankkontobuchungsgruppe für die Buchungen der Sockelbeträge hinterlegt ist.

Weisen Sie dieser Bankkontobuchungsgruppe ein Sachkonto zu. Diesem Sachkonto ist wiederum ein entsprechendes Objektkonto mit der RE Kontogruppe Giro in den SEV Objekten zuzuordnen.

WEG-Objekt

Ausgangspunkt des SEV-Vertrags ist eine Sondereigentumseinheit innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Wie bereits zu Beginn angesprochen, wird diese Eigentümergemeinschaft ggf. bereits von Ihnen verwaltet und ist in RELion erfasst.

Andernfalls legen Sie ein neues WEG-Objekt an. In diesem Fall genügt es, innerhalb des Objekts die vom SEV-Vertrag betroffene/n Einheit/en zu erfassen. Das Anlegen von WEG-Objekten ist Gegenstand der WEG-Verwaltung und wird hier nicht im Detail besprochen.

WEG-Kreditor

Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung wird u.U. aus den Mieteinnahmen der Einheit das Hausgeld bezahlt. In diesem Fall ist die Eigentümergemeinschaft als Kreditor mit einem RE Bankkonto im Mietmandanten einzurichten. Die Kreditorennummer der Eigentümergemeinschaft wird beim Anlegen des SEV-Vertrags benötigt.

Objektkonten

Die SEV-Buchhaltung wird innerhalb der Mietbuchhaltung im Mietobjekt geführt. Hierbei werden gesonderte Objektkonten benötigt. Im Einzelnen sind folgende Konten einzurichten:

Kontobezeichnung	Zeck	RE Kontogruppe
Hausgeld	Das Konto wird für die Verrechnung des Hausgeldes mit der Mieteinnahme verwendet.	Kosten bzw. Kosten/Zahlung
Verwalterhonorar	Für die Verrechnung des Verwalterhonorars mit der Mieteinnahme wird dieses Konto verwendet.	Kosten bzw. Kosten/Zahlung
Manuelle Auszahlung	Manuelle Einlagen und Auszahlungen des Eigentümers werden auf dieses Konto gebucht.	Forderungen/Erlöse
Automatische Auszahlung	Zur Buchung der an den Eigentümer auszuzahlenden Ausschüttungen, die im Rahmen der periodischen Abrechnung aus den Mieterlösen abzgl. der Aufwendungen ermittelt und erstellt werden, wird dieses Konto verwendet.	Forderungen/Erlöse
Sockelbetrag	Auf dieses Konto wird der Sockelbetrag gebucht, der im SEV-Vertrag hinterlegt ist. Der Sockelbetrag stellt ein (zuvor) festgelegtes Mindestguthaben (= Sockel) auf dem SEV-Vertragskonto dar, welches immerzu auf diesem Verbleiben muss und nicht ausgeschüttet werden darf. So wird verhindert, dass sich der Bestand auf dem Bankkonto auf 0,00 EUR absenkt oder gar ins Minus gerät. Es handelt sich hierbei um das Gegenkonto zur Buchung auf dem Bankkonto Sockelbetrag (siehe Bankkonten).	Forderungen/Erlöse

Hinweis

Legen Sie für die Automatische Auszahlung und die Manuelle Auszahlung zwei unterschiedliche Objektkonten an, damit diese über das Berichtsschema korrekt ausgewertet werden können.

Über die Suche öffnen Sie die Objekt-Vorlagekonten. Erstellen Sie eine neue Kategorie an Objekt-Vorlagekonten unter Angabe eines neuen Objekt-Vorl. Kto. Codes (z. B.: SEV).

Wichtig

Es sind folgende Punkte zu beachten:

• Das Objektkonto der Bank muss die RE-Kontogruppe Giro aufweisen
• Debitoren immer mit Belegart buchen
• Kreditoren immer mit Belegart buchen
• Bankbuchungen nur über das Bankkonto (nicht direkt auf das Bank-Sachkonto)
• Skonto Rückbuchung an Aufwand ist zu empfehlen
• RE-Kontogruppe für alle Objektkonten ist zu empfehlen

Nähere Informationen entnehmen Sie der Dokumentation Geldflussdarstellung.

RE Vertrag Einrichtung

Über die Suche öffnen Sie die RE Vertrag Einrichtung. Für Buchungen, die automatisiert in der Sondereigentumsverwaltung erstellt werden und für die manuell keine Belegnummern eingegeben werden können, ist eine Nummernserie einzurichten. Diese Nummernserie wird z. B. verwendet für die Buchungen des Ausschüttungsbetrags. Richten Sie eine Nummernserie für SEV-Buchungen ein und wählen diese in der RE Vertrag Einrichtung im Inforegister Nummerierung im Feld SEV Einkaufsnummern aus.

Aktivieren Sie im Inforegister SEV das Feld SEV-Aktiv und tragen Sie die entsprechenden Objektkonten bzw. das Bankkonto für Sockelbetrag ein.

Wichtig

Die Einrichtung der SEV-Konten darf im laufenden Betrieb grundsätzlich nicht verändert werden. Abrechnungen und Auswertungen greifen auf die Objektkontonummern zu und ordnen diese entsprechend den aktuellen Konten in der Vertragseinrichtung zu. Werden die Konten in der Vertragseinrichtung geändert, dann werden die Posten nicht mehr gefunden und somit in den Auswertungen nicht dargestellt.

Zahlungsverkehr Einrichtung

Öffnen Sie über die Suche die Zahlungsverkehr Einrichtung. In der Zahlungsverkehr Einrichtung legen Sie im Inforegister Kreditor die Parameter für den Verwendungszweck an.

Hinweis

Nähere Informationen zur Erläuterung der Parameter für den Verwendungszweck erhalten Sie in der Dokumentation Zahlungsverkehr.

Berichtsschema anlegen

Die periodische Abrechnung an den Eigentümer erfolgt auf Basis eines Berichtsschemas. Über die Suche öffnen Sie die Liste Berichtsschemata Übersicht und mit Neu legen Sie eine Berichtsschema Karte an.

Im Inforegister Allgemein wählen Sie im Feld Code einen Berichtsschema Code von der Art SEV-Verwaltung aus oder legen dort einen neuen an. Geben Sie im Feld Startdatum an, ab wann das Berichtsschema gültig ist.

Wichtig

Für jeden Code darf immer nur ein Startdatum erstellt werden und umgekehrt, da Sie sonst beim Druck der SEV-Abrechnung im Stapel doppelte Ausdrucke erhalten.

Im Inforegister Berichtsschema wählen Sie im Feld Berichts ID 5052744 SEV-Berichtsschema drucken oder eine kundenspezifische Lösung aus.

Über die Felder Rundungsverfahren und Dezimalstellen Berechnung haben Sie die Möglichkeit die Ausgabe der Zahlen im Bericht sowie der Parameter zu bestimmen. Dabei können Sie im Feld Rundungsverfahren zwischen Kaufmännisch, Aufrunden und Abrunden wählen. Die Dezimalstellen werden bis auf die fünfte Nachkommastelle genau dargestellt.

Parameter erstellen

Im Inforegister Berichtsschema Parameter bestimmen Sie die einzelnen Berechnungsgrundlagen und Berechnungen.

Hinweis

Je nachdem welche Angaben Sie benötigen, sind diese anzupassen. Für unser Beispiel wurde ein SEV-Berichtsschema für SEV-Verträge mit Einzelbanken angelegt. Bei SEV-Verträgen mit Sammelbankkonten kann der Bereich Bank keine auswertbaren Ergebnisse generieren.

Kontobezeichnung	Zeck	RE Kontogruppe
1000	Bank	Ist eine Überschrift, die lediglich der Unterteilung der Parameter dient. In diesem Abschnitt werden die Stände der Bank dargestellt.
1001	Bank Saldovortrag	Hier wird das Anfangssaldo der SEV-Vertragsbank ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Buchungsdatum und als Wert %VORTRAG-PERIODE%. Zusätzlich tragen Sie für eine weitere Feldnummer im Feldname Objektkonto Nr. ein und als Wert das Objektkonto der Bank (z. B. 274000). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag.
1002	Bank Saldo zum Ende	Hier wird das Endsaldo der SEV-Vertragsbank ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Buchungsdatum und als Wert %VORTRAG+PERIODE%. Zusätzlich tragen Sie im Feldname Objektkonto Nr. ein und als Wert das Objektkonto der Bank (z. B. 274000). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag.
1003	Abrechnung Vormonat	Hier wird das Abrechnungsergebnis der letzten Periode berücksichtigt, da der Geldfluss in der aktuellen Periode gelaufen ist. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Buchungsdatum-Rechnung/Obligoposten. Tragen Sie im Feld Wert %VORTRAG-PERIODE% ein. Zusätzlich wählen Sie im Feld Feldname Objektkonto Nr. und geben das Objektkonto im Feld Wert an, dass Sie in der RE Vertrag Einrichtung im Feld Automatische Ausschüttung hinterlegt haben (z. B. 8250). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
1009	Bewegung Bank	Hier errechnen Sie die Bankbewegungen auf der SEV-Vertragsbank. Im Feld Parameter tragen Sie die Formel, wie sich die Bankbewegungen zusammensetzen, ein. Sie können dabei viele Microsoft Excel Formeln verwenden. Es ist zwingend erforderlich mit einem = zu beginnen. Danach können Sie über den AssistButton des Feldes die einzelnen Parameter, Funktionen und Formeln auswählen. Es werden nur die Parameter angezeigt, die Sie bereits angelegt haben. In unserem Fall haben wir folgende Formel verwendet: = [%1002]-[%1001]-[%1003]
1100	Sockelbetrag	Ist eine Überschrift, die lediglich der Unterteilung der Parameter dient. In diesem Abschnitt wird der aktuelle Sockelbetrag ermittelt.
1101	Rückstellung Sockelbetrag	Hier wird der aktuelle Sockelbetrag ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Buchungsdatum. Geben Sie dazu im Feld Wert %VORTRAG+PERIODE% ein. Außerdem wählen Sie den Feldname Objektkonto Nr. und den dazugehörigen Wert des Objektkontos des Bankkontos für Sockelbetrag aus. (z. B. 399000). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag.
2000	Einnahmen	Ist eine Überschrift, die lediglich der Unterteilung der Parameter dient. In diesem Abschnitt werden die Beträge bestimmt, die zum SEV-Vertrag in der jeweiligen Periode eingegangen sind.
2001	Miete Wohnungen	Hier werden die bezahlten Mieten erfasst. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie die Objektkonten ein, auf denen die Mieten gebucht werden. (z. B. 600000..600002). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. (Sofern Sie nicht nur steuerfreie Einheiten verwalten, benötigen Sie darüber hinaus auch einen Parameter für die Steuer). Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen. Je nachdem wie weit Sie die verschiedenen Mieteinnahmen getrennt darstellen wollen, können Sie nach der gleichen Art und Weise unter anderen Nummern (z. B. 2002 etc.), weitere Parameter erfassen.
2101	Nebenkosten	Hier werden die bezahlten Nebenkosten erfasst. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie die Objektkonten ein, auf denen die Nebenkosten gebucht werden. (z. B. 608071..608572). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen. Je nachdem wie weit Sie die verschiedenen Nebenkostenarten getrennt darstellen wollen, können Sie nach der gleichen Art und Weise unter anderen Nummern (z. B. 2102 etc.), weitere Parameter erfassen.
2109	Deb. Zahlung ohne Ausgleich	Hier werden Zahlungen des Mieters ermittelt, die nicht oder in einer anderen Periode mit einer gebuchten Rechnung (wie z. B. Sollstellung) ausgeglichen werden. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie das Forderungskonto für Vermietung ein. (z. B. 200000) Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
2999	Summe Einnahmen	Hier wird die Formel zur Ermittlung der Gesamteinnahmen des SEV-Vertrages eingetragen. Im Feld Parameter tragen Sie die Formel, wie sich die Gesamteinnahmen zusammensetzen, ein. Sie können dabei viele Microsoft Excel Formeln verwenden. Es ist zwingend erforderlich mit einem = zu beginnen. Danach können Sie über den AssistButton des Feldes die einzelnen Parameter, Funktionen und Formeln auswählen. Es werden nur die Parameter angezeigt, die Sie bereits angelegt haben. In unserem Fall haben wir folgende Formel verwendet: = [%2001]+[%2101]+[%2109]
8000	Ausgaben	Ist eine Überschrift, die lediglich der Unterteilung der Parameter dient. In diesem Abschnitt werden die den SEV-Vertrag betreffenden Ausgabenbeträge einer Periode bestimmt.
8001	Hausgeld	Hier werden die an die WEG gezahlten Hausgelder ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie das in der RE Vertrag Einrichtung im Feld Hausgeld eingetragene Objektkonto ein (z. B. 804500). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag (Sofern Sie nicht nur steuerfreie Einheiten verwalten benötigen Sie dann auch einen Parameter für die Steuer). Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
8002	Verwaltergebühr	Hier werden die an die Verwaltung gezahlten Beträge ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie das in der RE Vertrag Einrichtung im Feld Verwalterhonorar eingetragene Objektkonto ein (804530). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
8003	Instandhaltung	Hier werden die angefallenen Instandhaltungskosten ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie die Objektkonten ein, auf denen die Instandhaltungskosten gebucht werden. Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen. Je nachdem wie weit Sie die Instandhaltungskosten getrennt darstellen wollen, können Sie nach der gleichen Art und Weise unter anderen Nummern weitere Parameter erfassen.
8004	Betriebskosten	Hier werden die angefallenen Betriebskosten ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie die Objektkonten ein, auf denen die Betriebskosten gebucht werden. Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen. Je nachdem wie weit Sie die Betriebskosten getrennt darstellen wollen, können Sie nach der gleichen Art und Weise unter anderen Nummern weitere Parameter erfassen.
8999	Summe Ausgaben	Hier wird die Formel zur Ermittlung der Gesamtausgaben des SEV-Vertrages eingetragen. Im Feld Parameter tragen Sie die Formel, wie sich die Gesamtausgaben zusammensetzen, ein. Sie können dabei viele Microsoft Excel Formeln verwenden. Es ist zwingend erforderlich mit einem = zu beginnen. Danach können Sie über den AssistButton des Feldes die einzelnen Parameter, Funktionen und Formeln auswählen. Es werden nur die Parameter angezeigt, die Sie bereits angelegt haben. In unserem Fall haben wir folgende Formel verwendet: = [%8001]+[%8002]+[%8003]+[%8004]
9001	Summe Einnahmen/Ausgaben	Hier werden die Einnahmen mit den Ausgaben verrechnet. Im Feld Parameter tragen Sie die Formel ein, um die Summen der Einnahmen mit den Summen der Ausgaben zu verrechnen. In unserem Fall haben wir folgende Formel verwendet: = [%2999] + [%8999]
9009	Ausschüttung für Vorperiode	Hier werden Ausschüttungen an den Eigentümer, die in der Vorperiode erstellt wurden, aber in der Abrechnungsperiode ausgezahlt worden sind, ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname einmal Buchungsdatum-Rechnung/Obligoposten mit dem Wert %VORTRAG-PERIODE% und für eine weitere Feldnr. im Feldname Objektkonto Nr. mit dem Wert der Objektkonten, die Sie in der RE Vertrag Einrichtung in den Feldern Manuelle Auszahlung und Automatische Ausschüttung eingetragen haben (z. B. 669100-669110). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
9010	Ausschüttung in Periode	Hier werden alle Ausschüttungen an den Eigentümer, die in der Abrechnungsperiode gezahlt worden sind, ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. mit dem Wert der Objektkonten, die Sie in der RE Vertrag Einrichtung in den Feldern Manuelle Auszahlung und Automatische Ausschüttung eingetragen haben (z. B. 669100-669110). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
9011	Eigentümer Ausschüttung	Hier werden die Ein- und Auszahlungen des Eigentümers bzw. an diesen bei denen Buchung und Zahlung innerhalb der Periode der Fall sind, ermittelt. Im Feld Parameter tragen Sie die Formel ein, um die Ausschüttung der Vorperiode von der Ausschüttung in der Periode abzuziehen. In unserem Fall haben wir folgende Formel verwendet: = [%9010] - [%9009]
9013	Sockelbetrag Erhöhung/Senkung	Hier werden die Erhöhungen und Senkungen des Sockelbetrags in der Abrechnungsperiode ermittelt. Wählen Sie die Tabelle Geldflussposten und im Tabellenfilter im Feld Feldname Objektkonto Nr. Im Feld Wert tragen Sie das in der RE Vertrag Einrichtung im Feld Sockelbetrag eingetragene Objektkonto ein (z. B. 669120). Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Nettobetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
9999	Überweisungsbetrag	Hier wird der Überweisungsbetrag anhand der Einnahmen und Ausgaben ermittelt. Im Feld Parameter tragen Sie die Formel ein um die Summe der Einnahmen/Ausgaben (in unserem Fall Parameter %9001) mit evtl. bereits veranlassten Ausschüttungen bzw. Einlagen des Eigentümers (Parameter %9011) und Änderungen des Sockelbetrags (Parameter %9013) zu verrechnen. In unserem Fall haben wir die folgende Formel verwendet: = [%9001] + [%9011] + [%9013]
10000	Information	Ist eine Überschrift, die lediglich der Unterteilung der Parameter dient. In diesem Abschnitt werden die Beträge bestimmt, die zum SEV-Vertrag gebucht aber noch nicht beglichen worden sind.
10001	Veranlasste Ausschüttung	Hier werden alle Auszahlungen an den Eigentümer ermittelt, die noch nicht ausgezahlt worden sind. Wählen Sie die Tabelle Obligoposten und setzen im Tabellenfilter folgende Filter:
		Objektkonto Nr. Die Objektkonten, die Sie in der RE Vertrag Einrichtung in den Feldern Manuelle Auszahlung und Automatische Ausschüttung eingetragen haben (z. B. 669100 669110). Bruttobetrag >0 Storniert Nein
		Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Restbetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
10002	Offene debitorische Gutschrift	Hier werden alle debitorischen Gutschriften ermittelt, die zum Druckzeitpunkt noch offen sind. Wählen Sie die Tabelle Obligoposten und setzen im Tabellenfilter folgende Filter: Objektkonto Nr. Die Objektkonten, auf denen Sie debitorische Rechnungen buchen. (z. B. 600000..699999); Personenart Debitor Bruttobetrag >0; Storniert Nein
		Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Restbetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
10003	Offene kreditorische Rechnungen	Hier werden alle kreditorischen Rechnungen ermittelt, die zum Druckzeitpunkt noch offen sind. Wählen Sie die Tabelle Obligoposten und setzen im Tabellenfilter folgende Filter: Objektkonto Nr. Die Objektkonten, auf denen Sie kreditorische Rechnungen buchen. (z. B. 8000..899999&<>669100&<>669110); Personenart Kreditor Bruttobetrag >0; Storniert Nein
		Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Restbetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
10100	Anforderung zur Einzahlung	Hier werden alle angeforderten Einlagen vom Eigentümer (auch Rechnungen nach der Abrechnungsperiode) ermittelt, die zum Druckzeitpunkt noch nicht auf dem SEV-Konto eingezahlt worden sind. Wählen Sie die Tabelle Obligoposten und setzen im Tabellenfilter folgende Filter: Buchungsdatum ..31.12.9999; Objektkonto Nr. Die Objektkonten, die Sie in der RE Vertrag Einrichtung in den Feldern Manuelle Auszahlung und Automatische Ausschüttung eingetragen haben. (z. B. 669100 669110); Bruttobetrag <0; Storniert Nein
		Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Restbetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
10101	Offene debitorische Rechnungen	Hier werden alle debitorischen Rechnungen (auch Rechnungen nach der Abrechnungsperiode) ermittelt, die zum Druckzeitpunkt noch offen sind. Wählen Sie die Tabelle Obligoposten und setzen im Tabellenfilter folgende Filter: Buchungsdatum ..31.12.9999; Objektkonto Nr. Die Objektkonten, auf denen Sie Rechnungen für die Mieter buchen. (z. B. 600000..699999); Personenart Debitor; Bruttobetrag <0; Storniert Nein
		Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Restbetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
10102	Offene kreditorische Gutschriften	Hier werden alle kreditorischen Gutschriften (auch Gutschriften nach der Abrechnungsperiode) ermittelt, die zum Druckzeitpunkt noch offen sind. Wählen Sie die Tabelle Obligoposten und setzen im Tabellenfilter folgende Filter: Buchungsdatum ..31.12.9999; Objektkonto Nr. Die Objektkonten, auf denen Sie kreditorische Rechnungen buchen. (z. B. 8000..899999&<>669100&<>669110); Personenart Kreditor; Bruttobetrag <0; Storniert Nein
		Im Feld Summe/Funktion wählen Sie Restbetrag. Setzen Sie einen Haken im Feld Umgekehrtes Vorzeichen.
20000	Text	Ist eine Überschrift, die lediglich der Unterteilung der Parameter dient. In diesem Abschnitt werden die Texte bestimmt, die je nach Ergebnis ausgegeben werden sollen.
20009	Text Auszahlung/Einzahlung	Hier wird bestimmt ob beim Druck Auszahlung oder Einzahlung angedruckt werden soll. Im Feld Parameter tragen Sie folgende Formel ein: = Wenn ([%9999]>0;“Auszahlung”;“Benötigte Einzahlung”) Dabei ist zu beachten, dass sich der ausgegebene Wert immer auf den Wert in der Periode bezieht und nicht auf den Jahreswert.
20013	Text Sockelbetrag	Hier wird bestimmt ob beim Druck Erhöhung oder Senkung angedruckt werden soll. Im Feld Parameter tragen Sie folgende Formel ein: = Wenn([%9013]>0;“Senkung”;“Erhöhung”) Dabei ist zu beachten, dass sich der ausgegebene Wert immer auf den Wert in der Periode bezieht und nicht auf den Jahreswert. Über das Feld Druck Dezimalstellen bestimmen Sie mit wie vielen Nachkommastellen die Beträge im Ausdruck angedruckt werden sollen.

Wichtig

Wenn Sie im Inforegister Allgemein in den Feldern Buchungsdatum von und Buchungsdatum bis einen entsprechenden Abrechnungszeitraum eintragen und im Inforegister SEV über die Felder Vertragsklasse Filter und RE Vertrag Filter einen bereits bebuchten SEV-Vertrag auswählen, dann erhalten Sie in der Tabelle Berichtsschema Parameter über die Funktion Alle Ergebnisse berechnen die Werte, die dann auch im Druck erscheinen würden.

Sollte dies nicht der Fall sein, so erscheint ein Hinweis. Bitte prüfen Sie dann alle Parameter. Außerdem werden in den Zeilen die Ergebnisse von oben nach unten berechnet. D. h., es ist nicht möglich z. B. in der Zeile 2999 Werte aus Zeile 8001 zu verarbeiten.

Berechnung über Stapelberechnung und Bedingung

Bisher hat die Berechnung in RELion über Excel Formeln stattgefunden. Seit der aktuellen Version wird dies von Microsoft nicht mehr unterstützt und es wurde eine alternative Berechnungsmöglichkeit in die Berichtsschemata integriert.

Dies ist mit der Programmierung der folgenden zwei neuen Tabellen erfolgreich umgesetzt worden.

Über den Einbau einer Konvertierungsmöglichkeit können die meisten vorhandenen Excel Formeln aus der Spalte Parameter in eine für das System zu verarbeitende Berechnung übersetzt werden. Sie können alle Zeilen oder auch nur einzelne Zeilen zu konvertieren.

Formeln, die noch nicht konvertiert wurden, sind mit roter Schrift dargestellt:

Wenn Sie die Konvertierung über alle Zeilen laufen lassen, so werden Parameter, die aufgrund einer sehr komplexen Formel, für die eine Stapelberechnung bzw. eine Bedingung nicht als Übersetzung ausreicht, auch nach dem Konvertierungslauf rot dargestellt. Sie erhalten dann einen Hinweis auf die Anzahl der nicht konvertierten Zeilen.

Diese Zeilen können Sie manuell in einer Kombination aus Stapelberechnung und Bedingung konvertieren, indem eine zusätzliche Zeile vor dem zu berechnenden Parameter eingefügt wird und die ursprüngliche Formel auf diese zwei Zeilen aufteilt.

Zunächst erstellen Sie für alle Parameter in der Klammer eine Stapelberechnung (durch klick in das gelb dargestellte Feld).

Über die Funktion Prüfe Berechnung erhalten Sie ein vorläufiges Ergebnis.

Der zweite Teil der Formel wird über die ursprüngliche Zeile mit der Erstellung einer Bedingung bearbeitet. Als erster Parameter wird das Ergebnis der zuvor erstellten Stapelberechnung über die drei Punkte und Auswahl der entsprechenden Zeile in das Feld Erster Begriff übernommen.

Alle weiteren Werte können nun aus der im unteren Bereich eingeblendeten ursprünglichen Formel übernommen werden. Hierfür müssen Sie nicht zwischen den Seiten wechseln bzw. zwischenspeichern.

Zeilen erstellen

Die Druckausgabe des SEV-Berichtsschema drucken können Sie ganz individuell gestalten. Dazu stehen Ihnen im Inforegister Zeilen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Im Feld Zeilenart wählen Sie aus, ob und welche Informationen angedruckt werden sollen. Für den Bereich der SEV-Verwaltung werden die vier folgenden verschiedene Zeilenarten verwendet.

Bezeichnung	Erläuterung
<Leer>	Zeilen mit Zeilenart <Leer> werden nicht gedruckt und sind Kommentarzeilen.
Text	Diese Zeilen werden auf jeden Fall gedruckt.
SEV-Vertrag	Verwenden Sie diese Zeilenart für Informationen, die Sie aus dem SEV-Vertragskopf benötigen.
SEV-Vertragszeile	In Abhängigkeit vom Haken Abrechnung pro Einheit im SEV-Vertrag werden die Informationen hier jeweils pro SEV-Vertragszeile ausgegeben.

Im Feld Detail tragen Sie den Text ein. Über Zeile/Feld anfügen erhalten Sie eine Auswahl an Tabellen, aus denen Sie Felder auswählen können:

Wichtig

Die Funktion Feld anfügen kann nur bei Textzeilen verwendet werden.

Die unter Berichtsschema Parameter definierten Parameter können Sie im Inforegister Zeilen auswählen:

Zur Gliederung der einzelnen Textbereiche in den Detailfeldern der Zeilen stehen Ihnen folgende Befehle zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
[#1]	Der danach folgende Wert wird in der 1. Spalte von rechts angezeigt.
[#2]	Der folgende Wert wird in der 2. Spalte von rechts angezeigt.
~2	In Kombination mit einem Parameter wird der Jahreswert vom Beginn des Kalenderjahres bis zum letzten Periodenende angezeigt. Diese Werte werden nur dann gedruckt, wenn im Inforegister SEV das Feld Jahreswerte drucken aktiviert wird.
[Neue Seite]	Mit diesem Befehl bestimmen Sie manuelle Seitenumbrüche.

Zusätzlich können Sie über die Felder Fettdruck und Unterstreichung definieren, wie der Text dieser Zeile dargestellt werden soll.

Hinweis

Bei der Einrichtung muss der Seitenwechsel, vor allem beim Ausdruck der Einheiten, überprüft werden.

Parameter für Ausschüttung

Nachdem Sie in der Tabelle Berichtsschema Parameter definiert haben, wie sich die verschiedenen Beträge berechnen, ist es zwingend erforderlich, den Parameter, der den Wert für die Ausschüttung an den Eigentümer ermittelt im Inforegister SEV im Feld Ausschüttungsparameter zu hinterlegen.

Beim Buchen der periodischen Abrechnung wird dieser Parameter abgefragt.  

Fallbeispiel

Eigentümer von Wohnungen eines von Ihnen betreuten WEG-Objekts möchten, dass Sie auch die Wohnungen im Sondereigentum verwalten. Dabei sollen Sie auch die Hausgeldforderungen der WEG begleichen und monatlich die Mieteinnahmen an den Eigentümer ausschütten. Sie erhalten pro verwaltete Wohnung ein Verwalterhonorar in Höhe von 20,- EUR.

 

SEV-Mietobjekt anlegen

Da der SEV-Vertrag die Verwaltung eines oder mehrerer Mietverhältnisse beinhaltet, ist in RELion ein entsprechendes Mietobjekt anzulegen. Dieses Objekt umfasst die Mieteinheit/en, die Gegenstand des Verwaltungsvertrags ist/sind.

Funktionsweise des SEV-Mietobjekts

Das anzulegende SEV-Mietobjekt entspricht nicht zwingend einem realen Gebäude, da nur die für den SEV-Vertrag relevanten Einheiten erfasst werden müssen. Nochmal zur Erinnerung, ein SEV-Vertrag kann nur Einheiten aus einem WEG Objekt verarbeiten. Es dürfen nicht Einheiten aus verschiedenen WEG Objekten in einem SEV-Vertrag erfasst werden.

Beispiel: Eigentümer X besitzt im WEG-Objekt A eine oder mehrere Einheiten, für die ein SEV-Vertrag besteht. Im anzulegenden SEV-Mietobjekt sind lediglich diese Einheiten zu erfassen, die anderen Einheiten des WEG-Objekts sind nicht relevant.

Über die Suche öffnen Sie die Übersicht Objekte und legen mit Neu ein RE Objekt für das SEV-Mietobjekt an. Das SEV-Mietobjekt wird grundsätzlich auf die gleiche Weise angelegt wie ein konventionelles Mietverwaltungsobjekt. Es sind allerdings die beiden folgend genannten Besonderheiten zu beachten:

• Im Inforegister Verwaltungsobjekt wählen Sie als Verwendung SEV-Objekt aus.
• Eine weitere Besonderheit des SEV-Mietobjekts ist, dass im Gegensatz zur normalen Mietverwaltung im Inforegister Zahlungen keine bevorzugte Objektbankverbindung angelegt wird.

Wählen Sie im Inforegister Adresse und Kontakt im Feld Eigentümer-ZE einen Code aus. Im Gegensatz zur Miet- bzw. WEG-Verwaltung ist es nicht zwingend notwendig bei der Zuständigkeitseinheit einen Kontakt zu hinterlegen. Im Feld Verwaltungs-ZE wählen Sie die Zuständigkeitseinheit Ihrer Verwaltung aus.

Objektkonten einspielen

Genauso wie in Miet- oder WEG-Objekten müssen auch in einem SEV Objekt die Objekt Konten eingespielt werden.

Wählen Sie dazu im Feld Objektvorlagekonten den Code für die Objektvorlagekonten der SEV aus und starten die Verarbeitung mit OK. Zusätzlich benötigen Sie noch die Objektkonten der Mietverwaltung. Aus diesem Grund starten Sie den Bericht Kontenstamm holen erneut und wählen den Code für die Objektvorlagekonten der Miete aus.

Einheiten anlegen

Zu dem neu angelegten SEV-Objekt benötigen Sie noch Einheitenstämme und Einheitenverträge. Da im Bereich der SE-Verwaltung jede Mieteinheit einem anderen Eigentümer gehören kann, reagiert RELion in diesem Modul anders als in der Standard Mietverwaltung. Sie können die Einheitenstämme und Einheitenverträge wie gewohnt entweder manuell erfassen oder über die Einheit Schnellerfassung.

Hinweis

Wir empfehlen Ihnen, dass die Einheiten genauso benannt werden, wie im WEG Objekt.

Weitere Informationen zum Anlegen der Einheiten und Verträge finden Sie in den Dokumentationen Einheit Schnellerfassung und Mietverwaltungsverträge

Anlegen eines SEV-Vertrags

Über die Suche öffnen Sie die SEV-Vertragsübersicht und legen über Neu einen leeren SEV-Vertrag an.

Wichtig

In einem SEV-Vertrag können nur Einheiten aus einem WEG Objekt erfasst werden. Ein SEV-Vertrag kann nicht mit mehreren WEG Objekten geschlüsselt werden.

Inforegister Allgemein

Geben Sie im Inforegister Allgemein im Feld Vertragsnr. eine Nummer ein. Sie können dabei eine der folgenden Methoden verwenden:

• Haben Sie eine Standardnummernserie für Verträge als Vorgabe eingerichtet, drücken Sie Enter, damit die Anwendung das Feld mit der nächsthöheren Nummer der Serie füllt.
• Wenn Sie mehrere Nummernserien für Verträge eingerichtet haben, klicken Sie auf den AssistButton rechts neben dem Feld und wählen Sie die Serie aus, die Sie verwenden möchten. Die Anwendung füllt daraufhin das Feld mit der nächstfolgenden Nummer der entsprechenden Serie.
• Hat die Nummernserie ein Häkchen im Feld Manuelle Nr., können Sie manuell eine Nummer vergeben. Sie können bis zu 20 Zeichen, sowohl Ziffern als auch Buchstaben, eingeben.

Als Vertragsbeginn geben Sie das Datum ein, zu dem der SEV-Vertrag beginnt. Tragen Sie im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Angabe zum Vertragsinhalt ein. Über die Felder Kontaktnr. bzw. Kreditorennr. wählen Sie Ihren Vertragspartner, welcher auch der Eigentümer der betreffenden SE-Einheit ist und mit dem der SEV-Vertrag abgeschlossen wurde.

Wichtig

Die Vertragsnr. des SEV-Vertrages darf während des laufenden Geschäftsbetriebes nicht geändert werden, da diese Änderung nicht in allen Posten vollzogen wird!

Hinweis

Dem Kontakt des Vertragspartners ist im Mietmandanten ein Kreditor und im WEG-Mandanten ein Debitor zugeordnet: In der Einheit des WEG-Objekts ist er als Debitor (= Wohnungseigentümer) hinterlegt, im SEV-Vertrag wird er als Kreditor erfasst.

Inforegister SEV Vertragszeile

Im Inforegister SEV Vertragszeile werden die zu verwaltenden Einheiten eingetragen. Pro Einheit wird eine Zeile verwendet. Wählen Sie über die Spalten WEG-Mandant und WEG-Objektnr. das WEG-Objekt aus, in dem sich die zu verwaltende Einheit befindet. Im Feld WEG Einheitennr. wählen Sie die betreffende Einheit aus.

In unserem Fallbeispiel wird das Hausgeld an die Eigentümergemeinschaft überwiesen. Darum wird im Feld WEG-Kreditor die WEG ausgewählt. Im Feld Startdatum ist einzutragen, zu welchem Datum der SEV-Vertrag für die betreffende Einheit beginnt. Hierbei handelt es sich um eine elementare Information für die weitere Bearbeitung. In den Feldern SEV-Mandant, SEV-Objektnr. und SEV-Einheitennr. wählen Sie die zugehörige Einheit Ihres SEV-Mietobjekts aus. Die Zuordnung von WEG-Einheit zu SEV-Einheit ist damit vollzogen.

Hinweis

Um zu verhindern, dass eine WEG- oder SEV-Einheit versehentlich mehreren Verträgen zugeordnet wird, wird automatisch eine entsprechende Prüfung durchgeführt. Diese weist gegebenenfalls durch eine Meldung darauf hin, dass die ausgewählte Einheit bereits in einem anderen Vertrag verwendet wird.

Im Feld Verwalterhonorar tragen Sie den Betrag für das Verwalterhonorar pro Abrechnungszeitraum (Monat, Quartal, etc.) ein. Erfassen Sie auf diese Weise Zeile für Zeile alle Einheiten, die Ihr SEV-Vertrag umfasst.

Wichtig

Wenn Sie nachträglich zu einem SEV-Vertrag eine weitere Einheit hinzufügen, dann darf deren Startdatum nicht vor den Werten in den Feldern Abrechnung Enddatum Reichweite und (soweit diese berechnet werden sollen) Verwalterhonorar Enddatum Reichweite und Hausgeld geholt bis liegen, da keine rückwirkende Berechnung stattfindet.

Inforegister Berechnung

Im Inforegister Berechnung geben Sie im Feld Reichweite Abrechnung per Datumsformel vor, welcher Abrechnungszyklus im Vertrag festgelegt wurde. Das Feld Abrechnung Enddatum Reichweite wird vom System gefüllt und sollte nicht manuell geändert werden.

Im Feld SEV-Eigentümer Bankkonto wählen Sie das Bankkonto des SEV-Eigentümers aus, auf das die Ausschüttung der Erträge vorgenommen werden soll. Da in diesem Beispiel ein Verwalterhonorar vereinbart worden ist, aktivieren Sie das Feld Verwalterhonorar berechnen und geben im Feld Reichweite Verwalterhonorar per Datumsformel ein, welchen Berechnungsrhythmus Sie mit dem Eigentümer vereinbart haben. Wählen Sie im Feld Verwalterhonorar Kreditor den Kreditor aus, der das Verwalterhonorar erhalten soll.

Über das Feld Hausgeld wird definiert, ob und wie Hausgeld mit den Mieteinnahmen verrechnet werden soll.

Nein	Wenn das Hausgeld nicht berücksichtigt werden soll.
Überweisung	Wenn das Hausgeld automatisch an die WEG bezahlt werden soll (es besteht kein SEPA-Lastschriftmandat für das Hausgeld).
Einzug	Wenn das Hausgeld berücksichtigt, aber nicht automatisch ausbezahlt werden soll (z. B., wenn ein SEPA-Lastschriftmandat an die WEG erteilt wurde).

Inforegister Druckoptionen

Wählen Sie im Inforegister Druckoptionen im Feld Berichtsschema SEV-Abr. je nach zutreffendem Fall das passende Berichtsschema aus. Dieses wird dann für die periodische Abrechnung herangezogen.

Bei Bedarf können Sie das Feld Abrechnung pro Einheit aktivieren, dadurch werden bei der SEV-Abrechnung auch Nachweise für die einzelnen Einheiten ausgedruckt. Voraussetzung hierfür sind Zeilen im Berichtsschema Zeilen mit der Zeilenart SEV-Vertragszeilen. Sollte eine Abrechnung einmal nicht gedruckt worden sein, und somit nicht über die Ziffer bei Archiv Berichtdruck aufrufbar, kann über den Bericht SEV-Abrechnung mit der Option Nachträglich archivieren, die gewünschte Abrechnung ohne die Option Buchen, erneut gedruckt werden. Hierfür muss das Abrechnung Enddatum Reichweite manuell auf das gewünschte Datum gestellt – und nach Druck wieder zurückgestellt werden.

Inforegister Sonstiges

Hier kann ein Honorar für Neuvermietung hinterlegt werden. Außerdem wird für die Erstellung von Lastschriftmandaten bei den Mietern eine Gläubiger ID der SEV-Vertragsbank benötigt, die hier eingetragen wird. Die SEV-Vertragsbank wird im Nachgang noch gesondert erfasst.

Hinweis

Wenn Sie mit Sammelbankkonten arbeiten, ist die Gläubiger-ID bei jedem SEV-Vertrag einzutragen.

Inforegister Kündigung

In diesem Inforegister können Sie informativ Daten einer eventuellen Beendigung des Vertrags hinterlegen.

SEV-Vertragsbank anlegen

Sobald in dem SEV-Vertrag die Einheiten zugeordnet worden sind, legen Sie die SEV-Vertragsbank an. Dazu starten Sie im SEV-Vertrag den Bericht Objektbanken verwalten.

Im Inforegister Optionen ist die Verarbeitung automatisch auf Erstellen gestellt, solange noch keine SEV-Vertragsbank vorhanden ist. Das Startdatum wird mit dem Vertragsbeginn des SEV-Vertrages vorgeblendet, kann aber manuell geändert werden.

Wählen Sie im Feld Neue SEV-Vertragsbank eine Bank aus und starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dadurch wird die gewählte Bankverbindung sowohl als RE Objektbank erstellt, als auch in jedem den SEV-Vertrag zugeordneten Einheitenvertrag im Inforegister Zahlungen als bevorzugte Objektbankverbindung eingetragen.

Mietverträge erstellen

Im nächsten Schritt werden die Einheiten vermietet. Dafür verwenden Sie, wie in der Standard-Mietverwaltung, den Assistenten Neuvermietung.

Wählen Sie entweder die Mieter Kontaktnr. aus oder legen Sie einen neuen Kontakt für den Mieter an. Im Feld Vertragsart wählen Sie die entsprechende Variante aus und tragen im Feld Vertragsbeginn das Datum ein. Da es bei einem SEV-Objekt mehrere Vermieter geben kann, wird hier der Vermieter nicht eingetragen.

Wählen Sie die Einheit aus, die vom vorher eingetragenen Mieter angemietet worden ist. Der Vermieter wird dann aus dem dazugehörigen SEV-Vertrag geholt.

Hinweis

Einem Mietvertrag können nur Einheiten desselben Vermieters zugeordnet werden.

Die weitere Verarbeitung des Assistenten entspricht der Standard Mietverwaltung. Lediglich auf der letzten Seite wird im Ergebnisprotokoll zusätzlich der Vermieter genannt.

Hausgeld holen und Verwaltergebühr berechnen

Markieren Sie in der Liste der SEV-Vertragsübersicht den gewünschten Vertrag und öffnen Sie den Bericht SEV-Monatsabrechnung.

Im Inforegister Optionen geben Sie den Stichtag an, zu dem das Hausgeld erstmals aus dem WEG-Objekt geholt und die Verwaltergebühr berechnet werden soll. Im Inforegister RE Vertrag können Sie die Verarbeitung über Filterkriterien begrenzen.

Mit OK starten Sie die Verarbeitung. Das Verwalterhonorar wird in Abhängigkeit von Verwalterhonorar Enddatum Reichweite jeweils um die Reichweite Verwalterhonorar (beides aus SEV-Vertrag) berechnet und zum Stichtag gebucht. Je nachdem welche Option im SEV-Vertrag im Feld Hausgeld im Inforegister Berechnung eingetragen ist, werden ab dem Datum im Feld Hausgeld geholt bis (aus SEV-Vertrag) bis zum Stichtag die Sollstellungen aus dem WEG-Objekt geholt und zum 01. gebucht.

Bedeutung des Parameters Hausgeld

Nein	Die Sollstellungen des Hausgeldes werden nicht berücksichtigt.
Überweisung	Für die sollgestellten Posten im WEG-Objekt werden im SEV-Objekt Kreditorenposten mit dem Zahlungsformcode aus dem Kreditor erstellt. Dabei werden die Steuerinformationen aus dem WEG-Objekt mit übernommen.
Einzug	Für die sollgestellten Posten im WEG-Objekt werden im SEV-Objekt Kreditorenposten ohne Zahlungsformcode erstellt. Auch hier werden die Steuerinformationen aus dem WEG-Objekt mit übernommen.

Hinweis

Die Sollstellungen werden im SEV-Objekt immer zum Monatsersten gebucht, unerheblich wann das Hausgeld gebucht wurde oder zu welchem Datum die Sollstellungen geholt wurden. Die in der WEG für die Sollstellung verwendeten MwSt. Geschäftsbuchungsgruppen und MwSt. Produktbuchungsgruppen müssen auch im Mietmandant angelegt und gebucht werden können. Da es sich in der SEV um eine kreditorische Buchung handelt wird ein Vorsteuerkonto in der MwSt. Matrix erwartet.

Die SEV-Monatsabrechnung durchsucht die Debitorenposten der assoziierten WEG-Einheit zur Laufzeit mit den Filterbedingungen

• Sollstellungsart <> „Leer“
• Belegart = Rechnung oder Gutschrift

Damit eventuelle Abrechnungsspitzen auch in der SEV Abrechnung Berücksichtigung finden können, müssen sie mit einer Sollstellungsart versehen sein. Dies kann bei Bedarf auch nachträglich geschehen, indem die Debitorenposten mit leeren Sollstellungsarten nachgetragen werden.

Wichtig

Beim Erstellen der kreditorischen Zahlungsvorschläge ist im Inforegister Optionen ein Filter im Feld Zahlungsformcode zu setzen, damit nicht versehentlich Vorschläge für Hausgelder mit der Option Einzug erstellt werden.

Kreditorische Rechnungen zahlen

Beim Verwalten von SEV-Einheiten sind immer wieder Rechnungen von Handwerkern, Behörden etc. zu bezahlen. Diese sind grundsätzlich genauso zu behandeln wie bei einer normalen Mietverwaltung. Es ist jedoch zwingend erforderlich, dass die Rechnungen immer mit Einheitenbezug gebucht werden.

Abrechnung und Ausschüttung

Aus den eingehenden Mietzahlungen soll in regelmäßigen Abständen eine Ausschüttung auf das private Bankkonto des Eigentümers stattfinden. Abhängig vom individuellen Vertrag sind dabei gegebenenfalls noch Posten gegenzurechnen (Verwalterhonorar, Hausgeldzahlungen, Instandhaltungs- und Betriebskosten).

Folgende Voraussetzungen für die Erstellung von Ausschüttungsposten müssen gegeben sein:

• Es werden nur Geldflussposten berücksichtigt, deren Buchungsdatum im gewählten Abrechnungszeitraum liegt.
• Beim SEV-Vertrag ist ein Berichtsschema hinterlegt.
• Im Berichtsschema ist ein Ausschüttungsparameter festgelegt worden.

Die periodische Abrechnung starten Sie im SEV-Vertrag über SEV-Abrechnung.

Im Inforegister Optionen tragen Sie im Feld Abrechnung drucken bis das Enddatum der Abrechnungsperiode ein.

Wichtig

Es ist nur möglich den Monatsletzten einzutragen. Die Abrechnungen werden dann bei den einzelnen SEV-Verträgen jeweils für den nächsten Abrechnungszeitraum in Abhängigkeit der Eingabe im Feld Abrechnung drucken bis erstellt.

Im Inforegister Berichtsschema ist bereits auf den SEV-Vertrag gefiltert, von dem Sie den Bericht starten.

Hinweis

Sie können den Bericht auch über alle Verträge laufen lassen, dafür entfernen Sie im Inforegister Berichtsschema den Filter in den Feldern Code, Startdatum und RE Vertrag Filter.

Läuft eine SEV Abrechnung über mehrere Verträge und kommt es (z. B falscher Stammdaten) zu einem Abbruch der SEV Abrechnung, so werden die bis zum Abbruch durchgelaufenen Abrechnungen korrekt gebucht. Da der Bericht Archiv Berichtsdruck nur nach erfolgreich durchlaufenem Bericht gedruckt wird, kann nur über die Posten festgestellt werden, was tatsächlich gebucht ist. Mit der Option Nachträglich archivieren kann die SEV Monatsrechnung jedoch auch nachträglich für bereits gebuchte Vorgänge gedruckt werden. Das Enddatum Reichweite muss für diesen Zweck manuell nach Bedarf zurückgestellt werden und um ein doppeltes Buchen zu vermeiden, darf die Funktion Buchen nicht ausgewählt werden. Nach erfolgter Archivierung muss das Enddatum Reichweite wieder auf das ursprüngliche Datum zurückgestellt werden.

Es werden nur offene Beträge aus dem WEG Objekt geholt. Bei einem erfolgten Teilausgleich eines Postens in der WEG wird nur der tatsächlich offene Restbetrag in die SEV Monatsabrechnung geholt.

Zum Erstellen eines Ausschüttungsposten an den Eigentümer aktivieren Sie das Feld Buchen. Dadurch können Sie im Feld Fälligkeitsdatum ein Datum eintragen, zu dem der Kreditorenposten fällig werden soll. Geben Sie im Feld Buchungstext einen aussagekräftigen Text ein. Das Feld Buchungsvorschau zeigen ist standardmäßig aktiviert. Dadurch öffnet sich zum Abschluss ein Fenster, in dem Sie die Beträge überprüfen können und mit OK die Verarbeitung starten.

Hinweis

Sofern Sie die Verarbeitung mit Seitenansicht gestartet haben, öffnet sich mit der Buchungsvorschau auch die Seitenansicht. Diese darf nicht vor der Buchungsvorschau geschlossen werden, da dies zu einem Systemabsturz führen kann.

Für den errechneten Wert des Ausschüttungsparameters wird mit Buchungsdatum Abrechnungsende automatisch ein Kreditorenposten erstellt, der je nach Fälligkeit mit dem nächsten kreditorischen Zahlungslauf ausgezahlt werden kann.  

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Standardprozesse

Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung gibt es mehrere Prozesse, deren Bearbeitung sich nicht von den entsprechenden Abläufen in WEG- oder Mietverwaltung unterscheidet. Diese werden deshalb nachfolgend erwähnt, aber nicht im Detail beschrieben. Wo sich in Einzelfällen Unterschiede zum Standardablauf ergeben, wird darauf hingewiesen.

Im Einzelnen betrifft dies:

• Mietensollstellung,
• Lastschrifteinzug der Mieten,
• Hausgeldsollstellung
• Zahlung der Hausgelder,
• Betriebskostenabrechnungen.

Mietensollstellung

Die Sollstellung und Buchung der Mieten für das SEV-Mietobjekt unterscheidet sich nur bei Leerstandseinheiten von der Vorgehensweise für allgemeine Mietobjekte.

Wichtig

Das Sollstellen von Leerständen wird nicht unterstützt. Die Funktion Ratenzahlung ist nicht möglich.

Lastschrifteinzug der Mieten

Der Lastschrifteinzug der Mieten für das SEV-Mietobjekt folgt dem allgemeinen Verfahren für Debitor-Bankeinzüge. Lediglich beim Erstellen des Lastschriftmandates wird die Gläubiger-ID nicht aus der Zuständigkeitseinheit geholt, sondern aus dem SEV-Vertrag.

Wichtig

Sammelmandate werden im Bereich der SE-Verwaltung nicht unterstützt.

Hausgeldsollstellung

Die Sollstellung und Buchung der Hausgelder für das WEG-Objekt, in welchem sich die SEV-Einheit befindet, unterscheidet sich nicht von der Vorgehensweise für reguläre WEG-Objekte.

Zahlung der Hausgelder

Wenn keine Verrechnung der Hausgelder mit den Mieteinnahmen vereinbart ist, müssen Sie an dieser Stelle keine Veranlassungen treffen. Die Zahlung der Hausgelder ist dann ein Prozess auf der WEG-Seite und berührt den SEV-Ablauf nicht. Ist eine Begleichung der Hausgeldforderungen aus den Mieteinnahmen vereinbart worden, können Sie die Bearbeitung wie im Kapitel Hausgeld holen und Verwaltergebühr berechnen erklärt, durchführen.

Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung für ein SEV-Objekt entspricht der Betriebskostenabrechnung für ein Standard-Mietobjekt. Die Vorgehensweise ist Gegenstand der Dokumentation BK-Abrechnung. Der einzige Unterschied zum Standard-Mietobjekt besteht darin, dass die Betriebskosten nicht im SEV-Objekt gebucht wurden, sondern von RELion aus der Buchhaltung des zugehörigen WEG-Objekts importiert werden. Lediglich Kosten, die nur die SEV-Einheiten betreffen, werden im SEV-Objekt gebucht.

Wichtig

Objektkonten des SEV-Mietobjekts deren Abrechnungssalden aus dem WEG-Objekt übernommen werden sollen, dürfen in der Tabelle Objekt Konten im Feld Verwendung keine Zuordnung (Abrechnung, Wirtsch.Plan, Sonderumlage oder Alles) aufweisen. Diese Konten dürfen darüber hinaus im SEV-Objekt nicht bebucht werden.

Mietverträge und SEV-Verträge

Im Laufe des SEV-Vertragsverhältnisses werden sich diverse Änderungen ergeben. Nachfolgend eine Übersicht von Geschäftsvorfällen und deren Auswirkungen auf den SEV-Vertrag.

• Mieterwechsel Da die Mieteinheit in der SEV-Vertragszeile über die Einheitennummer (unabhängig von der Einheitenhistorie) definiert wird, ist bei einem Mieterwechsel keine weitere Veranlassung am SEV-Vertrag erforderlich.
• Aufnahme weiterer Einheiten in den SEV-Vertrag Um eine Einheit in den bestehenden Vertrag aufzunehmen, legen Sie für die betreffende Einheit eine neue Zeile mit dem entsprechenden Startdatum an und starten den Bericht Objektbanken verwalten mit der Verarbeitung Aktualisieren. Dadurch wird bei der neuen Einheit die Objektbank am Einheitenvertrag hinterlegt.

Wichtig

Eine rückwirkende Korrektur der SEV-Abrechnung findet nicht statt – achten Sie deshalb darauf, dass das Startdatum der Einheit nicht in bereits abgerechnete Zeiträume fällt.

• Beendigung einzelner Einheiten des SEV-Vertrags Innerhalb eines weiterbestehenden Vertrages beenden Sie die Verwaltung einer Einheit durch Eingabe eines Enddatums in der zugehörigen Zeile. Zusätzlich tragen Sie im Feld Drucken bis ein Datum ein, bis zu dem die Einheit bei der Abrechnung berücksichtigt werden soll. Dieses Datum kann von dem Datum im Feld Enddatum abweichen (z. B. wenn der SEV-Vertrag nach Quartal abgerechnet wird oder Sie bei der jährlichen Abrechnung die Einheit noch aufführen möchten).

• Beendigung des Gesamtvertrags Den SEV-Vertrag im Ganzen beenden Sie durch Eingabe des Vertragsendes im Inforegister Allgemein.

Vertragsbeginn – Auswirkungen

Wenn der Vertragsbeginn nicht der 1. eines Monats ist, dann ist folgendes zu beachten. In den Feldern Abrechnung Enddatum Reichweite, Verwalterhonorar Enddatum Reichweite und Hausgeld geholt bis wird Vertragsbeginn – 1 Tag eingetragen.

Verwalterhonorar Enddatum Reichweite	Bei der ersten SEV-Monatsabrechnung wird je nach Reichweite (1M, 1Q …) das Verwalterhonorar Enddatum Reichweite auf das Ende der Periode gesetzt (z. B. bei 1Q auf den 30.09. und bei 1M auf den 31.08.). Berechnet wird das Verwalterhonorar in der vollen Höhe für die Periode.

Hinweis

Wenn Sie für die erste Periode kein Verwalterhonorar berechnen wollen, können Sie im Feld Verwalterhonorar Enddatum Reichweite das Datum manuell auf das Ende der ersten Periode setzen.

Abrechnung Enddatum Reichweite	Bei der ersten SEV-Abrechnung wird je nach Reichweite (1M, 1Q …) das Abrechnung Enddatum Reichweite auf das Ende der Periode gesetzt (z. B. bei 1Q auf den 30.09. und bei 1M auf den 31.08.). Berücksichtigt werden dabei alle Geldfluss- und Obligoposten, die in dieser Abrechnungsperiode angefallen sind, in Abhängigkeit der Einrichtung im Berichtsschema.
Hausgeld geholt bis	Das Hausgeld wird vom Datum Hausgeld geholt bis zum Stichtag im Bericht SEV Monatsabrechnung geholt.

Bestehende Mietverträge

Sofern Mietverträge vor Start des SEV-Vertrages beginnen, können diese über die Einheit-Schnellerfassung des SEV-Objektes oder die Assistenten zur Neuvermietung und Zumietung von Einheiten angelegt werden.

Dabei wird bei den Assistenten der Vermieter aus dem SEV-Vertrag geholt. Bei der Einheit- Schnellerfassung wird bei den Mietverträgen kein Vermieter eingetragen. Dieser wird dann über den Assistenten Objektbanken verwalten in den Mietverträgen nachgetragen. Wenn Sie die Einheiten und Mietverträge über die Einheit Schnellerfassung erstellen, sollten Sie im Feld Enddatum letzte Sollstellung ein entsprechendes Datum eintragen.

Beispiel:

Der Mietvertrag beginnt am 01.04.2008. Die Einheit wird Ihnen zum Verwalten am 01.09.2020 übergeben. Damit Sie nicht für den Zeitraum 01.04.2008 bis 01.09.2020 die Mieten, Nebenkosten etc. manuell nachbuchen müssen, tragen Sie in der Einheit Schnellerfassung im Feld Enddatum letzte Sollstellung den 31.08.2020 ein. Somit wird die Einheit ab dem 01.09.2020 bei der Sollstellung berücksichtigt.

Wichtig

Über die Einheit Schnellerfassung können Sie kein Lastschriftmandat erstellen. Dieses ist nachträglich am Vertrag zu erstellen. Beim Anlegen der Verträge über die Assistenten werden automatisch die Felder Enddatum Reichweite und RELion Buchen ab gefüllt.

SEV-Verträge beenden

Bei einem SEV-Vertrag besteht die Möglichkeit entweder den gesamten Vertrag und/oder einzelne SEV-Vertragszeilen zu beenden. Sowohl zum Beenden einzelner SEV-Vertragszeilen als auch des gesamten SEV-Vertrages tragen Sie im Inforegister SEV Vertragszeile im Feld Enddatum bei den betreffenden Einheiten das entsprechende Datum ein.

Zusätzlich tragen Sie im Feld Drucken bis ein Datum ein. Bis zu diesem wird die Einheit bei der Abrechnung berücksichtigt (sofern das Feld Abrechnung pro Einheit im Inforegister Druckoptionen aktiviert ist).

Dieses Datum kann von dem Datum im Feld Enddatum abweichen (z. B. der SEV-Vertrag wird nach Quartal abgerechnet oder bei der jährlichen Abrechnung wird die Einheit noch aufgeführt). Um den gesamten Vertrag abschließend zu beenden, tragen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Vertragsende ein Datum ein.

Aufruf des SEV-Vertrags aus den Objektkarten

Sobald Sie den SEV-Vertrag angelegt haben, können Sie den Vertrag nicht nur wie zuvor beschrieben, sondern auch direkt aus den beteiligten WEG- und Mietobjekten aufrufen. Dazu wählen Sie im Objekt über die Suche SEV-Verträge und können sich die SEV Vertragszeilen anzeigen lassen.

Hinweis

Wenn das WEG-Objekt sich in einem anderen Mandanten befindet, dann ist es nicht möglich vom Objekt die SEV-Verträge anzeigen zu lassen.

Objektbanken verwalten

Der Bericht Objektbanken verwalten erfüllt drei grundlegende Aufgaben:

1. Erstellen und Eintragen der Objektbanken in den Einheitenverträgen.
2. Aktualisieren, wenn neue Einheiten beim SEV-Vertrag hinzugekommen sind.
3. Abändern der Objektbanken, wenn sich die Bankverbindung der SEV-Vertragsbank geändert hat.

Wichtig

Über Objektbanken verwalten werden in den Mietverträgen zum SEV-Vertrag auch die Vermieter aktualisiert. Wenn in den SEV-Vertragszeilen ein Enddatum gesetzt ist, dann wird weder die Objektbank bei den dazugehörigen Einheitenverträgen noch der Vermieter in den Mietverträgen eingetragen oder aktualisiert.

Neue SEV-Vertragsbank anlegen

Öffnen Sie über die Suche die SEV-Verträge. Im SEV-Vertrag starten Sie den Bericht Objektbanken verwalten.

Im Inforegister Optionen ist bei Vorgang automatisch Erstellen voreingestellt, solange noch keine SEV-Vertragsbank vorhanden ist.

Das Startdatum ist mit dem Vertragsbeginn des SEV-Vertrages vorbelegt, kann aber manuell geändert werden. Wählen Sie im Feld Neue SEV-Vertragsbank eine Bank aus und starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dadurch wird die gewählte Bankverbindung sowohl als RE Objektbank erstellt, als auch in jedem dem SEV-Vertrag zugeordneten Einheitenvertrag im Inforegister Zahlungen als Bevorzugte Objektbankverbindung eingetragen.

Hinweis

Wenn das Startdatum der SEV-Vertragsbank in der Zukunft liegt, dann haben Sie zwei Möglichkeiten die SEV-Vertragsbank trotzdem anzulegen:

• Ändern des Startdatums auf das aktuelle Arbeitsdatum
• Arbeitsdatum auf das Startdatum ändern.

SEV-Vertragsbank aktualisieren

Sobald eine SEV-Vertragsbank angelegt wurde, ist beim erneuten Starten des Berichts die Verarbeitung im Inforegister Optionen standardmäßig auf Aktualisieren eingestellt. Ein Ändern der Bank oder des Startdatums ist bei dieser Option weder notwendig noch möglich. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

Dadurch wird bei allen Einheiten die SEV-Vertragsbank als Bevorzugte Objektbankverbindung und der Eigentümer als Vermieter bei den Mietverträgen eingetragen.

Hinweis

Beim Aktualisieren wird die zum Arbeitsdatum gültige SEV-Vertragsbank bei allen am SEV-Vertrag eingetragenen Einheiten ohne Enddatum mit Startdatum der SEV-Vertragsbank als Bevorzugte Objektbankverbindung hinterlegt. Wenn bereits eine neue SEV-Vertragsbank hinterlegt worden ist, die in der Zukunft gültig wird, dann sind, wenn neue Einheiten in einem anderen Objekt dazugekommen sind, folgende Schritte durchzuführen, wenn die neue Bankverbindung gültig wird:

• Bei allen SEV-Einheiten des neuen Objekts im Einheitenvertrag im Inforegister Zahlungen den Code der Bevorzugten Objektbankverbindung entfernen.
• Bei der Objektbank manuell das Enddatum setzen.
• Aktualisierung der Objektbank wiederholen.

Ändern SEV-Vertragsbank

Wenn Sie eine neue Bankverbindung als SEV-Vertragsbank hinterlegen wollen, dann starten Sie den Bericht erneut und wählen im Inforegister Optionen im Feld Verarbeitung Ändern.

Tragen Sie das Startdatum ein, ab dem die neue Bankverbindung gültig ist und wählen als Neue SEV-Vertragsbank die neue Bank aus. Anschließen starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dadurch wird die Bank als RE Objektbank erstellt.

Hinweis

Im Feld SEV-Vertragsbank am SEV-Vertrag wird immer die Bankverbindung angezeigt, die zum Arbeitsdatum gültig ist.

Sockelbetrag

Wenn mit dem Eigentümer vereinbart wurde, dass bei einer Ausschüttung an diesen auf der SEV-Vertragsbank für die Bezahlung von Rechnungen etc. ein fester Betrag bestehen bleiben soll, dann kann ein solcher Sockelbetrag einbehalten werden. Über die Suchfunktion öffnen Sie den SEV-Vertrag. Im Inforegister Allgemein wird der Sockelbetrag angezeigt.

Wie sich dieser Betrag zusammensetzt sehen Sie, wenn Sie auf den Betrag klicken. Dadurch öffnet sich das Fenster Geldflussposten, indem alle Buchungen für den SEV-Vertrag auf dem Konto Sockelbetrag aus der RE Vertrag Einrichtung angezeigt werden.

Zum Buchen des Sockelbetrags rufen Sie im Menü den Vorgang Zahlung von/an Eigentümer auf und wählen die Auszahlung.

Sockelbetrag erhöhen

Natürlich können Sie den Sockelbetrag auch erhöhen. Hierzu öffnen Sie den Bericht Zahlung von/an Eigentümer und wählen den Vorgang Sockelbetrag erhöhen. Im Feld Betrag tragen Sie den zu erhöhenden Betrag ein, im Beispiel soll der Sockelbetrag von 600,00 EUR um 400,00 EUR auf 1.000,00 EUR erhöht werden.

Mit OK buchen Sie den Sockelbetrag. Im Hintergrund hat die Buchung zwar stattgefunden, jedoch wird der erhöhte Sockelbetrag erst im SEV-Vertrag sichtbar, wenn mit dem Geldfluss Stapel die Posten nachgebucht wurden. Hierzu öffnen Sie über die Suche den Geldfluss Stapel und führen Posten nachbuchen aus.

Wenn Sie nun den SEV-Vertrag erneut öffnen, ist der erhöhte Betrag im Feld Sockelbetrag eingetragen.

Hinweis

Es findet dabei eine interne Bankbuchung auf das in der RE Vertrag Einrichtung hinterlegte Bankkonto für Sockelbetrag und Gegenkonto Sockelbetrag statt. Dadurch werden Geldflussposten gebildet.  

Sockelbetrag mindern

Als weitere Option können Sie in dem Bericht Zahlung von/an Eigentümer eine Minderung des Sockelbetrags auswählen. Dadurch wird der gebuchte Sockelbetrag um den eingegebenen Betrag gemindert.

Mit OK wird der entsprechende Minderungsbetrag gebucht. Im SEV-Vertrag wird der geminderte Betrag sichtbar, wenn über den Geldfluss Stapel die Posten nachgebucht wurden.

Einzahlung des Eigentümers

Im Laufe des Geschäftsbetriebes kann es vorkommen, dass der Eigentümer eine Einlage vornimmt (z. B. wenn größere Sanierungsmaßnahmen im Sondereigentum anstehen). Auch hier können Sie die Eintragung über den Bericht Zahlung von/an Eigentümer vornehmen. Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Vorgang die Option Einzahlung aus und geben im Feld Betrag den benötigten Betrag ein.

Mit OK erstellen Sie einen Kreditorenposten, den Sie bei Zahlungseingang mit einer Erstattung ausgleichen können.

Manuelle Auszahlung an Eigentümer

Um einem Eigentümer außerplanmäßig von der SEV-Vertragsbank einen bestimmten Betrag auszuzahlen, öffnen Sie den SEV-Vertrag. Am SEV-Vertrag rufen Sie über Zahlung von/an Eigentümer den gleichlautenden Bericht auf. Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Vorgang Auszahlung und tragen im Feld Betrag den gewünschten Betrag ein. Das Fälligkeitsdatum können Sie bei Bedarf abändern.

Mit OK erstellen Sie einen Kreditorenposten mit Zahlungsformcode aus dem Kreditor, den Sie beim nächsten Zahlungslauf auszahlen können.

Druck archivierter Abrechnungen

Um die periodischen Abrechnungen zur Ermittlung der Ausschüttungsbeträge an den Eigentümer erneut drucken zu können, werden diese beim Buchen gespeichert. Dazu öffnen Sie über die Suche den SEV-Vertrag. Im Inforegister Druckoptionen sehen Sie im Feld Archiv Berichtsdruck die Anzahl der gespeicherten Abrechnungen. Mit einem Mausklick auf die Zahl öffnet sich das Fenster Archiv Berichtsdruck und das gespeicherte PDF kann erneut gedruckt werden. Wählen Sie die Abrechnung, die Sie erneut ausdrucken wollen.

Hinweis

Der Wiederholungsdruck ist inhaltlich identisch mit dem Originald-Druck. Die Seitenumbrüche können aber vom Original abweichen.

Buchen in der SEV

Beim Verwalten von SEV-Einheiten sind immer wieder Rechnungen von Handwerkern, Behörden etc. zu zahlen. Diese sind grundsätzlich genauso zu behandeln wie bei einer normalen Mietverwaltung. Es ist jedoch zwingend erforderlich, dass die Rechnungen immer mit Einheitenbezug gebucht werden. Üblicherweise wird in der SEV die kreditorische Buchung angewandt. Hierfür stehen die folgenden Beispiele Einkaufsbuchblatt und Einkaufsrechnung. Sollte kein kreditorischen Buchen gewünscht sein und das direkte Buchen im Bankbuchblatt bevorzugt werden, können Sie die Vorbelegung im Buchblatt hier entnehmen.

Instandhaltung buchen über Einkaufsrechnung (Einkaufsbuchblatt)

Kosten, die für die verwalteten SEV-Einheiten anfallen, sind wie bei der Standard Mietverwaltung zu behandeln. Es ist nur zwingend notwendig, dass bei jeder Buchung die Einheitennummer eingetragen wird. Mit Buchung dieser beiden Belege werden Kreditorposten erzeugt. Im Anschluss kann die Zahlung dieser Posten erfolgen und im Geldfluss Stapel wie schon zuvor beschrieben die Aktion Posten nachbuchen.

Nachfolgend ein Beispiel für eine Einkaufsrechnung eines SEV-Objekts:

Einheit und Historie sind in der Einkaufsrechnung im Inforegister RELion einzutragen.

Beispiel Einkaufs Buch.-Blatt:

Bitte achten Sie hier darauf, dass die Erfassung der Einheiten Nr. nach der Eingabe der Objektkonto Nr. erfolgt. Mit dieser Reihenfolge ist gewährleistet, dass die Sachkontonr. in das Feld Kontonr. übernommen wird. Wird die Einheitennr. zuerst erfasst, so muss die Eingabe der (Sach-)Kontonr. manuell erfolgen. Gegenkonto ist hier der Kreditor.

Wiederkehrendes Buchblatt

Periodisch anfallende Kosten können Sie über das wiederkehrende Buchblatt abwickeln. Über die Suche öffnen Sie die Wiederk. Fibu Buch.-Blätter. Legen Sie hier wie gewohnt ein wiederkehrendes Buchblatt an. Dabei sind im Bereich der SEV einige Besonderheiten zu beachten. Bei einheitenbezogenen Kosten wählen Sie über die Felder Einheitennr. und Einheitenhistorie die entsprechende Einheit aus.

Dabei wird im Feld Bankkonto für Zahlung die individuelle Objektbank eingetragen.

Wichtig

Änderungen der individuellen Objektbank werden nicht automatisch in den wiederkehrenden Buchblattzeilen aktualisiert!

Bei vertragsbezogenen Kosten (z. B. periodische Fix-Beträge, die an den Eigentümer ausgeschüttet werden sollen) wählen Sie über die Felder Vertragsklasse und Vertragsnr. den SEV-Vertrag aus und wählen im Feld Bankkonto für Zahlung die SEV-Vertragsbank des SEV-Vertrages.

Durch die Auswahl des SEV-Vertrages wird als Kontoart und Kontonr. die Kreditorennummer des Eigentümers eingetragen.

Hinweis

Das Bankkonto für Zahlung tragen Sie manuell ein. Sofern es sich um manuelle Auszahlungen handelt, ist bei den Verteilungen das Objektkonto einzutragen, das in der RE Vertrag Einrichtung als Objektkonto für Manuelle Auszahlung definiert wurde.

Vorbelegung im Buchblatt

Über die Suchfunktion öffnen Sie die Fibu Buch.-Bl.-Vorlagenübers.

Wählen Sie die Vorlage für das allgemeine Buchblatt aus, bei der Sie die SEV-Vertragsnummer hinterlegen wollen. Öffnen Sie dann über den AssistButton im Feld Anzahl Buch.Blätter das dazugehörige Fenster.

Hier können Sie sich das Feld SEV-Vertragsnr. einblenden und bei Bedarf die Vertragsnummer hinterlegen. Die Gegenkontoart im Buchblatt muss hierbei auf Bankkonto lauten.

Vertragswechsel nachtragen

Starten Sie am SEV-Vertrag des neuen Vertrages den Assistent Vertragswechsel nachtragen. Auf der ersten Seite werden folgende SEV-Vertragsdaten zur Information angezeigt:

Gehen Sie mit Weiter auf die 2. Seite.

Hier werden Ihnen alle SEV-Einheiten, die zu diesem SEV-Vertrag gehören mit folgenden Informationen angezeigt:

Bezeichnung	Erläuterung
Zeile verwenden	Hier können die Einheiten angehakt werden, die verwendet werden sollen.
SEV Objektnr.	In diesem Feld werden die Objektnummern angezeigt, in der die entsprechenden Einheiten angelegt sind.
SEV Einheitennr.	Hier werden die SEV-Einheiten angezeigt, die in dem SEV-Vertrag enthalten sind.
Startdatum	In diesem Feld wird das Datum angezeigt, zu dem diese Einheit in diesem SEV-Vertrag gültig ist.
Enddatum	Sofern die Einheit in diesem Vertrag bereits beendet ist, wird hier das Enddatum angezeigt.
Anzahl Obligoposten	In diesem Feld werden Ihnen die Anzahl der gefundenen Obligoposten mit folgenden Filterkriterien angezeigt. Um sich diese anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Zahl.
	- SEV Eigentümer/Mieter = Mieter
	- SEV Objektnr. = Objektnr.
	- SEV Einheitnr. = Einheitennummer
	- Startdatum >= Buchungsdatum
	- Enddatum <= Buchungsdatum
Anzahl Geldflussposten	In diesem Feld werden Ihnen die Anzahl der gefundenen Geldflussposten mit folgenden Filterkriterien angezeigt. Um sich diese anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Zahl.
	- SEV Eigentümer / Mieter = Mieter
	- SEV Objektnr. = Objektnr.
	- SEV Einheitnr. = Einheitennummer
	- Startdatum >= Buchungsdatum
	- Enddatum <= Buchungsdatum
Obligoposten für Aktualisierung	Sobald Sie das Feld Zeile verwenden aktiviert haben, werden Ihnen in diesem Feld die Anzahl der gefundenen Obligoposten angezeigt, die mit diesem Assistenten geändert werden. Dabei wird folgender Filter angewandt. Zur Überprüfung der Posten klicken Sie auf die Zahl. Dadurch öffnet sich das Fenster Obligoposten.
	- SEV Eigentümer / Mieter = Mieter
	- SEV Objektnr. = Objektnr.
	- SEV Einheitnr. = Einheitennummer
	- Vertragsnr. <> SEV-Vertragsnr. (im Feld SEV-Vertragsnr.)
	- Startdatum >= Buchungsdatum
	- Enddatum <= Buchungsdatum
	Bei Bedarf können Sie Posten von der Änderung ausschließen, indem Sie das Feld Ändern deaktivieren.
Geldflussposten für Aktualisierung	Sobald Sie das Feld Zeile verwenden aktiviert haben, werden Ihnen in diesem Feld die Anzahl der gefundenen Geldflussposten angezeigt, die mit diesem Assistenten geändert werden. Dabei wird folgender Filter angewandt. Zur Überprüfung der Posten klicken Sie auf die Zahl. Dadurch öffnet sich das Fenster Geldflussposten.
	- SEV Eigentümer / Mieter = Mieter
	- SEV Objektnr. = Objektnr.
	- SEV Einheitnr. = Einheitennummer
	- Vertragsnr. <> SEV-Vertragsnr. (im Feld SEV-Vertragsnr.)
	- Buchungsdatum-Rechnung/Obligoposten = LEER
	- Startdatum >= Buchungsdatum
	- Enddatum <= Buchungsdatum
	Bei Bedarf können Sie Posten von der Änderung ausschließen, indem Sie das Feld Ändern deaktivieren.

Hinweis

Wenn Posten nicht geändert werden sollen, ist darauf zu achten, dass alle Posten, die zu einer Belegnr. gehören deaktiviert werden. Der Assistent ändert immer alle Obligo- und Geldflussposten die zu einer Belegnr. gehören.

Mit Alle übernehmen können Sie alle Zeilen markieren. Nachdem Sie alle Posten überprüft und entsprechend markiert haben gehen Sie mit Weiter auf die letzte Seite des Assistenten.

Hier wird Ihnen die Zusammenfassung ausgewiesen. Mit Fertigstellen werden in den ausgewählten Posten die neue SEV-Vertragsnummer eingetragen. Dabei wird bei jedem zu einem Obligoposten gehörenden Geldflussposten auch die SEV-Vertragsnummer geändert.

Wichtig

Der alte SEV-Vertrag wird nicht verändert. Hier ist folgendes manuell nach der Änderung durchzuführen:

• Vertragsdaten zurücksetzen
• Storno oder Gutschrift evtl. bestehender Kreditorenposten ohne Einheitenbezug
• SEV-Abrechnung neu berechnen
• Evtl. Verrechnung von Gutschriften mit der neuen Abrechnung

Posten, die den alten und den neuen SEV-Vertrag betreffen sind manuell zu korrigieren. Mietverträge der betroffenen Einheiten werden auch nicht verändert. Hier ist folgendes manuell durchzuführen:

• Evtl. bestehende Lastschriftmandate korrigieren
• Über Objektbank verwalten im neuen SEV-Vertrag die Bevorzugte Objektbankverbindung aktualisieren

10 - Mietverwaltungsverträge

Einführung

Der Bereich Mietverwaltung, zugehörig zum RELion Standard, ermöglicht die Abbildung von Wohnraum-, Gewerbemietverträgen sowie Mietverträgen für Garagen und Stellplätze.

Zur Erfassung vertragsrelevanter Daten, die auch im schriftlichen Mietvertrag zu finden sind, gibt es auf den Vertragskarten entsprechend weiterführende Eingabeseiten. Dazu gehören neben der Erfassung der Mietsache und den Vertragspartnern beispielsweise Daten zur Wohnungsübergabe, Lastschriftmandat, Bankverbindung, Kündigungs-/Optionsdaten, Mieterhöhung, Mietsicherheit (Kaution) und vieles mehr. Bei der täglichen Arbeit wird der Anwender von Assistenten unterstützt, um Kündigungen, Vertragsänderungen und viele weitere alltägliche Geschäftsvorfälle abbilden zu können.  

Einrichtung

Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Seite RE Vertrag Einrichtung.

Inforegister Allgemein

Hier können Sie in den Feldern Sollst. bei Leerstand und Sollst. Neuvermietung bestimmen, welche Art der Sollstellung bei Leerständen und Mieterwechsel verwendet werden soll. Zur Auswahl stehen Plansollstellung und Sollstellung:

• Plansollstellung – Hier wird die aktuelle Plansollstellungszeile aus dem Einheitenstamm verwendet, die mit der Plansollstellungsart Übernahme in Leerstand oder Übernahme in Vertrag gekennzeichnet ist.
• Sollstellung - Das Programm nimmt den zuletzt verwendeten Sollstellungsbetrag des Einheitenvertrages. Dabei ist zu beachten, dass in Leerstandseinheiten die richtigen Sollstellungsbeträge gepflegt werden müssen.

Da im Bereich der Gewerbemietverwaltung eine Umsatzmiete vereinbart werden kann, besteht hier die Möglichkeit im Feld Umsatzmiete Verteilungscode Verkaufsfläche einen Verteilcode auszuwählen oder neu zu erstellen. Um den Anforderungen von Umsatzmieten gerecht zu werden, kann im Feld Umsatzmiete Abrechnungsart eine bestehende Abrechnungsart ausgewählt bzw. eine neue erstellt werden.

Des Weiteren können Sie hier einen Rollencode für das Vertragsmanagement hinterlegen, der durch Zuweisung am Objekt relevant wird.

Inforegister Nummerierung

Über die Eingaben in dieses Inforegister können Sondernummerierungen für Wohnraum-, Gewerbe- und Garagenmietverträge, Erbbaurechtsverträge und weitere mithilfe, Kombinationen der Parameter sind möglich:

• %1 Eigentümer oder Mieter
• %2 Objektnummer
• %3 Einheitennummer
• %4 Historie
• %5 Debitornummer
• %6 Kontaktnummer
• %7 Nummer der Vertragsnummernserie
• %8 Eine fortlaufende Nummer 1, 2, 3, 4, etc.

Wichtig

Bevor Sie die Einrichtung der Sondernummerierung vornehmen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Parameter Sie einsetzen. Denn eine Änderung dieses Einrichtungsparameters ist zwar während des laufenden Betriebs möglich, aber keineswegs empfehlenswert! Der Platzhalter %8 darf nicht allein verwendet werden! Wenn Sie den Platzhalter %8 zusätzlich eingegeben haben, müssen Sie vor diesen Platzhalter das gleiche Trennzeichen eingeben, welches Sie im Feld Trennzeichen Lfd. Nr. (%8) stehen haben.

Inforegister Dienstleistungsvertrag

Wählen Sie in den Feldern Buchblattvorlage ein entsprechendes Wiederkehrendes Buchblatt aus. In den Feldern Buchblattname haben Sie die Möglichkeit, je nach Vertragsart eigene Buchblattnamen auszuwählen bzw. zu generieren. Die wiederkehrenden Buchblätter können Sie über die Suche aufrufen.

Wenn das Feld Aufgabe für Wartung aktiviert ist, wird dem am Objekt hinterlegten Sachbearbeiter mit dem Rollencode Instandhaltung automatisch zur Kontrolle des Wartungstermins eine Aufgabe erstellt.

Wählen Sie im Bereich des Versicherungsvertrages einen Branchencode für Versicherungen aus. Dadurch wird bei der Freigabe eines Versicherungsvertrages dem Kontakt des Versicherungsunternehmens automatisch der Branchencode mitgegeben und bei dem entsprechenden RE Objekt als Geschäftsbeziehung hinterlegt. Unter Umständen kann ein Verwaltervertrag individuelle, auf ein bestimmtes Objekt zugeschnittene Vereinbarungen enthalten, die bei Instandhaltungsmaßnahmen zu berücksichtigen sind. Deshalb ist eine Funktion sinnvoll, die den Sachbearbeiter zu Beginn einer Maßnahme über bestehende Zusatzvereinbarungen informiert bzw. ihn daran erinnert.

Im Bereich Verwaltungsvertrag ist im Feld Instandhaltung Vereinbarung ein Code zu hinterlegen, der später die Einblendung der Zusatzvereinbarungen steuern wird. Wählen Sie hier einen entsprechenden Code aus. Wenn Sie einen neuen Code erstellen wollen, klicken Sie im Auswahlfenster in der Statusleiste auf Neu. Es öffnet sich die Listenansicht Art Zusatzvereinbarungen in dem Sie Codes anlegen können.

Grundsätzlich können mehrere Arten von Vereinbarungen definiert werden. Für die Instandhaltung entscheidend ist, dass Sie hierfür einen Code definieren und in Instandhaltung Vereinbarung hinterlegen. Im späteren Betrieb wird dann jede Zusatzvereinbarung, die diesen Code trägt, bei der Freigabe einer Schadensmeldung eingeblendet. Hierdurch wird der Sachbearbeiter über die Vereinbarung in Kenntnis gesetzt, bevor er weitere Veranlassungen trifft.

Vertragsarten

Die Einrichtung der Vertragsarten in Kombination mit der Vertragsklasse Mietvertrag ist erforderlich, um die unterschiedlichen Vertragstypen im Programm zu klassifizieren. Über die Suche rufen Sie die Tabelle Vertragsart auf. Die Vertragsart ist eine weitere Untergliederung der Vertragsklasse. Pro Vertragsklasse können vom Anwender beliebig viele Vertragsunterarten definiert werden. Jedoch muss sichergestellt werden, dass folgende Daten mindestens eingerichtet sind.

1. Pro Vertragsklasse Mietvertrag sollte mindestens ein Datensatz je Mietvertragsart (Wohnraum, Gewerbe, Garage) existieren:

Hinweis

Vom System sind für die verschiedenen Vertragsklassen des Mietvertrages unterschiedliche Funktionen vorbelegt.

2. Pro Vertragsklasse Versicherungsvertrag müssen mindestens folgende Vertragsarten mit entsprechender Versicherungsvertragsart eingerichtet sein:

Für die verschiedenen Versicherungsklassen werden unterschiedliche Felder, in Abhängigkeit der Versicherungsvertragsarten angezeigt.

3. Für die Vertragsklassen Wartungsvertrag, Dienstleistungsvertrag, Verwaltungsvertrag, WEG Kaufvertrag, Koppelung Miet-WEG und Sonstiger muss nicht zwingend eine Vertragsart eingerichtet sein, da die dazugehörigen Aufrufe eindeutig vergeben sind.

Mietvertragskarte

Die Mietvertragskarte wird mithilfe des Neuvermietungsassistenten (siehe Kapitel Neuvermietung) im System angelegt und bündelt alle Informationen eines vorliegenden Mietvertragsdokumentes. Die einzelnen Vertragslisten können über das Role Center aufgerufen werden (z. B. Wohnraummietverträge) oder direkt über die Suche.

In der Infobox des jeweiligen Vertrages erhalten Sie Informationen zum aktiven Datensatz und je nach Feld sind die Werte verlinkt und öffnen zugehörige Detailansichten.

Inforegister Allgemein

Das Inforegister Allgemein besteht aus den folgenden Feldern und Eingabemöglichkeiten:

Die wichtigsten Felder sind nachfolgend aufgeführt:

Bezeichnung	Erläuterung
Genehmigungsstatus	Hier kann ein Genehmigungsprozess für die Freigabe eines Mietvertrages eingerichtet werden. Voraussetzung ist die Nutzung des Moduls Vertragsgenehmigung.
Nr.	Der Wert dieses Feldes generiert sich automatisch in Abhängigkeit der Einrichtung in RE Vertrag Einrichtung.
Vertragsklasse	Die Vertragsklasse zeigt an, um was für einen Vertrag es sich handelt. Sie ist im Neuvermietungsassistent automatisch vorgegeben. Folgende Vertragsklassen gibt es: Mietvertrag, Erbbaurecht, Versicherungsvertrag, Wartungsvertrag, Dienstleistungsvertrag, Verwaltungsvertrag, SEV-Vertrag, OEV-Vertrag, WEG Kaufvertrag, Koppelung Miet-WEG, Sonstiger.
Vertragsart	Die Vertragsart ist eine weitere Untergliederung der Vertragsklasse und muss vom Anwender selbst definiert werden. Dabei ist die korrekte Verknüpfung zur entsprechenden Mietvertragsart wichtig.
Debitor (Mieter) Kontaktnr. / Vermieter Kontaktnr.	Dieses Feld zeigt Ihnen jeweils die Kontaktnummer des Mieters bzw. Vermieters an. Über den danebenliegenden AssistButton gelangen Sie in den dazugehörigen Kontakt-Focus.
Unterschrift Mieter / Unterschrift Vermieter	Hier tragen Sie jeweils das Datum ein, an dem die Vertragspartner unterzeichnet haben.
Übergabedatum	Geben Sie das Datum ein, an dem die Wohnung an den Mieter übergeben wurde.
Externe Vertragsnr.	Sollten Sie auf Ihrem Mietvertrag eine Formularnummer oder ähnliches führen, können Sie diese zur Information in dieses Feld eintragen.
Vertragsbeginn	Mit den Feldern Vertragsbeginn und Vertragsende steuern Sie den Wirksamkeitszeitraum des Vertrages. Diese Datumswerte werden häufig bei verschiedenen Funktionen und Berichten in RELion verwendet und müssen daher immer der Realität entsprechen.
Vertragsende	Das Vertragsende wird durch RELion beim Verwenden der Assistenten Nachtragsvertrag erstellen und Kündigung des Vertrages gesetzt.
Ende Erstlaufzeit	Tragen Sie in dieses Feld das Ende der vereinbarten Erstlaufzeit ein. Hinweis: Dieses Feld findet nur im Bereich der Gewerbemietverwaltung seine Anwendung.

Inforegister Einheiten

Im Inforegister Einheiten werden die Einheitenverträge angezeigt, welche Vertragsgegenstand des Mietvertrages sind. In den Zeilen wird auch die Objektnummer mitgeführt. Es ist möglich, Einheiten aus verschiedenen Objekten in einem Vertrag abzubilden.

Inforegister Kontakte

Das Inforegister Kontakte bietet Ihnen die Möglichkeit weitere Kontaktbeziehungen zu den jeweiligen Einheitenverträgen hinzuzufügen. Die Mieter-Kontaktbeziehung wird beim Erzeugen des Vertrages automatisch vom System angelegt. Über die Felder Geschäftsbeziehung, Vertragspartner, Zahler, Nutzer/Bewohner und Info, definieren Sie die Beziehung des Kontaktes zum Vertragsverhältnis.

Die dort hinterlegten Kontaktbeziehungen können bei Berichten verwendet werden. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass Sie diese objektbezogen betrachten können. Öffnen Sie hierfür das entsprechende Objekt und Sie gelangen über die Funktion Kontakte auf die Aufgabenseite RE Kontakt Geschäftsbeziehungen öffnen.

Inforegister Mietparameter

Das Inforegister Mietparameter speichert Informationen zu den Bereichen, Staffelmiete, Mietsicherheit (Kaution), Auskunft über den Mieter und Bagatellschäden.

Was ist eine Staffelmiete?

Die Staffelmiete ist eine Form der Miete, bei der schon im Vorhinein festgelegt ist, in welchem Umfang sich die Miete zu bestimmten Zeitpunkten erhöht. Die Staffelmiete ist geregelt in § 557a BGB. In der Vereinbarung ist die jeweilige Miete oder die jeweilige Erhöhung in %, als Nettobetrag pro qm oder als Nettobetrag gesamt auszuweisen. Die jeweilige Mietstaffel muss mindestens ein Jahr unverändert gelten. Weitere Erhöhungen sind für den Zeitraum der Staffelung unzulässig – dies gilt auch bei Modernisierungen in diesem Zeitraum. Ausgenommen sind lediglich die Betriebskosten. Auch in unbefristeten Mietverträgen können Staffelmieten vereinbart sein. Bei Ablauf der Staffelung kann hier die Miete nur abhängig von der ortsüblichen Vergleichsmiete erhöht werden. Der Ausschluss eines Kündigungsrechtes eines gewerblichen Mieters oder bei einer Individualvereinbarung ist bei einem Staffelmietvertrag auf vier Jahre begrenzt.

Bezeichnung	Erläuterung
Staffelmiete	Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie eine Staffelmiete erfassen wollen. Sobald der Haken gesetzt ist, können Sie die restlichen Felder zur Staffelmiete auf dieser Karte füllen.
Staffelmiete Startdatum / Staffelmiete Enddatum	Das Startdatum füllt sich automatisch mit dem Datum des Vertragsbeginns, Sie können es jedoch manuell ändern. Das Feld Enddatum füllt sich automatisch in Abhängigkeit zu Ihren Angaben in den Feldern Staffel Reichweite und Staffel Anzahl.
Staffel Reichweite	Geben Sie hier eine Datumsformel zur Reichweite der Staffel (z. B. 1J) ein.
Staffel Anzahl	Tragen Sie hier die Anzahl der mietvertraglich vereinbarten Staffeln ein.
Art der Steigerung	Folgende Steigerungsarten stehen zur Wahl: Prozent: Im Feld Steigerung Staffelmiete wird der prozentualen Steigerungswert eingeben, z. B. 3 für eine 3%-Steigerung. Betrag pro QM netto: Geben Sie im Feld Steigerung Staffelmiete den netto Steigerungsbetrag pro QM ein. RELion holt sich den QM-Wert aus dem Verteilcode QM. Nettobetrag: Tragen Sie im Feld Steigerung Staffelmiete einen netto Pauschalbetrag ein, um den sich die Miete erhöhen soll.
Steigerung Staffelmiete	Je nachdem, welche Art der Steigerung Sie gewählt haben, müssen Sie entweder einen Prozentwert oder einen Betrag in dieses Feld eingeben. Tragen Sie den Wert ausschließlich als Zahl ein.
Staffelmiete berechnet	Hier wird automatisch einen Haken gesetzt, sobald die Staffelmiete über die Sollstellungszeilen berechnet wurde.

Was ist eine Mietsicherheit?

Die Mietsicherheit, umgangssprachlich auch Mietkaution genannt, ist die Leistung eines Geldbetrages durch den Mieter an seinen Vermieter zur Sicherung der aus dem Mietverhältnis herrührenden Forderungen des Vermieters (Miete, Nebenkosten und Reparaturleistungen bei Beendigung des Mietverhältnisses, Nutzungsentschädigung, Schadensersatz, Prozesskostenerstattungsansprüche). Bei preisgebundenem Wohnraum ist nur die Absicherung von Ansprüchen aus unterlassenen Schönheitsreparaturen und Schäden zulässig (§ 9 Abs. 5 S. 1 WoBindG). Daten zur Mietsicherheit werden über die Einheit-Schnellerfassung, über den Neuvermietungsassistent oder direkt im Mietvertrag über den Reiter Mietvertragsklauseln / Mietsicherheit erfasst.

Was sind Bagatellschäden?

Unter Bagatellschäden sind Kleinreparaturen bzw. kleine Instandhaltungsmaßnahmen zu verstehen. In Mietverträgen finden sich häufig Klauseln, nach denen der Mieter die Kosten für kleine Instandhaltungen oder Bagatellreparaturen zu übernehmen hat. Was kleine Instandhaltungen sind, ist in § 28 Abs. 3 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV) geregelt.

Die Regelung darf nur solche Teile der Wohnung einschließen, mit denen der Mieter häufig in Berührung kommt. Für Gegenstände, die der Mieter gar nicht oder nur zum Teil in Anspruch nehmen kann, wie Wasserleitungen, muss er auch keine Reparaturkosten übernehmen.

Im Mietvertrag muss festgelegt sein, bis zu welcher Höhe im Einzelfall die Reparatur zu übernehmen ist. Die Grenze liegt bei ca. 75,- EUR. Wenn die Reparatur aber 125,- EUR kostet und der Mieter davon 75,- EUR übernehmen soll, ist dies unzulässig. Auch darf die jährliche Gesamtsumme der kleinen Instandhaltungen 150,- bis 200,- EUR oder 6% der Jahresbruttomiete beziehungsweise 8% der Jahresnettomiete nicht übersteigen. Diese summenmäßige Grenze für Reparaturleistungen pro Jahr muss ebenfalls im Mietvertrag enthalten sein.

Welche Daten können in RELion zu Bagatellschäden gepflegt werden?

RELion bietet für Bagatellschäden die Möglichkeit, die Daten informativ zu speichern. Wenn Sie im Modul Instandhaltung eine Schadensmeldung erfassen, bei der ein Mietvertrag mit einer Bagatellschaden-Vereinbarung besteht, werden die Werte auf der Aufgabenseite Mietvertrag in den gleichnamigen Feldern auf der Schadensmeldung Karte zur Information eingeblendet.

Bezeichnung	Erläuterung
Max. Anzahl Bagatellschäden	Geben Sie die maximale Anzahl der durch den Mieter zu zahlenden Bagatellschäden pro Jahr an.
Betrag pro Bagatellschaden	Tragen Sie hier den Betrag ein, bis zu dem der Mieter den Bagatellschaden zu tragen hat. Die Grenze liegt üblicherweise bei ca. 75,- EUR.
Jahresbetrag Bagatellschäden	Geben Sie hier die jährliche Gesamtsumme der Bagatellschäden ein, die nicht überschritten werden darf.

Inforegister Kündigung/Abnahme

Die Einträge im Inforegister Kündigung/Abnahme erfolgen durch das System automatisch, nachdem über den Kündigungsassistent der Vertrag beendet wird. Die Daten können ebenfalls manuell hier eingetragen oder ergänzt werden, jedoch werden Sie dabei durch einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht, dass die tatsächliche Kündigung über den Assistent Kündigung des Vertrags erfolgen muss.

Bezeichnung	Erläuterung
Gekündigt am / Gekündigt zum	Hier wird das Datum des Kündigungsschreibens eingetragen. Termin, zu dem der Mieter oder Vermieter den Mietvertrag gekündigt hat.
Kündigungsgrund	Hier kann ein Kündigungsgrund hinterlegt werden.
Datum Kündigungseingang	Bei einer Kündigung durch den Mieter tragen Sie in dieses Feld das Datum ein, an dem Sie die Kündigung erhalten haben.
Kündigung bestätigt	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Kündigung bestätigt haben.
Datum Kündigungsbestätigung	Geben Sie hier das Datum ein, an dem der Kündigungsempfänger die Kündigung bestätigt hat.
Gewünschtes Abnahmedatum	Tragen Sie das Datum ein, zu dem der Mieter die Abnahme wünscht.
Abnahmetermin am	Das vereinbarte Datum der Abnahme kann hier eingetragen werden.
Abnahmetermin um	Geben Sie hier die vereinbarte Uhrzeit der Abnahme ein.
Tatsächliches Abnahmedatum	Hier können Sie das Datum eintragen, zu dem die Abnahme tatsächlich stattgefunden hat.
Abnahme durch	Wählen Sie hier den Sachbearbeiter aus, der die Abnahme vorgenommen hat.
Gewünschtes Rückgabedatum	Tragen Sie hier das Datum ein, zu dem der Mieter die Rückgabe wünscht.
Rücknahmedatum	Geben Sie das Datum ein, an dem der Vermieter die Mietsache tatsächlich zurückgenommen hat.

Inforegister Wohnberechtigungsschein

Der Wohnberechtigungsschein (WBS) ist eine amtliche Bescheinigung, mit deren Hilfe ein Mieter nachweisen kann, dass er berechtigt ist, eine mit öffentlichen Mitteln geförderte Wohnung (z. B. Sozialwohnung) zu beziehen. Der Wohnberechtigungsschein wird vom Wohnungsamt der Gemeinde an Personen ausgestellt, deren Einkommen die Grenzen nach dem Wohnraumförderungsgesetz nicht übersteigt. Ist dies der Fall, übertragen Sie die Daten des Ihnen vorliegenden Wohnberechtigungsscheines in die dafür vorgesehenen Felder.

Wichtig

Einen Wohnberechtigungsschein können Sie grundsätzlich nur in einem Wohnraummietvertrag erfassen, und auch nur dann, wenn in der zugehörigen Einheitenstamm Karte im Inforegister Förderung das Feld Finanzierungsart auf den Wert öffentlich gefördert enthält.

Im Inforegister Wohnberechtigungsschein haben Sie die Möglichkeit entsprechende Daten zur Information zu erfassen.

Inforegister Klauseln

Im Inforegister Klauseln können vertraglich vereinbarte Informationen erfasst werden.

Bezeichnung	Erläuterung
Schönheitsreparaturen	Aktivieren Sie das Feld, wenn mit dem Mieter vertraglich die Ausführung von Schönheitsreparaturen wurde.
Instandhaltung Mieter	Wenn Sie mit dem Mieter eine Vereinbarung getroffen haben, die ihn zur Instandhaltung bzw. zur Leistung von Instandhaltungsbeteiligungen verpflichtet, setzen Sie das Feld aktiv.
Bemerkung Instandhaltung	Hier können Sie eine Bemerkung zum Feld Instandhaltung Mieter eingeben. Sie können maximal 80 Zeichen eingeben.
Abgeltungsklausel	Aktivieren Sie das Feld, wenn mit dem Mieter vertraglich eine Abgeltungsklausel vereinbart wurde. Abgeltungsklauseln regeln die Übernahme von Renovierungskosten durch den Mieter, wenn dieser vor Fälligkeit der vereinbarten Schönheitsreparaturen auszieht.
Bemerkung Abgeltungsklausel	Tragen Sie eine Bemerkung zur Abgeltungsklausel ein.
Rückbauverpflichtung	Wenn mit dem Mieter vertraglich eine Rückbauverpflichtung vereinbart wurde, setzen Sie hier einen Haken. Rückbauverpflichtungen werden vereinbart, wenn der Mieter eigenständig Umbaumaßnahmen vornehmen möchte, die bei Vertragsende wieder rückgängig zu machen sind.
Bemerkung Rückbauverpflichtung	Geben Sie hier eine Bemerkung zur Rückbauverpflichtung ein.
Konkurrenzschutzklausel	Setzen Sie das Feld aktiv, wenn mit dem Mieter vertraglich ein Konkurrenzschutz vereinbart worden ist. Konkurrenzschutzklauseln werden oft bei Vermietungen von Ladenlokalen vereinbart. Sie sollen den Einzelhandelsunternehmer als Mieter davor schützen, dass sein Vermieter in einem seiner anderen Mieträume Interessenten aus der gleichen Branche aufnimmt. Damit kann sich der Mieter praktisch direkte räumliche Konkurrenz fernhalten.
Bemerkung Konkurrenzschutzkl.	Hier können Sie eine Bemerkung zur Konkurrenzschutzklausel eingeben.
Sortimentsschutzklausel	Ist ein Sortimentsschutz vereinbart, aktivieren Sie das Feld. Der Mieter soll davor geschützt werden, dass sein Vermieter in einem seiner anderen Mieträume Interessenten mit gleichem Sortiment aufnimmt.
Bemerkung Sortimentsschutzkl.	Tragen Sie eine Bemerkung zur Sortimentsschutzklausel ein.
Betreiberverpflichtung	Setzen Sie das Feld aktiv, wenn mit dem Mieter vertraglich eine Betreiberverpflichtung vereinbart worden ist. Dabei verpflichtet sich der Mieter z. B. seinen Betrieb durchgehend aufrechtzuhalten.
Bemerkung Betreiberverpfl.	Hier können Sie eine Bemerkung zur Betreiberverpflichtung eingeben.
Vorschlagsrecht Nachmieter	Wenn mit dem Mieter vertraglich vereinbart worden ist, dass dieser im Falle einer Kündigung einen Nachmieter vorschlagen darf, aktivieren Sie das Feld.
Bemerkung Vorschlagsrecht	Geben Sie hier eine Bemerkung zum Vorschlagsrecht Nachmieter ein.
Recht auf Untervermietung	Sofern eine Untervermietung zulässig ist, setzen Sie das Feld aktiv.
Bemerkung Untervermietung	Geben Sie hier optional eine Bemerkung zur Untervermietung ein. Bspw. Bedingungen.
Ausschluss stillschw. Verlängerung	Setzen Sie das Feld aktiv, wenn eine Verlängerung ausgeschlossen sein soll.
Bemerkung Verlängerungsausschluss	Tragen Sie eine Bemerkung zum Verlängerungsausschluss ein.
Green Lease Klausel	Aktivieren Sie das Feld, wenn es sich um einen „grünen Mietvertrag“ handelt („Green Lease“).
Bemerkung Green Lease	Hier können Sie eine Bemerkung zur Green Lease Klausel eingeben.

Inforegister Sonstiges

In den Systemfeldern Erstellt am und Erstellt von können Sie sehen wann und von wem der Vertrag angelegt worden ist. Das Feld Freigabeprüfung abgeschlossen zeigt an, ob die Prüfung vorgenommen worden ist. In den beiden anderen Feldern wird angezeigt, durch wen und wann die Freigabeprüfung abgeschlossen wurde. Das Optionsfeld Vertragsabrechnung steuert den Druck der Betriebskostenabrechnung.

Sollstellung/Monatliche Vorschreibung

Je Einheitenvertrag werden Sollstellungszeilen angelegt, welche die meist monatlichen Forderungen, basierend auf dem Vertragsverhältnis mit dem Debitor darstellen. Im Bereich der Mietverwaltung handelt es sich hierbei um Kaltmiete, Heiz- und Nebenkosten. Für die WEG-Verwaltung wird bei Einheitenverträgen das monatliche Hausgeld zur Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums hinterlegt.

Die Sollstellungszeile selbst verhält sich ähnlich wie eine wiederkehrende Buchblattzeile. Sie enthält Informationen zum Buchungskonto, Betrag, Gültigkeitszeitraum und Buchungsturnus. Auf Basis von Sollstellungszeilen erzeugt das System Debitorenposten für Forderungen und bei Bedarf Gutschriften aufgrund von Vertragsverhältnissen. Sollstellungszeilen können manuell oder automatisiert erzeugt werden. Folgende Bereiche der Anwendung führen zu einer Erstellung von Sollstellungszeilen:

• Manuelle Erfassung je Einheitenvertrag
• Einheit-Schnellerfassung
• Wirtschaftsplan
• Mietanpassung
• Assistenten der Vertragsverwaltung
• Übertrag von Plansollstellungen

Einrichtung Sollstellung

Öffnen Sie die Karte RE Einrichtung. Sollstellungszeilen führen die Anwendung mit einer laufenden Nummer. Posten, die auf Basis von Sollstellungszeilen entstehen, werden ebenfalls mit der laufenden Nummer der Sollstellungszeile versehen. So kann das System bei einer Sollstellungsdifferenzberechnung die zu bearbeitenden Posten identifizieren. Die Einrichtung der Nummernserie für die Sollstellungszeilen nehmen Sie in der RE Einrichtung im Inforegister Nummerierung in dem Feld Sollstellungsnummern vor.

Im Inforegister Buchung wird die Buchblattvorlage und das Buchblatt für entstandene Sollstellungsdifferenzen hinterlegt. Außerdem gibt es hier die Möglichkeit eine Benachrichtigung zu aktivieren, die bei Vertragsänderungen über entstandene Sollstellungsdifferenzen informiert. Siehe hierzu auch die detaillierte Beschreibung Sollstellungsdifferenzberechnung.

Weitere Einrichtungsparameter gibt es im Inforegister Sonstiges, welche Auswirkung auf die Erstellung von Sollstellungszeilen haben. Das Feld Sollstellungsrhythmus enthält eine Datumsformel und legt somit initial fest in welchem zeitlichen Turnus Sollstellungszeilen buchbar sind. Das Feld ist zur Änderung gesperrt, da es Auswirkung auf den gesamten Mandanten hat. Eine Änderung sollten Sie nur dann veranlassen, wenn generell der zeitliche Buchungsturnus ein anderer ist. Im Einzelfall können Sie am Einheitenvertrag und auch an einer bestimmten Sollstellungszeile über das Feld Reichweite der allgemein gültige Sollstellungsrhythmus ändern.

Über die Funktionalitäten des Wirtschaftsplans werden ebenfalls neue Sollstellungszeilen auf Basis der voraussichtlichen Kostenkalkulation erstellt. Mithilfe der beiden Felder Rundungsfaktor Sollst. aus WP und Rundungsmethode Sollst. aus WP können Sie den Umgang mit den Kalkulationsergebnissen steuern.

Um Sollstellungszeilen buchen zu können ist eine Belegnummer erforderlich. Die Einrichtung der Belegnummer wird je Vertragsklasse gesteuert. Öffnen Sie Belegnr. Sollstellung.

Die Gestaltung der Sollstellungs-Belegnummern kann mithilfe des Startdatums zeitbezogen vorgenommen werden. Sollstellungsbuchungen entstehen im Bereich der Miet- und WEG-Verwaltung. Legen Sie nur Nummernserien für die Vertragsformen an, die tatsächlich in dem Mandanten geführt werden. Ein weiterer Einrichtungspunkt ist auf der Karte RE Vertrag Einrichtung hinterlegt.

Immer wenn eine neue Einheitenvertragshistorie entsteht, erbt der neue Einheitenvertag die aktiven Sollstellungszeilen der Vor-Historie oder der Plansollstellung des Einheitenstammes. Die Konfiguration der Vererbungslogik erfolgt über die Optionsfelder Sollst. bei Leerstand und Sollst. Neuvermietung.

Hinweis

Die Option Plansollstellung erfordert die Pflege und Verwaltung von Plansollstellungswerten am Einheitenstamm. Daher sollten Sie diese Option nur wählen, wenn Sie mit dieser Zusatzfunktionalität arbeiten möchten.

Konten-Einrichtung

Jedes Verwaltungsobjekt verfügt über einen eigenen Kontenplan, welcher aufgrund einer Kontenplanvorlage in der Anwendung erzeugt wurde. Daher erfolgt die Konfiguration der Sollstellungskonten auf Basis des Vorlagekontenplanes. Öffnen Sie die Liste Global-Objekt-Vorlagekonto Code.

Buchungskonten für Sollstellungszeilen benötigen folgende Mindestmerkmale:

• RE Kontogruppe entspricht Forderungen/Erlöse
• Sollstellungsart darf nicht leer sein
• Sachkontonr. enthält ein Sachkonto mit Buchungsart = Verkauf
• Konto für Leerstand enthält ein passendes Sachkonto für die Erlösschmälerungsbuchung

Optionale Einrichtung:

• Verwendungszweck bei Zahlung Findet der Zahllauf einen Posten, der auf dieses Buchungskonto gebucht wurde und ist in der Zahlungsverkehr Einrichtung der %3-Parameter in der Verwendungszweckeinrichtung hinterlegt, so wird der Text in den Verwendungszweck der Zahlungsdatei übertragen.
• Verwendungszweck Code Über die dort hinterlegte Tabelle können je Code Verwendungszwecktexte erfasst werden.
• Rangfolge Zahlung Entsteht ein Posten mit einem Buchungskonto, das eine Angabe zur Rangfolge enthält, so wird dieser Wert übertragen. Kommt es später zum Postenausgleich, beginnt das System mit dem Posten, der die niedrigste Rangfolgennummer und somit die höchste Priorität hat.

Plansollstellungen

Die Verwaltung und Pflege von Plansollstellungen schafft die Möglichkeit Zielwerte zu bestimmten Sollstellungsarten wie beispielsweise Miete unabhängig von aktiven Sollstellungszeilen zu führen. Diese Zielwerte, können dann je nach Einrichtung für neue leerstehende oder vermietete Einheitenverträge initial verwendet werden. Plansollstellungen sind den Einheitenstämmen zugeordnet. Das Anlegen von Plansollstellungszeilen, kann auf folgenden Wegen vorgenommen werden:

• Bericht Sollstellungen in Plansollstellungen übertragen
• Im Bereich der Mietanpassungsvorschläge
• Manuell je Einheitenstamm

Plansollstellungsarten einrichten

Bevor die eigentlichen Plansollstellungszeilen erfasst werden können, müssen Sie die Plansollstellungsarten festlegen. Über die Plansollstellungsarten wird gesteuert, welche der Plansollstellungszeilen bei der Erzeugung einer neuen Einheitenhistorie (beispielsweise durch Mieterwechsel, Kündigung) übernommen werden sollen. Öffnen Sie über die Suche die Liste Plansollstellungsarten.

Wenn kein Haken in den Feldern Übernahme in Leerstand und Übernahme in Vertrag gesetzt wird, dienen Plansollstellungszeilen mit dieser Plansollstellungsart lediglich informativen Planungszwecken. Voraussetzung für Vererbung der Plansollstellungszeilen ist die entsprechende RE Vertrag Einrichtung (siehe Einrichtung Sollstellung).

Hinweis

Die Haken in den Feldern Übernahme in Leerstand und Übernahme in Vertrag können unter allen Plansollstellungsarten nur einmal vergeben werden. Alle weiteren Plansollstellungsarten dienen Informations- und Auswertungszwecken.

Um Plansollstellungen auch im Bereich der Mietanpassungsvorschläge nutzen zu können, hinterlegen Sie in der RE Einrichtung im Feld Plansollstellungscode für Zielmieten den entsprechenden Wert.

Die Zielmiete ist ein optionaler Richtwert für Mietanpassungen. Dieser Richtwert stellt eine freiwillige Kappung einer möglichen Mieterhöhung unterhalb des zulässigen Mietspiegeloberwertes dar.

Erzeugung von Plansollstellungszeilen aus Sollstellungszeilen

Sie können zu einem bestimmten Zeitpunkt (Stichtag) aus aktiven Sollstellungszeilen von Einheitenhistorien automatisiert Plansollstellungszeilen in den zugehörigen Einheitenstämmen erzeugen. Hierzu öffnen Sie Sollstellungen in Plansollstellungen übertragen oder Sie starten den Assistenten direkt aus einer Mietvertrags- oder Einheitenkarte über die Aktion Sollstellungen übertragen.

Wie der Name der Stapelverarbeitung bereits ausdrückt, werden die aktiven Sollstellungszeilen von Einheitenhistorien zu einem bestimmten Stichtag in den zugehörigen Einheitenstamm als Plansollstellungszeilen erzeugt.   Definieren Sie den gewünschten Filter im Inforegister Sollstellung und füllen Sie die Felder im Inforegister Optionen aus.

Bezeichnung	Erläuterung
Stichtag	Nur Sollstellungen, die zu diesem Tag gültig sind (Startdatum, Enddatum), werden übertragen.
Startdatum der Plansollstellung	Hier geben Sie das Startdatum an, das für die erzeugten Plansollstellungen gilt.
Plansollstellungsart	Wählen Sie eine Plansollstellungart aus mit der die Plansollstellungszeilen angelegt werden sollen.

Mit Start der Stapelverarbeitung erhalten Sie einen Ausdruck über die soeben durchgeführte Aktion.

Die soeben angelegten Plansollstellungszeilen können Sie anschließend über den Einheitenstamm öffnen. Hierzu öffnen Sie auf der Einheitenstamm Karte über die Suche die Tabelle Plansollstellung:

Eine manuelle Bearbeitung und Neuerfassung in den Plansollstellungszeilen ist möglich. Bei Änderungen aktualisiert das System die Felder Geändert von und Geändert am. Zur leichteren Erfassung und Datenpflege der einzelnen Plansollstellungsdatensätze gibt es eine Kartenansicht.

Erfassung der Miete pro qm: Bei Bedarf kann der Anwender die geplante Miete pro Quadratmeter in das Feld Netto Betrag pro Verteilcode eingeben. Aus diesem Wert und dem Verteilungsfaktor der Einheit sowie unter Berücksichtigung der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird der neue Monats- und Jahresbetrag der Plansollstellung errechnet.

Sollstellungszeilen

Erfassung von Sollstellungszeilen

Öffnen Sie die Sollstellungszeilen des Einheitenvertrages. Bei der Erfassung einer neuen Sollstellungszeile wählen Sie zunächst ein Objekt-Buchungskonto über das Feld Kontonr. aus und tragen Sie ein Startdatum und einen Betrag ein. Alle weiteren Felder werden vom System gefüllt und können bei Bedarf geändert werden.

Über Aktionen lassen sich vorhandene Sollstellungen durch Assistenten verändern. Die Sollstellungszeilen lassen sich auch in einer Kartenansicht öffnen.

Erfassung der Miete pro qm: Bei Bedarf kann der Anwender die geplante Miete pro Quadratmeter in das Feld Netto Betrag pro Verteilcode eingeben. Aus diesem Wert und dem Verteilungsfaktor der Einheit sowie unter Berücksichtigung der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird der neue Monats- und Jahresbetrag der Sollstellung errechnet.

Beschreibung der Sollstellungszeile

Eine Sollstellungszeile besteht aus den folgenden Feldern:

Bezeichnung	Erläuterung
Objektnr., Einheitennr., Einheitenhistorie, Eigentümer/Mieter, Vertragsklasse, Vertragsnummer	Diese Felder werden vom System zur internen Verwaltung mitgeführt und dienen der Verknüpfung zwischen Sollstellungszeile und Einheitenvertrag. Sie können zwar eingeblendet, aber nicht verändert werden.
Kontonr.	Klicken Sie auf den Drilldown und Sie bekommen alle Konten des Objektes angezeigt, welche einer Sollstellungsart zugeordnet sind. Wählen Sie eines davon aus auf das die Sollstellung später gebucht wird.
Startdatum	Beginn der Sollstellung
Enddatum	Ende der Sollstellung
Beschreibung	In diesem Feld steht der Wert des Feldes Beschreibung Konto aus dem gewählten Objektkonto.
Bemerkungen	Hier können Sie eine weitere Bemerkung zur Sollstellung erfassen. RELion blendet automatisch den Wert des Feldes Beschreibung ein.
Sollstellungsart	Die Sollstellungsart stammt aus der Einrichtung des Objektkontos.
Betrag	Bruttobetrag der Sollstellung – errechnet sich automatisch, wenn in Netto Betrag etwas eingegeben wurde.
Netto Betrag	Nettobetrag der Sollstellung – errechnet sich automatisch, wenn in Betrag etwas eingegeben wurde.
MwSt. %	Der Wert des Feldes ist abhängig von den Werten der Felder MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe. Auf Sollstellungsübersicht-Ebene kann dieses Feld nicht verändert werden.
MwSt. Betrag	Der Wert des Feldes ist abhängig vom Wert des Feldes MwSt.%. Auf Sollstellungsübersicht-Ebene kann dieses Feld nicht verändert werden.
MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe	Der Standardwert des Feldes ist abhängig vom Wert aus der Einheitenkarte, Inforegister Sollstellung, MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe. Sie können über den AssistButton eine andere Auswahl treffen.
MwSt. Produktbuchungsgruppe	Der Standardwert des Feldes ist abhängig vom Wert aus der Sachkontokarte des entsprechenden Objektkontos. Auf der Sachkontokarte befindet sich im Inforegister Buchung das Feld MwSt. Produktbuchungsgruppe. Sie können über den AssistButton eine andere Auswahl treffen.
Rangfolge	Die Rangfolge stammt aus der Einrichtung des Objektkontos. Der Wert dieses Feldes legt die Reihenfolge beim Zahlungsausgleich von gebuchten Sollstellungen fest.
Fälligkeitsformel	Der Standardwert des Feldes ist abhängig vom Wert auf der Einheitenkarte. Sie können bei Bedarf einen eigenen Wert eintragen oder dieses Feld leer lassen. Wenn das Feld leer ist, ist Fälligkeit gleich Buchungsdatum.
	Folgende Werte sind zulässig: Zahl: 0-9999, Einheit: T=Tag, TW = Arbeitstag (wenn ein Länderkalender hinterlegt ist, W = Woche, M = Monat, Q = Quartal, J = Jahr. Allen Einheiten kann ein „L“ vorangestellt werden. Dies bedeutet, dass die aktuell laufende Zeiteinheit verwendet wird.
	Beispiel: LM = der im Arbeitsdatum eingestellte laufende Monat Fälligkeiten, die vor dem Sollstellungsdatum liegen können über negative Werte eingegeben werden (z. B. -3T)
Reichweite	Der Wert des Feldes ist abhängig vom Wert auf der Einheiten Karte und bestimmt den Buchungsrhythmus.
Enddatum Reichweite	Der Wert des Feldes wird ab dem erstmaligen Buchen automatisch von RELion gesetzt und aktualisiert sich mit jedem weiteren Sollstellungslauf.
Einheit aktiv ab	Der Wert des Feldes ist abhängig vom Wert auf der Einheiten Karte.
Zuletzt gebucht am	Der Wert des Feldes wird ab dem erstmaligen Buchen automatisch von RELion gesetzt und aktualisiert sich mit jedem weiteren Sollstellungslauf.
Zuletzt gebucht von	Es wird das Namenskürzel des Mitarbeiters gezeigt, der zuletzt einen Sollstellungslauf durchgeführt hat. Der Wert des Feldes wird automatisch von RELion gesetzt.
Geändert von	Es wird das Namenskürzel des Mitarbeiters gezeigt, der diese Sollstellung zuletzt geändert hat. Der Wert des Feldes wird automatisch von RELion gesetzt.
Geändert am	Es wird das Datum gezeigt, an dem diese Sollstellung zuletzt geändert wurde. Der Wert des Feldes wird automatisch von RELion gesetzt.
Änderungsgrund	In der RE Einrichtung, Inforegister Mietanpassung lassen sich Änderungsgründe für Anpassungsfunktionen der Sollstellungszeilen (Staffelmiete, Mietspiegel, Index, etc.) hinterlegen. Änderungsgründe können auch manuell erfasst werden.
storniert	Wenn die Sollstellung über Aktionen Zeile stornieren, storniert wurde, setzt das System hier automatisch einen Haken und die Sollstellung wird beim nächsten Sollstellungslauf nicht mehr berücksichtigt.

Durchführen eines Sollstellungslaufs

Öffnen Sie den Bericht Sollstellung erstellen. Die Stapelverarbeitung Sollstellung erstellen durchsucht die Sollstellungszeilen der Einheitenverträge (beispielsweise für Miete, Hausgeld, Betriebs- und Heizkosten). Anhand der eingegebenen Filterkriterien und Optionen werden daraus Sollstellungs-Buchungen erzeugt und in das Sollstellungs Buch.-Blatt gestellt.

Folgende Felder und Funktionen stehen Ihnen im Inforegister Optionen zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
Vertragsklasse	Über dieses Optionsfeld steuern Sie, ob der Miet- oder WEG-Verwaltungsbereich des Mandanten angesprochen wird.
Sollstellungsdatum	Das Sollstellungsdatum wird zur Ermittlung der aktiven Einheitenverträge und zugehörigen aktiven Sollstellungszeilen verwendet (Stichtagsfilter). Darüber hinaus ist das Sollstellungsdatum auch das Buchungsdatum. Dieses Feld nimmt immer nur den 1. eines Monats an. Wenn Sie beispielsweise 15.04.2008 eingeben, wird der Wert automatisch auf 01.04.2008 gesetzt.
Leerstandseinheiten sollstellen	Der Sollstellungslauf für vermietete Einheiten erfolgt häufig getrennt vom Sollstellungslauf für Leerstände. Somit können die Erlösschmälerungsbuchungen für Leerstände zum Monatsende vorgenommen werden. Würden die Leerstände ebenfalls zum Monatsanfang gebucht, so kommt es zu erhöhten Differenzberechnungen, für Einheiten deren Neuvermietung während des Monats stattgefunden hat. Aktivieren Sie das Feld Leerstandseinheiten sollstellen, um Einheitenverträge mit Leerstandskennzeichen in den Sollstellungslauf miteinzubeziehen. Die Buchung erfolgt bei Leerständen auf das Konto, welches im Objektkontenplan im Feld Konto für Leerstand eingetragen wurde.
Nur Miete für Leerstandseinheiten	Wird das Feld aktiviert, werden bei Leerständen ausschließlich Sollstellungszeilen mit Sollstellungsart Miete gebucht.
Buch.-Blatt nach Objekt aufteilen	Das System erstellt je Objekt ein eigenes Buchblatt für die Sollstellungsbuchungen.
Eigentümer/Mieter, Buch.-Blattvorlage	Das Eigentümer-/Mieter-Kennzeichen wird je nach gewählter Vertragsklasse (Miet- oder WEG-Bereich) angezeigt. Sind Sollstellung Buch.-Blattvorlagen ebenfalls mit Eigentümer/Mieter-Kennzeichen eingerichtet, so ändert sich die Buch.-Blattvorlage automatisch. Somit können für Miet- und WEG-Bereich unterschiedliche Sollstellung Buch.-Blattvorlagen verwendet werden.
Buch.-Blattname	In Abhängigkeit der zuvor ausgewählten Vorlage und sofern Sie nicht die Aufteilung nach Objekt angehakt haben, können Sie ein Buchblatt auswählen.

Prüfkriterien des Sollstellungslaufs

Nicht aus jeder gefundenen Sollstellungszeile darf automatisch eine Buchungszeile erzeugt werden, wenn die Stammdaten zu Konflikten führen können. Daher werden alle kritischen Daten als Fehler oder Hinweise im Aktionsprotokoll gespeichert. Bei gefundenen Daten-Fehlern erzeugt das System für die gefundene Sollstellungszeile erst eine Buchung, wenn der Fehler beseitigt wurde. Hinweise werden im Aktionsprotokoll angezeigt, aber es kann trotzdem gebucht werden. Nachfolgend werden Ihnen die Prüfkriterien in der Reihenfolge beschrieben, wie sie RELion auch abarbeitet.

Datenebene	Filter auf	Hinweis wenn…	Fehler wenn…
Vertrag	Miet- und Erbbaurechtsverträge oder WEG-Kaufverträge	Verträge rückblickend auf einen Monat zum Zeitpunkt der Sollstellung nicht mehr aktiv sind.
Objekt		Objekte rückblickend auf einen Monat zum Zeitpunkt der Sollstellung nicht mehr aktiv sind.
Einheitenvertrag	Einheitenverträge, die keinen Haken im Feld Keine Sollstellung haben.	Einheitenverträge rückblickend auf einen Monat zum Zeitpunkt der Sollstellung nicht mehr aktiv sind.
		die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe keinen Wert enthält.
		Sollstellungszeilen vorhanden sind, obwohl ein Haken im Feld Keine Sollstellung gesetzt ist.
			Werte in einem der Felder Debitorennr., Verwaltungsbeginn, Reichweite, Vertragsbeginn fehlen.
Sollstellungszeilen		die Sollstellungszeile für den aktuellen Sollstellungszeitraum schon gebucht wurde.
		die letzte Sollstellung für das Konto schon länger als drei Monate zurück liegt.
			Werte in einem der Felder Reichweite, Betrag, Sollstellungsart fehlen.
			Sollstellungszeilen der gleichen Sollstellungsart im Einheitenvertrag doppelt bestehen und für keine der Sollstellungszeilen ein Enddatum eingetragen ist.
			bei einer Leerstands-Sollstellung das Konto für Leerstand im Objektbuchungskonto fehlt.

Ist ein Aktionsprotokoll erstellt worden, sollte dies vor der weiteren Verarbeitung abgearbeitet werden. Um die korrigierten Datensätze in den aktuellen Sollstellungslauf mit einzubeziehen, müssen die erzeugten Buchblätter gelöscht und die Stapelverarbeitung Sollstellung erstellen nochmals gestartet werden.

Sollstellung Buch.-Blatt

Nachdem der Sollstellungslauf die entsprechenden Buchblattzeilen erzeugt hat, erscheint ein Bericht des Sollstellungslaufes, der auf Anfrage geöffnet wird.

Wenn Sie den Bericht schließen, erscheint eine Frage, ob Sie das Buch.-Blatt öffnen möchten. Im folgenden Beispiel wurden für eine Einheit im Objekt 001 sollgestellt.

Je Sollstellungszeile erzeugt die Stapelverarbeitung eine Buchblattzeile. Alle Werte der Buchblattzeile werden beim Buchen in die Posten übertragen. Als Buchungsdatum verwendet das System das zuvor eingegebene Sollstellungsdatum.

Die Belegart enthält normalerweise den Wert Rechnung. Sollte am Einheitenvertrag jedoch eine Sollstellungszeile mit einem negativen Betrag, beispielweise wg. eines Mietnachlasses, hinterlegt sein, so wird diese als Gutschrift ins Buchblatt eingestellt. Die Belegnr. wird aufgrund der Belegnr. Sollstellung aus der RE Einrichtung generiert.

Bei vermieteten Einheitenverträgen sind die Felder Vertragsnr., Eigentümer/Mieter, Objektnr., Einheitennr. und Einheitenhistorie immer gefüllt, die Buchung bezieht sich auf den Debitor des Vertrages. Leerstehende Einheiten verfügen über kein aktives Vertragsverhältnis, weshalb nur der Bezug auf das Objekt in der Buchung hergestellt werden kann. Der Bezug auf die Leerstandshistorie wird über die Felder Bezug auf Einheitennr. und Bezug auf Einheitenhistorie hergestellt. Die Buchung bezieht sich auf ein Sachkonto. Das Gegenkonto der Sollstellungsbuchung ist das Objektbuchungskonto der Sollstellungszeile oder das Konto für Leerstandsbuchung aus der Kontoeinrichtung des jeweiligen Sollstellungskontos. Die Beschreibung der Buchblattzeile setzt die Funktion automatisch zusammen aus dem Namen des Sollstellungskontos und der Sollstellungsperiode. Das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. enthält einen Wert, wenn der Vertrag zum Buchungsdatum über ein aktives Lastschriftmandat verfügt. Ist dies der Fall, trägt das System die Laufende Nummer des Lastschriftmandats-Datensatzes in die Buchblattzeile ein, um der Posten später per Lastschrift einziehen zu können.

Die steuerliche Behandlung der Sollstellungsbeträge stammt aus den Feldern MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt. Produktbuchungsgruppe der Sollstellungszeilen. Diese Werte werden ins Buchblatt in die Felder Gegenkto. MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe und Gegenkto. MwSt. Produktbuchungsgruppe übertragen. Das Menüband der Page Sollstellung Buch.-Blatt bietet Schnellaufrufe auf Stammdatensätze (Objekt, Einheit, Sollstellungszeilen, etc.) sowie Prüfreports zum Druck der Sollstellungsergebnisse.  

Geschäftsvorfälle der Mietverwaltung

Im Laufe der Zeit kann es zu verschiedenen Änderungen des Vertrages kommen. RELion bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Änderungen mithilfe von Assistenten sicher abzuwickeln.

Neuvermietung

Eine Neuvermietung wird auf Basis eines Leerstandes durchgeführt. Das System ersetzt bei der Neuvermietung entweder die Leerstandshistorie (Vermietungsbeginn = Leerstandsbeginn) oder beendet diese (Vermietungsbeginn > Leerstandsbeginn). Der Assistent Neuvermietung kann von der Startseite des Objektverwalters, über die Suche sowie aus den jeweiligen Vertragslisten der Mietverwaltung heraus aufgerufen werden.

Sollte der Debitor noch nicht im Mandanten der Datenbank vorhanden sein, können Sie die Neuerfassung des Kontaktes starten indem Sie im Feld Neuen Kontakt anlegen klicken. Hierdurch öffnet sich der Assistent für die Kontakterfassung und zugleich die Debitorenerstellung. Andernfalls wählen Sie über den Drilldown des Feldes Mieter Kontaktnr. einen bereits vorhandenen Datensatz. Das Feld Vertragsart bietet die Möglichkeit dem Vertrag eine Kategorie für spätere Filter- und Auswertungszwecke mitzugegeben. Die Anzahl und die namentliche Gestaltung der Vertragsarten sind frei definierbar. Im Feld Vertragsbeginn geben Sie das Startdatum des Vertrages ein. Wählen Sie im Feld Objektnr. das entsprechende Mietobjekt aus. Als Vermieter wird der beim Objekt gespeicherte Eigentümer angezeigt.

Als Bearbeiter wird im Assistenten automatisch der am Objekt hinterlegte Bearbeiter mit dem entsprechenden Rollencode aus der RE Vertrag Einrichtung vorgeschlagen. Ist für den neuen Vertrag ein anderer Bearbeiter zuständig, können Sie die Vorauswahl über die Referenztabelle ändern. Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Seite zu gelangen.

Die zweite Seite des Assistenten zeigt Ihnen die zum Vertragsbeginn aktiven Leerstände des Verwaltungsobjektes. Setzen Sie hier in der ersten Spalte Zeile verwenden bei den Einheiten einen Haken, die in das Mietvertragsverhältnis aufgenommen werden soll.

Im unteren Bereich finden Sie die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die Sie bei Bedarf verändern können. Diese steuert die steuerliche Behandlung des neuen Vertragsverhältnisses. Ein Gewerbevertrag müsste beispielsweise mit einer versteuernden Geschäftsbuchungsgruppe erfasst werden.

Im Bereich Sollstellungsvorauswahl können Sie die Auswahl anpassen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Die dritte Seite des Assistenten zeigt Ihnen nun die vorgeschlagenen Sollstellungszeilen. Je nach Einstellung der RE Vertrag Einrichtung werden Ihnen hier entweder die Sollstellungszeilen des Leerstands oder die Plansollstellungszeilen des betreffenden Einheitenstammes angezeigt. Kontrollieren Sie die Beträge sowie das Startdatum, welches normalerweise dem Vertragsbeginn entspricht, und ändern Sie die Werte gegebenenfalls ab. Bei Bedarf können Sie auch weitere Sollstellungszeilen erfassen sowie bestehende Sollstellungen beenden.

Bestätigen Sie anschließend mit Weiter. Auf der vierten Seite des Assistenten können Sie bei Bedarf weitere Vertragsdaten erfassen:

Nach einem Klick auf Weiter werden Ihnen nacheinander die Karten geöffnet, die Sie aktiviert haben.

Bezeichnung	Beschreibung
Externe Vertragsnummer	Hier sollten Sie nur dann einen Wert eingeben, wenn auf Ihrem ausgedruckten Mietvertrag eine fortlaufende Formularnummer oder ähnliches steht und Sie diese speichern möchten.
Beschreibung	Hier können Sie eine beliebige Beschreibung zum Mietvertrag eintragen.
Unterschrift Vermieter	Tragen Sie hier das Datum ein, an dem der Vermieter den Mietvertrag unterzeichnet hat.
Unterschrift Mieter	Hier wird das Datum eingetragen, an dem der Mieter den Mietvertrag unterzeichnet hat.
Übergabedatum	Geben Sie hier das geplante oder bereits statt gefundene Übergabedatum ein.
Mietsicherheit	Wenn Sie das Feld aktiv setzen, erweitert sich der Assistent um eine weitere Seite zur Eingabe der Mietsicherheit (Kaution).
Lastschriftmandat	Aktivieren Sie das Feld, um die erteilte Einzugsvereinbarung in einer weiteren Seite des Assistenten zu erfassen.
Option	Wenn Sie das Feld aktivieren, erweitert sich der Assistent um eine weitere Seite zur Eingabe der vertraglich vereinbarten Optionsdaten.
Kündigung	Ist das Feld aktiv, dann können Sie in einer zusätzlichen Seite des Assistenten die vertraglich vereinbarten Kündigungsdaten erfassen.
Index	Um Indexdaten in einer weiteren Seite zu erfassen, setzen Sie das Feld aktiv.
Ausstattung	Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie vermietete Ausstattungsgegenstände (wie z. B. eine Einbauküche) erfassen möchten. Sie können außerdem über die Ausstattungsmerkmale die ausgehändigten Schlüssel eintragen.
Staffelmiete	Wurde das Feld aktiv gesetzt, erweitert sich der Assistent um eine weitere Seite zur Eingabe der vertraglich vereinbarten Staffelmietdaten.

Auf der letzten Seite des Assistenten erhalten Sie zur Information ein Ergebnisprotokoll mit den von Ihnen gemachten Angaben. Klicken Sie auf den Button Fertigstellen, um die Daten in RELion zu übernehmen. Sollten Sie eine Eingabe vergessen haben oder ändern wollen, können Sie vor dem Fertigstellen über den Zurück-Button wieder in die einzelnen Erfassungsfenster wechseln.

Kündigung des Vertrages

Die Kündigung des Vertrages ist eine Vollkündigung und beendet somit alle zugehörigen aktiven Vertragszeilen. Vertragsdaten, die über diesen Assistenten erfasst werden können:

• Vertragsende
• Kündigungsdaten (Kündigungseingang, -grund, etc.)
• Abnahme-, Rückgabetermin

Öffnen Sie hierfür den Mietvertrag, der zu kündigen ist. Es ist möglich auf der Vertragskarte, bereits vor Durchführung der Beendigung des Vertrages, im Inforegister Kündigung/Abnahme die zum Vorgang relevanten Informationen zu erfassen. Es erscheint der Hinweis, dass zur vollständigen Durchführung einer Kündigung der Kündigungsassistent gestartet werden muss. Alternativ werden diese Felder auch auf der zweiten Seite des Kündigungsassistenten angezeigt oder können zu einem späteren Zeitpunkt nachgetragen werden.

Ausgehend vom Mietvertrag können Sie den Assistenten zur Kündigung des Vertrages über die Suche aufrufen oder über das Menüband.

Vom System sind die Vertragsdaten sowie das Anlegen eines Leerstandes, der zu einer Neuvermietung unbedingt benötigt wird, vorgegeben. Tragen Sie das Vertragsende ein und klicken Sie auf Weiter.

Auf der zweiten Seite des Assistenten erfassen Sie die Kündigungsdaten.

Bezeichnung	Erläuterung
Gekündigt am	Datum des Kündigungsschreibens des Mieters oder Vermieters.
Gekündigt zum	Das Datum vom Vertragsende wird vom System vorgeblendet, Sie können es manuell ändern, wenn z. B. der Mieter in seinem Kündigungsschreiben ein früheres Vertragsende angegeben hat, als dass es die Kündigungsfrist zulässt. Das Datum hat keine Auswirkung auf das vorher eingegebene Vertragsende.
Kündigungsgrund	Wählen Sie einen Kündigungsgrund aus bzw. erfassen einen Neuen.
Datum Kündigungseingang	Bei einer Kündigung durch den Mieter können Sie in dieses Feld das Datum eintragen, an dem Sie die Kündigung erhalten haben.
Kündigung bestätigt	Wenn der Kündigungsempfänger die Kündigung bestätigt hat, kann hier ein Haken gesetzt werden.
Datum Kündigungsbestätigung	Das Datum, an dem der Kündigungsempfänger die Kündigung bestätigt hat.
Gewünschtes Rückgabedatum	Tragen Sie hier das Datum ein, zu dem der Mieter die Rückgabe wünscht.
Rücknahmedatum	Hier können Sie das Datum eintragen, an dem der Vermieter die Mietsache tatsächlich zurückgenommen hat.
Gewünschtes Abnahmedatum	Geben Sie das Datum ein, zu dem der Mieter die Abnahme wünscht.
Tatsächliches Abnahmedatum	Hier können Sie das Datum eintragen, zu dem die Abnahme tatsächlich stattgefunden hat.
Abnahmetermin am	Tragen Sie hier das Datum ein, zu dem die Abnahme stattfinden soll.
Abnahmetermin um	Hier können Sie die Uhrzeit eintragen, zu dem die Abnahme stattfinden soll.
Abnahme durch	Hier wird automatisch der Bearbeiter 1 des entsprechenden RE Objekts vorgeschlagen. Sie können einen anderen Bearbeiter auswählen.

Auf der letzten Seite des Assistenten erhalten Sie zur Information ein Ergebnisprotokoll mit den von Ihnen gemachten Angaben. Klicken Sie auf den Button Fertigstellen, um die Daten in RELion zu übernehmen. Sollten Sie eine Eingabe vergessen haben oder ändern wollen, können Sie vor dem Fertigstellen über den Zurück-Button wieder in die einzelnen Erfassungsfenster wechseln.

Hinweis

Existieren für die zu kündigenden Einheitenverträge bereits Sollstellungsbuchungen, die über das Vertragsende hinaus gehen, erfolgt ein Eintrag in die Kachel Vertragsänderungen im Rollencenter. Bei entsprechend aktivierter Einrichtung wird der Anwender auch nach jeder Vertragsänderung, die eine Differenz zur Folge hat, durch einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht.

Zumietung von Einheiten

Der Assistent Zumietung von Einheiten findet Anwendung, wenn Sie bei einem bestehenden Mietvertrag weitere Einheiten bei gleichbleibenden Vertragspartnern und Vertragsbedingungen vermieten möchten. Um den Zeitpunkt der Vertragsänderung im System zu dokumentieren, ist es empfehlenswert den Haken im Feld Erstelle Nachtragsvertrag auf der ersten Seite des Assistenten zu setzen. Somit wird mit Fertigstellung der Zumietung automatisch ein Nachtragsvertrag erzeugt.

Vertragsdaten, die über diesen Assistenten erfasst werden können:

• Vertragsgegenstand (Objekt/Einheiten)
• Sollstellungszeilen
• Ausstattungsinformationen zur Wohnung

Öffnen Sie den Mietvertrag, zu dem Sie eine Einheit zumieten möchten und rufen über die Suche oder unter Vorgang den Assistent Zumietung von Einheiten auf.

Der Assistent zeigt die meisten Vertragsstammdaten zur Information an. Im Feld Vertragsbeginn ist das Datum des ursprünglichen Mietvertrages vorgegeben. Ändern Sie das Datum auf den Vertragsbeginn des neuen Einheitenvertrages. Wählen Sie im Feld Objektnr. das entsprechende Mietobjekt aus. Der Drilldown des Feldes zeigt alle Objekte, bei denen derselbe Vermieter als Objekteigentümer hinterlegt ist.

Als Bearbeiter wird im Assistenten wieder automatisch der hinterlegte Vertragssachbearbeiter des Verwaltungsobjektes vorgeschlagen. Ist für den neuen Vertrag ein anderer Bearbeiter zuständig, können Sie die Vorauswahl über die Referenztabelle ändern. Zur Dokumentation der Vertragsänderung im System, setzen Sie den Haken im Feld Erstelle Nachtragsvertrag. Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Seite zu gelangen.

Die zweite Seite des Assistenten zeigt Ihnen die zum Vertragsbeginn aktiven Leerstände des Verwaltungsobjektes an. Über die Spalte Zeile verwenden treffen Sie Ihre Auswahl.

Im unteren Bereich finden Sie die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die Sie bei Bedarf verändern können. Diese steuert die steuerliche Behandlung des neuen Vertragsverhältnisses. Ein Gewerbevertrag müsste beispielsweise mit einer versteuernden Geschäftsbuchungsgruppe erfasst werden.

Unterhalb der Leerstandsverträge finden Sie die Sollstellungsvorauswahl. Setzen Sie bei den Sollstellungsarten einen Haken, die auf der nächsten Seite des Assistenten bei den zuvor ausgewählten Einheiten angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Seite zu gelangen.

Die dritte Seite des Assistenten zeigt Ihnen nun die vorgeschlagenen Sollstellungszeilen. Je nach Einstellung der RE Vertrag Einrichtung werden Ihnen hier entweder die Sollstellungszeilen des Leerstands oder die Plansollstellungszeilen des betreffenden Einheitenstammes angezeigt. Kontrollieren Sie die Beträge sowie das Startdatum, welches normalerweise dem Vertragsbeginn entspricht, und ändern Sie die Werte gegebenenfalls ab. Bei Bedarf können Sie auch weitere Sollstellungszeilen erfassen sowie bestehende beenden.

Bestätigen Sie anschließend mit Weiter.

Die vierte Seite steuert, ob weitere Vertragsdaten erfasst werden sollen. Sofern im Hauptvertrag Index vereinbart worden ist, ist das Feld Standard Index aktiviert. Weiter können Sie im Feld Ausstattung einen Haken setzen, wenn Sie beispielsweise eine vermietete Einbauküche erfassen möchten. Sie können außerdem über die Ausstattungsmerkmale die ausgehändigten Schlüssel eintragen. Nach einem Klick auf Weiter werden Ihnen nacheinander die Karten geöffnet, die Sie zuvor aktiviert haben.

Auf der letzten Seite des Assistenten erhalten Sie zur Information ein Ergebnisprotokoll mit den von Ihnen gemachten Angaben. Klicken Sie auf den Button Fertigstellen, um die Daten in RELion zu übernehmen. Sollten Sie eine Eingabe vergessen haben oder ändern wollen, können Sie vor dem Fertigstellen über den Zurück-Button wieder in die einzelnen Erfassungsfenster wechseln.

Nachtragsvertrag erstellen

Diese Funktion sollten Sie nur dann anwählen, wenn sich beim bestehenden Vertrag wirklich etwas ändert. Beispielsweise wenn der Mieter eine weitere Einheit hinzu mietet. Über diese Funktion wird der bestehende Datensatz automatisch kopiert und mit gleicher Vertragsnummer und hochgezählter Nachtragsnummer angelegt. Die Nachtragsnummer stellt die Historie des Vertrages dar.

Wichtig

Ein erstellter Nachtragsvertrag kann nicht gelöscht werden!

Wählen Sie den entsprechenden Mietvertrag und öffnen über die Suche die Funktion Nachtragsvertrag erstellen. Nach einer Sicherheitsabfrage öffnet sich die Stapelverarbeitung Nachtragsvertrag erstellen. Anschließend geben Sie lediglich das Startdatum des neuen Nachtragsvertrages ein und starten die Verarbeitung mit OK.

Die Vorhistorie des Vertrages wird automatisch im Feld Nachtrag vorhanden gekennzeichnet und im Feld Vertragsende wurde ein entsprechendes Datum eingetragen.

Die neu erzeugte Historie des Vertrages wurde im Feld Nachtragsnr. (z. B. 001) entsprechend hochgezählt und das Feld Datum Nachtrag enthält das im Assistenten eingegebene Startdatum.

Hinweis

Es kann immer nur mit der höchsten Historie – also dem Vertrag mit der höchsten Nachtragsnr. gearbeitet werden. Eventuelle Vorhistorien dienen lediglich der Information und Nachvollziehbarkeit.

Kündigung von Einheiten

Die Kündigung einzelner Einheitenverträge wird benötigt, wenn sich die vermieteten Flächen des bestehenden Vertrages reduzieren. Stellen Sie sich vor, Sie verwalten einen Mietvertrag, der eine Wohneinheit und zwei Garagenstellplätze zum Mietgegenstand hat. Der Mieter möchte nun einen Garagenstellplatz kündigen, da er diesen nicht mehr benötigt. Die Wohnung und der andere Garagenstellplatz sollen von der Kündigung unberührt bleiben. Hierfür gibt es in RELion den Assistenten Teilkündigung, der es ermöglicht, nur einen Teil der Einheiten aus dem Mietvertragsdatensatz zu kündigen.

Vertragsdaten, die über diesen Assistenten erfasst werden können:

• Vertragsende
• Kündigungsgrund
• Nachtragsvertrag erstellen

Öffnen Sie den Mietvertrag, dessen Einheit gekündigt werden soll. Markieren Sie im Inforegister Einheiten die betroffene Vertragszeile und klicken Sie auf Teilkündigung, um den Assistenten zu öffnen.

Der Assistent zeigt die Schlüsselwerte des gewählten Einheitenvertrages an. Das Feld Altes Vertragsende ist nur gefüllt, wenn die gewählte Vertragszeile bereits ein Enddatum hat und dieses geändert oder leer gesetzt werden soll.

Geben Sie im Feld Vertragsende den Endtermin ein und wählen Sie für spätere Auswertungszwecke einen passenden Kündigungsgrund. Um den Zeitpunkt der Vertragsänderung im System zu dokumentieren, ist es empfehlenswert das Feld Erstelle Nachtragsvertrag aktiv zu setzen. Somit wird mit Fertigstellung der Teilkündigung automatisch ein Nachtragsvertrag erzeugt. Das Feld Leerstandseinheit anlegen ist standardmäßig aktiviert, da bei einer Kündigung ein Leerstand entstehen muss. Allerdings kann es bei Korrekturarbeiten an den Vertragszeiträumen erforderlich sein, keine Leerstands-Folgehistorie zu generieren. Durch das Entfernen des Hakens würde folglich kein neuer Einheitenvertrag mit Folgehistorie durch den Assistenten angelegt.

Auf der nächsten Seite des Assistenten erhalten Sie zur Information ein Ergebnisprotokoll mit den von Ihnen gemachten Angaben. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Daten in RELion zu übernehmen. Sollten Sie eine Eingabe vergessen haben oder ändern wollen, können Sie vor dem Fertigstellen über den Zurück-Button wieder in das Erfassungsfenster wechseln.

Hinweis

Existieren für den zu kündigenden Einheitenvertrag bereits Sollstellungsbuchungen, die über das Vertragsende hinaus gehen, können Sie diese Differenzen mit dem Bericht Vertragsänderungen bereinigt werden. Ein genauer Ablauf ist im Kapitel Sollstellungsdifferenzberechnung beschrieben.

Vertragsbeginn Einheitenvertrag ändern

Der Assistent Vertragsbeginn ändern wird über die Funktion der Vertragszeilen gestartet. Die Aufgabe des Assistenten ist, neben der Änderung des Vertragsbeginns des Einheitenvertrags:

• die Prüfung auf Konsistenz der Vertragszeiträume unter Ausgabe entsprechender Systemmeldungen,
• die Erstellung von Sollstellungsdifferenzzeilen sofern die bereits gebuchten Sollstellungen über den neuen Vertragszeitraum hinausgehen;

Wichtig

Bevor Sie den Assistenten starten, prüfen Sie bitte, ob es eine Vorhistorie gibt deren Vertragsende größer als der neue Vertragsbeginn ist. Sollte dies zutreffen, müssen Sie zuerst das Vertragsende der Vorhistorie mithilfe des Assistenten Kündigung von Einheiten korrigieren. Ebenfalls ist zu prüfen, ob der Einheitenvertrag über nicht gebuchte Sollstellungszeilen verfügt, deren Startdatum kleiner als der neue Vertragsbeginn ist. In diesem Fall muss das Startdatum der betreffenden Sollstellungzeilen manuell korrigiert werden, bevor der Vertragsbeginn am Einheitenvertrag geändert werden kann.

Die soeben beschriebenen Prüfungen übernimmt auch der Assistent und gibt ggf. entsprechende Systemmeldungen aus.

Das folgende Beispiel zeigt den Prozessablauf des Assistenten Vertragsbeginn ändern:

Nach der Bestätigung mit Fertigstellen, ist der Vertragsbeginn des Einheitenvertrags geändert.

Vertragsende ändern – Kündigung zurückziehen

In bestimmten Fällen ist es notwendig ein Vertragsende zu korrigieren oder das Vertragsende aus einem Einheitenvertrag (und damit auch aus dem Mietvertragskopf) ganz herauszunehmen. Für diese Fälle steht der Assistent Vertragsende ändern zur Verfügung.

Sind mehrere Einheiten vorhanden, so kann die Korrektur eines Vertragsendes direkt in diesem Assistent erfolgen. Das neue Vertragsende muss jedoch kleiner sein als das Vertragsende am Mietvertragskopf. In folgendem Beispiel wird das Einheitenvertragsende 31.03.2023 bei Einheit 041 auf den 31.12.2022 korrigiert.

Ist das neue Vertragsende größer als das Vertragsende am Mietvertrag, so steht die Option Kündigung zurückziehen zur Verfügung. Mit diesem Vorgang wird das Vertragsende sowohl an der Einheit als auch am Mietvertragskopf entfernt. Danach kann über Vollkündigung auch ein größeres Datum als ursprünglich als Vertragsende gewählt werden. Hier ist zu beachten, dass noch kein Nachfolgeeinheit existieren darf um die Funktion Kündigung zurückziehen auszuüben. Ist das der Fall, so müssen zunächst Sollstellungszeilen und Vertragsbeginn der Nachfolgeeinheit korrigiert werden.

Weiterführende Themen

RE Bearbeiter am Vertrag ändern

Der Bericht RE Bearbeiter am Vertrag ändern bietet dem Anwender die Möglichkeit, z. B. bereits aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeiter, die an Verträgen als Bearbeiter hinterlegt sind durch neue Mitarbeiter in einem Vorgang zu ersetzen. Außerdem kann an Verträgen, die noch keinen Bearbeiter hinterlegt haben in Masse das Feld Bearbeiter gefüllt werden.

Der Bericht bietet außerdem verschiedene Optionen, nach denen eine gezielte Auswahl der Verträge erfolgen kann. Nach Ausführen des Berichts erscheint eine Liste aller verarbeiteten Verträge mit dem alten und neuen Wert. Eine ergänzende Meldung informiert den Anwender über die genaue Anzahl der geänderten Verträge nach Vertragsklassen unterteilt.

RE Vertrag Einrichtung

Im Inforegister Dienstleistungsvertrag können Sie hinterlegen, ob der Bericht RE Bearbeiter am Vertrag ändern auch die Dienstleistungsverträge, zu denen Wartungsverträge, Versicherungsverträge und Dienstleistungsverträge zählen, berücksichtigt werden soll oder ob diese Verträge unberücksichtigt bleiben sollen. Sollen diese Verträge berücksichtigt werden, so muss die Option RE Bearbeiter am Vertrag ändern zulassen entsprechend aktiviert werden.

Vertragsgenehmigung Einrichtung

Wurde das Modul Vertragsgenehmigung lizenziert, so können Sie in der der Einrichtung die Option RE Bearbeiter am Vertrag ändern zulassen aktivieren. Damit werden alle Verträge berücksichtigt, unabhängig davon in welchem Genehmigungsstatus sie sich befinden.

Optionen

Nur aktive Verträge ohne Bearbeiter	Mit dieser Option wird bei allen aktiven Verträgen, deren Feld Bearbeiter leer ist, der im Inforegister Neuer Bearbeiter gewählte Wert in die leeren Felder geschrieben. Verträge in der Vergangenheit und Verträge mit bereits gefülltem Feld Bearbeiter bleiben unberücksichtigt. Als zusätzliche Filteroption wurde im folgenden Beispiel auf ein bestimmtes Objekt (OBJ003) gefiltert.
Nur aktive Verträge mit ausgewähltem Bearbeiter	Mit dieser Option wird bei allen aktiven Verträgen das Feld Bearbeiter, das mit dem Wert DSCH gefüllt ist mit dem Wert, der im Inforegister Neuer Bearbeiter gewählt wird, überschrieben. Verträge, die in der Vergangenheit liegen und Verträge deren Feld Bearbeiter leer ist, werden nicht berücksichtigt.
Alle aktiven Verträge mit Bearbeiter	Mit dieser Option wird bei allen aktiven Verträgen das Feld Bearbeiter, das mit einem beliebigen Wert gefüllt ist, mit dem Wert, der unter Neuer Bearbeiter gewählt wird, überschrieben. Verträge, die in der Vergangenheit liegen und Verträge deren Feld Bearbeiter leer ist, werden nicht berücksichtigt.
Alle aktiven Verträge	Mit dieser Option wird bei allen aktiven Verträgen das Feld Bearbeiter mit dem Wert, der unter Neuer Bearbeiter gewählt wird, überschrieben. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Feld bereits gefüllt ist oder nicht. Verträge, die in der Vergangenheit liegen, werden nicht berücksichtigt.
Vorhandenen Bearbeiter entfernen	Mit dieser Option kann der Bearbeiter aus den unter Optionen näher bestimmten Verträgen entfernt werden.

Assistenten der Mietverwaltung

Zusätzlich zu den Assistenten der Mietverwaltung, die vertragsbezogene Änderungen vornehmen, bietet Ihnen RELion die Möglichkeit über den Mietvertrag weitere Assistenten, die die Arbeit vereinfachen, zu starten.

Sollstellungen übertragen

Im Inforegister Einheiten können Sie über die Aktion Sollstellungen übertragen eine Stapelverarbeitung öffnen, die aktive Sollstellungszeilen zu einem bestimmten Zeitpunkt (Stichtag) mit einer bestimmten Plansollstellungsart in die Listenansicht Plansollstellungen überträgt.

Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Erstellen von Plansollstellungzeilen.

Sollstellungsdifferenzberechnung

Dieses Thema wird ausführlich in einer eigenen Dokumentation behandelt .

Erfassung weiterer vertragsrelevanter Daten

In der Vertragsverwaltung kann eine Vielzahl von weiteren vertragsrelevanten Daten pro Vertrag erfasst werden.

Vertragsadresse

Die Vertragsadresse wird vom System automatisch mit der Kontaktadresse des Vertragspartners befüllt. Sie haben hier jedoch die Möglichkeit händisch Änderungen vorzunehmen.

Diese Adresse wird in den Berichten Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan und Mahnung verwendet:

Wenn Sie die Vertragsadresse nicht händisch ändern, läuft die Adresserstellung wie gewohnt ab.

Abweichender Korrespondenzempfänger

Unterliegt der Mieter beispielsweise einer gesetzlichen Betreuung und der Betreuer soll die Post für den Mieter empfangen, haben Sie die Möglichkeit, diesen am Kontakt zu pflegen. Auf der Kontaktkarte des Mieters finden Sie im Inforegister RELion den Korrespondenzkontakt:

Wenn Sie diesen hier auswählen, wird die Anschrift automatisch in die Vertragsadresse übernommen:

Ausstattungsmerkmale und Schlüssel

Je Einheitenvertrag lassen sich zum Mietgegenstand gehörende Ausstattungsmerkmale wie beispielsweise eine Einbauküche oder auch ausgehändigte Schlüssel erfassen. Öffnen Sie auf der Einheitenvertrag Karte die Tabelle Ausstattungen. Über die Funktion Neu können Sie eine neue Ausstattung hinzufügen, die unter Code aus einer zuvor angelegten globalen Ausstattungsliste gewählt werden kann.

Unter dem Punkt Schlüssel können Sie die Schlüssel erfassen.

Hinweis

Auf der Mietvertragskarte gibt es in den Vertragszeilen die Spalten Ausstattungen und Schlüssel, welche die Anzahl der jeweils hinterlegten Datensätze für den Einheitenvertrag anzeigen.

Mietsicherheiten/Kautionsdaten

Gehört zum Mietvertrag eine Kautionsvereinbarung, so lässt sich diese am Vertrag hinterlegen. Hierfür wählen Sie unter der Funktion Mietvertragsklauseln die Tabelle Mietsicherheit.

Die Werte zur Mietsicherheit werden im Inforegister Mietparameter auf der Vertragskarte dargestellt. Neben der reinen Erfassung der Mietsicherheit ist auch unter Anwendung der Optionen Aktiv oder Passiv im Feld Art der Verwaltung das Buchen einer Kaution möglich.

Buchhaltung

Plansollstellungsdaten Einrichtung

Plansollstellungen sind den Einheitenstämmen hinterlegt und stellen beispielsweise eine bestimmte Zielmiete dar. Je nach Einrichtung des Moduls Vertragsverwaltung lassen sich auf Basis von Plansollstellungszeilen für neue Einheitenverträge entsprechende Sollstellungzeilen erzeugen. Wird nicht mit Plansollstellungszeilen gearbeitet, so übernimmt das System die Sollstellungzeilen der Vorhistorie des Einheitenvertrages.

Plansollstellungen lassen sich in Arten klassifizieren. Dabei wird über die Plansollstellungsarten gesteuert, welche der Plansollstellungszeilen bei der Erzeugung einer neuen Einheitenhistorie (z. B. durch Mieterwechsel, Kündigung) als Sollstellungzeile des neuen Einheitenvertrages übernommen werden.

Über die Suche öffnen Sie die Einrichtungsseite der Plansollstellungsarten.

Hinweis

Die Haken in den Feldern Übernahme in Leerstand und Übernahme in Vertrag können unter allen Plansollstellungsarten nur einmal vergeben werden.

Wenn kein Haken in den Feldern Übernahme in Leerstand und Übernahme in Vertrag gesetzt wurde, dient die Zeile lediglich allgemeinen Planungszwecken. Voraussetzung für diese Funktion ist die entsprechende RE Vertrag Einrichtung.

Erstellen von Plansollstellungzeilen

Bei bereits bestehenden Einheitenverträgen mit Sollstellungzeilen, lassen Sie für die zugehörigen Einheitenstämme Plansollstellungszeilen erstellen, indem die Stapelverarbeitung Sollstellungen in Plansollstellungen übertragen genutzt wird. Die Stapelverarbeitung ist über mehrere Optionen aufrufbar. Zum einen über die Vertragszeilen im Mietvertrag oder über die Einheitenvertragskarte. Öffnen Sie den Bericht Sollstellungen in Plansollstellungen übertragen über die Suche oder im Role Explorer.

Wie der Name der Stapelverarbeitung bereits ausdrückt, werden die zu einem Stichtag aktiven Sollstellungszeilen in den zugehörigen Einheitenstamm als Plansollstellungszeilen erzeugt.

Folgende Felder stehen Ihnen als Option zur Verfügung:

Stichtag	Nur Sollstellungen, die zu diesem Tag gültig sind (Startdatum, Enddatum) werden übertragen.
Startdatum der Plansollstellung	Hier geben Sie das Startdatum an, das für die erzeugten Plansollstellungen gilt.
Plansollstellungsart	Hier müssen Sie eine Plansollstellungsart auswählen, die für die erzeugten Plansollstellungen gilt. Mit Start der Stapelverarbeitung erhält der Anwender einen Ausdruck über die soeben durchgeführte Aktion.

Plansollstellungszeilen können ebenfalls über das Modul Mietanpassung erzeugt werden. Auch eine manuelle Erfassung oder Änderung von Plansollstellungszeilen ist möglich, indem diese über die Karte Einheitenstamm geöffnet werden.

Die Erfassung lässt sich in der Übersicht Plansollstellungen oder auf der Plansollstellung Karte durchführen.

Sollstellungsdaten

Sollstellungszeilen sind dem jeweiligen Einheitenvertrag zugeordnet. Eine Sollstellungszeile steht für die wiederkehrende Buchung von Forderungen aufgrund des Vertragsverhältnisses an den Debitor. Die Übersicht Sollstellungen lässt sich aus dem Mietvertrag unter Vertragszeile oder über die Einheitenvertrag Karte öffnen.

In der Übersicht Sollstellungen können Sie die Sollstellungszeilen manuell ändern und zusätzliche erfassen. Ebenso stehen Ihnen Aktionen für die Sollstellungskorrektur zur Verfügung. Startdatum der Sollstellungszeile kann frühestens gleich dem Vertragsbeginn gewählt werden. Eine Buchung der Sollstellungszeile kann jedoch erst gleich dem Datum des Verwaltungsbeginns erfolgen.

Vertragslaufzeit

Kündigungsdaten

Mithilfe der Kündigungsdaten kann die Anwendung aufgrund der Kündigungsfristen mögliche Kündigungstermine des Vertrages ermitteln. Kündigungsdaten beziehen sich üblicherweise auf den gesamten Vertrag. Bei Bedarf lassen sich aber auch Kündigungstermine für die Vertragszeile bzw. den Einheitenvertrag erfassen.

Vertragsbezogene Kündigungsdaten öffnen Sie auf dem Mietvertrag über Mietvertragsklauseln.

Die hier erfassten Kündigungsfristen führen zu einer Kalkulation in der Infobox Vertragsklauseln, welche in den Felder Kündigung zum und Kündigung nächste die kommenden möglichen Endtermine im Falle einer Kündigung ausweist. Einheitenvertragsbezogene Kündigungsdaten öffnen Sie auf der Einheitenvertrag Karte über Mietvertragsklauseln.

Bezeichnung	Erläuterung
Kündigung durch	Hier wird zur Information hinterlegt, durch wen die Kündigung erfolgen muss (Vertragsnehmer, Vertragsgeber, Beide), damit die in den folgenden Kündigungsfeldern hinterlegten Parameter gelten.
Kündbar zum	Tragen Sie hier das Datum ein, an dem die Kündigung zum ersten Mal wirksam werden könnte. Beispielsweise müssten Sie bei einem Vertragsbeginn zum 01.01.2017 mit 3-monatiger Kündigungsfrist zum Monatsende den 31.03.2017 eintragen.
Kündigungsfrist	Geben Sie eine Datumsformel für die Kündigungsfrist ein (z. B. 3M).
Karenztage	Haben Sie in diesem Feld eine Zahl erfasst, erhöht sich der Wert im Datumsfeld Kündigung bis auf dem Mietvertrag um diese Tagesanzahl.
Kündigung zum	Über dieses Optionsfeld wählen Sie aus, wann die Kündigung tatsächlich wirksam wird (Monatsende, Quartalsende, Halbjahresende, Jahresende). Soll eine Kündigung zum 15. des Monats wirksam werden, lassen Sie das Feld leer. Der jeweilige Optionswert hat Auswirkung auf die Datumsanzeige der drei Felder Kündigung bis, zum, nächste auf dem Mietvertrag.
Verlängerungsfrist	Hier tragen Sie mittels Datumsformel eine Verlängerungsfrist ein, um die sich die Wirksamkeit der Kündigung verlängert, wenn das Datum des Feldes Kündigung bis überschritten wurde. Anhand der Verlängerungsfrist errechnet RELion automatisch das Datum im Feld Nächster Kündigungstermin neu.
Status	Bei mehreren Kündigungsfristen und Verbindung zu Optionsterminen, setzt die Anwendung automatisch den Status in der Kündigungsfrist.
Einmalig	Kennzeichnet eine Kündigungsfrist die Einmalig gilt und sich nicht fortschreibt.
Sonderkündigung	Bei Gewerbemietverträgen kann ein weiterer Datensatz erfasst werden, der als Sonderkündigungsrecht gekennzeichnet ist. Diese Parameter gelten dann, wenn eine bestimmte Bedingung zum Stichtag nicht erfüllt wurde.
Bemerkung Sonderkündigung	Bemerkung, welche die Sonderkündigungsklausel näher bezeichnet.
Beschreibung	Hier können Sie eine kurze Beschreibung zu den erfassten Kündigungs-Konditionen hinterlegen.

Optionsdaten

Meist wird in gewerblichen Mietverträgen dem Mieter ein einfaches oder mehrfaches Optionsrecht eingeräumt. Das bedeutet, der Mieter kann durch einseitige Erklärung eine Verlängerung des Mietvertrages um eine vorab festgelegte Frist verlangen. Optionsdaten beziehen sich üblicherweise auf den gesamten Vertrag. Bei Bedarf lassen sich aber auch Optionstermine für die Vertragszeile bzw. den Einheitenvertrag erfassen, diese haben jedoch keine Auswirkung auf den Status.

1. Vertragsbezogene Optionsdaten

Öffnen Sie die Karte Mietvertrag und wählen unter Mietvertragsklauseln/Optionsdaten. Die hier erfassten Optionsdaten führen zu einer Kalkulation in der Infobox Vertragsklauseln, welche in den Feldern Option zum und Option nächste die kommenden möglichen Endtermine im Falle einer abgelaufenen Optionsfrist anzeigen.

Wichtig

Nur die Optionsdaten am Vertrag bewirken eine Änderung des angezeigten Status.

Hinweis

Logische Prüfungen in den Optionsdaten: Vorläufiges Vertragsende muss > Vertragsbeginn und ggf. >= Erstlaufzeit sein. Optionen müssen chronologisch sein. Das heißt die laufende Optionsnummer muss zu aufsteigenden Ablaufterminen führen.

2. Einheitenvertragsbezogene Optionsdaten

Optionsdaten können einheitenbezogen hinterlegt werden. Diese öffnen Sie im Inforegister Einheiten über die Vertragszeile.

Es öffnet sich die Tabelle Optionsdaten. Dieser Optionswert wird zwar als Ziffer in der Infobox angezeigt, hat jedoch keinerlei Auswirkung auf den Status.

Nachfolgend werden die Felder zur Eingabe von Optionsdaten beschrieben:

Bezeichnung	Erläuterung
Vertragsnr. / Nachtragsnr.	Über diese Felder wird der Optionsdatensatz dem jeweiligen Vertrag zugeordnet.
Bezeichnung	Beim Erfassen neuer Optionsdaten wird das Feld vom System mit 1. Option, 2. Option, etc. vorbelegt. Sie können bei Bedarf eine andere Bezeichnung eintragen.
Vorläufiges Vertragsende	Hier müssen Sie das Vorläufige Vertragsende eintragen, das wirksam wird, wenn der Mieter die Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt.
Ausübungsfrist	Tragen Sie eine Datumsformel ein, um die Frist zur Ausübung der Option oder Verlängerung festzulegen.
Ausübungstermin	Anhand der Datumsformel im Feld Ausübungsfrist errechnet das System den Ausübungstermin.
Verlängerung	Geben Sie eine Datumsformel für den Verlängerungszeitraum ein, beispielsweise 5J für eine Vertragsverlängerung von 5 Jahren. Der Vertrag verlängert sich dann um den dort eingegebenen Zeitraum, wenn der Mieter von seinem Optionsrecht Gebrauch macht.
Neues Vertragsende	Der Wert dieses Feldes errechnet sich automatisch in Abhängigkeit der Feldwerte Vorläufiges Vertragsende, Optionsfrist und Verlängerung. Hierbei handelt es sich also um das neue Vertragsende, welches greifen würde, wenn die Option in Anspruch genommen wird.
Vertrag endet bei Nichtausübung	Wenn die Option/Verlängerung den Status nicht ausgeübt enthält, startet das System nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage den Assistenten zur Kündigung des Vertrages.
Mietpreis verhandelbar, Mietfläche verhandelbar	Nur bei Art = Option können diese beiden Felder angehakt werden.
Eingang Optionsschreiben	Hier können Sie das Datum eintragen, an dem Sie das Schreiben Ihres Mieters erhalten haben, dass er die Option zur Vertragsverlängerung in Anspruch nehmen möchte.
An Option erinnert	Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie den Mieter an die Ausübung der Option erinnert haben.
An Option erinnert am	Tragen Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Mieter an die Verlängerungsoption erinnert haben.
Status
	Offen: Die Option wurde weder ausgeübt noch widersprochen. Die folgenden Optionen sind gültig und erhalten den Status offen. Dieser Status kann nicht gesetzt werden, wenn vor der aktuellen Option eine noch offene oder nicht ausgeübte Option vorhanden ist.
	Ausgeübt: Die Option wurde ausgeübt. Nachfolgende Optionen bleiben gültig. Dieser Status kann nicht gesetzt werden, wenn eine vorherige Option noch offen oder nicht ausgeübt ist. Es werden Kündigungsdaten zum Vertrag angepasst: - Kein Einheitenbezug, - Kein Sonderkündigungsrecht, - Wenn Kündbar zum kleiner als Neues Vertragsende der ausgeübten Option, dann Zeile kopieren: Kündbar zum = Neues Vertragsende, Alte Zeile auf Status = ungültig setzen
	Bitte prüfen Sie die erzeugten Daten!
	Nicht ausgeübt: Die Option wurde nicht ausgeübt. Auch nachfolgende Optionen erhalten den Status nicht ausgeübt. Wenn Vertrag endet bei Nichtausübung = Ja, dann startet nach einer Sicherheitsabfrage der Kündigungsassistent.
Ausgeübt	Wurde der Status auf ausgeübt gesetzt, enthält dieses Feld automatisch einen Haken.

Kopierfunktion bei Neuanlage einer Optionsdatenzeile

Folgende Felder werden bei Erfassung eines weiteren Optionsdatensatzes aus dem vorherigen Datensatz kopiert:

• Verlängerung
• Ausübungsfrist (Termin wird berechnet)
• Neues Vertragsende (wird berechnet)
• Beschreibung
• Vorläufiges Vertragsende (wird berechnet)
• Status
• Besondere Hinweise
• Vertrag endet bei Nichtausübung
• Mietpreis verhandelbar
• Mietfläche verhandelbar
• Bezeichnung (fortlaufend)

Prüfliste Optionen

Um Optionsdaten zu drucken und vor allem überfällige Optionen nachzuweisen, steht Ihnen der Bericht Optionstermine zur Verfügung.

Im Inforegister RE Vertrag können Sie bei Bedarf den Optionsdatendruck auf bestimmte Verträge einschränken. Das Inforegister Optionen bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

Bezeichnung	Erläuterung
Ausübung von / Ausübung bis	Hier legen Sie den Zeitraum für den Berichtsbetrachtung fest.
Auch überfällige	Aktivieren Sie das Feld, wenn auch überfällige Optionen gedruckt werden sollen.
Einheiten drucken	Hier können Sie die zugehörigen Einheiten des Vertrags mit auszudrucken.

Ermittle Vertragslaufzeiten

In RELion werden Vertragsstammdaten zur Laufzeit eines Mietvertrags oder Einheitenvertrags (z. B. Kündigungs- oder Optionsdaten) jeweils beim Öffnen der Vertragsseite zum Arbeitsdatum berechnet und angezeigt. Die Daten werden jedoch nicht gespeichert. Über den Bericht Ermittle Vertragslaufzeiten können Sie zu einem bestimmten Stichtag eine Auswertung erstellen. Der Bericht ist in die Tabellen Vertragslaufzeiten und Einheitenvertragslaufzeiten eingebunden. Die ermittelten Daten können Sie auch über die Aufgabenwarteschlange planen.

Bei Aufruf des Vorgangs Ermittle Vertragslaufzeiten werden die zur Laufzeit berechneten Daten tagesaktuell ermittelt und in einer Tabelle abgespeichert.

Des Weiteren können Sie die Zieltabellen (Vertragslaufzeiten und Einheitenvertragslaufzeiten) exportieren oder von einer Fremdsoftware direkt ansteuern, um Auswertungen bezüglich der Vertragslaufzeiten anzulegen.

Wichtig

Die Tabellen sind als Ergänzung zu bestehenden Reportings zu verstehen und erleichtern Ihnen das Reporting. Die Berechnungen finden analog der Anzeige auf den jeweiligen Pages statt. Es sind keine weiteren Berechnungen / Interpretationen vorhanden.

Hinweis

Die Ausführung der Berechnungen ist an eine RELion Lizenz zur Modul-ID RE4095 gebunden und wird im Standard ausgeliefert.

Vertragslaufzeiten

Die Tabelle Vertragslaufzeiten enthält folgende Felder:

• Vertragsnummer
• Nachtragsnummer
• Vertragsklasse
• Vertragsbeginn
• Vertragsende
• Beschreibung
• Status
• Ende Erstlaufzeit
• Kündigungsfrist
• Kündigung bis
• Kündigung zum
• Kündigung nächste
• Sonderkündigung bis
• Sonderkündigung zum
• Option bis
• Option zum
• Option nächste

Einheitenvertragslaufzeiten

Die Tabelle Einheitenvertragslaufzeiten enthält folgende Felder:

• Eigentümer/Mieter Kennzeichen
• Objektnummer
• Einheiten Nr.
• Historie
• Beschreibung
• Vertragsnummer
• Vertragsklasse
• Vertragsbeginn
• Vertragsende
• Status
• Ende Erstlaufzeit
• Monate Erstlaufzeit
• Kündigung bis
• Kündigung zum
• Kündigung nächste
• Sonderkündigung bis
• Sonderkündigung zum
• Option bis
• Option zum
• Option nächste

 

Mietanpassung

Staffelmietdaten

Besteht für den Mietvertrag eine Staffelmietvereinbarung, kann diese bereits im Assistenten Neuvermietung erfasst werden, aber auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Vertragskarte im Inforegister Mietparameter.

Ein Hinweisfenster erinnert Sie daran die Sollstellungszeilen zu aktualisieren, um die soeben definierten Staffelmieten auch für die Sollstellungen übernehmen zu können.

Bezeichnung	Erläuterung
Staffelmiete	In diesem Feld ist automatisch ein Haken vorgeblendet. Dieser dient nur der Information und kann nicht geändert werden.
Staffelmieten Startdatum	Tragen Sie hier das Startdatum des Staffelmietzeitraumes ein.
Art der Steigerung	Wählen Sie hier die Art der Steigerung aus. Folgende Steigerungsarten stehen zur Wahl:
	Prozent: Sie müssen im Feld Steigerung Staffelmiete den prozentualen Steigerungswert eingeben, z. B. 3 für eine 3%-Steigerung.
	Betrag pro QM netto: Tragen Sie im Feld Steigerung Staffelmiete den netto Steigerungsbetrag pro QM ein. RELion holt sich den QM-Wert aus dem Verteilcode QM.
	Nettobetrag: Geben Sie im Feld Steigerung Staffelmiete einen netto Pauschalbetrag ein, um den sich die Miete erhöhen soll.
Steigerung Staffelmiete	Je nachdem, welche Art der Steigerung Sie gewählt haben, müssen Sie entweder einen Prozentwert oder einen Betrag in dieses Feld eingeben. Geben Sie den Wert ausschließlich als Zahl ein.
Staffel Reichweite	Tragen Sie hier eine Datumsformel für den zeitlichen Turnus der Staffelmieterhöhung ein. Üblicherweise wird der Turnus nicht kleiner als 1J sein.
Staffel Anzahl	Geben Sie ein, wie oft eine Staffelmieterhöhung durchgeführt werden wird.

Anschließend sind aus der Sollstellungszeile heraus mittels der Funktion Staffelmiete berechnen die künftigen Sollstellungszeilen aufgrund der Staffelmietvereinbarung zu erstellen.

Die hierdurch entstandenen künftigen Sollstellungzeilen erhalten zur Information im Feld Änderungsgrund den passenden Wert aus der RE Einrichtung, Inforegister Mietanpassung.

Indexdaten

Besteht für den Mietvertrag eine Indexmietvereinbarung, kann diese bereits im Assistenten Neuvermietung erfasst werden, aber auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Vertragskarte. Die für die Indexberechnung erforderlichen Indexwerten können Sie über die Suche aufrufen.

Sind in der Global-Indexverwaltung Werte hinterlegt, können Sie für den entsprechenden Vertrag die Informationen zur vertraglichen Indexvereinbarung erfassen und den Indexcode über das Feld Index Code in der Indexdaten Karte auswählen. Hierzu öffnen Sie auf der Mietvertragskarte unter Mietvertragsklauseln die Funktion Indexdaten. Es öffnet sich die Tabelle Vertrag Indexdaten, hier legen Sie mit Neu eine neue Indexdaten Karte an.

Nachfolgend wird Ihnen die Erfassung über die Indexdaten Karte beschrieben:

Inforegister Allgemein:

Bezeichnung	Erläuterung
Vertragsnr.	In diesem Feld wird die Nummer des Vertrags eingeblendet, dem die betreffende Indexdaten Karte zugeordnet ist. Über die Auswahlfunktion können Sie bei Bedarf die vertraglichen Indexdaten eines anderen Vertrages zuordnen.
Index Bezeichnung	Geben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für die Indexvereinbarung ein, die Sie anlegen möchten.
Sollstellungsart	Bitte wählen Sie die Sollstellungsart aus, für die die indexabhängige Erhöhung durchgeführt werden soll. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um die Miete.
Index Code	Über die Auswahl des Index Codes legen Sie fest, auf welche vorhandene Indextabelle und deren Werte RELion zugreifen soll.
Index Bezug	Geben Sie das Datum ein, zu dem der Basiswert der Indizierung berechnet werden soll. In der Regel handelt es sich um den Vertragsbeginn oder das Datum der letzten Anpassung. Falls der Mieter zunächst eine feste Miete oder Staffelmiete hatte, geben Sie das Datum ein, ab wann die Indexklausel berechnet werden soll. Der Wert wird nach einer durchgeführten Index-Mietanpassung automatisch hochgesetzt, da das Datum der Erhöhung nun den neuen Ausgangspunkt der nächsten Berechnung darstellt.
Index aktuelles Datum	Hier erscheint abhängig vom Arbeitsdatum das Datum mit dem aktuellsten, vorhandenen Indexwert.
Anpassungsart	Die Anpassungsart bestimmt, wann die Mietanpassung durchgeführt werden kann. Sie können unter folgenden Optionen auswählen:
	Kritischer Wert: Eine Mieterhöhung darf stattfinden, wenn der Index aktuelle Wert den Index Kritischen Wert überschreitet.
	Anpassungsdatum: Wenn Sie die Option Anpassungsdatum ausgewählt haben, besteht im Inforegister Anpassung die Möglichkeit, verschiedene Kriterien für den Zeitpunkt und die Höhe einer Mietanpassung zu hinterlegen.
	Beides – was zuerst: Bei dieser Option kann die Miete erhöht werden, wenn entweder der Index kritische Wert überschritten wird oder eine Mietanpassung aufgrund der Kriterien im Inforegister Anpassung zutrifft.
	Beides gleichzeitig: Bei dieser Option darf die Miete nur erhöht werden, wenn sowohl der Index kritische Wert überschritten wird als auch eine Mietanpassung aufgrund der Kriterien im Inforegister Anpassung zutrifft.
Erhöhungsart	Hier haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: Erhöhung %: Hier können Sie nur dann einen Wert eingeben, wenn Sie im Feld Anpassungsart Kritischer Wert ausgewählt haben. Der Wert dient zur Errechnung des Index Kritischen Wertes. Erhöhung Punkte: Hier können Sie nur dann einen Wert eingeben, wenn Sie im Feld Anpassungsart Kritischer Wert, Beides - was zuerst oder Beides gleichzeitig ausgewählt haben. Die Anzahl der Punkte wird mit dem Index Basiswert addiert und ergibt somit den Index Kritischen Wert.
Erhöhung %	In dieses Feld müssen Sie den Prozentwert eingeben, wenn Sie bei Erhöhungsart Erhöhung % ausgewählt haben.
Erhöhung Punkte	In dieses Feld müssen Sie den Punktwert eingeben, wenn Sie bei Erhöhungsart Erhöhung Punkte ausgewählt haben.
Anpassungsintervall	Hier können Sie nur dann eine Datumsformel eingeben, wenn Sie im Feld Anpassungsart Anpassungsdatum, Beides - was zuerst oder Beides gleichzeitig ausgewählt haben. Wenn Sie die Stapelverarbeitung Mietvertragindexerh. Prüfliste laufen lassen, bezieht sich die hier eingegebene Datumsformel auf das entsprechende Berechnungsdatum.
Standard Index	Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie möchten, dass dieser Index als Standard Index verwendet wird. Somit wird dieser Index bei allen zukünftig neu angelegten Vertragszeilen hinterlegt.
Bemerkung	Hinterlegen Sie eine Bemerkung, welche in der Indexliste mit angezeigt wird.
Vertragsklasse	In diesem Feld wird zur Information die entsprechende Vertragsklasse eingeblendet.
Anpassung gesperrt	Wird hier ein Haken gesetzt, wird der betreffende Vertrag bei einem Index-Mietanpassungslauf nicht berücksichtigt.
Konto Nr. Filter	In diesem Feld kann die Anwendung der Indexanpassung auf ein oder mehrere Konten begrenzt werden. Der Filter kann auch in Zusammenhang mit dem Feld Sollstellungsart verwendet werden.
Index Basiswert	Dieses Feld füllt sich automatisch, sobald Sie das Feld Index Bezug gefüllt haben.
Index aktueller Wert	Dieses Feld füllt sich automatisch mit dem aktuellen Indexwert.
Index kritischer Wert	Hier wird der Indexwert angezeigt, ab dem laut Ihren Eingaben eine Erhöhung vorgenommen werden darf.
Fehlprozent	In diesem Feld wird ein Wert errechnet, sobald im Feld Erhöhungsart eine Option ausgewählt und eine Prozenterhöhung oder Punktwert eingetragen wurde. Der Wert des Feldes errechnet sich aus den Feldwerten Index aktueller Wert * 100 / Index Kritischer Wert – 100.
Fehlpunkte	In diesem Feld wird nur dann ein Wert errechnet, wenn im Feld Erhöhungsart eine Option ausgewählt und eine Prozenterhöhung oder Punktwert eingetragen wurde. Der Wert des Feldes errechnet sich aus den Feldwerten Index Kritischer Wert – Index aktueller Wert.

Inforegister Anpassung:

Bezeichnung	Erläuterung
Früheste Anpassung	Geben Sie hier ein Datum ein, falls Sie möchten, dass eine Indexmietanpassung nicht vor einem bestimmten Termin vorgenommen wird.
Anpassungsfälligkeit	In diesem Feld ist eine Anpassungsfälligkeit für den Mietvertrag zu bestimmen. Wählen Sie eine der beiden Optionen:
	Mitteilungsdatum: Die Fälligkeit der neuen Miethöhe berechnet sich in Relation zum Mitteilungsdatum des Erhöhungsverlangens.
	Berechnungsdatum: Die Fälligkeit der neuen Miete berechnet sich in Relation zum Datum des Indexwertes, auf dem die Anpassung basiert.
Fälligkeitsformel	Geben Sie eine Datumsformel ein, ab wann der Mieter die neu berechnete Miete schuldet. Ausgangswert ist das Datum der Anpassungsfälligkeit (Mitteilungsdatum oder Berechnungsdatum). Wenn Sie keine Eingabe vornehmen, gilt die Miete ab Berechnungs- bzw. Mitteilungsdatum. Soll die neue Miete erst ab dem nächsten Monatsersten gelten, geben Sie als Datumsformel LM+1M ein.
Weitergabe %	Hier können Sie festlegen, wieviel Prozent der errechneten Mieterhöhung tatsächlich an den Mieter weitergegeben werden sollen. Wenn das Feld leer ist, sind es immer 100 %.
Kappungsgrenze %	Hier können Sie eine prozentuale Mieterhöhungsgrenze festlegen. Wenn die Mieterhöhung beispielsweise nicht mehr als 15 % der bisherigen Miete betragen soll, wird der Mieterhöhungsbetrag bei dieser Grenze gekappt.
Anpassungsdatum	In diesem Feld wird das Mitteilungsdatum der letzten Indexanpassung für diesen Vertrag angezeigt.
Letzte Mieterhöhung	Dies ist das Wirksamkeitsdatum der letzten automatisch durchgeführten Mieterhöhung, aufgrund einer Indexklausel.
Erhöhungsweitergabe	Dieses Feld wird über die Stapelverarbeitung Mietvertragindexerh. Prüfliste aktualisiert. Es wird der Betrag der letzten Erhöhung vorgeblendet.

Inforegister Freigabe:

Bezeichnung	Erläuterung
Freigabeprüfung	Hier ist ersichtlich, ob die Freigabeprüfung schon durchgeführt worden ist.
Freigabeprüfung durch	Die Benutzer ID des Mitarbeiters, der die Prüfung durchgeführt hat, ist hier ersichtlich.
Freigabeprüfung am	In diesem Feld wird das Datum und die Uhrzeit der Prüfung angezeigt.

Verträge löschen oder stornieren

Für das Löschen von Datensätzen gilt grundsätzlich: Dies ist nur möglich solange noch keine Posten auf diesen Vertrag gebucht wurden.

Im Bereich der Mietverwaltung können Einheitenverträge ebenfalls gelöscht werden, sofern es keine Posten hierfür gibt. Da die Einheitenverträge gleichzeitig als Vertragszeilen auf den Vertragskarten erscheinen, löscht das System automatisch den Vertragskopf samt verknüpfter Informationen (Kündigungs-/Optionsdaten, Lastschriftmandat, Mietsicherheit, etc.), wenn dies der einzige Einheitenvertrag zu diesem Vertrag war. Gibt es Posten für den Einheitenvertrag, so kann dieser nur noch über den Assistenten Einheitenvertrag stornieren entfernt und durch einen Leerstand ersetzt werden.

Verträge, die ohne Storno-Assistent gelöscht werden können

Solange noch keine Buchung auf einen Einheitenvertrag erfolgt ist, kann der Vertrag (zu dem der Einheitenvertrag gehört) vom Anwender gelöscht werden. Eine Archivierung der gelöschten Einheit ist nicht notwendig.

Wichtig

Wenn Sie in einem Datensatz RELion löschen, dann bedeutet dies, dass der Datensatz unwiederbringlich entfernt wurde. Eine Papierkorb-Funktion gibt es nicht. Bei einer Stornierung hingegen wird der Einheitenvertrag in einer Archivierungstabelle gespeichert und kann jederzeit eingesehen werden.

RELion verhält sich bei der Löschung wie folgt:

Eingabemöglichkeit durch den Anwender	In der Mietvertrag Übersicht kann der gesamte Vertrag mit allen zugehörigen Einheiten über die drei Punkte in der Vertragszeile gelöscht werden. In der Mietvertragskarte, auf der entsprechenden Einheit stehend über Verwalten oder alternativ direkt in der Einheitenvertragskarte.
Verarbeitung des Programms	RELion prüft den Einheitenvertrag, der mit diesem Vertrag verknüpft ist und löscht diesen, wenn die Voraussetzung erfüllt wurde. Handelt es sich um den einzigen Einheitenvertrag wird auch automatisch der Vertragskopf gelöscht.

Wann wird der Assistent Einheitenvertrag stornieren benötigt?

Einheitenverträge müssen per Assistent storniert werden, wenn Posten mit dieser Einheitenhistorie vorhanden sind und der Einheitenvertrag entfernt werden soll. Die stornierten Einheitenverträge werden in einer eigens dafür vorgesehenen Tabelle archiviert. Die Vertragsköpfe und die dazugehörigen Informationen werden nicht archiviert und müssen manuell bearbeitet oder gelöscht werden. Durch stornierte Einheiten entsteht immer eine Lücke in der Historiennummerierung. Diese wird durch die Verlängerung des Vertragszeitraumes der Vor-/Folgehistorie geschlossen.

Wichtig

Ein Einheitenvertrag, für den bereits eine Betriebskostenabrechnung gebucht wurde, kann nicht storniert werden.

Was passiert beim Stornieren eines Einheitenvertrages?

Wird ein Einheitenvertrag durch den Assistenten storniert, so ändert oder löscht das System Daten, die im Zusammenhang mit diesem Einheitenvertrag stehen.

Folgende Tabellenbereiche sind betroffen:

• Der zu stornierende Einheitenvertrag wird in die Tabelle Stornierte Einheitenvertragsliste (5052426) übertragen. Diese ist auf der Ersatzhistorie der Einheitenvertragskarte im Feld Stornierte Historie aufrufbar.
• Kontakt-Beziehungen zum Einheitenvertrag (siehe Inforegister Kontakte auf den Vertragskarten), werden aus der Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehung (5052325) gelöscht.
• Sind Lastschriftmandate, bezogen auf den Einheitenvertrag, vorhanden (Einheitenmandat oder Sollstellungsmandat), werden diese aus der Tabelle Lastschriftmandate (5052467) gelöscht. Vertrags- und Sammelmandate bleiben unberührt.
• Bei vorhandenen Debitorposten (Rechnung, Zahlung, Gutschrift, etc.) wird die Nummer der stornierten Einheit aus den Feldern Einheitennr. und Einheitenhistorie entfernt und in die Felder Stornierte Einheitennr. und Stornierte Einheitenhistorie übertragen. Ebenso wird bei den betroffenen Debitorposten das Feld Lastschriftmandat Lfd Nr. geleert.
• In nachfolgend aufgelisteten Tabellen werden Datensätze gelöscht, wenn sich diese auf die zu stornierende Einheit beziehen. Es handelt sich hierbei um Daten, die ausgehend von der Einheitenvertragskarte geöffnet und erfasst werden können. Ein Hinweis im Assistenten oder beim Druck ist nicht umgesetzt.
  • Sollstellungszeilen (5052490)
  • Kündigungsdaten (5052340)
  • Optionsdaten (5052315)
  • Mietsicherheit (Kaution) (5052274)
  • Berichtstexte (5052372)
  • Zusatzfelder (5052389)
  • Verwalterhonorar (5052407)
  • Stornierte Sollstellungen (5052343)
• Bemerkungen (5052266), Aktivitätenprotokollposten (5065) und Aufgaben (5080) werden auf den stornierten Einheitenvertrag übertragen und sind dort aufrufbar.
• Erzeugt der Assistent die Ersatzhistorie als Leerstand, so müssen Sie die Sollstellungszeilen manuell erfassen.

Wichtig

Es werden bei dem Verarbeitungsprozess keine Posten storniert. Eine Bereinigung der Debitorbuchhaltung (Stornierung von Forderungsposten, evtl. Auszahlung von falsch eingezogenen Beträgen oder Umbuchung auf einen anderen Einheitenvertrag) muss vom zuständigen Buchhalter im Nachgang vorgenommen werden.  

Einheitenvertrag stornieren

Der Stornoassistent lässt sich entweder über die Funktion der Vertragszeilen an der Mietvertragskarte oder aus der Einheitenvertragskarte starten.

Wählen Sie einen Stornierungsgrund aus oder erfassen Sie bei Bedarf einen Neuen. Das Feld Leerstandseinheit anlegen ist automatisch vorbelegt.

Wichtig

Nur wenn eine Vor- oder Folgehistorie die zeitliche Lücke der Vertragslaufzeiten schließen soll, können Sie den Haken entfernen. Sie müssen dann im Anschluss die weiteren betroffenen Einheitenverträge korrigieren.

Auf der Folgeseite des Assistenten werden Ihnen alle Tabellen aufgelistet, die auf Datensätze mit der zu stornierenden Einheitenvertragsnummer überprüft werden.

Die dritte Seite des Assistenten, zeigt Zusatzinformationen zum Einheitenvertrag, welche ebenfalls archiviert werden.

Die letzte Seite des Assistenten, zeigt eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie sich die Zusammenfassung vor der Verarbeitung für Ihre Unterlagen drucken, um den Vorgang zu dokumentieren. Durch Klick auf Fertigstellen werden die Daten verarbeitet und der Einheitenvertrag somit entfernt.

Bereinigung der Debitorenbuchhaltung

Bestanden zum stornierten Einheitenvertrag Debitorenposten, müssen diese im Anschluss korrigiert werden. Öffnen Sie hierzu die entsprechende Debitorenkarte und die zugehörigen Posten. Wurden bereits Posten miteinander ausgeglichen, müssen Sie zuerst den Ausgleich aufheben bevor eine Stornierung möglich ist.

Wichtig

Der Postenausgleich bezieht sich auf Posten mit gleicher Belegnummer und mit gleicher Debitorennummer. Im hier gezeigten Beispiel wurden Zahlungen für mehrere Einheitenverträge in einem Zahllauf und daher mit gleicher Belegnummer für diesen Debitor gebucht. Da Sie nun den Postenausgleich aufheben müssen, um die Posten der stornierten Einheit ebenfalls zu stornieren, findet aber auch das Postenaufheben für den anderen Einheitenvertrag des Debitors statt. Vergessen Sie daher nicht, den Postenausgleich für einen weiterhin bestehenden Einheitenvertrag des Debitors wieder zu setzen.

Markieren Sie die Rechnungsposten und wählen Sie im Menüband unter Prozess die Funktion Transaktion stornieren. Eventuell geleistete Zahlungen des Debitors sollten mit einem Zahlungsformcode versehen und über den Auszahlungsvorschlag an den Debitor zurück überwiesen werden.

Durch das Aufheben der Postenausgleiche, stehen alle Posten wieder auf „offen“ und können jetzt über die Funktion Transaktion stornieren weiterbearbeitet werden. Die Auszahlung der zu viel eingezogenen Beträge kann über den Bericht Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug vorgenommen werden.

Storno bei abgeschlossenen MwSt.-Posten

Wenn beim Storno Debitorenposten betroffen sind, deren MwSt.-Posten bereits in einer UVA enthalten und damit abgeschlossen sind, ist ein direkter Storno der Transaktion im System nicht mehr möglich.

Das System identifiziert einen solchen Posten, und kennzeichnet ihn im Assistenten als „Verarbeitet“. Im Kontroll-Ausdruck wird auf diesen Posten hingewiesen. Beim Fertigstellen des Assistenten erzeugt das System nun automatisch Buch. Blattzeilen, die mit einem Haken im Feld Storno gekennzeichnet sind als Umkehrbuchung des ursprünglichen Postens. Diese Buchblattzeilen werden automatisch vom System weggebucht und es entsteht ein Journaleintrag. Die Einheiteninformation wird bei diesen Buchungen entfernt.  

Mietvertragskarte nach Storno von Einheitenverträgen

Ist an einem Mietvertrag nur ein Einheitenvertrag vorhanden und wird dieser dann storniert/gelöscht, so wird automatisch auch der Mietvertrag/Vertragskarte gelöscht. Ein Mietvertrag ohne Einheitenverträge kann nicht existieren.

Was muss beim Storno von Leerständen berücksichtigt werden?

Für einen Leerstand besteht kein Vertragsverhältnis, der Storno erfolgt aber aus der Einheitenvertrag Karte über die Aktion Einheitenvertrag stornieren. Nach Stornieren sind die Felder Stornierte Historie und ggf. Stornierungsgrund befüllt.

Ein Leerstand enthält keine Debitorenposten, sondern ggf. nur Sachposten. Diese Sachposten werden vom System bearbeitet und die Einheiteninformationen aus den Feldern Bezug auf Einheitennr. und Bezug auf Einheitenhistorie übertragen sich auf die Felder Stornierte Einheitennr. und Stornierte Einheitenhistorie.

Wichtig

Es werden bei dem Verarbeitungsprozess keine Posten storniert. Eine Bereinigung der Sachposten muss vom Buchhalter vorgenommen werden. Hierzu kann der Stornierte Einheitenvertrag geöffnet und von dort zu den Leerstandsposten navigiert werden, welche über die Funktion Transaktion stornieren zu buchen sind.

Auch ein Leerstand wird durch eine weitere Leerstandseinheit ersetzt. Dieser enthält dann keine Leerstandsposten mehr.  

Nachfolgeleerstand auf Leerstandshistorie

In RELion war es bisher nur möglich einen Leerstand anzulegen, wenn die Einheit vorher vermietet war. Es gibt jedoch Fälle, bei denen auf einen Leerstand ein Folgeleerstand erstellt werden muss (z. B. die steuerliche Nutzung und/oder die Begründung für den Leerstand ändern sich). Sie können in der RequestPage den neuen Leerstandsgrund und die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe angeben. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird der alte Wert übernommen.

Der Aufruf der Aktion ist auf der Einheitenvertrags Karte über Nachfolgeleerstand anlegen möglich.

Voraussetzung ist, dass es sich bei dem Einheitenvertrag um einen Leerstand handelt und das Enddatum noch nicht gesetzt ist.

Technische Dokumentation des Storno-Assistenten

Alle Tabellen die das Feld Einheitenhistorie enthalten.

ID	Caption	Prüfen	Zwischenspeichern	Speichern in Archiv
17	Sachposten
21	Debitorenposten	Es werden nur nicht stornierte Posten geprüft. Des Weiteren wird geprüft ob es schon Zahlungen gibt.
25	Kreditorenposten
36	Verkaufskopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
37	Verkaufszeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
38	Einkaufskopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
39	Einkaufszeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
81	Fibu Buch.-Blattzeile	Prüfen
110	Verkaufslieferkopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
111	Verkaufslieferzeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
112	Verkaufsrechnungskopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
113	Verkaufsrechnungszeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
114	Verkaufsgutschriftskopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
115	Verkaufsgutschriftszeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
120	Einkaufslieferkopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
121	Einkaufslieferzeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
122	Einkaufsrechnungskopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
123	Einkaufsrechnungszeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
124	Einkaufsgutschriftskopf		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
125	Einkaufsgutschriftszeile		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
167	Projekt	Es werden nur Datensätze mit dem Status “Offen” und “freigegeben geprüft”.	Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] werden gelöscht.
254	MwSt.-Posten
271	Bankposten
296	Mahnungszeile	Prüfen
297	Registrierter Mahnungskopf	Prüfen
379	Detaillierte Debitorenposten
380	Detaillierte Kreditorenposten
5065	Aktivitätenprotokollposten		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] in die neuen Felder übertragen und gelöscht.
5080	Aufgaben		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] in die neuen Felder übertragen und gelöscht.
5052251	Einheitenvertrag			Archivieren in neue Tabelle, dabei werden die Felder für die Bankverbindung und Einzugsvereinbarung fest gespeichert.
5052266	Bemerkungszeile Einheit			Die Bemerkungen werden für die Tabelle „Stornierter Einheitenvertrag“ gespeichert.
5052271	RE Sonderumlage Posten	Prüfen
5052274	Mietsicherheit			Felder [Art der Mietsicherheit], [Art der Verwaltung], [Mietsicherheit gefordert], [Mietsicherheit aktuell] und [Mietsicherheit geleistet] in die Archivtabelle des Einheitenvertrages speichern.
5052275	Abrechnungsposten	Prüfen
5052276	Wirtschaftsplan Posten	Prüfen
5052741	Mietanpassung	Prüfen
5052325	RE Kontakt			Die Felder [„Kontakt Nr.“] und [„Kontaktname“] vom aktiven Vertragspartner werden in der Tabelle „Stornierter Einheitenvertrag“ gespeichert.
5052438	Zahlungsschlüssel		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] in die neuen Felder übertragen und gelöscht.
5052356	Darlehen Planposten	Prüfen
5052402	Projektplanzeilen	Es werden nur Datensätze mit dem Status “Offen” und “freigegeben geprüft”.
5052407	Verwalterhonorar	Prüfen
5052425	Verwaltungsvertragszeile	Prüfen
5052490	Sollstellung			Felder [Betrag Miete], [Betrag Nebenkosten] und [Betrag Sonstiges] in die Archivtabelle des Einheitenvertrages speichern.
5052499	SEV Auszahlungsposten
5052505	Mahnaktenzeile	Prüfen
5052652	Schadenmeldungs Kopf	Es werden nur Datensätze mit dem Status “erfasst” und “freigegeben geprüft”.
5052653	Schadenmeldungs Zeile	Es werden nur Datensätze mit dem Status “erfasst” und “freigegeben über die Tabelle 5052652 geprüft”.
05052513	Zahlungszeilen		Die Felder [Owner / Tenant], [Object No.], [Unit No.] und [Unit history] in die neuen Felder übertragen und gelöscht. (Falls diese Informationen vorhanden sind!)

11 - Objekt anlegen

Einrichtung

Erforderliche Voreinstellungen

Zuerst öffnen Sie die Seite RE Einrichtung. Dies können Sie direkt über die Suche oder über den Role Explorer.

Inforegister Nummerierung

Im Feld Objektnummern wählen Sie eine Nummernserie für die Objektnummern aus. In der Tabelle Nummernserienübersicht können Sie die Einrichtungen der Nummernserie überprüfen.

Hinweis

Wenn Sie bei der Nummernserie im Feld Manuelle Nr. einen Haken gesetzt haben, dann können Sie beim Anlegen der Objekte auch eigene Nummern vergeben.

Inforegister Dimensionen

Im Feld Dim. Code Objektgruppe hinterlegen Sie einen Dimensionscode, dem die Objektgruppennummern auf dem Objekt untergeordnet sind. Diese dienen dazu, die Objekte in Kategorien einordnen zu können (z. B. nach Stadtteilen). Beim Buchen des Objekts wird die Objektgruppe in den wichtigsten Posten mitgeführt.

Wählen Sie im Feld Dim. Code Objekte einen Dimensionscode aus, der bei jedem neu erstellten Objekt automatisch vorgegeben wird. Dieser Code wird dann bei jeder objektbezogenen Buchung mitgeführt und kann entsprechend ausgewertet werden.

Inforegister Sonstiges

Richten Sie im Feld Rollencode Abrechnungsprozess die Bearbeiter-Rollen ein, die Sie dann den einzelnen Mitarbeitern am Objekt zuordnen.

Objekt-Vorlagekonten

Öffnen Sie nun über die Suche den Global-Objekt-Vorlagekonto Code. Wählen Sie in dem Fenster den benötigten Code aus und öffnen die dazugehörigen Kontenübersicht im Menüband unter Global-Objekt-Vorlagekonten.

Als Grundlage für die späteren Objekt-Kontenpläne können Sie verschiedene Vorlagen erstellen, die dann als Kopiervorlagen dienen. Bis auf die Verteilungsart können Sie die Parameter der Objektkonten festlegen. Die Kontenrahmen in den Global-Objekt-Vorlagekonten sollten möglichst auf dem aktuellen Stand sein, um ein einfaches und fehlerfreies Anlegen des Objektkontenplans zu ermöglichen.

Verteilungen

Von der Objektübersicht können Sie die Verteilungen aufrufen oder Sie öffnen über die Suche die Tabelle Global-Verteilungen.

Über die Verteilungscodes werden z. B. die Größen, wie Quadratmeter, Personen, Miteigentumsanteile etc. der Einheiten erfasst. Sie dienen auch zur Umlage von Kosten in der Abrechnung oder der Kostenermittlung in den Wirtschaftsplänen. In den Global-Verteilungen bestimmen Sie, welche Verteilungscodes standardmäßig beim Anlegen eines Objekts in die Objekt Verteilungen kopiert werden sollen. Dazu setzen Sie bei den entsprechenden Verteilungscodes im Feld Standard einen Haken. In den einzelnen Objekten können Sie zusätzlich zu den Standard-Verteilungscodes noch individuelle Verteilungscodes anlegen.

Ausstattungen

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Global-Ausstattungen.

In den Global-Ausstattungen können Vorgabeelemente für Ausstattungsmerkmale zentral angelegt werden. Bei der Einrichtung eines Objekts wird Bezug auf die hier angelegten Ausstattungen genommen. Prinzipiell können alle für Sie relevanten Elemente aufgenommen werden. Je nach Verwaltungsaufwand, kann die Ausstattung eines Objekts bis auf das Heizungsventil und die Einzelsteckdose erfasst werden. Wenn Sie einen Ausstattungscode mit einem Haken bei Schlüssel versehen, taucht dieser Code nur im Menüpunkt Schlüssel auf (Inventarliste und Schlüsselverwaltung).

Flächenzuordnungen

Jedes Objekt kann über die Global-Flächenzuordnungen weiter beschrieben werden, dass Sie ebenfalls über die Suche öffnen können. Dies dient der besseren Darstellung in Wohnungsgesuchen, der Zuordnung von Ausstattungsmerkmalen und Schlüsseln sowie der präzisen Abbildung der Gebäude. Insbesondere bei der Nutzung des Moduls Instandhaltung ist es dringend angeraten mit Ausstattungsmerkmalen zu arbeiten. Setzen Sie bei den Flächenzuordnungen im Feld Standard einen Haken, die beim Anlegen von Objekten und Einheiten automatisiert eingetragen werden sollen.

Verkäufer/Einkäufer

Mitarbeiter, die den einzelnen Objekten als Sachbearbeiter zugewiesen werden sollen, sind als Verkäufer/Einkäufer anzulegen. Legen Sie mit Neu einen neuen Datensatz an.

Im Feld Code tragen Sie einen sprechenden Code ein, z. B. die Anfangsbuchstaben der Mitarbeiter.

Den Namen des Mitarbeiters geben Sie im Feld Name ein. Beachten Sie dabei, dass dieser bei einigen Ausdrucken so ausgegeben wird. Bei Bedarf können Sie die Telefonnr. und Fax Nr. des Mitarbeiters hinterlegen. Diese wird gerade bei den Ausgangsbelegen wie Abrechnung, Mahnung etc. angedruckt. Markieren Sie einen Mitarbeiter und öffnen im Menüband über Bearbeiten die dazugehörige Verkäufer/Einkäuferkarte. Hier können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen (z. B. E-Mail-Adresse des Mitarbeiters).

RE Bearbeiter Rollen

Öffnen Sie die Tabelle Global-RE Bearbeiter Rollen. Richten Sie hier die Bearbeiter-Rollen ein, die Sie dann den einzelnen Mitarbeitern am Objekt zuordnen.

Die Zuordnung am Objekt erfolgt in der Infobox des jeweiligen Objekts.

Jeder Objektsachbearbeiter kann mehrere verschiedene Rollen im Objekt einnehmen. Der Bearbeiter darf zum Rollencode innerhalb des Objektes nur einmal zugeordnet sein.  

Dimensionen

In der Tabelle Dimensionen richten Sie die Dimensionscodes und Dimensionswerte ein, die Sie dem Objekt zuordnen. In der Standard-Hilfe von Microsoft Dynamics 365 BC erhalten Sie hierzu weitere Informationen.

 

Fallbeispiel

Ein Kunde übergibt Ihnen die Verwaltung eines gemischt genutzten Mietobjekts, das aus mehreren Gebäuden und Hauseingängen besteht, zum 01.01.2020. Sie wollen dies als eine Verwaltungseinheit in einem Objekt abbilden.

Ablaufschema

 

Objekt anlegen

Direkt vom Rollencenter über den Aktionsbereich oder über die Suche können Sie die Übersicht Objekte öffnen. Mit der Option +Neu öffnet sich eine neue Objektkarte.

Über die Auswahl Eigentümer bzw. Mieter können Sie ein neues Objekt für eine Eigentümergemeinschaft bzw. für einen Mieter anlegen. Bitte benutzen Sie nur diese beiden Möglichkeiten zur Objektanlage.

Bei der Neuanlage für eine Eigentümergemeinschaft gibt es nur geringfügige Abweichungen zur Anlage eines Mietobjektes.

Inforegister Verwaltungsobjekt

Die Nummer identifiziert das Objekt bei Buchungen über ein Buch.-Blatt und in Auswertungen. Im Feld Nr. geben Sie die Objektnummer ein, dabei können Sie eine der folgenden Methoden verwenden:

• Wenn eine Nummernserie für Objekte als Vorgabe eingerichtet ist, dann drücken Sie Enter, damit die Anwendung das Feld mit der nächst höheren Nummer der Serie füllt.

• Falls Sie mehrere Nummernserien für Objekte eingerichtet haben, klicken Sie auf den Assist-Button rechts neben dem Feld und wählen Sie die Serie aus, die Sie verwenden möchten. Die Anwendung füllt daraufhin das Feld mit der nächst folgender Nummer der entsprechenden Serie.

• Wurde keine Nummernserie für Objekte eingerichtet oder hat die Nummernserie ein Häkchen im Feld Manuelle Nr., können Sie manuell eine Nummer vergeben. Sie können bis zu 20 Zeichen (sowohl Ziffern als auch Buchstaben) eingeben.

Anschließend tragen Sie eine Beschreibung für das Objekt ein (z. B. MV Pariser Platz 10). Die Objektbeschreibung erscheint auf dem Druck vieler Berichte.

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie im Feld Fertigstellungsdatum das Datum eintragen, dieses wird auf den dazugehörigen Einheiten verwendet.

Im Feld Verwaltungsbeginn geben Sie das Datum ein, ab dem Sie die Verwaltung des Objekts übernommen haben und im Feld Verwaltungsende tragen Sie das Datum ein, bis zu dem Sie die Verwaltung des Objekts übernommen haben. Im Feld Nutzungsart können Sie bei Bedarf auswählen, wie das Objekt genutzt wird. Für die Verwaltung eines Miet- oder WEG-Objekts bleibt das Feld Verwendung leer. Es wird nur bei einem SEV-Objekt oder Fibu-Objekt verwendet.

Inforegister Adresse und Kontakt

Geben Sie die genaue Anschrift des Objekts im Feld Adresse an. Da beim Ausdruck von Belegen oftmals auf den Inhalt dieses Adressfeldes zurückgegriffen wird, sollten Sie die Adresse so eintragen, wie sie gedruckt werden soll. Zur Ergänzung der Adresse füllen Sie die Felder PLZ-Code und Ort aus.

Wählen Sie im Feld Eigentümer-ZE die Zuständigkeitseinheit des Eigentümers aus, dieser wird dann beim Anlegen der Mietverträge als Vermieter geführt. Über das Feld Verwaltungs-ZE steuern Sie, welche Adresse als Absender auf Anschreiben zum Objekt (z. B. Mieteranschreiben, Betriebskostenabrechnungen etc.) angedruckt wird.

Hinweis

Wenn im Feld Verwaltungs-ZE eine ZE eingetragen wurde, dann werden (z. B. bei der Abrechnung) diese Daten als Absender verwendet.

Inforegister Zahlungen

Öffnen Sie das Feld Bankkonto und wählen eine Bankverbindung aus oder legen eine neue an. Mit +Neu können Sie eine neue Objektbank anlegen. Schließen Sie mit OK das Fenster. Wenn Sie in dem Objekt das Feld Bankkonto verlassen, werden Sie gefragt ob Sie diese Bank als Standard-Objektbank festlegen möchten. Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja.

Inforegister Buchung

In RELion werden Objekte sollversteuernd gebucht. Die Geldflussdarstellung ermöglicht Ihnen die aufwands- und erlösbezogene Darstellung der Geldbewegungen zu einem beliebigen Zeitpunkt. Diese Werte werden nicht anonym berechnet, sondern auf der Grundlage von Obligoposten und Geldflussposten, die per Stapel gebucht werden können, ausgewertet. Die Auswertung erfolgt über das Fibu-Kontenschema.

Der Geldfluss ist in der RE Einrichtung bereits aktiviert.

Konten einlesen

Über die Suche rufen Sie die Objekt Konten auf. Nach der Neuanlage des Objekts ist diese Tabelle zuerst leer. Starten Sie im Menüband über Kontenstamm holen den gleichlautenden Bericht.

Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Objektvorlagekonten den Code von den angelegten Objektvorlagekonten aus und starten die Verarbeitung mit OK. Dadurch werden alle Konten, die dort eingetragen sind in den Objektkontenplan kopiert.

Hinweis

Sie können diesen Bericht mehrfach, auch für unterschiedliche Codes starten.

Die Tabelle wird mit den ausgewählten Konten gefüllt.

Hier können Sie nun alle objektspezifischen Anpassungen vornehmen. Z. B. können Sie im Feld Verteilungsart bestimmen, ob die Kosten in der Abrechnung und im Wirtschaftsplan Zeitanteilig, Kein Zeitanteil oder als Festbetrag verteilt werden sollen.

Verteilungen überprüfen

Auf der Objektkarte können Sie über die Suche Verteilungen aufrufen.

Durch die Einstellungen in den Global Verteilungen sind hier bereits Verteilungen eingetragen. Diese können Sie noch anpassen und erweitern. Zum Erweitern legen Sie über Neu einen neuen Datensatz an. Dort wählen Sie im Feld Verteilungscode den Code aus. Bei Bedarf können Sie die Beschreibung ändern.

Über die Auswahl im Feld Beschreibung auf Abrechnung bestimmen Sie, ob in der Abrechnung die Beschreibung oder der Verteilungscode ausgegeben wird.

Sollte sich innerhalb eines Abrechnungszeitraumes an einer Verteilung etwas ändern (z. B. ändert sich die Personenzahl in einer Wohnung), dann wählen Sie im Feld Hochrechnung aus, wie diese Hochrechnung berechnet werden soll. Dies wirkt sich auf die Berechnung der Umlage und das Layout der Abrechnung aus. Die Hochrechnung berücksichtigt automatisch die Änderungen im Gesamtverteilfaktor zeitanteilig. Wenn bei einer Verteilung mit absoluten Verbrauchswerten wie z. B. Wasserverbrauch gearbeitet wird, setzen Sie im Feld Absoluter Faktor einen Haken.

Wichtig

Verwenden Sie Absoluter Faktor bei einem Verteilungscode nur in Verbindung mit der Verteilungsart kein Zeitanteil, Festbetrag, Heizung und Wasser.

Gebäude und Hauseingänge anlegen

Ein Objekt besteht nicht zwingend nur aus einem Gebäude. Es kann sein, dass sich eine Verwaltungseinheit über mehrere Häuser und Hauseingänge erstreckt.

Im Menüband des Objekts finden Sie den Aufruf Struktur/Gebäude bzw. Hauseingang. Dadurch öffnen Sie das Fenster Objekt Gebäude/Hauseingang. Je nachdem welchen Aufruf Sie getätigt haben, ist im Feld Art bereits Gebäude bzw. Hauseingang eingetragen.

Geben Sie im Feld Code einen kurzen, aussagekräftigen Code ein. Dieser kann aus Zahlen und Buchstaben bestehen. Beschreiben Sie den Code im Feld Bezeichnung näher. In den weiteren Feldern können Sie weitere Informationen zum Gebäude bzw. Hauseingang hinterlegen.

Wichtig

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie mindestens ein Gebäude erfassen, wenn Sie Hauseingänge darstellen, um diese dann den Gebäuden zuordnen zu können.

Räume & Flächen überprüfen

Im Menüband des Objekts finden Sie den Aufruf Struktur/Räume & Flächen oder Sie nutzen die Suchfunktion. Hierbei wird das Fenster Raum & Fläche geöffnet. Die in der Flächenzuordnung als Standard gekennzeichneten Flächen werden bei der Neuanlage des Objekts bereits hier eingetragen. Diese können Sie noch manuell erweitern und ergänzen (z. B. Ausstattungsmerkmale bei Räume bzw. Flächen hinterlegen).

Ausstattungen anlegen

Ebenfalls können Sie die Funktion Ausstattungen unter Struktur aufrufen. Es öffnet sich die Tabelle Ausstattungen Zuordnungen.

Die in den Ausstattungen erfassten Gegenstände können Sie hier dem Objekt bzw. einzelnen Einheiten zuordnen. Dazu wählen Sie einen Code aus. Die restlichen Merkmale der Ausstattung können Sie entweder in der Zeile oder über Bearbeiten in der Ausstattungskarte ergänzen.

Einheiten/Verträge anlegen

Die zum Objekt gehörenden Einheiten und Mietverträge können Sie auf verschiedene Arten in RELion anlegen.

Abrechnungskreise anlegen

Ein Abrechnungskreis (AK) ist eine Teilmenge von Einheiten eines Objekts. Er umfasst mindestens eine Einheit und maximal sämtliche Einheiten eines Objekts. Die Zuordnung einer Einheit zu einem Abrechnungskreis ist zeitabhängig. Die Felder Vertragsbeginn/-ende des Einheitenvertrages werden dabei bei der Kostenumlage beachtet.

Aus fachlicher Sicht ist es notwendig, die Zuordnung von Einheiten zu Abrechnungskreisen zu beschränken. Es dürfen nur Einheiten zugeordnet werden, die zum gleichen Buchungskreis gehören. Dies ist nach derzeitiger Einrichtungslogik eine Zuständigkeitseinheit bzw. bei Fremdverwaltung ein eigenständiges Objekt. Ein Abrechnungskreis wird deshalb immer entweder einem Objekt oder einer Zuständigkeitseinheit, wenn diese im Objekt enthalten ist, zugeordnet. Hier können Sie die Objektsteuerdaten erfassen.

Dimensionen überprüfen

Im Menüband des Objekts finden Sie im Untermenü den Aufruf Dimensionen. Es öffnet sich die Seite Vorgabedimensionen. Hier können Sie überprüfen welche Dimensionscodes eingetragen sind und diese objektbezogen ergänzen. Zum Beispiel können Sie hier zusätzlich eine Dimension für das Mandat (Zuständigkeitseinheit) hinterlegen, die dann bei den Buchungen mitgeführt wird.

Hinweis

Die Nummer hinter RE Objekt in der Titelleiste bezieht sich auf die interne laufende Nummer des Objekts und nicht auf die Objektnummer.

Ausnahmen anlegen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken. Dabei kann für einzelne Einheiten bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen geregelt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Öffnen Sie in der Menüleiste des Objekts oder über die Suche die Liste Vertrag Ausnahmen. Hier können Sie Ausnahmen für die einzelnen Einheiten prüfen. Erfassen können Sie die Ausnahmen an den einzelnen Mietverträgen.

Weiterführende Themen und Besonderheiten

WEG-Objekt

Direkt vom Rollencenter über die Navigationsleiste oder über die Suche können Sie die Übersicht Eigentümerobjekte öffnen. Mit der Option +Neu öffnet sich eine neue Objektkarte. Über die Auswahl Eigentümer erstellen Sie ein neues Objekt für eine Eigentümergemeinschaft.

Inforegister Buchung

Lassen Sie sich über Mehr anzeigen das Feld Objektkontenschema Verwalt.Abr anzeigen. Hier wählen Sie ein Objektkontenschema für die jährliche Erstellung der WEG Gesamtabrechnung aus.

Bei einem Objekt - Eigentümer sind zusätzliche Funktionen freigeschaltet. Außerdem haben Sie z. B. die Möglichkeit die Beschluss-Sammlung am Objekt zu führen. Diese rufen Sie über Zugehörig/WEG Verwaltung auf.

SEV-Objekt

Ein SEV-Objekt unterscheidet sich von einem Mietobjekt dahingehend, dass evtl. nicht das ganze Objekt verwaltet wird, sondern nur einzelne Einheiten. Außerdem gehört das Objekt nicht einem einzelnen Eigentümer, sondern verschiedenen.

Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) befasst sich mit der Verwaltung von Mietverhältnissen im Auftrag eines WEG-Eigentümers. Der Verwalter vertritt den Eigentümer der Sondereigentumseinheit gegenüber dem Mieter. Im Regelfall ist er zuständig für alle damit verbundenen Vorgänge, wie der Vermietung der Einheit, der Betreuung des Mieters, der Instandhaltung des Sondereigentums, der Überwachung und Buchung der Mietzahlungen und der Abrechnung der Betriebskosten.

Legen Sie über +Mieter Objekt ein neues Objekt an. Im Inforegister Verwaltungsobjekt wählen Sie im Feld Verwendung die Option SEV-Objekt aus.

Fibu-Objekt

Wenn die Verwaltung eines Wohnungsunternehmens im selben Mandanten wie die Objektbuchhaltung geführt wird, ist es erforderlich hierfür ein Fibu-Objekt zu verwenden. Damit ist gewährleistet, dass die RELion-Einstellungen und Prüfungen auch für die eigene Buchhaltung des Unternehmens gelten.

Häufig wird das Fibu-Objekt aus den oben angeführten Gründen auch bei den Genossenschaften für die Mitgliederbuchhaltung verwendet.

Im Inforegister Verwaltungsobjekt wählen Sie im Feld Verwendung die Option Fibu-Objekt aus. Dadurch wird gekennzeichnet, dass dieses Objekt bei bestimmten Verarbeitungen, wie z. B. Abrechnungen anlegen nicht berücksichtigt wird.

Bearbeiter zuweisen

In RELion können Sie den Bearbeiter entweder manuell bei den Objekten anzulegen oder aber mithilfe eines Berichts. Dies empfiehlt sich z. B., wenn ein Mitarbeiter ein neues Aufgabengebiet erhält. Öffnen Sie über die Suche den Bericht RE Bearbeiter zuweisen.

Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Bearbeiter den Mitarbeiter aus, den Sie eintragen. Das Aufgabengebiet, das dieser übernimmt, bestimmen Sie im Feld Rollencode. Im Inforegister RE Objekt können Sie auf die entsprechenden Objekte filtern.

Hinweis

Standardmäßig ist im Feld RE Bearbeiter Aktion die Option Zuweisen eingetragen. Sie können aber auch bei Bedarf Entfernen auswählen. Dann wird der Bearbeiter aus allen ausgewählten Objekten wieder entfernt.

Verteilungen aktualisieren

Nachdem alle Einheiten und Verträge angelegt worden sind, empfiehlt es sich die Objekt Verteilung zu aktualisieren.

Im Menüband des Objekts gelangen Sie zur Tabelle Objekt Verteilungen. Aktualisieren Sie die Werte über Faktor aktualisieren. Dabei können Sie bestimmen ob die aktuelle Zeile oder alle Zeilen aktualisiert werden sollen. Außerdem besteht die Möglichkeit die Faktoren der dazugehörigen Objektkonten dabei zu aktualisieren.

Einheitenverteilungen Matrix

Mit der Einheiten Verteilungen Matrix haben Sie eine Übersicht, in dem Sie die Verteilfaktoren gegenüberstellen können. Sie können Sie Matrix in der Tabelle Objekt Verteilungen unter Verteilungen Matrix öffnen. Beim Öffnen der Seite ist im Feld Startdatum Verteilung das aktuelle Arbeitsdatum vorbelegt. Dieses können Sie dort manuell ändern.

In den Zeilen werden Ihnen die Werte, die zu diesem Datum gültig sind fett angezeigt. Werte, die aktuell nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt.

Hinweis

Die Werte, die zum Startdatum Verteilung nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt. Aus technischen Gründen werden diese nicht unbedingt mit dem richtigen Faktor angezeigt. Wenn sich der Faktor geändert hat, wird auch in den inaktiven Zeilen der aktuell gültige Faktor ausgegeben.

Mit Datum um einen Monat vermindern und Datum um einen Monat erhöhen kann jeweils monateweise zurück oder weiter gesprungen werden. Bei Bedarf wählen Sie im Feld Erfassung Verteilungscode eine Verteilung aus. Erfolgt kein Eintrag, werden bis zu 12 beim Objekt hinterlegte Verteilcodes dargestellt. Zusätzlich kann im Feld Datumsfilter ein Datum oder ein Zeitraum eingetragen werden. In den Zeilen wird dann die aktive Verteilung zum eingestellten Zeitpunkt angezeigt.

Wichtig

Eingaben in den Feldern Startdatum Verteilung, Erfassung Verteilungscode und Datumsfilter werden erst nach dem Aktualisieren (F5) wirksam.

Mit Objektverteilung aktualisieren (per Startdatum) werden die Änderungen für die Verteilungen zum Stichtag des eingetragenen Startdatum Verteilung in die Objektverteilung und bei allen Objektkonten eingetragen, bei denen dieser Verteilcode hinterlegt ist. Auf jedem einzelnen Feld in der Matrix können Sie die Faktoren im zeitlichen Verlauf per Assist-Button überprüfen. Dabei wird das auf die Einheit und den Verteilcode gefilterte Fenster Einheit Verteilungen geöffnet.

Sollstellungskorrektur für Verwaltungsende am Objekt

Mit dieser Funktion können Sie für die über das Verwaltungsende des Objekts bzw. der Einheit hinaus sollgestellten Beträge Gutschriften erstellen.

Wählen Sie im Objekt über die Suche oder im Untermenü unter Aktionen/Sollstellungskorrektur zum Verwaltungsende am Objekt. Im Inforegister Optionen wurde das Feld Verwaltungsende bereits aus der Objektkarte vorbelegt. Somit ist es für diese Funktion zwingend, dass im Feld Verwaltungsende in der Objektkarte ein gültiges Verwaltungsende eingetragen ist. Sind alle Daten korrekt eingetragen, starten Sie die Verarbeitung mit OK.

Wichtig

Die Funktion Sollstellungkorrektur zum Verwaltungsende Objekt trägt als erstes bei Einheiten deren
• Verwaltungsende leer oder
• größer dem in den Optionen angegebenem Verwaltungsende

das Verwaltungsende aus dem Objekt ein.
Anschließend werden für alle Sollstellungszeilen deren Enddatum Reichweite über das am Objekt eingetragene Verwaltungsende hinausgeht Sollstellungsdifferenzbuchungen erstellt. Diese werden in das Standard Sollstellungsdifferenzbuchblatt mit Buchungsdatum gleich Arbeitsdatum eingestellt und können nach Prüfung gebucht werden.

Hinweis

Es ist nicht möglich, in einen bereits korrigierten Monat Sollstellungen nach zu buchen. Sollten Sie ein eingetragenes Verwaltungsende erhöhen und die Sollstellungen für den Zeitraum nachbuchen, ist dies in RELion so nicht möglich. Sie können für den Monat die Sollstellungen komplett gutschreiben und im Anschluss die Sollstellungen für den kompletten oder einen Teil des Monats erstellen.